Adnan Ciputra

F1313003


BAB 16
AUDIT SIKLUS PRODUKSI DAN JASA PERSONALIA

A. MERENCANAKAN AUDIT ATAS SIKLUS PRODUKSI

Siklus produksi pada umumnya adalah proses mengkonversi bahan baku
menjadi barang jadi yang siap untuk dijual. Siklus produksi ini terdiri dari
perencanaan dan pengendalian produksi dari jenis dan kuantitas barang yang
nantinya akan diproduksi selain itu juga tingkat persedian serta transaksi yang
berkaitan dengan proses produksi. Transaksi pabrikasi adalah transaksi yang
terjadi pada proses produksi yang dimulai dari permintaan bahan baku dan
diakhiri dengan terbentuknya barang jadi.
Dalam setiap proses produksi selalu berkaitan dengan siklus siklus
berikut ini yaitu, siklus pengeluaran, siklus jasa personalia, dan siklus
pendapatan. Ketiga siklus ini selalu berinteraksi dengan akun akun utama
dalam setiap proses produksi.

Tujuan audit
Tujuan audit spesifik terdiri dari dua kelompok tujuan yaitu, tujuan audit
atas kelompok transaksi dan tujuan audit atas saldo akun. Dalm bab ini
akan dibahas mengenai tujuan audit atas saldo akun dan prosedur audit
yang berhubungan dengan persediaan yang dibeli dalam siklus
pengeluaran perusahaan.

Menggunakan pemahaman tentang bisnis dan industry untuk
mengembangkan strategi audit.
Untuk merancang sebuah program audit yang efektif dan efisien seorang
auditor harus mempunyai pemahaman tentang bisnis dan industry klien.
Kunci utama untuk memperoleh laba yang maksimal pada sebuah entitas
tergantung dari seberapa baik proses pabrikasi dikelola oleh perusahaan
tersebut. Untuk mencapai sebuah keberhasilan maka hal yang harus
diperhatikan oleh perusahaan adalah manajemen persediaannya.
Seorang auditor harus mengetahui investasi modal, bahan baku, dan juga
tenaga kerja yang ada dalam perusahaan kliennya sebelum mengaudit
sebuah perusahaan pabrikasi. Pada setiap proses produksi pada
perusahaan mempunyai beberapa tujuan audit spesifik tertentu yang
semuanya terdapat dalam asersi asersi manajemen yaitu, asersi
keberadaan atau keterjadian, asersi kelengkapan, asersi hak dan
kewajiban, asersi penilaian dan alokasi, serta asersi penyajian dan
kelengkapan.
Dalam sebuah entitas atau perusahaan unsure persediaan merupakan
yang paling material pada neraca. Unsur persediaan juga berperan dalam
mengidentifikasi bidang bidang yang mempunyai masalah, hal tersebut
dapat diketahui oleh auditor dengan menggunakan prosedur analitis.

Materialitas, risiko, inheren, dan prosedur analitis
- Materialitas
Persediaan merupakan unsur material bagi perusahaan sedangkan
audit atas persediaan adalah hal yang harus dilakukan untuk
mencapai opini wajar pada penyajian laporan keuangan secara
keselurahan. Untuk mengevaluasi alokasi materialitas auditor harus
dapat menentukan besarnya salah saji yang akan mempengaruhi
keputusan pemakai laporan keuangan. Dalam melakukan audit atas
persediaan biasanya akan memakan biaya yang cukup besar termasuk
untuk mengaudit ketepatan penilaian persediaan.
- Risiko inheren
Dalam perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, persediaan
merupakan risiko inheren yang mempunyai salah saji yang cukup
besar bahkan mendekati maksimal. beberapa alasan mengapa hal
tersebut dapat terjadi karena :
Akun yang berpengaruh pada akun seperti jumlah pembelian dan
penjualan biasanya tinggi, sehingga mengakibatkan peluang salah
saji yang besar
Masalah yang terjadi akibat perdebatan identifikasi, pengukuran,
dan alokasi biaya-biaya yang masuk dalam persediaan bahan
Jenis persediaan yang bermacam-macam sehingga harus
menentukan prosedur khusus dalam penentuan kuantitasnya
Persediaan yang disimpan dalam lokasi yang berbeda, sehingga
mempersulit penyelenggaraan pengendalian fisik
Terkait dengan keberagaman persediaan yang akan menimbulkan
masalah dalam penentuan dan kualitas pasarnya
- Prosedur Analitis
Prosedur ini merupakan prosedur yang murah untuk dilakukan oleh
auditor. Prosedur analitis juga bisa membuat auditor berhati-hati
terhadap potensi terjadinya salah saji. Saat persediaan bersifat
material untuk audit laporan keuangan, audiot tidak diperbolehkan
menganggap prosedur analitis sebagai pengganti penguji rincian yang
lain.

Pertimbangan Komponen Pengendalian Internal
Sebuah perusahaan tentu memerlukan adanya pendengalian dari pihak
internal. Pemantauan pengendalian dari pihak manajemen bisa meliputi
feedback dari pelanggan terkait kualitas produk dan ketepatan waktu
pengiriman dan fungsi auditor internal untuk menilai efektivitas
pengendalian biaya.

B. AKTIVITAS PENGENDALIAN TRANSAKSI PABRIKASI

Dalam pengendalian internal terdapat empat aktivitas : 1) pemisahan
tugas, pengendalian umum dan aplikasi, 2) pengendalian proses informasi
cakupannya tentang otorisasi yang tepat, 3) pengendalian fisik dan 4) telaah
kerja dan akuntabilitas.

Dokumen dan Catatan yang Umum
Dibawah ini adalah contoh dokumen, catatan dan file computer yang
sering digunakan dalam proses transaksi :
- Perintah produksi. Formulir yang berfungsi untuk menunjukkan
kuantitas dan jenis barang yang akan dibuat.
- Laporan kebutuhan bahan. Berisi daftar bahan baku yang berguna
dalam proses produksi.
- Slip pengeluaran bahan. Otorisasi dari departemen produksi kepada
pihak gudang untuk mengeluarkan bahan baku.
- Tiket waktu. Merupakan catatan waktu keja karyawan.
- Tiket perpindahan. Otorisasi guna pemberitahuan perpindahan fisik
barang pada departemen produksi dan barang dalam proses jadi.
- Laporan aktivitas produksi harian. Catatan penggunaan bahan
baku dalam satu hari.
- Laporan produksi yang sudah selesai. Bukti bahwa suatu pekerjaan
atau perintah sudah selesai.
- Buku besar pembantu atau file persediaan.
- File induk biaya standar
- File induk persdiaan bahan baku
- File induk persediaan dalam proses
- File induk perusahaan barang jadi



Fungsi- fungsi dan Pengendalian Terkait
Dalam pelaksanaa dan pencatatan transaksi pabrikasi terdapat beberapa
fungsi seperti dibawah ini :
- Saat memulai produksi diperlukan fungsi perencanaan dan kendali
atas produksi, serta fungsi mengeluarkan bahan baku
- Pada proses memindahkan barang diperlukan fungsi untuk
memproses barang produksi, memindahkan pekerjaan yang sudah
selesai ke barang jadi, dan melindungi persediaan
- Proses pencatatan transaksi pabrikasi dan persediaan, melibatkan
fungsi untuk menentukan dan mencatat biaya pabrikasi, dan
penjagaan kebenaran saldo persediaan

Dalam melaksanaa fungsi-fungsi di atas, haruslah didukung oleh
berbagai departemen, seperti perencanaan dan pengendalian produksi,
departemen produksi, bagian pembelian, pencatatan waktu, barang jadi,
TI, akuntani umum dan biaya.
- Memulai Produksi
Merencanakan dan Mengendalikan Produksi. Dalam
pengendalian produksi diperlukan adany suatu otorisasi, dimana
otorisasi produksi dibuat dalam departemen perencanaan dan
pengendalian. Otorisasi harus didokumentasikan, bisa melalui
penerbitan perintah produksi bernomor urut. Selain membuat
otorisasi produksi, departemen ini bertanggung jawab dalam
pengawasan penggunaan bahan baku dan tenaga kerja.
Mengeluarkan Bahan Baku. Dalam penyerahan bahan baku ke
bagian produksi, bagian gudang sebelumnya harus menerima slip
pengeluaran bahan baku yang dibuat oleh departemen produksi.
Setiap slip harus harus mendapat tanda tangan penyelia atau pekerja
produksi. Fungsi TI, untuk mencocokkan slip pengeluaran dengan
perintah produksi.

- Perpindahan Barang
Memroses Barang dalam Produksi. Dalam pemrosesan barang
produksi tentu diperlukan tenaga kerja yang mengerjakannya. Tenaga
kerja tersebut dalam masa bekerjanya dicatat dalam tiket waktu,
sehingga akan diketahui berapa lama dia bekerja atau akan diketahui
ketika dia berhenti mengerjakan pekerjaannya.
Memindahkan Pekerjaan Yang Sudah Selesai Ke Barang Jadi.
Setiap barang yang sudah jadi, maka selanjutnya akan disimpan di
gudang barang jadi dan yang bertanggung jawab atas barang itu
adalah orang yang telah bertanda tangan di tiket perpindahan akhir.
Melindungi Persediaan. Karena persediaan adalah barang yang
rentan terhadap kerusakan dan pencurian, maka persediaan haruslah
disimpan di tempat yang khusus dan aman.


- Mencatat Transaksi Pabrikasi dan Persediaan
Menentukan dan Mencatat Biaya Pabrikasi. Pada bagian ini
fungsi yang terkait adalah pembebanan bahan langsung dan tenaga
kerja langsung ke barang dalam proses, pengenaan overhead ke
barang dalam proses, pemindahan biaya di antara departemen
produksi dan pemindahan biaya produksi yang sudah selesai ke
barang jadi.

Biaya pabrikasi haruslah diatat dengan tepat, sehingga untuk
memastikannya harus tersedia sejumlah akun untuk
mengklasifikasikan dan mengawasi biaya tersebut. Pencatatan biaya
yang tepat waktu akan membantu menelaah kinerja manajemen
tentang aktivitas produksi.

Mempertahankan Kebenaran Saldo-Saldo Persediaan. Untuk
melakukan hal ini diperlukan tiga aktivitas. Pertama, harus dilakukan
perhitungan periodic yang independen, kedua harus dilakukan
pengecekan periodic yang independen, ketiga menggunakan inspeksi
periodic untuk menelaah manajemen atas laporan aktivitas
persediaan.

- Pengendalian Manajemen
Ketika mnajemen diberikan tanggung jawab untuk atas penggunaan
semua sumber daya dalam proses produksi, maka kemungkinan
terjadi kesalahan dapat diminimalisir.



Memperoleh Pemahaman dan Menilai Risiko Pengendalian
Saat auditor melakukan pengendalian internal yang sesuai dengan transaksi
pabrikasi, prosedur yang dilakukan antara lain tinjauan atas pengalaman
sebelumnya, pengajuan pertanyaan kepada manajemen, pemeriksaan
dokumen dan pengamatan aktivitas produksi.
Pengendalian yang sekiranya diperlukan, auditor akan memilih pengendalian
yang dapat digunakan untuk pencarian bukti. Auditor juga biasanya menguji
pengendalian manual melalui kombinasi antara pengajuan pertanyaan,
observasi, pemeriksaan dokumen dan laporan, serta pelaksanaan kembali
aktivitas pengendalian oleh auditor itu sendiri.

C. PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS SALDO PERSEDIAAN

Dalam mengaudit atas saldo persediaan diperlukan perencanaan yang
cermat dan investasi waktu, biaya dan upaya audit yang substansial. Untuk
memastikan pemeriksaan ini efisien dan efektif dalam mendapatkan bukti
kompeten, maka penentuan tingkat risiko deteksi yang dapat deiterima dan
perancangan pengujian substantive yang sesuai dengan asersi-asersi
persediaan harus dipertimbangkan secara cermat.

Menentukan Risiko Deteksi Untuk Pengujian Rincian
Tingkat risiko deteksi yang bias diterima memproyeksikan hubungan
terbalik dengan penilaian risiko inheren, risiko pengendalian dan risiko
prosedur analitis. Penilaian risiko pengendalian yang sesuai akan
bervariasi menurut kelompok transaksi yang akan mempengaruhi akun
persediaan.
Dalam menilai risiko pengendalian untuk aersi eksistensi pada barang
dagang, auditor juga akan memperhitungkan penilaian risiko untuk asersi
eksistensi pada transaksi pembelian, serta kelengkapan bagi transaksi
penjualan.



Merencanakan Pengujian Substantif
Ketika pengujian substantive telah dilakukan, bukti yang didapatkan dari
pengujian tersebut dapat diterapkan dalam persediaan barang dagang dan
persediaan barang jadi yang kaitannya dengan tujuan untuk akun harga
pokok penjualan yang bersesuaian.

Prosedur Awal
Setiap prosedur awal penting untuk dilakukan adalah mengetahui bisnis
dan entitasnya sebagai penetapan konteks yang berguna untuk
mengevaluasi prsedur analitis serta pengujian rincian. Oleh karena itu,
akan didapatkan jenis usaha klien yang berbeda-beda. Seperti contoh,
apabila klien adalah pabrikan, maka sangat penting untuk auditor dalam
memahami bauran biayanya. Harus disesuaikan juga apakah pabrikan
tersebut bersifat padat modal atau pengecer.
Untuk penelusuran saldo persediaan awal, auditor harus memastikan
bahwa penyesuaian audit tahun lalu benar-benar sudah dicatat. Kemudian
ayat jurnal tahun berjalan harus di-scan sebagai alat identifikasi setiap
posting, yang tidak seharusnya atau tidak biasa terkait jumlah dan sifatnya.

Prosedur Analitis
Seringkali penerapan prosedur analitis bersifat ekstensif, sehingga
penelaahan atas pengalaman industry sangat penting dalam pengembangan
ekspektasi yang selanjutnya digunakan untuk evaluasi data analitis klien.

Pengujian Rincian Transaksi
Dalam pengujian ini akan dilibatkan proses pemeriksaan dokumen
pendukung serta penelusuran dalam mendapatkan bukti tentang proses
transaksi yang akan mepengaruhi saldo persediaan.

- Pengujian Ayat Jurnal atas Akun Persediaan
Semua atau sebagian jenis pengujian ini dilakukan sebagai
pendukung pengujian yang bertujuan ganda dalam melaksanakan
pekerjaan interim.
Berikut ini adalah contoh pemeriksaan dokumen pendukung :
Ayat jurnal debet dalam persediaan barang dagang
Ayat jurnal debet dalam persediaan barang dalam proses
Ayat jurnal kredit pada persediaan barang dagang
Ayat jurnal kredit pada persediaan bahan baku

Vouching ayat jurnal pada yang memperbesar saldo persediaan akan
membuktikan eksistensi dan penlaian persediaan, sebaliknya yang
memperkecil saldo persediaan akan memberikan bukti asersi
penilaian. Penelusuran dokumentasi yang akan mengurangi atau
memperkecil saldo persediaan menentukan bahwa ayat jurnal yang
tercatat pada jumlah yang tepat akan membuktikan lebiha dalam
tentang asersi eksistensi. Selain fungsi diatas penelusuran dan
vouching juga akan membuktikan tentang asersi hak dan kewajiban
atas persediaan.

- Pengujian Pisah-Batas Transaksi Pembelian, Pabrikasi dan
Penjualan
Tujuan dan sifat dari pengujian pisah batas ini berkaitan dengan audit
atas saldo piutang usaha dan hutang usaha. Dalam masing-masing
kasus auditor harus memastikan bahwa pisah-batas pekerjaan
administrasi dan fisik atas perhitungan persediaan sudah
dikoordinasikan melalui inspeksi dokumen dan observasi.

Pengujian Rincian Saldo
Sifat ekstensif ini dikarenakan adanya kewajiban dalam pengamatan
persediaan fisik klien dan pengujian yang berkaitan.

- Mengamati Perhitungan Persediaan Fisik Klien
Hal ini diwajibkan apabila apabila persediaan adalah hal yang
material bagi laporan keuangan. Dalam melakukan prosedur ini, klien
harus menghitung persediaan.
Penetapan Wkaktu dan Luas Pengujian. Penetapan ini dipengaruhi
oleh system persediaan yang dianut oleh klien.
Rencana Perhitungan Persediaan. Pelaksanaan rencana ini
biasanya dilakukan sesuai dengan rencana atau instruksi. Auditor
harus meninjau dan mengevaluasi rencana klien sebelum tanggal
perhitungan.
Melaksanakan Pengujian. Luas pengujian perhitungan auditor,
tergantung pada kecermatan karyawan klien dalam menghitung
persediaan. Selama melakukan perhitungan, auditor wajib untuk
mencatat perhitungan yang dilaksanakan serta memberikan
gambaran lengkap dan akurat terkait. Pada tahap terakhir atau setelah
selesainya pengamatan, sebuah ikhtisar keeluruhan haris disiapkan
oleh sejumlah tim audit.



- Persediaan yang Ditentukan dengan Sampel Statistik
Metode ini tidak memerlukan tanggung jawab auditor dalam
mengamati perhitungan persediaan. Jika klien menggunakan metode
sampel statistic, maka auditor harus memastikan
a. Rencana pengambilan sampel sesuai dengan criteria statistic
b. Rencana telah diterapkan sesuai dengan fungsinya
c. Hasil telah dianggap wajar dan reliabilitasnya telah sesuai.

Pengamatan Persediaan Awal. Auditor harus mengamati persediaan
awal maupun akhir ketika akan memberikan pendapat wajar tanpa
pengecualian.
Dampak Terhadap Laporan Auditor. Setelah pengamatan atau
observasi selesai , maka auditor dapat memberikan atau
mengeluarkan laporan audit standar. Tetapi auditor boleh
mengeluarkan laporan audit normal hanya pada saat semua bukti
telah tercukupi.
Aplikabilitas Pada Asersi. Sama halnya dengan konfirmasi piutang
usaha, pengamatan perhitungan persediaan berlaku untuk beberapa
asersi. Akan tetapi pengamatan terkadang tidak dapat memberikan
bukti tentang asersi hak dan kewajiban yang mungkin disebabkan
oleh barang yang ada di tangan disimpan menurut kontrak
konsinyasi.

- Pengujian Klerikal atas Akurasi Daftar Persediaan
Saat perhitungan fisik sudah selesai, klien selanjutnya menggunakan
label perhitungan persediaan untuk menyusun daftar barang yang
sudah dihitung. Pengujian klerikal atas akurasi dapat dilakukan
dengan cara menghitung kembali jumlah yang terlihat dalam daftar
persediaan dan memverifikasi keakuratan perkalian antara kuantitas
dengan harga per unit berdasarkan pengujian.
- Pengujian Penetapan Harga Persediaan
Hal-hal tercakup dalam pengujian ini adalah pemeriksaan atas
dokumentasi pendukung termasuk harga pokok maupun nilai pasar
persediaan. Sehingga utamanya persediaan ini adalah mengenai asersi
penilaian atau lokasi.
Penetapan harga yang digunakan dalam menetapkan harga kuantitas
persediaan tergantung terhadap review atas catatan persediaan.
Langkah untuk verifikasi penetapan harga mencakup penelaahan atas
penetapan harga barang yang rusak untuk memastikan barang tidak
bisa dinilai melebihi nilai realisasi bersih.

Pengujian Harga Produk Persediaan Yang Diproduksi. Pengujian
yang dilakukan auditor tergantung pada reliabilitas catatan akuntansi
biaya klien dan metode yang digunakan klien. Seorang auditor
mempunyai kewajiban untuk menelaah metode-metode tersebut guna
memastikan kelayakan dan keakuratan serta konsistensi
penerapannya.
Ketika asersi klien tentang sifat persediaan berkaitan dengan hal yang
sangat bersifat teknis, kemungkinan auditor membutuhkan para pakar
dari luar. Auditor dapat memanfaatkan seorang speialis untuk
menempati posisi salahs satu prosedur audit agar didapatkan buktia
yang kompeten, dengan catatan dia merasa puas dengan apa yang
telah dilakukan pakar tersebut (kualifikasi dan independensi).

- Mengkonfirmasi Persediaan pada Lokasi-Lokasi di Luar Entitas
Ketika ada persediaan klien yang disimpan di gudang atau jasa
penyimpan luar, maka auditor wajib mendapat bukti langsung dari
pihak tersebut. Pengujian ini akan memberikan bukti mengenai asersi
kelengkapan apabila pihak penyimpanan mengatakan bahwa barang
lebih banyak ditangan daripada yang dikonfirmasikan. Tetapi
konfirmasi ini tidak berpengaruh karena tidak diminta melaporkan.
- Memeriksa Perjanjian dan Kontrak Konsinyasi
Barang yang tersedia terkadang disimpan sebagai konsinyasi.
Manajemen haruslah memisahkan barang yang bukan miliknya
selama perhitungan persediaan. Auditor berhak mengajukan
pertanyaan atas semua barang yang disimpan atas dasar konsinyasi.
Hasil yang diharapkan dari pengujian ini berkaitan dengan asersi hak
dan kewajiban.

Pengujian Rincian Saldo : Estimasi Akuntansi
Audit ini sifatnya prospektif, karena keputusannya akan digunakan untuk
keputusan yang akan datang. Sedangkan tanggung jawab auditor atas
kualitas sebatas hanya sebagai pengamat yang informasinya telah cukup.
Disamping itu, auditor juga menggunakan pengalamannya terbatas untuk
menelaah persediaan setelah akhir tahun guna menentukan kewajaran
harga pokok.

Perbandingan Penyajian Laporan dengan GAAP
Identifikasi kategori utama persediaan dalam neraca dan harga pokok
penjualan dalam laporan keuangan adalah hal yang umum untuk
dilakukan. Hal lain yang diungkapkan diantaranya metode penerapan
harga pokok persediaan, eksistensi komitmen pembelian utama dan
pelimpahan persediaan.
Bukti-bukti akan didapatkan melalui pengujian substantive yang telah
dilakukan, sedangkan bukti lain yang bisa diperoleh bisa melalui review
atas notulen rapat dewan direktur dan pengajuan pertanyaan terhadap
manajemen. Pertanyaan kepada manajemen juga dapat digunakan untuk
menentukan eksistensi kontrak-kontrak mengikat di masa depan.
Setelah semua bukti tercukupi, maka auditor harus bisa memenuhi
masing-masing dari tujuan audit audit saldo untuk persediaan.

Merencanakan Audit atas Siklus Jasa Personalia
Siklus jasa personalia dalam suatu perusahaan selalu berkaitan dengan
aktifitas yang berhubungan dengan kompensansi eksekutif serta
karyawan. Kompensansi untuk eksekutif dan karyawan dapat berupa gaji,
upah per jam, bonus, komisi, tunjangan karyawan, dan opsi saham.
Dalam setiap siklus jasa personalia selalu berhubungan dengan siklus
pembayaran gaji dan upah serta dan juga transaksi pengeluaran kas dalam
siklus pengeluaran.

Menggunakan Pemahaman Tentang Bisnis dan Industry Klien untuk
Mengembangkan Strategi Audit
Dalam setiap industry memiliki waktu dan upaya audit yang berbeda
untuk siklus jasa personalia. Dalam entitas pabrikan, pedagang grosir, dan
juga pedagang eceran jasa personilia memiliki tingkat manfaat yang
berbeda beda. Sebelum memulai mengadit jasa personalia terlebih
dahulu auditor harus memahami beberapa hal, yaitu :
1. Pentingnya siklus personalia bagi perusahaan.
2. Sifat kompensasi pada masing masing perusahaan.
3. Pentingnya berbagai jenis kompensasi yang dapat berupa
bonus, opsi saham, serta perjanjian pension.
Auditor dapat menekankan pada prosedur analitis dalam pengembangan
strategi audit jika kompensasi pada perusahaan didasarkan atas gaji dan
menunjukkkan hubungan yang dapat diprediksi dengan pemberi jasa.
Seorang auditor juga mampu menekankan pendekatan penilaian atas
tingkot risiko pengendalian yang rendah jika beban kompensasi
didasarkan atas upah per jam, dan menunjukkan tingkat variabilitas yang
tinggi sepanjang periode berjalan.

Materialitas, Risiko Inheren, dan Prosedur Analitis

- Materialitas
jasa personalia merupakan beban utama pada perusahaan perusahaan
perangkat lunak dan jasa seperti bank dan perusahaan asuransi. Banyak
perusahaan perusahaan tersebut membuat siklus personalia dalam
mengeudit menjadi material. Dalam laporan keuangan perusahaan
pengungkapan atas opsi saham pada pension merupakan pengungkapan
yang material.

- Risiko Inheren
Asersi kelengkapan adalah asersi yang jarang diperhatikan oleh auditor
dalam siklus gaji dan upah, sehingga pada tahap ini rawan akan adanya
penipuan baik yang dilakukan oleh karyawan ataupun manajemen.
Dalam setiap entitas memiliki periode pambayaran gaji yang berbeda
beda dapat ditetapkan secara harian, mingguan, dan bulanan. Jika dalam
sebuah entitas memiliki tingkat perputaran karyawan yang tinggi maka
kemungkinan akan terdapat risiko bahwa karyawan yang sudah pensiun
tetap ada dalam daftar gaji dan upah. Risiko inheren dalam siklus jasa
personalia cukup tinggi terutama pada asersi kaberadaan atau keterjadian,
penilaian atau alokasi, serta penyajian dan pengungkapan.

- Prosedur analitis
Sebelum memulai mengaudit siklus jasa personalia terlebih dahulu
seorang auditor akan melakukan prosedur analitis karena prosedur ini
dianggap efektif dan biayanya yang cukup rendah. Jika terdapat
kecurangan dalam melakukan penggajian dan upah maka prosedur
analitis dapat membantu auditor dalam mengungkap kecurangan tersebut.
Untuk dapat membuat prosedur analitis ini menjadi efektif auditor harus
mampu menggunakan perangkat lunak audit dan juga membagi karyawan
menurut kategori sehingga evaluasi rata rata pembayaran gaji karyawan
menurut kategori dapat dengan mudah dilakukan.
Dengan menggunakan prosedur analitis auditor mungkin akan dapat
mengembangkan ekspektasinya yang akurat mengenai gaji dan upah pada
sebuah entitas atau organisasi. Untuk dapat mengembangkan ekspektasi
yang lebih akurat pada saat mengaudit siklus jasa personalia auditor
dapat memanfaatkan perangkat lunak audit yang umum.

- Pertimbangan Komponen Pengendalian Internal
Dalam siklus jasa personalia komponen pengendalian internal sangat
penting dan relevan. Untuk menetapkan tingkat akuntabilitas yang tepat
atas penggunaan sumber daya personalia faktor utama yang harus
diperhatikan adalah lingkungan pengendalian yang baik.
Dalam pemrosesan gaji dan upah hal utama yang harus diperhatikan
manajemen adalah menilai resiko dan konsukuensi yang berkaitan dengan
kesalahan dan kecurangan.
Seorang auditor harus memahami komponen informasi dan komunikasi
dengan terlebih dahulu mempelajari metode metode pengorganisasian
data dan pemrosesan data yang berhubungan dengan transaksi
penggajian. Jika manajemen menyewa pihak jasa luar untuk memroses
gaji dan upah, maka auditor harus mampu membedakan antara entitas dan
pihak luar tersebut dalam tanggung jawab dan pencatatannya
Beberapa aktivitas pemantauan yang digunakan dalam penggajian
meliputi umpan balik dari karyawan tentang masalah pembayaran, umpan
balik dari badan pemerintah tentang masalah pelaporan serta pembayaran
pajak gaji dan upah, penilaian efektivitas pengendalian gaji dan upah
yang dilakukan oleh auditor internal, dan komite audit yang melakukan
pengawasan kompensasi eksekutif.



Dokumen Pengendalian Transaksi Penggajian

- Dokumen dan Catatan yang Umum
Dalam melakukan transaksi penggajian, dokumen dan catatan yang harus
diperhatikan oleh auditor adalah :
1. Otorisasi personalia.
Memo yang dikeluarkan oleh departemen personalia yang
digunakan untuk tujuan penggajian karyawan.
2. Kartu absen.
Adalah formulir yang digunakan oleh setiap karyawan untuk
mencatat jumlah jam kerja yang dilakukan setiap harinya dalam
satu periode pembayaran.
3. Tiket waktu
Adalah sebuah formulir yang berfungsi untuk memcatat waktu
kerja seorang karyawan dalam melakukan pekerjaan.
4. Register penggajian.
Adalah laporan yang memperlihatkan nama, penghasilan kotor,
potongan gaji dan upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan
selama satu periode pembayaran.
5. Rekening bank untuk penggajian imprest.
Adalah rekening yang akan menampung setoran sebesar total gaji
dan upah bersih yang dilakukan selama setiap periode pembayaran.
6. Cek gaji.
Adalah perintah penarikan yang silakukan oleh perusahaan kepada
bank untuk membayar karyawan.
7. Ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja
Adalah laporan perusahaan yang menunjukkan klasifikasi akun
untuk penghasilan pabrik kotor selama setiap periode pembayaran.
8. SPT pajak gaji dan upah.
Adalah formulir yang digunakan oleh otoritas pajak untuk
diserahkan bersama dengan pembayara pajak yang dipotong dari
karyawan serta pajak gaji dan upah pemberi kerja.

9. File personalia karyawan
Adalah file yang didalamnya memuat data tentang ikatan kerja
setiap karyawan dan juga memuat otorisasi personalia yang
dikeluarkan oleh karyawan yang bersangkutan.
10. File induk data personalia.
Adalah file computer yang didalamnya memuat data terbaru
tentang karyawan yang digunakan untuk menghitung gaji dan upah
seperti klasifikasi pekerjaan, potongan, dan taif upah.
11. File induk penghasilan karyawan.
Adalah file yang berisi data tentang penghasilan kotor, potongan
gaji dan upah, serta pembayaran bersih yang diberikan kepada
setiap karyawan selama tahun berjalan menurut periode
pembayaran.

- Fungsi Fungsi dan Pengendalian Terkait.
Dalam setiap pemrosesan transaksi penggajian selalu berkaitan dengan
fungsi fungsi penggajian berikut ini :

1. Mengawali transaksi penggajian yang terdiri dari :
a. Mengangkat karyawan.
b. Mengotorisasi perubahan gaji dan upah.
2. Penerimaan jasa, terdiri dari :
a. Menyiapkan data dan pencatatan waktu kehadiran.
3. Pencatatan transaksi penggajian yang terdiri dari :
a. Menyiapkan daftar dan juga mencatat gaji dan upah karyawan.
4. Pembayaran gaji dan upah yang terdiri dari :
a. Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang belum
diambil.
b. Menyerahkan SPT pajak gaji dan upah.

Dalam sebuah entitas pencatatan gaji dan upah tersebar di beberapa
departeman, untuk mengurangi risiko terjadinya pembayaran gaji dan
upah kepada karyawan fiktif maka perlu adanya pemisahan tugas pada
setiap departemen.

- Memperoleh Pemahaman dan Menilai Risiko Pengendalian.
Untuk memperoleh pemahaman tentang komponen struktur pengendalian
internal untuk transaksi penggajian maka prosedur awal yang harus
dilakukan adalah pengajuan pertanyaan, penelaahan dokumentasi, serta
pengalaman dan pertimbangan pengalaman sebelumnya dengan klien.
Pada transaksi penggajian proses penilaian risiko diawali dari proses
mengidentifikasi potensi salah saji dan juga pengendalian yang
diperlukan. Banyak perusahaan menerapkan pengendalian manual pada
karyawan seperti departeman personalia yang mengotorisasi
pengangkatan karyawan baru. Kesalahan dan kecurangan yang mungkin
terhadi dalam transaksi pembayaran gaji dan upah merupakan hal utama
yang harus diperhatikan auditor dalam menilai risiko pengendalian. Hal
hal yang harus diperhatikan oleh seorang auditor dalam dalam menilai
risiko salah saji gaji dan upah adalah :
a. Pembayaran yang dilakukan kepada karyawan fiktif.
b. Pembayaran yang dilakukan kepada karyawan actual untuk jam
jam kerja yang tidak dilakukan.
c. Pembayaran yang dilakukan kepada karyawan actual dengan tariff
yang lebih tinggi daripada yang diotorisasi.

Asersi eksistensi / keberadaan atau keterjadian berhubungan erat dengan
risiko pertama dan kedua, sedangkan asersi penilaian atau alokasi
berhubungan dengan risiko ketiga. Dalam transaksi ini auditor lebih
memfokuskan untuk mendeteksi risiko lebih saji daripada rendah saji
karena bila gaji belum dibayar maka karyawan akan segera mengeluh.
Dalam menilai risiko pengendalian untuk asersi keberadaan atau
keterjadaian dua pengujian yang harus dilakukan auditor adalah,
pengujian atas karyawan yang sudah berhenti dan menyaksikan
penggajian gaji dan upah. Hal hal yang harus diperhatikan oleh auditor
dalam menyaksikan pembagian cek gaji adalah :

a. Antara penyusunan daftar serta pembayaran gaji dan upah harus
ada pemisahan tugas.
b. Setiap karyawan perusahaan hanya menerima satu cek.
c. Setiap karyawan diberi kartu identitas karyawan atau badge.
d. Adanya pengendalian dan disposisi yang tepat atas cek cek yang
belum diambil.

Pengujian Substantif atas Saldo Gaji dan Upah
Pengujian substantive atas saldo gaji dan upah dilakukan saat menjelang
tanggal neraca.

- Menentukan Risiko Deteksi
Untuk menilai tingkat risiko deteksi hal yang perlu dilakukan oleh uditor
adalah memperoleh bukti bukti tentang keefektifan pengendalian atas
risiko risiko yang akan terjadi dalam mengaudit laporan keuangan. Pada
penerapan prosedur analitis atas akun akun beban dan pos pos akrual,
pengujian substantive atas saldo saldo gaji dan upah sering dibatasi.
- Merancang Pengujian Substantif
Auditor harus memperoleh bukti yang akan mendukung tujuan audit yang
berkaitan dengan asersi keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, serta
penilaian dan alokasi. Pada pengujian substantive yang spesifik atas saldo
gaji dan upah akan terdapat prosedur prosedur yang membatasinya
yaitu:
1. Menghitung kembali jumlah jumlah akrual.
2. Melakukan audit pada tunjangan karyawan dan program pensiun.
3. Melakukan audit pada opsi saham dan hak apresiasi saham.
4. Memverifikasi kompensasi pejabat.

- Menghitung kembali kewajiban gaji dan upah akrual
Auditor harus mereview perhitungan manajemen dan juga melakukan
perhitungan sendiri. Hal tersebut dilakukan untuk memperoleh bukti
mengenai kewajaran jumlah jumlah akrual manajemen. Bukti bukti
yang didapat pada pengujian ini berhubungan dengan asersi penilaian dan
alokasi.

- Mengaudit Tunjangan Karyawan dan Program Pensiun
Banyak perusahaan yang memiliki program tunjangan pensiun, selain itu
juga sejumlah perusahaan pabrikasi tunjangan pensiun ini telah
diungkapkan secara pasti. Dalam tahap ini auditor harus mengevaluasi
kebenaran estimasi akuntansi utama yang terdiri dari, tingkat
pengembalian kewajiban tunjangan dan juga saat mengaudit beban
pensiun.

- Mengaudit Opsi Saham dan Hak Apresiasi Saham
Pada banyak perusahaan sering kali memberikan kompensasi bagi
karyawannya berupa hak opsi saham. Dalam hal ini auditor harus mampu
menentukan beberapa hal yaitu :
1. Jenis program kompensasi insentif yang diberikan kepada
karyawan dan pejabat.
2. Bagaimana beban kompensansi ditentukan dan dialokasikan ke
berbagai periode akuntansi.
3. Mengenai kecukupan pengungkapan tentang program kompensasi
insentif.

- Memverifikasi Kompensasi Pejabat
Dalam proses audit memverifikasi kompensasi pejabat merupakan hal
yang sangat sensitive karena :
1. Pemisahan dalam pengungkapan kompensasi pejabat.
2. Para pejabat dapat menghindari pengendalian dan menerima gaji,
bonus, opsi saham, serta berbagai jenis kompensasi lain yang
melebihi jumlah yang telah diototisasi.