Asuntos Internos

INSTRUCTIVO
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Control de ingreso y salida de Materiales
de propiedad de SPCC y Terceros

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I. OBJETIVO
Establecer las acciones adecuadas para el control y registro de ingreso &
salida de materiales, equipos y herramientas de propiedad de SPCC y de las
empresas contratistas por las diferentes Garitas de Control de la UP Ilo.
II. ALCANCE
El presente instructivo tiene como alcance a todos los trabajadores SPCC y
personal contratista, que realiza el traslado de materiales y/o equipos de las
instalaciones.
III. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INGRESO/SALIDA DE MATERIALES
A. Aspectos Generales
Todo material o bien de propiedad de terceros, que ingrese a las
instalaciones de SPCC, deber ser consignado obligatoriamente en una
Gua de Remisin de la empresa contratista (se recomienda que al
ingreso los materiales consumibles se ingresen un una gua de remisin
y los equipos o herramientas en otra, con la finalidad de facilitar el
ingreso/salida).
Ser permitido que las herramientas, de las empresas contratistas
sean declaradas en las garitas de control, mediante una hoja con el
membrete de la empresa contratista, debidamente llenado, sin presentar
enmendaduras, borrones, etc.
Es obligatorio que se acompae a las guas de remisin o documentos
membretados una copia xerogrfica del documento, la misma que
deber ser dejada en la garita principal para el archivo respectivo.
Todo material de propiedad de SPCC, que sea movilizado de un rea
a otra, deber contar con una Gua de Remisin SPCC o Autorizacin
de Salida de Materiales (Todas las autorizaciones de salida de
materiales deben estar firmados por el personal debidamente habilitado
para ello, mediante un registro de firmas autorizadas enviado por los
Gerentes cada divisin al Dpto. de Asuntos Internos). Todo el personal
que traslada materiales y/o equipos, antes de iniciar el desplazamiento,
est en la obligacin de verificar los materiales y/o equipos, los cuales
deben estar de en conformidad con la documentacin que posee
(autorizacin de salida y/o guas de remisin).
Todo material, equipo, herramienta, etc. que sea transportado en
vehculos de la empresa SPCC, para realizar trabajos de mantenimiento,
reparacin, monitoreo y otros, en diferentes instalaciones tambin
deber contar con la respectiva Autorizacin de Salida de Materiales.




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Todo material de SPCC que sea trasladado de una a otra unidad de
produccin, deber contar con una Gua de Remisin (inter-reas).
Todo material de propiedad de las empresas contratistas, que
requiera ser retirado de las instalaciones de SPCC, deber contar
obligatoriamente con su gua de remisin, visado por personal
SPCC autorizado (operador de contrato); asimismo deber contar con
la documentacin que sustente el ingreso de todos los materiales, a las
instalaciones (guas de remisin con sello de ingreso). Deber dejarse
en la garita de control copia xerogrfica legible de la gua de remisin
que consignan los materiales que sern retirados.
En caso de Salida de Materiales o equipos para reparacin por un
tercero, el conductor deber presentar la autorizacin de Salida de
Materiales, y la Gua de Remisin de Transportista.
En caso de retiro de Materiales por Mudanzas, el conductor deber
contar con el certificado de Mudanza expedido por la PNP, la relacin de
los efectos personal y la Gua de Remisin del transportista, no siendo
necesario la presentacin de Gua de Remisin de SPCC.
Las Autorizaciones de Salida de Materiales sern emitidas por triplicado,
siendo la distribucin como sigue:
o La Original para Garita destino final,
o Una copia para Garita de Control de salida y
o El Originador del documento, deber quedarse con otra copia a
fin de que realice el seguimiento respectivo.

B. Acciones de Control para el ingreso/retiro de material SPCC.
Verificar que la Autorizacin de Salida de Materiales o Gua de Remisin
SPCC se encuentre visada por la persona con Firma Autorizada para
emitir el indicado documento, para lo cual deber confrontar la firma con
el archivo de firmas autorizadas, existente en la Garita de Control.
El Vigilante a la salida del material, verifica que la cantidad y
descripcin del material, consignado en el documento, concuerde con
los bienes fsicos existentes que se pretenden trasladar. Realizada la
verificacin y conformidad, el vigilante procede a consignar en el pase el
nmero correlativo y estampa el sello correspondiente registrando la
fecha, hora de salida y nombre del agente que realiza el control.
El Vigilante de Garita al momento de controlar el ingreso de material
verifica que ste concuerde en cantidad y descripcin con lo consignado
en la Autorizacin de Salida de materiales y/o Gua de Remisin y de
ser conforme, visa el documento con el sello correspondiente




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consignando fecha, hora de ingreso y nombre del agente, procediendo a
archivar el documento para luego remitirlo, al trmino de su servicio a la
oficina de Asuntos Internos.
El Supervisor de Seguridad de Vigilancia, que ingrese en el turno
siguiente, ser el responsable de realizar el cruce de informacin de
las Autorizaciones de Salida de Materiales, que fueron replegados por
los Jefes de grupo en el turno anterior y de encontrarlas conforme
proceder a su archivo.
Todas las Autorizaciones de Salida de Materiales, que no estn
conformes, las separarn adecuadamente y permanecern como
pendiente, hasta darles la conformidad. Al cabo de una semana y si
continan como pendiente sern entregadas al Supervisor de
Prevencin & Control de Prdidas, para el seguimiento correspondiente.
C. Acciones de control para el ingreso/retiro de material por terceros.
El Vigilante de Garita al momento de controlar el ingreso de material,
debe verificar que estos materiales concuerden en cantidad y
descripcin con lo consignado en Gua de Remisin o documento
membretado, y de estar conforme, visa el documento con el sello
correspondiente (en la parte posterior del documento), consignando
fecha, hora de ingreso y nombre del agente responsable del control.
La Gua de remisin por ser un documento de valor legal (SUNAT), no
debern de tener borrones o enmendaduras al momento de ser emitido;
Personal de vigilancia al efectuar el control observar sta situacin y no
permitir el ingreso o salida del material, hasta que se genere una nueva
gua de remisin sin enmendaduras.
En el caso de retiro de material, equipos y/o herramientas de las
instalaciones, el personal contratista deber elaborar una nueva gua de
remisin consignando los materiales que se retirarn, debiendo ser
visadas, estas guas, por el operador del contrato (quien debe tener
firma autorizada), luego que verifique que todos los materiales que se
pretenden retirar no sean de propiedad de SPCC.
En caso que la empresa contratista ingrese equipos o herramientas con
una gua de remisin y sta no tenga ningn borrn ni enmendadura y
se retiren los mismos materiales, tal cual ingresaron, se permitir que
sta misma gua sea visado por el operador del contrato, para el control
respectivo.
Posteriormente el personal de vigilancia, en la garita de control,
proceder a verificar que los materiales concuerden en cantidad y
descripcin con lo consignado en la respectiva Gua de Remisin y de
ser conforme, visa el documento con el sello consignando fecha, hora de




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salida y nombre del agente
documento, para remitirlo
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La fecha en que es visado
de salida de materiales
D. Seguimiento y cruce de informacin
En forma mensual la Jefatura de AI reportar a las Gerencias o Jefaturas
los resultados de los seguimientos que se realicen, as como las
Autorizaciones de Salida de Materiales que se encuentren pendiente de
cierre retorno del material.
Recomendar que el personal contratista, ingrese con una gua de remisin
de material y otra de consumibles.
IV. REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
La revisin del presente instructivo se realizar en forma peridica a criterio de
la Jefatura de Asuntos Internos, teniendo con consideracin la
funcionalidad del procedimiento y la necesidad de mejoras a efectuar.
Adicionalmente se debe tener en cuenta las normas legales que lo afecten
V. CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
Los ltimos cambios realizados en el documento son:

Fecha Revisin







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bre del agente, procediendo a archivar copia del
para remitirlo al trmino de su servicio, a la oficina de
Asuntos Internos.
ha en que es visado las guas de remisin o autorizaciones
de salida de materiales deber coincidir con el da de su salida
Seguimiento y cruce de informacin
En forma mensual la Jefatura de AI reportar a las Gerencias o Jefaturas
los resultados de los seguimientos que se realicen, as como las
Autorizaciones de Salida de Materiales que se encuentren pendiente de
retorno del material.
Recomendar que el personal contratista, ingrese con una gua de remisin
de material y otra de consumibles.
REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
La revisin del presente instructivo se realizar en forma peridica a criterio de
la Jefatura de Asuntos Internos, teniendo con consideracin la
funcionalidad del procedimiento y la necesidad de mejoras a efectuar.
Adicionalmente se debe tener en cuenta las normas legales que lo afecten
CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
Los ltimos cambios realizados en el documento son:
Modificacin Realizada


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2011-01-02 Gerente de Asuntos Internos
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a archivar copia del
al trmino de su servicio, a la oficina de
las guas de remisin o autorizaciones
su salida.
En forma mensual la Jefatura de AI reportar a las Gerencias o Jefaturas
los resultados de los seguimientos que se realicen, as como las
Autorizaciones de Salida de Materiales que se encuentren pendiente de
Recomendar que el personal contratista, ingrese con una gua de remisin
La revisin del presente instructivo se realizar en forma peridica a criterio de
la Jefatura de Asuntos Internos, teniendo con consideracin la eficacia y
funcionalidad del procedimiento y la necesidad de mejoras a efectuar.
Adicionalmente se debe tener en cuenta las normas legales que lo afecten

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RESUMEN GRFICO DEL CONTROL DE MATERIALES PROPIEDAD DE LA
EMPRESA CONTRATISTA


















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MODELO DE AUTORIZACIN DE SALIDA DE MATERIALES











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MODELO DE GUA DE REMISIN SPCC





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MODELO DE GUA DE REMISIN EMPRESA CONTRATISTA



















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