REPORTE DE ESTADA QUE PARA OBTENER EL TTULO DE: INGENIERO EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
PRESENTA: GERARDO ABUNDEZ QUITERIO
ASESOR INDUSTRIAL/INSTITUCIONAL: ASESOR UNIVERSITARIO: ING. MARTIN CONTRERAS ARRELLANO ING. MOISS GUTIRREZ CASTRO
EMILIANO ZAPATA MORELOS, ABRIL DEL 2011 2
AGRADECIMIENTOS: Que ha quin he de agradecer? Busco dentro de m y no hace falta buscar tanto, pues el primer nombre que viene a mi mente es el tuyo, Y cmo es que no he de agradecerte?, si me has dado tanto!, es por t que estoy aqu, terminando una etapa ms en mi vida y lo nico que te puedo decir es GRACIAS!; gracias por estar conmigo en las buenas y en las malas, gracias por tus siempre necesarias palabras de aliento, por el caf, por tu mano en el hombro, por tu sola presencia, gracias por tu entereza, gracias por creer en m y no sabra ni podra acabar de agradecerte todo lo que me has dado. PARA: MARIA GUADALUPE QUITERIO CALDERON. A mi padre: Jos Abundez Magaa. Aunque ya te hayas ido, siempre estuviste cerca de m. Hoy se que siempre he de agradecerte la confianza que me brindaste, por tus consejos, y por todo lo que me has enseado. Dios ha sido bueno conmigo, por haberme dado un padre como t y s que siempre me cuidars Gracias pap Te quiero. Hermanos: Cesar, Juan y Jos. Ustedes son una parte fundamental de este logro, sin ustedes esto no hubiera sido tan bueno, que les cuento, ya todo lo saben pero an as les he de pedir un favor, nunca dejen de hacerme ruido, sus juegos y sus bromas. Y sobre todo a mi Dios... Por tu siempre misericordia, porque de no ser por t nada de lo anterior existira en mi vida.
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RESUMEN. Durante muchos aos se ha buscado que los inventarios presenten una proporcin significativa de los activos en la mayora de las empresas. Es por eso que los procesos administrativos que den como resultado minimizar el porcentaje del inventario total pueden representar grandes ahorros en dinero para el hospital. Es por eso que se pretende eficientar el proceso de control de almacn.
Este trabajo se resume en el primer captulo el planteamiento del problema, los objetivos, estrategias, metas, justificacin, as como y cuando se realiz y limitaciones del proyecto que se alcanzaron durante el periodo de estada, en el segundo captulo, podemos dar la correspondiente informacin sobre el Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana donde se desarroll el proyecto; en el tercer captulo la definicin de cada uno de los componentes del programa MP (Plan de Mantenimiento Preventivo); en el cuarto se desarrolla el proyecto como tal haciendo notar el nuevo proceso de control del almacn de refacciones. En el ltimo capitulo se compone de los resultado del proyecto, trabajos futuros y recomendaciones.
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INDICE Pg. AGRADECIMIENTOS RESUMEN CAPTULO 1. INTRODUCCIN 1.1 Planteamiento del problema .............................................................. 9 1.2 Objetivos ........................................................................................... 1.3 Estrategias ......................................................................................... 10 1.4 Metas ................................................................................................. 1.5 Justificacin del proyecto ................................................................... 1.6 Cmo y cundo se realiz? ............................................................. 11 1.7 Limitaciones y alcances ..................................................................... 12
CAPTULO 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1 Marco histrico .................................................................................. 14 2.2 Giro y tamao .................................................................................... 15 2.3 Objetivo ............................................................................................. 2.3.1 Objetivos especficos ............................................................. 16 2.4 Organigrama ...................................................................................... 17 2.5 Misin ................................................................................................ 18 2.6 Visin ................................................................................................ 2.7 Justificacin ....................................................................................... 2.7 Ubicacin .......................................................................................... 19
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CAPTULO 3. MARCO TERICO 3.1 El MP software .................................................................................. 21 3.2 Aplicaciones del MP ......................................................................... 22 3.2.1 Catlogo de equipos .............................................................. 3.2.2 Catlogo de Localizaciones .................................................. 3.2.3 Rutinas de mantenimiento ...................................................... 23 3.2.4 Programacin automtica del mantenimiento rutinario .......... 3.2.5 Calculo automtico de los calendarios de mantenimiento ...... 3.2.6 rdenes de trabajo ................................................................. 24 3.2.7 Distribucin de cargas de trabajo ........................................... 3.2.8 Actualizacin de trabajos realizados ...................................... 3.2.9 Mediciones predictivas ........................................................... 25 3.2.10 Inventario de repuestos y consumibles ................................ 3.2.11 Solicitudes va internet ......................................................... 3.2.12 Catlogo de mano de obra ................................................... 26 3.2.13 Catlogo de proveedores y servicios externos ..................... 3.2.14 Control de resguardos y devoluciones de herramientas ...... 3.2.15 Asociacin de recursos y actividades ................................... 27 3.2.16 Flujo de recursos .................................................................. 3.2.17 Vales de almacn y consumos ............................................. 3.2.18 Clculo automtico del abastecimiento ................................ 28 3.2.19 Historial de consumos y trabajos realizados ........................ 3.2.20 Grfica de realizados vs. Realizado y anlisis de fallas ....... 3.2.21 Historia grfica ..................................................................... 3.2.22 Indices de mantenimiento y control de garantas ................. 29 3.2.23 Libreras y seguridad ............................................................ 3.3 Beneficios .......................................................................................... 30
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CAPTULO 4. DESARROLLO DEL PROYECTO 4.1 Desarrollo de la Nueva Administracin del Almacn de Refacciones ........................................................................................................ 32 4.2 Iniciar el programa ............................................................................. 34 4.3 Seleccin de la base de datos ........................................................... 4.4 Que hay en la pantalla? ................................................................... 36 4.4.1 Men principal ........................................................................ 37 4.4.2 Barra de men........................................................................ 38 4.4.3 Barra de herramientas. ........................................................... 40 4.4.4 Barra de estado y barra de desplazamiento ........................... 41 4.5 Catlogo de productos ...................................................................... 42 4.5.1 Agregar .................................................................................. 4.5.2 Combos de seleccin ............................................................. 46 4.5.3 Asociar imgenes ................................................................... 48 4.5.4 Fijar datos para captura continua ........................................... 50 4.5.5 Modificar ................................................................................. 51 4.5.6 Eliminar .................................................................................. 52 4.5.7 Consulta ................................................................................. 4.6 Ordenar ............................................................................................. 53 4.7 Buscar ............................................................................................... 54 4.8 Filtro ................................................................................................... 56 4.8.1 Generar filtro .......................................................................... 4.8.2 Activar / desactivar filtro ......................................................... 58 4.9 Impresin ........................................................................................... 59 4.9.1 Nombre de la compaa y logotipo ......................................... 4.9.2 Opciones de impresin ........................................................... 60 4.10 Catlogo de proveedores ................................................................ 62 4.11 Catlogos auxiliares ........................................................................ 66 4.12Iinventario ......................................................................................... 67 7
4.12.1 Movimientos del almacn ..................................................... 4.12.2 Movimiento de inventario inicial ............................................ 68 4.12.3 Movimientos de entrada ....................................................... 72 4.12.4 Movimientos de salida .......................................................... 79 4.12.5 Movimiento por inventario fsico ........................................... 81 4.13 Existencias y valuacin ................................................................... 83 4.14 Kardex ............................................................................................. 86 4.15 Mximos, ptimos, mnimos y localizacin ...................................... 87 4.15.1 Importe mximo, ptimo y mnimo ....................................... 88 4.15.2 Modificacin avanzada ......................................................... 89 4.16 Cierre ............................................................................................... 91 4.17 Historial de movimientos.................................................................. 92 4.17.1 Historial de movimientos en el perodo ................................ 4.17.2 Historial de movimientos en perodos anteriores..................
En el Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana ISSSTE, en el departamento de Ingeniera Biomdica y Mantenimiento existe un almacn el cual se encarga de la recepcin y despacho de los materiales y herramientas, ste presenta el problema de la fuga de materiales y herramientas. Este se presenta, por no tener un control estricto en la documentacin que le permita llevar la secuencia lgica de las actividades en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento de entrada y salida de materiales. La problemtica anteriormente descrita genera lo siguiente:
Prdida de existencias en su inventario por la falta de informacin acerca de cmo proceden las entradas y salidas de materiales y herramientas. Esto tambin genera la prdida de tiempo en el inventario fsico al estar buscando los documentos que respalden las entradas y salidas del material.
Prdida de dinero para el hospital por la fuga y falta de materiales con respecto a las entradas y salidas de materiales importados.
Prdida de tiempo al realizar el despacho de materiales de suma importancia.
1.2 Objetivos.
Resguardar, custodiar, controlar y abastecer los materiales y productos del almacn, de acuerdo a las polticas establecidas por la empresa, as como una eficiente 10
recepcin y administracin de los materiales y herramientas, eficientando el proceso de inventarios fsicos.
1.3 Estrategias.
Investigar el procedimiento de almacenamiento anterior. Conocer los formatos de entradas y salidas del material. Conocer las polticas establecidas por la empresa para la compra y abastecimiento del material. Preparar el diseo del control de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales
1.4 Metas.
Con la realizacin de ste proyecto se busca que el almacn tenga un estricto control de resguardo, custodia, administracin y abastecimiento de los materiales, reduciendo el tiempo y mano de obra en el inventario fsico, los costos para el hospital por extravi o robo de los materiales.
1.5 Justificacin del Proyecto.
La importancia del control de procedimientos administrativos permite llevar al hospital a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organizacin. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar y ajustar las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma. 11
El control de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales contribuye a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepcin y abastecimiento de los mismos para salvaguardar la operatividad del hospital.
As mismo, para el departamento de almacn es indispensable, ya que le permitir contar con una herramienta para obtener informacin rpida y oportuna ya que con el mismo se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de materiales.
Igualmente; para el almacenista resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones y realizar eficazmente las entradas y salidas de los materiales, conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercanca.
1.6 Cmo y cundo se realiz?
Este proyecto se inici el 12 de Enero del 2011 en el almacn del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana a cargo del supervisor de mantenimiento el ing. Martin Contreras Arellano, en coordinacin con el asesor universitario, profesor de tiempo completo, ing. Moiss Gutirrez Castro, iniciando la investigacin del proceso de almacenamiento anterior para detectar los imperfectos o inconvenientes de su problemtica, conociendo los formatos y las polticas establecidas por la empresa para la compra y abastecimiento del material, posteriormente se dise el control de procedimientos administrativos de entradas y salidas de los mismos, terminado ste se elabor el reporte final, finalizando la estada el 19 de abril del 2011.
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1.7 Limitaciones y Alcances.
El alcance del proyecto se concreta con el eficiente control del almacn de refacciones del departamento ingeniera biomdica y mantenimiento del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana ubicado en el municipio de Emiliano Zapata del estado de Morelos
Una de las caractersticas ms importantes y de mayor preferencia es constatar que ste proyecto de estada solo se aplica en el Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana el cual se cumpli en tiempo y forma para la aplicacin de este.
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CAPTULO 2 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 14
2.1 Marco Histrico.
El Hospital General Emiliano Zapata, fue proyectado para su construccin hace 13 aos en un terreno que inicialmente fue donado por el Fideicomiso de la Central de Abasto del Estado de Morelos, sin embargo se presenta, durante aproximadamente 9 aos, un proceso administrativo y legal que retarda el inicio de la construccin de dicho inmueble por ser un Terreno Federal utilizado como Ejido. Finalmente en el mes de mayo de 2008 se retoma el proyecto como Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana mismo que sera construido con recurso federal, en el Estado de Morelos en el Municipio de Emiliano Zapata, y que sustituye al Hospital General Dr. Carlos Calero Elorduy, de la Ciudad de Cuernavaca Morelos, teniendo como beneficiaria a una poblacin potencial de aproximadamente 670417 derechoabitantes, la Unidad Mdica tiene una capacidad fsica instalada de 139 camas , en una superficie de terreno de 19,994 m 2 y construccin de 210,058 m 2 , con una inversin total de 818 MDP, de los cuales 252.3 MDP fue la inversin de la obra y 565.7 MDP en equipamiento. El personal requerido para su funcionamiento es de 1,083 plazas, conformada por la actual del Hospital General Dr. Carlos Calero Elorduy de 654 plazas por la nueva creacin de 429 plazas.
Los servicios otorgados son: 39 Especialidades Mdicas, destacando las de Alta Especialidad como: Cardio-Hemodinamia, Radioterapia con el Acelerador Lineal, Endoscopa Gastrointestinal, Quimioterapia y Braquiterapia entre otras, asimismo Medicina Preventiva, Radiologa e Imagen, Laboratorio Clnico, Banco de Sangre, Anatoma Patolgica, Ciruga General y Ciruga Ambulatoria, Hospitalizacin, Toco Ciruga, Medicina Fsica, Terapia Intensiva de Adultos, Pediatra y Neonatal, Hemodilisis y Dilisis Peritoneal. Es de importancia mencionar el compromiso de la Direccin General, la cual implement una Planeacin estratgica que se ha seguido paso a paso para poner en apertura el funcionamiento operativo de esta nueva Unidad Mdica Hospitalaria de Alta Especialidad, en un periodo de 20 meses desde 15
que se formaliz su creacin, siendo un logro muy significativo en la Historia del Instituto sobre la apertura de Unidades Hospitalarias.
El Hospital ha iniciado su funcionamiento de Atencin al Derechohabiente el dia 4 de Mayo del 2010, el cual se est realizando en forma gradual, permitiendo que su personal operativo conozca a la precisin el funcionamiento del equipo de alta tecnologa de sus reas, as como los manuales de procedimientos y normas vigentes de cada servicio.
Por ltimo un alto compromiso en el desarrollo de Enseanza e Investigacin con Calidad en la formacin de Recursos Humanos en Salud, vinculados con las ms importantes Instituciones de Educacin Mdica del pas y del Estado de Morelos. Hoy estamos reiterando nuestro compromiso, en primer lugar con la salud de los mexicanos y con los morelenses, y en segundo y, fundamentalmente, nuestro compromiso con el fortalecimiento y la renovacin del ISSSTE, esta Institucin tan valiosa para los trabajadores del Estado.
2.2 Giro, tamao.
El Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana es un Organismo Descentralizado de la Administracin Pblica Federal, con el giro salud.
2.3 Objetivo.
Promover la realizacin de proyectos de investigacin en el rea clnica administrativa con los ms altos niveles de calidad, que genere un impacto permanente en los procesos de atencin mdica y salud. Asimismo formar recursos 16
humanos en salud de las diferentes reas y especialidades de atencin mdica, con alto grado de compromiso social al derechohabiente.
2.3.1 Objetivos especficos.
Conformar y vigilar la continuidad normativa de los diferentes Comits Hospitalarios como son: el de Calidad, el de Expediente Clnico, el de Biotica, el de Investigacin y el de Licencias Mdicas.
Desarrollar bajo normatividad el Programa de Estmulos a la Calidad del desempeo. Implementar los Cursos de Especialidades Mdicas troncales como son: Ciruga, Medicina Interna, Pediatra, y Gineco Obstetricia, as mismo los Cursos de Subespecialidad y Alta Especialidad.
Conformar los Convenio con las Instituciones Educativas y el Instituto que validen los recursos realizados en el Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana.
Realizar Programas Acadmicos y Operativos que permitan el desarrollo del Servicio Social de las diferentes carreras en el rea de Salud y Administrativas.
Promover la Investigacin Clnica y Administrativa de las reas hospitalarias, con alto nivel de calidad, dentro de los estndares normativos internacionales de la Investigacin.
Generar y Fomentar la Educacin Mdica Continua a todos los trabajadores, mediante Cursos de Capacitacin, Talleres de Trabajo, Diplomados, Maestras, Sesiones, etc. 17
2.4 Organigrama. Ing. Luis Hernndez Suarez Coordinador de Ingeniera Biomdica y Mantenimiento Ing. Julio Peralta Gonzlez Jefe de Equipos e Instalaciones Electromecnicas Ing. Elizabeth Alejandra Crdova Miranda Jefe de Ingeniera Biomdica Ing. Abel Guevara Reyna Jefe de Mantto Muebles e Inmuebles Daro Snchez Asistente Tcnico Operativo
Arturo Castaeda Auxiliar Administrativo Othn Velzquez Auxiliar Administrativo Mauricio Hernndez Auxiliar Administrativo Mario Tominaga Auxiliar Administrativo Oscar Snchez Auxiliar Administrativo Miguel Quiroz Auxiliar Administrativo Alfonso Vergara Auxiliar Administrativo Omar Beltrn Taylor Auxiliar Administrativo
Rafael Prez Morales Auxiliar Administrativo Ing. Martin Contreras Arellano Supervisor Conrado Prez Auxiliar Administrativo Luciano Hernndez Auxiliar Administrativo Mario Rodrguez Auxiliar Administrativo Lizandro Gmez Auxiliar Administrativo Eduardo Gmez Auxiliar Administrativo Jos Luis Castaeda Auxiliar Administrativo Juan Jurado Auxiliar Administrativo Oscar Suarez Auxiliar Administrativo Anatolio Olascagua Auxiliar Administrativo Alejandro Peralta Auxiliar Administrativo Antonio Torres Auxiliar Administrativo Manuel Jcome Auxiliar Administrativo Arturo Garrido Auxiliar Administrativo Margarita Gmez Secretaria de Coordinacin Irma Briones Encargada de Almacen Vernica Morales Secretaria de Ing. Biomdica y Mantenimiento
Figura 2.1 Organigrama del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana. 18
2.5 Misin.
Formar recursos humanos en las reas de competencia hospitalaria, tanto en rea mdica como administrativa, capaces de llevar a cabo las actividades de atencin e investigacin, con un profundo sentido humano y de servicio, con valores que repercutan en una relacin estrecha y comprometida con la derechohabiencia.
2.6 Visin.
Ser el mejor servicio de enseanza e investigacin de a nivel institucional y nacional que haga merecedor al Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana, de reconocimiento por la labor desarrollada en el mbito mdico y de formacin de recursos humanos, as como investigacin, destacando los principios y valores humanos, motivando cambios a nivel personal y de servicios, que logren el fortalecimiento como una institucin en calidad de salud.
2.7 Justificacin.
La necesidad de mejorar la calidad de los servicios mdicos, que se brindan en las instituciones de salud pblica, es prioritaria actualmente, por lo que se han generado lneas de accin que permiten Certificar y Acreditar cada una de las unidades mdicas del pas, comprometidos en este objetivo es necesario implementar proceso de planeacin estratgica que permitan desarrollar programas de enseanza e investigacin en el rea mdica y administrativa, conformar y desarrollar le educacin mdica continua y la capacitacin del personal que son los tres pilares principales para generar un alto desarrollo en calidad de atencin en salud a nuestra poblacin derechohabiente. 19
2.7 Ubicacin. Av. Universidad No. 40, Colonia Palo Escrito, Municipio de Emiliano Zapata, Morelos. C.P.62760
Figura 2.2. Ubicacin del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana
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CAPTULO 3 MARCO TERICO
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3.1 El MP Software.
El MP (Programa de Mantenimiento Preventivo) es un software profesional para control y administracin del mantenimiento o CMMS, de sus siglas en ingls Computarized Maintenance Managment System.
El MP es un software profesional para control y administracin del mantenimiento que le ayudar a documentar y mantener organizada toda la informacin que requiere el departamento de mantenimiento. La versatilidad de este programa permite implementarlo en cualquier lugar en donde haya equipos, maquinaria e instalaciones sujetas a mantenimiento. Industrias. Constructoras. Hoteles. Hospitales. Flotillas. Empresas de servicios. Etc.
El MP es un software prctico, amigable y fcil de implementar. Da con da, el MP informa sobre los trabajos de mantenimiento que se deben realizar y una vez que se realizan, el MP reprograma la fecha prxima para cuando deban volver a realizarse, ajustando automticamente los calendarios de mantenimiento. Documenta toda la informacin de todos los equipos con imgenes, planos, especificaciones, localizacin, datos de proveedor, garantas, etc.
Estructura las rutinas de mantenimiento, elabora los calendarios de mantenimiento de forma automtica; emite soluciones de trabajo va internet; genera rdenes de trabajos; administra el inventario de repuestos; genera flujo de recursos y vales de 22
almacn; calcula oportunamente el abastecimiento de repuestos; organiza y mantiene actualizado los historiales de trabajos realizados y consumos; detecta los equipos que ms fallas presentan; las fallas ms frecuentes y sus causas raz; grfica costos y paros; calcula ndices de mantenimiento, y mucho ms.
El objetivo principal del MP es ayudarle a administrar la gestin de mantenimiento de una manera eficiente, manteniendo toda la informacin de su departamento de mantenimiento documentada y organizada
3.2 Aplicaciones del MP.
Solucin integral para control y administracin del mantenimiento. A continuacin, un breve resumen explicativo acerca de los alcances del MP.
3.2.1 Catlogo de Equipos.
Forma un catlogo de equipos y documenta el MP toda la informacin de los equipos, por ejemplo imgenes, localizacin, notas, garantas, datos del proveedor, etc. El MP ofrece gran versatilidad al permitir al usuario establecer sus propios campos personalizados para la captura del catlogo de equipos.
3.2.2 Catlogo de Localizaciones.
Estructure en el MP el rbol de localizaciones que le permitir dejar documentada la localizacin de todos y cada uno de los equipos. Gracias a la estructura arbolar del catlogo de localizaciones, podr establecer filtros para ubicar los equipos a cualquier nivel del rbol. 23
3.2.3 Rutinas de Mantenimiento.
Documenta el MP los planes de mantenimiento rutinario para equipos y localizaciones, indicando las actividades rutinarias que deben realizarse, asi como la frecuencia con que debe realizarse cada actividad. El MP permite establecer planes de mantenimiento en base a tiempo o lecturas como por ejemplo kilmetros recorridos, horas de uso, etc. Incluso es posible establecer planes combinados con fechas y lecturas, lo que suceda primero.
3.2.4 Programacin Automtica del Mantenimiento Rutinario.
Una vez definidos por el usuario los planes o rutinas de mantenimiento, el MP calcula en forma automtica las fechas para cundo deben realizarse cada una de las actividades, en base a la fecha de los ltimos mantenimientos y frecuencias establecidas en los planes de mantenimiento.
3.2.5 Clculo Automtico de los Calendarios de Mantenimiento.
En los calendarios de mantenimiento el MP marca las fechas cuando deben realizarse los diferentes trabajos de mantenimiento, encargndose el MP de mantener actualizados y al da dichos calendarios. Dada la cantidad de actividades que normalmente deben controlarse y al hecho de que los calendarios constantemente requieren ser actualizados, solo con un sistema computarizado como el MP es posible mantener organizada toda esta informacin.
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3.2.6 rdenes de Trabajo.
Da con da el MP analiza las fechas de trabajos programados e informa sobre los trabajos que deben realizarse en el periodo. Seleccione los trabajos y genere las rdenes de trabajo en forma automtica desde el MP. A cada orden de trabajo que el usuario genera el MP asigna el nmero de folio consecutivo para el control. En una misma rden de trabajo se puede incluir opcionalmente varios trabajos, tanto de mantenimiento rutinario como de mantenimiento no rutinario. Tambin es posible incluir opcionalmente uno o varios equipos o localizaciones en una misma orden de trabajo.
3.2.7 Distribucin de Cargas de Trabajo.
El MP cuenta con herramientas que le ayudaran a distribuir las ordenes de trabajo entre el personal de mantenimiento en funcin, de la especialidad y duracin estimada de cada rden.
3.2.8 Actualizacin de Trabajos Realizados.
Una vez que se realicen los trabajos, el usuario deber reportar en el MP sobre los trabajos realizados. Cuando el usuario reporta en el MP sobre algn trabajo de mantenimiento rutinario realizado, en forma automtica el MP genera la fecha prxima para cuando dicho trabajo deba volver a realizarse. Conforme se van marcando los trabajos como realizados, un control grafico muestra el avance de cada OT (Orden de Trabajo).
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3.2.9 Mediciones Predictivas.
Existen trabajos de mantenimiento que implican la toma de una medicin, como por ejemplo medir temperatura, vibracin, desgaste, etc. Documente en el MP el valor de las mediciones que realiza a sus equipos. El MP grafica dichas mediciones y lo mantiene informado sobre todos aquellos equipos con mediciones fuera o cercanas a lmites.
3.2.10 Inventario de Repuestos y Consumibles.
El MP profesional y empresarial incluye un programa de inventario muy completo denominado Inventario de Repuestos que permiten controlar en forma eficiente existencias de materiales y repuestos, movimientos de entradas y salidas, kardex, valuacin del inventario por diferentes mtodos, calcular el abastecimiento, proveedores, compras, etc. Otra caracterstica es la opcin de manejar multi almacenes y marcas equivalentes para un mismo producto, asi como cdigo de barras. No obstante que el inventario es un programa independiente al MP, desde el MP el usuario podr ligarse a la base de datos del inventario para consultar existencias, generar en forma automtica los vales de salida de material y determinar los repuestos y consumibles necesarios para realizar las diferentes actividades.
3.2.11 Solicitudes Va Internet.
Reporte solicitudes de mantenimiento via internet. Las solicitudes de mantenimiento que se reportan via internet, llegan directamente al personal de mantenimiento. Cada vez que alguien reporta una solicitud de mantenimiento via internet, se abre una ventana en la pantalla de los administradores de mantenimiento indicndoles sobre los trabajos que el personal reporta o solicita. Por otro lado, las personas que hacen 26
una solicitud podrn consultar en internet el estado que guarda su solicitud, es decir, si su solicitud ya fue leda, fecha programada para realizar el trabajo, si el trabajo ya fue realizado, etc.
3.2.12 Catlogo de Mano de Obra.
En el MP el usuario captura el Catalogo de Mano de Obra en el que quedan registrados los nombres, especialidades, costos por hora y costos extraordinarios del personal involucrado en las labores de mantenimiento. La informacin de este catlogo permitir la designacin de responsables para las rdenes de trabajo, as como el registro del tiempo consumido por concepto de mano de obra en cada orden de trabajo.
3.2.13 Catlogo de Proveedores y Servicios Externos.
El MP contempla un catlogo de proveedores de equipos y servicios. Los equipos que se registren en el MP, podrn relacionarse con respectivo proveedor. El usuario podr consultar en lnea la informacin del proveedor como por ejemplo: contactos, telfonos, etc. Podr tambin formar una catlogo de los servicios que cada proveedor ofrece y documentar en el MP el consumo de servicios.
3.2.14 Control de Resguardos y Devoluciones de Herramientas.
El MP profesional y el MP empresarial incluyen un programa denominado control de herramientas. Este programa permite controlar resguardos y devoluciones de todas las herramientas entregadas a los trabajadores. El programa permite entre otras cosas consultar en lnea quien tiene o donde se encuentra cada una de las 27
herramientas. Antes de proceder a efectuar una trabajo de mantenimiento, desde el MP el usuario podr consultar la disponibilidad o existencias en el almacn de las herramientas que emplear para realizar los trabajos encomendados.
3.2.15 Asociacin de Recursos y Actividades.
La asociacin de los recursos a las actividades consiste en establecer en cada una de las actividades de mantenimiento rutinario, los recursos materiales (repuestos y consumibles), mano de obra, servicios externos y herramientas necesarias para realizarlas.
3.2.16 Flujo de Recursos.
Conociendo los recursos que se requieren para realizar cada actividad y las fechas programadas para realizarlas, el MP calcula las cantidades de cada recurso por emplear en los siguientes das o meses, asi como los costos programados.
3.2.17 Vales de Almacn y Consumos.
Genere los vales de almacen en forma automtica en el MP y descrguelos al momento de generar su movimiento de salida desde el inventario de repuestos.
El MP permite documentar el consumo de los repuestos, mano de obra y servicios externos utilizados durante la ejecucin de los trabajos de mantenimiento. Esto nos permitir hacer consultar sobre los recursos utilizados en cada equipo y analizar costos de mantenimiento.
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3.2.18 Clculo Automtico del Abastecimiento.
El inventario de repuestos consulta al MP para calcular el abastecimiento oportuno y justo a tiempo de los repuestos y consumibles que se debern adquirirse para cumplir con los programas de mantenimiento. El clculo se lleva a cabo tomando en cuenta las existencias y los recursos programados.
3.2.19 Historial de Consumos y Trabajos Realizados.
El MP mantiene organizada, actualizada y disponible para consulta toda la informacin histrica referente a los trabajos realizados y recursos utilizados.
3.2.20 Grfica de realizados vs. Realizado y Anlisis de Fallas.
Grfica en la que se comparan mensualmente la cantidad de actividades programadas y la cantidad de actividades realizadas.
Detecte los tipos de equipo que ms fallas presentan las fallas ms frecuentes y las causas raz.
3.2.21 Historia Grfica.
En forma grfica se muestra la historia de mantenimientos efectuados a un equipo en un lapso de tiempo, mostrando periodos desprotegidos. Esta grfica constituye un indicador para evaluar la vulnerabilidad de los equipos y en ella es posible visualizar que tan apegado a lo programado ha sido la ejecucin de los trabajos de mantenimiento. Permite tambin relacionar fallas con los planes de mantenimiento 29
ayudando a hacer los ajustes necesarios en los planes de mantenimiento para evitar que determinada falla vuelva a presentarse.
Genere gran cantidad de consultas grficas y reportes relacionados con la gestin de mantenimiento como grficas de costos, paros, etc.
3.2.22 ndices de Mantenimiento y Control de Garantas.
El MP calcula tres ndices de mantenimiento (tiempo medio entre fallas, tiempo medio para reparacin y disponibilidad).
El MP permite documentar las garantas de cada equipo, ya sea que se trate de la garanta del equipo, de un repuesto o incluso de la garanta de un servicio. Accesando a este mdulo podr consultar todas las garantas vigentes de un equipo.
3.2.23 Libreras y Seguridad.
Una librera es un archivo que contiene una serie de planes de mantenimiento prefabricados de diversos equipos tpicos. El MP incluye libreras con una amplia variedad de planes de mantenimiento prefabricados que le facilitaran sin lugar a dudas la implementacin del MP.
Para la seguridad del sistema de mantenimiento, el MP permite dar de alta a los usuarios que tendrn acceso al MP. Los usuarios registrados tendrn acceso al programa mediante una clave de acceso y podrn tener permiso total o limitado para accesar diferentes mdulos y ejecutar funciones determinadas.
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3.3 Beneficios.
Reduce paros imprevistos. Evita accidentes. Incrementa la vida til de los equipos. Reduce costos por mantenimiento correctivo. Programa la adquisicin de repuestos justo a tiempo. Aumenta la confiabilidad y uniformidad de la produccin. Mejora el desempeo del personal de mantenimiento. Organiza y documenta la gestin de mantenimiento de la empresa.
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CAPTULO 4 DESARROLLO DEL PROYECTO
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4.1 Desarrollo de la Nueva Administracin del Almacn de Refacciones.
En base al estudio de la administracin del almacn de refacciones y materiales anterior, el cual era deficiente por el llenado de formatos, fugas de materiales y la sobre existencias de materiales. Es por eso que se realiz un nuevo proceso de almacenamiento.
El nuevo concepto que se le da al almacn de refacciones y materiales es: Realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artculos en condiciones ptimas de uso y oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencia.
En el nuevo proceso de almacenamiento de refacciones y materiales hubo ciertas consideraciones que se tomaron para poder disearlo. Una de stas es el tipo y numero de materiales que se van almacenar y manejar, sobre la cual es la base de esta nueva administracin.
Ya que la acumulacin de existencias en los almacenes crea la necesidad de conocer cundo y cunto es preciso hacer una provisin de nueva mercanca mediante el llenado del kardex. Esta administracin de existencias establece 3 grupos que explican el comportamiento y la evolucin de los inventarios: los costos que es la emisin de pedido, adquisicin, posesin ruptura; los plazos de suministro que es el tiempo que transcurre entre la solicitud del pedido y la entrega efectiva; y finalmente la demanda, que se refiere al tiempo promedio de uso de las refacciones y materiales.
En el proceso de inventario se busca tener la cantidad apropiada de refacciones y materiales en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible.
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Con los inventarios el rea de ingeniera biomdica y mantenimiento podr realizar las tareas de mantenimiento y servicios economizando recursos, y atenderlos con mayor rapidez, optimizando todas las actividades del hospital.
La importancia de contar con un buen control de inventarios es importante ya que si no se pueden dar varios problemas sobre el mal control de estos. Algunos efectos que resultan y no son deseados son que el costo de almacenaje es ms alto de lo normal. Puede haber robos desconocidos de inmediato, o bien, que se conocen pero que por el desorden que puede haber no se hace responsable a nadie, fallas en el suministro de refacciones al personal, frecuentes compras de emergencia, compra de artculos a pesar de que ya haya en el almacn.
La aplicacin de este nuevo proceso de inventarios permite tambin llevar un control sistemtico de las compras de artculos con especificacin de la fecha, proveedor, precios de la compra del productor, etc. Con posibilidad de consulta inmediata de esta informacin.
Tambin capturo la informacin las refacciones y materiales en el programa MP software para la administracin de estos, as como tambin la programacin de los inventarios fsicos del almacn de refacciones, el kardex que permite consultar en forma cronolgica el detalle de los movimientos de entrada y salida de un producto, las cantidades mximas, ptimas y mnimas que establece el usuario para controlar los niveles de existencia en el Inventario y el cierre que al trmino de un periodo contable, se acostumbra efectuar un cierre. Normalmente este cierre se lleva a cabo al finalizar el ao. A continuacin se muestra la explicacin para la captura de cada refaccin o material y la programacin de los inventarios.
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4.2 Iniciar el Programa.
Al instalar el programa MP se genera en el administrador de programas de Windows un grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del Inventario de Refacciones. Cada uno de los accesos directos est representado por un icono. Ver figura 4.1.
Figura 4.1. Inicio del MPsoftware.
4.3 Seleccin de la Base de Datos.
Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario que seleccione una base de datos.
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El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar como prctica durante la capacitacin. Una vez que el usuario decida iniciar la implementacin, desde esta misma ventana podr crear una o varias bases de datos nuevas con todos los registros en blanco.
Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos adquiridos en cada leccin. Ver figura 4.2.
Figura 4.2. Seleccin de la Base de Datos.
Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal del Inventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos est restringido, antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su clave de acceso a la base de datos. Para mayor informacin sobre la forma de restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte el manual de instalacin. Ver figura 4.3. 36
Figura 4.3. Ventana de Solicitud de Clave de Acceso.
4.4 Que hay en la Pantalla?.
Esta leccin muestra los elementos de la pantalla del Inventario de Refacciones, como mens, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta leccin es que el usuario conozca las partes bsicas de la pantalla del Inventario y aprenda a navegar por el programa, accesando los diferentes mdulos y sus opciones. Ver figura 4.4.
Figura 4.4. Ventana Principal. 37
4.4.1 Men Principal
El Men Principal localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla est estructurado en 4 mdulos bsicos:
Catlogos Es el mdulo donde el usuario registra en el catlogo todos sus productos y forma adems el catlogo de los proveedores que suministran dichos productos. Inventario Es el mdulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del inventario, como movimientos de entradas y salidas, consultas. Compras Es el mdulo que permite calcular los materiales que deben abastecerse al almacn, organizar la compra de productos por proveedor y generar las rdenes de compra. Cierres Es el mdulo donde el usuario podr consultar los archivos histricos de todos los movimientos de cierres anteriores, as como archivos histricos de compras realizadas en cierres anteriores, etc.
Figura 4.5. Seleccin de Mdulos. 38
El acceso a cada uno de estos cuatro mdulos, se efecta seleccionando con el apuntador del mouse el mdulo correspondiente. Presione el botn izquierdo del mouse para hacer la seleccin.
Al seleccionar un mdulo, el programa despliega las opciones disponibles dentro de cada mdulo. Las opciones de cada mdulo estn representadas por un icono. Hasta el momento en que el usuario selecciona una opcin de un mdulo del Men Principal, el programa presenta la Ventana de Informacin con la informacin disponible y, una barra con el encabezado de la Ventana de Informacin mostrando al usuario donde se encuentra ubicado. Tambin, aparece en ese momento la Barra de Herramientas para acceso rpido a los comandos propios de la opcin seleccionada. Ver figura 4.6.
Figura 4.6. Mdulos.
4.4.2 Barra de Men.
Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Men. Los comandos y opciones disponibles varan de un mdulo a otro. Al seleccionar una 39
opcin de la Barra de Men, el programa abre una ventana con los comandos o herramientas correspondientes. Ver figura 4.7.
Figura 4.7 Men Editar.
Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto quiere decir que el comando no est disponible o no es compatible con las condiciones o seleccin prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar > Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario an no ha definido una condicin de filtro.
Desde la Barra de Men el usuario puede configurar el programa y quitar por ejemplo el Men Principal para aumentar el rea de visualizacin de la Pantalla de Informacin, presionando Ver >Barra de Men Principal en la Barra de Men. El Men Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el Men Principal. Ver figura 4.8.
Figura 4.8. Men Ver. 40
Al quitar el Men Principal, el acceso a los diferentes mdulos y sus opciones puede hacerse a travs de la Barra de Men presionando Men Principal. Ver figura 4.9.
Figura 4.9. Men Principal.
Los comandos contenidos en la Barra de Men, tambin pueden ser activados utilizando la combinacin de teclas <Alt + letra subrayada>, ej. <Alt + H> si se desea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Men.
4.4.3 Barra de Herramientas.
La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso ms frecuente, mismos que estn representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un acceso rpido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Men. La Barra de Herramientas se activa hasta el momento en que el usuario selecciona una opcin de los mdulos del Men Principal. Ver figura 4.10.
Figura 4.10. Barra de herramientas.
Cuando el usuario posiciona el apuntador del mouse sobre una herramienta, aparece una pequea ventana comnmente llamada tooltip con una breve 41
descripcin de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se presiona el botn izquierdo del mouse. Ver figura 4.11.
Figura 4.11 Comandos de la Barra de Herramientas.
4.4.4 Barra de Estado y Barra de Desplazamiento.
Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y, muestra informacin acerca de la base de datos que se est accesando, as como el nombre del usuario. Presionando doble click con el apuntador del mouse, sobre el nombre de la base de datos o usuario podr cambiar de base de datos o usuario respectivamente.
Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de informacin, presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Men. Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la pantalla de informacin.
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4.5 Catlogo de Productos.
4.5.1 Agregar.
El primer paso para la implementacin del Programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 consiste en formar un catlogo donde se registran los productos en el Inventario. Ver figura 4.12.
Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos: [1] No. de Parte * [2] Descripcin * [3] Unidad * [4] Clasificacin [5] Especificaciones [6] Tiempo de procura miento (en das) [7] Imagen asociada al producto [8] Almacenes en los que debe existir el producto (Multialmacenes) [9] Equivalencia de Marcas Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar un producto en el Catlogo. 43
Figura 4.12 Ventana de catlogo de productos.
El campo [1]. No. de Parte que permite registrar la clave, cdigo o nmero con el que se identifica al producto internamente en la empresa. Puede estar formado por nmeros, letras o una combinacin de ambos.
El campo [2]. Descripcin que permite registrar el nombre del producto y algunas caractersticas que ayuden a diferenciarlo de otro similar.
El campo [3]. Unidad que se utiliza para indicar la forma en que es medido o la unidad mnima de salida del producto (ej. pza, jgo, kg, lt, etc.).
Al momento de efectuar la compra, el programa permitir escoger entre diferentes presentaciones (ej. tambo, cubeta, galn, caja, etc.), sin embargo, la unidad se 44
refiere a la unidad mnima con la que el producto es utilizado o retirado del almacn para llevar a cabo un mantenimiento determinado.
El campo [4]. Clasificacin que permite registrar agrupaciones o familias de productos. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los productos en base a sus caractersticas, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y la posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Ferretera, Automotriz, Lubricantes, etc.)
El campo [5]. Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede registrar una descripcin larga del producto o informacin adicional como por ej. sus dimensiones, material de fabricacin, cuidados que se deben tener para su almacenamiento, etc..
El campo [6]. Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que transcurre (en das), desde que el producto es solicitado al departamento de compras hasta que ste es entregado por el proveedor en el Almacn. Este tiempo de procuramiento es muy til para calcular el abastecimiento de productos prximos a utilizar por mantenimiento, permitiendo la programacin adecuada de las compras y la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto Justo a Tiempo, manteniendo los niveles de existencias en un mnimo y sin afectar la realizacin de los trabajos de mantenimiento que se tienen programados.
El recuadro [7]. Imagen asociada permite asociar una imagen al producto como informacin complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen que muestre como es fsicamente el producto. 45
Figura 4.13 Ventana de agregar producto.
El recuadro [8]. Multi almacenes muestra los almacenes que contienen o manejan el producto en cuestin. Por omisin el programa maneja un solo almacn apareciendo en este caso el recuadro correspondiente desactivado. Ms adelante se ver la manera de activar la opcin multi almacenes, la forma de dar de alta diferentes almacenes y como relacionar los productos del catlogo a cada almacn.
El Botn [9]. Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcas equivalentes y sus correspondientes nmeros de parte del fabricante o proveedor.
Como se explic anteriormente, el nmero de parte es interno de la empresa y con esta opcin se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes o proveedores. Dicha informacin resulta de gran utilidad al momento de elaborar una Orden de Compra, ya que el programa permitir especificar la marca y nmero de parte del fabricante en la orden de compra. 46
Una vez que se da de alta un producto, ste se agrega al listado para formar el Catlogo de Productos. Es conveniente recordar que para capturar este catlogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que tambin puede ser formado utilizando los campos marcados con (*), los cuales son indispensables para registrar un producto en el catlogo. Ver figura 4.13.
4.5.2 Combos de Seleccin.
El combo de seleccin o caja de opciones, se utiliza para escoger alguna descripcin o concepto previamente registrado en los Catlogos Auxiliares. La ventana del combo de seleccin, se abre presionando una tecla o con el apuntador del mouse. Ver figura 4.14.
Figura 4.14 Ventana de combo de seleccin.
Al momento que el usuario comienza a teclear una descripcin, se abre la ventana del combo y el cursor se va posicionando alfabticamente en la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente, el usuario puede utilizar las teclas de direccin flechas para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripcin completa. Oprima Enter para aceptar la seleccin. Tambin puede utilizar el apuntador del mouse para hacer la seleccin. Ver figura 4.15.
Figura 4.15. Seleccin de unidad. 47
Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el usuario puede agregarlo en lnea al Catlogo Auxiliar correspondiente, tecleando su descripcin y enseguida presionando la tecla de funcin <F2>. As el usuario puede agregar conceptos a los Catlogos Auxiliares sin necesidad de abandonar lo que se est haciendo. No obstante, el usuario puede agregar tambin conceptos a los Catlogos Auxiliares directamente desde el Men Principal seleccionando Catlogos > Catlogos Auxiliares. En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por omisin. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta tecla para realizar otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar esta funcin a otra tecla, ejecute desde la Barra de Men el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operacin. Como recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se est editando, en la parte inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser activadas.
Los combos de seleccin permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a los Catlogos Auxiliares. Los campos de tipo numrico permiten llamar a la calculadora presionando <F4> para hacer operaciones matemticas y registrar el resultado. Ver figura 4.16
Figura 4.16 Catlogos auxiliares 48
4.5.3 Asociar imgenes.
El inventario permite asociar imgenes, fotografas, tablas, planos etc., como informacin complementaria del producto cuando se est agregando al catlogo.
Las imgenes deben ser archivos del tipo .BMP y .JPG. Una cmara digital o un Scanner resultan muy tiles para obtener estas imgenes. Ver figura 4.17.
Figura 4.17 Ventana para asignar imagen
Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catlogo Auxiliar de Imgenes. Utilice la opcin Agregar para copiar imgenes de cualquier directorio de su computadora al Catlogo Auxiliar de Imgenes. Ver figura 4.18.
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Figura 4.18 Ventana para agregar imagen del producto.
Un producto que ha sido registrado en el catlogo solo puede estar asociado a una imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera. En el Catlogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen una imagen asociada y visualizar la imagen. Ver figura 4.19.
Figura 4.19 Ventana de especificacin del producto.
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4.5.4 Fijar datos para captura continua.
Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros, es decir, cuando se requiere capturar informacin en forma continua, como registrar varios productos en el Catlogo de Productos, ya que permite que la informacin registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin variacin al dar de alta nueva informacin. Para registrar un nuevo producto en el catlogo, slo es necesario llenar los campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los dems (fijos) la informacin se mantiene sin variacin con respecto al registro anterior. Ver figura 4.20.
Si se est capturando informacin en forma continua, el campo que ha sido marcado como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la misma informacin que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al siguiente campo. Si al agregar otro producto la informacin en este campo tiene que cambiar, es posible capturar informacin directamente en l. La informacin registrada se mantendr sin variacin al dar de alta otro producto hasta que se capture informacin nuevamente sobre este campo. Ver figura 4.21.
Figura 4.20 Ventana para captura en forma contina. 51
Figura 4.21 Seleccin de campos fijos.
4.5.5 Modificar.
En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la informacin registrada de un producto que ha sido dado de alta en el catlogo. La modificacin puede realizarse utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra de Herramientas, o ejecutando el comando Editar >Modificar producto, que aparece en la Barra de Men. Ver figura 4.22.
Figura 4.22 Ventana de modificacin de especificaciones de un producto. 52
4.5.6 Eliminar.
Esta opcin permite al usuario eliminar productos del catlogo. Un producto slo puede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salida registrados en el perodo. En el caso de que existan movimientos de entrada y salida del producto que se desee eliminar del catlogo, esto podr llevarse a cabo solamente despus de efectuar un cierre. Ms adelante en ste manual se explica lo relacionado con cierres contables. Ver figura 4.23.
Figura 4.23 Ventana de eliminacin de algn producto.
4.5.7 Consulta.
Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la informacin registrada en el catlogo para el producto que se ha seleccionado, pero no le permite modificar dicha informacin. En el manual de instalacin se tratan los aspectos relacionados con la 53
implementacin de la seguridad para el acceso a la base de datos del Inventario, por lo que sta herramienta ser utilizada por aquellos usuarios que no tienen permiso o derechos para modificar informacin capturada en los catlogos. Ver figura 4.24.
Figura 4.24 Consulta de productos.
4.6 Ordenar.
Para facilitar la bsqueda y localizacin de un producto dentro del catlogo, la informacin contenida en ste puede ser ordenada en forma alfanumrica considerando alguna de las siguientes columnas.
[1] No. de Parte [3] Descripcin [5] Clasificacin
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Si se desea ordenar el Catlogo en funcin de alguno de estos campos, es necesario colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido y con el botn izquierdo aceptar la seleccin. De esta manera el catlogo se ordena en forma ascendente (A-Z). Al oprimir nuevamente el botn izquierdo del mouse, el listado cambiar a orden descendente (Z-A) y as sucesivamente. Ver figura 4.25.
Figura 4.25 Ordenar alfabtico.
4.7 Buscar.
Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catlogo tecleando una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posicin relativa en que se encuentre dicha frase. Esta bsqueda puede realizarse en alguno de los cuatro campos o columnas que se presentan en el catlogo: Ver figura 4.26.
a) No. de Parte. b) Descripcin. c) Unidad. d) Clasificacin. 55
La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puede llevarse a cabo de tres maneras:
1) Palabra en cualquier posicin. 2) Palabra al inicio. 3) Palabra completa.
Figura 4.26 Bsqueda.
Tambin se puede buscar un producto en el catlogo utilizando en la barra de men el comando Editar >Buscar producto. Ver figura 4.27. 56
Figura 4.27 Ventana de Bsqueda.
4.8 Filtro.
4.8.1 Generar Filtro.
Mediante la opcin de filtro, el usuario puede limitar la lista de productos en el Catlogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser establecidas por la combinacin de los siguientes conceptos.
Campo <criterio>condicin
El campo se refiere a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla de Catlogos de Productos (No. de Parte, Descripcin, Unidad y Clasificacin). El criterio establece 6 posibilidades de seleccin: 57
Sea igual a Sea igual o mayor que Sea igual o menor que Esta entre Comience por Contenga
La condicin la establece el usuario basndose en letras, descripciones o nmeros que deben estar presentes en alguno de los campos o columnas que se han escogido para el establecimiento del filtro. Ejemplo de establecimiento de filtro: No. de parte - contenga BAL00. Ver figura 4.28.
Figura 4.28 Seleccin Filtro.
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Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el Catlogo de Productos presentar nicamente los productos que cumplen con estas caractersticas, lo cual facilita la bsqueda y consulta de productos. Al salir del programa, las condiciones de filtro desaparecern. Si el usuario requiere conservar estos filtros para sesiones futuras de trabajo, deber activar esta opcin desde la Barra de Men > Herramientas >Opciones >Usuario y marcar la opcin guardar el ltimo filtro utilizado. As, cada vez que el usuario establezca un filtro, ste quedar grabado a manera que al volver a entrar al programa no ser necesario volver a establecer el filtro. Los filtros quedan grabados nicamente en la computadora donde se generaron.
4.8.2 Activar / Desactivar filtro.
Cuando se encuentran establecidas una o ms condiciones de filtro, el catlogo de productos presenta el listado de los productos que cumplen con estas condiciones. Sin embargo todas estas condiciones de filtro pueden ser desactivadas o activadas nuevamente utilizando la misma herramienta. Ver figura 4.29. 59
Figura 4.29 Filtro.
4.9 Impresin.
4.9.1 Nombre de la compaa y logotipo.
En la Barra de Men > Herramientas > Opciones > Empresa el usuario personaliza el Inventario registrando el nombre de su compaa, mismo que aparecer como encabezado en todos los reportes impresos. El usuario tambin puede registrar algunos otros datos de la empresa como el R.F.C., domicilio, telfonos y departamento que emite los diferentes reportes.
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El logotipo de la empresa tambin puede ser incluido en los reportes. El logotipo debe ser un archivo del tipo .BMP o .JPG. (85 pixeles de altura por 710 pixeles de ancho mximo). Ver figura 4.30.
Figura 4.30 Datos de la empresa
4.9.2 Opciones de Impresin.
Una vez personalizado el inventario el usuario podr imprimir el Catlogo de Productos y algunos otros reportes. Al seleccionar la opcin de imprimir, el programa permite la visualizacin previa del reporte en pantalla, o bien, el envo directo del reporte a la impresora. La impresin obedecer a las condiciones de orden y filtro establecidas previamente en el Catlogo. Ver figura 4.31.
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Figura 4.31 Imprimir.
Al seleccionar la herramienta para la impresin, el programa permite visualizar el reporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante recordar que la impresin obedecer a las condiciones de filtro que se encuentren establecidas siempre y cuando la condicin de filtro se encuentre activada. Ver figura 4.32.
Figura 4.32 Men Imprimir. 62
Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, sta quedar grabada de modo que en la siguiente ocasin que se emita el reporte, ya no ser necesario indicar nuevamente la clave.
El programa de Inventarios genera dos tipos de Reportes:
Reportes directos presentando la misma informacin que aparece en la Ventana de Informacin. Estos reportes se obtienen directamente desde cualquier opcin del Men Principal al presionar la herramienta de Impresin localizada en la Barra de Herramientas.
Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentacin tpica mostrada en la Ventana de Informacin. En la Barra de Men >Reportes podr encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opcin del Men Principal.
4.10 Catlogo de Proveedores.
En este mdulo se forma el catlogo de empresas o personas fsicas (proveedores) que suministran productos al almacn. Al registrar un Proveedor, el usuario captura los siguientes campos:
El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un proveedor en el Catlogo. Ver figura 4.33.
Figura 4.33 Catalogo de proveedores.
El campo [1]. Proveedor se utiliza para registrar el nombre de la persona o razn social de la empresa que abastece de productos al almacn.
El campo [2]. R.F.C. permite registrar el Registro Federal del Contribuyente del proveedor de productos.
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Del campo [3] al campo [11] se registra informacin referente a la ubicacin fsica y telefnica del proveedor.
El campo [12]. Clasificacin permite al usuario registrar agrupaciones o familias de proveedores sobre la base de alguna caracterstica. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los proveedores con relacin a los productos que manejan, zonas geogrficas, etc. lo que permite realizar consultas con mayor rapidez al poder ordenarlos en relacin a stas caractersticas.
El procedimiento para registrar la clasificacin consiste en seleccionar de un combo la clasificacin correspondiente registrada previamente en el catlogo auxiliar de clasificacin de proveedores. Si al momento de seleccionar una clasificacin sta no existiera en el catlogo auxiliar, el usuario podr dar de alta una clasificacin nueva tecleando el nombre de la misma y acto seguido presionando la tecla de funcin <F2>.
El campo [13]. Divisas se refiere a las unidades monetarias que utilizan los proveedores para la venta de sus productos. En los catlogos auxiliares se proporciona una lista de las divisas ms comunes y el usuario puede agregar divisas nuevas a este catlogo auxiliar de divisas. El usuario tambin puede actualizar el tipo de cambio correspondiente a cada divisa. Cuando generamos una orden de compra al proveedor, esta orden de compra se emite con la moneda preestablecida para cada proveedor. Al ingresar la mercanca al almacn, el programa convierte los importes a moneda nacional tomando el tipo de cambio correspondiente.
Del campo [14] al [17] el usuario registra informacin referente al nombre de hasta tres contactos, telfono, extensin y correo electrnico de cada uno de ellos.
El campo [18]. Comentarios es un campo memo donde el usuario puede registrar cualquier informacin adicional relacionada con el proveedor. 65
Figura 4.34 Registro de proveedor.
Una vez que se da de alta un proveedor, ste se agrega al listado para formar el Catlogo de Proveedores. Es conveniente recordar que para formar este catlogo no es necesario utilizar todos los campos, ya que tambin puede ser formado utilizando nicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual es indispensable para registrar un producto en el catlogo. Ver figura 4.34
Para buscar y localizar a un proveedor, puede resultar muy conveniente el poder ordenar en forma alfanumrica el Catlogo de Proveedores. En el programa de Inventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relacin con alguna de las siguientes columnas:
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a) R.F.C. b) Proveedor (razn social o nombre de la persona fsica) c) Clasificacin d) Fecha de ltima compra e) Telfonos
Recuerde que si se desea ordenar el Catlogo en funcin de los campos o columnas mencionadas anteriormente, es necesario colocar el apuntador del mouse en el campo o columna elegida y con el botn izquierdo aceptar la seleccin, de esta manera el catlogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el botn izquierdo del mouse, el listado cambiar a orden descendente (Z-A) y as sucesivamente.
Mediante la opcin de filtro, se puede limitar la lista de proveedores en el catlogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.
4.11 Catlogos Auxiliares.
Los Catlogos Auxiliares contienen informacin complementaria al Catlogo de Productos y Catlogo de Proveedores, como:
1. Catlogo de Unidades 2. Catlogo de Clasificaciones de Productos 3. Catlogo de Clasificaciones de Proveedores 4. Catlogo de Divisas 5. Catlogo de Imgenes 6. Catlogo de Almacenes 7. Catlogo de Centros de Costo 8. Catlogo de Destinos 67
9. Catlogo de Lugares de Entrega
En esta leccin hemos visto la utilizacin mediante los combos de seleccin de algunos de estos catlogos como el Catlogo de Unidades, Clasificacin de Productos, Clasificacin de Proveedores, Divisas.
Ms adelante en este reporte, se explica a detalle el Catlogo de Almacenes cuando se requiere el manejo de varios almacenes (Multi-almacenes), as como el Catlogo de Centros de Costo y Destinos al momento de generar movimientos de salida a los productos del almacn. El Catlogo de Lugares de Entrega se utiliza al momento de generar las rdenes de Compra. En este mdulo el usuario puede agregar, modificar o eliminar conceptos de los Catlogos Auxiliares.
4.12 Inventario.
4.12.1 Movimientos del Almacn.
La entrada y salida de productos (movimientos) del almacn, se hace mediante documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada o de salida, el programa agrega un nmero de folio consecutivo a dicho documento.
Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacn bajo un mismo documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden de compra. De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salida de uno o varios productos. Ver figura 4.35. 68
Figura 4.35 Movimientos al almacn.
4.12.2 Movimiento de Inventario inicial.
El Movimiento de Inventario Inicial es, el documento que contiene la informacin correspondiente al inicio del almacn. De hecho es, un movimiento de entrada para establecer las cantidades y costo unitario inicial de cada uno de los productos con los cuales dar inicio el Inventario.
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Antes de generar cualquier otro movimiento, el usuario deber establecer las cantidades y costos iniciales utilizando el botn Editar Inventario Inicial y una vez registrados las existencias y costos unitarios de todos y cada uno de los productos, podr generar el documento correspondiente presionando el botn Generar Documento Inicial. Ver figura 4.36.
Figura 4.36. Ir al inventario inicial
Utilizando las flechas de navegacin el usuario puede desplazarse con facilidad en la tabla de productos para ir editando las existencias y costos iniciales de todos y cada uno de los productos. Ver figura 4.37.
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Figura 4.37 Ventana de inventario inicial.
La edicin de las cantidades y costos unitarios se puede realizar por partes en diferentes sesiones. Es decir, si no termina de editar toda la informacin en una sola sesin, puede guardar la informacin capturada y continuar en la siguiente sesin.
Slo se puede generar un documento inicial, por lo que una vez generado el documento, ya no se podrn realizar cambios. Al presionar el botn Generar Documento Inicial, el botn Editar Inventario Inicial desaparece. Cualquier modificacin posterior deber hacerse por medio de movimientos de entrada o salida. Si se presiona el botn Generar Documento Inicial y las existencias y costos unitarios de todos los productos presentan valor cero, aparece un mensaje en el que se pregunta si se desea iniciar el Almacn con saldos en cero. En caso de aceptar 71
este mensaje, el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 no generar ningn documento inicial, por lo que se tendr que iniciar el Inventario con un movimiento de entrada que quedar registrado en el documento respectivo. De hecho, mediante movimientos de entrada tambin es posible registrar cantidades y costo unitario de los diferentes productos, sin embargo, la forma de edicin que ofrece la opcin Editar Inventario Inicial es mucho ms prctica para captura masiva. Por esta razn hacemos especial hincapi en Generar Documento Inicial hasta que se hayan editado las cantidades y costos unitarios de todos los productos.
Al generar el movimiento inicial, el programa pide confirmar el mtodo de costeo que va a regir el almacn. Una vez generado el documento inicial, el mtodo de costeo que haya elegido solo se podr cambiar hasta el momento de efectuar un Cierre. Ms adelante en esta leccin se explica todo lo concerniente al Cierre. Tambin se podr indicar al sistema el nmero de folio correspondiente al documento inicial y agregar un prefijo y/o sufijo que acompaarn a dicho folio. En los movimientos de entrada y salidas subsecuentes, automticamente se ir incrementando el folio en forma consecutiva. Ver figura 4.38.
Figura 4.38 Generar documento inicial. 72
En cualquier momento, el usuario puede volver a establecer un nuevo nmero de folio a partir del cual el programa generar la numeracin consecutiva de los documentos de entrada y salida. Incluso puede establecer un prefijo y sufijo alfanumrico ligados al nmero de folio. Esta opcin se lleva a cabo desde la Barra de Men con la opcin Herramientas>Opciones>Mdulo de Inventario. Ver figura 4.39.
Figura 4.39 Visualizacin de movimiento inicial.
4.12.3 Movimientos de Entrada.
Aparte del documento Inicial, el programa permite generar cinco tipos de documentos de entrada al almacn:
1. Entrada por compra. 2. Entrada de fbrica. 73
3. Traspaso de otro almacn. 4. Devolucin. 5. Correccin de documento. 6. Ajuste.
Las herramientas para generar y consultar estos movimientos permanecen desactivadas hasta que el usuario genera el movimiento inicial. Una vez generado el movimiento inicial, el botn Editar Movimiento Inicial desaparece y se activan las herramientas para la edicin de los diferentes movimientos de entrada. Ver figura 4.40.
Figura 4.40 Agregar documento de entrada.
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El programa de Inventario ofrece innovadoras formas de captura, brindando flexibilidad para su operacin con mouse o teclado. Por lo general, capturistas avanzados prefieren utilizar slo teclado y no utilizar el mouse en captura masiva de informacin, ya que es mucho ms rpida la captura de esta forma. Presionando la tecla <Enter> el usuario puede pasar de un campo a otro y moverse con facilidad utilizando las flechas de navegacin. Las teclas <Tab> y <Shift> <Tab> permiten moverse entre los diferentes botones para Aceptar, Cancelar o Editar otro documento en forma rpida y sin utilizar el mouse.
En las pantallas de movimientos de entrada y salida, el programa incorpora diversas funciones de edicin. Mediante las teclas de funcin <F2>, <F3>, <F4> y <F8>), el usuario puede agregar un producto en lnea, buscar por descripcin, borrar una partida y hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.
Agregar en lnea (un producto, proveedor, unidades, etc.).
Buscar por descripcin.
Abrir calculadora.
Borrar una partida.
Dependiendo del campo que se est editando, en la parte inferior de la pantalla se marcan las funciones que se pueden ejecutar. Por ejemplo, cuando el usuario est editando un campo numrico, se marca en la parte inferior de la pantalla la funcin <F4> indicando que al oprimir esta tecla de funcin se puede activar una calculadora electrnica con las funciones bsicas. O en el caso de estar posicionado en el campo correspondiente al nmero de parte, se marcan las funciones <F2> y <F3>, indicando que al presionar la tecla de funcin correspondiente se podr dar de alta en lnea un producto que no exista en el catlogo, o bien, iniciar la bsqueda de un producto por descripcin. Ver figura 4.41. 75
Figura 4.41 Funciones de edicin.
Las Teclas de Funcin o Teclas de Operacin <F2>,<F3>,<F4> y <F8> se encuentran definidas por omisin en el programa. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan estas teclas para realizar otras funciones u operaciones, lo que puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar estas funciones a otras teclas ejecute desde la Barra de Men el comando Herramientas > Opciones >Teclas de Operacin.
Para agregar un producto, posicione el cursor donde dice <clave producto>. Al empezar a teclear la clave del producto, inmediatamente se abre una ventana desplegando los nmeros de parte y las descripciones de todos los productos contenidos en el catlogo. El cursor se va posicionando alfabticamente sobre la lista conforme el usuario va tecleando. Finalmente, utilizando las flechas de navegacin o apuntando con el cursor del mouse, el usuario puede buscar y hacer la seleccin final sin necesidad de concluir la escritura completa del nmero de parte. Presione 76
<F3> para localizar un producto por su descripcin y <F2> para agregar al catlogo de productos un producto nuevo sin abandonar el mdulo. Ver figura 4.42.
Figura 4.42 Agregar documento de entrada.
Tipos de documentos de entrada:
1. Entrada por compra: Se refiere al ingreso de productos al almacn por la compra directa a un proveedor. Esta puede ser de dos formas:
Referida a una Orden de Compra generada por el programa. Referida a un documento externo.
Cuando la entrada de los productos al almacn se hace con relacin a una Orden de Compra generada por el programa de Inventario, solo ser necesario elegir en el combo correspondiente el nmero de folio de la Orden de Compra, para que automticamente aparezcan los productos contenidos en la misma. Si el proveedor 77
est entregando todos los productos contenidos en la Orden de Compra, bastar con presionar Aceptar para que se registre la entrada de todos los productos. Sin embargo, en muchas ocasiones el arribo de los productos puede ser parcial. En estos casos el usuario puede modificar las cantidades o incluso eliminar de la lista los productos que no fueron entregados por el proveedor y slo se registrar la entrada de los productos entregados. Cuando el proveedor haga la entrega final, podr realizarse un segundo documento de entrada referido a la misma orden de compra. Cuando la entrada est referida a un documento externo, es decir, cuando no existe una Orden de Compra generada por el programa, el usuario deber elegir esta opcin e indicar el nmero de documento que ampara la entrada al almacn, como comprobante de la compra, factura, remisin, nota de venta, recibo etc., el cual quedar registrado como una referencia en el documento de entrada. En este caso, el usuario deber registrar uno a uno los productos que ingresan al almacn.
2. Entrada de Fbrica: Se refiere al ingreso de productos al almacn que fueron fabricados dentro de la misma empresa, por ejemplo: engranes, soportes, tornillera, guardas etc., y por consiguiente no existe factura, remisin o nota de venta. El documento de referencia para el movimiento de entrada podra ser una Orden de Trabajo u Orden de Fabricacin.
3. Traspaso de otro Almacn: El traspaso de productos de un almacn a otro puede ser de dos formas:
Entre almacenes dados de alta en el Inventario (Multialmacenes). Entre almacenes totalmente desligados.
Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa (Multialmacenes), el usuario selecciona del combo correspondiente el nmero de folio del movimiento de salida del almacn origen y automticamente se cargarn en la forma de entrada todos los productos contenidos en el documento de salida por 78
traspaso. Por lo tanto, ser necesario generar primero el documento de salida por traspaso del almacn origen y posteriormente generar el documento de entrada por traspaso en el almacn destino. Cuando el traspaso se hace entre almacenes totalmente desligados entre s, es decir, cuando los productos provienen de un almacn que no est dado de alta en el programa mediante la opcin Multialmacenes, uno a uno se tendr que registrar los productos que estn ingresando a otro almacn por concepto de traspaso.
4. Devolucin: Se refiere a la devolucin al Almacn de un producto que no fue utilizado y, que por consiguiente deber ser reingresado a ese mismo Almacn. El documento de referencia para el ingreso al Almacn, deber ser el nmero de documento de salida en el que qued incluido ese producto.
5. Correccin de documento: En algunas ocasiones, al elaborar un documento de entrada o de salida al almacn puede cometerse algn error, por lo que ser necesario corregir ese documento. La correccin no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, ste puede ser consultado pero no modificado. La forma de hacer la correccin es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia deber ser el documento de entrada o de salida al que se desea efectuar la modificacin. Indique el nmero de documento y el programa presentar las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos correctos. Al presionar el botn Aceptar, el programa generar automticamente un documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del documento original. El documento nuevo que se genera indicar que se trata de un movimiento por correccin de documento y har referencia al documento corregido.
6. Ajuste: Esta opcin resulta til para generar un movimiento de ajuste en forma manual. 79
4.12.4 Movimientos de Salida.
Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de productos de un almacn. El programa permite generar cinco tipos de documentos de salida de almacn:
1. Salida 2. Traspaso a otro almacn 3. Devolucin al proveedor 4. Correccin de documento 5. Ajuste
1. Salida: Cuando uno o ms productos se retiran del almacn, el encargado registra en un documento de salida los productos, indicando opcionalmente algn dato de referencia, un destino y centro de costo al que ser cargado este documento. Cada vez que se registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un nmero de folio consecutivo a dicho documento.
Al realizar estos movimientos, el programa solicita que el usuario seleccione opcionalmente un Centro de Costos y un Destino. El Centro de Costos es la cuenta contable a la que se har el cargo correspondiente y el Destino es el nombre de la persona que recibe los materiales. Para ello, el usuario puede formar primero los Catlogos Auxiliares de Centros de Costos y Destinos, o bien, puede ir formndolos en lnea paulatinamente conforme se va requiriendo. Recuerde que agregar un concepto a cualquiera de los Catlogos Auxiliares es tan simple como presionar la tecla de funcin <F2> con el cursor posicionado en el combo correspondiente.
2. Traspaso a otro almacn: Se refiere al traspaso de productos de un almacn a otro. Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa (Multialmacenes) ser necesario generar primero el documento de salida por 80
traspaso del Almacn Origen, el cual servir posteriormente como referencia para ingresar el o los productos al Almacn Destino.
3. Devolucin al proveedor: Se refiere a la salida de un producto o productos del almacn, que son regresados a un cierto proveedor por alguna causa. Los productos quedan relacionados en un documento de salida, el cual puede ser consultado en cualquier momento.
4. Correccin de documento: En algunas ocasiones al elaborar un documento de entrada o de salida al almacn puede cometerse algn error, por lo que ser necesario corregir ese documento. La correccin no se puede hacer modificando dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, ste puede ser consultado pero no modificado. La forma de hacer la correccin es mediante un documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia deber ser el documento de entrada o de salida al que se desea efectuar la modificacin. Indique el nmero de documento y el programa presentar las cantidades y costos unitarios de todos los productos incluidos en el documento. Acto seguido modifique sobre la pantalla las cantidades o costos correctos. Al presionar el botn Aceptar, el programa generar automticamente un documento nuevo con los ajustes necesarios para contrarrestar el o los errores del documento original. El documento nuevo que se genera indicar que se trata de un movimiento por correccin de documento y har siempre referencia al documento corregido.
5. Ajuste: Esta opcin resulta til para hacer ajustes resultado de prdida de mercanca, dao fsico o por diferencias arrojadas resultado de un Inventario Fsico.
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4.12.5 Movimiento por Inventario Fsico
Generalmente las empresas realizan conteos fsicos de los productos existentes en sus almacenes para comprobar que las existencias fsicas concuerden con las existencias registradas en el sistema. La frecuencia y periodicidad con que se realizan dichos Inventarios Fsicos vara de una empresa a otra.
El conteo fsico puede arrojar diferencias de ms o de menos contra las existencias del sistema. El Movimiento por inventario fsico, no es otra cosa que un movimiento de ajuste para hacer coincidir las existencias fsicas con las existencias del sistema.
Para facilitar la creacin de los documentos de ajuste, el programa incluye un formato especial en donde el usuario simplemente va anotando las discrepancias que resulten de un conteo fsico.
Al presionar el botn Generar Documento de Ajuste, automticamente el programa calcula las diferencias y genera un documento de entrada y otro de salida, segn sea el caso, en el que se incluyen todos y cada uno de los productos que resultaron con alguna diferencia en el conteo fsico. Como resultado de generar estos documentos de ajuste por inventario fsico, terminarn coincidiendo las existencias fsicas y las existencias en el sistema.
Durante un inventario fsico, el almacn permanece cerrado y no deben hacerse movimientos de entrada o salida durante el conteo. Ver figura 4.43.
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Figura 4.43 Inventario fsico.
Para facilitar el conteo fsico, resulta til ordenar el reporte en base a la localizacin de los productos dentro del almacn e imprimir el reporte ordenado de esta forma. Para llevar a cabo muestreos peridicos, resulta tambin muy til filtrar el listado condicionado al costo de los productos, limitando as el conteo a aquellos productos de mayor valor. Es importante tomar en cuenta que una vez que se imprime o se guarda el formato de Inventario Fsico, las cantidades permanecen fijas hasta que se genere el movimiento de ajuste o se presione el botn Restablecer existencias al da de hoy. 83
4.13 Existencias y Valuacin.
Esta opcin del inventario le permite al usuario conocer la existencia al da de cada uno de los productos y calcular el valor total del almacn. Ver figura 4.44.
Si se tiene activada la opcin de Multialmacenes, es posible consultar las existencias de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si un almacn no tiene existencias de un producto determinado, podr encontrar fcilmente si otro de los almacenes s lo tiene, y realizar movimientos (traspasos) entre un almacn y otro. Ver figura 4.45.
Figura 4.44 Seleccin la opcin existencias y valuacin. 84
Figura 4.45 Valuacin consolidada.
El programa permite valuar (costear) el Inventario por cualquiera de los siguientes Mtodos:
1. P.E.P.S 2. U.E.P.S. 3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION 4. PROMEDIO PONDERADO
1. P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas): Se refiere al mtodo de valuacin de Inventarios, mediante el cual los productos que se van retirando del almacn pertenecen a la primera capa, es decir a la primera entrada. Los retiros del almacn siempre se realizan de la primera a la ltima entrada o capa, de modo que los primeros productos en entrar son los primeros en salir del almacn. 85
2. U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas): En este mtodo los productos que se van retirando del almacn pertenecen a las ltimas capas, es decir, a la ltima entrada. Los retiros se van realizando de la ltima entrada o capa, a la primera, de modo que los primeros productos en entrar al inventario son los ltimos en salir del almacn.
3. Monetario o precio de reposicin: Este mtodo tambin conocido como Precio de Reposicin, valoriza el inventario al precio que tiene el producto en el mercado, por lo que en pases con altas tasas de inflacin, el valor del inventario tiende a aumentar con relacin al incremento en el costo de los productos.
4. Promedio ponderado: Como su nombre lo indica, la valuacin del Inventario se lleva a cabo en base al costo promedio del producto. Cada vez que ingresan productos al almacn el costo promedio se va modificando, por lo que en esta forma de valuacin se toma en cuenta la cantidad de producto que ingresa por el costo unitario del mismo. El costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad multiplicada por el costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no modifica este costo promedio.
La frmula que utiliza este mtodo es la siguiente:
[(existencias X costo prom. actual) + (cantidad de entrada X costo unitario de entrada)] / (existencia + cantidad de entrada)
El valor de un inventario se ve reflejado en los estados financieros de una empresa, por lo que resulta importante seleccionar el mtodo de costeo ms adecuado. La seleccin del mtodo que se ha de emplear en la valuacin depende de un anlisis particular de cada empresa y est fuera de los alcances de este manual. Sin embargo, podemos mencionar que el mtodo de valuacin por Promedio Ponderado es uno de los mtodos ms utilizados. 86
4.14 Kardex.
El programa permite consultar en forma cronolgica el detalle de los movimientos de entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear los saldos de un producto desde su entrada inicial al almacn hasta la fecha. El usuario puede inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo de tiempo determinado. La consulta del Kardex puede llevarse a cabo desde la fecha del ltimo cierre hasta el da de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre, stos podrn accesar desde el historial de movimientos, en la opcin Cierres del Men Principal. Ver figura 4.46
Figura 4.46 Opcin kardex. 87
4.15 Mximos, ptimos, Mnimos y Localizacin.
Se refiere a las cantidades mximas, ptimas y mnimas que establece desde un principio el usuario para controlar los niveles de existencia en el Inventario. Estos lmites estn ntimamente relacionados con el mdulo de abastecimiento de productos, que calcula y sugiere en forma automtica las cantidades que deben abastecerse al almacn para mantener el almacn en su nivel ptimo.
Nivel Mnimo: Es la cantidad mnima de un producto que debe haber en existencia siempre en el almacn.
Nivel Mximo: Es la existencia mxima permitida de un producto. Al establecer las cantidades mximas se garantiza que la inversin en el inventario nunca sobrepasar de ciertos lmites.
Nivel ptimo: El nivel ptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias mximo y el valor mnimo.
Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideracin varios aspectos, como el volmen que ocupan estos productos en el almacn y el monto de la inversin asignada al inventario. Normalmente se busca que la inversin en inventarios sea lo ms baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportuno abastecimiento de refacciones. En el mdulo de abastecimiento, el programa detecta los productos cuyas existencias se encuentren por debajo del nivel mnimo y sugiere la compra para llegar al nivel ptimo establecido por el usuario. Cuando el Inventario se encuentre ligado al Programa de Mantenimiento Preventivo MP ver. 8.0, el mdulo de Abastecimientos podr calcular y determinar las cantidades que deben abastecerse al almacn en funcin de los mantenimientos preventivos que se tienen programados, pero asegurando que nunca se rebase el nivel mximo establecido. Ver figura 4.47. 88
Figura 4.47. Seleccione la opcin Mximos, Mnimos y Localizacin
4.15.1 Importe mximo, ptimo y mnimo.
El programa permite hacer una simulacin del valor mximo, optimo y mnimo que podra alcanzar el inventario. Esta opcin resulta de gran utilidad para simular los 89
valores mximos que pudiera llegar a alcanzar el inventario. Si el valor del inventario determinado con los niveles mximos resultara demasiado alto, se debern bajar algunos de los valores mximos hasta que este valor est dentro de las polticas de inversin autorizadas por la empresa para este rubro.
En general, si se utiliza el mdulo de abastecimiento incluido en el programa, su inversin en inventarios estar fluctuando entre los valores ptimo y mnimo. Sin embargo, cuando se liga el programa de Inventario al programa de Mantenimiento Preventivo MP ver. 8, el clculo del abastecimiento toma en cuanta adems los mantenimientos programados y las refacciones que se requieren para realizar cada uno de estos trabajos, resultando entonces que pudiera requerirse una cantidad de refacciones mayor al nivel ptimo o inclusive al nivel mximo. En estos casos el mdulo de abastecimiento limita la compra al nivel mximo establecido, con lo cual se garantiza que el valor de su inversin en inventarios nunca sobrepasar el valor mximo establecido en las polticas de la empresa. Ver figura 4.48.
Figura 4.48 Valuacin de niveles.
4.15.2 Modificacin Avanzada.
Si se desea modificar los valores mximos, ptimos, mnimos y la localizacin de varios productos a la vez, el botn de modificacin avanzada puede ser de gran ayuda. Utilice esta herramienta en combinacin con el filtro para seleccionar solamente algunos productos. Por ejemplo, el usuario podra filtrar todos los 90
productos cuyo costo unitario sea mayor o igual a cierta cantidad y a todos esos productos asignarles un determinado valor mximo, ptimo y mnimo. O bien, podra filtrar de acuerdo a la descripcin de un producto y a todos los productos que renan esa condicin, asignarles una localizacin especfica dentro del almacn. Ver figura 4.49.
Figura 4.49 Modificacin avanzada.
La opcin permite establecer valores fijos para varios productos, o bien, calcular en forma general un porcentaje referido al valor mnimo, ptimo o mximo, segn sea el caso. Ver figura 4.50.
Figura 4.50 Ajuste de niveles. 91
4.16 Cierre.
Al trmino de un periodo contable, se acostumbra efectuar un cierre. Normalmente este cierre se lleva a cabo al finalizar el ao.
Al momento de efectuar un cierre, todos los movimientos de entradas y salidas pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para comenzar un nuevo periodo contable. Ver figura 4.51
Figura 4.51 Seleccin cierre. 92
4.17 Historial de Movimientos.
4.17.1 Historial de Movimientos en el perodo.
Todos los movimientos de entrada y de salida generados en el periodo podrn consultarse directamente en la opcin Movimientos al Almacn del mdulo Inventario.
El Kardex, como ya se ha explicado, permite consultar a detalle todos los movimientos de un producto determinado en el perodo comprendido entre la fecha del ltimo cierre hasta el da en que se realice la consulta. Ver figura 4.52.
4.17.2 Historial de Movimientos en perodos anteriores.
Una vez que se efecta el cierre, todos los movimientos de entradas y salidas pasan a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para comenzar un nuevo periodo contable, por lo que a partir del cierre, los movimientos anteriores al cierre debern consultarse en el mdulo Cierres del Men Principal.
De la misma manera, el Historial del Kardex permite analizar en forma cronolgica los movimientos de entrada y de salida de un producto determinado realizados en perodos anteriores al actual. Ver figura 4.53.
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Figura 4.52 Historial de movimientos.
Figura 4.53 Seleccin historial kardex. 94
CAPTULO 5 CONCLUSIONES 95
5.1 Resultados.
El control de almacn de refacciones se tiene la cantidad apropiada de materia prima, herramientas y refacciones en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible.
Con este control de inventarios la empresa puede realizar sus tareas de produccin y de compra economizando recursos, y tambin atender el trabajador con ms rapidez, optimizando todas las actividades del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la revolucin Mexicana. La eficiencia del proceso de este sistema de inventarios es el resultado de una buena coordinacin entre las diferentes reas de este departamento (Ing. de biomdica y mantenimiento) teniendo como antecedentes los objetivos generales de esta.
5.2 Trabajos Futuros.
Evitar fallas en el suministro de refacciones y herramientas a los trabajadores, compras de emergencia, frecuentes compras de artculos a pesar de que ya haya en existencia en el almacn. Disminuir robos desconocidos de inmediato, o bien que se conocen, que por el desorden que haba no se poda hacer responsable a nadie mediante el estricto control del almacn de refacciones y herramientas.
5.3 Recomendaciones.
Seguir estrictamente el nuevo proceso de control de refacciones, y concientizar a los trabajadores y proveedores de este nuevo proceso.
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BIBLIOGRAFIA.
Steven R. Schmid (2003) Manufactura, ingeniera y tecnologa. Mxico. Trillas
Ing. Hugo Daniel Foppoli (2005) MP software. Mxico. Tecnica aplicada internacional, S.A. De C.V
MP software Tcnica Aplicada Internacional, S.A. De C.V. 30 de Marzo del 2011 http://www.mpsoftware.com.mx/es/MP_Lo_nuevo.html