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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EMILIANO ZAPATA

DEL ESTADO DE MORELOS


CARRERA DE MANTENIMIENTO INDUSTRIAL


CONTROL DEL ALMACN DE REFACCIONES

REPORTE DE ESTADA
QUE PARA OBTENER EL TTULO DE:
INGENIERO EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

PRESENTA:
GERARDO ABUNDEZ QUITERIO


ASESOR INDUSTRIAL/INSTITUCIONAL: ASESOR UNIVERSITARIO:
ING. MARTIN CONTRERAS ARRELLANO ING. MOISS GUTIRREZ CASTRO




EMILIANO ZAPATA MORELOS, ABRIL DEL 2011
2

AGRADECIMIENTOS:
Que ha quin he de agradecer?
Busco dentro de m y no hace falta buscar tanto, pues el primer nombre que viene a mi
mente es el tuyo, Y cmo es que no he de agradecerte?, si me has dado tanto!, es
por t que estoy aqu, terminando una etapa ms en mi vida y lo nico que te puedo
decir es GRACIAS!; gracias por estar conmigo en las buenas y en las malas, gracias
por tus siempre necesarias palabras de aliento, por el caf, por tu mano en el hombro,
por tu sola presencia, gracias por tu entereza, gracias por creer en m y no sabra ni
podra acabar de agradecerte todo lo que me has dado.
PARA: MARIA GUADALUPE QUITERIO CALDERON.
A mi padre: Jos Abundez Magaa.
Aunque ya te hayas ido, siempre estuviste cerca de m. Hoy se que siempre he de
agradecerte la confianza que me brindaste, por tus consejos, y por todo lo que me has
enseado.
Dios ha sido bueno conmigo, por haberme dado un padre como t y s que siempre
me cuidars Gracias pap Te quiero.
Hermanos: Cesar, Juan y Jos.
Ustedes son una parte fundamental de este logro, sin ustedes esto no hubiera sido tan
bueno, que les cuento, ya todo lo saben pero an as les he de pedir un favor, nunca
dejen de hacerme ruido, sus juegos y sus bromas.
Y sobre todo a mi Dios... Por tu siempre misericordia, porque de no ser por t nada de
lo anterior existira en mi vida.

3

RESUMEN.
Durante muchos aos se ha buscado que los inventarios presenten una proporcin
significativa de los activos en la mayora de las empresas. Es por eso que los procesos
administrativos que den como resultado minimizar el porcentaje del inventario total
pueden representar grandes ahorros en dinero para el hospital. Es por eso que se
pretende eficientar el proceso de control de almacn.

Este trabajo se resume en el primer captulo el planteamiento del problema, los
objetivos, estrategias, metas, justificacin, as como y cuando se realiz y limitaciones
del proyecto que se alcanzaron durante el periodo de estada, en el segundo captulo,
podemos dar la correspondiente informacin sobre el Hospital de Alta Especialidad
Centenario de la Revolucin Mexicana donde se desarroll el proyecto; en el tercer
captulo la definicin de cada uno de los componentes del programa MP (Plan de
Mantenimiento Preventivo); en el cuarto se desarrolla el proyecto como tal haciendo
notar el nuevo proceso de control del almacn de refacciones. En el ltimo capitulo se
compone de los resultado del proyecto, trabajos futuros y recomendaciones.








4

INDICE
Pg.
AGRADECIMIENTOS
RESUMEN
CAPTULO 1. INTRODUCCIN
1.1 Planteamiento del problema .............................................................. 9
1.2 Objetivos ...........................................................................................
1.3 Estrategias ......................................................................................... 10
1.4 Metas .................................................................................................
1.5 Justificacin del proyecto ...................................................................
1.6 Cmo y cundo se realiz? ............................................................. 11
1.7 Limitaciones y alcances ..................................................................... 12

CAPTULO 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
2.1 Marco histrico .................................................................................. 14
2.2 Giro y tamao .................................................................................... 15
2.3 Objetivo .............................................................................................
2.3.1 Objetivos especficos ............................................................. 16
2.4 Organigrama ...................................................................................... 17
2.5 Misin ................................................................................................ 18
2.6 Visin ................................................................................................
2.7 Justificacin .......................................................................................
2.7 Ubicacin .......................................................................................... 19



5

CAPTULO 3. MARCO TERICO
3.1 El MP software .................................................................................. 21
3.2 Aplicaciones del MP ......................................................................... 22
3.2.1 Catlogo de equipos ..............................................................
3.2.2 Catlogo de Localizaciones ..................................................
3.2.3 Rutinas de mantenimiento ...................................................... 23
3.2.4 Programacin automtica del mantenimiento rutinario ..........
3.2.5 Calculo automtico de los calendarios de mantenimiento ......
3.2.6 rdenes de trabajo ................................................................. 24
3.2.7 Distribucin de cargas de trabajo ...........................................
3.2.8 Actualizacin de trabajos realizados ......................................
3.2.9 Mediciones predictivas ........................................................... 25
3.2.10 Inventario de repuestos y consumibles ................................
3.2.11 Solicitudes va internet .........................................................
3.2.12 Catlogo de mano de obra ................................................... 26
3.2.13 Catlogo de proveedores y servicios externos .....................
3.2.14 Control de resguardos y devoluciones de herramientas ......
3.2.15 Asociacin de recursos y actividades ................................... 27
3.2.16 Flujo de recursos ..................................................................
3.2.17 Vales de almacn y consumos .............................................
3.2.18 Clculo automtico del abastecimiento ................................ 28
3.2.19 Historial de consumos y trabajos realizados ........................
3.2.20 Grfica de realizados vs. Realizado y anlisis de fallas .......
3.2.21 Historia grfica .....................................................................
3.2.22 Indices de mantenimiento y control de garantas ................. 29
3.2.23 Libreras y seguridad ............................................................
3.3 Beneficios .......................................................................................... 30


6

CAPTULO 4. DESARROLLO DEL PROYECTO
4.1 Desarrollo de la Nueva Administracin del Almacn de Refacciones
........................................................................................................ 32
4.2 Iniciar el programa ............................................................................. 34
4.3 Seleccin de la base de datos ...........................................................
4.4 Que hay en la pantalla? ................................................................... 36
4.4.1 Men principal ........................................................................ 37
4.4.2 Barra de men........................................................................ 38
4.4.3 Barra de herramientas. ........................................................... 40
4.4.4 Barra de estado y barra de desplazamiento ........................... 41
4.5 Catlogo de productos ...................................................................... 42
4.5.1 Agregar ..................................................................................
4.5.2 Combos de seleccin ............................................................. 46
4.5.3 Asociar imgenes ................................................................... 48
4.5.4 Fijar datos para captura continua ........................................... 50
4.5.5 Modificar ................................................................................. 51
4.5.6 Eliminar .................................................................................. 52
4.5.7 Consulta .................................................................................
4.6 Ordenar ............................................................................................. 53
4.7 Buscar ............................................................................................... 54
4.8 Filtro ................................................................................................... 56
4.8.1 Generar filtro ..........................................................................
4.8.2 Activar / desactivar filtro ......................................................... 58
4.9 Impresin ........................................................................................... 59
4.9.1 Nombre de la compaa y logotipo .........................................
4.9.2 Opciones de impresin ........................................................... 60
4.10 Catlogo de proveedores ................................................................ 62
4.11 Catlogos auxiliares ........................................................................ 66
4.12Iinventario ......................................................................................... 67
7

4.12.1 Movimientos del almacn .....................................................
4.12.2 Movimiento de inventario inicial ............................................ 68
4.12.3 Movimientos de entrada ....................................................... 72
4.12.4 Movimientos de salida .......................................................... 79
4.12.5 Movimiento por inventario fsico ........................................... 81
4.13 Existencias y valuacin ................................................................... 83
4.14 Kardex ............................................................................................. 86
4.15 Mximos, ptimos, mnimos y localizacin ...................................... 87
4.15.1 Importe mximo, ptimo y mnimo ....................................... 88
4.15.2 Modificacin avanzada ......................................................... 89
4.16 Cierre ............................................................................................... 91
4.17 Historial de movimientos.................................................................. 92
4.17.1 Historial de movimientos en el perodo ................................
4.17.2 Historial de movimientos en perodos anteriores..................

CAPTULO 5. CONCLUSIONES
5.1 Resultados......................................................................................... 95
5.2 Trabajos futuros .................................................................................
5.3 Recomendaciones .............................................................................

ANEXOS

BIBLIOGRAFA ................................................................................ 96






8


























CAPTULO 1
INTRODUCCIN
9



1.1 Planteamiento del Problema.

En el Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana
ISSSTE, en el departamento de Ingeniera Biomdica y Mantenimiento existe un
almacn el cual se encarga de la recepcin y despacho de los materiales y
herramientas, ste presenta el problema de la fuga de materiales y herramientas.
Este se presenta, por no tener un control estricto en la documentacin que le permita
llevar la secuencia lgica de las actividades en cada uno de los pasos que conforman
el procedimiento de entrada y salida de materiales. La problemtica anteriormente
descrita genera lo siguiente:

Prdida de existencias en su inventario por la falta de informacin acerca de cmo
proceden las entradas y salidas de materiales y herramientas. Esto tambin genera
la prdida de tiempo en el inventario fsico al estar buscando los documentos que
respalden las entradas y salidas del material.

Prdida de dinero para el hospital por la fuga y falta de materiales con respecto a las
entradas y salidas de materiales importados.

Prdida de tiempo al realizar el despacho de materiales de suma importancia.


1.2 Objetivos.

Resguardar, custodiar, controlar y abastecer los materiales y productos del almacn,
de acuerdo a las polticas establecidas por la empresa, as como una eficiente
10

recepcin y administracin de los materiales y herramientas, eficientando el proceso
de inventarios fsicos.

1.3 Estrategias.

Investigar el procedimiento de almacenamiento anterior.
Conocer los formatos de entradas y salidas del material.
Conocer las polticas establecidas por la empresa para la compra y
abastecimiento del material.
Preparar el diseo del control de procedimientos administrativos de entradas y
salidas de materiales


1.4 Metas.

Con la realizacin de ste proyecto se busca que el almacn tenga un estricto control
de resguardo, custodia, administracin y abastecimiento de los materiales,
reduciendo el tiempo y mano de obra en el inventario fsico, los costos para el
hospital por extravi o robo de los materiales.


1.5 Justificacin del Proyecto.

La importancia del control de procedimientos administrativos permite llevar al hospital
a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir
y controlar de una manera ms eficaz las actividades que se designa a cada uno de
los miembros de la organizacin. Este conjunto de actividades responde a la esencia
del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar y ajustar las labores o
actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
11


El control de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales
contribuye a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepcin y abastecimiento de los
mismos para salvaguardar la operatividad del hospital.

As mismo, para el departamento de almacn es indispensable, ya que le permitir
contar con una herramienta para obtener informacin rpida y oportuna ya que con el
mismo se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y
salidas de materiales.

Igualmente; para el almacenista resulta beneficioso porque le permite mejorar sus
funciones y realizar eficazmente las entradas y salidas de los materiales, conociendo
cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercanca.


1.6 Cmo y cundo se realiz?

Este proyecto se inici el 12 de Enero del 2011 en el almacn del Hospital de Alta
Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana a cargo del supervisor de
mantenimiento el ing. Martin Contreras Arellano, en coordinacin con el asesor
universitario, profesor de tiempo completo, ing. Moiss Gutirrez Castro, iniciando la
investigacin del proceso de almacenamiento anterior para detectar los imperfectos o
inconvenientes de su problemtica, conociendo los formatos y las polticas
establecidas por la empresa para la compra y abastecimiento del material,
posteriormente se dise el control de procedimientos administrativos de entradas y
salidas de los mismos, terminado ste se elabor el reporte final, finalizando la
estada el 19 de abril del 2011.


12


1.7 Limitaciones y Alcances.

El alcance del proyecto se concreta con el eficiente control del almacn de
refacciones del departamento ingeniera biomdica y mantenimiento del Hospital de
Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana ubicado en el municipio
de Emiliano Zapata del estado de Morelos

Una de las caractersticas ms importantes y de mayor preferencia es constatar que
ste proyecto de estada solo se aplica en el Hospital de Alta Especialidad
Centenario de la Revolucin Mexicana el cual se cumpli en tiempo y forma para la
aplicacin de este.

13









CAPTULO 2
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
14

2.1 Marco Histrico.

El Hospital General Emiliano Zapata, fue proyectado para su construccin hace 13
aos en un terreno que inicialmente fue donado por el Fideicomiso de la Central de
Abasto del Estado de Morelos, sin embargo se presenta, durante aproximadamente 9
aos, un proceso administrativo y legal que retarda el inicio de la construccin de
dicho inmueble por ser un Terreno Federal utilizado como Ejido. Finalmente en el
mes de mayo de 2008 se retoma el proyecto como Hospital de Alta Especialidad
Centenario de la Revolucin Mexicana mismo que sera construido con recurso
federal, en el Estado de Morelos en el Municipio de Emiliano Zapata, y que sustituye
al Hospital General Dr. Carlos Calero Elorduy, de la Ciudad de Cuernavaca
Morelos, teniendo como beneficiaria a una poblacin potencial de aproximadamente
670417 derechoabitantes, la Unidad Mdica tiene una capacidad fsica instalada de
139 camas , en una superficie de terreno de 19,994 m
2
y construccin de 210,058 m
2
,
con una inversin total de 818 MDP, de los cuales 252.3 MDP fue la inversin de la
obra y 565.7 MDP en equipamiento. El personal requerido para su funcionamiento es
de 1,083 plazas, conformada por la actual del Hospital General Dr. Carlos Calero
Elorduy de 654 plazas por la nueva creacin de 429 plazas.

Los servicios otorgados son: 39 Especialidades Mdicas, destacando las de Alta
Especialidad como: Cardio-Hemodinamia, Radioterapia con el Acelerador Lineal,
Endoscopa Gastrointestinal, Quimioterapia y Braquiterapia entre otras, asimismo
Medicina Preventiva, Radiologa e Imagen, Laboratorio Clnico, Banco de Sangre,
Anatoma Patolgica, Ciruga General y Ciruga Ambulatoria, Hospitalizacin, Toco
Ciruga, Medicina Fsica, Terapia Intensiva de Adultos, Pediatra y Neonatal,
Hemodilisis y Dilisis Peritoneal. Es de importancia mencionar el compromiso de la
Direccin General, la cual implement una Planeacin estratgica que se ha seguido
paso a paso para poner en apertura el funcionamiento operativo de esta nueva
Unidad Mdica Hospitalaria de Alta Especialidad, en un periodo de 20 meses desde
15

que se formaliz su creacin, siendo un logro muy significativo en la Historia del
Instituto sobre la apertura de Unidades Hospitalarias.

El Hospital ha iniciado su funcionamiento de Atencin al Derechohabiente el dia 4 de
Mayo del 2010, el cual se est realizando en forma gradual, permitiendo que su
personal operativo conozca a la precisin el funcionamiento del equipo de alta
tecnologa de sus reas, as como los manuales de procedimientos y normas
vigentes de cada servicio.

Por ltimo un alto compromiso en el desarrollo de Enseanza e Investigacin con
Calidad en la formacin de Recursos Humanos en Salud, vinculados con las ms
importantes Instituciones de Educacin Mdica del pas y del Estado de Morelos.
Hoy estamos reiterando nuestro compromiso, en primer lugar con la salud de los
mexicanos y con los morelenses, y en segundo y, fundamentalmente, nuestro
compromiso con el fortalecimiento y la renovacin del ISSSTE, esta Institucin tan
valiosa para los trabajadores del Estado.


2.2 Giro, tamao.

El Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana es un
Organismo Descentralizado de la Administracin Pblica Federal, con el giro salud.


2.3 Objetivo.

Promover la realizacin de proyectos de investigacin en el rea clnica
administrativa con los ms altos niveles de calidad, que genere un impacto
permanente en los procesos de atencin mdica y salud. Asimismo formar recursos
16

humanos en salud de las diferentes reas y especialidades de atencin mdica, con
alto grado de compromiso social al derechohabiente.


2.3.1 Objetivos especficos.

Conformar y vigilar la continuidad normativa de los diferentes Comits Hospitalarios
como son: el de Calidad, el de Expediente Clnico, el de Biotica, el de Investigacin
y el de Licencias Mdicas.

Desarrollar bajo normatividad el Programa de Estmulos a la Calidad del desempeo.
Implementar los Cursos de Especialidades Mdicas troncales como son: Ciruga,
Medicina Interna, Pediatra, y Gineco Obstetricia, as mismo los Cursos de
Subespecialidad y Alta Especialidad.

Conformar los Convenio con las Instituciones Educativas y el Instituto que validen los
recursos realizados en el Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin
Mexicana.

Realizar Programas Acadmicos y Operativos que permitan el desarrollo del
Servicio Social de las diferentes carreras en el rea de Salud y Administrativas.

Promover la Investigacin Clnica y Administrativa de las reas hospitalarias, con alto
nivel de calidad, dentro de los estndares normativos internacionales de la
Investigacin.

Generar y Fomentar la Educacin Mdica Continua a todos los trabajadores,
mediante Cursos de Capacitacin, Talleres de Trabajo, Diplomados, Maestras,
Sesiones, etc.
17

2.4 Organigrama.
Ing. Luis Hernndez Suarez
Coordinador de Ingeniera Biomdica y
Mantenimiento
Ing. Julio Peralta Gonzlez
Jefe de Equipos e Instalaciones
Electromecnicas
Ing. Elizabeth Alejandra Crdova Miranda
Jefe de Ingeniera Biomdica
Ing. Abel Guevara Reyna
Jefe de Mantto Muebles e Inmuebles
Daro Snchez
Asistente Tcnico Operativo

Arturo Castaeda
Auxiliar Administrativo
Othn Velzquez
Auxiliar Administrativo
Mauricio Hernndez
Auxiliar Administrativo
Mario Tominaga
Auxiliar Administrativo
Oscar Snchez
Auxiliar Administrativo
Miguel Quiroz
Auxiliar Administrativo
Alfonso Vergara
Auxiliar Administrativo
Omar Beltrn Taylor
Auxiliar Administrativo

Rafael Prez Morales
Auxiliar Administrativo
Ing. Martin Contreras Arellano
Supervisor
Conrado Prez
Auxiliar Administrativo
Luciano Hernndez
Auxiliar Administrativo
Mario Rodrguez
Auxiliar Administrativo
Lizandro Gmez
Auxiliar Administrativo
Eduardo Gmez
Auxiliar Administrativo
Jos Luis Castaeda
Auxiliar Administrativo
Juan Jurado
Auxiliar Administrativo
Oscar Suarez
Auxiliar Administrativo
Anatolio Olascagua
Auxiliar Administrativo
Alejandro Peralta
Auxiliar Administrativo
Antonio Torres
Auxiliar Administrativo
Manuel Jcome
Auxiliar Administrativo
Arturo Garrido
Auxiliar Administrativo
Margarita Gmez
Secretaria de
Coordinacin
Irma Briones
Encargada de Almacen
Vernica Morales
Secretaria de Ing.
Biomdica y Mantenimiento

Figura 2.1 Organigrama del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana.
18

2.5 Misin.

Formar recursos humanos en las reas de competencia hospitalaria, tanto en rea
mdica como administrativa, capaces de llevar a cabo las actividades de atencin e
investigacin, con un profundo sentido humano y de servicio, con valores que
repercutan en una relacin estrecha y comprometida con la derechohabiencia.


2.6 Visin.

Ser el mejor servicio de enseanza e investigacin de a nivel institucional y nacional
que haga merecedor al Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin
Mexicana, de reconocimiento por la labor desarrollada en el mbito mdico y de
formacin de recursos humanos, as como investigacin, destacando los principios y
valores humanos, motivando cambios a nivel personal y de servicios, que logren el
fortalecimiento como una institucin en calidad de salud.


2.7 Justificacin.

La necesidad de mejorar la calidad de los servicios mdicos, que se brindan en las
instituciones de salud pblica, es prioritaria actualmente, por lo que se han generado
lneas de accin que permiten Certificar y Acreditar cada una de las unidades
mdicas del pas, comprometidos en este objetivo es necesario implementar proceso
de planeacin estratgica que permitan desarrollar programas de enseanza e
investigacin en el rea mdica y administrativa, conformar y desarrollar le educacin
mdica continua y la capacitacin del personal que son los tres pilares principales
para generar un alto desarrollo en calidad de atencin en salud a nuestra poblacin
derechohabiente.
19

2.7 Ubicacin.
Av. Universidad No. 40, Colonia Palo Escrito, Municipio de Emiliano Zapata, Morelos.
C.P.62760

Figura 2.2. Ubicacin del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la Revolucin Mexicana

20

CAPTULO 3
MARCO TERICO

21

3.1 El MP Software.

El MP (Programa de Mantenimiento Preventivo) es un software profesional para
control y administracin del mantenimiento o CMMS, de sus siglas en ingls
Computarized Maintenance Managment System.

El MP es un software profesional para control y administracin del mantenimiento
que le ayudar a documentar y mantener organizada toda la informacin que
requiere el departamento de mantenimiento. La versatilidad de este programa
permite implementarlo en cualquier lugar en donde haya equipos, maquinaria e
instalaciones sujetas a mantenimiento.
Industrias.
Constructoras.
Hoteles.
Hospitales.
Flotillas.
Empresas de servicios.
Etc.

El MP es un software prctico, amigable y fcil de implementar. Da con da, el MP
informa sobre los trabajos de mantenimiento que se deben realizar y una vez que se
realizan, el MP reprograma la fecha prxima para cuando deban volver a realizarse,
ajustando automticamente los calendarios de mantenimiento. Documenta toda la
informacin de todos los equipos con imgenes, planos, especificaciones,
localizacin, datos de proveedor, garantas, etc.

Estructura las rutinas de mantenimiento, elabora los calendarios de mantenimiento
de forma automtica; emite soluciones de trabajo va internet; genera rdenes de
trabajos; administra el inventario de repuestos; genera flujo de recursos y vales de
22

almacn; calcula oportunamente el abastecimiento de repuestos; organiza y
mantiene actualizado los historiales de trabajos realizados y consumos; detecta los
equipos que ms fallas presentan; las fallas ms frecuentes y sus causas raz;
grfica costos y paros; calcula ndices de mantenimiento, y mucho ms.

El objetivo principal del MP es ayudarle a administrar la gestin de mantenimiento de
una manera eficiente, manteniendo toda la informacin de su departamento de
mantenimiento documentada y organizada


3.2 Aplicaciones del MP.

Solucin integral para control y administracin del mantenimiento. A continuacin, un
breve resumen explicativo acerca de los alcances del MP.


3.2.1 Catlogo de Equipos.

Forma un catlogo de equipos y documenta el MP toda la informacin de los
equipos, por ejemplo imgenes, localizacin, notas, garantas, datos del proveedor,
etc. El MP ofrece gran versatilidad al permitir al usuario establecer sus propios
campos personalizados para la captura del catlogo de equipos.


3.2.2 Catlogo de Localizaciones.

Estructure en el MP el rbol de localizaciones que le permitir dejar documentada la
localizacin de todos y cada uno de los equipos. Gracias a la estructura arbolar del
catlogo de localizaciones, podr establecer filtros para ubicar los equipos a
cualquier nivel del rbol.
23

3.2.3 Rutinas de Mantenimiento.

Documenta el MP los planes de mantenimiento rutinario para equipos y
localizaciones, indicando las actividades rutinarias que deben realizarse, asi como la
frecuencia con que debe realizarse cada actividad. El MP permite establecer planes
de mantenimiento en base a tiempo o lecturas como por ejemplo kilmetros
recorridos, horas de uso, etc. Incluso es posible establecer planes combinados con
fechas y lecturas, lo que suceda primero.


3.2.4 Programacin Automtica del Mantenimiento Rutinario.

Una vez definidos por el usuario los planes o rutinas de mantenimiento, el MP calcula
en forma automtica las fechas para cundo deben realizarse cada una de las
actividades, en base a la fecha de los ltimos mantenimientos y frecuencias
establecidas en los planes de mantenimiento.


3.2.5 Clculo Automtico de los Calendarios de Mantenimiento.

En los calendarios de mantenimiento el MP marca las fechas cuando deben
realizarse los diferentes trabajos de mantenimiento, encargndose el MP de
mantener actualizados y al da dichos calendarios. Dada la cantidad de actividades
que normalmente deben controlarse y al hecho de que los calendarios
constantemente requieren ser actualizados, solo con un sistema computarizado
como el MP es posible mantener organizada toda esta informacin.




24

3.2.6 rdenes de Trabajo.

Da con da el MP analiza las fechas de trabajos programados e informa sobre los
trabajos que deben realizarse en el periodo. Seleccione los trabajos y genere las
rdenes de trabajo en forma automtica desde el MP. A cada orden de trabajo que el
usuario genera el MP asigna el nmero de folio consecutivo para el control. En una
misma rden de trabajo se puede incluir opcionalmente varios trabajos, tanto de
mantenimiento rutinario como de mantenimiento no rutinario. Tambin es posible
incluir opcionalmente uno o varios equipos o localizaciones en una misma orden de
trabajo.


3.2.7 Distribucin de Cargas de Trabajo.

El MP cuenta con herramientas que le ayudaran a distribuir las ordenes de trabajo
entre el personal de mantenimiento en funcin, de la especialidad y duracin
estimada de cada rden.


3.2.8 Actualizacin de Trabajos Realizados.

Una vez que se realicen los trabajos, el usuario deber reportar en el MP sobre los
trabajos realizados. Cuando el usuario reporta en el MP sobre algn trabajo de
mantenimiento rutinario realizado, en forma automtica el MP genera la fecha
prxima para cuando dicho trabajo deba volver a realizarse. Conforme se van
marcando los trabajos como realizados, un control grafico muestra el avance de cada
OT (Orden de Trabajo).



25

3.2.9 Mediciones Predictivas.

Existen trabajos de mantenimiento que implican la toma de una medicin, como por
ejemplo medir temperatura, vibracin, desgaste, etc. Documente en el MP el valor de
las mediciones que realiza a sus equipos. El MP grafica dichas mediciones y lo
mantiene informado sobre todos aquellos equipos con mediciones fuera o cercanas a
lmites.


3.2.10 Inventario de Repuestos y Consumibles.

El MP profesional y empresarial incluye un programa de inventario muy completo
denominado Inventario de Repuestos que permiten controlar en forma eficiente
existencias de materiales y repuestos, movimientos de entradas y salidas, kardex,
valuacin del inventario por diferentes mtodos, calcular el abastecimiento,
proveedores, compras, etc. Otra caracterstica es la opcin de manejar multi
almacenes y marcas equivalentes para un mismo producto, asi como cdigo de
barras. No obstante que el inventario es un programa independiente al MP, desde el
MP el usuario podr ligarse a la base de datos del inventario para consultar
existencias, generar en forma automtica los vales de salida de material y determinar
los repuestos y consumibles necesarios para realizar las diferentes actividades.


3.2.11 Solicitudes Va Internet.

Reporte solicitudes de mantenimiento via internet. Las solicitudes de mantenimiento
que se reportan via internet, llegan directamente al personal de mantenimiento. Cada
vez que alguien reporta una solicitud de mantenimiento via internet, se abre una
ventana en la pantalla de los administradores de mantenimiento indicndoles sobre
los trabajos que el personal reporta o solicita. Por otro lado, las personas que hacen
26

una solicitud podrn consultar en internet el estado que guarda su solicitud, es decir,
si su solicitud ya fue leda, fecha programada para realizar el trabajo, si el trabajo ya
fue realizado, etc.


3.2.12 Catlogo de Mano de Obra.

En el MP el usuario captura el Catalogo de Mano de Obra en el que quedan
registrados los nombres, especialidades, costos por hora y costos extraordinarios del
personal involucrado en las labores de mantenimiento. La informacin de este
catlogo permitir la designacin de responsables para las rdenes de trabajo, as
como el registro del tiempo consumido por concepto de mano de obra en cada orden
de trabajo.


3.2.13 Catlogo de Proveedores y Servicios Externos.

El MP contempla un catlogo de proveedores de equipos y servicios. Los equipos
que se registren en el MP, podrn relacionarse con respectivo proveedor. El usuario
podr consultar en lnea la informacin del proveedor como por ejemplo: contactos,
telfonos, etc. Podr tambin formar una catlogo de los servicios que cada
proveedor ofrece y documentar en el MP el consumo de servicios.


3.2.14 Control de Resguardos y Devoluciones de Herramientas.

El MP profesional y el MP empresarial incluyen un programa denominado control de
herramientas. Este programa permite controlar resguardos y devoluciones de todas
las herramientas entregadas a los trabajadores. El programa permite entre otras
cosas consultar en lnea quien tiene o donde se encuentra cada una de las
27

herramientas. Antes de proceder a efectuar una trabajo de mantenimiento, desde el
MP el usuario podr consultar la disponibilidad o existencias en el almacn de las
herramientas que emplear para realizar los trabajos encomendados.


3.2.15 Asociacin de Recursos y Actividades.

La asociacin de los recursos a las actividades consiste en establecer en cada una
de las actividades de mantenimiento rutinario, los recursos materiales (repuestos y
consumibles), mano de obra, servicios externos y herramientas necesarias para
realizarlas.


3.2.16 Flujo de Recursos.

Conociendo los recursos que se requieren para realizar cada actividad y las fechas
programadas para realizarlas, el MP calcula las cantidades de cada recurso por
emplear en los siguientes das o meses, asi como los costos programados.


3.2.17 Vales de Almacn y Consumos.

Genere los vales de almacen en forma automtica en el MP y descrguelos al
momento de generar su movimiento de salida desde el inventario de repuestos.

El MP permite documentar el consumo de los repuestos, mano de obra y servicios
externos utilizados durante la ejecucin de los trabajos de mantenimiento. Esto nos
permitir hacer consultar sobre los recursos utilizados en cada equipo y analizar
costos de mantenimiento.

28

3.2.18 Clculo Automtico del Abastecimiento.

El inventario de repuestos consulta al MP para calcular el abastecimiento oportuno y
justo a tiempo de los repuestos y consumibles que se debern adquirirse para
cumplir con los programas de mantenimiento. El clculo se lleva a cabo tomando en
cuenta las existencias y los recursos programados.


3.2.19 Historial de Consumos y Trabajos Realizados.

El MP mantiene organizada, actualizada y disponible para consulta toda la
informacin histrica referente a los trabajos realizados y recursos utilizados.


3.2.20 Grfica de realizados vs. Realizado y Anlisis de Fallas.

Grfica en la que se comparan mensualmente la cantidad de actividades
programadas y la cantidad de actividades realizadas.

Detecte los tipos de equipo que ms fallas presentan las fallas ms frecuentes y las
causas raz.


3.2.21 Historia Grfica.

En forma grfica se muestra la historia de mantenimientos efectuados a un equipo en
un lapso de tiempo, mostrando periodos desprotegidos. Esta grfica constituye un
indicador para evaluar la vulnerabilidad de los equipos y en ella es posible visualizar
que tan apegado a lo programado ha sido la ejecucin de los trabajos de
mantenimiento. Permite tambin relacionar fallas con los planes de mantenimiento
29

ayudando a hacer los ajustes necesarios en los planes de mantenimiento para evitar
que determinada falla vuelva a presentarse.

Genere gran cantidad de consultas grficas y reportes relacionados con la gestin de
mantenimiento como grficas de costos, paros, etc.


3.2.22 ndices de Mantenimiento y Control de Garantas.

El MP calcula tres ndices de mantenimiento (tiempo medio entre fallas, tiempo
medio para reparacin y disponibilidad).

El MP permite documentar las garantas de cada equipo, ya sea que se trate de la
garanta del equipo, de un repuesto o incluso de la garanta de un servicio.
Accesando a este mdulo podr consultar todas las garantas vigentes de un equipo.


3.2.23 Libreras y Seguridad.

Una librera es un archivo que contiene una serie de planes de mantenimiento
prefabricados de diversos equipos tpicos. El MP incluye libreras con una amplia
variedad de planes de mantenimiento prefabricados que le facilitaran sin lugar a
dudas la implementacin del MP.

Para la seguridad del sistema de mantenimiento, el MP permite dar de alta a los
usuarios que tendrn acceso al MP. Los usuarios registrados tendrn acceso al
programa mediante una clave de acceso y podrn tener permiso total o limitado para
accesar diferentes mdulos y ejecutar funciones determinadas.


30

3.3 Beneficios.

Reduce paros imprevistos.
Evita accidentes.
Incrementa la vida til de los equipos.
Reduce costos por mantenimiento correctivo.
Programa la adquisicin de repuestos justo a tiempo.
Aumenta la confiabilidad y uniformidad de la produccin.
Mejora el desempeo del personal de mantenimiento.
Organiza y documenta la gestin de mantenimiento de la empresa.














31
























CAPTULO 4
DESARROLLO DEL PROYECTO

32

4.1 Desarrollo de la Nueva Administracin del Almacn de
Refacciones.

En base al estudio de la administracin del almacn de refacciones y materiales
anterior, el cual era deficiente por el llenado de formatos, fugas de materiales y la
sobre existencias de materiales. Es por eso que se realiz un nuevo proceso de
almacenamiento.

El nuevo concepto que se le da al almacn de refacciones y materiales es: Realizar
las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artculos en
condiciones ptimas de uso y oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta
de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencia.

En el nuevo proceso de almacenamiento de refacciones y materiales hubo ciertas
consideraciones que se tomaron para poder disearlo. Una de stas es el tipo y
numero de materiales que se van almacenar y manejar, sobre la cual es la base de
esta nueva administracin.

Ya que la acumulacin de existencias en los almacenes crea la necesidad de conocer
cundo y cunto es preciso hacer una provisin de nueva mercanca mediante el
llenado del kardex. Esta administracin de existencias establece 3 grupos que explican
el comportamiento y la evolucin de los inventarios: los costos que es la emisin de
pedido, adquisicin, posesin ruptura; los plazos de suministro que es el tiempo que
transcurre entre la solicitud del pedido y la entrega efectiva; y finalmente la demanda,
que se refiere al tiempo promedio de uso de las refacciones y materiales.

En el proceso de inventario se busca tener la cantidad apropiada de refacciones y
materiales en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible.

33

Con los inventarios el rea de ingeniera biomdica y mantenimiento podr realizar las
tareas de mantenimiento y servicios economizando recursos, y atenderlos con mayor
rapidez, optimizando todas las actividades del hospital.

La importancia de contar con un buen control de inventarios es importante ya que si no
se pueden dar varios problemas sobre el mal control de estos. Algunos efectos que
resultan y no son deseados son que el costo de almacenaje es ms alto de lo normal.
Puede haber robos desconocidos de inmediato, o bien, que se conocen pero que por
el desorden que puede haber no se hace responsable a nadie, fallas en el suministro
de refacciones al personal, frecuentes compras de emergencia, compra de artculos a
pesar de que ya haya en el almacn.

La aplicacin de este nuevo proceso de inventarios permite tambin llevar un control
sistemtico de las compras de artculos con especificacin de la fecha, proveedor,
precios de la compra del productor, etc. Con posibilidad de consulta inmediata de esta
informacin.

Tambin capturo la informacin las refacciones y materiales en el programa MP
software para la administracin de estos, as como tambin la programacin de los
inventarios fsicos del almacn de refacciones, el kardex que permite consultar en
forma cronolgica el detalle de los movimientos de entrada y salida de un producto,
las cantidades mximas, ptimas y mnimas que establece el usuario para controlar
los niveles de existencia en el Inventario y el cierre que al trmino de un periodo
contable, se acostumbra efectuar un cierre. Normalmente este cierre se lleva a cabo
al finalizar el ao. A continuacin se muestra la explicacin para la captura de cada
refaccin o material y la programacin de los inventarios.




34

4.2 Iniciar el Programa.

Al instalar el programa MP se genera en el administrador de programas de Windows
un grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del Inventario de
Refacciones. Cada uno de los accesos directos est representado por un icono. Ver
figura 4.1.

Figura 4.1. Inicio del MPsoftware.


4.3 Seleccin de la Base de Datos.

Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario que
seleccione una base de datos.

35

El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar
como prctica durante la capacitacin. Una vez que el usuario decida iniciar la
implementacin, desde esta misma ventana podr crear una o varias bases de datos
nuevas con todos los registros en blanco.

Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la
base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos
adquiridos en cada leccin. Ver figura 4.2.


Figura 4.2. Seleccin de la Base de Datos.

Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal del
Inventario de Refacciones. Cuando el acceso a la base de datos est restringido,
antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su
clave de acceso a la base de datos. Para mayor informacin sobre la forma de
restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte el
manual de instalacin. Ver figura 4.3.
36


Figura 4.3. Ventana de Solicitud de Clave de Acceso.


4.4 Que hay en la Pantalla?.

Esta leccin muestra los elementos de la pantalla del Inventario de Refacciones,
como mens, Barra de Herramientas y Barra de Estado. El objeto de esta leccin es
que el usuario conozca las partes bsicas de la pantalla del Inventario y aprenda a
navegar por el programa, accesando los diferentes mdulos y sus opciones. Ver
figura 4.4.

Figura 4.4. Ventana Principal.
37

4.4.1 Men Principal

El Men Principal localizado en una barra vertical del lado izquierdo de la pantalla
est estructurado en 4 mdulos bsicos:

Catlogos Es el mdulo donde el usuario registra en el catlogo todos sus
productos y forma adems el catlogo de los proveedores que suministran
dichos productos.
Inventario Es el mdulo donde se llevan a cabo todas las operaciones del
inventario, como movimientos de entradas y salidas, consultas.
Compras Es el mdulo que permite calcular los materiales que deben
abastecerse al almacn, organizar la compra de productos por proveedor y
generar las rdenes de compra.
Cierres Es el mdulo donde el usuario podr consultar los archivos histricos
de todos los movimientos de cierres anteriores, as como archivos histricos
de compras realizadas en cierres anteriores, etc.


Figura 4.5. Seleccin de Mdulos.
38

El acceso a cada uno de estos cuatro mdulos, se efecta seleccionando con el
apuntador del mouse el mdulo correspondiente. Presione el botn izquierdo del
mouse para hacer la seleccin.

Al seleccionar un mdulo, el programa despliega las opciones disponibles dentro de
cada mdulo. Las opciones de cada mdulo estn representadas por un icono. Hasta
el momento en que el usuario selecciona una opcin de un mdulo del Men
Principal, el programa presenta la Ventana de Informacin con la informacin
disponible y, una barra con el encabezado de la Ventana de Informacin mostrando
al usuario donde se encuentra ubicado. Tambin, aparece en ese momento la Barra
de Herramientas para acceso rpido a los comandos propios de la opcin
seleccionada. Ver figura 4.6.


Figura 4.6. Mdulos.


4.4.2 Barra de Men.

Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Men.
Los comandos y opciones disponibles varan de un mdulo a otro. Al seleccionar una
39

opcin de la Barra de Men, el programa abre una ventana con los comandos o
herramientas correspondientes. Ver figura 4.7.


Figura 4.7 Men Editar.

Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto
quiere decir que el comando no est disponible o no es compatible con las
condiciones o seleccin prevaleciente. Por ejemplo, el comando Editar >
Activar/Desactivar filtro aparece desactivado si el usuario an no ha definido una
condicin de filtro.

Desde la Barra de Men el usuario puede configurar el programa y quitar por ejemplo
el Men Principal para aumentar el rea de visualizacin de la Pantalla de
Informacin, presionando Ver >Barra de Men Principal en la Barra de Men. El
Men Principal desaparece. Repita el proceso para presentar nuevamente el Men
Principal. Ver figura 4.8.


Figura 4.8. Men Ver.
40


Al quitar el Men Principal, el acceso a los diferentes mdulos y sus opciones puede
hacerse a travs de la Barra de Men presionando Men Principal. Ver figura 4.9.


Figura 4.9. Men Principal.

Los comandos contenidos en la Barra de Men, tambin pueden ser activados
utilizando la combinacin de teclas <Alt + letra subrayada>, ej. <Alt + H> si se
desea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Men.

4.4.3 Barra de Herramientas.

La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso ms frecuente, mismos que
estn representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un acceso
rpido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Men. La Barra de Herramientas
se activa hasta el momento en que el usuario selecciona una opcin de los mdulos
del Men Principal. Ver figura 4.10.


Figura 4.10. Barra de herramientas.

Cuando el usuario posiciona el apuntador del mouse sobre una herramienta,
aparece una pequea ventana comnmente llamada tooltip con una breve
41

descripcin de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se
presiona el botn izquierdo del mouse. Ver figura 4.11.


Figura 4.11 Comandos de la Barra de Herramientas.


4.4.4 Barra de Estado y Barra de Desplazamiento.

Se encuentra localizada en la parte inferior de la pantalla y, muestra informacin
acerca de la base de datos que se est accesando, as como el nombre del usuario.
Presionando doble click con el apuntador del mouse, sobre el nombre de la base
de datos o usuario podr cambiar de base de datos o usuario respectivamente.

Para quitar esta barra y agrandar un poco el espacio de la ventana de informacin,
presione Ver > Barra de Estado en la Barra de Men. Use la barra de
desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la pantalla de informacin.


42

4.5 Catlogo de Productos.

4.5.1 Agregar.

El primer paso para la implementacin del Programa de Inventario de Refacciones
ver. 2.0 consiste en formar un catlogo donde se registran los productos en el
Inventario. Ver figura 4.12.

Al registrar un producto, el usuario captura los siguientes campos:
[1] No. de Parte *
[2] Descripcin *
[3] Unidad *
[4] Clasificacin
[5] Especificaciones
[6] Tiempo de procura miento (en das)
[7] Imagen asociada al producto
[8] Almacenes en los que debe existir el producto (Multialmacenes)
[9] Equivalencia de Marcas
Los campos marcados con (*) son indispensables para registrar un producto en el
Catlogo.
43


Figura 4.12 Ventana de catlogo de productos.

El campo [1]. No. de Parte que permite registrar la clave, cdigo o nmero con el que
se identifica al producto internamente en la empresa. Puede estar formado por
nmeros, letras o una combinacin de ambos.

El campo [2]. Descripcin que permite registrar el nombre del producto y algunas
caractersticas que ayuden a diferenciarlo de otro similar.

El campo [3]. Unidad que se utiliza para indicar la forma en que es medido o la
unidad mnima de salida del producto (ej. pza, jgo, kg, lt, etc.).

Al momento de efectuar la compra, el programa permitir escoger entre diferentes
presentaciones (ej. tambo, cubeta, galn, caja, etc.), sin embargo, la unidad se
44

refiere a la unidad mnima con la que el producto es utilizado o retirado del almacn
para llevar a cabo un mantenimiento determinado.

El campo [4]. Clasificacin que permite registrar agrupaciones o familias de
productos. En algunas ocasiones resulta de gran utilidad el agrupar los productos en
base a sus caractersticas, lo que permite realizar consultas con mayor rapidez y la
posibilidad de emitir reportes basados en estas agrupaciones. (Ej. Ferretera,
Automotriz, Lubricantes, etc.)

El campo [5]. Especificaciones es un campo memo en donde el usuario puede
registrar una descripcin larga del producto o informacin adicional como por ej. sus
dimensiones, material de fabricacin, cuidados que se deben tener para su
almacenamiento, etc..

El campo [6]. Tiempo de procuramiento es el tiempo promedio estimado que
transcurre (en das), desde que el producto es solicitado al departamento de compras
hasta que ste es entregado por el proveedor en el Almacn. Este tiempo de
procuramiento es muy til para calcular el abastecimiento de productos prximos a
utilizar por mantenimiento, permitiendo la programacin adecuada de las compras y
la posibilidad de conseguir un abastecimiento bajo el concepto Justo a Tiempo,
manteniendo los niveles de existencias en un mnimo y sin afectar la realizacin de
los trabajos de mantenimiento que se tienen programados.

El recuadro [7]. Imagen asociada permite asociar una imagen al producto como
informacin complementaria. Lo anterior permite tener acceso a una imagen que
muestre como es fsicamente el producto.
45


Figura 4.13 Ventana de agregar producto.

El recuadro [8]. Multi almacenes muestra los almacenes que contienen o manejan el
producto en cuestin. Por omisin el programa maneja un solo almacn apareciendo
en este caso el recuadro correspondiente desactivado. Ms adelante se ver la
manera de activar la opcin multi almacenes, la forma de dar de alta diferentes
almacenes y como relacionar los productos del catlogo a cada almacn.

El Botn [9]. Equivalencia de Marcas permite registrar diferentes marcas
equivalentes y sus correspondientes nmeros de parte del fabricante o proveedor.

Como se explic anteriormente, el nmero de parte es interno de la empresa y con
esta opcin se relacionan marcas y productos equivalentes de diversos fabricantes o
proveedores. Dicha informacin resulta de gran utilidad al momento de elaborar una
Orden de Compra, ya que el programa permitir especificar la marca y nmero de
parte del fabricante en la orden de compra.
46

Una vez que se da de alta un producto, ste se agrega al listado para formar el
Catlogo de Productos. Es conveniente recordar que para capturar este catlogo no
es necesario utilizar todos los campos, ya que tambin puede ser formado utilizando
los campos marcados con (*), los cuales son indispensables para registrar un
producto en el catlogo. Ver figura 4.13.


4.5.2 Combos de Seleccin.

El combo de seleccin o caja de opciones, se utiliza para escoger alguna descripcin
o concepto previamente registrado en los Catlogos Auxiliares. La ventana del
combo de seleccin, se abre presionando una tecla o con el apuntador del mouse.
Ver figura 4.14.

Figura 4.14 Ventana de combo de seleccin.

Al momento que el usuario comienza a teclear una descripcin, se abre la ventana
del combo y el cursor se va posicionando alfabticamente en la lista conforme el
usuario va tecleando. Finalmente, el usuario puede utilizar las teclas de direccin
flechas para terminar de posicionarse sin necesidad de teclear la descripcin
completa. Oprima Enter para aceptar la seleccin. Tambin puede utilizar el
apuntador del mouse para hacer la seleccin. Ver figura 4.15.

Figura 4.15. Seleccin de unidad.
47

Si el concepto que se desea registrar no se encuentra en la ventana del combo, el
usuario puede agregarlo en lnea al Catlogo Auxiliar correspondiente, tecleando su
descripcin y enseguida presionando la tecla de funcin <F2>. As el usuario puede
agregar conceptos a los Catlogos Auxiliares sin necesidad de abandonar lo que se
est haciendo. No obstante, el usuario puede agregar tambin conceptos a los
Catlogos Auxiliares directamente desde el Men Principal seleccionando Catlogos
> Catlogos Auxiliares. En este caso la tecla <F2> se encuentra definida por
omisin. En algunas ocasiones, otros programas instalados en la PC utilizan esta
tecla para realizar otras funciones u operaciones lo cual puede ocasionar ciertos
conflictos. Si se desea cambiar esta funcin a otra tecla, ejecute desde la Barra de
Men el comando Herramientas > Opciones > Teclas de Operacin. Como
recordatorio y dependiendo del tipo de campo que se est editando, en la parte
inferior de la pantalla el programa muestra las funciones que pueden ser activadas.

Los combos de seleccin permiten la tecla <F2> para agregar un registro nuevo a los
Catlogos Auxiliares. Los campos de tipo numrico permiten llamar a la calculadora
presionando <F4> para hacer operaciones matemticas y registrar el resultado. Ver
figura 4.16

Figura 4.16 Catlogos auxiliares
48

4.5.3 Asociar imgenes.

El inventario permite asociar imgenes, fotografas, tablas, planos etc., como
informacin complementaria del producto cuando se est agregando al catlogo.

Las imgenes deben ser archivos del tipo .BMP y .JPG. Una cmara digital o un
Scanner resultan muy tiles para obtener estas imgenes. Ver figura 4.17.


Figura 4.17 Ventana para asignar imagen

Para asignar una imagen esta debe copiarse primero al Catlogo Auxiliar de
Imgenes. Utilice la opcin Agregar para copiar imgenes de cualquier directorio
de su computadora al Catlogo Auxiliar de Imgenes. Ver figura 4.18.




49


Figura 4.18 Ventana para agregar imagen del producto.

Un producto que ha sido registrado en el catlogo solo puede estar asociado a una
imagen, sin embargo, el usuario puede cambiar esta imagen cuantas veces quiera.
En el Catlogo de Productos podemos identificar a los productos que tienen una
imagen asociada y visualizar la imagen. Ver figura 4.19.

Figura 4.19 Ventana de especificacin del producto.


50

4.5.4 Fijar datos para captura continua.

Esta herramienta es de mucha utilidad cuando se quiere ingresar varios registros, es
decir, cuando se requiere capturar informacin en forma continua, como registrar
varios productos en el Catlogo de Productos, ya que permite que la informacin
registrada en los diferentes campos de captura se mantenga sin variacin al dar de
alta nueva informacin. Para registrar un nuevo producto en el catlogo, slo es
necesario llenar los campos que no fueron marcados como fijos, ya que en los
dems (fijos) la informacin se mantiene sin variacin con respecto al registro
anterior. Ver figura 4.20.

Si se est capturando informacin en forma continua, el campo que ha sido marcado
como fijo aparece del mismo color del fondo de la ventana y contiene la misma
informacin que en el registro anterior para que el usuario pueda pasar al siguiente
campo. Si al agregar otro producto la informacin en este campo tiene que cambiar,
es posible capturar informacin directamente en l. La informacin registrada se
mantendr sin variacin al dar de alta otro producto hasta que se capture informacin
nuevamente sobre este campo. Ver figura 4.21.


Figura 4.20 Ventana para captura en forma contina.
51


Figura 4.21 Seleccin de campos fijos.


4.5.5 Modificar.

En algunas ocasiones puede ser necesario modificar la informacin registrada de un
producto que ha sido dado de alta en el catlogo. La modificacin puede realizarse
utilizando el icono correspondiente localizado en la Barra de Herramientas, o
ejecutando el comando Editar >Modificar producto, que aparece en la Barra de
Men. Ver figura 4.22.

Figura 4.22 Ventana de modificacin de especificaciones de un producto.
52

4.5.6 Eliminar.

Esta opcin permite al usuario eliminar productos del catlogo. Un producto slo
puede ser dado de baja cuando no tenga movimientos de entrada y salida
registrados en el perodo. En el caso de que existan movimientos de entrada y salida
del producto que se desee eliminar del catlogo, esto podr llevarse a cabo
solamente despus de efectuar un cierre. Ms adelante en ste manual se explica lo
relacionado con cierres contables. Ver figura 4.23.


Figura 4.23 Ventana de eliminacin de algn producto.


4.5.7 Consulta.

Esta herramienta permite al usuario visualizar toda la informacin registrada en el
catlogo para el producto que se ha seleccionado, pero no le permite modificar dicha
informacin. En el manual de instalacin se tratan los aspectos relacionados con la
53

implementacin de la seguridad para el acceso a la base de datos del Inventario, por
lo que sta herramienta ser utilizada por aquellos usuarios que no tienen permiso o
derechos para modificar informacin capturada en los catlogos. Ver figura 4.24.

Figura 4.24 Consulta de productos.


4.6 Ordenar.

Para facilitar la bsqueda y localizacin de un producto dentro del catlogo, la
informacin contenida en ste puede ser ordenada en forma alfanumrica
considerando alguna de las siguientes columnas.

[1] No. de Parte
[3] Descripcin
[5] Clasificacin

54

Si se desea ordenar el Catlogo en funcin de alguno de estos campos, es necesario
colocar el apuntador del mouse en el encabezado del campo elegido y con el botn
izquierdo aceptar la seleccin. De esta manera el catlogo se ordena en forma
ascendente (A-Z). Al oprimir nuevamente el botn izquierdo del mouse, el listado
cambiar a orden descendente (Z-A) y as sucesivamente. Ver figura 4.25.


Figura 4.25 Ordenar alfabtico.


4.7 Buscar.

Esta herramienta le permite al usuario localizar un producto en el Catlogo tecleando
una palabra, frase o parte de ella, sin importar la posicin relativa en que se
encuentre dicha frase. Esta bsqueda puede realizarse en alguno de los cuatro
campos o columnas que se presentan en el catlogo: Ver figura 4.26.

a) No. de Parte.
b) Descripcin.
c) Unidad.
d) Clasificacin.
55


La frase o parte de la misma relacionada con alguno de los cuatro campos puede
llevarse a cabo de tres maneras:

1) Palabra en cualquier posicin.
2) Palabra al inicio.
3) Palabra completa.


Figura 4.26 Bsqueda.

Tambin se puede buscar un producto en el catlogo utilizando en la barra de men
el comando Editar >Buscar producto. Ver figura 4.27.
56


Figura 4.27 Ventana de Bsqueda.


4.8 Filtro.

4.8.1 Generar Filtro.

Mediante la opcin de filtro, el usuario puede limitar la lista de productos en el
Catlogo, a aquellos que cumplan con ciertas condiciones, que pueden ser
establecidas por la combinacin de los siguientes conceptos.

Campo <criterio>condicin

El campo se refiere a elegir una de las 4 columnas que se visualizan en la pantalla
de Catlogos de Productos (No. de Parte, Descripcin, Unidad y Clasificacin). El
criterio establece 6 posibilidades de seleccin:
57


Sea igual a
Sea igual o mayor que
Sea igual o menor que
Esta entre
Comience por
Contenga

La condicin la establece el usuario basndose en letras, descripciones o nmeros
que deben estar presentes en alguno de los campos o columnas que se han
escogido para el establecimiento del filtro. Ejemplo de establecimiento de filtro: No.
de parte - contenga BAL00. Ver figura 4.28.


Figura 4.28 Seleccin Filtro.

58

Una vez que han sido establecidos uno o varios filtros, el Catlogo de Productos
presentar nicamente los productos que cumplen con estas caractersticas, lo cual
facilita la bsqueda y consulta de productos. Al salir del programa, las condiciones
de filtro desaparecern. Si el usuario requiere conservar estos filtros para sesiones
futuras de trabajo, deber activar esta opcin desde la Barra de Men >
Herramientas >Opciones >Usuario y marcar la opcin guardar el ltimo filtro
utilizado. As, cada vez que el usuario establezca un filtro, ste quedar grabado a
manera que al volver a entrar al programa no ser necesario volver a establecer el
filtro. Los filtros quedan grabados nicamente en la computadora donde se
generaron.


4.8.2 Activar / Desactivar filtro.

Cuando se encuentran establecidas una o ms condiciones de filtro, el catlogo de
productos presenta el listado de los productos que cumplen con estas condiciones.
Sin embargo todas estas condiciones de filtro pueden ser desactivadas o activadas
nuevamente utilizando la misma herramienta. Ver figura 4.29.
59


Figura 4.29 Filtro.


4.9 Impresin.

4.9.1 Nombre de la compaa y logotipo.

En la Barra de Men > Herramientas > Opciones > Empresa el usuario
personaliza el Inventario registrando el nombre de su compaa, mismo que
aparecer como encabezado en todos los reportes impresos. El usuario tambin
puede registrar algunos otros datos de la empresa como el R.F.C., domicilio,
telfonos y departamento que emite los diferentes reportes.

60

El logotipo de la empresa tambin puede ser incluido en los reportes. El logotipo
debe ser un archivo del tipo .BMP o .JPG. (85 pixeles de altura por 710 pixeles de
ancho mximo). Ver figura 4.30.

Figura 4.30 Datos de la empresa


4.9.2 Opciones de Impresin.

Una vez personalizado el inventario el usuario podr imprimir el Catlogo de
Productos y algunos otros reportes. Al seleccionar la opcin de imprimir, el programa
permite la visualizacin previa del reporte en pantalla, o bien, el envo directo del
reporte a la impresora. La impresin obedecer a las condiciones de orden y filtro
establecidas previamente en el Catlogo. Ver figura 4.31.

61


Figura 4.31 Imprimir.

Al seleccionar la herramienta para la impresin, el programa permite visualizar el
reporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. Es importante
recordar que la impresin obedecer a las condiciones de filtro que se encuentren
establecidas siempre y cuando la condicin de filtro se encuentre activada. Ver figura
4.32.


Figura 4.32 Men Imprimir.
62


Una vez que el usuario asigne una clave al reporte para ISO 9000, sta quedar
grabada de modo que en la siguiente ocasin que se emita el reporte, ya no ser
necesario indicar nuevamente la clave.

El programa de Inventarios genera dos tipos de Reportes:

Reportes directos presentando la misma informacin que aparece en la
Ventana de Informacin. Estos reportes se obtienen directamente desde
cualquier opcin del Men Principal al presionar la herramienta de Impresin
localizada en la Barra de Herramientas.

Reportes especiales que difieren en su contenido con la presentacin tpica
mostrada en la Ventana de Informacin. En la Barra de Men >Reportes
podr encontrar una lista de reportes especiales disponibles para cada opcin
del Men Principal.


4.10 Catlogo de Proveedores.

En este mdulo se forma el catlogo de empresas o personas fsicas (proveedores)
que suministran productos al almacn. Al registrar un Proveedor, el usuario captura
los siguientes campos:

[1] Proveedor (*).
[2] R.F.C.
[3] Calle y No.
[4] Colonia.
[5] Poblacin.
[6] Cdigo Postal.
[7] Estado.
63

[8] Pas.
[9] Telfonos.
[10] Fax.
[11] Correo electrnico.
[12] Clasificacin.
[13] Divisa.
[14] Contacto.
[15] Extensin.
[16] Telfono directo.
[17] Correo electrnico.
[18] Comentarios.

El campo marcado con (*) es indispensable para registrar un proveedor en el
Catlogo. Ver figura 4.33.


Figura 4.33 Catalogo de proveedores.

El campo [1]. Proveedor se utiliza para registrar el nombre de la persona o razn
social de la empresa que abastece de productos al almacn.

El campo [2]. R.F.C. permite registrar el Registro Federal del Contribuyente del
proveedor de productos.

64

Del campo [3] al campo [11] se registra informacin referente a la ubicacin fsica y
telefnica del proveedor.

El campo [12]. Clasificacin permite al usuario registrar agrupaciones o familias de
proveedores sobre la base de alguna caracterstica. En algunas ocasiones resulta de
gran utilidad el agrupar los proveedores con relacin a los productos que manejan,
zonas geogrficas, etc. lo que permite realizar consultas con mayor rapidez al poder
ordenarlos en relacin a stas caractersticas.

El procedimiento para registrar la clasificacin consiste en seleccionar de un combo
la clasificacin correspondiente registrada previamente en el catlogo auxiliar de
clasificacin de proveedores. Si al momento de seleccionar una clasificacin sta no
existiera en el catlogo auxiliar, el usuario podr dar de alta una clasificacin nueva
tecleando el nombre de la misma y acto seguido presionando la tecla de funcin
<F2>.

El campo [13]. Divisas se refiere a las unidades monetarias que utilizan los
proveedores para la venta de sus productos. En los catlogos auxiliares se
proporciona una lista de las divisas ms comunes y el usuario puede agregar divisas
nuevas a este catlogo auxiliar de divisas. El usuario tambin puede actualizar el tipo
de cambio correspondiente a cada divisa. Cuando generamos una orden de compra
al proveedor, esta orden de compra se emite con la moneda preestablecida para
cada proveedor. Al ingresar la mercanca al almacn, el programa convierte los
importes a moneda nacional tomando el tipo de cambio correspondiente.

Del campo [14] al [17] el usuario registra informacin referente al nombre de hasta
tres contactos, telfono, extensin y correo electrnico de cada uno de ellos.

El campo [18]. Comentarios es un campo memo donde el usuario puede registrar
cualquier informacin adicional relacionada con el proveedor.
65


Figura 4.34 Registro de proveedor.

Una vez que se da de alta un proveedor, ste se agrega al listado para formar el
Catlogo de Proveedores. Es conveniente recordar que para formar este catlogo no
es necesario utilizar todos los campos, ya que tambin puede ser formado utilizando
nicamente el campo Proveedor marcado con (*), el cual es indispensable para
registrar un producto en el catlogo. Ver figura 4.34

Para buscar y localizar a un proveedor, puede resultar muy conveniente el poder
ordenar en forma alfanumrica el Catlogo de Proveedores. En el programa de
Inventario el ordenamiento de los proveedores se puede realizar en relacin con
alguna de las siguientes columnas:


66

a) R.F.C.
b) Proveedor (razn social o nombre de la persona fsica)
c) Clasificacin
d) Fecha de ltima compra
e) Telfonos

Recuerde que si se desea ordenar el Catlogo en funcin de los campos o columnas
mencionadas anteriormente, es necesario colocar el apuntador del mouse en el
campo o columna elegida y con el botn izquierdo aceptar la seleccin, de esta
manera el catlogo se ordena en forma ascendente ( A-Z). Al oprimir nuevamente el
botn izquierdo del mouse, el listado cambiar a orden descendente (Z-A) y as
sucesivamente.

Mediante la opcin de filtro, se puede limitar la lista de proveedores en el catlogo, a
aquellos que cumplan con ciertas condiciones establecidas por el usuario.


4.11 Catlogos Auxiliares.

Los Catlogos Auxiliares contienen informacin complementaria al Catlogo de
Productos y Catlogo de Proveedores, como:

1. Catlogo de Unidades
2. Catlogo de Clasificaciones de Productos
3. Catlogo de Clasificaciones de Proveedores
4. Catlogo de Divisas
5. Catlogo de Imgenes
6. Catlogo de Almacenes
7. Catlogo de Centros de Costo
8. Catlogo de Destinos
67

9. Catlogo de Lugares de Entrega

En esta leccin hemos visto la utilizacin mediante los combos de seleccin de
algunos de estos catlogos como el Catlogo de Unidades, Clasificacin de
Productos, Clasificacin de Proveedores, Divisas.

Ms adelante en este reporte, se explica a detalle el Catlogo de Almacenes cuando
se requiere el manejo de varios almacenes (Multi-almacenes), as como el Catlogo
de Centros de Costo y Destinos al momento de generar movimientos de salida a los
productos del almacn. El Catlogo de Lugares de Entrega se utiliza al momento de
generar las rdenes de Compra. En este mdulo el usuario puede agregar, modificar
o eliminar conceptos de los Catlogos Auxiliares.


4.12 Inventario.

4.12.1 Movimientos del Almacn.

La entrada y salida de productos (movimientos) del almacn, se hace mediante
documentos foliados. Cada vez que se registra un documento nuevo de entrada o de
salida, el programa agrega un nmero de folio consecutivo a dicho documento.

Uno o varios productos diferentes pueden ingresar al almacn bajo un mismo
documento de entrada. Normalmente un documento de entrada ampara varios
productos cuando estos provienen de un mismo proveedor y una misma orden de
compra. De igual forma, un mismo documento de salida puede amparar la salida de
uno o varios productos. Ver figura 4.35.
68


Figura 4.35 Movimientos al almacn.


4.12.2 Movimiento de Inventario inicial.

El Movimiento de Inventario Inicial es, el documento que contiene la informacin
correspondiente al inicio del almacn. De hecho es, un movimiento de entrada para
establecer las cantidades y costo unitario inicial de cada uno de los productos con los
cuales dar inicio el Inventario.

69

Antes de generar cualquier otro movimiento, el usuario deber establecer las
cantidades y costos iniciales utilizando el botn Editar Inventario Inicial y una vez
registrados las existencias y costos unitarios de todos y cada uno de los productos,
podr generar el documento correspondiente presionando el botn Generar
Documento Inicial. Ver figura 4.36.


Figura 4.36. Ir al inventario inicial

Utilizando las flechas de navegacin el usuario puede desplazarse con facilidad en la
tabla de productos para ir editando las existencias y costos iniciales de todos y cada
uno de los productos. Ver figura 4.37.





70


Figura 4.37 Ventana de inventario inicial.

La edicin de las cantidades y costos unitarios se puede realizar por partes en
diferentes sesiones. Es decir, si no termina de editar toda la informacin en una sola
sesin, puede guardar la informacin capturada y continuar en la siguiente sesin.

Slo se puede generar un documento inicial, por lo que una vez generado el
documento, ya no se podrn realizar cambios. Al presionar el botn Generar
Documento Inicial, el botn Editar Inventario Inicial desaparece. Cualquier
modificacin posterior deber hacerse por medio de movimientos de entrada o
salida. Si se presiona el botn Generar Documento Inicial y las existencias y costos
unitarios de todos los productos presentan valor cero, aparece un mensaje en el que
se pregunta si se desea iniciar el Almacn con saldos en cero. En caso de aceptar
71

este mensaje, el programa de Inventario de Refacciones ver. 2.0 no generar ningn
documento inicial, por lo que se tendr que iniciar el Inventario con un movimiento de
entrada que quedar registrado en el documento respectivo. De hecho, mediante
movimientos de entrada tambin es posible registrar cantidades y costo unitario de
los diferentes productos, sin embargo, la forma de edicin que ofrece la opcin
Editar Inventario Inicial es mucho ms prctica para captura masiva. Por esta razn
hacemos especial hincapi en Generar Documento Inicial hasta que se hayan
editado las cantidades y costos unitarios de todos los productos.

Al generar el movimiento inicial, el programa pide confirmar el mtodo de costeo que
va a regir el almacn. Una vez generado el documento inicial, el mtodo de costeo
que haya elegido solo se podr cambiar hasta el momento de efectuar un Cierre.
Ms adelante en esta leccin se explica todo lo concerniente al Cierre. Tambin se
podr indicar al sistema el nmero de folio correspondiente al documento inicial y
agregar un prefijo y/o sufijo que acompaarn a dicho folio. En los movimientos de
entrada y salidas subsecuentes, automticamente se ir incrementando el folio en
forma consecutiva. Ver figura 4.38.

Figura 4.38 Generar documento inicial.
72

En cualquier momento, el usuario puede volver a establecer un nuevo nmero de
folio a partir del cual el programa generar la numeracin consecutiva de los
documentos de entrada y salida. Incluso puede establecer un prefijo y sufijo
alfanumrico ligados al nmero de folio. Esta opcin se lleva a cabo desde la Barra
de Men con la opcin Herramientas>Opciones>Mdulo de Inventario. Ver figura
4.39.


Figura 4.39 Visualizacin de movimiento inicial.


4.12.3 Movimientos de Entrada.

Aparte del documento Inicial, el programa permite generar cinco tipos de documentos
de entrada al almacn:

1. Entrada por compra.
2. Entrada de fbrica.
73

3. Traspaso de otro almacn.
4. Devolucin.
5. Correccin de documento.
6. Ajuste.

Las herramientas para generar y consultar estos movimientos permanecen
desactivadas hasta que el usuario genera el movimiento inicial. Una vez generado el
movimiento inicial, el botn Editar Movimiento Inicial desaparece y se activan las
herramientas para la edicin de los diferentes movimientos de entrada. Ver figura
4.40.

Figura 4.40 Agregar documento de entrada.

74

El programa de Inventario ofrece innovadoras formas de captura, brindando
flexibilidad para su operacin con mouse o teclado. Por lo general, capturistas
avanzados prefieren utilizar slo teclado y no utilizar el mouse en captura masiva
de informacin, ya que es mucho ms rpida la captura de esta forma. Presionando
la tecla <Enter> el usuario puede pasar de un campo a otro y moverse con facilidad
utilizando las flechas de navegacin. Las teclas <Tab> y <Shift> <Tab> permiten
moverse entre los diferentes botones para Aceptar, Cancelar o Editar otro documento
en forma rpida y sin utilizar el mouse.

En las pantallas de movimientos de entrada y salida, el programa incorpora diversas
funciones de edicin. Mediante las teclas de funcin <F2>, <F3>, <F4> y <F8>), el
usuario puede agregar un producto en lnea, buscar por descripcin, borrar una
partida y hasta utilizar una calculadora con solo oprimir una tecla.


Agregar en lnea (un producto, proveedor, unidades, etc.).

Buscar por descripcin.

Abrir calculadora.

Borrar una partida.

Dependiendo del campo que se est editando, en la parte inferior de la pantalla se
marcan las funciones que se pueden ejecutar. Por ejemplo, cuando el usuario est
editando un campo numrico, se marca en la parte inferior de la pantalla la funcin
<F4> indicando que al oprimir esta tecla de funcin se puede activar una calculadora
electrnica con las funciones bsicas. O en el caso de estar posicionado en el campo
correspondiente al nmero de parte, se marcan las funciones <F2> y <F3>,
indicando que al presionar la tecla de funcin correspondiente se podr dar de alta
en lnea un producto que no exista en el catlogo, o bien, iniciar la bsqueda de un
producto por descripcin. Ver figura 4.41.
75




Figura 4.41 Funciones de edicin.

Las Teclas de Funcin o Teclas de Operacin <F2>,<F3>,<F4> y <F8> se
encuentran definidas por omisin en el programa. En algunas ocasiones, otros
programas instalados en la PC utilizan estas teclas para realizar otras funciones u
operaciones, lo que puede ocasionar ciertos conflictos. Si se desea cambiar estas
funciones a otras teclas ejecute desde la Barra de Men el comando Herramientas >
Opciones >Teclas de Operacin.

Para agregar un producto, posicione el cursor donde dice <clave producto>. Al
empezar a teclear la clave del producto, inmediatamente se abre una ventana
desplegando los nmeros de parte y las descripciones de todos los productos
contenidos en el catlogo. El cursor se va posicionando alfabticamente sobre la lista
conforme el usuario va tecleando. Finalmente, utilizando las flechas de navegacin o
apuntando con el cursor del mouse, el usuario puede buscar y hacer la seleccin
final sin necesidad de concluir la escritura completa del nmero de parte. Presione
76

<F3> para localizar un producto por su descripcin y <F2> para agregar al catlogo
de productos un producto nuevo sin abandonar el mdulo. Ver figura 4.42.

Figura 4.42 Agregar documento de entrada.

Tipos de documentos de entrada:

1. Entrada por compra: Se refiere al ingreso de productos al almacn por la compra
directa a un proveedor. Esta puede ser de dos formas:

Referida a una Orden de Compra generada por el programa.
Referida a un documento externo.

Cuando la entrada de los productos al almacn se hace con relacin a una Orden de
Compra generada por el programa de Inventario, solo ser necesario elegir en el
combo correspondiente el nmero de folio de la Orden de Compra, para que
automticamente aparezcan los productos contenidos en la misma. Si el proveedor
77

est entregando todos los productos contenidos en la Orden de Compra, bastar con
presionar Aceptar para que se registre la entrada de todos los productos. Sin
embargo, en muchas ocasiones el arribo de los productos puede ser parcial. En
estos casos el usuario puede modificar las cantidades o incluso eliminar de la lista
los productos que no fueron entregados por el proveedor y slo se registrar la
entrada de los productos entregados. Cuando el proveedor haga la entrega final,
podr realizarse un segundo documento de entrada referido a la misma orden de
compra. Cuando la entrada est referida a un documento externo, es decir, cuando
no existe una Orden de Compra generada por el programa, el usuario deber elegir
esta opcin e indicar el nmero de documento que ampara la entrada al almacn,
como comprobante de la compra, factura, remisin, nota de venta, recibo etc., el cual
quedar registrado como una referencia en el documento de entrada. En este caso,
el usuario deber registrar uno a uno los productos que ingresan al almacn.

2. Entrada de Fbrica: Se refiere al ingreso de productos al almacn que fueron
fabricados dentro de la misma empresa, por ejemplo: engranes, soportes, tornillera,
guardas etc., y por consiguiente no existe factura, remisin o nota de venta. El
documento de referencia para el movimiento de entrada podra ser una Orden de
Trabajo u Orden de Fabricacin.

3. Traspaso de otro Almacn: El traspaso de productos de un almacn a otro
puede ser de dos formas:

Entre almacenes dados de alta en el Inventario (Multialmacenes).
Entre almacenes totalmente desligados.

Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa
(Multialmacenes), el usuario selecciona del combo correspondiente el nmero de
folio del movimiento de salida del almacn origen y automticamente se cargarn en
la forma de entrada todos los productos contenidos en el documento de salida por
78

traspaso. Por lo tanto, ser necesario generar primero el documento de salida por
traspaso del almacn origen y posteriormente generar el documento de entrada por
traspaso en el almacn destino. Cuando el traspaso se hace entre almacenes
totalmente desligados entre s, es decir, cuando los productos provienen de un
almacn que no est dado de alta en el programa mediante la opcin
Multialmacenes, uno a uno se tendr que registrar los productos que estn
ingresando a otro almacn por concepto de traspaso.

4. Devolucin: Se refiere a la devolucin al Almacn de un producto que no fue
utilizado y, que por consiguiente deber ser reingresado a ese mismo Almacn. El
documento de referencia para el ingreso al Almacn, deber ser el nmero de
documento de salida en el que qued incluido ese producto.

5. Correccin de documento: En algunas ocasiones, al elaborar un documento de
entrada o de salida al almacn puede cometerse algn error, por lo que ser
necesario corregir ese documento. La correccin no se puede hacer modificando
dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, ste puede ser
consultado pero no modificado. La forma de hacer la correccin es mediante un
documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia deber ser el
documento de entrada o de salida al que se desea efectuar la modificacin. Indique
el nmero de documento y el programa presentar las cantidades y costos unitarios
de todos los productos incluidos en el documento. Acto seguido modifique sobre la
pantalla las cantidades o costos correctos. Al presionar el botn Aceptar, el programa
generar automticamente un documento nuevo con los ajustes necesarios para
contrarrestar el o los errores del documento original. El documento nuevo que se
genera indicar que se trata de un movimiento por correccin de documento y har
referencia al documento corregido.

6. Ajuste: Esta opcin resulta til para generar un movimiento de ajuste en forma
manual.
79

4.12.4 Movimientos de Salida.

Son los documentos en los que quedan registrados los retiros o salidas de productos
de un almacn. El programa permite generar cinco tipos de documentos de salida de
almacn:

1. Salida
2. Traspaso a otro almacn
3. Devolucin al proveedor
4. Correccin de documento
5. Ajuste

1. Salida: Cuando uno o ms productos se retiran del almacn, el encargado registra
en un documento de salida los productos, indicando opcionalmente algn dato de
referencia, un destino y centro de costo al que ser cargado este documento. Cada
vez que se registra un documento nuevo de salida, el programa agrega un nmero
de folio consecutivo a dicho documento.

Al realizar estos movimientos, el programa solicita que el usuario seleccione
opcionalmente un Centro de Costos y un Destino. El Centro de Costos es la cuenta
contable a la que se har el cargo correspondiente y el Destino es el nombre de la
persona que recibe los materiales. Para ello, el usuario puede formar primero los
Catlogos Auxiliares de Centros de Costos y Destinos, o bien, puede ir formndolos
en lnea paulatinamente conforme se va requiriendo. Recuerde que agregar un
concepto a cualquiera de los Catlogos Auxiliares es tan simple como presionar la
tecla de funcin <F2> con el cursor posicionado en el combo correspondiente.

2. Traspaso a otro almacn: Se refiere al traspaso de productos de un almacn a
otro. Cuando el traspaso se hace entre almacenes registrados en el programa
(Multialmacenes) ser necesario generar primero el documento de salida por
80

traspaso del Almacn Origen, el cual servir posteriormente como referencia para
ingresar el o los productos al Almacn Destino.

3. Devolucin al proveedor: Se refiere a la salida de un producto o productos del
almacn, que son regresados a un cierto proveedor por alguna causa. Los productos
quedan relacionados en un documento de salida, el cual puede ser consultado en
cualquier momento.

4. Correccin de documento: En algunas ocasiones al elaborar un documento de
entrada o de salida al almacn puede cometerse algn error, por lo que ser
necesario corregir ese documento. La correccin no se puede hacer modificando
dicho documento, ya que una vez elaborado el documento, ste puede ser
consultado pero no modificado. La forma de hacer la correccin es mediante un
documento nuevo que contrarreste el error. El documento de referencia deber ser el
documento de entrada o de salida al que se desea efectuar la modificacin. Indique
el nmero de documento y el programa presentar las cantidades y costos unitarios
de todos los productos incluidos en el documento. Acto seguido modifique sobre la
pantalla las cantidades o costos correctos. Al presionar el botn Aceptar, el programa
generar automticamente un documento nuevo con los ajustes necesarios para
contrarrestar el o los errores del documento original. El documento nuevo que se
genera indicar que se trata de un movimiento por correccin de documento y har
siempre referencia al documento corregido.

5. Ajuste: Esta opcin resulta til para hacer ajustes resultado de prdida de
mercanca, dao fsico o por diferencias arrojadas resultado de un Inventario Fsico.





81

4.12.5 Movimiento por Inventario Fsico

Generalmente las empresas realizan conteos fsicos de los productos existentes en
sus almacenes para comprobar que las existencias fsicas concuerden con las
existencias registradas en el sistema. La frecuencia y periodicidad con que se
realizan dichos Inventarios Fsicos vara de una empresa a otra.

El conteo fsico puede arrojar diferencias de ms o de menos contra las existencias
del sistema. El Movimiento por inventario fsico, no es otra cosa que un movimiento
de ajuste para hacer coincidir las existencias fsicas con las existencias del sistema.

Para facilitar la creacin de los documentos de ajuste, el programa incluye un
formato especial en donde el usuario simplemente va anotando las discrepancias
que resulten de un conteo fsico.

Al presionar el botn Generar Documento de Ajuste, automticamente el programa
calcula las diferencias y genera un documento de entrada y otro de salida, segn sea
el caso, en el que se incluyen todos y cada uno de los productos que resultaron con
alguna diferencia en el conteo fsico. Como resultado de generar estos documentos
de ajuste por inventario fsico, terminarn coincidiendo las existencias fsicas y las
existencias en el sistema.

Durante un inventario fsico, el almacn permanece cerrado y no deben hacerse
movimientos de entrada o salida durante el conteo. Ver figura 4.43.

82


Figura 4.43 Inventario fsico.

Para facilitar el conteo fsico, resulta til ordenar el reporte en base a la localizacin
de los productos dentro del almacn e imprimir el reporte ordenado de esta forma.
Para llevar a cabo muestreos peridicos, resulta tambin muy til filtrar el listado
condicionado al costo de los productos, limitando as el conteo a aquellos productos
de mayor valor. Es importante tomar en cuenta que una vez que se imprime o se
guarda el formato de Inventario Fsico, las cantidades permanecen fijas hasta que se
genere el movimiento de ajuste o se presione el botn Restablecer existencias al
da de hoy.
83

4.13 Existencias y Valuacin.

Esta opcin del inventario le permite al usuario conocer la existencia al da de cada
uno de los productos y calcular el valor total del almacn. Ver figura 4.44.

Si se tiene activada la opcin de Multialmacenes, es posible consultar las existencias
de un producto en los diferentes almacenes. De esta forma, si un almacn no tiene
existencias de un producto determinado, podr encontrar fcilmente si otro de los
almacenes s lo tiene, y realizar movimientos (traspasos) entre un almacn y otro.
Ver figura 4.45.


Figura 4.44 Seleccin la opcin existencias y valuacin.
84


Figura 4.45 Valuacin consolidada.

El programa permite valuar (costear) el Inventario por cualquiera de los siguientes
Mtodos:

1. P.E.P.S
2. U.E.P.S.
3. MONETARIO O PRECIO DE REPOSICION
4. PROMEDIO PONDERADO

1. P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas): Se refiere al mtodo de
valuacin de Inventarios, mediante el cual los productos que se van retirando del
almacn pertenecen a la primera capa, es decir a la primera entrada. Los retiros del
almacn siempre se realizan de la primera a la ltima entrada o capa, de modo que
los primeros productos en entrar son los primeros en salir del almacn.
85

2. U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas): En este mtodo los productos
que se van retirando del almacn pertenecen a las ltimas capas, es decir, a la
ltima entrada. Los retiros se van realizando de la ltima entrada o capa, a la
primera, de modo que los primeros productos en entrar al inventario son los ltimos
en salir del almacn.

3. Monetario o precio de reposicin: Este mtodo tambin conocido como Precio
de Reposicin, valoriza el inventario al precio que tiene el producto en el mercado,
por lo que en pases con altas tasas de inflacin, el valor del inventario tiende a
aumentar con relacin al incremento en el costo de los productos.

4. Promedio ponderado: Como su nombre lo indica, la valuacin del Inventario se
lleva a cabo en base al costo promedio del producto. Cada vez que ingresan
productos al almacn el costo promedio se va modificando, por lo que en esta forma
de valuacin se toma en cuenta la cantidad de producto que ingresa por el costo
unitario del mismo. El costo de salida de productos, es a final de cuentas la cantidad
multiplicada por el costo unitario (promedio), ya que la salida de productos no
modifica este costo promedio.

La frmula que utiliza este mtodo es la siguiente:

[(existencias X costo prom. actual) + (cantidad de entrada X costo unitario de
entrada)] / (existencia + cantidad de entrada)

El valor de un inventario se ve reflejado en los estados financieros de una empresa,
por lo que resulta importante seleccionar el mtodo de costeo ms adecuado. La
seleccin del mtodo que se ha de emplear en la valuacin depende de un anlisis
particular de cada empresa y est fuera de los alcances de este manual. Sin
embargo, podemos mencionar que el mtodo de valuacin por Promedio Ponderado
es uno de los mtodos ms utilizados.
86

4.14 Kardex.

El programa permite consultar en forma cronolgica el detalle de los movimientos de
entrada y salida de un producto, con lo cual es posible rastrear los saldos de un
producto desde su entrada inicial al almacn hasta la fecha. El usuario puede
inclusive seleccionar un rango para consultar los movimientos en un periodo de
tiempo determinado. La consulta del Kardex puede llevarse a cabo desde la fecha
del ltimo cierre hasta el da de hoy. Para consultar movimientos anteriores al cierre,
stos podrn accesar desde el historial de movimientos, en la opcin Cierres del
Men Principal. Ver figura 4.46

Figura 4.46 Opcin kardex.
87

4.15 Mximos, ptimos, Mnimos y Localizacin.

Se refiere a las cantidades mximas, ptimas y mnimas que establece desde un
principio el usuario para controlar los niveles de existencia en el Inventario. Estos
lmites estn ntimamente relacionados con el mdulo de abastecimiento de
productos, que calcula y sugiere en forma automtica las cantidades que deben
abastecerse al almacn para mantener el almacn en su nivel ptimo.

Nivel Mnimo: Es la cantidad mnima de un producto que debe haber en existencia
siempre en el almacn.

Nivel Mximo: Es la existencia mxima permitida de un producto. Al establecer las
cantidades mximas se garantiza que la inversin en el inventario nunca
sobrepasar de ciertos lmites.

Nivel ptimo: El nivel ptimo es un valor intermedio entre el valor de existencias
mximo y el valor mnimo.

Para establecer estas cantidades, se deben tomar en consideracin varios aspectos,
como el volmen que ocupan estos productos en el almacn y el monto de la
inversin asignada al inventario. Normalmente se busca que la inversin en
inventarios sea lo ms baja posible, sin afectar por ello el correcto y oportuno
abastecimiento de refacciones. En el mdulo de abastecimiento, el programa detecta
los productos cuyas existencias se encuentren por debajo del nivel mnimo y sugiere
la compra para llegar al nivel ptimo establecido por el usuario. Cuando el Inventario
se encuentre ligado al Programa de Mantenimiento Preventivo MP ver. 8.0, el mdulo
de Abastecimientos podr calcular y determinar las cantidades que deben
abastecerse al almacn en funcin de los mantenimientos preventivos que se tienen
programados, pero asegurando que nunca se rebase el nivel mximo establecido.
Ver figura 4.47.
88


Figura 4.47. Seleccione la opcin Mximos, Mnimos y Localizacin


4.15.1 Importe mximo, ptimo y mnimo.

El programa permite hacer una simulacin del valor mximo, optimo y mnimo que
podra alcanzar el inventario. Esta opcin resulta de gran utilidad para simular los
89

valores mximos que pudiera llegar a alcanzar el inventario. Si el valor del inventario
determinado con los niveles mximos resultara demasiado alto, se debern bajar
algunos de los valores mximos hasta que este valor est dentro de las polticas de
inversin autorizadas por la empresa para este rubro.

En general, si se utiliza el mdulo de abastecimiento incluido en el programa, su
inversin en inventarios estar fluctuando entre los valores ptimo y mnimo. Sin
embargo, cuando se liga el programa de Inventario al programa de Mantenimiento
Preventivo MP ver. 8, el clculo del abastecimiento toma en cuanta adems los
mantenimientos programados y las refacciones que se requieren para realizar cada
uno de estos trabajos, resultando entonces que pudiera requerirse una cantidad de
refacciones mayor al nivel ptimo o inclusive al nivel mximo. En estos casos el
mdulo de abastecimiento limita la compra al nivel mximo establecido, con lo cual
se garantiza que el valor de su inversin en inventarios nunca sobrepasar el valor
mximo establecido en las polticas de la empresa. Ver figura 4.48.


Figura 4.48 Valuacin de niveles.

4.15.2 Modificacin Avanzada.

Si se desea modificar los valores mximos, ptimos, mnimos y la localizacin de
varios productos a la vez, el botn de modificacin avanzada puede ser de gran
ayuda. Utilice esta herramienta en combinacin con el filtro para seleccionar
solamente algunos productos. Por ejemplo, el usuario podra filtrar todos los
90

productos cuyo costo unitario sea mayor o igual a cierta cantidad y a todos esos
productos asignarles un determinado valor mximo, ptimo y mnimo. O bien, podra
filtrar de acuerdo a la descripcin de un producto y a todos los productos que renan
esa condicin, asignarles una localizacin especfica dentro del almacn. Ver figura
4.49.

Figura 4.49 Modificacin avanzada.

La opcin permite establecer valores fijos para varios productos, o bien, calcular en
forma general un porcentaje referido al valor mnimo, ptimo o mximo, segn sea el
caso. Ver figura 4.50.


Figura 4.50 Ajuste de niveles.
91

4.16 Cierre.

Al trmino de un periodo contable, se acostumbra efectuar un cierre. Normalmente
este cierre se lleva a cabo al finalizar el ao.

Al momento de efectuar un cierre, todos los movimientos de entradas y salidas pasan
a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para comenzar
un nuevo periodo contable. Ver figura 4.51

Figura 4.51 Seleccin cierre.
92

4.17 Historial de Movimientos.


4.17.1 Historial de Movimientos en el perodo.

Todos los movimientos de entrada y de salida generados en el periodo podrn
consultarse directamente en la opcin Movimientos al Almacn del mdulo
Inventario.

El Kardex, como ya se ha explicado, permite consultar a detalle todos los
movimientos de un producto determinado en el perodo comprendido entre la fecha
del ltimo cierre hasta el da en que se realice la consulta. Ver figura 4.52.


4.17.2 Historial de Movimientos en perodos anteriores.

Una vez que se efecta el cierre, todos los movimientos de entradas y salidas pasan
a un historial de movimientos y se genera un nuevo inventario inicial para comenzar
un nuevo periodo contable, por lo que a partir del cierre, los movimientos anteriores
al cierre debern consultarse en el mdulo Cierres del Men Principal.

De la misma manera, el Historial del Kardex permite analizar en forma cronolgica
los movimientos de entrada y de salida de un producto determinado realizados en
perodos anteriores al actual. Ver figura 4.53.

93


Figura 4.52 Historial de movimientos.


Figura 4.53 Seleccin historial kardex.
94



























CAPTULO 5
CONCLUSIONES
95

5.1 Resultados.

El control de almacn de refacciones se tiene la cantidad apropiada de materia prima,
herramientas y refacciones en el lugar adecuado, en el tiempo oportuno y con el menor
costo posible.

Con este control de inventarios la empresa puede realizar sus tareas de produccin y
de compra economizando recursos, y tambin atender el trabajador con ms rapidez,
optimizando todas las actividades del Hospital de Alta Especialidad Centenario de la
revolucin Mexicana. La eficiencia del proceso de este sistema de inventarios es el
resultado de una buena coordinacin entre las diferentes reas de este departamento
(Ing. de biomdica y mantenimiento) teniendo como antecedentes los objetivos
generales de esta.


5.2 Trabajos Futuros.

Evitar fallas en el suministro de refacciones y herramientas a los trabajadores,
compras de emergencia, frecuentes compras de artculos a pesar de que ya haya en
existencia en el almacn. Disminuir robos desconocidos de inmediato, o bien que se
conocen, que por el desorden que haba no se poda hacer responsable a nadie
mediante el estricto control del almacn de refacciones y herramientas.


5.3 Recomendaciones.

Seguir estrictamente el nuevo proceso de control de refacciones, y concientizar a los
trabajadores y proveedores de este nuevo proceso.

96

BIBLIOGRAFIA.

Steven R. Schmid (2003) Manufactura, ingeniera y tecnologa. Mxico. Trillas

Ing. Hugo Daniel Foppoli (2005) MP software. Mxico. Tecnica aplicada
internacional, S.A. De C.V

MP software Tcnica Aplicada Internacional, S.A. De C.V. 30 de Marzo del 2011
http://www.mpsoftware.com.mx/es/MP_Lo_nuevo.html