Teknik analisis manajemen

dan teknik analisis SWOT

Danu N. Sugandha, Himpunan bahan
ceramah pada diklat struktural ADUM
dan SPAMA, PT Parahyangan, 1999
Teknik Analisis
Kemampuan seorang manajer dalam
menghadapi masalah tergantung kapada
3 hal, yaitu:
1. Pengalaman berorganisasi
2. Pengetahuan mengenai organisasi,
administrasi dan manajemen
3. Keberanian untuk memikul resiko
Jenis-jenis analisis
Analisis sistem
Analisis keputusan
Analisis persoalan
Analisis prosedur
Analisis kebijakan
Analisis kasus
Dll.
Analisis kasus
Adalah suatu peristiwa yang terjadi yang
biasanya memuat masalah-masalah yang
harus dipecahkan atau alternatif
kesempatan yang harus dipilih.
Untuk masalah yang kompleks kasus
harus dianalisis dalam arti dipilah-pilah
menjadi bagian-bagian yang kemudian
secara partial dikaji dengan metoda yang
sesuai
Pemecahan masalah kompleks
menurut Kepner dan Tregoe
Masalah kompleks
Analisis situasi
Masalah-masalah tunggal
Analisis persoalan Analisis keputusan Analisis persoalan potensial
Memecahkan masalah Membuat keputusan Menyusun program
Analisis khusus SWOT utk
perencanaan strategis
Analisis SWOT biasanya digunakan utk
menganalisis suatu kasus yang kompleks atau
menyusun rencana yang bersifat strategis
Menurut Steiner perencanaan strategis
merupakan penentuan sasaran pokok yang luas
bagi organisasi dan berupa kebijakan serta
strategi yang akan mengarah, mengatur
perolehan, penggunaan serta penghapusan
sumber-sumber guna mencapai sasaran
tersebut
SWOT
Rencana strategis mempersiapkan arah
rencana jangka panjang yang berkembang
atas dasar 3 landasan, yaitu:
1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi
2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak
3. Penilaian mengenai kekuatan maupun
kelemahan dalam lingkungan internal dan
eksternal organisasi. Disinilah letaknya
analisis SWOT
SWOT
SWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity
dan Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan
dan ancaman
Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna
memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang
ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus
menekan atau meminimalkan semua kelemahan serta
ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasi
Analisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa
keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh
situasi dan kondisi internal maupun eksternal organisasi
yang bersangkutan
Hubungan antara S, W, O dan T
Pengaruh eksternal
Pengaruh internal
Kekuatan
pendorong
Kekuatan
penghambat
O T
S
W
Strengths (faktor kekuatan)
Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi
dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:
Cita-cita, kebijakan
Tugas pokok, fungsi dan sasaran
Filosofi dan tata nilai
Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman
Tingkat kesetiakawanan personel
Teknologi yang dimiliki
Dll
Weaknesses (faktor kelemahan)
Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau
kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi
organisasi, seperti:
Buruknya birokrasi organisasi
Lemahnya disiplin pegawai
Adanya jabatan rangkap
Rendahnya kesejahteraan pegawai
Lemahnya etos kerja
Lemahnya infrastruktur
Dll
Opportunities (faktor peluang)
Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada
lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh
organisasi, seperti
Ketersediaan sumber tenaga kerja
Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap
hukum
Kesadaran politik masyarakat
Jaminan keamanan
Dll
Threats (faktor ancaman)
Berupa ancaman eksternal yang mungkin
membahayakan kelancaran aktifitas organisasi,
seperti:
Kenaikan harga bahan baku
Kelangkaan pemasok material dan peralatan
Bencana alam
Tingginya tingkat inflasi
Kekuatan pesaing
Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi
Dll
Matriks SWOT
S (Strength)
Tentukan faktor2
kekuatan internal
W (Weakness)
Tentukan faktor2
kelemahan internal
O (Opportunity)
Tentukan faktor2
peluang eksternal
Strategi SO: Ciptakan
strategi yang
menggunakan kekuatan
untuk memanfaatkan
peluang
Strategi WO: Ciptakan
strategi yang
meminimalkan
kelemahan untuk
memanfaatkan peluang
T (Threat)
Tentukan faktor2
ancaman eksternal
Strategi ST: Ciptakan
strategi yang
menggunakan kekuatan
untuk mengatasi
ancaman
Strategi WT: Ciptakan
strategi yang
meminimalkan
kelamahan dan
menghindari ancaman
IFAS
EFAS
ANALISA SWOT
(KUALITATIF)
SD Internal

PENINGKATAN KERJA

SD Eksternal
KEKUATAN
(STRENGTHS)
1.
2.
KELEMAHAN
(WEAKNESSES)
1.
2.
PELUANG
(OPPORTUNITIES)
1.
2.
STRATEGI SO: MENGANDUNG
BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI
YG BERSIFAT MEMANFAATKAN
PELUANG DGN MENDAYA
GUNAKAN KELUARAN/ KELEBIHAN
YG DIMINTA PERUSAHAAN
STRATEGI WO:
BERSIFAT MEMANFAATKAN
PELUANG EKSTERNAL UNTUK
MENGATASI KELEMAHAN
PERUSAHAAN
TANTANGAN
(THREATS)
1.
2.
STRATEGI ST:
KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI
YG MEMANFAATKAN ATAU
MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN
UNTUK MENGATASI ANCAMAN
STRATEGI WT:
KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI
SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT
ATAS KELEMAHAN PERUSAHAAN
DAN ANCAMAN YG DIHADAPI ATAU
USAHA MENGHINDARI ANCAMAN
UTK MENGATASI KELEMAHAN
PERUSAHAAN
SD : Sumber Daya
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
KEKUATAN
- MEMILIKI DED & MASTER PLAN
- OPERASI LANCAR
- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT
- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %
- TIDAK PUNYA UTANG
- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET
KELEMAHAN
- RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45
- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT
- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI
- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS
TERPASANG
- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
PELUANG
- PELANGGAN BARU = 15 %
- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK
- ADA BANTUAN PINJAMAN SDM

TANTANGAN
- LEMB. LEGISLATIF BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF
DASAR AIR
- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50
ORANG/HA
- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
Strategi SO
MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN
SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI
PINJAMAN LUNAK
Strategi WO
MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT
MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI
CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG
DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM
Strategi ST
EKSPOSE KE LEMB LEGISLATIF TTG
POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN
SISTEM DG MEMANFAATKAN DANA
PINJAMAN LUNAK
Strategi WT
PRESENTASI PROPOSAL
PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR
KE LEMB LEGISLATIF