Anda di halaman 1dari 12

BAB 1

MENGOLAH DATABASE
Microsoft Excel adalah salah satu program spreadsheet canggih yang saat ini
cukup dikenal dan banyak digunakan di kalangan dunia kerja terutama dalam
pengolahan data dan angka. MS Excel 2007 memiliki tampilan yang berbeda
dengan versi sebelumnya dengan pengoperasian yang lebih mudah tetapi tidak
mengubah fungsi dari versi sebelumnya. Sebagian besar fitur dari Excel 2007
disediakan dalam bentuk ikon atau tombol perintah yang diletakkan di dalam tab!
tab di bagian atas lembar kerja Excel 2007.
Excel 2007 memiliki tata ruang kerja yang profesional dan didalamnya banyak
memberikan kemudahan dalam mengolah data yang besar menghitung angka
membuat laporan diagram grafik dan sebagainya.
"ntuk memudahkan pemahaman Excel 2007 berikut terdapat latihan penerapan
aplikasi MS Excel 2007.
#abel $.$
%&#&!$
%&#& '&S(E) *"M&+ S&,(# "M"M
+arga #iket 22-00 per orang
.ulan .agian 'asien /umlah #iket
/anuari #+# %e0asa $00
/anuari #+# Manula 20-
/anuari #+# &nak!anak 100
/anuari Mata %e0asa 1$0
/anuari Mata Manula $00
/anuari Mata &nak!anak 100
/anuari 2igi &nak!anak $00
/anuari 2igi Manula $$0
/anuari 2igi Manula 200
3ebruari #+# %e0asa $10
3ebruari #+# &nak!anak 2$0
3ebruari #+# &nak!anak $40
3ebruari Mata &nak!anak 1$0
3ebruari Mata Manula 56
3ebruari Mata Manula $20
3ebruari 2igi %e0asa $-0
3ebruari 2igi &nak!anak $70
63 Microsoft Excel 2007
Petunjuk
langkah :
1. Buka lemar kerja aru Excel
2. Buat file se!erti tael "i
sam!ing.
3. #engka!i kolom $iket% nilai
tiket "i!eroleh "ari &arga $iket
!er orang "an jumlah
'. (isi!kan kolom kosong
"iseelah Bulan% masukkan
nama kolom untuk : no urut
). #engka!i tael "engan eragai
*ariasi "esain +ang "ita,arkan
"alam fitur M( Excel 2007
7embar kerja Excel yang diolah sebagai database akan menganggap kolom
sebagai field sedangkan baris sebagai data. Setiap kolom mempunyai judul
kolom yang disebut nama field. Setiap baris data disebut record.
1.1 Fasilitas Sort, Filter dan Subtotal
3asilitas sort filter dan subtotal adalah fasilitas untuk memudahkan
pemeriksaan pengelompokan atau mendapatkan informasi tertentu dari
sejumlah data yang ada. 3asilitas ini terdapat dalam tab %ata 8 group 9utline.


Gambar 1.1 : Tab data grup Sort & Filter dan grup outline
1.1.1 Mengurutkan dan Menyaring Data
'engurutan suatu data yang bertipe teks mengacu pada karakter paling kiri
dimana data tersebut akan diurutkan berdasarkan huruf abjad. 'engurutan data
semacam ini dapat dilakukan dengan dua metode yaitu
secara Ascending :menaik &!; atau 0!6< dan Descending
:menurun ;!& atau 6!0<. #ombol!tombol perintah
mengurutkan data terdapat pada tab Data!grup Sort =
Filter.

6' Microsoft Excel 2007
Petunjuk
langkah :
Pengurutan "ata tunggal% "engan cara :
1. -ktif !ointer !a"a 1 .satu/ kolom +ang akan "iurutkan
2. 0lik menu DATA1gru! Sort 2 Filter, klik tomol (ort - to 3
.menaik/ atau 3 to - .menurun/
Gambar 1.2 : Tombol pengurutan dalam grup
Sort & Filter
a. Pengurutan Satu Kunci
$. .uka file %&#&!$ urutkan data berdasarkan agian dengan urutan naik
:&scending<
2. 'erhatikan hasil sebelum dan sesudah pengurutan
'erhatikan hasil sebelum dan sesudah pengurutan >


Gambar 1.3 : Data sebelum dan sesudah pengurutan berdasar field bagian
b. Pengurutan Kunci ganda
6) Microsoft Excel 2007
Pengurutan "engan kunci !engurutan gan"a% "engan
cara :
1. -ktif !ointer !a"a semarang sel "alam tael
"ata
2. 0lik menu DATA1gru! Sort 2 Filter, klik
tomol Sort - untuk memuka kotak "ialog
Sort
3. Pa"a Column klik "ro! "o,n tomol Sort by,
!ilih kolom fiel" +ang akan "iurutkan (!ilih fiel"
agian), Pa"a Sort on !ilih Values% !a"a Order
Gambar 1.4 : Kotak dialog Sort
4. "ntuk menambah level kunci! klik Add le"el! pada t#en y pilih nama kolom
berikutnya yang akan diurutkan datanya :pilih jumlah< Sort on pilih $alues
dan Order pilih largest to s%all.
-. ,lik O& pastikan hasilnya seperti berikut >
Gambar 1.5 : asil pengurutan dengan !unci ganda
c. Pengurutan Berdasarkan Warna Latar
$. .erikan 0arna latar ,")()2 pada jumlah diatas 200 dan data lainnya
ber0arna +(/&"
2. &ktif pointer pada salah satu nilai kolom sembarang :kolom tiket<
1. ,lik menu DATA!grup Sort = Filter! klik tombol Sort untuk membuka kotak
dialog Sort
4. 'ada 'olu%n klik drop do0n tombol Sort y! pilih kolom field yang akan
diurutkan (pilih field jumlah)! 'ada Sort on pilih 'ell 'olor pada Order pilih
0arna yang tampil :hijau atau kuning<. "ntuk pilihan On To* berarti 0arna
acuan yang dipilih pada bagian Order akan diurutkan dan dikelompokkan
pada posisi paling atas sedangkan On Botto% adalah sebaliknya.
-. ,lik O& pastikan hasilnya seperti berikut >
Gambar 1." : asil #engurutan dengan $unci %arna &atar Sel
66 Microsoft Excel 2007
1.2 Menyaring Data dengan Cepat
#ujuan menyaring data adalah untuk menampilkan dan mengelompokkan data
berdasarkan kriteria tertentu. "ntuk menyaring data secara cepat dapat
dilakukan cara sebagai berikut >
$. &ktifkan pointer di sembarang sel dalam tabel database :%&#&!$<
2. ,lik menu DATA!grup Sort = Filter! klik tombol Filter! sehingga dibagian
masing!masing judul kolom akan ditampilkan tombol!tombol filter seperti
pada gambar berikut.
1. Misalnya > kolom 'asien tampilkan hanya pasien anak!anak saja.
$. ,lik tombol 3ilter pada bagian kolom +asien kemudian hilangkan tanda
centang %e0asa dan Manula
2. ,lik Ok maka hasilnya seperti pada gambar 6.

67 Microsoft Excel 2007
Tombol filter
Gambar 1.8 : Menyaring Data a!ien "nak#anak Gambar 1.$: engakti%an tombol Filter
Petunjuk
langkah :
Gambar 1.' : asil #en(aringan Data $husus #asien )na!*ana!
a. Menyaring Data dengan Wild Card
%engan menggunakan karakter 0ildcard dapat ditentukan kriteria penyaringan
secara bebas baik berdasarkan karakter tunggal atau sembarang. ,arakter
0ildcard terdiri dari dua macam yaitu karakter , dan ?. ,arakter @ me0akili
penulisan sembarang karakter tunggal sedangkan karakter ? untuk me0akili
sembarang karakter yang jumlahnya tidak tentu. .erikut contoh penerapannya >
$. &ktifkan pointer di sembarang sel dalam tabel database :%&#&!$<
2. ,lik menu DATA!grup Sort = Filter! klik tombol Filter! sehingga dibagian
masing!masing judul kolom akan ditampilkan tombol!tombol filter seperti
pada gambar 5. 'ilih Te-t Filters 'usto% Filter untuk membuka kotak
dialog 'usto% Auto Filter :gambar $0 <
1. Misalnya > kolom 'asien tampilkan hanya pasien anak!anak saja.

Gambar 1.1+ : #enga!tifan #en(aringan Data ,engguna!an -ustom )uto
64 Microsoft Excel 2007
Gambar 1.11 : asil #en(aringan mengguna!an %ild -ard
b. Menyaring Data dengan Advanced Filter
3asilitas advance filter adalah fasilitas menyaring dan menampilkan hasil
penyaringan data pada sumber data secara langsung atau menempatkannya di
lokasi sel lain dengan tetap memperrtahankan isi sumber data yang disaring.
'enyaringan dapat menentukan kriteria dengan lebih kompleks yaitu dengan
menuliskannya di dalam sel.
$. ,etikkan kriteria pada sel kosong misalnya pada sel 24 dan +- seperti pada
gambar berikut.
2. &ktifkan pointer pada sumber data yang akan disaring.
1. 'ada menu Data!group Sort . Filter! pilih Ad"anced Filter
4. 'ada Action klik pilihan 'o*y to anot#er location untuk menempatkan
hasil penyaringan data ke lokasi lain. Sedangkan untuk pilihan Filter t#e list
in *lace berarti penyaringan data langsung dilakukan pada range sumber
data.
-. 'ada kotak List range sorot sumber data yang di saring A &4>E2$.
B. ,lik 'riteria range sorot range kriteria > 24>+-.
7. ,osongkan kotak 'o*y to kemudian klik di sel 27 untuk menempatkan hasil
penyaringan data.
65 Microsoft Excel 2007
Petunjuk
langkah :
Gambar 1.1. : #en(aringan Data dengan )d/anced Filter
5. ,lik 9, dan perhatikan hasil seperti pada gambar berikut.
Gambar 1.13 : asil #en(aringan Data dengan )d/anced Filter
.eberapa contoh ketentuan kriteria dan penulisannya >
Gambar 1.10 : -ontoh #enulisan !riteria )d/anced Filter
70 Microsoft Excel 2007
1. Membuat Subtotal
'embuatan Subtotal MS Excel telah menyediakan beberapa fungsi yang dapat
digunakan untuk mengkalkulasi sederetan angka dalam tabel. 3ungsi!fungsi
tersebut antara lain seperti pada tabel berikut >
#abel $.2
3")2S(!3")2S( %&7&M S".#9#&7
)am 3ungsi ,egunaan 3ungsi
Sum "ntuk menghasilkan nilai total dari sederetan data angka
&verage "ntuk menghasilkan nilai rata!rata dari sederetan data
angka
Count dan Count
)umber
"ntuk menghitung jumlah data dari sederetan data angka
Max dan Min "ntuk menghasilkan nilai terbesar dan terkecil dari
sederetan data angka
'roduct "ntuk menghasilkan nilai perkalian dari sederetan bilangan
St%ev "ntuk menghitung nilai perkiraan standar deviasi dari
suatu populasi dimana sampel datanya diambil dari
sebagian data dari populasi tersebut
St%evp "ntuk menghitung nilai perkiraan standar deviasi dari
suatu populasi dimana populasi data tersebut diambil dari
semua nilai
Dar "ntuk menghitung nilai perkiraan varian dari suatu
populasi dimana sampel datanya diambil dari sebagian
data dari populasi tersebut
Darp "ntuk menghitung nilai perkiraan varian dari suatu
populasi dimana populasi data tersebut diambil dari
semua nilai
$. &ktifkan file %&#&!$ yakinkan bah0a kolom #iket sudah terisi dengan hasil
yang tepat.
2. "rutkan terlebih dahulu data berdasarkan syarat pengurutan tertentu> urutkan
berdasarkan bagian dengan urutan menaik.
1. ,lik tombol Sutotal yang terdapat pada tab Data!2rup Outline untuk
membuka kotak dialog Sutotal
4. ,arena Sutotal akan diberikan pada setiap pergantian bagian maka klik
pilihan Bagian pada kotak At eac# c#ange in.
71 Microsoft Excel 2007
Petunjuk
langkah :

+asil dari pembentukan Subtotal menunjukkan bah0a besarnya subtotal
diberikan pada setiap field Bagian dan pada akhir tabel juga diberikan tampilan
Grand Total untuk field /u%la# dan Tiket.
Selain itu dibagian kiri muncul 7evel $21 dimana masing!masing tombol
digunakan untuk meringkas atau mengurai tabel data hasil Subtotal atau
menggunakan tombol Hide Detail dan S#o0 Detail dalam tab Data!gru*
Outline.
72 Microsoft Excel 2007
). Pa"a agian Use Function% !ilih salah satu fungsi
untuk menghitung Subtotal : !ilih Sum untuk
menjumlahkan "ata.
6. Pa"a Add subtotal to : aktifkan kotak cek Jumlah "an
Tiket, karena (utotal akan "ihitung "an "item!atkan
!a"a kolom 6umlah "an $iket.
e!lace current subtotals "alam kon"isi aktif%
sutotal secara otomatis akan menggantikan sutotal
seelumn+a
emo"e all% untuk mengha!us sutotal +ang
ter!asang seelumn+a.
7. 0lik O#, !erhatikan hasiln+a !a"a gamar erikut.
Gambar&.1': Kotak Dialog Subtotal
Gambar 1.1&: Data Subtotal (ide & S)o* Detail
Subtotal
Gambar: Data SubtotalS)o* Detail

Menonaktifkan fasilitas Subtotals pada tab Data!2rup Outline! kotak dialog
Sutotal pilih 1e%o"e All.
%&3#&* 'E)/"&7&) ."," ,9M'"#E*
'# E*C9)#&*& *&/&E&7( #&+") 2006
)&M&
,9%
E /"%"7
/"M7&
+
+&*2&F")(
# #9#&7
2")")2
&2")2 C0$ MS E9*% 2007 100
*p
$-000
2*&ME%(& C02 MS EGCE7 2007 400
*p
$B000
2")")2
&2")2 C02 MS EGCE7 2007 -00
*p
$B000
,+&*(SM& C02 MS EGCE7 2007 200
*p
$B000
&)#&*(,S& C01 MS &CCESS 2007 100
*p
$7000
*&/&E&7( C01
MS '9EE* '9()#
2007 $-0
*p
$7000
2*&ME%(& C04
MS '9EE* '9()#
2007 -00
*p
$-000
&)#&*(,S& C04
MS '9EE* '9()#
2007 2-0
*p
$-000
2")")2
&2")2 C0- C9*E7%*&E G1 B00
*p
20000
,+&*(SM& C0- C9*E7%*&E G1 100
*p
20000
.erdasarkan tabel di atas maka >
$. #ambahkan )9 "*"# dimulai $0$$$ disebelah kiri field )&M&.
2. 7engkapilah kolom #9#&7 yang dihitung berdasarkan /umlah dan
+argaFunit.
1. Sisipkan kolom kosong disebelah #9#&7 untuk menghitung #9#&7
.E*S(+ #otal .ersih diperoleh dari nilai #9#&7 dikurang discount sebesar
$0H.
4. "rutkan tabel di atas berdasarkan nama dan dalam nama yang sama urutkan
lagi berdasarkan jumlah keduanya dengan urutan naik.
-. Saringlah data jika diinginkan hasil tampilan data adalah data penjualan di
2unung &gung yang mencapai penjualan bersih di atas *p.7 juta.
73 Microsoft Excel 2007
Gambar 1.1$: (a!il Subtotal +erda!arkan +agian
Lati#an 1 :
B. +itunglah subtotal penjualan buku dari masing!masing judul buku.
7. Simpanlah file dengan benar di tempat yang benar.
Selamat berlatih.......

7' Microsoft Excel 2007