Anda di halaman 1dari 20

1

p. hp
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.
2
PENGERTIAN ARSIP
Arsip Arche * Permulaan
(Yunani) * Jabatan
* Fungsi
* Kuasa Hukum
Ta arche * Dokumen atau
* Catatan catatan
Archion * Balai Kota,
Gd.Pemerintah

Archivum (Latin) Tempat penyimpanan

dokumen pemerintah

Archives (Inggris) * Tempat Dokumen

Archief (Belanda) * Semua kata yang
tertulis

Arsip(Indonesia) * Semua warkat yang
telah disimpan
3
PENGERTIAN ARSIP
ODELL dan STRONG

Fakta fakta tertulis
Mengenai peristiwa peristiwa dan kegiatan
Warkat dapat berwujud dalam surat surat, data, barang barang
cetakan, kata kata, lembaran lembaran atau buku buku yang
menyebutkan tentang fakta fakta tersebut.
4
PENGERTIAN ARSIP
SCHELLENBERG

Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari
suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang
diputuskan sebagai bahan berharga untuk
diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari
keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah
dipilih untuk disimpan pada suatu badan
kearsipan.
5
PENGERTIAN ARSIP
MULER dan Kawan kawan

Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan tulisan dan
barangbarang cetakan yang secara resmi diterima atau
dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah
seorang dari pejabat pejabat sepanjang dokumen
dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah
pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.
6
PENGERTIAN ARSIP
DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI
23 FEBRUARI 2 MARET 1957

1. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi
oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak tanduk
dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat
dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan
tindakan selanjutnya.
2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan,
penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik
dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik
kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang
dapat dipertanggung jawabkan.
7
PENGERTIAN ARSIP
PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961
TENTANG POKOK POKOK KEARSIPAN

1. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok,
maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya.
2. Kumpulan surat surat atau bahan bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi
negara dibuat secara physis dengan perkembangan
organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
8
PENGERTIAN ARSIP
UNDANG UNDANG NO. 7 TAHUN 1971
TENTANG KETENTUAN KETENTUAN POKOK
KEARSIPAN
Pasal 1 ayat a :
- Naskah naskah yang dibuat dan diterima.
- oleh lembaga lembaga Negara dan Badan
badan pemerintahan;
- dalam bentuk corak apapun.
- baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
- dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahaan.
9
Lanjutan UU No.7 tahun 1971
Pasal 1 ayat b
- Naskah naskah yang dibuat dan diterima
- oleh badan badan swasta, dan / atau perorangan
- dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok.
- dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
10

a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan
dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan
pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan
dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan
perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara
penemuannya kembali apabila sewaktu waktu diperlukan

b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.

c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan
pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk
kegiatan administrasi sehari-hari

PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN

11
FUNGSI ARSIP







Pasal 2 UU
No.7/1971
Fungsi ARSIP
1. ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan admisistrasi negara.
a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih
digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di
lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu
waktu informasinya masih diperlukan.
c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus
menurus.
2. ARSIP STATIS
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kebangsaan pada umumnya, maupun pada
penyelenggaraan administrasi sehari hari. Arsip
statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah
12
FUNGSI ARSIP
1. Mendukung proses pengambilan
keputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.

Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.
ARSIP sebagai
Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.

5. Memori perusahaan.

6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
13
PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971
TUJUAN KEARSIPAN

Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
pemerintah.

Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu
menyediakan informasi dengan tepat,
lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien

TUJUAN KEARSIPAN
ARSIP
15
NILAI GUNA ARSIP
ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
16
SISTEM KEARSIPAN





Sistem Kearsipan
Pola Baru


Kebijaksanaan pengendalian surat
dengan menggunakan kartu kendali


Kebijaksanaan penataan berkas
dengan menggunakan metode
pemberkasan.




Kebijaksanaan penggunaan arsip
dengan melaksanakan penyusutan
17
JENIS ARSIP
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :

1. Arsip berbasis kertas.
2. Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).
3. Arsip kartografik dan arsitektual
4. Arsip elektronik (Mechine readable)
18
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN
Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh
daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).

MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO
Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang
sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang
dibutuhkan.

IRA A.PENN
Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis
terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan
penyusutan arsip
19
TUJUAN MANAJEMEN ARSIP
DINAMIS
1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang
disimpan hanya arsip yang penting saja.
2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
20
ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP
1. Azas Sentralisasi

Asas Pengorganisasian 2. Asas Desentralisasi
Arsip Dinamis
3. Asas Gabungan
Sentralisasi dan
desentralisasi