PERANCANGAN
SISTEM
PENGADAAN
BARANG/JASA
SECARA
ONLINE
di
PT
PERTAMINA (PERSERO) UPms V SURABAYA
Nama Mahasiswa :
NRP
:
Program Studi
:
Dosen Pembimbing :
Abstrak
Pengadaan adalah salah satu hal yang penting bagi
suatu perusahaan dalam usaha untuk mendapatkan barang
maupun jasa. Salah satu cara yang dilakukan oleh perusahaan
untuk mendapatkan barang atau jasa adalah dengan diadakannya
pelelangan. Hingga saat ini, proses pendaftaran bagi peserta
lelang yang ingin mengikuti pelelangan masih dilakukan secara
manual, yaitu harus datang langsung ke PT PERTAMINA
(PERSERO) UPms V Surabaya. Selain itu, untuk mendapatkan
informasi tentang pelelangan juga harus melihat langsung di
papan pengumuman, begitu pula dengan memasukkan dokumen.
Namun, untuk proses negosiasi dilakukan dengan cara e-auction.
Tugas akhir ini bertujuan merancang sistem informasi
pengadaan barang dan jasa secara online. Perancangan sistem
dimulai dengan melakukan identifikasi kebutuhan sistem.
Berdasarkan kebutuhan tersebut akan dibuat desain sistem, yang
dimodelkan dengan menggunakan metode UML.
Hasil tugas akhir ini berupa rancangan sistem informasi
yang memiliki fasilitas untuk mengelola data lelang, data
pekerjaan, evaluasi prakualifikasi, penawaran dan harga, hingga
mendapatkan pemenang lelang. Selain itu terdapat fasilitas untuk
menyajikan data peserta lelang, dan laporan mengenai
pengadaan serta fasilitas-fasilitas lain yang berhubungan dengan
pengelolaan data pengguna sistem, data vendor, data sanggahan
serta dokumen.
Kata kunci : pengadaan, pelelangan, e-procurement, e-auction.
Abstract
Procurement is one of matter which is the necessary for
an company in effort to get the goods and also service. One of
way of done by company to get the goods or service is performed
auction. Till in this time, process the registration for auction
competitor which wish to follow the auction still be conducted in
manual, that is have to come direct to PT PERTAMINA
(PERSERO) UPMS V Surabaya. Others, to get the information of
about auction also direct vision have to in pasteboard, so also by
including document. But, to process the negotiation conducted by
e-auction.
This Final duty aim to design the information system of
procurement of goods and service by online. Design system
started by identifying system requirement. Pursuant to the
requirement will be made by desain system, what is modeled by
using method UML
Result of this final duty in the form of device of
information system owning facility to manage the data auction the
work data, evaluate the prakualifikasi, offer and price, till get the
winner auction. Others there are facility to present the competitor
data auction, and report of concerning procurement and also
other related facility with the management data of user system,
data vendor, expostulation data and also document.
Keyword : procurement, auction, e-procurement, e-auction
ii
KATA PENGANTAR
Tiada kata yang terucap selain Syukur Alhamdulillah atas
segala karunia kasih sayang Allah SWT, sehingga penulis dapat
menyelesaikan program strata satu pada Program Studi Sistem
Informasi, Fakutas Teknologi Informasi, Institut Teknologi
Sepuluh Nopember Surabaya.
Sebagai salah satu persyaratan untuk meraih gelar sarjana
komputer pada Program Studi Sistem Informasi, penulis
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul:
Perancangan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Online
di PT PERTAMINA (PERSERO) UPms V Surabaya
Tugas Akhir ini takkan pernah terwujud tanpa dukungan,
saran, dan bantuan dari berbagai pihak baik secara langsung
maupun tidak langsung, materiil maupun moral. Untuk itu,
penulis menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan
setinggi-tingginya kepada:
1. Kedua orang tua penulis yang senantiasa mendoakan di
setiap langkah dan gerak beliau demi kebahagiaan,
kesuksesan dan keberhasilan putera-putrinya.
2. Bpk. Ir Khakim Ghozali selaku Ketua Program Studi
Sistem Informasi ITS, dosen pembimbing serta dosen
wali penulis atas segala bimbingannya selama empat
tahun terakhir.
3. Bpk. Rully Soelaiman, S.Kom, M.Kom selaku Sekretaris
Program Studi Sistem Informasi ITS.
4. Bpk Rully A Hendrawan, S.Kom, selaku Koordinator
Tugas Akhir, atas perhatiannya kepada para pengambil
TA.
5. Dosen-dosen Sistem Informasi: Bpk. Ir. A. Holil N.A.,
M.Kom, Bpk. Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom, Bpk. Bambang
Setiawan, S.Kom, MT, Bpk. Prof. Dr. Arif Djunaidy,
MSc. PhD., Bpk. Febriliyan Samopa, S.Kom, M.Kom,
iii
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
iv
DAFTAR ISI
Abstrak............................................................................................i
Abstract..........................................................................................ii
KATA PENGANTAR..................................................................iii
DAFTAR ISI.................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR..................................................................viii
DAFTAR TABEL.........................................................................x
BAB I PENDAHULUAN.............................................................1
1.1 Latar Belakang.......................................................................1
1.2 Tujuan ...................................................................................2
1.3 Manfaat .................................................................................3
1.4 Permasalahan ........................................................................3
1.5 Batasan Masalah ...................................................................3
1.6 Metodologi ...........................................................................3
1.7 Sistematika Pembahasan ......................................................5
BAB II DASAR TEORI ...............................................................7
2.1 Definisi Pengadaan Barang dan Jasa....................................7
2.2 Sejarah Perkembangan Pengadaan Barang dan Jasa ...........7
2.3 Definisi e-procurement ........................................................9
2.4 Keuntungan E-Procurement ..............................................10
2.5 Landasan Hukum E-Procurement di Indonesia .................11
2.5.1 Inpres no. 3 tahun 2003..........................................11
2.5.2 Keppres No. 61 Tahun 2004..................................11
BAB III ANALISA KEBUTUHAN............................................13
3.1 Sistem Pengadaan Barang/Jasa Saat Ini..............................13
3.1.1 Deskripsi Proses Pengadaan Saat Ini......................13
3.1.2 Permasalahan-Permasalahan Sistem Pengadaan
barang/Jasa Saat ini ...............................................20
3.2 Kebutuhan Pengguna...........................................................20
3.2.1 Kebutuhan Aktifitas User dari Sistem Pengadaan
Barang/Jasa Saat Ini...............................................21
3.3 Analisa Kebutuhan..............................................................23
3.4 Dokumentasi Kebutuhan.....................................................35
BAB IV PERANCANGAN SISTEM..........................................37
vi
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Existing System ....................................................... 14
Gambar 3.2 Persiapan Pengadaan Barang/Jasa ........................... 15
Gambar 3.3 Prakualifilasi dan Pemberian Penjelasan (aanwijzing)
............................................................................................ 16
Gambar 3.4 Evaluasi Dokumen Penawaran ................................ 17
Gambar 3.5 Negosiasi ................................................................. 18
Gambar 3.6 Penetapan Pemenang ............................................... 19
Gambar 3.7 Viewpoint ................................................................ 24
Gambar 4.1 Diagram Generalisasi Aktor .................................... 39
Gambar 4.2 Use Case Diagram e-procurement ........................... 42
Gambar 4.3 Class Diagram.......................................................... 43
Gambar 4.4 Conceptual Data Model ........................................... 46
Gambar 4.5 Physical Data Model ................................................ 47
Gambar 4.6 Histogram Antarmuka Pengguna ............................. 64
Gambar 4.7 Layar Utama Antarmuka Halaman Utama .............. 65
Gambar 4.8 Form Login .............................................................. 66
Gambar 4.9 Form Registrasi Vendor........................................... 67
Gambar 4.10 Melihat Pekerjaan yang dilelang ........................... 68
Gambar 4.11 Melihat Daftar Hasil Evaluasi Prakualifikasi ....... 68
Gambar 4.12 Melihat Daftar Hasil Evaluasi Penawaran ............. 69
Gambar 4.13 Melihat Sanggahan ................................................ 69
Gambar 4.14 Melihat Pemenang Lelang ..................................... 70
Gambar 4.15 Layar Utama Antarmuka Halaman Administrator. 71
Gambar 4.16 Menu Data User ..................................................... 71
Gambar 4.17 Form Add User ...................................................... 72
Gambar 4.18 Form Edit User ...................................................... 73
Gambar 4.19 Form Ubah Password............................................. 73
Gambar 4.20 Form Add Vendor .................................................. 74
Gambar 4.21 Layar Utama Antarmuka Halaman Vendor ........... 75
Gambar 4.22 Dashboard pada Halaman Vendor yang Berhasil
registrasi.............................................................................. 75
Gambar 4.23 Dashboard pada Halaman Vendor yang Berhasil
registrasi.............................................................................. 76
Gambar 4.24 Form Edit Data Vendor ......................................... 76
viii
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kebutuhan Aktifitas User Saat Ini ............................... 21
Tabel 3.2 Dokumentasi Viewpoint .............................................. 25
Tabel 3.3 Kebutuhan Untuk Direct Viewpoint ............................ 26
Tabel 3.4 Kebutuhan Untuk Indirect Viewpoint .......................... 30
Tabel 3.5 Pengelompokan Kebutuhan Fungsional ...................... 31
Tabel 4.1 Tabel data_user............................................................ 48
Tabel 4.2 Tabel hak_akses .......................................................... 48
Tabel 4.3 Tabel posisi_organisasi ............................................... 49
Tabel 4.4 Tabel data_vendor ....................................................... 49
Tabel 4.5 Tabel kota .................................................................... 51
Tabel 4.6 Tabel propinsi .............................................................. 51
Tabel 4.7 Tabel data_pekerjaan................................................... 52
Tabel 4.8 Tabel jenis_pekerjaan .................................................. 52
Tabel 4.9 Tabel bidang_pekerjaan .............................................. 53
Tabel 4.10 Tabel sub_bidang ..................................................... 53
Tabel 4.11 Tabel data_lelang ...................................................... 54
Tabel 4.12 Tabel unit_bagian ...................................................... 55
Tabel 4.13 Tabel metode_lelang ................................................. 56
Tabel 4.14 Tabel evaluasi_prakualifikasi .................................... 56
Tabel 4.15 Tabel evaluasi_penawaran......................................... 57
Tabel 4.16 Tabel dokumen .......................................................... 58
Tabel 4.17 Tabel data_sanggahan ............................................... 59
Tabel 4.18 Tabel data_pemenang ................................................ 59
Tabel 4.19 Daftar Desain Input ................................................... 61
Tabel 4.20 Daftar Desain Output................................................. 62