Asas Pentadbiran Awam

237
LAMPIRAN

JAWAPAN SOALAN PENILAIAN KENDIRI

BAB 1

1. Perbezaan antara pentadbir (administrator) dan pengurus (manager):
Seseorang pentadbir awam wajar `melakukan sesuatu yang
sepatutnya' (do right things). Ini disebabkan oleh segala tindakan
yang dilakukan oleh seorang pentadbir awam adalah berdasarkan
apa yang telah ditetapkan oleh pihak yang berautoriti dan
bertanggungjawab. Pentadbir (administrator) bertindak dalam
bidang kuasanya (intra-vires) walaupun tindakan yang diambil itu
adalah tidak popular kepada kumpulan sasaran. Pegawai-pegawai
awam mempunyai laluan kerjaya yang agak terhad kerana
ditentukan berdasarkan senioriti. Contohnya, segala tindakan
seorang pegawai awam mestilah berdasarkan polisi-polisi dan
peraturan seperti akta, prosedur (tatacara), pekeliling, dan arahan.

Pengurus (Manager) lebih merujuk kepada pentadbir di sektor
swasta. Seseorang pengurus biasanya mengatur sumber-sumber
mengikut kehendak dan keperluan organisasi (do things right). Ini
disebabkan dalam sektor swasta, pengurus-pengurus lebih
mempunyai autonomi untuk membuat keputusan yang akan
memberi keuntungan kepada organisasi. Biasanya kuasa
seseorang pengurus tiada had demi kebaikan organisasi. Dalam
sektor swasta tidak ditekankan konsep melebihi bidang kuasa
(ultra-vires). Seseorang pengurus boleh menunjukkan kebolehan
dan kreativiti untuk menyumbangkan idea-idea yang boleh
memberi keuntungan kepada organisasi. Pengurus-pengurus
sektor swasta biasanya mempunyai laluan kerjaya yang lebih baik,
kerana peningkatan dalam kerjaya mereka lebih didasarkan
kepada kemahiran, pengetahuan dan keupayaan (skills, knowledge,
and abilities).

2. Dua bentuk pengurusan awam:

Pengurusan Sumber Manusia - Pengurusan sumber manusia
melibatkan proses-proses pengambilan, perancangan,
pembangunan, dan hubungan antara sumber manusia dalam
sektor awam. Proses-proses sumber manusia melibatkan aktiviti-
aktiviti seperti pengrekrutan, pemilihan, latihan dan
Asas Pentadbiran Awam
238
pembangunan, pentadbiran pampasan dan faedah, gaji dan upah,
hubungan perusahaan, dan disiplin kakitangan sektor awam.

Pengurusan Sumber Bukan Manusia - Di dalam apa jua
bentuk organisasi, pengurusan sumber bukan manusia juga
merupakan satu aspek yang perlu diberi perhatian. Ini disebabkan
dengan semata-mata menguruskan sumber manusia tidak boleh
menjamin organisasi akan mencapai matlamatnya. Dalam sektor
awam, pengurusan sumber bukan manusia adalah melibatkan
beberapa aspek pengurusan, iaitu pengurusan kewangan,
pengurusan projek, dan pengurusan aset.

3. Elemen-elemen penting dalam pengurusan awam:

(a) Kawalan Perlembagaan

Perlembagaan merupakan undang-undang tertinggi negara.
Perlembagaan menetapkan pelantikan jawatan pegawai-pegawai
awam, segala atur cara (procedure) dan bidang kuasa fungsi
pengurusan awam. Perlembagaan menjelaskan kewujudan
perkhidmatan awam sebagai badan yang akan melaksanakan
segala keputusan kerajaan. Kakitangan awam pula dilantik melalui
sebuah badan yang dinamakan Suruhanjaya. Perlembagaan juga
menetapkan prosedur bagi perlaksanaan tanggungjawab dan
pemberhentian kakitangan awam berkenaan. Oleh itu, mana-
mana badan yang tidak mematuhi bidang kuasa atau prosedur
yang ditetapkan, ianya dianggap bercanggah dengan
Perlembagaan dan tindakan badan berkenaan akan dianggap
tidak sah.

(b) Kawalan Berdasarkan Akta

Telah dijelaskan bahawa akta-akta merupakan undang-undang
yang dibuat oleh badan perundangan. Akta ini diwujudkan
dengan tujuan mencapai matlamat dalam sesuatu perkara yang
khusus selari dengan peruntukan Perlembagaan. Contohnya,
peruntukan Perlembagaan ada menyatakan bahawa negeri-negeri
boleh menubuhkan Pihak Berkuasa Tempatan (kerajaan
tempatan) yang terletak di bawah bidang kuasa kerajaan negeri.
Untuk menyelaraskan kerajaan-kerajaan tempatan di peringkat
Persekutuan, maka diwujudkan sebuah badan penyelaras yang
dikenali sebagai Majlis Negara bagi Kerajaan Tempatan (MNKT).
Untuk membolehkan segala penyelarasan dan pentadbiran
Asas Pentadbiran Awam
239
kerajaan tempatan dilaksanakan oleh pentadbir-pentadbir awam,
maka Parlimen telah meluluskan Akta Kerajaan Tempatan 1967
yang mengandungi segala proses, prosedur dan bidang kuasa
mengenai kerajaan tempatan berkenaan. Keadaan yang sama
berlaku di peringkat negeri di mana, Dewan Undangan Negeri
(DUN) mewujudkan enakmen khas yang menjadi undang-
undang tubuh bagi setiap kerajaan tempatan yang ditubuhkan.



BAB 2

1. Anda dinasihatkan agar merujuk penerangan di bahagian
pengenalan pelajaran ini.

2. Anda perlu membuat perbincangan yang mendalam bersama
rakan sekuliah atau pensyarah. Sila rujuk Teori Birokrasi Max
Weber. Anda juga dinasihatkan agar membuat rujuakan di
perpustakaan.

3. Rujuk penerangan berkaitan dengan Teori Pengurusan
SaintifikFrederick Winslow Taylor dan Prinsip-Prinsip Organisasi
Henri Fayol.

4. Anda perlu memahami sepenuhnya empat teori organisasi yang
dijelaskan dalam pelajaran ini. Kaji amalan kerja tempat anda
bekerja. Bincangkan teori organisasi yang dominan dengan
amalan kerja di tempat kerja anda yang telah anda kenal pasti.



BAB 3

1. Anda dikehendaki memilih dua atau tiga contoh dasar awam di
Malaysia dan kemudian fahami secara mendalam. Selepas itu
cuba sesuaikan dengan model-model pembentukan dasar awam
yang telah dipelajari sebelum ini. Misalnya, jika anda memilih
rancangan pembangunan lima tahun Malaysia sebagai satu kajian
kes, perhatikan model pembentukan dasar awam mana yang lebih
sesuai untuk digunakan. Jika anda dapati rancangan
pembangunan lima tahun Malaysia itu bukan sahaja merupakan
dasar pembangunan yang berterusan, tetapi juga sering
mengalami perubahan dan pengubahsuaian dari masa ke semasa,
Asas Pentadbiran Awam
240
anda mungkin boleh merumuskan bahawa teori bersifat
penambahan (incrementalism) lebih sesuai digunakan. Begitulah
juga dengan dasar-dasar lain. Model atau gabungan model yang
digunakan bergantung kepada contoh-contoh dasar awam yang
anda pilih.

2. Dasar awam terdiri dari empat bentuk, iaitu undang-undang,
rancangan, program dan projek. Undang-undang merupakan
dasar yang digubal mengikut proses perundangan untuk
mengatasi sesuatu masalah dan tidak boleh diubah atau
dibatalkan dengan mudah. Sebarang perubahan perlu diluluskan
oleh badan perundangan. Dasar jenis ini selalu diiringi oleh
unsur-unsur hukuman seperti denda, sebat, penjara atau
hukuman bunuh. Contohnya Akta Dadah Merbahaya, 1981.
Rancangan pula merujuk kepada satu bentuk dasar yang lebih
terperinci dan mengandungi beberapa dasar lain yang berkaitan.
Ia mempunyai objektif dan strategi yang tersendiri, serta tidak
diiringi dengan unsur-unsur hukuman. Contohnya Rancangan
Buku Hijau.

Program dibentuk untuk membantu sesuatu masalah tertentu
yang sedang dihadapi dan berfungsi sebagai langkah awal
sebelum sesuatu dasar yang lebih konkrit digubal. Program tidak
mempunyai unsur-unsur hukuman. Contohnya ialah program
pemulihan penagih dadah.

Projek merupakan satu bentuk dasar yang lebih konkrit dan
berfungsi sebagai sebahagian dari program. Jangka masanya agak
pendek dan ditentukan terlebih dahulu. Misalnya projek
perumahan kos rendah.

3. Lima jenis dasar awam:

(i) Dasar Pungutan (Extractive Policy) - Ini merujuk
kepada dasar-dasar yang berkaitan dengan sumber-
sumber kewangan, barangan, masyarakat, dan
perkhidmatan. Ia melibatkan tindakan-tindakan tertentu
seperti kutipan cukai dan cukai pendapatan. Hasil yang
diperoleh kemudian digunakan untuk tujuan
pembangunan dan meninggikan taraf hidup rakyat.

(ii) Dasar Pengagihan (Distributive Policy) - Dasar ini
melibatkan pengagihan peruntukan kerajaan dan agensi-
Asas Pentadbiran Awam
241
agensinya seperti keperluan kewangan, barangan dan
perkhidmatan kepada masyarakat, atau agihan di antara
satu wilayah dengan wilayah lain dalam sesebuah negara.
Pengagihan seperti ini perlu dibuat kerana sumber-
sumber yang dimiliki oleh kerajaan amat terbatas
berbanding dengan pihak-pihak yang memerlukannya.
Dasar seperti ini juga bertujuan untuk memastikan
kekayaan negara dapat dinikmati dengan saksama oleh
setiap golongan dalam masyarakat.

(iii) Dasar Kawalan (Regulative Policy) - Ia merupakan
satu bentuk dasar yang bertujuan untuk mengawal
tindakan individu atau kumpulan dalam masyarakat.
Kawalan dibuat melalui berbagai cara dan antaranya ialah
melalui penguatkuasaan undang-undang. Dasar seperti ini
lebih kerap digunakan apabila ada sesuatu perubahan dari
sudut sosial, ekonomi dan politik dalam sesebuah
masyarakat yang memerlukan beberapa kawalan.

(iv) Dasar Penyusunan (Organisational Policy) - Dasar
ini berkaitan dengan usaha-usaha penyatuan dan
perpaduan rakyat, terutamanya bagi negara yang
mempunyai rakyat berbilang kaum seperti Malaysia. Oleh
itu, beberapa langkah tertentu dimasukkan ke dalam dasar
untuk mencapai sesuatu matlamat tertentu seperti
penyatuan dan perpaduan di antara kaum. Program
Rukun Tetangga yang diadakan di kawasan-kawasan
perumahan di bandar-bandar merupakan satu dari contoh
dasar seperti ini.

(v) Dasar-Dasar Simbolik (Symbolic Policies) - Dalam
hubungan dengan rakyat, ahli-ahli politik dan para
pemimpin dalam masyarakat sering merujuk kepada
kegemilangan dan keagungan sejarah masa silam. Mereka
juga mengaitkan perkara-perkara yang berkaitan dengan
perjuangan, ideologi dan keagamaan. Apa yang mereka
lakukan ini merupakan contoh dasar-dasar yang lebih
bersifat simbolik. Ia bertujuan untuk melahirkan
kesedaran di kalangan anggota masyarakat dengan
memberi perangsang dengan cara-cara yang simbolik.

4. Terdapat lima model yang telah dibincangkan dalam pelajaran ini,
iaitu model Teori Sistem, Teori Elit, Teori Kelompok, Model
Asas Pentadbiran Awam
242
Bersifat Penambahan (Incrementalism) dan Model
Institusionalisme. Anda boleh memilih mana-mana model untuk
dihuraikan.


BAB 4

1. Peranan belanjawan sebagai alat pengukuran kecekapan dan
keberkesanan pengurusan kewangan - Belanjawan Negara dapat
menilai kecekapan dan keberkesanan agensi-agensi kerajaan
dalam merancang dan menggunakan peruntukan yang diberikan.
Contohnya, sebelum sebarang peruntukan diberikan pada tahun
berikutnya, setiap agensi kerajaan dikehendaki menyediakan
anggaran belanjawan tahunan masing-masing. Prestasi
pengurusan kewangan agensi berkenaan diukur melalui sejauh
mana ia dapat membelanjakan peruntukan pada akhir tahun
mengikut perancangan sebelumnya. Prestasi ini akan menjadi asas
kepada peruntukan di tahun-tahun yang akan datang.
Keberkesanan pengurusan sesuatu belanjawan juga bergantung
kepada sistem belanjawan yang digunakan. Seperti mana negara-
negara lain, Malaysia juga pernah melalui pengalaman
menguruskan belanjawan melalui beberapa sistem sehinggalah
satu sistem paling sesuai seperti yang diamalkan sekarang.

2. Sistem Belanjawan Diubahsuai (SBD) - Sistem Belanjawan
Diubah Suai diperkenalkan oleh kerajaan dalam tahun 1990 dan
merupakan sistem yang digunakan oleh Malaysia sehingga hari
ini. Sebenarnya SBD merupakan sistem yang berasaskan kepada
SBPP yang dibuat pengubahsuaian ke atas bidang kuasa dan
proses sesuatu perbelanjaan. Pengubahsuaian ke atas bidang
kuasa melibatkan penurunan kuasa untuk membuat keputusan
kepada peringkat pengurusan bawahan. Bagaimanapun, kuasa
membuat keputusan ini dihadkan kepada pegawai-pegawai pada
peringkat akauntabiliti yang bersesuaian. Pengubahsuaian yang
dilakukan adalah bertujuan untuk memberi keberkesanan
kecekapan dalam pengurusan kewangan kerana setiap aktiviti
dapat di tadbir dan dikawal selia oleh individu yang paling hampir
dengan pelaksananya.

Manakala pengubahsuaian dalam proses pula melibatkan
peraturan dan prosedur dalam agihan peruntukan belanjawan.
Antara peraturan dan prosedur yang diperkenalkan ialah dengan
menetapkan jumlah peruntukan melalui Batas Perbelanjaan.
Asas Pentadbiran Awam
243
Batas Perbelanjaan merupakan satu had perbelanjaan kasar ke
atas sesuatu aktiviti tanpa mengambil kira faktor-faktor lain dan
tidak boleh dilampaui oleh agensi yang melaksanakannya. Batas
Perbelanjaan ditetapkan dengan mengambil kira peruntukan
perbelanjaan bagi projek yang sama atau yang setara pada tahun
sebelumnya. Agensi-agensi kemudian dikehendaki
menandatangani Perjanjian Program, iaitu satu persetujuan yang
menetapkan tahap prestasi yang ingin dicapai bagi sesuatu
peruntukan yang diagihkan. Sekiranya agensi-agensi kerajaan
tidak dapat mencapai prestasi yang dipersetujui mereka
dikehendaki mengemukakan sebab-sebab yang munasabah
melalui Laporan Pengecualian kepada pihak Perbendaharaan.

Pengubahsuaian dalam proses juga melibatkan aspek penilaian ke
atas aktiviti-aktiviti yang dijalankan. Ini bertujuan mengkaji
semula kesesuaian agihan peruntukan bagi aktiviti-aktiviti
berkenaan, termasuk mengkaji semula dasar-dasar yang
berkenaan, penentuan asas-asas pengukuran kecekapan dan
keberkesanan, serta kelemahan-kelemahan yang diperoleh dari
semasa ke semasa.

3. Dasar Percukaian - Dasar percukaian digunakan oleh kerajaan
dengan tujuan untuk meningkatkan hasil negara atau
mempengaruhi kuasa beli orang perseorangan dan organisasi
dalam negara. Ia juga sering digunakan sebagai senjata utama
menghadapi serangan beberapa masalah ekonomi. Contohnya,
apabila berlaku inflasi, kerajaan akan meningkatkan cukai
barangan bagi mengelakkan berlaku perbelanjaan yang
berlebihan. Apabila kerajaan ingin menggalakkan pengguna
berbelanja untuk meningkatkan kegiatan dalam ekonomi, cukai
terhadap barangan tertentu akan diturunkan.

4. Kawalan Pentadbiran - Kawalan Pentadbiran pula merujuk
kepada kawalan kewangan yang berlaku pada tahap jabatan
tertentu.Peruntukan Akta Acara Kewangan 1957 memberi kuasa
kepada Menteri Kewangan melantik pegawai-pegawai dalam
pentadbiran awam yang mengetuai jabatan sebagai Pegawai
Pengawal dalam hal berkaitan kewangan agensi masing-masing.
Di samping itu, ini dapat mengelakkan daripada berlakunya
penyalahgunaan kuasa kerana setiap pegawai awam mengetahui
sejauh mana bidang kuasa kewangan yang dibenarkan kepadanya.

Asas Pentadbiran Awam
244

BAB 5

1. Soalan yang dikemukakan di dalam temu duga tidak berstruktur
tidak mempunyai jawapan betul atau salah dan jawapannya adalah
tidak spesifik. Oleh itu, calon perlu banyak bercakap untuk
menghuraikan lebih lanjut jawapan yang diberi. Selain daripada
itu, penemu duga juga perlulah terlatih dan mahir. Manakala di
dalam temu duga berstruktur soalan yang dikemukakan adalah
soalan-soalan yang telah disediakan terkebih dahulu oleh
penemuduga dan bentuk soalan adalah sama bagi setiap calon.
Temu duga seperti ini wujud dalam bentuk yang lebih formal
Soalan-soalan yang dikemukakan biasanya berkisar tentang situasi
pekerjaan, pengetahuan pekerjaan, pekerjaan itu sendiri dan juga
soalan yang boleh menduga pendirian calon.

2. Masalah disiplin yang dihadapi oleh pekerja boleh dikalsifikasikan
kepada empat jenis iaitu:

(a) Prestasi yang Lemah

Pekerja yang mempunyai masalah prestasi yang lemah ialah
pekerja yang mempunyai kualiti dan kuantiti pekerjaan yang
rendah disebabkan oleh keupayaan yang terhad, kurangnya
latihan, pengalaman dan kurang motivasi.

(b) Melanggar Peraturan dan Undang-Undang

Pekerja yang mempunyai masalah ini ialah pekerja yang seringkali
terbabit dengan kegiatan-kegiatan seperti mencuri, merosakkan
hartabenda syarikat sehinggalah yang lebih serius lagi iaitu
membocorkan rahsia organisasi.

(c) Gangguan Emosi

Pekerja yang menghadapi masalah gangguan emosi biasanya
terlibat dalam ketagihan arak, judi atau dadah yang menyebabkan
prestasi mereka menurun.


(d) Penentang atau Pemberontak

Asas Pentadbiran Awam
245
Penentang atau pemberontak ialah mereka yang engkar atau
melanggar peraturan dan undang-undang organisasi walaupun
amaran telah diberikan.

Pengurusan displin yang tidak cekap menyebabkan wujudnya
masalah displin. Di antara faktor-faktor yang menyebabkan
pengurusan displin tidak cekap ialah kerana:

(i) Prosedur pengrekrutan yang lemah

Prosedur pengrekrutan yang lemah boleh menyebabkan calon
yang dipilih adalah calon yang memang sudah mempunyai
masalah displin.

(ii) Kurangnya latihan dan pengembangan kerjaya

Kekurangan latihan dan pengembangan kerjaya boleh
menyebabkan pekerja merasa bosan dan tidak berpuashati
dengan kerja mereka dan seterusnya boleh membawa kepada
masalah displin seperti prestasi yang rendah dan juga
ketidakhadiran.

(iii) Kurang komunikasi di antara pegawai atasan dan
bawahan

Kurangnya komunikasi di antara pegawai atasan dan bawahan
menunjukkan wujudnya pengurusan yang tidak cekap dan arahan
yang diterima mungkin disalah tafsirkan. Ini sudah tentulah akan
merendahkan prestasi kerja kakitangan ataupun pengurus
bawahan itu sendiri.

(iv) Wujud pengawasan yang lemah

Pengawasan yang lemah menyebabkan pekerja tidak bekerja
dengan bersungguh-sungguh dan sentiasa mengambil
kesempatan untuk meringankan beban kerja.

(v) Wujud polisi dan peraturan yang tidak munasabah

Polisi dan peraturan yang tidak munasabah akan menimbulkan
ketidakpuasan hati di kalangan pekerja dan boleh menyebabkan
pekerja memberontak.
Asas Pentadbiran Awam
246
4. Kebaikan teknik audio visual:
(i) Tidak melibatkan aktiviti dan masa yang banyak. Aktiviti
yang dijalankan hanyalah menonton dan mendengar
radio, video, filem, cakera padat ataupun juga projektor.
(ii) Mesej dapat disampaikan dengan mudah dan pada bila-
bila masa sahaja.
(iii) Mesej yang disampaikan juga agak realistik mengenai
sesuatu tugas dan boleh digunakan berulangkali.
(iv) Penggunaan warna dan gambar-gambar dapat menarik
minat para peserta.

Kelemahan:
(i) Kos yang tinggi untuk latihan jangkapendek.
(ii) Kurang interaksi dengan fasilitator.
(iii) Tidak mendorong untuk pelatih belajar.

5. Dua program perkembangan kerjaya yang boleh dilaksanakan
oleh sesebuah organisasi ialah:

(a) Program Perancangan Kerjaya

Perancangan kerjaya merujuk kepada program-program
perkembangan kerjaya yang bertujuan untuk membantu individu
pekerja membentuk perancangan kerjaya mereka berdasarkan
kepada minat, kebolehan dan peluang-peluang yang ditawarkan
oleh organisasi. Program-program dalam perancangan kerjaya ini
antaranya ialah bengkel perancangan kerjaya, perbincangan
kerjaya, serta bengkel-bengkel yang menjurus kepada menilai
kecenderungan, skil dan kemahiran yang dimiliki oleh pekerja.
Objektif utama program-program ini ialah untuk menyediakan
para pekerja dengan kaedah yang komprehensif dan sistematik
bagi mengenalpasti tugas dan tanggungjawab yang mereka minati
di dalam lingkungan struktur kerjaya organisasi itu sendiri.
Sebagai contoh, bengkel perancangan kerjaya bertujuan untuk
membimbing para peserta bagaimana untuk menyediakan dan
mengimplementasikan strategi kerjaya masing-masing.

(b) Program Maklumat Kerjaya

Program maklumat kerjaya adalah bertujuan untuk membolehkan
individu pekerja mendapatkan sebarang maklumat berkaitan
kerjaya yang mereka minati seperti kelayakan dan kemahiran yang
diperlukan, kekosongan jawatan dan perkhidmatan-perkhidmatan
Asas Pentadbiran Awam
247
kerjaya yang disediakan. Di antara program-program yang dapat
membantu pekerja untuk mendapatkan maklumat berkenaan
ialah dengan mewujudkan pusat maklumat perkembangan
kerjaya, buku maklumat perkembangan kerjaya dan juga sistem
maklumat berkomputer.


BAB 6

1. Enam dimensi utama birokrasi seperti mana yang diperkatakan
oleh Richard H. Hall ialah jawatan berhierarki; pengkelasan
pekerjaan berdasarkan kemahiran dalam sesuatu tugas; sistem
peraturan yang meliputi hak, tugas, dan tanggungjawab seseorang
pemegang jawatan; prosedur kerja dalam tugas seharian; tidak ada
unsur-unsur berat sebelah dalam hubungan sesama pekerja dan
pelanggan; dan pemilihan jawatan dan kenaikan pangkat adalah
berdasarkan kebolehan teknikal.

2. Tiga persamaan penting dalam ciri-ciri struktur birokrasi ialah
hierarki, pengkhususan atau perbezaan, dan kelayakan atau
kebolehan.

3. Tiga unsur penting dalam sesebuah pentadbiran birokrasi
menurut model Klasik ialah hierarki, pengkhususan, dan
kelayakan.

4. (a) Pemeliharaan Undang-undang dan Peraturan
(b) Pentadbiran Penyelenggaraan
(c) Pentadbiran Pembangunan

5. Terdapat tiga tahap utama dalam sejarah perkembangan birokrasi
di Malaysia.

(i) Tahap pertama ialah sebelum kedatangan British

Penekanan birokrasi pada zaman kesultanan Melaka dan
kesultanan-kesultanan Melayu selepas itu hanyalah tertumpu
kepada penjagaan keamanan dan keselamatan sesuatu daerah atau
kawasan daripada ancaman musuh. Birokrasi kurang
menumpukan aspek-aspek perancangan pembangunan kerana
pada ketika itu setiap negeri cuba untuk mempertahankan
wilayah mereka daripada pengaruh negeri yang lain. Ini
Asas Pentadbiran Awam
248
menyebabkan tumpuan hanya kepada mengukuhkan kekuatan
ketenteraan negeri masing-masing.

(ii) Tahap yang kedua ialah zaman penjajahan British

Sebelum kedatangan British, pemerintahan kerajaan Melayu
adalah berpusat di negeri masing-masing. Negeri-negeri ini pula
sentiasa terlibat dalam peperangan kerana ingin menguasai
industri bijih timah yang mendatangkan banyak hasil kepada
pemerintah-pemerintah. British telah mengambil kesempatan di
atas perpecahan negeri-negeri Melayu dengan menubuhkan
Syarikat Hindia Timur di Pulau Pinang pada tahun 1786. Bagi
menguruskan pentadbiran negeri-negeri Melayu dengan berkesan,
British telah membentuk suatu sistem pentadbiran yang lebih
tersusun. Oleh itu, ramailah pegawai-pegawai British telah dibawa
dari negara Britain untuk bekerja di dalam perkhidmatan awam
Tanah Melayu (Malayan Civil Service). Rakyat-rakyat Tanah Melayu
juga telah diambil bekerja di dalam perkhidmatan awam ini tetapi
kebanyakkannya adalah bagi jawatan-jawatan diperingkat rendah
sahaja.

(iii) Tahap yang terakhir ialah selepas merdeka

Struktur pentadbiran perkhidmatan awam Tanah Melayu masih
dikekalkan walaupun negara telah mencapai kemerdekaan. Sistem
federalisme di mana kuasa adalah berpusat kepada kerajaan
persekutuan masih lagi dikekalkan sehingga ke hari ini. Di
samping itu, bagi tujuan melicinkan jentera pentadbiran, kuasa-
kuasa pentadbiran juga telah diagihkan kepada kerajaan negeri
dan kerajaan tempatan. Perbezaan yang agak ketara dalam
perkhidmatan awam negera selepas merdeka ialah banyak
jawatan-jawatan penting yang sebelum ini dipegang oleh pegawai-
pegawai British telah digantikan dengan pegawai-pegawai
tempatan.



BAB 7

1. Bahagian pengenalan - pelajar boleh memberikan definisi
pentadbiran awam. Juga boleh memasukkan situasi pentadbiran
awam di Malaysia pada masa kini dan menamakan sekurang-
Asas Pentadbiran Awam
249
kurangnya tiga nama organisasi yang dianggap sebagai organisasi
sektor awam.

Bahagian isi - terdapat tiga jenis keuntungan yang cuba dihasilkan
oleh pentadbiran sektor awam iaitu keuntungan dari aspek
politik, sosial, dan ekonomi. Keuntungan yang paling utama ialah
membangunkan masyarakat dan negara secara adil dan saksama.

Keuntungan politik - memenuhi matlamat kerajaan yang
memerintah. Kejayaan organisasi awam adalah lambang kejayaan
kerajaan yang memerintah. Secara tidak langsung, kerajaan yang
memerintah dapat menarik perhatian pengundi untuk terus
menyokong dasar kerajaan yang memerintah. Walaupun
organisasi awam sepatutnya terpisah daripada hal-hal politik
tetapi perkara tersebut tidak dapat dielakkan. Kejayaan kerajaan
dan jentera pentadbirannya memberi imej yang baik kepada
rakyat tempatan dan negara lain.

Keuntungan sosial - merupakan cabaran paling besar kepada
organisasi sektor awam kerana perlu memenuhi keperluan
perkhidmatan yang pelbagai daripada rakyat. Sekiranya
pentadbiran awam mampu menyediakan pelbagai perkhidmatan
untuk kemudahan rakyat, kesannya ialah rakyat boleh hidup
dengan lebih baik dan kepentingan mereka sentiasa dipelihara.
Penyediaan pelbagai kemudahan untuk rakyat merupakan
simbolik daripada keuntungan dan kedudukan kewangan kerajaan
yang memerintah. Rakyat yang hidup sejahtera boleh
menyumbang kepada pembangunan negara melalui tenaga dan
fikiran mereka.

Keuntungan ekonomi - tanpa ekonomi yang kukuh, keutuhan
sesebuah negara akan goyah. Justeru, pentadbiran awam perlu
berusaha untuk membangunkan ekonomi negara sama ada secara
sendirian atau pun bekerjasama dengan sektor swasta.
Pentadbiran awam sebenarnya banyak berfungsi sebagai
pengerak utama kepada kemajuan ekonomi negara melalui
bantuan, saranan, dan penyediaan peluang untuk pembangunan
ekonomi negara.

Negara yang maju dari segi ekonomi tetapi rakyatnya tertindas
bukanlah menjadi matlamat kerajaan yang memerintah.
Keuntungan sebenar yang ingin dicapai ialah membentuk sebuah
negara yang aman, adil, dan maju ke hadapan dari segi material
Asas Pentadbiran Awam
250
dan spiritual rakyat. Peranan dan tanggungjawab memastikan
perkara tersebut berlaku dipegang oleh pentadbiran organisasi
sektor swasta.

Perbincangan - pelajar dikehendaki menyatakan pendapat yang
bersifat pro-kontra berkaitan keuntungan yang cuba dihasilkan
oleh pentadbiran sektor awam. Pelajar juga digalakkan
membandingkan matlamat keuntungan sektor awam dengan
sektor swasta.

Kesimpulan - pelajar dicadangkan supaya membuat penilaian
semasa berkaitan keuntungan yang diperolehi oleh rakyat hasil
daripada perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi sektor
awam.

2. Bahagian pengenalan - pelajar boleh menulis mengenai perkara-
perkara berikut:
(i) Sejarah perkembangan pengurusan dan pentadbiran
awam;
(ii) Proses kewujudan organisasi swasta dan awam; dan
(iii) Menyatakan definisi pengurusan dan definisi pentadbiran
awam beserta sedikit ulasan.

Bahagian isi - pelajar diminta menyenarai dan menjelaskan
sekurang-kurangnya empat jenis perbezaan antara pengurusan
sektor swasta dan pentadbiran sektor awam. Perbezaan boleh
dirujuk di dalam topik pelajaran ini. Pelajar juga diminta
menganalisa sebab wujudnya sesuatu perbezaan tersebut.

Kesimpulan - pelajar boleh meringkaskan perbezaan-perbezaan
yang dinyatakan, menerangkan secara ringkas tentang adanya
persamaan, memberikan kelebihan pentadbiran sektor awam dan
pengurusan sektor swasta, dan sebagainya.

3. Bahagian pengenalan - pelajar boleh menyatakan pendapat
tentang kualiti pentadbiran sektor awam dan sektor swasta.
Pelajar juga digalakkan menerangkan apakah maksud
keberkesanan.

Bahagian isi - membincangkan sekurang-kurangnya empat
kriteria yang digunakan dalam mengukur keberkesanan dalam
pentadbiran sektor awam dan sektor swasta. Kriteria-kriteria
tersebut tidak semestinya sama bagi kedua-dua jenis organisasi
Asas Pentadbiran Awam
251
tersebut. Pelajar juga diminta menjelaskan sebab bagi setiap
pemilihan kriteria yang difikirkan berkaitan dalam mengukur
keberkesanan sektor awam dan swasta.

Bahagian kesimpulan - pelajar boleh merumuskan apa-apa
pendapat berkaiatan perbincangan yang telah dilakukan.



BAB 8

1. Peruntukan kewangan - Kerajaan pusat merupakan pemegang
akaun bagi kerajaan persekutuan. Segala hasil dan perbelanjaan
utama persekutuan dibuat melalui kerajaan pusat. Setiap tahun
kerajaan negeri dan kerajaan tempatan menerima hasil utama
daripada peruntukan belanjawan negara. Bagi menjaga keadilan
dan keharmonian antara negeri-negeri, kerajaan pusat melalui
perlembagaan akan menetapkan agihan peruntukan kewangan
melalui dua cara, iaitu berdasarkan bilangan penduduk negeri dan
berdasarkan kos penyelenggaraan jalan raya. Walau
bagaimanapun, negeri-negeri dibenarkan mengutip hasil daripada
aktiviti-aktiviti berkaitan agama, keluarga, hasil tanah dan galian
serta kerajaan tempatan.

2. Majlis-Majlis Negara biasanya ditubuhkan melalui peruntukan
yang terdapat dalam Perlembagaan. Majlis-majlis negara biasanya
berfungsi sebagai badan yang menyelaraskan perkara-perkara
melibatkan kerajaan pusat dan kerajaan bawahan. Contohnya
Majlis Tanah Negara, Majlis Keselamatan Negara dan Majlis
Negara, bagi Kerajaan Tempatan yang bertanggungjawab
membantu kerajaan dalam merangka dan membentuk dasar serta
memberi nasihat dari aspek teknikal dan perundangan dalam
perkara-perkara tertentu.

3. Hubungan berdasarkan prosedur dan peraturan kerajaan -
Kerajaan tempatan ditubuhkan melalui enakmen Dewan
Perundangan Negeri. Ia merupakan sebuah badan berkanun
kerajaan di peringkat negeri. Disebabkan enakmen yang dibuat
oleh Dewan Undangan Negeri tidak bercanggah dengan
Peruntukan Perlembagaan atau Parlimen, maka kedudukan badan
berkanun negeri adalah sama dengan badan berkanun
persekutuan, iaitu sebagai sebuah agensi kerajaan.
Asas Pentadbiran Awam
252

Maka sebagai sebuah agensi kerajaan, kerajaan tempatan perlu
mematuhi segala prosedur dan peraturan yang diamalkan oleh
agensi-agensi kerajaan lain seperti kementerian dan jabatan-
jabatan. Kedudukan ini memberikan satu hubungan yang rapat di
antara kerajaan tempatan, negeri, dan pusat kerana semuanya
merupakan kakitangan perkhidmatan awan kerajaan.

4. Malaysia merupakan sebuah negara berbentuk persekutuan
walaupun pernah melalui beberapa sistem pentadbiran sebelum
ini. Berdasarkan kedudukan tersebut skop hubungan antara
kerajaan Malaysia adalah merujuk kepada hubungan dalam
berbagai bidang di antara kerajaan pusat dengan kerajaan
bawahannya, iaitu kerajaan negeri dan kerajaan tempatan.

Skop hubungan tersebut telah dinyatakan dalam Perlembagaan
Persekutuan Malaysia, yang merupakan undang-undang bertulis
utama. Mengikut Perlembagaan, Malaysia adalah sebuah negara
Persekutuan dan di bawahnya terdapat empat belas buah negeri
yang terdiri daripada Johor, Kedah, Kelantan, Melaka, Negeri
Sembilan, Pahang, Pulau Pinang, Perak, Perlis, Sabah, Sarawak,
Selangor, Terengganu, dan Wilayah Persekutuan.

Jadi, skop hubungan antara kerajaan di Malaysia adalah mengenai
hubungan kerajaan pusat dengan empat belas buah negeri
tersebut, serta hubungan dengan tahap kerajaan tempatan yang
berada di bawah struktur kerajaan negeri.


BAB 9

1. Objektif Dasar Persyarikatan adalah untuk:
(i) Mewujudkan hubungan dan kerjasama yang erat di antara
sektor awam dan sektor swasta demi kepentingan
pembangunan negara;
(ii) Menghapuskan sifat "permusuhan" di antara kedua-dua
sektor dan menggalakkan perkongsian maklumat dan
saling faham memahami; dan
(iii) Meningkatkan hasil negara.

2. Pengertian amalan "Bersih, Cekap dan Amanah" dalam konteks
perkhidmatan awam adalah seperti berikut:

Asas Pentadbiran Awam
253
(a) Bersih

Sikap bersih bermaksud memiliki akhlak mulia, bersifat
berkecuali, tidak mementingkan diri, bertatatertib, dan berdisplin
serta tiada perasaan hasad dan dengki.

(b) Cekap

Sikap cekap bermaksud pantas di dalam mengambil tindakan dan
keputusan, berusaha untuk meningkatkan perkhidmatan,
memberikan perkhidmatan yang bermutu tinggi, tegas memegang
prinsip, produktif serta berilmu pengetahuan.

(c) Amanah

Amanah bermaksud melaksanakan tugas dengan tekun dan
ikhlas, mempunyai sifat luhur dan murni, serta jujur di dalam
pergaulan dan perhubungan dengan organisasi.

3. Aspek-aspek yang diberi penekanan dalam mempertingkatkan
kualiti perkhidmatan kaunter-kaunter kerajaan adalah seperti
berikut, iaitu:
(i) Memperbaiki keadaan fizikal kaunter seperti reka bentuk
dan susunatur kaunter, ruang menunggu, tanda-tanda
tunjuk arah, kebersihan dan hiasan-hiasan di kaunter serta
mempamerkan maklumat-maklumat terkini mengenai
perkhidmatan yang diberikan;
(ii) Memperbaiki sistem dan prosedur kerja seperti
mengadakan sistem giliran yang baik, memudahkan
prosedur kaunter, memaklumakan peraturan dan
prosedur yang perlu diikuti oleh pelanggan melalui
risalah-risalah, buku-buku panduan dan carta-carta aliran
kerja yang dipamerkan di kaunter, dan menggunakan
automasi pejabat;
(iii) Membawa perkhidmatan kepada pelanggan dengan
mengadakan kaunter-kaunter bergerak dan sementara di
pusat-pusat membeli belah, di pejabat-pejabat Kerajaan,
kilang-kilamh, sekolah-sekolah dan kawasan luar bandar;
dan
(iv) Mengadakan kemudahan tambahan seperti kaunter pandu
masuk dan bayaran sistem menggunakan kad kredit.


Asas Pentadbiran Awam
254

4. Di antara program-program motivasi yang telah dijalankan ialah:

(i) Menanam semangat rasa bangga dan setia kepada
organisasi

Program ini bertujuan untuk meningkatkan komitmen kakitangan
awam di dalam melaksanakan tanggungjawab yang diberi bagi
mencapai matlamat organisasi;

(ii) Mewujudkan suasana kerja yang selesa

Ia bertujuan untuk mewujudkan suasana kerja yang sihat yang
dapat meningkatkan kerjasama di antara sesama rakan sekerja.
Diharapkan dengan suasana kerja yang sedemikian kakitangan
awam dapat memberikan sumbangan positif terhadap
produktiviti organisasi.

(iii) Menggalakkan pertumbuhan perasaan persaingan
di kalangan individu dan organisasi

Persaingan yang sihat dapat memupuk semangat berlumba-lumba
untuk meningkatkan prestasi kumpulan dan individu dan
seterusnya Perkhidmatan Awam keseluruhannya.

(iv) Pemberian anugerah dan pengiktirafan di peringkat
individu dan organisasi

Anugerah ini diberi kepada pegawai dan staf yang menunjukkan
prestasi kerja yang cemerlang di peringkat Kementerian ataupun
Jabatan sebagai tanda sokongan dan penghargaan pihak
pengurusan atasan ke atas sumbangan yang diberikan.

(v) Program usaha-usaha peningkatan prestasi
perkhidmatan awam

Program ini diilhamkan oleh Ketua Setiausaha Negara dan
dialncarkan pada setiap awal tahun. Ia bertujuan untuk merenung
kembali serta mengkaji semula segala usaha yang telah dijalankan
di tahun lalu dan memperbaiki kelemahan yang masih ada.

5. Langkah-langkah yang diambil untuk meningkatkan
keberkesanan sistem pengaduan awam seperti:
Asas Pentadbiran Awam
255
(i) Melantik Pegawai Perhubungan Pengaduan Awam di
agensi-agensi kerajaan;
(ii) Menubuhkan Unit Pengaduan Awam;
(iii) Memperluaskan program litaran ke seluruh negara;
(iv) Menyiasat aduan secara in-situ; dan
(v) Mengadakan hotline dan peti-peti cadangan.


BAB 10

1. Tiga kebaikan utama pelaksanaan konsep kerajaan berlektronik
ialah:
(i) Mengurangkan penggunaan kertas
(ii) Meningkatkan produktiviti
(iii) Memudahkan pelanggan berurusan secara terus dengan
agensi-agensi kerajaan yang diperlukan

2. Faktor-faktor yang menyebabkan gejala rasuah berleluasa ialah di
kalangan pentadbiran awam di negara-negara membangun ialah:
(i) Gaji yang rendah
(ii) Peluang yang besar untuk penyalahgunaan kuasa
(iii) Peraturan yang longgar

3. Strategi-strategi yang boleh diambil bagi menguruskan masalah
diversiti dengan berkesan ialah:
(i) Pihak pengurusan organisasi mengadakan dialog secara
terbuka dengan pekerja-pekerja yang menunjukan sikap
yang tidak sensitif terhadap pekerja wanita dan minoriti
(ii) Organisasi merubah sistem pembahagian kuasa dan
autoriti yang berlandaskan penekanan status quo
(iii) Organisasi mengadakan bengkel dan seminar bagi
memudahkan semua pekerja memahami dan menghayati
konsep diversiti
(iv) Organisasi merubah dasar-dasar dan amalan-amalan yang
selama ini hanya memberi peluang kepada pekerja lelaki
sahaja terutama dalam proses kenaikan pangkat
(v) Organisasi melihat semula nilai-nilai budaya yang wujud
di dalam organisasi

4. Elemen-elemen konsep Pengurusan Islam yang berbeza dengan
konsep Pengurusan Barat ialah:
(i) Keseimbangan dunia dan akhirat
(ii) Keuntungan dengan tanggungjawab sosial
Asas Pentadbiran Awam
256
(iii) Pengurusan Syura
(iv) Pengabdian kepada Allah
(v) Ganjaran lahirian dan rohaniah
(vi) Kerja sebagai ibadah
(vii) Ukuran prestasi berdasarkan faktor ekonomi, kerohanian,
dan tanggungjawab sosial.