Tugas Manajemen Proyek

Project Quality Management

Disusun oleh :
1. Muhamad Shantya Utama (11211!"#
2. $idya %usuma &ini (112111'#
!. (sri Tesalonika (112112"#
). *intang +emilang (11211)"#
". Denny (k,ar (112-.#
/nstitut Teknologi Telkom
0alan Telekemonikasi nomor 1
-.1 Plan Quality
Proses mengidentifikasi persyaratan mutu atau standar suatu proyek & produk, dan
mendokumentasikan proyek dengan menggunakan input, tools, dan output
-.1.1. /n1uts
1. Sco1e *aseline
Scope statement, ruang lingkup yang berisi deskripsi proyek, proyek besar
deliverables, dan kriteria penerimaan. Deskripsi ruang lingkup produk yang
biasanya berisi rincian masalah teknis dan masalah lain yang mempengaruhi
kualitas perencanaan. penerimaan Kriteria dapat diartikan sebagai menambah
atau mengurangi biaya proyek dan biaya kualitas.
WBS, paket pekeraan dan rekening kontrol yang digunakan untuk mengukur
kinera proyek.
WBS Dictionary, mendefinisikan informasi teknis untuk mencakup semua
elemen dalam WBS.
2. Stakeholder &egister
Daftar keinginan stakeholder untuk proyek yang sedang beralan yang memberi
dampak pada kualitas proyek
!. 2ost Per3ormance ,aseline
!uang lingkup yang mendokumentasikan fase "aktu diterima digunakan untuk
mengukur kinera biaya
). Schedule *aseline
!uang lingkup yang mendokumentasikan dari kinera proyek yang diterima dan
mengukur kinera proyek yang masuk dia"al dan diakhir tahun #ad"al$.
". &isk &egister
%nformasi tentang ancaman dan peluang yang dapat mempengaruhi kualitas
'. 4nter1rise en5ironmental 3actors
&aktor lingkungan perusahaan yang berpengaruh terhadap proses kualitas, tetapi
tidak terbatas pada'
peraturan lembaga pemerintahaturan,
standar dan pedoman spesifik untuk area aplikasi
bekera ( kondisi operasi dari proyek ( produk yang berpengaruh
6. 7rgani8ational Process assets
)set proses organisasi yang berpengaruh terhadap proses kualitas, tetapi tidak
terbatas pada'
Kebiakan kualitas organisasi, prosedur dan pedoman
Searah database
Pelaaran dari proyek*proyek sebelumnya
Kebiakan +utu
-.1.2. Tools 9 Techni:ues
1. 2ost *ene3it analysis
+anfaat utama memenuhi persyaratan mutu dapat mencakup pengeraan ulang ,
produktivitas yang lebih tinggi, biaya yang lebih rendah, dan kepuasan
stakeholder meningkat
2. 2ost o3 :uality
Biaya kualitas mencakup semua biaya yang dikeluarkan selama umur produk
dengan investasi dalam mencegah ketidaksesuaian dengan persyaratan, menilai
produk atau asa untuk kesesuaian dengan persyaratan, dan untuk memenuhi
persyaratan gagal #ulang$. Biaya Kegagalan sering dikategorikan ke dalam
internal yang ditemukan oleh proye dan eksternal yang ditemukan oleh
pelanggan. Biaya kegagalan uga disebut biaya kualitas yang buruk
!. 2ontrol charts
,ontrol chart digunakan untuk menentukan apakah proses stabil atau memiliki
kinera sesuai diprediksi. ,ontrol chart menggambarkan nilai*nilai maksimum dan
minimum yang diperbolehkan. Batas kontrol atas dan ba"ah ditetapkan oleh
manaer proyek dan stakeholder yang tepat untuk menggambarkan poin di mana
tindakan korektif akan diambil untuk mencegah melebihi batas spesifikasi. -ntuk
proses berulang*ulang, batas kontrol umumnya . /0. Sebuah proses dianggap di
luar kendali ketika titik data melebihi batas kontrol atau ika tuuh poin berturut*
turut berada di atas atau di ba"ah rata*rata. ,ontrol chart dapat digunakan untuk
memantau berbagai enis variabel output. +eskipun paling sering digunakan
untuk melacak aktivitas berulang yang diperlukan untuk memproduksi banyak
diproduksi, grafik kontrol uga dapat digunakan untuk memantau biaya dan
varians ad"al, volume, dan frekuensi perubahan ruang lingkup, atau hasil
manaemen lainnya untuk membantu menentukan apakah proses manaemen
proyek yang berada dalam kendali.
). *enchmarking
Pembandingan yang melibatkan membandingkan praktek proyek yang sebenarnya
atau yang sudah direncanakan untuk mengidentifikasi praktik*praktik terbaik,
menghasilkan ide*ide untuk perbaikan, dan memberikan dasar untuk mengukur
kinera
". Design o3 e;1eriments
+etode statistik untuk mengidentifikasi faktor*faktor yang dapat mempengaruhi
variabel tertentu dari suatu produk atau proses dalam pengembangan atau
produksi. D12 harus digunakan selama proses Kualitas !encana untuk
menentukan umlah dan enis tes dan dampaknya terhadap biaya kualitas
'. Statistical sam1ling
Sampling statistik melibatkan bagian dari populasi yang menarik untuk
pemeriksaan #misalnya, memilih gambar teknik sepuluh secara acak dari daftar
tuuh puluh lima$. ,ontoh frekuensi dan ukuran harus ditentukan selama proses
Kualitas rencana sehingga biaya kualitas akan mencakup seumlah tes
6. <lo=charting
&lo"chart adalah suatu representasi grafis dari proses yang menunukkan
hubungan antara langkah*langkah proses. semua proses fl o"charts menunukkan
kegiatan, poin*poin keputusan, dan urutan pengolahan. Selama perencanaan mutu,
flo"chart dapat membantu tim proyek mengantisipasi masalah kualitas yang
mungkin teradi
-. Pro1rietary :uality management methodologies
Si3 Sigma, 4ean Si3 Sigma, Deployment Kualitas &ungsi, ,++% 5, dll
banyak metodologi ada tidak dimaksudkan untuk menadi sebuah daftar
yang direkomendasikan atau lengkap
.. (dditional :uality 1lanning tools
)lat perencanaan kualitas lainnya sering digunakan untuk persyaratan mutu dan
rencana manaemen mutu agar kegiatan efektif, tetapi tidak terbatas pada'
- Brainstorming
- )f6nity diagrams, digunakan untuk mengidentifikasi secara visual
pengelompokan logis berdasarkan pada hubungan alami.
- &orce 6eld analysis, yang merupakan diagram dari kekuatan yang mendukung
dan menentang perubahan
- 7ominal group techni8ues, untuk memungkinkan ide*ide yang akan
dituangkan dalam kelompok*kelompok kecil dan kemudian ditinau oleh
kelompok yang lebih besar.
- +atri3 diagrams, meliputi dua, tiga, atau empat kelompok hubungan
informasi dan menunukkan antara faktor*faktor, penyebab, dan tuuan. Data
dalam matriks disusun dalam baris dan kolom dengan berpotongan sel yang
dapat diisi dengan informasi yang menggambarkan hubungan antara item
yang terletak di baris dan kolom.
- Prioriti9ation matrices
-.1.!. 7ut1ut
1. Quality management 1lan
!encana manaemen mutu menelaskan bagaimana tim manaemen proyek akan
menerapkan proses organisasi untuk melakukan kebiakan mutu dengan cara
memberi masukan kepada rencana pengelolaan proyek secara keseluruhan dan
termasuk pengendalian mutu, aminan mutu, dan pendekatan proses perbaikan
terus*menerus untuk proyek tersebut
2. Quality metrics
Sebuah kualitas metrik adalah nition defi operasional yang menelaskan, dalam
istilah yang sangat spesifik, suatu proyek atau atribut produk dan bagaimana
proses kontrol kualitas akan mengukurnya. Pengukuran adalah nilai sebenarnya.
:oleransi mendefinisikan variasi yang diiinkan pada metrik. +isalnya, metrik
yang berkaitan dengan tuuan kualitas tinggal di dalam anggaran yang disetuui
oleh . ;<= bisa untuk mengukur biaya setiap deliverable dan menentukan varians
persen dari anggaran yang disetuui untuk itu deliverable. +etrik kualitas yang
digunakan dalam aminan kualitas dan proses kontrol kualitas. Beberapa contoh
termasuk metrik kualitas kinera tepat "aktu, kontrol anggaran, frekuensi cacat,
tingkat kegagalan, ketersediaan, keandalan, dan cakupan tes
!. Quality checklist
,hecklist adalah alat terstruktur, yang digunakan untuk memferifikasi bah"a
serangkaian langkah*langkah yang diperlukan telah dilakukan. Daftar
pembanding sederhana sampai yang kompleks berdasarkan kebutuhan proyek
dan praktek
). Process im1ro5ement 1lan
!encana perbaikan proses merupakan bagian dari rencana manaemen proyek.
!encana perbaikan proses rincian langkah*langkah untuk menganalisa proses
untuk mengidentifikasi aktivitas yang meningkatkan nilai dari sebuah proyek.
yang perlu dipertimbangkan termasuk'
- Process boundaries, +enelaskan tuuan dari proses, dari mulai sampai
berakhirnya proyek tersebut, pemilik, dan stakeholder.
- Process con6guration, Sebuah gambaran grafis dari proses, dengan
antarmuka diidentifikasi, digunakan untuk memudahkan analisis.
- Process metrics
- :argets for improved performance
". Project document u1dates
Proyek dokumen yang dapat diperbarui , namun tidak terbatas pada'
- Stakeholder register, and
- !esponsibility )ssignment +atri3
-.2 Per3orm Quality (ssurance
-.2.1. /n1uts
1. Project management 1lan
Semua informasi yang digunakan untuk meyakinkan kualitas seperti '
- >uality management plan ? bagaimana meyakinkan kualitas ditampilkan
dalam proyek tersebut
- Process improvement plan ? menelaskan detail langkah*langkah dalam
proses analisa untuk mengidentifikasi aktivitas dalam meningkatkan nilai
proyek tersebut
2. Quality metrics
Sebuah kualitas metrik adalah nition defi operasional yang menelaskan, dalam
istilah yang sangat spesifik, suatu proyek atau atribut produk dan bagaimana
proses kontrol kualitas akan mengukurnya. Pengukuran adalah nilai sebenarnya.
:oleransi mendefinisikan variasi yang diiinkan pada metrik. +isalnya, metrik
yang berkaitan dengan tuuan kualitas tinggal di dalam anggaran yang disetuui
oleh . ;<= bisa untuk mengukur biaya setiap deliverable dan menentukan varians
persen dari anggaran yang disetuui untuk itu deliverable. +etrik kualitas yang
digunakan dalam aminan kualitas dan proses kontrol kualitas. Beberapa contoh
termasuk metrik kualitas kinera tepat "aktu, kontrol anggaran, frekuensi cacat,
tingkat kegagalan, ketersediaan, keandalan, dan cakupan tes
!. $ork 1er3ormance in3ormation
%nformasi yang dikumpulkan secara rutin sebagai progress proyek. %nformasi
tersebut tidak terbatas pada '
- Perhitungan performansi teknik
- Status deliverables proyek
- Progress ad"al
- Biaya tak terduga
). Quality control measurements
Dokumentasi dari hasil berupa 8uality control aktivitas selama perencanaan
-.2.2. Tools 9 Techni:ues
1. Plan :uality and 1er3orm :uality control tools and techni:ues
%nformasi mengenai :ools yang digunakan pada subchapter plan 8uality dan
perform 8uality control yang digunakan untuk mengukur dan meyakinkan
kualitas
2. Quality audits
+elihat kembali apakah aktivitas proyek sesuai dengan prosedur, proses dan
kebiakan perusahaan dan proyek.
- %dentifikasi semua yang baik terimplementasi
- %dentifikasi semua arak atau rentang kendala
- +embagi pengalaman baik dan diimplementasi dalam proyek yang
serupa
- +ena"arkan asistensi dalam cara yang positif untuk meningkatkan
proses implementasi untuk membantu tim proyek meningkatkan
produktivitas
- +enekankan kontribusi tiap*tiap audit
!. Process analysis
+engidentifikasi kebutuhan apa saa yang diperlukan untuk melakukan
peningkatan kualitas. +elakukan analisa terhadap masalah, batasan dan non value
added aktivitas.
-.2.!. 7ut1uts
1. 7rgani8ational 1rocess assets
Berikut merupakan yang dapat mempengaruhi Perform >uality ,ontrol Process
termasuk pada'
- Standard kualitas dan kebiakan
- Standard kera #guidelines$
Permasalahan dan akibat dari laporan prosedur dan kebiakan komunikasi
2. 2hange re:uest
@ika tindakan korektif atau preventif diperlukan untuk perubahan rencana kera,
maka change re8uest harus dimulai dengan mendefinisikan perform integrated
change control
!. Project management 1lan u1dates
:idak hanya terbatas pada '
- >uality management plan
- Process improvement plan
). Project document u1dates
:idak hanya terbatas pada '
- Stakeholder register
- +atriks tugas pertanggung a"aban
-.! Per3orm Quality 2ontrol
+erupakan sebuah proses memeriksa, memantau, dan memperhatikan hasil dari sebuah
aktivitas yang telah dialankan, sehingga dapat diketahui apakah aktivitas tersebut memerlukan
sebuah perubahan. Aasil dari aktivitas #proyek$ tersebut termasuk pada, deliverables dan hasil
dari manaemen proyek, seperti biaya dan ad"al kera.
:im manaemen proyek harus mengetahui mengenai stastical 8uality control, khususnya pada
probabilitas dan pengambilan sample, untuk membantu melakukan evaluasi terhadap 8uality
control outputs. Selain itu, tim harus mengetahui perbedaan berikut'
Pencegahan #error tidak berada pada proses$ dan inspeksi #error tidak berada pada sisi
customer$
)ttribute sampling #hasil apakah sesuai atau tidak$ dan variables sampling #hasil mengenai
deraat kesesuaian$
:olerances #interval hasil yang disetuui$ dan control limits #interval untuk indikasi proses yang
out of control$
-.!.1. /n1uts
1. Project management 1lan
Sudah dielaskan pada bagian input dalam subchapter Perform >uality )ssurance
2. Quality metrics
Sebuah kualitas metrik adalah nition defi operasional yang menelaskan, dalam
istilah yang sangat spesifik, suatu proyek atau atribut produk dan bagaimana
proses kontrol kualitas akan mengukurnya. Pengukuran adalah nilai sebenarnya.
:oleransi mendefinisikan variasi yang diiinkan pada metrik. +isalnya, metrik
yang berkaitan dengan tuuan kualitas tinggal di dalam anggaran yang disetuui
oleh . ;<= bisa untuk mengukur biaya setiap deliverable dan menentukan varians
persen dari anggaran yang disetuui untuk itu deliverable. +etrik kualitas yang
digunakan dalam aminan kualitas dan proses kontrol kualitas. Beberapa contoh
termasuk metrik kualitas kinera tepat "aktu, kontrol anggaran, frekuensi cacat,
tingkat kegagalan, ketersediaan, keandalan, dan cakupan tes
!. Quality checklist
,hecklist adalah alat terstruktur, yang digunakan untuk memferifikasi bah"a
serangkaian langkah*langkah yang diperlukan telah dilakukan. Daftar
pembanding sederhana sampai yang kompleks berdasarkan kebutuhan proyek
dan praktek
). $ork 1er3ormance measurements
Digunakan untuk mengevaluasi progress yang telah dilakukan dengan progress
yang telah direncanakan sebelumnya. +atriks yang digunakan untuk mengukur,
adalah'
- Planned vs actual technical performance
- Planned vs. actual schedule performance
- Planned vs. actual cost performance
". (11ro5ed change re:uest
Sebagai bagian dari Perform %ntegrated ,hange ,ontrol, perubahan yang ada
dapat disetuui atau tidak disetuui. Perubahan yang disetuui dapat
mempengaruhi metode kera dan ad"al kera, sehingga harus disesuaikan. Waktu
untuk implementasi perubahan harus di verifikasi lebih elas
'. Deli5era,les
Aasil dari proyek berupa produk adi ataupun berupa asa
6. 7rgani8ational 1rocess assets
Berikut merupakan yang dapat mempengaruhi Perform >uality ,ontrol Process
termasuk pada'
- Standard kualitas dan kebiakan
- Standard kera #guidelines$
Permasalahan dan akibat dari laporan prosedur dan kebiakan komunikasi
-.!.2. Tools 9 Techni:ues
1. 2ause and e33ect diagrams
Disebut uga sebagai %shika"a Diagrams atau &ishbone Diagrams. Diagram ini
menggambarkan bagaimana bermacam*macam factor dapat terhubung dengan
problem yang ada
2. 2ontrol charts
Sudah dielaskan pada subchapter B.;. ,ontrol charts menggambarkan bagaimana
sebuah proses dapat mengalami over time dan bagaimana sebuah proses sebagai
sebuah subek sebab, hasil dari in(out of control.control charts berfungsi untuk
mengindikasikan status kualitas dari proses proyek
!. <lo=charting
Sudah dielaskan pada bab B.;. flo"chart digunakan untuk mengetahui tahapan
proses, mengetahui apakah ada kesempatan untuk improvisasi, dan analisis resiko
). >istogram
+erupakan sebuah bar chart vertical yang menunukan seberapa sering sebuah
variabel tampak. Setiap kolom memiliki karakteristik problem(situasi. :inggi dari
setiap kolom menelaskan mengenai frekuensi dari karakteristik tersebut,
Aistogram menggambarkan problem pada proses yang paling banyak berdasarkan
angka dan tinggi dari kolom
". Pareto chart
Pareto chart dikenal sebagai pareto diagram, merupakan histogram yang spesifik
mengenai frekuensi
'. &un chart
Aampir sama dengan control chart namun tanpa display limit. !un chart
menggambarkan searah atau pola dari variasi. !un chart merupakan grafik garis
yang menunukkan data yang ada. !un charts dapat menunukkan over time
process, over time variation, dan sebagainya. :rend analysis biasanya digunakan
pada run charts untuk mengetahui ramalan hasil yang akan datang
6. Scatter diagram
+enunukkan mengenai hubungan antara C variabel. Scatter diagrams berguna
untuk mengidentifikasi hubungan yang mungkin terhadap C variabel. Point yang
terdekat dengan garis diagonal, maka akan semakin dekat hubungannya
-. Statistical sam1ling
Sudah dielaskan pada subchapter Plan >uality
.. /ns1ection
+erupakan eksaminasi dari produk kera untuk menganalisis apakan sesuai
dengan standard yang telah ada. Aasil dari pemeriksaan dapat berupa pengukuran.
,ontoh, hasil dari aktivitas yang diperiksa, dapat disebut sebagai revie", peer
revie"s, audit, dan sebagainya
1. (11ro5ed change re:uest re5ie=
Semua permintaan yang perlu dirubah harus diverifikasi supaya implementasi
dapat disetuui
-.!.!. 7ut1uts
1. Quality control measurement
Dokumentasi dari hasil berupa 8uality control aktivitas selama perencanaan
2. ?alidated changes
%tem yang diperbaiki dapat diperiksa dan dapat diterima atau ditolak sebelum
keputusan ada
!. ?alidates deli5era,les
:uuan akhir dari 8uality control adalah menentukan kebenaran dari deliverables.
). 7rgani8ational 1rocess assets u1dates
- ,ompleted checklist' ketika checklist digunakan, completed checklist
menadi bagian dari laporan proyek.
- 4esson learned documentation' merupakan dokumentasi dari semua
tindakan*tindakan yang diambil dalam proyek, sehingga dapat menadi
database historis dan dapat dipelaari untuk proyek berikutnya
". 2hange re:uests
@ika tindakan korektif atau preventif diperlukan untuk perubahan rencana kera,
maka change re8uest harus dimulai dengan mendefinisikan perform integrated
change control
'. Project management 1lan u1dates
- >uality management plan
- Process improvement plan
6. Project document u1dates
:idak hanya terbatas pada '
- Stakeholder register
- +atriks tugas pertanggung a"aban
-.) Studi %asus
Sebuah perusahaan %: memiliki sebuah sistem informasi yang terintegrasi dengan semua infomasi
dan data perusahaan yang bergerak di bidang pengembang teknologi. Sistem informasi ini sudah
digunakan seak pertama kali dibentuk dengan tambahan maintenance di tiap bulannya. 7amun
akhir*akhir ini, sistem informasi ini sering mengalami gangguan karena beberapa sebab.
>uality metrics '
7o &actor >uality ,hecklist
; +udah diakses D
C +udah dimaintenance D
/ Server dapat muat banyak data D
E Kapasitas informasi sekitar F<< GB D
Dari hasil analisa a"al diketahui bah"a penyebabnya gangguan di sistem informasi perusahaan
tersebut adalah
Dan didapat data perhitungan kesalahan dalam setiap maintenance '
7o.
+aintenance
hard"are pekera komputer :otal -i
C< B ; H ;I <.B
C< ;E ; ;< CF ;.CF
C< ;C C B CC ;.;
C< ;< C J C; ;.<F
C< ;; C ;C CF ;.CF
4,4 ' <./B
-,4 ' ;.F
7amun pada nyatanya didapat bah"a kesalahan dalam maintenance masih dalam standar yang
ditetapkan karena tidak melebihi dari -,4 dan 4,4. Dan kualitas yang ada dalam sistem informasi
tersebut masih dianggap baik oleh perusahaan.