Anda di halaman 1dari 62

LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN


DI
PBF PT. SAPTA SARI TAMA BANJARMASIN
Tanggal 01 Mei 2014 - 31 Mei 2014




DISUSUN OLEH:
GT. WIDYA WULANDARI NPM 11098 D3Fi
MUHAMMAD IQBAL NPM 11114 D3Fi
NUR ANNISA NPM 11049 D3Fi


SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN MUHAMMADIYAH
BANJARMASIN
PROGRAM STUDI D3 FARMASI
2014

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbilallamin dan segala puji syukur tercurahkan kehadirat
Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan. Penyusunan laporan ini
merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban terhadap pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan pada mahasiswa D3 Farmasi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Muhammadiyah Banjarmasin yang dilaksanakan pada tanggal 01 Mei sampai
dengan 31 Mei 2014.
Pada kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih atas bantuan,
petunjuk serta bimbingan dari semua pihak, dan tidak lupa kami menyampaikan
ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak M. Syafwani, M.Kep.,Sp.Jiwa selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu
Kesehatan Muhammadiyah Banjarmasin yang telah memberikan izin kepada
kami untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
2. Ibu Risya Mulyani, M. Sc., Apt selaku Ketua Program Studi D3 Farmasi
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Banjarmasin.
3. Ibu Rizka Mulya M., S.Far., Apt selaku Dosen Pembimbing laporan
Pengantar Praktek Kerja Lapangan
4. Bapak Surya Pranata selaku Bisnis Manajer PT. Sapta Sari Tama Cabang
Banjarmasin.
5. Ibu Lailan Sufinah, S.Farm., Apt selaku Pembimbing Pengantar Praktek Kerja
Lapangan di PBF Sapta Sari Tama cabang Banjarmasin.
6. Kepala Logistik dan Seluruh Staf serta Karyawan PBF PT. Sapta Sari Tama.
7. Orang tua kami serta keluarga yang selalu mendoakan dan memberi dukungan
hingga kami bias ikut serta melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
8. Kepada semua orang yang telah mendukung dan membantu kami yang tidak
dapat kami sebutkan satu persatu, Semoga Allah SWT senantiasa memberikan
yang terbaik bagi kita semua.
Kami menyadari adanya keterbatasan kemampuan yang dimiliki sehingga
dalam penyusunan laporan ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami
sangat mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun
untuk perbaikan selanjutnya.

iv

Harapan kami, semoga laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat
bermanfaat dalam menambah pengetahuan dan wawasan bagi kita semua. Atas
dukungan, bantuan, tanggapan, kritik dan saran serta kerjasama dari pembaca
kami ucapkan terimakasih.




Banjarmasin, Mei 2014



Penyusun

v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... ii
KATA PENGANTAR ..................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ........................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... ix
DAFTAR SINGKATAN ................................................................................. x

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1
A. Latar Belakang ............................................................................ 1
B. Tujuan Pengantar Praktik Kerja Lapangan ................................... 2
C. Manfaat Pengantar Praktik Kerja Lapangan ................................. 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 3
A. PBF ............................................................................................. 3
1. Tugas PBF ............................................................................. 4
2. Fungsi PBF ............................................................................ 4
3. Tujuan PBF............................................................................ 5
B. Pelayanan Farmasi di PBF ........................................................... 5
1. Perencanaan ........................................................................... 6
2. Pengadaan.............................................................................. 7
3. Penyimpanan ......................................................................... 7
4. Distribusi ............................................................................... 11
5. Dokumentasi .......................................................................... 12

BAB III TINJAUAN UMUM PBF SAPTA SARI TAMA ............................... 13
A. Sejarah PBF ................................................................................. 13
B. PBF Sapta Sari Tama ................................................................... 14
1. Visi, Misi dan Tujuan PBF ..................................................... 14
2. Struktur Organisasi PBF ........................................................ 14
3. Alur Distribusi di PBF Sapta Sari Tama ................................. 16
4. Pengelolaan SDM di PBF Sapta Sari Tama ............................ 17

BAB IV PEMBAHASAN ................................................................................ 30
A. Manajemen SDM......................................................................... 30
B. Manajemen Pembekalan Farmasi ................................................. 37
1. Perencanaan ........................................................................... 37
2. Pengadaan.............................................................................. 38
3. Pendistribusian....................................................................... 39
4. Dokumentasi .......................................................................... 40

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 42
A. Kesimpulan ................................................................................. 42
vi

B. Saran ........................................................................................... 43

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 44
LAMPIRAN


vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jenis Kelamin Pada PT Sapta Sari Tama
Cabang Banjarmasin .......................................................................... 18
Tabel 2. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jabatan Pada PT Sapta Sari Tama Cabang
Banjarmasin pada bulan Mei 2014 ...................................................... 18
Tabel 3. Hari dan Jam Kerja Karyawan Pada PT Sapta Sari Tama Cabang
Banjarmasin ...................................................................................... 19























viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Sapta Sari Tama Banjarmasin ................... 15
Gambar 2. Alur distribusi di PBF SST ............................................................ 16



























ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Surat Pesanan Barang ke PBF Pusat ................................ 42
Lampiran 2. Contoh Surat Jalan dari Pabrik ..................................................... 42
Lampiran 3. Contoh Resi Ekspedisi Pengiriman Barang dari Pabrik ................. 43
Lampiran 4. Contoh BPB ................................................................................ 43
Lampiran 5. Contoh DO ................................................................................... 44
Lampiran 6. Daftar Obat Prekursor .................................................................. 44
Lampiran 7. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF Cabang ke Pusat .................. 45
Lampiran 8. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF pusat ke Pabrik ................... 45
Lampiran 9. Contoh Surat Jalan Pesanan Obat Prekursor dari Pabrik ............... 46
Lampiran 10. Contoh Resi Ekspedisi Obat Prekursor ....................................... 46
Lampiran 11. Contoh BPB obat Prekursor........................................................ 47
Lampiran 12. Contoh DO obat Prekursor ......................................................... 47
Lampiran 13. Contoh Faktur Penjualan ............................................................ 48
Lampiran 14. Contoh STT Barang Pesanan ...................................................... 48
Lampiran 15. Contoh Kartu Stok ..................................................................... 49

x

DAFTAR SINGKATAN

APJ : Apoteker Penanggung Jawab
BM : Business Manager
BKB : Bon Keluar Barang
BPB : Bon Penerima Barang
BPOM : Badan Pengawas Obat dan Makanan
CDOB : Cara Distribusi Obat yang Baik
DO : Delivery Order
EDP : Entri Data point
FIFO : First In First Out
FEFO : First Expired First Out
GM : General Manager
KSA : Kepala Seksi Akutansi
NPWP : Nomor Pajak Wajib Pajak
OL : Order List
PBF : Pedagang Besar Farmasi
SP : Surat Pesanan
STT : Surat Tanda Terima
SP : Surat Pesanan
SOP : Standar Operasional Prosedur
TTRB : Tanda Terima Retur Barang






1
BAB 1
PENDAHULUAN


A. Latar Belakang
Salah satu faktor penting dalam membangun sumber daya manusia yang
berkualitas adalah kesehatan, maka ketersediaan obat-obatan yang bermutu
sangat diperlukan untuk menunjang dan meningkatkan derajat yang kesehatan
masyarakat. Obat bukan merupakan komoditi biasa karena obat digunakan
untuk menyelamatkan jiwa (life saver), memulihkan (restore), atau
memelihara (preserve) kesehatan seseorang.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebagai salah satu mata rantai
pendistibusian obat dan perbekalan farmasi merupakan aktor penting dalam
menjaga mutu kualitas obat, PBF juga merupakan bagian dari pelaku
pembangunan kesehatan, penyelenggaraan yang meliputi upaya dan kegiatan
yang menyangkut dasar manusia yang sangat berharga yakni hidup dan
kesejahteraan.
Suatu jaringan distribusi obat yang baik harus menyelenggarakan sistem
jaminan kualitas, sehingga obat yang didistribusikan terjamin mutu, khasiat,
keamanan, dan keabsahannya sampai ke tangan konsumen. Sistem ini
dilakukan sejalan dengan sistem Quality Assurance yang telah dilakukan
industri farmasi dalam menjalankan kegiatannya. Jaringan distributor obat,
yakni PBF harus menjamin bawa obat yang didistribusikan mempunyai izin
edar, dengan kondisi penyimpanan yang sesuai dan terjaga mutunya, serta
selalu dimonitor termasuk selama transportasi serta terhindar dari
kontaminasi. Untuk dapat terlaksananya jaringan distribusi yang baik, maka
harus diperhatikan aspek-aspek yang penting, antara lain manajemen mutu,
personil, bagunan dan peralatan, dokumentasi, dan inspeksi diri.
Praktek kerja lapangan di PBF bagi mahasiswa D3 Farmasi merupakan
program pendidikan bagi calon ahli madya farmasi agar memiliki gambaran
mengenai kondisi dan situasi yang nyata pada PBF dengan segala
2

permasalahan yang akan dihadapi dengan mengamati dan mempelajari cara
dari pengadaan, penyimpanan, hingga penjualan ke pelayanan farmasi,
sehingga mahasiswa memiliki tambahan pengetahuan dan pengalaman secara
langsung kegiatan di PBF.

B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Setelah mengikuti kegiatan praktek kerja lapangan ini mahasiswa
diharapkan mampu:
1. Melaksanakan kegiatan penerimaan barang.
2. Menyimpan barang di gudang berdasarkan standar Cara Penyimpanan
Obat yang Baik.
3. Mengeluarkan barang sesuai dengan dokumen permintaan pesanan.
4. Membantu Quality Control untuk monitoring barang expired, barang
obsolete dan pemusnahan.
5. Menerima dan menangani barang kembalian.
6. Mengetahui cara pendistribusian sesuai CDOB (Cara Distribusi Obat yang
Baik).

C. Manfaat Praktek Kerja Lapangan
Manfaat praktek kerja lapangan mahasiswa program studi D3 farmasi di
PBF adalah:
1. Mahasiswa mampu melaksanakan kegiatan penerimaan produk jadi.
2. Mahasiswa mampu menyimpan barang di gudang berdasarkan standar
penyimpanan CDOB.
3. Mahasiswa mampu mengeluarkan barang sesuai dengan dokumen
permintaan yang diminta
4. Mahasiswa mampu melakukan monitoring barang expired, barang
obsolete dan pemusnahan.
5. Mahasiswa mampu menerima dan menangani barang kembalian.
6. Mampu mengetahui cara distribusi sesuai CDOB di PBF.
3

3

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Pedagang Besar Farmasi (PBF)
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi menjelaskan
bahwa Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun
2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1 ayat 12 yang berbunyi Pedagang
Besar Farmasi adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin
untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah
besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam peraturan tersebut juga memberikan batasan terhadap beberapa
hal yang berkaitan dengan kegiatan Pedagang Besar Farmasi yaitu batasan
mengenai :
a. Perbekalan Farmasi adalah perbekalan yang meliputi obat, bahan obat
dan alat kesehatan.
b. Sarana pelayanan kesehatan adalah apotik, rumah sakit, atau unit
kesehatan lainnya yang ditetapkan Menteri Kesehatan, toko obat dan
pengecer lainnya.
Setiap PBF dapat mendirikan PBF Cabang. PBF Cabang adalah
cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan. Setiap PBF dan PBF Cabang
harus memiliki apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran
obat dan bahan obat.

4



Pedagang Besar Farmasi wajib memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan, yaitu:
a. Dilakukan oleh badan hukum, perseroan terbatas, koperasi, perusahaan
nasional, maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing
yang telah memperoleh perusahaan nasional.
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
c. Memiliki Apoteker sebagai penanggung jawab dan Tenaga Teknis
Kefarmasiaan yang bekerja penuh.
Pedagang Besar Farmasi mempunyai tugas, fungsi dan tugas yang
telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan, yaitu:
1. Tugas PBF
PBF berkewajiban untuk melakukan pengadaan, penyimpanan dan
penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah kecil maupun dalam
jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Pedagang besar farmasi dapat menyalurkan perbekalan farmasi ke
apotek, rumah sakit atau unit pelayanan kesehatan lainnya, toko obat dan
pengecer lainnya yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
2. Fungsi PBF
Adapun fungsi PBF antara lain:
a. PBF berkewajiban mengadakan perbekalan farmasi yang memenuhi
persyaratan mutu yang ditetapkan menteri.
b. Melakukan penyimpanan dan mendistribusikan perbekalan farmasi
ke PBF, Apotek, Toko Obat, Rumah Sakit, Klinik dan lain-lain.
c. PBF hanya menyalurkan obat keras kepada PBF, Apotek, dan
Rumah Sakit serta institusi yang diizinkan berdasarkan surat pesanan
yang ditandatangani Apoteker pengelola apotek atau Apoteker
penanggung jawab instalasi Farmasi Rumah Sakit, atau Apoteker
penanggung jawab PBF, atau Apoteker penanggung jawab unit yang
diizinkan oleh menteri.
5



d. Melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan dan
penyaluran secara tertib di tempat usahanya mengikuti pedoman
teknis yang ditetapkan oleh menteri.
e. Meningkatkan ketersediaan obat, sediaan farmasi yang bermutu,
aman dan berkhasiat dengan pelayanan yang profesional.
f. Memenuhi kebutuhan obat-obatan dan alkes, sekaligus mencegah
penyalahgunaan obat-obatan.
3. Tujuan PBF
Adapun tujuan PBF antar lain :
a. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi
b. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh
tanah air secara merata dan teratur guna memperbaiki pelayanan
kesehatan.
c. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan
penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.
d. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.

B. Pelayanan Farmasi di PBF
Aktivitas perusahaan menentukan besar kecilnya pendapatan dari
perusahaan tersebut. Kegiatan utama PBF adalah memasarkan obat-obatan
yang diproduksi oleh berbagai pabrik. Daerah pemasaran dari perusahaan
adalah kota dan daerah di luar kota. Obat-obatan yang dipasarkan adalah
berbagai produk yang dihasilkan oleh perusahaan mitra. Kompetensi farmasi
di PBF antara lain:
a. Melakukan pekerjaan kefarmasian dalam pengadaan, produksi, distribusi
dan pelayanan sediaan farmasi.
b. Melakukan kegiatan pendistribusian meliputi penerimaan pesanan,
penyaluran obat dari gudang, pengiriman obat kepada pihak yang
memerlukan dan menyalurkan obat kepada unit-unit penerima yang dapat
dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
6



c. Menjaga mutu atau keabsahan obat, sehingga obat-obatan yang sampai ke
tangan konsumen adalah obat yang aman dan dapat digunakan sesuai
tujuan pengobatan.
d. Mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan profesional.
e. Mempunyai kemampuan untuk mengelola sumber daya (manusia, fisik,
anggaran) dan informasi, juga harus dapat dipimpin dan memimpin orang
lain.
Sasaran pemasaran dari PBF adalah apotek-apotek baik lingkungan
rumah sakit maupun tidak dalam lingkungan rumah sakit, serta toko-toko obat.
Selain obat-obatan, PBF juga memasarkan berbagai jenis jamu atau obat
tradisonal, alat-alat kesehatan serta bahan-bahan kimia. Dengan demikian
berarti perusahaan tidak hanya terfokus pada pemasaran obat-obatan saja
tetapi juga pemasaran produk-produk kesehatan lainnya.
Suatu distributor hendaknya mempunyai Standar Operasional Prosedur
(SOP) yang menerangkan secara jelas bermacam-macam kegiatan operasional
yang dapat mempengaruhi kualitas produk atau aktifitas distribusi seperti,
prosedur penerimaan pesanan, prosedur pengiriman, penyimpanan,
pembersihan dan perawatan bangunan (termasuk pest control), pencatatan
kondisi penyimpanan dan pengiriman, pengamanan stok termasuk pencatatan
produk pelanggan, obat kembalian, cara penanganan recall dan sebagainya.
Beberapa kegiatan operasional tersebut antara lain:
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses pemilihan jenis, jumlah dan harga
perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk
menghindari dari kekosongan obat.
Tujuan dari perencanaan obat adalah untuk mendapatkan jenis dan
jumlah obat yang sesuai dengan kebutuhan menghindari terjadinya stock
out (kekosongan) obat dan meningkatkan penggunaan obat secara rasional.
Hal ini dikarenakan perencanaan merupakan hal penting dalam pengadaan
obat. Apabila dalam perencanaan lemah maka akan mempengaruhi dan
mengakibatkan kekacauan siklus manajemen secara keseluruhan mulai
7



dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan
dan penyimpanan, serta tidak tersalurnya obat hingga rusak atau
kadaluwarsa.
2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan
yang telah direncanakan sebelumnya. Hal ini terkait dengan tujuan dari
pengadaan barang yaitu memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga
layak, mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, serta proses
berjalan lancar dengan tidak memerlukan waktu dan tenaga yang
berlebihan.
Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan
yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit
pegelolaan di bawahnya, tujuannya agar obat yang diterima sesuai dengan
kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan. Semua petugas yang
terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat yang bertanggung jawab atas
ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obat
berikut kelengkapan catatan yang menyertainya.
Petugas penerima obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-
obatan yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan ditanda
tangani oleh petugas penerima. Bila tidak memenuhi syarat petugas
penerima dapat mengajukan keberatan. Jika terdapat kekurangan,
penerima obat wajib menulis obat yang kurang (rusak, jumlah kurang dan
lain-lain). Setiap penambahan obat-obat, dicatat dan dibukukan
penerimaan obat dan kartu stok.
3. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengalaman terhadap obat-obat
yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik atau
kimia dan mutunya tetap terjamin. Tujuan penyimpanan adalah agar obat
yang tersedia di gudang farmasi pedagang besar farmasi mutunya dapat
dipertahankan.

8



a. Gudang
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan kefarmasian,
khususnya menyimpan bahan baku, bahan pengemas dan obat jadi
yang siap untuk didistribusikan. Gudang juga berfungsi untuk
melindungi bahan (baku, pengemas dan obat jadi) dari pengaruh luar
dan binatang pengerat, serangga serta melindungi obat dari kerusakan.
1) Pengelolaan efisiensi gudang
Hal-hal yang diperlukan dalam efisiensi pergudangan
a) Penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk
penyimpanan dan mengurangi penggunaan ruangan untuk
barang yang seharusnya tidak disimpan di gudang. Gudang
merupakan tempat menyimpan barang-barang persediaan yang
memang sangat dibutuhkan dan harus ditempatkan di gudang.
b) Mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun harus
manusia/barang yang tidak berguna selama proses
penyimpanan, pelayanan distribusi atau kegiatan lain.
c) Mengurangi kegiatan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu,
mengingat biaya pengelolaan yang tersedia terbatas.
Ada beberapa poin penting dalam meningkatkan efisiensi
kerja di pergudangan ini, diantaranya:
a) Memanfaatkan ruangan yang tersedia dan ruangan yang lain
secara maksimum.
b) Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan
memanfaatkan tinggi ruangan, dengan tetap memperhatikan
ketentuan penumpukan barang.
c) Pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet
sedemikian rupa, sehingga arus barang atau karyawan menjadi
lebih cepat dan waktu yang dibutuhkan untuk mutasi barang
menjadi lebih singkat.
9



d) Kondisi kerja, diantaranya ventilasi yang cukup agar kondisi
kerja dapat lebih baik, kebersihan ruang kerja dan fasilitas
kebersihan serta ruangan istirahat.
e) Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami, serta uraian
tugas untuk masing-masing petugas yang baik merupakan salah
satu faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja.
f) Supervisi yang berkesinambungan, sehingga semua karyawan
mempunyai tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan
yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi kerja.
g) Pelatihan yang berkesinambungan, baik bersifat manajerial
maupun fungsional.
2) Persyaratan gudang dan pengatur penyimpanan yang baik dapat
dipertahankan.
a) Cukup luas minimal disesuaikan dengan jumlah obat yang
disimpan.
b) Ruangan kering tidak lembab.
c) Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab atau
panas.
d) Perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai
pelindung untuk menghindari adanya cahaya langsung
berteralis.
e) Lantai dibuat dari tegel atau semen yang tidak memungkinkan
bertumpuknya debu dan kotoran lain. Wajib diberi alas papan
(pallet).
f) Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat.
g) Mempunyai pintu yang dilengkapi dengan kunci ganda.
3) Tata cara menyimpan dan menyusun obat
a) Pengaturan penyimpanan obat
Pengaturan obat dapat dikelompokkan berdasarkan bentuk
sediaan dan disusun secara alfabetis. Contohnya kelompok
sediaan tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lainnya.
10



b) Penerapan sistem FIFO dan FEFO
Penyusunan dilakukan sistem First In First Out (FIFO) untuk
masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali
harus dikeluarkan terlebih dahulu dari obat yang datang
kemudian, dan First Expired First Out (FEFO) untuk masing-
masing obat artinya obat yang lebih awal kadaluarsanya harus
dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluarsanya lebih
lama.
c) Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.
d) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap
dalam box masing-masing. Ambil seperlunya dan susun dalam
satu rak bersama dengan obat-obatan lainnya.
4) Pencatatan stok obat dengan kartu stok
a) Fungsi
1) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat
(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa).
2) Tiap lembar kartu stok hanya digunakan untuk mencatat
data mutasi satu jenis obat yang berasal dari satu sumber
dana.
3) Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat satu kejadian
mutasi obat.
4) Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,
perencanaan, pengadaan dan distribusi serta sebagai
pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat
penyimpanan.
b) Kegiatan yang harus dilakukan
1) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat
bersangkutan.
2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.
3) Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak atau kadaluwarsa), langsung dicatat dalam kartu stok.
11



4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir
bulan.
c) Informasi yang didapat
1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2) Jumlah obat yang diterima.
3) Jumlah obat yang keluar.
4) Jumlah obat yang hilang, rusak, atau kadaluwarsa.
5) Jangka waktu kekosongan obat.
4. Distribusi
Distribusi adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari
produsen sampai ke tangan masyarakat (konsumen). Distribusi
merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi dan
konsumsi.
Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB
adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan
untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai
persyaratan dan tujuan penggunaannya
Prinsip-prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) berlaku
untuk aspek pengadaan, penyimpanan, penyaluran termasuk pengembalian
obat dan/atau bahan obat dalam rantai distribusi (BPOM, 2012).
Pedagang Besar Farmasi hanya dapat melaksanakan penyaluran obat
keras kepada :
a) Pedagang Besar Farmasi lainnya berdasarkan surat pesanan yang
ditandatangani oleh penanggung jawab PBF.
b) Apotek berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek.
c) Rumah sakit berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani oleh
Apoteker Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
d) Instalasi lain yang diizinkan MENKES (DEPKES RI, 2011).


12



5. Dokumentasi
Semua dokumentasi hendaknya dilaksanakan secara baik dengan
maksud:
a) Untuk menjamin pelaksanaan pengadaan dan distribusi sesuai ketentuan
perundang-undangan.
b) Untuk menjamin penyediaan data dan informasi yang akurat dan aktual
pada pemesanan, penerimaan, keadaan stok, penyaluran, dan sebagainya.
c) Untuk menjaga tingkat stok pada kondisi yang dapat menjamin
kelancaran pelayanan.
d) Untuk menjamin penerimaan produk yang benar meliputi jumlah,
identitas, kualitas.
e) Untuk menjamin penyimpanan yang tepat yang tidak akan
mempengaruhi mutu dan mampu memberi perlindungan terhadap
kehilangan, pencurian, kebakaran, dan sebagainya.
f) Untuk melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap serta mencatat
semua kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan pengadaan dan
penyaluiran obat.





13
BAB III
TINJAUAN UMUM PBF PT. SAPTA SARI TAMA

A. Sejarah
PT Sapta Sari Tama didirikan pada tahun 1992 diBandung, Provinsi
Jawa Barat, oleh Bapak Budijanto Halim Saputro yang juga sebagai pemilik
perusahaanyang mempunyai misi menjadi perusahaan terkemuka dalam bisnis
farmasi dan alat-alat kesehatan yang bermutu, dengan fokus sebagai
perusahaan distribusi.Bapak Budijanto Halim Saputro sebagai Direktur
sekaligus pemilik perusahaan, adalah seorang pekerja keras sehingga
perusahaan ini menjadi besar seperti sekarang ini.Pada saat perusahaan berdiri
pada tahun 1992, perusahaan hanya mempunyai dua cabang, tetapi setelah 16
tahun perusahaan berjalan, kini PT Sapta Sari Tama mempunyai 27 Cabang,
dengan penjualan dari 200 milyar rupiah pada tahun 2007.
Diuraikan oleh Ibu Harry Hardjito dalam Company Profil bahwa pada
tanggal 16 juli 1999, Bapak Budiyanto Halim Saputra dan Bapak Irwan
Suryanto selaku Direktur dan GM menghadap beliau, ingin membentuk
cabang dari perseroan terbatas PT Sapta Sari Tama tersebut yaitu didaerah
Kalimantan, tepatnya di Kota Banjarmasin yang untuk pertama kalinya
berkantor di Jalan Dahlia No. 2, yang dipimpin oleh Bapak Tjoe Setia
Permana sampai masa jabatan pada tahun 2002 dan dilanjutkan oleh Bapak
Alex S. Tailer.
Pada tahun 2001 PT Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin pindah
kantor ke Jalan Keramat Raya Rt. 18 No. 14 Banjarmasin masih dalam
kepemimpinan Bapak Alex S. Tailer sampai tahun 2003, dan digantikan oleh
Bapak Hadi Awarsa Kusuma sampaiOktober 2013. Sejak November 2013
hingga sekarang PT. Sapta Sari Tama cabang Banjarmasin dipimpin oleh
Bapak Surya Pranata.



14



B. PBF PT. Sapta Sari Tama
1. Visi, Misi, dan Tujuan PBF
a) Misi Perusahaan : Memiliki antusias yang berkesinambungan,
motivasi yang tinggi, energik dan selalu berfikir positif dalam
mengembangkan atau menjalankan aktivitas bisnis dengan memegang
nilai-nilai moral, kejujuran dan usaha yang bersih untuk memberikan
keuntungan lebih bagi para pemegang saham serta memberikan
lapangan pekerjaan bagi para karyawan baru untuk menekan jumlah
pengangguran di Indonesia.
b) Visi Perusahaan: Menjadi perusahaan yang terkemuka, terutama
dalam bidang farmasi, kimia dan alat-alat kesehatan, melalui
penjualan produk yang berkualitas tinggi, harga yang bersaing dan
pelayanan yang memuaskan untuk setiap pelanggan. Juga terus
menerus mengembangkan usaha untuk bekerjasama dengan mitra
usaha baru dalam rangka mewujudkan cita-cita atau tujuan
perusahaan.
c) Tujuan perusahaan: Tujuan perusahaan adalah untuk menyediakan
atau memberikan pelayanan yang terbaik untuk para principal dan
pelanggan dalam penyelenggaraan distribusi. Tipe pelanggan yang
dituju yaitu: rumah sakit, apotek/toko obat, pengadaan di Institusi
Pemerintahan/Swasta, modern dan tradisional outlets.
2. Struktur Organisasi
Fungsi struktur organisasi yaitu untuk mempertegas dan
memperjelas kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab dari masing
masing bagian, dengan demikian proses pelaksanaan administrasi dan
operasional tidak mengalami hambatan, dan organisasi yang baik dapat
menjalin hubungan yang baik pula dengan seluruh karyawan. Adapun
struktur organisasi di PT. Sapta Sari Tama adalah sebagai berikut :



15

















Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Sapta Sari Tama Banjarmasin
























Ka. Logistik
Delivery
APJ
(Apoteker
Penanggung
Jawab)
Bussines Manager

StafLog
Salesman
Supervisor Salesmen KSA
(Kepala Staf
Administrasi)
Fakturis Kasir

Inkaso
16



3. Alur Distribusi di PBF




























Gambar 2. Alur distribusi di PBF SST
Apotek/RS (telp, fax,
email & salesman)
Berupa SP
dicatat
Faktur
kuning &
putih
copy
Faktur 6 lembar (putih
asli, merah, hijau, biru,
kuning, putih copy)
Diserahkan kegudang
Dibuat oleh
fakturis
stampel dan tanda
tangan apoteker
serta GM
4 lembar pertama (putih
asli, merah, hijau, biru)
Sbg arsip
gudang
Barang disiapkan
sesuai faktur
Cek
Packing
Antar
Banjarmasin
Luar Bjm
(disertai faktur
warna biru)
CV.Apuy (daerah
Kal-Teng)
CV.Karya Usaha
Bersama (daerah hulu
sungai, Pelaihari,
Tanah Bumbu dan
Kotabaru)
Faktur
dibawa oleh
driver/sales
men
CV.Hafiz (daerah
bjb-mtp)
Sebelum dibuat faktur, harus
diperiksa apakah ada
pelanggan memiliki piutang ,
dan jika tidak ada masalah
bisa langsung di layani
BAS (M.Teweh,
Bontuk, Ampah, Puruk
Cahu)
17



Seperti yang telah diuraikan diatas, PT. Sapta Sari Tama memiliki
alur untuk mendistribusikan sediaan farmasi mulai dari menerima pesanan
dari Apotek, toko obat, rumah sakit, maupun klinik. Untuk toko obat
pemesanan hanya terbatas untuk obat bebas, obat bebas terbatas, jamu, dan
suplemen.
Pemesanan dapat dilakukan langsung ke PT. Sapta Sari Tama
melalui telepon, fax, maupun email jika pemesan sudah memiliki
hubungan kerjasama dengan PT. Sapta Sari Tama. Selain itu, pemesanan
juga dapat dilakukan melalui seles PT. Sapta Sari Tama ketika melakukan
kunjungan rutin ke outlet maupun lewat telepon.
Pesanan dari outlet akan dibuat menjadi SP (Surat Pesanan)
kemudian akan dibuat faktur jika outlet tersebuut tidak memiliki piutang
yang jatuh tempo.
Faktur harus diketahui oleh apoteker dan ditanda tangani oleh
apoteker dan BM sebelum barang disediakan oleh pihak gudang. Barang
yang telah disiapkan akan di periksa kembali sebelum di packing.
Pengantaran barang ke outlet yang berada di wilayah Banjarmasin
akan langsung diantar oleh pihak PT. Sapta Sari Tama, sedangkan untuk
luar daerah Banjarmasin pengantarran dilakukan oleh pihak expedisi yang
sudah memiliki kerja sama denga PT. Sapta Sari Tama.
4. Pengelolaan SDM di PT. Sapta Sari Tama
Jumlah karyawan pada PT Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin
tahun 2014 Seluruhnya berjumlah 25 orang.Setiap karyawan memiliki
tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan sesuai dengan
kompetensi yang dimilikinya. PT. Sapta Sari Tama sangat menjunjung
tinggi kedisiplinan sehingga bila ada karyawan yang melanggar ketentuan-
ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan maka karyawan tersebut akan
mendapat sanksi ataupun teguran.
Berdasarkan klasifikasi jumlah karyawan pada PT Sapta Sari Tama
Cabang Banjarmasin dibagi menjadi beberapa daftar uraian sebagaimana
dijelaskan dibawah ini :
18



Tabel 1. Jumlah Karyawan Berdasarkan Jenis Kelamin Pada PT Sapta
Sari Tama Cabang Banjarmasin (Sumber PT Sapta Sari Tama Cabang
Banjarmasin (2014)

No Jenis Kelamin Jumlah
1 Pria 16
2 Wanita 9
Jumlah 25


Tabel 2.Jumlah Karyawan Berdasarkan Jabatan Pada PT Sapta Sari Tama
Cabang Banjarmasin pada bulan Mei 2014 (Sumber : PT Sapta Sari Tama
Cabang Banjarmasin (2014))
No Jabatan Jumlah
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Business Manager
Adm Sales
KSA
EDP
Inkaso
APJ
Salesman
Supervisor
Logistik
Kasir / Invoice
Driver
Security
1
1
2
1
1
1
9
1
4
1
2
1
Jumlah 25








19



Jam kerja Yang dilakukan PT Sapta Sari Tama Cabang
Banjarmasin dapat dilihat sebagai berikut :
Tabel 3. Hari dan Jam Kerja Karyawan Pada PT Sapta Sari Tama
Cabang Banjarmasin
Hari Masuk (Jam) Istirahat (Jam) Pulang (Jam)
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Sabtu
08.00
08.00
08.00
08.00
08.00
08.00
12.00-13.00
12.00-13.00
12.00-13.00
12.00-13.00
12.00-13.30
12.00-13.00
17.00
17.00
17.00
17.00
17.00
17.00

Seperti yang terlihat pada tabel diatas, hari dan jam kerja pada PT
Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin yakni 6 hari jam kerja mulai pukul
08.00 WITA sampai dengan 17.00 WITA. Setiap hari para karyawan
mengisi buku absensi pada saat datang dan pada saat pulang. Bila ada
karyawan yang datang terlambat atau berhalangan hadir harus melapor dan
bila tidak ada keterangan akan mendapatkan teguran.
Struktur organisasi suatu perusahaan yang baik adalah struktur
organisasi yang sehat dan efisien.Struktur organisasi yang sehat adalah
tiap satuan organisasi yang ada dapat menjalankan peranannya dengan
tertib.Kedudukam Struktur di PT. Sapta Sari Tama yaitu
1. BM (Business Manager)
a. Fungsi :
Mengelola (merencanakan, melaksanakan dan mengontrol) semua
kegiatan yang berhubungan dengan meliputi penjualan produk-
produk yang diageni, debitur, personalia, harta, inventaris,
lingkungan bisnis, penjualan cabang dan mewakili perusahaan
dalam hal-hal yang berhubungan dengan eksternal sesuai dengan
ketentuan, strategi dan batas wilayah yang telah ditetapkan.
b. Tugas :
1) Mempelajari dan mengenal situasi pasar yang menjadi
tanggung jawab guna mengetahui :
20



a) Jumlah outlet yang ada di wilayah beserta spesifikasinya.
b) Pelanggan-pelanggan utama (pareto) yang ada di wilayah.
c) Kegiatan pesaing (PBF dan principal) dan produknya.
d) Peluang-peluang yang ada dan bisa dimanfaatkan.
2) Memonitori dan mengendalikan semua kegiatan cabang sesuai
dengan ketentuan dan strategi yang telah digariskan
perusahaan.
3) Memonitori dan mengevaluasi secara terus menerus
perkembangan yang terjadi di pasar guna mencari guna
mencari kemungkinan ekstensifikasi dan intensifikasi.
4) Mengontrol penjualan barang dagang kepada pelanggan dan
penyelesaian piutangnya.
5) Mengatur pelayanan kepada pelanggan dari proses order,
pengiriman barang, retur, keluhan pelanggan.
6) Mengendalikan masalah piutang, diskon yang diberikan kepada
pelanggan, uang hasil tagihan (collection), persediaan barang
dagang serta biaya-biaya operasional.
7) Menjaga komposisi stock barang dagang yang optimal
sehingga seluruh produk yang dibutuhkan tersedia sesuai
dengan permintaan pasar, tidak terjadi over stock, out-of-stock
serta stock slow moving dapat diminimalkan.
8) Mengontrol mutasi barang di gudang agar tidak terjadi barang
rusak atau kadaluarsa yang menjadi beban perusahaan, dengan
memperhatikan ketentuan yang diberlakukan oleh masing-
masing prinsipalnya serta melaporkan 1 (satu) tahun sebelum
barang kadaluarsa ke pusat dan apabila masih belum terjual,
maka 6 bulan sebelum kadaluarsa harus kembali dilaporkan
sesuai dengan prosedur.
9) Mempelajari dan menindaklanjuti laporan-laporan bawahan.
21



10) Melakukan kunjungan kepada pelanggan pareto dan area
tertentu secara regular (bila diperlukan joint visit dengan pihak
prinsipal) dengan maksud untuk :
a) Membina hubungan baik.
b) Menjaga kemungkinan penjualan produk-produk yang
diageni.
c) Pengecekan dan pengawasan secara sampling kegiatan
laporan para field force.
d) Mendapatkan umpan balik dan informasi-informasi lain
yang relevan.
e) Melakukan koordinasi dengan pihak prinsipal dalam
melaksanakan program-program, menyerahkan sales report
dan melakukan evaluasi atas hasil yang telah dicapai
kepada prinsipal.
11) Melakukan meeting koordinasi dengan pihak prinsipal dan atau
pihak internal cabang secara teratur.
12) Menyediakan data dan informasi pasar yang diperlukan
perusahaan.
13) Menciptakan suasana, tata kerja dan hubungan kerja yang baik
yang dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja di
cabang.
14) Melaksanakan perbaikan proses kerja intern secara
berkesinambungan sesuai dengan ketentuan yang telah
disepakati.
15) Mengevaluasi karyawan dalam masa percobaan atau masa
orientasi sampai ditetapkan kejelasannya statusnya.
16) Membina dan mengembangkan kemampuan dan keterampilan
seluruh karyawan di cabang.
17) Membuat usulan anggaran (budget) penjualan, kebutuhan
tenaga kerja, biaya operasional, inventaris, dan investasi.
22



18) Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas
kepada Kepala Pusat Sapta Sari Tama sesuai dengan periode
dan format yang telah ditetapkan.
2. Apoteker Penanggung Jawab
a. Wewenang dan Tanggung Jawab :
1) Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
2) Bertanggung jawab atas keamanan Faktur serta mengarsipkan
secara baik dan benar.
3) Berwenang melarang orang yang tidak berkepentingan
memasuki ruangan faktur.
4) Melakukan follow up pada bagian ekspedisi atas faktur-faktur
yang belum kembali dari proses pengiriman
5) Berhak menolak dan menerima faktur-faktur yang belum
lengkap (tanda tangan dan stempel outlet) yang dikirim oleh
bagian ekspedisi
6) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan
7) Menjaga kebersihan lingkungan kerja
b. Rincian Tugas :
1) Menyimpan dan mengumpulkan faktur serta SP secara urut dan
berkala.
2) Membuat surat pesanan dan menandatanganinya.
3) Menandatangani dan mengetahui semua faktur penjualan,
faktur pembelian , retur penjualan, pengadaan keluar masuk
barang.
4) Menandatangani dan mengetahui Pesanan Cabang, Relokasi
antar Cabang
5) Melakukan control pengeluaran pengeluaran dan pemasukan
obat digudang
6) Melakukan control Cycle Count yang dilakukan oleh gudang
23



7) Menerima faktur,melakukan cek atas kelengkapan cap dan
tanda tangan pada faktur serta menandatangani register faktur
untuk ekspedisi pada kolom pool faktur
8) Melakukan penyimpanan khusus narkotika, pengawasan
danpengecekan kebenaran laporan narkotika dan psikotropika
sebelumditandatangani olehKepala cabang dan
melaporkankannya ke BPOM.
9) Menerima tugas tambahan yang diberikan oleh atasan
langsungApoteker Penanggung Jawab di Sapta Sari Tama di
tugaskan di bagian gudang,agar Apoteker dapat mencek keluar
dan masuknya barang. Kegiatan Pokokyang dilakukan oleh
Apoteker setiap harinya adalah :
a) Update Kartu Stock obat yang keluar.
b) Mencek suhu ruangan
c) Mencocokkan Surat Pesanan dengan Faktur
d) Mencek email dari Pusat
3. EDP (Entry Data Point)
a. Wewenang dan tanggung jawab :
1) Bertanggung jawab Kepada Kepala Seksi Akutansidan
KeuanganCabang/Pimpinan Cabang.
2) Bertanggung jawab menjaga, memelihara sarana komputer dan
komputer supplies.
3) Bertanggung jawab mengentri dan mencetak semua laporan-
laporan, dokumen penjualan (faktur, CN, DN) dokumen
akutansi (PV, RV, tanda terima giro) dan opname stock faktur.
4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
5) Membina hubungan yang dan komunikasi yang baik kepada
karyawanyang lainnya,
6) Menjaga kebersihan lingkungan kerja
b. Rincian Tugas ;
1) Entri penjualan : SO (Sales Order).
24



2) Entri dokumen gudang : BKB, BPB.
3) Entri dokumen piutang : Daftar tagihan (untuk hasil tagihan
yangberupa uang tunai).
4) Entri dokumen Kas/Bank : PV dan RV.
5) Cetak faktur komersil, CN, DN, Faktur Pajak, Nota Retur.
6) Cetak laporan sales (register faktur untuk Expedisi, PDU).
7) Cetak Laporan Piutang, Laporan Stok, Laporan Kas dan Bank
Harian.
8) Cetak Lampiran Laporan Pajak
9) Melakukan proses giro cair berdasarkan informasi dari kasir.
10) Mengentri opname kas dan Stok.
11) Cek kondisi discount SO sebelum di approvemenjadi faktur.
12) Cek kondisi disccount dan harga faktur supplier
danmenginformasikan barang yang diterima Cabang ke Pusat.
13) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan
langsung.
4. Petugas Gudang
a. Wewenang dan Tanggung Jawab:
1) Bertanggung jawab Kepada Kepala Gudang
/PimpinanCabang.
2) Bertanggung Jawab atas persediaan barang di gudang sesuai
dengansistem dan prosedur yang berlaku.
3) Menata kerapian barang dan kebersihan gudang.
4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
5) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada
karyawan yanglain.
6) Menjaga kebersihan lingkungan kerja.
b. Rincian Tugas :
1) Menerima copy sales order rangkap 2 dari EDP dan
copyfaktur rangkap 5 serta menyiapkan barangsesuai barang
yang tertera pada faktur.
25



2) Menginformasikan kepadaData Proses ketersediaan barang.
3) Melakukan serah terima barang kepada Petugas expedisi
sesuai barang yang tertera pada faktur.
4) Meminta tanda tangan petugas expedisi pada copy faktur
rangkap 5 dan kemudian diarsip sesuai dengan nomor
urutnya.
5) Memeriksa expired date produk, serta melakukan
penyisihan barang yang kadaluarsanya dekat dan barang
yang rusak.
6) Menginformasikan kepada Data Proses barang yang sudah
expired/rusakuntuk kemudian dibuat laporan barang rusak.
7) Menerima barang retur outlet yang masih sesuai kriteria
retur yang ditetapkan direktorat sales dan melakukan cek
antara barang retur dengan form Tanda Terima Retur
Barang (TTRB).
8) Menginformasikan TTRB ke Direktorat Sales dan Data
Proses untuk proses retur.
9) Arsip atas dokumen gudang sesuai dengan nomor urutnya
(BKB, BPB, TTRB, rangkap 3 dan copy faktur rangkap 5).
10) Meminta approve Pimpinan Cabang setiap dokumen
penerimaan dan pengeluaran barang (BPB dan BKB).
11) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan
langsung.
Kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang adalah :
1. Mengatur tataletak barang-barang pada gudang.
2. Membuat rekapan barang datang yang setelah itu dikirim ke
pusat.
3. Melakukan Circle Count (Stock Opname).
4. Melakukan pendampingan stock opname bulanan.
5. Mengarsipkan faktur dengan urut sesuai nomor faktur
perbulan.
26



6. Menyiapkan pesanan sesuai OL (Order List).
7. Pengecekan dan pengepakan barangsebelum barang
dikirim.
8. Membuatkan STT (Surat Tanda Terima) untuk pengiriman
ke Luar Kota.
5. Kasir/Administrasi
a. Wewenang dan tanggung Jawab:
1) Bertanggung jawab kepada Kepala Seksi Akuntansi dan
Keuangan Cabang/Pimpinan Cabang.
2) Bertanggung jawab atas keamanan uang.
3) Berwewenang menolak pengeluaran keuangan bila voucher-
voucher tidak memenuhi syarat pembayaran.
4) Berwenang melarang orang yang masuk keruang kasir (bagi
yang tidak berkepentingan),
5) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
6) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada
karyawan yang lainnya.
7) Menjaga kebersihan lingkungan kerja,
b. Rincian tugas :
1) Menerima setoran hasil tagihan dan giro sesuai daftar tagihan
2) Melakukan arsip Receipt Voucher rangakap 1, dan Payment
Voucherrangkap 1, Daftar tagihan rangkap 1 dan print out
laporan hariankas/Bank.
3) Membayar pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan Payment
Voucheryang sudah di approve oleh Pimpinan Cabang.
4) Menyimpan uang tunai dan cek giro.
5) Menyetor uang tunai dan giro untuk di clearingkan ke Bank.
6) Membuat laporan Kas/Bank harian manual untuk dibandingkan
dengan laporan harlan Kas/Bank (print out komputer) dan fisik
uang.
27



7) Melakukan kas opname bersama dengan personil cabang yang
disetujui oleh Pimpinan Cabang dilakukan setiap saat bila
diperlukan dan basil opname dikirim ke Kantor Pusat
8) Membuat rekap transfer ke kantor pusat.
9) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan
langsung.
6. Salesman
a. Fungsi:
Melaksanakan kegiatan perusahaan yang berhubungan
denganpenjualan produk-produk yang diageni dan penagihan
piutangnya.
b. Tugas:
1) Mempelajari spesifikasi produk-produk yang diageni dan
produk-produkpesaing yang sejenis.
2) Mempelajari dan mengenal situasi pasar yang menjadi
tanggungjawabnya guna mengetahui:
a) Jumlah outlet yang ada di rayonnya, baik dalam kota dan
atau luarkota beserta spesifikasinya (nama, alamat, pemilik,
carapembayaran, dan sebagainya).
b) Kegiatan distributor pesaing dan produk pesaing dari pabrik
yang diageni.
c) Mengunjungi kembali pelanggan yang selama ini tidak
aktif
d) Meningkatkan pembelian dari pelanggan yang selama ini
kurangmaksimal ("pelanggan tidur").
e) Peluang-peluang yang ada dan bisa dimanfaatkan
gunapendistribusian produk-produk dan pencapaian target
yang telahditetapkan.
3) Membuat rencana kunjungan dan melaksanakan kunjungan ke
pelanggan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang berlaku, yaitu :
28



a) Lakukan kunjungan sesuai rencana yang telah dibuat.
Gunakanrute yang palingefektif danefisien.
b) Jika pelanggan yang telah menyiapkan pesanan atau order
dalam SP pelanggan, tanyakan kembali apakah ada
tambahan pesanan untuk produk dari prinsipal lain selain
yang sudah tercatat untuk SP pelanggan.
c) Salesman wajib menawarkan seluruh produk yang diageni
olehcabang-cabang kepada pelanggan.
d) Tawarkan program-program penjualan yang sedang berlaku
sesuaidengan kontribusi masing-masing prinsipal, dimulai
dari yangpaling besar dan berurut sesuai kontribusinya.
e) Memastikan jumlah order yang diperoleh telah
memenuhiketentuan nilai faktur minimal prinsipal yang
ada. Bila belummemenuhi nilai minimal faktur, tanyakan
apakah ada tambahanpesanan dari outlet yang
bersangkutan.
f) Memastikan Surat Pesanan (SP) pelanggan telah
memenuhiketentuan POM yang berlaku, yaitu:
1) SP memakai kop nama pelanggan,
2) SP ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
3) Lengkap dengan Nomor SIK.
4) Stempel (untuk pelanggan lain sesuai dengan ketentuan
POM).
5) Nama perusahaan tertulis dengan jelas.
6) Nama produk.
7) Kemasan dan jumlah tertulis dengan jelas.
g) SP yang diterima selanjutnya diproses sesuai dengan
prosedurstandar perusahaan (ditelepon ke kantor, di faks
atau dibawa langsung ke kantor).
h) Salesman meminta tanda tangan dan stempel dari
pelanggan pada formulir rencana kunjungan.
29



4) Melaksanakan penjualan produk-produk yang diageni baik di
rayon dalam kota dan atau luar kota sesuai dengan ketentuan
dan strategi penjualan yang telah ditetapkan.
5) Melaksanakan tukar faktur dan atau penagihan piutangnya
sesuai dengan ketentuan dan strategi penagihan yang telah
ditetapkan.
6) Menyetorkan uang hasil tagihan kepada bank (account cabang)
apabila setoran di atas 10 juta atau untuk salesman luar kota
setiap hari dan sisanya ke kasir disertai dengan copy transfer
apabila ada dana yang telah disetor ke bank.
7) Melaksanakan jadwal up country yang telah ditetapkan sales
administrasi atau kepala cabang.
8) Mencari dan mengembangkan pelanggan-pelanggan baru.
9) Membina hubungan baik dengan pelanggan dan berusaha
mendapatkan umpan balik untuk melakukan perbaikan atau
penyempuman pelayanan.
10) Membuat laporan harian dan laporan up country sesuai dengan
SOPdan format yang telah ditetapkan.
7. Delivery
a. Wewenang dan Tanggung Jawab :
1) Bertanggung jawab kepada KepalaGudang/Pimpinan Cabang.
2) Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan
kendaraanpada saat pengiriman barang.
3) Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan
sistem danprosedur.
4) Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
5) Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada
karyawan yang lainnya.
6) Menjaga kebersihan Iingkungan kerja.


30

BAB IV
KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

A. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia sangat mempengaruhi pelayanan kefarmasian di
Pedagang besar farmasi. Jumlah sumber daya manusia (SDM) yang terdapat di
PBF Sapta Sari Tama berjumlah 25 orang yang terdiri dari 16 orang pria dan 9
orang wanita. Berdasarkan klasifikasi jumlah karyawan pada PT Sapta Sari Tama
Cabang Banjarmasin dibagi menjadi beberapa daftar uraian berdasarkan masing-
masing jabatan yang terdapat dalam tabel. 2, sedangkan hari kerja PBF Sapta Sari
Tama yaitu Senin-Sabtu dengan jam kerja 08.00 wita-17.00 wita.
PT. Sapta Sari Tama Cabang Banjarmasin dipimpin oleh seorang BM
(Bisnis Manajer) yang membawahi setiap divisi yang terdiri dari Inkaso, Sales
Administratif dan Apoteker Penanggung Jawab. Inkaso membawahi bagian kasir
dan bagian fakturis, Sales Administratif membawahi bagian salesman yang
tersebar di wilayah Kalimantan Selatan dan wilayah Kalimantan Tengah dan
Apoteker membawahi bagian logistik dan delivery. Untuk semua bagian
mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing yaitu :
1. BM (Bisnis Manajer)
Tugas BM (Bisnis Manajer) yaitu:
a. Mempelajari dan mengenal situasi pasar.
b. Memonitori dan mengevaluasi secara terus menerus perkembangan yang
terjadi di pasar.
c. Mengontrol penjualan barang dagang kepada pelanggan dan penyelesaian
piutangnya.
d. Mengatur pelayanan kepada pelanggan dari proses order, pengiriman
barang, retur dan keluhan pelanggan.
31

e. Mengendalikan masalah piutang, diskon yang diberikan kepada
pelanggan, uang hasil tagihan (collection), persediaan barang dagang serta
biaya-biaya operasional.
f. Mempelajari dan menindak lanjuti laporan-laporan bawahan.
g. Melakukan meeting koordinasi dengan pihak prinsipal dan atau pihak
internal cabang secara teratur.
h. Menciptakan suasana, tata kerja dan hubungan kerja yang baik yang dapat
meningkatkan efektivitas dan efesiensi kerja di cabang.
i. Melaksanakan perbaikan proses kerja intern secara berkesinambungan
sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
j. Mengevaluasi karyawan dalam masa percobaan atau masa orientasi
sampai ditetapkan kejelasannya statusnya.
k. Membina dan mengembangkan kemampuan dan keterampilan seluruh
karyawan di cabang.
l. Membuat laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas kepada
Kepala Pusat Sapta Sari Tama sesuai dengan periode dan format yang
telah ditetapkan.
2. KSA (Kepala Seksi Akutansi)
Tugas kepala Seksi Akuntansi yaitu:
a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan.
b. Mempertanggung jawabkan laporan akutansi dan keuangan.
c. Menjaga kerahasiaan perusahaan.
d. Mengambil ahli saat Bussines Manager tidak ada ditempat.
e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan.
f. Membagi dan mengatur tugas bawahan.
3. EDP (Entry Data Process)
Tugas EDP yaitu:
a. Entri penjualan : SO (Sales Order).
32

b. Entri dokumen gudang : BKB, BPB.
c. Entri dokumen piutang : Daftar tagihan (untuk hasil tagihan yang berupa
uang tunai).
d. Mengentri opname kas dan Stok.
e. Cek kondisi discount SO sebelum di approve menjadi faktur.
f. Cek kondisi discount dan harga faktur supplier dan menginformasikan
barang yang diterima Cabang ke Pusat.
g. Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.
h. Cetak Laporan Piutang, Laporan Stok, Laporan Kas dan Bank Harian.
4. Inkaso
Tugas inkaso yaitu:
a. Bertanggung jawab kepada Supervisor/Administrasi
b. Melakukan pencatatan dan pelaporan pajak baik PPN maupun PPh
c. Membuat daftar piutang yang harus ditagih
d. Membuat daftar piutang yang telah dilunasi
e. Menyimpan dan menggunakan alat tagih.
5. APJ (Apoteker Penanggung Jawab)
Tugas APJ yaitu:
a. Menyimpan dan mengumpulkan faktur serta SP secara urut dan berkala.
b. Membuat surat pesanan dan menandatanganinya.
c. Menandatangani dan mengetahui semua faktur penjualan, faktur
pembelian , retur penjualan, pengadaan keluar masuk barang.
d. Menandatangani dan mengetahui Pesanan Cabang, Relokasi antar Cabang
e. Melakukan control pengeluaran pengeluaran dan pemasukan obat
digudang
f. Melakukan control Cycle Count yang dilakukan oleh gudang
33

g. Menerima faktur, CN asli dan copy faktur dari petugas expedisi,
melakukan cek atas kelengkapan cap dan tanda tangan pada faktur serta
menandatangani register faktur untuk expedisi pada kolom pool faktur
6. Salesman
Tugas salesman yaitu:
a. Mempelajari spesifikasi produk-produk yang diageni dan produk-produk
pesaing yang sejenis.
b. Mempelajari dan mengenal situasi pasar .
c. Membuat rencana kunjungan dan melaksanakan kunjungan ke pelanggan
sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku, yaitu :
1) Lakukan kunjungan sesuai rencana yang telah dibuat. Gunakan rute
yang paling efektif dan efisien.
2) Jika pelanggan yang telah menyiapkan pesanan atau order dalam SP
pelanggan, tanyakan kembali apakah ada tambahan pesanan untuk
produk dari principal lain selain yang sudah tercatat untuk SP
pelanggan.
3) Salesman wajib menawarkan seluruh produk yang diageni oleh
cabang-cabang kepada pelanggan.
4) Tawarkan program-program penjualan yang sedang berlaku sesuai
dengan kontribusi masing-masing principal, dimulai dari yang paling
besar dan berurut sesuai kontribusinya.
5) Memastikan jumlah order yang diperoleh telah memenuhi ketentuan
nilai faktur minimal dan principal yang ada.
6) Memastikan Surat Pesanan (SP) pelanggan telah memenuhi ketentuan
POM yang berlaku, yaitu:
a) SP memakai kop nama pelanggan,
b) SP ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
c) Lengkap dengan Nomor SIK.
34

d) Stempel (untuk pelanggan lain sesuai dengan ketentuan POM).
e) Nama perusahaan tertulis degan jelas,
f) Nama produk.
g) Kemasan dan jumlah tertulis dengan jelas.
7) SP yang diterima selanjutnya diproses sesuai dengan prosedur standar
perusahaan (ditelepon ke kantor, di faks atau dibawa langsung ke
kantor).
8) Salesman meminta tanda tangan dan stempel dari pelanggan pada
formulir rencana kunjungan.
d. Melaksanakan penjualan produk-produk yang diageni di wilayah dalam
kota atau luar kota sesuai dengan ketentuan dan strategi penjualan yang
telah ditetapkan.
e. Mencari dan mengembangkan pelanggan-pelanggan baru.
f. Membina hubungan baik dengan pelanggan dan berusaha mendapatkan
umpan balik untuk melakukan perbaikan atau penyempurnan pelayanan.
7. Logistik/ Kepala Gudang
Tugas kepala logistik/kepala gudang yaitu:
a. Menerima copy sales order rangkap 2 dari Data Proses dan copy faktur
rangkap 5 serta menyiapkan barang sesuai barang yang tertera pada faktur.
b. Menginformasikan kepada Entry Data Point (EDP) ketersediaan barang.
c. Melakukan serah terima barang kepada Petugas expedisi sesuai barang
yang tertera pada faktur.
d. Meminta tanda tangan petugas expedisi pada copy faktur rangkap 5 dan
kemudian diarsip sesuai dengan nomor urutnya.
e. Memeriksa expired date produk, serta melakukan penyisihan barang yang
EDnya dekat dan barang yang rusak.
f. Menginformasikan kepada Data Proses barang yang sudah expired/rusak
untuk kemudian dibuat laporan barang rusak.
35

g. Menerima barang retur outlet yang masih sesuai kriteria retur yang
ditetapkan direktorat sales dan melakukan cek antara barang retur dengan
form Tanda Terima Retur Barang (TTRB).
h. Menginformasikan TTRB ke direktorat sales dan Data Proses untuk
proses Retur.
i. Arsip atas dokumen Gudang sesuai dengan nomor urutnya (BKB, BPB,
TTRB, rangkap 3 dan copy faktur rangkap 5).
j. Meminta approve Pimpinan Cabang setiap dokumen penerimaan dan
pengeluaran barang (BPB dan BKB).
k. Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.
Kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang adalah :
1) Mengatur tata letak barang-barang pada gudang.
2) Membuat rekapan barang datang yang setelah itu dikirim ke pusat.
3) Melakukan Circle Count (Stock Opname).
4) Melakukan pendampingan stock opname bulanan yang dilakukan oleh
salesman.
5) Melakukan pengecekkan suhu didalam gudang pagi dan sore hari.
6) Mengarsipkan faktur dengan urut sesuai nomor faktur perbulan.
7) Menyiapkan pesanan sesuai OL (Order List).
8) Pengecekan dan pengepakan barang sebelum barang dikirim,
9) Membuatkan STT (Surat Tanda Terima) untuk pengiriman ke luar
kota.
8. Kasir dan fakturis
Tugas Kasir dan Fakturis yaitu:
a. Tugas kasir :
1) Melakukan arsip Receipt Voucher rangkap 1, dan Payment Voucher
rangkap 1, Daftar tagihan rangkap 1 dan print out laporan harian
kas/bank.
36

2) Membayar pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan Payment Voucher
yang sudah di approve oleh Pimpinan Cabang.
3) Menyimpan uang tunai dan cek giro.
4) Menyetor uang tunai dan giro untuk di c1earing ke Bank.
5) Membuat laporan Kas/Bank harian manual untuk dibandingkan
dengan laporan harian Kas/Bank (print out komputer) dan fisik uang.
6) Melakukan kas opname bersama dengan personil cabang yang
disetujui oleh Pimpinan Cabang dilakukan setiap saat bila diperlukan
dan basil opname dikirim ke Kantor Pusat
7) Membuat rekap transfer ke Pusat.
8) Menerima tugas-tugas tambahan yang diberikan oleh atasan langsung.
b. Tugas fakturis yaitu:
1) Menerima semua faktur
2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar
3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota
4) Data tagihan diserahkan persalesman untuk tagihan luar kota
9. Delivery
Tugas dan tanggung jawab delivery:
a. Bertanggung jawab kepada Kepala Gudang/Pimpinan Cabang.
b. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraan pada
saat pengiriman barang.
c. Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan
prosedur.
d. Berhak mengajukan pendapat kepada atasan.
e. Membina hubungan dan komunikasi yang baik kepada karyawan yang
lainnya.
f. Menjaga kebersihan Iingkungan kerja.

37

B. Manajemen Perbekalan Farmasi
Pedagang besar Farmasi adalah badan hukum perseroan terbatas atau koperasi
yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan
farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuaan perundang- undangan yang
berlaku. Selain itu pedagang besar farmasi juga sangat dibutuhkan masyarakat
sekaligus membantu pemerintah dalam pengawasan dan pengendalian obat yang
beredar di masyarakat, karena disamping fungsinya sebagai sarana untuk
meningkatkan kesehatan masyarakat, obat dapat pula membahayakan kesehatan
apabila penggunaan yang tidak tepat. Dalam pemberian pelayanan kesehatan
kefarmasian, pedagang besar farmasi senantiasa berpegang pada peraturan
pemerintah di samping adanya tanggung jawab moral untuk senantiasa
mementingkan kepentingan sosial. Salah satu fungsi PBF adalah untuk :
1. Pengadaan
Sistem pengadaan di PBF Sapta Sari Tama berdasarkan metode
konsumsi, epidemologi dan berdasarkan pesanan yang dilakukan oleh outlet.
Yaitu dengan membuat surat pemesanan, SP yang ada di PBF Sapta Sari
Tama cabang ada 3 yaitu SP non Reguler, Reguler dan Prekursor. Setelah di
buat SP maka SP dikirim ke PBF pusat di Bandung untuk dipesankan
barangnya ke Industri/Pabrik, setelah itu PBF pusat memesankan barang ke
industri/pabrik yang diinginkan. Kemudian barang bisa dikirim sekitar 1-2
minggu dengan melalui exspedisi. Apabila barang sudah datang, barang akan
dicek kesesuaian berdasarkan surat jalan oleh pabrik dan SP oleh kepala
logistik, apabila sudah sesuai maka barang disimpan serta surat jalan dan resi
exspedisi dikirim melalui email yang telah discan lalu dikirim ke pusat untuk
dimintakan DO (Delivery Order), DO tersebut dicek dan diprint out, lalu
dicek lagi aadan diinput ke komputer baru bisa dibuat BPB (Bukti
Penerimaan Barang). DO dan BPF disimpan dan dijadikan satu file.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama untuk
mencegah kekurangan stock obat, oleh karena itu proses pengadaan sebaiknya
38

membeli barang sesuai dengan kebutuhan yang tepat dan jumlah yang tepat,
mengetahui obat yang dibeli mempunyai standar kualitas yang baik, bisa
mengatur pengiriman obat dari prinsipal secara berkala(dalam waktu tertentu)
menghindari kelebihan persediaan dan kekurangan barang, serta mengatur
jadwal pembelian obat.
2. Penyimpanan
Setelah barang diterima dan di cek, selanjutnya adalah proses
penyimpanan barang digudang. Penyimpanan di PBF Sapta Sari Tama sudah
dilakukan secara baik, berdasarkan FEFO(First Expired First Out) dan
FIFO(First In First Out). Obat yang mendekati Expired maka didepannya
diberi keterangan tanggal expired date. Untuk obat-obatnya sendiri disusun
berdasarkan principal, divisi (reguler & non reguler) kemudian sediaan
farmasi disusun berdasarkan abjad/alfabetis dan bentuk sediaannya. Obat
disusun di rak yang beralaskan palet untuk obat sirup di bawah rak dan untuk
yang tablet atau kapsul biasanya diletakkan di atas rak obat. Sedangkan
penyimpanan obat prekusor disimpan pada satu ruangan khusus yang terpisah
dari produk lainnya. Penyimpanan obat harus juga di sesuaikan dengan suhu
tertentu sesuai jenis obatnya, tetapi tidak semua obat disimpan dalam suhu
tertentu seperti suhu dingin 2-8C, sejuk 8-15C, suhu kamar 15-30C. Suhu
yang ada digudang PBF Sapta Sari Tama menggunakan suhu kamar.
Sebaiknya penyimpanan obat juga harus disesuaikan dengan petunjuk yang
ada dikemasan atau menurut aturan penyimpanan obatnya karena suhu yang
tidak sesuai akan merusak obat dan volume pemesanan obat harus
memperhitungkan kapasitas sarana penyimpanan didalam gudang.
Untuk menjaga akurasi sediaan stok maka harus dilakukan stok opname
satu bulan sekali setiap tanggal 3 awal bulan. Perbedaan stok harus diselidiki
sesuai prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya
kesalahan keluar masuk, pencurian, penyalahgunaan obat. Dokumentasi yang
berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan.
39

3. Pendistribusian
Distribusi adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari
produsen sampai ke tangan masyarakat konsumen. Distribusi merupakan
kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi dan konsumsi.
Pedagang Besar Farmasi Sapta Sari Tama berpedoman pada sistem CDOB
(Cara Distribusi Obat Yang Baik). Pendistribusian obat oleh PT. Sapta Sari
Tama meliputi: Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Toko Obat, klinik,
dan PBF lain.
Pendisribusian di PBF Sapta Sari Tama mencakup daerah Kalimantan
Selatan dan Kalimanatan Tengah. Pendistribusian daerah Banjarmasin dan
sekitarnya dengan cara sistem antar langsung ke outlet, yang bersangkutan
membawa faktur sebanyak 4 rangkap sebagai tanda terima untuk
ditandatangani penanggung jawab outlet dengan menyertakan stempel dan
tanda tangan penerima barang. Sedangkan untuk pendistribusian ke luar
daerah PBF Sapta Sari Tama bekerja sama dengan 4 Ekspedisi, yaitu : CV
Apuy untuk wilayah Kalimantan Tengah, CV Hafiz Jaya untuk daerah
Martapura dan Banjarbaru, CV. BAS (Banua Alam Semesta) untuk daerah
Kalimantan Tengah dan CV Karya Utama Bersama untuk daerah Hulu
Sungai, Pelaihari, Tanah Bumbu dan Kotabaru.
PT. Sapta Sari Tama bekerja sama dengan beberapa prinsipal obat seperti:
1. PT. Aditama Raya Farmindo
2. PT. Bumi Puspa Ceremai (Sparta-X)
3. PT. Coronet Crown
4. PT. Global Health Pharmaceutical
5. PT. Global Multi Pharmalab
6. PT. Holi Pharma
7. PT. Itrasal
8. PT. Mecosin Indonesia
9. PT. Pharmasi Binangkit (Escolab)
40

10. PT. Pratapa Nirmala (Fahrenheit)
11. PT. Solas Langeng Sejahtera
12. PT. Trifa Raya Laboratories
13. PT. Tropica Mas Pharmaceutical
14. PT. Taiso Caunter
15. PT. Marin Liza Farmasi
16. PT. Kinocare Era Kosmetindo
17. PT. Sunti Sepuri
18. PT. Tawon Jaya Makassar
19. PT. Phapros
20. PT. Heroic
21. PT. Bio Farma
22. PT. Meiji
23. PT. Cendo
24. PT. Rama Farma
25. PT. Merck Tbk.
26. PT. Karindo Alkestron
27. PT. Bayer
28. PT. Bintang Kupu-kupu
29. PT. Seles Global Farma
30. PT. Erela
31. PT. Darya Varia
32. PT. Pfizer
33. Erlimpex
4. Dokumentasi
Dokumentasi diantaranya pada faktur, DO (Delivery Order) dan form retur
dibundel masing berurutan berdarkan tanggal dan nomornya, untuk faktur
disimpan minimal 3 tahun. Tujuan dari dokumentasi tersebut antara lain :
41

a) Untuk menjamin pelaksanaan pengadaan dan distribusi sesuai ketentuan
perundang-undangan.
b) Untuk menjamin penyediaan data dan informasi yang akurat dan aktual pada
pemesanan, penerimaan, keadaan stok, penyaluran, dan sebagainya.
c) Untuk menjaga tingkat stok pada kondisi yang dapat menjamin kelancaran
pelayanan.
d) Untuk menjamin penerimaan produk yang benar meliputi jumlah, identitas,
kualitas.
e) Untuk menjamin penyimpanan yang tepat yang tidak akan mempengaruhi
mutu dan mampu memberi perlindungan terhadap kehilangan, pencurian,
kebakaran, dan sebagainya.
f) Untuk melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap serta mencatat
semua kegiatan yang dilaksanakan dalam pengelolaan pengadaan dan
penyaluiran obat.











42

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
1. PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk
pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah
besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk
melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat
dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Manajemen perbekalan farmasi di PT. Sapta Sari Tama antara lain:
a. Pengadaan
Pengadaan obat dan alkes berdasarkan pada pola konsumsi, history dan
permintaan sales kemudian permintaan pengadaan akan dilanjutkan ke PT.
Sapta Sari Tama pusat. Setelah diproses di PT. Sapta Sari Tama pusat
akan dilanjutkan ke masing-masing prinsipal.
b. Penyimpanan
Penyimpanan dilakukan dengan cara FIFO (First in First Out) dan FEFO
(First Expired First Out) dan penyusunan barang dilakukan berdasarkan
prinsipal, alfabetis, bentuk sediaan, suhu serta berdasarkan barang regular
dan non-reguler.
c. Pendistribusian
Pendistribusian yang dilakukan oleh PT. Sapta Sari Tama sudah
dilakukan sesuai prinsip-prinsip CDOB yang berlaku dalam penyaluran
barang dari produsen sampai ketangan masyarakat (Konsumen). Distribusi
obat di PT. Sapta Sari Tama meliputi daerah Kalimantan selatan dan
Kalimantan tengah. Untuk pendistribusian ke luar kota PT. Sapta Sari
Tama bekerja sama dengan 4 eksedisi yaitu CV. Hafiz, CV. Apuy, CV.
BAS dan CV. Karya Utama Bersama.
43

d. Dokumentasi
Dokumentasi diantaranya pada faktur, DO dan form retur dibundel masing
berurutan berdarkan tanggal dan nomornya, untuk faktur disimpan
minimal 3 tahun.

B. Saran
1. Gudang lebih diperbesar lagi dan lebih diperhatikan persyaratan
penyimpanannya, seperti pallet, rak, dan suhu ruangan.
2. Lebih menerapkan cara penyimpanan FIFO (First in First Out) dan FEFO
(First Expired First Out) untuk menghindari terjadinya Expired Date.
3. Perlunya penambahan karyawan di gudang.
4. Untuk terus meningkatkan kerja sama yang sudah terjalin baik antara Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan Muhammadiyah Banjarmasin Prodi D3 Farmasi
dengan pihak PBF agar selalu bertahan untuk tahun selanjutnya.

44

DAFTAR PUSTAKA

Anief, Moh. (2005). Manajemen Farmasi. Yogyakarta : Gadjah Mada University
Press.
BPOM RI. (2012). Peraturan Kepala BPOM RI NOMOR HK.03.1.34.11.12.7542
Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik.
Jakarta : BPOM RI

Depkes RI. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun
2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta : Depkes RI

Menkes RI. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta :
Menkes RI


42

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Surat Pesanan Barang ke PBF Pusat

Lampiran 2. Contoh Surat Jalan dari Pabrik















43



Lampiran 3. Contoh Resi Ekspedisi Pengiriman Barang dari Pabrik

Lampiran 4. Contoh BPB









44

Lampiran 5. Contoh DO

Lampiran 6. Daftar Obat Prekursor



45

Lampiran 7. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF Cabang ke Pusat

Lampiran 8. Contoh SP Obat Prekursor dari PBF pusat ke Pabrik








46

Lampiran 9. Contoh Surat Jalan Pesanan Obat Prekursor dari Pabrik


Lampiran 10. Contoh Resi Ekspedisi Obat Prekursor



47

Lampiran 11. Contoh BPB obat Prekursor
Lampiran 12. Contoh DO obat Prekursor








48

Lampiran 13. Contoh Faktur Penjualan


Lampiran 14. Contoh STT Barang Pesanan




49

Lampiran 15. Contoh Kartu Stok