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Titulo: FICA – CxC - Ajustes

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
 
 

MANUAL DEL USUARIO: 
AJUSTES  
 
 
 
 
 
 
 
 
DEPARTAMENTO: CUENTAS POR COBRAR 
 
 
 
 
 
 
 
     JULIO  2008 
 
 
 

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 1 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

Objetivo del Proceso Empresarial


El módulo de ajustes tiene como objetivo fungir como una herramienta de apoyo al
usuario para la realización de la operación administrativa y al mismo tiempo cumplir
con las políticas de Ingresos del ITESM; así como, eficientar y optimizar la atención al
cliente.

Iniciador del Proceso


ALTA DE UNIDADES: Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de
alta una o varias materias más.
BAJA DE UNIDADES: Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de
baja una o varias materias.
ACTUALIZACIÓN DE BECA: Posterior a la generación de cuentas por cobrar, es
posible que un alumno tenga un movimiento en el plan de beca que le fue asignado.
ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE PAGO: Una vez realizada la generación de cuentas
por cobrar los alumnos pueden tener cambios en su plan de pago.

Genralidades
• El ajuste estará vigente mientras se encuentre activo el TERM del periodo en curso y
dentro del mismo periodo contable.
• El ajuste sólo tomará en cuenta los documentos de colegiatura y su
financiamiento.
• El ajuste aplica de acuerdo a los datos que fueron configurados en el cálculo de
tasas, cuotas de colegiatura, fechas de vencimiento, estos datos no son modificables.
• Cada ajuste sobrescribirá la información original del alumno en el TERM activo (datos
de inscripción) al momento de dar grabar en las transacciones del módulo.
• Al momento de ingresar la matrícula el sistema validará que el BP no tenga bloqueo
en su cuenta de contrato y/o en los documentos que serán susceptibles de
modificación, sí el BP está bloqueado, el sistema mostrará un mensaje + el tipo de
bloqueo (contabilización- cuenta contrato)
• Al usar un BP el sistema bloqueará momentáneamente la cuenta lo cual no permitirá
que alguien más lo utilice.
• El ajuste realizará una Actualización opcional con los datos que el usuario registrará
antes de grabar, para que el usuario revise que los datos son correctos.
• El módulo crea, cierra y transfiere claves de reconciliación automáticamente.
• El módulo compensa los documentos al momento de dar clic en el botón contabilizar.
• La fecha de contabilización de los documentos será la fecha en que se realice el
movimiento (sys-date) la cuál no será editable por parte del usuario.
• El sistema realiza anulaciones de compensaciones de los documentos de colegiatura
ZE y Formas de Pago de ese TERM, Por el momento no se consideran los pagos
realizados en cajas, ni documentos facturados.
• Los movimientos que en este ajuste se generen estarán apegados al proceso de
anulación y/o reconocimiento de ingresos.
• La clase de documento que generará este ajuste será CT (cálculo de tasas).
• La Beca y/o financiamiento aplica a la colegiatura antes que cualquier otra forma de
pago.
• Un aumento o disminución en unidades no permitirá la generación de carteras
negativas en el estado de cuenta del alumnos, el mismo sistema realizará la
disminución o la transformación a saldos a favor.

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Código de Transacción
El Ajuste 1: INSCRIPCIPÓN cuenta con 4 transacciones en las cuales podrán realizarse:

1. ZFCCC15 ALTA DE UNIDADES


2. ZFCCC16 BAJA DE UNIDADES
3. ZFCCC17 ACTUALIZACIÓN DE BECA
4. ZFCCC18 ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE PAGO

Temario
ALTA UNIDADES………………………………………………………………………… 7

BAJA DE UNIDADES…………………………………………………………………….. 13

ACTUALIZACIONES BECAS……………………………………………………………. 20

ACTUALIZACIONES PLAN DE PAGO………………………………………………… 27

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Diagrama de Flujo de Pantallas

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El USUARIO
VALIDACIÓN
CAPTURA EL BP EN
LA TRANSACCIÓN

Mensaje “El BP que


¿EL TERM ES NO está tratando de
ACTIVO? utilizar no cuenta con Fin
una inscripción valida
para este periodo”.

SI

SI Mensaje “El BP que


¿TIENE ALGÚN está tratando de
BLOQUEO? utilizar tiene un Fin
bloqueo” .

NO

Mensaje “El documento


SI que se requiere utilizar no
¿ESTA
es válido para el ajuste ya Fin
FACTURADO?
que tiene asociada una
factura”.

NO

Mensaje “El documento que se


NO requiere utilizar no es valido para el
¿SON TIPOS DE
ajuste ya que tiene compensados Fin
PAGO VALIDOS?
documentos provenientes de cajas
y/o cargos recurrentes”

SI

ACTUALIZACIÓN

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Documento de Instrucción

ALTA DE UNIDADES
Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de alta una o varias
materias más, a las cuales se les deberá realizar la cuenta por cobrar que le
corresponda en su estado de cuenta, para ello se cuenta con una transacción en el
módulo de ajustes que te permite realizar este movimiento.

La transacción que se utiliza en este ajuste de Alta de Unidades es: zfccc15.Esta


transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales son:

A) Introducción de Datos en la transacción


B) Actualización
C) Restauración o Contabilización

A. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TRANSACCIÓN

Para poder hacer uso de esta transacción se requiere un BP, el BP que se requiera
utilizar deberá tener una inscripción valida, es decir, deberá estar inscrito en el TERM
activo, y no deberá tener un bloqueo en su cuenta de contrato o bien en algún
documento de colegiatura susceptible de modificación.
Las fechas en las que el TERM estará activo serán publicadas en el archivo de
cuotas de colegiatura.

1. El BP deberá capturarse en el área de parámetros como se muestra en la


siguiente figura:

2. Una vez que se ingreso el BP, al dar enter, el sistema desplegará en pantalla
los siguientes datos de inscripción:

ƒ Nombre
ƒ Carrera
ƒ TERM Inscrito
ƒ Plan de Beca
ƒ Plan de Pago

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ƒ Sociedad
ƒ Unidades Inscritas

Como se muestra en la siguiente figura:

3. En la parte inferior (ajustes) se deberá capturar el número de unidades a


modificar, este número será el número de unidades que está dando de alta el
alumno.

La fecha de contabilización será la fecha en la que se esté realizando el ajuste, esta


fecha no es modificable.

En la parte superior izquierda de esta transacción se encuentran tres botones:


• Actualización
• Contabilizar
• Restaurar

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4. El botón de Actualización permitirá revisar que el sistema


haya realizado el cálculo correcto de acuerdo a los datos ingresados en la
transacción; es indispensable que el usuario revise dicha “actualización” para
poder contabilizar los cambios.

B. ACTUALIZACIÓN

Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema desplegará en la parte


superior el número de BP, su nombre y los atributos, tales como:

• Estatus del estudiante: Siempre será Activo.


• Grupo de Estudiante: indicador utilizado para registrar si el alumno
cuenta con el seguro por colegiatura (BFAL).
• Categoría de Tasas: históricamente se había tomado en cuenta como
un indicador utilizado para registrar si el alumno cuenta con el seguro
por colegiatura (BFAL).
• Clase de Beneficios: se refiere a la clave de la beca registrada en
inscripciones por el programa SAFE.
• Grupos de Sociedades: es la agrupación de las sociedades, en la
actualidad sólo existe una y es TEC001
• Nacionalidad: la nacionalidad que tenga el BP
• Unidad organizacional del estudiante: La unidad a la que se haya
asignado el BP al momento de su creación en SAP

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Como lo muestra la siguiente pantalla:

En la parte inferior, encontrará los documentos que el sistema generará tomando en


cuenta las unidades que se están dando de alta, este programa toma en cuenta,
todos los datos del BP provenientes del proceso de inscripciones.

5. Es muy importante que el usuario revise la información que el sistema


despliega en pantalla, El resumen de Costes debe contener tantas
características (colegiatura, financiamiento y formas de pago) como el BP
tenga en su inscripción.

6. En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar


un clic en el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de
análisis de tasas , al darle clic el sistema desplegará en
pantalla lo siguiente:

7. En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas


mostrando de forma general los importes de colegiatura (ZCOL*). Para ver
más detalle se deberá dar doble clic en el apartado ZCOL para que
despliegue los datos del registro administrativo.

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8. Se podrá visualizar el detalle completo del cálculo dando doble clic en la


parte inferior de la pantalla. El detalle completo del cálculo muestra el importe
de colegiatura que el sistema estará generándole al BP. Así como, sus
formas de pago con los importes calculados por separado como se puede
observar en la siguiente pantalla:

9. Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario deberá


dar clic en el botón , el sistema desplegará en pantalla un cuadro de
diálogo (función del sistema SAP) “Se perderán los datos ¿Desea inscribir?”
El usuario deberá dar clic en la palabra NO, debido a que se está realizando
un ajuste.

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El módulo de ajustes utiliza una transacción nativa del módulo SAP que es utilizada
para el cálculo de tasas, sólo toma en cuenta la generación de documentos de
colegiatura y Beca más no formas de pago, ni aplicación de pagos, por lo que si
llegara a darse el caso de dar que Si cuando el sistema te pregunta: ¿Desea
inscribir?; el sistema modificará el importe de los documentos de colegiatura e
intentará realizar varios documentos los cuales no serán correctos. Es por eso de la
importancia de dar clic en NO

C. CONTABILIZAR

10. Si, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema
entonces deberá dar clic en el botón Contabilizar. De lo contrario deberá dar
clic en el botón de restaurar.

El botón de contabilizar grabará los cálculos generados por los


datos ingresados en la transacción, realizará las anulaciones, compensaciones,
reaplicaciones de pagos, entre otros.
La reaplicación de pagos, seguirá la lógica de compensar al documento más viejo.
Estará contabilizado cuando el sistema haya marcado en la parte inferior de la
pantalla:

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Es importante revisar el estado de cuenta del alumno. En él, se mostrarán todos los
documentos generados por el módulo de ajustes.

El botón de restaurar limpiará los datos ingresados en la transacción


en el caso de que no se requiera realizar el movimiento en el BP, es muy importante
utilizar el Botón ya que al momento de la Actualización el sistema modificó los datos
de inscripción.

Nota: si se desea salir del SAP y se realizó una Actualización es importante dar clic
en restaurar los datos ingresados en la Actualización, debido a que el sistema realiza
un cambio en los datos iniciales.

BAJA DE UNIDADES
Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de baja una o varias
materias, a las cuales se les deberá realizar un cargo administrativo por baja de
unidades (CABU) y un ajuste en la cuenta por cobrar que el alumno tiene en su
estado de cuenta, para ello se cuenta con una transacción en el módulo de ajustes
que permite realizar este movimiento.

La transacción que se utiliza en este ajuste de Baja de Unidades es: zfccc16. Esta
transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales son:

A) Introducción de Datos en la transacción


B) Actualización
C) Restauración o Contabilización

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 13 / 33
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A. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TRANSACCIÓN

Para poder hacer uso de esta transacción se requerirá:


• Un BP con una inscripción valida en el TERM activo.
• El BP no deberá tener un bloqueo en su cuenta de contrato o bien en
algún documento de colegiatura susceptible de modificación.
• El número de unidades a dar de baja.
• La Fecha de Baja autorizada por el área correspondiente del ITESM

Este ajuste sólo podrá utilizarse dentro del rango de fechas en las que el TERM
estará activo.
La fecha de vencimiento del documento CABU será: la fecha del documento inicial.
Las fechas en las que el TERM estará activo serán publicadas en el archivo de
cuotas de colegiatura
1. El usuario deberá ingresar en la transacción e introducir el BP

2. Una vez que se ingresó el BP, al dar enter, el sistema desplegará en pantalla
los siguientes datos de inscripción:
ƒ Nombre
ƒ Carrera
ƒ TERM Inscrito
ƒ Plan de Beca
ƒ Plan de Pago
ƒ Sociedad
ƒ Unidades Inscritas

Como se muestra en la siguiente figura:

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 14 / 33
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3. En la parte inferior se deberá capturar las unidades a dar de baja y la fecha


en que se dio de baja el alumno. Esta fecha será la que utilizará el sistema
para hacer el cálculo del porcentaje del CABU

B. ACTUALIZACIÓN

4. Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema


desplegará en la parte superior el número de BP, su nombre y los atributos,
tales como:

• Estatus del estudiante: Siempre será Activo.


• Grupo de Estudiante: indicador utilizado para registrar si el alumno
cuenta con el seguro por colegiatura (BFAL).
• Categoría de Tasas: históricamente se había tomado en cuenta como
un indicador utilizado para registrar si el alumno cuenta con el seguro
por colegiatura (BFAL).

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 15 / 33
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• Clase de Beneficios: se refiere a la clave de la beca registrada en


inscripciones por el programa SAFE.
• Grupos de Sociedades: es la agrupación de las sociedades, en la
actualidad sólo existe una y es TEC001
• Nacionalidad: la nacionalidad que tenga el BP
• Unidad organizacional del estudiante: La unidad a la que se haya
asignado el BP al momento de su creación en SAP

Como lo muestra la siguiente pantalla:

En la parte inferior, encontrará los documentos que el sistema generará tomando en


cuenta las unidades que se están dando de baja, este programa toma en cuenta,
todos los datos del BP provenientes del proceso de inscripciones.

5. Es muy importante que el usuario revise la información que el sistema


despliega en pantalla, El resumen de Costes debe contener tantas

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 16 / 33
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características (colegiatura, financiamiento y formas de pago) como el BP


tenga en su inscripción.

6. En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar


un clic en el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de
análisis de tasas , al darle clic el sistema desplegará en
pantalla lo siguiente:

En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas mostrando de


forma general los importes de colegiatura (ZCOL*), además de los importes del
Cargo Administrativo por baja de unidades (ZCABU).

7. Para ver más detalle se deberá dar clic en el apartado ZCOL para que
despliegue los datos del cálculo de colegiatura o bien en ZCABU para los
datos del Cargo Administrativo.

El detalle completo del cálculo muestra el importe de colegiatura que el sistema


estará generándole al BP. Así como, sus formas de pago con los importes calculados
por separado como se puede observar en la siguiente pantalla:

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8. Si lo que se requiere revisar es el cálculo del CABU, se deberá dar clic en ZCABU
para que el sistema despliegue los datos como se muestra en la siguiente pantalla:

9.Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario


deberá dar clic en el botón , el sistema desplegará en pantalla un cuadro
de diálogo (función del sistema SAP) “Se perderán los datos ¿Desea
inscribir?” El usuario deberá dar clic en la palabra NO, debido a que se está
realizando un ajuste.

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 18 / 33
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El módulo de ajustes utiliza una transacción nativa del módulo SAP que es utilizada
para el cálculo de tasas, sólo toma en cuenta la generación de documentos de
colegiatura y Beca más no formas de pago, ni aplicación de pagos, por lo que si
llegara a darse el caso de dar que SI cuando el sistema te pregunta: ¿Desea
inscribir?; el sistema modificará el importe de los documentos de colegiatura e
intentará realizar varios documentos los cuales no serán correctos. Es por eso de la
importancia de dar clic en NO

C. CONTABILIZAR

10. Sí, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema
entonces deberá dar clic en el botón Contabilizar. De lo contrario deberá dar clic en
el botón de restaurar.

El botón de contabilizar grabará los cálculos generados por los


datos ingresados en la transacción, realizará las anulaciones, compensaciones,
reaplicaciones de pagos, entre otros.
La reaplicación de pagos, seguirá la lógica de compensar al documento más viejo.
Estará contabilizado el movimiento cuando el sistema haya marcado en la parte
inferior como lo muestra la pantalla:

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 19 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

Es importante revisar el estado de cuenta del alumno. En él, se mostrarán todos los
documentos generados por el módulo de ajustes.

El botón de restaurar limpiará los datos ingresados en la transacción


en el caso de que no se requiera realizar el movimiento en el BP, es muy importante
utilizar el Botón ya que al momento de la Actualización el sistema modificó los datos
de inscripción.

Nota: si se desea salir del SAP y se realizó una Actualización es importante dar clic
en restaurar los datos ingresados en la Actualización, debido a que el sistema realiza
un cambio en los datos iniciales.

ACTUALIZACIÓN DE BECA
Posterior a la generación de cuentas por cobrar, es posible que un alumno tenga un
movimiento en el plan de beca que le fue asignado.

La transacción que se utiliza en este ajuste de Actualización de Beca es: zfccc17.


Esta transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales son:

a) Introducción de Datos en la transacción


b) Actualización
c) Restauración o Contabilización

A. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TRANSACCIÓN

Para poder hacer uso de esta transacción se requiere un BP que deberá tener una
inscripción valida, es decir, deberá estar inscrito en el TERM activo, y no deberá

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 20 / 33
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tener un bloqueo en su cuenta de contrato; además deberá conocer el plan de beca


a la cual se le realizará el cambio.
Las fechas en las que el TERM estará activo serán publicadas en el archivo de
cuotas de colegiatura
1. El BP deberá capturarse en el área de parámetros como se muestra en la
siguiente figura:

2. Una vez que se ingresó el BP, al dar enter, el sistema desplegará en pantalla
los siguientes datos de inscripción:
ƒ Nombre
ƒ Carrera
ƒ TERM Inscrito
ƒ Plan de Beca
ƒ Plan de Pago
ƒ Sociedad
ƒ Unidades Inscritas

Como se muestra en la siguiente figura:

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 21 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

3. En la parte inferior (ajustes) se deberá capturar el plan de beca oficial a


modificar:

La fecha de contabilización será la fecha en la que se esté realizando el ajuste, esta


fecha no es modificable.

En la parte superior izquierda de esta transacción se encuentran tres botones:


• Actualización
• Contabilizar
• Restaurar

4. El botón de Actualización permitirá revisar que el sistema


haya realizado el cálculo correcto de acuerdo a los datos ingresados en la
transacción; es indispensable que el usuario revise dicha Actualización para
poder contabilizar los cambios.

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 22 / 33
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C. ACTUALIZACIÓN

Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema desplegará en la parte


superior el número de BP, su nombre y los atributos, tales como:

• Estatus del estudiante: Siempre será Activo.


• Grupo de Estudiante: indicador utilizado para registrar si el alumno
cuenta con el seguro por colegiatura (BFAL).
• Categoría de Tasas: históricamente se había tomado en cuenta como
un indicador utilizado para registrar si el alumno cuenta con el seguro
por colegiatura (BFAL).
• Clase de Beneficios: se refiere a la clave de la beca registrada en
inscripciones por el programa SAFE.
• Grupos de Sociedades: es la agrupación de las sociedades, en la
actualidad sólo existe una y es TEC001
• Nacionalidad: la nacionalidad que tenga el BP
• Unidad organizacional del estudiante: La unidad a la que se haya
asignado el BP al momento de su creación en SAP
Como lo muestra la siguiente pantalla:

En la parte inferior, encontrará los documentos que el sistema generará tomando en


cuenta el nuevo porcentaje del plan de beca que se está configurando, este
programa toma en cuenta, todos los datos del BP provenientes del proceso de
inscripciones.

5. Es muy importante que el usuario revise la información que el sistema


despliega en pantalla, El resumen de Costes debe contener tantas
características (colegiatura, financiamiento y formas de pago) como el BP
tenga en su inscripción.

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 23 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar un clic en


el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de análisis de tasas
, al darle clic el sistema desplegará en pantalla los siguiente:

En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas mostrando de


forma general los importes de colegiatura (ZCOL*).

6. Para ver más detalle se deberá dar doble clic en el apartado ZCOL para que
despliegue los datos del registro administrativo.

Se podrá visualizar el detalle completo del cálculo dando doble clic en la parte
inferior de la pantalla. El detalle completo del cálculo muestra el importe de
colegiatura que el sistema estará generándole al BP. Así como, sus formas de pago
con los importes calculados por separado como se puede observar en la siguiente
pantalla:

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 24 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

7. Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario deberá


dar clic en el botón , el sistema desplegará en pantalla un cuadro de
diálogo (función del sistema SAP) “Se perderán los datos ¿Desea inscribir?”
El usuario deberá dar clic en la palabra NO, debido a que se está realizando
un ajuste.

El módulo de ajustes utiliza una transacción nativa del módulo SAP que es utilizada
para el cálculo de tasas, sólo toma en cuenta la generación de documentos de
colegiatura y Beca más no formas de pago, ni aplicación de pagos, por lo que si
llegara a darse el caso de dar que SI cuando el sistema te pregunta: ¿Desea
inscribir?; el sistema modificará el importe de los documentos de colegiatura e

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 25 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

intentará realizar varios documentos los cuales no serán correctos. Es por eso de la
importancia de dar clic en NO

C. CONTABILIZAR

8. Sí, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema
entonces deberá dar clic en el botón Contabilizar. De lo contrario deberá dar
clic en el botón de restaurar.

El botón de contabilizar grabará los cálculos generados por los


datos ingresados en la transacción, realizará las anulaciones, compensaciones,
reaplicaciones de pagos, entre otros.
La reaplicación de pagos, seguirá la lógica de compensar al documento más viejo.
Estará contabilizado cuando el sistema haya marcado en la parte inferior de la
pantalla:

9. Es importante revisar el estado de cuenta del alumno (transacción FPL9). En


él, se mostrarán todos los documentos generados por el módulo de ajustes.

El botón de restaurar limpiará los datos ingresados en la transacción


en el caso de que no se requiera realizar el movimiento en el BP, es muy importante
utilizar el Botón ya que al momento de la Actualización el sistema modificó los datos
de inscripción.

Nota: si se desea salir del SAP y se realizó una Actualización es importante dar clic
en restaurar los datos ingresados en la Actualización debido a que el sistema realiza
un cambio en los datos iniciales.

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 26 / 33
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ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE PAGO


Una vez realizada la generación de cuentas por cobrar los alumnos pueden tener
actualizaciones (cambios) en su plan de pago dependiendo el nivel académico que
tengan estos pueden ser:

a) Plan Total (un solo documento) Todos los programas


b) Plan 4 (cuatro documentos) Programas Trimestrales.
c) Plan 5 (cinco documentos) Programas Semestrales.

La transacción que se utiliza en este ajuste para la Actualización del Plan de Pago
es: zfccc18. Esta transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales
son:

A. Introducción de Datos en la transacción


B. Actualización
C. Restauración o Contabilización

A. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TRANSACCIÓN

Para poder hacer uso de esta transacción se requerirá un BP, el BP deberá tener
una inscripción valida, es decir, deberá estar inscrito en el TERM activo, y no deberá
tener un bloqueo en su cuenta de contrato; además se deberá conocer el plan pago
a la cual se le realizará el cambio.
Las fechas de vencimiento de los documentos que generará este ajuste, serán las
fechas oficiales de vencimiento. Las fechas en las que el TERM estará activo serán
publicadas en el archivo de cuotas de colegiatura.

1. El BP deberá capturarse en el área de parámetros como se muestra en la


siguiente figura:

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 27 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

2. Una vez que se ingresó el BP, al dar enter, el sistema desplegará en


pantalla los siguientes datos de inscripción:
ƒ Nombre
ƒ Carrera
ƒ TERM Inscrito
ƒ Plan de Beca
ƒ Plan de Pago
ƒ Sociedad
ƒ Unidades Inscritas

Como se muestra en la siguiente figura:

3. En la parte inferior (ajustes) se deberá capturar el plan de de pago a


modificar, es importante revisar que sea un plan de pago válido de acuerdo
al programa al que pertenece el alumno, como se muestra:

La fecha de contabilización para los documentos, será la fecha en la que se esté


realizando el ajuste, esta fecha no es modificable.

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 28 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

En la parte superior izquierda de esta transacción se encuentran tres botones:


• Actualización
• Contabilizar
• Restaurar

4. El botón de Actualización permitirá revisar que el sistema


haya realizado el cálculo correcto de acuerdo a los datos ingresados en la
transacción; es indispensable que el usuario revise dicha Actualización para
poder contabilizar los cambios.

B. ACTUALIZACIÓN

Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema desplegará en la parte


superior el número de BP, su nombre y los atributos, tales como:

• Estatus del estudiante: Siempre será Activo.


• Grupo de Estudiante: indicador utilizado para registrar si el alumno
cuenta con el seguro por colegiatura (BFAL).
• Categoría de Tasas: históricamente se había tomado en cuenta como
un indicador utilizado para registrar si el alumno cuenta con el seguro
por colegiatura (BFAL).
• Clase de Beneficios: se refiere a la clave de la beca registrada en
inscripciones por el programa SAFE.
• Grupos de Sociedades: es la agrupación de las sociedades, en la
actualidad sólo existe una y es TEC001
• Nacionalidad: la nacionalidad que tenga el BP
• Unidad organizacional del estudiante: La unidad a la que se haya
asignado el BP al momento de su creación en SAP

Como lo muestra la siguiente pantalla:

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 29 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

En la parte inferior, encontrará los documentos que el sistema generará tomando en


cuenta el nuevo Plan de Pago que se está configurando, este programa toma en
cuenta, todos los datos del BP provenientes del proceso de inscripciones.

5. Es muy importante que el usuario revise la información que el sistema


despliega en pantalla, El resumen de Costes debe contener tantas
características (colegiatura, financiamiento y formas de pago) como el BP
tenga en su inscripción.

6. En caso de requerir más información sobre la actualización, se deberá dar un


clic en el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de
análisis de tasas , al darle clic el sistema desplegará en
pantalla los siguiente:

En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas mostrando de


forma general los importes de colegiatura (ZCOL*).

7. Para ver más detalle se deberá dar doble clic en el apartado ZCOL para que
despliegue los datos del registro administrativo.

Se podrá visualizar el detalle completo del cálculo dando doble clic en la parte
inferior de la pantalla. El detalle completo del cálculo muestra el importe de
colegiatura que el sistema estará generándole al BP. Así como, sus formas de pago
con los importes calculados por separado como se puede observar en la siguiente
pantalla:

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 30 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

8. Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario deberá


dar clic en el botón , el sistema desplegará en pantalla un cuadro de
diálogo (función del sistema SAP) “Se perderán los datos ¿Desea inscribir?”
El usuario deberá dar clic en la palabra NO, debido a que se está realizando
un ajuste.

El módulo de ajustes utiliza una transacción nativa del módulo SAP que es utilizada
para el cálculo de tasas, sólo toma en cuenta la generación de documentos de
colegiatura y Beca más no formas de pago, ni aplicación de pagos, por lo que si
llegara a darse el caso de dar que SI cuando el sistema te pregunta: ¿Desea
inscribir?; el sistema modificará el importe de los documentos de colegiatura e
intentará realizar varios documentos los cuales no serán correctos. Es por eso de la
importancia de dar clic en NO

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP


MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 31 / 33
Titulo: FICA – CxC - Ajustes

C. CONTABILIZAR

9. Si, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema
entonces deberá dar clic en el botón Contabilizar. De lo contrario deberá dar
clic en el botón de restaurar.

El botón de contabilizar grabará los cálculos generados por los


datos ingresados en la transacción, realizará las anulaciones, compensaciones,
reaplicaciones de pagos, entre otros.
La reaplicación de pagos, seguirá la lógica de compensar al documento más viejo.
Estará contabilizado cuando el sistema haya marcado en la parte inferior de la
pantalla como se muestra a continuación:

10. Es importante revisar el estado de cuenta del alumno (transacción FPL9). En


él, se mostrarán todos los documentos generados por el módulo de ajustes.

El botón de restaurar limpiará los datos ingresados en la transacción


en el caso de que no se requiera realizar el movimiento en el BP, es muy importante
utilizar el Botón ya que al momento de la Actualización el sistema modificó los datos
de inscripción.

Nota: si se desea salir del SAP y se realizó una Actualización es importante dar clic
en restaurar los datos ingresados en la Actualización, debido a que el sistema realiza
un cambio en los datos iniciales.
 

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Resultado
El usuario habrá realizado los ajustes a los estados de cuenta de los alumnos de forma
correcta y de acuerdo a las políticas del ITESM

Glosario

Banner Safe: Sistema que administra y almacena en base a códigos los planes de BECA y
CREDITOS EDUCATIVOS que el ITESM otorga a sus alumnos.

TERM: Periodo académico que se representa mediante:


Los primeros cuatro dígitos corresponden al año, el siguiente dígito corresponde al tipo de
periodo, puede ser 1:Semestral ó 2:Trimestral, el siguiente dígito corresponde al consecutivo
de inscripción en el año de acuerdo al nivel académico.

Sistema de Inscripciones SIDI: sistema que administra y almacena los registros


administrativos y de escolar que el alumno realice en cada periodo de inscripción.

SYS-DATE: Fecha del sistema.

BFAL: Forma de Pago por pago de seguro de colegiatura.

DNOM: Forma de pago, descuento por nómina

PIE: Forma de pago con documento de Plan de Inversión Educativa

PATR: Forma de Pago, convenio empresa

Atención y Soporte
El Soporte será por parte de su ejecutivo de Cuentas por cobrar del Centro de Servicios
Administrativos.

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