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Titulo: FICA - Terminología

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
 
 

MANUAL DEL USUARIO: 
TERMINOLOGÍA 
 
 
 
 
 
 
 
DEPARTAMENTO: CUENTAS POR COBRAR 
 
 
 
 
 
 
 
 
     AGOSTO  2008 
 
 
 

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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 01/02/08 Página 1 / 1
Titulo: FICA - Terminología

Terminología

Historia de los Cambios


Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya
sido modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

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Objetivo (del Proceso Empresarial)


Aprender los términos requeridos en SAP, su significado, cuando se utilizan, etc.

Iniciador del Proceso


Cuando el usuario ingresa al sistema SAP

Prerrequisitos
Tener acceso a SAP, es decir, contar con usuario y password, y los permisos requeridos
según el perfil del usuario.

Ruta de Menú
Acceder a SAP
Ingresar a la transacción deseada.

Código de Transacción
Todas las transacciones SAP a las que se tienen acceso, dependiendo del perfil del usuario.

Temario

Terminología……………………………………………………………………………………..3
Iconos generales en SAP……………………………………………………………………..12

Diagrama de Flujo de Pantallas

N/A

Documento de Instrucción

Terminología
Sociedad:
Es una entidad financiera independiente, es la unidad organizativa básica de SAP donde se
pueden gestionar libros y Estados Financieros independientes.
Se trata de cada uno de las unidades independientes de donde el ITESM obtiene
información, hoy conocido en los sistemas como Campus.
Sociedad Descripción
001 SAP A.G.
002 RZMM
003 Vic. de Enseñanza Media
005 Rectoría Zona Norte
016 Campus Querétaro
017 Campus San Luis Potosí

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018 Campus Toluca


023 Campus Estado de México
034 Sorteos
047 Univerisdad Tec Milenio
048 Soc. Artística Tecnológico
050 Librería Tec
056 Rectoría Zona Centro
Campus Eugenio Garza
058 Sada
059 Campus E. Garza Lagüera
060 Campus Santa Catarina
061 Campus Cumbres
062 Campus Valle Alto
087 RUV

División:
Es una unidad organizativa que se utiliza para crear balances y estados de resultados para
satisfacer necesidades de información dentro de las sociedades.
En el Instituto representará a cada campus y sus particiones internas, así, cada Sociedad
tendrá una división que lo represente a sí mismo y si lo requiere otras para más información
como es el caso de las Sedes.

Área Funcional:
Una área funcional sirve para clasificar los gastos de gestión en función de los requisitos del
método de costes, al dividir los costes en áreas funcionales la contabilidad indica el objetivo
económico del gasto.
La gestión de costos en el ITESM, a cada centro gestor se le colocará un área funcional, que
será el equivalente a las líneas de servicio, también se usarán las mismas para los cruces
contables.

Centro Gestor:
El centro gestor se utiliza para representar las unidades organizativas como áreas de
responsabilidad, departamentos, proyectos, etc.
El centro gestor es el reflejo de la entidad económica para presupuestos, es decir, una clave
igual a la de un centro de costos que refleja el ejercicio presupuestal.

Centro de Beneficios:
En ellos se imputan los ingresos y costes de los centros de coste de los que son
responsables, este centro representa el movimiento completo.
Representa igualmente a la actual entidad económica, si la entidad registra ingresos, se crea
el centro de beneficios.

Posición Presupuestaria:
Dividen el contenido del presupuesto y las operaciones que afectan a la liquidez en
posiciones de ingresos.
Serán las claves en las cuales se ejercerá el presupuesto de un campus, es decir los sitios de
registro y ejercicio (cuentas).

Interlocutor comercial:
El interlocutor comercial es un socio de Negocios = Business Partner. Es una persona y/o una
organización, la cual es responsable de los derechos relacionados con las cuentas por cobrar.
El registro maestro del interlocutor comercial contiene los datos que se necesitan para el
desarrollo de la gestión comercial, por ejemplo, direcciones, datos bancarios, números de
teléfono. Es el alumno o cliente.

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Cuenta de contrato:
Comprende información contable. La cuenta de contrato se abre para un interlocutor
comercial, es la cuenta en la cual se identifican los movimientos que se realicen en el BP. Las
cuentas de contrato contienen Objetos de Contrato.

BP Patrocinador:
Aquel que otorga una subvención a un alumno o cliente. Actualmente en el TEC se puede
manejar como una beca empresa.

Clave de reconciliación:
Clave con la que se señalan los registros de totales de la cuenta corriente contractual para la
transferencia a contabilizaciones subsiguientes. La clave se utiliza en la transferencia de los
registros de totales a una contabilidad principal SAP R/3 como referencia externa a la
cabecera del documento referencia clave en los documentos de transferencia. Con ello es
posible una reconciliación entre los registros de totales y los documentos correspondientes de
la contabilidad principal

Documento:
Un documento en el estado de cuenta se le denomina a cualquier registro que se realice
dentro del estado de cuenta del BP en el sistema SAP, este número de documento genera un
número de documento que lo identifica de los demás, dependiendo del documento tendrá un
rango de números diferentes.

Posición de un documento:
Todo documento creado en el estado de cuenta del BP es susceptible de ser compensado,
cuando su compensación es por un importe parcial al importe de origen, se creará una
posición más del mismo documento con el importe de cartera que quede como partida
abierta. Un documento puede tener tantas posiciones como sean necesarias.

Operación principal:
Contienen asociada la cuenta contable a la cual debe contabilizarse un concepto de cobro,
además nos ayuda para la obtención de reportes de acuerdo a estas agrupaciones.
Una operación principal para colegiatura se conforma de: los primeros dos dígitos
corresponden a colegiatura y los otros dos al nivel. Ejemplo: 9010 Colegiatura Profesional.

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Operación Principal Descripción 
8010 Créditos Educativos CP PROF
8011 Créditos Educativos CP PROF IN
8020 Créditos Educativos CP MAES
8030 Créditos Educativos CP DOCT
8810 Crédito Sin Documentar PROF
8820 Crédito Sin Documentar MAES
8821 Crédito Sin Documentar MAES TR
8830 Creditos S/DOC de Doctorado
9000 Seguros
9010 Colegiatura Profesional
9011 Colegiatura Profesional INT
9020 Colegiatura Maestria
9030 Doctorado
9040 Técnicos
9050 Preparatoria
9060 Colegiatura Secundaria
9070 Colegiatura Especialidad
9180 Adelanto de colegiatura
9210 Int's. de Financiamiento PROF
9211 Int's. de Financiam. PROF INT
9220 Int's. de Financiamiento MAES
9230 Int's. de Financiamiento DOCT
9240 Int's. de Financiamiento TECN
9250 Int's  de Financiamiento PREP
9270 I t' d Fi i i t ESPE
Operación parcial
Es una sub clasificación de la operación principal que contiene asociada la cuenta contable a
la cual debe contabilizarse un concepto de cobro. Es la carrera o nivel del alumno para el
caso de colegiatura. Por ejemplo: Contador Público Financiero = CPF para el caso de la
generación de cuentas por cobrar por el proceso de inscripciones el sistema generará la
cartera del alumno con la operación parcial de acuerdo a su nivel. Por ejemplo PROF =
Profesional
Operación
Parcial Descripción
PREP PREPARATORIA
PROF PROFESIONAL
MAES MAESTRIA
DOCT DOCTORADO
ESPE ESPECIALIDAD
Operación
Parcial Descripción
ARQ IBC Arquitecto (ARQ)
BA BA of Architecture (BA)
BAE B.S. Agronomy Engineering
BAI BA. Agribusiness
BBA BA. Major in Business Administ
BC BS. Civil Engineering
BCE BS. Chemical Engineering with
BCH B.S. Chemistry

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BCI BS. Chemical Engineering with

Objetos de contrato:
Persona u objeto al cual se refiere el proceso de negocio. Dentro de los objetos de contrato
se encuentran los diversos conceptos de cobro agrupados, las agrupaciones se hacen de
acuerdo a la operación principal y la operación parcial. Se utiliza como un Identificador de las
Formas de Pago.

Clave período
Es la clave que se utiliza para indicar a que periodo de liquidación pertenece la cartera del BP
Esta formada por conceptos: el primero determina en qué posición del periodo se encuentra
la cartera y el segundo es la terminación del año en curso, por ejemplo: Primer Semestre
2008 = 1S08,
Clave
Periodo Descripción
PRIMER SEMESTRE
1S08 2008
SEGUNDO SEMESTRE
2S08 2008
VERON SEMESTRAL
1V08 2008
PRIMER TRIMESTRE
1Q08 2008
SEGUNDO TRIMESTRE
2Q08 2008
TERCER TRIMESTRE
3Q08 2008
CUARTO TRIMESTRE
4Q08 2008
Clase de documento:
Se utiliza para gestionar los documentos contables dentro del sistema SAP. La clase de
documento se encuentra en la cabecera y en base a ella se pueden visualizar, ordenar y
archivar las operaciones del sistema.
CATALOGO DE CLASES DE
DOCUMENTO
AA Intereses Moratorios
CA Posición Debe gen.
CD Doc.compensación
CT Calculo de Tasa
FP Formas de Pago Inscr
PA Partidas abiertas
R5 Reembolso y Ajuste
R6 Condonación de CE
ST Documento anulación
CT Documento Anul
TE Traslado Extensión
TI Traslado Ingreso
Y4 Ajustes Varios
Y5 Reclasif Ctas Contab
Z5 LC-Ingreso Efectivo
Z6 LC-Ingreso Cheque

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Z7 LC-Ingreso Tarjeta
Z8 LC-Pago Efectivo
Z9 LC-Pago Cheque
ZB Transferencia Docto
ZE Pago x Extracto Banc
ZF Rec. Ingresos FP
ZH Compensacion
ZI Reconoc. de Ingresos
ZN Descuentos x Nómina
ZP Documto Ajuste PIE
ZR Remesas SAP
ZT Pago x Tarj de Créd
ZV Pago Ingr. Varios
Partidas Abiertas:
Se trata de los documentos de una cuenta, se considera abierta cuando no está compensada
con otra partida de naturaleza contraria. Es todo aquel documento que el BP tiene como
adeudo con el Instituto.

Reglas de derivación:
Son las instrucciones internas que tiene una operación principal y parcial en una sociedad en
específico, en ella se coloca la cuenta de mayor de su partida y contrapartida, así como la
posición presupuestaria, el Centro Gestor, su área funcional y el Fondo que van a utilizarse.

Equivalente:
Un equivalente es una agrupación de datos contables que definen un concepto de cobro para
servicios varios, tienen su propia estructura y su función radica en el porcentaje de IVA al cual
esté o no gravado.

Tipos de Cliente:
El estado de cuenta en SAP tiene cuatro tipos de cliente, los cuales son:
BP de los alumnos las cuales sus siglas comienzan con: AXXXXXXXX
BP de empleados, los cuales sus siglas comienzan con: LXXXXXXXXX
BP de las Empresas/ Personas físicas las cuales sus siglas comienzan con EXXXXXXXX
BP de las Compañías/ Personas morales las cuales sus siglas comienzan con CXXXXXXXX

Compensación:
La compensación se realiza cuando un documento de cobro se liga a un documento de
abono, es decir, dos documentos de naturaleza contraria uno da de pagado otro.
Una compensación puede ser Total o parcial, dependiendo del importe de cada documento.

Anulaciones (SAP):
Una anulación es la reversa a una acción a un documento previamente realizada.
Anulación es la eliminación de un registro en SAP, por tratarse de un proceso delicado se
realiza de manera Centralizada por el CSA.

Reembolsos:
Un reembolso puede ser la devolución física de efectivo o un reembolso que no se entrega
pero queda como Saldo a Favor del alumno. Tramitado por el Departamento de Tesorería en
el área de Desarrollo. Un reembolso siempre es a solicitud del interesado.

Condonaciones:
Son aquellos importes que el Campus por alguna razón (de acuerdo a políticas o
necesidades) decide No cobrar al alumno y dicho pago será cubierto con el gasto del
Campus.

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Acreditación de Crédito Educativo:


La acreditación de Crédito Educativo se da de acuerdo a la política que tiene el ITESM de
cubrir con el importe de financiamiento de un empleado.

Documentación de crédito educativo:


El proceso de documentación de Crédito Educativo es en el que se reconoce el importe de
colegiatura del porcentaje de préstamo por financiamiento durante el periodo de inscripción,
registrándose automáticamente el documento de préstamo con operación principal. Se
genera el Documento en el Campus (Sociedad) en el que el alumno se ha inscrito.

Re documentación:
Proceso donde se trae a valor presente de acuerdo al PIE el préstamo de un alumno que se
generó en su momento como cartera no documentada, ahora será cartera documentada de
largo y corto plazo. Se realiza cuando un alumno que cuenta con un préstamo de crédito
educativo se gradúa o se da de baja.

Formas de pago:
Una Forma de Pago es un documento en el estado de cuenta del BP de naturaleza negativa
que disminuye la cuenta por cobrar del alumno, es diferente del efectivo. La mayoría de las
formas de pago se dan de alta desde el proceso de inscripciones.
• Beca Tec
Forma de pago que proviene del presupuesto de becas del ITESM y el alumno no
tiene que retribuir el monto de la beca en un tiempo posterior, aunque existe un
compromiso de servicio de becario.
Se maneja en SAFE como porcentaje y aplica sobre el total de unidades académicas
inscritas.
Aplica sólo a colegiatura y es proporcional a cada documento en caso de plan
financiado.
No debe generar cartera negativa.
Esta forma de pago se puede presentar en forma independiente y combinada con la
forma de pago crédito Tec y fondo externo.
• Crédito Tec
Forma de pago que proviene del presupuesto de becas deI ITESM y el alumno tiene
que retribuir el monto del crédito en un tiempo posterior. Existe además, un
compromiso de servicio de becario.
Se maneja en SAFE como porcentaje y aplica sobre el total de unidades académicas
inscritas.
Aplica sólo a colegiatura y proporcional a cada documento en caso de plan
financiado.
No debe generar cartera negativa.
Esta forma de pago se puede presentar en forma independiente y combinada con la
forma de pago Beca Tec y fondo externo.
• Beca Capacitación / Departamental
Forma de pago que se utiliza cuando un empleado estudia en el Tec y el Campus
desea cubrir parte de la colegiatura.
Esta forma de pago debe ser presupuestada en forma adicional al presupuesto de
becas.
No existe compromiso de una retribución monetaria a futuro, pero existe un
compromiso laboral.
Sólo debe cubrir conceptos de colegiatura.
Aplica sólo a colegiatura y proporcional a cada documento en caso de plan
financiado.
No debe generar cartera negativa.
• Convenio Empresa
Forma de pago que se utiliza cuando un estudiante se inscribe pero una empresa
va a pagar su colegiatura completa o parcialmente. Se le genera una CxC a un
tercero.
Se carga en SIDI como monto.
Sólo debe cubrir conceptos de colegiatura.

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Aplica sólo a colegiatura y proporcional a cada documento en caso de plan


financiado.
No debería generar cartera negativa.
• Beca Fallecimiento
Es la forma de pago utilizada para cubrir la colegiatura de un estudiante por medio de
la beca de fallecimiento del padre o Tutor. Una compañía de seguros por medio de la
oficina de Administración de riesgos le paga al Campus la colegiatura de los alumnos
que cuentan con esta beca.
Se carga en SIDI como monto.
Sólo debe cubrir conceptos de colegiatura.
Aplica sólo a colegiatura y es proporcional a cada documento en caso de plan
financiado.
Puede generar carteras negativas. En caso de generarse cartera negativa o en caso
de que el alumno dé de baja unidades (y genere por este ajuste cartera negativa de
esta forma de pago), la tesorería del Campus debe reportarla a la oficina de
administración de riesgos, para realizar los ajustes pertinentes. No se debe
reembolsar al alumno.
• Cobertura TEC
Es una forma de pago que representa un gasto para el campus, se debe usar
cuando el TEC esté dispuesto a absorber la diferencia de colegiatura de un alumno.
Se carga en SIDI como monto.
Sólo debe cubrir conceptos de colegiatura.
Aplica sólo a colegiatura y es proporcional a cada documento en caso de plan
financiado.
No debe generar saldos a favor o cartera negativa.
• Pago PIE
Forma de pago utilizada por un estudiante para cubrir su colegiatura presentando los
certificados PIE previamente adquiridos.
Se carga en SIDI como monto.
Sólo debe cubrir conceptos de colegiatura.
Aplica sólo a colegiatura y proporcional a cada documento en caso de plan
financiado.
En caso de generar saldos a favor o carteras negativas con un valor menor a 4
unidades, se le puede reembolsar al alumno, arriba de esta cantidad se recomienda
re invertir en la compra de PIES.
• Descuento por Nómina
Se utiliza cuando un empleado desea pagar la inscripción de su hijo(a) con cargo a su
nómina para que se le descuente en quincenas.
Se carga en SIDI como monto.
Esta forma de pago puede cubrir cualquier partida abierta del estado de cuenta, tanto
colegiatura como servicios. Se debe dar prioridad a cubrir en primer lugar los
seguros, antes de colegiatura.
Para el pago de colegiatura, debe aplicarse bajo la política actual de aplicación de
pagos: “Cubrir los documentos del más viejo al más nuevo”.
Puede generar saldo cartera negativa que se debe convertir en saldo a favor,
reembolsable al empleado.
Se recomienda que el empleado presente su propuesta de descuento por nómina
con suficiente anticipación para que al momento del cierre de inscripciones por lo
menos el Campus haya recuperado el monto correspondiente a los seguros y con ello
no financiar este servicio.

Al momento de generar las CxC al cierre de las inscripciones, las formas de pago se deben
aplicar estrictamente en la secuencia indicada para compensar la cartera de colegiatura y
servicios

Procedimiento masivo de transferencias de saldos a favor SAP-SSA en inscripciones:


Las transferencias de Saldos a Favor Inter sistemas se realizan por medio del Centro de
Servicios Administrativos. El departamento de Cuentas por Cobrar, genera un documento con
la información de todos los Saldos a Favor de los diferentes campus con la ayuda de la VITI y

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además recopila las autorizaciones de los campus con los saldos a favor a manera de revisar
si proceden o no las transferencias de los mismos.

Texto:
Es un texto libre para comentar algo sobre el movimiento

Transacción:
Dentro del modulo de SAP existen diferentes programas, estos programas son utilizados por
los usuarios mediante una transacción, es decir, la transacción es la vista al usuario del
programa a utilizar.

Importe:
Es la cantidad que deberá pagar el alumno por el servicio o bien adquirido.

Vencimiento neto:
Es la fecha de vencimiento del documento y partir de la cual se le generarán intereses.

CLASES DE FECHAS
En el SSA:
• Fecha inicial
La fecha inicial es aquella con la que nace el documento, puede o no ser la misma fecha
de trabajo, es decir, la misma fecha de cuando se creó el documento. Esta fecha es
inamovible.
• Fecha de Vencimiento
La fecha de vencimiento es a partir de la cual se generan los intereses moratorios del
documento al cual pertenece. Esta fecha puede ser modificada por los campus a través
del ajuste cambio de fecha de vencimiento AJ- 12.1 SSA.
Fecha utilizada para la generación de los archivos de saldos para los sistemas de
inscripciones que divide lo vencido y lo por vencer.
• Fecha de prórroga
La fecha de prórroga es la fecha a partir de la cual se generará la penalidad por pago a
destiempo del documento, esta fecha puede ser mayor o igual a la fecha de vencimiento
pero nunca menor. La modificación de esta fecha no altera la corrida de intereses
moratorios.
Esta fecha puede ser modificada por los campus a través del ajuste de cambio de fecha
de prórroga AJ- 12.1 SSA

*Nota: al momento de crear un cargo en el estado de cuenta de un alumno se da una fecha al


documento la cual aplica a las tres fechas, inicial, vencimiento y prorroga.

Fechas en SAP:
• Fecha de vencimiento
La fecha de la cuenta por cobrar dada de alta en el estado de cuenta del alumno a partir
de la cual se generan intereses moratorios.
Esta fecha se toma en cuenta para la generación de los archivos de saldos para los
sistemas de inscripciones.
Se toma en cuenta para el envío de los saldos al estado de cuenta Web para la división
entre los pagos vencidos y los pagos futuros.
No es modificable por el campus.
*no debe tomar en cuenta montos negativos*
• Fecha de aplazamiento
La fecha de aplazamiento se utiliza para un convenio con el alumno pero esta fecha no
tiene prioridad a la fecha de vencimiento.

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Íconos generales en SAP


Barra Inicial del módulo
Al ingresar a alguna transacción del módulo se encuentra una diversidad de botones que
permiten realizar diferentes acciones. En la siguiente figura se muestra la barra inicial

El botón con la figura: realiza la acción de confirmación de que los datos están
correctos, es un botón de ”ok” o de “Enter”

El botón con la figura: realiza la acción de Back, es decir, regresa a la pantalla


anterior.

El botón con la figura: significa que se desea salir de la Transacción en la que se


encuentra.

El botón con la figura: ayuda a salir de SAP por completo.


El botón con la figura: realizará la Impresión de los datos que se estén consultando.

El botón con la figura: permitirá al usuario crear otro modo, es decir, abrir una ventana
más del módulo de SAP para poder entrar a una transacción diferente.

El botón con la figura: te permite realizar cambios en el formato del programa SAP,
como el cambio del fondo de la pantalla, realizar la configuración del historial del módulo o
agregar la guía de ayuda.

En la transacción de la FPL9 además de la barra inicial, nos muestra dos barras más con
íconos de fácil realización de acciones.

El botón de Refrescar: realizará la actualización de los datos, esto se utiliza cuando


se le ha realizado una actualización al estado de cuenta del BP por medio de otra transacción
y se deberá refrescar la información para que muestre los cambios realizados.

El botón con la figura: visualizar o modificar parametrizaciones te permitirá modificar la


visualización de la pantalla del estado de cuenta.

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El botón con la figura: periodo para selección de partidas

El botón con la figura: muestra todas las partidas de la cuenta contrato,


para el ITESM es indistinto ya que una matrícula utiliza una cuenta de contrato.

El botón con la figura: muestra todas las partidas del interlocutor comercial, este botón
desplegará en pantalla las partidas del BP.

El botón con la figura: Contrato, mostrará todas las partidas de la cuenta contrato,
para el ITESM es indistinto ya que una matrícula tiene una cuenta contrato.

El botón con la figura: muestra los datos del BP, con este botón el sistema permitirá
visualizar a la persona como se muestra en la siguiente figura:

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Titulo: FICA - Terminología

El botón con la figura: Cuenta contrato, muestra los datos de la cuenta contrato como se
puede observar en la pantalla siguiente:

El botón con la figura: Utilización del Pago, desplegará en qué documentos se utilizó el
pago realizado

El botón con la figura: Planes de pago a plazos, el ITESM no maneja este concepto.
Los siguientes íconos que muestra la transacción permitirán al usuario realizar
modificaciones, agrupaciones y búsquedas dentro del estado de cuenta del alumno.

Resultado
Poder identificar la terminología descrita en este manual, entender lo que significa y cuando
se utiliza.

Atención y Soporte
Ejecutivos de CXC del campus correspondiente .
RZS - Arnulfo Santos Alanís Sosa

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RZO- Alma Rosa Treviño Gonzalez


RZN- Ana Isabel Rojano González
Campus Santa Fe y CCM - Gabriel Urbano Guzmán
Campus Toluca- Viviana Lozano Loa
Campus Querétaro- Gabriela Rodriguez Gonzalez
Campus CEM – Ana Cecilia Gallardo Garza
Campus VEM- Diana Gabriela López Campa
Campus Monterrey- Blaeva Saldaña Esparza, Tonatiuh Pedroza y Marco Tulio
Villalobos

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