Anda di halaman 1dari 7

1

PETUNJ UK TEKNIS PENGGUNAAN LPSE KAB. LUWU



I. PROSEDUR REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA
A. Pendaftaran awal secara online :
1. Membuka alamat website LPSE ( lpse.luwukab.go.id) serta mengklik link
mendaftar sebagai penyedia barang dan jasa
2. Mengisi alamat email yang valid, dan alamat tersebut akan digunakan untuk
proses pengadaan barang/jasa elektronik selanjutnya
3. Mendownload formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan (diisikan dan
dicetak untuk keperluan verifikasi)
4. Mengklik tombol Mendaftar
5. Penyedia mengecek email yang dikirim oleh SPSE, yang berisi konfirmasi
pendaftaran rekanan.
6. Mengklik link yang ada pada email konfirmasi tersebut, yang selanjutnya akan
membuka menu formulir pendaftaran secara online.
7. Mengisi formulir pendaftaran secara online (UserID, Password dan lainlain.)
Password HARAP diingat untuk proses selanjutnya.
8. Mengklik tombol Mendaftar sampai kembali ke halaman awal
9. Penyedia mengecek email yang dikirimkan SPSE, yang berisi UserID

B. Pendaftaran secara offline :
Penyedia yang sudah melakukan pendaftaran secara online, maka diwajibkan
melakukan pendaftaran secara offline sebagai berikut:
1. Calon penyedia datang ke LPSE dengan membawa syarat verifikasi :
a. Print Out Formulir Pendaftaran
b. Print Out Formulir keikutsertaan yang ditandatangani Direktur, dicap dan
bermaterai Rp. 6.000,-
c. Selain Direktur Pembawa Dokumen Harus Membawa Surat Kuasa, dicap bermaterai
Rp. 6.000,- dan ditandatangani Direktur;
d. Pembawa Surat Kuasa bagi Selain Yang Ada Dalam Akta Harus Dibuktikan dengan
SK Pengangkatan (Surat Pernyataan) Sebagai Karyawan, dicap bermaterai Rp.
6.000,- dan ditandatangani Direktur;
e. Dokumen penunjang, yang terdiri dari :
1) Asli dan salinan KTP Direktur/Pemilik perusahaan atau yang diberi kuasa;
2) Asli dan salinan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan;
LPSE, Bag. Humas & Protokol Setda Kab.Luwu
2
3) Asli dan salinan Surat Ijin Usaha Perdangangan (SIUP)/ Surat Ijin Usaha J asa
Konstruksi (SIUJ K) dan Sertifikat Badan Usaha (SBU) serta Surat ijin usaha
lainnya sesuai dengan J enis Usaha;
4) Asli dan salinan Akta Pendirian perusahaan dan perubahan terakhir. Khusu PT
sesuai UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas beserta
Pengesahannya dengan Keputusan Menteri Hukum dan HAM;
5) Asli dan salinan Surat Pengukuhan Kena Pajak.
6) Asli dan salinan Surat Ijin Gangguan/SITU dan Surat Keterangan Domisili.
7) Asli dan salinan Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

2. Berkas di atas oleh penyedia dimaksukkan dalam map yang berbeda, yaitu:
a. Map pertama, berisi Formulir Pendaftaran (harus sudah diisi), Formulir
Keikutsertaan (harus sudah diisi), Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen.(harus
diisi dan bermaterai), Salinan/fotocopy Dokumen Penunjang, Asli Surat Kuasa (jika
yang menyerahkan selain pemilik perusahaan dan menyerahkan fotocopy KTP
yang diberi kuasa);
b. Map kedua, berisi Asli Dokumen Penunjang.
3. J ika calon penyedia (pimpinan perusahaan) tidak dapat hadir maka calon penyedia
dapat menunjuk orang lain (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan proses
verifikasi ke LPSE dengan disertai surat kuasa kepada orang lain tersebut (wakil
perusahaan/kuasanya) untuk melakukan perbuatan hadir ke LPSE, membawa dan
menunjukkan berkas syarat verifikasi kepada verifikator LPSE;
4. Verifikator LPSE menerima Map Pertama dan Map Kedua dari
calon.penyedia/kuasanya, serta mencocokkan dengan data registrasi (data identitas
dan data/perusahaan) yang telah dimasukkan kedalam portal LPSE oleh calon
penyedia;
5. Verifikator memeriksa kelengkapan, keabsahan dan kesesuaian dokumen verifikasi :
a. Dokumen penunjang asli sesuai dengan dokumen penunjang salinan;
b. Formulir Pendaftaran dengan dokumen penunjang
c. Formulir Keikutsertaan dengan dokumen penunjang
d. Data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan
kedalam portal LPSE oleh calon penyedia dengan dokumen penunjang.
Cek Kelengkapan : Berkas telah sesuai yang dipersyaratkan
Cek Validitas : Berkas masih dalam masa berlaku
Cek Kesesuaian : Berkas nyata sesuai data regristrasi online ( data identitas dan
data perusahaan)
LPSE, Bag. Humas & Protokol Setda Kab.Luwu
3
6. J ika berkas (Map kesatu dan Map kedua) tidak lengkap dan / atau tidak valid
dan/tidak sesuai maka Verifikator LPSE wajib menghentikan proses verifikasi dan
mengembalikan map kesatu dan kedua kepada calon penyedia / kuasanya tersebut.
7. Verifikator LPSE harus menjelaskan kepada calon penyedia/kuasanya mengenai
ketidaklengkapan dan/atau tidak sesuainya berkas tersebut, dan meminta calon
penyedia untuk melengkapi dan/atau memperbaruhi dan/atau menyesuaikan berkas
dan/atau data registrasinya.
8. J ika berkas yang diberikan calon penyedia lengkap, valid dan sesuai, maka Verifikator
wajib segera memberi persetujuan berupa kartu lulus verifikasi kepada penyedia
tersebut serta mengembalikan map kedua serta map kesatu disimpan oleh Verifikator
LPSE untuk disimpan sebagai arsip
Memberikan Kode Akses (User ID san Password) kepada Penyedia
1. Verifikator LPSE akan memberikan kode akses (user ID dan Password) kepada
penyedia jika berkas penyedia dinyatakan lengkap , valid dan sesuai.
2. Dalam portal LPSE Verifikator LPSE melakukan proses persetujuan verifikasi
dan pada saat itu juga portal LPSE akan mengirim email yang berisi kode akses
(User ID dab Password) kepada penyedia
9. Verifikator LPSE wajib memberitahukan kepada penyedia bahwa penyedia
berkewajiban untuk selalu memperbaruhi data identitas dan data perusahaan didalam
portal LPSE bila terjadi perubahan dikemudian hari.

II. PROSEDUR UPLOAD DATA PENYEDIA
A. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam
mengisi/upload data penyedia.
B. Apabila penyedia masih mengalami kesulitan, maka Helpdesk dapat meminta
penyedia untuk Logout dan kemudian dapat Login kembali ke Portal LPSE.
C. J ika masih mengalami kesulitan, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk
mengirimkan email yang berisi pesan error yang muncul disertai UserID dan
Password ke email Helpdesk.
D. Helpdesk akan meneruskan email tersebut kepada Administrator LPSE Kab.Luwu
untuk ditindaklanjuti permasalahannya.
E. J ika setelah melakukan poin II.B tidak lagi mengalami kesulitan, maka penyedia
dapat melanjutkan proses pengisian/upload data penyedia.
III. PROSEDUR UPLOAD DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA
A. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam
mengisi/upload Dokumen Penawaran.
LPSE, Bag. Humas & Protokol Setda Kab.Luwu
4
B. Penyedia harus mengupload Dokumen Penawaran dalam format file berekstensi
.rhs
C. Apabila Dokumen Penawaran sudah berekstensi .rhs, maka penyedia dapat
mencoba kembali proses upload .
D. Apabila file Dokumen Penawaran belum berekstensi .rhs, maka Helpdesk meminta
penyedia untuk mengubah file menjadi .rhs terlebih dahulu dengan menggunakan
Apilkasi APENDO dan dilanjutkan untuk proses upload kembali.
E. J ika Dokumen Penawaran yang sudah berekstensi .rhs masih belum berhasil
diupload, penyedia dapat mencoba untuk Logout dan Login kembali, yang
selanjutnya mencoba untuk proses upload kembali.
F. J ika ternyata masih belum berhasil, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk
mengirimkan email yang berisi pesan error yang muncul disertai UserID dan
Password ke email Helpdesk.
G. Helpdesk akan meneruskan email tersebut kepada Administrator LPSE Kab.Luwu
untuk ditindaklanjuti permasalahannya.
IV. PROSEDUR PEMANFAATAN BIDDING ROOM LPSE KAB. LUWU
A. Bagi penyedia yang akan mengikuti lelang secara elektronik, diperbolehkan datang
ke Bidding Room LPSE Kab.Luwu
B. Apabila penyedia membawa laptop sendiri, dapat menggunakan fasilitas hotspot
yang tersedia
C. J ika tidak membawa laptop sendiri, dapat memanfaatkan sarana komputer
desktop yang tersedia pada bidding room bagi penyedia selama jam kerja LPSE
Kab.Luwu.
D. Untuk kenyamanan Bidding Room, para penyedia yang memanfaatkan harus
mematuhi peraturan yang berlaku.
E. Apabila penyedia menemui kesulitan dalam menggunakan aplikasi SPSE, dapat
meminta bantuan helpdesk.

V. PROSEDUR MENGUBAH ALAMAT EMAIL PENYEDIA
A. Penyedia yang ingin melakukan perubahan alamat email dapat login terlebih
dahulu pada website LPSE Kab. Luwu.
B. Apabila proses login berhasil, maka penyedia dapat langsung mengubah alamat
email di Data Penyedia
C. Apabila proses login tidak berhasil, maka penyedia harus datang ke Helpdesk LPSE
Kab. Luwu dengan membawa:
LPSE, Bag. Humas & Protokol Setda Kab.Luwu
5
1. Surat Pernyataan untuk mengubah alamat email lama menjadi alamat email
baru, dilengkapi materai Rp.6000, , yang ditandatangani oleh Direktur Utama
dan dicap perusahaan.
2. KTP Direktur Utama (asli)
3. Akta Perubahan Terakhir (asli)
D. Helpdesk akan mengecek kelengkapan pada poin C di atas. Apabila dokumen
sudah lengkap maka akan diteruskan ke Verifikator, untuk selanjutnya akan
dibuatkan Nota Persetujuan Keabsahan Dokumen.
E. Helpdesk menerima Nota Persetujuan Keabsahan Dokumen dari Verifikator,
selanjutnya diserahkan kepada Admin LPSE untuk dilakukan perubahan alamat
email.
F. Helpdesk menginformasikan kepada Penyedia untuk masuk ke Menu Lupa
Password pada Account Penyedia
G. Setelah diklik Menu Lupa Password, Penyedia memasukkan UserId dan alamat
mail baru
H. Setelah berhasil, penyedia dapat mengecek email yang baru.

VI. PROSEDUR LUPA UserID
A. Apabila penyedia Lupa UserID, maka dapat mengirimkan pertanyaan melalui email
atau fitur Tanya jawab pada portal LPSE Kab. Luwu.
B. Helpdesk akan mengecek email yang masuk selanjutnya akan melakukan
pengecekan UserID penyedia yang bersangkutan pada aplikasi Smart Report.
C. Helpdesk akan menginformasikan UserID tersebut kepada penyedia

VII. PROSEDUR PENDAFTARAN ADMIN AGENCY DAN AUDITOR
A. PANITIA
1. Panitia menyerahkan kepada Admin Agency, fotocopy Surat Keputusan menjadi
Panitia.
2. Data Panitia dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh Admin Agency yang
selanjutnya dibuatkan UserID serta Password Panitia.
B. ADMIN AGENCY
1. Calon Administrator Agency mengirimkan Surat Permohonan menjadi
Administrator Agency yang ditujukan kepada Administrator LPSE, disertai Surat
Tugas ditandatangani oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran
masingmasing SKPD.
LPSE, Bag. Humas & Protokol Setda Kab.Luwu
6
2. Data Administrator Agency dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh
Administrator LPSE yang selanjutnya dibuatkan UserID serta Password
Administrator Agency
C. AUDITOR
1. Auditor menyerahkan kepada Administrator LPSE, foto copy Surat
Tugas/Perintah Inspektur untuk mengaudit Paket Pengadaan tertentu.
2. Data Auditor dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh Administrator LPSE, yang
selanjutnya dibuatkan UserID serta Password Auditor.

VIII PROSEDUR PENANGANAN MASALAH (ERROR)
A. LPSE Kab. Luwu akan menangani kendala teknis terjadi dalam penyelenggaraan
SPSE.
B. LPSE Kab.Luwu menjadi saksi dalam hal dokumen penawaran yang tidak dapat
dibuka oleh ULP/Panitia Pengadaan dan menuangkannya dalam Berita Acara
Kesaksian.
C. LPSE Kab.Luwu dapat meneruskan kendala teknis ke LKPP apabila berkaitan
dengan :
1. Permasalahan aplikasi SPSE yang tidak dapat diselesaikan oleh LPSE Kab.Luwu
2. Permasalahan yang belum tercakup dalam aplikasi SPSE

IX. PROSEDUR PEMELIHARAAN KINERJ A DAN KAPASITAS SPSE
1. LPSE Kab.Luwu melakukan monitoring harian terhadap kondisi dan kapasitas
hardisk dan memory, serta melakukan penggantian/penambahan apabila
komponen tersebut mengalami kondisi kritis.
2. LPSE Kab.Luwu melakukan pemantauan terhadap koneksi internet server SPSE
dan segera mengambil langkah yang diperlukan jika terjadi gangguan koneksi.
3. LPSE Kab.Luwu memberikan pengumuman apabila sedang melakukan proses
pemeliharaan server SPSE dan/atau perangkat lain.
4. LPSE Kab.Luwu memantau kinerja piranti lunak, piranti keras dan jaringan, serta
melakukan peningkatan/penggantian/penambahan apabila diperlukan.
5. LPSE Kab.Luwu memberikan akses kepada LKPP untuk melakukan monitoring
server SPSE.

X. PROSEDUR PENGARSIPAN DOKUMEN ELEKTRONIK
1. LPSE Kab. Luwu melakukan backup terhadap file system dan database SPSE.
LPSE, Bag. Humas & Protokol Setda Kab.Luwu
7
2. Backup harus disimpan dalam media penyimpanan yang mudah dipindah dan
diletakkan di suatu tempat yang aman.
3. Ketentuan pengarsipan dokumen elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.

Belopa, 23 Mei 2012
KABAG HUMAS & PROTOKOL SETDA KAB.LUWU
SELAKU
KETUA LPSE KAB.LUWU



ANWAR USMAN, S.Sos,M.Si
NIP: 19631231 198512 1 032

LPSE, Bag. Humas & Protokol Setda Kab.Luwu