Manajemen Pengadaan

I - 1
Proyek
Cahyono Bintang Nurcahyo, ST, MT
Project Procurement
Management
PENGADAAN BARANG
I - 2
PENGADAAN JASA
Owners Consultant Owner
Contractor
pengadaan
pengadaan
ALUR PENGADAAN
I - 3
Contractors Consultant
Sub Contractor
Vendor / Supplier
pengadaan
pengadaan
pengadaan
Vendor / Supplier
pengadaan
Project Procurement
Management
I - 4
PMBOK Guide

2004
www.pmi.org
OGC (The Office of Government
Commerce)
www.ogc.gov.uk
Keppres 80 tahun 2003
Pengadaan Barang / Jasa
Pemerintah
Project Procurement Management
includes the processes to purchase or
acquire the products, services, or
results needed from outside the
project team to perform the work.
PMBOK Guide

2008
Project Procurement
Management
1. Plan Procurements
2. Conduct Procurements
3. Administer Procurements
4. Close Procurements
I - 5
PMBOK Guide

2008
Project procurement management is
discussed from the perspective of
the buyer
INITIATING
PROCESSES
CLOSING
PROCESSES
PLANNING
PROCESSES
MONITORING &
CONTROLLING PROCESSES
Administer
Procurements
Plan
Procurements
I - 6
EXECUTING
PROCESSES
Conduct Procurements
Close
Procurements
Procurement Management
Step/process Main activity Deliverable
1. Plan Procurements Make or Buy
Procurement Documents
Make or buy, contract type
Project documents ready
Big picture of process and outputs
I - 7
Procurement Documents
e.g. RFP Created
Project documents ready
2. Conduct Procurements Selecting seller/contractor Contract signed
3. Administer
Procurements
Contract administration
Monitor performance
Substantially complete,
payment
4. Close Procurements Finishing contract Contract closure
Deliverables acceptance
I - 8
OGC Procurement Process
I

-
9
OGC Procurement Process
Berdasarkan Kepemilikan proyek:
a. Tender proyek pemerintah
Pelelangan ( Umum dan Terbatas ), yaitu serangkaian kegiatan untuk
menyediakan kebutuhan bahan / jasa dengan cara menciptakan
persaingan yang sehat di antara penyedia bahan/jasa yang setara dan
memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang
Tender / Pelelangan
I - 10
memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang
telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat
asas sehingga terpilih penyedia jasa terbaik.
Pemilihan Langsung, yaitu apabila Pelelangan sulit dilaksanakan.
Penunjukan Langsung, yaitu pengadaan bahan/jasa yang penyedia
bahan/ isanya ditentukan oleh pemimpin proyek.
b. Tender proyek-proyek swasta
Ketentuan tentang tender proyek milik swasta biasanya diatur sendiri
oleh masing-masing pemilik. Standar yang diikuti: FIDIC,JCT,ACBC
Keppres 80/2003
tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
I - 11
ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 3 Nopember 2003
oleh Presiden Republik Indonesia
Megawati Soekarnoputri
Keppres 80/2003
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah adalah :
Kegiatan pengadaan barang/jasa
yang dibiayai dengan APBN/APBD,
I - 12
yang dibiayai dengan APBN/APBD,
baik yang dilaksanakan secara
swakelola maupun oleh penyedia
barang/jasa
prinsip dasar Keppres 80 / tahun 2003
tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
Efisien
Menggunakan dana & daya yang terbatas utk mencapai sasaran, dalam
waktu sesingkat-singkatnya.
Efektif
Sesuai dengan kebutuhan & memberi manfaat.
Terbuka dan bersaing
I - 13
Terbuka dan bersaing
Terbuka bagi siapa saja yang memenuhi syarat, dan persaingan sehat
Transparan
Semua ketentuan & informasi mengenai pengadaan B/J terbuka bagi
semua calon penyedia B/J.
Adil / tidak diskriminatif
Memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia B/J
Akuntabel
Harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan, dan manfaat
Keppres 80 / tahun 2003
tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
Pelaksanaan
Pengadaan Barang /
Jasa Pemerintah
PENYEDIA BARANG / JASA
PENYEDIA BARANG /
JASA PEMBORONGAN /
I - 14
SWAKELOLA
JASA PEMBORONGAN /
JASA LAINNYA
oleh Pengguna
Instansi Pemerintah
lain non swadana
oleh Penerima Hibah
PENYEDIA JASA
KONSULTASI
Keppres 80 / tahun 2003
tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
PENYEDIA BARANG / JASA
PENYEDIA BARANG / JASA
I - 15
PENYEDIA BARANG / JASA
PEMBORONGAN / JASA
LAINNYA
PENYEDIA JASA
KONSULTASI
Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
I - 16
Keppres 80 / tahun 2003
tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
PENYEDIA BARANG / JASA
Metoda Pemilihan :
PENYEDIA BARANG / JASA
PEMBORONGAN / JASA
LAINNYA
I - 17
Pelelangan Umum
Penunjukan Langsung
Pelelangan Terbatas
Pemilihan Langsung
PENYEDIA JASA
KONSULTASI
Metoda Pemilihan Penyedia B/J
Pelelangan Umum
Diumumkan seluas-luasnya
Pelelangan Terbatas
Khusus untuk pekerjaan kompleks
I - 18
Khusus untuk pekerjaan kompleks
Pemilihan Penyedia B/J
Membandingkan sekurang-kurangnya 3 penyedia B/J
Penunjukan Langsung
Penunjukan terhadap 1 penyedia B/J
Keppres 80 / tahun 2003
tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
PENYEDIA BARANG / JASA
PRA KUALIFIKASI
PASCA KUALIFIKASI
Proses Penilaian :
I - 19
PRA KUALIFIKASI :
penilaian dilakukan
sebelum memasukkan
penawaran
PASCA KUALIFIKASI :
penilaian dilakukan
setelah memasukkan
penawaran
Penunjukan Langsung
Pelelangan Terbatas
Pemilihan Langsung
Pelelangan Umum
Prakualifikasi
Kegiatan prakualifikasi ini diadakan untuk menyeleksi peserta pelelangan
yang memenuhi persyaratan bagi proyek yang akan ditenderkan.
Pengumuman tentang diadakannya prakualifikasi ini biasanya dimuat di
media cetak yang memiliki jangkauan distribusi luas serta oplah penjualan
besar.
Bagi perusahaan yang mendaftar prakualifikasi akan mendapatkan dokumen
untuk diisi. Sebagai salah satu contoh adalah prakualifikasi proyek
pemerintah yang didanai pinjaman luar negeri (loan), dan ditenderkan
dengan cara Local Competitive Bidding (LCB) dengan persyaratan pengisian
I - 20
dengan cara Local Competitive Bidding (LCB) dengan persyaratan pengisian
data sebagai berikut:
Data perusahaan meliputi:
Nama perusahaan
Alamat, telepon, faksimile, e-mail
Pendirian perusahaan
Susunan direksi
Jumlah karyawan tetap (manajer, staf teknik, staf administrasi)
Kinerja dalam proyek yang sama termasuk referensi terdahulu,
mencakup:
Jenis proyek
Pemilik proyek
Nama proyek dan lokasi
Tahun pelaksanaan
Posisi dalam kontrak proyek tersebut (sebagai kontraktor utama atau
sub kontraktor)
Nilai kontrak (Rupiah atau equivalent rupiah)
Daftar pengalaman proyek pada lima tahun terakhir dilengkapi dengan
I - 21
Daftar pengalaman proyek pada lima tahun terakhir dilengkapi dengan
personil yang menangani.
Sumber Daya Manusia yang direncanakan menangani proyek
dilengkapi
Struktur organisasi proyek
Nama personil, posisi, umur, pengalaman kerja
Kemampuan penyediaan peralatan:
Tipe alat
Jumlah alat
Kapasitas operasi
Tahun pembuatan alat
Status kepemilikan
Kemampuan keuangan:
Balance sheet (neraca) tiga tahun terakhir
Current asset pada enam bulan terakhir
Certificate of time deposit selama enam bulan terakhir
I - 22
Certificate of time deposit selama enam bulan terakhir
Credit line certificate
Letter of guarantee (surat jaminan bank yang memberi dukungan
khusus untuk proyek yang akan ditenderkan)
Berdasarkan data-data prakualifikasi yang masuk, panitia kemudian
melakukan penilaian kriteria-kriteria penilaian tertentu sehingga dapat
ditetapkan perusahaan yang lulus maupun yang gagal.
Pembukaan dokumen penawaran
Berdasarkan cara pembukaan penawaran, Tender dapat dibedakan
menjadi:
Tender Terbuka, yaitu pembukaan dan pembacaan dokumen
penawaran dari peserta tender dilakukan di depan seluruh peserta,
sehingga masing masing mengetahui harga penawaran pesaingnya.
Tender Tertutup, dimana dokumen penawaran yang masuk tidak
dibacakan didepan seluruh peserta tender, bahkan kadang-kadang para
peserta tidak saling mengetahui siapa pesaingnya.
I - 23
Procurement Resources (Tim Tender)
Dalam pelaksanaan kegiatan tender diperlukan keterlibatan personil
yang berasal dari berbagai disiplin yang akan bekerja sesuai batas
waktu yang terbatas. Untuk itu diperlukan Tim Tender pada setiap
proses tender, dengan susunan ketua dan anggota, dan menetapkan
tugas dan tanggung jawab masing-masing
Dokumen Tender (standard Nasional/Internasional)
1. Notice to bidders
2. Condition of tendering
3. Form of tender
4. General condition of contract
I - 24
5. Technical specification
6. Tender drawing
7. Bill of quantities
8. Addendum.
Kegiatan Tender
Pengumuman Aanwijzing
Peninjauan
Lapangan
Pemasukan
Penawaran
Masa
sanggah
Calon
Pemenang
Evaluasi
Klarifikasi
Pembukaan
Penawaran
I - 25
sanggah Pemenang Klarifikasi Penawaran
Penetapan
pemenang
Penerbitan
SKP PBJ
KONTRAK
Undangan Tender
Semua peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi menerima undangan
untuk mengikuti pelelangan dan berhak mengambil dokumen tender dari
Panitia Pelelangan. Peserta lelang yang diundang ini tercatat dalam sebuah
Daftar Calon Peserta Lelang yang disahkan oleh Panitia.
Jumlah peserta lelang tidak boleh kurang dari 3 (tiga) peserta. Apabila
ternyata kurang dari 3 (tiga) maka pelelangan tidak dapat dilanjutkan dan
harus mengundang calon peserta lelang lainnya untuk mengikuti
pelelangan. Daftar Calon Peserta Lelang harus diulang kembali.
I - 26
Apabila tidak diperoleh 3 (tiga) calon peserta lelang, maka Panitia dapat
mengusulkan kepada Pengguna Jasa untuk melakukan proses Pemilihan
Langsung dengan negosiasi atau penunjukan langsung apabila hanya
terdapat satu calon peserta lelang.
Rapat Penjelasan (Prebid Meeting)
Acara rapat penjelasan ini merupakan kesempatan yang sangat berharga
dan harus dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh peserta tender, terutama
untuk mempertanyakan tentang ketentuan dalam dokumen tender yang
kurang jelas, dan yang dirasa memberatkan. Hasil rapat ini akan
didokumentasikan menjadi risalah rapat (Minutes of Prebid Meeting) yang
akan bersifat mengikat serta menjadi satu kesatuan dengan Surat
Perjanjian Pemborongan (Kontrak), apabila peserta ditunjuk sebagai
pemenang tender.
I - 27
Peninjauan Lapangan (Site Visit)
Peninjauan untuk menyelidiki kondisi lapangan. Hasil tinjauan akan
dijadikan dasar pembuatan metoda pelaksanaan pekerjaan.
Pemasukan Penawaran
Dokumen kegiatan yang perlu dimasukkan oleh pihak penawar adalah:
Perhitungan volume (quantity taking off)
Perencanaan metode pelaksanaan (Construction method)
Perhitungan biaya langsung (direct cost)
Perhitungan biaya tak langsung (Indirect cost)
Manajemen risiko (risk management)
Perhitungan harga penawaran (Tender price)
I - 28
Perhitungan harga penawaran (Tender price)
Penyiapan dokumen-dokumen sebagai lampiran penawaran
Dokumen tersebut kemudian dimasukkan kedalam 2 bagian amplop yang
terpisah, yaitu amplop dokumen Biaya / Administrasi dan amplop dokumen
Teknis.
Keppres 80 / tahun 2003
tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
Metode Penyampaian
Dokumen Penawaran
2 SAMPUL
1 SAMPUL
Sampul 1 : Administrasi & Teknis
Sampul 2 : Harga Penawaran
PENYEDIA BARANG /
JASA PEMBORONGAN /
JASA LAINNYA
I - 29
2 TAHAP
Sampul 2 : Harga Penawaran
Tahap 1 : Administrasi & Teknis
Tahap 2 : Harga Penawaran
Sampul 1 & 2 kemudian
dimasukkan Sampul Penutup
JASA LAINNYA
PENYEDIA JASA
KONSULTASI
Metoda Penyampaian dok.penawaran
Metoda satu sampul
Dok admin, teknis dan harga dalam 1 sampul
Metoda dua sampul
Dok admin, teknis dimasukkan dalam sampul1
Penawaran harga dimasukkan dalam sampul2
Sampul 1 dan sampul 2 dimasukkan dalam sampul penutup.
Metoda dua tahap
Dok admin, teknis dimasukkan sampul1
I - 30
Dok admin, teknis dimasukkan sampul1
Penawaran harga dimasukkan sampul 2
Penyerahan sampul1 dan sampul2 dilakukan dalam tahap yang
terpisah dan waktu yang berbeda.
Pembukaan dokumen penawaran
la waktu yang telah ditentukan, panitia dihadapan para peserta tender -
nyatakan bahwa saat penyampaian dokumen penawaran telah ditutup,
kernudian dilanjutkan dengan pembukaan dan pembukaan penawaran yang
masuk, sesuai sistem yang ditetapkan
I - 31
Pemilihan Jasa Konsultasi
I - 32
Keppres 80 / tahun 2003
tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah
PENYEDIA BARANG /
JASA PEMBORONGAN /
JASA LAINNYA
PENYEDIA JASA
KONSULTASI
PENYEDIA BARANG / JASA
I - 33
Pelelangan Umum
Penunjukan Langsung
Pelelangan Terbatas
Pemilihan Langsung
Metoda Pemilihan :
Seleksi Umum
Penunjukan Langsung
Seleksi Terbatas
Seleksi Langsung
Metoda Pemilihan :
Metoda pemilihan penyedia JK
Seleksi Umum
Seleksi terbatas
Untuk pekerjaan yang kompleks.
Seleksi/ pemilihan Langsung
Daftar pendek peserta ditentukan
Diumumkan di media elektronik (internet)
I - 34
Penunjukkan langsung
Dalam keadaan khusus, selama memenuhi kualifikasi.