Anda di halaman 1dari 6

Pengurusan Kawalan Stok

Pengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segi
kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna/pemesan. Ia juga mengambil
kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang
terlibat.
Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak faedah
antaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi.
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok.
Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar
pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan
usang dapat dikurangkan. uang simpanan juga dapat dioptimumkan.


Penerimaan

Pegawai Stor/penerima hendaklah!-

" Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan in#ois

" Semak dan menghitung kuantiti yang diterima

" $emberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut
spesifikasi, dalam keadan baik dan cukup kuantitinya.

" %arang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan
dalam baucar penerimaan barang-barang.

" Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam &ad &awalanStok/&ad Petak/'ejar
dengan secepat mungkin.

Merekod Stok

Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang
telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan
fi(ikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.

Jenis-Jenis Rekod
Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan
mematuhi penggunaan rekod.



Penyimpanan

Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep )s iaitu sisih, susun, sapu,
seragam dan sentiasa amal. *malan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang
dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.Penyimpanan melibatkan perkara-perkara
berikut !


Pengeluaran
Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah
dibenarkan oleh Pegawai Stor. &etua +abatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis
kepada Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan pengeluaran barang-barang
stor. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan kad stok dengan serta
merta supaya baki sentiasa kemaskini.

Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan %orang Permintaan %arang-
%arang dan Pegawai Stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas
barang-barang diakui terima.Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama ,stor pusat-
hendaklah dibuat dengan menggunakan %orang Pemesanan Pengeluaran %arang-barang
,&ew. PS-./. %agi pesanan dalam +abatan sahaja satu borang direka sendiri oleh +abatan
boleh digunakan.


Pemeriksaan

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal
pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang,
luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.

Keselamatan dan kebersihan

&eselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harus
diambil berat olewh ketua jabatan dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dan tidak
rosak. &eselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlaku kehilangan
atau kecurian barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan
kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dan
lainlain. *lat-alat pemadam api seperti fire e0tinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di
kawasan strategik dan diperiksa oleh +abatan Perkhidmatan %omba dan Penyelamat mengikut
peraturan yang berkuatkuasa


Pelupusan

Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. untuk memastikan jabatan tidak
menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan juga dilakukan
untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruang simpanan/pejabat dan
membolehkan aset milik &ementerian/+abatan dipindahkan ke &ementerian/+abatan yang lain.
&uasa untuk meluluskan pelupusan terbahagi kepada dua peringkat iaitu Perbendaharaan dan
&ementerian/+abatan.

Pengurusan/Penyelenggaraan stor dan stok di sekolah

Di sekolah tugas ini biasanya akan dijalankan oleh ketua panitia, guru
penyelenggaraan, guru aset, guru pusat sumber dan pembantu tadbir. $ereka ini
bertanggungjawab memesan, menerima, memeriksa serta menyelengara bekalan tersebut.
Prosedur yang digunakan di sekolah adalah sepertimana arahan perbendaharaan mengenai
tatacara pengurusan stok.

Pengurusan/penyelenggaraan di sekolah adalah lebih sukar kerana kebanyakannya
dikendalikan oleh guru atau pembantu tadbir, berbanding di jabatan atau kementerian ada
pegawai atau pembantu tadbir yang menjaga dan mengurus stor dan stok. &ekangan kerja
khasnya guru yang mana tugas hakiki mereka adalah mengajar menjadi masalah bagi mereka
untuk menguruskannya dengan baik dan berkesan.

Prosedur pembelian stok/barangan di sekolah adalah seperti berikut !

Masalah-masalah dalam pengurusan stor dan stok

Dalam menyelenggara dan mengurus stor dan stok terdapat beberapa masalah yang dihadapi
antaranya adalah seperti berikut !

i. &ekurangan dan ketidaksuaian infrastruktur1
ii. uang stor tidak mencukupi/kurang ekonomik1
iii. Pengurusan/pengendalian rekod kurang memuaskan1
i#. Perolehan dibuat tanpa perancangan1
#. Penerimaan barang-barang dibuat tanpa diuji kualiti atau disemak spesifikasi1
#i. Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan1
#ii. 2ara penyimpanan/susunatur kurang memuaskan1
#iii. Pegangan stok berlebihan1
i0. &urang pengetahuan/kemahiran dalam pengurusan stor
0. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan.
0i. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.
0ii. Pemeriksaan dan #erifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual.
0iii. Penyimpanan barang tidak teratur.
0i#. Pegangan stok berlebihan.
0#. &ekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor.
0#i. &urang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan
0#ii. &elewatan tindakan pelupusan.
0#iii. &ehilangan barang stor terus berlaku.
0i0. %angunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan
pengendalian


Pengurusan Stor Dan Stok Efektif

'angkah-langakah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan yang cekap dan
berkesan serta efektif adalah seperti berikut !

i. %ekalan barang dari stor sentiasa kedapatan
ii. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.
iii. 3iada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang
dibenarkan.
i#. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan dan
%hg.&ewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal.
#. Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih.
#i. Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor
serta syor penyelesaian secara profesional.

Kesimpulan
Penyelenggaraan stor dan stok yang cekap dan berkesan amat penting demi menjaga
peruntukan kerajaan. Satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah perlu diambil untuk
mengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fi(ikal dalam keadaan berfungsi dan
selamat 3anggungjawab penyelenggaraan stor dan stok di sekolah bukan sahaja terletak di
bahu 4uru %esar tetapi melibatkan semua pihak, dengan pengurusan yang baik segala sumber
yang ada, akan dapat digunakan secara optimum dan sekolah sudah tentu akan cemerlang
secara 5total6.
$asalah yang sering timbul di sekolah adalah tiada pegawai khas yang mengurus
harta modal, aset alih, stor dan stok. %eban tugas ini biasanya akan dijalankan oleh guru yang
sememangnya menghadapi beberapa masalah seperti kekangan masa, kerana seperti sedia
maklum, guru tersebut tugas hakikinya adalah mengajar dan beliau perlu masuk kelas untuk
mengajar. 7leh itu, kadang-kadang rekod tidak 5up to date6 kerana masalah masa. Selain
daripada itu mereka jugakurang pengetahuan dan kemahiran dalam pengurusan stor dan stok.
Dalam mengatasi masalah penyelenggaraan stor dan stok di sekolah, demi untuk
pengurusan yang cekap dan efektif, langkah proaktif yang boleh diambil oleh &ementerian
Pelajaran adalah dengan mewujudkan perjawatan Pembantu 3adbir khas untuk
mengurus/menyelia/menyelenggara harta modal, aset alih, stor dan stok di sekolah-sekolah.
%erdasarkan jumlah sekolah yang banyak di seluruh $alaysia ianya melibatkan berbillion
ringgit, oleh itu sudah sampai masanya &ementerian/&erajaan mewujudkan perjawatan ini
untuk menguruskannya, jika tidak lama-kelamaan ianya akan tidak terurus dan menyebabkan
kerosakan dan pemba(iran wang kerajaan.
Ru!ukan
o %uku 3atacara Pengurusan Stor, Perbendaharaan $alaysia, 8//9
o Pekeliling Perbendaharaan %il.) 3ahun 8//:
o Pekeliling Perbendaharaan %il. ) 3ahun 8//9
o ;ota &ursus Pengurusan Pejabat Institut *minuddin %aki, 8//9- Pengurusan Stor ~ Aset
Kerajaan
o http!//www.treasury.go#.my/pekeliling/pp/pp/)8//9.pdf
o Panduan Perbendaharaan 3atacara Pengurusan Stor, 8//) $D2 Publishers Sdn %hd.