METODOLOGI

PENULISAN PROPOSAL
HIBAH KECIL

























Penyusunan Proposal | 2

STRUKTUR PROPOSAL YANG DISARANKAN

1) Halaman Judul
2) Ringkasan Proyek
3) Daftar Isi
4) Latar Belakang
a) Rincian Proyek
b) Tujuan umum dan Tujuan Khusus
c) Dasar Pemikiran
d) Kelompok Target atau Pemanfaat
e) Strategi Implementasi
i) Strategi
ii) Kegiatan
iii) Jadwal pelaksanaan
f) Manajemen Proyek
5) Rencana Keberlanjutan
6) Rencana Pengawasam dan Evaluasi














Penyusunan Proposal | 3




Buatlah halaman judul sesederhana mungkin
Pada halaman ini memuat:
a) Judul
b) Nama organisasi
c) Nama lembaga yang bekerjasama (jika ada)
d) Tanggal pengajuan






Halaman ini merupakan ringkasan dari isi proposal. Ringkasan proyek ini
berdiri sendiri dan harus menunjukkan poin yang paling menonjol dari
proposal sehingga meski dibaca terpisah, pembaca tetap memahami isi
proposal. Ringkasan proyek harus memberi kesan yang baik untuk
pengajuan dana. Bagian ini setidaknya memuat 200 sampai 400 kata bisa
dalam satu paragraf atau paling banyak 2 sampai 3 paragraf. Ini harus
terfokus pada aspek-aspek yang penting saja.
Singkat tetapi memberi informasi yang cukup detil
Mengapa proyek ini diperlukan
a) Apa yang ingin dicapai (hasil, disarankan yang terukur)?
b) Bagaimana proyek ini mendukung visi dan misi Kemitraan?
c) Bagaimana proyek ini dijalankan?
d) Berapa dana yang dibutuhkan?
e) Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
f) Dan sebagainya





Memuat daftar isi dari proposal beserta halamannya sehingga memudahkan
pembaca untuk mencari bagian yang ingin dibaca terlebih dahulu.
Halaman Judul

Ringkasan Proyek


Daftar Isi




Penyusunan Proposal | 4





Latar belakang adalah bagian dari proposal yang menjelaskan kepada
pembaca mengapa proyek ini perlu dilakukan. Ini harus dapat meyakinkan
bahwa proyek ini sangat penting untuk didanai.
Pada latar belakang seharusnya menunjukkan hal-hal sebagai berikut
a) Kekurangan pada saat ini
b) Beberapa peluang yang tersedia
c) Beberapa keunggulan dari organisasi pemohon untuk melaksanakan
proyek

Pada bagian ini setidaknya dapat menjawab hal-hal berikut:
a) Proyek apakah ini?
b) Dimana?
c) Siapa yang memperoleh manfaat?
d) Mengapa proyek ini perlu?
e) Proyek terkait apa yang telah dilaksanakan sebelumnya?
f) Mengapa proyek ini menjadi prioritas bagi organisasi pemohon?




A. Tujuan umum dan Tujuan khusus

Tujuan umum menggambarkan keseluruhan tujuan yang ingin dicapai dari
program atau proyek. Tujuan umum ini harus terkait dan sesuai dengan
misi dan visi Kemitraan. Tak semua tujuan umum bisa dicapai melalui
proyek, tetapi proyek yang diajukan harus mendukung pencapaian tujuan.
Tujuan khusus adalah pernyataan tentang dampak yang hendak dicapai
dalam jangka pendek sebagai hasil dari pelaksanaan proyek. Keberhasilan
dalam pencapaian tujuan khusus akan mendukung pencapaian tujuan
umum.
a) Tujuan khusus yang baik mencantumkan apa yang akan dicapai,
bagaimana bisadicapai dan siapa yang menjadi pemanfaat utama dari
program.
Latar Belakang




Rincian Proyek





Penyusunan Proposal | 5

b) Umumnya, tujuan khusus mencakup perubahan atau perbaikan yang
ingin diperoleh dari pelaksanaan program.
c) Proyek mungkin memiliki lebih dari satu tujuan khusus, namun
tekankan hanya pada yang terpenting saja.
d) Usahakan untuk membuat tujuan khusus yang spesifik. Hal ini akan
memudahkan dalam menyusun rencana pencapaian tujuan.
e) Upayakan untuk mencantumkan sasaran yang spesifik sehingga
Kemitraan dapat mengevaluasi keberhasilan proyek.


B. Dasar Pemikiran
Dasar pemikiran menjelaskan mengapa strategi yang dipilih dalam
pelaksanaan proyek ini merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan.
C. Kelompok Target atau Pemanfaat
Identifikasi kelompok sasaran yang menjadi focus dari proyek ini. Selain itu
perlu juga diidentifikasi peran dan tanggung jawab dari berbagai lembaga
atau mitra yang terlibat dalam proyek ini.
Kelompok target:
a) Menunjukkan dukungan dari pemangku kepentingan
b) Menggambarkan bagaimana proyek telah dikonsultasikan dengan
pemangku kepentingan pada saat persiapan proyek
c) Menggambarkan bagaimana pemangku kepentingan akan terlibat selama
proyek berlangsung

D. Strategi Implementasi
Strategi implementasi akan membantu pelaksana dalam merencanakan
pencapaian tujuan proyek sekaligus akan memberi kesempatan pada
Kemitraan untuk mengetahui lebih detil tentang bagaimana tujuan proyek
dapat tercapai.
Strategi implementasi ini dapat disusun dengan menjawab beberapa
pertanyaan berikut:
a) Apa yang akan diselesaikan dalam proyek ini?
b) Bagaimana proyek ini dilaksanakan?
c) Siapa yang akan terlibat?
d) Apa outputnya?
e) Kapan kegiatan dilaksanakan dan output tercapai?
f) Bagaimana kemajuan dari proyek ini dapat diawasi?
g) Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan ini

Strategi implementasi meliputi:
a) Kegiatan

Penyusunan Proposal | 6

Dalam satu proyek dapat mencakup sejumlah kegiatan, dan
umumnya ditulis berurutan berdasarkan waktu pelaksanaannya.
b) Jadwal pelaksanaan
Biasanya daftar kegiatan dilengkapi dengan rencana kerja yang
merangkum rincian kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan.

E. Manajemen proyek
Bagian ini menggambarkan semua personel yang diperlukan dalam proyek
berdasarkan spesialisasi dan kualifikasi, sekaligus pembagian tugas, atau
minimal fungsi-fungsi utamanya. Selain itu perlu juga digambarkan lalu
lintas wewenang dan fungsi dari masing-masing sumber daya yang terlibat
dalam proyek.

Manajemen proyek ini mencakup:
a) Mengindikasikan berapa banyak staff yang akan direkrut?
b) Menunjukkan bagaimana staff akan bekerja sebagai sebuah tim
(dapat digambarkan dalam organigram)






Bagian ini menggambarkan rencana strategis organisasi dalam melestarikan
hasil-hasil proyek maupun rencana untuk melanjutkan kegiatan dengan atau
tanpa pendanaan dari Kemitraan. Perlu dibuat daftar rencana yang jelas dan
realistis dengan mencantumkan perkiraan waktu, sumber daya, peluang dan
hambatan-hambatan yang mungkin ada. Rencana keberlanjutan ini harus
mendukung pencapaian tujuan umum. Ingat, tujuan umum tidak selalu bisa
dicapai melalui satu proyek, sehingga perencanaan kegiatan tindak lanjut akan
meyakinkan pemberi dana untuk mendukung proyek yang diusulkan.





Ini adalah bagian penting dari proposal yang seringkali dilewatkan pada saat
disusun. Bagian ini menggambarkan dengan jelas bagaimana strategi proyek
dalam memantau progress baik pada tahap perencanaan, pelaksanaan
Rencana Keberlanjutan


Rencana Pengawasan dan Evaluasi



Penyusunan Proposal | 7

maupun keberlanjutannya. Rencana pengawasan dan evaluasi yang baik akan
menjadi alat yang penting bagi peringatan dini, mempercepat pencapaian
output serta mengurangi deviasi pelaksanaan dari rencana.
Umumnya rencana pengawasan dan evalusi mencakup:
a) Siapa yang akan melakukan pengawasan dan evaluasi?
b) Kapan atau berapa kali pengawasan dan evaluasi dilaksanakan?
c) Bagaimana pengawasan dan evaluasi dilakukan?
































Penyusunan Proposal | 8

















The Partnership for Governance Reform

Jl. Brawijaya VIII No. 7
Kebayoran Baru
Jakarta 12160
INDONESIA

Phone
+62 21 7279 9566

Fax
+62 21 720 8519
+62 21 722 5667


www.kemitraan.or.id