ANALISIS DESAIN DAN SISTEM INFORMASI

RANCANG SISTEM INFORMASI RESTORAN

SUBSISTEM AKUNTANSI
OLEH:
Setyo Hasi Kusumo 12!""#$
%URUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK
UNI&ERSITAS UDA'ANA
21!
BAB (((
SUBSISTEM AKUNTANSI
1( Gam)a*a+ Umum
Sistem merupakan sekelompok unser yang saling terhubung dan bekerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem ini dibuat untuk menangani pekerjaan yang
berulang kali atau yang secara rutin terjadi.
Sistem akuntansi berupa organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sistem informasi akutansi pada Restaurant AyuCious ini bertujuan untuk
mengetahui kondisi keuangan perusahaan. Sistem informasi akuntansi Restaurant
AyuCious digunakan pula dalam pencatatan laporan keuangan pada tersebut dengan
standar akuntansi keuangan. Adapun beberapa transaksi dasar pada sistem informasi
akuntansi adalah:
1. Pembuatan master data
. Pengelolaan hutang dagang !Account Payable"
#. Pengelolaan penerimaan kas !Official Receipt"
$. Pengelolaan buku besar !General Ledger"
%. Pembuatan laporan keuangan
&ujuan dari sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi
yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.
. 'alam Sistem (nformasi Restaurant AyuCious ini, Subsistem Akuntansi
dikelola oleh enam entitas yaitu Root Administrator, )epala 'epartemen Akuntansi,
Front Office, Inventory, Supplier, dan Management.
2( Dia,*am Ko+te-s
'iagram konteks subsitem akuntansi Restoran AyuCious ditunjukkan pada
gambar 1.
Gam)a* 1( 'iagram konteks subsistem akuntansi Restoran AyuCious
*erdasarkan gambar ....1 dapat diketahui bah+a terdapat enam entitas luar
sistem yang dijelaskan sebagai berikut:
1. Root Administrator merupakan pengguna dengan hak akses penuh terhadap
sistem.
. )epala 'epartemen Akuntansi
#. Front Office merupakan sistem manajemen penjualan pada Restoran
AyuCious.
$. Inventory adalah sistem manajemen persediaan pada Restoran AyuCious.
%. Supplier merupakan perusahaan,perusahaan lain yang menjadi penyalur
barang,barang yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan.
-. Management adalah pihak,pihak yang menjadi penentu kebijakan terkait
dengan perusahaan.
#( Standar Operating Procedure
Pada subsistem akuntansi Restoran AyuCious terdapat beberapa proses utama
yang dapat dikategorikan sebagai berikut:
#(1( SO. Maste* Data
S.P master data berisi proses pembuatan data pokok yang diperlukan untuk
memproses transaksi,transaksi yang dilakukan oleh sistem. Adapun data pokok yang
dibuat meliputi data user !pengguna", group !kelompok hak akses", bank, currency
!mata uang", form of payment, dan class account.
Gam)a* 2( S.P /aster 'ata
#(2( SO. Account Payable
S.P Account Payable merupakan proses hutang dagang yang meliputi
pengelolaan transaksi,transaksi keuangan yang berkaitan dengan hutang dagang
perusahaan. Proses ini meliputi pengelolaan invoice dari Supplier berdasarkan
Receiving Report dari Inventory, pencatatan 0ournal 1utang 'agang (Account
Payable ournal", pembayaran hutang dagang serta pencatatannya pada 0ournal
Pembayaran !Payment ournal".
Proses Account Payable dimulai dengan pengiriman dokumen,dokumen dari
(n2entory yang terkait dengan proses Account Payable seperti Receiving Report dan
Purc!ase Order. )etika barang dikirimkan oleh Supplier akan disertakan invoice
yang akan diserahkan ke *agian akuntansi. *agian akuntansi akan mencocokkan
invoice dengan dokumen,dokumen dari Inventory dan akan mengkonfirmasi bila
terdapat ketidak cocokan. Invoice tersebut kemudian akan dicatat dalam 0urnal
Piutang 'agang !Account Payable ournal".
3ntuk melakukan pembayaran terlebih dahulu akan dibuat PR4 !Payment
Re"uisition Form" sebagai rencana pembayaran. PR4 kemudian akan diajukan ke
/anajemen untuk mendapat persetujuan. Setelah mendapat persetujuan akan
diterbitkan Payment #ouc!er !P5" yang akan dikirimkan ke Supplier pada saat
pembayaran. P5 kemudian dicatat pada 0urnal Pembayaran !Payment ournal".
Gam)a* #( S.P Account Payable
#(#( SO. Official Receipt
S.P Official Receipt merupakan proses pencatatan peneriamaan kas
perusahaan berdasarkan laporan penjualan dari Front Office.
Gam)a* !( S.P Official Receipt
#(!( SO. General Ledger
S.P General Ledger berisi proses pengelolaan *uku *esar yang berhubungan
dengan pengelolaan 'aftar Akun !$!art of Account", pengelolaan transaksi pada
0urnal 3mum !General ournal", pengelolaan transaksi,transaksi penyesuaian pada
0urnal Penyesuaian !Ad%ustment &ntries ournal", posting transaksi jurnal ke *uku
*esar, serta penutupan periode akuntansi.
Gam)a* "( S.P General Ledger: ournal 'ransaction
Gam)a* /( S.P General Ledger: Posting
#("( SO. Report
S.P Report berisi Proses Pembuatan 6aporan )euangan merupakan proses
pencetakan laporanlaporan keuangan pokok yang dibutuhkan oleh /anajemen
perusahaan. Adapun laporan keuangan yang dibuat meliputi *uku *esar !7eneral
6edger", 8eraca Percobaan !&rial *alance", 8eraca !*alance Sheet", dan 6aporan
Rugi 6aba !&rial *alance".
Gam)a* 0( S.P Report
!( Hi*a*-i Chart Su)sistem A-u+ta+si
Subsistem (nformasi Akuntansi Restoran AyuCious terdiri dari lima proses
yaitu Master (ata, General Ledger, Account Payable, Official Receipt, dan
Financial Statement. Proses,proses tersebut memiliki sub proses sendiri,sendiri yang
dapat menjabarkan proses yang terjadi secara lebih jelas. 'iagram *erjenjang dari
Sistem (nformasi Akuntansi P&. 0asapura Angkasa *oga seperti ditunjukkan pada
7ambar #.1.
Gam)a* 1( 1irarki c!art subsistem akuntansi Restoran AyuCious
"( Data Flow Diagram Le2e3
Pada '4' 6e2el 9 terdapat % entital luar yang terlibat seperti terlihat pada
diagram konteks, terdapat % proses dan terdapat 9 penyimpanan data. Proses pertama
adalah master data, dimana data akan dikelola seperti data user, bank, 4oP, currency,
CoA. Proses kedua adalah Account Payable !AP" merupakan proses mengenai hutang
perusahaan dan pengeluaran dana ke pihak lain dalam segala bentuk transaksi. Proses
ketiga adalah Official Receipt yang berguna untuk membuat catatan pendapatan
perusahaan dari hasil penjualan. Proses keempat adalah General Ledger yang
berhubungan dengan pembukuan pada restoran AyuCious.
Gam)a* $( '4' le2el 9 Subsistem Akuntansi Restoran AyuCious
/( Data Flow Diagram Le2e3 1
(ata Flo) (iagram !'4'" le2el 1 merupakan panjabaran dari masing,
masing proses yang ada pada '4' le2el 9.
/(1( DFD Le2e3 1 Maste* Data
Pada '4' le2el 1 master data melibatkan sebuah entitas yang terlibat yaitu
Root Administrator yang memberikan data bank dan data akun yang diproses pada
proses manipulasi data bank, dan data user yang akan diproses pada proses
manipulasi data user. 6alu data tersebut akan disimpan kedalam database. *erikut
merupakan gambar '4' le2el 1 /aster 'ata.
Gam)a* 1( '4' le2el 1 Master (ata
/(2( DFD Le2e3 1 A44ou+t .aya)3e
Proses Account Payable merupakan proses yang berkaitan dengan pembelian
dan hutang usaha. *agian,bagian Account Payable yaitu : List of Purc!ase Order, RR
Invoicing, Account Payable ournal, AP Aging, Payment Re"uisition Form, dan
Payment ournal.
Gam)a* 11( '4' le2el 1 Account Payable
/(#( DFD Le2e3 1 Ge+e*a3 Le5,e*
Pada dasarnya proses pengelolaan *uku *esar berhubungan dengan
pengelolaan 'aftar Akun !$!art of Account", pengelolaan transaksi pada 0urnal
3mum !General ournal", pengelolaan transaksi,transaksi penyesuaian pada 0urnal
Penyesuaian !Ad%ustment &ntries ournal", posting transaksi jurnal ke *uku *esar,
serta penutupan periode akuntansi.
Gam)a* 12( '4' le2el 1 General Ledger
/(!( DFD Le2e3 1 Re6o*t
Proses Pembuatan 6aporan )euangan merupakan proses pencetakan
laporanlaporan keuangan pokok yang dibutuhkan oleh /anajemen perusahaan.
Adapun laporan keuangan yang dibuat meliputi *uku *esar !General Ledger",
8eraca Percobaan !'rial *alance", 8eraca !*alance S!eet", dan 6aporan Rugi 6aba
!'rial *alance".
Gam)a* 1#( '4' le2el 1 Report
0( Desai+ Uer !nterface
'esain user interface sistem merupakan rancangan tampilan dari sistem
kepada pengguna. *erikut ini adalah rancangan user interface sistem.
Gam)a* 1!( 'esain +ser Interface Subsistem Akuntansi Restoran AyuCious
0(1( Ra+4a+,a+ Form .e+,atu*a+ Chart of Account
Gam)a* 1"( Rancangan Form Pengaturan $!art of Account
0(2( Ra+4a+,a+ Form .e+,atu*a+ AP "ournal
Gam)a* 1/( Rancangan Form Pengaturan AP ournal
0(#( Ra+4a+,a+ Form .e+,atu*a+ .RF
Gam)a* 10( Rancangan Form Pengaturan PR4