TUGAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Tugas Departemen, Modul, dan Fitur

Disusun Oleh :
Dyah Puspitasari (115060801111005)
Nurya Aghnia Farda (115060801111020)
Julita Gandasari Ariana (115060801111061)
Kanthi Raraswati (115060801111062)
Anggi Yhurinda (115060801111072)

Dosen Pengampu :
Denny Sagita R., S.Kom., M.Kom

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
TUGAS TIAP DEPERTEMEN PADA KANTOR POS

Berikut ini merupakan tugas pada tiap-tiap departemen yang ada didalam Kantor Pos :
1. KEPALA KANTOR
A. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum
keadaan kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
B. Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha dalam rangka
meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.
C. Secara periodik mengawasi sistem pengawasan internal dan melaksanakan
pemeriksaan.
D. Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan peraturan,
ketentuan, sitem prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada
perusahaan.
E. Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar
sesuai dengan anggaran yang sudah di tetapkan.
F. Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasarkan laporan yang di terima
bawahannya.
G. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang
menyangkut kebijaksanaan lainnya yang bersifat umum.

2. BAGIAN PELAYANAN POS PLUS
A. Menerima atau menyelesaikan pengaduan pelanggan.
B. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
C. Memeriksa laporan pengaduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan
jasa layanan pos.
D. Mengevaluasi tugas pos plus.
E. Merencanakan perbaikan perbaikan.
F. Bagian pelayanan ritel/ keagenan.

3. BAGIAN PELAYANAN RITEL ATAU KEAGENAN
A. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah diyakini akan
kebenarannya.
B. Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan retail atau keagenan dan dokumen
sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
C. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan
bagian pelayanan keagenan atau retail.
D. Membantu kegiatan pemasaran.
E. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan Batara dan tabungan Budaya,serta
menandatangani laporannya.
F. Memeriksa pembukuan Tabungan Kesejahteraan Keluarga (TEKESRA) dan Kredit
Usaha Keluarga Sejahtera (KUKESRA) yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi,
memeriksa laporan surplus TAKESRA dan KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46, serta
menandatangani laporannya.
G. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pensiun.

4. BAGIAN FILATELI
A. Mengawasi surat-surat.
B. Mengawasi penjualan benda-benda pos.
C. Menyusun target unit tahunan.
D. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.

5. BAGIAN PENGOLAHAN KOMUNIKASI
A. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke
bagian administrasi.
B. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan.
C. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian pengolahan.
D. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.

6. BAGIAN LOGISTIK
A. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
B. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.
C. Menyusun laporan bulanan.
D. Memberi petunjuk dan bimbingan bawahan bila dipandang perlu.

7. BAGIAN VERIFIKASI BARANG
A. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan
agen pos.
B. Mengawasi kebenaran dalam pemeriksaan naskah-naskah pertanggungjawaban dan
mencocokan dengan buku perhitungan KP VII sampai dengan KP X di bagian akuntansi.
C. Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok dan diyakini
kebenarannya.
D. Memeriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada
dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
E. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.

8. BAGIAN BINA MUTU DAN PELAYANAN
A. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi sistem dan metode pengendalian mutu di
KP II Bandung.
B. Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.
C. Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan sistem prosedur-prosedur dan aturan
yang lebih efektif dari pandangan menajemen mutu.
D. Memperbaiki sistem dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan
berdasarkan sistem umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).

9. BAGIAN AUDIT
A. Memeriksa bagian bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi, SDM,
pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
B. Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos dan
materai (BPM) supervesior keuangan.
C. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian.
D. Menyusun laporan eksploitasi.
E. Pemeriksaan tertutup kas tahunan.
F. Penyusunan laporan pemeriksaan.
G. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP).

10. MANAJER OPERASIONAL
A. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan
telex.
B. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
C. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acara-acara resmi lainnya.
D. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
E. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan bawahannya.
F. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala
kantor pusat dalam melaksanakan tugas.

11. BAGIAN KEUANGAN
A. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga,
menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan
menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.
B. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan serta
penata usahaan benda pos dan matrai, membuat neraca harian benda pos dan
matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan.
C. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan
system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik,
serta melaksanakan penata usahaan dan pertanggungannya.
D. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah
ditetapakan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta
menjaga batas maksimum saldo kas.

12. BAGIAN AKUTANSI
A. Memeriksa dokumen sumber pembukuan.
B. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan persiapan
pembukuan.
C. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal.
D. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
E. Mengisi, membukukan , menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan
register pembantunya.

13. BAGIAN TEKNIK SISTEM DAN INFORMASI
A. Mengawasi komputerisasi nasional.
B. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian
C. Melakukan analisis pengembangan peranan layanan
D. Membuat neraca pendapatan
E. Membuat laporan pendapatan
F. Membuat laporan kegiatan pemasaran

14. BAGIAN REKENING KORAN (RK)
A. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi
kedalam rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang
rekening.
B. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi
yang terjadi, pihak-pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.
C. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa
memberikan kepuasan pelanggan dan mitra kerja.
D. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.

15. BAGIAN ANGGARAN DAN INVESTASI
A. Mengelola dan menyusun alokasi anggaran dalam rangka menyusun rencana kerja dan
anggaran perusahaan
B. Mengkonsolidasi dan menjamin ketersediaan sumber pendanaan dan
pengalokasiannya ke seluruh unit organisasi serta mengawasi pelaksanaannya


HUBUNGAN ANTAR MODUL
Dari penjelasan beberapa tugas masing-masing departemen, maka dapat diambil beberapa
modul yang berhubungan dengan ERP, yaitu :
Accounting and Finance, submodul yang di ambil :
1. General Accounting
2. Controlling
Sales, submodul yang diambil :
1. Order Management
2. Transportation
Human Resources, submodul yang diambil :
1. Personnel Management
2. Personnel Time Management



Maka dapat dihubungkan antar tiap modul beserta sub modul nya yaitu :

Penjelasan :
Modul Human Resources yaitu submodul personel management mencatat dan memberikan
informasi data pegawai kemudian dihubungkan dengan submodul personal time
management yang meliputi shift/jadwal kerja,waktu kerja per hari, tugas pegawai.
Kemudian modul Accounting and Finance melakukan pencatatan aktivitas dan kontroling
keuangan dan akutansi yang akan dilakukan oleh pegawai yang ditangani didalam modul
Human Resources. Pegawai dalam modul Human Resources dapat melakukan pencatatan
transaksi berupa pengiriman surat atau barang yang ditangani didalam modul Sales yaitu
submodul Order Management. Lalu pegawai yang ditangani di dalam modul Human
Resources dapat melakukan pengiriman dengan menggunakan kendaraan yang ditangani
oleh modul Sales dengan submodul transportation. Submodul transportation sendiri
melakukan pencatatan jadwal pemakaian kendaraan serta berhubungan dengan pegawai
yang akan memakai kendaraan tersebut (HR).

FITUR
Dari beberapa tugas departemen yang telah dihubungkan serta modul yang dapat digunakan,
maka fitur-fitur yang akan dibuat sebagai berikut :
1. Membuat dan melihat data customer (pengirim dan penerima)
2. Melakukan pencatatan order/transaksi (pengiriman) berupa pencatatan surat atau
barang yang akan dikirim, tanggal order pengiriman surat atau barang, tanggal
penerimaan surat atau barang, ID (barang,pengirim,penerima).
3. Mencatat dan mengelola aktivitas keuangan dan data finansial.
4. Membuat laporan hasil relasi data dari beberapa departemen.
5. Melakukan pencatatan kendaraan dan membuat jadwal kendaraan yang digunakan
untuk mengirim surat atau barang
6. Memantau kendaraan apa saja yang melakukan pengiriman (kendaraan yang datang
dan pergi).
7. Melakukan pencatatan dan melihat data diri pegawai dan recruitment
8. Melakukan pencatatan aktivitas pegawai dan membuat jadwal kerja pegawai meliputi
shift kerja, waktu kerja per hari, tugas pegawai.








PROSES BISNIS

Input Functional Area
Responsible For Input
Process Output
Customer
memberikan nama
pengirim dan
penerima untuk
mengirimkan paket
kepada petugas,
petugas mencatatnya
Sales Order Management Order telah dibuat
Costumer membayar
berdasarkan jenis
paket dan jarak
pengiriman
Accounting and
Finance
General Accounting Pembayaran telah
lunas
Order telah terpenuhi Human Resources Mengirimkan paket Paket telah diterima
oleh penerima.
Pegawai mengisi
absen sesuai dengan
jam kerja yang
ditentukan atau tidak
Human Resources Personnel Time
Management
Absen telah terdata
Pegawai menerima
pembayaran sesuai
dengan jam kerja
Accounting and
Finance
Menghitung gaji
sesuai dengan jam
kerja pegawai
Gaji telah dihitung
dan diterima oleh
pegawai