Procedimiento para el control de

documentos del Sistema de Gestin de la

Calidad de Jabones del Centro C.A.

Cdigo:
PCC01
Revisin No:
0
Pgina No:
1 de 7
Fecha de Emisin:
22/10/2012

Elaborado por: Revisado Por: Aprobador por:


1.0 Objetivo: Definir las actividades necesarias para el control, aprobacin, emisin,
revisin, cambios, distribucin, legibilidad, obsolescencia e identificacin de
los documentos propios del Sistema de Gestin de la Calidad de Jabones del
Centro, as como del control y distribucin de los documentos externos que
apliquen.
2.0 Alcance: Este procedimiento aplica a todos los integrantes de Jabones del Centro,
para el control, aprobacin, emisin, revisin, cambios, distribucin,
legibilidad, obsolescencia e identificacin de los documentos, sean nuevos o
que presenten modificaciones, del Sistema de Gestin de la Calidad de
Jabones del Centro durante su vigencia.


3.0 Definiciones: a. Documento: Informacin que ilustra algn hecho, o que permite
comprobar algo. En Jabones del Centro, el trmino aplica a todos los
procedimientos, procesos, manual de la calidad, organigramas,
descripciones de cargos, formularios, donde se encuentran establecidos los
mtodos a utilizar para realizar cada actividad relacionada con el Sistema de
Gestin de la Calidad.

b. Documento Controlado: Documento que debe ser revisado y aprobado
por la persona autorizada antes de su emisin y que debe actualizarse al
modificar el original.

c. Documento No Controlado: Documento que no requiere actualizacin
y/o control.

d. Solicitud de Cambio: es una peticin que puede expandir o reducir el
alcance de un procedimiento, modifica polticas, planes, costos,
presupuesto y pasos a ejecutar. Estas solicitudes pueden ser directas o
indirectas, externas o internas y legales obligatorias u opcionales. Solo las
solicitudes de cambios aprobadas por el Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad sern implementadas.

e. Procedimiento: Manera especfica de realizar una actividad. Es la
descripcin de una actividad con una secuencia lgica, indicando personas,
tareas, formatos, Quin recibe?, Qu hace con eso?, Qu se genera?, A
quin le entrega?, Cundo se realiza la actividad? Debe cubrir todos los
aspectos involucrados con el proceso.
f. Objetivo: Motivo por el cual se escribe el documento. Indica qu se

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pretende lograr con el cumplimiento del mismo.

g. Alcance: Indica la amplitud que debe abarcar el documento. En caso de
que no aplique a toda la Organizacin, indica solamente a qu aplica.

h. Registros: El trmino se refiere a cada formato, informe, reporte,
registros en la computadora y su ubicacin, tiempo de archivo activo e
inactivo, del original o de la copia a la que se le aplicar el control de los
registros.

i. Archivo activo: Tiempo prudencial de retencin en el archivo de la oficina
de un documento en vigencia; se refiere a los archivos de informacin que
se generan diariamente.

j. Archivo inactivo: Tiempo prudencial de retencin en archivo de un
documento despus que dejan de estar en vigencia.

k. Responsable: Indica el nombre de cada cargo al que se le puede pedir
cuentas sobre la ejecucin de un trabajo, y si el mismo fue realizado
correctamente o no. Si un cargo tiene varias responsabilidades, se indica el
nombre una sola vez y de manera estructurada los aspectos de los que es
responsable. Solo se nombra las actividades principales sobre las que tiene
responsabilidad.

l. Responsables del proceso: Persona que moviliza el proceso y quien da
reporte de sus resultados. Principalmente est referido a Presidente,
Gerentes, Coordinadores y Jefes de rea.
4.0
Responsabilidades
Representante de la Alta Gerencia Aprobacin de documentos
Coordinador del Sistema de
Gestin de la Calidad (S.G.C)
Control, control de cambios,
distribucin, identificacin de
documentos del S.G.C as como
custodia y distribucin de
documentos externos.

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Jefes de Proceso
Aprobacin, emisin, revisin,
verificacin de legibilidad y
obsolescencia de documentos
del S.G.C
Integrantes de Procesos
Redaccin, aplicacin, uso y
revisin de documentos

5.0 Normas a) Las revisiones de los documentos deben ser realizadas cuando
existan cambios en los procesos o normas que afecten a los mismos,
o cuando finalice el periodo de vigencia de estos, establecido en 3
aos. Estas revisiones deben ser indicados con la fecha en que fue
revisado el documento y con un nmero correlativo.

b) Los cambios que se produzcan en los documentos deben ser
solicitadas ante el Coordinador del S.G.C, quien lo debe discutir con
los integrantes y jefes de procesos involucrados. Los cambios en los
documentos deben ser indicados mediante el uso de cursivas.

c) Los documentos deben ser escritos empleando programas
computarizados. En caso de necesitarse la realizacin de algn
documento de caractersticas especiales en cuanto a tamao y/o
color, el diseo del mismo debe ser consultado con el Coordinador
del S.G.C. Para documentos tamao carta y oficio, se deben seguir
las siguientes regulaciones:
1. Letra: El tipo de letra es Arial, tamao 11, para subttulos y el
cuerpo del documento y Arial tamao 12 para los ttulos. Los
ttulos deben comenzar escritos en mayscula y negrilla
2. Espacio: El espacio entre lneas es sencillo, dejando una
lnea en blanco entre un prrafo y otro
3. Redaccin: la redaccin es clara en tiempo presente y en
tercera persona
4. Esquema de numeracin: La numeracin de los prrafos es
escalonada con un mximo de tres niveles y separado cada
nivel por un punto (.). Los prrafos de niveles inferiores se
denotaran con letras minsculas y vietas


d) Los documentos que se encuentren bajo la denominacin de

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Archivos inactivos deben ser retenidos en la organizacin por un
periodo de 5 aos, luego del cual deben ser destruidos. La
documentacin obsoleta debe ser retirada de circulacin por el
Coordinador del S.G.C en el momento en que sea aprobada y
distribuida la nueva versin del documento en cuestin. La versin
anterior debe ser archivada en las carpetas correspondientes al ao
en que fue retirada de circulacin a fin de asegurar que la versin
corriente es la ms actualizada, por medio del control de archivo
inactivo.
e) La codificacin de los documentos se debe realizar de la siguiente
manera:

Se utiliza el esquema XYYZZZ donde X, significa el tipo de
documento que representa, YY corresponde a las siglas de la
abreviatura del nombre del departamento correspondiente las
iniciales nmero correlativo de dos dgitos originados en el
Sistema de Gestin de la Calidad y donde ZZZ, corresponde a
nmero correlativo de documentos originados en el Sistema de
Gestin de la Calidad.

f) Las firmas de los documentos deben ser realizadas de acuerdo a la
siguiente estructura:

De acuerdo al tipo de documento.

Tipo de Documentos

Cdigo de reas
F: Formularios
I: Instrucciones de trabajo
L: Listas de Verificacin
P: Procedimientos
N: Normas y polticas
M: Mtodos de Anlisis
HC: Interrelacin de Proceso
E: Especificaciones
R:Descripcin de Cargos
CC: Gestin de la Calidad
LC: Aseguramiento de la Calidad
AL: Almacn y despacho
CO: Compras
RH: Recursos humanos
MP: Mantenimiento
PR: Produccin
VE: Ventas
SP: Seguridad de planta
GP: Gerencia de Planta
AT: Asistencia tcnica
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g) Los documentos deben ser aprobados de acuerdo a su criticidad
para la organizacin, como se explica a continuacin:
1. Documentos Grado 1: Son documentos que afectan la
estructura organizacional completa, incluyendo procesos,
polticas, valores, etc. Estos documentos deben ser aprobados
por el Representante de la alta gerencia.
2. Documentos Grado 2: Son documentos que afectan la
estructura de una unidad o proceso en particular. Estos
documentos deben ser aprobados por el Jefe de dicho proceso.

h) Previo a la distribucin de la copia de un documento estos deben ser
identificados con la frase Copia Controlada, en caso de alguna
modificacin en los documentos estos debern ser sustituidos e
igualmente sellados con la frase Copia Controlada. Los
responsables en cada departamento que reciban versiones
actualizadas deben devolver al Coordinador del S.G.C, la versin
anterior del documento actualizado. Los documentos originales no
deben ser sellados con la frase antes mencionada. Los documentos
de que requieran o sean manejados por personal externo a la
empresa deben llevar el sello Copia No Controlada. En los casos
que se determine, los documentos deben ser sellados con la frase
Confidencial, a estos documentos solo podrn tener acceso el
personal que labora directamente con el procedimiento o
instruccin en cuestin, evitando y supervisando que este sea
movilizado fuera del departamento o rea de ubicacin del mismo.
El Jefe de proceso es el responsable por garantizar la
confidencialidad del documento.
i) Para los documentos externos, el Coordinador del S.G.C debe
solicitar a los Jefes de Procesos una lista de aquellos documentos
generados fuera de la organizacin, que sean relevantes a las
actividades de esta en el proceso de competencia (ya sea de tipo
legal, normativo, etc). Esta lista, denominada Lista Maestra de
Documentos Externos para Jabones del Centro, cdigo LMCC01,
debe ser verificada mediante consultas en internet en la pagina
oficial del organismo generador del documento, de manera conjunta
por el Coordinador del S.G.C y el Jefe de Proceso, con una frecuencia
semestral. Los documentos en la organizacin deben hacer
referencia a la ltima versin disponible de estos documentos
externos dentro de la misma, a excepcin de aquellos documentos

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sealados en la Lista Maestra como de alta criticidad, los cuales
deben ser verificados mensualmente. Al obtener actualizaciones de
los documentos externos, el Coordinador del S.G.C entregar la
versin en cuestin al Jefe de Proceso pertinente, registrando dicha
entrega en el Formulario FCC01.
6.0 Actividades
Jefe de Proceso
Detecta la necesidad de elaborar un documento y la
comunica al Coordinador de Gestin de la Calidad
Coordinador del
S.G.C
Convoca a una reunin a las distintas personas
relacionadas con la actividad (Equipo de Trabajo),
seleccionadas a partir de los Integrantes de Procesos
involucrados, y juntos leen y analizan el requisito
establecido para la misma en las Normas aplicables.
Equipo de
Trabajo
Bosquejan la forma actual de realizar la actividad en
Jabones del Centro, C.A Si la forma actual permite
cumplir con los requisitos del documento a elaborar,
escriben el documento cumpliendo con las normas y
las definiciones indicadas en este procedimiento. Si
el mtodo actual no permite cumplir con los
requisitos establecidos para la actividad o si se
detectan ineficiencias o aspectos que pueden ser
mejorados, analizan y definen la actividad y
posteriormente lo documentan cumpliendo con lo
establecido en este procedimiento.
Jefe de Proceso
Emite un borrador guindose por lo indicado en las
normas de este procedimiento. Entrega el borrador
del documento para la revisin del Coordinador del
S.G.C. El diseo del borrador debe utilizar la plantilla
presentada en el anexo 1 de este documento, de
acuerdo al tipo del mismo.
Coordinador del
S.G.C
Lee el borrador, hace la revisin de los documentos y
realiza los ajustes y adiciones que considere
necesarios. Completado el documento, procede a su
identificacin (Ver literal e del punto 5.0) y lo entrega
al responsable de acuerdo a la criticidad del mismo
(Ver literal g del punto 5.0) para su aprobacin.
Jefe de Proceso o
Representante de
Alta Gerencia
Lee el documento, verifica que cubre los aspectos
requeridos y es adecuado a Jabones del Centro y lo
aprueba o sugiere los ajustes o adiciones que
considere.

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Coordinador del
S.G.C
Recibe el documento aprobado y procede a su
distribucin, mediante medio electrnico y/o
impreso en papel, a los integrantes de procesos
involucrados. Al momento de realizar la entrega del
documento a dichos miembros de la organizacin, se
debe registrar la entrega en el Registro de
Distribucin de Documentacin del Sistema de
Gestin de la Calidad FCC001, siguiendo la lista de
distribucin asignada a dicho documento. Se deben
registrar las copias controladas en el formulario
Registro de Entregas de Copias No Controladas de
Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad
FCC002.
7.0 Registros
Asociados
1. Lista Maestra de Documentos Externos para Jabones del Centro,
LMCC01.
2. Registro de Distribucin de Documentacin del Sistema de Gestin
de la Calidad FCC001
3. Registro de Entregas de Copias No Controladas de Documentacin
del Sistema de Gestin de la Calidad FCC002.
8.0 Anexos 1. Plantilla para la emisin de Procedimientos del Sistema de Gestin
de la Calidad.
2. Plantilla para la emisin de Instrucciones de Trabajo.
3. Plantilla para la emisin de Mtodos de Ensayos.
4. Plantilla para la emisin de Formatos del Sistema de Gestin de la
Calidad.
9.0 Referencias 1. Norma ISO 9001:2008. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos
2. Norma ISO 10013. Directrices para Documentacin del Sistemas de
Gestin de la Calidad