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Ana Mrcia Lutterbach Rodrigues

UMA ANLISE DA

TEORIA DOS ARQUIVOS








Dissertao apresentada ao Curso de
Ps-Graduao da Escola de Cincia da
Informao da Universidade Federal de
Minas Gerais como requisito parcial
obteno do ttulo de Mestre em
Cincia da Informao.
rea de concentrao: Informao, Cultura e Sociedade
Orientadora: Profa. Vilma Moreira dos Santos
Universidade Federal de Minas Gerais





Bel o Hor i zont e
Escol a de Ci nci a da I nf or mao
2004

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A realizao deste trabalho foi possvel com
o apoio e colaborao da Profa. Dra. Vilma
Moreira dos Santos, dos colegas do Arquivo
Municipal da Cidade de Belo Horizonte e
daqueles que h muito me acompanham e
sustentam meus sonhos. A todos, meus
sinceros agradecimentos e minha gratido.



3



Sumri o




RESUMO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1. INTRODUO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2. ALGUMAS CONSIDERAES SOBRE A ARQUIVOLOGIA E A
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3. OS PRINCPIOS E CONCEITOS DA ARQUIVOLOGIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3. 1 Os Pri nc pi os arqui v st i cos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3. 1. 1 O pri nc pi o de respei t o aos f undos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3. 1. 2 O pri nc pi o de proveni nci a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3. 1. 3 O pri nc pi o de manut eno da ordem ori gi nal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3. 1. 4 O pri nc pi o de i ndi vi si bi l i dade ou i nt egri dade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3. 2 O concei t o de arqui vo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3. 3 As caract er st i cas e qual i dades do arqui vo e seus document os . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3. 3. 1 Nat ural i dade ou Cumul at i vi dade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3. 3. 2 Organi ci dade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
3. 3. 3 Imparci al i dade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
3. 3. 4 Aut ent i ci dade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3. 3. 5 Uni ci dade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
3. 4 Al gumas consi deraes a part i r dos pri nc pi os e concei t os da arqui vol ogi a 57
3. 4. 1 Trs caract er st i cas que def i nem o arqui vo ...............................................59
3. 4. 2 Uma caract er st i ca que def i ne o bom arqui vo .....................................68
4. AS PRINCIPAIS QUESTES RELACIONADAS UTILIZAO DO ARQUIVO. . . . . . . . . . . . 73
4. 1 O Ci cl o de Vi da dos document os . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4. 1. 1 O t rat ament o dos document os na f ase corrent e. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
4. 1. 2 O t rat ament o dos document os na f ase i nt ermedi ri a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
4. 1. 3 O t rat ament o dos document os na f ase permanent e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
4. 2 Anl i se dos arqui vos no seu uni verso i nst i t uci onal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
4. 2. 1 O t rabal ho na i nst i t ui o arqui v st i ca pbl i ca.........................................94
4. 3 Al gumas consi deraes rel aci onadas ut i l i zao do arqui vo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
5. CONCLUSO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
REFERNCIAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105



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RESUMO
Est udo da t eori a dos arqui vos, baseado em sua l i t erat ura, com o obj et i vo de
i dent i fi cao dos fundament os da arqui vol ogi a e de encont rar nest e campo de
est udo a possi bi l i dade de mai or ci ent i fi ci dade nos seus desenvol vi ment os. O est udo
fei t o at ravs da anl i se comparat i va dos pri nci pai s concei t os conforme
enunci ados pel os aut ores da rea. Dest acam-se as noes que se most ram como
i ndi spensvei s para a defi ni o de arqui vo e apresent a-se uma formul ao para o
concei t o, procurando i ncorporar t ai s noes excl ui ndo-se as demai s. Del i nei a-se, a
part i r dessa anl i se, o processo de cri ao dos arqui vos donde se ext rai as suas
caract er st i cas i nt r nsecas e i dent i fi cam-se as qual i dades do arqui vo e dos seus
document os fundament ando-as nessas caract er st i cas i nt r nsecas. Busca-se, ent o, a
i dent i fi cao dos pri nc pi os arqui v st i cos como recursos para a manut eno das
caract er st i cas e qual i dades dos arqui vos. Exami nam-se, t ambm a part i r da anl i se
de concei t os, o uni verso da ut i l i zao dos arqui vos e o seu t rat ament o apont ando os
grandes probl emas concei t uai s mesmo que no se chegue a oferecer-l hes sol uo.
As i nst i t ui es arqui v st i cas so, por fi m, brevement e abordadas com especi al
enfoque no seu papel soci al e no t rabal ho desenvol vi do em seu i nt eri or.





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1. INTRODUO


O probl ema que mot i vou i ni ci al ment e essa di ssert ao surgi u da prt i ca no
Arqui vo Muni ci pal da Ci dade de Bel o Hori zont e APCBH - onde a aut ora do
present e t rabal ho part i ci pa, desde de 2000, da const ruo dos i nst rument os de
pesqui sa e da i dent i fi cao do seu acervo.
A pri mei ra di fi cul dade, rel at i va ao desenvol vi ment o do t rabal ho com
document os fot ogrfi cos, apresent ou-se no moment o da el aborao do resumo do
cont edo de cada i magem e da const ruo do ndi ce por pal avras descri t oras desse
cont edo. A mul t i pl i ci dade de i nt erpret aes poss vei s de uma i magem demandava
uma escol ha e no se i dent i fi cava um cri t ri o que del i mi t asse o mbi t o da
ut i l i zao do cont edo do document o de manei ra segura. Ademai s, a escol ha dos
vocbul os mai s adequados para o ndi ce remet i a ao uni verso dos consul ent es que se
confi gura em di menses quase i nfi ni t as ao se consi derar as possi bi l i dades fut uras
de ut i l i zao do acervo.
O segundo probl ema surgi u aps doi s anos de t rabal ho, quando se const at ou
que, havendo apenas uma funci onri a dedi cando-se a t al at i vi dade, seri am gast os
aproxi madament e 70 anos de t rabal ho para se al canar a sua concl uso, j que o
acervo compe-se de al go em t orno de 110. 000 i t ens
1
.
E, por fi m, veri fi cou-se que o ndi ce referent e aos 1500 document os j
descri t os, o qual fora col ocado di sposi o na sal a de consul t as j unt ament e s suas
fi chas descri t i vas, no era ut i l i zado e que as 900 i magens que no possu am cpi as
reprogrfi cas di sponi bi l i zadas para consul t a, cont i nuavam i gnoradas como font e de
pesqui sa.
Essa l t i ma const at ao sugeri u a exi st nci a de mai s probl emas do que se
poderi a supor. Urgi a um exame das at i vi dades desenvol vi das com vi st as
di sponi bi l i zao dos document os fot ogrfi cos e a formul ao de uma met odol ogi a
de t rabal ho que as t ornasse de efei t o.
Al gumas aes foram desenvol vi das at ravs do prpri o APCBH, t ai s como a
busca por produes l i t erri as que t rat assem do t ema e o convi t e, em parceri a com o
Arqui vo Pbl i co Mi nei ro APM, professora Johanna W. Smi t , para mi ni st rar um
curso de uma semana que versasse sobre a i ndexao de document os arqui v st i cos.
Al i ou-se a i sso, a i ni ci at i va pessoal da aut ora dest e t rabal ho, com o apoi o do

1
Para esse clculo levou-se em conta o tempo mdio de uma hora e dez minutos para o tratamento de cada
imagem considerado-se sua anlise, pesquisa para identificao de contedo, redao do resumo do contedo,
identificao das palavras-chave descritoras do contedo, digitao da ficha descritiva e do ndice, conferncia e
impresso das fichas e do ndice. Considerou-se a carga horria de oito horas de trabalho por dia.

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APCBH, de cursar o mest rado da Escol a de Ci nci a da Informao da UFMG.
O proj et o propost o, com vi st as a ser desenvol vi do ao l ongo do curso de
mest rado, e, depoi s, o proj et o para qual i fi cao, foram el aborados com a propost a
de const ruo de uma met odol ogi a para o t rat ament o dos document os fot ogrfi cos
de cart er arqui v st i co. No ent ant o, medi da que os est udos da arqui v st i ca foram
se desenvol vendo, veri fi cou-se que o t rat ament o de document os fot ogrfi cos em
arqui vo dependeri a pri mei rament e de uma boa compreenso da t eori a dos arqui vos.
Const at ou-se que, embora os document os fot ogrfi cos de arqui vo apresent em
pecul i ari dades que os di st i nguem dos document os t ext uai s e, t ambm, mai or apel o
pesqui sa na at ual i dade, ant es de t udo el es so document os arqui v st i cos. Suas
especi fi ci dades no si gni fi cam que el es dei xem de apresent ar os mesmo probl emas
de t rat ament o e acessi bi l i dade dos document os t ext uai s dest aca-se como o
pri nci pal del es, o vol ume document al . Que, embora sendo suscept vei s a
i nt erpret aes ml t i pl as de cont edo, os document os fot ogrfi cos de arqui vo no se
const i t uem em uma col eo desvi ncul ada do seu cont ext o de produo - ai nda que
uma part e si gni fi cat i va de consul ent es enxergue-os assi m.
Os est udos de arqui v st i ca i ndi cam, por fi m, que sendo cada fundo
arqui v st i co ni co na sua const i t ui o, seri a i nadequado propor uma met odol ogi a
para o t rat ament o de qual quer acervo fot ogrfi co de nat ureza arqui v st i ca. Most ra-
se mai s adequada a aqui si o de uma boa base t eri ca que permi t a um pl anej ament o
espec fi co para cada fundo at endendo s suas pecul i ari dades.
Dessa forma, a present e di ssert ao t em como obj et i vo a busca de
ent endi ment o da t eori a dos arqui vos, at ravs dos aut ores consi derados mai s
expressi vos para o debat e em quest o, de modo a i dent i fi car seus concei t os e
pri nc pi os e o nexo exi st ent e ent re el es. Essa propost a pret ende i nvest i gar a
possi bi l i dade da t eori a dos arqui vos al canar um cert o grau de ci ent i fi ci dade que,
al guns aut ores, como Schel l enberg, consi deram desnecessri o para que el a se
desenvol va e cumpra seu papel no t rat ament o dos arqui vos, mas out ros a
consi deram i ndi spensvel .
Foram est udados os segui nt es aut ores nest a pesqui sa: de manei ra especi al , a
Associ ao dos Arqui vi st as Hol andeses - 1898, Hi l ary Jenki nson - 1920 e Theodore
R. Schel l enberg 1956 e 1963; e aut ores com cont ri bui es rel evant es a part i r da
dcada de 80: Mi chel Duchei n (1982), Hel o sa L. Bel l ot t o (1991 e 2002), Luci ana
Durant i (1993 e 1994), Jean Yves Rousseau e Carol Cout ure (1994). Al m desses
aut ores, recorreu-se t ambm bi bl i ografi a arqui v st i ca cent rada nos aspect os
t eri co-met odol gi cos. Assi m, a pesqui sa document al
2
del i neou-se como o
procedi ment o met odol gi co a ser adot ado no desenvol vi ment o dest e t rabal ho.
Foi necessri o t omar a defesa da necessi dade dessa ci ent i fi ci dade e
procurar demonst r-l a em prol do desenvol vi ment o da arqui vol ogi a como ci nci a. A
l i t erat ura arqui v st i ca most ra, depoi s de um scul o de est udos referendados em
probl emas de base ci rcunst anci al hi st ri ca, que h el ement os fundament ai s que

2
Em font es i mpr essas publ i cadas.

7
i ndependem do cont ext o t emporal em que o arqui vo exami nado e que esses
fundament os devem ser del i neados ci ent i fi cament e
3
para que, a part i r del es, se
possa desvel ar al guns t ant os out ros que permi t i ro o avano dest e campo de
conheci ment o.
Os amadori smos e i mprovi saes no t rat ament o dos arqui vos, que t m como
conseqnci a, i ncl usi ve, a desvi rt uao do cart er arqui v st i co dos document os, no
geram apenas os probl emas vi s vei s na consul t a aos document os. Hoj e, essas
post uras acabam por i mpl odi r os arqui vos, como escreveu Camargo (2003),
prej udi cando a sua ut i l i zao fut ura. A part i r do moment o que se permi t e a perda de
organi ci dade de um arqui vo, est e fi ca condenado a no recuperar mai s o si gni fi cado
dos seus document os.
Assi m, a i dent i fi cao de bases ci ent fi cas que ori ent em os t rabal hos nos
arqui vos seri a o cami nho para fazer com que os arqui vos cumpram seu papel na
at ual i dade e mant enham sua i nt el i gi bi l i dade para o fut uro. Isso no si gni fi ca
pret ender encont rar uma t eori a defi ni t i va, porque, se a fi l osofi a fi l ha do seu
t empo, como ensi na Hegel , pode-se, hoj e, est ender essa mxi ma, t ambm, para as
ci nci as, quando suas verdades t ornaram-se rel at i vas. Pret ende-se,
di ferent ement e, const rui r bases sufi ci ent ement e cl aras para o desenvol vi ment o de
met odol ogi as coerent es que ori ent em os t rabal hos nos arqui vos de modo a t ornar
seus document os faci l ment e acess vei s e dot ados de si gni fi cado.
A fi nal i dade at ri bu da aos arqui vos pel os t eri cos do campo, ao l ongo da
hi st ri a, vari ou conforme o cont ext o cul t ural da poca em que eram exami nados.
Di scorrem Rousseau e Cout ure (1998):

Com a apareci ment o do est ado-nao e o desenvol vi ment o da
Hi st ri a como di sci pl i na uni versi t ri a [. . . ], os depsi t os de arqui vo,
out rora consi derados sobret udo como arsenai s de l ei s,
t ransf ormam- se agora em arsenai s da hi st ri a. (p 17)

Hoj e, percebe-se, h preocupao, para uma det ermi nada vert ent e, de se
reconhecer a i nformao arqui v st i ca como dado de i nf ormao descont ext ual i zada,
supondo-se est ar, assi m, i nseri ndo os arqui vos na Soci edade da Inf ormao
4
e, para
out ra vert ent e, val ori zam-se as i nformaes cont ext ual i zadas dos document os na sua
ori gem com vi st as democrat i zao da i nformao.
Cont udo, as quest es fundament ai s, que det ermi nam o que arqui vo e o seu
t rat ament o, no foram afet adas pel as di ferent es fi nal i dades at ri bu das a el e no
decorrer do t empo, ai nda que a prt i ca nas i nst i t ui es arqui v st i cas t enha si do
fort ement e i nfl uenci ada por el as. Seus fundament os mant i veram-se sem al t eraes
si gni fi cat i vas ao l ongo dest es 106 anos, per odo compreendi do ent re a publ i cao

3
Consi der a- se ci ent i f i ci dade, aqui , a exi st nci a de um cor po t er i co, cl ar ament e
del i neado, que sej a consensual t oda comuni dade arqui v st i ca e desat rel ado de f enmenos
cul t urai s ci rcunst anci ai s.
4
No t r at ar emos, nessa di sser t ao, dos document os el et r ni cos em especi al , poi s seu
t r at ament o no deve di f er i r, basi cament e, do t rat ament o dos demai s document os
arqui v st i cos no el et rni cos.

8
do Manual de Arranj o e Descri o de Arqui vos, da Associ ao dos Arqui vi st as
Hol andeses em 1898, e o ano corrent e. E so, preci sament e, esses fundament os que
se busca i dent i fi car de manei ra cl ara no present e t rabal ho.
O pri mei ro probl ema i dent i fi cado nessa busca t eri ca refere-se
t ermi nol ogi a, que no consensual ent re os aut ores e t radut ores da l i t erat ura do
campo. Not a-se que o prpri o desenvol vi ment o da t eori a vai mol dando sua
t ermi nol ogi a ao l ongo do t empo, de forma que, nas publ i caes mai s ant i gas, os
t ermos so mai s vol t ei s do que nas publ i caes mai s recent es, onde a t ermi nol ogi a
est mai s consol i dada. Mas, ai nda hoj e, no se pode afi rmar que el a se encont ra
t ot al ment e consol i dada: ai nda const at am-se di ferenas no emprego de al guns
t ermos, conforme se pret ende demonst rar no cap t ul o que se segue.
Est a di ssert ao est organi zada em t rs cap t ul os cent rai s: o que se segue a
est a i nt roduo di scorre brevement e sobre a hi st ri a do desenvol vi ment o da
arqui vol ogi a de manei ra a si t uar as di scusses que se segui ro e, t ambm, aborda o
probl ema t ermi nol gi co at ravs da ci t ao dos t ermos e aut ores que so de mai or
i mport nci a para a compreenso da t eori a.
O out ro cap t ul o dedi cado ao exame dos concei t os encont rados na l i t erat ura
da rea. Pri mei rament e, so exami nados os pri nc pi os arqui v st i cos, o concei t o de
arqui vo e suas caract er st i cas e qual i dades a part i r da anl i se comparat i va das
defi ni es encont radas nos aut ores escol hi dos. Nest e moment o, di scut e-se, t ambm,
a concei t uao de document o, de document os de arqui vo e de i nformao e
t ent a-se reformul ar cada concei t o de modo a l hes dar coernci a rel at i vament e ao
conj unt o da t eori a dos arqui vos.
Ao fi nal dest e cap t ul o fei t o um exame do corpo t eri co anal i sado e, a
part i r di sso, desenham-se os nexos poss vei s ent re os di versos el ement os que
compem o uni verso de cri ao do arqui vo e que defi nem suas caract er st i cas e
qual i dades, ext rai ndo-se da o si gni fi cado dos pri nc pi os arqui v st i cos.
O l t i mo cap t ul o refere-se ao t rat ament o do arqui vo com vi st as sua
ut i l i zao. Nest e cap t ul o, busca-se apont ar os pri nci pai s el ement os que carecem de
fundament ao ci ent fi ca e i dent i fi cam-se os fundament os do processo de cri ao
dos arqui vos que adqui rem i mport nci a nesse uni verso. Ao fi nal , anal i sam-se,
brevement e, al guns probl emas do uni verso da ut i l i zao do arqui vo e abordam-se
quest es rel at i vas i nst i t ui o arqui v st i ca pbl i ca, sal i ent ando-se o seu
si gni fi cado pol t i co-cul t ural e rel aci onando est e si gni fi cado necessi dade do
apri morament o do t rat ament o dos arqui vos com vi st as ao acesso ao seu cont edo
i nformaci onal pel as popul aes vi ncul adas a el es.
Est a di ssert ao no pret ende esgot ar a di scusso e busca de mai or preci so
para os concei t os da arqui vol ogi a. Cabe ressal t ar que cada um desses pont os merece
est udos mai s det al hados e aprofundados. Cont udo, nosso obj et i vo i dent i fi car
al guns aspect os que, sob o ol har da aut ora dest e t rabal ho, podem chegar a
compromet er o bom ent endi ment o da t eori a dos arqui vos; e, ao mesmo t empo,
apont ar poss vei s i nt erpret aes rel at i vament e ao conj unt o dessa t eori a.

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2. ALGUMAS CONSIDERAES SOBRE A ARQUIVOLOGIA E A
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA



Sousa (2003) observa que:

Os cont ornos dessa di sci pl i na do conheci ment o humano, a
Arqui v st i ca, soment e t ornaram- se percept vei s com a urbani zao
das soci edades, com a f ormao dos est ados naci onai s e o
conseqent e aument o das i nst i t ui es pbl i cas. (p. 242-243)

Isso porque, por mui t os scul os, as noes de admi ni st rao foram baseadas
na vont ade do soberano; os arqui vos, ent o, exi st i am para at ender excl usi vament e
a el e. O arqui vi st a ocupava um post o de confi ana j unt o ao soberano e apenas el e -
o arqui vi st a - saberi a l ocal i zar os document os arqui vados conforme o seu
ent endi ment o pessoal de qual seri a a mel hor forma de organi z-l os para i sso.
No scul o XIX, aps a consol i dao das i nst i t ui es arqui v st i cas naci onai s,
cri adas em conseqnci as das mudanas nas est rut uras de poder, os arqui vos
passaram a demandar mai ores esforos para a vi abi l i zao do acesso aos
document os de modo que as i nformaes sobre sua ori gem permanecessem vi s vei s.
Est abel ecem-se, ent o, al guns pri nc pi os de ori ent ao prt i ca para a organi zao
da document ao arqui v st i ca.
O pri nc pi o de respect des f onds, formul ado por Nat al y de Wal l y, chefe da
Seo Admi ni st rat i va dos Arqui vos Depart ament ai s, em 1841, foi publ i cado pel o
Mi ni st ri o do Int eri or na Frana em 1848 (Si l va et al . , 2002, p. 107), como
i nst ruo para o t rat ament o dos acervos document ai s, e no com vi st as a um
desenvol vi ment o concei t ual .
E os pri nc pi os de proveni nci a e ordem ori gi nal , i nspi rados no pri nc pi o de
respect des f onds, foram publ i cados na Al emanha, em 1881, no Regul at i ve f r di e
Ordnungsarbei t en i m Gehei men St aat sarchi v, t ambm dent ro de uma perspect i va de
ori ent ao para a prt i ca nos arqui vos.
A Associ ao dos Arqui vi st as Hol andeses, em 1898, foi quem publ i cou a
pri mei ra obra que prope um est udo concei t ual dos pri nc pi os arqui v st i cos.
Embora t enha si do i nt i t ul ada Manual de Arranj o e Descri o de Arqui vos
5
, seus
aut ores fazem quest o de decl arar, no prefci o da obra, que det al hes a respei t o do

5
A obra foi t r aduzi da par a o por t ugus por i ni ci at i va do Arqui vo Naci onal em 1960.

10
format o da descri o arqui v st i ca no os preocupa, sugeri ndo pret enderem, de modo
i novador, buscar al canar mai or ci ent i fi ci dade para o t rat ament o dos arqui vos.
Di zem el es:

Sent i mos, poi s, que um dever para conosco, ant eci parmo-nos a
el a [a cr t i ca] com admi t i r f rancament e que, ai nda em nossa prpri a
opi ni o, as narrat i vas de Jacob van Lennep so, por cert o, mai s
at raent es que a nossa obra, e com decl arar, ademai s, que no
reput amos capi t al quest o de saber se dat a h de ser i mpressa ou
post a ent re parnt eses, ou se se numeram os document os com
al gari smos ou l et ras. . (1960, pr ef ci o dos aut or es pr i mei r a
edi o. p. 7)

Essa decl arao dos aut ores apont a sua i nt eno de i r al m da det ermi nao
de al gumas regras para a el aborao dos i nvent ri os e ent rar no campo da
concei t uao, ou sej a, da ci ent i fi ci dade. Como, por exempl o, nos pargrafos 16 e
17 (Associ ao. . . 1960, p. 35-41), onde el es defi nem os pri nc pi os de respect des
f onds, proveni nci a e ordem ori gi nal e di scorrem sobre el es, t ent ando el i mi nar
equ vocos e t ornar esses pri nc pi os concei t ual ment e cl aros.
Em 1922, o i ngl s Hi l ary Jenki nson desenvol ve al gumas t eori as i mport ant es
como a defi ni o daqui l o que el e denomi nou as qual i dades dos document os de
arqui vo: Imparci al i dade e Aut ent i ci dade
6
. Mas i sso no foi sufi ci ent e para
i mpul si onar a arqui vol ogi a.
Depoi s da Segunda Grande Guerra, os mai ores esforos concent raram-se no
cont i nent e nort e-ameri cano e eram vol t ados para o desenvol vi ment o de
met odol ogi as arqui v st i cas especi al ment e dedi cadas s fases corrent e e
i nt ermedi ri a dos arqui vos, em conseqnci a da acel erada expanso da produo
document al . Formul aram-se, ent o, os concei t os de ci cl o de vi da dos document os
e de gest o document al records management - est e l t i mo rel at i vo ao
t rat ament o dos arqui vos em suas fases corrent e e i nt ermedi ri a.
Est e mesmo per odo marcado pel o que Roper (1989) chamou de expanso
da hi st ri a acadmi ca. Est e fenmeno i nt erferi u mui t o na prt i ca de t rat ament o
dos arqui vos permanent es. O enfoque na pesqui sa hi st ri ca promoveu al guns
equ vocos, por part e dos funci onri os das i nst i t ui es arqui v st i cas, porque
t ent avam at ender a essa demanda de consul t a. At ravs de suposi es sobre t emas de
i nt eresse, os arranj os desrespei t avam os pri nc pi os arqui v st i cos.
No ent ant o, essa prt i ca nos arqui vos permanent es no afet ou di ret ament e o
desenvol vi ment o da t eori a arqui v st i ca. A produo l i t erri a cont i nuou a
desenvol ver-se com base no que j est ava consol i dado. Mas, pode-se presumi r, no
a foment ou, poi s se a t eori a arqui v st i ca deve ori ent ar a prt i ca no t rat ament o dos
arqui vos, por out ro l ado, a prt i ca arqui v st i ca que al i ment a as di scusses que
propi ci am o desenvol vi ment o t eri co. Desprezando-se a t eori a no desenvol vi ment o
da prt i ca, se empobrece o debat e t eri co.

6
A obr a de Hi l ar y Jenki nson nunca foi publ i cada no Br asi l com t r aduo par a o port ugus.

11
No Brasi l , foi na dcada de 60 do scul o passado, que o Arqui vo Naci onal
i dent i fi cou a necessi dade de dar organi zao arqui v st i ca mai s ri gorosa aos seus
document os. At ent o, est es est avam ordenados a part i r de uma ori ent ao mai s
bi bl i ot econmi ca do que arqui v st i ca, ou sej a, os document os encont ravam-se
ordenados por assunt os, i nt eresses, val or hi st ri co, et c. , e no conforme sua
proveni nci a e ordem ori gi nal . O di ret or do Arqui vo Naci onal poca, Jos
Honri o Rodri gues, convi dou, ent o, o est aduni dense Theodore Roosevel t
Schel l enberg para vi r ao Brasi l a fi m de aconsel h-l o sobre os probl emas do
Arqui vo Naci onal , conforme rel at a o prpri o Rodri gues na apresent ao de
Document os pbl i cos e pri vados: arranj o e descri o de 1963. Nest a ocasi o,
Schel l enberg acabara de produzi r est e l i vro, ai nda no publ i cado, cont endo sua
met odol ogi a arqui v st i ca, que foi t raduzi do e publ i cado pel o Arqui vo Naci onal , j
que o pa s s possu a al gumas cpi as mi meografadas de art i gos sobre o t ema e a
t raduo do manual publ i cado pel a Associ ao dos Arqui vi st as Hol andeses.
Mas Schel l enberg (1973) quem, em publ i cao ant eri or - Arqui vos
Modernos: pri nc pi os e t cni cas
7
- no se i nt i mi da em afi rmar que: A arqui v st i ca,
ai nda que rel at i vament e nova, no carece de subst nci a ci ent f i ca ou de erudi o
e, f ugi ndo regra, t ent ou evi t ar uma t ermi nol ogi a especi al i zada. (p. 13).
Ai nda assi m, esse aut or ofereceu avanos t eri cos ao reafi rmar os pri nc pi os
arqui v st i cos e i dent i fi car a aci dent al i dade do val or cul t ural que os document os
adqui rem depoi s de cessado seu uso corrent e e porque os seus val ores sero de
i nt eresse para out ros que no os ut i l i zadores i ni ci ai s (Schel l enberg, 1974, p. 180).
Est e mesmo t rabal ho t rat a dos pri nc pi os de cl assi fi cao dos arqui vos corrent es,
do pl ano de dest i nao dos document os e sua t ransfernci a para cent ros
i nt ermedi ri os de document os, dest rui o e t ransf ernci a para o arqui vo de
cust di a.
No Brasi l , com a carnci a de cursos de graduao na rea, comea-se a
produzi r uma l i t erat ura arqui v st i ca apenas no fi nal do scul o XX. A formao em
arqui vol ogi a, at hoj e, depende mui t o do empenho do i nt eressado em adqui ri r
conheci ment o at ravs de seus prpri os esforos.
Em Mi nas Gerai s, por exempl o, no exi st em cursos de graduao e
especi al i zao na rea. No n vel dos est udos de ps-graduao, a possi bi l i dade que
se col oca para os i nt eressados o Programa de Ps-Graduao em Ci nci a da
Informao da UFMG, que abri ga proj et os de pesqui sa enfocando quest es do
campo da arqui v st i ca, como o est udo em paut a. Al gumas uni versi dades de out ros
est ados vm cont ri bui ndo na produo do conheci ment o da rea. Por exempl o, a
UnB, a USP e o Inst i t ut o Brasi l ei ro de Informao, Ci nci a e Tecnol ogi a (IBICT),
at ual ment e i ncorporado est rut ura da UFF.
A carnci a de cursos compromet e os servi os nos arqui vos, especi al ment e no
que se refere ao t empo de t rabal ho, poi s os funci onri os preci sam formar-se dent ro
das i nst i t ui es enquant o execut am as at i vi dades.

7
A obr a foi publ i cada em 1956 em l ngua i ngl esa.

12
Cabe menci onar os esforos do CONARQ Consel ho Naci onal de Arqui vos
e das associ aes de arqui vi st as que, at ravs de publ i caes, da promoo de
congressos e da cri ao de comi sses especi ai s para o est udo dos probl emas
espec fi cos da rea, vm aos poucos cont ri bui ndo para o desenvol vi ment o do campo
no pa s. Do mesmo modo, os arqui vos pbl i cos de al gumas ci dades e as fundaes
Get l i o Vargas e FUNART, dent re out ras, t m se empenhado em consol i dar a nossa
arqui vol ogi a edi t ando t rabal hos, t ext os ci ent fi cos e ori ent aes para os arqui vi st as.
Ressal t a-se, t ambm, o papel do Consel ho Int ernaci onal de Arqui vos C. I. A.
- para o desenvol vi ment o da arqui vol ogi a. Sua cont ri bui o mai s recent e refere-se
aos t rabal hos di reci onados concepo da Norma Geral Int ernaci onal de Descri o
Arqui v st i ca - ISAD-G - que ori ent a a boa apl i cao dos pri nc pi os arqui v st i cos no
t rat ament o document al de modo a padroni zar os el ement os de descri o dos
conj unt os de document os; e da Norma Int ernaci onal de Regi st ro de Aut ori dade
Arqui v st i ca para Ent i dades Col et i vas, Pessoas e Fam l i as ISAAR(CPF) - que
ori ent a a padroni zao dos regi st ros de aut ori dade, com vi st as a possi bi l i t ar a
i nt egrao i nt el ect ual de document aes referent es a uma mesma ent i dade col et i va,
pessoa ou fam l i a que se encont rem em l ocai s, ou mesmo pa ses, di ferent es.
Cont udo, al guns aut ores dedi cados apercebem-se da precari edade dos
recursos t eri cos di spon vei s para que se possa dar cont a dos probl emas no i nt eri or
das i nst i t ui es arqui v st i cas. Sousa (2003) preocupa-se com a possi bi l i dade da
Arqui v st i ca est ar condenada a permanecer como um corpo de prt i cas e de
recei t as sem raci onal i dade ci ent f i ca(p. 240). Em seu t rabal ho, vol t ado para a
cl assi fi cao dos arqui vos de documentos corrent es, el e consi dera necessri o
buscar-se uma fundament ao t eri ca para o processo de cl assi fi cao (p. 240). Di z
el e ai nda:

o arcabouo t eri co-met odol gi co ut i l i zado para t rat ar a quest o
da cl assi f i cao de i nf ormaes arqui v st i cas, mol dado em meados
do scul o XI X, no d mai s cont a de resol ver os probl emas i mpost os
pel a grande massa de i nf ormaes acumul adas di ari ament e pel as
organi zaes cont emporneas, pel a di ssemi nao de novas
t ecnol ogi as, pel a i nst abi l i dade crni ca das i nst i t ui es e pel o
desenvol vi ment o soci al , que t rouxe t ona a f i gura do ci dado e o
di rei t o `a i nf ormao. (p. 241-242)

Independent ement e de se concordar com os mot i vos expost os pel o aut or -
t al vez no sej a um probl ema de obsol escnci a do arcabouo t eri co - consi dera-se
que o campo necessi t a prover seus concei t os fundament ai s de uma t al
si st emat i zao que const rua com el es uma est rut ura sl i da para a arqui vol ogi a.
Sendo assi m, a possi bi l i dade de real desenvol vi ment o da rea demandari a, t al qual
prope Sousa, uma mai or ci ent i fi ci dade.
nessa perspect i va que se si t ua o pri mei ro probl ema apresent ado quando se
dedi ca ao est udo da arqui vol ogi a at ravs da sua l i t erat ura, pri nci pal ment e para os
i ni ci ant es. Trat a-se da fal t a de consol i dao da t ermi nol ogi a adot ada, sej a nas

13
t radues para o port ugus do Brasi l , como t ambm nos t ext os ori gi nai s, em nossa
l ngua ou em l ngua est rangei ra. As t radues so mai s probl emt i cas porque os
pa ses t endem a adot ar vocabul ri os prpri os, o que acarret a probl emas nas
freqent es t radues l i t erai s dos t ermos.
Al guns exempl os encont rados em Schel l enberg, Bel l ot t o e Rousseau e
Cout ure i l ust ram esse aspect o:
O t ermo arranj o, na arqui v st i ca at ual , t em si do ut i l i zado no cont ext o dos
arqui vos permanent es, ou sej a, el e se refere ordenao do arqui vo e sua descri o
depoi s de recol hi do para guarda permanent e.
Schel l enberg (1973), por exempl o, ut i l i za o t ermo arranj o de forma ampl a,
mesmo quando est se referi ndo aos arqui vos corrent es. Ci t amos um t recho que
i l ust ra o probl ema: O encarregado de uma repart i o, not e-se bem, comument e se
preocupa apenas com o arranj o daquel es [document os] cri ados pel a prpri a
repart i o (p. 207, gri fo nosso). Ora, o prpri o aut or adot a o t ermo cl assi fi cao
para o t rat ament o dos document os corrent es, conforme pode ser comprovado na
mesma obra ci t ada. Mas, el e no rest ri nge o uso do t ermo arranj o fase
permanent e, como se v, cri ando, assi m, uma confuso para o l ei t or i ni ci ant e.
ai nda na t raduo dessa mesma obra que se encont ra o t ermo i ngl s
archi ve groups, que si gni fi ca para o aut or fundos de arqui vo, t raduzi do
si mpl esment e por grupos. Traz a t raduo:

Segundo Jenki nson a organi zao de document os t em por obj et i vo
' est abel ecer ou rest abel ecer o arranj o ori gi nal ' . Os document os
devem ser arranj ados em grupos (archi ve groups) por el e def i ni dos
como acumul aes resul t ant es do t rabal ho. (p. 219)

Nest e t recho, a t radut ora mant eve o t ermo ori gi nal ent re parnt eses, o que
faci l i t a a compreenso para quem t em conheci ment o da t ermi nol ogi a nort e-
ameri cana, mas nem sempre i sso acont ece e, ent o, o l ei t or passa a l er grupo onde
deveri a const ar o t ermo fundo.
Na cont i nui dade do mesmo t recho ci t ado, encont ra-se o t ermo cabeal ho
referi ndo-se aos t t ul os dos fundos e suas subdi vi ses. Esse t ermo pode gerar
equ vocos porque, na bi bli ot economi a, os cabeal hos so est abel eci dos com base
na anl i se de assunt o e, o l ei t or desavi sado, especi al ment e aquel e com formao em
bi bl i ot economi a, poder i nt erpret ar que os fundos e suas subdi vi ses t ambm se
organi zam por assunt os. Segue-se um dos t rechos onde o t ermo est empregado:
Essas f unes i ro const i t ui r os cabeal hos gerai s sob os quai s devem ser
organi zadas as cl asses de document os (p. 219, gri fo nosso)
Um pouco mai s adi ant e, encont ra-se o t ermo subgrupo referi ndo-se ao que
se denomi na grupo ou seo: Os subgrupos const i t uem-se de sri es de
document os t omando-se por base o seu arranj o no si st ema de arqui vament o,
assunt o ou af i ni dade f unci onal , ou uni f ormi dade f si ca. (p. 222, gri fo nosso).

14
Bel l ot t o (1991) apont a a vari ao dos t ermos seo e grupo. Em not a
referent e ao t ermo menci onado na pgi na 92, a aut ora observa:

A denomi nao adot ada ser essa l t i ma [ seo] se se acompanhar
a t raduo est ri t a dos manuai s de T. R. Schel l enberg, f azendo
anal ogi a com os grupos e subgrupos de que f al a aquel e consagrado
arqui vi st a. O pref i xo sub, no caso ameri cano, j ust i f i ca-se pel o f at o
de a expresso ar chi ve group corresponder em port ugus ao que
denomi namos f undo. H arqui vi st as brasi l ei ros que adot am a di vi so
do f undo em subgrupos di ret ament e, em razo dest a especi f i ci dade
da expresso i ngl esa. . (p. 102)

Tomando-se como exempl o o Arqui vo Pbl i co da Ci dade de Bel o Hori zont e,
veri fi ca-se que os t ermos seo e grupo so subst i t u dos pel o t ermo
subfundo. Ou sej a, pel o menos para os funci onri os dessa Inst i t ui o, cri a-se um
probl ema de i nt erpret ao da l i t erat ura.
Percebe-se que a preocupao de Bel l ot t o (1991) com o probl ema
t ermi nol gi co est present e, no apenas no t recho ci t ado, mas em out ros moment os.
Por exempl o, ao di scut i r as sri es no arranj o arqui v st i co para as quai s, segundo
el a, deve vi gorar a funo e o t i po document al , el a observa:

O uso si mul t neo da pal avra sri e para desi gnar organi smos, para
denomi nar seqnci a de document os da mesma t i pol ogi a, da mesma
f uno, do mesmo assunt o, ou ai nda para denomi nar agl ut i nao
de f undos, como na arqui v st i ca f rancesa, pode gerar conf uses t ant o
para o t rat ament o t cni co l evado a ef ei t o pel o arqui vi st a como para
os prpri os usuri os-pesqui sadores. (p. 96)

A vari ao de t ermi nol ogi a t ambm encont rada na t raduo efet uada por
aut ores port ugueses da obra de Rousseau e Cout ure (1998). O gl ossri o procura
escl arecer as di ferenas de vocabul ri o do francs canadense para o port ugus de
Port ugal e do Brasi l sem, mesmo assi m, consegui r cont ornar o probl ema:

Canad (Quebeque) Port ugal Brasi l
Archi ves de gest i on
Art i cl e
Cal endri er de conservat i on
Chemi se
Cl assement

Dossi er
Formul e de t ransf ert
Groupe de f onds darchi ves
Inst rument de recherche

Pri nci pe de respect des f onds
Rcol ement
Arqui vos corrent es
Uni dade de i nst al ao
Tabel a de sel eco
Capa
Organi zao (cl assi f i cao,
ordenao)
Dossi er, processo
Gui a de remessa
Grupo de arqui vos
Inst rument o de descri o
document al
Pri nc pi o de proveni nci a
Cont rol e de f undos
Arqui vos corrent es
Uni dade de arqui vament o
Tabel a de t emporal i dade
Past a, cami sa
Arqui vament o
cl assi f i cao, ordenao
Dossi er, processo
Rel ao de acol hi ment o
Grupo de f undos
Inst rument o de pesqui sa

Pri nc pi o da proveni nci a
Cont rol e de acervo
Font e: Rousseau e Cout ur e (1998, p. 339)

15

Not e-se que, no que se refere aos t ermos brasi l ei ros, al guns no
correspondem ao uso no Brasi l , como, por exempl o, rel ao de acol hi ment o. Usa-
se, aqui , Gui a de recol hi ment o. E no se t em conheci ment o da ut i l i zao do t ermo
cami sa referi ndo-se a past a.
Dest aca-se um t recho dessa obra na edi o port uguesa:

Quant o a arqui v st i ca, est a t rat ada como a di sci pl i na que agrupa
t odos os pri nc pi os, normas e t cni cas que regem as f unes de
gest o dos arqui vos, t ai s como a cri ao, a aval i ao, a aqui si o, a
cl assi f i cao, a descri o, a comuni cao e a conservao. (p. 24,
gr i fo nosso)

A pal avra aqui si o sugere o processo da bi bl i ot economi a de aqui si o de
document os sel eci onados com base em pol t i cas de desenvol vi ment o de acervos,
cal cadas, mui t as vezes, em necessi dades dos usuri os. O emprego desse t ermo,
referi ndo-se ao recol hi ment o dos acervos aos arqui vos permanent es, pode t ambm
di fi cul t ar para o l ei t or, especi al ment e se do campo da bi bl i ot economi a, o
ent endi ment o de que os document os de arqui vos no so adqui ri dos conforme o
i nt eresse dos seus consul ent es/ usuri os. El es so t ransferi dos ao arqui vo
i nt ermedi ri o ou recol hi dos ao arqui vo permanent e depoi s de t erem si do submet i dos
Tabel a de Temporal i dade. Est a Tabel a, de fat o, resul t a do processo de aval i ao,
mas, a pri nc pi o, t al aval i ao no t oma os consul ent es por base. O t ermo
aqui si o, port ant o, conforme ressal t ado por Schel l enberg (1973), no deveri a fazer
part e da t ermi nol ogi a arqui v st i ca.
Na t raduo da obra de Rousseau e Cout ure (1994), veri fi ca-se que, o que no
Brasi l chamamos de document os corrent es, so t raduzi dos por document os
act i vos, os chamados i nt ermedi ri os, por semi act i vos e, os permanent es, por
i nact i vos.
A concei t uao da expresso i t em document al apresent a verses vari adas
t ambm. Na publ i cao do Arqui vo Pbl i co Mi nei ro (1997) encont ra-se o segui nt e:
Uni dade document al mat eri al ment e i ndi vi s vel (Dossi , processo e document o
avul so). Tambm ref eri do como pea (p.78). E no gl ossri o da ISAD-G (1999),
t raduzi da pel o Arqui vo Naci onal do Brasi l , l -se: A menor uni dade arqui v st i ca
i nt el ect ual ment e i ndi vi s vel , por exempl o, uma cart a, memorando, rel at ri o,
f ot ograf i a, regi st ro sonoro. Com uma not a de p de pgi na: No Brasi l , i t em
document al def i ni do como a menor uni dade arqui v st i ca fi si cament e i ndi vi s vel
(p. 5).
Cont udo, essa not a, aparent ement e, est fazendo uma general i zao que no
condi z t ot al ment e com a real i dade, porque mui t os no Brasi l consi deram o i t em
document al t al como na defi ni o pri nci pal da ISAD-G. Sendo assi m, no h uma
refernci a sufi ci ent ement e segura para se defi ni r esse t ermo. H a expresso
uni dade document al que se refere t ant o a um document o avul so como a um
conj unt o de document os que no deve ser desmembrado porque compem um dossi

16
ou processo. Pel o que foi poss vel veri fi car, no h cont rovrsi a sobre esse
concei t o.
A quest o mai s compl exa, rel aci onada t ermi nol ogi a arqui v st i ca, foi
dei xada para o fi nal dest e cap t ul o poi s al m de ser um probl ema t ermi nol gi co,
al i a-se a el e a quest o concei t ual . Trat a-se do t ermo Arqui vo. Em cap t ul o adi ant e,
est e t ermo ser anal i sado vi sando-se encont rar uma concei t uao a mai s preci sa
poss vel . Cont udo, a quest o t ermi nol gi ca pode ser ant eci pada.
No Di ct i onary of Archi val Termi nol ogy do Int ernat i onal Counci l on Archi ves
(1984), encont ra-se o t ermo Archi ves, no pl ural , t ant o na l ngua i ngl esa quant o na
francesa e, o Di ci onri o de Termi nol ogi a Arqui v st i ca (1996), da Associ ao dos
Arqui vi st as Brasi l ei ros, t raz o t ermo Arqui vo no si ngul ar.
No Brasi l , compreende-se o t ermo arqui vo, no si ngul ar, como uma uni dade,
um t odo formado por part es e que pode desi gnar arqui vo em qual quer uma das fases
do seu ci cl o de vi da.
J o t radut or da obra edi t ada pel a Associ ao dos Arqui vi st as Hol andeses,
Manuel Adol fo Wanderl ey, faz a segui nt e expl anao, como not a de p de pgi na
i ndexada ao t ermo Arqui vo: A pal avra hol andesa archi ef, nome usado no
si ngul ar como o so pal avras correl at as em vri as out ras l nguas europi as. [. . . ].
(p. 9)
Em nenhum t ermo da l ngua i ngl esa, se encont ra o sent i do que no Brasi l
at ri bu mos pal avra arqui vo no si ngul ar. O t ermo Archi ve, no si ngul ar
encont rado no Di ci onri o do C. I. A. (1984) com a segui nt e defi ni o: Archi ves
ori gi nat i ng f rom a si ngl e provenance (p. 23). Ou sej a, t raz o si gni fi cado de f undo
de arqui vo sendo que, na l i t erat ura em l ngua i ngl esa, na verdade, no se cost uma
encont rar o t ermo sendo ut i l i zado nesse sent i do.
Archi ves, no i ngl s, t raduzi do como document os de arqui vo permanent e
e, o t ermo Records desi gna, t radi ci onal ment e na l ngua i ngl esa, os document os dos
arqui vos corrent es e i nt ermedi ri os.
Cook (1993) consi dera i mport ant e exami nar o probl ema t ermi nol gi co nos
t ermos records e archi ves. Di z el e:

The cent ral t heme of t hi s book i s t he operat i on of an archi ves
servi ce; part of an archi ves servi ce i s a records management
operat i on. Records management programmes al so exi st (i n f act
cert ai nl y much more of t en) as servi ces qui t e di st i nct f rom archi ves.
The di f f erence bet ween archi ves and records t he mat eri al s whi ch
def i ne t hese t wo servi ces has t heref ore t o be marked as st rongl y as
possi bl e. I t i s a di st i nct i on whi ch i s wel l f ounded i n t he (Engl i sh-
l anguage) prof essi onal l i t erat ure of t he l ast decades, but whi ch has
been conf used, and cont i nues t o be conf used i n dai l y usage, by a
pecul i ari t y of Bri t i sh hi st ory.
[] Nearl y a cent ury l at er, l ocal government i n i t s t urn
began t o set up archi val reposi t ori es, and si mpl y f ol l owed t he
t radi t i on i n nami ng t he new est abl i shment s as count y record
of f i ces. Though t oday t he usage i s somet i mes chal l enged, i t i s st i l l

17
est abl i shed. The consequence i s t hat t he t erm record i s of t en used
i nt erchangeabl y, i n Bri t ai n, wi t h t he t erm archi ve.
Despi t e t hi s conf usi on of t erms, t he Engl i sh l anguage permi t s
a cl ear def i ni t i on f or each, whi ch has been conf i rmed i n most of t he
l i t erat ure on t he subj ect si nce t he 1950s. The di st i nct i on has even
been t aken i nt o French and Spani sh prof essi onal usage, even t hough
t hese l anguages do not have ready-made words f or t he t wo t erms.
Records are i nformat i on medi a whi ch are creat ed i n t he course of
busi ness by an organi zat i on, and kept because t hey are of use i n
t hat busi ness. Archi ves are a subset of t he records: t hey are t he
records whi ch have passed an apprai sal t est , have been sel ect ed
because of t hei r possi bl e val ue i n ot her ki nds of reference, and
have been pl aced i n an archi val reposi t ory, or l east al l ocat ed t o a
permanent ret ent i on cat egory.
8
(p. 4-5, gr i fo nosso)

Ou sej a, o aut or defi ne records como document os de uso corrent e e archi ves como
document os de guarda permanent e e, mesmo que el e apont e o uso do t ermo records
para t odas as fases do ci cl o de vi da dos document os, sua concl uso de que a
di st i no exi st e e que el e opt a por el a. Cook no di scut e o uso de um t ermo prpri o
para desi gnar o arqui vo, no si ngul ar, enquant o um conj unt o de document os que
formam uma uni dade, como usado no Brasi l por al guns aut ores.
O Di ci onri o de Termi nol ogi a Arqui v st i ca da Associ ao dos Arqui vi st as
Brasi l ei ros publ i cado em 1996, sob coordenao de Ana Mari a de Al mei da Camargo
e Hel o sa Li beral l i Bel l ot t o, const i t ui uma refernci a em l ngua port uguesa quant o
ao uso dos t ermos. Mesmo assi m, al guns del es ai nda no est o sufi ci ent ement e
consol i dados e no oferecem segurana para o seu emprego. Tal vez, sej a necessri a
a ferment ao das di scusses no i nt eri or do campo de modo que t oda a comuni dade
arqui v st i ca fi nal ment e chegue a um consenso a respei t o do seu vocabul ri o.

.
.


8
O tema central deste livro a operao de um servio de archives; uma parte de um servio de archives a
operao de records management. Programas de record management tambm existem (na verdade, certamente
muito mais, muitas vezes) como servios completamente distintos de archives. A diferena entre archives e
records os materiais que definem esses dois servios tem, contudo, de ser marcada o mais fortemente
possvel. Essa uma distino que est bem fundamentada na literatura profissional (em lngua inglesa) das trs
ltimas dcadas, mas que foi confundida, e continua a ser confundida no uso cotidiano, pela peculiaridade da
histria britnica. [...] Quase no final do sculo, o governo local por seu turno, comeou a montar repositrios
arquivsticos, e seguiu simplesmente a tradio de nomear os novos estabelecimentos como county record
offices. Embora hoje a utilizao seja s vezes questionada, ela est ainda estabelecida. A conseqncia que o
termo record muitas vezes usado, na Inglaterra, no lugar do termo archive. Apesar dessa confuso de
termos, a lngua inglesa permite uma clara definio para cada um, que tem sido confirmada na maioria da
literatura no assunto desde a dcada de 50. A distino tem sido igualmente considerada na utilizao
profissional no francs e espanhol, embora essas lnguas no tenham palavras prontas para os dois termos.
Records so meios de informao (information media) que so criados no curso das atividades por uma
organizao, e mantidos porque eles so de uso nessas atividades. Archives so um subconjunto de records:
eles so os records que passaram por teste de avaliao, foram selecionados por causa do seu possvel valor
em outro tipo de referncia, e foram colocados em um repositrio arquivstico, ou pelo menos alocados
numa categoria de guarda permanente. (traduo nossa)

18




3. OS PRINCPIOS E CONCEITOS DA ARQUIVOLOGIA


Nest e cap t ul o, pret ende-se anal i sar os pri nc pi os arqui v st i cos, o concei t o
de arqui vo e as caract er st i cas e qual i dades do arqui vo e dos seus document os. Ao
mesmo t empo procurar-se- cot ej ar as di ferent es concei t uaes dos aut ores e
i dent i fi car aquel as noes que se most ram mai s coerent es dent ro do conj unt o da
t eori a arqui v st i ca.
Ao fi nal dest e cap t ul o, busca-se del i near o conj unt o da t eori a rel at i va ao
uni verso da formao do arqui vo, de modo a est abel ecer as rel aes exi st ent es ent re
os el ement os que compem esse uni verso. Em segui da, i dent i fi ca-se o nexo
exi st ent e ent re as noes que compem o concei t o de arqui vo e suas caract er st i cas
e qual i dades e, por fi m, a pert i nnci a dos pri nc pi os que det ermi nam o t rat ament o
do arqui vo.
Conforme menci onado no cap t ul o dedi cado arqui vol ogi a e sua
t ermi nol ogi a, a t eori a dos arqui vos desenvol veu-se a part i r da publ i cao das
i nst rues francesas que det ermi navam o respei t o aos fundos. Segui ndo, ent o, a
ordem cronol gi ca do desenvol vi ment o da t eori a, pri mei rament e, sero anal i sados
os pri nc pi os arqui v st i cos que se del i nearam com vi st as a i nst rui r o t rat ament o dos
arqui vos nas i nst i t ui es.
.



3. 1 Os Pri nc pi os arqui v sti cos



Um pri nc pi o ci ent fi co, de manei ra geral , a arch, no sent i do de
fundament o, de t udo o que se refere a um obj et o est udado.
Segundo o Di ci onri o de Ci nci as Soci ai s (1986) da Fundao Get l i o
Vargas, pri nc pi o, ent re out ras defi ni es, seri a:

causa pri mri a, precei t o, regra, l ei , proposi o que se pe no
i n ci o de uma deduo, e que deduzi da de nenhuma out ra dent ro do
si st ema consi derado, sendo admi t i da provi sori ament e, como
i nquest i onvel (so pri nc pi os os axi omas, os post ul ados, os t eoremas,
et c. ). (p. 976, gr i fo nosso)


19
Os pri nc pi os rel at i vos ao obj et o de est udo de uma ci nci a, ao serem
defi ni dos, const i t uem-se, port ant o, nos fundament os que possi bi l i t am o
desenvol vi ment o das proposi es rel at i vas a esse obj et o com uma mai or coernci a e
segurana.
Gri fa-se o t ermo provi sori ament e na ci t ao aci ma com o i nt ui t o de dei xar
cl ara a i nt eno de se t rabal har a t eori a arqui v st i ca t ent ando dar-l he um cont orno
coerent e, mas sem pret end-l a i mut vel . Seri a, i ncl usi ve, oport uno menci onar a
cri se paradi gmt i ca da ci nci a, hoj e, que di scut e e t ende a afi rmar que t odo
conheci ment o provi sri o e vl i do apenas para o obj et o no t empo e espao
(cont ext o) espec fi cos em que est udado. Lavi l l e e Di onne (1999) assi m se
mani fest am sobre essa quest o:

dos mesmos exames de real i dade produzi ndo sempre os mesmos
resul t ados, poder- se-i a esperar expl i caes seguras, gerai s,
pret ender, i ncl usi ve, det ermi nar as l ei s nat urai s e reconhecer seu
det ermi ni smo. Mas saberes que se decl aram i nt erpret aes no
podem evi dent ement e pret ender t ant o, e a i di a de l ei vem
desaparecendo da ci nci a moderna. (p. 43)

Ferrei ra (1986) assi m defi ne o t ermo pri nc pi os: Proposi es di ret oras de
uma ci nci a s quai s t odo o desenvol vi ment o post eri or dessa ci nci a deve est ar
subordi nado. (p. 1393)
No seri a exagero afi rmar que t odos os est udos referent es aos arqui vos
menci onam, seno al guns, pel o menos um pri nc pi o arqui v st i co. Isso si gni fi ca que
exi st e um consenso a respei t o da necessi dade de se t er defi ni dos pri nc pi os para o
desenvol vi ment o da t eori a arqui v st i ca. Consenso est e que no se pode perceber no
que se refere a quai s so esses pri nc pi os, como t ambm ao que se consi dera
caract er st i ca ou qual i dade dos fundos de arqui vo ou dos seus document os, os
quai s para al guns aut ores, podem assumi r t ambm o cart er de pri nc pi o.
Na l i t erat ura arqui v st i ca encont ram-se al gumas defi ni es de pri nc pi o
ci ent fi co das quai s dest acam-se duas: de acordo com Rousseau e Cout ure (1998,
p. 79), que ci t am Ri chard Cox, "para uma di sci pl i na, um pri nc pi o uma l ei
apl i cvel para t udo, por t odos e em t odas as si t uaes". Nesse cont ext o se i nserem
os pri nc pi os encont rados na arqui vol ogi a. E Bel l ot t o (2002) dest acou que os
pri nc pi os arqui v st i cos "const i t uem o marco pri nci pal da di f erena ent re a
arqui v st i ca e as out ras ' ci nci as' document ri as" (p. 20). Est a sua defi ni o conduz
i nfernci a de que el a est se referi ndo s proposi es que defi nem o prpri o
obj et o da arqui v st i ca, o arqui vo, j que seri a o obj et o de est udo que di st i ngui ri a
uma di sci pl i na ou ci nci a das out ras. Nest e cont ext o i nserem-se as caract er st i cas e
qual i dades do arqui vo as quai s o defi nem.
Desenha-se, pri mei rament e, um quadro geral do conj unt o das proposi es
arqui v st i cas, seus pri nc pi os, caract er st i cas e qual i dades, encont rados na l i t erat ura
para, em segui da, exami n-l os um a um.
Part i ndo-se do pri nc pi o de respei t o aos fundos, encont ram-se, defi ni dos

20
pel os al emes, de acordo com o que foi menci onado no cap t ul o ant eri or, os
pri nc pi os de proveni nci a e de respei t o ordem ori gi nal . Recent ement e, Bel l ot t o
(2002) defi ni u o que el a chamou de pri nc pi o de i ndi vi si bi l i dade ou i nt egri dade
que, conforme ser anal i sado na seqnci a, ent ende-se que t ambm est i mpl ci t o
no pri nc pi o de respei t o aos fundos.
Al m dos pri nc pi os menci onados, encont ram-se as caract er st i cas e
qual i dades dos fundos de arqui vo ou dos seus document os que se most ram como
fundament os para anl i se e t rat ament o dos acervos arqui v st i cos j que el as defi nem
o arqui vo como el e deve ser. Sendo assi m, al guns aut ores as consi deram t ambm
como pri nc pi os. o caso do que Bel l ot t o (2002) ent ende como os pri nc pi os de
organi ci dade, cumul at i vi dade e uni ci dade (p. 21) e que, em segui da, os defi ne como
qual i dades dos document os de arqui vo que l hes conferem fora probat ri a (p. 25).
Como foi vi st o na concei t uao de princ pi o, est e t ermo apl i ca-se ao que
fundament o para uma ci nci a. Sendo assi m, as caract er st i cas e qual i dades do
obj et o de est udo da arqui vol ogi a podem ser ent endi das como pri nc pi os desse
campo de conheci ment o, porque essas caract er st i cas e qual i dades most ram-se
t ambm como uma l ei apl i cvel para t udo, por t odos e em t odas as si t uaes,
conforme a defi ni o de Ri chard Cox. Dessa forma, ent ende-se que no h
i ncoernci a em t rat ar as proposi es que defi nem arqui vo ou seus document os,
ora como caract er st i cas ou qual i dades e ora como pri nc pi os. Ao cont rri o, el as so
de fat o fundament os da arqui vologi a, so t ambm seus pri nc pi os.
Durant i (1994, p. 52) cl assi fi ca as mesmas qual i dades ou pri nc pi os, ci t ados
aci ma, da obra de Bel l ot t o, como caract er st i cas dos regi st ros document ai s (est es
l t i mos, consi derados aqui como document os de arqui vo).
Ambas as aut oras acrescent am o que Jenki nson (1965), por sua vez, chamou
de qual i dades de Imparci al i dade e Aut ent i ci dade.
9
Bel l ot t o (2002) t ambm as
consi dera como qual i dades, mas Durant i (1994) as consi dera como caract er st i cas.
Exami nando-se a di st i no ent re os t ermos caract er st i ca e qual i dade,
v-se que el es se apresent am quase como si nni mos. O t ermo qual i dade sugere
uma caract er st i ca que acresce val or posi t i vo ao obj et o. Ent ende-se que as
caract er st i cas so i nt r nsecas ao obj et o e que as qual i dades so aquel as
caract er st i cas que, no sendo i ndi spensvei s para a sua conformao, i dent i fi ca
no obj et o um val or posi t i vo. A part i r di sso, i nt erpret a-se que a escol ha ent re um
t ermo ou out ro no afet a as quest es de fundo.
A anl i se da l i t erat ura revel a, t ambm, que os pri nc pi os de proveni nci a,
manut eno da ordem ori gi nal e i ndi vi si bi l i dade so sempre consi derados apenas
pri nc pi os por t odos os aut ores anal i sados. Ent ende-se que as caract er st i cas e
qual i dades defi nem o obj et o da arqui vologi a o arqui vo e os pri nc pi os
arqui v st i cos ci t ados di zem como el es devem ser t rat ados.


9
As qualidades de Autenticidade e Imparcialidade esto grafadas com letras maisculas em vista desses termos
assumirem um sentido prprio na arquivologia.

21


3. 1. 1 O pri nc pi o de respei t o aos fundos

Em 1841, al gumas dcadas aps a cri ao dos Archi ves Nat i onal es de Pari s
em 1790 (Schel l enberg, 1973, p. 4), os franceses defi ni ram o respect des f onds. Em
Si l va et al . (2002) encont ra-se a t ranscri o do t recho referent e s i nst ruct i ons pour
l a mi se em ordre et l e cl assement des archi ves dpart ement al es et communal es
10
:

1 Rassembl er l es di f f rent s document s par f onds, cest --di re
f ormer col l ect i on de t ous t i t res Qui provi ennent dun corps, dun
t abl i ssement , dune f ami l l e ou dun i ndi vi du, et di sposer daprs un
cert ai n ordre l es di f f rent s f onds ; 2 Cl asser dans chaque f onds l es
document s sui vant l es mat i res, en assi gnant chacune un rang
part i cul i er ; 3 Coordonner l es mat i res, sel on l es cas, daprs
l ordre chronol ogi que, t opographi que ou si mpl ement al phabt i que
11
.
E depoi s :
A l gard des f onds, i l i mport e de bi en comprendre que ce mode de
cl assement consi st e runi r t ous l es t i t res Qui t ai ent l a propri t
dun mme t abl i ssement , dun mme corps ou dune f ami l l e, et que
l es act es Qui y ont seul ement rapport ne doi vent pas t re conf ondus
avec l e f onds de cet t abl i ssement , de ce corps, de cet t e f ami l l e
12
.
(p. 107)

At a edi o dessas i nst ruct i ons, o arranj o dos fundos de arqui vo nos
Archi ves Nat i onal es era est rut urado em sees baseadas nos segui nt es t emas: Seo
Legi sl at i va, Seo Admi ni st rat i va, Seo Hi st ri ca, Seo de Propri edade, Seo
Judi ci al (Schel l enberg, 1973, p. 208). Isso si gni fi cava mescl ar document aes
proveni ent es de rgos di versos em um mesmo conj unt o chamado seo.
Mesmo aps as i nst ruct i ons, segundo Schel l enberg (1973, p. 210-213), o
pri nc pi o de respect des f onds no foi apl i cado com ri gor. Na prt i ca, os
document os ofi ci ai s passaram a ser agrupados de acordo com a nat ureza das
i nst i t ui es, o que l evava mi st ura, em um mesmo fundo, de document os de
i nst i t ui es di st i nt as que desempenhassem funes semel hant es.
Bel l ot t o (1991) agl ut i na em t rs as j ust i fi cat i vas que Schel l enberg

10
Inst rues para a ordenao e cl assi f i cao dos arqui vos depar t ament ai s e comunai s
( muni ci pai s).
11
Re-aj unt ar os di ver sos document os por fundo, ou sej a, for mar col eo de t odos os
t t ul os que pr ovm de uma cor por ao, de uma i nst i t ui o, de uma f am l i a ou de um
i ndi v duo, e di spor, segundo uma cer t a ordem, os di ver sos fundos; 2 Cl assi f i car, em cada
fundo, os document os segundo as mat r i as, dest i nando par a cada uma, uma ordem
par t i cul ar ; 3 Coordenar os assunt os, de acordo com o caso, em ordem cronol gi ca,
t opogr f i ca ou si mpl esment e al fabt i ca. ( t raduo nossa)
12
Com r el ao aos fundos, i mport a bem compr eender que seu modo de cl assi f i cao
consi st e em reuni r t odos os t t ul os que for am propr i edade de uma mesma i nst i t ui o, de
uma mesma cor por ao ou de uma f am l i a, e que os r egi st r os que apenas se r el aci onam a
est es no devem ser confundi dos com o fundo dessa i nst i t ui o, dessa corpor ao, dessa
fam l i a . (t raduo nossa)

22
el aborou para se observar est e pri nc pi o. So el as:

1. Porque prot ege a i nt egri dade dos conj unt os document ai s
enquant o i nf ormao, ref l et i ndo-se no arranj o as ori gens e os
processos que os cri aram. [. . . ] 2. Porque serve para que se conheam
a nat ureza e o si gni f i cado dos document os no seu cont ext o e
ci rcunst nci as (a i nf ra- est rut ura e o moment o). [ . . . ] 3. Porque serve
para que haj a cri t ri o mai s ou menos uni versal no arranj o e
uni f ormi dade na descri o [ . . . ]. (p. 87)

A no observao a esse pri nc pi o t rari a como conseqnci a, ent o, a
descaract eri zao das i nformaes cont i das na i nt er-rel ao dos document os
advi nda do seu processo de cri ao e acumul ao e, port ant o, a dest rui o da
i nformao cont i da no v ncul o do documento com a at i vi dade que o produzi u.
rgos di st i nt os, mesmo que desempenhem at i vi dades semel hant es, t m
obj et i vos di st i nt os e, port ant o, cri am document os cuj as i nt er-rel aes e mot i vo de
cri ao apresent am-se pecul i ares. O i t em document al de arqui vo, mesmo quando de
rel evant e si gni fi cao por si s, dependeri a dos demai s document os j unt o a el e
acumul ados, para expressar a ao nel e represent ada.
Duchei n (1982) defi ne o pri nc pi o de respei t o aos fundos como se segue:

consi st e em mant er grupados, sem mi st ur- l os a out ros, os arqui vos
(document os de qual quer nat ureza) proveni ent es de uma
admi ni st rao, de uma i nst i t ui o ou de uma pessoa f si ca: o que
se chama f undo de arqui vo dessa admi ni st rao, i nst i t ui o ou
pessoa. (p. 14)

Como se v, a apl i cao do pri nc pi o de respei t o aos fundos preserva o
concei t o de fundo de arqui vo como um conj unt o, no cabendo ao arqui vi st a
fraci on-l o nem mi st ur-l o a document os de out ra proveni nci a, mas caberi a
exami nar o conj unt o na sua i nt egri dade para orden-l o e descrev-l o.
Duchei n (1982, p. 15) ut i l i za-se da i magem de s t i o arqueol gi co para fazer
uma comparao di dat i cament e i nt eressant e para a compreenso da i mport nci a do
respei t o aos fundos. El e api a-se na evol uo sofri da pel o t rat ament o dos s t i os
arqueol gi cos: at uma det ermi nada poca, um s t i o encont rado era desfei t o e suas
peas ret i radas e l evadas para os museus, era a poca dos grandes si st emas de
cl assi fi cao ci ent fi ca. Hoj e, procura-se mant er o s t i o t al qual el e foi encont rado
de manei ra a ser poss vel i dent i fi car como e porque aquel as peas est o al i . A
vi sual i zao da noo de s t i o arqueol gi co aj uda a perceber que ao se ret i rar peas
document ai s do seu l ugar ori gi nal , pode-se dest rui r a i nformao do si gni fi cado das
peas no seu cont ext o e, port ant o, dest rui r a possi bi l i dade de pl ena compreenso
dos document os.
Tal como menci onado ant eri orment e, o pri nc pi o de respei t o aos fundos,
edi t ado nas i nst rues francesas, no foi devi dament e ent endi do e cumpri do

23
naquel e moment o. Possi vel ment e, foi para uma mel hor compreenso e superao
dos probl emas que cont i nuavam ai nda a acont ecer no t rat ament o de arqui vos
permanent es, que o pri nc pi o de respei t o aos fundos t eri a si do mai s t arde
desmembrado pel os al emes em doi s out ros pri nc pi os: o de proveni nci a, que
cost uma ser t rat ado como si nni mo do pri nc pi o de respei t o aos fundos, e o de
manut eno da ordem ori gi nal .
Maher (1992) corrobora a i di a que se t em de que os pri nc pi os de
proveni nci a e manut eno da ordem ori gi nal est o i mpl ci t os no pri nc pi o de
respei t o aos fundos. El e consi dera o respect des f onds, o pri nc pi o de proveni nci a
e de manut eno da ordem ori gi nal como t rs pri nc pi os rel aci onados. Est e aut or
narra como se deu esse desenvol vi ment o:

In t he earl y ni net eent h cent ury, f ol l owi ng unsuccessf ul at t empt s t o
i mpose chronol ogi cal and subj ect cl assi f i cat i on on records, French
archi vi st s concl uded t hat archi val arrangement must not mi x t he
records of one Of f i ce wi t h t hose of anot her of f i ce. Each deposi t , or
f onds, of records, t hey deci ded, shoul d be respect ed as a separat e
ent i t y, even i f several f onds covered t he same or si mi l ar subj ect s. In
ot her words, respect des f onds requi res archi vi st s t o respect t he
i nt egri t y of t he body of records at t he t i me i t i s deposi t ed i n t he
archi ves. In t he l at e ni net eent h cent ury, German archi vi st s ref i ned
and ext ended t he i dea of respect des f onds wi t h t he concept of
provenance. Thi s pri nci pl e di rect ed t hat each deposi t of records be
pl aced wi t hi n na overal l arrangement or cl assi f i cat i on scheme t o
ref l ect i t s ori gi n and rel at i on t o ot her deposi t s f rom t he same
admi ni st rat i ve body. At t he same t i me, t hey emphasi zed t he necessi t y
of not di st urbi ng t he i nt ernal order of each body of records. Thi s
l at t er pri nci pl e i s so i mport ant t o archi val pract i ce t hat i t i s of t en
ref erred t o as t he sanct i t y of ori gi nal order
13
. (gr i fo nosso)

Ent ende-se, t ambm, que o pri nc pi o de i ndi vi si bi l i dade ou i nt egri dade,
defi ni do por Bel l ot t o (2002), caract eri ze-se como um desdobrament o do pri nc pi o
de respei t o aos fundos. Anal i sando-se a defi ni o do pri nc pi o de respei t o aos
fundos de Duchei n, encont ra-se nas pal avras mant er grupados, a defi ni o do
pri nc pi o de i ndi vi si bi l i dade ou i nt egri dade.

13
No i n ci o do scul o XIX, depoi s de t ent ar sem sucesso i mpor uma cl assi f i cao
cronol gi ca e por assunt o aos document os, arqui vi st as fr anceses concl u r am que o arr anj o
arqui v st i co no deve mi st urar document os de um rgo com aquel es de out ro rgo. Cada
depsi t o, ou fundo, de document os, el es deci di ram, dever i a ser respei t ado como uma
ent i dade separada, ai nda que mui t os fundos abr i gassem o mesmo assunt o ou assunt o
si mi l ar . Em out r as pal avr as, respect es f onds exi ge dos arqui vi st as r espei t ar a i nt egr i dade
do corpo de document os na ocasi o em que foi deposi t ado no arqui vo. No f i nal do scul o
XI X, arqui vi st as al emes ref i naram e estenderam a i di a de respect des f onds com o
concei t o de proveni nci a. Est e pr i nc pi o i ndi cou que cada depsi t o de document os ser i a
col ocado dent ro de um quadro de arr anj o ou cl assi f i cao gl obal que ref l et i sse sua or i gem
e rel ao com out ros depsi t os vi ndos do mesmo corpo admi ni st r at i vo. Ao mesmo t empo,
el es enfat i zaram a necessi dade de no per t urbar a ordem i nt erna de cada conj unt o de
document os. Est e l t i mo pr i nc pi o t o i mpor t ant e par a a pr t i ca arqui v st i ca que
fr eqent ement e r ef er i do como a sant i dade da ordem or i gi nal . (p. 75, t raduo nossa)

24





3. 1. 2 O pri nc pi o de proveni nci a


Ent ende-se que o aprofundament o da di scusso t eri ca sobre o respei t o aos
fundos l evou formul ao do pri nc pi o de proveni nci a. Ou sej a, se deve-se
reuni r t odos os t t ul os que f oram propri edade de uma mesma i nst i t ui o, de uma
mesma corporao ou de uma f am l i a, como rezam as i nst rues francesas, i st o
si gni fi ca que os document os que chegam aos arqui vos permanent es devem ser
arranj ados conforme sua proveni nci a. Se um arqui vo permanent e guarda um fundo
pert encent e a um det ermi nado rgo e recol he post eri orment e out ros document os
desse mesmo rgo, presume-se que essa nova document ao deve ser anexada ao
fundo j exi st ent e.
Duchei n (1986), ent re out ros, consi dera o pri nc pi o de proveni nci a como
si nni mo do pri nc pi o de respei t o aos fundos. Cont udo, ent ende-se que o pri nc pi o
de proveni nci a refere-se mai s especi fi cament e i dent i dade dos fundos de arqui vo
permanent e, enquant o o pri nc pi o de respei t o aos fundos, al m de dar i dent i dade
aos fundos e no mi st urar document os de proveni nci as di ferent es, pret ende
garant i r a sua i nt egri dade e ordem ori gi nal .
Di z o Di ci onri o de Termi nol ogi a Arqui v st i ca da Associ ao dos
Arqui vi st as Brasi l ei ros (1996) que o pri nc pi o de proveni nci a o: Pri nc pi o
segundo o qual os arqui vos ori gi nri os de uma i nst i t ui o ou de uma pessoa devem
mant er sua i ndi vi dual i dade, no sendo mi st urados aos de ori gem di versa (p. 61).
Ou sej a, o pri nc pi o de proveni nci a refere-se si ngul ari dade de cada arqui vo.
Hoj e em di a, a mai ori a dos arqui vi st as compreende o pri nc pi o de
proveni nci a mesmo que ai nda acont ea, s vezes, a i nt erpret ao equi vocada de
acervos de gneros di st i nt os dos document os t ext uai s. Os acervos arqui v st i cos de
mat eri al i conogrfi co, por exempl o, de procednci as di ferent es, mui t as vezes so
t rat ados como col eo, si mpl esment e, pel o fat o de que, fi si cament e, el es devem
est ar armazenados j unt os.
Exempl i fi cando, se chega a um arqui vo naci onal um conj unt o de mapas
ori undos de um mi ni st ri o, el es pert encero ao fundo daquel e mi ni st ri o e no ao
fundo onde se encont ra um out ro conj unt o de mapas. O que caract eri zari a esses
document os seri a a sua ori gem, o seu produt or, e no o seu gnero, format o ou
suport e. Al gum equ voco nesse processo de i ncorporao de document os aos seus
fundos pode prej udi car de manei ra ext rema a compreenso do si gni fi cado dos
document os, porque provoca a perda das i nt er-rel aes exi st ent es ent re el es
rel at i vas s at i vi dades que os produzi ram.

25
Di z Sousa (2003, p. 251):

Arqui vo , ent o, um conj unt o de document os acumul ados por um
suj ei t o (pessoa f si ca ou j ur di ca) com at i vi dades conheci das.
Port ant o, a ori gem desse conj unt o de document os a marca
i ndel vel , i nseparvel e o que l he d i nt el i gi bi l i dade e i dent i dade.

Observa-se at ravs do post ul ado de Sousa que um arqui vo, no seu conj unt o,
t em a i dent i dade do seu produt or. Que o nome do arqui vo ser o nome do seu
produt or que sempre ni co.



3. 1. 3 O pri nc pi o de manut eno da ordem ori gi nal



Segundo Si l va et al . (2002, p. 108), a procl amao do respei t o ordem
ori gi nal dos fundos deu-se pel a pri mei ra vez em 1867, por Francesco Bonai ni ao
defender seu mt odo hi st ri co. Ai nda segundo esses mesmos aut ores, a
regul ament ao da sua apl i cao no Est ado da Toscni a deu-se em 1874-1875. Isso
si gni fi ca que, mesmo que a sua edi o, em 1881, no Regul at i ve f r di e
Ordnungsarbei t en i m Gehei men St aat sarchi v, t enha surt i do mai or repercusso na
comuni dade arqui v st i ca, est e concei t o j fora formul ado ant eri orment e na It l i a.
A ordem ori gi nal , desde que met di ca, seri a i mpresci nd vel para a
manut eno dos document os dent ro do cont ext o da sua cri ao. Sem el a, o nexo
ent re os document os pode assumi r out ros si gni fi cados di ferent es daquel e
est abel eci do pel a sua cri ao. Caso os document os fossem t i rados da sua ordem
ori gi nal , vi ol ent ar-se-i am as i nt er-rel aes dos seus document os e sua nat ureza de
co-rel aci onar-se s aes que os geraram.
Para Durant i (1994):

No h dvi da de que os doi s pri nc pi os f undament ai s da ci nci a
arqui v st i ca, r espei t o aos fundos (ou pri nc pi o da proveni nci a sob o
pont o de vi st a ext erno) e respei t o ordem or i gi nal (ou pri nc pi o da
proveni nci a sob o pont o de vi st a i nt erno), enf at i zam a i mport nci a
cent ral da ori gem admi ni st rat i va dos regi st ros (p. 57)

Cabe ressal t ar nessa ci t ao a defi ni o que a aut ora at ri bui ao pri nc pi o de
respei t o ordem ori gi nal . Durant i ent ende que est e o pri nc pi o de proveni nci a
sob o pont o de vi st a i nt erno do fundo de arqui vo. Ent o, enquant o a rel ao ent re o
fundo de arqui vo e o seu produt or defi ne a i dent i dade do fundo, t em-se que a
rel ao de cada document o ou cada subdi vi so do fundo com a at i vi dade que o
gerou defi ni ri a a i dent i dade de cada document o ou de cada subdi vi so do fundo. A
manut eno da ordem ori gi nal , port ant o, o que permi t e a i dent i fi cao dessa

26
rel ao e i ndi ca a proveni nci a de cada document o e de cada subdi vi so do fundo
separadament e.
Do Arqui vo Muni ci pal da Ci dade de Bel o Hori zont e, dest aca-se um exempl o
onde a ao que gerou os document os deu nome a el es: na seo
14
Museu de Art e da
Pampul ha, pert encent e ao fundo Secret ri a Muni ci pal de Cul t ura, h uma sri e
denomi nada Sal es Muni ci pai s de Bel as Art es da Prefei t ura de Bel o Hori zont e.
Essa denomi nao refere-se at i vi dade do Museu de promover sal es muni ci pai s de
art e e essa sri e rene os document os produzi dos e recebi dos no decurso dessa
at i vi dade.
A manut eno da ordem ori gi nal defi ni da no Di ci onri o de Termi nol ogi a
Arqui v st i ca da Associ ao dos Arqui vi st as Brasi l ei ros (1996) como o Pri nc pi o
que, l evando em cont a as relaes est rut urai s e f unci onai s que presi dem a gnese
dos arqui vos, garant e sua organi ci dade.
Consi derando-se a ci t ao de Durant i (1994) e a do Di ci onri o . . . (1996),
i nfere-se que a manut eno da ordem ori gi nal garant e os document os como refl exo
das aes que podem ser reconheci das nel es e, ao mesmo t empo, permi t e que as
aes forneam i dent i dade aos document os ou s subdi vi ses do fundo. Tudo i sso
se consi derando que os document os receberam uma cl assi fi cao funci onal segundo
a qual foram acumul ados est ando, port ant o, em perfei t a correspondnci a com o
desenvol vi ment o das aes em sua ori gem.
Cabe observar que poss vel , e no raro, encont rar arqui vo que no foi
acumul ado si st emat i cament e, de modo que sua ordem, ou pel o menos a ordem de
uma cert a part e do arqui vo, no corresponde ao curso do desenvol vi ment o das
aes. Quando i sso acont ece, no se pode i dent i fi car a rel ao dos document os com
as at i vi dades que os geraram ou, pel o menos, encont ra-se grande di fi cul dade para
essa i dent i fi cao. No fundo Assessori a de Comuni cao do APCBH, encont ram-
se os document os fot ogrfi cos recol hi dos quando se encont ravam arqui vados na
sua fase corrent e de manei ra t ot al ment e desordenada. Pode-se di zer que os
document os eram amont oados em cai xas, consul t ados e, novament e,
amont oados sem qual quer cri t ri o enquant o est avam na sua ori gem. A
i dent i fi cao da fi nal i dade para a qual cada uma dessas i magens foi produzi da um
t rabal ho ext remament e di f ci l , poi s seri a necessri o exami nar, no s cada
fot ografi a, mas cada um dos demai s document os da Assessori a para se t ent ar
i dent i fi car a rel ao ent re el es. Observa-se que esse fundo compe-se de
aproxi madament e 60. 000 i magens com apresent aes posi t i vas, negat i vas e em
sl i des.






14
A pr i mei r a subdi vi so do fundo, no APCBH, denomi nada subfundo.

27
3. 1. 4 O pri nc pi o de i ndi vi si bi l i dade ou i nt egri dade

Bel l ot t o (2002) assi m defi ne o pri nc pi o de i ndi vi si bi l i dade ou i nt egri dade:
os f undos de arqui vo devem ser preservados sem di sperso, mut i l ao, al i enao,
dest rui o no aut ori zada ou adi o i ndevi da. Est e pri nc pi o deri vado do
pri nc pi o da proveni nci a. (p. 21)
A aut ora faz, ent o, uma out ra i nt erpret ao quant o deri vao dest e
pri nc pi o, mas, de qual quer forma, reafi rma a sua i mbri cao com o pri nc pi o de
proveni nci a conforme se defende aqui . Ent ende-se que t ant o o pri nc pi o de
i ndi vi si bi l i dade quant o os de proveni nci a e manut eno da ordem ori gi nal
deri varam do pri nc pi o de respei t o aos fundos porque est e vei o pri mei ro e t rouxe
consi go a percepo dos demai s. O t recho das i nst rues francesas, t ranscri t os a
segui r, vem corroborar a i di a de que os fundos no devem ser desmembrados:
(conforme t raduo menci onada) i mport a bem compreender que seu modo de
cl assi f i cao consi st e em reuni r t odos os t t ul os que f oram propri edade de uma
mesma i nst i t ui o, de uma mesma corporao ou de uma f am l i a .
Bel l ot t o a ni ca aut ora que nomeou o pri nc pi o de i ndi vi si bi l i dade ou
i nt egri dade dos arqui vos e o di st i ngui u do pri nc pi o de respei t o aos fundos. Os
demai s aut ores t rat am dessa quest o da i nt egri dade dos fundos, mas no a dest acam
como um dos pri nc pi os arqui v st i cos fundament ai s. Como Schel l enberg (1973) que
di z:
Out ro pri nc pi o bsi co dos pl anos de arranj o mant er os grupos
[fundos] como uni dades i nt egrai s. A l gi ca que det ermi na a cri ao
dos grupos [fundos] exi ge que os document os em cada um del es,
sej am conservados j unt os sem que se mi st urem aos mesmos
document os de out ros grupos [fundos]. S se admi t e que se ret i rem
document os de um grupo [ fundo] quando haj a uma part e que
requei ra equi pament o especi al , ou quando so cl assi f i cados como de
segurana, caso em que no podem ser conservados j unt os com o
corpo pri nci pal do grupo [ fundo] a que pert encem. (p. 224)

Uma anl i se desse t recho de Schel l enberg sugere que el e ent ende o arranj o
arqui v st i co, no s como um arranj o i nt el ect ual dos fundos, mas t ambm como o
arranj o f si co. Pret ende-se abordar essa quest o no cap t ul o sobre a ut i l i zao dos
arqui vos, mas cabe adi ant ar que o arranj o arqui v st i co, conforme ent endi do no
present e est udo, no di ret ament e rel aci onado ao armazenament o, mesmo que os
document os t ext uai s sej am, geral ment e, armazenados t al qual seu arranj o
i nt el ect ual .
Ent ende-se que a observao i ndi vi si bi l i dade dos fundos de arqui vo
propi ci ari a a manut eno das i nt er-rel aes ent re seus document os, j que a
di sperso dos document os de um fundo de arqui vo fari a com que se perdesse o nexo
exi st ent e ent re os document os. Propi ci ari a t ambm a manut eno da noo de
arqui vo enquant o conj unt o de document os acumul ados nat ural ment e. Ao ret i rar-se
uma part e de um fundo de arqui vo, est e no mai s refl et i ri a o processo de

28
acumul ao que i ndi ca sua correspondnci a com o desenvol vi ment o das at i vi dades,
no permi t i ndo, assi m, a compreenso das aes desenvol vi das pel o rgo que o
gerou em prol da real i zao da sua mi sso.
E Jenki nson (1965) consi dera fat al o desmembrament o de um fundo
arqui v st i co. Di z el e:

Separat i on f or one reason or anot her of document s t hat have been
preserved t oget her i s so common an error, and so f at al , t hat we may
perhaps gi ve one or t wo more exampl es []. (p. 84) ( consi der amos
desnecessri o ci t ar os exempl os que so mui t o l ongos)
15
.

15
A separ ao de document os que, por uma r azo ou out ra, foram preservados j unt os
um erro t o comum e t o f at al que ns podemos t al vez dar mai s um ou doi s exempl os
[. . . ]. ( t r aduo nossa)

29






3. 2 O concei to de arqui vo





O t ermo Arqui vo deri va da pal avra grega arch que, segundo Pet ers (1983,
p. 36), seri a: comeo, pont o de part i da, pri nc pi o, suprema subst nci a subj acent e
(Urst of f ), pri nc pi o supremo i ndemonst rvel .
Perei ra (1984, p. 84) t raz o verbet e (arch) como um subst ant i vo
femi ni no que si gni fi ca pri nc pi o, ori gem; pont a, ext remi dade; pri nc pi o,
f undament o; mando, poder, aut ori dade; cargo, magi st rat ura; i mpri o, rei no. E o
verbet e (archei on) t raz: resi dnci a dos pri nci pai s magi st rados,
magi st rat ura.
Durant i (1993) afi rma que:

Our t erm archi ves deri ves f rom t he Greek (archei on) whi ch
meant at one t i me government pal ace, general admi ni st rat or, of f i ce
of magi st rat e, records of f i ce, ori gi nal records, reposi t ory f or
ori gi nal records, aut hori t y. The verb (archei o) meant I
command, I gui de, I govern, and (arche), whi ch i s t he root of
boot h noun and verb, meant ori gi n, f oundat i on, command, power,
aut hori t y. [ ] and are i next ri cabl y connect ed t o t he i dea of power
and aut hori t y. (p. 35).
16

O arqui vo seri a o l ugar de guarda da arch, do pri nc pi o supremo, o l ugar
onde se guarda o poder ou a mat eri al i zao da pal avra do poder, i st o , os
document os produzi dos por el e.
A i nst i t ui o arqui v st i ca assumi a esse si gni fi cado de l ugar de guarda da
pal avra e dos at os do poder corpori fi cados em forma de document o. Mas, al m da
i nst i t ui o arqui v st i ca, um conj unt o de document os que resul t ado de at i vi dades

16
Nosso t ermo arqui vo der i va do grego (archei on) que si gni f i ca ao mesmo t empo
pal ci o governament al , admi ni st r ador geral , escr i t r i o do magi st r ado, escr i t r i o de
r egi st ros, regi st ros or i gi nai s, r eposi t r i o para r egi st ros or i gi nai s, aut or i dade. O verbo
(archei o) si gni fi ca eu comando, eu gui o, eu governo, e (arch) , que r ai z
t ant o do verbo quant o do subst ant i vo, si gni fi ca or i gem, fundao, comando, poder ,
aut or i dade. [ . . . ] e est o i next r i cavel ment e l i gados i di a de poder e aut or i dade.
( t r aduo nossa)

30
i nst i t uci onai s passari a a ser desi gnado pel o t ermo arqui vo. E, modernament e, o
t ermo arqui vo desi gna t odo conj unt o de document os ori gi nri o de at i vi dades
desempenhadas em prol de uma mi sso, sej a pbl i ca ou pri vada, de uma ent i dade
col et i va, pessoa ou fam l i a, sem se rest ri ngi r ao cart er i nst i t uci onal .
H, ent o, doi s concei t os bem di st i nt os desi gnados pel o mesmo t ermo: o
arqui vo como l ocal de guarda dos document os e, t ambm, como conj unt o de
document os ori gi nri os das at i vi dades de um suj ei t o det ermi nado.
O obj et i vo pri nci pal dessa anl i se ser propor um concei t o para o t ermo
Arqui vo, enquant o conj unt o de document os, em l ngua port uguesa, conforme a
noo ut i l i zada no Brasi l :
Um t odo formado por ml t i pl os document os e em qual quer uma das
fases do seu ci cl o de vi da.
Pret ende-se real i zar essa anl i se de modo a i dent i fi car as noes
consi deradas essenci ai s, ou sej a, aquel as i ndi spensvei s para se concei t uar o t ermo.
Isso si gni fi ca el i mi nar as noes que possam ser suscet vei s a ao do t empo e
resguardar aquel as que, exami nadas l uz do conj unt o da t eori a, sej am
i mpresci nd vei s a um conj unt o de document os para que el e sej a consi derado um
arqui vo.
O pri mei ro manual da rea, o Manual de Arranj o e Descri o de Arqui vos
preparado pel a Associ ao dos Arqui vi st as Hol andeses em 1898, assi m concei t ua o
t ermo:

Arqui vo o conj unt o de document os escri t os, desenhos e mat eri al
i mpresso, recebi dos ou produzi dos of i ci al ment e por det ermi nado
rgo admi ni st rat i vo ou por um de seus f unci onri os, na medi da em
que t ai s document os se dest i nam a permanecer na cust di a desse
rgo ou f unci onri o
17
. (1960, P. 9)

Pode-se depreender do cont ext o hi st ri co no qual o Manual ci t ado foi
escri t o, que os aut ores se referem ao arqui vo permanent e
18
. Os aut ores vi vi am em
moment o no qual se desenvol vi a um t rabal ho de resgat e dos document os na Europa
ps Napol eo, quando se t ent ava recuperar t odas as provas poss vei s do que eram e
o que possu am os ci dados europeus e o Est ado.
Observa-se, como pecul i ari dade que caract eri za a defi ni o dos hol andeses, a
preocupao em fri sar que os document os de arqui vo so aquel es recebi dos e
produzi dos of i ci al ment e e por rgo admi ni st rat i vo ou por um de seus
f unci onri os. Esse enunci ado sugeri ri a um di reci onament o do concei t o para os
fundos de arqui vo das i nst i t ui es pbl i cas. Cont udo, esses aut ores no i gnoravam

17
Not e- se que a t r aduo publ i cada em 1960 t raz o t er mo no si ngul ar como apont ado na
di scusso dos probl emas t er mi nol gi cos.
18
Ant eci pando o que ser abordado mai s adi ant e, i ndi ca- se que at r i bu do aos document os
de arqui vo moder nos um ci cl o de vi da que comea na sua cr i ao e uso cor r ent e, passando
a uma f ase i nt er medi r i a quando so mant i dos por mot i vos l egai s e, por f i m, uma f ase
per manent e quando os document os so guardados i ndef i ni dament e.

31
que o concei t o de arqui vo como conj unt o de document os pode ser est endi do aos
arqui vos pri vados, como podemos const at ar no segui nt e enunci ado:

"Os rgos admi ni st rat i vos e os empregados de ent i dades pri vadas
t ambm podem ori gi nar um arqui vo. (. . . ) pessoas j ur di cas de di rei t o
ci vi l , t ai s como convent os, hospi t ai s, conf rari as, soci edades e
associ aes (. . . ) s prpri as pessoas pri vadas dado possu rem
arqui vos. ". (p. 14)

Sendo assi m, o t ermo of i ci al ment e poderi a si gni fi car que os document os
foram produzi dos para at ender especi fi cament e s at i vi dades ofi ci ai s de quem os
gerou, ou sej a, at i vi dades predet ermi nadas. Essa noo do mot i vo da cri ao do
document o apresent a-se, no conj unt o da t eori a dos arqui vos, como a refernci a
cruci al para a caract eri zao de document o de arqui vo. Fazendo-se uma
comparao, pode-se i nt erpret ar que as caract er st i cas que se apresent ari am como
i mut vei s em um document o de bi bl i ot eca seri am o seu aut or e o t t ul o e, o que
dari a i dent i dade ao document o de arqui vo seri a o mot i vo pel o qual el e foi
produzi do ou recebi do, suas rel aes com a ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que
o acumul ou e suas at i vi dades predet ermi nadas.


Dest acar amos
19
dest a defi ni o as noes que parecem ser as pri nci pai s para
a const ruo do concei t o de arqui vo: conj unt o de document os, produzi dos e
recebi dos (e no adqui ri dos), no exerc ci o das at i vi dades ofi ci ai s (rel at i vas
real i zao da mi sso da ent i dade ou pessoa que acumul a o arqui vo), de apenas um
det ermi nado produt or.
Sendo assi m, um document o avul so no poderi a ser consi derado arqui vo; se
os document os fossem adqui ri dos por sel eo prvi a, no seri a arqui vo; se a sua
procednci a fosse desvi ncul ada da mi sso do produt or dos document os, os
document os no seri am consi derados arqui vo; se o produt or dos document os no
t i vesse uma mi sso defi ni da cuj as at i vi dades gerassem os document os, esses
document os no seri am consi derados arqui vo; e se os document os no fossem
produzi dos ou recebi dos por apenas um suj ei t o, t ambm no se const i t ui ri am em um
arqui vo.


Incl ui -se uma observao, consi derada i mport ant e, rel at i va ao concei t o de
arqui vo da Associ ao dos Arqui vi st as Hol andeses (1960): t endo como refernci a a
anl i se dos concei t os dos pri nci pai s aut ores do campo e o est udo dos pri nc pi os
arqui v st i cos, ent ende-se que est a defi ni o a que menos cont rari a o conj unt o da
t eori a arqui v st i ca.

19
Dest acamos com uma mol dur a os t r echos que se r eferem ao desenvol vi ment o da anl i se
da f or mao dos ar qui vos que t ent amos desenvol ver ao l ongo da di ssert ao.

32
Ser Jenki nson, em 1922, o aut or do segundo manual de arqui vol ogi a. As
proposi es t eri cas desse aut or so apresent adas, vi a de regra, na perspect i va do
hi st ori ador. Aps i dent i fi car al guns el ement os que concei t uam archi ves, el e prope
o concei t o de document o de arqui vo onde se encont ra a sua i nt erpret ao do que
arqui vo.
Nesse pont o cabe um parnt ese para exami nar o concei t o de document o, de
uma manei ra ampl a, sem del i mi t -l o como de arqui vo.

Mui t as so as defi ni es de document o encont radas na l i t erat ura. O
Di ct i onary of Archi val Termi nol ogy (1984) do Consel ho Int ernaci onal de Arqui vos
C. I. A. - t raz o t ermo document com a segui nt e defi ni o: A combi nat i on of a
medi um and i nf ormat i on recorded on or i n i t , whi ch may be used as evi dence or f or
consul t at i on
20
(p. 63)
Observa-se por mei o desse concei t o que especi fi car para que fi m um
document o qual quer pode ser ut i l i zado, aj uda a defi ni -l o. Uma canet a, por exempl o,
s se t ornari a um document o se fosse consi derada de val or cul t ural ou com val or de
prova. Di z a defi ni o de document o do C. I. A. que o suport e e a i nformao que el e
cont m so ut i l i zvei s para ef ei t os de consul t a ou como prova. Aparent ement e
essas fi nal i dades resumi ri am bem t odas as possi bi l i dades de um document o: a
consul t a supe busca por i nformaes, aux l i o memri a, escl areci ment o; e prova
a ut i l i zao que mai s fort ement e caract eri zari a um document o. Num museu, por
exempl o, os document os seri am provas de fat os ocorri dos ou de cost umes que j
est o fora do cont ext o at ual . Numa bi bl i ot eca, o l i vro seri a um document o que,
al m de i nformar o que di z o aut or, seri a t ambm prova do que esse aut or di sse. E,
no arqui vo, o document o seri a prova das aes e det ermi naes do suj ei t o que o
produzi u.
Em sent i do ampl o, ent ende-se que qual quer obj et o poderi a ser um
document o, dependendo do cont ext o no qual el e se encont ra ou como el e foi
produzi do ou para que fi ns el e pode ser ut i l i zado. Um l i vro, por exempl o, poderi a
ser um document o de arqui vo, de bi bl i ot eca ou de museu dependendo do mot i vo da
sua cri ao, da ut i l i zao que del e fei t a e do moment o da sua exi st nci a. Para
uma edi t ora, as provas de um l i vro produzi do por el a document o do seu acervo
arqui v st i co
21
; para uma escol a, o mesmo l i vro ser consi derado document o da sua
bi bl i ot eca e; est e mesmo l i vro, em um det ermi nado moment o hi st ri co, poderi a se
t ornar um document o de museu.
A part i r do que foi exami nado, ent o, document o seri a o conj unt o

20
Conj unt o const i t u do por um supor t e (pea) e pel a i nfor mao que el e cont m,
ut i l i zvei s para efei t os de consul t a ou como prova. (t raduo l i vre da edi o port uguesa
da obr a de Rousseau e Cout ur e, 1994, p. 137). Opt amos por est a t r aduo em vi r t ude da
ausnci a de r ef er nci a i nf or mao r egi st r ada, especi f i cao que ser post er i or ment e
di scut i da.
21
O l i vro a prpr i a mi sso do produt or do arqui vo, a edi t or a, e no resul t ado de uma
ao em prol del a. No foi poss vel const at ar, at ravs da l i t erat ura, se esse t i po de
document o assume car t er de document o arqui v st i co ou no.

33
const i t u do por um suport e (pea) e pel a i nf ormao que el e cont m, ut i l i zvei s
para ef ei t os de consul t a ou como prova conforme o di ci onri o do Consel ho
Int ernaci onal de Arqui vos, de acordo com a t raduo ci t ada em not a p de pgi na.

Ret omando, ent o, a anl i se do concei t o de Jenki nson, t em-se:

A document whi ch may be sai d t o bel ong t o t he cl ass of Archi ves i s
one whi ch was drawn up or used i n t he course of an admi ni st rat i ve
or execut i ve t ransact i on (whet her publ i c or pri vat e) of whi ch i t sel f
f ormed a part and subsequent l y preserved i n t hei r own cust ody f or
t hei r own i nf ormat i on by t he person or persons responsi bl e f or t hat
t ransact i on and t hei r l egi t i mat e successors
22
(1965, p. 11)

Os aspect os que di st i ngui ri am a defi ni o de Jenki nson da dos hol andeses
est ari am na:
1 ) excl uso da noo de conj unt o de document os j que est e aut or, na
verdade, est defi ni ndo document o de arqui vo permanent e;
2 ) subst i t ui o da pal avra recebi dos pel a ut i l i zados. Ent ende-se que o
t ermo document os ut i l i zados est ari a i ncl ui ndo out ros t i pos de document os, t al
como publ i caes que auxi l i am no desempenho de t arefas. Consi dera-se, ent o, que
a pal avra ut i l i zados no subst i t ui ri a a pal avra recebi dos da defi ni o de
arqui vo. Ent ende-se que a pal avra ut i l i zados no deveri a const ar da defi ni o de
arqui vo permanent e porque al guns document os necessri os s at i vi dades
i nst i t uci onai s no so produzi dos ou recebi dos em conseqnci a da real i zao das
suas at i vi dades. Part i ndo-se do exempl o de um conj unt o de l ei s que so ut i l i zadas
para dar suport e s at i vi dades, veri fi ca-se que el as no fari am part e do seu acervo
arqui v st i co, porque no so resul t ant es das at i vi dades da i nst i t ui o.
3 ) noo de que os document os ori gi nam-se de t ransao admi ni st rat i va ou
execut i va (sej a pbl i ca ou pri vada). Essa noo rest ri nge o campo de produo de
arqui vos, que poderi am ser formados em at i vi dades as mai s di versas, e no apenas
as admi ni st rat i vas e execut i vas. Mas, por out ro l ado, reafi rma a noo de
document o que ori gi nou-se das at i vi dades do seu produt or. Consi dera-se, t ambm,
que a noo de que o arqui vo pode ser pbl i co ou pri vado t emporal . Nada i mpede
que, fut urament e, est es concei t os venham a desaparecer. Sendo assi m, el es no so
i mpresci nd vei s ao concei t o de arqui vo, ai nda que, nest e moment o hi st ri co, sej am
pert i nent es.
4 ) meno de Jenki nson de que o arqui vo para a prpri a i nf ormao dos
seus produt ores. Ora, nem sempre os arqui vos so ut i l i zados apenas para a prpri a
i nformao dos produt ores. Jenki nson, i ncl usi ve, aprofunda-se nas quest es

22
Um document o que pode ser di t o como pert encent e cl asse dos arqui vos de car t er
permanent e aquel e que foi produzi do ou ut i l i zado no decurso de uma t r ansao
admi ni st rat i va ou execut i va ( sej a pbl i ca ou pr i vada) de que par t e const i t ui nt e e,
subseqent ement e preservado sob a sua prpr i a cust di a, para sua prpr i a i nfor mao, por
pessoa ou pessoas responsvei s por aquel a t r ansao e por seus l eg t i mos sucessores.
( t r aduo nossa)

34
rel at i vas ao uso dos document os por pesqui sadores do fut uro. Os arqui vos
pbl i cos servem para exempl i fi car que os document os al i deposi t ados so abert os a
quai squer pessoas que se i nt eressem em consul t -l os. Mesmo assi m, i nt eressa
perceber que o aut or ent ende que os document os de arqui vo cont i nuam a servi r aos
seus produt ores mesmo depoi s de recol hi dos aos arqui vos permanent es, e no
apenas aos pesqui sadores de out ras reas como mui t os ent endem.
5 ) meno do obj et i vo de guarda dos document os como para i nf ormao. A
fi nal i dade de guarda dos document os pode ser al t erada sem que se descaract eri ze o
document o de arqui vo. No ser, ent o, a fi nal i dade de guarda que det ermi nar se
um conj unt o de document os um arqui vo ou no e, si m, a sua ori gem e a rel ao
orgni ca exi st ent e ent re os document os e com a mi sso do seu produt or.
Jenki nson refere-se cust di a permanent e quando di z que o document o de
arqui vo subseqent ement e preservado sob a sua prpri a cust di a. Mesmo que
essa sej a uma quest o rel evant e para que possa haver segurana de que os
document os refl et i ro as aes da i nst i t ui o que o cri ou, el a no seri a
i ndi spensvel para a concei t uao de arqui vo enquant o conj unt o de document os.
Sendo assi m, t al aspect o no ser l evado em consi derao na di scusso do concei t o.
Out ras noes encont radas nas duas defi ni es ci t adas, caso sej am
modi fi cadas ao l ongo da hi st ri a em funo de mudanas pol t i co-cul t urai s, t ambm
no i mpl i cari am na perda do ncl eo do concei t o de arqui vo. Essas seri am: a
f i nal i dade da sua ut i l i zao e a abrangnci a da sua di sponi bi l i zao para consul t a.
Como est as noes no i nt erferem na formao dos arqui vos, no deveri am const ar
da sua concei t uao.
Na dcada de 50, Schel l enberg (1973) observou:

no h uma def i ni o do t ermo arqui vos que possa ser
consi derada f i nal , que deva ser acei t a sem modi f i caes e que sej a
pref er vel s demai s. A def i ni o pode ser modi f i cada em cada pa s
de acordo com suas necessi dades pecul i ares. (p. 18)

Aparent ement e, Schel l enberg ent endera que, de acordo com as mudanas
pol t i co-cul t urai s de um l ugar, a noo de arqui vo permanent e t ambm seri a
al t erada. Ao se anal i sar seu concei t o de archi ves, pode-se compreender o porque
dessa sua observao.
O aut or comea anal i sando os el ement os essenci ai s encont rados nas
defi ni es de vri os aut ores, dest acando t rs:
1) a razo pel a qual os mat eri ai s f oram produzi dos e acumul ados;
2) os val ores pel os quai s os arqui vos so preservados [. . . ] t ant o podem ser
of i ci ai s como cul t urai s; e
3) a cust di a i ni nt errupt a que el e ent ende no ser veri fi cvel nos arqui vos
modernos como o seri am no t empo de Jenki nson. (Schel l enberg, 1973, p. 15-17)
A part i r da , Schel l enberg apresent a sua defi ni o de archi ves, ou sej a, de
document os de arqui vo permanent e:


35
Os document os de qual quer i nst i t ui o pbl i ca ou pri vada que haj am
si do consi derados de val or, merecendo preservao permanent e para
f i ns de ref ernci a e de pesqui sa e que haj am si do deposi t ados ou
sel eci onados para esse propsi t o, num arqui vo de cust di a
permanent e. (1973, p. 19)

Veri fi ca-se que o aut or mant eve o t ermo document os, mas no menci onou
a noo de conj unt o pel o mesmo mot i vo que Jenki nson no o fez.
Tambm no enfat i zou a si ngul ari dade do produt or. El e refere-se a
qual quer i nst i t ui o pbl i ca ou pri vada que, por est ar no si ngul ar, no cont rari a
a noo do produt or ser ni co, mas t ambm no a dest aca.
Schel l enberg t ambm no i ncl ui u em sua defi ni o o que el e prpri o
ressal t ou no pri mei ro i t em dos el ement os essenci ai s que dest acou de out ros aut ores:
a razo pel a qual os mat eri ai s foram produzi dos e acumul ados, ou sej a, a meno ao
fat o dos document os serem produzi dos e recebi dos no curso das at i vi dades do
rgo e de serem acumul ados no decorrer dessas at i vi dades. E no adqui ri dos por
cri t ri os pr-est abel eci dos.
A refernci a ao processo de acumul ao no est expl ci t a nas obras dos
hol andeses e de Jenki nson, t al vez porque ambos no l evaram em cont a os arqui vos
corrent es em seu t empo. Pode-se deduzi r que a preocupao em expl i ci t ar o
processo de acumul ao t enha surgi do quando se passou a observar a necessi dade
de at eno ao t rat ament o dos arqui vos em sua fase corrent e, com vi st as ao post eri or
recol hi ment o aos arqui vos permanent es.
Percebe-se que a noo de acumul ao essenci al no processo de cri ao de
um arqui vo, mesmo que os document os sej am acumul ados de manei ra pouco
cri t eri osa. Supondo que um arqui vo t enha si do formado por um amont oament o
dos document os e no por acumul ao ordenada, est e amont oado de document os
seri a ai nda caract eri zado como um arqui vo se a ori gem dos document os fossem as
funes at i vi dades t arefas de uma ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a no
cumpri ment o da sua mi sso defi ni da.
Schel l enberg (1973) di scut e t ambm, a noo de cust di a i ni nt errupt a
propost a por Jenki nson, mesmo que sej a para concl ui r que se t orna i nf rut f era
qual quer t ent at i va de cont rol ar document os de per si em arqui vos modernos. Mas,
pel o fat o del e i nsi st i r em apont ar essa quest o, pode-se ent ender que no se t rat a de
uma quest o menor. Jenki nson consi dera, i ncl usi ve, que um document o s pode ser
di t o de arqui vo se houver possi bi l i dade de pel o menos uma presuno razovel do
cont i nuum da cri ao, manut eno e cust di a. E Durant i (1994) expl ora est a
quest o ao di scut i r os document os enquant o provas de ao.
Int eressa apont ar que os document os de arqui vo permanent e devem ser
t rat ados de manei ra a garant i r que el es ofeream a compreenso das aes
desenvol vi das no processo de real i zao da mi sso. Isso pressupe uma cust di a
confi vel , mesmo que no sej a cont nua nem real i zada por seu prpri o produt or.
Onde se encont ra mai or di fi cul dade para compreender Schel l enberg na sua

36
defi ni o de archi ves na meno ao val or dos document os. A pergunt a i medi at a
que se col oca a segui nt e: quem e como pode det ermi nar o val or de um document o?
Qual seri a o document o que no apresent ari a val or ofi ci al ou cul t ural ?
Pot enci al ment e, t odos os document os que foram produzi dos ou recebi dos por fora
da necessi dade do desempenho das at i vi dades de uma ent i dade col et i va, pessoa ou
fam l i a, t i veram necessi dade de serem cri ados. Como defi ni r se sua preservao
di spensvel para que as geraes fut uras compreendam o conj unt o da document ao
na sua rel ao com a mi sso do seu produt or?
A necessi dade de el i mi nao de document os vem se most rando como a
grande di fi cul dade da admi ni st rao de arqui vos. Trat ar dest a quest o exi gi ri a
mui t o cui dado e i ncl u -l a na defi ni o de arqui vo parece bast ant e probl emt i ca. As
noes rel at i vas ao arqui vo dest acadas at aqui apresent am t odas um cart er de
nat ural i dade, no sent i do de qual quer uma del as que fosse al t erada compromet eri a
a nat ureza do arqui vo, compromet eri a o cart er arqui v st i co do conj unt o de
document os. Rel embrando, foram el as: conj unt o de document os, produzi dos e
recebi dos, no exerc ci o de at i vi dades, of i ci ai s, de apenas um det ermi nado
produt or.
A i dent i fi cao de document os consi derados de val or, merecendo
preservao permanent e para f i ns de ref ernci a e de pesqui sa, conforme
menci onado por Schel l enberg (1973) em seu concei t o de arqui vo, basei a-se, ent o,
em poss vei s i nt eresses de pesqui sa, e no em al guma caract er st i ca i nt r nseca aos
document os de arqui vo, ao que parece.
Est e aut or t ambm faz meno em seu concei t o fi nal i dade da ut i l i zao dos
acervos como para ref ernci a e pesqui sa. No fi ca cl aro exat ament e o que el e
ent ende por refernci a. Essa pal avra pode sugeri r a ut i l i zao para fi ns
probat ri os, ou sej a, referendar uma afi rmao em document os arqui vados. O aut or
t rat a do val or probat ri o dos document os no pri mei ro cap t ul o do seu Arqui vos
Modernos (p. 10) e, ent o, consi dera-se ser bast ant e provvel que quando el e
escreve para fi ns de refernci a est ej a dizendo para fi ns probat ri os. Mas a
fi nal i dade da ut i l i zao dos arqui vos, como j foi di t o, poderi a ser al t erada sem que
se compromet esse o concei t o de arqui vo. Sendo assi m, est e aspect o no ser
abordado por enquant o j que el e parece ser di spensvel ao concei t o de arqui vo.
Esses doi s l t i mos el ement os anal i sados da defi ni o de Schel l enberg val or
dos document os e fi nal i dade de ut i l i zao seri am os el ement os que, consi dera-se,
podem t er l evado Schel l enberg a afi rmar a i mpossi bi l i dade de uma concei t uao de
archi ves que si rva para qual quer pa s. Esses doi s el ement os est o suj ei t os a
det ermi naes cul t urai s faci l ment e modi fi cvei s no t empo e no espao.
Sero anal i sadas, em segui da, as defi ni es do Di ct i onary of Archi val
Termi nol ogy do Int ernat i onal Counci l on Archi ves (1984) e suas t radues.
Veri fi ca-se que os aut ores brasi l ei ros opt am por t raduzi r o t ermo archi ves por
arqui vo, no si ngul ar e que no se at m a t raduo l i t eral . O Di ci onri o t raz as
segui nt es defi ni es de Archi ves, em i ngl s e francs respect i vament e:


37
Non- current records preserved, wi t h or wi t hout sel ect i on, by t hose
responsi bl e f or t hei r creat i on or by t hei r successors i n f unct i on f or
t hei r own use or by an appropri at e archi ves because of t hei r
archi val val ue
23
. (p. 25, gr i fo nosso)
E:
Ensembl e des document s, quel s que soi ent l eur dat e, l eur f orme et
l eur support mat ri el , produi t s ou reus par t out e personne physi que
ou moral e, et par t out servi ce ou organi sme publ i c ou pri v, dans
l exerci ce de l eur act i vi t , document s soi t conservs par l eur
crat eur ou l eurs successeurs pour l eurs besoi ns propres, soi t
t ransmi s l i nst i t ut i on darchi ves compt ent e en rai son de l eur
val eur archi vi st i que
24
(p. 25, gr i fo nosso)

E na t raduo desse di ci onri o fei t a por Fonseca (s/ d) encont ra-se o t ermo
arqui vo, no si ngul ar, com a segui nt e defi ni o:

Desi gnao genri ca de um conj unt o de document os produzi dos e
recebi dos por uma pessoa f si ca ou j ur di ca, pbl i ca ou pri vada,
caract eri zado pel a nat ureza orgni ca de sua acumul ao e
conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para f i ns de
prova e i nf ormao.

E Sousa (2003, p. 251) ao ci t ar esse di ci onri o, refere-se ao t ermo arqui vo,
no si ngul ar, e faz a segui nt e t raduo:

o conj unt o de document os, quai squer que sej am suas dat as, suas
f ormas ou seus suport es mat eri ai s, produzi dos ou recebi dos por
pessoas f si cas e j ur di cas, de di rei t o pbl i co ou pri vado no
desenvol vi ment o de suas at i vi dades.

Not a-se, ent o, uma grande l i berdade nas t radues do Di ci onri o do C. I. A.
Tomando cada uma das defi ni es separadament e t emos, pri mei ro, nas defi ni es
em i ngl s e francs, uma t aut ol ogi a que no aj uda a concei t uar arqui vo ou
document os de arqui vo permanent e. Trat a-se da nfase ao val or arqui v st i co. Para
consi derar qual quer coi sa como de nat ureza arqui v st i ca, seri a necessri o est ar de
posse da defi ni o de arqui vo, sendo, port ant o, i nadequada a ut i l i zao desse
recurso na defi ni o de archi ves.
A defi ni o em francs i ncl ui uma refernci a dat a, forma e suport e dos
document os que caberi a mel hor na defi ni o de document o de arqui vo e, para a
anl i se aqui desenvol vi da, que vol t ada para a concei t uao de arqui vo e no

23
Regi st ros document ai s no-corr ent es pr eservados, com ou sem sel eo, pel os
r esponsvei s pel a sua cr i ao ou por seus sucessor es par a o seu prpr i o uso ou por uma
det er mi nada i nst i t ui o arqui v st i ca devi do ao seu val or arqui v st i co ( t r aduo nossa)
24
Conj unt o de document os, qual quer que sej a sua dat a, sua for ma e seu supor t e
mat er i al , produzi dos ou r ecebi dos por qual quer pessoa f si ca ou j ur di ca, e por qual quer
servi o ou organi smo pbl i co ou pr i vado, no exer c ci o da sua at i vi dade, document os
conservados por seu cr i ador ou seus sucessor es par a suas necessi dades prpr i as,
t r ansmi t i dos a i nst i t ui o ar qui v st i ca compet ent e em r azo de seu val or arqui v st i co
( t r aduo nossa)

38
para document os de arqui vo, essas refernci as most ram-se di spensvei s.
A defi ni o em i ngl s no dei xa cl ara a necessi dade dos document os serem
produzi dos ou recebi dos no exerc ci o das at i vi dades prpri as do produt or, o que
compromet eri a t ambm a cl areza do concei t o.
A t raduo l i vre de Fonseca (s/ d) seri a uma defi ni o mai s preci sa do t ermo
arqui vo se, ao fi nal , no fi zesse refernci a fi nal i dade da sua guarda, aspect o j
di scut i do aqui . Ao referi r-se nat ureza orgni ca da acumul ao dos document os,
a t radut ora apont a a necessi dade de observar-se a rel ao dos document os com as
at i vi dades que os geraram, garant i ndo mai or preci so sua defi ni o.
E a t raduo l i vre de Sousa (2003) t orna-se a mai s cl ara, apesar da meno
dat a, forma e suport e dos document os que foi consi derada di spensvel e de no
apont ar a si ngul ari dade do produt or e sua mi sso defi ni da.
Na dcada de 90, um nmero mai or de aut ores dedi ca-se ao est udo dos
arqui vos. Dent re el es dest acam-se os canadenses Jean-Yves Rousseau e Carol
Cout ure (1991) que assi m defi nem arqui vos, conforme a t raduo dos port ugueses:

o conj unt o das i nf ormaes, qual quer que sej a a sua dat a, nat ureza
ou suport e, organi cament e e aut omat i cament e reuni das por uma
pessoa f si ca ou moral , pbl i ca ou pri vada, para as prpri as
necessi dades da sua exi st nci a e o exerc ci o das suas f unes,
conservadas i ni ci al ment e pel o val or pri mri o, ou sej a,
admi ni st rat i vo, l egal , f i nancei ro ou probat ri o, conservadas depoi s
pel o val or secundri o, i st o , de t est emunho ou, mai s si mpl esment e,
de i nf ormao geral (p. 284)

Como se v, o concei t o de arqui vos desses aut ores no se prende a qual quer
fase do ci cl o de vi da dos document os.
Not a-se, t ambm, que Rousseau e Cout ure el i mi naram a pal avra document os
da defi ni o subst i t ui ndo-a por i nf ormaes. Essa uma mudana de peso.
Informaes no seri am necessari ament e document os mesmo que os document os
sempre ofeream al guma i nformao.
Nesse pont o caberi a uma refl exo sobre o t ermo i nformao.
Segundo i nformam Si l va et al . (2002), foi poss vel i dent i fi car-se mai s de
quat rocent as defi ni es para o t ermo i nformao. Isso i ndi cari a que o t ermo no
de si mpl es concei t uao mesmo que sej a de corrent e ut i l i zao.
O Di ci onri o de Ci nci as Soci ai s da Fundao Get l i o Vargas t raz no verbet e
i nformao, dent re out ras i ndi caes, a segui nt e: a noo de i nf ormao, como
as de espao, t empo, di st nci a, f ora, probabi l i dade, et c. f oi qual i f i cada como
i ndef i n vel . Sobre el a di z A. Kuhn: `pode-se of erecer i l ust raes, mas no
def i ni es` .
Ent ende-se, ent o, que o t ermo i nformao no seri a pass vel de
concei t uao est ri t a a no ser se l he fosse acrescent ado um adj et i vo como, por
exempl o, i nf ormao arqui v st i ca. Rest ri o que seri a pouco si gni fi cat i va quando
se t em como obj et i vo concei t uar arqui vo, poi s i nf ormao arqui v st i ca

39
i nformao de arqui vo desde que sai bamos ant eci padament e o que arqui vo.
Traz, o mesmo Di ci onri o, na seqnci a: a Inf ormao consi derada como
t al na medi da que al cana um f i m al mej ado. Uma mensagem sem sent i do no
t ransmi t e i nf ormao. Di z R. Ruyer: Sem consci nci a i nf ormada no h
i nf ormao .
Isso pode si gni fi car que um document o com hi ergl i fos desconheci dos no
seri a consi derado i nformao e, port ant o, no fari a part e de acervo arqui v st i co. O
que fari a um document o i ni nt el i g vel ser consi derado ai nda um document o de
arqui vo seri a a sua ori gem, o mot i vo pel o qual el e foi cri ado ou recebi do e
acumul ado j unt o aos out ros e no o seu cont edo.
Int erpret a-se, poi s, que Rousseau e Cout ure, ao usarem o t ermo
i nformao, est ej am buscando sugeri r que um arqui vo pode t er ml t i pl as
fi nal i dades de ut i l i zao. Como j foi ci t ado, com refernci a na publ i cao de
Roper (1989), os arqui vos permanent es foram consi derados arqui vos hi st ri cos por
mui t as dcadas, t endo i sso l evado a um t rat ament o document al que provocou
i ncl usi ve o desmant el ament o de mui t os acervos. Rousseau e Cout ure,
provavel ment e, t ent aram abandonar o t ermo document o obj et i vando t i rar a
conot ao excl usi vament e hi st ri ca dos document os de arqui vo permanent e.
Essa preocupao compreens vel e desej vel , mas a pal avra i nformao,
como foi expost o, pouco preci sa. Quando se busca, ent o, mai s preci so
concei t ual , ent ende-se que o t ermo document os permanece o mai s adequado para se
fazer refernci a qui l o de que se compe o arqui vo.
Vol t ando-se defi ni o de arqui vos de Rousseau e Cout ure e t omando mai s
uma vez, as noes at agora consi deradas i ndi spensvei s ao concei t o de arqui vo -
conj unt o de document os, produzi dos e recebi dos, no exerc ci o das at i vi dades,
ofi ci ai s, de apenas um det ermi nado produt or - veri fi ca-se, i mpl i ci t ament e na
defi ni o de Rousseau e Cout ure, as noes de conj unt o e de rel ao dos
document os com as at i vi dades quando el es expri mem que as i nformaes (os
document os) seri am organi cament e e aut omat i cament e reuni das. Afi nal , a
organi ci dade supe a conexo dos document os com as at i vi dades.
Organi ci dade, segundo Mat a Machado (1977), a caract er st i ca de um t odo
que formado por part es i nt er-rel aci onadas que concorrem para um mesmo fi m.
A organi ci dade conseqnci a da acumul ao de forma correspondent e ao
fl uxo das at i vi dades que concorrem para um fi m que a mi sso. Mas, caso um
conj unt o de document os perdesse sua organi ci dade, por aci dent e ou maus t rat os,
t er-se-i a um arqui vo precri o, mas mesmo assi m el e no dei xari a de ser
consi derado um arqui vo. Dessa forma, consi dera-se que a noo de organi ci dade
i ndi spensvel para o t rat ament o dos arqui vos mesmo que el a, s vezes, no se
apresent e da forma i deal que seri a aquel a em que o agrupament o dos document os
refl et i sse cada ao do produt or do arqui vo.
Observa-se, ademai s, que Rousseau e Cout ure i ndi cam que os document os
seri am reuni dos para as prpri as necessi dades da sua exi st nci a (exi st nci a da

40
pessoa f si ca ou moral ), al m de para o exerc ci o de suas f unes. Por um l ado,
pareceri a escl arecedor esse acrsci mo j que al guns document os no foram cri ados
no desempenho das at i vi dades da i nst i t uio produt ora do arqui vo, mas, mui t as
vezes, el es foram cri ados para dar exi st nci a i nst i t ui o, dar-l he i dent i dade ,
defi ni r sua mi sso. Por exempl o, o document o de regi st ro de uma fi rma que no
produzi do no cumpri ment o das funes e at i vi dades dest a fi rma, mas para dar
exi st nci a a el a. Mesmo que no sej a resul t ado das suas at i vi dades, est e document o
faz part e do arqui vo dessa fi rma.
Cont udo, em al gumas si t uaes, esse el ement o da defi ni o de Rousseau e
Cout ure pode gerar probl emas. Para a veri fi cao desses probl emas, faz-se
necessri o, pri mei ro, di scut i r document o de arqui vo.

Freqent ement e, consi dera-se que os document os de arqui vo t m como
caract er st i ca t razerem al go regi st rado em si - sej am regi st ros grfi cos, sonoros,
i magt i cos, di gi t ai s ou out ra forma real i zvel . Cont udo, quest i ona-se aqui est a
caract er st i ca j que, consi derando os concei t os anal i sados, ent ende-se que o que
caract eri zari a os document os de arqui vo seri a a sua rel ao com as at i vi dades do
seu produt or, e no o fat o de t razerem al go regi st rado em si ou de serem ou no
t ri di mensi onai s.
Nessa perspect i va, t oma-se como exempl o uma maquet e que foi produzi da em
um depart ament o de arqui t et ura de um governo. Pode-se veri fi car que el a seri a
consi derada um document o de arqui vo, poi s resul t a do desenvol vi ment o das
at i vi dades desse depart ament o e, port ant o, document a suas at i vi dades e fornece
i nformaes sobre el as, mesmo que est as i nformaes no est ej am exat ament e
regi st radas nesse document o. A part i r desse exempl o, pode-se consi derar que um
document o de arqui vo defi ni do como t al a part i r da anl i se do seu cont ext o e no
pel o seu suport e ou aparnci a ou pel o fat o de t er al go regi st rado em si . No caso de
um obj et o i napropri ado para o ambi ent e f si co de um arqui vo, i sso se t ornari a um
probl ema de ordem admi ni st rat i va e no arqui v st i ca. Import ari a ant es i dent i fi car se
o obj et o t em cart er de document o de arqui vo devi do sua ori gem e, no caso
afi rmat i vo, anal i sar o probl ema admi ni st rat i vament e e deci di r se o ambi ent e f si co
o comport a ou no.
Mas a mai ori a dos aut ores do campo no desenvol ve est a probl emt i ca.
Rousseau e Cout ure (1994), aparent ement e, no se preocupam com est a quest o.
Encont ram-se, em sua obra, as defi ni es de document o e de document os de arqui vo
reproduzi das do di ci onri o do C. I. A. com uma consi derao fi nal dos aut ores que
merece ser reproduzi da: Em resumo, um document o const i t u do por um suport e
ou pea e por um cont edo (a i nf ormao nel e regi st rada). (p. 137)
Tambm Bel l ot t o (1991) no d most ras de consi derar t al quest o rel evant e.
Quando a aut ora di scut e o t rat ament o dos document os de arqui vo, apresent a um
quadro di st i ngui ndo os document os de arqui vo dos document os de bi bl i ot eca,
museu e cent ro de document ao. A aut ora v di st i nes ent re produt ores,

41
fi nal i dades da produo, obj et i vos, processament os t cni cos e pbl i cos, al m dos
t rs, a segui r, que se consi dera conveni ent e ci t ar: (p. 18)

Arqui vo Bi bl i ot eca Museu
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Impressos
manuscri t os
audi ovi suai s
exempl ares ml t i pl os
Obj et os
bi / t ri di mensi onai s
exempl ar ni co
Audi ovi sui
(reprodu)
exempl ar
n / ml t .
Ti po do
conj unt o
Fundos;
document os
uni dos pel a
ori gem
Col eo;
document os uni dos
pel o cont edo
Col eo;
document os uni dos
pel o cont edo ou
pel a f uno
Col eo;
document os
uni dos pel o
cont edo
Ent rada dos
document os
[na i nst i t ui o
arqui v st i ca]
Passagem
nat ural de
f ont e geradora
ni ca
Compra, doao,
permut a de f ont es
ml t i pl as
Compra, doao,
permut a de f ont es
ml t i pl as
Compra,
doao,
pesqui sa

V-se que nest a publ i cao a aut ora faz di st i no do dest i no dos obj et os
t ri di mensi onai s. Cont udo, anal i sam-se os doi s pont os segui nt es a t i po de suport e
como aquel es que de fat o defi ni ri am a di st i no ent re os quat ro t i pos de
document ao menci onados. Esses pont os poderi am ser assi m si nt et i zados: a) a
conformao dos conj unt os que, em bi bl i ot ecas, museus e cent ros de document ao,
se caract eri zari am como col ees e, nos arqui vos, como fundos (acumul ao
nat ural ); b) o fat or que promove a rel ao ent re um document o e out ro dent ro do
conj unt o que, em bi bl i ot ecas, museus e cent ros de document ao, seri a o cont edo
do document o e, em arqui vos, seri a a ori gem do document o (ao geradora); e c) o
modo de ent rada dos document os nas i nst i t ui es seri a, para as bi bl i ot ecas, os
museus ou os cent ros de document ao, por aqui si o e, na i nst i t ui o arqui v st i ca,
por passagem nat ural , ou sej a, recol hi ment o.
Em obra post eri or ci t ada, Bel l ot t o (2002) concei t ua document o de arqui vo
sem especi fi car que o document o preci sa t er al go regi st rado em si : document o de
arqui vo pode ser def i ni do como suport e que cont m uma i nf ormao arqui v st i ca.
(p. 23)
Mas, em segui da, a aut ora ci t a, sem coment ar as di ferenas dos concei t os,
Vazquez e Tanodi que s consi deram como document os de arqui vo aquel es que
t razem i nformaes regi st radas:

um suport e modi f i cado por um t ext o a el e aderi do que surge como
resul t ado de uma at i vi dade admi ni st rat i va e t em como f i nal i dade
comuni car uma ordem, provar al go ou t ransmi t i r uma i nf ormao
t i l para um t rmi t e (Vazquez, s. d. ); ou como um suport e que
cont m um t ext o (escri t o, graf ado, gravado) que resul t ado da
at i vi dade admi ni st rat i va de uma ent i dade, ef et uada para cumpri r
seus obj et i vos e f i nal i dades (Tanodi , 1961)


42
Cont udo, Jenki nson no dei xa t al probl ema passar desapercebi do. Ao di scut i r
os document os, ant es de concei t u-l os, o aut or faz uma observao revel adora:

we cannot say t hat a document i s somet hi ng whi ch gi ves
i nf ormat i on i n wri t i ng; f or t he Record Of f i ce seri es of Port Books
gi ves us exampl es where t he mere f ormal t i t l e, or ot her i dent i f i cat i on
mark on t he cover, convert s an absol ut el y bl ank book i nt o a perf ect l y
good Archi ve []. (1965, p. 5)
25

Consi derando a anl i se desenvol vi da em t orno dos concei t os de document o
de arqui vo, pode-se concl ui r que no necessri o haver um regi st ro no document o
para que el e sej a consi derado um document o de arqui vo e, t ambm, que el e pode ser
t ri di mensi onal . Cont udo, est a afi rmao por demai s si gni fi cat i va para que se
possa t om-l a por verdadei ra sem um mai or respal do na l i t erat ura. Dessa forma, na
seqnci a das anl i ses aqui desenvol vi das, l evar-se- em cont a a quest o expost a
sempre se consi derando a sua i ndet ermi nao.

Ret ornando, ent o, noo cont i da no concei t o de arqui vo de Rousseau e
Cout ure - que os document os seri am reuni dos para as prpri as necessi dades da
sua exi st nci a (exi st nci a da pessoa f si ca ou moral ), anal i sa-se um exempl o
hi pot t i co para mel hor veri fi car os probl emas a el a i nerent es:
Suponha-se que um depart ament o de governo t i vesse seus t rabal hos
i nt errompi dos sem que se fi zesse o recol hi ment o dos document os i nst i t ui o
arqui v st i ca correspondent e. Suponha-se t ambm que al gum t empo depoi s se
t ent asse recol her seus document os t ant o os que i ri am para o museu quant o os que
seri am recol hi dos a uma i nst i t ui o arqui v st i ca. Se os document os de arqui vo por
vent ura podem ser t ri di mensi onai s e sem al go regi st rado em si e, se consi dera-se os
document os necessri os exi st nci a do rgo como propem Rousseau e Cout ure,
ent o, os mvei s do escri t ri o e seus equi pament os seri am t ambm recol hi dos ao
arqui vo. Afi nal , os mvei s t eri am servi do s necessi dades de exi st nci a do di t o
depart ament o. O que se const i t ui ri a num equ voco porque os mvei s e equi pament os
no do i dent i dade nem defi nem a vi da do produt or do arqui vo como os out ros que,
se supe, const i t uem-se na preocupao de Rousseau e Cout ure.
Os document os que no so cri ados pel as at i vi dades do produt or do arqui vo,
mas que fari am part e del e, so aquel es produzi dos pel as aes que do i dent i dade
ao produt or e defi nem sua const i t ui o e mi sso e os mei os de real i z-l a. Por
exempl o, a at a de uma assembl i a que defi ne a cri ao de uma ent i dade ou a
escri t ura do i mvel onde funci ona a ent i dade.


25
Ns no podemos di zer que um document o al go que of er ea i nf or mao por escr i t o; a
sr i e Li vros do Por t o do Record Off i ce [Arqui vo Naci onal da I ngl at er r a] of er ece- nos
exempl os onde um mero t t ul o formal ou uma out ra marca de i dent i fi cao na capa
conver t e um l i vro, absol ut ament e em br anco, em um [ document o de] arqui vo per fei t ament e
adequado [ . . . ] ( t raduo nossa)

43

Mesmo que no t enha si do poss vel encont rar recursos l eg t i mos para se
i ncl ui r no concei t o de arqui vo a noo de que os document os que do exi st nci a ao
produt or fazem t ambm part e do seu arqui vo, gri fa-se essa probl emt i ca como
rel evant e para fut uros est udos. Acrescent a-se a est e pont o a observao de que
est es document os soment e so recol hi dos ao arqui vo permanent e no caso de
ext i no do produt or ou de mudana si gni fi cat i va em sua mi sso ou nos mei os de
real i z-l a. Normal ment e, est es document os permanecem sempre j unt os ao produt or.


Out ra pecul i ari dade da defi ni o de Rousseau e Cout ure a subst i t ui o da
expresso pessoa f si ca ou j ur di ca por pessoa f si ca ou moral . At ri bui -se a
ut i l i zao dessa expresso a uma t raduo l i t eral do francs para a l ngua
port uguesa. No francs, personne moral e
26
apresent a o mesmo si gni fi cado que
dado no Brasi l para pessoa j ur di ca.
Como a expresso pessoa moral poderi a sugeri r aos l ei gos no assunt o que a
ent i dade pode no ser j uri di cament e const i t u da, essa expresso propi ci ari a a
i nt erpret ao de que a expresso pessoa f si ca ou j ur di ca excl ui ri a as
i nst i t ui es que no so formal ment e cri adas. Supondo-se, como exempl o, um
part i do pol t i co cl andest i no, est e no seri a uma pessoa j ur di ca nem uma pessoa
f si ca e mesmo assi m poderi a acumul ar um arqui vo. O i deal seri a a ut i l i zao de
uma expresso que no promovesse qual quer excl uso. O C. I. A. , na publ i cao da
norma ISAAR(CPF), refere-se a Ent i dade Col et i va
27
, Pessoa ou Fam l i a que,
ent ende-se, poderi a t ornar-se o t ermo i deal .
Ai nda rel at i vament e defi ni o de arqui vo de Rousseau e Cout ure, not a-se
que el a expl i ci t a a mudana do mot i vo da conservao dos document os baseando-se
nos val ores pri mri os e secundri os. De fat o, pode-se observar essa vari ao da
ut i l i zao dos document os. Est es, com o passar do t empo, ampl i am ou mudam sua
ut i l i zao. O que se quest i ona se o val or pri mri o no se mant eri a. A i nformao
cont i da nos document os de uma i nst i t ui o, a pri nc pi o, sempre l he seri a t i l para o
desenvol vi ment o das suas aes fut uras e, al m di sso, os document os no perderi am
o seu val or probat ri o para seus produt ores, mesmo depoi s de passados mui t os
anos.
Ant eci pando essa di scusso que ser ret omada mai s adi ant e, observa-se que,

26
Encont r a- se a expresso no Le Pet i t Rober t Di ct i onnai re al phabet i que et anal ogi que de
l a l angue franai se (1990) - no verbet e Personne que t r az : [. . . ] Per sonne mor al e :
groupement ou et abl i ssement t i t ul ai re dun pat r i moi ne col l ect i f et dune cert ai ne capaci t
j ur i di que, mai s n ayant pas d exi st ence corpor el l e (oppos per sonne physi que : i ndi vi du)
Personnes moral es de droi t publ i c ou pri v. Cuj a t raduo ser i a : grupament o ou
est abel eci ment o t i t ul ar de um pat r i mni o col et i vo e de uma cer t a capaci dade j ur di ca, mas
sem exi st nci a corporal (opost o a pessoa f si ca: i ndi v duo). Pessoa j ur di ca de di rei t o
pbl i co ou pri vado.
27
Tr az o gl ossr i o da ISAAR( CPF) : Ent i dade col et i va (corporat e body) organi zao ou
grupo de pessoas que i dent i f i cado por um nome par t i cul ar e que funci ona, ou pode
funci onar, como uma ent i dade.

44
por ser o val or cul t ural adqui ri do aci dent al ment e e de manei ra no det ermi nvel - j
que a cul t ura est sempre mudando - el e no ofereceri a mei os para sua
i dent i fi cao. Bom seri a se fosse poss vel prever o desenvol vi ment o da cul t ura e
l i st ar os cri t ri os para aval i ar document os que t m e t ero val or cul t ural . poss vel
fazer suposi es, mas no haveri a mei os de se prever o que adqui ri r val or cul t ural
depoi s de passados, por exempl o, cem anos da cri ao de um document o. Sendo
assi m, t udo que se pode fazer , t al vez, const at ar que os document os sofrem essa
ampl i ao de ut i l i zao acrescent a-se ao uso pri mri o, o secundri o mas no
nos parece poss vel ut i l i zar esse recurso para concei t uar arqui vo.
No Brasi l , a Lei n. 8. 159 de 1991 que di spe sobre a pol t i ca naci onal de
arqui vos pbl i cos e pri vados assi m defi ne o t ermo:

Art . 2 - Consi deram- se arqui vos, para os f i ns dest a Lei , os
conj unt os de document os produzi dos e recebi dos por rgos
pbl i cos, i nst i t ui es de cart er pbl i co e ent i dades pri vadas, em
decorrnci a de exerc ci o de at i vi dades espec f i cas, bem como por
uma pessoa f si ca, qual quer que sej a o suport e da i nf ormao ou a
nat ureza dos document os.

Est a defi ni o t ambm se apl i ca s t rs fases do arqui vo.
Observa-se que o t ermo arqui vos adot ado no pl ural e, conseqent ement e,
os seus produt ores t ambm aparecem no pl ural .
As demai s noes consi deradas i ndi spensvei s (conj unt o de document os,
produzi dos e recebi dos, no exerc ci o das at i vi dades, of i ci ai s, de um det ermi nado
produt or) foram t odas i ncl u das na defi ni o da l ei , cont ando com a meno
mul t i pl i ci dade de suport es e nat ureza dos document os que foi consi derada
di spensvel .
A part i r do expost o nest e cap t ul o, formul a-se um concei t o de arqui vo de
modo a t ent ar mant er apenas as noes consi deradas i ndi spensvei s:
Arqui vo o conj unt o dos document os produzi dos e recebi dos no decurso das
aes necessri as para o cumpri ment o da mi sso defi ni da de uma det ermi nada
ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a.
Observa-se que est a defi ni o no i ncl ui os document os cri ados para dar
exi st nci a ao produt or do arqui vo nem aquel es que defi nem sua mi sso e os mei os
de real i z-l a, sendo que, na verdade, est es document os, normal ment e, fazem part e
do arqui vo.




45





3. 3 As caracter sti cas e qual i dades do arqui vo e seus documentos



Nest a seo sero anal i sadas as ci nco caract er st i cas ou qual i dades do
arqui vo ou dos seus document os conforme encont rado na l i t erat ura.
Como essas caract er st i cas ou qual i dades const i t uem-se em desenvol vi ment os
t eri cos fundamentai s para a composi o do corpo da t eori a arqui v st i ca, el as so
consi deradas pri nc pi os, conforme menci onado ant eri orment e.
Al gumas caract er st i cas e qual i dades so descri t as pel a pri mei ra vez na
l i t erat ura, mesmo que no sej am assi m nomeadas, no manual da Associ ao dos
Arqui vi st as Hol andeses, 1898, out ras dat am da publ i cao do manual de Jenki nson,
em 1920.
A l i t erat ura da rea apresent a ci nco caract er st i cas e qual i dades. So el as: a
cumul at i vi dade ou nat ural i dade e a organi ci dade - que so caract er st i cas do
arqui vo como um t odo - e a Imparci al i dade, a Aut ent i ci dade e a uni ci dade que so
i dent i fi cadas em seus document os.
Ini ci a-se pel a exposi o do concei t o de nat ural i dade ou cumul at i vi dade do
arqui vo que vem a ser condi o para a sua organi ci dade que, por sua vez condi o
para a Imparci al i dade dos document os que, t ambm, ao seu t urno, condi o para a
sua Aut ent i ci dade. Por l t i mo expe-se a caract er st i ca de uni ci dade dos
document os.




3. 3. 1 Nat ural i dade ou Cumul at i vi dade

Para Durant i (1994), essa caract er st i ca concebi da como a nat ural i dade
dos regi st ros document ai s. Di z el a:

"A t ercei ra caract er st i ca dos regi st ros document ai s a
nat ural i dade. Essa nat ural i dade di z respei t o manei ra como os
document os se acumul am no curso das t ransaes de acordo com as
necessi dades da mat ri a em paut a: el es no so col et ados
ar t i f i ci al ment e como os obj et os de um museu(. . . ) , mas acumul ados
nat ural ment e nos escr i t r i o em funo dos obj et i vos pr t i cos da

46
admi ni st r ao
28
. O f at o de os document os no serem concebi dos f ora
dos requi si t os da at i vi dade prt i ca, i st o , de se acumul arem de
manei ra cont nua e progressi va, como sedi ment os de est rat i f i caes
geol gi cas, os dot a de um el ement o de coeso espont nea, ai nda que
est rut urada". (p. 52)

A aut ora sugere que o arqui vo no formado por aqui si o de document os
escol hi dos, mas forma-se nat ural ment e, pel a acumul ao de document os recebi dos
ou produzi dos em rel ao di ret a com as at i vi dades do seu cri ador. Ou sej a, um
arqui vo acumul a-se pel a fora do processo de cri ao dos document os no
desempenho das suas at i vi dades e no por escol ha ou det ermi nao a pri ori ; el e
forma-se, por consegui nt e, num processo nat ural de acumul ao e no por
acumul ao art i fi ci al como acont ece nas bi bl i ot ecas, museus e cent ros de
document ao.
Bel l ot t o (2002), pri mei rament e, consi dera como pri nc pi o a cumul at i vi dade e
a defi ne como se segue: o arqui vo uma f ormao (a sedi ment ao, de Lodol i ni )
progressi va, nat ural e orgni ca (p. 21) e depoi s a i dent i fi ca como uma qual i dade
dos document os que l hes confere fora probat ri a e assi m a descreve:
Nat ural i dade (na acumul ao): os document os no so col eci onados e si m
acumul ados, nat ural ment e, no curso das aes, de manei ra cont nua e
progressi va. (p. 25)
Faz-se pert i nent e observar que o predi cado que se apl i ca acumul ao de
nat ural no si nni mo de que a acumul ao sempre se faz espont aneament e de
manei ra perfei t ament e orgni ca, t al como seri a necessri o para se t er um arqui vo
confi vel . Esse t ermo nat ural refere-se ao fat o dos document os serem acumul ados
medi da que so produzi dos. Mas, como no exempl o ci t ado na seo 3. 1. 3 dedi cada
ao pri nc pi o de manut eno da ordem ori gi nal , nem sempre o produt or dos
document os procede a acumul ao do arqui vo de modo correspondent e ao
desenvol vi ment o das aes. De manei ra que no se deve consi derar que a
acumul ao orgni ca desej vel t ot al ment e espont nea.
Ao cont rri o da acumul ao, a produo/ recepo de document os em
decorrnci a das funes, at i vi dades e t arefas pode ser di t a nat ural , espont nea.
Ni ngum cri a document os al eat ori ament e. Cri am-se document os em decorrnci a das
necessi dades das aes. Cont udo, a acumul ao pode no ser fei t a de manei ra
orgni ca, no se devendo, port ant o, acredi t ar que os document os se acumul am
ordenadament e sem que haj a esse empenho por part e de quem os acumul a.
As observaes que acabaram de ser expost as no demandari am at eno caso
no fosse t o freqent e a acumul ao desorgani zada. Apenas i deal ment e, um
arqui vo acumul ado organi cament e de manei ra espont nea.
Caso haj a al gum equ voco no processo de acumul ao, ou sej a, caso os
document os est ej am em uma ordem que se t orne mui t o di f ci l i dent i fi car as aes

28
Est e t recho ent r e aspas si mpl es foi r et i r ado, por Durant i , do Gui de t o t he publ i c records
do arqui vo naci onal da Ingl at erra, o Publ i c Record Off i ce, confor me a aut or a i ndi ca.

47
que os geraram, i sso no descaract eri za um conj unt o de document os como arqui vo,
poi s mesmo que a acumul ao no se faa exat ament e em consonnci a com curso
das aes desenvol vi das que os geraram, i sso no si gni fi ca que o conj unt o de
document os dei xe de ser um arqui vo.
Mas, a boa acumul ao, aquel a que deposi t a cada document o cont i guament e
aos demai s produzi dos e recebi dos pel a mesma at i vi dade que o gerou e, ao mesmo
t empo, no o mi st ura a out ros conj unt os document ai s rel at i vos a at i vi dades
di st i nt as, essa boa acumul ao seri a i ndi spensvel para a boa organi ci dade do
arqui vo e, conseqent ement e, para a Imparci al i dade e Aut ent i ci dade dos seus
document os.





3. 3. 2 Organi ci dade

Cabe i ni ci ar a anl i se da organi ci dade com o que di z o manual da Associ ao
dos Arqui vi st as Hol andeses (1960) cuj a pri mei ra edi o de 1898 t raz a compreenso
da organi ci dade dos fundos de arqui vo:

"(. . . ) O arqui vo (. . . ) um t odo orgni co, um organi smo vi vo, que
cresce, se f orma e sof re t ransf ormaes segundo regras f i xas. Se se
modi f i cam as f unes da ent i dade, modi f i ca-se, concomi t ant ement e,
a nat ureza do arqui vo. (p. 13)

Ent ende-se que os aut ores referem-se s i nt er-rel aes exi st ent es ent re as
funes, at i vi dades e t arefas de uma ent i dade, que formam um t odo orgni co
refl et i do nas i nt er-rel aes de seus document os que, no conj unt o - o arqui vo -
refl et e a mi sso do seu produt or. Isso si gni fi ca, ent o, que ao se modi fi carem as
funes, at i vi dades e t arefas do produt or ou suas i nt er-rel aes, modi fi ca-se
t ambm o t odo e as i nt er-rel aes dos seus document os.
Sendo assi m, a organi ci dade exi st e na rel ao que cada document o t em com
as funes, at i vi dades e t arefas que o gerou, det ermi nando seu si gni fi cado. A perda
de organi ci dade, por acumul ao no met di ca ou desordem dos document os,
resul t ari a na perda da sua pl ena i nt el i gi bi l i dade. Por out ro l ado, a organi ci dade
oferece a possi bi l i dade de se compreender a mi sso do produt or e suas at i vi dades
at ravs dos document os que compem o seu arqui vo.
Jenki nson, em 1922, t ambm se ocupou dessa quest o. Ao defi ni r as
responsabi l i dades do arqui vi st a el e enfat i za: [] i n no ci rcumst ances may any
marki ng or al t erat i on of a document (al t erat i on i ncl udi ng any change what ever i n

48
i t s rel at i on t o ot her document s) be made by any one save an Archi ve Of f i ci al .
29

(1965, p. 83, gri fo nosso). Essa ressal va fi nal de Jenki nson no prej udi ca a
compreenso da organi ci dade como se desenvol ve aqui , porque um funci onri o de
arqui vo, i deal ment e, apenas promove al t eraes em document os quando obri gado
por suas at i vi dades ofi ci ai s e no de manei ra al eat ri a ou por mot i vos escusos. O
que si gni fi ca que as mudanas por el e operadas cont i nuaro a refl et i r as at i vi dades.
Al m di sso, qual quer mudana dever sempre ser regi st rada nos i nst rument os de
busca.
E Bel l ot t o (2002) assi m defi ne o que el a chamou de pri nc pi o da
organi ci dade:

as rel aes admi ni st rat i vas orgni cas se ref l et em nos conj unt os
document ai s. A organi ci dade a qual i dade segundo a qual os
arqui vos espel ham a est rut ura, f unes e at i vi dades da ent i dade
produt ora/ acumul adora em suas rel aes i nt ernas e ext ernas.
(p. 21)

E depoi s, quando a consi derou qual i dade dos document os que l hes confere
fora probat ri a, Bel l ot t o (2002, p. 25) defi ne: Organi ci dade (em seu
rel aci onament o com os out ros document os do mesmo conj unt o): devi do
i nt erdependnci a ent re os document os do mesmo conj unt o e suas rel aes com seu
cont ext o de produo. Ent ende-se que o at ri but o de pri nc pi o j ust i fi ca-se pel o
fat o da organi ci dade const i t ui r-se em um fundamento que faz do arqui vo o mei o
de se conhecer a mi sso e as aes do seu produt or e, t ambm, porque a
organi ci dade deve ser a perspect i va a part i r da qual se anal i sa o arqui vo no
moment o de se pl anej ar a cl assi fi cao que ori ent ar sua acumul ao e recuperao
e de se t rat -l o para a guarda permanent e.
Para Durant i (1994), a organi ci dade descri t a como a caract er st i ca de
i nt er-rel aci onament o dos regi st ros document ai s. A aut ora assi m defi ne i nt er-
rel aci onament o:

Esse i nt er- rel aci onament o devi do ao f at o de que os document os
est abel ecem rel aes no decorrer do andament o das t ransaes e de
acordo com suas necessi dades. Cada document o est i nt i mament e
rel aci onado com out ros, t ant o dent ro quant o for a do grupo do qual
est preservado e (. . . ) seu si gni f i cado depende dessas rel aes
30
. As
rel aes ent re os document os, e ent re el es e as t ransaes das quai s
so resul t ant es, est abel ecem o axi oma de que um ni co document o
no pode se const i t ui r em t est emunho suf i ci ent e do curso dos f at os e
at os passados: os document os so i nt erdependent es no que t oca a
seu si gni f i cado e sua capaci dade comprobat ri a. [. . . ] Na verdade, os
regi st ros document ai s so um conj unt o i ndi vi s vel de rel aes

29
[ . . . ] em nenhuma ci rcunst nci as pode qual quer mar cao ou al t erao ser fei t a em um
document o ( al t erao i ncl ui ndo uma mudana qual quer na sua rel ao com outros
documentos) por ni ngum, sal vo um funci onr i o do arqui vo. ( t r aduo nossa).
30
Est e t r echo ent r e aspas si mpl es foi r et i r ado, por Durant i , do Gui de t o t he publ i c records
do Arqui vo Naci onal da Ingl at err a, o Publ i c Record Off i ce.

49
i nt el ect uai s permanent es t ant o quant o de document os. (p. 52)

Port ant o, a organi ci dade resul t a da produo dos document os enquant o
conseqnci a das at i vi dades que vi sam uma mi sso. Resul t a da produo e recepo
de document os no desempenho das at i vi dades i nt er-rel aci onadas que cont ri buem
para um ni co fi m que a mi sso do produt or. Sendo assi m, os document os,
enquant o refl exo das at i vi dades, seri am t ambm i nt er-rel aci onados e, no seu
conj unt o, refl et i ri am a mi sso do produt or.
Observa-se que um arqui vo pode t er uma organi ci dade precri a, quando el e
acumul ado de manei ra pouco cri t eri osa ou sofre el i mi naes i ndevi das. Cont udo,
di fi ci l ment e a organi ci dade se perde t ot al ment e.





3. 3. 3 Imparci al i dade

Jenki nson (1965) foi quem defi ni u a Imparci al i dade como qual i dade do
document o de arqui vo. Di z el e:

Drawn up f or purposes al most i nf i ni t el y varyi ng t he
admi ni st rat i ve or execut i ve cont rol of every speci es of human
undert aki ng t hey [ t he ar chi ves] are pot ent i al l y usef ul t o st udent s
f or t he i nf ormat i on t hey can gi ve on a range of subj ect s t ot al l y
di f f erent but equal l y wi de: t he onl y saf e predi ct i on, i n f act ,
concerni ng t he Research ends whi ch Archi ves may be made t o serve
i s t hat wi t h one part i al except i on t hese wi l l not be t he purposes
whi ch were cont empl at ed by t he peopl e by whom t he Archi ves were
drawn up and preserved. The si ngl e part l y except i onal case i s t he
one where t hey are exami ned f or t he l i ght t hey t hrow upon t he
hi st ory of one branch or anot her of publ i c or pri vat e Admi ni st rat i on
t he branch t o whi ch t hey t hemsel ves bel onged. Provi ded, t hen, t hat
t he st udent underst ands t hei r admi ni st rat i ve si gni f i cance t hey
cannot t el l hi m anyt hi ng but t he t rut h
31
. (p. 12, gr i fo nosso)


31
Produzi dos por propsi t os i nf i ni t ament e var i ados o cont rol e admi ni st rat i vo ou
execut i vo de t odas as espci es de empr eendi ment os humanos el es [os document os de
ar qui vo per manent e] so pot enci al ment e t ei s para pesqui sador es pel a i nfor mao que el es
podem f or necer a r espei t o de uma sr i e de assunt os t ot al ment e di f er ent es mas i gual ment e
ext ensos: a ni ca af i r mao segura, de f at o, que concerne aos f i ns de pesqui sa aos quai s o
ar qui vo pode ser vi r , que, com uma exceo parci al , os propsi t os [de pesqui sa]
cont empl ados no sero os [ mesmos] pr et endi dos pel as pessoas que produzi ram e
pr eservar am o arqui vo. O caso par t i cul ar ment e excepci onal aquel e onde el es [os
document os] so exami nados sob a l uz que el es [os document os] j ogam sobr e a hi st r i a
daquel e r amo ou out ro da admi ni st r ao pbl i ca ou pr i vada o r amo ao qual el es prpr i os
per t enceram. Dado, ent o, que o pesqui sador ent enda seu si gni f i cado admi ni strat i vo, el es
[os document os] no podem di zer-l he nada, mas a verdade. . ( t r aduo nossa)

50
Ent ende-se que Jenki nson se refere l egi t i mi dade do mot i vo da cri ao do
document o em rel ao funo at i vi dade t arefa qual el e est l i gado. O aut or
est ari a enfat i zando a verdade admi ni st rat i va do document o e no a verdade do seu
cont edo. O mot i vo da cri ao de um document o, i ndependent ement e do seu
cont edo ser ou no, suponhamos, uma fraude, seri a l eg t i mo no que se refere sua
rel ao com as at i vi dades da ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que o cri ou. Di z
ai nda Jenki nson em segui da: Impart i al i t y i s a gi f t whi ch resul t s f rom t he f i rst part
of our def i ni t i on of Archi ves
32
(p. 12). Essa pri mei ra part e a segui nt e:

A document whi ch may be sai d t o bel ong t o t he cl ass of Archi ves i s
one whi ch was drawn up or used i n t he course of an admi ni st rat i ve
or execut i ve t ransact i on (whet her publ i c or pri vat e) of whi ch i t sel f
f ormed a part [. . . ]
33
( p. 11) .

Pode-se i nt erpret ar que o aut or refere-se conexo dos document os s
at i vi dades. Sendo assi m, os document os produzi dos no curso de uma at i vi dade, ao
mesmo t empo, refl et em essa at i vi dade. E no conj unt o, o arqui vo, refl et e o
desenvol vi ment o do conj unt o das aes do seu produt or.
Part i ndo-se do pressupost o de que, t ant o o produt or dos document os quant o o
pesqui sador ext erno t m i nt eresses prpri os, t em-se que a Imparci al i dade dos
document os de arqui vo est no fat o de que, no seu conj unt o, o arqui vo, caso
devi dament e acumul ado e preservado, di r o modo como se deu o desenvol vi ment o
da mi sso que o gerou.
Imparci al i dade, conforme se ent ende que o aut or desej a defi ni r, sugere
que os document os no so produzi dos com a i nt eno de pri vi l egi ar os i nt eresses
do seu produt or ou do fut uro pesqui sador. O document o nasce por necessi dade de
uma at i vi dade, por uma fat al i dade, por uma i mposi o da nat ureza das at i vi dades
de uma i nst i t ui o, e no porque houve uma escol ha de t er-se um document o para
essa ou aquel a fi nal i dade. Os document os nascem porque so necessri os
at i vi dade apenas e, conseqent ement e, so um espel ho i mparci al dessa at i vi dade.
Durant i (1994) assi m i nt erpret a a defi ni o de Jenki nson:

Impart i al i t y i s a charact eri st i c of archi val document s, not of t hei r
creat ors, who are nat ural l y part i al t o t hei r own i nt erest s. To prot ect
t he i mpart i al i t y of archi ves i s t o prot ect t hei r capaci t y t o reveal t he
bi ases and i di osyncrasi es of creat ors. Thi s i s why i t i s so di f f i cul t t o
guarant ee t he appropri at e mai nt enance of current and semi current
document s by t hei r creat ors, be t hey organi zat i ons or i ndi vi dual s: i t
can not be done wi t hout al ert t hem t o t hei r document s i nherent val ue
but , i f creat ors are made t oo vi vi dl y aware of t he power of t hei r
document s, t hey may begi n t o draw or al t er t hem f or t he benef i t of

32
I mpar ci al i dade um pr edi cado que r esul t a da pr i mei r a par t e de nossa def i ni o de
arqui vo. ( t r aduo nossa)
33
Um document o que pode ser di t o como pert encent e a cl asse dos arqui vos aquel e que
foi produzi do e ut i l i zado no decurso de uma t r ansao admi ni st rat i va ou execut i va (sej a
pbl i ca ou pr i vada) da qual el e par t e ( t raduo nossa)

51
post eri t y, and t he document s woul d not be t he un-sel f -consci ous
resi due of act i on but a consci ous ref l ect i on on i t .
34
(p. 334-335, not a
de p de pgi na)

Embora a aut ora preocupe-se com a possi bi l i dade dos produt ores
promoverem al t eraes premedi t adas em seus document os, ent ende-se que
Jenki nson, ao cont rri o, aval i a que i sso di fi ci l ment e pode acont ecer porque os
document os so produzi dos por fora da necessi dade das at i vi dades desempenhadas.
Por exempl o, um rel at ri o da produo agr col a de um t ri mest re de uma
secret ari a de agri cul t ura, mesmo cont endo dados t endenci osos, seri a part e das
at i vi dades dest e rgo, seri a um document o prpri o daquel e rgo, seri a ent o
l eg t i mo enquant o document o do arqui vo daquel a secret ari a. no exame do
conj unt o dos document os e no seu cot ej ament o com os document os das demai s
at i vi dades do mesmo rgo ou at de out ros rgos, que seri am apont adas as
i di ossi ncrasi as ou t endenci osi dades dos cri adores. Fazendo uso do exempl o aci ma,
seri a poss vel veri fi car, por exempl o, nos document os de ci rcul ao de produt os
agr col as, que o menci onado rel at ri o de produo agr col a apresent a cont radi es.
Isso abri ri a, t ambm, a possi bi l i dade de apurao da verdade do cont edo do
document o.
Bel l ot t o (2002) defi ne a Imparci al i dade como qual i dade dos document os que
l hes confere fora probat ri a, como se segue:

Imparci al i dade (em sua cri ao): deri vada do f at o de que no
f oram cri ados para dar cont as post eri dade. Os document os
admi ni st rat i vos so mei os de ao e rel at i vos a det ermi nadas
f unes. Sua i mparci al i dade expl i ca- se pel o f at o de que so rel at i vos
a det ermi nadas f unes; caso cont rri o, os procedi ment os aos quai s
os document os se ref erem no f unci onaro, no t ero val i dade.
(p. 25)

E Camargo (2003), mesmo que no faa refernci a expl ci t a ao concei t o de
Imparci al i dade, ao di scut i r o val or hi st ri co dos document os, argument a:

Ant es de mai s nada, preci so l embrar que o document o de arqui vo
t em como t rao caract er st i co o f at o de ser produzi do de f orma
nat ural e rot i nei ra, por i mperat i vos de ordem prt i ca, sem qual quer
i nt eno de se t ransf ormar em f ont e para a hi st ri a. No mbi t o do
f unci onament o de uma i nst i t ui o, com ef ei t o, no resul t a de um

34
I mpar ci al i dade uma car act er st i ca dos document os de arqui vo, no dos seus cr i ador es,
os quai s so nat ur al ment e par ci ai s quant o aos seus prpr i os i nt eresses. Prot eger a
i mpar ci al i dade dos arqui vos prot eger sua capaci dade de revel ar as pr edi sposi es e
i di ossi ncrasi as do seu cr i ador. Ei s porque t o di f ci l garant i r a guarda apropri ada dos
document os corr ent es e i nt er medi r i os pel os seus cr i ador es, sej am el es organi zaes ou
i ndi v duos: i sso no pode ser fei t o sem al er t - l os par a o val or i ner ent e aos seus
document os, mas se os produt or es so al er t ados mui t o i nt ensament e par a o poder dos seus
document os, el es podem comear a pr oduzi - l os ou al t er - l os par a o benef ci o da
post er i dade, e os document os no poder i am ser um r es duo desi nt er essado da ao, mas o
seu ref l exo consci ent e. ( t raduo nossa)

52
gest o especi al de at ri bui o de sent i do, como ocorre com os
document os de museu; ao cont rri o, t em cart er evi denci al
congni t o, i st o , nasce para servi r de i nst rument o ou prova de
det ermi nadas aes e al hei o a um event ual uso secundri o que del e
se possa f azer. Esse cart er i nst rument al f az-se acompanhar de
out ros t raos marcant es.
Um del es a ext rema proxi mi dade que mant m com a ao de
que se ori gi nou, a pont o de pret ender subst i t u - l a, de f unci onar como
seu equi val ent e, de represent - l a. Val e a pena apreci ar mai s a f undo
esse post ul ado. O document o de arqui vo a ext eri ori zao de uma
ao que se f az e ref az por ef ei t o da f ora probat ri a que l he
pecul i ar. E essa f ora depende, em l arga medi da, de di sposi t i vos que
acent uam sua capaci dade de remi sso di ret a real i dade, a pont o de
f ormar com el a uma al i ana i ndi ssoci vel . O document o a
corpori f i cao do f at o (Durant i , 1994), di zem uns; o document o,
af i nal , o prpri o f at o, di zem out ros. No se t rat a de um j ogo de
pal avras, mas da qual i dade ref l exi va dos arqui vos. O processo ,
nesse sent i do, exempl ar: ao mesmo t empo em que si gni f i ca o
conj unt o de at os que devem ser execut ados, em ordem
preest abel eci da, para que se i nvest i gue e se sol uci one pret enso
submet i da t ut el a j ur di ca, desi gna t ambm, por ext enso, os aut os,
i st o , as peas document ai s em que se mat eri al i zam os at os que do
cumpri ment o ao processo (Si l va, 1980). Cont i nent e e cont edo,
f orma e subst nci a, embora di st i nt os, acabam se conf undi ndo.
(p. 11-12)

Concl ui -se, ent o, que a Imparci al i dade dos document os est i nt ri nsecament e
rel aci onada organi ci dade do arqui vo. A boa organi ci dade promove os seus
subconj unt os de document os a espel hos fi ei s s at i vi dades e promove, o arqui vo
como um t odo, a espel ho da mi sso real i zada pel o produt or do arqui vo.




3. 3. 4 Aut ent i ci dade

Num pri mei ro moment o, a Aut ent i ci dade dos document os pode parecer uma
quest o excl usi vament e do campo do di rei t o. O t ermo l eva a pensar que a
Aut ent i ci dade refere-se veraci dade do cont edo de um document o de arqui vo
como prova perant e a l ei . Cont udo, ao anal i s-l a mel hor, ent ende-se que se t rat a,
ant es de t udo, de uma quest o arqui v st i ca, poi s nel a est i mpl ci t a a manut eno da
i nt egri dade do fundo de arqui vo.
Jenki nson quem formul a a proposi o da Aut ent i ci dade que el e consi dera
uma qual i dade dos document os de arqui vo permanent e:

In t he second part of t hat def i ni t i on [ of Ar chi ves] we st at ed t hat
Archi ves were preserved i n of f i ci al cust ody and f or of f i ci al

53
i nf ormat i on onl y; and t hi s gi ves us t he second of t hei r di st i ngui shi ng
qual i t i es, Aut hent i ci t y. I t woul d appear t hat not onl y are Archi ves by
t hei r ori gi n f ree f rom t he suspi ci on of prej udi ce i n regard t o t he
i nt erest s i n whi ch we now use t hem: t hey are al so by reason of t hei r
subsequent hi st ory equal l y f ree f rom suspi ci on of havi ng been
t ampered wi t h i n t hose i nt erest s. .
35
(1965, p. 12-13, gr i fo nosso)

Desde que se ent enda que a Imparci al i dade di z respei t o verdade
admi ni st rat i va dos document os, ou sej a, ao fat o dos document os const i t u rem-se
num refl exo fi el das at i vi dades desenvol vi das, v-se que a Aut ent i ci dade depende
da manut eno dessa Imparci al i dade. Jenki nson i dent i fi ca a possi bi l i dade dessa
garant i a no cont i nuum da cri ao, manut eno e guarda pel o seu produt or.
Conforme j foi menci onado aqui , Schel l enberg consi dera que no poss vel
mant er a cust di a i ni nt errupt a dos arqui vos modernos. Cont udo, i mport a,
pri mei rament e, ent ender que os arqui vos est o suj ei t os a perder sua organi ci dade e
Imparci al i dade se preservados de manei ra pouco ri gorosa.
Mesmo que a guarda cont nua pel o produt or sej a i mposs vel , out ros recursos
poderi am ser ut i l i zados para se al canar a garant i a necessri a da Aut ent i ci dade dos
document os de um arqui vo. Por exempl o, a hi st ri a admi ni st rat i va, i nst i t uci onal ou
bi ogrfi ca de quem acumul ou o arqui vo pode t ornar-se uma refernci a de
consi dervel confi abi l i dade para o t rat ament o de arqui vos permanent es. Ao
produzi rem a hi st ri a i nst i t uci onal , admi ni st rat i va ou bi ogrfi ca dos rgos ou
pessoas dos quai s recol hem os acervos arqui v st i cos, as i nst i t ui es arqui v st i cas
pbl i cas regi st rari am a t raj et ri a do produt or do arqui vo e i sso l hes dari a condi es
sat i sfat ri as para compreender o grau de organi ci dade, de Imparci al i dade e
Aut ent i ci dade dos document os. Sousa (2003) assi m enfat i za o papel da hi st ri a
admi ni st rat i va para o t rat ament o dos arqui vos:

Conhecer como os rgos so est rut urados, quai s so as suas
f unes e como el es execut am suas at i vi dades revel a mui t o sobre a
gnese dos regi st ros document ai s. Al m di sso a hi st ri a
admi ni st rat i va uma f ont e para a def i ni o do organi smo produt or.
(256-257)

Seri a i mport ant e at ent ar para o cont ext o no qual Jenki nson defi ni u a
Aut ent i ci dade para se al canar aqui a apl i cabi l i dade do seu desenvol vi ment o
t eri co no t rat ament o dos arqui vos na at ual i dade. Tal vez a chave para se
compreender a i mport nci a desse concei t o de Jenki nson sej a observar que um
document o i sol ado e sem refernci a at i vi dade que o gerou no pode ser sufi ci ent e

35
Na segunda par t e dessa def i ni o [de document os de arqui vo per manent e] ns
af i r mamos que document os de arqui vo per manent e so pr eservados em cust di a of i ci al e
para i nfor mao of i ci al apenas; e i sso nos d a segunda das qual i dades que o di st i ngue, a
aut ent i ci dade. I sso poder i a i ndi car que os document os de arqui vo per manent e, no apenas
pel a sua or i gem, so l i vr es de suspei t a de out r as i nt enes r el at i vas aos i nt eresses pel os
quai s ns os ut i l i zamos agor a: el es [ os document os de ar qui vo per manent e] , t ambm pel a
razo da sua hi stori a subseqent e, so i gual ment e l i vres de suspei t a de t erem si do
adul t erados em r azo daquel es i nt eresses. ( t raduo nossa)

54
para fornecer i nformaes confi vei s. Ent ende-se que o aut or est preocupado com
a manut eno do si gni fi cado do document o enquant o refl exo de uma ao
desenvol vi da e est e si gni fi cado dependeri a da i nt er-rel ao dos document os, a qual ,
em seu t empo, seri a mant i da at ravs do cont i nuum da cri ao, manut eno e guarda
i ni nt errupt a pel o prpri o cri ador.
Camargo (2003) assi m apont a o peri go da perda das i nt er-rel aes dos
document os:
Se os document os de arqui vo so desprovi dos de aut onomi a, i st o ,
ret i ram sua aut ent i ci dade das rel aes que mant m com as demai s
uni dades que i nt egram o conj unt o, dent ro do pri nc pi o de
consi gnao que o rege, qual quer i nt erveno no sent i do de romper
seu equi l bri o ori gi nri o acaba por i mpl odi r o prpri o arqui vo
(p. 14)
E escl arece em not a:
Derri da associ a o pri nc pi o arcnt i co ao de consi gnao, na sua
def i ni o de arqui vo. A consi gnao t ende a coordenar um ni co
corpus em um si st ema ou uma si ncroni a na qual t odos os el ement os
art i cul am a uni dade de uma conf i gurao i deal (Derri da, 1997,
p. 11).

A fal t a de aut onomi a do document o, a qual a aut ora refere-se, di z respei t o
dependnci a do document o de arqui vo dos demai s que est o rel aci onados a el e e
da sua fi l i ao s at i vi dades que o gerou. Cada document o encont rar seu
si gni fi cado dent ro do conj unt o ao qual pert ence desde que mant i da a caract er st i ca
de organi ci dade do arqui vo. S assi m o document o ser pl enament e compreendi do e
permi t i r o acesso i nformao arqui v st i ca que el e cont m.
Durant i (1994), baseando-se especi al ment e em Jenki nson, est preocupada
com as ameaas i nt egri dade, exat i do e confi abi l i dade dos document os
cont emporneos. Di z el a:

"Essas ameaas so decorrent es de uma ausnci a general i zada de
pri nc pi os de guarda de regi st ros [document os] nas organi zaes
cont emporneas, de uma sel eo de regi st ros [document os]
i nsuf i ci ent ement e regul ament ada, da pouca aut ori dade da rea
arqui v st i ca, da i nt erao e coordenao l i mi t ada ent re os
responsvei s pel a gest o de document os, das regras de acesso e
pri vaci dade i nconsi st ent es e das t ecnol ogi as el et rni cas". (p. 57)

A aut ora apont a a necessi dade de mai or ri gor no t rat ament o dos arqui vos
permanent es, consi derando necessri o haver pri nc pi os de guarda, regul ament ao
da sel eo, mai or aut ori dade para a arqui v st i ca, i nt erao ent re os di versos set ores
de t rat ament o de document ao arqui v st i ca, regras de acesso e pri vaci dade.
Durant i demonst ra est ar preocupada com a vi ol ao da i nt egri dade dos arqui vos
permanent es no decorrer dos procedi ment os arqui v st i cos.
Supe-se que Durant i est ej a defendo a necessi dade do desenvol vi ment o de
uma met odol ogi a mai s preci sa para o t rat ament o dos document os de arqui vos al m

55
de uma l egi sl ao que permi t a ao arqui vi st a promover a guarda adequada dos
arqui vos baseando-se nessa met odol ogi a.
O Di ci onri o de Termi nol ogi a Arqui v st i ca da Associ ao dos Arqui vi st as
Brasi l ei ros (1996) apresent a a segui nt e defi ni o para Aut ent i ci dade: Qual i dade
de um document o quando preenche as f ormal i dades necessri as para que se
reconhea sua proveni nci a, i ndependent ement e da veraci dade do respect i vo
cont edo. (p. 10)
Essa abordagem refora a i di a de que a Aut ent i ci dade uma quest o
arqui v st i ca. Ao menci onar que a Aut ent i ci dade i ndepende da veraci dade do
cont edo do document o, poi s el a reconheci da na sua proveni nci a, essa defi ni o
est ari a t ambm i ndi cando que o que est em j ogo so os procedi ment os
arqui v st i cos e no a post ura do produt or ao cri ar o document o. No fi ca expl ci t o,
porm, quai s seri am as formal i dades necessri as para se reconhecer a proveni nci a
de um document o, mas quando ent ende-se que a proveni nci a do document o a
at i vi dade que o gerou dent ro do cont ext o do cumpri ment o da mi sso do rgo,
pode-se i nferi r que essas formal i dades seri am aquel as necessri as para a
manut eno da organi ci dade do conj unt o document al que poderi a promover a sua
Aut ent i ci dade.




3. 3. 5 Uni ci dade

Durant i (1994) assi m expl i ca o que el a chamou de caract er st i ca de
uni ci dade dos document os de arqui vo:

"A uni ci dade provm do f at o de que cada regi st ro document al
assume um l ugar ni co na est rut ura document al do grupo ao qual
pert ence e no uni verso document al . Cpi as de um regi st ro podem
exi st i r em um mesmo grupo ou em out ros grupos, mas cada cpi a
ni ca em seu l ugar, porque o compl exo das suas rel aes com
out ros regi st ros sempre ni co, e [. . . ] um regi st ro consi st e em um
document o e suas rel aes com seu cont ext o admi ni st rat i vo e
document al : uma dupl i cat a de um regi st ro s exi st e quando ambos os
el ement os so perf ei t ament e i dnt i cos, i st o , quando ml t i pl as
cpi as so i ncl u das em um mesmo l ugar dent ro de um mesmo grupo
(p. 52).

Isso si gni fi ca que, no caso do cont ext o de produo recepo de um
det ermi nado document o ser di ferent e do cont ext o de produo recepo de uma
cpi a desse document o, os seus si gni fi cados t ambm so di ferent es e, port ant o, no
se t eri a a dupl i ci dade e no se j ust i fi cari a a i ndi cao de el i mi nao de um desses
document o.

56
Um exempl o que se encont ra no APCBH um document o fot ogrfi co que
possui cpi as em doi s fundos di ferent es o fundo Secret ari a Muni ci pal de Cul t ura
e o fundo Assessori a de Comuni cao. Essas duas cpi as seri am doi s document os
di ferent es, mesmo cont endo a mesma i magem, j que cada uma t em um sent i do
prpri o dent ro do seu conj unt o rel at i vament e a cada rgo que a acumul ou. Sendo
assi m, ambas as cpi as devero ser mant i das dent ro dos respect i vos fundos
36
.
Para Bel l ot t o (2002), a uni ci dade const i t ui um pri nc pi o assi m defi ni do:
no obst ant e f orma, gnero, t i po ou suport e, os document os de arqui vo conservam
seu cart er ni co, em f uno do cont ext o em que f oram produzi dos. (p. 21). E,
enquant o qual i dade dos document os que l hes d fora probat ri a, el a defi ne:
Uni ci dade (no conj unt o): deri va de que cada document o assume um l ugar na
est rut ura document al do conj unt o (i ndi ssol vel ) ao qual pert ence (p. 25).
Bel l ot t o menci ona Uni ci dade (no conj unt o) porque essa proposi o
det ermi nari a um l ugar ni co para cada document o dent ro do conj unt o. A uni ci dade
assume o cart er de pri nc pi o porque se refere noo cont i da no concei t o de
arqui vo de que os seus document os so arqui v st i cos desde que produzi dos ou
recebi dos no exerc ci o das aes necessri as para a real i zao da mi sso do
produt or, ou sej a, a uni ci dade defi ne-se a part i r de um fundamento que defi ne um
document o como pert encent e cat egori a de arqui vo.
A uni ci dade, ent o, refere-se caract er st i ca do document o de arqui vo de ser
ni co no seu conj unt o document al i ndependent ement e del e ser uma cpi a de out ro
cont i do em l ugar di ferent e de um mesmo fundo. Consi derando essa anl i se,
poss vel i nferi r que no seri a adequado el i mi nar document os i dnt i cos que foram
acumul ados em conj unt os di versos. Isso porque o cont ext o da produo/ recebi ment o
dot ari a cada um del es de um si gni fi cado prpri o. Assi m a uni ci dade um pri nc pi o
para o t rat ament o dos arqui vos.

36
Os fundos ci t ados nest e exempl o so subdi vi ses de um conj unt o mai or que o da
Pref ei t ur a de Bel o Hor i zont e. Sendo assi m, exi st em i nt er-rel aes ent re esses fundos como
se el es fossem, na verdade, subfundos. Duchei n (1982) t r at a da probl emt i ca de se
desi gnar o n vel mai s al t o das subdi vi ses de um fundo e concl ui que pode-se adot ar
duas di f erent es posi es i nt el ect uai s, as quai s qual i f i caremos, respect i vament e, de
maxi mal i st a e de mi ni mal i st a. (p. 19) . Tomando por base a di scusso desse aut or,
consi der a-se que a desi gnao de fundo para as subdi vi ses ci t adas si gni f i ca que el as
so conj unt os document ai s de proveni nci as di f er ent es, mas l i gados ao fundo mai or
Pr ef ei t ur a de Bel o Hor i zont e.

57




3. 4 Al gumas consi deraes a parti r dos pri nc pi os e concei tos da arqui vol ogi a




Conforme foi propost o no i n ci o dest e cap t ul o, buscar-se- uma
i nt erpret ao do conj unt o da t eori a, rel at i va ao uni verso da formao dos arqui vos,
de modo a est abel ecer as rel aes ent re os el ement os que compem o processo de
cri ao dos document os de arqui vo e aquel es que defi nem as suas caract er st i cas e
qual i dades. E, a part i r dessas rel aes, veri fi car como se j ust i fi cam os pri nc pi os
que se dest i nam manut eno das caract er st i cas e qual i dades dos arqui vos e seus
document os.
A part i r do concei t o de arqui vo:
Arqui vo o conj unt o dos document os produzi dos e recebi dos no decurso
das aes necessri as para o cumpri ment o da mi sso defi ni da de uma
det ermi nada ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a
37
.
Tomam-se as noes nucl eares i ndi spensvei s ao concei t o de arqui vo:
conj unt o de document os
produzi dos ou recebi dos
no decurso das aes necessri as
para o cumpri ment o da mi sso defi ni da.
de uma det ermi nada ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a
poss vel i dent i fi car, nest as noes, duas aes. Port ant o, doi s processos: o
pri mei ro const i t ui r-se-i a do desenvol vi ment o das aes necessri as - funes,
ati vi dades e tarefas - para o cumpri ment o da mi sso e, o segundo, real i zar-se-i a na
produo e recepo de document os em decorrnci a do processo de cumpri ment o
da mi sso. Assi m, o processo de cri ao do arqui vo faz part e de um out ro processo
que a real i zao da mi sso do rgo. H, dessa forma, um t al i mbri cament o dos
doi s processos de real i zao da mi sso e de cri ao dos document os - que as
aes que real i zam a mi sso do produt or as funes, at i vi dades e t arefas - vm a
ser o prpri o suj ei t o do processo de cri ao dos document os.
O processo de real i zao da mi sso do produt or do arqui vo t eri a:
um suj ei t o - a ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a,
a ao - as funes/ ati vi dades/ tarefas que promovem a mi sso,
o resul t ado - a mi sso defi ni da.
O processo de real i zao da mi sso em ent i dades col et i vas depende de aes


37
Os r esul t ados da mi sso que poder i am ser consi der ados document os do arqui vo como,
por exempl o, um l i vro produzi do por uma edi t ora, no est ar o especi f i cados nesse
desenvol vi ment o t er i co porque no se chegou pl ena cl ar i f i cao dest a quest o.

58
ant eri ores a el e para se defi ni r. Essas aes cri am document os que do i dent i dade
ent i dade, det ermi nam sua mi sso e os mei os de real i z-l a, al m de out ros
document os necessri os para a exi st nci a da ent i dade. Pret ende-se que esses
document os, conforme foi menci onado no cap t ul o ant eri or, faam part e do arqui vo
e no sai am do mbi t o da ent i dade at sua ext i no ou mudana da sua mi sso e dos
mei os de real i z-l a. Al guns desses document os forneceri am el ement os base para a
est rut urao do prpri o processo de real i zao da mi sso, como i l ust rado no
esquema segui nt e:

(sujeito)

Pessoa (s)


(ao)

Cri ao da enti dade,
Defi ni o da Mi sso, Regi stro de
Mei os de real i z-l a etc. i mvel , etc.


Identi dade da Mei os de real i zar
Enti dade col eti va a mi sso: Funes, Mi sso defi ni da
pessoa ou fam l i a ati vi dades e
tarefas

(resultados)

(sujeito) (a o) (resultado)

Entidade coletiva, Funes, Misso
pessoa ou famlia Atividades definida
e Tarefas


Processo de realizao da misso

Dent ro dest e processo de real i zao da mi sso de ent i dade col et i va, pessoa
ou fam l i a, ocorreri a o processo de cri ao do arqui vo que, por sua vez, t eri a os
segui nt es component es:
o sujei to - as funes/ ati vi dades/ tarefas que promovem a mi sso,
a ao - a produo ou recepo de document os e
o resul t ado o conj unt o de document os
O processo de real i zao da mi sso de uma ent i dade col et i va, uma pessoa
ou uma fam l i a, na sua rel ao com o processo de cri ao do arqui vo, onde as
funes at i vi dades t arefas so a ao do pri mei ro e o suj ei t o do segundo,
esquemat i cament e seri a:

59

Processo de realizao da misso

(sujeito) (ao) (resultado)

Entidade coletiva, Funes, Misso
pessoa ou famlia Atividades definida
e Tarefas

(sujeito)


Produ o
e rec ep o

(a o)



Conjunto de
documentos

(resultado)







P
r
o
c
e
s
s
o

d
e

c
r
i
a

o

d
o

a
r
q
u
i
v
o


Acei t ando-se que os el ement os que compem o uni verso de cri ao do
arqui vo so esses quat ro: o produt or que ni co, as funes, at i vi dades e t arefas
que so ml t i pl as, a mi sso que um t odo e a produo e recepo de document os a
parti r das aes que provem a real i zao da mi sso, veri fi ca-se que as rel aes
poss vei s ent re esses el ement os fornecem as caract er st i cas e qual i dades do arqui vo
que foram exami nadas no cap t ul o ant eri or.




3. 4. 1 Trs caract er st i cas que defi nem o arqui vo


Para a veri fi cao das caract er st i cas e qual i dades defi ni das na l i t erat ura,
defi nem-se as t rs caract er st i cas fundament ai s do arqui vo para, a part i r del as,
chegar-se s demai s.
Ao exami nar-se o concei t o de arqui vo e o processo de cri ao dos
document os, podem-se i dent i fi car t rs caract er st i cas i ndi spensvei s para se defi ni r
document os como arqui vo: a si ngul ari dade do produt or do arqui vo, a fi l i ao dos
document os s aes que promovem a mi sso defi ni da e a dependnci a dos
document os dos seus pares.


60
3. 4. 1. 1 Pri mei ra caract er st i ca i nt r nseca ao arqui vo:
A si ngul ari dade do produt or de um arqui vo

Document os que formam um conj unt o, mas que foram produzi dos ou
recebi dos por ent i dades di st i nt as, no se const i t uem em um arqui vo. A ausnci a de
si ngul ari dade do produt or dos document os det ermi nari a que o conj unt o de
document os em quest o no poderi a ser consi derado um arqui vo. A rel ao ent re o
produt or e o arqui vo fornece a i dent i dade do conj unt o de document os e sua
si ngul ari dade i ndi spensvel para que se possa consi derar um conj unt o de
document os como arqui vo.
A si ngul ari dade do produt or det ermi na, t ambm, a si ngul ari dade do prpri o
arqui vo. Pode-se afi rmar que no exi st em doi s arqui vos i guai s. Cada um t em uma
conformao pecul i ar que corresponde ao desenvol vi ment o das aes em prol da
real i zao da mi sso de cada ent i dade. Mesmo que haj a duas ent i dades com a
mesma mi sso e cuj as funes at i vi dades t arefas so defi ni das da mesma forma, el as
no geraro arqui vos i dnt i cos porque seu produt or no o mesmo.
O manual da Associ ao dos Arqui vi st as Hol andeses (1960) fornece um
post ul ado que i ndi ca a si ngul ari dade do arqui vo que, conforme se veri fi ca no exame
do processo de cri ao dos document os, t al si ngul ari dade det ermi nada pel o seu
produt or ni co. Di zem os hol andeses: Cada arqui vo possui , por assi m di zer,
personal i dade prpri a, i ndi vi dual i dade pecul i ar, com a qual mi st er se
f ami l i ari zar o arqui vi st a ant es de proceder sua ordenao". (p. 13)
Tendo cada ent i dade seu obj et i vo e modos prpri os de t rabal har, cada uma
gerari a um arqui vo ni co. Um fundo de arqui vo de um det ermi nado rgo j amai s
seri a i gual ao arqui vo de out ro e refl et i ri a as at i vi dades apenas desse rgo que o
produzi u.
O Consel ho Naci onal dos Arqui vos, ao edi t ar a norma ISAD(G), i ndi ca
procedi ment os baseados nos pri nc pi os arqui v st i cos, sem det ermi nar uma est rut ura
fi xa de organi zao dos arqui vos ou est abel ecer cdigos e t t ul os. Cada acervo
merecer sempre uma anl i se, pl anej ament o e t rat ament o prpri os sua
conformao.
Bel l ot t o (1991), ao defi ni r fundo de arqui vo, ut i l i za-se da i magem de
uni verso arqueol gi co para mel hor expl i car a si ngul ari dade de cada acervo:

Um f undo de arqui vo um uni verso arqueol gi co a i dent i f i car,
bal i zar, ordenar, descrever e anal i sar de modo a possi bi l i t ar a
preservao de sua organi ci dade, de sua i nt egri dade f si ca e a
di ssemi nao de i nf ormaes ext ra das de seus el ement os,
col ocando-as em condi o de apreenso e uso pl enos ( p. 1)


61
Consi derar um fundo de arqui vo como um uni verso arqueol gi co a
i dent i f i car si gni fi cari a, al m de out ras coi sas, que um fundo de arqui vo sempre
ni co.
Tem-se, ent o, a si ngul ari dade do produt or do arqui vo como uma
caract er st i ca i nt r nseca aos arqui vos um conj unt o de document os produzi dos e
recebi dos por funes, at i vi dades e t arefas real i zadas por suj ei t os di ferent es no se
caract eri za como arqui vo. Essa caract er st i ca pode ser i dent i fi cada na rel ao
exi st ent e ent re o sujei to do processo de real i zao da mi sso e o resul tado do
processo de cri ao do arqui vo.
A represent ao esquemt i ca dest a caract er st i ca poderi a ser a segui nt e:


Processo de realizao da misso

(sujeito) (a o) (resultado)

Entidade coletiva, Funes, Misso
pessoa ou famlia Atividades definida
e Tarefas

(sujeito)



Produ o
e rec ep o

(a o)




Arquivo







P
r
o
c
e
s
s
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e

c
r
i
a

o

d
o

a
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q
u
i
v
o

(resultado)


3. 4. 1. 1. 1 A si ngul ari dade do produt or vi st a como o fundament o do
pri nc pi o de proveni nci a

Ent ende-se que a compreenso da necessi dade da si ngul ari dade do produt or
para se t er um arqui vo, mesmo que no haj a si do assi m nomeada, foi compreendi da
no i n ci o do scul o XIX, poi s nesse moment o hi st ri co defi ni u-se o pri nc pi o de
respei t o aos fundos que , afi nal , o respei t o si ngul ari dade do produt or do arqui vo.





62
3. 4. 1. 2 Segunda caract er st i ca i nt r nseca ao arqui vo:
A fi l i ao do document o de arqui vo ao que o produzi u ou recebeu

Conforme foi vi st o no exame do concei t o de arqui vo, os aut ores da
arqui vol ogi a fri sam que os document os de arqui vo so produzi dos e recebi dos no
decurso das funes at i vi dades t arefas de uma ent i dade que cumpre uma mi sso.
Port ant o, um document o, quando adqui ri do ou produzi do recebi do por mot i vos
al hei os s funes at i vi dades t arefas da i nst i t ui o que o acumul a, no se const i t ui
em document o de arqui vo.
Os document os no nascem por vi a de uma fi nal i dade i deal i zada, mas por
fora da prt i ca i nst i t uci onal ou admi ni st rat i va ou out ro t i po de prt i ca que
det ermi ne uma mi sso e que exi j a a sua cri ao. Essa fi l i ao do document o
at i vi dade que o gerou fornece i dent i dade a el e i ndi vi dual ment e e em pequenos
grupos. Di ferent ement e da si ngul ari dade do produt or que d i dent i dade ao conj unt o
de document os como um t odo, ou sej a, d nome ao arqui vo, a fi l i ao do
document o ao real i zada em prol da mi sso da ent i dade i ndi ca que os
subconj unt os do arqui vo e seus i t ens document ai s so i dent i fi cados por essas aes
que compem a mi sso do produt or, poi s essas aes os geraram.
Durant i (1994) consi dera que o pri nc pi o de respei t o ordem ori gi nal o
pri nc pi o de proveni nci a sob o pont o de vi st a i nt erno dos fundos de arqui vo (p. 57).
A ordem ori gi nal seri a aquel a em que os document os est o agrupados conforme o
fl uxo das aes que os produzi ram ou receberam. A fi l i ao dos document os
ao que os gerou apont ari a esse respei t o proveni nci a i nt erna dos fundos,
i ndi cado por Durant i (1994), ou sej a, apont ari a o respei t o proveni nci a dos
subconj unt os de document os do arqui vo e dos seus i t ens document ai s.
Consi dera-se essa caract er st i ca como condi o para se defi ni r um conj unt o
de document os como arqui vo. Isso em cont raposi o aos demai s conj unt os de
document os (de bi bl i ot eca e museu, por exempl o) que so adqui ri dos e no cri ados
nat ural ment e e, mai s que i sso, so previ ament e sel eci onados. No caso do arqui vo,
seu produt or no escol he os document os que produz, sua produo i mpost a pel as
funes, at i vi dades e t arefas desenvol vi das no cumpri ment o da sua mi sso. Sendo
assi m, seri a a ori gem da sua cri ao que dari a i dent i dade ao document o e a sua
ni ca razo de ser. Um conj unt o de document os que no possui essa caract er st i ca,
no se const i t ui em um arqui vo.
A fi l i ao dos document os de arqui vo i dent i fi cada no processo de cri ao
do arqui vo quando a ao do processo de real i zao da mi sso da i nst i t ui o t orna-
se suj ei t o do processo de produo e recepo dos documentos. Tal caract er st i ca
defi ni da pel a rel ao de cada document o i ndi vi dual ment e (ou dos subconj unt os
document ai s que compem o arqui vo) com a ao da sua cri ao, ou sej a, com a
funo at i vi dade t arefa que real i za a mi sso da ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a
que acumul a o arqui vo.
Esquemat i cament e pode-se represent ar a fi l i ao como se segue:

63
Processo de realizao da misso

(sujeito) (ao) (resultado)

Entidade coletiva Funes Misso
pessoa ou famlia Atividades definida
e Tarefas
(sujeito)


Produ o
e rec ep o

(a o)




Conjunto de
documentos

(resultado)






P
r
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e

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i
a

o

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o

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v
o


3. 4. 1. 2. 1 A fi l i ao do document o ao vi st a como fundament o da
uni ci dade

A part i r da det ermi nao dessa caract er st i ca fundament al de t odo document o
que de arqui vo - sua fi l i ao ao que o gerou - pode-se veri fi car a
fundament ao da caract er st i ca/ qual i dade ou pri nc pi o de uni ci dade.
Como foi vi st o nos concei t os de arqui vo defi ni dos pel os di versos aut ores, os
document os de arqui vo sempre foram compreendi dos como resul t ado das
funes at i vi dades t arefas da ent i dade produt ora do arqui vo. Ent ende-se, port ant o,
que a i dent i fi cao da caract er st i ca de uni ci dade foi formul ada a part i r dessa
noo.
A uni ci dade refere-se rel ao de cada document o com a ao do processo
de real i zao da mi sso que o gerou. Sua especi fi ci dade seri a o enfoque em
document os dupl i cados (cpi as) encont rados dent ro de um mesmo arqui vo, mas em
subconj unt os document ai s di st i nt os porque produzi dos ou recebi dos no exerc ci o de
aes di st i nt as. Ora, se a fi l i ao dos document os s aes i ndi cam que a ao
que d i dent i dade ao document o, t em-se que o cont edo do document o no deve ser
l evado em consi derao para a sua i dent i fi cao dent ro de um conj unt o document al ,
e si m o cont ext o da sua produo. Compreende-se, a part i r da caract er st i ca de
fi l i ao do document o ao, de que modo se defi ni u a caract er st i ca de
uni ci dade do document o de arqui vo.
Document os de cont edo dupl i cado no so necessari ament e o mesmo. Deve-
se consi derar, como reza a defi ni o da caract er st i ca de uni ci dade, que no
obst ant e f orma, gnero, t i po ou suport e, os document os de arqui vo conservam seu

64
cart er ni co, em f uno do cont ext o em que f oram produzi dos. (Bel l ot t o, 2002,
p. 21).
A caract er st i ca de uni ci dade, di ferent ement e da fi l i ao dos document os
s at i vi dades, no det ermi na se um conj unt o de document os deve ser consi derado
um arqui vo. O conj unt o de document os consi derado um arqui vo em funo das
caract er st i cas de si ngul ari dade do seu produt or, da fi l i ao dos document os s
aes que os geraram e da dependnci a de cada document o dos seus pares. No caso
de uma cpi a ser el i mi nada ai nda que t enha si do cri ada a part i r de ao di ferent e
daquel a que cri ou seu ori gi nal , o conj unt o de document os cont i nua a ser um
arqui vo, embora de modo no t ot al ment e confi vel . No seri a um bom arqui vo,
mas cont i nuari a a ser um arqui vo.
Assi m, a uni ci dade prest a-se para a anl i se dos document os com vi st as ao
seu t rat ament o, assumi ndo assi m o cart er de pri nc pi o de t rat ament o de
document os de arqui vo.

3. 4. 1. 2. 2 A fi l i ao do document o ao vi st a como pri nc pi o para a
cumul at i vi dade

Uma boa organi ci dade depende de uma boa cumul at i vi dade. Uma boa
cumul at i vi dade encont rada quando os document os so di spost os de acordo com o
desenvol vi ment o das aes. O fl uxo de acumul ao deve acompanhar o fl uxo das
aes que cri am os document os.
A correspondnci a do fl uxo da acumul ao dos document os e o fl uxo da ao
que cri a os document os di fi ci l ment e se real i za perfei t ament e sem que haj a uma ao
ori ent ada para i sso. O que ori ent ar essa ao ser a fi l i ao dos document os s
funes at i vi dades t arefas. Sendo assi m, essa caract er st i ca assume o st at us de
pri nc pi o para o t rat ament o dos document os, enquant o el es est o sendo acumul ados,
com vi st as a promover a boa acumul ao e, conseqent ement e, a boa organi ci dade.
Quando no h um pl ano de cl assi fi cao para o arqui vo enquant o os
document os est o sendo acumul ados, pode acont ecer que a acumul ao sej a fei t a de
manei ra precri a, col ocando-se al guns document os fora da ordem que seri a a
nat ural . E, at mesmo, numa desordem mai s radi cal , o que vi ri a i mpedi r a
i dent i fi cao post eri or da rel ao do document o com a at i vi dade que o gerou. Caso
i sso acont ea, o conj unt o de document os produzi dos e recebi dos por uma ent i dade
col et i va, pessoa ou fam l i a no dei xari a de ser um arqui vo, mas no se const i t ui ri a
num bom arqui vo.
Na medi da em que os document os so acumul ados rel at i vament e sua
fi l i ao s funes at i vi dades t arefas, as i nt er-rel aes dessas aes passam a
refl et i r-se nas i nt er-rel aes que surgem, ent o, ent re os document os e,
conseqent ement e, o arqui vo como um t odo refl et e o desenvol vi ment o da mi sso da
ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que o gerou.


65

3. 4. 1. 2. 3 A fi l i ao do document o ao que o produzi u vi st a como o
fundament o do pri nc pi o de manut eno da ordem ori gi nal

A ao que gerou um document o pode ser i dent i fi cada at ravs do exame do
conj unt o dos document os que foram acumul ados organi cament e. Sendo assi m, a
manut eno da ordem ori gi nal t em por obj et i vo mant er a possi bi l i dade de
i dent i fi cao da fi l i ao dos document os s aes que os geraram.





3. 4. 1. 3 Tercei ra caract er st i ca i nt r nseca ao arqui vo:
A dependnci a do document o de arqui vo dos demai s cri ados em prol da
mesma mi sso que o gerou

Int erpret a-se, a part i r do que foi di scut i do at aqui , que o suport e, forma ou
cont edo dos i t ens de um conj unt o de document os ou a fi nal i dade para a qual esse
conj unt o de document os pode ser ut i l i zado ou, ai nda, quem o produzi u, quando ou
onde no defi nem um conj unt o de document os como arqui vo. O que real ment e el e
preci sa, para ser consi derado arqui vo, ser resul t ado das aes real i zadas em prol
de uma mi sso defi ni da de uma ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a.
Cont udo, um document o i sol ado dos demai s que foram produzi dos no
processo de real i zao de uma mesma mi sso, pode no se const i t ui r em um
arqui vo. O arqui vo o conj unt o de document os produzi dos e recebi dos por uma
ent i dade no decurso das aes em prol de uma mi sso. Um document o depende dos
out ros gerados no decurso da mesma mi sso para const i t ui r-se em um arqui vo.
Em uma ent i dade geradora de um arqui vo, t em-se que a real i zao da mi sso
um processo const i t u do por di versas aes que geram document os. Arqui var-se
apenas um desses document os seri a desprover a ent i dade de arqui vo. O document o
de arqui vo s o seri a quando acompanhado pel os demai s que foram gerados no
processo de real i zao da mesma mi sso ou, pel o menos, por uma part e
si gni fi cat i va del es.
E, caso se recol hesse ao arqui vo permanent e apenas um document o de um
arqui vo corrent e e se el i mi nassem os demai s, esse document o seri a apenas um
document o que pert enceu ao arqui vo daquel e produt or, no se poderi a consi der-l o
o arqui vo do seu produt or.
Os i ngl eses t m um t ermo manuscri pt que desi gna o document o
descont ext ual i zado e que t rat ado como monument o, conforme Le Goff nos

66
sugere
38
. Embora as i nst i t ui es arqui v st i cas abri guem mui t os desses manuscri pt s,
el es no recebem t rat ament o arqui v st i co porque no apresent am const i t ui o para
i sso, el es no so chamados de arqui vo.
Mas no seri a a mul t i pl i ci dade de document os o fat or det ermi nant e para se
consi derar um arqui vo. Exempl i fi cando, caso uma ent i dade i ni ci asse a real i zao de
uma mi sso e se i nt errompesse com a produo/ recepo de apenas um document o,
est e document o poderi a ser di t o o arqui vo da ent i dade que encerrou suas at i vi dades.
Assi m, o que permi t i ri a que um document o gerado por uma ao em prol de uma
mi sso, sozi nho, fosse consi derado um arqui vo, seri a o fat o de no t erem si do
el i mi nadas i nformaes rel aci onadas a el e cont i das em out ros document os, seri a o
fat o do arqui vo no t er si do mut i l ado, seri a o fat o do document o no t er si do
separado dos demai s ori gi nados do mesmo processo de real i zao de uma mi sso e
que, port ant o, compl ement avam o sent i do do document o.
Conforme foi di scut i do na seo dedi cada fi l i ao dos document os s
aes, o que defi ne a proveni nci a do document o i sol adament e, que l he fornece
i dent i dade, o mot i vo pel o qual el e foi cri ado, a ao que o gerou. A i nformao
do que foi e que fi nal i dade t eve essa ao fi ca expressada no conj unt o dos
document os que essa ao gerou e nos demai s referent es s out ras aes que
compem a real i zao da mi sso. Um document o i sol ado cuj os pares desapareceram
ou nunca foram arqui vados no t em mei os arqui v st i cos de fornecer sua i dent i dade,
ou sej a, no fornece at ravs do prpri o arqui vo, a sua i dent i dade.
Em um museu, o si gni fi cado dos document os ser pesqui sado al hures, est e
si gni fi cado ser regi st rado e anexado s peas. O si gni fi cado do document o de
arqui vo, di ferent ement e, deve ser encont rado nel e prpri o e at ravs da sua rel ao
com os demai s que o acompanham. Um document o de arqui vo, ao ser separado dos
seus pares, no seri a capaz de fornecer a i nformao do seu si gni fi cado at ravs da
sua l ei t ura em rel ao aos demai s.
H, ent o, uma dependnci a do document o de arqui vo dos demai s cri ados em
prol da mesma mi sso que o gerou. Ai nda que o arqui vo no est ej a compl et o, o
conj unt o de document os seri a consi derado um arqui vo desde que se pudesse
i dent i fi car, at ravs do seu exame, o seu sent i do, o mot i vo pel o qual os document os
foram cri ados; desde que esse conj unt o de document os evi denci e as aes que o

38
Michael Cook, em seu Archives Administration (1977), discute esses documentos: Archives are often
confused with manuscripts. Anything handwritten (or by extension typewritten) is a manuscript, but the word
usually suggests a document which, by virtue of the information it carries or of some other historical association,
is worth collecting and keeping. Manuscripts are individual documents, or more or less arbitrary collections of
documents, which are of interest for research but which do not have the essential character either of archives or
of records referred to above that is, they did not arise from, or have not been kept in, association with the
conduct of business. (p.2) que poderia ser traduzido como: Os documentos de arquivo permanente so
freqentemente confundidos com manuscripts. Qualquer coisa escrita mo (ou por extenso, por mquina de
escrever) um manuscript, mas a palavra usualmente sugere um documento que, graas informao que ele
contm ou a alguma outra associao histrica, tem merecido coleo e custdia. Manuscripts so documentos
individuais ou, mais ou menos arbitrariamente, colees de documentos que so de interesse para a pesquisa mas
que no tm o carter essencial, seja de documento de arquivo permanente ou de documento corrente como
mencionado acima isto , eles no originaram-se ou no foram conservados em associao com o curso das
atividades do seu produtor.

67
geraram.

Sua represent ao esquemt i ca poderi a ser a que se segue:



Processo de realizao da misso

(sujeito) (a es) (resultado)

Entidade Funes, Funes, Funes, Misso
Atividades Atividades Atividades definida
e Tarefas e Tarefas Tarefas
(sujeitos)


Produ o
e rec ep o

(a o)



documento documento documento




documento documento documento



documento documento documento


(resultado)







P
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3. 4. 1. 3. 1 A dependnci a do document o de arqui vo dos demai s vi st a como
pri nc pi o para a cumul at i vi dade

Conforme foi vi st o, a cumul at i vi dade t em sua refernci a na fi l i ao do
document o ao que o gerou e uma caract er st i ca que di st i ngue os document os
de arqui vo daquel es de museu, bi bl i ot eca ou cent ro de document ao que no so
acumul ados, mas reuni dos por sel eo prvi a de cada i t em a part i r da perspect i va
do usuri o ou da prpri a i nst i t ui o mant enedora.
Esse processo de acumul ao se dari a, pri mei ro, porque os document os de
arqui vo t m fi l i ao s aes e no so aqui si es, mas, t ambm, porque essas

68
aes so ml t i pl as e cri am, conseqent ement e, ml t i pl os document os dependent es
uns dos out ros para expressar seu si gni f i cado. Essa ori gem e dependnci a do
document o para expressar si gni fi cado susci t am e resul t am no processo de
acumul ao para real i zar o arqui vo como t al .



3. 4. 1. 3. 2 A dependnci a do document o de arqui vo dos seus pares vi st a
como um fundament o do pri nc pi o de Int egri dade ou Indi vi si bi l i dade

A di sperso dos document os de um arqui vo compromet e a i nt el i gi bi l i dade
dos document os dent ro do seu cont ext o de cri ao. Sendo assi m, o pri nc pi o de
Int egri dade ou Indi vi si bi l i dade t em por obj et i vo garant i r a compreenso do
si gni fi cado do document o at ravs da sua rel ao com os out ros document os gerados
pel a mesma ao e que foram acumul ados j unt ament e a el e, e a compreenso do
arqui vo como um t odo, como refl exo da mi sso do seu produt or.



3. 4. 2 Uma caracter sti ca que defi ne o bom arqui vo



As t rs caract er st i cas anal i sadas na seo ant eri or seri am i ndi spensvei s
para se t er um arqui vo. Caso al guma del as for cont rari ada no se pode afi rmar que
os document os em quest o sej am um arqui vo.
Ent ret ant o, essas t rs caract er st i cas no so sufi ci ent es para se defi ni r um
bom arqui vo, aquel e que fornece i nformaes arqui v st i cas de manei ra
pl enament e compreens vel , aquel e que expe cl arament e o si gni fi cado dos
document os. O bom arqui vo depende de uma boa organi ci dade. A organi ci dade
t orna-se, dessa forma, o concei t o chave para se anal i sar os arqui vos.
Seguem-se al gumas consi deraes sobre a organi ci dade: a cumul at i vi dade
vi st a como fundament o da organi ci dade; a organi ci dade vi st a como um pri nc pi o
para a obt eno da Imparci al i dade e Aut ent i ci dade dos document os de arqui vo; e os
t rs pri nc pi os arqui v st i cos para a manut eno da organi ci dade.


3. 4. 2. 1 A cumul at i vi dade vi st a como fundament o para a organi ci dade

Se um arqui vo compost o por um conjunto de documentos que se ori gi nam
de aes em prol da mi sso de uma ent i dade, t em-se que el e const i t ui -se em um
t odo orgni co.

69
A organi ci dade do arqui vo real i za-se at ravs da acumul ao dos document os
de modo correspondent e ao fl uxo do desenvol vi ment o das aes, de modo que as
i nt er-rel aes exi st ent es ent re as funes at i vi dades t arefas refl et em-se nos
document os j que est es resul t am dessas aes. Com i sso, o arqui vo refl et e, no seu
t odo, a mi sso real i zada.
Caso haj a uma boa acumul ao, baseada na fi l i ao dos document os
ao e at ent a dependnci a de cada document o dos seus pares, o arqui vo t er uma
boa organi ci dade. Normal ment e, um arqui vo sempre t em al guma organi ci dade
mesmo que sua acumul ao no t enha acont eci do perfei t ament e em consonnci a
com o fl uxo das at i vi dades. As prpri as at i vi dades acabam por i mpor al guma ordem
aos document os gerados e, assi m, o arqui vo sempre t em al guma organi ci dade.
A represent ao esquemt i ca da organi ci dade pode ser a segui nt e:


Processo de realizao da misso

(sujeito) (a es) (resultado)






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Funes, Funes, Funes, Misso
Entidade Atividades Atividades Atividades definida
e Tarefas e Tarefas e Tarefas
(sujeitos)

Produ o
e rec ep o
(a o)



documento documento documento


documento documento documento


documento documento documento


(resultado)





70

3. 4. 2. 3 A boa organi ci dade do arqui vo vi st a como um pri nc pi o para a
Imparci al i dade e Aut ent i ci dade dos seus document os

A Imparci al i dade dos document os de arqui vo est na qual i dade dos
document os de corresponderem fi el ment e s funes at i vi dades t arefas que os
geraram; de serem um espel ho do processo de real i zao da mi sso e no serem
cri ados por i nt eresse de uns ou de out ros. Sendo assi m, a Imparci al i dade depende
da boa organi ci dade que t raduz o arquivo na corpori fi cao da mi sso cumpri da
pel a ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que o gerou, oferecendo, assi m, aos
pesqui sadores, a verdade do modo como se deu a real i zao da mi sso, como
sugere Jenki nson (1965).
A represent ao esquemt i ca da Imparci al i dade seri a:



Processo de realizao da misso

(sujeito) (a o) (resultado)

Entidade coletiva, Funes, Misso
pessoa ou famlia Atividades definida
e Tarefas

(sujeito)


Produ o
e rec ep o

(a o)



Misso
definida








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(resultado)




E a Aut ent i ci dade at ri bu da ao arqui vo que no sofreu adul t eraes ao
l ongo da sua vi da e, port ant o, mant m a sua organi ci dade e, conseqent ement e, a
Imparci al i dade dos seus document os, ou sej a, refl et em t odo o processo de
real i zao da mi sso da ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que produzi u o
arqui vo, mesmo depoi s de t erem sa do do processo de acumul ao.
A Aut ent i ci dade t em por base a cust di a confi vel e depende do t rat ament o

71
dado ao arqui vo depoi s que el e ret i rado do l ugar onde est ava sendo acumul ado.
Ideal ment e, supe-se que enquant o o arqui vo est em processo de acumul ao, el e
t rat ado excl usi vament e no i nt eresse das funes at i vi dades t arefas fazendo com que
se mant enha a sua Imparci al i dade.
Assi m, para que os document os de um arqui vo t enham Aut ent i ci dade, depoi s
de sa rem da sua fase de acumul ao, necessri o que el es sej am t rat ados de modo
que se preserve sua organi ci dade devi da boa acumul ao, a fi m de preservar a
Imparci al i dade dos document os.
Esquemat i cament e, ent o, t er amos a Aut ent i ci dade:



Processo de realizao da misso

(sujeito) (a o) (resultado)

Entidade coletiva, Funes, Misso
pessoa ou famlia Atividades definida
e Tarefas
(sujeito)


Produ o
e rec ep o

(a o)



Misso Arquivo
Definida corrente








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Misso
definida


Arquivo
Permanente







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3. 4. 2. 2 Os t rs pri nc pi os arqui v st i cos para a manut eno da organi ci dade

Quando o arqui vo ret i rado do seu processo de acumul ao, o seu t rat ament o
dever permi t i r a i dent i fi cao da rel ao dos document os com as aes que os
geraram, ou sej a, a organi ci dade do arqui vo dever ser mant i da e expl i ci t ada. Para
t ant o, o pri nc pi o de respei t o aos fundos, ou seus desdobrament os pri nc pi os de
proveni nci a, manut eno da ordem ori gi nal e i nt egri dade ou i ndi vi si bi l i dade
sero o fundament o para o t rat ament o de um arqui vo depoi s que el e ret i rado do
seu processo de acumul ao.
O respei t o ao pri nc pi o de proveni nci a i mpedi r que document os est ranhos
sej am anexados ao arqui vo compromet endo sua organi ci dade enquant o refl exo
excl usi vo da mi sso da ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que o gerou; o respei t o
ordem ori gi nal com base na fi l i ao dos document os s aes garant i r o nexo
ent re os document os que promovem a sua organi ci dade; e o respei t o
i ndi vi si bi l i dade do arqui vo mant er a t ot al i dade das i nt er-rel aes que permi t em
reconhecer no arqui vo a mi sso do seu produt or.



73



4. AS PRINCIPAIS QUESTES RELACIONADAS UTILIZAO DO
ARQUIVO

Nest e cap t ul o procura-se, pri mei rament e, exami nar as bases t eri cas e
met odol ogi as de t rat ament o dos arqui vos para, em segui da se const rui r al gumas
refernci as que possam servi r, no fut uro, para uma mel hor compreenso do uni verso
de ut i l i zao dos arqui vos.
Em segui da, di scorre-se, brevement e, sobre a i nst i t ui o arqui v st i ca,
enfocando o seu papel na soci edade cont empornea e os pri nci pai s probl emas
vi vi dos por el a. E i dent i fi cam-se, ao final , os pont os pri nci pai s referent es ao
desenvol vi ment o dos t r abal hos no i nt eri or dessas i nst i t ui es.


4. 1 O Ci cl o de Vi da dos documentos

O t i po de t rat ament o a ser dado ao arqui vo e seus document os det ermi nado,
pel a met odol ogi a arqui v st i ca, pel a fase em que el e se encont ra. As fases pel as
quai s pode passar um arqui vo so aquel as encont radas no chamado Ci cl o de Vi da
dos document os.
Ent re meados do scul o XIX e as pri mei ras dcadas do scul o XX, a t eori a
arqui v st i ca era vol t ada para o t rat ament o dos arqui vos chamados hi st ri cos. Os
arqui vos de uso corrent e, nesse t empo, eram compost os por um vol ume document al
que no preocupava.
Deu-se, ent o, ent re as duas guerra, que os arqui vos passaram a se confi gurar
por um grande vol ume document al . Dessa forma, consi derou-se, naquel e moment o,
que al guns document os deveri am ser el i mi nados ou removi dos de manei ra a permi t i r
sua mel hor admi ni st rao.
Dessa probl emt i ca, nasceu o concei t o de ci cl o de vi da dos document os.
Segundo Rousseau e Cout ure (1994):

Arqui vi st as como Prot i n, Dubosq, Wyf f el e out ros t rouxeram ent o
l uz um per odo i nt ermedi ri o com o seu l ugar ent re o per odo de
act i vi dade e o de i nact i vi dade. Est e per odo i nt ermdi o devi a
permi t i r evi t ar, por um l ado, que se guardassem document os durant e
demasi ado t empo nos l ocai s da admi ni st rao de ori gem, cuj os
espaos, j de si rest ri t os, se vi am ameaados por uma quant i dade
i nqui et ant e de document os e, por out ro, que se t ransf eri ssem
premat urament e demasi ados document os que devi am ser conservados
de modo permanent e. (p. 112)

Assi m, passou-se a consi derar o ci cl o de vi da dos document os de arqui vo

74
compost o de t rs fases: corrent e, i nt ermedi ri a e permanent e. A passagem dos
document os de uma fase para out ra det ermi nada por um i nst rument o denomi nado
Tabel a de Temporal i dade que est abel ece, referendando-se num processo de
aval i ao dos document os, os prazos de permannci a nas fases corrent e e
i nt ermedi ri a e a sua dest i nao fi nal : el i mi nao ou recol hi ment o ao arqui vo
permanent e
39
.
O processo de aval i ao de document os requer a formao de uma comi sso
i nt erdi sci pl i nar formada pel os seus produt ores, arqui vi st as e profi ssi onai s de reas
de i nt eresse na pesqui sa (geral ment e, o hi st ori ador), al m de um advogado que
auxi l i ar na defi ni o do prazo l egal de guarda dos document os. As deci ses
t omadas durant e o processo de aval i ao so regi st radas na Tabel a de
Temporal i dade.
A pol mi ca em t orno da aval i ao de document os est na propost a de
at ri bui o de val or aos document os para que el es sej am preservados em cart er
permanent e. Lopez (2002) i ndi ca a i mpossi bi l i dade de se conhecer as ut i l i zaes
fut uras dos document os:

A organi zao arqui v st i ca no pode se paut ar pel as possi bi l i dades
de ut i l i zao dos document os em l ugar do cont ext o de produo
dest es no apenas por uma quest o de i mpossi bi l i dade t cni ca mas,
pri nci pal ment e, por uma quest o l gi ca. Se t ecni cament e
i mposs vel prever t odas as possi bi l i dades at uai s de ut i l i zao do
document o, quant o mai s as f ut uras! (p. 106)

O aut or refere-se i mprevi si bi l i dade da evol uo da cul t ura que det ermi na
novas perspect i vas e t emas de consul t a aos arqui vos permanent es pbl i cos. Para se
fazer uma aval i ao de document os vol t ada para o seu val or de pesqui sa seri a
preci so prever t odas as possi bi l i dades de pesqui sa fut ura, o que no seri a vi vel .
Durant i (1994) , ent re out ros aut ores, a pri nci pal cont est adora da at ri bui o
de val or a document os de arqui vo. Di z el a:

Exami ned i n rel at i on t o t he charact eri st i cs of archi ves, t he Idea of
at t ri but i ng val ue t o archi val document s i s i n cl ear conf l i ct wi t h each
and al l of t hem. In f act , on t he one hand, t he charact eri st i cs of
nat ural ness and i nt errel at i onshi p poi nt t o t he f act t hat al l archi val
document s i n an archi ves are equal l y f unct i onal t o t he exi st ence of
t he whol e and, t heref ore, equal l y i mport ant . On t he ot her hand, t he
charact eri st i cs of i mpart i al i t y and aut hent i ci t y poi nt t o t he
evi dent i ary qual i t y of f orm and procedure, and t heref ore t o t hei r
pri macy f or t he conveyance of t rut h. Moreover, t he charact eri st i c of
uni queness-i n- cont ext of each document makes i t s meani ng uni que
and i t s exi st ence necessary t o t he meani ng of t he archi ves i n whi ch i t

39
H aquel es document os que s saem do mbi t o do seu produt or quando est e encerr a suas
at i vi dades ou quando as al t er a si gni f i cat i vament e. Ser i am os document os que provam a sua
exi st nci a e def i nem suas at i vi dades al m de out ros que cont r i buem par a i sso.

75
bel ongs.
40
(p. 336)

Al m dessa defesa com base nos pri nc pi os arqui v st i cos, a aut ora cri t i ca o
si st ema de amost ragem. Est e si st ema, baseado nas funes, at i vi dades e t arefas que
geraram os document os, det ermi na, at ravs de cl cul os percent uai s represent at i vos,
a el i mi nao de document os escol hi dos al eat ori ament e de modo a preservar uma t al
quant i dade que permi t a a compreenso do que foi a at i vi dade que o gerou. Cont udo,
i nsi st e Durant i (1994) que: by preservi ng random sampl es, we may onl y provi de
random evi dence and random account abi l i t y
41
(p. 339).
j ust i fi cat i va usual , desde o desenvol vi ment o do concei t o de ci cl o de vi da
dos document os, de que os document os a serem el i mi nados seri am aquel es que
dei xam de t er val or previ s vel para seu produt or ou no respondem mai s aos
obj et i vos da sua cri ao mas possuem val or de t est emunho (Rousseau e Cout ure,
1998, p. 114-116), cont rape-se a i nt erpret ao de Menne-Hari t z (1994) que
represent a uma abordagem, t al vez, mai s coerent e com a t eori a dos arqui vos:

If col l eagues i n di f f erent count ri es, i n vari ous ki nds of archi ves,
are asked why t hey apprai se, t hey of t en gi ve t he same answer: We
cannot preserve everyt hi ng t here i s not enough space avai l abl e,
and archi ves have t oo f ew st af f members t o descri be everyt hi ng. But
a cl oser l ook at t he rout i ne pract i cal work perf ormed i n archi ves
i ndi cat es t hat t hose reasons are not suf f i ci ent t o expl ai n why
archi vi st s apprai se.
Archi vi st s i n most count ri es began t hi nki ng about apprai sal when
t hey f ound t hemsel ves under heavy pressure t o t ake over great
quant i t i es of records f rom vari ous agenci es. Thi s t rend was
especi al l y not i ceabl e i n Germany f ol l owi ng t he Fi rst and Second
Worl d Wars. The f i rst f ormal apprai sal pol i ci es f or Prussi an
archi ves were f ormul at ed i n 1924 and were appl i ed t o records of
mi l i t ary admi ni st rat i ons and t o records of government agenci es t hat
had prol i f erat ed i n a rat her chaot i c way. [ ] Deci di ng t he
i mport ance of records creat ors f rom a hi st ori cal vi ewpoi nt and
reduci ng t he bul k of paper by di sposi ng of al l papers f rom t he l ess
i mport ant agenci es seemed an easi er t ask t hen t ryi ng t o devel op
consi st ent new t heori es t hat woul d of f er gui del i nes f or sel ect i ng
i t ems t o be preserved f rom al l agenci es.
Today s el ect roni c of f i ce syst ems enabl e us t o see more cl earl y. The
archi vi st i s no l onger overcome by t he f ear of bei ng i nundat ed by

40
Exami nada em r el ao s car act er st i cas de ar qui vo, a i di a de at r i bui o de val or aos
document os de arqui vo est em cl ar o conf l i t o com cada uma e t odas el as. Na ver dade, de
um l ado, as car act er st i cas de nat ur al i dade [ cumul at i vi dade] e i nt er - r el ao [ or gani ci dade]
apont am par a o fat o de que t odos os document os dent ro de um arqui vo so i gual ment e
funci onai s para a exi st nci a do conj unt o e, por t ant o, so i gual ment e i mpor t ant es. Por
out ro l ado, as car act er st i cas de i mpar ci al i dade e aut ent i ci dade apont am a qual i dade da
evi dnci a da for ma e do procedi ment o e, por t ant o, para sua pr i mazi a na conduo da
verdade. E ai nda, a caract er st i ca de uni ci dade-no- cont ext o de cada document o produz seu
si gni f i cado ni co e sua exi st nci a necessr i a par a o sent i do do arqui vo no qual est
i nser i do. (t r aduo nossa)
41
pel a pr eservao das amost r as r andmi cas, ns podemos apenas prover evi dnci a
r andmi ca e r esponsabi l i dade (account abi l i t y) randmi ca. ( t r aduo nossa)

76
great masses of paper; t he f ear has now been repl aced by t he
consci ousness t hat not hi ng wi l l be l ef t f or apprai sal i f we dont
f ormul at e f undament al pri nci pl es t hat l ead t o a t heory of apprai sal
t hat wi l l gui de our everyday deci si ons. We real i ze t hat i t i s
necessary t o underst and t he t radi t i onal archi ves more preci sel y
bef ore we can appropri at el y appl y t hei r pri nci pl es i n t o el ect roni c
records. Experi ences wi t h el ect roni c records sharpen our percept i on.
We see very cl earl y t hat i t i s not si mpl y quant i t y, nor space and cost ,
t hat creat es t he urgent demand f or apprai sal . It i s t he need t o reduce
redundancy. By reduci ng redundancy, we can make accessi bl e and
i nt erpret abl e, f or archi val and research purposes, t he i nt el l ect ual
worki ng t ool s of organi zat i ons. That means t hat t he ai m of archi val
apprai sal , f or bot h t radi t i onal mat eri al and el ect roni c records,
shoul d be t o make archi ves el oquent and t o f aci l i t at e research. These
ai ms are somet i mes obscured by t he i mpact of t radi t i on
42
. (p. 529-
530)

A i nt erpret ao dessa aut ora expe os doi s mbi t os da aval i ao: a
el i mi nao de document os como mei o de t ornar, t ant o o arqui vo corrent e quant o o
permanent e, mai s el oqent es, faci l i t ando a pesqui sa; e como mei o de fazer refl et i r a
mi sso do seu produt or no arqui vo permanent e. Ou sej a, a const ruo da Tabel a de
Temporal i dade t eri a em vi st a, t ant o a mel hori a do arqui vo corrent e quant o a
const i t ui o de um bom arqui vo permanent e.

42
Se for pergunt ado, a col egas em di f erent es pa ses, em var i ados t i pos de arqui vo,
porque el es aval i am, el es of er ecer o a mesma r espost a: Ns no podemos pr eservar t udo
no h espao suf i ci ent e di spon vel e os arqui vos t m poucos membros no seu quadro
para descrever t udo. Mas um exame da rot i na de t r abal ho desenvol vi da nos arqui vos
i ndi ca que essas razes no so suf i ci ent es para expl i car porque os arqui vi st as aval i am.
Ar qui vi st as, na mai or i a dos pa ses, comeam a pensar sobr e aval i ao quando el es
encont r am uma grande presso sobr e si par a r ecol her enor me quant i dade de document os
corr ent es de vr i os rgos. Essa t endnci a foi especi al ment e not vel na Al emanha em
segui da Segunda Guerra Mundi al . A pri mei ra pol t i ca de aval i ao formal para arqui vos
prussi anos foi for mul ada em 1924 e foi apl i cada a arqui vos corrent es das admi ni st raes
mi l i t ares e para arqui vos corrent es dos rgos do governo que havi am prol i ferado da
manei ra mai s cat i ca. [. . . ] A deci so pel a i mpor t nci a dos cr i ador es dos document os
corr ent es a par t i r do pont o de vi st a hi st r i co e a reduo do vol ume de papel pel a
al i enao de t odos os papei s a par t i r da menor i mpor t nci a do rgo, par eceu uma t aref a
mai s f ci l do que t ent ar desenvol ver novas t eori as consi st ent es que of er ecessem di r et r i zes
para a sel eo de i t ens a ser em preservados de t odos os rgos.
Os si st emas el et r ni cos de escr i t r i o de hoj e nos per mi t em ver a quest o mai s
cl ar ament e. O arqui vi st a, no h mui t o t empo, superou o medo de ser afogado pel as
gr andes massas de papel ; esse medo t em agor a si do r ecol ocado pel a consci nci a de que
nada ser dei xado par a aval i ao se ns no for mul ar mos os pri nc pi os fundament ai s que
r egem a t eor i a de aval i ao que gui ar o nossas deci ses cot i di anas. Ns nos apercebemos
de que necessr i o ent ender os arqui vos per manent es t r adi ci onai s mai s preci sament e par a
depoi s poder mos apl i car com propr i edade seus pr i nc pi os nos document os el et rni cos
corr ent es. Exper i nci as com document os el et rni cos corr ent es aguam nossa percepo.
Ns vemos mui t o cl ar ament e que no si mpl esment e quant i dade, nem espao e cust o que
cr i am a demanda urgent e por aval i ao. a necessi dade de r eduzi r r edundnci a. Pel a
r eduo de r edundnci a, podemos t ornar acess vei s e i nt erpr et vei s, para a arqui v st i ca e
as propost as de pesqui sa, as f err ament as do t r abal ho i nt el ect ual das organi zaes. I sso
si gni f i ca que o obj et i vo da aval i ao arqui v st i ca, pode ser t ornar os arqui vos el oqent es e
faci l i t ar a pesqui sa. Esses obj et i vos so s vezes obscureci dos pel o i mpact o da t r adi o.
( t r aduo nossa)

77
Essa perspect i va de i nt erpret ao das el i mi naes, que col oca o enfoque na
i nt el i gi bi l i dade do arqui vo, desl oca a di scusso da perspect i va cul t ural ou
admi ni st rat i va das el i mi naes para a di scusso ci ent fi ca, com base na t eori a dos
arqui vos. Di ferent ement e de se fazer el i mi naes veri fi cando os document os que
dei xam de t er val or previ s vel para seu produt or ou no respondem mai s aos
obj et i vos da sua cri ao mas possuem val or de t est emunho, veri fi car-se-i am os
document os que so necessri os para, no seu conj unt o, refl et i rem t odas as aes
desenvol vi das. No se escol heri a mai s o que ret i rar do arqui vo, mas o que deveri a
fi car de modo a mant er a sua i nt el i gi bi l i dade na perspect i va da Imparci al i dade dos
document os.
Essa aut ora t ambm defende que o val or de evi dnci a dos document os a
met a da aval i ao e no a sua ferrament a:

The i nf ormat i onal cont ent i n records i s never obj ect i ve. I t cannot
be so. But i t i s al ways purposef ul . So t he rol e of evi dence can be
descri bed as t he i nsi ght i nt o t he pri mary purposes as a necessary
suppl ement f or i nf ormat i onal val ues, wi t hout whi ch t he l at t er are
meani ngl ess or coul d be i nt erpret ed i n t he wrong way or are si mpl y
t ri vi al . That i s why redundanci es must be weeded out . That i s why
evi dence i s an ai m, not a t ool , f or archi val apprai sal .
43
(p. 541)

Sua i nt erpret ao de val or de evi dnci a pode ser mel hor compreendi do no
segui nt e t recho:

Evi dence i s underst ood as t he answers t o quest i ons such as t he
f ol l owi ng: Whi ch records seri es are essent i al t o show how each
subst ant i ve f unct i on was perf ormed at each organi zat i onal l evel i n
bot h t he cent ral and t he f i el d of f i ces? What are t he successi ve
t ransact i ons i n i t s execut i on? and Whi ch records shoul d be
preserved i n exempl ary f orm t o show t he work processes at t he l ower
organi zat i onal l evel ? That means t hat evi dence i s somet hi ng t hat i s
shown, t hat must be read bet ween t he l i nes, and t hat i s not
necessari l y t o be f ound i n t he t ext s t hemsel ves. Evi dence means
pat t erns of processes, ai ms and mandat es, procedures and resul t s, as
t hey can be exami ned.
44
(p. 537)

43
O cont edo de i nfor mao de r egi st ros document ai s nunca obj et i vo. No pode ser. Mas
t em sempr e um propsi t o. Ent o, o papel da evi dnci a pode ser descr i t o, t ant o como a
percepo dos propsi t os i ni ci ai s, como uma supl ement ao necessr i a para os val ores de
i nf or mao, sem os quai s, os l t i mos f i cam sem sent i do ou poder i am ser i nt er pr et ados em
sent i do errado ou si mpl esment e t r i vi al . Ei s porque as r edundnci as pr eci sam ser
el i mi nadas. Ei s por que a evi dnci a uma met a, no uma f er r ament a, par a aval i ao
arqui v st i ca. ( t r aduo nossa)
44
A evi dnci a ent endi da como a r espost a par a quest es t ai s como as segui nt es: Quai s
sr i es de r egi st ros document ai s so essenci ai s para most r ar como cada funo essenci al foi
execut ada em cada n vel or gani zaci onal , t ant o no r go cent r al quant o no r go
r el aci onado? Quai s so as t r ansaes sucessi vas na sua execuo? e Quai s r egi st r os
document ai s devem ser pr eservados de for ma exempl ar para most r ar os processos de
t r abal ho no n vel organi zaci onal i nf er i or? I sso si gni f i ca que a evi dnci a al go que
most r ado, que pr eci sa ser l i do nas ent rel i nhas, e que no necessar i ament e encont r ado nos
prpr i os t ext os. ( t r aduo nossa)

78

As pal avras de Menne-Hari t z al ert am para a preservao dos document os
necessri os para a manut eno da organi ci dade do arqui vo de manei ra a conserv-l o
como um refl exo fi el de t odas as aes desenvol vi das em prol da real i zao da
mi sso defi ni da da ent i dade que o produzi u, i st o , de manei ra a garant i r a
Aut ent i ci dade dos seus document os.


4. 1. 1 O t rat ament o dos document os na fase corrent e

Nest a fase, o consul ent e apenas o produt or do arqui vo. Os document os
seri am, ent o, t rat ados de modo a permi t i r sua fci l recuperao. A operao de
t rat ament o na fase corrent e recebe o nome de cl assi fi cao.
Conforme foi vi st o no cap t ul o ant eri or, a fi l i ao dos document os s
funes, at i vi dades e t arefas fornece a i dent i dade dos document os por el as
produzi dos ou recebi dos. Sendo assi m, a base para a cl assi fi cao dos document os
de arqui vo corrent e sero essas aes que os geraram.
Al m de permi t i r a recuperao dos document os, t endo-se em vi st a que o
processo de acumul ao responsvel pel a boa organi ci dade do arqui vo,
consi derao t ambm veri fi cada no cap t ul o ant eri or, t em-se que o pl ano de
cl assi fi cao ori ent ari a a acumul ao ordenada dos document os.
Sousa (2003) enfat i za que o mot i vo da cri ao dos document os det ermi nar a
est rut ura da sua cl assi fi cao:

Nenhum f unci onri o, em s consci nci a, el abora document os por
um desej o pessoal e obscuro. El e s f az i sso como resul t ado de uma
t aref a (conj unt o de aes execut adas por um i ndi v duo, enquant o
membro de uma organi zao e ocupant e de um papel ocupaci onal ).
As t aref as, geral ment e, so di st ri bu das a part i r das at i vi dades (que
so conj unt os de procedi ment os necessri os para a execuo de um
processo ou f uno). As at i vi dades so vi ncul adas s funes (i st o ,
conj unt o de at i vi dades si mi l ares e conexas ou i nt erdependent es, de
execuo cont nua, de cart er duradouro e sem t rmi no previ st o, que
prov suport e para a vi abi l i zao da mi sso da organi zao. A
f uno i ndi ca o que f ei t o, sem det al har como f ei t o [e]
vi ncul ada mi sso (que a razo da exi st nci a da organi zao
dent ro de seu campo de at uao) [. . . ] ). [. . . ] a i nt erveno do
arqui vi st a est em i dent i f i car essa cadei a e organi zar os document os
a part i r del a. Isso [. . . ] garant e a i nt egri dade dessa caract er st i ca
(organi ci dade), que di f erenci a o document o arqui v st i co de t odos os
out ros t i pos . (p. 268-269, gr i fo nosso)

Sendo assi m, a cl assi fi cao faz-se est rut urada a part i r dessa cadei a. Caso a
i nst i t ui o produt ora do arqui vo est rut urasse o seu funci onament o de um modo
di ferent e, a cl assi fi cao t ambm seri a di ferent e, acompanhando sempre o modo
como a i nst i t ui o se organi za para desenvol ver suas at i vi dades. Mas, normal ment e,

79
as t arefas so desenvol vi das vi sando a real i zao de uma at i vi dade que se refere a
uma das funes que compem a mi sso daquel a ent i dade col et i va, pessoa ou
fam l i a.
O pl ano de cl assi fi cao at ri bui cdi gos s funes, at i vi dades e t arefas e
aos seus respect i vos document os. Essa hi erarqui a di vi de os document os em cl asses
e subcl asses pri mri as, secundri as ou t erci ri as, conforme a necessi dade i mpost a
pel a est rut ura de funci onament o da ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que
acumul a o arqui vo. A met odol ogi a para o desenvol vi ment o do pl ano de
cl assi fi cao aconsel ha a el aborao de um fl uxograma de t odas as aes do
produt or do arqui vo de modo a i dent i fi car-se quai s document os so produzi dos por
cada uma del as. Schel l enberg (1973) d o nome de cl assi fi cao funci onal a esse
modo de cl assi fi cao.


4. 1. 2 O t rat ament o dos document os na fase i nt ermedi ri a

Os document os que recebem i ndi cao, at ravs da Tabel a de Temporal i dade,
de serem ret i rados do arqui vo corrent e, so t ransferi dos para o arqui vo
i nt ermedi ri o depoi s de fei t as as el i mi naes previ st as. Al i so mant i dos, por
prazos t ambm fi xados na Tabel a para, mai s t arde, serem recol hi dos ao arqui vo
permanent e ou serem el i mi nados.
Rousseau e Cout ure (1994), p. 120-121) prescrevem uma post ura de respei t o a
quat ro el ement os de base nest a fase:

A organi zao dos arqui vos i nt ermdi os consi st e, poi s, no
est abel eci ment o de normas preci sas que regem a t ransf ernci a [. . . ].
Para t al , o arqui vi st a deve respei t ar um cert o nmero de el ement os
de base.
O pri mei ro el ement o est abel ece que os document os semi act i vos [. . . ]
permanecem propri edade excl usi va dessa uni dade. [. . . ] .
O segundo el ement o i mpe que nenhuma al t erao sej a f ei t a ao modo
como est o di spost os ou organi zados os document os semi act i vos de
uma uni dade sem o consent i ment o f ormal dest a l t i ma. Assi m, no se
poder modi f i car a organi zao i nt erna dos document os t ransf eri dos
nem el i mi n- l os ou t rat - l os sem a aut ori zao da uni dade
propri et ri a.
O t ercei ro el ement o f undament al di z respei t o rapi dez de acesso aos
document os semi act i vos. [. . . ]
Por l t i mo, o quart o el ement o [. . . ] nenhum document o deve ser
acei t e sem que se conhea de modo preci so, graas t abel a de
sel eo, o modo em que sai r do cent ro para ser el i mi nado ou
deposi t ado nos arqui vos def i ni t i vos.

Quant o aos doi s pri mei ros el ement os, mesmo que os aut ores prefi ram no
fazer refernci a aos pri nc pi os arqui v st i cos, so baseados no pri nc pi o de respei t o
aos fundos ou seus desdobrament os. O pri nc pi o de proveni nci a seri a observado no

80
t rat ament o dos arqui vos i nt ermedi ri os, no s dando nome ao arqui vo, mas
garant i ndo o di rei t o de propri edade do seu produt or; e os pri nc pi os de i nt egri dade
e de manut eno da ordem ori gi nal garant i ri am a organi ci dade do arqui vo e
conseqent ement e sua Imparci al i dade, ou sej a, garant i ri am a i nt el i gi bi l i dade do
arqui vo e a fci l recuperao dos document os que sej am sol i ci t ados.
No arqui vo i nt ermedi ri o, os document os so, geral ment e, acessados por
l i st as que cont m a cl assi fi cao ut i l i zada na fase corrent e. Todos os cui dados
devem ser t omados do pont o de vi st a da preservao dos document os, i ncl ui ndo a
l i mpeza e desi nfeco si st emt i ca dos depsi t os.


4. 1. 3 O t rat ament o dos document os na fase permanent e

Depoi s que os document os cumprem o per odo est abel eci do pel a Tabel a de
Temporal i dade de permannci a no arqui vo i nt ermedi ri o, aquel es que no so
el i mi nados so recol hi dos ao arqui vo permanent e e, no caso dos arqui vos pbl i cos,
so abert os consul t a.
Mas, al m desse recol hi ment o regul ar, comum o recol hi ment o dos
chamados arqui vos mort os que no receberam um pl ano de cl assi fi cao ou uma
t abel a de t emporal i dade em sua fase corrent e. Tal si t uao se confi gura, no Brasi l ,
especi al ment e, no moment o da cri ao de arqui vos muni ci pai s. Esses arqui vos
apresent am vri os probl emas, poi s, na mai ori a dos casos, no est o organi zados em
uma ordem si st emt i ca nem est o compl et os, por mot i vos di versos, i ncl usi ve por
at aque de fungos, i nset os e roedores, perderam sua i nt egri dade. Isso di fi cul t a
enormement e o t rat ament o dos document os e as opi ni es dos aut ores vari am quant o
a i ndi cao de se t ent ar reorden-l os ou no.
Pri mei rament e, consi derando-se o pri nc pi o de manut eno da ordem
ori gi nal , faz-se mi st er exami nar as duas possi bi l i dades que susci t ari am a
reordenao: em arqui vos que perderam a ordem ori gi nal na qual foram acumul ados
e arqui vos que nunca chegaram a possui r uma ordenao que evi denci asse sua
organi ci dade.
Schel l enberg (1980) acredi t a que a ordem deve ser rest abel eci da ant es de se
proceder ao arranj o do fundo de arqui vo permanent e: Se a ordem ori gi nal no f or
averi guvel , ou f or evi dent ement e m, urge reorgani zar os document os (p. 119).
Sousa (2003) Escl arece a di scusso sobre o pri nc pi o de manut eno da
ordem ori gi nal :

Duchei n, Schel l enberg e os prpri os arqui vi st as hol andeses
rel at i vi zaram a ri gi dez do pri nc pi o. Para Duchei n (1986, p. 27-32) a
apl i cao desse pri nc pi o era di f ci l nos pa ses de t radi o l at i na
(Frana, Espanha e It l i a). Nesses pa ses, quando os arqui vos
corrent es so cl assi f i cados, o so pel a admi ni st rao, sem a
i nt erf ernci a de prof i ssi onai s especi al i zados. Dessa f orma, os
arqui vi st as no so obri gados a respei t ar a cl assi f i cao ori gi nal ,

81
se a mesma def ei t uosa ou di f i cul t a a pesqui sa. Os arqui vi st as
hol andeses (1973, p. 49-50) ent endi am que o pri nc pi o no repousa
na obedi nci a servi l ant i ga organi zao do arqui vo, nem requer a
rest aurao da ordem mai s remot a sob a al egao de que, em si
mesma, no era suscet vel de aperf ei oament o. (p. 258)

A recuperao ou o est abel eci ment o da ordem desej vel pode se t ornar
i nvi vel , por razes di versas, e o arqui vi st a deve refl et i r sobre a necessi dade de se
reorgani zar os document os, conforme propost o por Schel l enberg. Consi derando-se a
i mport nci a dos document os refl et i rem as funes, at i vi dades e t arefas
desenvol vi das para a real i zao da mi sso, a i ndi cao mai s adequada, t al vez, sej a
a de se recuperar ou proceder a ordenao funci onal dos document os. O
ent endi ment o das funes poder ser obt i do at ravs da hi st ri a admi ni st rat i va,
i nst i t uci onal ou bi ogrfi ca. Na ausnci a dest a, no caso de rgos pbl i cos, por mei o
da l egi sl ao que regul ament a a cri ao e funci onament o dos rgos. A base
funci onal de reorgani zao dos document os poder oferecer o (re)est abel eci ment o
da organi ci dade e a compreenso do si gni fi cado dos document os.
Sousa coment a, nest e mesmo art i go, a t radi o da admi ni st rao pbl i ca
brasi l ei ra na organi zao dos arqui vos corrent es a qual i mpossi bi l i t a o acesso
document ao na ausnci a do funci onri o responsvel , poi s est e i mpri me uma
caract er st i ca prpri a ao mt odo de organi zao: Os mt odos ut i l i zados osci l am
ent re a f ragment ao dos dossi s de assunt o, o arqui vament o por espci e
document al , por at o de recebi ment o ou expedi o, pel a numerao et c. (p. 259)
Independent ement e do que i sso si gni fi ca para a recuperao de document os
na fase corrent e, a fal t a de uma ordenao que refl i t a as funes, at i vi dades e
t arefas desenvol vi das pode i nvi abi l i zar a pl ena compreenso e boa ut i l i zao dos
document os na fase permanent e.
Em segui da, sero abordados os procedi ment os de t rat ament o da i nformao
na fase permanent e.





4. 1. 3. 1 O arranj o


Arranj o a denomi nao que se d organi zao i nt el ect ual dos
document os quando el es so recol hi dos ao arqui vo permanent e. Esse arranj o dever
permi t i r a i dent i fi cao dos document os que se desej a acessar e o si gni fi cado dos
document os rel at i vament e s aes que os geraram. Os pri nc pi os arqui v st i cos de
proveni nci a, manut eno da ordem ori gi nal e i nt egri dade ou i ndi vi si bi l i dade -
devem ser observados quando se faz o arranj o de um fundo, poi s dessa forma se

82
promover:
a) um arranj o adequado s pecul i ari dades de cada fundo (si ngul ari dade
do produt or);
b) a manut eno da rel ao de cada document o com o mot i vo pel o qual
el e foi produzi do (fi l i ao);
c) a manut eno de document os, mesmo que dupl i cados, que represent em
t odas as aes desenvol vi das pel o produt or do arqui vo (uni ci dade);
d) a manut eno das i nt er-rel aes dos document os advi ndas do seu
processo de acumul ao (organi ci dade);
e) o conj unt o dos document os a espel ho da mi sso do seu produt or
(Imparci al i dade) e
f) a Aut ent i ci dade dos document os.
A ori ent ao do arqui vi st a na hora de defi ni r o arranj o de um acervo, mesmo
que o obj et i vo fi nal sej a at ender aos consul ent es do arqui vo, ser a hi st ri a da
cri ao da document ao e no as poss vei s demandas de consul t a. Os est udos de
hi st ri a admi ni st rat i va, i nst i t uci onal ou bi ogrfi ca so da mai or rel evnci a para
essa at i vi dade.
Bel l ot t o (1991) defi ne as et apas prel i mi nares ao arranj o:

1. Levant ament o da evol uo i nst i t uci onal da ent i dade produt ora
dos document os. I st o supe t oda a l egi sl ao que a cri a e
regul ament a; os procedi ment os admi ni st rat i vos; as f unes que
exerce para que se cumpra o obj et i vo pel o qual f oi cri ada; os
document os produzi dos, cuj a t i pol ogi a adequada s operaes,
at i vi dades e f unes que el es t est emunham.
2. Prospeco arqueol gi ca na document ao a arranj ar. Est a
i dent i f i cao prel i mi nar, ai nda que superf i ci al , obri gat ri a. I st o
porque, al m de permi t i r uma al i enao de papei s que real ment e no
pert enam ao f undo, permi t i r a percepo de vazi os em rel ao s
f unes i nst i t uci onai s apont adas pel a caract eri zao geral da
ent i dade f ei t a ant eri orment e. [. . . ]
3. Est udo i nst i t uci onal das ent i dades produt oras do mat eri al
det ect ado. Para est as ser el aborado um quadro mai s det al hado, no
se dei xando de assi nal ar dados sobre as ent i dades ausent es, j que
podero vi r a ser preenchi das pel o achado de document os, como
comum acont ecer.
Assi m, vemos que o arqui vi st a anal i sa o mat eri al em t ermos de:
1. proveni nci a; 2. hi st ri a da ent i dade ou a bi ograf i a do i ndi v duo
produt or dos document os; 3. ori gens funci onai s at i vi dades
espec f i cas das quai s os document os resul t am; 4. cont edo
ext enso dos vri os t pi cos, event os e per odos; 5. t i pos de
mat eri al . . (p. 88-89, gr i fo nosso)

Numa si t uao i deal , um acervo, ao ser recol hi do ao arqui vo permanent e, j
t er uma cl assi fi cao funci onal que foi baseada nas funes, at i vi dades e t arefas
do rgo que o produzi u e que servi u de refernci a enquant o est ava sendo
acumul ado no arqui vo corrent e. Ao ser recol hi do ao arqui vo permanent e, depoi s de

83
sofrer as el i mi naes prescri t as pel a Tabel a de Temporal i dade, reduzi do, ent o, a
uma pequena porcent agem, o fundo de arqui vo recebe um arranj o que possi bi l i t ar o
acesso e compreenso do si gni fi cado dos document os dent ro do seu conj unt o.
Segundo Schel l enberg (1973):

"O mt odo de arranj ar os f undos segundo a organi zao pref er vel
sempre que poss vel . Est e pl ano em geral segui do quando se cri am
f undos para cada um dos di versos bur eaux ou servi os que
const i t uem um grande rgo governament al . Nest e caso os grupos
[ l ei a-se fundos ] so arranj ados de acordo com a est rut ura
hi errqui ca do rgo mai or. Onde o arranj o segundo a organi zao
i mprat i cvel ou, por qual quer razo, menos conveni ent e, usa- se o
arranj o f unci onal . " (p. 223-224)

Em s nt ese, Schel l enberg recomenda que o arranj o dos fundos de arqui vo
permanent e acont ea de acordo com a est rut ura organi zaci onal da i nst i t ui o de
onde provm. Sendo assi m, enquant o a cl assi fi cao dos document os do arqui vo
corrent e real i zada at ravs do fl uxograma de at i vi dades do rgo, o arranj o do
arqui vo permanent e seri a fei t o com base no organograma da i nst i t ui o, ou sej a, na
sua est rut ura organi zaci onal .
Bel l ot t o (1991) refora esse procedi ment o:

. . . os arqui vi st as concordam sobre a procednci a do
est abel eci ment o do quadro de f undos a part i r do organograma da
rea admi ni st rat i va com a qual o arqui vo se l i ga e da qual a prpri a
document ao a arranj ar i nvari vel e obri gat ori ament e
denot adora. . (p. 87-88)

O arranj o de um fundo det ermi na, de uma manei ra geral , sua subdi vi so,
conforme a necessi dade de se expri mi r as subdi vi ses organi zaci onai s de quem o
produzi u e t ambm das suas funes, at i vi dades e t arefas. Como exempl o, pode-se
ci t ar uma subdi vi so do fundo da Secret ari a Muni ci pal de Cul t ura da Prefei t ura de
Bel o Hori zont e. Uma das suas sees, i nt i t ul ada Museu de Art e da Pampul ha,
subdi vi di da em t rs sri es: Sal es de Bel as Art es do Muni c pi o de Bel o Hori zont e,
Sal es Int ernaci onai s de Art e, e Exposi es Di versas. So t rs sri es que
correspondem a t rs at i vi dades desenvol vi das pel o Museu.
Uma sri e pode ser subdi vi di da em subsri es e dossi s que reuni ri am
document os de um mesmo t i po ou espci e, como, por exempl o, as correspondnci as
recebi das, as fot ografi as correspondent es ao que gerou aquel a sri e, et c. A
desi gnao dessas subdi vi ses do fundo, ou sej a, a escol ha da nomencl at ura de cada
subn vel , no ri gorosa, el a vari a conforme o aut or, o pa s e a prpri a i nst i t ui o
arqui v st i ca. A norma ISAD (G) t raz exempl os que os l i st a como: Fundo, Seo,
Sri e, Subsri e, Dossi / Processo e It em document al (p. 24)
Mas, a pri mei ra subdi vi so do fundo, a seo, corresponde sempre ao rgo
de ori gem dos document os no caso de ent i dades col et i vas pbl i cas que t m uma

84
est rut ura organi zaci onal compl exa, di ferent ement e dos fundos proveni ent es de uma
pessoa ou fam l i a.
Exempl i fi cando, supe-se que um Depart ament o A, pert encent e a uma cert a
Secret ari a A, t enha a cl assi fi cao da sua document ao corrent e como
represent ada a segui r (most rando apenas o conj unt o de document os proveni ent es de
uma det ermi nada t arefa):




Departamento A


Funo 100 Funo 200


Ati vi d.102 Ati vi d.101 Ati vi d.103 Ati vi d.201 Ati vi d.202 Ati vi d.203




Tarefa 101.1 Tarefa 101.2 Tarefa 101.3 Tarefa 101.4





Dossi Dossi Dossi Dossi
Processo Fotografi a correspond. Reci bo






Ao ser recol hi do ao arqui vo permanent e, depoi s de t er sofri do as el i mi naes
det ermi nadas pel a Tabel a de Temporal i dade, est e fundo poderi a receber o segui nt e
arranj o:






85

Fundo Secretari a A


Seo Departamento A Seo Departamento B



Funo 100 Funo 200
SubseoX SubseoY


Ati vi d. 101 Ati vi d. 102 Ati vi d. 103 Ati vi d. 201 Ati vi d. 202 Ati vi d. 203
Sri eXi Sri eXi i Sri e Xi i i


Tarefa 101. 1 Tarefa 101. 2 Tarefa 101. 3 Tarefa 101. 4
Subsri eXi Subsri e Xi i Subsri e Xi i i Subsri e Xi i i i


Dossi Dossi Dossi Dossi
Processo Fotografi a Correspond. Reci bo


Ou sej a, a cl assi fi cao funci onal ori gi nal passa a ser o arranj o i nt erno do
fundo e, o arranj o ext erno, baseado no organograma da ent i dade produt ora do
arqui vo, seri a organi zaci onal .
Depoi s de defi ni do o arranj o de um fundo, o cdi go de not ao de arranj o de
cada document o nel e i nscri t o a l pi s e i ni ci a-se organi zao f si ca dos
document os. Essa organi zao, de manei ra geral , corresponde organi zao
i nt el ect ual arranj o - com exceo dos document os de suport es especi ai s que
necessi t am de acondi ci onament o e armazenament o especi ai s. Como a i nst i t ui o
arqui v st i ca abri ga vri os fundos de arqui vo permanent e, o arqui vi st a pode cri ar um
cdi go de endereament o t opogrfi co para os conj unt os document ai s, o qual i r
i ndi car a sua l ocal i zao nos depsi t os.

4. 1. 3. 2 A Descri o

Schel l enberg (1980) mui t o cl aro ao fal ar da descri o arqui v st i ca:

o t ermo descr i o compreende t odas as at i vi dade exi gi das para a

86
preparao de i nst rument os e mei os de busca. Descr i o, de acordo
com o di ci onri o, a enumerao das qual i dades essenci ai s de um
obj et o. Est a def i ni o apl i ca-se t ant o aos document os como aos
demai s obj et os. (p. 199).

E a norma ISAD-G (2000) t raz no seu gl ossri o:

Descri o arqui v st i ca (archi val descri pt i on) A el aborao de
uma acurada represent ao de uma uni dade de descri o e de suas
part es component es, caso exi st am, por mei o da ext rao, anl i se,
organi zao e regi st ro de i nf ormao que si rva para i dent i f i car,
geri r, l ocal i zar e expl i car document os de arqui vo e o cont ext o e o
si st ema de arqui vo que os produzi u. (p. 4)

Ou sej a, descri o seri a t odo o t rabalho vol t ado para se possi bi l i t ar o acesso
aos document os. Cont udo, conforme foi di scut i do ao l ongo desse t rabal ho, a
descri o deve ser baseada no processo de cri ao do document o e no nas
necessi dades do consul ent e, poi s no h como defi ni -l as permanent ement e, uma
vez que el as est o em const ant e mudana.
A descri o se respal da nos pri nc pi os arqui v st i cos (proveni nci a,
i ndi vi si bi l i dade e ordem ori gi nal ), preservando, assi m, as caract er st i cas dos
arqui vos rel at i vas ao cont ext o da sua cri ao: a si ngul ari dade de cada fundo, a
fi l i ao dos document os s aes, a dependnci a dos document os dos seus pares,
a uni ci dade, a cumul at i vi dade, a organi ci dade, a Imparci al i dade e a Aut ent i ci dade.
A norma ISAD(G) (2000) prope a descri o dos fundos de arqui vos do geral
para o part i cul ar.

Normas de descri o arqui v st i ca so baseadas em pri nc pi os
t eri cos acei t os. Por exempl o, o pri nc pi o de que a descri o
arqui v st i ca procede do geral para o part i cul ar uma conseqnci a
prt i ca do pri nc pi o do respei t o aos f undos. . (p. 2, gr i fo nosso)

Expl i ca o i t em 2. 1 da referi da norma:

Descri o do geral para o part i cul ar obj et i vo: Represent ar o
cont ext o e a est rut ura hi errqui ca do f undo e suas part es
component es. Regra: No n vel do f undo, d i nf ormaes sobre el e
como um t odo. Nos n vei s segui nt es e subseqent es, d i nf ormao
sobre as part es que est o sendo descri t as. Apresent e as descri es
resul t ant es numa rel ao hi errqui ca ent re a part e e o t odo,
procedendo do n vel mai s geral (f undo) para o mai s part i cul ar.
(p. 18)

Isso si gni fi ca que, se um fundo est organi zado em subdi vi ses hi errqui cas,
as i nformaes referent es a cada n vel dessa hi erarqui a, no devem ser apresent adas
sem que as i nformaes referent es ao conj unt o t odo dos document os l he preceda. A
descri o, por exempl o, da sri e Sal es de Bel as Art es do Muni c pi o de Bel o

87
Hori zont e, no seri a apresent ada desvi ncul ada da descri o do subfundo
45
Museu de
Art e da Pampul ha e da descri o do fundo Secret ari a Muni ci pal de Cul t ura.
A descri o assi m desenvol vi da resul t a na descri o mul t i n vel :

Se o f undo como um t odo est i ver sendo descri t o, el e dever ser
represent ado numa s descri o. [. . . ] Se necessri a a descri o
das suas part es, est as podem ser descri t as em separado [. . . ]. A soma
t ot al de t odas as descri es assi m obt i das, l i gadas numa hi erarqui a
[. . . ], represent a o f undo e as part es para as quai s f oram el aboradas
as descri es. [. . . ] t al t cni ca de descri o denomi nada descri o
mul t i n vel . (ISAD-G, 2000, p. 7)

Segundo, ai nda, essa mesma norma, os el ement os consi derados essenci ai s
para o i nt ercmbi o i nt ernaci onal de i nformao arqui v st i ca so: o cdi go de
refernci a, o t t ul o
46
, o produt or, a dat a, a di menso da uni dade de descri o
47
e o
n vel de descri o (rel at i vament e hi erarqui a do arranj o). A descri o compl et a
i ncl ui aos el ement os essenci ai s ci t ados: uma rea de cont ext ual i zao const ando-se
da hi st ri a admi ni st rat i va bi ogrfi ca e da hi st ri a arqui v st i ca da uni dade de
descri o; uma rea de cont edo e est rut ura onde se encont rar o mbi t o e cont edo
da uni dade de descri o; uma rea de condi es de acesso e uso; uma rea de font es
rel aci onadas t al como cpi as e publ i caes; uma rea de not as; e uma rea de
cont rol e de descri o com dados rel at i vos el aborao da descri o, t ai s como as
font es consul t adas.
A descri o, compost a desses el ement os e abrangendo t odos os n vei s do
arranj o, de grande aux l i o nas sal as de consul t a das i nst i t ui es arqui v st i cas
pbl i cas para permi t i r a i dent i fi cao de document os. Incl usi ve as consul t as sob
t emas desvi ncul ados das funes, at i vi dades e t arefas que produzi ram o arqui vo.
Esse t i po de demanda freqent e nas i nst i t ui es arqui v st i cas e podem
i nfl uenci ar o arqui vi st a na el aborao dos i nst rument os de consul t a. Caso essa
i nfl unci a ocorra, a descri o resul t ar t endenci osa, baseada na conj unt ura pol t i co-
cul t ural do moment o, e t ornar-se- obsol et a com o decorrer do t empo que,
i nevi t avel ment e, det ermi nar mudanas pol t i co-cul t urai s.
A norma ISAD-G prope um modo de el aborao de i nst rument os de consul t a
l i gado ao mot i vo da cri ao do document o que i mpede que est e probl ema acont ea.
Apont a-se aqui o pot enci al da chamada rea de Cont edo e Est rut ura que poder
fornecer refernci as sufi ci ent es para a i dent i fi cao de t emas desvi ncul ados do
processo de produo do arqui vo. A norma assi m ori ent a a el aborao dest a rea:

45
Nomenclatura utilizada no APCBH para designar a primeira subdiviso do fundo.
46
Recomenda a norma na elaborao dos ttulos: Para ttulos atribudos, inclua, no nvel mais alto, o nome do
produtor dos documentos. Nos nveis mais baixos, pode-se incluir, por exemplo, o nome do autor do documento
e um termo indicativo da forma do material compreendido pela unidade de descrio [...]. (p.9). No glossrio
dessa obra encontra-se o verbete: Forma do documento (form) Uma classe de documentos distinguida com
base em caractersticas comuns, fsicas (por exemplo, aquarela, desenho) eou intelectuais (por exemplo, dirio,
livro dirio, borrador) (p.5) .
47
A Unidade de descrio seria o conjunto de documentos que compe o nvel, na hierarquia do arranjo, que
est sendo descrito.

88
Fornea de acordo com o n vel de descri o, um sumri o de
mbi t o (como per odo de t empo e l ocal i zao geogrf i ca) e cont edo
(como f ormas dos document os, assunt os, processos admi ni st rat i vos)
da uni dade de descri o.

Reproduz-se aqui um exempl o de descri o de mbi t o e Cont edo rel at i va
a um fundo do Arqui vo Naci onal ci t ado na ISAD-G (2000):

O f undo const i t u do de correspondnci a, di scursos, rel at ri os,
recort es de j ornai s e publ i caes, document ao ref erent e s
at i vi dades do t i t ul ar como mi l i t ar, mi ni st ro da Guerra, do Superi or
Tri bunal Mi l i t ar e chef e do Est ado Mai or das Foras Armadas, ent re
out ros cargos, e sua vi da pessoal , abordando a Col una Prest es, o
Tenent i smo, a Revol uo de 1930 e o Est ado Novo. (p. 19)

Por mei o desse exempl o, veri fi ca-se que os i nt eressados em t emas, t ai s como,
o t enent i smo, Est ado Novo, Col una Prest es et c. podero recuperar as i nformaes
desse fundo, sem, cont udo, t er si do essa a perspect i va de t rat ament o da i nformao.
V-se que t al descri o de mbi t o e Cont edo permi t e uma vi so ampl a do
cont edo do fundo. Se, al i ada a est a descri o, t em-se acesso descri o dos
demai s n vei s do arranj o, essa vi so em mui t o ampl i ada.
Al m dessas descri es, segundo ai nda a ISAD-(G) podem ser el aborados
ndi ces, por pal avras-chave descri t oras do cont edo das uni dades de descri o, bem
como dos nomes de ent i dades, pessoas e fam l i as. Cont udo, se a uni dade de
descri o em foco for o i t em document al i ndi vi dual , necessri o aval i ar, de acordo
com a pol t i ca da i nst i t ui o, o cust o benef ci o de t al empreendi ment o. Um n vel de
arranj o pode ser compost o por mi l hares de i t ens document ai s, e i sso demandari a
grande i nvest i ment o em pessoal e t empo de t rabal ho.
Os ndi ces, como os demai s i nst rument os de pesqui sa, devero possi bi l i t ar o
acesso s i nformaes descri t i vas, no apenas da uni dade de descri o a que el e se
refere, mas, t ambm, o acesso a i nformaes descri t i vas daquel as uni dades
document ai s referent es aos n vei s de arranj o aci ma e abai xo daquel e em que se
encont ra a uni dade de descri o i ndexada. Se, por exempl o, um ndi ce enderea
i t ens document ai s i ndi vi duai s de um dossi de fot ografi as, el e dever permi t i r o
acesso s i nformaes descri t i vas rel at i vas sri e a que pert ence esse dossi , ao seu
subfundo e ao fundo. Assi m, sero cri adas condi es de compreenso do si gni fi cado
do i t em document al dent ro do conj unt o das aes que o gerou.
A norma ISAAR (CPF) (1998) padroni za os regi st ros de aut ori dade para a
i ndexao dos nomes de ent i dades col et i vas, pessoas e fam l i as, em mbi t o
i nt ernaci onal , em qual quer uma das fases do arqui vo (corrent e, i nt ermedi ri o ou
permanent e) e i ncl usi ve em l i vros, acompanhando os si st emas da bi bl i ot economi a. A
expresso Regi st ro de aut ori dade defi ni da em seu gl ossri o como se segue:
uma ent rada de aut ori dade combi nada com out ros el ement os de i nf ormao que
descreve a ent i dade (ent i dade col et i va, pessoa ou f am l i a) e que pode remet er a
out ras ent radas de aut ori dade. (p. 12).

89



4. 2 Anl i se dos arqui vos no seu uni verso i nsti tuci onal




Os arqui vos, enquant o conj unt os de document os, so t o ant i gos quant o a
prt i ca de se regi st rar os at os do poder e a noo de morada do poder, cont i da no
seu sent i do et i mol gi co, no se al t erou. Mas foi na Frana, em funo dos
i nt eresses da Revol uo, no fi nal do scul o XVIII, que surgi u a pri mei ra i nst i t ui o
arqui v st i ca naci onal e i ndependent e para geri r os acervos document ai s produzi dos
pel os rgos pbl i cos e que i nst i t uci onal i za a sua abert ura ao pbl i co.
A part i r da , out ros pa ses foram paul at i nament e cri ando seus arqui vos
naci onai s, mas com enfoque mai s vol t ado para a pesqui sa hi st ri ca do que para dar
admi ni st rao, suport e e t ransparnci a. A sua ut i l i zao para fi ns de pesqui sa
hi st ri ca domi nou os arqui vos por mui t o t empo. Narram Si l va et al . (2002):

A segunda met ade do scul o XI X, em que se desenvol ve o
Hi st ori ci smo, agora sob a i nf l unci a do gost o romnt i co e das
pai xes naci onal i st as, o per odo em que os arqui vos se t ornam
aut nt i cos l aborat ri os do saber hi st ri co e a act i vi dade dos
arqui vi st as se convert e numa verdadei ra di sci pl i na auxi l i ar da
Hi st ri a, com a desi gnao de Arqui vol ogi a. Tal como a
Pal eograf i a e a Di pl omt i ca, aquel a l i mi t a- se a um est at ut o de
evi dent e subsi di ari dade. Est a posi o de di sci pl i na auxi l i ar, embora
sof rendo al t eraes de si gni f i cado nos f i nai s do scul o, vai -se
mant er, em part e, at II Guerra Mundi al . (p. 114)

No Brasi l no foi di ferent e. O Arqui vo Imperi al foi cri ado na dcada de 30
do scul o XIX para, em 1889, mudar sua denomi nao para Arqui vo Pbl i co
Naci onal . Cont udo, a pri mei ra Const i t ui o Republ i cana no faz qual quer
refernci a ao arqui vament o document al , o que s vi r a acont ecer em 1934, com a
promul gao da nova Cart a Const i t uci onal . Mas, como nos i nforma o Semi nri o . . .
(1990), pel a t ranscri o da pal est ra proferi da por Aurl i o Wander Chaves Bast os:

O que marca conseqent ement e est e per odo a emerso das
pri mei ras ori ent aes l egai s para a i mpl ant ao de uma pol t i ca
para os document os de val or hi st ri co, no para os document os
produzi dos pel a admi ni st rao pbl i ca f ederal ou mesmo est adual
ou muni ci pal . (p. 22, gri fo nosso)

Em 1983, cri ou-se uma comi sso para el aborar a nova l ei de arqui vo que s
foi promul gada em 8 de j anei ro de 1991. A Lei 8. 159 di spe sobre a pol t i ca

90
naci onal de arqui vos pbl i cos e pri vados e est abel ece as suas compet nci as na
gest o e guarda dos document os dest acando o pot enci al de i nformao e de prova
dos document os. Di z o art i go pri mei ro: dever do poder pbl i co a gest o
document al e a prot eo especi al a document os de arqui vos, como i nst rument o de
apoi o admi ni st rao, cul t ura e ao desenvol vi ment o ci ent f i co e como el ement o
de prova e i nf ormao.
Esse novo di sposi t i vo l egal , como se v, redefi ne a noo est ri t ament e
vol t ada para a pesqui sa hi st ri ca, acompanhando o pensament o em vi gor no mbi t o
i nt ernaci onal . Roper (1989, p. 94) defi ne a razo de ser dos arqui vos como sendo
preservar document os com propsi t os de cont i nui dade admi ni st rat i va e l egal .
O cap t ul o IV da referi da Lei regul a a organi zao e admi ni st rao de
i nst i t ui es arqui v st i cas pbl i cas, expl i ci t ando a compet nci a do Arqui vo Naci onal
nas at i vi dades de gest o e recol hi ment o dos document os produzi dos e recebi dos
pel o Poder Execut i vo Federal [. . . ]. Nest a mesma l i nha, fi cam expl i ci t adas as
compet nci as dos poderes l egi sl at i vo e j udi ci ri o federai s.
No que di z respei t o admi ni st rao dos arqui vos do Di st ri t o Federal , dos
est ados e muni c pi os, a Lei dei xa a cargo das respect i vas esferas da federao, a
emi sso de l egi sl ao espec fi ca para regul ar a gest o e acesso aos document os,
bem como os cri t ri os de organizao e vi ncul ao dos arqui vos.
Consi derando a defi ni o da compet nci a do Arqui vo Naci onal no t ocant e
gest o e recol hi ment o dos document os, poss vel i nferi r que a l egi sl ao espec fi ca
nas di versas i nst nci as da federao deve segui r o exempl o do Arqui vo Naci onal ,
est abel ecendo t al compet nci a para as respect i vas i nst i t ui es arqui v st i cas.
No raro, os i ndi v duos que ocupam cargos em rgos pbl i cos que so
produt ores de document os consi deram-se propri et ri os dos acervos acumul ados no
decorrer dos seus mandat os, t ransferi ndo-os para suas prpri as resi dnci as ao
ent regarem os cargos, o que t raz si gni fi cant e prej u zo soci edade. A Lei 8. 159,
menci onada, d aut ori dade ao Arqui vo Naci onal para exi gi r os document os em sua
t ot al i dade e, os est ados, muni c pi os e o Di st ri t o Federal , desde que cri em suas
respect i vas l ei s, podem conferi r t al aut ori dade aos seus arqui vos pbl i cos.
Um aspect o de grande rel evnci a abordado no art i go 4 da Lei 8. 159/ 91:
Art . 4 - Todos t m di rei t o de receber dos rgos pbl i cos i nf ormaes de seu
i nt eresse ou de i nt eresse col et i vo ou geral , cont i das em document os de arqui vo
[. . . ].
O at endi ment o dest e precei t o l egal pode conduzi r i nt erpret ao de que o
que permi t i ri a o acesso aos document os de ar qui vo seri a o seu t rat ament o adequado.
Os document os que no so devi dament e t rat ados, poderi am ser consi derados at
mesmo i nexi st ent es, j que o vol ume sempre mui t o mai or do que a capaci dade de
se l er document o a document o. Sendo assi m, veri fi ca-se que a quest o do
t rat ament o dos acervos arqui v st i cos est ari a di ret ament e rel aci onada ao di rei t o a
i nformao.
Ao anal i sar o probl ema da democrati zao da i nformao no Brasi l , Jardi m

91
(1999) desenha um quadro da si t uao das nossas i nst i t ui es arqui v st i cas:

Trat am- se de organi zaes vol t adas quase excl usi vament e
para a guarda e acesso de document os consi derados, sem parmet ros
ci ent f i cos, como de val or hi st ri co (presumi vel ment e document os
permanent es), i gnorando a gest o dos document os corrent es e
i nt ermedi ri os produzi dos pel a admi ni st rao pbl i ca.
Os document os que no so consi derados de val or hi st ri co,
t endem a ser acumul ados sem cri t ri os j unt o aos servi os
arqui v st i cos do aparel ho de Est ado. Tal ocorre em f uno da
i nexi st nci a de pol t i cas arqui v st i cas das quai s resul t em programas
de aval i ao, el i mi nao e recol hi ment o de document os s
i nst i t ui es arqui v st i cas.
Sej a nas i nst i t ui es arqui v st i cas ou nos servi os
arqui v st i cos, a ausnci a de padres de gest o de i nf ormao,
somada s l i mi t aes de recursos humanos, mat eri ai s e t ecnol gi cos,
resul t a em def i ci nci as no seu processament o t cni co e acesso. Ao
no desenvol verem a i nt erao i nerent e ao cont rol e do ci cl o da
i nf ormao arqui v st i ca (i nt egrando as f ases corrent e, i nt ermedi ri a
e permanent e), ambas as i nst nci as organi zaci onai s t ornam- se
desvi ncul adas do processo pol t i co-deci sri o governament al . Por
out ro l ado, as rest ri es de consul t a e as condi es de acesso f si co
e i nt el ect ual dos arqui vos l i mi t am consi deravel ment e a sua
ut i l i zao pel o admi ni st rador pbl i co e o ci dado. P. 22-23

Como se v, os probl emas rel at i vos s prt i cas nas i nst i t ui es arqui v st i cas
e pol t i cas pbl i cas vol t adas para os arqui vos so mui t os. Consi derando a anl i se
desse aut or, dest acam-se os segui nt e:
a) Enfoque no val or hi st ri co dos document os, sem parmet ros
ci ent fi cos para t al defi ni o;
b) Inexi st nci a de pol t i cas de gest o de document os (fases corrent e e
i nt ermedi ri a do ci cl o de vi da dos arqui vos);
c) Inexi st nci a de pol t i cas de aval i ao, el i mi nao e recol hi ment o de
document os;
d) Li mi t ao de recursos humanos e fi nancei ros;
e) No i nt erao das fases corrent e, i nt ermedi ri a e permanent e.
H, porm, al guns avanos a serem regi st rados no t ocant e a esses aspect os.
Em 12 de dezembro de 2003 foi assi nado o Decret o 4. 915 que i nst i t ui u o SIGA -
Si st ema de Gest o de Document os de Arqui vo no mbi t o dos rgos e ent i dades da
admi ni st rao federal que det ermi na a organi zao das at i vi dades de gest o de
document os sob a forma de si st ema. de se esperar que est e decret o t enha efei t os
al t ament e posi t i vos no processo de democrat i zao da i nformao. A sua apl i cao
pode si gni fi car a superao do probl ema referent e ausnci a de uma pol t i ca de
gest o de document os.
Em t odo o mundo de cul t ura oci dent al , veri fi ca-se um movi ment o da
comuni dade arqui v st i ca no sent i do de consci ent i zar os governant es a respei t o do
papel dos arqui vos na soci edade. Recent ement e, os arqui vi st as franceses l anaram

92
um verdadei ro mani fest o rei vi ndi cando uma pol t i ca de arqui vos na Frana.
Reproduzi mos, do port al el et rni co da Associ at i on des archi vi st es f ranai s
48
, al guns
pont os de um t ot al de vi nt e do mani fest o el aborado em 2001, do que o seu Consel ho
chamou de di ret ri zes para uma ao fut ura:

[. . . ] Les Archi ves, en France, const i t uent un l ment f ondat eur de
l ' i dent i t et du deveni r de not re pays. [. . . ].

7) Cl ari f i er l ' organi sat i on du rseau t erri t ori al et l e posi t i onnement
des servi ces dpart ement aux en raf f i rmant l ' engagement de l ' Et at
t out en sout enant l ' i ni t i at i ve l ocal e.

10) Associ er syst mat i quement l es archi vi st es l a df i ni t i on des
syst mes d' i nf ormat i on des organi sat i ons, pour que t out proj et
d' envergure i nt gre, ds l ' ori gi ne, l es cont rai nt es requi ses pour l a
const i t ut i on d' archi ves l ect roni ques prennes. [. . . ]

15) Renf orcer l es voi es d' accs l a prof essi on et coordonner l es
f ormat i ons di spenses, not amment aux di f f rent s ni veaux
d' encadrement et dans l a perspect i ve de l ' ouvert ure de l ' espace
europen. [ . . . ]

19) Inscri re l ' archi vi st i que dans l e monde de l a recherche en
i mpul sant l a crat i on d' uni t s spci al i ses, et en donnant ces
qui pes l es moyens de const rui re l eurs proj et s et de di f f user l eurs
rsul t at s. [. . . ]

Associ at i on des archi vi st es f ranai s
49


Consi dera-se que esses aspect os so i gual ment e pert i nent es ao caso brasi l ei ro e, por
i sso, poderi am ser acresci dos aos ci nco i t ens menci onados ant eri orment e:
f) Precari edade do Si st ema Naci onal de Arqui vos que i nt egra os arqui vos
em t odos os n vei s (federal , est adual e muni ci pal ). (baseando-nos no
i t em (7) dos franceses);
g) Desart i cul ao ent re os proj et i st as de si st emas de i nformao
el et rni cos e os arqui vi st as. (baseando-nos no i t em (10) dos

48
www. ar chi vi st es. org/ act u. php
49
Os arqui vos, na Frana, const i t uem um el ement o fundador da i dent i dade e do devi r do
nosso pa s. [. . . ]
7) Cl ar i f i car a organi zao da r ede t er ri t or i al e o posi ci onament o dos servi os
depar t ament ai s r eaf i r mando-se o engaj ament o do Est ado mesmo na defesa da i ni ci at i va
l ocal . [. . . ]
10) Associ ar si st emat i cament e os arqui vi st as def i ni o dos si st emas de i nf or mao das
organi zaes, par a que t odo proj et o de enver gadur a i nt egr e, desde a or i gem, os
procedi ment os exi gi dos para a const i t ui o dos arqui vos el et rni cos permanent es [ . . . ]
15) Ref or ar as vi as de acesso pr of i sso e coor denar as f or maes di spensadas
not adament e aos di f er ent es n vei s de t r at ament o e dent r o da per spect i va de aber t ur a do
espao europeu. [. . . ]
19) Inscrever a arqui v st i ca no mundo da pesqui sa est i mul ando-se a cr i ao de uni dades
especi al i zadas, e dando a essas equi pes mei os de const rui r seus proj et os e de di fundi r seus
r esul t ados. [. . . ]
Associao dos arquivistas franceses. (traduo nossa)

93
franceses);
h) Fal t a de ofert a de cursos para a formao do arqui vi st a e de est mul o
ao desenvol vi ment o da arqui vol ogi a. (baseando-nos no i t em (15) dos
franceses);
i ) Fal t a de est mul o i nst i t ui o arqui v st i ca para a pesqui sa e produo
de publ i caes a part i r dos seus prpri os acervos e sua subseqent e
di fuso. (baseando-nos no i t em (19) dos franceses).
ai nda Jardi m (1999) que al ert a para a i mpossi bi l i dade de const ruo de
uma nao democrt i ca sem que haj a uma pol t i ca de arqui vos que de fat o permi t a o
acesso a i nformao. Di z el e: A opaci dade i nf ormaci onal do Est ado permi t e,
port ant o, ser abordada como expresso e mecani smo de produo de hegemoni a de
cl asses di ri gent es e i nst rument o de domi nao e excl uso. (p. 198)
Jardi m (1999), no mesmo est udo ci t ado, i dent i fi ca a possi bi l i dade do Est ado
comear a t ornar-se democrt i co naquel e l ugar onde os ci dados est o mai s pert o
do poder pbl i co, ou sej a, no pl ano dos poderes muni ci pai s.
Ent ende-se que a democrat i zao da i nformao seri a pont o chave para a
conqui st a da ci dadani a. Assi m, cabe abordar o papel dos arqui vos muni ci pai s para a
formao da ci dadani a.
Segundo T. A. Marshal l , ci t ado por Carval ho (2003), o al cance da ci dadani a se
d com base na conqui st a dos di rei t os ci vi s, pol t i cos e soci ai s. Para est e aut or, os
pri nci pai s ent raves ci dadani a so os segui nt es: o per odo de escravi do, o
conl ui o ent re as aut ori dades e os grandes propri et ri os (p. 22), a precari edade da
educao, a i nverso do ci dado em consumi dor (p. 225), o enfraqueci ment o do
Est ado, o enfraqueci ment o da i dent i dade naci onal com o surgi ment o dos
movi ment os de mi nori as ao col ocarem nf ase em i dent i dades cul t urai s baseadas
em gnero, et ni a, opes sexuai s, et c. (p. 226) e a m di st ri bui o de renda.
Ent ende-se que o sent i ment o de i dent i dade l ocal seri a pri mordi al para a
conqui st a de t odos os demai s di rei t os e para uma post ura responsvel di ant e da
coi sa pbl i ca. Sem i dent i dade com o l ugar, no se desenvol veri am
responsabi l i dades nem di rei t os. O prpri o concei t o de ci dadani a est ari a l i gado ao
espao t erri t ori al , convi vnci a dent ro dest e espao (no exerc ci o dos di rei t os e
dos deveres), i nsero do suj ei t o num cont ext o onde sej a poss vel enxergar o
l ugar de cada um, onde sej a poss vel i dent i fi car-se dent ro do t odo. E est ari a l i gado
aos poderes pbl i cos: conforme nos apont a Carval ho (2003), os di rei t os ci vi s e
pol t i cos dependem das l ei s e da j ust i a e, os di rei t os soci ai s est o l i gados ao poder
execut i vo.
A possi bi l i dade dos ci dados ent enderem como a sua ci dade foi const ru da e
o que det ermi nou o format o que el a adqui ri u, seri a uma das manei ras del es
compreenderem que so part e const i t ui nt e e t ransformadora de sua ci dade. Ou sej a,
seri a um modo de cada um reconhecer a prpri a ci dadani a e i nt erferi r na const ruo
soci al , al m de responsabi l i zar-se por el a.
Tomar conheci ment o, por exempl o, do que era o espao de seu bai rro ant es

94
de ser habi t ado, a quem el e pert enci a, como el e foi l ot eado, quem foi al i morar e
por qu, como el e recebeu obras de urbani zao, e como cada um foi morar l , dari a
ao ci dado a di menso real da ocupao do sol o e const ruo da vi da urbana, t ant o
de manei ra geral quant o na sua prpri a vi da. A memri a do l ugar onde se vi ve,
fazendo part e de cada um, quando conheci da, permi t e a aut o-i dent i fi cao como
ci dado do l ugar.
Ent ende-se que memri a mui t o mai s do que uma exposi o de document os
consi derados de val or hi st ri co. A memri a est ari a no document o quando el e faz
sent i do para quem t em cont at o com el e, quando o document o cont a al go que est j
present e em sua vi da. a que a produo de publ i caes por part e dos arqui vos
t orna-se i mport ant e. Sendo assi m, os arqui vos muni ci pai s merecem papel de
dest aque e demandam at eno pri ori t ri a no cont ext o de uma pol t i ca naci onal de
arqui vos de cunho i novador.


4. 2. 1 O t rabal ho na i nst i t ui o arqui v st i ca pbl i ca

O pl anej ament o do t rabal ho a ser desenvol vi do em uma i nst i t ui o
arqui v st i ca most ra-se recomendvel com vi st as sua mel hor admi ni st rao. Traar
di ret ri zes pol t i cas e defi ni r o t i po de t rat ament o que ser dado ao conj unt o do seu
acervo, di mensi onando os recursos humanos e mat eri ai s e i dent i fi cando os
probl emas, possi bi l i t ari am aos arqui vos pbl i cos cri ar mei os de superar as
di fi cul dades i nerent es a uma i nst i t ui o que, para cumpri r o seu papel , ext rapol a a
si mesma, envol vendo-se com a produo document al de t odos os rgos da esfera
de poder qual pert ence.
Est e pl anej ament o gl obal deveri a consi derar as carnci as dos funci onri os
responsvei s pel o desenvol vi ment o dos t rabal hos, vi sando programar sua
capaci t ao at ravs de cursos, semi nri os, est udos i ndi vi duai s e pal est ras. O
preparo do funci onri o i nfl uenci a di ret ament e o resul t ado dos t rabal hos. Como no
h nenhum conheci ment o que chegue a um pont o de est agnao, especi al ment e no
caso de uma di sci pl i na que se encont ra em franco desenvol vi ment o, est a at i vi dade
est ari a sempre present e, mesmo quando h um corpo bem formado de funci onri os
na i nst i t ui o.
As at i vi dades das i nst i t ui es arqui v st i cas vi sam, pri mei ro, o recol hi ment o,
arranj o, descri o, armazenament o e preservao dos arqui vos recol hi dos em
cart er permanent e. Cada uma dessas at i vi dades envol ve um pl anej ament o di ri gi do
para cada fundo, especi fi cament e, das vri as t arefas necessri as ao seu
cumpri ment o e uma pol t i ca de descri o de cart er i nst i t uci onal .
Segundo, vi sam o t rat ament o dos arqui vos corrent es e i nt ermedi ri os nos
rgo de ori gem, desenvol vendo sua cl assi fi cao e t abel a de t emporal i dade para
t ransfernci a e recol hi ment o - a chamada gest o de document os.
E, t ercei ro, vi sam o at endi ment o ao pbl i co, o que envol ve: a) a

95
admi ni st rao de uma bi bl i ot eca especi al i zada para dar suport e s pesqui sas dos
consul ent es e ao t rabal ho do arqui vi st a; b) um servi o de pl anej ament o e
di vul gao de event os cul t urai s rel aci onados ao acervo; c) a pesqui sa aos acervos
de modo a produzi r i nformaes de i nt eresse hi st ri co-soci al ; e d) a i nst al ao de
uma sal a de consul t as onde os i nst rument os de i dent i fi cao dos document os devem
fi car di sposi o dos consul ent es bem como do at endent e, que conhecendo o
acervo, auxi l i a o pesqui sador na sua busca.
O pl anej ament o do t rat ament o de cada fundo dever se paut ar na pol t i ca
i nst i t uci onal e os casos excepci onai s devero ser anal i sados l uz dessa pol t i ca.
Bel l ot t o (1991) i ndi ca as di ret ri zes para uma pol t i ca de descri o:

deve ser est udada a si t uao quant o a: 1) recursos humanos e
f i nancei ros, 2) preparao t cni ca e ci ent f i ca do pessoal
capaci t ado, 3) qual i dade dos recol hi ment os, 4) perf i l do usuri o e
demanda de dados, 5) t endnci as da hi st ori ograf i a, e 6) est ado f si co
da document ao. [. . . ] os pont os bsi cos daquel a pol t i ca [. . . ] so:
1. A hi erarqui a dos i nst rument os A el aborao dos i nst rument os de
pesqui sa deve ser sucessi vament e, i ndo do geral para o parci al .
Pel a necessi dade de se f ornecer, ant es de qual quer part i cul ari dade,
uma vi so geral dos f undos do arqui vo, seus servi os e
possi bi l i dades de acesso, o pri mei ro i nst rument o a ser el aborado
deve ser o gui a. [. . . ]
2. As pri ori dades - [. . . ] A nosso ver, ent ret ant o, sobre os f undos
desconheci dos pel os pesqui sadores que a pol t i ca descri t i va deve
vol t ar- se pri ori t ari ament e. [. . . ] Trazer l uz conj unt os
si gni f i cat i vos ant es i gnorados pode val er mai s do que descrever
f ont es que eram do conheci ment o dos hi st ori adores, mesmo que
pouco ou nada expl oradas, mas de acesso poss vel . [. . . ]
3. Model os para descri o - [. . . ] Dent ro do obj et i vo de descri o
(i dent i f i car, def i ni r, i nf ormar e l ocal i zar no acervo) [. . . ] quant o
padroni zao para a edi t orao dos i nst rument os de pesqui sa h as
normas preconi zadas pel o Consel ho Int ernaci onal de Arqui vos [. . . ]
4. Est udos t cni cos A capaci t ao e o aperf ei oament o de pessoal
deve ser preocupao const ant e para a di reo de um arqui vo. [. . . ]
Pode- se mesmo af i rmar que a ot i mi zao dos servi os t cni cos
corre quase i nt ei rament e por cont a do grau de prof i ssi onal i zao e
de i nt eresse do corpo de arqui vi st as.
5. Pl ani f i cao Cronogramas e met as-t aref as devem ser
est abel eci das peri odi cament e, anual ou bi anual ment e. Schel l enberg
apont a al guns precei t os que compl ement am o programa descri t i vo:
o arqui vi st a deve renunci ar def i ni t i vament e descri o
pormenori zada, ant es de proporci onar as apresent aes gerai s de
t odos os f undos e col ees; [. . . ] deve o arqui vi st a t er em cont a a
nat ureza essenci al do document o de arqui vo que col et i va,
seqenci al e orgni ca. (p. 141-146)

Tant o a pol t i ca i nst i t uci onal como as demai s deci ses t omadas para casos
espec fi cos devero ser regi st radas e mant i das di sposi o dos consul ent es.
Ademai s, o envol vi ment o do at endent e da sal a de consul t as no desenvol vi ment o da

96
pol t i ca de descri o enri quece-o e propi ci a a sua col aborao no desenvol vi ment o
de i nst rument os de busca mai s efi ci ent es.
O corpo de funci onri os, na mai ori a das i nst i t ui es, formado por
hi st ori adores e bi bl i ot ecri os al m de out ros profi ssi onai s formados na rea das
ci nci as humanas. O arqui vi st a graduado em cursos espec fi cos de arqui vo raro,
especi al ment e, no caso do Est ado de Mi nas Gerai s.
Hoj e, com a i nt roduo gradual do uso de comput adores para a el aborao
dos i nst rument os de consul t a e at mesmo para a di gi t al i zao de document os, h
uma demanda de profi ssi onai s da rea da ci nci a da comput ao. Cont udo, t ambm
esse profi ssi onal no encont rado faci l ment e dent ro dos arqui vos pbl i cos.
A i nt ensi fi cao da precari edade de recursos mat eri ai s e humanos que vem
gradat i vament e se dando na admi ni st rao pbl i ca, t em exi gi do das i nst i t ui es
arqui v st i cas a busca por recursos j unt o a ent i dades que fi nanci am aes sci o-
cul t urai s no Brasi l . Esse t rabal ho requer, seno a cont rat ao, a mobi l i zao de
funci onri os para o seu desenvol vi ment o prej udi cando, assi m, o quadro de pessoal
dedi cado excl usi vament e s ati vi dades arqui v st i cas.
O desenvol vi ment o dos t rabal hos nas i nst i t ui es arqui v st i cas no est
est agnado por fora da dedi cao causa que t em si do a marca de seus funci onri os
que, ao fazerem part e dos quadros das i nst i t ui es arqui v st i cas, percebem sua
i mport nci a para a soci edade.

97








4. 3 Al gumas consi deraes rel aci onadas uti l i zao do arqui vo







Consi dera-se a ut i l i zao dos arqui vos como um uni verso paral el o ao
uni verso da sua cri ao porque a ut i l i zao no defi ne nem i nt erfere no processo de
cri ao dos document os, ai nda que est ej a t odo o t empo present e na vi da dos
document os. Afi nal , el es so guardados para i sso.
Veri fi ca-se, t ambm, que a consul t a aos document os, depoi s que el es sa ram
do seu processo de acumul ao, t ant o pode pret ender o arqui vo na sua
Imparci al i dade, ou sej a, como refl exo das aes que os produzi ram com vi st as
real i zao da mi sso do seu produt or, como, t ambm, pode pret end-l o como
conj unt o de dados de i nformao t ot al ment e desvi ncul ados do processo de cri ao
dos document os. Por exempl o, a pesqui sa que i nt ent a i dent i fi car al gum cost ume
espec fi co em uma det ermi nada poca.
Al m da possi bi l i dade de enfoques di ferent es, out ra pecul i ari dade do
uni verso de ut i l i zao do arqui vo, depoi s que el e sai u do seu processo de
acumul ao, t er como suj ei t o da consul t a, t ant o o seu produt or, quant o i ndi v duos
de ml t i pl as reas de i nt eresse. Ambos podem real i zar consul t as sob t emas rel at i vos
ao processo de cri ao dos document os ou sob t emas al hei os a el e.
Tem-se, ent o, esquemat i cament e, o uni verso da ut i l i zao dos arqui vos,
apont ando os seus poss vei s sujei tos na busca por i nformao contextual i zada,
ou sej a, na busca por document os ent endi dos como refl exo das aes que os
produzi ram com vi st as real i zao da mi sso do seu produt or:







98


Processo de realizao da misso


(sujeito da consulta)

Entidade coletiva, Funes, Misso
pessoa ou famlia Atividades definida
e Tarefas


Produ o
e rec ep o




Misso Arquivo
Definida corrente








P
r
o
c
e
s
s
o

d
e

c
r
i
a

o

d
o

a
r
q
u
i
v
o







Misso
definida

Arquivo
Permanente



Sociedade

(Sujeito da consulta)



Quando a consul t a t em por obj et i vo um t ema al hei o s aes que compem a
mi sso do produt or do arqui vo, os document os que possam se prest ar consul t a so
i nt erpret ados i ndependent ement e do seu cont ext o. Pode-se veri fi car que esse t i po
de consul t a t ransforma os document os em i t ens i ndi vi duai s que passam a ser
suport es de dados de i nformaes descont ext ual i zadas, no arqui v st i cas.
Esse t i po de consul t a poderi a ser represent ado, esquemat i cament e, como se
segue:




99
(sujeito da consulta)

Entidade coletiva dadosde Informao dados de Informao
pessoa ou famlia Consulta no arquivstica no arquivstica



dadosde Informao dadosde Informao
no arquivstica no arquivstica







Arquivo permanente




Sociedade

(sujeito da consulta)



O esquema apresent ado no pde revel ar aqui l o que t orna est a pesqui sa
ext remament e probl emt i ca: a quant i dade de document os. Uma i nst i t ui o
arqui v st i ca pode possui r bi l hes de i t ens document ai s, ou sej a, i ncont vei s
document os que t ornam humanament e i mposs vel sua descri o ou i ndexao por
cont edo de manei ra compl et a. Escol her al guns document os assumi r a
responsabi l i dade de est ar excl ui ndo document os sem cri t ri os ci ent fi cos.
Esse t i po de pesqui sa, desvi ncul ada do uni verso de cri ao dos document os,
t em si do mot i vo de preocupao nas i nst i t ui es arqui v st i cas, porque so mui t o
freqent es e de di f ci l at endi ment o, j que a l ocal i zao de document os por t emas
t ransversai s quel es i mpl ci t os nas at i vi dades do produt or requer a i dent i fi cao de
cont edos que ul t rapassam aquel es descri t os nos i nst rument os de pesqui sa.
Sua demanda t o freqent e, que os arqui vi st as vem-se i mpul si onados a
const rui r i nst rument os de pesqui sa que i nformem cont edos que at endam aos
poss vei s i nt eresses dos consul ent es. O advent o da Int ernet t em est i mul ado
pesqui sas sobre usuri os e const ruo de i nst rument os de busca por i ndexao que
acabam por cont agi ar os arqui vi st as que se preocupam com o at endi ment o nas sal as
de consul t as.
Cabe, ent o, exami nar a const ruo de i nst rument os de pesqui sa que l evam
em consi derao a ampl i ao do mbi t o de ut i l i zao dos document os.
Ressal t e-se, pri mei rament e, que o processo de descri o arqui v st i ca permi t e
a descri o de cont edo, poi s, como foi vi st o nest e cap t ul o, na seo referent e
descri o, est a pode chegar a i nformar o assunt o cont i do em uma uni dade de

100
descri o. Cont udo, e esse um pont o i mport ant e, a descri o deve ser efet uada
part i ndo-se do n vel mai s al t o o fundo - para, seqenci al ment e, chegar ao n vel
mai s bai xo - o i t em document al . Isso para que a descri o real ment e cont ext ual i ze o
document o.
Temos que a l i t erat ura do campo i dent i fi ca a ampl i ao do mbi t o de
ut i l i zao dos document os. Lopez (2002, p. 104) ci t a OTool e que consi dera que o
document o arqui v st i co sofre ampl i ao do seu si gni f i cado, expl i cando-a como se
segue: Os arqui vos so t ei s, no soment e para seus cri adores e seus propsi t os
ori gi nai s, mas t ambm para out ras pessoas, post eri orment e, para fi nal i dades
i nt ei rament e di ferent es.
E di sseram Rousseau e Cout ure (1998, p. 111):

Quer f aa part e i nt egrant e do arqui vo de uma pessoa f si ca ou do
de uma pessoa moral , qual quer document o de arqui vo passa por um
ou mai s per odos caract eri zados pel a f reqnci a de uso e t i po de
ut i l i zao que del e fei t a.

As fi nal i dades i nt ei rament e di ferent es, menci onada por OTool e, ou a
ut i l i zao que del e [do document o] fei t a em per odos di ferent es, ci t ada por
Rousseau e Cout ure, resul t ari am da vi so do document o sob di ferent es t i cas,
di st i nt as daquel a em que se v o document o como resul t ado das aes que os
geraram.
Mas, por mai s que a ampl i ao do mbi t o de ut i l i zao dos document os de
arqui vo sej a i ncont est vel , t em-se que el a no pass vel de det ermi nao. Os dados
de i nformao desvi ncul ados da mi sso do produt or do arqui vo so procurados nos
document os at ravs de det ermi naes cul t urai s e, sendo o desenvol vi ment o da
cul t ura i mprevi s vel , t em-se que a ampl i ao do mbi t o de ut i l i zao dos
document os t ambm o .
Acrescent e-se a essa i mprevi si bi l i dade que no h apenas uma ampl i ao que
se t orna defi ni t i va, h modi fi caes dessa ampl i ao de acordo com o
desenvol vi ment o da cul t ura. Ou sej a, so doi s fenmenos: pri mei ro h a ampl i ao
das possi bi l i dades de ut i l i zao dos document os al m daquel a vi so referendada no
mot i vo da sua cri ao; e depoi s, h uma const ant e modi fi cao dessa ampl i ao de
acordo com as mudanas que ocorrem na cul t ura.
Concl ui -se, assi m, que se pode consi derar a i mprevi si bi l i dade da ampl i ao
do mbi t o de ut i l i zao dos document os de arqui vo o pri nci pal fundament o
arqui v st i co para a di scusso do probl ema da descri o de i nformao no
arqui v st i ca em arqui vos. Essa noo se apresent ari a como de fundament al
i mport nci a para o t rat ament o dos fundos de arqui vo. El a vi ri a reforar o
ent endi ment o de que o arranj o e descri o dos fundos de arqui vo no podem
presci ndi r da ni ca refernci a que no muda ao l ongo do t empo: o mot i vo da
cri ao dos document os.
Caso, ai nda assi m, se consi dere a possi bi l i dade de desenvol ver-se i ndexao

101
baseada em perfi l de usuri o, mesmo que el a t enha cart er provi sri o, necessri o
exami nar as condi es para que i sso se real i ze. Esse t rabal ho, em i nst i t ui es
arqui v st i cas, encont ra al guns probl emas de di f ci l superao, e t odos el es com
ori gem naqui l o que mai s fort ement e caract eri za os fundos de arqui vo: seu vol ume
document al .
Quando se fal a em document ao arqui v st i ca, fal a-se em um nmero
i ncont vel de i t ens document ai s - a mensurao de document os de arqui vo fei t a
por met ragem l i near. A quant i dade excessi va de document os t em como
conseqnci a a di fi cul dade de se proceder, pri mei rament e, o seu t rat ament o
arqui v st i co, aquel e que t em como refernci a o mot i vo da sua cri ao. comum,
nas i nst i t ui es arqui v st i cas, encont rar-se uma part e si gni fi cat i va dos seus acervos
sem descri o e, depoi s, o t rat ament o i t em a i t em que t orna-se i mposs vel na
t ot al i dade do arqui vo.
Sendo assi m, consi derando o quadro da i nst i t ui o arqui v st i ca brasi l ei ra, t al
como descri t o na l i t erat ura, poss vel concl ui r que o desenvol vi ment o de
i nst rument os de busca com refernci a em perfi l do usuri o deve ser consi derado
com mui t a caut el a. Como a descri o arqui v st i ca pri ori t ri a e i ndi spensvel ,
seri a necessri o que as i nst i t ui es arqui v st i cas t i vessem quadros de funci onri os
mui t o di ferent es dos quadros que t m hoj e. Seri a necessri o um aument o
si gni fi cat i vo do quadro de funci onri os, t ant o quant i t at i va quant o qual i t at i vament e,
de modo que se t ornasse vi vel , pri mei ro, a descri o arqui v st i ca de t odos os
fundos em t odos os n vei s, e depoi s, a const ruo de ndi ces com base em perfi l de
usuri o.



















102


5. CONCLUSO



O est udo da t eori a dos arqui vos demonst rou que el a possui fundament os
prpri os e bem est rut urados que podem ori ent ar o t rat ament o dos arqui vos em suas
t rs fases de modo a garant i r que os seus document os t ornem-se acess vei s e
compreens vei s.
Mas, mesmo que o ncl eo da t eori a dos arqui vos t enha se most rado com
sufi ci ent e cl areza, mui t os pont os permanecem em abert o. o caso das di spari dades
t ermi nol gi cas no Brasi l e no ext eri or. Se a comuni dade arqui v st i ca chagasse a um
consenso sobre o uso dos t ermos, do qual se i nt ei rassem t odos os funci onri os de
arqui vo, t radut ores da produo arqui v st i ca e demai s envol vi dos, i sso auxi l i ari a,
em mui t o, a compreenso da t eori a e sua apl i cao e, conseqent ement e, foment ari a
o debat e e enri queceri a a t eori a.
Al m di sso, al gumas escol has que nos vi mos obri gados a fazer, no
encont ram respal do sufi ci ent ement e expl ci t o na l i t erat ura. No h um debat e
est abel eci do, por exempl o, sobre a desi gnao de caract er st i ca ou qual i dade
dada s proposi es que defi nem as propri edades do arqui vo e seus document os.
Out ro caso refere-se ao pri nc pi o de respei t o aos fundos que, por t udo que
foi poss vel ent ender da sua formul ao, most rou-se como a ori gem dos pri nc pi os
de proveni nci a, manut eno da ordem ori gi nal e i ndi vi si bi l i dade, e no como um
pri nc pi o di st i nt o. Nossa concl uso de que os t rs pri nc pi os formul ados
post eri orment e subst i t u ram o pri nc pi o de respei t o aos fundos. Sendo assi m, a sua
apl i cabi l i dade caberi a na subst i t ui o ao conj unt o dos pri nc pi os de proveni nci a,
manut eno da ordem ori gi nal e i ndi vi si bi l i dade. Cont udo, essa uma concl uso
que merece ser mai s expl orada.
Quant o opo pel o t ermo arqui vo no si ngul ar, caract eri zou-se por uma
opo sem bases sufi ci ent ement e sl i das na l i t erat ura do campo, mesmo que os
aut ores brasi l ei ros, de uma manei ra geral , o ut i l i zem e que o consi deremos como o
que mel hor represent a o obj et o da arqui vol ogi a. E, as defi ni es de document o,
document o de arqui vo e i nformao, al m das consi deraes de que os
document os de arqui vo no carecem t razer al go regi st rado em si e que podem ser
t ri di mensi onai s, mesmo que t enham si do const ru das a part i r da l i t erat ura do
campo, no t m refernci as bast ant e sl i das. No ent ant o, como no h um debat e
est abel eci do nessa di reo, foi necessri o fazer uma anl i se e expor uma
i nt erpret ao, t endo-se em ment e que el as demandam mai or aprofundament o,
consi derando-se a rel evnci a dos concei t os menci onados.

103
Assi m, t ambm no foi poss vel concl ui r-se com segurana se o resul t ado da
mi sso dos produt ores de um arqui vo const i t ui -se t ambm em document o
arqui v st i co.
Como os concei t os de arqui vo, dos pri nc pi os de proveni nci a, manut eno
da ordem ori gi nal e i ndi vi si bi l i dade, al m das caract er st i cas ou qual i dades de
organi ci dade, Imparci al i dade, Aut ent i ci dade, uni ci dade e cumul at i vi dade, t m
cl aras defi ni es na l i t erat ura arqui v st i ca, concl ui -se que se al canou o seu
ent endi ment o de manei ra sat i sfat ri a t al como expl i ci t ado no cap t ul o dedi cado aos
pri nc pi os e concei t os da arqui vol ogi a.
A part i r do concei t o de arqui vo e dos pri nc pi os arqui v st i cos, ent o, foi
poss vel desenvol ver uma refl exo sobre o que seri a o seu processo de cri ao,
i dent i fi cando-se as suas caract er st i cas i nt r nsecas de si ngul ari dade do produt or do
arqui vo, de fi l i ao dos document os s funes, at i vi dades e t arefas que
promovem a mi sso do seu produt or, e de dependnci a do document o de arqui vo dos
out ros document os produzi dos pel o mesmo produt or.
Essa refl exo permi t i u reconhecer como a uni ci dade, organi ci dade,
cumul at i vi dade, Imparci al i dade e Aut ent i ci dade t m fundament o no prpri o
concei t o de arqui vo e, t ambm, como se defi nem nas rel aes que os document os ou
o seu conj unt o o arqui vo - est abel ecem com os demai s el ement os do seu uni verso
de cri ao. Al m di sso, foi poss vel anal i sar como cada pri nc pi o e al gumas
caract er st i cas assumi das como pri nc pi os promovem a manut eno das
caract er st i cas e qual i dades dos document os de modo a no desvi rt uar-se o cart er
arqui v st i co de um conj unt o de document os.
No cap t ul o dedi cado ut i l i zao dos arqui vos, no foi poss vel chegar a
t ermo sobre a ci ent i fi ci dade do concei t o de Ci cl o de Vi da dos document os. Essa
const ruo no encont ra respal do no processo de cri ao do arqui vo, el a
rel aci onada ao uni verso da sua ut i l i zao. Veri fi cou-se que Menne-Hari t z i dent i fi ca
que a necessi dade das aval i aes, t ransfernci as, el i mi naes e recol hi ment o
respal da-se na necessi dade de reduzi r redundnci as com vi st as a t ornar os arqui vos
el oqent es e faci l i t ar a pesqui sa (em qual quer uma das suas fases). Cont udo el a no
escl arece porque h redundnci a, nem como se pode det ermi n-l a. A propost a de
Schel l enberg t ambm no permi t e segurana porque baseada nos val ores pri mri o
e secundri o e no fi ca perfei t ament e cl aro como se pode i dent i fi car o val or
secundri o do document o de arqui vo sem t er-se de l i dar com o probl ema do
i nt eresse do pesqui sador. At o moment o, o que a t eori a est udada nos forneceu foi
que t odos os document os que formam um arqui vo t m val or arqui v st i co, ou sej a,
fornecem i nformaes sobre o que foi a mi sso do seu produt or e, port ant o, no h
al guns que t m menos val or que os out ros.
Tal vez, as const at aes mai s si gni fi cat i vas dest e est udo sobre o ci cl o de vi da
dos document os de arqui vo sej am aquel as rel at i vas ampl i ao do mbi t o de

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ut i l i zao dos document os de arqui vo e a da i mprevi si bi l i dade dos i nt eresses que
l evam a essa ampl i ao. Concl ui u-se que o document o pode t ambm ser vi st o como
suport e de dados de i nformaes no arqui v st i cas depoi s que ret i rado do
processo de acumul ao, mas que i sso no si gni fi ca que el e venha a perder seu
cart er arqui v st i co, a sua rel ao com o produt or e sua mi sso.
A ampl i ao do si gni fi cado do document o det ermi nada pel a ao do t empo
que di mi nui seu si gni fi cado at i nent e s aes desenvol vi das na at ual i dade pel o
produt or do arqui vo ou que d fi m ao produt or, e pel as mudanas cul t urai s. Sendo
que ambos acont ecem de manei ra i mprevi s vel . Assi m, no consensual a
mot i vao para a t ransfernci a e recol hi ment o dos document os do seu uso corrent e,
excet o quando acont ece o fi m do produt or. No h parmet ros para se at ri bu -l a
necessi dade de se dar el oqnci a ao arqui vo ou fal t a de espao, ou sej a, se por
uma quest o arqui v st i ca ou se por mot i vos admi ni st rat i vos e, port ant o, no
arqui v st i cos.
O t rat ament o dos document os em sua fase de acumul ao, a chamada fase
corrent e, most rou-se i napel avel ment e at rel ado s funes, at i vi dades e t arefas da
ent i dade col et i va, pessoa ou fam l i a que os acumul a. O t rat ament o na fase
i nt ermedi ri a mant eri a as mesmas refernci as da fase corrent e, fazendo-se
necessri o observar o pri nc pi o de respei t o aos fundos. E o t rat ament o na fase
permanent e i ndi cou uma est rut ura i nt erna preservadora da cl assi fi cao da fase
corrent e e uma est rut ura ext erna baseada na est rut ura organi zaci onal da i nst i t ui o
que deu ori gem ao arqui vo. Nest e moment o, t ambm, t odo o t rat ament o fei t o com
base nos pri nc pi os, caract er st i cas e qual i dades dos arqui vos.
Fi nal ment e, di scut i u-se, brevement e, o cont ext o da i nst i t ui o arqui v st i ca,
procurando i dent i fi car seus pri nci pai s probl emas e seu papel soci al . Vi mos que a
pol t i ca de arqui vos ai nda most ra-se frgi l , pri nci pal ment e, di ant e da demanda por
democrat i zao da i nformao e da busca pel a const ruo da ci dadani a no Brasi l .
Foi sugeri do que o acesso i nformao nas i nst i t ui es arqui v st i cas muni ci pai s,
por est arem mai s prxi mas dos i ndi v duos em seu t erri t ri o, seri a um i mport ant e
recurso para promover a i dent i dade t erri t ori al que propi ci ari a a assuno de
responsabi l i dades e a busca por di rei t os que caract eri zam a ci dadani a.
Esse t rabal ho sugeri u que a arqui vol ogi a pode e deve t rabal har em bases
ci ent fi cas e que h mui t o a ser fei t o para que o acesso i nformao arqui v st i ca
sej a pl enament e vi vel e efi ci ent e.

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REFERNCIAS


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