MANAJEMEN AUDIT

ISO 19011:2002
INDAH KARYA Register Certification Services
AUDIT


PROSES YANG SISTEMATIS, MANDIRI DAN TERDOKUMENTASI UNTUK
MEMPEROLEH BUKTI AUDIT DAN PENILAIAN SECARA OBYEKTIF
UNTUK MENENTUKAN SEJAUH MANA KRITERIA AUDIT DIPENUHI
AUDIT EKSTERNAL
AUDIT INTERNAL
AUDIT PIHAK PERTAMA
(AUDIT INTERNAL)
AUDIT PIHAK KEDUA
AUDIT PIHAK KETIGA
ETHICAL CONDUCT
(Kode Etik)
FAIR PRESENTATION
(Penyajian yang adil)
DUE PROFESIONAL CARE
(Taat secara profesional)
EVIDENCE BASED APPROACH
(Pendekatan berdasarkan bukti)
INDEPENDENCE
(Independen)
PRINSIP-PRINSIP BAGI AUDITOR




Ethical Conduct (Kode Etik)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
Confidentiality
(Kerahasiaan)
Trust
(Kepercayaan)
Discretion
(Tidak terpengaruh)
Integrity
(Integritas)
Fair Presentation (Presentasi yang adil)



Prinsip-prinsip bagi Auditor
Harus mencerminkan kebenaran dan ketepatan dari kegiatan audit
Audit finding
(Temuan audit)
Audit Conclusion
(kesimpulan audit)
Audit report
(Laporan audit)
Due Professional Care
(Menjaga profesionalisme)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
The importance
of the task
(Pentingnya tugas
yang dilaksanakan)
The Confidence
(Percaya diri)
Competence
(Memiliki
kompetensi)
Independence (Independen)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
Independent of the
activity being audited
(Independen selama
kegiatan audit)
Free from bias and conflict
of interest (Bebas dari
keberpihakan)

Maintain the objective
state of mind
(Memelihara pemikiran
yang obyektif)

Memastikan bahwa temuan dan kesimpulan audit didasarkan pada bukti audit
Evidence-based Approach
(Pendekatan berdasarkan bukti)
Prinsip-prinsip bagi Auditor
Audit evidence is verifiable
(Bukti audit dapat diverifikasi)
Audit conclusion related to the appropriate use of sampling
(Kesimpulan audit memperhatikan penggunaan sampling yang sesuai)
Base on samples of information
(Berdasarkan pada sampel informasi)
MANAJEMEN PROGRAM AUDIT
PROGRAM
AUDIT
PLAN
DO
CHECK
ACTION
PROSEDUR
ALUR PROSES MANAJEMEN PROGRAM AUDIT
Penanggung Jawab
Sasaran & jangkauan
Tanggung jawab
Sumber daya
Prosedur
Jadual audit
Penilaian auditor
Seleksi tim audit
Pengarahan aktivitas audit
Record
Pantau dan kaji ulang
Identifikasi kebutuhan
perbaikan & pencegahan
Identifikasi improvement
Kompetensi
Auditor
Aktivitas
Audit
Plan
Do
Check
Action
Perbaikan
program audit
SASARAN PROGRAM AUDIT
Atas dasar pertimbangan
Prioritas Manajemen
Maksud komersial
Persyaratan sistem manajemen
Peraturan perundangan, persyaratan kontrak
Kebutuhan evaluasi pemasok
Persyaratan pelanggan
Kebutuhan pihak yang berkepentingan
Resiko terhadap organisasi
SASARAN
AUDIT
Mengarahkan perencanaan
dan pelaksanaan audit
JANGKAUAN PROGRAM AUDIT
AUDIT
PROGRAM
Perhatian pihak yang
berkepentingan
Ruang lingkup, Sasaran,
Durasi
Problem bahasa,
Sosial, budaya
Standar, regulasi,
kriteria
Kebutuhan sertifikasi/
registrasi
Frekuensi audit
Hasil audit sebelumnya
Kompleksitas
aktivitas
Perubahan significant
dari operasi
TANGGUNG JAWAB PROGRAM AUDIT
Prinsip-prinsip audit
Kompetensi auditor
Penerapan dari teknik audit
Ketrampilan manajemen
Memahami hal teknis dan
bisnis usaha yang diaudit
Tanggung jawab untuk mengelola program audit yang
memahami :


Menetapkan sasaran dan jangkauan program audit
Menetapkan tanggung jawab dan prosedur
Menjamin tersedianya sumber daya
Memastikan penerapan program audit
Memastikan rekaman program audit dipelihara
Memantau, meninjau dan memperbaiki program audit
TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PROGRAM AUDIT
SUMBER DAYA PROGRAM AUDIT
Mempertimbangkan :

Sumber daya financial
Teknik mengaudit
Proses mencapai dan memelihara kompetensi
auditor & meningkatkan kinerja auditor
Ketersediaan Auditor dan Tenaga Ahli
Jangkauan program audit
Akomodasi, transportasi dll.
KEGIATAN AUDIT

Pre - Audit On site Audit Post - Audit











Persiapan audit
Ketua tim audit
Sasaran, kriteria, lingkup
Kelayakan
Tim audit
Kontak awal
Tinjauan Dokumen
Persiapan audit lapangan
Rencana audit
Penugasan Tim audit
Dokumen kerja
Rapat Pembukaan
Proses audit:
Komunikasi
Peran Pemandu & Obs
Pengumpulan & Verifi-
kasi information
Persiapan kesimpulan
audit
Rapat Penutupan
Laporan audit
Distribusi laporan audit
Penyelesaian audit
Tindak lanjut audit
PENGUMPULAN DAN VERIFIKASI INFORMASI
Hanya informasi yang dapat
di verifikasi
Bukti audit
Temuan Audit
Sumber informasi
Pengumpulan dengan contoh
yang sesuai dan verifikasi
Penilaian terhadap kriteria audit
Tinjauan
Kesimpulan audit
Metoda Pengumpulan Informasi
Wawancara
Observasi Lapangan
Tinjauan Dokumen
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT
Kesimpulan audit untuk mengidentifikasi keperluan
tindakan koreksi, pencegahan dan peningkatan
Ditetapkan dan dilaksanakan oleh auditee dalam
jangka waktu yang disepakati
Informasi auditee kepada klien audit tentang status
tindakan
Penyelesaian dan keefektifan tindakan perbaikan
diverifikasi
Verifikasi dapat dilakukan pada audit selanjutnya
ATRIBUT PERSONIL
Seorang auditor sebaiknya :
Etis, yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus hati, jujur dan
bijaksana
Terbuka, yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide
alternatif
Diplomatis, yaitu bijaksana dalam menghadapi setiap orang
Suka memperhatikan, yaitu cara aktif menyadari kegiatan fisik yang
ada disekitarnya
Cerdik, yaitu secara insting menyadari dan mampu memahami situasi
Versatile, yaitu selalu siap menyesuaikan diri dalam situasi yang
berbeda.
Tenacious, yaitu gigih, fokus pada pencapaian sasaran
Tegas, yaitu menetapkan kesimpulan dengan tepat waktu berdasarkan
alasan dan analisis yang logis.
Percaya diri, yaitu bertindak dan berfungsi secara mandiri meskipun
aktif berinteraksi dengan yang lain
KOMPETENSI DAN EVALUASI AUDITOR
Pengetahuan dan
Ketrampilan bidang
Mutu
Pengetahuan dan Pengetahuan dan
Ketrampilan umum Ketrampilan bidang
Mutu & Lingkungan Lingkungan
Pendidikan Pengalaman Pelatihan Pengalaman
Kerja Auditor Audit
Atribut Personel
PENDIDIKAN, PENGALAMAN KERJA,
PELATIHAN AUDITOR DAN PENGALAMAN AUDIT
Parameter Auditor Auditor di kedua disiplin Ketua tim audit
Pendidikan Pendidikan tingkat dua (lihat
cacatan 1)
Sama seperti auditor
Jumlah pengalaman kerja 5 tahun (lihat cacatan 2) Sama seperti auditor Sama seperti auditor
Pengalaman kerja bidang
manajemen mutu atau
manajemen mingkungan
Min 2 tahun dari jumlah 5
tahun
24 hari pelatihan dalam disiplin
kediua (lihat catatan 4)
Sama seperti auditor
Pelatihan auditor 40 hari pelatihan auditor 2 tahun dalam dua disiplin Sama seperti auditor
Pengalaman audit 4 auidt lengkap hingga jumlah
min. 20 hari pengalaman
magang audit dibawah arahan
dan panduan auditor
berkompetensi sebagai ketua
tim audit (lihat catatan 3)
3 audit lengkap hingga jumlah
min 15 hari pengalaman audit
dalam disiplin kedua dibawah
arahan dan panduan auditor
berkompetensi sebagai ketua tim
audit (lihat cacatan 3)
3 audit lengkap hingga jumlah
min 15 hari pengalaman audit
bertindak dalam peran Ketua tim
audit dibawah arahan dan
panduan auditor berkompetensi
sebagai ketua tim audit
Catatan 1 Pendidikan tingkat dua adalah bagian dari sistem pendidikan nasional sesudah tahap awal atau dasar, tetapi diselesaikan sebelum
masuk ke universitas atau lembaga pendidkikan serupa.
Catatan 2 Jumlah hatun pengalaman kerja dapat dikurangi 1 tahun jika orangnya telah menyelesaikan proses pendidikan kedua yang sesuai.
Catatan 3 Pengalaman kerja dalam disiplin kedua dapat bersamaan dengan pengalaman kerja dalam disiplin pertama.
Catatan 4 Pelatihan dalam disiplin kedua adalah untuk mendapat pengetahuan dari standar, hokum, peraturan, prinsip, metode dan teknik yang
relevan.
Catatan 5 Audit lengkap adalah audit yang mencakup semua langkah yang diurutkan dalam 6.3 sampai 6.6. Pengalaman audit menyeluruh
hendaknya mencakup seluruh stndar system manajemen
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM
Prinsip-prinsip, prosedur dan teknik audit yang sesuai
dan menjamin bahwa audit dilaksanakan konsisten
dan sistematis.
Sistem manajemen dan dokumentasi referensi untuk
menjamin auditor memahami ruang lingkup audit dan
menerapkan kriteria audit.
Situasi organisasi untuk menjamin auditor memahami
konteks oprasional organisasi.
Hukum, regulasi dan persyaratan lain yang berlaku
untuk disiplin yang relevan untuk menjamin auditor
bekerja sesuai dan memperhatikan persyaratan yang
diterapkan pada organisasi yang diaudit.
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN UMUM
KETUA TIM AUDIT
Ketua tim audit mampu :
Merencanakan audit dan sumber daya yang efektif
selama audit
Mewakili Tim audit berkomunikasi dengan klien audit
dan auditee
Mengorganisir dan mengarahkan anggota
Mengarahkan dan memandu auditor magang
Memimpin Tim audit mencapai kesimpulan audit
Mencegah dan mengatasi konflik yang terjadi
Menyiapkan dan melengkapi laporan audit
PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN KHUSUS
AUDITOR SISTEM MANAJEMEN MUTU
Metode dan teknik yang terkait dengan mutu,
untuk menjamin auditor menguji sistem
manajemen mutu dan mendapatkan temuan
dan kesimpulan audit yang sesuai.
Proses dan produk, termasuk jasa, untuk
menjamin auditor memahami konteks
teknologi dari audit yang dilaksanakan.
METODA EVALUASI AUDITOR
Metoda evaluasi Sasaran Contoh
Tinjauan rekaman Verifikasi latar belakang auditor Analisis rekaman pendidikan,
pelatihan, pengalaman kerja dan
pengalaman audit
Umpan balik positif dan negative Mendapatkan informasi kinerja
auditor
Survai, keesioner, referensi personil,
penghargaan, keluhan, kinerja,
evaluasi, tinjauan pembanding
Wawancana Evaluasi atribut peronil dan
ketrampilan berkomunikasi, verifikasi
informasi dan uji pengetahuan dan
informasi tambahan
Tatap muka dan wawancara telepon
Observasi Evaluasi atribut personil dan
kemampuan menerapkan pengetahuan
dan ketrampilan
Role playing, audit witness, kinerja
penugasan
Pengujian Evaluasi atribut personil,
pengetahuan, ketrampilan dan
penerapannya
Ujian lisan dan tertulis, tes psykhologi
Tinjauan audit sebelumnya Mendapatkan informasi bahwa
observasi langsung tidak
memungkinkan untuk dilakukan atau
yang sesuai
Tinjauan pada laporan audit dan
diskusi dengan klien audit, auditee,
kolega dan auditor
Audit Mutu Internal