Manual EDOC

Modul Operasional eDocument
Universitas Islam Indonesia

JOGJAKARTA 2011

ii

i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................ i
MODUL OPERASIONAL .................................................................................. 1
A. Pendahuluan ............................................................................................ 1
B. Akses ke Sistem ....................................................................................... 1
C. User Interface .......................................................................................... 2
1. Desktop Screen ................................................................................. 2
2. Menu Bar .......................................................................................... 2
3. Toolbar ............................................................................................. 3
4. User Identification ............................................................................ 4
5. Status Bar ......................................................................................... 4
6. Workspace ........................................................................................ 4
7. Path .................................................................................................. 5
8. Taksonomi (Pohon Folder) ............................................................... 5
9. Document Browser ........................................................................... 6
10. Properties Panel ................................................................................ 7
D. Operasi Dasar dengan Dokumen dan Folder ............................................ 8
1. Buat Folder ....................................................................................... 9
2. Memasukkan Dokumen .................................................................... 9
3. Mengganti Nama ............................................................................ 10
4. Memindah Dokumen ...................................................................... 11
5. Menyalin ........................................................................................ 12
6. Bookmark ....................................................................................... 12
7. Home .............................................................................................. 13
8. Delete ............................................................................................. 13
9. Hotkey ............................................................................................ 14
E. Operasi Spesifik dengan Dokumen ........................................................ 14
1. Penyuntingan .................................................................................. 14
2. Membatalkan Penyuntingan ............................................................ 15
3. Update ............................................................................................ 15
4. Lock ............................................................................................... 15
5. Buka Lock ...................................................................................... 16
6. Download Dokumen ....................................................................... 16
ii

7. Mengubah metadata ........................................................................ 16
8. Menghapus Metadata ...................................................................... 18
9. Menambah Keywords ..................................................................... 18
10. Copy clipboard ............................................................................... 18
11. Trash .............................................................................................. 19
12. Informasi ........................................................................................ 20
13. Security .......................................................................................... 22
14. Pencarian ........................................................................................ 23
15. Dashboard ...................................................................................... 28
F. Tools ..................................................................................................... 31
1. Bahasa ............................................................................................ 31
2. Tampilan ........................................................................................ 32
G. Bantuan ................................................................................................. 33
H. Microsoft Addin .................................................................................... 33
1. Outlook addin ................................................................................. 33
2. Word Addin .................................................................................... 35
3. Excel Addin .................................................................................... 38
4. PowerPoint Addin........................................................................... 38

1

MODUL OPERASIONAL

A. Pendahuluan
OpenKM adalah alat untuk mengelola dokumen yang dihasilkan dalam sebuah
perusahaan, untuk meningkatkan akses dalam lingkungan perusahaan secara
keseluruhan dan berupaya untuk tetap memeriksa duplikasi yang tidak perlu informasi.
OpenKM memberikan solusi untuk:
Mengontrol pertumbuhan volume dari informasi yang akan dikelola
Mengakhiri diversifikasi tempat penyimpanan informasi
Mencegah duplikasi informasi
Mendapatkan informasi yang valid melalui kontrol versi dokumen
Mengurangi waktu dan sumber daya yang digunakan untuk menemukan
informasi
Hindari kebocoran informasi atau salah akses oleh pengguna, sehingga sesuai
dengan peraturan yang ditetapkan dalam LOPD (Hukum Perlindungan Data
Spanyol)
Membatasi akses pengguna tidak berwenang ke informasi.
Melalui sistem OpenKM, informasi yang relevan dan berguna dapat diakses dan
ditemukan dalam waktu sesingkat mungkin untuk mengatasi masalah dan membuat
keputusan.
OpenKM membantu meningkatkan kinerja perusahaan, mengintegrasikan tugas-tugas
umum (dan tugas-tugas yang saling terkait) kedalam satu alat tunggal dan
memungkinkan departemen yang berbeda dari organisasi mengendalikan dan
mengawasi akses ke informasi.

B. Akses ke Sistem
Akses ke sistem dilakukan melalui web browser menggunakan URL yang diinstal
OpenKM. Pada layar akses Anda harus memasukkan nama pengguna (Login) dan
password yang telah disediakan oleh administrator sistem.

C. User Interface
16. Desktop Screen
Saat mengakses sistem, desktop ditampilkan dengan tiga ruang kerja yang
berbeda: Menu Option, Toolbar, Folder Tree, Document Browser dan
Documentand Folder Properties, serta informasi tentang pengguna yang terhubung
pada saat itu.

17. Menu Bar
Menu bar dibentuk oleh semua menu pull
an option within a menu has a button on the toolbar, this button will appear to the
left of the option name. Jika opsi dalam menu memiliki tombol pada toolbar,
tombol ini akan muncul di sebelah kiri nama opsi. If an option within a menu
appears greyed-out, this option is not available. Jika opsi dalam menu diklik
muncul keluar, pilihan ini tidak tersedia.

Detail fungsi sesuai deng
Buat folder baru
Tambah dokumen baru
Download dokumen
2
mengakses sistem, desktop ditampilkan dengan tiga ruang kerja yang
Option, Toolbar, Folder Tree, Document Browser dan
Folder Properties, serta informasi tentang pengguna yang terhubung

Menu bar dibentuk oleh semua menu pull-down dengan pilihan yang berbeda. If
n option within a menu has a button on the toolbar, this button will appear to the
this option is not available. Jika opsi dalam menu diklik
ar, pilihan ini tidak tersedia.
Detail fungsi sesuai dengan icon:
Buat folder baru
Tambah dokumen baru
Download dokumen
mengakses sistem, desktop ditampilkan dengan tiga ruang kerja yang jelas
Option, Toolbar, Folder Tree, Document Browser dan
Folder Properties, serta informasi tentang pengguna yang terhubung

down dengan pilihan yang berbeda. If
n option within a menu has a button on the toolbar, this button will appear to the
this option is not available. Jika opsi dalam menu diklik

Kirim link dokumen
Kosongkan trash
Keluar aplikasi
Kunci dokumen
Aktifkan dokumen
Sunting dokumen (check
Upload dokumen
Batal sunting
Pindahkan dokumen ke
Salin dokumen
Pindahkan dokumen
Ubah nama dokumen
Submenu bahasa yang tersedia
Submenu tampilan yang
Debug konsol
Loncat ke folder atau dokumen ditetapkan sebagai
pengguna
Tambah dokumen atau folder ke daftar penanda
Edit daftar bookmark
Link ke dokumentasi
Link untuk melaporkan kesalahan (bug)
Link ke formulir permintaan
Link ke forum
Link ke perubahan setiap versi (changelog)
Link ke aplikasi website
Informasi aplikasi
Download file dalam bentuk pdf
Export ke ZIP
Administrasi

18. Toolbar
Toolbar terdiri dari tombol dengan fungsi utama akan paling sering digunakan
oleh pengguna. Seperti menu bar
tombol yang berwarna abu

Detail fungsi sesuai dengan i
Buat folder baru
Download dokumen
Kunci dokumen
Aktifkan dokumen
Tambah dokumen baru
3
dokumen
trash
Keluar aplikasi
Kunci dokumen
Aktifkan dokumen
okumen (check-out)
Upload dokumen yang telah diubah(check-in)
Batal sunting dokumen
Pindahkan dokumen ke trash pengguna.
Salin dokumen
Pindahkan dokumen
Ubah nama dokumen
Submenu bahasa yang tersedia
tampilan yang tersedia
Debug konsol ketika error
Loncat ke folder atau dokumen ditetapkan sebagai home oleh
Tambah dokumen atau folder ke daftar penanda
tar bookmark
dokumentasi OpenKM
Link untuk melaporkan kesalahan (bug)
Link ke formulir permintaan Support
Link ke forum
Link ke perubahan setiap versi (changelog)
Link ke aplikasi website
plikasi
ad file dalam bentuk pdf
ke ZIP
Administrasi
. Seperti menu bar pada umumnya, kadang-kadang akan muncul
yang berwarna abu-abu, yang berarti bahwa tombol tidak bisa digunakan
Detail fungsi sesuai dengan icon mereka:
Buat folder baru
Download dokumen
Kunci dokumen
Aktifkan dokumen
Tambah dokumen baru
oleh
kadang akan muncul
bisa digunakan.

Dokumen sunting (check
Upload diubah dokum
dokumen Batal sunting
Pindahkan dokumen ke Sampah pengguna.
Tambah grup properti ke dokumen (metadata)
Hapus grup properti dari sebuah dokumen (metadata)
Berlangganan ditambahkan ke dokumen atau folder. Setiap modifikasi
yang dibuat akan diberitahukan kepada pengguna melalui email.
Hapus berlangganan sebuah dokumen atau folder
Refresh Antarmuka pengguna
Loncat ke folder atau dokumen ditetapkan sebagai rumah oleh
pengguna
Pemindaian

19. User Identification
Dalam ruang layar desktop identifikasi pengguna yang terhubung dalam sesi ini
adalah diidentifikasi.

Dalam hal mendeteksi beberapa pengguna dengan
pengguna, identifier akan muncul dalam warna lain, dengan tujuan untuk
menunjukkan bahwa operasi sedang dilaksanakan di bawah
pembatasan akses dokumen.

20. Status Bar
Dalam ruang layar desktop akses ke beberapa informasi umum seperti ukuran
repositori yang digunakan, jumlah dokumen terkunci, jumlah dokumen checkout
(diedit), berlangganan folder dan dokumen, jumlah berita yang tertunda untuk
membaca dan jumlah tugas alur kerja yang tertunda ditugaskan kepada pengguna.

Di pojok kanan, ada pesan status bar yang OpenKM menggunakan untuk
menunjukkan beberapa informasi untuk

21. Workspace
Workspace memungkinkan Anda untuk beralih antara
dan dokumen.

4
Dokumen sunting (check-out)
Upload diubah dokumen (check-in)
Tambah grup properti ke dokumen (metadata)
Hapus grup properti dari sebuah dokumen (metadata)
ang dibuat akan diberitahukan kepada pengguna melalui email.
Hapus berlangganan sebuah dokumen atau folder
Refresh Antarmuka pengguna


Dalam hal mendeteksi beberapa pengguna dengan AdminRole
wa operasi sedang dilaksanakan di bawah super-user
pembatasan akses dokumen.
, berlangganan folder dan dokumen, jumlah berita yang tertunda untuk

menunjukkan beberapa informasi untuk Pengguna

memungkinkan Anda untuk beralih antara Search dan daftar folder
AdminRole sebagai
user tanpa
, berlangganan folder dan dokumen, jumlah berita yang tertunda untuk
dan daftar folder
Ada empat tab untuk mengaktifkan empat modus kerja:
Desktop: Mode untuk melaksanakan tugas utama dengan folder dan
dokumen mereka (membuat, menambah, bergerak, download, dll).
Search: Mode untuk mencari dokumen.
Dashboard: Mode untuk mengakses alur kerja, pengguna melihat dokumen,
melihat dokumen umum dan layanan
Administration: utilitas Administrasi, hanya tersedia untuk pengguna
dengan memberikan AdminRole.

22. Path
Path permanen menunjukkan lokasi Anda dalam pohon (Taksonomi, Thesaurus,
Personal, dll tergantung pada tampilan yang Anda telah diaktif
waktu tertentu).

23. Taksonomi (Pohon Folder)
Pertama, di kiri desktop, adalah Pohon Folder atau juga disebut taksonomi
tersebut. It displays a view of the repository distribution grouped by folders.
menampilkan pandangan dari distribus
folder. There are various types of folders symbolised by the following icons:
berbagai jenis folder yang dilambangkan oleh ikon berikut:
folder tidak memiliki subfolder lagi
folder berisi subfolder
folder tersebut read
folder tersebut read
Anda berlangganan ke folder tersebut dan tidak memiliki subfolder
lagi
Anda berlangganan ke folder dan subfolder di dalamnya
Anda berlangganan ke folder tersebut, tidak berisi subfolder dan read
only
Anda berlangganan ke folder tersebut, berisi subfolder dan read

Fungsi Dasar dengan mouse
Dengan mengklik dengan tombol mouse sebelah kanan menu pop
muncul. Dalam menu ini ada pilihan untuk membuat folder baru,
menghapus, mengubah nama, dll
Drag & drop. Dengan memilih sebuah dokumen atau folder dan menjaga
tombol kiri mouse diselenggarakan secara permanen bawah, Anda dapat
memindahkan sebuah dokumen atau folder

5

Ada empat tab untuk mengaktifkan empat modus kerja:
Mode untuk melaksanakan tugas utama dengan folder dan
Mode untuk mencari dokumen.
Mode untuk mengakses alur kerja, pengguna melihat dokumen,
melihat dokumen umum dan layanan push berita.
utilitas Administrasi, hanya tersedia untuk pengguna
dengan memberikan AdminRole.
Personal, dll tergantung pada tampilan yang Anda telah diaktifkan pada suatu

Taksonomi (Pohon Folder)
It displays a view of the repository distribution grouped by folders.
menampilkan pandangan dari distribusi repositori dikelompokkan berdasarkan
There are various types of folders symbolised by the following icons:
berbagai jenis folder yang dilambangkan oleh ikon berikut:
folder tidak memiliki subfolder lagi
folder berisi subfolder
der tersebut read-only dan tidak memiliki subfolder lagi
folder tersebut read-only dan berisi subfolder
Anda berlangganan ke folder dan subfolder di dalamnya
Anda berlangganan ke folder tersebut, tidak berisi subfolder dan read
Anda berlangganan ke folder tersebut, berisi subfolder dan read
dengan mouse
Dengan mengklik dengan tombol mouse sebelah kanan menu pop-
am menu ini ada pilihan untuk membuat folder baru,
menghapus, mengubah nama, dll
memindahkan sebuah dokumen atau folder ke node dari pohon (taksonomi).
Mode untuk melaksanakan tugas utama dengan folder dan
Mode untuk mengakses alur kerja, pengguna melihat dokumen,
utilitas Administrasi, hanya tersedia untuk pengguna
kan pada suatu

It displays a view of the repository distribution grouped by folders. Ini
i repositori dikelompokkan berdasarkan
There are various types of folders symbolised by the following icons: Ada
Anda berlangganan ke folder tersebut, tidak berisi subfolder dan read-
Anda berlangganan ke folder tersebut, berisi subfolder dan read-only
-up akan
ke node dari pohon (taksonomi).
Pop-up menu

Penjelasan dari opsi yang berbeda
Buat folder baru
Hapus folder.
Ubah nama folder yang dipilih.
Ubah lokalisasi dari folder yang dipilih untuk posisi lain di pohon,
bersama dengan semua dok
Duplikat folder dan isinya di tempat lain di pohon.
Tambah dokumen baru
Tambah folder atau dokumen ke bookmark
Setel folder atau dokumen sebagai rumah pengguna
Buat sebuah file zip dengan semua isi folder secara rekursif,
mempertahankan struktur folder.

24. Document Browser
Di bagian atas browser dokumen dapat dilihat.
you to view the list of documents and subfolders available on a sp
tree (Taxonomy). Browser dokumen memungkinkan Anda untuk melihat daftar
dokumen dan subfolder yang tersedia pada node tertentu dari pohon (taksonomi).

Fungsi dasar dengan mouse
Double-klik dengan tombol kiri pada folder, buka folder
Double-klik dengan tombol kiri pada dokumen, men
Klik dengan tombol kiri dan menu pop
tombol kiri mouse ditekan, Anda dapat memindahkan sebuah dokumen
folder ke node dari pohon (taksonomi).
Pop-up menu
6

Buat folder baru
Hapus folder.
Ubah nama folder yang dipilih.
bersama dengan semua dokumen dan folder mungkin berisi
Duplikat folder dan isinya di tempat lain di pohon.
Tambah dokumen baru
mempertahankan struktur folder.
Di bagian atas browser dokumen dapat dilihat. The document browser allows
you to view the list of documents and subfolders available on a specific node of the
Browser dokumen memungkinkan Anda untuk melihat daftar
dengan mouse
klik dengan tombol kiri pada folder, buka folder.
klik dengan tombol kiri pada dokumen, men-download dokumen.
Klik dengan tombol kiri dan menu pop-up akan muncul.
Dengan memilih sebuah dokumen atau folder dan menjaga
tombol kiri mouse ditekan, Anda dapat memindahkan sebuah dokumen
folder ke node dari pohon (taksonomi).
The document browser allows
ecific node of the
Browser dokumen memungkinkan Anda untuk melihat daftar

download dokumen.
Dengan memilih sebuah dokumen atau folder dan menjaga
tombol kiri mouse ditekan, Anda dapat memindahkan sebuah dokumen atau

Download dokumen
Upload diubah dokumen (check
Kunci dokumen
Aktifkan dokumen
Ubah nama folder yang dipilih atau dokumen.
Ubah lokasi folder atau dokumen yang dipilih ke tempat lain di pohon
Duplikat folder dan isinya atau dokumen lain ke tempat lain di pohon.
Tambah folder at
Buat sebuah file zip dengan semua isi folder menjaga pohon direktori
Memutar file multimedia: FLV, MP3, WAV, dll
Tampilan gambar tanpa harus men
dll

25. Properties Panel
Di bagian bawah yang rinci Dokumen atau properti folder dengan keamanan,
sejarah, sifat umum dan spesifik tentang dokumen didefinisikan oleh pengguna
(parametrization dokumen).

Pilihan tersedia untuk folder
Security tab.
Properties tab.

7
Download dokumen
Kunci dokumen
Aktifkan dokumen
Ubah nama folder yang dipilih atau dokumen.
Memutar file multimedia: FLV, MP3, WAV, dll
Tampilan gambar tanpa harus men-download, ketik: GIF, JPG, PNG,
(parametrization dokumen).
Pilihan tersedia untuk folder

PG, PNG,
8

Pilihan tersedia untuk dokumen
Security tab.
Properties tab.
History tab (version control).
Notes
Tabs of property groups.
Preview tab

D. Operasi Dasar dengan Dokumen dan Folder
Taksonomi
Taksonomi didefinisikan sebagai pohon pengetahuan melalui perusahaan yang
mengatur informasi yang ada. Panel sisi desktop menawarkan pandangan taksonomi
konsep, terorganisir dalam struktur hirarki folder.

Dokumen pribadi
dokumen pribadi pengguna adalah pohon pengetahuan pribadi setiap pengguna di mana
mereka dapat menyimpan semua jenis dokumen. Ini hanya dapat diakses oleh pengguna
sendiri.

Templates
Berisi dokumen template yang dapat digunakan sebagai dasar oleh pengguna untuk
membuat dokumen baru lainnya.

E-mail
Berisi mail diimpor pribadi, teks dan dokumen terlampir, dari account pengguna mail
dengan menggunakan IMAP layanan mail.

1. Buat Folder
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu pohon folder.
Mengedit menu utama.
Toolbar.

2. Memasukkan Dokumen
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu browser dokumen.
Toolbar.

Pilihan Dokumen Impor "dari ZIP" memungkinkan Anda untuk mengimpor isi zip
file menghormati hirarki susunan folder. Ketika memasukkan jendela muncul di
layar, pilih folder lokal mengklik tombol "Browse ...". Jika Anda ingin
memberitahukan pengguna yang tela
kotak centang "Beritahu pengguna". Jika tidak meninggalkan opsi ini
dinonaktifkan.

9
up menu pohon folder.

Memasukkan Dokumen
up menu browser dokumen.

ilihan Dokumen Impor "dari ZIP" memungkinkan Anda untuk mengimpor isi zip
memberitahukan pengguna yang telah Anda upload file baru melalui email, tandai
ilihan Dokumen Impor "dari ZIP" memungkinkan Anda untuk mengimpor isi zip
h Anda upload file baru melalui email, tandai

Untuk mengakhiri, klik "Kirim". Setelah meng
Anda dapat meng-upload dokumen lebih dengan

3. Mengganti Nama
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu of document browser. Pop
Main edit menu. Mengedit menu utama.
Anda dapat membatalkan pilihan menamai menggunakan tombol ESC.

10

Untuk mengakhiri, klik "Kirim". Setelah meng-upload dokumen baru telah selesai
upload dokumen lebih dengan opsi "Tambah file lain".

up menu of document browser. Pop-up menu browser dokumen.
Main edit menu. Mengedit menu utama.
upload dokumen baru telah selesai
opsi "Tambah file lain".
Mengganti nama folder

Mengganti Nama dokumen

4. Memindah Dokumen
Operasi icon:

Tersedia

Sebuah kotak dialog muncul untuk memilih lokasi baru dokumen atau folder:
klik Pindah. Jika Anda tidak memiliki izin di lokasi baru akan muncul tombol
Pindahkan dinonaktifkan.

11

Mengganti nama folder
Mengganti Nama dokumen
Memindah Dokumen
Jika Anda tidak memiliki izin di lokasi baru akan muncul tombol
dinonaktifkan.

Jika Anda tidak memiliki izin di lokasi baru akan muncul tombol
5. Menyalin
Operasi icon:
Tersedia
Sebuah kotak dialog muncul untuk memilih lokasi untuk menyalin dokumen
atau folder yang akan muncul: klik
lokasi baru tombol Salin

6. Bookmark
Operasi icon:
Tersedia
Pilih dokumen atau folder di mana Anda ingin melakukan operasi. Jalankan
operasi dan akan muncul jendela di mana Anda dapat menempatkan sebuah
deskripsi bookmark.

Setelah penunjuk telah dibuat, Anda dapat memeriksa bahwa itu muncul dalam
12
atau folder yang akan muncul: klik Salin. Jika Anda tidak memiliki izin di
Salin akan muncul dinonaktifkan.


Jika Anda tidak memiliki izin di
menu "umum" Bookmark. Penanda secara grafis dibedakan tergantung pada
apakah mereka folder atau dokumen, dan memerintahkan sesuai dengan kategori
dan nama.

7. Home
Operasi icon:
Tersedia
Anda dapat mengatur folder atau dokumen sebagai default rumah di lingkungan
pengguna.Dengan cara ini, dalam mengakses aplikasi path ke folder atau
dokumen yang telah ditetapkan sebagai ru
Operasi untuk mengatur dokumen atau folder sebagai rumah selalu akan
meminta Anda untuk konfirmasi.

8. Delete
Operasi icon:
Tersedia
Edit menu.
Toolbar.
Cukup pilih folder dan pilih opsi "Hapus". Aplikasi ini akan selalu meminta
konfirmasi Anda untuk pilihan ini. Ketika dokumen atau folder sudah dihapus,
Anda dapat memulihkan diri dari Sampah.

13

dokumen yang telah ditetapkan sebagai rumah akan terbuka secara otomatis.
meminta Anda untuk konfirmasi.

Anda dapat memulihkan diri dari Sampah.
mah akan terbuka secara otomatis.
9. Hotkey
Ada beberapa cara pintas kata kunci yang dapat Anda
Pada folder, dokumen dan mail
F2
SUPR
CTRL + C
CTRL + X
CTRL + V
Lainnya
F1
F5
INSERT
CTRL + Q
CTRL + D
CTRL + Z
CTRL + N
CTRL + B

E. Operasi Spesifik dengan Dokumen
1. Penyuntingan
Operasi icon:
Tersedia
Edit menu.
Toolbar.
Untuk mulai bekerja dengan file Anda harus melakukan "Check
download file tersebut ke komputer lokal untuk dapat memodifikasi
Anda telah membuat modifikasi yang bersangkutan, upload sekali lagi dengan
"Check-in".

Penguncian otomatis ini folder memastikan bahwa tidak ada pengguna sistem
lain dapat memodifikasi isinya saat Anda modifikasi.

14

Ada beberapa cara pintas kata kunci yang dapat Anda gunakan denganOpenKM.
Pada folder, dokumen dan mail
untuk mengubah nama
untuk menghapus
untuk menyalin
untuk memotong
untuk menyisipkan
untuk menampilkan bantuan
lingkungan menyegarkan
untuk menampilkan popup memasukkan dokumen
untuk keluar OpenKM
untuk men-download dokumen atau surat
untuk mengaktifkan konsol debug
untuk membuat folder baru
untuk menampilkan bookmark
k dengan Dokumen
Untuk mulai bekerja dengan file Anda harus melakukan "Check-out" itu: yaitu,
download file tersebut ke komputer lokal untuk dapat memodifikasinya. Setelah
lain dapat memodifikasi isinya saat Anda modifikasi.
gunakan denganOpenKM.
untuk menampilkan popup memasukkan dokumen
download dokumen atau surat
out" itu: yaitu,
nya. Setelah
2. Membatalkan Penyuntingan
Operasi icon:
Tersedia
Edit menu.
Toolbar.
Jika Anda ingin membatalkan dokumen edit, Batal "Check
dimana file tersebut tidak mengalami jenis modifikasi dan akan dibuka sehingga
pengguna lain (tergantung pa

3. Update
Operasi icon:
Tersedia
Edit menu.
Toolbar.
Setelah perubahan yang dilakukan pada komputer lokal, Anda harus melakukan
"Check-in" untuk meng
penggunaan masa depan.
Sistem akan meminta file dimodifikasi untuk meng
memberitahu Anda bahwa ia akan menggantikan versi sebelumnya dengan yang
satu ini lebih baru.
Isian komentar adalah untuk meninggalkan informasi tentang update dari file
misalnya, perubahan apa yang telah dibuat.
4. Lock
Operasi icon:
15
Membatalkan Penyuntingan
Jika Anda ingin membatalkan dokumen edit, Batal "Check-out" ada pilihan
pengguna lain (tergantung pada hak-hak mereka) dapat mengeditnya.
in" untuk meng-upload file sekali lagi ke sistem dan membukanya untuk
penggunaan masa depan.
Sistem akan meminta file dimodifikasi untuk meng-upload ke repositori dan
itahu Anda bahwa ia akan menggantikan versi sebelumnya dengan yang

Isian komentar adalah untuk meninggalkan informasi tentang update dari file
misalnya, perubahan apa yang telah dibuat.
out" ada pilihan

upload file sekali lagi ke sistem dan membukanya untuk
upload ke repositori dan
itahu Anda bahwa ia akan menggantikan versi sebelumnya dengan yang
Isian komentar adalah untuk meninggalkan informasi tentang update dari file -
Tersedia
Edit menu.
Toolbar.
Jika Anda ingin melindungi file sehingga tidak ada pengguna lain yang dapat
membuat perubahan, Anda dapat menggunakan fungsi Lock. Ini berarti bahwa
sampai terkunci, tidak ada pengguna lain dapat memodifi
ikon terkunci akan muncul di samping nama file yang dipilih.

5. Buka Lock
Operasi icon:
Tersedia
Edit menu.
Toolbar.
Membuka kunci pilihan memungkinkan Anda untuk membuka dokumen yang
sebelumnya terkunci. Operasi ini hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang
sebelumnya terkunci dokumen.

6. Download Dokumen
Operasi icon:
Tersedia
Edit menu.
Toolbar.
Jika Anda ingin menyimpan file pada komputer lokal tanpa membuat perubahan
apapun yang Anda bisa menggunakan opsi "Download". Ingat bahwa jika Anda
mengubah file yang didownload Anda tidak dapat meng
sistem tanpa terlebih dahulu melakukan Centang "

7. Mengubah metadata
Operasi icon:
Tersedia
Toolbar
Properti kelompok adalah kelompok parameter yang dapat dikonfigurasi
dikonfigurasi setiap kali aplikasi diinstal yang memungkinkan untuk
kategorisasi dokumen. Kelompok
Wikipedia, Beberapa Pilih Daftar atau daerah Teks. The values of these
16
sampai terkunci, tidak ada pengguna lain dapat memodifikasinya. Saat terkunci,
ikon terkunci akan muncul di samping nama file yang dipilih.

sebelumnya terkunci dokumen.

mengubah file yang didownload Anda tidak dapat meng-upload sekali lagi untuk
dahulu melakukan Centang "-out / Check-in" file.

kumen. Kelompok-kelompok ini properti bisa Input, Daftar
kasinya. Saat terkunci,

upload sekali lagi untuk
in" file.
kelompok ini properti bisa Input, Daftar
17

properties are internationalised (various languages). Nilai-nilai aset tersebut
adalah internasionalisasi (berbagai bahasa).
Untuk menambah grup properti (ini pertama harus didaftarkan oleh
administrator) cukup pilih dokumen dan pilih grup properti terkait.

Setelah grup properti telah ditambahkan, tab baru akan muncul dengan nama
grup yang sesuai dan ladang dengan sifat itu.

Setelah grup properti telah diserahkan kepada sebuah dokumen, Anda dapat
memodifikasi nilai-nilainya dengan memilih opsi "Modify".

Parametrization sangat berguna. Dikombinasikan dengan motor Cari itu
memungkinkan lokalisasi informasi berdasarkan kategori, ia menjadi mungkin
untuk membuat kategori metadata yang diadaptasi ke metode kelompok
pengguna kerja.

8. Menghapus Metadata
Operasi ikon
Tersedia
Toolbar.

Pilihan ini memungkinkan Anda untuk menghapus grup properti yang pada saat
itu diaktifkan di panel properti.

9. Menambah Keywords
Pada tab dokumen properti dari panel properti, Anda dapat menambahkan dan
memodifikasi kata kunci.
Dalam rangka mengoptimalkan
depan dalam sistem pengelolaan dokumen, perlu memasukkan kata kunci yang
menjelaskan atau mengidentifikasi file disimpan.
Meskipun parametrization dokumen sistem dengan kelompok properti lebih
unggul dalam hal kapasitas, ini akan terus dipertahankan dan tidak akan hilang,
karena dipahami bahwa dalam kelompok properti instalasi tertentu tidak akan
dibuat dan berguna bahwa para
dipertahankan.
Menambahkan atau menghapus kata kunci tidak mengubah versi dokumen.

10. Copy clipboard
Salin url dokumen (jalur OpenKM browser) ke clipboard. Catatan di beberapa
browser seperti Firefox Anda mungk
mengaktifkan pilihan ini (pembatasan keamanan browser).
Untuk mengaktifkan JavaScript "Salin ke clipboard" tombol pada Firefox dan
Mozilla, masukkan baris berikut ke dalam kolom alamat browser:
Daftar preferensi harus terbuka di jendela browser. Klik tombol mouse kanan di
suatu tempat di bagian aktif dari jendela preferensi daftar dan pilih New>
Boolean pilihan dari menu konteks. Sisipkan nama Preferensi berikut ke dalam
input boolean Baru jendela kotak nilai
signed.applets.codebase_principal_support.
18
Menghapus Metadata
itu diaktifkan di panel properti.
Menambah Keywords
memodifikasi kata kunci.
Dalam rangka mengoptimalkan pengindeksan dan pencarian informasi masa
menjelaskan atau mengidentifikasi file disimpan.
dibuat dan berguna bahwa parametrization oleh kata kunci default adalah

browser seperti Firefox Anda mungkin mengkonfigurasi browser untuk
mengaktifkan pilihan ini (pembatasan keamanan browser).
Mozilla, masukkan baris berikut ke dalam kolom alamat browser: about: config.
ensi harus terbuka di jendela browser. Klik tombol mouse kanan di
input boolean Baru jendela kotak nilai:
signed.applets.codebase_principal_support.
pengindeksan dan pencarian informasi masa
metrization oleh kata kunci default adalah

in mengkonfigurasi browser untuk
about: config.
ensi harus terbuka di jendela browser. Klik tombol mouse kanan di

11. Trash
File yang dihapus dan disimpan dalam folder Sampah untuk dapat memulihkan
diri mereka jika mereka eliminasi disengaja. Sampah, serta file yang terletak di
dalamnya, yang pribadi untuk setiap pengguna sist

a. Restore
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu pohon Sampah.
Untuk mengembalikan file atau folder, pilih dan dengan mengklik "Kembalikan"
Anda dapat memilih lokasi di mana Anda ingin menempatkannya. Pilih folder
tujuan dan klik "Kembalikan" untuk bisa bekerja lagi dengan file di tujuan yang
dipilih.

b. Hapus
Operasi icon:
Tersedia:
Setelah Anda menghapus sebuah dokumen atau folder dari Sampah Anda tidak
dapat memulihkan diri kecuali Anda melakukannya dari salinan keamanan yang
membuat sistem administrator.
meminta konfirmasi.

19
dalamnya, yang pribadi untuk setiap pengguna sistem.
up menu pohon Sampah.

membuat sistem administrator. Sebelum melakukan operasi ini aplikasi akan

Sebelum melakukan operasi ini aplikasi akan
c. Kosongkan Sampah
Operasi icon:
Tersedia
Menu File.
File-file dan folder dalam Sampah dapat pasti dihapus dengan mengosongkan
folder Trash.
Setelah Sampah telah mengosongkan dokumen atau folder yang disimpan di
sana tidak dapat sembuh, kecuali itu dari salah satu salinan keamanan yang
membuat sistem admini
Sebelum melakukan operasi ini aplikasi akan meminta konfirmasi.

12. Informasi
Pada panel properti ada informasi rinci mengenai dokumen
yang memiliki akses pengguna.
a. Tab informasi folder
Folder memiliki tab informasi dua
Dalam tab properti, informasi yang berkaitan dengan ketika folder
diciptakan, simpul induk (folder), tanggal dan jika pengguna
berlangganan untuk itu (pemberitahuan melalui email layanan) yang
rinci.

20

Kosongkan Sampah
file dan folder dalam Sampah dapat pasti dihapus dengan mengosongkan
membuat sistem administrator.
Sebelum melakukan operasi ini aplikasi akan meminta konfirmasi.

Pada panel properti ada informasi rinci mengenai dokumen-dokumen dan folder
yang memiliki akses pengguna.
Tab informasi folder
Folder memiliki tab informasi dua - properti dan keamanan.
file dan folder dalam Sampah dapat pasti dihapus dengan mengosongkan
dokumen dan folder
21

Di bawah tab keamanan informasi pengguna apa dan kelompok pengguna
(peran) dapat mengakses kata folder rinci.

b. Informasi Dokumen
Dokumen memiliki minimal tiga tab tab ditambah opsional yang berkaitan
dengan kelompok properti.
Pada tab properti, informasi rinci yang berhubungan dengan ketika diciptakan,
penciptanya, jenis dokumen, tanggal update terakhir, ukuran versi dan sejarah,
status dan jika pengguna atau tidak berlangganan untuk itu (pemberitahuan oleh
layanan email) dan, jika seseorang akan mengedit file atau telah menguncinya,
nama pengguna bertanggung jawab untuk mengatakan operasi.

Dalam tab keamanan, informasi rinci pada pengguna apa dan kelompok
pengguna (peran) dapat mengakses kata dokumen.

Di bawah tab informasi sejarah adalah rinci tentang berbagai versi dokumen,
ditambah penulis mengatakan versi yang berbeda.

22

Ada berbagai pilihan tersedia di sini:
Lihat versi sebelumnya dari dokumen tersebut.
Kembalikan versi sebelumnya dari dokumen tersebut.
Compact sejarah.Pilihan ini akan menghapus seluruh versi dokumen dan
hanya meninggalkan versi yang sama.

13. Security
Opsi keamanan memungkinkan Anda untuk menampilkan dan mendefinisikan
apa yang pengguna dan kelompok memiliki izin untuk dokumen yang spesifik
atau folder.
a. Memodifikasi keamanan
Untuk mengubah hak akses klik tombol "Update". Ini akan menampilkan
apa yang pengguna telah membaca dan menulis izin pada dokumen atau
folder dan Anda dapat mengubah hak akses.

Demikian pula, Anda dapat menambah pengguna dengan membaca atau
menulis izin dari file yang dipilih atau menghapusnya dari daftar.

23

Jika Anda memilih pilihan "Terapkan perubahan secara rekursif" semua
hak keamanan, seharusnya itu menjadi salah satu folder, secara otomatis
akan terjadi secara rekursif untuk folder dan dokumen pada tingkat yang
lebih rendah, Timpa hak istimewa sebelumnya (di mana pun pengguna
memiliki hak untuk mengganti mereka, jika tidak, itu tidak akan
mengubah mereka). Perhatikan bahwa Anda harus memilih opsi
"Terapkan perubahan secara rekursif" sebelum Anda pilih pengguna atau
kelompok untuk melakukan perubahan.
Dalam bagian yang sama kelompok pengguna didefinisikan
(administrator, pengguna) yang memiliki akses untuk membaca atau
memodifikasi isi sistem. Seleksi ini dibuat dengan cara yang persis sama
dengan pengguna.

14. Pencarian
Tab Cari, terletak di kanan atas layar, perubahan panel desktop bagi Cari.
Pencarian dapat dilakukan dengan kata-kata dalam isi dari file, dengan nama
(judul) dari dokumen-dokumen, atau dengan jenis file (tipe MIME),. Demikian
juga menyediakan kata kunci telah dimasukkan ke dalam file, Anda dapat
mencari menggunakan bidang ini. Anda juga dapat membuat grup pencarian
oleh nilai-nilai properti jika mereka telah didefinisikan.
Hasil ditampilkan paginasi dengan 10, 20 atau 30 hasil.
Bintang menunjukkan relevansi dokumen yang ditemukan. Nilai ini didirikan
oleh mesin pencari sesuai dengan bidang pencarian dan hasil ditemukan. Daftar
dokumen yang ditemukan diperintahkan dari terbesar ke paling relevansi.

24

a. Membuat pencarian
Dalam pilihan pencarian yang berbeda aplikasi akan mengembalikan semua
hasil membuat operasi DAN di semua diisi di bidang pencarian.
Pencarian dapat dilakukan oleh:
Dokumen konten.
Nama dokumen.
Kata kunci (dokumen properti tab).
Jenis dokumen (tipe MIME).
Seluruh kelompok properti yang didefinisikan (parametrization).
Oleh pengguna
Tanggal jangkauan.
Hanya dalam beberapa folder.
Pada beberapa konteks atau semua.
Berdasarkan jenis (dokumen / folder / mail)
Hal ini dimungkinkan untuk menggunakan karakter khusus (wildcard) untuk
membuat pencarian, dalam hal ini adalah penting untuk membedakan antara
kasus-kasus berikut:
Di kolom nama, tulis "dokumen". Pencarian akan mengembalikan semua
dokumen yang disebut "dokumen" dengan ekstensi apapun.
Di kolom nama, tulis "* dokumen". Pencarian akan mengembalikan
semua dokumen yang namanya diawali dengan "dokumen".
Di kolom nama, tulis "* OCU"?. Pencarian akan mengembalikan semua
dokumen yang karakter pertama adalah acuh tak acuh, tetapi diikuti oleh
karakter, "OCU".
Setelah pencarian telah dibuat ini dapat disimpan untuk sesi masa depan dengan
memasukkan nama pengenal itu.Stored pencarian akan ditampilkan di panel
samping.
b. Mengeksekusi query disimpan
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu pencarian disimpan.
Double-klik dengan tombol kiri pada pencarian yang disimpan.
Opsi ini menjalankan query, sebelumnya disimpan, menampilkan di ladang
mencari semua nilai

c. Menghapus permintaan disimpan
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu pencarian disimpan.
Pilihan ini akan menghapus konsultasi disimpan.

d. Membuka lokasi dokumen
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu hasil pencarian.
Pilihan ini akan membuka jalan di mana sebuah dokumen tertentu terletak
dan memilih itu.

e. Membuka lokasi folder
Operasi icon:
Tersedia
Pop-up menu hasil pencarian.
25

Mengeksekusi query disimpan
up menu pencarian disimpan.
klik dengan tombol kiri pada pencarian yang disimpan.
mencari semua nilai-nilai yang kata pencarian dijalankan.
Menghapus permintaan disimpan
enu pencarian disimpan.
Pilihan ini akan menghapus konsultasi disimpan.
Membuka lokasi dokumen
up menu hasil pencarian.
lokasi folder
up menu hasil pencarian.

klik dengan tombol kiri pada pencarian yang disimpan.
26

Pilihan ini akan membuka jalan di mana folder tertentu terletak dan memilih
itu.

f. Simpan sebagai berita pengguna
berita Pengguna adalah layanan push yang OpenKM setiap 30 menit
kebakaran pengguna query mencari beberapa berita informasi pengguna.
Hasil akan muncul pada panel kontrol panel baru, dan hasil baru hanya
isi yang telah muncul sejak terakhir kali permintaan telah dieksekusi.
Untuk mengaktifkan permintaan sebagai pengguna berita, cukup tandai
kotak centang pilihan "Simpan sebagai berita pengguna" sebelum
menyimpan query.Anda dapat mengeksekusi query pengguna berita
seperti sebagai permintaan disimpan normal.

g. Pencarian dengan OpenKM
Pencarian wildcard
Untuk melakukan pencarian wildcard karakter tunggal menggunakan
karakter "?" simbol. Pencarian satu karakter wildcard mencari istilah yang
sesuai yang dengan karakter tunggal diganti. Sebagai contoh, untuk
mencari "teks" atau "test" Anda dapat menggunakan pencarian:
te?t
Untuk melakukan pencarian beberapa karakter wildcard menggunakan "*"
simbol. pencarian karakter wildcard Multiple mencari 0 atau lebih
karakter. Sebagai contoh, untuk mencari tes, tes atau tester, Anda dapat
menggunakan pencarian:
test*
Anda juga dapat menggunakan pencarian wildcard di tengah suatu istilah.
te*t
Catatan: Anda tidak dapat menggunakan * atau? simbol sebagai karakter
pertama dari pencarian.

Fuzzy Pencarian
OpenKM fuzzy mendukung pencarian berdasarkan Jarak Levenshtein, atau
Edit algoritma Jarak Jauh. Untuk melakukan pencarian fuzzy
menggunakan tilde, "~", simbol pada akhir sebuah kata Term Single.
Sebagai contoh untuk mencari istilah dalam ejaan yang sama untuk
"mengembara" menggunakan pencarian fuzzy:
roam~
Pencarian ini akan menemukan istilah seperti busa dan menjelajah.

Boolean OperatorsOperator Boolean
operator Boolean memungkinkan persyaratan untuk digabungkan dengan
operator logika. Lucene mendukung AND, "+", OR, operator Boolean
TIDAK dan "-" sebagai operator Boolean (Catatan: harus ALL CAPS).
OR
Operator OR adalah operator bersama default. Ini berarti bahwa jika tidak
ada operator Boolean antara dua istilah, operator OR digunakan. Link
27

operator OR dua syarat dan menemukan dokumen yang cocok jika salah
satu dari istilah-istilah yang ada di dokumen. Simbol | | dapat digunakan
sebagai pengganti kata OR.
Untuk mencari dokumen yang mengandung baik apache "jakarta" atau
hanya "Jakarta" menggunakan query:
"jakarta apache" jakarta
or
"jakarta apache" OR jakarta
AND
Operator DAN pertandingan dokumen di mana kedua istilah ada di mana
saja dalam teks dokumen tunggal. Simbol && dapat digunakan sebagai
pengganti kata DAN.
Untuk mencari dokumen yang mengandung "apache jakarta" dan "Apache
Lucene" menggunakan query:
"jakarta apache" AND "Apache Lucene"

++
The "+" atau operator yang dibutuhkan mengharuskan bahwa istilah
setelah simbol "+" ada suatu tempat di lapangan sebuah dokumen tunggal.
Untuk mencari dokumen yang harus mengandung "jakarta" dan mungkin
berisi "lucene" menggunakan query:
+jakarta lucene
NOT
Operator TIDAK termasuk dokumen yang berisi istilah setelah TIDAK.
Simbol! dapat digunakan sebagai pengganti kata TIDAK.
Untuk mencari dokumen yang mengandung "apache jakarta" tapi tidak
"Apache Lucene" menggunakan query:
"jakarta apache" NOT "Apache Lucene"
Catatan: TIDAK Operator tidak dapat digunakan dengan hanya satu
istilah. Sebagai contoh, pencarian berikut ini akan kembali tidak ada hasil:
NOT "jakarta apache"
--
The "-" atau melarang operator termasuk dokumen yang berisi istilah
tersebut setelah simbol "-".
Untuk mencari dokumen yang mengandung "apache jakarta" tapi tidak
"Apache Lucene" menggunakan query:
"jakarta apache" -"Apache Lucene"
Pengelompokan
Lucene mendukung dengan menggunakan tanda kurung untuk klausa
kelompok untuk membentuk sub query. Ini dapat sangat berguna jika
Anda ingin mengontrol logika boolean untuk permintaan.
Untuk mencari baik jakarta "" atau "apache" dan "website" gunakan query:
(jakarta OR apache) AND website
Ini menghilangkan setiap kebingungan dan memastikan bahwa website
harus ada dan baik istilah atau apache jakarta mungkin ada.
Karakter Khusus
Lucene melarikan diri mendukung karakter khusus yang merupakan
bagian dari sintaks query. Daftar karakter khusus saat ini adalah
28

+ - && || ! + - && | |! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ () () []
^ "* ~?: \
Untuk menghindari ini menggunakan karakter \ di depan karakter. Sebagai
contoh untuk mencari (1 +1): 2 menggunakan query:
\(1\+1\)\:2 \ (1 \ 1 \) \: 2

15. Dashboard
Tab Dashboard, terletak di kanan atas layar, perubahan panel desktop bagi
Dashboard.
Dashboard memiliki beberapa layanan informasi dan utilitas untuk pengguna seperti
pengguna pengguna, umum dan dokumen surat permintaan dokumen spesifik
dilihat, pencarian layanan push (berita), alur kerja tugas, dan peta kata kunci (tag
melihat awan).

Untuk beralih antara utilitas ini user menu ada tombol di atas, opsi yang dipilih
selalu ditandai dengan warna biru.

a. Tampilan pengguna
Pada tampilan informasi pengguna, pengguna dapat mengakses beberapa
pertanyaan menarik tentang operasi pengguna terakhir dengan OpenKM.

Informasi yang tersedia
Locked documents: dokumen dikunci oleh pengguna.
29

Checkout documents: dokumen checkout oleh pengguna.
Last download documents: dokumen download terakhir oleh user.
Subscribed documents: dokumen berlangganan oleh pengguna.
Last modified documents: dokumen diubah oleh pengguna.
Last uploaded documents: dokumen upload oleh pengguna.

Setiap kotak menunjukkan jumlah informasi baru tertunda untuk dapat dilihat
oleh user.

Jika pengguna melakukan klik kiri dengan tombol mouse pada sebuah baris,
OpenKM beralih ke tampilan Desktop dan menavigasi berpikir tujuan dokumen.

b. Tampilan Umum
Pada tampilan informasi umum, pengguna dapat mengakses beberapa
pertanyaan menarik tentang operasi repositori terakhir dengan OpenKM (semua
pengguna tampilan).
Informasi yang tersedia adalah:
Last week top view documents: dokumen lebih dilihat di bawah pekan
lalu.
Last month top viewed documents: dokumen lebih dilihat di bawah
bulan lalu.
Last week top modified documents: dokumen lebih diubah bawah
pekan lalu.
Last uploaded documents: dokumen upload terakhir.
Last modified documents: dokumen diubah terakhir.

30

c. Dashboard keyword map
Pada tampilan keyword map, pengguna dapat mengakses beberapa
tampilan yang menarik tentang peta kata kunci (awan tag) pada
dokumen. Di sana sedang pohon panel, kata kunci yang terkait, kata
kunci atas, dan semua kata kunci.
Related keywords:Semua kata kunci yang terkait dengan kata kunci
yang dipilih (penyaringan opsi).
Top Keywords:Sepuluh digunakan kata kunci yang paling pada
dokumen.
All keywords:Semua kata kunci.

d. Dashboard mail
Pada tampilan informasi mail, pengguna dapat mengakses beberapa pertanyaan menarik
tentang operasi mail terakhir dengan OpenKM.

Electronic mails: Semua mail terakhir diimpor oleh OpenKM.
Attachments: Al terakhir attchments impored oleh OpenKM.

31

e. Dashboard berita
Pada tampilan informasi mail, pengguna dapat mengakses beberapa permintaan
pengguna yang disimpan dalam panel pencarian sebagai "save as berita
pengguna". Hasil tergantung pada bagaimana pengguna membuat pertanyaan
tentang informasi yang ingin menjadi audit secara permanen.

Pertanyaan yang menyegarkan secara otomatis oleh OpenKM dalam 30 siklus
menit.

Setiap permintaan yang dibuat oleh pengguna, berita disimpan sebagai
pengguna pada tampilan pencarian.

F. Tools
1. Bahasa
OpenKM adalah sistem multi-bahasa yang memungkinkan Anda untuk
mengubah bahasa pada antarmuka pengguna setiap saat selama sesi tersebut. Dalam
"/ Tools menu Bahasa", Anda dapat memilih salah satu bahasa diinstal oleh
administrator.

32

2. Tampilan
Tampilan grafis dari sistem dapat diubah pada kehendak pengguna tergantung
pada template yang didefinisikan oleh administrator. Pilihan ini tersedia di "/ menu
Tools Penampilan".

33

G. Bantuan
Menu ini, serta memberikan bantuan pada fungsi OpenKM, memungkinkan Anda untuk
mengirim komentar dan pemberitahuan kesalahan (bug) untuk para pengembang sistem.
Ada, lebih jauh lagi, pilihan untuk meminta Dukungan melalui web pada sistem operasi
atau untuk mengakses forum diskusi OpenKM. Pilihan lain adalah akses ke situs proyek
( http://www.openkm.com ) atau tampilan produk kredit.
Dalam versi catatan Anda dapat menemukan perubahan yang telah dibuat berkenaan
dengan versi sebelumnya.

H. Microsoft Addin
Office Addins yang kompatibel dari versi 2000 ke versi 2007

1. Outlook addin
Outlook addin memungkinkan pengguna untuk memilih beberapa mail dan
mengimpor konten dan lampiran untuk OpenKM.

Mengimpor mail menciptakan struktur folder berdasarkan tanggal surat diterima
(tahun / bulan / hari struktur folder) dan impor ke dalam surat konten OpenKM
tampilan tab mail.
Setelah menginstal Outlook menambahkan itu akan muncul pilihan menu baru
"OpenKM".

a. Konfigurasi OpenKM AddIn
Pertama, Anda harus memilih pilihan menu konfigurasi untuk pengaturan
konfigurasi Anda nilai untuk OpenKM jauh mengakses dari komputer klien.

34

Bila Anda menetapkan nilai konfigurasi Anda dibuat folder OpenKM dalam
folder My pengguna dokumen. Ke folder OpenKM dibuat konfigurasi file
bernama dan file lainnya openkm.xml disebut document.xml yang OpenKM
Addin untuk menyimpan beberapa informasi mengedit dokumen, Anda tidak
mungkin mengedit atau menghapus file ini.

b. Mengimpor mail ke OpenKM
Setelah konfigurasi dibuat, gunakan dapat mengimpor mail ke OpenKM.
Untuk mengimpor mail, pertama pilih satu atau lebih mail dan kemudian
kirimkan Impor pilih ke menu pilihan OpenKM. Setelah impor itu akan
dilakukan itu akan muncul pesan yang menunjukkan j
lampiran diimpor. Mail diimpor dalam surat

2. Word Addin
Word Addinmemungkinkan pengguna meng
mengedit file.

Ketika pengguna upload file baru, menelusuri seluruh tampilan struktur pohon
OpenKM untuk memilih mana ingin meng

OpenKM kata AddIn mendeteksi jika dokumen dibuka oleh pengguna adalah
OpenKM dan memungkinkan atau menonaktifkan beberapa pilihan toolbar.

Setelah menginstal Word Menambahkan itu akan muncul baru "pilihan toolbar
OpenKM" menu.

Detail fungsi sesuai dengan ikon mereka:
Addin konfigurasi
Tambah dokumen baru
35
dilakukan itu akan muncul pesan yang menunjukkan jumlah surat dan
lampiran diimpor. Mail diimpor dalam surat
memungkinkan pengguna meng-upload file baru dan OpenKM
etika pengguna upload file baru, menelusuri seluruh tampilan struktur pohon
mana ingin meng-upload.

Detail fungsi sesuai dengan ikon mereka:
Addin konfigurasi
Tambah dokumen baru
umlah surat dan

upload file baru dan OpenKM
etika pengguna upload file baru, menelusuri seluruh tampilan struktur pohon
Upload diubah dokumen (check
Bantuan

a. Konfigurasi OpenKM AddIn
Pertama, Anda harus memilih pilihan panel alat OpenKM untuk pengaturan
Jika Anda punya OpenKM AddIn lainnya belum terpasang itu tidak
diperlukan.

Bila Anda menetapkan nilai konfig
dalam folder My
konfigurasi file bernama dan file lainnya
document.xml yang OpenKM Addin untuk menyimpan beberapa informasi
mengedit dokumen, Anda tidak mungkin me

36

Konfigurasi OpenKM AddIn

Bila Anda menetapkan nilai konfigurasi Anda dibuat folder OpenKM
folder My pengguna dokumen. Ke folder OpenKM dibuat
konfigurasi file bernama dan file lainnya openkm.xml
yang OpenKM Addin untuk menyimpan beberapa informasi
mengedit dokumen, Anda tidak mungkin mengedit atau menghapus file ini.
folder OpenKM
Ke folder OpenKM dibuat
openkm.xml disebut
yang OpenKM Addin untuk menyimpan beberapa informasi
ngedit atau menghapus file ini.

b. Meng-upload file baru
Setelah melakukan klik di
muncul tampilan browser pohon. Anda harus memilih folder di mana Anda
ingin meng-upload file.

Klik Tombol Kirim,
akan muncul pesan pemberitahuan.

c. Edit dokumen OpenKM
Setelah melakukan klik di
browser navigator. Anda harus menavigasi di folder dan pilih dokumen yang
akan diedit.

37
upload file baru
Setelah melakukan klik di menambahkan tombol dokumen baru, itu akan
upload file.

Kirim, dan setelah dokumen itu akan di-upload ke OpenKM itu
akan muncul pesan pemberitahuan.

Edit dokumen OpenKM
Setelah melakukan klik di mengedit dokumen tombol, ia akan muncul
menambahkan tombol dokumen baru, itu akan
upload ke OpenKM itu
mengedit dokumen tombol, ia akan muncul

Bila Anda punya beberapa dokumen OpenKM
Upload modified document
toolbar option.Untuk upload modified document
membatalkan editing dokumen,

3. Excel Addin
Excel Addinmemungkinkan pengguna meng
mengedit file.

Ketika pengguna upload file baru, menelusuri

OpenKM excel AddIn mendeteksi jika dokumen dibuka oleh pengguna adalah

4. PowerPoint Addin
PowerPoint Addin m
OpenKM mengedit file.

OpenKM PowerPoint AddIn mendeteksi jika dokumen dibuka oleh pengguna
adalah OpenKM dan memungkinkan atau menonaktifkan beberapa pilihan
toolbar.

38
Bila Anda punya beberapa dokumen OpenKM yang dibuka, akan diaktifkan
Upload modified document (check-in) dan Cancel document edit
upload modified document , gunakan Untuk
membatalkan editing dokumen, gunakan
memungkinkan pengguna meng-upload file baru dan OpenKM
OpenKM untuk memilih mana ingin meng-upload.
memungkinkan pengguna meng-upload file baru dan
OpenKM mengedit file.
OpenKM untuk memilih mana ingin meng-upload.

dibuka, akan diaktifkan
ent edit, di
Untuk
upload file baru dan OpenKM
seluruh tampilan struktur pohon
upload file baru dan
39

16. Tautan virtual
Adakalanya dokumen kertas tetap wajib ada (misal surat penting, ijazah, dll),
selain versi dokumen elektroniknya. Adakalanya bahkan untuk arsip lama yang belum
ada versi elektroniknya (semua berbentuk kertas), pencarian bisa memakan waktu.
Untuk mempercepat proses pencarian, bisa dibuat tautan virtual (link) yang
mensimulasikan dimana berkas kertas disimpan. Misal suatu ijazah berada di ruang A,
rak 3, baris 5, laci 9, maka mestinya dibuatkan file virtual dan disimpan ke folder
dengan struktur /ruang A/rak 3/baris 5/laci 9. File virtual ini bisa saja file sederhana,
misal file teks biasa dengan nama yang mencerminkan (misal) no_mhs dari ijazah yang
ditautkan.

Solusi yang lebih elegan mestinya dengan mengkonversi menjadi berkas
elektronik, menguploadnya ke sistem dan memberinya tag / keyword yang sesuai
dengan apa yang disimpan. Dengan demikian pencarian akan lebih cepat dilakukan
1. Workflow
Fitur ini memungkinkan konsep paperless office (kantor tanpa kertas), minimal
bisa menguranginya (less paper). Lewat workflow ini, pengguna bisa menginisiasi task
(tugas) yang harus dikerjakan oleh pengguna lain yang ditugaskan. Pengguna yang
diserahi tugas akan mendapat notifikasi di explorer dan dashboardnya sehingga tidak
diperlukan lagi kertas untuk mengalirnya suatu proses. Selain itu aliran task juga lebih
rancak karena tidak perlu lagi diantar ke meja petugas bersangkutan, tetapi langsung
sampai di dashboard tujuan.

Workflow ini merupakan fitur add-on yang harus dikustomisasi sendiri dengan
task yang spesifik yang ada di organisasi. Kustomisasi bisa dilakukan lewat semua
aplikasi yang mendukung definisi task berbasis java JBPM versi 3, misal eclipse galileo
(eclipse versi 3.4). Membuat definisi task workflow yang baru memerlukan sedikit
programming dan diluar scope pelatihan ini.

Workflow selalu terkait dengan dokumen, sehingga untuk menjalankan workflow
ini (tentunya workflow yang sudah didefinisikan dan diupload ke sistem oleh admin),
sehingga harus dipilih dulu dokumen yang terkait dengan task yang akan diberikan lalu
klik gambar icon roda gigi di dashboard.

Berikut adalah contoh inisiasi task dengan nama Disposisi, task ini akan otomatis
menotifikasi user terkait dengan task yang harus mereka kerjakan.

Menginisiasi workflow

40

Penugasan juga bisa dilakukan ke sekelompok orang (semacam fardhu kifayah
analoginya), misalkan saja DA punya 5 petugas untuk urusan PPMB dan diberi nama
group : admisi (misal saja). Penugasan ke kelompok tidak akan langsung memunculkan
notifikasi ke dashboard 5 petugas tersebut tetapi muncul di Pending Task. Selanjutnya
pengguna dalam group tersebut bisa mengklaim task yang akan dia handle. Setelah di
klaim, baru muncul notifikasi task dari pengguna bersangkutan. Jadi semisal ada 10 task
(tugas), petugas pertama bisa saja klaim task 1, petugas kedua memborong 4 task
berikutnya, sisanya diklaim petugas ke 3.

Task dilayar workflow dari pengguna yang diserahi tugas

41

Notifikasi di Status bar yang menunjukkan adanya 3 task untuk pengguna
bersangkutan

Manual EDOC

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual EDOC

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Operasional eDocument

Universitas Islam Indonesia

Anda mungkin juga menyukai