Anda di halaman 1dari 62

Project Title : E-Journal Sistem Informasi ITS

Project Start Date : 25 Februari 2013 Project Finish Date : 3 Juni 2013
Budget Information : Perusahaan sudah mengalokasikan dana sebesar Rp. 80.000.000,00 untuk proyek ini. Dan sebagian
besar dari dana tersebut akan digunakan untuk membayar gaji karyawan dan juga membeli peralatan untuk implementasi
sistem.
Project Manager : Hufadz Izzudin
Project Objectives : Membangun sebuah sistem repositori / fasilitas e-journal yang masuk dalam jurusan Sistem Informasi ITS
misal journal-journal dari acara SESIND, ISICO, dll. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa Sistem Informasi ITS
maupun para akademisi luar dalam pencarian journal yang berhubungan deng teknologi informasi. Adanya sistem/fasilitas ini
juga diharapkan bahwa nantinya proses dokumentasi journal yang ada di jurusan sistem informasi ITS dapat digunakan
referensi para mahasiswanya serta akademisi umum, sehingga secara tidak langsung, dengan adanya e-journal ini juga
sebagai media promosi jurusan sistem informasi ITS ke dunia Global.
Main Project Success Criteria : Project selesai pada akhir semester genap 2012-2013
Approach :
* Riset tentang user behaviour dan juga pengetahuannya tentang IT
* Melakukan interview terhadap akademisi yang aktif dalam pembuatan jurnal
* Memanage semua resources (buku, pegawai, peminjam, dll) dan memahami role masing-masing
* Membangun sistem dengan menggunakan OJS dan menggunakan iterative approach
* Mencari cara untuk meningkatkan sekuritas dan kecepatan akses

ROLES AND RESPONSIBILITIES
Name Role Position Contact Information
Huffadz Izzudin Project Manager
General Manager of Nymphs
Project House
rachmatarif@live.com
Rusdi Kurniawan Team Member
Marketing Manager of Nymphs
Project House
Rachmat Arif Team Member
Finance Manager of Nymphs
Project House

Feddy Anugerah P Team Member
IT Manager of Nymphs Project
House
Izzano Monzila Team Member
Operational Manager of
Nymphs Project House

Ridho Zulandra Team Member
HRD Manager of Nymphs
Project House

Ridho Azhario Team Member
HRD Manager of Nymphs
Project House

Advisor Asisten Praktikum MPTI C
Advisor Asisten Praktikum MPTI C
Sign Off :
Comments :


2
1. PROJECT SCOPE MANAGEMENT
1.1 COLLECT REQUIREMENTS
1.1.1 REQUIREMENT DOCUMENTATION
E-journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS :Requirements Document (version
1.0)
Project: E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS
Date(s): 06/03/2013
Prepared by: Kelompok 7
1.1.1.1.1 Introduction
Dokumen ini berisi persyaratan sistem untuk Proyek Pembuatan E-J ournal Sistem I nformasi I TS
menggunakan authentikasi email I TS. Persyaratan ini diambil berdasarkan dari kebutuhan yang di ambil dari
beberapa sumber, salah satunya adalah Project Charter yang disetujui oleh semua pihak yang terkait dengan
pembuatan E-Jornal Sistem Informasi ITS.
1.1.1.1.2 How to Use This Document
Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana dokumen ini dikaji dari dan oleh siapa yang berhak untuk
memperoleh dokumen ini(type of reader).
Type of Reader
Beberapa jenis pembaca yang akan mengkaji dokumen ini sebagai panduan untuk melaksanakan Proyek
Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS.
1. Manager Proyek
Penanggungjawab atas pelaksanaan proyek.
Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek.
Menentukan project deliverables.
Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.
Menyetujui atau tidak setiap aktivitas yang berkaitan dengan proyek ini.
2. System Analist
Melakukan analisa requirement.
Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan.
Perencanaan dan menganalisa desain.
Merancang sistem interaksi untuk sistem yang akan dibangun
Melakukan presentasi terhadap desain yang sudah dirancang kepada manager
proyek untuk mendapatkan persetujuan.
3. Programmer
Membuat implementasi dari design.
Melakukan bug fix.
4. Administrator dan Dokumentator
End-user mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan
sistem.
Melakukan system testing.


3
Membuat dokumentasi testing.
Membuat dokumentasi sistem.
Membuat petunjuk penggunaan sistem.
5. End-user:
Mendapatkan media alat bantu untuk mengakses informasi mengenai jurnal
yang dipublikasikan di SESINDO atau tidak.
Mendapatkan automasi informasi mengenai track-record user di E-Journal
Sistem Informasi ITS.
Technical Background Required
Latar belakang teknis yang diperlukan untuk memahami dokumen secara umum.Selain itu juga terdapat
kebutuhan fakta atau pemahaman yang dibutuhkan untuk bagian tertentu.
1) Identifikasi
Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem pada Proyek Pembuatan E -
Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS, yaitu
pembangunan syarat dari semua elemen yang dibutuhkan oleh sistem.
2) Analisa
Menganalisa kebutuhan sistem yang akan dilakukan sesuai dengan informasi
kebutuhan stakeholder yang telah diidentifikasi sebelumnya.
3) Coding
Menerjemahkan kebutuhan sistem ke dalam bahasa yang bisa dimengerti oleh
komputer.
4) Testing
Pengujian eksternal fungsional untuk mencari dan menemukan kesalahan-
kesalahan dan memastikan hasil yang aktual sesuai dengan kebutuhan.
5) Maintenance
Authentikasi Email ITS yang sudah berhasil pada SI Library dan konsumen bisa
menggunakannya.Namun, pemeliharaan diperlukan untuk menunjang kinerja dari
sistem yang ada.
1.1.1.1.3 Scope of The Product
Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS memberikan banyak
kemudahan untuk mengakses dan memasukkan jurnal kesetiap stakeholder. Proyek E-Journal Sistem Informasi
ITS menggunakan authentikasi email ITS ditunjukan untuk:
Stakeholder ManfaatUtama Peran
Mahasiswa Mahasiswa bisa mengakses,
mendownload dan mereview
jurnal sebagai bahan referensi
untuk Tugas Akhir atau yang
lain
Sebagai Reviewer
Sebagai Penguji sistem
Dosen SI ITS Sebagai Editor
Sebagai Reviewer
Sebagai Penguji Sistem
Karyawan SI ITS Sebagai Reviewer


4
Sebagai Penguji Sistem
Kepala Jurusan SI Memberikan keputusan
strategis yang terkait dengan
kebijakan dalam proyek pada
tingkat Jurusan.

1.1.1.1.4 Business Case for the Product
1. Mengapa Produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi
email ITS diperlukan?
Karena Jurusan Sistem Informasi ITS membutuhkan suatu tempat untuk
mendokumentasikan hasil karya jurnal yang juga dipublikasikan ke event SESINDO
dan kebutuhan untuk mencari sumber referensi yang terkait dengan Sistem
Informasi.
2. Bagaimana Produk ini akan berkontribusi terhadap Institut Teknologi
Sepuluh Nopember?
Dengan adanya E-Journal ini diharapkan jurusan Sistem Informasi ITS akan menjadi
terkenal karena banyaknya jurnal yang dibuat dan dapat menarik minat orang
untuk memperdalam ilmu di Sistem Informasi ITS .
2.1.1.2 General description
1.1.1.2.1 Product Perspective
1. Mengapa memilih mengembangkan produk ini?
Untuk mempermudah mencari dan mempublikasi jurnal sebagai bahan referensi
yang dibutuhkan.
2. Apa yang dibutuhkan untuk service?
Sistem E-Journal ini dibangun untuk mempermudah.Dengan berbasis website
sehingga semua civitas Sistem Informasi ITS dapat mengaksesnya darimana saja.
3. Siapa stakeholder utama?
Stakeholder utama adalah semua civitas yang ada di jurusan Sistem Informasi
ITS
1.1.1.2.2 Product Functions
1. Apa yang bisa dilakukan produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan
authentikasi email ITS?
Beberapa yang bisa dilakukan dengan menggunakan E-Journal Sistem Informasi
ITS dengan menggunakan authentikasi email ITS adalah:
a. Mempermudah dalam pencarian abstract jurnal.
b. Mempermudah untuk mencari jurnal yang diperlukan.
c. Mempermudah dalam publikasi jurnal ilmiah.
2. Kegiatanapa yang bisa dilakukan oleh pengguna?


5
a. Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal
b. Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal
c. Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal
d. Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal
1.1.1.2.3 User Characteristics
Siapa yang diharapkan untuk menggunakan produk jadi dari Proyek Pembuatan E-Journal Sistem
Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS?
Semua civitas yang ada di Sistem Informasi ITS
1.1.1.2.4 General Constraints
Kendala umum yang dihadapi dalam sistem produk jadi proyek ini adalah
User tidak memahami cara kerja publikasi jurnal secara rinci
1.1.1.3 Specific Requirements
1.1.1.3.1 User Requirements
Kebutuhan user adalah sebagai berikut:
a. Adanya sistem autentikasi user dengan email ITS
b. Adanya fitur SEO yang bisa mencari secara cepat dan tepat.
1.1.1.3.2 Reporting requirements
Feature yang akan diberikan dalam E-J ournal Sistem I nformasi I TS
Fitur subscribe via E-Mail
-Berlangganan berita/notifikasi yang akan diberitahukan melalui email
Fitur Search
-Untuk Mencari secara tepat topik yang ingin dicari
Fitur Submission
-Untuk mengupload file jurnal berformat PDF atau Doc.
Fitur Log-In
-Untuk authentikasi
Fitur Current
-Mengetahui isu isu terbaru pada jurnal
Fitur Journal Help
-Berisi penjelasan fitur fitur yang ada dan tata cara menggunakannya
Fitur Archieve
-Berisi Jurnal yang dipublikasi yang telah disetujui
1.1.1.4 Security Requirements
Admin yang bertugas memanage user.
Menanggulangi akses dengan role yang tidak sesuai.
Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal
Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal


6
Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal

Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal

1.1.2 ReQuirements Management plaN
Pengumpulan kebutuhan stakeholder dilakukan melalui beberapa metode :

1 Interview
Metode wawancara dengan beberapa pertanyaan mengenai kebutuhan kepada stakeholder
yang terkait langsung pada pengembangan proyek, yaitu Koordinator Infrastruktur, Dosen
Jurusan Sistem Informasi, administrator SI mengenai aspek -aspek kebutuhan pada
website.

2 Group decision making
Proses penilaian alternatif berganda dengan hasil yang diharapkan dalam bentuk resolusi
tindakan masa depan. Teknik ini dapat digunakan untuk menghasilkan,
mengklasifikasikan, dan memprioritaskan kebutuhan sistem.
3 Observation
Pengamatan terhadap sistem yang saat ini terkait dengan kegiatan, teknologi, dan fasilitas
lainnya yang terkait dengan proyek.
Categories:
Tim pengembang mengklasifikasikan kebutuhan klien menjadi 2 kategori dengan masing
masing sub kategori, yaitu sebagai berikut :
1 Functional Requirements
Content / Pages
Features
Integration
2 Non Funcional Requreiments
Security
Reliability
Operability
Configuration Management
Prioritization:
Berdasarkan dokumentasi kebutuhan yang telah dilakukan, prioritas kebutuhan adalah sebagai
berikut:


7
Stakeholder Requirement Category Priority
Koordinator Infrastruktur Login menggunakan email ITS Fungsional >>
Keamanan
1
Dosen Jurusan Sistem
Informasi
Mengupload konten informasi
berupa teks (pdf) ke dalam
website
Review E-Jurnal
Editor E-Jurnal
Fungsional >>
Konten
2
Civitas Jurusuan Sistem
Informasi selain Dosen
Menggunakan dan akses E-Jurnal Kebutuhan Non
Fungsional
3
Administrator IT Jurusan
Sistem Informasi
Konfigurasi E-Jurnal
Maintenance E-Jurnal
Fungsional >>
Integrasi
1

Traceability:
Ruang lingkup untuk proyek ini didefinisikan melalui proses pengumpulan kebutuhan secara
komprehensif. Pertama, analisis menyeluruh dilakukan pada website saat ini perusahaan
perangkat lunak berdasarkan karyawan dan feedback pengguna. Dari informasi ini, tim proyek
mengembangkan dokumen kebutuhan proyek, rencana pengelolaan kebutuhan, dan matriks
ketertelusuran kebutuhan untuk pencapaian akhir aplikasi perangkat lunak.
Deskripsi proyek dan deliverable dikembangkan berdasarkan proses pengumpulan kebutuhan
dalam desain perangkat lunak, dukungan teknis, pemrograman dan aplikasi website. Proses
mengumpulan kebutuhan untuk website akan menghasilkan kebutuhan perangkat lunak yang
mendukung proses E-Jurnal yang belum berjalan dengan baik.
Configuration Management:
Perubahan ruang lingkup proyek dapat dilakukan maksimal 1 bulan setelah proyek ini
dimulai
Adapun prosedur perubahan proyek adalah sebagai berikut :
Manager Proyek, Sponsor dan Stakeholder akan menetapkan dan menyetujui dokumen
untuk mengukur ruang lingkup proyek yang mencakup checklist kualitas deliverable dan
pengukuran kinerja.
Perubahan ruang lingkup dapat diusulkan oleh Manajer Proyek, Stakeholder atau anggota
tim proyek.
Semua permintaan perubahan akan diserahkan kepada Manajer Proyek yang kemudian
akan mengevaluasi perubahan lingkup yang diminta.
Setelah permintaan perubahan lingkup diterima, Manajer Proyek akan mengajukan
permintaan perubahan ruang lingkup kepada Dewan Pengendalian Perubahan dan
Sponsor Proyek untuk disetujui.
Setelah persetujuan perubahan lingkup oleh Dewan Pengendalian Perubahan dan
Sponsor Proyek, Manager Proyek akan memperbarui semua dokumen proyek dan
mengkomunikasikan perubahan ruang lingkup untuk semua stakeholder.


8

Verification:
Beberapa metode yang digunakan untuk memverifikasi kebutuhan antara lain:
1 Observation
Metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat
dan langsung di lapangan, apakah pemilihan kebutuhan sudah tepat sesuai kondisi saat
ini dan dapat berjalan dengan benar pada sistem yang ada
2 Measurement
Suatu kegiatan membandingkan kebutuhan dengan ukuran tertentu untuk mendapatkan
nilai atau akurasi kebutuhan itu. Pengukuran dilakukan dan sifatnya kuantitatif.
3 Testing
Tiap aktivitas yang digunakan untuk dapat melakukan evaluasi suatu atribut atau
kemampuan dari program atau sistem dan menentukan apakah kebutuhan telah benar
atau harus diubah.

1.1.1 Requirements traceability matrix

Collect Requirement

Diantara banyaknya proses untuk collect requirment, maka kami telah juga mengajukan untuk
bebrapa solusi untuk membuat kebutuhan proyek terlakasana, dengan metode interview
techniques dan juga group decision making techniques, juga akan membantuk kita sebagai
project manager untuk melakukan tugasnya, oleh karena itu terdapat beberapa hasil interview
kami dengan para stakeholder yang mempunyai wewenang untuk hasil output dari proyek ini.
User Needs
Environment
Apa saja yang menjadi lingkungan bisnis system ?
Informasi merupakan salah satu kebutuhan kita dimana kita sekarang sudah masuk ke dalam
masa atau zaman era teknologi, jadi semua informasi dari penjuru dunia akan sangat mudah
terbaca bagi kita yang sudah paham tentang informasi dan dari informasi ini pula kita juga
mengetahui apa saja yang ada didunia, kejadian apa saja, serta informasi terupdate apa saja yang
sekarang secara ilmiah. Web E-Jurnal Jurusan Sistem Informasi ITS di intrgrasikan dengan
official website SI ITS menyediakan informasi tersebut.

Apa saja lingkungan fisik system ?


9
Aplikasi ini berbasis web dimana nantinya atau outputnya bisa diimplementasiakan dan dilihat
oleh banyak kalangan dengan mudah, karena berdasar informasi, maka hal ini yang menjadikan
web ini berisikan seluruh Jurnal yang ada di Jurusan Sistem Informasi ITS.

Stakeholders / Actors
User
Dalam proses pembuatannya, website E-Jurnal SI ITS ini menyajikan beberapa bentuk informasi
antara lain menggunakan file jurnal yang telah diupload, ataupun dengan menyajikan link lain
yang mendukung informasi tersebut. User menginginkan kemudahan dalam penggunaan website
E-Jurnal SI ITS, serta terdapat informasi yang sangat jelas dan menu help pada website.
Kebutuhan Utama
Memberikan kebutuhan informasi tentang Jurnal yang ada di Jurusan SI ITS ataupun
jurnal-jurnal yang masuk pada acara atau event-event SI ITS.
Berinteraksi dengan dengan pengguna.
Fitur-fitur menarik sehingga mudah dimengerti user
Interface yang baik




10
Requirement Information Relationship Traceability
ID Requirement Priority Catego
ry
Source Relates to
Objective
Manifests in WBS
Deliverable
Verification Validation
1. 3 TampilanHalam
anprofil
1 Page Interview&
Brainstorming
1 1.2.4.1 Testing Testing
Checklist
2. 4 TampilanHalam
anberitaterkini
1 Page Interview&
Brainstorming
1
1.2.4.2
Testing Testing
Checklist
3. 5 TampilanHalam
an menu menu
1 Page Interview&
Brainstorming
1 1.2.4.3 Testing Testing
Checklist
4. 6 TampilanHalam
angaleridokume
ntasikegiatan
1 Page Interview&
Brainstorming
1 1.2.4.4 Testing Testing
Checklist
5. 7 Posting konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&video
dokumentasi)
2 Fitur Interview&Brai
nstorming
1 1.2.6.1 Testing Testing
Checklist
6. 8 Editing konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&videodoku
mentasi)
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.2 Testing Testing
Checklist
7. 9 Deleting konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&videodoku
mentasi)
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.3 Testing Testing
Checklist
8. Updating konten
website (artikel,
berita, menu
terbaru,
foto&videodoku
mentasi)
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.4 Testing Testing
Checklist
9. 1
0
Forum untuk
Social
Networking
2 Fitur Interview&
Brainstorming
1 1.2.6.5 Testing Testing
Checklist


11

TUGAS
DEFINE ACTIVITY .............................................................................................................. 12
Activity list ....................................................................................................................................................... 12
Activity attribute LIST ..................................................................................................................................... 21
Milestone list ..................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
SEQUENCE ACTIVITY ....................................................... Error! Bookmark not defined.
project schedule network diagram ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
Estimate activity duration .................................................................................. Error! Bookmark not defined.
ACTIVITY DURATION ESTIMATES ........................................................ Error! Bookmark not defined.
Duration Estimates Worksheet .......................................................................... Error! Bookmark not defined.
Analogus estimate .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
Milestones Activity ............................................................................................ Error! Bookmark not defined.
PROJECT DOCUMENT UPDATES ................................................................ Error! Bookmark not defined.
RISK REGISTER .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.



12

PROJECT TIME MANAGEMENT
DEFINE ACTIVITY
Activity list
Adapun daftar aktivitas dalam pengerjaan proyek ini, yakni sebagai berikut.
ID ACTIVITY DESCRIPTION OF
WORK
1. Fase Identifikasi Identifikasi kebutuhan
customer yang
dibutuhkan terkait
dengan E-Journal
1.1 Identifikasi Kebutuhan Pihak yang terlibat :
Client
Project Manager
Penggalian kebutuhan
yang dilakukan oleh tim
proyek (developer) untuk
menentukan kebutuhan
dan batasan pengerjaan
proyek E-Journal
1.1.1 Pembagian JobDesk Pada tahap ini project
manager dana team
project membagi jobdesk
masing-masing, untuk
menentukan kebutuhan
project.
1.1.2 Pertemuan dengan
Client
Pada pertemuan dengan
client ini, kami menggali
kebutuhan langsung dari
owner.


13
1.1.3 Monitoring dan
Evaluasi
Pada tahap monitoring
dan evaluasi kali ini kami
memonitoring hasil
penggalian kebutuhan
yang telah kami dapat
saat pertemuan dengan
project owner/client.
Selain itu juga
mengevaluasi semua
ketercapaian pada tahap
ini.
1.1.4 Pembuatan Project
Charter
Membuat project charter
dari kebutuhan yang
sudah di tentukan.
1.2 Identifikasi
Stakeholder
Pihak yang terlibat :
Client
Manager proyek
Menentukan siapa saja
stakeholder terkait
dengan proyek E-Journal
dan stakeholder lain yang
mempengaruhi secara
langsung maupun tidak
langsung
1.2.1 Meeting Stakeholder Bertemu dengan client
untuk membahas siapa
saja stakeholder yang
terlibat dalam pembuatan
proyek E-Journal
1.2.2 Monitoring dan
Evaluasi
Pada tahap monitoring
dan evaluasi kali ini kami


14
memonitoring hasil
penggalian kebutuhan
yang telah kami dapat
saat pertemuan dengan
stakeholder. Selain itu
juga mengevaluasi
semua ketercapaian
pada tahap ini.
1.2.3 Penandatanganan
Project Charter
Pada tahap ini client
akan menandatangani
project charter yang
sudah kami buat.
2. Fase Analisis dan
Design
Melakukan
perencanaan mengenai
proyek yang akan
dikerjakan serta
merancang design
yang sesuai
berdasarkaan
kebutuhan yang
diperoleh dari tahap
sebelumnya.
2.1 Analisa Kebutuhan Pihak yang terlibat :
Surveyor
Manajer proyek
Menganalisa kebutuhan
user yang telah
teridentifikasi di tahap
sebelumnya, apakah
benar-benar dibutuhkan
apa tidak dan apakah
fungsi tersebut bisa


15
diimplementasikan atau
tidak. Membuat use case
diagram untuk setiap
pengguna website.
2.1.1 Pembuatan Use Case
Scenario
Pada tahap ini, hasil dari
kebutuhan dari sistem
akan dibuat sebuah use
case scenario untuk
merepresentasikan
proses yang terjadi dari
kebutuhan yang sudah
ditentukan.
2.1.2 Pembuatan dokumen
SKPL (Spesifikasi
Kebutuhan Perangkat
Lunak)
Berdasarkan usecase
yang telah dibuat, lalu
diteruskan ke dalam
pembuatan dokumen
SKPL untuk diserahkan
kepada programmer
untuk dibuatkan sistem
yang dimaksud.
2.2 Arsitektur Desain Pihak yang terlibat :
Desainer
System Analyst
Membuat asitektur
desain yang sesuai
dengan kebutuhan yang
telah didapatkan dan
menganalisa semua hasil
desain awal serta
menyesuaikan kebutuhan
dengan desain.Lalu dari
tahap ini akan dihasilkan
sebuah user interface.


16
2.2.1 Pembuatan User
Interface
Pada tahap ini akan
dirancang sebuah user
interface untuk proyek E-
Journal.
2.2.2 Pembuatan
Dokumentasi UI
Pada tahap ini akan
mendokumentasikan
hasil User Interface yang
telah dibuat pada tahap
sebelumnya.
2.3 Management Resiko Pada tahap ini akan
dirancang sebuah risk
management untuk
penanganan resiko yang
akan terjadi pada fase-
fase selanjutnya.
2.4 Monitoring dan
Evaluasi
Mengadakan rapat untuk
membahas tentang
analis dan design yang
telah dibuat
2.5 Fixing Problem Melakukan pembenaran
terhadap design yang
dibuat apabila terjadi
kesalahan.
3. Fase Programming Proses melakukan
pengembangan aplikasi
(membangun source
code)
3.1 Pengembangan Front
End
Pihak yang terlibat :
Programmer
Pengembangan website
(coding) untuk front end
website berdasarkan
dengan User Interface
dan document SKPL
yang telah dibuat
sebelumnya.
3.1.1 Pembuatan Fitur-Fitur
Pada Front-End
Membuat Fitur
berdasarkan dokumen


17
SKPL yang telah dibuat.
3.2 Pengembangan Back
End
Pihak yang terlibat :
Programmer
Pengembangan website
(coding) untuk front end
website berdasarkan
dengan User Interface
dan document SKPL
yang telah dibuat
sebelumnya.
3.2.1 Pembuatan Fitur-Fitur
Pada Back-End
Membuat Fitur
berdasarkan dokumen
SKPL yang telah dibuat.
3.3 Monitoring dan
Evaluasi
Melakukan monitoring
dan evaluasi selama
masa pemrograman
serta melakukan fixing
problem ketika
menemukan masalah
dalam tahap ini.
4. Fase Implementasi
dan Uji
Proses
mengimplementasikan
proyek yang telah
dibuat dan menguji-
coba proyek
4.1 Implementasi Melakukan
implementasi E-Journal
pada server yang telah
dibeli
4.1.1 Pengurusan
Perijinan
Mengurus perijinan
terhadap stakeholder


18
terkait implementasi
proyek.
4.1.2 Pengadaan Server
dan Perlengkapan
Pembelian server dan
perlengkapan yang
mendukung kinerja
proyek yang akan
diimplementasikan.
4.1.3 Instalasi Server Melakukan setting dan
instalasi proyek ke
server yang sudah
dibeli serta mengatur
jaringannya.
4.2 Testing Pihak yang terlibat :
Project Manager
Stakeholder
Menguji E-Journal yang
telah ready kepada
stakeholder
4.2.1 Testing Fungsional
Requirement
Mengetes apakah
fungsional
requirementnya sudah
berjalan seperti yang
diharapkan client.
4.2.2 Testing Non
Fungsional
Requirement
Mengetes apakah
fungsional
requirementnya sudah
berjalan seperti yang
diharapkan client.
4.3 Checking & Reviewing Pihak yang terlibat :
Sponsor (klien)
Manager proyek


19
Programmer
Melakukan check dari
awal, dimulai dari project
chrater yang dibuat,
apakah produk sudah
sesuai dengan
kebutuhan yang sudah
diidentifikasikan di awal.
Jika belum sesuai maka
programmer akan
melakukan perbaikan
lanjut.
4.3.1 Checking Document
dan Reviewing
Pada tahap ini akan
dilakukan proses check
dan review terhadap
feedback dari client
tentang proyek yang
telah diujicobakan.
4.3.2 Fixing Problem Melakukan pembenaran
apabila ada
ketidaksesuaian dari
proyek yang sudah
diimplementasikan.
5. Closing Proses penutupan
proyek yang telah
selesai serta
penyerahan project
yang telah jadi beserta
dokumen-dokumen
pendukung dan
pelengkap.
5.1 Pembuatan User
Guide
Pihak yang terlibat :
Programmer
Tim Proyek


20
Pembuatan tutorial
kepada pihak klien
terhadap produk hasil
pengerjaan tim proyek
5.1.1 Dokumentasi
Penggunaan Aplikasi
Membuat sebuah
dokumen mengenai cara
penggunaan aplikasi E-
Journal
5.1.2 Penyerahan
Dokumentasi User
Guide
Menyerahkan hasil user
guide kepada client dan
stakeholder lainnya.
5.2 Laporan Document
Akhir
Pihak yang terlibat :
Project Manager
Team Project
Mengumpulkan
dokumentasi proyek dari
awal hingga akhir
pembuatan proyek serta
rangkuman dari
keseluruhan project.
5.2.1 Pembuatan Laporan
Akhir Proyek
Pada tahap ini semua
dokumen akan
dirangkum menjadi
Laporan Akhir Proyek.
5.2.2 Penyerahan Laporan
Akhir Proyek
Penyerahan Laporan
Akhir Proyek kepada
Client.
5.2.3 Presentasi Proyek
Akhir
Melakukan presentasi
kepada para
stakeholder beserta
client bahwa proyek
telah selesai.






21
Activity attribute LIST

ID
ACTIVI
TY
DESCRIPTION OF
WORK
PREDECE
SSOR
RELATIONS
HIP
LEA
D
OR
LAG
SUCCESSOR
1
Fase
Identif
ikasi
Identifikasi
kebutuhan
customer yang
dibutuhkan
terkait dengan E-
Journal

Pertemuan
pertama dengan
klien
1.1
Identif
ikasi
Kebut
uhan
Penggalian
kebutuhan yang
dilakukan oleh tim
proyek (developer)
untuk menentukan
kebutuhan dan
batasan pengerjaan
proyek E-Journal
Pertemuan
pertama
dengan
klien
Strong -
Dokumen yang
Mencatat
Kebutuhan
Customer
1.2
Identif
ikasi
Stakeh
older
Menentukan siapa
saja stakeholder
terkait dengan
proyek E-Journal
dan stakeholder
lain yang
mempengaruhi
secara langsung
maupun tidak
langsung
Pertemuan
dengan
Client
medium Lag
Menentukan
Stakeholder
2



Fase
Analis
is dan
Design
Melakukan
perencanaan
mengenai proyek
yang akan
dikerjakan serta
merancang design
yang sesuai
berdasarkaan
kebutuhan yang
diperoleh dari
tahap
sebelumnya.
Penandata
nganan
proyek
charter
Strong

Lea
d
Wawancara
kebutuhan
stakeholder
2.1 Analis
a
Menganalisa
kebutuhan user
Diskusi
dengan
Strong Lead
Identifikasi
kebutuhan
pengguna dan


22
Kebut
uhan
yang telah
teridentifikasi di
tahap sebelumnya,
apakah benar-benar
dibutuhkan apa
tidak dan apakah
fungsi tersebut bisa
diimplementasikan
atau tidak.
Membuat use case
diagram untuk
setiap pengguna
website.
klien software
2.2
Arsite
ktur
Desain
Membuat asitektur
desain yang sesuai
dengan kebutuhan
yang telah
didapatkan dan
menganalisa semua
hasil desain awal
serta menyesuaikan
kebutuhan dengan
desain.Lalu dari
tahap ini akan
dihasilkan sebuah
use case scenario.
Pembuatan
arsitektur
sesuai
dengan
identifikasi
kebutuhan
medium Lag Eksekusi proyek
2.3
Desain
Interfa
ce
Membuat user
interface sesuai
dengan use case
scenario yang telah
dibuat.
Diskusi
dengan
stakeholder
Strong Lead Eksekusi proyek
3
Progr
ammi
ng
Proses melakukan
pengembangan
aplikasi
(membangun
source code)
Pembuatan
prototype
dan
evaluasi
Strong
Lea
d
Pengumpulan
data Website
3.1
Penge
mbang
an
Front
End
Pengembangan
website (coding)
untuk front end
website
Pengumpul
an data
website
Strong Lag
Pengumpulan
data Website
3.2
Penge Pengembangan
Pengumpul
an data
Strong Lag
Pengumpulan


23
mbang
an
Back
End
website (coding)
untuk back end
website
website data Website
4
Imple
menta
si dan
Uji
Proses
mengimplementas
ikan source code
yang telah dibuat
dan menguji-coba
website
Pembuatan
website
Strong
Lea
d
Pengawasan dan
Pengendalian
proyek
4.1
Testin
g
Menguji E-Journal
yang telah ready
kepada stakeholder
Status
report
Medium Lag
Testing
4.2
Checki
ng dan
Revie
wing
Melakukan check
dari awal, dimulai
dari project chater
yang dibuat,
apakah produk
sudah sesuai
dengan kebutuhan
yang sudah
diidentifikasikan di
awal. Jika belum
sesuai maka
programmer akan
melakukan
perbaikan lanjut.
Tutorial
website
kepada
klien
Weak Lead
Melakukan
checking
5.
Closin
g
Proses penutupan
proyek yang telah
selesai serta
penyerahan project
yang telah jadi
beserta dokumen-
dokumen pendukung
dan pelengkap.
Testing


4.4
Pembuat
an user
guide
Pembuatan tutorial
kepada pihak klien
terhadap produk
hasil pengerjaan
tim proyek
Review
dokumen
Weak Lead
Persiapan
Laporan akhir
proyek
4.5
Lapora
n
Docu
ment
Mengumpulkan
dokumentasi
proyek dari awal
hingga akhir
Pengajuan
laporan
akhir
Strong Lag
Persiapan
presentasi
penutupan


24
Akhir pembuatan proyek
serta rangkuman
dari keseluruhan
project.
4.6
Presen
tasi
Proyek
Akhir
Melakukan
presentasi kepada
client dan
stakeholder bahwa
proyek sudah
selesai dan proyek
akan ditutup


Proyek ditutup



25

Table of Contents
Estimate Cost .......................................................................................................................... 26
Activity cost estimates .......................................................................................................... 26
Basis of estimates ................................................................................................................. 31
Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined.
Determine Budget ................................................................... Error! Bookmark not defined.
Cost performance baseline .................................................... Error! Bookmark not defined.
Project funding requirements ................................................ Error! Bookmark not defined.
Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined.
Control Cost ........................................................................................................................... 31
Work performance measurements ........................................................................................ 31
Budget forecasts ................................................................... Error! Bookmark not defined.
Organizational process assets updates .................................. Error! Bookmark not defined.
Change requests .................................................................... Error! Bookmark not defined.
Project management plan updates ........................................ Error! Bookmark not defined.
Project document updates ..................................................... Error! Bookmark not defined.

















26
Project Cost Management
Estimate Cost
Activity cost estimates
Pengaturan biaya dalam proyek ini dibagi menjadi dua jenis, yaitu initial cost dan gradual cost, dimana
initial cost adalah biaya yang sudah ditetapkan dan langsung dibayar secara penuh, dan gradual cost adalah biaya
yang juga sudah ditetapkan namun pembayarannya dilakukan secara bertahap (periodik). Untuk biaya initial-nya
dibagi lagi menjadi 2 jenis yaitu biaya pembelian hardware(server, dll) dan biaya tiap tahap proyek sudah ditetapkan
di WBS, yaitu sebagai berikut:
No Keterangan Biaya
1
Server Rp19.900.000
2.
Domain dan Kelengkapan (5 tahun) Rp5.500.000
3.
I dentifikasi Rp890.000
4.
Analisa dan Desain Rp4.800.000
5.
Programming Rp6.800.000
6.
I mplementasi dan Testing Rp20.000.000
7.
Closing Rp7.900.000
Total Biaya
Rp65.790,000

Kemudian untuk gradual cost, yaitu biaya penggajian pekerja, dimana gaji Project
Manager perbulannya adalah Rp4.000.000, dan gaji tiap anggota proyek adalah
Rp2.500.000 ditunjukkan di tabel berikut:
No Keterangan
Biaya perBulan
Biaya Total
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3
1
Project Manager Rp4.000.000 Rp4.000.000 Rp4.000.000 Rp12.000.000
2.
Team Proyek
(5 orang)
Rp12.500.000 Rp12.500.000 Rp12.500.000 Rp37.500.000

Total biaya untuk gradual cost adalah Rp49.500.000, dimana jika ditambahkan dengan total biaya initial
cost (Rp47.860.000) maka total biaya untuk proyek ini adalah Rp97.360.000.
Berikut adalah rincian biaya per aktivitas:


27
Table 1 Activity Cost Estimate
Number Name Keterangan Estimated Cost
1 Elicitation Melakukan identifikasi kebutuhan,
stakeholder, dan resiko.
Rp. 2.100.000
1.1 Identifikasi
Kebutuhan
Definisi :
o Identifikasi kebutuhan
pada proyek yang akan
dijalankan bersama
dengan pemilik proyek.
Aktivitas :
o Pembagian Jobdesk
o Pertemuan dengan Client
o Monitoring dan Evaluasi
o Pembuatan Project Charte
Rp.1.000.000
1.2 Identifikasi
Stakeholder
Definisi :
o Mengidentifikasi
Stakeholder yang terkait
dengan proyek
Aktivitas :
o Meeting dengan
Stakeholder
o Monitoring dan Evaluasi
o Penandatanganan Project
Charter
Rp.400.000
2 Analisis dan
Desain
Melakukan analisa dari hasil
identifikasi, serta melakukan dan
pembuatan desain usert interface
Rp.3.650.000
2.1 Analisa
Kebutuhan
Definisi :
o Evaluasi keadaan sistem
saat ini
Aktivitas :
o Pembuatan Use Case
o Pembuatan Dokumentasi
SKPL
Rp.450.000

2.2 Arsitektur
Desain
Definisi :
o Merancang desain
interface untuk sistem E-
Journal
Aktivitas :
o Pembuatan User Interface
o Pembuatan Dokumentasi
Pembutan UI
Rp.1.200.000
2.3 Manajemen
Definisi :
o Menganalisa kebutuhan
Rp.1.200.000


28
Resiko fungsional dari sistem
secara spesifik
Aktivitas :
o Melakukan analisa
terhadap hasil identifikasi
kebutuhan fungsi.
o Menentukan fungsi apa
saja yang akan diterapkan
dalam pembuatan
egroupware
2.4 Monitoring dan
Evaluasi
Definisi :
o Melakukan monitoring
pada tahap ini serta
evaluasi proyek
Aktivitas :
o Mencari software apa saja
yang sesuai dengan
kriteria
permasalahanyang ada
(memiliki fungsi-fungsi
yang sesuai).
o Melakukan seleksi
software
Rp.800.000
2.5 Fixing Problem


3 Programming Melakukan perancagan awal
software yang terdiri dari
perancangan antarmuka dan
pemilihan modul
Rp.2.150.000
3.1 Pengembangan
Fron-End
Definisi :
o Membuat desain antar
muka dari sistem.
Aktivitas :
o Membuat antar muka
sesuai dengan kebutuhan
yang sudah di identifikasi
pada tahap awal
(identifikasi)
Rp.1.400.000
3.2 Pengembangan
Back-End
Definisi :
o Melakukan pemilihan
modul untuk sistem yang
akan dijalankan
Aktivitas :
o Melakukan penambahan
atau pengurangan modul
egroupware sesuai
Rp.750.000


29
dengan kebutuhan

3.3 Monitoring dan
Evaluasi


4 Implementasi
dan Testing
Melakukan pemasangan
Web/Sistem kedalam sever untuk
dilakukan pengujian dan perbaikan
apabila ada masalah
Rp.5.600.000
4.1 Implementasi
Definisi :
o Melakukan pemasangan
software pada server
Aktivitas :
o Melakukan pengecekan
spesifikasi server
o Melakukan pemasangan
web pada server di
jurusan Sistem Informasi
Rp.1.000.000
4.2 Testing
Definisi :
o Melakukan pengujian
pada sistem untuk
melihat apakah fungsi-
fungsi yang dipasang
sudah bekerja.
Aktivitas :
o Membuat daftar fungsi
yang ada pada sistem
o Melakukan testing tiap
fungsi pada sistem
o Mencatat hasil testing
tiap fungsi
Rp.1.600.000
4.3 Checking dan
Reviewing
Definisi :
o Melakukan Pengujian
pada sistem untuk
mengetahui batasan
kinerja dari sistem.
Aktivitas :
o Melakukan testing kinerja
sistem dengan
memasukkan banyak
record secara bersamaan
o Mencatat hasil testing .
Rp.1.500.000
4.4 Fixing Problem
Definisi :
o Melakukan perbaikan
software berdasarkan
Rp.1.500.000


30
hasil pengujian (test)
Aktivitas :
o Memperbaiki fungsi-
fungsi yang tidak berjalan
dengan baik sesuai
dengan daftar hasil
pengujian fungsi
o Memperbaiki pengaturan
sistem untuk
meningkatkan kinerja jika
tidak sesuai dengan
standar.

5. Closing Melakukan peluncuran software
dengan mengadakan pengenalan
software dan pelatihan
Rp6.000.000
5.1 Pembuatan
User Guide
Definisi :
o Pembuatan panduan
penggunaan untuk
diberika pada pengguna
Rp.500.000
5.2 Pembuatan
Laporan Akhir
Definisi :
o Melakukan pengenalan
software pada pengguna
Aktivitas :
o Melakukan seminar
pengenalan software
secara umum kepada
semua pengguna
o Melakukan sosialisasi
pendaftaran pelatihan
o Memberikan panduan
penggunaan untuk semua
peserta seminar
Rp.3.000.000
5.3 Presentasi
Laporan Akhir
Definisi :
o Melakukan pelatihan
penggunaan software
pada pengguna
Aktivitas :
o Memberikan pelatihan
pada peserta yang
mendaftar untuk dilatih
pada saat seminar
pengenalan
o Memberikan sertifikat
Rp.2.500.000,00


31
pada peserta pelatihan
yang telah lulus.

Basis of estimates
Salah satu basis estimasi dari proyek kami ini adalah kami membuat asumsi, diantaranya:
Faktor bunga bank dari tahun ke-0 adalah 1, tahun ke-1 adalah 0.926, tahun ke-2
adalah 0.857, tahun ke-3 adalah 0.794. Faktor bunga bank ini nantinya akan sangat
menentukan keuntungan yang kami dapat pertahunnya.
Dengan adanya E-Journal ini keuntungan yang didapat oleh Jurusan Sistem
Informasi ITS dari segi jumlah proyek yang dapat dikerjakan bertambah 2 proyek
per tahun, dengan Control Cost
Work performance measurements
Perencanaan pelaksanaan proyek E-Journal Academics dilakukan dalam lima fase.
Kelima fase tersebut, beserta durasi dan biaya yang direncanakan ditunjukkan pada tabel berikut
ini. Perencanaan ini dilakukan untuk mengetahui performa proyek hingga pada akhir bulan ke-5.
No Tahapan Durasi Biaya
1.
Identifikasi kebutuhan, stakeholder, resiko dan
resiko
Analisa hasil identifikasi dan pemilihan
software
Desain perancangan software
1 bulan Rp 7.900.000
2 Implementasi Proyek E-Journal Academics 1 bulan Rp 5.600.000
3
Deployment software beserta pengenalan dan
pelatihannya
Monitoring software E-Journal Academics
Closing proyek
1 bulan Rp
14.000.000

Berikut ini adalah gambaran tentang status proyek E-Journal Academics
Tahapan Bulan 1 Bulan
2
Bulan 3 Status pada akhir
bulan ke-2
Identifikasi kebutuhan,
stakeholder, resiko dan
resiko
Analisa hasil identifikasi dan
pemilihan software
Desain perancangan software
S---F Terselesaikan
Biaya: Rp
7.900.000,00
Implementasi Proyek E- PS----S ---F Terselesaikan 25%


32
Journal Academics
Biaya: Rp
3.500.000,00
Deployment software beserta
pengenalan dan pelatihannya
Monitoring software E-
Journal Academics
Closing proyek
PS----S -----PF Belum dimulai





Nilai Perhitungan Hasil Interpretasi Hasil
PV
(Planned Value)
7.900.000 + 5.600.000 =
13.500.000
Rp
13.500.000,00
Total perkiraan biaya
sampai dengan bulan ke-2
EV
(Earned Value)
7.900.000 + 1.400.000 =
9.300.000
Rp 9.300.000,00
AC
(Actual Cost)
7.900.000 + 3.500.000 =
11.400.000
Rp
11.400.000,00
Biaya sebenarnya yang
dikeluarkan sampai
dengan bulan ke-2

BAC
(Budget at
Completion)
7.900.000 + 5.600.000 +
14.000.000 = 27.500.000
Rp
27.500.000,00
Total perkiraan biaya
sampai dengan bulan ke-3
CV
(Cost Variance)
9.300.000 11.400.000= -
2.100.000
Rp 2.100.000 Karena nilai CV minus,
maka proyek E-Journal
pada bulan ke-2 over
budget sebesar Rp
2.100.000,00 dari nilai
yang seharusnya
dikeluarkan


33
CPI
(Cost
Performance
Index)


CPI = 0,815 menunjukkan
bahwa performa proyek
pada saat bulan ke-2
sebesar 81,5% dari total
biaya yang dikeluarkan
SV
(Schedule
Variance)
9.300.000 13.500.000= -
4.200.000
Rp 4.200.00,00 Karena nilai SV minus,
maka proyek E-Journal
pada bulan ke-2 over
budget sebesar Rp
4.200.000,00
SPI
(Schedule
Performance
Index)

0,68 SPI = 0,68 menunjukkan
bahwa performa proyek
pada bulan ke-2 sebesar
68% dari perkiraan di
awal berdasarkan waktu
pengerjaan
EAC
(Estimate (cost) at
Completion)

Rp Total nilai yang
seharusnya dikeluarkan
setelah membandingkan
dengan CPI
ETC
(Estimate time to
Complete)
= 4,41
4,41 Durasi penyelesaian
proyek kurang lebih 4,41
atau telat 1,41 bulan dari
yang sudah direncanakan



34



QUALITY MANAGEMENT PLAN
<PROJECT E-JOURNAL JURUSAN SISTEM INFORMASI>




KELOMPOK C-7
MATA KULIAH MANAJEMEN PROJECT TEKNOLOGI INFORMASI
JURUSAN SISTEM INFORMASI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMEBER SURABAYA



16 APRIL 2013


TABLE OF CONTENTS
INTRODUCTION ............................................................................................................................. 36
QUALITY MANAGEMENT APPROACH ............................................................................................ 36
QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS ...................................................................................... 38
QUALITY ASSURANCE .................................................................................................................. 39
QUALITY CONTROL ...................................................................................................................... 41







36
INTRODUCTION
Quality Management Plan merupakan bagian tak terpisahkan dari rencana Manajemen Project.
Tujuan dari Quality Management Plan adalah untuk menggambarkan bagaimana kualitas akan
dikelola di seluruh siklus hidup project. Hal ini juga mencakup proses-prose dan prosedur untuk
memastikan perencanaan (plan), jaminan (assurance), dan kendali kualitas (control) yang
dilakukan. Seluruh stakeholder harus memahami dengan baik bagaimana kualitas akan
direncanakan, dijaminkan, dan dikendalikan.

Quality Management Plan dari Project E-Journal JSI ini akan menetapkan kegiatan, proses,
prosedur untuk memastikan produk yang berkualitas pada akhir project. Tujuan dari rencana ini
ialah untuk:
Memastikan bahwa kualitas telah direncanakan
Menentukan bagaimana kulaitas akan dikelola
Menentukan kegiatan jaminan kualitas
Menentukan kegiatan pengendalian kualitas
Menentukan standar kualitas yang dapat diterima

QUALITY MANAGEMENT APPROACH
Bagian ini menggambarkan pendekatan yang digunakan organisasi untuk mengelola kualitas di
seluruh siklus hidup project. Kualitas harus selalu direncanakan dalam setiap tahapan project
untuk mencegah pengerjaan ulang yang tidak perlu, limbah, biaya, dan waktu. Kualitas juga
harus dipertimbangkan bagi produk dan perspektif proses. Organisasi mungkin sudah memiliki
pendekatan standar kualitas, namun demikian, apakah itu standar atau tidak, pendekatan harus
didefinisikan dan dikomunikasikan kepada semua stakeholder project.

Pendekatan Manajemen Kualitas untuk Project E-Journal JSI akan memastikan kualitas telah
direncanakan bagi produk dan proses. Agar sukses, project ini akan memenuhi sasaran kualitas
dengan memanfaatkan pendekatan kualitas terpadu untuk menentukan standar kualitas,
mengukur kualitas, dan terus meningkatkan kualitas.




37
Kualitas produk untuk Project E-Journal JSI akan ditentukan oleh standar yang telah kami
pelajari dalam mata kuliah MPTI ini. Fokusnya adalah pada penyampaian project dan standar
maupun kriteria yang digunakan akan memastikan produk memenuhi standar kualitas yang telah
ditetapkan dan tentu saja sesuai dengan permintaan owner.

Kualitas proses untuk Project E-Journal JSI akan berfokus pada proses dimana deliverable dari
project akan diproduksi (dalam hal ini, dihasilkan). Menetapkan standar kualitas proses akan
memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan yang
menghasilkan keberhasilan penyampaian produk.

Tim Project akan bekerja dengan kelompok yang menangani kualitas untuk mendefinisikan dan
mendokumentasikan semua standar kualitas organisasi dan project khusus bagi produk dan
proses. Semua dokumentasi kualitas akan menjadi bagian dari Rencana Project E-Journal JSI dan
akan dialihkan menjadi sebuah operasi setelah berhasil menyelesaikan project.

Metrik akan dibentuk dan digunakan untuk mengukur kualitas di seluruh siklus hidup project
bagi produk dan proses. Pemimpin dari kelompok yang menangani kualitas akan bertanggung
jawab untuk bekerja dengan Tim Project untuk mendefinisikan metric ini, melakukan
pengukuran, dan menganalisis hasil. Pengukuran produk dan proses akan digunakan sebagai
salah satu kriteria dalam menentukan keberhasilan project dan harus ditinjau oleh stakeholder.
Metrik ini akan mencakup:
Jadwal
Sumber Daya
Biaya
Kinerja Proses
o Manufaktur pembuatan website
Kinerja Produk
o Kecepatan Akses
o Daya Tampung
Kepuasan Owner (sebagai hasil dari uji joba lapangan)




38
Peningkatan kualitas akan diidentifikasi oleh setiap anggota tim project atau kelompok yang
menangani kualitas. Setiap rekomendasi akan ditinjau untuk menentukan biaya versus manfaat
pelaksanaan perbaikan dan bagiamana perbaikan akan berdampak pada produk dan proses. Jika
perbaikan dilaksanakan, Project Manager akan memperbarui semua dokumentasi project untuk
menyertakan perbaikan.

QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS
Bagian ini harus menjelaskan bagaimana tim project dan/atau kelompok yang menangani
kualitas akan mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan kualitas dan standar. Selain
itu, ada juga penjelasan tentang bagaimana project akan menunjukkan kesesuaian terhadapa
standar kualitas diidentifikasi. Standar kualitas dan persyaratan harus mencakup produk dan
proses.

Kualitas Produk:
Kebutuhan dan standar kualitas produk akan ditentukan oleh tim project. Standar ini terutama
akan didasarkan pada standar yang telah didokumentasikan sebelumnya. Mungkin ada standar
kualitas bagi produk khusus yang mengidentifikasi bahwa saat ini bukan merupakan bagian dari
standar yang didokumentasikan. Dalam hal ini, Tim Project akan meninjau standar-standar baru
yg diidentifikasi ke dalam rencana Project E-Journal JSI dan memastikan komunikasi dengan
semua stakeholder.

Sebagai produk yang belum dicoba secara luas dan terukur pada interal yang ditentukan, kita
akan mengetahui bahwa produk tersebut sesuai dengan standar kualitas setelah kita mencapai
sepuluh percobaan berturut-turut sehingga dpaat diterima.


Kualitas Proses:
Kebutuhan dan standar kualitas proses akan ditentukan oleh tim project. Banyak dari standar
akan didasarkan pada standar proses yang sudah ditentukan sebelumnya.Namun, diharapkan
dalam kualitas proses ini ialah akan ada langkah-langkah yang unik pada penyusunan website E-
Journal JSI yang akan membutuhkan standar kualitas baru. Tim Project E-Journal JSI akan



39
bekerja untuk menetapkan standar yang dapat diterima dan mendokumentasikannya ke dalam
dokumen proses serta rencana Project itu sendiri.

Sebagai produk yang belum dicoba secara luas, metric proses akan diukur dan dianalisis untuk
menentukan kualitas proses. Setelah website E-Journal JSI memenuhi persyaratan yang dapat
diterima, maka telah tercapai tujuan dari proses untuk Project E-Journal JSI itu sendiri.

QUALITY ASSURANCE
Bagian ini menjelaskan bagaimana Project Team akan menetapkan dan mendokumentasikan
proses untuk mengaudit kebutuhan kualitas dan hasil dari pengukuran kendali kualitas untuk
memastikan bahwa standar kualitas dan definisi operasional yang digunakan. Bagian ini juga
mendokumentasikan metric jaminan kualitas yang sebenarnya digunakan untuk project ini.

Jaminan kualitas dari Project ini akan berfokus pada proses pembuatan website E-Journal JSI.
Dalam rangka untuk memastikan kualitas, berulang-ulang kualitas proses akan digunakan di
seluruh siklus hidup project.

Project Manager beserta anggotanya akan melakukan penilaian pada interval yang direncanakan
selama project untuk memastikan semua proses yang sedang dilaksanakan dan dijalankan dengan
benar . Tabel di bawah ini memberikan jaminan kualitas metric inti untuk Project E-Journal JSI .


Kegiatan Proses Acceptable Process
Standards
Process Phase Assessment Interval
Uploading Journal - < 8 minutes per
journal
Uploading Setiap Hari
Fungsi Search Journal - Pencarian
membutuhkan waktu <
10 detik
- Pencarian kata sampai
ke tingkat kata dalam
Designing Setiap Hari



40
konten journal
- Fungsi search Google
friendly
Web Design - Simple and Fastload
(loading page time < 3
detik)
- SEO friendly
berdasarkan struktur
rekomendasi dari
Google
Designing Setiap hari
Fungsi Tambahan - Fungsi share to Social
Media seperti
Facebook, twitter, dan
Google +
- Fungsi save journal
dan baca nanti.
Designing Setiap hari
Server Hosting - Server mampu
menampung
dijalankan secara
bersamaan oleh 10.000
orang dari seluruh
dunia.
Confuguring Seminggu sekali












41
QUALITY CONTROL

Quality Control adalah segala hal dan aktivitas yang dilakukan untuk memastikan kinerja proyek
selalu dalam standar kualitas yang telah diepakati.


Product Physical/Performance
Standards
Quality Assessment
Activities
Assessment Intervals
Template Website < 200 MB per file

Laboratorium dan
Lapangan
Per produced
template website
Journal JSI < 50 MB per file Laboratorium dan
Lapangan
Per produced Journal
JSI





42
HUMAN RESOURCE PLAN


TABLE OF CONTENTS
INTRODUCTION ............................................................................................................................. 43
ROLES AND RESPONSIBILITIES ...................................................................................................... 43
PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS ............................................................................................ 44
STAFFING MANAGEMENT ............................................................................................................. 45
INTRODUCTION
This section explains the purpose and importance of having a human resources management
plan. It should provide a general description of what the plan includes and explain how the
project manager and project team can use the plan to help them manage the project effectively.

Human resources management is an important part of the Software Upgrade Project. The human
resources management plan is a tool which will aid in the management of this projects human
resource activities throughout the project until closure. The human resources management plan
includes:
Roles and responsibilities of team members throughout the project
Project organization charts
Staffing management plan to include:
a. How resources will be acquired
b. Timeline for resources/skill sets
c. Training required to develop skills
d. How performance reviews will be conducted
e. Recognition and rewards system

The purpose of the human resources management plan is to achieve project success by ensuring
the appropriate human resources are acquired with the necessary skills, resources are trained if
any gaps in skills are identified, team building strategies are clearly defines, and team activities
are effectively managed.


ROLES AND RESPONSIBILITIES
Roles and responsibilities of team members and stakeholders must be clearly defined in any
project. Depending on the organizational structure, project team members may represent many
different groups/departments and act in the interest of different functional managers.
Additionally, team members may have varying degrees of authority and responsibility. When
listing roles and responsibilities the following should be included:
Role description of the portion of the project for which the member is accountable
Authority the level at which the member may make decisions, apply project resources,
or make approvals
Responsibility the work a team member must perform to complete assigned work
activities
Competency the skill(s) required to complete assigned project activities

The roles and responsibilities for the Software Upgrade Project are essential to project success.
All team members must clearly understand their roles and responsibilities in order to
successfully perform their portion of the project. For the Software Upgrade Project the
following project team roles and responsibilities have been established:

Project Manager :

Project Manager bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari keseluruhan project. Project
Manager berwenang dalam menerima semua pengeluaran projeck. Project Manager juga



44
bertanggung jawab dalam melaporkan status projek dengan Communication Management Plan.
Projek Manajer mempunyai kewenangan dalam menyesuaikan human resourcs terhadap projek
melalui koordinasidengan fungsional mnajer. Selain itu, Projek Manajer harus mengevaluasi
performa dari keseluruhan member tim projek dan mengkomunikasikannya kepada functional
maajer.

User Interface Designer :

Betanggung jawab dalam mengumpulkan persyaratan koding yang dibutuhkan untuk upgrade
projeck software. Design Engineer juga bertanggung jawab dalam pengupgrade
design,koding,dan testing dalam pengupgradedan projek. Designer Engineer juga harus
membantu mengarahkan pengimplementasian dalam distribusi dan monitoring upgrad software
melalui infrastruktur netork. Selain itum Designer Engineerjuga bertanggung jawab dalam
pelaporan status secara berkala kepada Projek Manajer sebagai persyaratan Communication
Management Plan.Design Engineer tidak berhak terhadap pengeluaran dan pengalokasian
sumber daya apabila tidak ada persetujuan dari Projek Manajer.Performa Design Engineer diatur
oleh Projek Manajer dan dikomunikasikannya dengan Design Technology Group Manager.
Design ENgieer harus menguasai bahasa pemrograman, seperti C++ dan Java.

System Analyst :

System Analyst adalah orang-orang yang memandu / menetapkan pengembangan suatu sistem
informasi. Mereka adalah orang yang bertanggung jawab dalam membangung suatu sistem
informasi yang dirancang secara objektif guna mencapai tujuan dari projek,yaitu oembuatan e-
journal. Selain itu, System Analyst juga bertugas mempelajari aktivitas bisnis yang akan dibuat
sistemnya. Merekalah yang menentukan kebutuhan berdasarkan informasi yang didapat. Yup,
tanggung jawab hanyalah pada penentuan kebutuhan sistem yang akan dibangun, bukan pada
design sistem yang sudah ditentukan.

Documentator :

Documentator bertanggung jawab dalam hal dokumentasi dari proyek e-journal. Documentator
harus membuat dan mengumpulkan laporan dokumentasi masing-masing bagian dari
pengembangan proyek. Setelah itu membukukannya menjadi sebuah dokumentasi.



PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS
This section provides a graphic display of the project tasks and team members. The purpose of
this is to illustrate the responsibilities of team members as they relate to the project tasks. Tools
such as responsible, accountable, consult, inform (RACI) or responsibility assignment matrix
(RAM) may be used to aid in communicating roles and responsibilities for the project team.
Additionally, organizational or resource breakdown structures may be used to show how
responsibilities are assigned by department or by type of resource respectively. It should be
noted that the level of detail may vary depending on project complexity.




45
Hubungan project task dan tim member dijelaskan melalui RACI Chart di bawah.
The following RACI chart shows the relationship between project tasks and team members.
Apabila ada perubahan, harus diajukan kepada projek manajer untuk persetujuannya.

Project
Manager
Programmer System
Analyst
Technical
Writing
Designer
User
Interface
Documentator Tester
Elicitation V V V V
Analisis dan
Desaign
V V V V V V V
Programming V V
Implementasi
dan testing
V V V V V


STAFFING MANAGEMENT
This section contains information on several areas including: when and how human
resourceequirements will be acquired, the timeline for when resources are needed and may be
released, training for any resources with identified gaps in skills required, how performance
reviews will be performed, and the rewards and recognition system to be used. It is important to
note that depending on the scope of the project there may be other items included in staffing
management (government and/or regulatory compliance, organizational health and safety, etc).

Staff Acquisition:

Untuk Upgrade Proyek Perangkat Lunak hanya terdiri dari sumber daya internal.
Tidak akan ada outsourcing / kontrak yang dilakukan dalam lingkup proyek ini. Project Manager
bernegosiasi dengan manajer fungsional dan departemen untuk mengidentifikasi dan menetapkan
sumber daya sesuai dengan struktur organisasi proyek. Semua sumber daya harus disetujui oleh
manajer fungsional / departemen yang tepat sebelum sumberdaya itu mungkin mulai pekerjaan
proyek.

Resource Calendars:

The Software Upgrade Project will last for five weeks. All resources are required before the
project can begin. The resource histogram below illustrates that design engineers are required to
perform 40 hours per week per engineer for the first three weeks of the project. Their
requirements are then scaled back to 5 hours per engineer in the fourth week. After the fourth
week the design engineers will be released from the project. The implementation manager will
also be released from the project after week 4. The training lead will be required to perform 15
hours of work in the first week and a full 40 hours of training during week 5.




46
Software Project Upgrade Resource Histogram
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Timeline
W
o
r
k

H
o
u
r
s

p
e
r

W
e
e
k
Design Engineers (2 employees)
Implementation Manager (1 employee)
Training Lead (1 employee)


Training:

Dalam pengerjaan projek ini akan ada pelatihan kepada para stakeholder untuk penggunaan e-
journal,termasuk pengenalan fitur-fituryang ada di dalamnya.

Performance Reviews:

Manajer proyek akan meninjau kegiatan pekerjaan yang ditugaskan untuk setiap anggota tim
pada awal proyek dan mengkomunikasikan semua harapan pekerjaan yang harus dilakukan.
Manajer proyek kemudian akan mengevaluasi setiap anggota tim di seluruh proyek untuk
mengevaluasi kinerja mereka dan seberapa efektif mereka menyelesaikan pekerjaan mereka
ditugaskan. Sebelum melepaskan sumber daya proyek, manajer proyek akan bertemu dengan
manajer fungsional yang tepat dan memberikan umpan balik mengenai kinerja proyek karyawan.
Para manajer fungsional kemudian akan melakukan tinjauan kinerja formal setiap anggota tim.



Recognition and Rewards:

Pada setiap pengerjaan dan penyelesaian proyek, adasebuah reward untuk anggota tim. Reward
ini dilakukan jika pekerjaan yang dilakukan dirasa sesuai dan memenuhi standart yang
ditetapkan.
Setelah proyek selesai, ada acara gathering untuk semua tim dan perayaan atas
kesuksesan.
Setelah berhasil menyelesaikan proyek, setiap anggota tim yang memuaskan selesai
semua paket pekerjaan yang ditugaskan pada waktu akan menerima sertifikat ucapan
terima kasih dari CEO.



47
Anggota tim yang berhasil menyelesaikan semua tugas mereka ditugaskan foto mereka
akan diambil untuk dimasukkan dalam buletin perusahaan.
Perusahaan akan memberikan tiket gratis untuk acara keluarga atau souvenir atas pekerja
terbaik pada setiap proyek.



48

COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN
(PROJECT E-JOURNAL JSI)




(MATA KULIAH MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI)
(JURUSAN SISTEM INFORMASI)
(INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA)


(KELOMPOK C-7)


(29 APRIL 2013)





TABLE OF CONTENTS
1.0 Purpose .................................................................................................................................. 50
2.0 Roles and Responsibilities ..................................................................................................... 50
2.1 Project Team ..................................................................................................................................................... 50
2.2 Project Stakeholders .......................................................................................................................................... 50
3.0 Communication Matrix .......................................................................................................... 51
4.0 Project Team and Stakeholder Identification ........................................................................ 51
5.0 Communication Conduct ....................................................................................................... 52
5.1 Meetings ............................................................................................................................................................ 52
5.2 Electronic Mail (Email) ...................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5.3 Informal Communication .................................................................................................................................. 52




50
1.0 Purpose
Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk manajemen projek dan penyelesaian projek
yang sukses. Tujuannya ialah mendefinisikan kebutuhan komunikasi untuk Projek E-
Journal JSI sepanjang siklus hidup projek. Rencana ini mendefinisikan kebutuhan
komunikasi, media, frekuensi, dan distribusi untuk memastikan informasi yang
disampaikan melalui saluran yang tepat secara tepat waktu pula dan konsisten. Rencana ini
juga berfungsi sebagai katalis untuk penyelesaian projeke yang sukses dengan memfasilitasi
aliran informasi yang diperlukan pengambilan keputusan dengan waktu, tindakan
penelusaran barang, update status, dan pemahaman keseluruhan dari tujuan projek.
2.0 Roles and Responsibilities
Dalam rangka untuk memastikan keberhasilan penyelesaian Projek E-Journal JSI, peran dan
tanggung jawab semua personel inti dari projek harus didefinisikan secara jelas berkaitan
dengan komunikasi projek. Untuk mencegah tumpang tindih atau kesenjangan dalam
komunikasi projek, berikut peran dan tanggung jawab yang sudah diidentifikasi:
2.1 Project Team

Project Manager, Hufadz Izzudin R.: bertanggung jawab untuk mengelola dari
hari ke hari Projek E-Journal JSI dan menetapkan kebutuhan komunikasi untuk
projek tersebut, memimpin semua rapat projek, dan pelaporan laporan tertulis.
Intinya, Project Manager bertanggung jawab untuk semua penyebaran informasi.
Programmer, Feddy Anugerah: Bertanggung jawab untuk mendevelop aplikasi
dan sistem E-Journal, serta mengkomunikasikan hasil yang telah dicapai kepada
manager proyek dan tim proyek. Serta menginformasikannya terhadap stakeholder
terkait E-Journal.
Technical Writing, Izzano Monzila: Bertanggung jawab untuk membuat dokumen
formal terkait pengerjaan proyek dan menginformasikan hasilnya kepada project
manager yang nantinya akan digunakan untuk rencana proyek kedepan.

2.2 Project Stakeholders
Terdapat sejumlah stakeholder untuk Projek E-Journal JSI. Bila perlu, mereka bertanggung
jawab untuk memberikan informasi yang diminta oleh Project Manager untuk digunakan
dalam komunikasi projek. Stakeholder projek yang tercantum di bawah ini diperlukan
untuk menghadiri pertemuan bulanan, dan akan disalin secara courtesy, pada saat yang
tepat, pada semua komunikasi projek
Project Owner, Radityo P W: Merupakan project owner dari pengerjaan E-
Journal, bertanggung jawab atas mendefinisikan kebutuhan yang dibutuhkan saat
pengerjaan proyek oleh tim proyek



51
Stakeholder, Edwin Riksakomara & Asisten Praktikum MPTI: Merupakan
stake holder dalam project E-Journal ini. Bertanggung jawab atas informasi yang
dibutuhkan oleh tim pekerja proyek,

3.0 Communication Matrix

Kebutuhan komunikasi untuk Projek E-Journal JSI tercantum dalam matriks berikut. Sebagai
hasil projek, mungkin perlu untuk memodifikasi kebutuhan komunikasi. Tentunya modifikasi
matriks komunikasi harus disetujui oleh Owner.


Communication
Type
Description Frequency Format Participants/
Distribution
Deliverable Owner
Project
Negotiation
Negotiating the
project
One time In Person
Project Manager
and Stakeholder
Project
Charter
Stakeholder
Kickoff Meeting
Meeting to
begin the
project
One time In Person Project Team
Timeline and
Action
Register
Project
Manager
Weekly Status
Report
Summary of
project status
Weekly Report
Project Team
and
Stakeholders
Status Report
Project
Manager
Weekly Project
Team Meeting
Meeting to
review action
register and
status
Weekly In Person Project Team
Updated
Action
Register
Project
Manager
Monthly Status
Meeting
Report
outlining
monthly
progress and
issues
Monthly Meeting
Project Team
and Stakeholder
Status Report
Project
Manager
Project Gate
Reviews
Present
closeout of
project phases
and kickoff
next phase
As Needed In Person
Project Sponsor,
Team and
Stakeholders
Phase
completion
report and
phase kickoff
Project
Manager
Project Closing
Present the
project output
and project
document
One time In Person Project Team
Technical
Design
Package
Project
Manager

4.0 Project Team and Stakeholder Identification

Matriks berikut telah dibuat untuk memberikan informasi mengenai kontak untuk semua
personel yang terlibat dengan Projek E-Journal JSI. Setiap permintaan untuk menambah atau
mengubah identifikasi, matriks harus diserahkan kepada Project Manager untuk diperiksa dan
disetujui oleh Owner.

Name Title E mail Office Phone Cell Phone
Radityo P.W. Owner radirtyo.pw@gmail.com 031-657-3987 08-139-856-189
Edwin Riksakomara Stakeholder Edwin.rk@gmail.com 031-657-3987 08-145-266-244



52
Asprak MPTI Stakeholder asprkmpti@mail.com 031-657-3987 08-954-198-353
Hufadz Izzudin
Project
Manager
Huf.izz@gmail.com 031-764-9836 083-831-330-926
Feddy Anugerah Programmer Feddy.fed@gmailcom 031-764-9836 08-192-332-933
Izzano Monzila
Technical
Writer
canoconan@gmail.com 031-764-9836 083-090-275-467


5.0 Communication Conduct

Bagian ini memberikan panduan kepada semua peserta projek untuk melakukan yang
diharapkan dalam pertemuan dan bentuk komunikasi lainnya. Semua peserta diharapkan
untuk mematuhi pedoman ini seriap saat untuk mencegah komunikasi yang tidak perlu atau
tidak efektif.

5.1 Team Meetings

Project Manager akan mengirimkan agenda rapat minimal 2 hari sebelum pertemuan yang
dijadwalkan. Semua peserta diharapkan untuk meninjau agenda sebelum rapat. Selama
pertemuan projct, pencatat waktu akan memastikan bahwa tim mematuhi waktu yang
diberikan untuk suatu topik tertentu dan technical writer akan mengambil semua catatan
yang akan didistribusikan ke tim setelah selesai pertemuan. Sangat penting bahwa semua
peserta tiba tepat waktu untuk setiap rapat dan semua ponsel dinonaktifkan atau diatur ke
mode getar untuk meminimalkan gangguan. Rapat akan berlangsung selambat-lambatnya 24
jam setelah setiap pertemuan selesai.
5.2 Stakeholder Report

Project Manager akan memberikan laporan kepada stakeholder tentang progress project.
Laporan yang diberikan adalah hasil review dari project dan hasil meeting terakhir. Pada
bagian ini, juga akan dibahas tentang langkah-langkah yang akan dilakukan dalam beberap
waktu kedepan.
5.3 Informal Communication

Komunikasi informal adalah betuk komunikasi yang sangat penting bagi keberhasilan
proyek. Komunikasi secara informal tidak terikat waktu dan tempat. Komunikasi ini dapat
memanfaatkan berbagai media semisal SMS, facebook, dan email. Sifat dari komunikasi ini
adalah fleksibel dan dapat dilakukan sesuai kebutuhan.








53

Risk Management


---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Project Risk Management Plan Purpose

Mengembangkan Rencana Manajemen Risiko yang efektif
merupakan bagian penting dari setiap proyek, namun, sering dipandang
sebagai sesuatu yang dapat ditangani kemudian. Masalah sering muncul
meskipun dan tanpa rencana berkembang dengan baik, bahkan masalah kecil
bisa menjadi keadaan darurat. Ada berbagai jenis Manajemen Risiko dan
kegunaan yang berbeda yang mencakup menghitung kelayakan kredit,
menentukan berapa lama garansi pada produk harus bertahan dan
menghitung tariff asuransi.
Dalam dokumen ini, kita akan melihat Manajemen Risiko dari sudut pandang perencanaan untuk efek samping.
Project Risk Management adalah sebuah dokumen controlling yang menggabungkan tujuan, strategi, dan
metode untuk melakukan manajemen risiko pada proyek Project Risk Management menggambarkan semua
aspek dari identifikasi risiko, estimasi, evaluasi, dan proses kontrol. Tujuan dari pengembangan rencana
tersebut adalah untuk menentukan pendekatan biaya-efektif melakukan manajemen risiko pada proyek.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Steps Of Risk Management
1.) Memahami bagaimana Manajemen Risiko bekerja. Risiko adalah efek (positif atau negatif) dari
suatu peristiwa atau serangkaian peristiwa yang terjadi di satu atau beberapa lokasi. Hal ini
dihitung dari probabilitas acara menjadi masalah dan dampak itu akan memiliki (Lihat Risiko =
Probabilitas X Dampak). Berbagai faktor harus diidentifikasi untuk menganalisa risiko, termasuk:
Event: Apa yang bisa terjadi?
Probabilitas: Berapa besar kemungkinan itu terjadi?
Dampak: Seberapa buruk akan jika itu terjadi?
Mitigasi: Bagaimana Anda bisa mengurangi Probabilitas (dan seberapa banyak)?
Contingency: Bagaimana Anda bisa mengurangi Dampak (dan seberapa banyak)?
Pengurangan = Mitigasi X Kontingensi
Exposure = Risiko - Pengurangan




54
Setelah Anda mengidentifikasi atas, hasilnya akan apa yang disebut Exposure. Ini adalah jumlah risiko
Anda tidak dapat menghindari. Exposure juga dapat disebut sebagai Ancaman, Kewajiban atau
Severity, tapi mereka cukup banyak berarti hal yang sama. Ini akan digunakan untuk membantu
menentukan apakah kegiatan yang direncanakan harus dilakukan.
Ini sering merupakan biaya sederhana vs rumus manfaat. Anda mungkin menggunakan elemen ini
untuk menentukan apakah risiko mengimplementasikan perubahan lebih tinggi atau lebih rendah
daripada risiko tidak menerapkan perubahan.
Asumsi Risiko. Jika Anda memutuskan untuk melanjutkan (kadang-kadang tidak ada pilihan, misalnya
perubahan federal diamanatkan) maka Paparan Anda menjadi apa yang dikenal sebagai Risk Asumsi.
Dalam beberapa lingkungan, Risiko Asumsi direduksi menjadi nilai dolar yang kemudian digunakan
untuk menghitung profitabilitas dari produk akhir.

2.) Tentukan proyek Anda. Pada artikel ini, mari kita berpura-pura Anda bertanggung jawab untuk sebuah
sistem komputer yang menyediakan informasi penting (tapi tidak hidup-kritis) kepada beberapa populasi
yang besar. Komputer utama pada sistem ini berada sudah tua dan perlu diganti. Tugas Anda adalah untuk
mengembangkan Rencana Manajemen Risiko bagi migrasi. Ini akan menjadi model yang disederhanakan di
mana Risiko dan Dampak terdaftar sebagai Tinggi, Sedang atau Rendah (yang sangat umum terutama
dalam Manajemen Proyek).

3.) Dapatkan masukan dari orang lain. Brainstorm pada risiko. Dapatkan beberapa orang bersama-sama yang
akrab dengan proyek dan meminta masukan tentang apa yang bisa terjadi, bagaimana mencegah hal itu,
dan apa yang harus dilakukan jika itu tidak terjadi. Mengambil banyak catatan! Anda akan menggunakan
output dari sesi ini sangat penting beberapa kali selama langkah-langkah berikut. Cobalah untuk tetap
berpikiran terbuka tentang ide-ide. "Keluar dari kotak" pemikiran yang baik, tetapi tetap mengontrol sesi.
Perlu untuk tetap fokus dan tepat sasaran.

4.) Mengidentifikasi konsekuensi dari tiap resiko. Dari sesi brainstorming Anda, Anda mengumpulkan informasi
tentang apa yang akan terjadi jika risiko terwujud. Mengasosiasikan setiap risiko dengan konsekuensi tiba
di selama sesi tersebut. Sespesifik mungkin dengan masing-masing. "Proyek Delay" tidak diinginkan
sebagai "Proyek akan tertunda oleh 13 hari." Jika ada nilai dolar, daftar itu, hanya mengatakan "Selama
Anggaran" terlalu umum.

5.) Menghilangkan isu-isu yang tidak relevan. Jika Anda bergerak, misalnya, sistem komputer mobil dealer,
maka ancaman seperti perang nuklir, wabah pandemi atau asteroid pembunuh yang cukup banyak hal
yang akan mengganggu proyek.
Tidak ada yang dapat Anda lakukan untuk merencanakan mereka atau untuk mengurangi dampak. Anda
mungkin menjaga mereka dalam pikiran, tetapi tidak menempatkan hal semacam itu rencana risiko Anda.

6.) Daftar semua elemen risiko yang teridentifikasi. Anda tidak perlu menempatkan mereka dalam urutan
apapun dulu. Hanya daftar mereka satu-per-satu.

7.) Tetapkan probabilitas. Untuk setiap elemen risiko pada daftar Anda, menentukan apakah kemungkinan itu
benar-benar mewujudkan itu High, Medium atau Low. Jika Anda benar-benar harus menggunakan nomor,
kemudian mencari Probabilitas pada skala 0,00-1,00. 0,01-0,33 = Rendah, 0,34-0,66 = Sedang, 0,67-1,00 =
Tinggi.



55
Jika probabilitas dari suatu peristiwa terjadi secara adalah nol, maka akan dihapus dari
pertimbangan. Tidak ada alasan untuk mempertimbangkan hal-hal yang tidak bisa terjadi.


8.) Menetapkan dampak. Secara umum, menetapkan Dampak sebagai High, Medium atau Rendah
berdasarkan beberapa pedoman yang ditetapkan sebelumnya. Jika Anda benar-benar harus
menggunakan nomor, kemudian mencari Dampak pada skala 0,00-1,00 sebagai berikut: 0,01-
0,33 = Rendah,,34-066 = Sedang, 0,67-1,00 = Tinggi.
Jika dampak dari suatu peristiwa adalah nol, tidak harus terdaftar. Tidak ada alasan untuk
mempertimbangkan hal-hal yang tidak relevan, terlepas dari probabilitas,






9.) Menentukan risiko untuk elemen. Seringkali, meja yang digunakan selama ini. Jika Anda telah
menggunakan Rendah, Sedang dan High nilai-nilai untuk Probabilitas dan Dampak, tabel atas
adalah paling berguna. Jika Anda telah menggunakan nilai-nilai numerik, Anda akan perlu
mempertimbangkan sedikit lebih kompleks sistem rating mirip dengan tabel kedua di sini.
Penting untuk dicatat bahwa tidak ada rumus universal untuk menggabungkan Probabilitas dan
Dampak, yang akan bervariasi antara orang dan proyek.



56


Bersikaplah fleksibel dalam analisis. Kadang-kadang mungkin tepat untuk beralih bolak-
balik antara sebutan LMH dan sebutan numerik. Anda mungkin menggunakan tabel yang
sama dengan yang di bawah.


10.) Peringkat risiko: Daftar semua elemen yang Anda telah mengidentifikasi dari risiko tertinggi
dengan risiko terendah.






57

Keterlambatan
penyelesaian project
Project E-Journal tidak
sesuai dengan waktu
yang diinginkan / tidak
tepat waktu (H)
Owner memberikan
sanksi kepada Team
Project (H)
Pembuatan Time
Management
Kontrol waktu
pengerjaan project
Selama
proses
pembuatan
project E-
Journal
Seluruh Team
Project
High
Pembengkakan
anggaran
Biaya yang dibutuhkan
dalam proses
pengembangan project
E-Journal melebihi dana
yang disediakan (M)
Kerugian biaya (H)
Pembuatan Cost
Management
Kontrol biaya
pengerjaan project
Selama
proses
pembuatan
project E-
Journal
Seluruh Team
Project
High
Kurangnya member
dari Team Project
Member Team Project
yang tersedia tidak
mencukup untuk
pembangunan project
(M)
Project tidak berjalan
sesuai rencana.
Kemungkinan molor
(M)
Pembuatan Human
Resource Management
Penambahan member
Team Project
Pada proses
inisiasi
Project
Manager
Medium
Database Error Terjadi error database
(M)
Website tidak
berjalan semestinya.
Berpotensi menjadi
celah keamanan (H)
a. Monitoring Database
secara berkala.
b. Melakukan testing
secara sempurna dan
menyeluruh.
Melakukan testing dan
simulasi database
sebelum digunakan
Pada proses
eksekusi dan
testing
Programmer
dan Analyst
High
Server Down Website down (M) Website tidak bias
dibuka (M)
a. Melakukan update
berkala
b. Melakukan pendataan
Melakukan
penambahan
bandwidth bila
Pada proses
eksekusi dan
testing
Project Owner
dan Project
Manager
Medium
Step 1: Risk
Identification
Step 2: Risk Assessment Step 3: Risk Management
List of Possible
Risks
Definition and
Probability
(H/M/L)
Impact
(H/M/L)
What are we already doing
about it? (mitigating factors)
What more can we do
about it?
Timescale
Person
Responsible
Reviewed Level
of Risk
Kurangnya
Komitmen
Teman Project kurang
berkomitmen untuk
menyelesaikan project E-
Journal dengan benar (M)
Pembangunan
proyek E-Journal
menjadi terhambat
bahkan bisa
mengalami
kegagalan (H)
Kontrol yang dilakukan oleh
Project Manager
Pengadaan evaluasi
Selama
proses
pembuatan
project E-
Journal
Seluruh Team
Project dan
Owner
High
Management yang
Buruk
Management yang buruk
terhadap proses
pengembangan project E-
Journal (M)
Project E-Journal
menjadi
terbengkalaidan tidak
selesai (H)
Pembuatan Project
Management Planning
Memperbaiki sistem
management
Selama
proses
pembuatan
project E-
Journal
Project Manager High
Skill yang Kurang
Memadai
Team Project kurang
mempunyai skill yang
memadai (M)
Project E-Journal
menjadi tidak
sempurna dan tidak
sesuai dengan yang
diinginkan owner (M)
Pemilihan team project
melalui proses seleksi
Pelatihan skill lebih lanjut
Selama
proses
pembuatan
project E-
Journal
Seluruh Team
Project


Medium

Komunikasi yang
tidak baik
Masing-masing team
project kurang
berkomunikasi baik antar
sesama team project
maupun dengan
stakeholder (M)
Project E-Journal
tidak berjalan
sebagaimana
mestinya karena
adanya
kesalahpahaman
(M)
Mengadakan pertemuan rutin
selama proses pembanguan
project
Pemberian pelatihan
bersama
Selama
proses
pembuatan
project E-
Journal
Project Manager Medium
Persetujuan yang
tidak jelas
Tidak jelasnya persetujuan
antara Project Manager
dengan Owner (M)
Project yang
dibangun tidak jelas
arahnya (H)
Pembuatan kesepakatan di
awal project
Pembuatan dokumentasi
kesepakatan
Pada insiasi
project
Project Manager
dengan Owner
High



58
bandwidth diperlukan
Server Rusak Server rusak karena
bencana alam,
kerusakan,dan factor-
faktor lain (M)
Server tidak bias
dibuka dan data
hilang (H)
a. Melakukan backup
berkala
b. Memeriksa kondisi
fisik serversecara
berkala
Melakukan Backup
dan Disaster Recovery
Plan
Pada proses
eksekusi dan
testing
Project Owner High
Serangan Virus Server terserang virus
(M)
Website berpotensi
menginfeksi
computer lain (H)
a. Memasang Antivirus
b. Melakukan update
berkala
Melakukan backup
berkala untuk
menanggulangi data
yang hilang
Pada proses
eksekusi dan
testing
Programmer
dan tester
High
Aktivitas Hacking Website dijebol oleh
hacker (H)
Berpotensi
disalahgunakan
untuk tindak criminal
(H)
a. Melakukan
Penetration Testing
b. Konfigurasi Firewall
c. Pengaturan hak akses
d. Melakukan
penyuluhan security
Melakukan monitoring
secara berkala dan
melakukan
penyuluhan tentang
security
Pada proses Programmer
dan Tester
High



PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN
(PROJECT E-JOURNAL JSI)




(KELOMPOK C-7)
(MATA KULIAH MANAJEMEN PROJEK TEKNOLOGI INFORMASI)
(JURUSAN SISTEM INFORMASI)
(INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA)



(12 MAY 2013)


TABLE OF CONTENTS
1.0 Tujuan .................................................................................................................................... 61
2.0 Peran dan Tanggung Jawab Pengadaan ................................................................................. 61
3.0 Procurement Requirements .................................................................................................... 61
4.0 Vendor Identification and Selection ...................................................................................... 61
5.0 Vendor Management ............................................................................................................. 62
6.0 Contract Requirements .......................................................... Error! Bookmark not defined.




61
1.0 Tujuan
Tujuan dari Rencana Pengelolaan Pengadaan adalah untuk menentukan parameter pengadaan
untuk peningkatan Projek E-Journal JSI, dalam rangka memastikan penyelesaian dengan
sukses. Pengadaan adalah proses rumit yang melibatkan banyak departemen internal(in case,
dalam perusahaan) maupun vendor eksternal. Rencana Pengelolaan Pengadaan ini telah
dibuat untuk meberikan kerangka kerja di mana semua tindakan pengadaan akan dikelola dis
eluruh perusahaan yang terlibat.
2.0 Peran dan Tanggung Jawab Pengadaan
Untuk memudahkan pengelolaan pengadaan yang efektif, peran dan tanggug jawab berikut
telah ditetapkan untuk semua tindakan pengadaan untuk Projek E-Journal JSI:
Role Responsibilities
Project Owner Menyetujui Procurement Management Plan
Menyetujui Vendor yang dipilih
Menyetujui semua kontrak-kontrak terkait
Project manager Melakukan koordinasi dengan tim project dan
vendor terkait segala aktivitas pelaksanaan
pengadaan
Mengadakan pertemuan terkait pemilihan vendor
Memberikan pertimbangan vendor
Memberikan pertimbangan pengadaan
Project team
3.0 Procurement Requirements
Ada beberapa item yang harus dibeli agar berhasil menyelesaikan Projek E-Journal JSI.
Berikut adalah daftar yang telah dibuat untuk menunjukkan barang-barang yang diperlukan,
dukungan penyampaian setiap item, dan tanggal item yang diperlukan untuk memenuhi
deliverable, sesuai dengan jadwal projek:


Procurement Need Deliverable(s) Supported Required Delivery
Date
IBM Server X3550 M3 Instalasi Server Ubuntu Server dan
konfigurasi jaringan.
01/05/2013
Kaspersky Open Space Instalasi dan Konfigurasi sesuai kondisi
system informasi di JSI
04/05/2013
Domain Registrasi Domain dan SSL protection 10/05/2013
Synologi Disk Statiton Instalasi dan konfigurasi 10/05/2013

4.0 Vendor Identification and Selection
Pemilihan Vendor dilakukan dengan melakukan Request for Quotation. RFQ dilempar ke
pelelangan melalui APENDO Online. Beberapa kriteria yang menjadi pertimbangan antara
lain:
a. Pengalaman dan Track Record Vendor
b. Kualitas produk yang ditawarkan
c. Harga yang ditawarkan
d. Waktu pengiriman yang disanggupi



62

Pemilihan vendor berdasarkan keputusan bersama antara Project manager dan Project Owner
setelah dilakukan meeting terkait pemilihan vendor.
Setelah melalui beberapa pertemuan, diputuskan untuk memilih PT Optima Solusindo
Technology sebagai vendor yang memenangkan pelelangan.
5.0 Vendor Management
Project manager bertanggung jawab melakukan koordinasi dengan vendor mewakili project
owner. Project manager juga bertindak sebagai penghubung antara pihak Project Owner dan
vendor. Project manager harus memastikan deal dengan vendor dapat berjalan dengan lancar.
Dalam melakukan koordinasi dengan vendor maka yang perlu dilakukan:
a. Pertemuan dan penandatanganan kesepakatan tanggal 15 April 2013
b. Kunjungan dan survey dari pihak vendor pada tanggal 16-20 April 2013
c. Komunikasi dengan pihak vendor
Sebagai bagian yang disepakati bahwa:
a. Pengadaan yang dikerjakan vendor adalah berupa seperangkat server, network storage,
software security, dan domain akan diberikan secara bertahap
b. Mengenai waktu kapan barang diberikan, telah dijelaskan dalam procurement
manajemen
c. Vendor wajib memenuhi servis pendukung sesuai kesepakatan