1

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah satu media komunikasi dan
koordinasi yang digunakan dalam suatu organisai bisnis maupun nonbisnis untuk
membahas atau mendiskusikan suatu topik tertentu. Dalam praktiknya, rapat sering
kali berjalan tidak efektif bahkan terkesan membuang-buang waktu dan berjalan yang
jelas. Oleh karena itu rapat baik perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik,
sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.
Dalam makalah ini kami akan membahas berbagai hal yang berkaitan dengan
bagaimana melakukan sebuah rapat seara efektif (effeti!e meeting) dalam dunia
bisnis. Pembahasan dalam makalah ini dimulai dengan pengertian rapat bisnis, tujuan
rapat bisnis, jenis-jenis rapat, syarat-syarat rapat, tata tertib rapat bisnis, etika rapat
dan gaya komunikasi, teknik membuka rapat, teknik mengajukan pendapat, teknik
menyusun notula, dan hal yang perlu dihindari saat rapat bisnis.
"
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN RAPAT BISNIS
#apat (onferene atau meeting) merupakan alat$media komunikasi kelompok
yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi,
baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah
untuk pengambilan keputusan. %adi rapat merupakan bentuk komunikasi yang
dihadiri oleh beberapa orang untuk membiarakan dan memeahkan permasalahan
tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipeahkan dan berbagai
kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
&ebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-
kelompok indi!idu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian.
'eskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. #apat merupakan sarana
untuk menapai kesepakatan bersama. &ayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat
karena berbagai alasan. #apat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan
diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar.
(eberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
#apat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. &ebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. #apat
bukan akti!itas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. %adi, rapat yang tidak efektif
tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu.
)ntuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perenanaan yang matang, tujuan
yang pasti, dan penyusunan agenda yang rini. &aat rapat terakhir, setiap peserta
mengetahui hasil rapat seutuhnya.
*
B. TUJUAN RAPAT BISNIS
#apat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu)
atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. +eberapa tujuan diadakannya rapat,
yaitu,
)ntuk memeahkan atau menari jalan keluar suatu permasalahan.
)ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
&ebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
-gar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang
terjadi.
'empersiapkan suatu aara atau kegiatan.
'enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.
C. JENIS-JENIS RAPAT BISNIS
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. +aik ketika
situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai
tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
#apat terdiri atas beberapa jenis, tergantung ara pandangnya atau segi
peninjauannya.
a) +erdasarkan tujuan
1) #apat Penjelasan.
#apat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan
menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
") #apat Pemeahan 'asalah.
#apat pemeahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemeahan t
entang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
*) #apat Perundingan.
#apat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, menari jalan tengah agar tidak
.
merugikan kedua belah pihak.
b) +erdasarkan sifat
1) #apat formal.
#apat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perenanaan
terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat
memperoleh undangan.
") #apat informal.
#apat informal adalah rapat yang dilaksanakan seara tidak resmi dan tidak
berdasarkan suatu renana yang bersifat resmi.
*) #apat terbuka.
#apat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi. 'ateri rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat
rahasia.
.) #apat tertutup.
#apat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu
dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut
maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).
) +erdasarkan jangka waktu
1. #apat mingguan.
#apat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan seara rutin setiap
minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang
dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
". #apat bulanan.
#apat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin,
guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh
setiap seksi atau subseksi.
*. #apat semester.
/
#apat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali,
guna mengadakan e!aluasi hasil kerja selama setengah tahun dan menari
serta menentukan renana-renana selanjutnya untuk waktu enam bulan
berikutnya.
.. #apat tahunan.
#apat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan
untuk menge!aluasi pelaksanaan dan hasil dari renana jangka pendek dan
jangka panjang.
d) +erdasarkan frekuensi
1) #apat rutin.
#apat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu a#apat rutin adalah
rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
") #apat insidental.
#apat inidental adalah rapat yang terjadi tanpa direnanakan terlebih
dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.
e) +erdasarkan nama
1. #apat kerja.
#apat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
". #apat dinas.
#apat dinas adalah rapat yang membiarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi
pemerintah).
*. 'usyawarah kerja.
0
'usyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja
D. SYARAT-SYARAT RAPAT BISNIS
#apat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat
yang telah ditentukan terapai. )ntuk dapat menapai tujuan rapat, ada beberapa
syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. +agaimanakah
syarat-syarat rapat yang baik1
&uatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria
berikut, yaitu,
a. 'embiarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan$didiskusikan seara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
. &etiap pembiaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada
yang disembunyikan serta prasangka ).
d. -danya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat,
masalah yang dibahas.
)ntuk menapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus
mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. &yarat-syarat rapat yang baik, antara lain ,
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus diranang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat.
&eara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu ,
1. Penentuan tujuan rapat dan aara rapat.
". Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
*. Penentuan tempat.
.. -komodasi.
/. (onsumsi.
0. 'edia$peralatan.
2
b) Pelaksanaan rapat.
1. &uasana rapat berlangsung terbuka.
". Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
*. -danya kendali dari ketua rapat
.. 3indarkan debat kusir.
/. +ahasa harus komunikatif.
0. 3indarkan monopoli ketika berbiara.
2. 4erdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
5. -danya notulen.
6. -ara rapat.
17. 'edia rapat.
11. 8aktu.
E. TATA TERTIB RAPAT BISNIS
-gar rapat bisa menapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola
dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sebagai
berikut ,
1. 4epat waktu dalam memulai rapat.
". -genda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat
mengetahui susunan aara rapat.
*. &etiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
.. -danya partisipasi dari peserta rapat.
/. +ersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain
tanpa emosi.
0. Dengan tidak melihat siapa yang berbiara, tapi setiap peserta mau mendengar
pendapat orang lain.
2. 4idak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
5
5. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun
saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
6. &etiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan seara singkat, jelas
dan lugas.
17. Pemimpin rapat dapat membimbing aara sampai pada akhir rapat walaupun
terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. %adi pemimpin rapat harus dapat
mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipeahkan untuk mengambil
kesimpulan.
11. &elalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang
disetujui bersama.
-gar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan aara
rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat
sampai dengan rapat ditutup yaitu ,
1. Pembukaan
". Pembaaan susunan aara rapat
*. Pembahasan materi rapat
.. 9ain-lain
/. Penutup
&usunan aara rapat dibaakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada
seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan
susunan aara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. %adi tata tertib rapat
merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibaakan atau dibagikan kepada peserta
rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib
dan tidak membuang-buang waktu seara peruma, sehingga tidak akan mendengar
lagi keluhan pegawai, Apa !"# g$nan%a rapat&.
+erdasarkan +uku (amus +ahasa :ndonesia, ;disi (edua terbitan +alai Pustaka,
diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk
membiarakan sesuatu, sidang, majelis. &edangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah
6
untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
Dalam buku ;tika (omunikasi karangan &amsir #ambe, yang dimaksud dengan
rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membiarakan suatu
masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memeahkan suatu
persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang
disepakati$disetujui bersama.
+erdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan
dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal
maupun nonformaluntuk membiarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu
masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
%adi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu
sering mengadakan rapat. #apat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-
waktu ). #apat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan
dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. 'isal, rapat
diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. &edangkan rapat yang bersifat non
formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai
( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain. 3al yang
dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan
baik bisnis maupun bukan bisnis.
Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif,
sehingga terapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. #apat dapat dikatakan
berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) terapai.
'. ETI(A RAPAT DAN GAYA ()MUNI(ASI
&alah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. (etika
akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan
etika rapat. <ang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau
17
ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
=aya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat
pertemuan setiap orang yang berbiara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau
mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. (omunikasi yang efektif dapat
berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara
lain sebagai berikut ,
1) Persepsi.
") (etepatan.
*) (redibilitas.
.) Pengerndalian.
/) (eookan$keserasian.
+eberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus
diterapkan dalam gaya komunikasi. =aya komunikasi seseorang sangat menentukan
keberhasilan suatu komunikasi. +eberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya
komunikasi, antara lain ,
1. Persyaratan komunikasi yang efektif.
". +ahasa isyarat ialah gerakan badan$tubuh atau ekspresi wajah.
*. +ahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami
dengan mudah oleh orang lain.
.. +udi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.
/. =aya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.
&elain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang
dapat menarik dalam mempengaruhi pembiaraan. 3al-hal menarik yang dapat
mempengaruhi pembiaraan antara lain ,
a. Pakaian.
b. Pandangan mata.
. 'imik wajah.
11
d. &ikap badan.
e. &uara.
f. 4ulisan.
G. TE(NI( MEMBU(A RAPAT
&etelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa aara rapat
( '> ) dengan uapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus
membaakan susunan aara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. &etelah itu
pembawa aara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.
'enjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan
harus mampu mendorong dan meniptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung
jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembiaraan
dalam rapat demi terapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa meniptakan
rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap
otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang
pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan
peserta untuk +erbiara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak
ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. 'enemukan gagasan yang emerlang.
'enyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa
pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam
beragumen. 'enapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai
penentu akhir.
H. TE(NI( MENGAJU(AN PENDAPAT
&eorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai
mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan
1"
harus menguasai teknik bertanya.4eknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari
peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
Pada dasarnya ada . teknik bertanya ,
a) Pertanyaan langsung ( diret ?uestion )
<aitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat.
Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang
ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
b) Pertanyaan tidak langsung ( o!erhead ?uestion )
<aitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan
menebar pandangannya ke segala penjuru.
) Pertanyaan mengembalikan ( re!erse ?uestion )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan
tersebut.
d) Pertanyaan dilemparkan ( #elay ?uestion )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana
pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan
sebelumnya.
4ujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah ,
a. )ntuk merangsang diskusi dalam rapat.
b. 'embahas masalah seara lebih terperini dan terbuka.
. 'enuju ke arah kesepakatan bersama.
I. TE(NI( MENYUSUN N)TULA
@otula adalah atatan mengenai semua pembiaraan selama rapat
berlangsung.'aksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam
rapat baik rapat untuk pemeahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan
dapat menjadi auan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir,
notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang
1*
diperoleh. @otula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke
waktu. @otula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh
pimpinan.
@otula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat
menebar pandangan ke seluruh peserta.
3al-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula ,
1. #ingkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
". Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
*. +ila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan ara
penulisannya agar tidak membingungkan
.. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian
informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang
berupa keputusan
/. 'enggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembiaraan
@otula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. @otula ini perlu
disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan
dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
3al-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula ,
1) +ila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan
tahun rapat. 'isalnya , #apat Pengurus <ayasan -mal 'aret "772
") Perlu diinformasikan pada judul notula rapatA apakah rapat tersebut merupakan
rapat pemberian informasi, rapat pemeahan masalah atau rapat pengambilan
keputusan.
*) &usunan notula lengkap , dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
1.
.) 8alaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbiara perlu
disebutkan namanya, misalnya :bu 'eynar memberikan usulan
tentangBBBBBBBBBBBB
/) (eputusan yang diambil dalam rapat hendaknya diatat seara lengkap
0) 8aktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
Persiapan dalam pembuatan notula ,
1. &ediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal
>omputer ataupun @ote +ook9aptop untuk penyusunan notula. atau
". &ediakan kaset rekaman bila ada pembiaraan yang tidak dapat ditulis.
*. 'emahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
.. &ediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
:si @otula #apat
1) %udul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang
menyelenggarakan rapat.
") 3ari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
*) &ifat rapat.
.) @ama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
/) Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
0) &usunan aara rapat.
2) #ingkasan jalannya rapat.
5) 3asil rapat.
6) 3al-hal yang dibiarakan dalam rapat.
17) >atatan khusus.
11) @ama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
1/
J. HAL YANG PERLU DIHINDARI SAAT RAPAT BISNIS
&iapa yang tidak merasa jengkel saat si mulut besar melontarkan pembiaraan
yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan topik yang sedang dibahas1 &iapa yang
tidak merasa kasihan pada rekan yang menjadi target olok-olokan di kantor1 -tau
merasa aneh saat melihat kemampuan teman anda dalam hal mengungkapkan
ssesuatu seperti mengagumi sesuatu hal yang sebenarnya tidak ada artinya1
@amun tak peduli bagaimana hal seperti itu menguasai pikiran anda,jangan
pernah sekali pun menganggap bahwa rapat bukanlah sesuatu hal yang
penting.Caktanya adalah rapat dapat membuat atau menghanurkan karir anda.
+erikut adalah 17 hal yang perlu dihindari saat rapat,
1. Datang terlambat. %angan mengatakan Dsaya tidak akan membuat kaauD seperti
berjalan ke sebuah pertemuan yang sedang berlangsung. 4iba beberapa menit lebih
awal tidak hanya menunjukkan anda sangat menghargai waktu, tetapi juga menjamin
anda mendapat tempat duduk yang baik juga.
". 4idak punya persiapan. %ika anda sebelumnya telah diberikan agenda atau bahan
rapat, sebaiknya anda membaanya.+uatlah beberapa pertanyaan atau kontribusi apa
yang bisa anda berikan sebagai bahan rapat untuk didiskusikan.
*. 'emonopoli Pembiaraan. &aat rapat dimulai, alangkah baiknya jika memberikan
kepada karyawan senior dahulu untuk memberikan pendapatnya. &aat mereka
berbiara tentang sedikitlah, maka kembangkanlah hal tersebut menjadi sesuatu yang
padat. %angan hanya bergumam atau bahkan tidak biara sama sekali jika anda
memiliki sesuatu yang berguna untuk dibiarakan.
.. 'embuat pernyataan seperti pertanyaan. )ngkapan pernyataan seperti pertanyaan
akan mengundang orang lain untuk berkata tidak, berdebat, atau mengambil ide-ide
10
anda. 4entunya hal ini akan sangat merugikan anda.
/. &alah membaa sinyal. >obalah untuk mengukur kebutuhan atau suasana hati
orang-orang yang ada dalam ruangan. 'endengarkan dengan seksama apa yang
dikatakan mereka untuk mengetahui kemungkinan mereka akan menerima ide-ide
anda.
0. 4erintimidasi. &ayangnya beberapa rekan anda menganggap sebuah rapat adalah
arena pertarungan lisan dan mereka sendiri berperan sebagai gladiator. %ika anda
menjadi korban intimidasi, hadapilah dengan tenang. %ika anda memerlukan waktu
untuk berpikir, lakukanlah dengan sebuah pertanyaan yang membuat penyerang anda
bertanggung jawab. &ebagai ontoh, D-ndrew, sejak kapan anda mulai berpikir saya
tidak peduli dengan hasil penjualan kami1D
2. 'engunyah permen karet. 3al ini sepenuhnya tidak sopan dan tidak profesional.
tidak ada yang perlu kita jelaskan lagi.
5. 'embiarkan handphone menyala. -nda menonaktifkannya saat di restoran atau di
bioskop, maka non aktifkanlah saat sedang rapat. dering handphone sangat
mengganggu seluruh peserta rapat. Dan jangan pernah menerima telepon saat rapat
berlangsung.
6. (eluar dari topik. %angan membuat agenda sendiri. 4etap fokus pada apa yang
ingin diapai. %ika anda harus keluar dari topik, biarakan dahulu dengan yang lain
sedini mungkin. >ara terbaik untuk menangani hal-hal yang tidak berkaitan dengan
topik adalah dengan menatat semuanya dan kembali ke topik pada saat yang tepat.
17. 'elewatkannya. -nda mungkin mendapatkan lebih banyak yang dapat anda
12
lakukan jika anda tidak ikut suatu rapat dan melakukan pekerjaan anda sebenarnya.
4etapi jika pertemuan itu dihadiri oleh seseorang yang memiliki jabatan dalam
organisasi, anda akan kehilangan kesempatan untuk membuat diri anda dikenal. :ngat,
rapat bukanlah tentang produktifitas tetapi juga tentang memproyeksikan itra positif
dan membangun hubungan profesional
15
BAB III
PENUTUP
(ESIMPULAN
Pada dasarnya rapat merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu
tempat untuk membahas suatu masalah tertentu dengan ara-ara yang baik. Dalam
konteks bisnis, pembahasan istilah rapat ini mengau pada pemahaman rapat bisnis
karena rapat bisnis memang memiliki perbedaan dengan rapat nonbisnis.
#apat memiliki beberapa tujuan di antaranya menyampaikan informasi,
penjajakan ide$gagasan, e!aluasi ide$gagasan, pengambilan keputusan membuat
dokumen dan memoti!asi peserta. #apat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa
jenis, antara lain, briefing, rapat konsultasi rapat komite rapat konseling dan
negosiasi. Di samping itu, pengelompokkan yang lain rapat juga dapat
dikelompokkan menjadi rapat internasional, rapat moti!asional dan rapat partisipasif.
(eberhasilan rapat bisnis memerlukan perenanaan yang baik, pemantauan
selama pelaksanaan rapat bisnis dan tindak lanjut dari rapat bisnis. &elain itu,
efektifitas rapat bisnis dipengaruhi oleh tiga komponen penting antara lain, kesiapan
penyelenggara narasumber (presenter) dan keaktifan para peserta rapat bisnis
tersebut.
16
DA'TAR PUSTA(A
1. +uku komunikasi bisnis (Djoko Purwanto, bab15, hal *"7)
". http,$$www.artikelrapatbisnis.om
*. http,$$www.rapatbisnis.om$"71*$17$jenis-jenisrapatbisnis.html