BAB III

LATAR BELAKANG TEORI

3.1 Pengenalan
Bab tiga iaitu latar belakang teori seterusnya akan membincangkan tentang
teori-teori yang akan digunakan sepanjang penghasilan projek ini. Mula-mula akan
diperkenalkan tentang praktis konvensional Jabatan Kerja Raya yang digunakan
selama ini. Kemudian diterangkan pula secara teperinci berkenaan dengan DFD dan
RD. !ajuk-tajuk ini dibahagikan kepada pengenalan gambarajah aliran data "DFD#
dan model rajah perhubungan entiti "RD#.
!ajuk RD kemudian pula akan dipecahkan lagi kepada dua tajuk kecil iaitu
kepentingan RD dalam menjalankan projek ini serta komponen utama yang
digunakan dalam RD. !ajuk-tajuk ini amat penting di dalam membina sistem
pengurusan $%D bagi projek ini.
3.2 Praktis Konvensional JKR
&ada masa dahulu menjadi masalah kepada jabatan-jabatan kerajaan untuk
mencari 'ail-'ail simpanan yang semakin bertambah dari tahun ke tahun dan
mengambil masa yang agak lama untuk mendapatkannya kembali. $ontohnya
Jabatan Kerja Raya "JKR# yang mempunyai 'ail-'ail yang cukup banyak untuk
disimpan( memandangkan semua projek in'rastruktur kerajaan diba)ah
pengendaliannya. Fail-'ail ini penting untuk menjadi rujukan pada masa hadapan jika
projek in'rastruktur yang telah dibina hendak diubahsuai atau hendak diperbesarkan.
Fail-'ail penting seperti pelan dan lukisan struktur perlu disimpan dengan terancang
agar tidak berlaku kehilangan 'ail data atau rosak dimakan usia.
&ada masa dahulu juga( lukisan-lukisan projek dilukis dengan menggunakan
tangan sepenuhnya. Kesukaran berlaku jika hendak membuat salinan pendua atau
hendak mengubahsuai lukisan tersebut memandangkan pada masa tersebut tiada
teknologi yang mampu untuk membuat kerja-kerja tersebut. &rojek seperti sekolah(
bangunan kerajaan( sistem saliran( jambatan serta beberapa projek lain mempunyai
lukisan pia)ainya yang tersendiri. *ni menjadi masalah kerana lukisan-lukisan
tersebut terpaksa dilukis semula dan ini memakan masa yang agak panjang.
Beberapa tahun kebelakangan ini( jabatan-jabatan kerajaan sudah mula
menggunakan komputer dalam sistem pentadbiran mereka. Begitu juga dengan JKR.
Melalui berbagai jenis perisian pengkalan data( berbagai jenis maklumat di pejabat
samada berbentuk tugasan harian atau data-data projek akan dapat disimpan dengan
cara yang tersusun( berpusat serta bersistematik. &engurusan data menjadi lebih
e'ekti' dengan menggunakan sistem yang bersesuaian dan juga +ramah pengguna,.
$apaian dan mengemaskini maklumat data menjadi lebih pantas dan e'isien
berbanding sistem manual yang digunakan pada masa dahulu.
Masalah-masalah konvensional yang timbul seperti keciciran 'ail data( rosak(
kesukaran mendapatkan 'ail dan lain-lain akan dapat dielakkan. -leh yang demikian(
kepantasan evolusi komputer dan industri teknologi maklumat "*!# seharusnya
diiringi dengan penyediaan satu sistem yang dapat memberikan tindakan yang pantas
kepada pengguna yang membolehkan maklumat sentiasa berada di hujung jari.
.elain menyediakan satu sistem yang ramah pengguna( boleh berinteraksi dan dapat
dicapai pada bila-bila masa( mengoptimakan sumber kemudahan komputer sedia ada
amatlah penting bagi merealisasikan saranan kerajaan untuk me)ujudkan kerajaan
elektronik serta sistem tanpa kertas.
&engkalan data adalah penting dan perlu dalam pengurusan projek
pembinaan. *a adalah perlu dari segi pengurusan dan pengetahuan umum. Dari segi
pengurusan( ia merujuk kepada kepentingan pengkalan data kepada pihak
pengurusan( samada kepada pihak kontraktor( perunding dan kepada kerajaan.
&engkalan data ini adalah perlu untuk memberi maklumat yang tepat dan terkini
kepada pihak pengurusan tentang projek pembinaan di ba)ah penguasaan mereka
dengan cepat dan e'ekti'. Dari masa ke semasa pihak pengurusan boleh mendapatkan
maklumat tersebut dengan cepat kerana pengkalan data ini akan disambungkan ke
internet. Dengan ini( pihak kerajaan dapat membuat perancangan dan penga)asan
yang )ajar terhadap projek pembinaan di ba)ah pengendalian mereka.
.ehingga sekarang( pihak JKR telah menyediakan laman )eb untuk penender
mendapatkan maklumat tentang projek yang akan dilaksanakan oleh kerajaan. *ni
memberi kemudahan kepada penender selain daripada penender mendapatkan sendiri
maklumat tentang projek tersebut di pejabat JKR sendiri. Dengan adanya laman )eb
ini semua maklumat tentang projek yang akan dilaksanakan nanti seperti lokasi( kos(
serta in'rastruktur yang hendak dibina boleh diperolehi.
-rang ramai yang ingin mengetahui perkara-perkara tentang projek tersebut
juga boleh mendapatkannya melalui internet. /al ini akan memudahkan pihak
pengurusan JKR kerana tidak lagi perlu melayan setiap orang yang berminat kerana
orang tersebut hanya perlu sambung ke internet dan melihatnya di laman )eb yang
disediakan. Melalui cara ini( orang ramai dapat mengetahui apakah projek yang akan
dilaksanakan oleh kerajaan di dalam ka)asan mereka dalam masa terdekat ini.
3.3 Pengenalan Kepaa Ga!"ara#a$ Aliran %ata &%'%(
0ambarajah aliran data adalah carta yang digunakan untuk me)akili sesuatu
sistem beserta dengan komponen akti' dan interaksi di antara datanya. Komponen-
komponen gra'ik di dalam gambarajah aliran data adalah seperti aliran data( proses(
stor data "data stores# dan terminators.
%liran data adalah suatu elemen yang me)akili arah aliran data. %nak panah
digunakan untuk me)akili aliran data dengan nama data dinyatakan disisinya.
&ilihan nama data mestilah ringkas dan setepat yang mungkin. Biasanya nama aliran
data tidak melebihi tiga patah perkataan supaya hasil gambarajah adalah kemas dan
mudah di'ahami.
Di dalam konteks gambarajah aliran data( proses merupakan elemen yang
melambangkan trans'ormasi atau perubahan bentuk data. !rans'ormasi data boleh
terbahagi kepada dua bentuk iaitu perubahan struktur data "meng'ormat semula# atau
perubahan kandungan "menambah atau memadam maklumat#. .atu bulatan
digunakan untuk me)akili proses dengan nama proses ditunjukkan di dalam bulatan
tersebut. 1ama proses mestilah me)akili 'ungsinya dengan tepat supaya tidak
menimbulkan kekeliruan. .ebaik-baik nama yang dipilih adalah tidak melebihi tiga
perkataan dan setiap satunya dinomborkan.
%dakalanya sesuatu sistem mempunyai beratus-ratus proses sehingga
menyebabkan gambarajah aliran data yang dihasilkan terlalu kompleks dan tidak
kemas. Masalah ini diselesaikan dengan membahagikan proses ke dalam beberapa
peringkat.
&roses bagi peringkat pertama dilabelkan sebagai +2, dan dinamakan sebagai
Context Diagram. Context Diagram ini merupakan proses peringkat tertinggi yang
ingin direkabentuk atau skop kajian. Keseluruhan organisasi di)akili sebagai satu
unit di ba)ah proses ini.
.ekiranya sesuatu proses mempunyai sub proses( maka proses tersebut akan
dipaparkan diperingkat yang berlainan. 1ombor bulat melambangkan analisis
peringkat pertama. Misalnya jika sesuatu proses dilabelkan sebagai 3.3( 3.4 dan
seterusnya. .ekiranya proses 3.3 mempunyai sub proses lagi( maka ia akan
dilabelkan sebagai 3.3.3( 3.3.4 dan seterusnya.
.tor data "data store# adalah tempat dimana data disimpan secara tetap
supaya boleh diekstrak apabila diperlukan. Data boleh dipanggil berulangkali atau
juga di dalam 'ormat yang berlainan. Maklumat yang disimpan tidak terhad kepada
data yang disimpan dalam disket sahaja tetapi mungkin juga data lain seperti
kalendar( senarai( indeks kad dan sebagainya. .tor data di)akili oleh dua garisan
selari dengan satu garisan menegak pada sebelah kiri. 1ama 'ail ditunjukkan di
dalam.
Terminators terdiri daripada source dan sink. Terminators adalah tempat di
mana data masuk atau keluar dari proses. Terminators di)akili oleh satu kotak segi
empat. Source menunjukkan input data manakala sink menunjukkan output data.
Terminators memainkan peranan dalam menetapkan skop kajian.
Jadual 5.3 diba)ah meringkaskan aktiviti yang biasanya terdapat di dalam
gambarajah aliran data dan simbol yang la6imnya digunakan.
.imbol %ktiviti
1o.-
1ama
&roses
-bjek bulat melambangkan proses.
1ombor menunjukkan peringkat proses.
1ama .tor Data .tor data
1ama Terminators Terminators
1ama %liran Data %liran
Jadual 5.37 %ktiviti dan simbol dalam gambarajah aliran data.
"$. 8. Bachman( 39:9#
3.) *oel Ra#a$ Per$+"+ngan Entiti &ER%(
De'inisi Rajah &erhubungan ntiti "Entity Relationship Diagram# atau
singkatannya RD ialah model yang digunakan untuk menggambarkan dan
menerangkan komponen-komponen atau proses-proses dalam merekabentuk suatu
pengkalan data yang e'ekti' di mana sebarang jenis maklumat boleh dihubungkait di
antara satu sama lain.
Model logik tersebut merupakan pusat untuk sesuatu pangkalan data yang
direkabentuk. -leh itu( model rajah perhubungan entiti mestilah mempunyai si'at-
si'at yang menyokong keperluan yang berbe6a-be6a daripada pengguna. Komponen
dalam model ini adalah bersi'at tetap dan me)akili keadaan proses sebenar dalam
sesuatu organisasi. Maka( bentuknya tidak perlu ditukar melainkan terdapat
perubahan pada keadaan proses sebenar untuk sesuatu organisasi.
Model RD ini juga merupakan salah satu kaedah yang digunakan oleh
sesuatu organisasi untuk menerangkan keperluannya terhadap sesuatu maklumat dan
data. Fungsi utama model ini adalah untuk memberikan maklumat ini kepada
perekabentuk sistem maklumat dalam membangunkan sistem yang betul-betul
memenuhi keperluan organisasi tersebut.
-bjekti' utama penggunaan RD ialah mempersembahkan data atau maklumat
yang diperlukan oleh sesuatu organisasi dengan tepat dan mudah di'ahami. Model ini
biasanya digunakan sebagai model a)al untuk membangunkan sistem baru ataupun
untuk mempertingkatkan kualiti sistem yang sedia ada dalam sesuatu organisasi.
Model ini tidak bergantung kepada penyimpanan dan cara memperolehi data.
Maka( perekabentuk diberi kebebasan untuk membuat keputusan ke atas sistem yang
sedia ada dalam teknik perlaksanaan atau pergabungan dengan sistem lain. .atu lagi
ciri penting model RD ialah ia mestilah cukup 'leksibel untuk sebarang perubahan
pada masa depan. Model RD juga tidak dipengaruhi oleh sebarang implementasi
'i6ikal.
3.).1 Kepentingan ER%

&enggunaan komputer semakin meluas dalam menyelesaikan masalah
terutamanya dalam persekitaran korporat. &enggunaan komputer telah melalui
evolusi seperti yang berikut7
i. Experimentation
ii. Insolated Functional Systems
iii. Deparmental Systems
iv. Integrated Operational System
v. Office utomation
vi. !anagement Information
"$. 8. Bachman( 39:9#
&ada peringkat a)alnya( kebanyakan daripada pelopor yang terlibat dalam
bidang ini hanya mengemukakan idea tanpa sebarang tindakan yang bersesuaian
untuk meminimumkan percanggahan data atau pengulangan data. .elain itu(
perkaitan dan penggabungan data yang sesuai sukar dicapai dan tidak dapat
mencerminkan 'ungsi yang sebenar dengan tepat.
Kepentingan pembentukan model RD yang bagus adalah seperti berikut7
i. Memenuhi keperluan pengguna-pengguna yang berlainan kerana
setiap pengguna memerlukan data yang berlainan.
ii. Keperluan pengguna mungkin berbe6a mengikut perubahan masa.
iii. &engguna tidak perlu berhadapan dengan kesulitan penyimpanan data
dalaman.
iv. Keperluan untuk mengubahsuai struktur data tanpa memba)a
masalah kepada pengguna.
v. .truktur sistem maklumat tidak akan dipengaruhi dengan perubahan
kepada aspek 'i6ikal penyimpanan misalnya seperti jenis mesin untuk
simpanan data.
3.).2 Ko!ponen ,ta!a %ala! ER%
/ubungan antara entiti "Entity Relationship# atau singkatannya R merupakan
model data yang berdasarkan kepada persepsi dunia nyata yang mengandungi dua set
objek yang asas iaitu entiti "Entities# dan hubungan "Relationships#. Model ini
dibangunkan untuk memudahkan rekabentuk pengkalan data melalui spesi'ikasi
enterprise scheme. .kema ini me)akilistruktur logik keseluruhan bagi pengkalan
data.
ntiti merupakan objek yang boleh dikenalpasti dengan jelas dan elemen yang
mustahak untuk sistem maklumat sesuatu organisasi. Misalnya jadual kontraktor
yang mengandungi semua maklumat kontraktor dalam bahagian penyelenggaraan
sesebuah organisasi.
/ubungan adalah perkaitan di antara entiti dari set yang berlainan atau sama.
ntiti-entiti dikaitkan atas sebab perniagaan. /ubungan biasanya boleh di)akili
dengan kata kerja. Misalnya7
!*%10 - sokong ; R%.<K
Dalan contoh di atas( sokong merupakan hubungan yang mengaitkan entiti
rasuk dan tiang.
-leh kerana anggapan atau pengertian yang dibuat dalam model R adalah
tidak tepat( maka set entiti dan hubungan boleh digambarkan dalam pelbagai cara.
&erbe6aan utamanya ialah cara mengendalikan pelbagai attri$utes yang ada.
ttri$utes adalah ciri yang menerangkan sesuatu entiti. Misalnya 7
1ama Bangunan adalah attri$ute untuk Jadual Data Bangunan
8alaubagaimanapun( pembentukan R ini mestilah mematuhi syarat tertentu
yang dinamakan sebagai mapping cardinalities. !apping cardinalities ini
menyatakan bilangan entiti yang boleh dihubungkan dengan entiti yang lain melalui
set hubungan. .yaratnya ialah hubungan antara entiti mestilah salah satu daripada
empat jenis yang berikut7
i#. One%to%one Relationship
/ubungan ini jarang digunakan. Biasanya digunakan apabila terdapat
keperluan untuk mengasingkan data atas sebab-sebab keselamatan.
$ontohnya maklumat am dan sulit pekerja.
ii#. One%to%many Relationship
Digunakan untuk menghubungkan satu entiti di % dengan bilangan
tidak terhad di B. !etapi( entiti di B hanya boleh dihubungkan dengan
satu entiti di %.
iii#. !any%to%one Relationship
Keadaan yang berla)anan dengan One%to%many Relationship
iv#. !any%to%many Relationship
/ubungan yang biasanya melibatkan sepasang One%to%many
Relationship di antara dua jadual. Misalnya hubungan antara Jadual
Maklumat .ubjek dan Jadual Da'tar &elajar. /ubungan ini tidak
digunakan dalam kajian ini kerana terlalu kompleks.
.truktur logikal keseluruhan dalam pengkalan data yang digambarkan dalam
RD mempunyai komponen dan simbol yang berikut7
.imbol %ktiviti
.egiempat bujur me)akili set Entity.
Bentuk elips me)akili ttri$utes.
Berbentuk potongan )ajik me)akili set
hubungan "Relationship#.
0arisan menghubungkan ttri$utes
kepada set Entity dan set Entity kepada
set hubungan.
Jadual 5.4 %ktiviti dan simbol dalam gambarajah hubungan entiti
"$. 8. Bachman( 39:9#
3.- Kesi!p+lan
Dalam bab ini telah diterangkan kaedah-kaedah penyimpanan maklumat data
yang digunakan oleh JKR sejak dahulu lagi di dalam tajuk praktis konvensional JKR.
!ajuk ini memperkatakan tentang latar belakang penyimpanan maklumat serta
perubahan-perubahan yang JKR telah lakukan sehingga sekarang. &erubahan-
perubahan ini dirasakan masih tak mencukupi memandangkan JKR merupakan satu
jabatan kerajaan yang amat penting untuk membangunkan negara.
!ajuk pengenalan kepada gambarajah aliran data "DFD# memperihalkan
secara terperinci tentang komponen serta kaedah-kaedah membuatnya. Bagi
memudahkan untuk di'ahami( tajuk ini menyediakan contoh-contohnya sekali bagi
menampakkan gambaran sebenar apa itu DFD.
Kemudian diterangkan secara teperinci juga tajuk model gambarajah
perhubungan entiti atau singkatannya RD. !ajuk ini juga memperkatakan tentang
kepentingan serta komponen utama RD yang perlu ada dalam gambarajah ini. !ajuk
ini juga ada menyediakan contoh yang sesuai untuk memahami dengan lebih lanjut.