Cara Mudah Berbagi File Dengan Google Docs

Google Docs adalah program online gratis yang memungkinkan pengguna untuk membuat
dokumen, lembar kerja, presentasi secara online. Dokumen yang dibuat dapat dibagikan ke
pengguna lain untuk berkolaborasi. Hal ini membuat pengguna dapat bekerja bersama dengan
pengguna lain, bekerja sama dalam mengerjakan dokumen, dan menyimpan dokumen secara
online untuk diakses dimanapun dan kapanpun. Dengan menggunakan Google Docs ini, dengan
cepat mendapatkan tanggapan dari beberapa orang bersamaan dan serempak. Proses penulisan
dokumen terlihat dengan jelas, perubahan yang dilakukan dapat terlihat. elain itu, Google Docs
mempermudah berbagi data, publikasi dokumen untuk mengundang pengguna lain untuk melihat
dan mengedit atau mempublikasikan dokumen untuk dapat dilihat publik. Dokumen pada Google
Docs dapat di!upload dan di!do"nload dengan berbagai #ormat #ile.
Pada Google Docs pengguna dapat membuat berbagai macam jenis #ile, seperti dokumen, lembar
kerja, presentasi, #ormulir, dan gambar. Berikut akan dijelaskan langkah!langkah dan disertai
gambar bagaimana pengguna dapat membuat dokumen baru, simpan, mengganti nama dokumen,
dan meng!upload dokumen dengan menggunakan Google Docs.
Pertama kali halaman Google Docs dibuka, ditampilkan sebuah halaman seperti gambar di atas.
Pada bagian kiri halaman terdapat sebuah tombol C$%&'%. (ntuk membuat sebuah #ile baru,
pengguna dapat menekan tombol tersebut. aat tombol tersebut ditekan, akan muncul sebuah
menu yang digunakan untuk menentukan apa yang akan dibuat oleh pengguna. 'erdapat
beberapa pilihan, seperti document, presentation, spreadsheet, #orm, dra"ing, dan lain!lain. )ika
pengguna ingin membuat #ile dokumen seperti "ord, maka pengguna dapat memilih document.
)ika pengguna ingin membuat #ile untuk presentasi, maka pengguna dapat memilih presentation.
)ika pengguna ingin membuat #ile lembar kerja seperti e*cel, maka pengguna dapat memilih
spreadsheet.
ika pengguna memilih Document, maka akan terbuka sebuah halaman baru untuk membuat
dokumen. Pengguna dapat menuliskan hal yang diinginkan pada halaman tersebut. Pada halaman
ini, pengguna dapat mengatur jenis tulisan, ukuran tulisan, "arna tulisan, dan lain!lain. Pengguna
dapat membuat tulisan menjadi tebal, miring, dan bergaris ba"ah. Perataan tulisan juga dapat
diatur.
Pengguna dapat mengatur #ormat penulisan seperti yang dapat dilakukan pada aplikasi o##ice
Microso#t +ord. ,ama dari dokumen dapat diisi sesuai dengan keinginan. &pabila ingin
mengganti nama dokumen, klik pada bagian kiri atas, akan muncul sebuah jendela untuk
memasukkan nama #ile.
&pabila nama sudah diganti, nama document di bagian kiri atas akan otomatis berubah. etiap
perubahan yang dilakukan oleh pengguna terhadap isi dokumen, akan otomatis disimpan. (ntuk
lebih memastikan, pengguna dapat menge!klik link bertuliskan -&ll changes sa.ed in Dri.e/ yang
terdapat pada bagian atas halaman. Hal ini digunakan untuk menyimpan #ile.
(ntuk setiap jenis #ile yang ingin dibuat, pengguna aka diba"a menuju halaman yang diinginkan.
elain document, terdapat spreadsheet, presentation, #orm, dra"ing, dan lain!lain. Halaman!
halaman tersebut akan ditunjukkan seperti gambar di ba"ah ini.
Pada Google Docs, #ile!#ile yang sudah dibuat akan muncul pada halaman a"al Google Docs,
seperti gambar di ba"ah ini. Pada halaman tersebut akan muncul da#tar #ile dengan nama,
pemilik #ile, dan "aktu terakhir #ile diubah. File!#ile tersebut dapat dibuka kembali dan diubah
sesuai dengan keinginan. (ntuk membuka #ile yang diinginkan, klik pada nama #ile yang ada.
etelah pemilihan dilakukan, akan muncul halaman baru sesuai dengan jenis #ile yang dipilih.
)ika #ile berjenis document, maka halaman yang dibuka adalah halaman
untuk mengubah dokumen. 0si dokumen tersebut akan sesuai dengan kondisi dokumen pada
terakhir penyimpanan.
alah satu #itur yang dimiliki oleh Google Docs adalah kemampuan untuk berbagi pekerjaan
pengguna dengan pengguna lain. 'erdapat banyak pilihan untuk melakukan hal ini.
Pengguna dapat mengakses ke dokumen, tetapi pengguna lain hanya dapat membaca dokumen
dan tidak membuat perubahan. Pengguna juga dapat memberikan akses ke dokumen dimana
pengguna lain dapat bekerja sama dengan pengguna untuk membuat perubahan. Pengguna dapat
melihat perubahan yang dibuat oleh pengguna lain terhadap dokumen pengguna. (ntuk
melakukan kerja sama pada sebuah dokumen, pengguna lain yang berbagi dokumen dengan
pengguna harus memiliki akun Google. )ika tidak, pengguna lain tersebut hanya dapat melihat
dokumen, tidak dapat melakukan perubahan
(ntuk berbagi dokumen, pengguna dapat memilih #ile yang akan dibagikan. Pada halaman a"al
Google Docs, terdapat da#tar #ile yang dimiliki. Pilihlah #ile yang akan dibagikan dengan
mencetang kotak pada #ile yang dipilih, seperti gambar di ba"ah ini. Pada bagian atas, pilih More.
Pada menu More tersebut terdapat banyak pilihan. Pilih hare, kemudian pilih hare.
etelah itu akan muncul sebuah jendela untuk memasukkan pengguna lain yang akan menerima
dokumen ini. Pengguna dapat mengatur siapa yang dapat mengakses dokumen. Pada jendela
tersebut terdapat da#tar pengguna lain yang dapat mengakses dokumen. 'erdapat 1 jenis akses,
yaitu public on the "eb, anyone "ith the link, dan pri.ate.
etiap jenis akses memiliki si#at tersendiri, bergantung pada keperluan pengguna hak akses dari
suatu dokumen dapat diubah. Misalnya jika suatu dokumen ditujukan untuk umum dan tidak
memiliki in#ormasi rahasia apapun maka jenis akses dari dokumen tersebut dapat diubah menjadi
-Public on the "eb/. Berikut ini adalah penjelasan untuk setiap jenis akses yang disediakan oleh
Google Docs2
Public on the "eb
)enis akses ini mengijinkan semua pengguna internet untuk dapat menemukan dan mengakses
tanpa perlu menda#tarkan diri pada google dan melakukan login pada Google Docs. ebaiknya
jenis akses ini digunakan untuk dokumen!dokumen yang bersi#at publik 3 umum dan tidak
ditujukan untuk pihak tertentu saja.
4. &nyone "ith the link
)enis akses ini membatasi hanya pengguna!pengguna internet yang memiliki link untuk
dokumen saja yang dapat mengakses dokumen tersebut. )ika pengguna tersebut memiliki link
maka pengguna tersebut tidak perlu melakukan login pada Google Docs untuk melihat maupun
melakukan perubahan pada dokumen.
5. Pri.ate
)enis akses ini merupakan jenis akses yang bersi#at rahasia, dimana hanya pengguna Google
Docs tertentu saja yang dapat memiliki akses pada dokumen. Para pemilik akses tersebut
adalah pengguna Google Docs yang sudah diberi ijin oleh pemilik dokumen untuk melihat
maupun melakukan perubahan pada dokumen.
)ika nama penerima sudah ditentukan, pengguna dapat menekan tombol hare 6 sa.e untuk
membagikan akses dokumen kepada pihak!pihak yang diinginkan.
)ika pengguna ingin membatalkan pemberian akses maka pengguna dapat menekan tombol
Cancel. )ika pengaturan akses sudah dilakukan, klik tombol Done, maka pengguna akan kembali
ke halaman a"al dari Google Docs. (ntuk menandakan apabila hak akses suatu dokumen telah
dimiliki oleh pengguna Google Docs lain selain pemilik dokimen maka pada nama dokumen
tersebut akan terdapat
keterangan hared, yang menandakan bah"a pemilik hak akses dokumen tersebut tidak lagi hanya
dipegan oleh pemilik dokumen.
----- Semoga Bermanfaat -----