Anda di halaman 1dari 13

Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Zahir Accounting
Oleh. Kholid Haryono
1.1 Pengantar Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Zahir Accounting
a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem
Adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jerry
FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Fundamentals
of Systems Analysis, New York, 1981)
Adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen yang saling
berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
(Marshall B. Romney, Paul John Steinbart, Accounting Information
System, 2004)
Karenanya, sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem
kecil yang masing-masingnya melakukan fungsi khusus yang
penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar di
tempat mereka berada.
Informasi
Adalah kumpulan data yang saling berinteraksi satu sama lain
sehingga memiliki nilai bagi penerimanya.
Data
Adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian
(even) dan kesatuan nyata.
Akuntansi
Sebagaimana tertuang dalam Statement of the Accounting Principle
Board dalam buku Basic Conceps and Accounting Principles
Underlying Financial Statement of Business Eenterprises
disebutkan bahwa :
Akuntansi adalah suatu aktivitas pelayanan jasa (service activity).
Fungsinya menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang
bersifat fnansial/keuangan, tentang satuan ekonomis dalam
pengambilan pilihan yang layak diantara berbagai alternatif
tindakah.
1

Disebutkan pula bahwa akuntansi sebagai seni pencatatan,
pengelompokan dan peringkasan dengan cara yang baik dan dalam
unit moneter atas semua transaksi-transaksi keuangan dan
kejadian-kejadian lain yang menyangkut keuangan perusahaan dan
menafsirkan hasil pencatatan tersebut.
Tujuan utama akuntansi adalah untuk menyajikan informasi yang
berguna kepada semua pihak yang berkepentingan di perusahaan
dalam pengambilan suatu keputusan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Berdasarkan deskripsi diatas maka secara umum dapat diartikan
bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan prosedur-
prosedur yang menjalankan fungsi-fungsi tertentu, saling
berinteraksi dan bekerja bersama-sama sehingga menghasilkan
informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan.
Ruang lingkup Sistem Informasi Zahir Accounting :
Gambaran umum fungsi-fungsi dalam SIA Zahir
b. Karakteristik Sistem Informasi
Sistem Informasi Akuntansi adalah salah satu produk teknologi
informasi yang fungsi utamanya adalah mendukung manajemen
dalam melakukan pemrosesan data sehingga menghasilkan
informasi untuk pengambilan suatu keputusan.
Teknologi sendiri dapat diartikan suatu alat yang berkerja untuk
manusia guna mencapai suatu tujuan dan memiliki karakter
memberikan kemudahan bagi penggunanya.
2

Proses Sistem Informasi
Proses SIA Zahir
Proses SIA Zahir tersebut menggambarkan dengan sekali input data,
nota, kwitansi atau kejadian (even) dapat langsung menghasilkan
output berupa laporan dan berbagai grafk sebagai informasi dalam
pengambilan keputusan.
c. Teknologi Informasi vs Manajemen
Teknologi informasi adalah alat, karena sifat alat memiliki
kecenderungan tetap / tidak bergerak maka karakter ini rasanya
berseberangan dengan manajemen yang bersifat bergerak,
berkembang, berubah dan lain sebagainya.
Perbandingan teknologi (alat) dan manajemen dapat digambarkan
seperti berikut :
3

Deskripsi kasus misalnya Mr. Scott memiliki usaha distributor yang
berlokasi di Jl. Adhi Sutjipto. Karena usaha ini dirintis dari awal,
Mr. Scott meminta pengembang IT untuk membuatkan aplikasi
komputer yang dapat menangani inventori, penjualan dan pembelian
serta transaksi-transaksi penerimaan lain dan biaya-biaya.
Dengan aplikasi ini Mr. Scott telah sangat terbantu karena inventori
dapat dikendalikan dengan baik, penjualan piutang, pembelian
hutang serta biaya telah terukur dengan baik sehingga perusahaan
berkembang dengan pesat, tidak terasa Mr. Scott telah memiliki 5
Gudang, 100 Karyawan kantor dan 50 tenaga marketing.
Atas perkembangan usaha ini, aplikasi yang dimiliki belum mampu
mengendalikan inventori lebih dari satu gudang, belum dapat
mengukur prestasi marketing, prestasi pelanggan dan pengendalian
kredit pembelian kepada supplier.
Hal ini menggambarkan Teknologi akan tetap (tidak ikut
berkembang) seiring perkembangan manajemen dan usaha.
Sederhananya Mr. Scott musti memanggil kembali pengembang
aplikasi komputer yang lalu untuk mengembangkan software nya
sehingga sesuai dengan usahanya saat ini. Kendalanya :
1.Belum tentu pengembang tersebut masih memiliki kode program
yang terpasang di tempat Mr. Scott sehingga program tidak bisa
dikembangkan alias musti dibuat lagi dari nol.
2.Software umumnya di desain sesui dengan permintaan pemesan
saat itu dan untuk kasus diluar spesifkasi yang dipesan
sehingga akan sulit dikembangkan sesuai perkembangan
manajemen. Lagi-lagi musti dibuat lagi dari nol.
3.Kalaupun kode program masih ada dan dapat dikembangkan,
perlu waktu cukup lama dengan biaya tidak kecil untuk
mengembangkan sesuai kondisi usaha saat itu.
4.Setelah aplikasi dikembangkan, masih perlu waktu lagi untuk
menyesuakan data yang sudah berjalan dengan aplikasi yang
berkembang. Tidak sedikit dalam kasus ini yang musti
mengulang transaksi atau memulai dari awal.
5.Perubahan dan pengembangan program akan syarat dengan bug
/ error. Maka membutuhkan waktu untuk cek and ricek lagi
sehingga aplikasi betul-betul dapat berjalan dengan lancar.
SIA - Teknologi
Manajemen
4

6.Hal ini akan terulang kembali ketika perusahaan terus
berkembang.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Zahir telah melakukan
perombakan besar-besaran terhadap modul-modul yang dimiliki
sehingga modul dan ftur dalam satu aplikasi dibuat terpisah dan
tidak saling bergantungan dengan mengenalkan teknologi software
rakitan.
Teknologi ini dibuat untuk mengatasi ftur dan modul yang tidak
diperlukan tidak dibebankan kepada pengguna baik dari segi materi
maupun kompleksitas sistem.
Fitur dan Modul tersebut adalah sebagai berikut :
Untuk perusahaan dengan skala kecil yang membutuhkan
operasional penjualan, pembelian, utang, piutang, pengendalian
inventori dan pendapatan biaya dapat menggunakan aplikasi Zahir
Small Bussiness dengan biaya satu juta rupiah.
5

Ketika perusahaan berkembang dengan ikut tender dan dapat
project dimana-mana sehingga perlu diukur pengedalian masing-
masing proyeknya, untuk pengembangan sistem cukup memesan
ftur Proyek dengan biaya 500rb tanpa mempengaruhi edisi dan
data yang sudah ada, artinya software tetap dilanjutkan dengan
penambahan ftur baru tersebut.
d. Circle Development
Pengembangan software secara umum memiliki tahap sebagai
berikut :
Langkah pengembangan tersebut telah dilalui oleh Zahir di awal
aplikasi ini dikembangkan. Sekarang setelah seluruh sistem berjalan
dengan baik, metode pengembangan yang digunakan adalah sebagai
berikut :
6

1.2 Teknologi Client Server
Client server adalah teknologi database dimana data dapat digunakan
oleh banyak komputer (entiti transaksi) yang satu dengan lainnya saling
terkoneksi. Sebelumnya Zahir menggunakan database stand alone yakni
database paradox yang berjalan lancar untuk satu koneksi.
Versi terakhir Zahir adalah versi 5.1 yang telah menggunakan database
client server yakni frebird (interbase)
a.DBMS (Database Manajemen Sistem)
Berbagai kalangan umum banyak menilai baik kurangnya software
itu dari tool atau alat yang digunakan untuk membuatnya seperti
Visual Basic (VB), Delphi, Visual C++, Foxpro dan lain sebagainya
sehingga banyak pertanyaan muncul program A dibuat pakai apa ?,
dijawab VB ... wah kuno, yang canggih itu delphi. Pakainya apa ?,
Foxpro ... wah jelek, yang bagus C++ dan lain sebagainya.
Bagi kalangan pecinta IT secara mendalam menilai ketangguhan
software itu dari database yang digunakan karena ketika software
dikembangkan menggunakan Oracle, rasanya tak terbantahkan
mustinya sangat tangguh, SQL Server sangat baik digunakan untuk
pengguna windows / microsoft, Database paradox dan Ms. Acces
baik digunakan pengguna windows untuk stand alone, MySQL
umumnya baik digunakan untuk linux dengan skala menengah,
database postgreeSQL dan Interbase merupakan database client
server yang baik digunakan baik linux maupun windows dan lain
sebagainya.
DBMS adalam sebuah sistem manajemen database untuk kajian
menentukan penggunaan database yang akan digunakan oleh
aplikasi yang akan dikembangkan.
b.Topologi Jaringan Zahir Accounting System
Jaringan komputer berdasarkan luasnya cakupan secara umum
dibagi menjadi empat yakni :
1. LAN (Local Area Network <= 1000 Meter / 1 Km
2. MAN (Metropolitan Area Network). Lebih dikenal dengan
jaringan kota yang mencakup area sampai 10 Km
3. WAN (Wide Area Network). Area jaringan yang dapat
mencakup sampai 100 Km
4. Internet (Satelit). Dikenal dengan jaringan tanpa batas.
Karakteristik database yang digunakan oleh Zahir adalah client
server. Secara teknis database ini mampu bekerja sampai dengan
level empat yakni internet. Hanya saja wilayah geografs dan kualitas
jaringan internet di Indonesia tidak mendukung direct connection
(koneksi langsung) dengan baik.
7

Zahir telah teruji lancar untuk jaringan LAN, sedang jaringan WAN
pernah diujikan dengan hasil yang kurang memuaskan yakni dari 10
uji joba hanya dua yang berhasil berjalan dengan baik.
Beberapa faktor kegagalan adalah sebagai berikut :
1. Koneksi sering terputus (menggunakan uji konvensional
dengan ping antar komputer.
2. Jaringan wireless lemah karena satu area dengan sinyal
lainnya seperti radio, televisi, komunikasi dan lain sebagainya.
c.Aplikasi Desktop vs Web Base
Perkembangan telekomunikasi yang begitu pesat saat ini telah
menghubungkan hampir seluruh manusia di seluruh dunia dengan
berbagai varian teknologi seperti hp, internet, tv, radio dan lain
sebagainya. Efek yang paling terasa adalah meningkatnya kebutuhan
manusia akan informasi dan komunikasi sangat tinggi.
Hal ini mempengaruhi perkembangan teknologi informasi seperti
software atau piranti lunak. Sebagaimana yang terlihat dari penilaian
masyarakat tentang teknologi informasi, misalnya ketika Mr. X
menunjukkan sebuah software canggih, banyak orang bertanya,
under web apa belum ?. kalau belum berarti masih kuno....
Coba kita analisa lebih mendalam. Pertama, basis jaringan dalam
piranti lunak dibagi menjadi dua bagian yakni software berbasis
desktop dan software berbasis web. Ciri pembedanya adalah sofware
berbasis web tidak perlu diinstall di masing-masing komputer, cukup
install di server (hosting) maka semua orang yang terhubung ke
internet bisa meng-access menggunakan aplikasi web seperti IE,
Opera, Mozilla dan lain sebagainya. Sedangkan software berbasis
desktop harus diinstall di komputer tertentu yang akan digunakan
untuk bekerja.
Kedua, dilihat dari karakteristik pekerjaannya juga dapat dibagi
menjadi dua bagian yakni pekerjaan yang terikat ruang waktu dan
pekerjaan yang tidak terikat ruang waktu artinya bisa dikerjakan
kapan saja. Misalnya Teller bank memiliki pekerjaan yang terikat
ruang dan waktu, demikan pula kasir toko. Sedangkan
perpustakaan/toko online dimana harus dapat mengupdate buku,
referensi bahkan membaca kapan saja dan dimana saja maka
pekerjaan di toko online memiliki karakter tidak terikat ruang dan
waktu.
Kedua hal diatas menunjukkan bahwa software under web itu tidak
berarti lebih baik dari software berbasis desktop begitu sebaliknya,
karena baik tidaknya software itu jika dapat bekerja dan digunakan
sesuai peruntukan serta karakteristiknya.
Ketika Anda membuat/akan menggunakan software bank untuk
teller, maka buatlah program berbasis desktop karena terikat ruang
8

dan waktu. Untuk cek saldo, transfer yang bersifat pelayanan ke
nasabah yang tidak terikat ruang dan waktu maka buatlah berbasis
web.
Dalam pengembangannya, Zahir Accounting Sistem dikembangkan
berbasis desktop. Hal ini dilakukan sebab karakteristik pekerjaan
keuangan adalah privat dan terikat ruang dan waktu. Akan tetapi
perkembangan dunia usaha yang memiliki berbagai kantor cabang di
wilayah-wilayah yang saling berjauhan dan kebutuhan konsolidasi
laporan keuangan sangat penting, Zahir membuat teknologi
interkoneksi antar data menggunakan fasilitas sinkronisasi antar
cabang yang menggunakan teknologi internet sebagai jembatan
pengiriman datanya. Sehingga meskipun antar wilayah bekerja
masing-masing, pada periode tertentu data dapat di sinkronisasi
menjadi laporan holding / laporan terpusat tanpa terganggu dengan
koneksi internet yang tidak lancar jika transaksi dilakukan secara
langsung (direct).
Konfigurasi Sinkronisasi Data Antar Cabang
9

Aplikasi server untuk jembatan sinkronisasi data.
Eport data !abang ke pusat " #olding
d.Zahir Report Server
Teknologi sinkronisasi antar cabang diatas akan menyelesaikan
persoalan interkoneksi internet di Indonesia yang tidak mendukung
dijalankannya secara langsung sehingga dengan menggunakan
desentralisasi data dan sinkronisasi ke pusat data akan membantu
proses konsolidasi laporan dari berbagai cabang perusahaan
bersangkutan.
Ada kebutuhan lain yang tidak kalah penting adalah kebutuhan
informasi bagi manajemen yang cenderung mobile artinya, seorang
pemilik perusahaan tidak selamanya berada di kantor, tidak sedikit
justru hari-harinya berada jauh dari kantor bahkan di luar negeri.
Untuk itu pemilik membutuhkan informasi keuangan dan prestasi
perusahaan secara real time dan dimana pun berada.
Zahir Accounting mengelurkan aplikasi Zahir Report Server dimana
pemilik dan manajemen dapat membuka laporan dan berbagai grafk
prestasi perusahaan secara online bahkan menggunakan PDA / HP
sekalipun yang support dengan HTML yakni IE, Mozilla / opera mini.
10

1.3 Komponen Teknologi Informasi
Komponen teknologi informasi secara umum dibagi menjadi tiga, yakni
hardware, software dan brainware.
a.Hardware
Adalah perangkat keras komputer dimana software Zahir diinstall.
Spesifkasi hardware yang support Zahir adalah sebagai berikut :
No Uraian Ukuran Keterangan
1 Pentium III dan
sederajat
1 GHz
2 RAM (memory) 256 Mb
3 Video Card 64 Mb
4 Hardisk 2 GB
5 Printer All Tipe
6 Customer Draw Untuk POS
7 Customer Display Untuk POS
8 Printer Kasir Untuk POS
9 Barcode Scanner Untuk POS
10 Sistem Operasi Win.Xp, 2000,
Vista dan
diatasnya
Catatan :
Untuk server dengan koneksi komputer banyak
direkomendasikan menggunakan komputer khusus server atau
komputer PC dengan spesifkasi Prosesor minimal 2 x spect
diatas, RAM 4x, Hardisk 5x.

b.Software
Adalah perangkat lunak / sistem dalam hal ini terbagi menjadi dua
yakni Sistem Operasi seperti windows XP, 2000, Vista dan lain
sebagainya. Dan Aplikasi / Software yakni Zahir Accounting.
c.Brainware
Adalah pelaku / orang yang menjalankan sistem informasi / aplikasi.
Dilihat dari ketiga struktur diatas, Zahir Accounting sebagai suatu
software berada di level 2 tingkat ke 2 yakni :
Hardware Sistem Operasi (Windows) Zahir Accounting Brainware
/ user artinya untuk sekedar berjalan dengan baik, syaratnya Hardware
harus baik, windows tidak terkena virus / fx setelah itu ke dapat
digunakan dengan baik.
1.4 Faktor Kegagalan Implementasi Teknologi Informasi
Beberapa hal yang menyebabkan kegagalan implementasi dari sebuah
software :

11

1. Budaya yang tidak berubah, seperti menunda-nunda pekerjaan
seperti saat menggunakan sistem pembukuan manual, seharusnya
setiap hari seluruh transaksi telah diinput, sehingga setiap saat
pimpinan dapat mengetahui kondisi perusahaan dan dapat mengambil
keputusan dengan cepat.

2. Mental karyawan yang mudah menyerah, begitu menemui beberapa
masalah dan kegagalan langsung menyerah dan menyatakan bahwa
software ini tidak bisa dipakai.

3. Cara berpikir yang keliru, bahwa software ini sangat pintar sekali
dan dapat mengganti kan manusia secara total, layaknya dewa penolong,
padahal software ini hanyalah alat bantu, tetap dibutuhkan nalar dan
kecerdikan dari penggunanya untuk memanfaatkan semua fasilitasnya
secara menyeluruh.

4. Sistem dan aturan main di perusahaan yang kurang mendukung,
dengan adanya Zahir; akan banyak staf keuangan yang merasa
terancam dan merasa mudah digantikan, ini salah besar.

Dengan adanya Zahir, justru keahlian dan ilmu yang selama ini
terpendam dapat diaplikasikan, seperti analisa keuangan yang sesuai
industrinya, analisa akuntansi biaya seperti abc costing, akuntansi
manajemen, dll. dimana semua itu belum dapat digantikan oleh
software.

Untuk itulah diperlukan pemberdayaan karyawan yang lebih baik,
jangan menggunakan karyawan yang ahli akuntansi manajemen untuk
menginput transaksi, tapi cukup gunakan staf yunior saja, agar mereka
yang senior merasa lebih berharga dengan pekerjaan-pekerjaan analisa
dan tentunya berbagai perubahaan lainnya, seperti sistem pemberian
bonus baru agar mereka termotivasi untuk mau berubah dari sistem
lama yang tidak efsien ke sistem yang baru.

5. Menuntut kesempurnaan saat ini juga, meskipun Zahir telah
berusaha sebaik dan seteliti mungkin, tapi akhirnya produk ini adalah
buatan manusia yang tidak luput dari kesalahan, pasti ada saja
kesalahan seiring dengan bertambahnya fasilitas baru, perkembangan
teknologi, kompatibilitas dengan sistem operasi dan hardware komputer.

Untuk itu komunikasi yang baik antara User dengan Zahir menjadi
syarat mutlak, jangan menunda-nunda untuk melaporkan masalah dan
kesalahan agar tidak bertumpuk-tumpuk dan akhirnya menjadi
kumpulan kekecewaan (menjadi snow ball).

6. Ingin 100% pas sesuai keinginan, ingin serba otamatis dan semua
keinginan pengguna dapat diakomodir. Selama ini Zahir terus berusaha
mengembangkan fasilitas yang ada berdasarkan masukan dari
12

pengguna, sehingga mungkin ada kekurangan fasilitas yang dirasakan
oleh pengguna baru.

Gunakan prinsip ini, bila software ini sudah dapat memenuhi 80% saja
dari semua kebutuhan, itu sudah sangat layak untuk dipakai daripada
kembali ke sistem manual atau mengharapkan software yang 100% pas,
yang umumnya berharga ratusan juta atau milyar, tapi sulit digunakan
dan lama diimplementasikan, yang akhirnya malah menjadi investasi
yang gagal.

7. Tidak mau menyesuaikan diri dengan sistem baru, justru
mengharapkan agar software yang menyesuaikan diri. Mereka terbiasa
menggunakan spread sheet, dimana data dapat disusun dan diolah
sebebas mungkin.

13