Anda di halaman 1dari 80

BAB I

PENDAHULUAN
1.1. Umum
Seiring dengan perkembangan teknologi dan arus globalisasi, telah
memudahkan orang-orang untuk melakukan perjalanan dari satu negara ke negara
yang lain, sehingga tidak terasa lagi adanya batas-batas antar negara (boderless).
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus
ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara.
Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi adalah salah satu instansi pemerintah
yang berdiri di bawah naungan Kementrian Hukum Hak !sasi "anusia
#epublik Indonesia wilayah $awa %arat yang melayani pembuatan i&in
keimigrasian. !nalisis terhadap sistem pembuatan paspor (SP#I) yang ada dalam
kantor imigrasi dilakukan untuk mengidenti'ikasi kelemahan yang ada dan
mengusulkan langkah-langkah untuk perbaikannya.
(ntuk menghindari paspor digunakan oleh pihak-pihak yang tidak
diinginkan seperti )ontohnya teroris, maka setiap *arga +egara Indonesia (*+I)
yang ingin dibuatkan paspor datanya harus terin)i dan tidak adanya duplikasi data.
Paspor yang dibuat oleh ,enaga Kerja Imigran (,KI) maupun *arga +egara
Indonesia (*+I) lainnya, harus adanya database yang men)ukupi untuk
menyimpan semua data 'ile. Karena setiap *arga +egara Indonesia (*+I) hanya
diperbolehkan mempunyai satu paspor dan prosedurnya harus jelas dan teratur.
-
"aka dari itu penulis tertarik untuk mengambil judul .!nalisa Sistem In'ormasi
Pembuatan Paspor (SP#I) pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi/.
1.2. Maksud dan Tujuan
"aksud penulisan laporan analisa sistem in'ormasi pembuatan paspor
(SP#I) ini yaitu0
-. "engembangkan kemampuan penulis dalam menganalisa prosedur sistem
in'ormasi yang berjalan pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.
1. "enganalisa sejauh mana permasalahan dan kelemahan yang ada di Kantor
Imigrasi Kelas II Sukabumi mengenai pembuatan paspor (SP#I).
2. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Imigrasi Kelas II
Sukabumi untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan, khususnya untuk
permohonan pembuatan paspor.
3. "emberikan in'ormasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
Sedangkan tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini
yaitu untuk melengkapi dan memenuhi kelulusan mata kuliah Kuliah Kerja
Praktik (KKP) pada program 4iploma ,iga jurusan "anajemen In'ormatika.
1.3. Metode Penelitian
4alam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode
penelitian deskripti' analitis, yaitu metode mengumpulkan, menyajikan serta
1
menganalisa data sehingga dapat memberikan gambaran yang )ukup jelas atas
objek yang diteliti untuk menarik kesimpulan.
5ara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah0
-. "etode *awan)ara (Interview)
"etode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang dilakukan penulis
kepada staff kantor imigrasi bagian kepegawaian guna mendapatkan
in'ormasi se)ara terperin)i mengenai kegiatan pembuatan paspor (SP#I)
dan organisasi yang ada didalamnya.
1. "etode 6bser7asi
"etode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung terhadap
kegiatan yang berhubungan dengan penulisan laporan ini yaitu pada bagian
loket sehingga mendapatkan in'ormasi yang jelas mengenai permasalahan
atau penggunaan sistem yang berjalan.
2. "etode Studi Pustaka
"etode ini dilakukan dengan mengumpulkan re'erensi-re'erensi yang ada di
perpustakaan sebagai bahan pertimbangan untuk mendekati dan meneliti
kebenaran antara teori dengan praktik yang ada.
1.4. uan! Lin!ku"
Kantor Imigrasi melayani beberapa bidang antara lain pembuatan paspor,
pemeriksaan paspor rusak, penggantian paspor, pemeriksaan paspor hilang,
pembuatan i&in keimigrasian, perpanjangan i&in kunjungan, i&in tinggal terbatas
dan i&in tinggal tetap.
4alam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini penulis men)oba
membahas mengenai prosedur pembuatan paspor (SP#I) pada Kantor Imigrasi
Kelas II Sukabumi yang terdiri mulai dari prosedur permohonan, prosedur
2
pembayaran, prosedur pengambilan data biometrik serta prosedur penyelesaian
paspor (SP#I).

1.#. $istematika Penulisan
(ntuk mengetahui se)ara ringkas permasalahan yang ada dalam penulisan
laporan ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk
mempermudah pemba)a memahami laporan analisa sistem in'ormasi pembuatan
paspor (SP#I) ini.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis men)oba menguraikan mengenai latar belakang
se)ara umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode
penulisan yang digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB II LANDA$AN TE%I
Pada bab ini penulis menguraikan mengenai pembahasan teoritis sebagai
landasan ber'ikir dan konsep-konsep yang digunakan sebagai a)uan dalam
penulisan laporan ini yaitu sistem in'ormasi.
BAB III ANALI$A $I$TEM BE&ALAN
Pada bab ini penulis men)oba menguraikan mengenai pro'il instansi,
sejarah instansi, 7isi dan misi, janji layanan, struktur organisasi dan 'ungsi,
prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, dokumen-
dokumen yang terkait, sistem komputer yang digunakan, serta membahas
permasalahan pokok beserta peme)ahannya.
3
BAB I' PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari
seluruh pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP).
BAB II
LANDA$AN TE%I
2.1. (onse" Dasa) $istem
8
4alam konsep dasar sistem ini, penulis menjelaskan mengenai sistem in'ormasi,
karakteristik sistem, dan klasi'ikasi sistem.
1. Pen!e)tian $istem In*o)masi
"enurut ").9eod dalam Hani' !l :atta (1;;<03) mengemukakan bahwa
.sistem adalah sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk men)apai satu tujuan/.
In'ormasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk atau sesuatu yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. "enurut Kertaha didalam
Hani' !l :atta (1;;<0=) mende'inisikan .sistem in'ormasi adalah alat untuk
menyajikan in'ormasi dengan )ara sedemikian rupa sehingga berman'aat bagi
penerimanya/.
Komponen dari Sistem In'ormasi antara lain 0
a. Perangkat keras (Hardware)
b. Perangkat lunak (Software)
). 4atabase
d. Prosedur
e. Personil>6rang
'. $aringan komputer dan komunikasi data
2. (a)akte)istik $istem
"enurut 9adjamudin (1;;?0-;) .memahami dan mengembangkan suatu
sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang
membedakannya/. (nsur-unsur itu adalah karakteristik sistem atau si'at-si'at
@
tertentu yang menggambarkan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu
sistem. adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut0
Karakteristik sistem terdiri dari ? aspek yaitu 0
a. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang
artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari
sistem. Setiap subsistem memiliki si'at-si'at dari sistem yang menjalankan
suatu 'ungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem se)ara keseluruhan.
b. 9ingkungan 9uar (Environment)
9ingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem.
). %atasan (Boundary)
"erupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luar. %atasan sistem ini memungkinkan
suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

d. $alinan (Interface)
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem
yang lainnya. $alinan ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
satu subsistem ke subsistem yang lain.
e. "asukan (Input)
Anergi yang dimasukkan ke dalam sistem. "asukkan dapat berupa
pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
'. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukkan menjadi keluaran.
g. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasi'ikasikan menjadi keluaran yang
berguna.
h. Sasaran> ,ujuan (oal)
<
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (ob!ective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang
dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.
3. (lasi*ikasi $istem
"enurut Istianingsih (1;;=08) .sistem dapat di klasi'ikasikan dari beberapa sudut
pandang/. 4iantaranya adalah sebagai berikut ini 0
a" Sistem !bstrak dan Sistem :isik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
nampak se)ara 'isik, sedangkan sistem 'isik merupakan sistem yang ada
se)ara 'isik.
b" Sistem !lamiah dan Sistem %uatan "anusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang
diran)ang oleh manusia.
c" Sistem #eterministic dan Sistem Probabilistic
Sistem determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi.
Sedangkan sistem probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya
belum diprediksi karena mengandung probabilistic.
d" Sistem ,erbuka dan ,ertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang
tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
?
2.2. Pe)alatan Pendukun! (Tools System)
Peralatan yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika dari model
suatu sistem pada penulisan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini yaitu dengan
menggunakan simbol-simbol berupa diagram-diagram yang menunjukkan se)ara
tepat arti dan 'ungsinya, antara lain sebagai berikut0
1. Dia!)am Ali) Data +DAD,
a. Konsep 4asar 4iagram !lir 4ata (4!4)
4iagram alir data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data
didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram
juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
b. Simbol-Simbol 4alam 4!4
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai
berikut 0
-) 9ingkaran 9uar (E$ternal Entity)
!dalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data. e$ternal entity ini dapat berupa
orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau
output dari sistem.
1) Proses (Process)
!dalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk
memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh
orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke
dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
2) !lir 4ata (#ata %low)
=
4igambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses
sistem. #ata flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data
atau in'ormasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. #ata flow ini
mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan
kesatuan luar (e$ternal entity). Selain menunjukkan arah alir data, data
'low ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau in'ormasi yang
dimaksud.
3) Simpanan 4ata (#ata Store)
!dalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. data store ini
biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, )ontohnya
pita magnetic& file dis'et, dan file (arddis'. #ata store ini juga berkaitan
dengan penyimpanan folder.
). !turan "ain 4!4
%entuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam
penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai
berikut 0
-) 4idalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara e$ternal
entity dengan e$ternal entity lainnya se)ara langsung.
1) 4idalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang
satu dengan data store yang lainnya se)ara langsung.
2) 4idalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan
menghubungkan data store dengan e$ternal entity se)ara langsung.
3) Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
d. ,ahapan Pembuatan 4!4
-;
9angkah-langkah dalam membuat 4!4 dibagi menjadi tiga tahap atau
tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut 0
-) 4iagram Konteks
4iagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk
menggambarkan sistem se)ara umum atau global dari keseluruhan sistem
yang ada.
1) 4iagram +ol
4iagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam
diagram konteks yang penggambarannya se)ara lebih terperin)i.
2) 4iagram 4etail
4iagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data se)ara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
2. (amus Data - Data Dictionary (DD)
"enurut H."uhammad Subekti (1;;30-2) .kamus data (data dictionary)
adalah merupakan alat yang penting bagi 4%! dalam melaksanakan 'ungsinya
berisi deskripsi dari suatu data/. Sistem data dictionary adalah katalog 'akta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan in'ormasi dari suatu sistem in'ormasi
pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.
4engan kamus data sistem analisis dapat mende'inisikan data yang
mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi
tentang data flow diagram yang men)akup proses, data flow dan data store.
:ungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih
detail tentang diagram alir data yang men)akup proses& data flow dan data store"
Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus
data disusun se)ara abjad.
--
!dapun kegunaan dari kamus data adalah 0
a. "em7alidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
b. "enyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-
laporan.
). "enentukan muatan data yang disimpan dalam 'ile-'ile.
d. "engembangkan logika untuk proses-proses 4iagram !lir 4ata (4!4).
Isi kamus data harus men)erminkan keterangan yang jelas tentang data
yang di)atat. "aka data harus memuat hal-hal sebagai berikut 0
!. +ama !rus 4ata
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data
flow diagram, maka nama arus data juga harus di)atat di kamus data, sehingga
mereka yang memba)a data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut
tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung men)arinya
dengan mudah di kamus data.
-) !lias
!lias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu
dengan yang lainnya.
1) ,ipe 4ata atau %entuk 4ata
4ata yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam
bentuk dokumen dasar atau 'ormulir, dokumen hasil )etakan )omputer,
laporan terarah, tampilan layar di monitor, 7ariabel, parameter dan field)
-1
field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu di)atat
di kamus data.
2) !rus 4ata
!rus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu di)atat di kamus data supaya
memudahkan men)ari arus data didalam data flow diagram"
3) Penjelasan
(ntuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang di)atat
di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-
keterangan tentang arus data tersebut.
8) Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu
di)atat di kamus data karena dapat digunakan untuk mende'isinikan
kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses
program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
@) Bolume
Bolume yang perlu di)atat didalam kamus data adalah tentang 7olume
rata-rata dan 7olume pun)ak dari arus data. Bolume rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu,
sedangkan 7olume pun)ak menunjukkan 7olume yang terbanyak.
<) Struktur 4ata
Struktur data menunjukan arus data yang di)atat pada kamus data yang
terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
-2
3. Notasi (amus Data
+otasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu +otasi ,ipe 4ata dan
+otasi Struktur 4ata.
!. +otasi ,ipe 4ata
+otasi ,ipe 4ata adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau
makna dari simbol yang dijelaskan. !dapun bentuk notasi sebagai berikut0
Ta.el II.1 Notasi Ti"e Data
Notasi (ete)an!an
/ Setiap karakter
0 !ngka numeric
A Karakter alp(abet
1 !ngka nol tampilkan sebagai spasi kosong
. ,itik sebagai penulisan ribuan
2 Koma sebagai peme)ah pe)ahan
3 Hypen sebagai tanda penghubung
- Slas( sebagai tanda pembagi
%. +otasi Struktur 4ata
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan
item data, sehingga se)ara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item)item datanya. $uga masih diperlukan in'ormasi
lainnya misalnya in'ormasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya
-3
bersi'at dapat ada dan dapat tidak ada. (ntuk menunjukkan in'ormasi-in'ormasi
tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut 0
Ta.el II.2 Notasi $t)uktu) Data
Notasi (ete)an!an
4
,erbentuk dari (IS CO*POSE#) atau terdiri dari (CO+SIS, O%)
atau sama dengan (IS E-.I/01E+ O%)
5
!+4
6 7
Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data
didalam kurung brac'et ini)
I
Sama dengan simbol C D atau pemisah pada bentuk C D
N 6 7 M
Iterasi (elemen data didalam kurung brac'et beriterasi mulai
minimum + kali dan maksimum " kali)
+ ,
Optional (elemen data didalam kurung parent(esis si'atnya
optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
8atau88
Keterangan setelah tanda ini adalah komentar
9
Indentefier data store
Alias
+ama lain untuk data
-8
4. Pen!kodean
Kode digunakan untuk mengklasi'ikasikan data, memasukkan data ke
dalam komputer dan untuk mengambil berma)am-ma)am in'ormasi yang
berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huru' dan karakter
khusus. Peran)angan suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai
berikut 0
-. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan )ara
menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
1. Harus unik
,idak ada kode yang keluar kembar untuk masing-masing item yang
diwakilinya.
2. Harus 'leksibel
"emungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap
diwakili oleh kode.
3. Harus e'isien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan e'isien bila
direkam dan disimpan di luar komputer.
8. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.
@. Harus distandarisasi
-@
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah pengertian dan
terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakannya.
<. Spasi dihindari
"enghindari kesalahan di dalam menggunakannya.
?. Hindari kemiripan karakter
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengu)apannya,
sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
!da beberapa ma)am tipe kode yang dapat digunakan diantaranya 0
a" Kode *nemoni'
Kode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode
mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter
dari item yang akan diwakili dengan kode ini.
b" Kode (rut
Kode urut disebut juga kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya
urut satu dengan kode berikutnya.
c" Kode %lok
Kode blok mengklari'ikasikan item ke dalam kelompok tertentu yang
men)erminkan satu klari'ikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.
d" Kode Eroup
-<
Kode group merupakan kode berdasarkan field)field kode yang mempunyai
arti.
e" Kode 4esimal
"engklari'ikasikan kode atas dasar -; unit angka desimal dimulai dari angka
; sampai dengan = atau ;; sampai dengan == tergantung banyaknya
kelompok.
BAB III
ANALI$A $I$TEM BE&ALAN
3.1. Umum
Sistem in'ormasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat pesat,
yang memungkinkan mempengaruhi beberapa bidang baik indi7idual maupun
juga bidang usaha. Sistem in'ormasi sendiri berguna bagi organisasi sebagai
elemen pengolah data, dimana organisasi juga akan memberi dukungan bagi
-?
pengambilan keputusan dari tingkat rendah hingga tingkat tertinggi dalam suatu
organisasi.
4alam kegiatannya sistem yang digunakan pada Kantor Imigrasi Kelas II
sudah terkomputerisasi dengan baik, setiap bidang kegiatan yang ada se)ara tidak
langsung di awasi oleh Kepala Kantor Imigrasi dengan melakukan pemeriksaan
terhadap dokumen-dokumen dan arsip-arsip yang terkait dengan prosedur
pembuatan paspor.
(ntuk itulah penulis akan membahas mengenai tinjauan perusahaan serta
prosedur sitem berjalan yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.
3.2. Tinjauan Instansi
4alam pelaksanaan kegiatannya Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
memiliki 7isi dan misi yang baik. %erdasarkan hasil obser7asi, interview dan
researc( yang telah dilakukan, pembuatan paspor sendiri dilakukan oleh sub seksi
bagian keimigrasian, yang sistem penda'tarannya masih menggunakan 'ormulir
yang harus diisi se)ara manual untuk kemudian dilakukan entry data sehingga
data menjadi terkomputerisasi. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat
membantu menyajikan in'ormasi yang lebih akurat dan tepat waktu juga
mengurangi kesalahan dalam pen)atatan laporan.
3.2.1. $eja)a: Instansi
Kantor Imgrasi Kelas II Sukabumi dibentuk berdasarkan Surat Keputusan
"enteri Hukum dan Hak !sasi "anusia #epublik Indonesia nomor0 ".;8-
-=
P#.;<.;3 tahun 1;;1 tanggal 18 September 1;;1 tentang pembentukan Kantor
Imigrasi %ukit ,inggi, $akarta (tara, Sukabumi, Karawang, ,asikmalaya,
Pemalang, *onosobo, Pati, "adiun, %litar, Singaraja, Simbawa %esar, Serang dan
Eorontalo.
4iresmikan kembali untuk beroperasi pada tanggal ;- !pril 1;;2 oleh
%apak Sekretaris $enderal Imigrasi bertetapan dengan perayaan peringatan hari
jadi Kota Sukabumi yang ke-?= dihadiri oleh Ibu *alikota (4ra. Hj. "olly
"ulyahati), "uspida dan Kepala-kepala dinas dilingkungan Kota Sukabumi, para
4irektur dari 4irektorat $enderal Imigrasi dan Kepala Kantor *ilayah
4epartemen Hukum dan Hak !sasi "anusia $awa %arat beserta Koordinasi
(rusan Keimigrasian dan Koordinasi (rusan !dministrasi (mum.
Sesuai dengan 4IP tahun 1;;2 dilaksanakan pembangunan Eedung Kantor
Imigrasi Kelas II Sukabumi yang berlokasi di 4esa Sudajaya Hilir Kelurahan
%aros. Sejak tanggal 18 4esember 1;;3 kegiatan operasional Kantor Imigrasi
Kelas II Sukabumi telah berpindah tempat ke jalan 9ingkar Selatan, Sudajaya
Hilir, %aros yang sebelumnya menempati gedung di jalan #. Syamsudin SH
+o.32 Sukabumi sebagai pinjaman.
Kepala Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi sampai dengan sekarang telah
beberapa kali mengalami pergantian pimpinan antara lain 0
-. 4rs. !)hmad Eo&ali (Periode 1;;2 s>d 1;;8)
1. 4rs. (tje Sumantri, "". (Periode 1;;8 s>d 1;;@)
2. #isnur A''endi, SH. (Periode 1;;@ s>d 1;;?)
3. *ahidin +oer Sihite SH."" (Periode 1;;? s>d +o7ember 1;;?)
8. Hartini SH.".Si (Periode +o7ember 1;;? s>d "ei 1;-;)
@. Hendra "artin, SH. (Periode "ei 1;-; s>d !gustus 1;--)
<. Fayan Indriana, SH.".Si (Periode 6ktober 1;-- sedang berjalan)
1;
Kantor imigrasi melayani beberapa bidang antara lain pembuatan paspor,
pemeriksaan paspor rusak, pemeriksaan paspor hilang, pembuatan i&in
keimigrasian, perpanjangan i&in kunjungan, i&in tinggal terbatas dan i&in tinggal
tetap.
3.2.2. 'isi dan Misi
Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi memiliki Bisi dan "isi yang baik,
menurut mardiyatmo (1;;@0<3) .7isi yaitu sasaran atau tujuan yang menjadi
pandangan jauh kedepan sedangkan misi yaitu langkah-langkah yang ditempuh
untuk men)apai 7isi/.
Bisi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu masyarakat memperoleh
kepastian hukum sedangkan misi-nya yaitu melindungi Hak !sasi "anusia
(H!").
3.2.3. &anji La;anan
4alam kegiatannya melayani publik Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
berpegang kepada janji layanan, yaitu0
-. Kepastian Persyaratan.
1. Kepastian %iaya.
2. Kepastian *aktu Penyelesaian.
3.2.4. $t)uktu) %)!anisasi dan <un!si
(ntuk men)apai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan organisasi
terstruktur. 6rganisasi yang baik dalam perusahaan adalah yang berdasarkan
1-
peren)anaan mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana )ara
melaksanakan pekerjaan yang paling e'isien. Struktur organisasi merupakan alat
yang memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan
orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.
Pada Kantor Imigrasi Kelas II struktur organisasi yang digunakan yaitu
struktur organisasi lini dan staff. Fang dimaksud dengan struktur organisasi lini
dan staff yaitu bentuk organisasi dimana asas organisasi lini tetap dipertahankan
dengan menambahkan unit sta' yang bertugas memberi saran, bantuan dan
layanan pada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
5iri organisasi yang menggunakan struktur organisasi lini dan staff yaitu termasuk
organisasi besar dan komplek, jumlah karyawan besar, hubungan atasan dan
bawahan tidak bersi'at langsung.
,ujuan suatu perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu 0
-. "embedakan suatu pekerjaan.
1. "emberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau tugas-tugas,
sehingga kegiatan pekerjaannya akan lebih e'ekti'.
2. "enentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan.
3. Sebagai alat untuk menyokong dan men)erminkan pelaksanaan strategi
usaha.
11
Sesuai SK "enteri Kehakiman #I +omor ".;2.P#.;<.;3 ,ahun -==-
=am.a) III.1 $t)uktu) %)!anisasi (anto) Imi!)asi (elas II $uka.umi
12
:ungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut0
1. (e"ala (anto) Imi!)asi
"enyusun dan menetapkan uraian tugas dan wewenang para Pejabat
Struktural dari setiap (nit Kerja di 9ingkungan Kantor Imigrasi dan
mendelegasikan wewenang se)ara hirarki dalam rangka penerapan sistem
bagi tugas untuk kelan)aran arus kerja.
2. (e"ala $u. Ba!ian Tata Usa:a
%ertugas dalam melakukan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga
Kantor Imigrasi, selain itu bagian tata usaha bertanggung jawab atas kinerja
bagian kepegawaian, bagian keuangan dan bagian umum.
3. (e"ala U)usan (e"e!a>aian
%ertugas dalam urusan kepegawaian.
4. (e"ala U)usan (euan!an
%ertugas dalam urusan administrasi Kantor Imigrasi.
#. (e"ala U)usan Umum
%ertugas dalam urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah tangga
Kantor Imigrasi.
?. (e"ala $eksi <osa)kim
%ertugas melakukan penyebaran dan peman'aatan in'ormasi serta
pengelolaan sarana komunikasi keimigrasian dilingkungan Kantor Imigrasi
yang bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, mengawasi kinerja subsi in'ormasi dan subsi komunikasi.
13
@. (e"ala $u.si In*o)masi
"elakukan pengumpulan, penelaahan, analisis data, e7aluasi, penyajian dan
penyebarannya untuk penyelididkan keimigrasian.
A. (e"ala $u.si (omunikasi
%ertugas melakukan pemeliharaan, pengamanan dokumen keimigrasian
dan penggunaan serta pemeliharaan sarana komunikasi.
0. (e"ala $eksi Lalintuskim
%ertugas melakukan kegiatan keimigrasian dibidang lalulintas keimigrasian
dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi lantaskim dan
statuskim.
1B. (e"ala $u.si Lantaskim
%ertugas melakukan pemberian dokumen perjalanan, i&in berangkat dan i&in
kembali.
11. (e"ala $u.si $tatuskim
%ertugas melakukan penentuan status keimigrasian bagi orang asing yang
berada di Indonesia dan melakukan penelitian terhadap kebenaran bukti-
bukti kewarganegaraan seseorang mengenai status kewarganegaraan.
12. (e"ala $eksi Casdakim
%ertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap
orang asing dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi
waskim dan subsi dakim.
13. (e"ala $u.si Caskim
18
%ertugas melakukan pemantauan terhadap pelanggaran peri&inan
keimigrasian dan mengadakan kerjasama antar instansi di bidang
pengawasan orang asing.
14. (e"ala $u.si Dakim
"elakukan penyidikan dan penindakan terhadap pelanggaran keimigrasian.
3.3. P)osedu) $istem Be)jalan
Pada Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi sistem yang digunakan sudah
terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam proses entry data pemohon agar
1@
in'ormasi pemohon dapat langsung diterima oleh kantor pusat. %erikut adalah
prosedur sistem berjalan pembuatan paspor (SP#I) di Kantor Imigrasi Kelas II
Sukabumi.
-. Prosedur Permohonan
(ntuk melakukan penda'taran, pemohon harus memberikan 'ormulir, surat
pernyataan, copy K,P, copy KK, Copy !kta Kelahiran>Surat +ikah>Ija&ah
ke bagian loket untuk selanjutnya dilakukan pemeriksaan berkas, jika
berkas sudah lengkap maka bagian loket akan melakukan entry data untuk
selanjutnya mengirimkan data ke pusat melalui sistem. Kemudian dibuatkan
tanda terima permohonan sebanyak 1 rangkap, warna putih untuk pemohon,
dan warna kuning diserahkan ke bagian kasir. %erkas 'ormulir, surat
pernyataan, copy K,P, copy KK, Copy !kta Kelahiran>Surat +ikah>Ija&ah
pun diarsipkan kedalam arsip imigrasi.
1. Prosedur Pembayaran
Pemohon harus melakukan pembayaran ke bagian kasir dengan
menyerahkan tanda terima permohonan, bagian kasir akan membuatkan
tanda terima pembayaran sebanyak 2 rangkap, - untuk bendahara, - untuk
pemohon dan - lagi untuk di arsipkan kedalam arsip keuangan.
2. Prosedur Pengambilan 4ata %iometrik
Pemohon diminta untuk 'oto, wawan)ara dan pengambilan sidik jari di
bagian lalintuskim dengan menyerahkan tanda terima pembayaran, setelah
1<
selesai paspor pun di )etak dan selanjutnya diserahkan ke kepala kantor
imigrasi.
3. Prosedur Penyelesaian Paspor (SP#I)
Sebagai tahap akhir penyelesaian paspor, paspor kemudian ditandatangani
oleh kepala kantor imigrasi kemudian diserahkan ke bagian loket untuk
selanjutnya diserahkan ke pemohon.
3.4. Dia!)am Ali) Data +DAD, $istem Be)jalan
1?
(ete)an!anD
(TP D (a)tu Tanda Penduduk
(( D (a)tu (elua)!a
$P D $u)at Pe)n;ataan
TTPe)mo:onan D Tanda Te)ima Pe)mo:onan
TTPem.a;a)an D Tanda Te)ima Pem.a;a)an
=am.a) III.2 Dia!)am (onteks $istem Be)jalan
1=
Pemohon
1.1
Penyerahan
Berkas
Loket
KTP, KK, Izajah,
Buku Nikah,
Formulir, SP
KTP, KK, Izajah,
Buku Nikah,
Formulir, SP
1.2
Pemeriksaan
Berkas
KTP, KK, Izajah,
Buku Nikah,
Formulir, SP
1.3
ntry !ata
KTP, KK, Izajah,
Buku Nikah,
Formulir, SP
1."
Pem#uat
TTPemohon
KTP, KK, Izajah,
Buku Nikah,
Formulir, SP
1.$
Penyerahan
TTPermohonan
TTPermohonan
Kasir
TTPermohonan
1.%
Pen&arsi'an
Berkas
(rsi' Imi&rasi
KTP, KK, Izajah,
Buku Nikah,
Formulir, SP
KTP, KK, Izajah,
Buku Nikah,
Formulir, SP
TTPermohonan
(ete)an!anD
(TP D (a)tu Tanda Penduduk
(( D (a)tu (elua)!a
$P D $u)at Pe)n;ataan
TTPe)mo:onan D Tanda Te)ima Pe)mo:onan
TTPem.a;a)an D Tanda Te)ima Pem.a;a)an
=am.a) III.3 Dia!)am Nol $istem Be)jalan
2;
2.1
Pem#ayaran
Kasir
2.2
)em#uat
TTPem#ayaran
TTPermohonan TTPermohonan
Ben*ahara
TTPem#ayaran
2.3
Pen&arsi'an
TTPem#ayaran
TTPem#ayaran
(rsi' Keuan&an
Pemohon
TTPremohonan
TTPem#ayaran
TTPem#ayaran
(ete)an!anD
(TP D (a)tu Tanda Penduduk
(( D (a)tu (elua)!a
$P D $u)at Pe)n;ataan
TTPe)mo:onan D Tanda Te)ima Pe)mo:onan
=am.a) III.4 Dia!)am Detail P)oses 1.B $istem Be)jalan
(ete)an!anD
TTPe)mo:onan D Tanda Te)ima Pe)mo:onan
TTPem.a;a)an D Tanda Te)ima Pem.a;a)an
2-
Pemohon
3.1
Pen&am#ilan +oto
*an si*ik jari
3.2
,a-an.ara
'emohon
3."
Penyerahan
Pas'or
3.3
/etak Pas'or
Ke'ala Kantor
TTPem#ayaran TTPem#ayaran
TTPem#ayaran
TTPem#ayaran
Pas'or
=am.a) III.# Dia!)am Detail P)oses 2.B $istem Be)jalan
(ete)an!anD
TTPem.a;a)an D Tanda Te)ima Pem.a;a)an
=am.a) III.? Dia!)am Detail P)oses 3.B $istem Be)jalan
21
=am.a) III.@ Dia!)am Detail P)oses 4.B $istem Be)jalan
3.#. (amus Data
Kamus data yang digunakan dalam prosedur pembuatan paspor (SP#I)
adalah sebagai berikut0
-. 4okumen "asukan
a. :ormulir
+ama !rus 0 :ormulir
22
!lias 0 -
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 Pemohon - Proses -.;
Proses -.; G 9oket
Penjelasan 0 %erisi data pemohon
Periode 0 Setiap melakukan penda'taran
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata
Header
Isi
:ooter
0
0
0
0
Header H Isi H :ooter
+omorI'ormulir H namaIkantor H judul H perhatian
$enisIpermohonan H nama H jenisIkelamin H ,,9 H
tinggiIbadan H noIK,P H tempatIdikeluarkan H
tglIdikeluarkan H berlakuIsampai H
namaIdanIalamatIkantor H pekerjaan H
alamatIpemohon H telepon H email H namaIibu H
kewarganegaraan H namaIsuami>istri H ttdIpemohon H
ttdIpenerima H ttdIpetugas H )atatanIpetugasIloket H
)atatanIpetugasIwawan)ara H )atatanIpetugasI,( H
para'Ipegawai
+IKI" H tanggal H para'Ipejim H
kelengkapanIpersyaratan H da'tarI)ekal H
kelainanIsurat H persetujuan H ttdIK!K!+I"
b. Surat Pernyataan
+ama !rus 0 Surat Pernyataan
23
!lias 0 SP
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 Pemohon - Proses -.;
Proses -.; G 9oket
Penjelasan 0 Sebagai salah satu syarat pembuatan paspor
Periode 0 Setiap melakukan permohon
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata
Header
Isi
:ooter
0
0
0
0
Header H Isi H :ooter
+amaIkantor H alamatIkantor H judul
+ama H ,empatI,anggalI9ahir H alamat H pekerjaan H
no identitas H pernyataan
,anggal H tandatanganIpejabatIwawan)ara H materai H
tandatanganIpemohon
). Kartu ,anda Penduduk
+ama !rus 0 Kartu ,anda Penduduk
!lias 0 K,P
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
28
!rus 4ata 0 Pemohon - Proses -.;
Proses -.; G 9oket
Penjelasan 0 Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor
Periode 0 Saat melakukan permohonan
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata
Header
Isi
:ooter
0
0
0
0
Header H Isi H :ooter
judul H kewarganegaraan
pro7insi H kota H +IK H nama H ,empatI,anggalI9ahir
H jenisIkelamin H golonganIdarah H alamat H agama H
pekerjaan H berlakuIhingga H status H 'oto 1J3
ttdIpemegangIK,P H namaIkota H tanggal H
ttdIkepalaIdinasIkependudukanIdanI)atatanIsipil
d. Kartu Keluarga
+ama !rus 0 Kartu Keluarga
!lias 0 KK
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 Pemohon - Proses -.;
Proses -.; G 9oket
Penjelasan 0 Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor
Periode 0 Setiap melaksanakan permohonan
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata 0 Header H Isi H :ooter
2@
Header
Isi
:ooter
0
0
0
judul H nomorIKK H namaIkepalaIkeluarga H alamat H
#,>#* H 4esa>kelurahan H ke)amatan H kabupaten>kota
H kodeIpos H pro7insi
- Kno H namaIlengkap H +IK H jenisIkelamin H
tempatIlahir H tanggalIlahir H agama H pendidikan H
jenisIpekerjaan H statusIperkawinan H
statusIhubunganIdalamIkeluarga H kewarganegaraan H
dokumenIimigrasi H namaIorangItuaL -;
4ikeluarkanIoleh H tanggal H lembar H
ttdIkepalaIkeluarga H ttdIkepalaIdinasIK5S
e. !kta 9ahir
+ama !rus 0 !kta 9ahir
!lias 0 -
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 Pemohon - Proses -.;
Proses -.; G 9oket
Penjelasan 0 Sebagai kelengkapan melakukan permohonan
Periode 0 Saat melakukan permohonan
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata
Header
0
0
Header H Isi H :ooter
$udul H +omor
2<
Isi
:ooter
0
0
pernyataan
,anggal H ttdIkepalaIdinasIK5S
'. %uku +ikah
+ama !rus 0 %uku +ikah
!lias 0 -
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 Pemohon - Proses -.;
Proses -.; G 9oket
Penjelasan 0 Sebagai salah satu syarat pembuatan papor
Periode 0 Setiap terjadinya permohonan
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata
Header
Isi

0
0
0
Header H Isi
$udul H lambangIgaruda
9ambangIgaruda H nasehat H doa H aktaInikah H
kewarganegaraan H ke)amatan H kabupaten>kota H 'oto
H undangIundangIpernikahan H )atatanIkelahiran
g. Ija&ah
+ama !rus 0 Ija&ah
!lias 0 -
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 Pemohon - Proses -.;
2?
Proses -.; G 9oket
Penjelasan 0 Sebagai salah satu syarat pembuatan papor
Periode 0 Setiap terjadinya penda'taran
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata
Header
Isi
:ooter
0
0
0
0
Header H Isi H 'ooter
$udul H noIseriIija&ah
+ama H ,empatIdanI,anggalI9ahir H 'akultas H
ProgramIpendidikan H jurusan H programIstudi
Status H tanggalIlulus H ttdIrektor
1. 4okumen Keluaran
a. ,anda ,erima Permohonan
+ama !rus 0 ,anda terima pemohon
!lias 0 ,,P
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 loket G proses -.;
proses -.; G pemohon
proses -.; G kasir
pemohon G proses 1.;
proses 1.; G kasir
Penjelasan 0 Sebagai bukti kelengkapan berkas
Periode 0 Setiap berkas permohonan sudah lengkap
2=
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata
Header
Isi
:ooter
0
0
0
0
Header H Isi H :ooter
judul
,elahIditerimaIdari H permohonan H
harapImenghadapIkembaliIpada H tanggal
Perhatian H kota H tanggal H
ttdIpejabatIpenerimaIpermohonan
b. ,anda ,erima Pembayaran
+ama !rus 0 ,anda ,erima Pembayaran
!lias 0 ,,%
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 Kasir G proses 1.;
Proses 1.; G bendahara
Proses 1.; - pemohon
Pemohon G proses 2.;
Proses 2.; G lalintuskim
Penjelasan 0 Sebagai bukti pembayaran
Periode 0 Setiap melakukan pembayaran
Bolume 0 28-<8 surat per hari
Struktur 4ata 0 Header H Isi H :ooter
3;
Header
Isi
:ooter
0
0
0
+ama intansi H alamat H keterangan
$udul H no H noIpemohon H nama H
tempatItanggalIlahir H jenisIpemohon H jenisISP#I H
noIpertorasiISP#I H noIregistrasi H tari' H jumlah
Perhatian H tanggal H ttdIbendahara H
ttdIbendaharaIpenerima
). Paspor (SP#I)
+ama !rus 0 Paspor (SP#I)
!lias 0 Paspor
%entuk 4ata 0 5etakan Komputer
!rus 4ata 0 9alintuskim G proses 2.;
Proses 2.; G kepala kantor
Kepala kantor G proses 3.;
Proses 3.; G loket
9oket - proses 3.;
Proses 3.; G pemohon
Penjelasan 0 Sebagai persyaratan keluar negeri
Periode 0 Setelah permohonan pembuatan paspor selesai
Bolume 0 28-<8 buku paspor per hari
Struktur 4ata
Header
0
0
Header H Isi
$udul H kewarganegaraan
3-
Isi

0 Penjelasan H jenis>tipe H kodeInegara H noIpaspor H
namaIlengkap H jenisIkelamin H kewarganegaraan H
,,9 H tglIdikeluarkan H tglIhabisIberlaku H 'oto H
kantorIyangImengeluarkan H noIregIpaspor H
kolomIke)uali H ttdIpemegang H ttdIpejabat H +I9 H
noIfile H noIK,P H pekerjaanIpemegang H
alamatIpemegang H AMIPP#IInoItgl H negaraItujuan
H )ap>stempel
3.?. $"esi*ikasi $istem Be)jalan
3.6.1. $"esi*ikasi Bentuk Dokumen Masukan
-. :ormulir
+ama 4okumen 0 :ormulir
:ungsi 0 sebagai syarat permohonan paspor
Sumber 0 pemohon
,ujuan 0 bagian loket
:rekuensi 0 setiap mengajukan permohonan
"edia 0 kertas
$umlah rangkap 0 1 rangkap
%entuk 0 lihat lampiran !--
1. Surat Pernyataan
+ama 4okumen 0 Surat Pernyataan
31
:ungsi 0 sebagai syarat permohonan paspor
Sumber 0 pemohon
,ujuan 0 bagian loket
:rekuensi 0 setiap mengajukan permohonan
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 - lembar
%entuk 0 lihat lampiran !-1
2. Kartu ,anda Penduduk
+ama 4okumen 0 Kartu ,anda Penduduk
:ungsi 0 sebagai syarat permohonan paspor
Sumber 0 pemohon
,ujuan 0 bagian loket
:rekuensi 0 setiap mengajukan permohonan
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 - lembar
%entuk 0 lihat lampiran !-2
3. Kartu Keluarga
+ama 4okumen 0 Kartu Keluarga
32
:ungsi 0 sebagai syarat permohonan paspor
Sumber 0 pemohon
,ujuan 0 bagian loket
:rekuensi 0 setiap mengajukan permohonan
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 - lembar
%entuk 0 lihat lampiran !-3
8. !kta 9ahir
+ama 4okumen 0 !kta 9ahir
:ungsi 0 sebagai syarat permohonan paspor
Sumber 0 pemohon
,ujuan 0 bagian loket
:rekuensi 0 setiap mengajukan permohonan
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 - lembar
%entuk 0 lihat lampiran !-8
@. %uku +ikah
+ama 4okumen 0 %uku +ikah
33
:ungsi 0 sebagai syarat permohonan paspor
Sumber 0 pemohon
,ujuan 0 bagian loket
:rekuensi 0 setiap mengajukan permohonan
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 lembar
%entuk 0 lihat lampiran !-@
<. Ija&ah
+ama 4okumen 0 Ija&ah
:ungsi 0 sebagai syarat permohonan paspor
Sumber 0 pemohon
,ujuan 0 bagian loket
:rekuensi 0 setiap mengajukan permohonan
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 - lembar
%entuk 0 lihat lampiran !-<
3.6.2. $"esi*ikasi Bentuk Dokumen (elua)an
-. ,anda ,erima Permohonan
38
+ama 4okumen 0 ,anda ,erima Permohonan
:ungsi 0 sebagai bukti kelengkapan berkas permohonan
Sumber 0 bagian entry data
,ujuan 0 pemohon
:rekuensi 0 setiap berkas permohonan lengkap
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 1 lembar
%entuk 0 lihat lampiran %--
1. ,anda ,erima Pembayaran
+ama 4okumen 0 ,anda ,erima Pembayaran
:ungsi 0 sebagai bukti pembayaran
Sumber 0 kasir
,ujuan 0 pemohon, bagian keuangan, bendahara
:rekuensi 0 setiap pemohon telah melakukan pembayaran
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 2 lembar
%entuk 0 lihat lampiran %-1
2. Paspor (SP#I)
+ama 4okumen 0 Paspor (SP#I)
3@
:ungsi 0 sebagai syarat keluar negeri
Sumber 0 bagian lalintuskim
,ujuan 0 pemohon
:rekuensi 0 setelah permohonan pembuatan paspor selesai
"edia 0 kertas
$umlah #angkap 0 13>3? lembar
%entuk 0 lihat lampiran %-2
3.6.3. $"esi*ikasi File
+ama %ile 0 ,abel Pemohon
3<
!kronim %ile 0 tbIpemohon
:ungsi %ile 0 untuk menyimpan data pemohon
,ipe %ile 0 file master
6rganisasi %ile 0 inde$ se2uential
!kses %ile 0 random
"edia %ile 0 (arddis'
Panjang 3ecord 0 ?8 record
Kun)i %ield 0 urutanIpanggil
Software 0 "i)roso't A-6''i)e
Ta.el III.1 $"esi*ikasi Ta.el Pemo:on
+o. Alemen 4ata !kronim ,ipe Panjang Ket
-. (rutan Panggilan urutanIpanggil Int ? PK
1. Status Status Anum (layani,
panggil ulang, lewati)
2. +o Paspor noIpaspor Bar)har -8
3. ,anggal !ntrian tglIantri 4ate
8. +o Permohonan noIpermohonan Int -1
@. +ama +ama Bar)har 8;
<. ,anggal 9ahir tgl-lahir 4ate
?. $enis Kelamin Eender Anum (9, P)
3?
+ama %ile 0 ,abel Pegawai
!kronim %ile 0 tbIpegawai
:ungsi %ile 0 untuk menyimpan data pegawai
,ipe %ile 0 file master
6rganisasi %ile 0 inde$ se2uential
!kses %ile 0 random
"edia %ile 0 (arddis'
Panjang 3ecord 0 -3; record
Kun)i %ield 0 +IP
Software 0 "i)roso't A-6''i)e
Ta.el III.2 $"esi*ikasi Ta.el Pe!a>ai
+o. Alemen 4ata !kronim ,ipe Panjang Ket
-. +o Identitas +IP Int 1; PK
1. +ama +ama Bar)har 8;
2. $abatan $abatan Bar)har 1;
3. ,anggal 9ahir ,glIlahir 4ate
3=
8. $enis Kelamin Eender Anum (9, P)
@. Pendidikan
,erakhir
Pendidikan Bar)har 8;
+ama %ile 0 ,abel (ser
!kronim %ile 0 tbIuser
:ungsi %ile 0 untuk dapat melakukan login sebagai admin
,ipe %ile 0 file master
6rganisasi %ile 0 inde$ se2uential
!kses %ile 0 random
"edia %ile 0 (arddis'
Panjang 3ecord 0 =2 record
Kun)i %ield 0 IdIadmin
Software 0 "i)roso't A-6''i)e
Ta.el III.3 $"esi*ikasi Ta.el Use)
+o. Alemen 4ata !kronim ,ipe Panjang Ket
-. I4 !dmin IdIadmin Int ? PK
1. (sername (sername Bar)har 18
2. Password Password Bar)har -;
8;
3. Amail Amail Bar)har 2;
8. +o Identitas +IP Int 1;
+ama %ile 0 ,abel Penda'taran
!kronim %ile 0 tbIpenda'taran
:ungsi %ile 0 sebagai tabel transaksi pembuatan paspor
,ipe %ile 0 file master
6rganisasi %ile 0 inde$ se2uential
!kses %ile 0 random
"edia %ile 0 (arddis'
Panjang 3ecord 0 <88 record
Software 0 "i)roso't A-6''i)e
Ta.el III.4 $"esi*ikasi Ta.el Penda*ta)an
+o. Alemen 4ata !kronim ,ipe Panjang Ket
-. I4 !dmin IdIadmin Bar)har 1;
1. +o Permohonan noIpermohonan Int 8;
2. ,ipe Permohonan tipeIpermohonan Bar)har 1;
3. ,anggal ,glItransaksi 4ate
8. +amaIpemohon +ama Bar)har 8;
@. ,empat lahir ,empatIlahir Bar)har 18
<. ,anggal lahir ,anggalIlahir 4ate
8-
?. $enis Kelamin Eender Anum(9,P)
=. A-mail Amail Bar)har <;
-;. Pekerjaan Pekerjaan Bar)har 8;
--. !lamat !lamat Bar)har 18;
-1. +ama Ibu Ibu Bar)har 8;
-2. +ama ayah !yah Bar)har 8;
-3. Kewarganegaraan +egara Bar)har 28
-8. +ama Suami>Istri +amaIsutri Bar)har 28
-@. Kantor *ilayah Kantor Bar)har 8;
81
1ogin
;.;
"enu (tama
-.;
*aster %ile
;.;
-.-
%ile Pemohon
-.;
-.1
%ile Pegawai
-.;
-.2
%ile .ser
-.;
1.;
%ile !lur Kerja
;.;
1.-
Input #ata Koreksi
1.;
1.1
Beri'ikasi 4ata
1.;
1.2
!mbil %iometrik
1.;
2.;
.tility
;.;
2.1
1ogout
2.;
1.3
5etak Paspor
1.;
1.8
(ji Kualitas Paspor
1.;
2.-
5ari Password
2.;
3.6.4. $"esi*ikasi P)o!)am
82
=am.a) III.A Dia!)am Hi"o $istem Be)jalan
%erdasarkan HIP6, spesi'ikasi program diantaranya0
4" Spesi'ikasi program 1ogin
5" Spesi'ikasi program "enu (tama
6" Spesi'ikasi program *aster %ile
7" Spesi'ikasi program 4ata Pemohon
8" Spesi'ikasi program 4ata Pegawai
9" Spesi'ikasi program 4ata .ser
:" Spesi'ikasi program !lur Kerja
;" Spesi'ikasi program Input #ata dan Koreksi
<" Spesi'ikasi program Beri'ikasi 4ata
4=" Spesi'ikasi program !mbil %iometrik
44" Spesi'ikasi program 5etak Paspor
45" Spesi'ikasi program (ji Kualitas Paspor
46" Spesi'ikasi program .tility
47" Spesi'ikasi program anti Password
48" Spesi'ikasi program 1ogout
3.6.5. $t)uktu) (ode
83
Pengkodean merupakan proses untuk memudahkan dalam
mengelompokkan data dan pemrosesannya. Selain itu pengkodean juga dapat
membantu sistem in'ormasi dalam mengidenti'ikasikan suatu objek, sehingga
kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses identi'ikasi objek-objek
tersebut dapat dihindarkan. (ntuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut 0
1. Tanda Te)ima Pem.a;a)an
0 0 0 0 0 0 0
Kode Kantor +o 5etak ,anda ,erima
2. <o)muli)
0 0 0 0 0 0 0 3 /
+omor 5etak :ormulir ,ype Paspor
3. Pas"o) +$PI,
/ 0 0 0 0 0 0
$enis Paspor Sistem kode a)ak pusat
3.@. $"esi*ikasi $istem (om"ute)
3.7.1. Umum
88
Perangkat sistem komputer terdiri dari 1 (dua) bagian yaitu perangkat
keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk mengimplementasikan
peran)angan sistem yang penulis ran)ang.
3.7.2. Pe)an!kat Lunak
Perangkat 9unak adalah suatu rangkaian intruksi atau perintah yang
ber'ungsi untuk menjalankan perangkat keras. !dapun perangkat lunak yang
digunakan adalah sebagai berikut0
-. Sistem 6perasi 0 "i)roso't *indows 1;;<
1. Paket Program 0 "i)roso't A-6''i)e
3.7.3. Pe)an!kat (e)as
Perangkat Keras adalah unsur-unsur pendukung yang terdiri dari beberapa
perangkat keras komputer yang dapat digunakan dalam mempermudah proses
kerja manusia (brainware). !dapun perangkat keras yang digunakan adalah
sebagai berikut0
- Processor 0 Pentium IB
- *emory 0 8-1 "%
- Harddis' 0 ?; E%
- *ouse 0 Standard
- >eyboard 0 Standard
- "onitor 0 BE!
- Sound 0 Standard
- Scanner 0 "atriJ
- Printer 0 "atriJ
- Camera 0 "ega PiJel
- %inger Print 0 "ultimedia
8@
>eyboard ? *ouse
CPU
Hardis'
;= B
%lop
y
Printer
*onitor
3.7.4. (on*i!u)asi $istem (om"ute)
=am.a) III.0 (on*i!u)asi $istem (om"ute)
3.A. Pe)masala:an dan Alte)nati* PemeEa:ann;a
Sistem pembuatan paspor (SP#I) yang telah berjalan di Kantor Imigrasi
Kelas II Sukabumi pada umumnya sudah terkomputerisasi dengan baik, dalam
proses penda'taran sampai proses penyelesaian paspor (SP#I), akan tetapi penulis
melihat masih adanya kelemahan pada sistem tersebut. !dapun kelemahannya
sebagai berikut0
-. "inimnya pengetahuan masyarakat terhadap prosedur pembuatan paspor
hal ini disebabkan oleh kurangnya sosialisasi kepada masyarakat.
8<
1. Seringkali adanya perbedaan data pemohon pada 'ormulir dengan data yang
ada pada ija&ah, K,P ataupun KK. Perbedaan data pada berkas pemohon
menyebabkan permohonan tidak akan diproses.
2. Kadang kala server pusat mengalami error sehingga proses entry data
menjadi terhambat.
3. "esin paspor yang rusak kadang kala menjadi kendala dalam proses
penyelesaian paspor (SP#I).
3.0. Alte)nati* PemeEa:an Masala:
(ntuk mengatasi masalah tersebut disarankan0
-. "emperkenalkan prosedur pembuatan paspor dan kegunaanya kepada
masyarakat dengan )ara sosialisasi.
1. !danya bagian monitoring untuk menyampaikan in'ormasi layanan kepada
pemohon.
2. penge)ekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan
sebagai bentuk antisipasi agar ke)ilnya peluang sistem mengalami error.
3. !danya tambahan alat pen)etak paspor untuk mengurangi keterlambatan
penyelesaian paspor saat terjadi kerusakan mesin paspor (SP#I).
8?
BAB I'
PENUTUP
4.1. (esim"ulan
Sebagai bab akhir dalam laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini, penulis
memberi kesimpulan yang diambil setelah melakukan riset dan obser7asi di
Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi yaitu sistem yang digunakan sudah
terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam pengambilan data dan mengantisipasi
adanya kerusakan dan kehilangan data, akan tetapi jika sistem sedang mengalami
error menjadi kelemahan sistem yang sudah terkomputerisasi ini. Pada Kantor
Imigrasi Kelas II Sukabumi beberapa permasalahan yang sering mun)ul yaitu
seringkalinya terdapat perbedaan data pemohon.
8=
4.2. $a)an
Saran-saran yang penulis sampaikan agar diterapkan untuk perkembangan
dan kemajuan, antara lain0
-. penge)ekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan
sebagai bentuk antisipasi agar ke)ilnya peluang terjadinya sistem error.
1. !daya perangkat )adangan atau tambahan seperti alat )etak paspor untuk
meningkatkan kualitas Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi.
2. Perlu meningkatkan in'ormasi lagi kepada masyarakat tidak hanya melalui
gambar yang ditempel di papan pengumuman saja.
DA<TA PU$TA(A
!l :atta, Hani'. 1;;<. !nalisa Peran)angan Sistem In'ormasi (ntuk Keunggulan
%ersaing Perusahaan 6rganisasi "odern. Fogyakarta. !ndi.
!ndi, Krisbianto Paulus, dan Arwin %udi Setiawan. 1;;8. Sistem Informasi.
%andung0 In'ormatika.
Istianingsih. 1;;=. Pengertian Sistem !nalis Sistem. 4iambil 4ari0
http0>>widadaNsta''.gunadarma.a).id (1=-+o7ember-1;-1).
Kadir, !bdul. 1;;8. Pengenalan Sistem In'ormasi. $akarta, Fogyakarta0 !ndi
$ogja
9adjamudin, !l %ahra %in. 1;;?. Konsep Sistem In'ormasi. $akarta. S,"IK
"uhammadiyah.
"ardiyatmo. 1;;@. Kewirausahaan "enyusun Struktur 6rganisasi. %ogor. Ehalia
Indonesia.
+urmala, Kania. 1;-;. Peran)angan Sistem In'ormasi Penyelenggaraan
!dministrasi Perkara 4i Pengadilan !gama. Sukabumi.
Subekti, "uhammad.1;;3. Sistem "anajemen %asis 4ata. %ogor Selatan. Ehalia
Indonesia.
@;
Sutabri, ,ata. 1;;8. Sistem In'ormasi "anagemen. $akarta0 !ndi $ogja.
DA<TA ICAFAT HIDUP
A. Biodata Ma:asis>a
+I" 0 -1--<2-?
+ama 0 #ia :itriani
,empat, ,anggal 9ahir 0 %andung, 12-September--==2
!lamat 0 $l. 9embur Pasir #t.;->;8 Kel. Sindang
Sari Ke). 9embur Situ
B. i>a;at Pendidikan <o)mal dan Non3<o)mal
-. S4+ Pintukisi II Kota Sukabumi, lulus tahun 1;;8
1. S"P+ 8 Kota Sukabumi, lulus tahun 1;;?
2. S"K PE#I 1 Kota Sukabumi, lulus tahun 1;--
G. i>a;at Pen!alaman Be)o)!anisasi-Peke)jaan
-. !nggota :orpis P"I Kota Sukabumi tahun 1;;= s.d 1;-;
1. Ketua 6SIS S"K PE#I 1 Kota Sukabumi tahun 1;;= s.d 1;-;
2. Sekertaris P"# S"K PE#I 1 Kota Sukabumi tahun 1;;? s.d 1;;=
3. Praktik Kerja 9apangan 4inas Kesehatan tahun 1;-;
Sukabumi, +o7ember 1;-2
#ia :itriani
@-
DA<TA ICAFAT HIDUP
A. Biodata Ma:asis>a
+I" 0 -?--2;-8
+ama 0 Ita "ulyani
,empat, ,anggal 9ahir 0 5ianjur, -2-$uni--==3
!lamat 0 $l. Pelabuhan II #t.;->-= Kel.4ayeuh
9uhur Ke).*arudoyong
B. i>a;at Pendidikan <o)mal dan Non3<o)mal
-. S4+ 4ayeuh 9uhur IB Kota Sukabumi, lulus tahun 1;;8
1. S"P+ 2 Kota Sukabumi, lulus tahun 1;;?
2. S"! ,aman Siswa Kota Sukabumi, lulus tahun 1;--
G. i>a;at Pen!alaman Be)o)!anisasi-Peke)jaan
-. !nggota 6SIS S"! ,aman Siswa 1;;= s.d 1;-;
1. !nggota "ar)ing 4an)e S"! ,aman Siswa 1;;? s.d 1;-;
Sukabumi, +o7ember 1;-2
Ita "ulyani
@1
DA<TA ICAFAT HIDUP
A. Biodata Ma:asis>a
+I" 0 -1--<<8;
+ama 0 #ahmah 9uthpi "uslimah
,empat, ,anggal 9ahir 0 Sukabumi, -<-$uli--==2
!lamat 0 $l. Pelabuhan II Kp. Sindang Sari #t.;1>;3
Kel. Sindang Sari Ke). 9embur Situ
B. i>a;at Pendidikan <o)mal dan Non3<o)mal
-. ,K !nnur Kota Sukabumi, lulus tahun -===
1. S4+ 5ikole III Kota Sukabumi, lulus tahun 1;;8
2. S"P+ 2 Kota Sukabumi, lulus tahun 1;;?
3. S"!+ 3 Kota Sukabumi, lulus tahun 1;--
G. i>a;at Pen!alaman Be)o)!anisasi-Peke)jaan
-. !nggota Karate Sukabumi tahun 1;-; s.d 1;--
1. !nggota Paskibraka Sukabumi tahun 1;-; s.d 1;--
2. SPE "atahari 4epartement Store Sukabumi 1;-- 1;-1
Sukabumi, +o7ember 1;-2
#ahmah 9uthpi "uslimah
@2
<%M NILAI (ULIAH (E&A PA(TI(
-. +ama>+I" #ia :itriani>-1--<2-?
1. Program Studi>$urusan "anajemen In'ormatika
2. Perguruan ,inggi !"IK %SI Sukabumi
3. 9ama #iset 2 Hari
8. +ama Instansi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
@. (nit Kerja #iset %agian Kepegawaian
<. !lamat Instansi $l. 9ingkar Selatan G Sukabumi
N
%
PAAMETE
NILAI
AN=(A HUU<
A (EDI$IPLINAN
-. Ketepatan *aktu>4isiplin
1. Sikap Kerja>Prosedur Kerja
2. ,anggung $awab ,erhadap ,ugas
3. Kehadiran>!bsensi
B PE$TA$I (E&A
-. Kemampuan Kerja
1. Keterampilan Kerja
2. Kualitas Kerja
G (EMAMPUAN BEADAPTA$I
-. Kemampuan %erkomunikasi
1. Kerjasama
2. Kerajinan>Inisiati'
D LAIN3LAIN
-. "emiliki #asa Per)aya 4iri
1. "ematuhi !turan dan ,ata ,ertib
2. Penampilan dan Kerapihan
T%TAL NILAI ATA3ATA HUU<
(etentuan Penilaian D
1. Nilai AB31BB 4 A
@3
2. Nilai ?A3@0 4 B
3. Nilai #B3?@ 4 G
,anggal Penilaian 0
+ama Penilai 0
$abatan Penilai 0
,anda ,angan
Stempel Instansi
0
@8
<%M NILAI (ULIAH (E&A PA(TI(
-. +ama>+I" Ita "ulyani>-?--2;-8
1. Program Studi>$urusan "anajemen In'ormatika
2. Perguruan ,inggi !"IK %SI Sukabumi
3. 9ama #iset 2 Hari
8. +ama Instansi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
@. (nit Kerja #iset %agian Kepegawaian
<. !lamat Instansi $l. 9ingkar Selatan G Sukabumi
N
%
PAAMETE
NILAI
AN=(A HUU<
A (EDI$IPLINAN
-. Ketepatan *aktu>4isiplin
1. Sikap Kerja>Prosedur Kerja
2. ,anggung $awab ,erhadap ,ugas
3. Kehadiran>!bsensi
B PE$TA$I (E&A
-. Kemampuan Kerja
1. Keterampilan Kerja
2. Kualitas Kerja
G (EMAMPUAN BEADAPTA$I
-. Kemampuan %erkomunikasi
1. Kerjasama
2. Kerajinan>Inisiati'
D LAIN3LAIN
-. "emiliki #asa Per)aya 4iri
1. "ematuhi !turan dan ,ata ,ertib
2. Penampilan dan Kerapihan
T%TAL NILAI ATA3ATA HUU<
(etentuan Penilaian D
@@
4. Nilai AB31BB 4 A
#. Nilai ?A3@0 4 B
?. Nilai #B3?@ 4 G
,anggal Penilaian 0
+ama Penilai 0
$abatan Penilai 0
,anda ,angan
Stempel Instansi
0
@<
<%M NILAI (ULIAH (E&A PA(TI(
-. +ama>+I" #ahmah 9uth'i "uslimah>-1--<<8;
1. Program Studi>$urusan "anajemen In'ormatika
2. Perguruan ,inggi !"IK %SI Sukabumi
3. 9ama #iset 2 Hari
8. +ama Instansi Kantor Imigrasi Kelas II Sukabumi
@. (nit Kerja #iset %agian Kepegawaian
<. !lamat Instansi $l. 9ingkar Selatan G Sukabumi
N
%
PAAMETE
NILAI
AN=(A HUU<
A (EDI$IPLINAN
-. Ketepatan *aktu>4isiplin
1. Sikap Kerja>Prosedur Kerja
2. ,anggung $awab ,erhadap ,ugas
3. Kehadiran>!bsensi
B PE$TA$I (E&A
-. Kemampuan Kerja
1. Keterampilan Kerja
2. Kualitas Kerja
G (EMAMPUAN BEADAPTA$I
-. Kemampuan %erkomunikasi
1. Kerjasama
2. Kerajinan>Inisiati'
D LAIN3LAIN
-. "emiliki #asa Per)aya 4iri
1. "ematuhi !turan dan ,ata ,ertib
2. Penampilan dan Kerapihan
T%TAL NILAI ATA3ATA HUU<
(etentuan Penilaian D
@?
@. Nilai AB31BB 4 A
A. Nilai ?A3@0 4 B
0. Nilai #B3?@ 4 G
,anggal Penilaian 0
+ama Penilai 0
$abatan Penilai 0
,anda ,angan
Stempel Instansi
0
@=
9ampiran !--
<;
<-
9ampiran !-1
<1
9ampiran !-2
<2
9ampiran !-3
<3
9ampiran !-8
<8
9ampiran !-@
<@
9ampiran !-<
<<
9ampiran %--
<?
9ampiran %-1
<=
9ampiran %-2
?;