SOP KEHADIRAN

Alur Proses Dokumen Keterangan

START
MENGISI ABSENSI
MASUK
Karyawan
MENGECEK
ABSENSI
Vice Gm
MELAKUKAN
PEKERJAAN
SESUAI JAM
KERJA
Karyawan
MENGECEK
ABSENSI
Vice GM
END
MENGISI ABSENSI
PULANG
Karyawan
PENCATATAN
ABSENSI
Personal Assistant





DATA ABSENSI






































Karyawan datang dan mengisi absensi
maksimal pukul 07.00 pagi pada hari kerja.

Selanjutnya karywaan melakukan aktivitas
pekerjaan sesuai jabatannya masing-masing
selama jam kerja. Vice GM melakukan
pengecekan untuk mengetahui data kehadiran
karyawan

Setelah berakhirnya jam kerja, karyawan
mengisi absensi sebelum pulang.

Vice GM mengecek absensi dan selanjutnya
Personal Assistant melakukan input data
absensi hari tersebut. Pengecekan dan
penginputan data dapat dilakukan pada hari
setelahnya.













SOP PENGADAAN
Alur Proses Dokumen Keterangan
START
MENGAJUKAN
PENGADAAN
BARANG/JASA
Manager/Kepala
DISETUJUI
?
MENCARI
INFORMASI
BARANG/JASA
Manager/Kepala
PERLU CASH
ADVANCE?
PEMBAYARAN
CASH ADVANCE
Finance Manager
KLAIM/LAPORAN
PENGELUARAN
UANG
Manager/Kepala
INVENTARISASI
Personal Assistant
END
YA
YA
TIDAK
TDK
PENGADAAN
BARANG/JASA
Manager/Kepala
PENERIMAAN
LAPORAN/BUKTI
PEMBAYARAN
KLAIM
Finance Manager
PENERIMAAN
LAPORAN HASIL
PENGADAAN
Vice GM



FORM
PENGAJUAN
PENGADAAN




















BON & LAPORAN
PENGELUARAN
UANG






LAPORAN HASIL
PENGADAAN



DATABASE
INVENTARIS








Marketing Manager atau Kepala Bagian
mengajukan pengadaan barang/jasa kepad
Vice GM sesuai dengan kebutuhan mereka.




Setelah mendapatkan persetujuan dari Vice
GM, manager/kepala bagian terkait melakukan
pencarian informasi supplier, dengan
mempertimbangkan segi harga, kualitas, dan
lainnya

Jika memerlukan pembayaran di muka, maka
Finance Manager mengeluarkan cash advance.

Manager/kepala bagian selanjutnya melakukan
pembelian barang/jasa.








Selesai pembelian, manager/kepala bagian
menyerahkan laporan pengeluaran uang/klaim
kepada Finance Manager.








Finance Manager menerima bukti pembayaran
tersebut, untuk selanjutnya dilaporkan ke Vice
GM.




Personal Assistant menerima laporan dari Vice
GM dan menginventarisir aset baru.

















SOP KEUANGAN
1. Rekapitulasi Transaksi
a. Rekapitulasi merupakan laporan atas catatan harian operasional yang
berisi tentang hasil pengawasan atas barang / uang yang di cek setiap
harinya dan disertai bukti transaksi yaitu mencakup nota pengiriman, nota
pembelian, dan bukti transaksi keuangan lainnya (bukti kasbon, slip gaji,
dll)
b. Rekapitulasi transaksi dicatat dalam buku catatan atau buku rekap
c. Rekapitulasi transaksi diinput dalam software akuntansi untuk
memudahkan output laporan
d. Uang yang tersedia harus sesuai dengan jumlah arus kas yang tertera pada
buku rekap mengenai persediaan dan bukti transaksi.
e. Rekapitulasi bukti transaksi dilakukan setiap hari oleh Staff Finance dan
diperiksa oleh Finance Manager.

2. Kas Kecil
a. Kas kecil merupakan uang kas yang disediakan di kantor yang digunakan
untuk membayar beban dan keperluan kas operasional harian lainnya atas
sepengetahuan Finance Manager.
b. Kas kecil di kantor merupakan tanggung jawab langsung oleh staf finance.
c. Staf finance memberikan kas kecil awal pada bagian distribusi untuk
transportasi dengan adanya bukti transaksi
d. Kas kecil juga digunakan untuk keperluan anggaran uang makan karyawan.
Staf finance akan mencatat pengeluaran uang makan bagi karyawan sesuai
data absensi.

e. Setiap arus kas masuk dan keluar pada kas kecil harus dicatat pada buku
rekap.
f. Transaksi pada kas kecil diinput pada software akuntansi
g. Finance Manager harus mencocokan buku rekap (disertai bukti yang
memungkinkan) dengan jumlah kas kecil yang ada di kasir saat itu
h. Nota pengeluaran dan pemasukan diarsip oleh staf finance untuk disatukan
dengan buku rekap.

3. Kas Dibayar Dimuka (Uang Muka)
a. Kas dibayar dimuka diambil dari kas kecil dan setiap pengeluaran kas
dibayar dimuka harus dicatat dalam buku rekap oleh staf finance
b. Besar penggunaan kas dibayar dimuka harus diketahui dan disetujui
Finance Manager.

4. Uang Ganti
a. Uang ganti diambil dari kas kecil kantor dan setiap pengeluaran uang ganti
harus dicatat dalam buku rekap oleh staf finance
b. Pengajuan penggantian uang ganti dilakukan paling lambat 1 x 24 jam
setelah terjadinya transaksi.
c. Pembayaran uang ganti hanya akan dilakukan bila bukti transaksi telah
sesuai dengan standar validasi pengeluaran yang telah ditetapkan
d. Pembayaran uang ganti dilakukan paling lambat 1 x 24 jam setelah tanggal
pengajuan uang ganti
e. Besar penggunaan uang ganti harus diketahui dan disetujui oleh Finance
Manager.

5. Standar Syahnya Pengeluaran
a. Bukti transaksi yang jelas harus mencakup keterangan mengenai
1. Nama
2. Tanggal Transaksi

3. Jenis Transaksi
4. Harga Satuan
5. Harga Total
6. Tanda tangan

b. Bukti transaksi yang valid harus memenuhi syarat:
1. Jelas dan lengkap
2. Asli
3. Tertera tanggal / waktu
4. Jenis Keperluan
5. Tulisan pena; tanpa koreksi, tip ex atau coretan
c. Tanpa keterangan jelas dan valid, maka uang ganti tidak akan dikeluarkan
(tidak sah)
d. Uang ganti untuk bukti perjalanan (seperti pengeluaran bensin dan
transportasi) disesuaikan dengan kendaraan yang digunakan
1. Untuk kendaraan umum dengan rute yang sudah pasti (maka kelebihan
penggunaan bensin akibat rute yang tidak sesuai tersebut tidak akan
ditanggung)
2. Nomor angkut / bus dan tarif per 1 x naik
3. Keterangan tanggal dan tujuan
4. Satu bukti perjalanan untuk 1 x perjalanan dengan keterangan dibalik
5. Untuk kendaraan personal (misal seperti motor) diukur dari jarak
tempuh pada meteran (standard: 1 liter per 30km)
6. Penggantian secara individual, bukan kelompok

5. Kas Bon Karyawan
a. Kebijakan pemberian kas bon berada seutuhnya ditentukan oleh Finance
Manager
b. Batas maksimal jumlah kas bon adalah sebesar ___% dari jumlah kas kecil
c. Karyawan dapat mengajukan permintaan kas bon kepada Finance Manager

d. Bila telah disetujui, Finance Manager memberi instruksi kepada staf finance
untuk mengeluarkan kas dibayar dimuka dari kas kecil untuk kas bon
karyawan
e. Staf finance memberikan uang kas bon ke karyawan dilengkapi dengan
bukti serah terima kas bon.



SOP GAJI DAN BONUS KARYAWAN
1. Rekapitulasi Dokumen
a. Jumlah gaji dan bonus karyawan ditetapkan dari beberapa aspek:
a. Gaji Pokok
b. Bonus, berasal dari
Uang makan (dilihat dari rekap pengambilan uang makan)
Absensi, bonus kehadiran Rp 50.000,00 / per bulan
Insentif, terlihat dari jadwal pengiriman galon
Bonus tambahan
Semua dokumen yang terkait aspek diatas diperoleh dari Staf Finance (uang
makan dan absensi) dan Personal Assistant (Jadwal Harian Pengiriman) untuk
selanjutnya direkap oleh Finance Manager.
b. Finance Manager melakukan perhitungan jumlah gaji dan bonus karyawan
berdasrkan data diatas.
c. Finance Manager menuliskan jumlah gaji pada slip gaji tiap karyawan.

2. Pengajuan Permintaan
Finance Manager melkukan pengajuan pengajian kepada General Manager dan
Vice GM dengan mengisi dan menyerahkan form slip gaji 2 rangkap (1 rangkap
utntuk karyawan, 1 rangkap lagi untuk Staf finance sebagai bukti pengeluaran
kas) disertai laporan rekapitulasi operasional dari dokumen yang dikumpulkan.


3. Tanggapan / konfirmasi
General Manager dan Vice GM menyetujui dan menandatangani form slip gaji 2
rangkap dan kemudian menyerahkan kepada manager.

4. Transaksi
a. Finance Manager mengeluarkan kas operasional sebesar total penggajian
b. Staf Finance mencatat pengeluaran kas tersebut dalam buku rekap


5. Proses Penyerahan
a. Finance Manager membagikan gaji karyawan disertai slip gaji yang sudah
ditandatangani kepada masing-masing karyawan
b. General Manager menurunkan gaji langsung kepada Vice GM dan manager
setelah seluruh gaji telah dibagikan ke karyawan dan memberikan laporan
akhir bulan.




SOP PERBAIKAN KENDARAAN
Alur Proses Dokumen Keterangan

START
MELAPORKAN
ADANYA
KERUSAKAN
Driver
DISETUJUI
?
MENCARI
INFORMASI
PERBAIKAN
Manager/Kepala
PERLU CASH
ADVANCE?
PEMBAYARAN
CASH ADVANCE
Finance Manager
KLAIM/LAPORAN
PENGELUARAN
UANG
Manager/Kepala
PENCATATAN
RIWAYAT
PERBAIKAN
Personal Assistant
END
YA
YA
TIDAK
TDK
MENGADAKAN
PERBAIKAN
Manager/Kepala
PENERIMAAN
LAPORAN/BUKTI
PEMBAYARAN
KLAIM
Finance Manager
PENERIMAAN
LAPORAN HASIL
PERBAIKAN
Vice GM
MENGAJUKAN
PERBAIKAN
Kepala DIstribusi



FORM
PENGAJUAN
PERBAIKAN




























BON/LAPORAN
PENGELUARAN
UANG



LAPORAN HASIL
PERBAIKAN


RIWAYAT
PERBAIKAN








Jika terdapat kerusakan pada kendaraannya,
driver segera melaporkannya kepada Kepala
Distribusi.

Kepala Distribusi mengajukan form perbaikan
kepada Vice GM.

Jika mendapatkan persetujuan dari Vice GM,
manager/kepala bagian terkait melakukan
pencarian informasi terkait perbaikan, dengan
mempertimbangkan segi harga, kualitas, jarak
tempuh, dan lainnya.

Jika memerlukan pembayaran di muka, maka
Finance Manager mengeluarkan cash advance.

Manager/kepala bagian selanjutnya melakukan
perbaikan.

















Selesai perbaikan, manager/kepala bagian
menyerahkan laporan pengeluaran uang/klaim
kepada Finance Manager.




Finance Manager menerima bukti pembayaran
tersebut, untuk selanjutnya dilaporkan ke Vice
GM.



Personal Assistant menerima laporan dari GM
dan mencatatnya dalam riwayat perbaikan
kendaraan.








SOP REKRUTMEN KARYAWAN
Alur Proses Dokumen Keterangan
START
MENGAJUKAN FORM
PERMINTAAN
KARYAWAN
Vice GM
DISETUJUI
?
MENCARI CALON
KARYAWAN
Vice GM
KUALIFIKASI
DATA
KARYAWAN
MENGADAKAN
SELEKSI
Vice GM
LULUS
?
MENEMPATKAN
KARYAWAN
Manager/Kepala
KONTRAK KERJA
Vice GM
MEMBERIKAN ON
THE JOB
TRAINING
Manager/Kepala
BUAT RIWAYAT
PELATIHAN & UPDATE
DAFTAR KARYAWAN
Personal Assistant
END
MEMBERIKAN
BASIC TRAINING
Manager/Kepala
YA
OK
YA
TIDAK
TDK
TDK





FORM
PERMINTAAN
KARYAWAN































RIWAYAT
PELATIHAN


DAFTAR
KARYAWAN





Marketing Manager, atau Vice GM bisa
mengajukan form permintaan karyawan sesuai
dengan kebutuhan mereka.

Form permintaan karyawan harus disetujui oleh
GM.


Setelah mendapatkan persetujuan dari GM,
Vice GM melakukan pencarian karyawan
dengan cara antara lain :
- Pasang iklan di surat kabar
- melalui rekomendasi karyawan atau pihak
ketiga
- melalui internet
- dll.

Vice GM akan melakukan kualifikasi terhadap
data calon karyawan yang masuk/mendaftar.

Jika seleksi data karyawan sudah OK, maka
HRD akan mengundang calon karyawan yang
bersangkutan untuk mengikuti seleksi.
Terkait softskill, proses kualifikasi dan seleksi
dilakukan oleh Vice GM.
Sementara untuk kemampuan teknis, dilakukan
oleh manager / kepala bagian yang
memerlukan

Jika calon karyawan dinyatakan lulus proses
seleksi, maka selanjutnya calon karyawan
tersebut wajib menandatangani kontrak
kesepakatan kerja.



Semua karyawan wajib mengikuti on the job
training sebelum mendapatkan staus karyawan
tetap.




Berdasarkan training yang telah diberikan,
Personal Assistant membuat Riwayat Pelatihan
Karyawan.







SOP SERAGAM

1. Karyawan yang berhak diberikan seragam adalah karyawan yang telah
melewati masa training 3 (tiga) bulan dan ditambah masa kerja di dalam
perusahaan selama minimal 6 (enam) bulan.
2. Karyawan baru atau yang belum melewati masa percobaan 3 (tiga) bulan dan
ditambah masa kerja di dalam perusahaan selama minimal 6 (enam) bulan,
dipersilakan menggunakan baju rapih dan bersih tidak sobek-sobek, tidak kotor
dan kumel, seragam kemeja putih, celana panjang kain atau jeans yang tidak
sobek-sobek, rambut pendek dan rapih, serta menggunakan sepatu tertutup.
3. Masing-masing karyawan diberikan seragam sejumlah 3 (tiga) buah tanpa
dipungut bayaran, dimana jumlah tersebut harus cukup untuk proses mencuci
pakaian, dan tidak dijadikan alasan untuk tidak menggunakan seragam.
4. Setiap Harinya (senin sampai minggu, jam 7.00 s/d jam 17.00) mulai dari
masuk kantor hingga pulang kerja, seluruh karyawan wajib menggunakan
Seragam, Sepatu dengan tali dan belakangnya tertutup (bukan sandal slop),
rambut rapih dan pendek untuk pria, memakai celana panjang yang rapih dan
tidak berbolong, serta bertutur kata sopan terhadap konsumen.
5. Seragam adalah kebanggaan sebagai bagian dari keluarga besar XXX, mohon
untuk menjaga seragamnya masing-masing, tidak dicoret-coret, tidak digunting-
gunting, ataupun diubah baik sedikit maupun banyak dari tiap bagian seragam
tersebut.
6. Segala hal yang menyangkut kehilangan seragam ataupun sesuatu hal yang
menyebabkan seragam tersebut rusak / cacat / tidak seperti sebagaimana
mestinya adalah menjadi tanggung jawab pemilik / pemakai seragam tersebut.
Dan akan dikenakan sanksi denda menurut ketentuan berlaku.
7. Seragam adalah identitas perusahaan, jadi wajib digunakan hanya ketika
bekerja dikantor. Untuk urusan lain-lain ataupun pribadi pemakaian seragam
adalah tidak diperbolehkan, karena bisa disalah gunakan dan berakibat negatif
dari efek yang ditimbulkan. Sanksi tegas akan diberikan terhadap ketentuan ini.
8. Sanksi sanksi tegas akan diberikan untuk pelanggaran tersebut, dengan sanksi
berupa denda Rp 50.000 (lima puluh ribu rupiah) antara lain:
a) Tidak menggunakan seragam
b) Tidak menggunakan sepatu
c) Merusak Seragam (modif)
d) Celana Bolong-bolong
e) Rambut tidak Rapih(gondrong) :
f) Seragam Kumel+Dekil+BAU

g) Tidak sopan / kasar terhadap konsumen (ignat bahwa konsumen adalah
raja)
h) Tidak menggunakan seragam padahal waktu kerja belum berakhir dengan
berbagai alasan
i) Seragam Hilang
Denda tersebut akan langsung dipotong secara otomatis didalam
penggajian. Denda tersebut bersifat untuk menjaga kedisplinan dan
tanggung jawab, setiap denda yang dipotong akan diberikan kepada
koperasi karyawan untuk kesejahteraan karyawan, sama sekali tidak masuk
ke kas perusahaan. Pengawasan akan dilakukan oleh pihak manajemen dan
sesama karyawan.
9. Perusahaan tidak mau mendengar alasan apapun juga terkait dengan
kedisplinan dan masalah seragam. Apabila ada permasalahan kedisplinan maka
akan ditentukan bersama kesalahannya di dalam rapat.
10. Seragam yang diberikan adalah milik perusahaan, perusahaan berhak sewaktu-
waktu untuk menarik kembali, mengecek, atau meminta kembali seragam yang
diberikan.
11. Masing-masing karyawan wajib menjaga seragamnya masing-masing,
mencucinya dengan benar dengan sabun cuci dan rutin agar tidak terjadi
kerusakan atau terlihat dekil dan kumel.
12. Masing masing karyawan wajib menjaga sikap, tindakan, dan perkataan sopan
santun baik di dalam kantor, maupun disetiap konsumen.
13. Setiap karyawan yang mengundurkan diri wajib mengembalikan seragam ke
perusahaan, hal ini untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.


SOP SAKIT
Alur Proses Dokumen Keterangan
START
MENYERAHKAN
SURAT DOKTER
Karyawan
MEMERIKSA
SURAT DOKTER
Vice GM
DISETUJUI?
MEMBERITAHU
MANAGER/
KEPALA
Vice GM
MENERIMA TUGAS
PENGALIHAN
Staff
END
YA
MENGALIHKAN
TUGAS
Manager/Kepala
PENCATATAN
ABSENSI
Personal Assistant
TIDAK





SURAT DOKTER






































Karyawan yang sakit, menyerahkan surat
dokter asli kepada Vice GM, bisa dengan
diwakilkan karyawan lain atau anggota
keluarga.

Vice GM memastikan bahwa surat sakit
tersebut memang bisa dipertanggungjawabkan
kebenarannya, dan bahwa sakit yang diderita
oleh karyawan tidak memungkinkan untuk
bekerja secara optimal.

Lama berlakunya surat sakit maksimal adalah 3
hari, dan jika lebih dari itu maka wajib
menyerahkan surat sakit yang baru.

Vice GM memberitahu kepala/manager terkait,
sehingga manager/kepala dapat
mengoordinasikan stafnya agar tugas yang ada
tetap bisa dijalankan dengan baik.

Personal Assistant melakukan pencatatan
adanya izin sakit ini ke database absensi
karyawan.












SOP PENGUNDURAN DIRI
Alur Proses Dokumen Keterangan
START
MENGAJUKAN
SURAT
PENGUNDURAN DIRI
Karyawan
MEMERIKSA
SURAT
PENGUNDURAN
DIRI
Vice GM
DISETUJUI?
MEMBERITAHU
MANAGER/
KEPALA
Vice GM
MEMPERSIAPKAN
REKRUTMEN
BARU
Manager/Kepala
END
YA
MENGUNDURKAN
DIRI
Karyawan
MENGUPDATE
DATABASE
KARYAWAN
Personal Assistant
TIDAK
YA



SURAT
PENGUNDURAN
DIRI





















DATABASE
KARYAWAN

















Karyawan yang ingin mengundurkan diri
menyerahkan surat pengunduran diri kepada
Vice GM.

Vice GM memeriksa surat tersebut dengan
mempertimbangkan alasan karyawan dan juga
efeknya bagi perusahaan. Vice GM berhak
untuk bertanya langsung kepada si karyawan
untuk mendapatkan alasan yang lebih
mendetail.

Jika pengajuan pengunduran diri tersebut
disetujui,maka Vice GM memberitahu
manager/kepala bagian terkait agar segera
mempersiapkan proses rekrutmen karyawan
baru. Jika dirasa bahwa berkurangnya
karyanan tersebut tidak berdampak banyak
bagi kinerja tim yang dia pimpin, maka
manager/kepala tersebut bisa mengajukan
pertimbangan kepada Vice GM untuk tidak
perlu merekrut karyawan baru.

Pada saat yang sama, karyawan
diperkenankan untuk mengundurkan diri secara
resmi dari perusahaan, dengan meninggalkan
segala atribut/identitas perusahaan dan tidak
lagi memiliki kewajiban ataupun hak sebagai
karyawan.

Personal Assistant melakukan updating
databse karyawan.















SOP PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Alur Proses Dokumen Keterangan
START
MENGAJUKAN
SURAT USULAN PHK
Manager/Kepala
MEMERIKSA
RIWAYAT
PERFORMA KERJA
KARYAWAN
Vice GM
DISETUJUI?
MEMBERITAHU
MANAGER/
KEPALA
Vice GM
MEMPERSIAPKAN
REKRUTMEN
BARU
Vice GM
END
PEMUTUSAN
HUBUNGAN
KERJA
Karyawan
MENGUPDATE
DATABASE
KARYAWAN
Personal Assistant
TIDAK
YA
Finance Manager
PEMBERIAN
KOMPENSASI






SURAT USULAN
PHK





















DATABASE
KARYAWAN

















Berdasarkan evaluasi kinerja karyawan, Vice
GM berhak untuk mengajukan usulan untuk
memutuskan hubungan kerja bawahannya.
Hal ini juga berlaku untuk level yang lebih
tinggi, GM juga memiliki hak terhadap setiap
jabatan di bawahnya.

Vice GM terlebih dahulu memeriksa hasil
laporan ataupun riwayat evaluasi karyawan.
Vice GM harus memperhatikan kuat tidaknya
alasan atas pemutusan hubungan kerja
tersebut, juga bagaimana efeknya nanti bagi
perusahaan maupun karyawan lain. Vice GM
dapat bertanya langsung kepada si karyawan
untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas.

Vice GM meminta persetujuan dari GM.

Jika usulan tersebut disetujui,maka Vice GM
segera mempersiapkan proses rekrutmen
karyawan baru. Jika dirasa bahwa
berkurangnya karyawan tersebut tidak
berdampak banyak bagi kinerja tim yang dia
pimpin, maka manager/kepala tersebut bisa
mengajukan pertimbangan kepada Vice GM
untuk tidak perlu merekrut karyawan baru.

Pada saat yang sama, karyawan
diperkenankan untuk mengundurkan diri
secara resmi dari perusahaan, dengan
meninggalkan segala atribut/identitas
perusahaan dan tidak lagi memiliki kewajiban
ataupun hak sebagai karyawan.

Finance Manager selanjutnya memberikan
sisa kompensasi bulan tersebut yang belum
dibayarkan, atau sejumlah pesangon dengan
syarat tertentu.

Personal Assistant melakukan updating
database karyawan.