Organisasi Gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk mencapai matlamat organisasi
Pengurusan Pencapaian matlamat organisasi secara efektif dan efisien melalui proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi
Pengurus - Orang yang bertanggungjawab dalm tugas pengurusan iaitu terlibat dalam 4 fungsi pengurusan (merancang, mengorganisasi, memimpin, mengawal) sumber-sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi. - membezakan jenis pengurus melalui 2 aspek iaitu tahap pengurusan (pengurus atasan, pertengahan dan bawahan) dan skop aktiviti ( pengurus fungsian, pengurus besar, pengurus projek)
KECEKAPAN KEBERKESANAN bermaksud melakukan sesuatu perkara dengan betul (doing things right) bermaksud melakukan sesuatu yang betul (doing the right thing)
Pengurus harus menggunakan kesemua sumber yang ada dengan bijak tanpa pembaziran Pengurus yang cekap adalah pengurus yang mempunyai strategi untuk mengurus kos pengeluaran.
Pengurus perlu memastikan matlamat yang ingin dicapaikan dan cara untuk mencapai matlamat tersebut.
2.2 Fungsi Pengurusan (POLC) Merancang
Planning
Mengorganisasi/ Mengatur Organising
Memimpin/ Mengarah Leading Mengawal
Controlling - Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
- Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi
- Proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien untuk mencapai matlamat organisasi
- Proses di man pengurus memantau pretasi semasa dan mengambil tindakan pembaikan untuk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan.
- Merancang yang penting adalah memilih matlamat yang tepat, jenis urus niaga dan cara menetapkan sumber organisasi kerana ia menentukan kejayaan syarikat.
- Pengurus perlu memberikan spesifikasi tugas dan tanggungjawab pekerja dan pembahagian kerja mengikut aktiviti seperti bahagian kewangan, pemasaran, dan pengeluaran
- Pengurusan yang berkesan sering dikaitkan dengan kepimpinan yang berkesan. Tidak semua pengurus merupakan pemimpin kerana pengurus adalah dilantik tetapi pemimpin wujud kerana adanya pengikut.
- Mengawal melibatkan aktiviti pengukuran pelaksanaan tugas yang sebenar, membandingkan dengan pelaksanaan tugas yang sebenar dan mengambil tindakan pembaikan, jika perlu.
- Contohnya : seorang yang mengendalikan sebuah kedai kasut dan matlamat kedai kasut adalah menjadi kedai kasut pilihan pertama pelanggan Malaysia. Untuk mencapai matlamat tersebut, pengurus harus merancang bilangan dan jenis kasut yang hendak dikeluarkan dan bilangan pekerja yang dikehendaki.
- Contohnya : pengurus Kedai Kasut perlu mengagihkan tugas kepada pekerjanya seperti jurujual dan juruwang. Selain tugas pemasaran , kerja- kerja pentadbiran perlu ditugaskan kepasa seseorang yang berkelayakan.
- Contohnya : Sebagai seorang pengurus, beliau harus memastikan bahawa motivasi dan semangat pekerja berada di tahap yangtinggi agar dapat meningkatkan kemahiran dan pretasi kerja demi mencapai matlamat organisasi tersebut - Contohnya: pengurus perlu memastikan sumber digunakan dengan cekap den berkesan. Beliau perlu menggariskan penggunaan belanjawan, memastikan kualiti kasut dan perkhidmatan jurujual dan sebagainya.
2.3 Peringkat Pengurusan Pengurusan Atasan Pengurusan Pertengahan Pengurusan Bawahan Tanggungjawab - Bertanggungjawab ke atas keseluruhan pengurusan dan perjalanan organisasi.
- menetap dan menggariskan misi, visi matlamat, dasar dan polisi organisasi serta membimbing organisasi agar interaksinya dengan persekitaran adalah baik.
- bertanggungjawab melaksanakan segala keputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan (objektif, strategi, dasar) - membuat laporan kepada pengurus atasan
- Menyelia serta menyelaras aktiviti pengurus bawahan dan kadangkala bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi.
- Bertanggungjawab secara langgsung ke atas pengeluaran produk dan perkhidmatan - perlaksanaan tugas harian pekerja mengikut perancangan yang telah ditetapkan agar matlamat tercapai
- Bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi yang bukan ppengurusan (pekerja operasi) - Memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan kerja operasi.
Jangka Tumpuan kepada perancangan jangka panjang/ perancangan strategi (1-5 tahun)
merangka keputusan jangka sederhana berpandukan objektif pengurusan atasan. (1-3 tahun)
Tumpuan kepada perancangan jangka pendek. (kurang daripada 1 tahun) Kemahiran Paling Penting
Kemahiran Konseptual Kemahiran Konseptual, Kemanusiaan, Teknikal Kemahiran Teknikal Contoh dipanggil Ketua Pegawai Eksekutif (CEO), President, Vice President. CEO PETRONAS Tan Sri shamsul Azhar Abbas Managing Director Shell Malaysia En Azman Ismail
Ketua Jabatan, Pengurus Sumber Manusia, Pengurus Jabatan. Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan, Ketua Unit, Foremen Kemahiran Konseptual Kemahiran Kemanusiaan Kemahiraan Teknikal - Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi - melihat persekitaran luaran dan dalaman organisasi. dapat menjangka perubahan yang akan berlaku terhadap persekitaran ekonomi, politik dan perundangan
- Melibatkan proses perancangan dan pengurusan strategik untuk mencapai matlamat organisasi. - Melibatkan pembuatan keputusan yang kompleks yang melibatkan kesan jangka panjang (berpandangan jauh)
- Keebolehan untuk mewujudkan perhubungan yang baik sesama manusia
- Memimpin, memotivasi, mengurus konflik dan mempengaruhi orang dengan memahami perasaan, tingkah laku dan sikap orang lain.
- Kebolehan berkomunikasi dan bekerjasama dengan pelbagai golongan manusia atau masyarakat seperti bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang dan berhubung dengan pekerja, bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan. - Kebolehan untuk mengaplikasikan kaedah, prosedur dan teknik dalam bidang tertentu. - Mempunyai kaitan yang rapat dengan aktiviti harian organisasi.
- Penguasaan kemahiran teknikal membantu pengurusan atasan untuk merangka polisi, dasar dan objektif organisasi. - Dapat membantu pengurus peringkat bawahan untuk memberi nasihat, penjelasan dan tunjuk ajar tentang aspek teknikal secara terperinci kepada pekerja.
Pengurus Atasan
Pengurus Atasan, Pertengahan, Bawahan
Pengurus Bawahan Contohnya : Ketua Pegawai Eksekutif mendapatkan, menganalisis dan menginterpretasikan segala maklumat untuk mewujudkan matlamat atau arah tuju organisasi.
Contohnya : Pengurus sumber manusia perlu berusaha menangani masalah prestasi pekerja, membekalkan maklumbalas kepada pekerja, memotivasi pekerja dan mengawal aktiviti-aktiviti yang membabitkan pengurusan prestasi pekerja.
Pakar sumber manusia harus berkeupayaan untuk menguruskan para pekerja dan mengatasi masalah kekurangan pekerja.
Seorang jurutera harus mempunyai kemahiran teknikal dalam mengendalikan jentera mesin
2.4 Peranan Pengurusan Peranan - Peranan merupakan satu set gelagat yang berkaitan dan bersesuaian dengan jawatan yang disandang. - Berdasarkan Henry Mintzberg terdapat 10 peranan pengurus yang boleh dikelaskan kepada 3 bahagian: a) Penjalin Hubungan Perorangan Interpersonal Penghubung (Liaison) Pemimpin (Leader) Tunggak (Figure Head)
b) Pembuat Keputusan Decision Making Usahawan (Entreprenuer) Pengagih Sumber (Resource Allocator) Perunding (Negotiator) Menangani Gangguan (Crisis Handler)
c) Pemberi Maklumat Information Pemantau (Monitor) Penyebar (Disseminator) Jurucakap (Spokesperson)
Penjalin Hubungan Perorangan Interpersonal
Penghubung (Liaison) Pemimpin (Leader) Tunggak (Figure Head) - Mengekalkan hubungan jaringan (networking) sama ada di dalam atau di luar organisasi melalui e-mel, panggilan telefon dan mesyuarat
- Mengarah, mengkoordinasi dan memotivasikan pekerja(subordinat) melaksanakan kerja.
- Memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mematuhi apa yang telah dirancang
- Menjalankan beberapa tugas yang berbentuk simbolik atau upacara rasmi
sebagai alat penghubung di dalam dan luar organisasi. - sebagai ketua dalam organisasi dan mempunyai autoriti memberi arahan tanpa dipertikaikan oleh pekerja bawahan
- sebagai wakil organisasi menyambut tetamu atau pelawat dan menyertai upacara
Cth: Pengurus berinteraksi dengan pekerja, pelanggan, pembekal, pihak bank dan sebagainya Cth: Menghadiri majlis, menyampaikan sijil dan anugerah dan menandatangani dokumen rasmi. Seorng eksekutif suatu syarikat memberi maklumat rasmi ketika syarikat hendak mengapungkan saham di bursa saham.
Pembuat Keputusan Decision Making
Usahawan (Entrepreneur) Pengagih Sumber (Resource Allocator) Perunding (Negotiator) Menanggani Gangguan ( Crisis/Disturbance Handler) - Berperanan sebagai perintis/pemula (initiator), pereka dan penggalak kepada perubahan positif dan inovasi. - mempunyai ciri- ciri seorang usahawan seperti keyakinan, rajin dan inovatif. - bijak mengambil peluang yang wujud dalam persekitaran organisasi
Menetapkan bagaimana sumber organisasi yang terhad diagih dan digunakan oleh semua ahli organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
Mewakili organisasi dalam perundingan yang melibatkan bidang kuasa. diberi autoriti dalam membuat sesuatu keputusan dan perbincangan di meja perundingan. - Membuat keputusan atau bertindak serta merta terhadap masalah-masalah supaya persekitaran organisasi yang berkonflik itu kembali kepada kekuatan yang stabil dan harmoni .(tidak mengganggu dan menjejas organisasi)
Cth, CEO sentiasa memperolehi idea- idea baru dan kreatif untuk mempertingkatkan prestasi syarikat.
Seorang pengurus mengetahui potensi pasaran di Rusia harus memujuk syarikat unutk mengembangkan eksport barangan ke sana Cth: Pengurus mengagihkan sumber-sumber dana, masa, peralatan dan sumber manusia.
Cth: CEO berunding dengan wakil kesatuan pekerja; Pengurus jualan berunding dengan Jabatan Pengeluaran untuk mendapatkan tawaran istimewa bagi pelanggan utamanya.
supaya mewujudkan situasi menang- menang dan membuat keputusan yang diterima oleh kedua-dua pihak Cth: Tindakan menyelesaikan masalah-masalah seperti mogok, rungutan pekerja, ketidakpuasan hati dsb. Gangguan dalaman (pekerja datang lewat, ponteng, cuai) Gangguan luaran (masalah kelewatan bekalan bahan, bahan kurang bermutu, pembekal melanggar kontrak dan perubahan cita rasa pengguna mendadak, kenaikan harga petroleum) Pemberi Maklumat Informational Role
Pemantau (Monitor) Jurucakap (Spokeperson) Penyebar (Disseminator) - Sentiasa memberi perhatian kepada (perubahan) persekitaran dalaman dan luaran untuk mengetahui apa yang sedang berlaku.
- mencari dan mengumpul maklumat, mengimbas laporan berkala dan mengekalkan hubungan perorangan dan mengawasi tingkah laku pelbagai pihak secara bertulis atau lisan
- Sebagai diplomatbagi organisasi secara rasmi dengan pihak luar. Mewakili unit/jabatan untuk memberi maklumat yang jelas kepada pihak pengurusan atasan dalam organisasi atau berkomunikasi dengan individu/kesatuan pekerja di luar organisasi.
- boleh dilakukan melalui laporan tahunan pemegang saham, ucapan, memo dan sebagainya.
- Menyebar maklumat penting yang diperolehi sama ada dari dalam atau luar organisasi kepada ahli organisasi melalui memo, laporan atu panggilan telefon
- tujuan penyebar ialah memboleh pekerja bawahan yang tidak berpeluang mendapatkan maklumat menjalankan tugas dengan baik dan berkesan, Antara maklumat ialah matlamat organisasi, harapan dan perancangan.
Cth: Pengurus sentiasa memantau keadaan sekeliling seperti perubahan dasar kerajaan, peluang pelaburan baru dan masalah isu yang mempengaruhi organisasinya.
Cth: Pengurus menyampaikan maklumat kepada ahli organisasi dan orang luar melalui ucapan, laporan dan memo.
Cth: Pengurus mendapat tahu tentang pelanggan yang muflis, memaklumkan kepada pengurus jualan menghentikan bekalan.
Pengurus memaklumatkan sasaran jualan kepada penyelia jualan melalui memo
perencanaan yang dibuat oleh pengurus atsan kepada subordinatnya atau penyampaian maklim balas mengenai prestasi para penguus si peringkat lebih rendah