Anda di halaman 1dari 8

BAB 2 PENGENALAN PENGURUSAN

2.1 Definisi Organisasi dan Pengurusan



Organisasi
Gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk mencapai
matlamat organisasi

Pengurusan
Pencapaian matlamat organisasi secara efektif dan efisien melalui proses merancang,
mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi

Pengurus
- Orang yang bertanggungjawab dalm tugas pengurusan iaitu terlibat dalam 4 fungsi
pengurusan (merancang, mengorganisasi, memimpin, mengawal) sumber-sumber
organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
- membezakan jenis pengurus melalui 2 aspek iaitu tahap pengurusan (pengurus atasan,
pertengahan dan bawahan) dan skop aktiviti ( pengurus fungsian, pengurus besar,
pengurus projek)


KECEKAPAN KEBERKESANAN
bermaksud melakukan sesuatu perkara dengan
betul (doing things right)
bermaksud melakukan sesuatu yang betul
(doing the right thing)

Pengurus harus menggunakan kesemua sumber
yang ada dengan bijak tanpa pembaziran
Pengurus yang cekap adalah pengurus yang
mempunyai strategi untuk mengurus kos
pengeluaran.

Pengurus perlu memastikan matlamat yang ingin
dicapaikan dan cara untuk mencapai matlamat
tersebut.



2.2 Fungsi Pengurusan (POLC)
Merancang

Planning

Mengorganisasi/
Mengatur
Organising

Memimpin/
Mengarah
Leading
Mengawal

Controlling
- Proses di mana
pengurus menentukan
matlamat yang ingin
dicapai dan
menentukan tindakan
yang paling sesuai
untuk diambil di
semua peringkat
organisasi untuk
mencapai matlamat
organisasi.

- Proses di mana
pengurus menyusun
dan mengagihkan
sumber-sumber
organisasi untuk
melaksanakan tugas
yang telah ditetapkan
agar dapat mencapai
matlamat organisasi

- Proses di mana
pengurus cuba
mempengaruhi
gelagat pekerja agar
mereka dapat
melaksanakan tugas
yang diberikan
dengan efektif dan
efisien untuk
mencapai matlamat
organisasi

- Proses di man
pengurus memantau
pretasi semasa dan
mengambil tindakan
pembaikan untuk
memastikan hasil
akhir kerja tercapai
seperti yang
dijangkakan.

- Merancang yang
penting adalah
memilih matlamat
yang tepat, jenis urus
niaga dan cara
menetapkan sumber
organisasi kerana ia
menentukan kejayaan
syarikat.

- Pengurus perlu
memberikan
spesifikasi tugas dan
tanggungjawab
pekerja dan
pembahagian kerja
mengikut aktiviti
seperti bahagian
kewangan, pemasaran,
dan pengeluaran

- Pengurusan yang
berkesan sering
dikaitkan dengan
kepimpinan yang
berkesan. Tidak
semua pengurus
merupakan pemimpin
kerana pengurus
adalah dilantik tetapi
pemimpin wujud
kerana adanya
pengikut.

- Mengawal
melibatkan aktiviti
pengukuran
pelaksanaan tugas
yang sebenar,
membandingkan
dengan pelaksanaan
tugas yang sebenar
dan mengambil
tindakan pembaikan,
jika perlu.

- Contohnya : seorang
yang mengendalikan
sebuah kedai kasut
dan matlamat kedai
kasut adalah menjadi
kedai kasut pilihan
pertama pelanggan
Malaysia. Untuk
mencapai matlamat
tersebut, pengurus
harus merancang
bilangan dan jenis
kasut yang hendak
dikeluarkan dan
bilangan pekerja yang
dikehendaki.

- Contohnya :
pengurus Kedai Kasut
perlu mengagihkan
tugas kepada
pekerjanya seperti
jurujual dan juruwang.
Selain tugas
pemasaran , kerja-
kerja pentadbiran
perlu ditugaskan
kepasa seseorang yang
berkelayakan.

- Contohnya : Sebagai
seorang pengurus,
beliau harus
memastikan bahawa
motivasi dan semangat
pekerja berada di
tahap yangtinggi agar
dapat meningkatkan
kemahiran dan pretasi
kerja demi mencapai
matlamat organisasi
tersebut
- Contohnya: pengurus
perlu memastikan
sumber digunakan
dengan cekap den
berkesan. Beliau perlu
menggariskan
penggunaan
belanjawan,
memastikan kualiti
kasut dan
perkhidmatan jurujual
dan sebagainya.


2.3 Peringkat Pengurusan
Pengurusan Atasan Pengurusan Pertengahan Pengurusan Bawahan
Tanggungjawab - Bertanggungjawab ke
atas keseluruhan
pengurusan dan
perjalanan organisasi.


- menetap dan
menggariskan misi, visi
matlamat, dasar dan
polisi organisasi serta
membimbing organisasi
agar interaksinya
dengan persekitaran
adalah baik.


- bertanggungjawab
melaksanakan segala
keputusan yang dibuat
oleh pengurusan atasan
(objektif, strategi, dasar)
- membuat laporan kepada
pengurus atasan


- Menyelia serta
menyelaras aktiviti
pengurus bawahan dan
kadangkala
bertanggungjawab ke atas
pekerja organisasi.

- Bertanggungjawab
secara langgsung ke
atas pengeluaran
produk dan
perkhidmatan
- perlaksanaan tugas
harian pekerja
mengikut perancangan
yang telah ditetapkan
agar matlamat tercapai


- Bertanggungjawab ke
atas pekerja organisasi
yang bukan
ppengurusan (pekerja
operasi)
- Memberi penekanan
terhadap tugas
penyeliaan kerja
operasi.



Jangka Tumpuan kepada
perancangan jangka
panjang/ perancangan
strategi (1-5 tahun)

merangka keputusan
jangka sederhana
berpandukan objektif
pengurusan atasan. (1-3
tahun)

Tumpuan kepada
perancangan jangka
pendek. (kurang
daripada 1 tahun)
Kemahiran
Paling Penting

Kemahiran Konseptual Kemahiran Konseptual,
Kemanusiaan, Teknikal
Kemahiran Teknikal
Contoh dipanggil Ketua Pegawai
Eksekutif (CEO),
President, Vice
President.
CEO PETRONAS Tan
Sri shamsul Azhar
Abbas
Managing Director Shell
Malaysia En Azman
Ismail



Ketua Jabatan, Pengurus
Sumber Manusia, Pengurus
Jabatan.
Penyelia Tapak, Ketua
Kerani, Penyelia Jualan,
Ketua Unit, Foremen
Kemahiran Konseptual Kemahiran Kemanusiaan Kemahiraan Teknikal
- Kemampuan untuk melihat
organisasi secara
keseluruhan dan
mengintegrasikan hubungan
antara bahagian-bahagian
dalam organisasi
- melihat persekitaran
luaran dan dalaman
organisasi. dapat menjangka
perubahan yang akan
berlaku terhadap
persekitaran ekonomi,
politik dan perundangan

- Melibatkan proses
perancangan dan
pengurusan strategik untuk
mencapai matlamat
organisasi.
- Melibatkan pembuatan
keputusan yang kompleks
yang melibatkan kesan
jangka panjang
(berpandangan jauh)

- Keebolehan untuk
mewujudkan perhubungan
yang baik sesama manusia

- Memimpin, memotivasi,
mengurus konflik dan
mempengaruhi orang dengan
memahami perasaan,
tingkah laku dan sikap
orang lain.

- Kebolehan berkomunikasi
dan bekerjasama dengan
pelbagai golongan manusia
atau masyarakat seperti
bermesyuarat dengan
pegawai atasan, berbincang
dan berhubung dengan
pekerja, bertemu dengan
pelbagai jenis pelanggan.
- Kebolehan untuk
mengaplikasikan kaedah,
prosedur dan teknik dalam
bidang tertentu.
- Mempunyai kaitan yang
rapat dengan aktiviti harian
organisasi.

- Penguasaan kemahiran
teknikal membantu
pengurusan atasan untuk
merangka polisi, dasar dan
objektif organisasi.
- Dapat membantu pengurus
peringkat bawahan untuk
memberi nasihat,
penjelasan dan tunjuk ajar
tentang aspek teknikal
secara terperinci kepada
pekerja.

Pengurus Atasan

Pengurus Atasan,
Pertengahan, Bawahan

Pengurus Bawahan
Contohnya : Ketua Pegawai
Eksekutif mendapatkan,
menganalisis dan
menginterpretasikan segala
maklumat untuk
mewujudkan matlamat atau
arah tuju organisasi.

Contohnya : Pengurus
sumber manusia perlu
berusaha menangani
masalah prestasi pekerja,
membekalkan maklumbalas
kepada pekerja, memotivasi
pekerja dan mengawal
aktiviti-aktiviti yang
membabitkan pengurusan
prestasi pekerja.

Pakar sumber manusia
harus berkeupayaan untuk
menguruskan para pekerja
dan mengatasi masalah
kekurangan pekerja.

Seorang jurutera harus
mempunyai kemahiran
teknikal dalam
mengendalikan jentera
mesin



2.4 Peranan Pengurusan
Peranan
- Peranan merupakan satu set gelagat yang berkaitan dan bersesuaian dengan jawatan
yang disandang.
- Berdasarkan Henry Mintzberg terdapat 10 peranan pengurus yang boleh dikelaskan
kepada 3 bahagian:
a) Penjalin Hubungan Perorangan Interpersonal
Penghubung (Liaison)
Pemimpin (Leader)
Tunggak (Figure Head)

b) Pembuat Keputusan Decision Making
Usahawan (Entreprenuer)
Pengagih Sumber (Resource Allocator)
Perunding (Negotiator)
Menangani Gangguan (Crisis Handler)

c) Pemberi Maklumat Information
Pemantau (Monitor)
Penyebar (Disseminator)
Jurucakap (Spokesperson)









Penjalin Hubungan Perorangan Interpersonal

Penghubung (Liaison) Pemimpin (Leader) Tunggak (Figure Head)
- Mengekalkan hubungan
jaringan (networking) sama
ada di dalam atau di luar
organisasi melalui e-mel,
panggilan telefon dan
mesyuarat

- Mengarah, mengkoordinasi
dan memotivasikan
pekerja(subordinat)
melaksanakan kerja.

- Memastikan kerja-kerja
yang dilaksanakan mematuhi
apa yang telah dirancang

- Menjalankan beberapa
tugas yang berbentuk
simbolik atau upacara rasmi


sebagai alat penghubung di
dalam dan luar organisasi.
- sebagai ketua dalam
organisasi dan mempunyai
autoriti memberi arahan
tanpa dipertikaikan oleh
pekerja bawahan

- sebagai wakil organisasi
menyambut tetamu atau
pelawat dan menyertai
upacara

Cth: Pengurus berinteraksi
dengan pekerja, pelanggan,
pembekal, pihak bank dan
sebagainya
Cth: Menghadiri majlis,
menyampaikan sijil dan
anugerah dan
menandatangani dokumen
rasmi.
Seorng eksekutif suatu
syarikat memberi maklumat
rasmi ketika syarikat
hendak mengapungkan
saham di bursa saham.









Pembuat Keputusan Decision Making

Usahawan
(Entrepreneur)
Pengagih Sumber
(Resource
Allocator)
Perunding
(Negotiator)
Menanggani
Gangguan
( Crisis/Disturbance
Handler)
- Berperanan
sebagai
perintis/pemula
(initiator), pereka
dan penggalak
kepada perubahan
positif dan inovasi.
- mempunyai ciri-
ciri seorang
usahawan seperti
keyakinan, rajin dan
inovatif.
- bijak mengambil
peluang yang wujud
dalam persekitaran
organisasi

Menetapkan
bagaimana sumber
organisasi yang
terhad diagih dan
digunakan oleh
semua ahli
organisasi untuk
mencapai matlamat
organisasi.

Mewakili organisasi
dalam perundingan
yang melibatkan
bidang kuasa.
diberi autoriti
dalam membuat
sesuatu keputusan
dan perbincangan di
meja perundingan.
- Membuat
keputusan atau
bertindak serta
merta terhadap
masalah-masalah
supaya persekitaran
organisasi yang
berkonflik itu
kembali kepada
kekuatan yang stabil
dan harmoni .(tidak
mengganggu dan
menjejas organisasi)

Cth, CEO sentiasa
memperolehi idea-
idea baru dan
kreatif untuk
mempertingkatkan
prestasi syarikat.

Seorang pengurus
mengetahui potensi
pasaran di Rusia
harus memujuk
syarikat unutk
mengembangkan
eksport barangan ke
sana
Cth: Pengurus
mengagihkan
sumber-sumber
dana, masa,
peralatan dan
sumber manusia.

Cth: CEO berunding
dengan wakil
kesatuan pekerja;
Pengurus jualan
berunding dengan
Jabatan
Pengeluaran untuk
mendapatkan
tawaran istimewa
bagi pelanggan
utamanya.

supaya mewujudkan
situasi menang-
menang dan
membuat keputusan
yang diterima oleh
kedua-dua pihak
Cth: Tindakan
menyelesaikan
masalah-masalah
seperti mogok,
rungutan pekerja,
ketidakpuasan hati
dsb.
Gangguan dalaman
(pekerja datang
lewat, ponteng, cuai)
Gangguan luaran
(masalah kelewatan
bekalan bahan,
bahan kurang
bermutu, pembekal
melanggar kontrak
dan perubahan cita
rasa pengguna
mendadak, kenaikan
harga petroleum)
Pemberi Maklumat Informational Role

Pemantau (Monitor) Jurucakap (Spokeperson) Penyebar (Disseminator)
- Sentiasa memberi
perhatian kepada
(perubahan) persekitaran
dalaman dan luaran untuk
mengetahui apa yang sedang
berlaku.

- mencari dan mengumpul
maklumat, mengimbas
laporan berkala dan
mengekalkan hubungan
perorangan dan mengawasi
tingkah laku pelbagai pihak
secara bertulis atau lisan

- Sebagai diplomatbagi
organisasi secara rasmi
dengan pihak luar.
Mewakili unit/jabatan untuk
memberi maklumat yang
jelas kepada pihak
pengurusan atasan dalam
organisasi atau
berkomunikasi dengan
individu/kesatuan pekerja
di luar organisasi.

- boleh dilakukan melalui
laporan tahunan pemegang
saham, ucapan, memo dan
sebagainya.

- Menyebar maklumat
penting yang diperolehi
sama ada dari dalam atau
luar organisasi kepada ahli
organisasi melalui memo,
laporan atu panggilan
telefon

- tujuan penyebar ialah
memboleh pekerja bawahan
yang tidak berpeluang
mendapatkan maklumat
menjalankan tugas dengan
baik dan berkesan, Antara
maklumat ialah matlamat
organisasi, harapan dan
perancangan.

Cth: Pengurus sentiasa
memantau keadaan
sekeliling seperti
perubahan dasar kerajaan,
peluang pelaburan baru dan
masalah isu yang
mempengaruhi
organisasinya.

Cth: Pengurus
menyampaikan maklumat
kepada ahli organisasi dan
orang luar melalui ucapan,
laporan dan memo.

Cth: Pengurus mendapat
tahu tentang pelanggan
yang muflis, memaklumkan
kepada pengurus jualan
menghentikan bekalan.

Pengurus memaklumatkan
sasaran jualan kepada
penyelia jualan melalui
memo

perencanaan yang dibuat
oleh pengurus atsan kepada
subordinatnya atau
penyampaian maklim balas
mengenai prestasi para
penguus si peringkat lebih
rendah

Anda mungkin juga menyukai