Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.

Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

1












Ttulo documento
Cmo administrar el tiempo de manera efectiva














Documento para descargar









Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

2

Tabla de contenido

1. QU ES EL TIEMPO? 3
2. PROBLEMAS MS COMUNES A LA HORA DE ADMINISTRAR EL
TIEMPO 3
3. CMO APROVECHAR MS EL TIEMPO? 3
3.1 Establecer claramente metas y objetivos 3
3.2 Organizar y programar todas las actividades 4
3.3 Delegacin eficaz 4
3.4 Controlar las interrupciones 4
4. HERRAMIENTAS PARA POTENCIAR LA ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO 6
4.1 Cree nuevos hbitos 6
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 9

























Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

3

1. Qu es el tiempo?

Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difcil definirlo, sin embargo es algo con lo
cual tenemos que ver todos los das. El tiempo es el perodo durante el cual
contina una accin o un proceso, segn el diccionario. El tiempo es slo una
medida, una dimensin. Y si esto es as, entonces cuando hablamos de la
administracin del tiempo, el problema no est en ste, sino en la administracin de
nosotros mismos.


2. Problemas ms comunes a la hora de administrar el tiempo

Los problemas ms comunes que tienen la mayora de los ejecutivos para
administrar el tiempo
1
son:

Poca o nula planeacin en los estimados de tiempo que van a necesitar para
el desarrollo de una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o
tomar decisiones.
Pretender realizar muchas tareas de manera desorganizas en un tiempo
corto.
No saber decir no a las distracciones externas.
Confundir prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia,
dejando lo urgente para despus.
Establecer metas diarias por encima de la capacidad de cumplirlas.
No preocuparse por registrar los compromisos y actividades, lo que impide
administrar eficientemente el tiempo.
No planear el tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar
alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de
accin ms efectiva.


3. Cmo aprovechar ms el tiempo?

La nica manera en la cual podemos redimir nuestro tiempo es aprovechando lo
ms posible el que nos queda. Algunas estrategias para optimizar al mximo el
tiempo, son:


3.1 Establecer claramente metas y objetivos

Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar
prioridades. Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe
considerarse en funcin de la consecucin de los objetivos planteados. Lo ms difcil

1
Basado en:
www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co



Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

4
en la clasificacin de las actividades es decidir cules son importantes y cules son
las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los asuntos realmente importantes
rara vez son urgentes y los asuntos ms urgentes rara vez son importantes.

Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario
jerarquizarlas de acuerdo con un orden de prioridades y esta priorizacin depende
del papel que la actividad cumple en el logro de los objetivos.


3.2 Organizar y programar todas las actividades

Para administrar efectivamente el tiempo no basta con clarificar objetivos y
prioridades sino que se requiere tambin de una programacin cuidadosa de
actividades.

Programar las actividades que se deben realizar es determinar qu debe llevarse a
cabo, cundo, cmo, quin, con qu y en dnde deben efectuarse para poder lograr
los objetivos del puesto que desempea.


3.3 Delegacin eficaz

La delegacin es una de las herramientas ms tiles para lograr ms fcilmente la
administracin del tiempo. Delegar es el acto de transferir autoridad y
responsabilidad de una persona o grupo a otra. La delegacin efectiva facilita el
trabajo del lder y aumenta la productividad en la organizacin, a la vez que ayuda
en la formacin de nuevos lderes, pero lo ms importante es que le proporciona
tiempo al lder para otras cosas que slo l puede realizar. Adems genera
confianza y compromiso.


3.4 Controlar las interrupciones

Las interrupciones son elementos que ocasionan prdida de tiempo. Llamadas
telefnicas, visitas sin previa cita, reuniones y atencin de problemas, son algunas
de ellas. Si son llamadas telefnicas o si son visitas inesperadas, fltrelas mediante
la ayuda de la secretaria, o limite el tiempo de acuerdo con la situacin. Si se trata
de reuniones de trabajo, puede resolver esta interrupcin dejando un tiempo en su
agenda sin programar para atender estas interrupciones.










Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

5


En el da a da, bsicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques
de actividades:

Matriz de la administracin del tiempo
Urgente No urgente

Importante
I.
Actividades:
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas
vencen
II.
Actividades:
Prevencin
Construir relaciones
Reconocer nuevas
oportunidades
Planificacin recreacin
No importante
III.
Actividades:
Interrupciones
Correo
Algunas reuniones
Informes
Actividades populares
IV.
Actividades:
Trivialidades
Ajetreo intil
Algunas cartas
Prdidas de tiempo.
Actividades agradables
Fuente: Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N. 4, 1999

Los dos factores que definen una actividad son lo urgente y lo importante.

Urgente significa que necesita una atencin inmediata. Las cosas urgentes actan
sobre nosotros, el timbre del telfono es urgente, por ejemplo; las materias
urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman nuestra atencin.

La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una
aportacin a nuestra misin, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.

Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren ms iniciativa, ms
proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer
que las cosas ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los
resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos
desviados hacia la respuesta ante lo urgente.

Los resultados de vivir en el cuadrante I son:

Estrs, agotamiento, administracin de las crisis.

Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente pero no
importante pensando que estn en el cuadrante 1, continuamente reaccionan a las
cosas urgentes suponiendo que tambin son importantes.



Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

6

Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III
urgente pero no importante y IV no urgente no importante llevan vidas bsicamente
irresponsables.

Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque,
urgentes o no, no son importantes.

El cuadrante II es el corazn de la administracin personal efectiva, trata de las
cosas que son no urgentes, pero s importantes, por ejemplo: construir relaciones,
planificacin de largo alcance, el mantenimiento preventivo, la preparacin, todas
esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no
son urgentes.

Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las
oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanicin a los
problemas. Piensan preventivamente, tienen autnticas crisis del cuadrante I pero
su nmero es comparativamente ms pequeo.


4. Herramientas para potenciar la administracin del tiempo

Descubra en qu malgasta el tiempo. Saber qu es en lo que ms invierte
tiempo y si es realmente honeroso para su empresa puede darle luces para la
manera como va a organizar su plan de actividades de un modo mucho ms
productivo. Ingniese un formato de registro de sus actividades para tener un
cuadro ms realista sobre lo que usted hace.

Fije objetivos de administracin del tiempo. Lo realmente importante dentro
del tema de gestin del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo.
Pngase como objetivo cambiar sus comportamientos para conseguir todos los
objetivos que se fija a usted mismo. Por lo tanto, usted necesita no solamente
establecer objetivos y revisarlos a lo largo del tiempo y ver si esta cumpliendo.
Habitese a fijar lmites de tiempo para las actividades.
Por ejemplo, recibir visitantes, leer correspondencia y responder emails puede
consumir su da entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un lmite de una
hora diaria para esa tarea y apguese a ese lmite.

4.1 Cree nuevos hbitos
2


Es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas desarrollando nuevos
hbitos. Hay que empezar por adoptarlos, empezando por uno en particular, el

2
Adaptado de: www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc-
5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarrollando+%22&hl=es&ct=clnk&cd
=1&gl=co



Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

7
hbito de actuar ahora. Hgalo ahora, en el momento en que una idea positiva
cruce su mente para probar un mtodo nuevo de hacer su trabajo.

Para saber manejar mejor el tiempo se deben crear nuevos hbitos. Para ello,
construya una lista diaria de cosas para hacer y refirase a ella frecuentemente.

Puede listar las cosas para hacer usando un calendario de planificacin. Durante la
primera revisin de su planificador en la maana, haga una lista de todo lo que
tiene que hacerse durante ese da. Mantenga la lista relativamente corta, por
ejemplo, de 5 a 10 cosas que atender, de tal forma que pueda tener xito al
completar toda su lista.

Sea realista acerca de lo que se puede realizar en un da y recuerde programar
algn tiempo personal incluyendo una actividad o tiempo individual como uno de los
tems. Haga una lista de acciones especficas en vez de conceptos vagos.

Ejercicio prctico:

Algunos pasos para desarrollar una lista de prioridades:

Tome dos hojas de papel.
Encabece una de ellas con el rtulo TENGO QUE HACER, y la otra con un
CONVIENE QUE HAGA.
En la hoja rotulada TENGO QUE ponga una lista solamente de aquellas cosas
que deba hacer hoy.
En la otra hoja, bajo el rtulo CONVIENE QUE HAGA escriba todas aquellas
cosas que cree que deben hacerse, que sienta como dignas de llevarse a
cabo.
Archive la lista correspondiente al CONVIENE QUE HAGA para futuras
referencias.
Ejecute punto por punto lo anotado en la hoja titulada TENGO QUE.


5. Claves para lograr reuniones eficientes
3


Los pasos a seguir para organizar una reunin son:

A. Identifique las metas y objetivos de la reunin:

Qu desea lograr en la reunin?
Considere cunto tiempo tiene.
Qu cantidad de trabajo guarda relacin con el tiempo que tiene?


3
Adaptado de: Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection
Agency. En: http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf



Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

8
B. Elija los participantes adecuados:

Invite y publicite anuncie la reunin en forma anticipada de modo que el los
invitados sepan que se va a realizar y tenga el tiempo suficiente para
planificarla. Piense en cules son las mejores formas de informar a la gente
sobre la reunin (por ejemplo, invitaciones por escrito, correo electrnico,
llamadas por telfono).

C. Elabore una agenda:

De ser pertinente, sera bueno distribuir la agenda antes de la reunin.

La agenda debera entregar la siguiente informacin:
Declaracin de metas y objetivos para la reunin.
Lista de acciones a seguir, cosas que le ayudarn a lograr sus metas y
objetivos.
Lista de participantes por adelantado, con roles y responsabilidades (lder,
facilitador, secretario).
Logstica: qu?, cundo?, dnde?, por cunto tiempo?

D. Revise la agenda y las normas bsicas:

Las normas bsicas son importantes de modo que todos se sientan cmodos
para participar activamente en el debate.

Por ejemplo:
La reunin comenzar y terminar en forma puntual.
Slo una persona hablar a la vez.
Los participantes escucharn activamente al expositor.
Los temas que no se relacionen con la agenda sern aplazados para otro
debate.

E. Planifique tiempo suficiente para desarrollar el trabajo durante la reunin,
contemple que haya tiempo para:

Generar ideas
Debatir
Tomar decisiones o lograr consensos
Cerrar el debate
Determinar los pasos a seguir (de ser necesario, acuerde una reunin
futura).

F. Desarrolle y distribuya un resumen de la reunin:




Cmo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
Bogot Emprende. Prohibida la reproduccin total o parcial bajo cualquier forma.

9
Este documento ayudar a los participantes de la reunin a recordar qu se
ha debatido y decidido en ella. Debera haber un secretario que tome notas
durante la reunin para mantener un registro histrico de los debates.

G. Evale la reunin, pregntese:

Se abordaron todos los puntos de la agenda?
Asisti la gente adecuada a la reunin?
Se tomaron y aprobaron decisiones?
Tiene claros los siguientes pasos que es necesario seguir?

H. Hgale seguimiento a los compromisos, responsables, tiempos y
presupuestos establecidos dentro del desarrollo de la reunin:

Se cumplieron las metas y objetivos?
Que ha faltado para cumplir con tiempos?
Qu se puede mejorar o cambiar dentro del desarrollo de las tareas?


Referencias bibliogrficas


Administracin del tiempo
http://www.geocities.com/perfilgerencial/administracion_del_t iempo.html>


Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of
Place, U.S. Environmental. Protection Agency. En:
http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_
Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf

Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N. 4, 1999

www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+
que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co

www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc-
5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarroll
ando+%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co