Manual

MANUAL PENGGUNA
SISTEM PENGURUSAN PENGESANAN DOKUMEN

(MyTrack)

UNTUK

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
(KPT)

Disediakan Oleh :

Unijaya Resources Sdn Bhd

Kementerian Pengajian Tinggi Manual Pengguna
Sistem Pengurusan Pengesanan Dokumen (myTrack)

2
KANDUNGAN
1 PENGENALAN ..................................................................................................... 3
1.1 Capaian Sistem ................................................................................................ 3
1.2 Lupa katalaluan ................................................................................................ 4
2 HELPDESK ........................................................................................................... 6
2.1 Scanning Dokumen ......................................................................................... 7
2.1.1 Manual Pengimbas ...................................................................................................7
2.1.2 Dokumen Backlog.....................................................................................................9
2.1.1 Indexing ..................................................................................................................10
2.2 Pendaftaran Dokumen Tanpa Imbas ............................................................ 12
2.3 Pendaftaran Dokumen Imbas ....................................................................... 13
2.3.1 Senarai Dokumen Telah Diimbas ...........................................................................13
2.3.2 Daftar Dokumen Diimbas ........................................................................................14
2.4 Senarai Dokumen Telah Dihantar ................................................................. 15
3 PROSES DOKUMEN .......................................................................................... 16
3.1 Dashboard ...................................................................................................... 17
3.2 Dokumen Masuk ............................................................................................ 18
3.2.1 Minit ........................................................................................................................20
3.2.2 Catatan ...................................................................................................................21
3.2.3 Surat Keluar............................................................................................................22
3.2.4 Tamat .....................................................................................................................24
4 CARIAN .............................................................................................................. 25


3
1 Pengenalan
Manual ini adalah panduan kepada pengguna sistem tentang pengoperasian Sistem
Pengurusan Pengesanan Dokumen, MyTrack, Kementerian Pengajian Tinggi (KPT).

MyTrack merupakan sebuah aplikasi web yang dibangunkan bagi memudahkan pihak
KPT mengurus dan mengesan dokumen keluar masuk. Melalui implentasi sistem
ini, dijangkakan tempoh pemprosesan dokumen permohonan oleh universiti
universiti dan kolejkolej dapat dipercepatkan dan sekaligus mencapai Piagam
Pelanggan yang telah ditetapkan kementerian.

Manual ini merangkumi modul-modul seperti Pendaftaran Dokumen, Minit Dokumen,
PA dan juga Carian.

1.1 Capaian Si stem
Sistem MyTrack dibangunkan secara web-based iaitu menggunakan capaian internet
melalui pelayar internet. Untuk mencapai sistem MyTrack, anda perlu menaip alamat
url pada pelayar internet iaitu:

http://app.mohe.gov.my/mytrack

Skrin di bawah menunjukkan halaman yang akan dilihat selepas menaip url di atas.

Anda perlu login sistem dengan menggunakan ID Pengguna yang didaftarkan.
Sekiranya telah login ke dalam sistem. Paparan di bawah akan dipaparkan.


4

1.2 Lupa katal al uan
Fungsian ini disediakan sekiranya pengguna lupa katalaluan. Ianya berada pada
halaman utama iaitu halaman login. Sila klik pada link Lupa Katalaluan tersebut dan
sistem akan memaparkan skrin seperti di bawah:

Anda hanya perlu key-in ID Pengguna yang telah didaftarkan. Captcha adalah imej
yang memaparkan string yang dijana melalui sistem. Ini bertujuan supaya bagi
mengelakkan perisian automated untuk memanipulasi dengan mengisi form ini.

Selepas klik butang [Hantar], sistem akan menghantar email yang didaftarkan pada
akaun ID Pengguna berkenaan untuk tindakan selanjutnya. Skrin di bawah
menunjukkan paparan pada email berkenaan.

Menu Utama
Sub-menu
Kandungan (content)

5

Klik pada url di atas, sistem akan memaparkan laman seperti di bawah:

Masukkan katalaluan baru kemudian klik butang [Kemaskini]. Mesej seperti di bawah
akan dipaparkan.


6
2 Helpdesk
Bahagian ini menerangkan fungsian yang disediakan kepada pengguna Helpdesk.
Helpdesk bertujuan untuk merekodkan dokumen masuk yang diterima di kaunter ke
dalam sistem MyTrack. Berikut adalah proses aliran yang perlu bagi pengguna
Helpdesk:

Daftar Dokumen
Email Pengirim
Tamat
Tambah Lampiran /
Kemaskini Bayaran
Mula
Tugasan
Dokumen
Email kakitangan
(secara schedule)
Indexing
Scan Dokumen
Scan
Ya
Tidak

Rajah di atas menunjukkan aliran proses secara terperinci untuk Pendaftaran
Dokumen. Helpdesk boleh memilih sama ada untuk imbas dokumen atau tidak. J ika
memilih untuk mengimbas dokumen, ia perlu melalui proses Scan Dokumen dan
Indexing. Manakala jika sebaliknya boleh teruskan dengan pendaftaran dokumen
tanpa imbas.


7
2.1 Scanni ng Dokumen
Pengguna Helpdesk disediakan dengan pengimbas yang dihubungkan secara direct
kepada komputer. Aplikasi pengimbas ini pula menggunakan perisian Smart Touch
yang dibekalkan oleh Kodak. Senibina pengimbas ini adalah seperti berikut:

2.1.1 Manual Pengi mbas
Dokumen yang akan diimbas akan disimpan ke server Abbyy Recognition Server
secara mapping ke folder di server berkenaan. Oleh yang demikian, pengguna
Helpdesk perlu memastikan connection dengan server adalah wujud.

Mapping drive ke server Abbyy Recognition.
Double click untuk menguji connection
wujud.

Masukkan User name: Administrator dan
Password: p@ssw0rd. (Ini adalah sekali
sahaja sehingga pengguna shutdown
computer)

8

Sekiranya connection kepada mapping folder di atas telah wujud, pengguna boleh
meneruskan dengan imbas dokumen. Berikut adalah langkah-langkah untuk
mengimbas dokumen:

Jadual Tetapan Pengimbas

Nombor
Tetapan
Keterangan Direktori Simpanan
2 Imbas indexing dokumen
permohonan (1 side)
Mapping Drive:
Z:\Abbyy\Input\
3 Imbas indexing dokumen
permohonan (2 side)
Mapping Drive:
Z:\Abbyy\Input\
5 Imbas dokumen backlog (1 side) Mapping Drive:
Z:\Backlog\
6 Imbas dokumen backlog (2 side) Mapping Drive:
Z:\Backlog\
7 Imbas dokumen lampiran
permohonan (1 side)
Komputer pengimbas
8 Imbas dokumen lampiran
permohonan (1 side)
Komputer pengimbas

1. Pastikan pengimbas
dalam keadaan On dan
sedia untuk digunakan.
(Lampu pada butang Start /
Resume bewarna hijau dan
tetap).
2. Tekan butang ini jika
keadaan dalam standby
untuk On pengimbas.
3. Letakkan dokumen yang
hendak diimbas pada tray
ini.
Sila pastikan dokumen
berkenaan tiada stapler,
clip atau objek-objek keras
yang boleh merosakkan
kaca pengimbas.
4. Sila pastikan nombor ini adalah set
dokumen yang hendak diimbas.

Sila rujuk kepada Jadual Tetapan Pengimbas
yang telah disetkan di bawah
5. Tekan butang ini untuk
memulakan imbasan
dokumen.

9
Semasa imbasan dijalankan, skrin di bawah akan dipaparkan menunjukkan proses
imbasan sedang dijalankan.

Setelah Save, dokumen akan disimpan pada folder yang telah disetkan di server
Abbyy Recognition Server. Dokumen ini (indexing permohonan) hanya dapat dilihat di
dalam sistem selepas ianya didaftar. Ini kerana Abbyy Recognition Server memproses
dokumen berkenaan secara real-time dan seterusnya membuat persediaan untuk
dilarikan di dalam perisian Indexing Station (Rujuk perkara 2.1.1). Bagi dokumen lain
iaitu sama ada backlog, lampiran ataupun lain-lain dokumen boleh dilihat selepas
butang Save ditekan.

2.1.2 Dokumen Backlog
Dokumen backlog adalah dokumen-dokumen permohonan lama yang hendak diimbas
dan ditempat pada direktori yang boleh diakses oleh kakitangan di rangkaian
Kementerian Pengajian Tinggi. Folder backlog ditempat pada direktori berikut:

\\10.17.191.182\Backlog\

Rekod dicadangkan agar dibuat folder mengikut nama pengirim pada folder di atas
seperti di bawah:

6. Namakan fail mengikut
kesesuaian dan tekan
butang Save untuk akhiri
langkah imbas dokumen.

10
2.1.1 Indexing
Indexing adalah proses untuk memindahkan text daripada dokumen yang diimbas
kepada input text yang disediakan pada perisian Indexing Station.

Memulakan perisian
Indexing Station.

11
Skrin di bawah akan dipaparkan selepas perisian indexing station dijalankan.

Selepas butang Accept Document ditekan, sistem akan menjana XML fail bagi
membolehkan integrasi dengan sistem MyTrack dijalankan. Sila rujuk kepada perkara
Pendaftaran Dokumen Imbas untuk proses seterusnya.

Menunjukkan connection
dengan server sedang
dijalankan.
Ruang indexing
input yang
disediakan
Ruang dokumen
yang telah diimbas
Ruang thumbnail
page dokumen
yang diimbas
Highlight pada tempat yang
hendak diindexkan, sistem
akan autofill pada input
index yang disediakan.
Setelah selesai proses
indexing, tekan pada
butang Accept Document

12
2.2 Pendaftaran Dokumen Tanpa Imbas
Untuk mendaftar sila klik pada menu utama skrin di bawah akan
dipaparkan

Masukkan keyword senarai di
bawah akan dipaparkan

VVIP, VIP,
Pengurus, PA
dan Kakitangan
Dokumen lampiran
yang diperlukan (Jika
ada)
Untuk membuat
tagging kepada
dokumen asal
Tekan butang ini
untuk submit
borang
pendaftaran.
Format No.
Rujukan adalah
[tahun 2 digit][id
proses][id
pengirim][run no]

13

2.3 Pendaftaran Dokumen Imbas
Pendaftaran Dokumen Imbas adalah untuk mendaftarkan dokumen yang telah dibuat
diimbas dan dibuat indexing.

2.3.1 Senarai Dokumen Telah Dii mbas
Untuk mendaftar dokumen ini, sistem MyTrack telah menyediakan link baru pada sub-
menu Pendaftaran seperti di bawah:

Dokumen yang diimbas tadi masih belum didaftarkan, ianya hanya disimpan dalam
bentuk fail XML untuk integrasi dengan sistem MyTrack.

Menu Senarai
Dokumen Telah
Diimbas
Senarai dokumen yang telah
diimbas (fail XML yang dijana
oleh Indexing Station)
Klik untuk daftar
permohonan.

14
2.3.2 Daftar Dokumen Dii mbas

Maklumat indexing Tajuk
autofill pada input Tajuk.
Sistem memaparkan rekod yang pada dengan
indexing Jenis Permohonan. Jika tiada boleh
pilih pada dropdown seperti berikut:
Selepas klik, akan dipaparkan
seperti di bawah:
Dokumen lampiran
yang diperlukan (Jika
ada)
VVIP, VIP,
Pengurus, PA
dan Kakitangan
Tekan butang ini
untuk submit
borang
pendaftaran.
Format No.
Rujukan adalah
[tahun 2 digit][id
proses][id
pengirim][run no]

15
2.4 Senarai Dokumen Tel ah Dihantar
Laman ini adalah semua senarai dokumen yang telah didaftar dan dihantar untuk
rujukan pengguna Helpdesk. Sila klik pada menu utama >
skrin di bawah akan dipaparkan.


16
3 Proses Dokumen
Bahagian ini menerangkan fungsian yang disediakan kepada pengguna sistem untuk
proses dokumen. Proses dokumen dilakukan oleh tahap pengguna iaitu VVIP,VIP,
Pegawai, PA dan Kakitangan. Anda perlu login sebagai pengguna berkenaan untuk
melakukan fungsian di bahagian ini.

Terima Dokumen
Tamat
Tugasan
Kakitangan
Mula
Email kakitangan
(secara schedule)
Tindakan? Minit Tamat Proses
Semakan jika
kakitangan lain
telah Tamat?
Tamat
Ya
Status Selesai /
Tidak Lengkap
Tidak
Email kakitangan
(secara schedule)

Rajah di atas menunjukkan aliran proses secara terperinci untuk proses dokumen iaitu
Minit dan Tamat. Proses ini akan berulang sekiranya pengguna memilih untuk
membuat minit. Manakala jika tamat pula sistem akan membuat semakan sekiranya
kakitangan lain yang ditugaskan telah Tamat, ianya akan selesai oleh pengguna yang
terakhir membuat Tamat.


17
3.1 Dashboard
Dashboard adalah paparan pertama selepas login masuk oleh pengguna selain
helpdesk (VVIP,VIP, Pegawai, PA dan Kakitangan)

Shortcut untuk
pergi kepada
senarai dokumen
masuk hari ini.
Masukkan no rujukan permohonan,
sistem akan membawa ke paparan
dokumen. Boleh menggunakan
barkod scanner
Shortcut untuk pergi
kepada senarai
dokumen masuk
keseluruhan.
Boleh melihat status Kakitangan lain
dengan memilih pada dropdown seperti di
bawah:

Hanya kepada tahap pengguna Pegawai,
VIP dan VVIP sahaja

18
3.2 Dokumen Masuk
Dokumen masuk adalah dokumen yang sama ada diberikan oleh Helpdesk atau
pengguna kakitangan lain untuk proses dokumen. Sila klik pada butang
skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

Cetak maklumat dokumen:

Klik untuk lihat
dokumen, sila
rujuk kepada
Skrin Maklumat
Permohonan di
bawah

19

Skrin Maklumat Permohonan

Klik untuk lihat
download atau lihat
dokumen yang telah
diimbas
Lampiran yang telah
dimuatnaik. Klik
untuk lihat dokumen
berkenaan.
Checkbox untuk
memulakan kiraan
piagam.
Fungsian ini
disediakan hanya
kepada VIP sahaja.
Ruangan paparan
rekod minit
dokumen
Ruangan paparan
catatan yang dibuat
semasa proses
dokumen
Tutup paparan ini
Klik untuk form
Catatan
Klik untuk form Minit
Klik untuk form Tamat
Ruangan paparan
form akan
berubah
mengikut pilihan
yang dibuat.

20
3.2.1 Minit
Untuk membuat minit sila klik pada butang sistem akan memaparkan skrin pada
ruangan seperti di bawah:

Sila masukkan Minit dan pilih kakitangan yang hendak diminitkan, kemudian tekan
butang Hantar. Rekod permohonan akan hilang daripada dokumen masuk.

Checkbox untuk
memulakan kiraan
piagam.
Fungsian ini
disediakan hanya
kepada VIP sahaja.
Hanya
dipaparkan pada
pengguna VVIP,
VIP dan Pegawai

21
3.2.2 Catatan
Catatan bertujuan untuk meletakkan catatan terhadap permohonan berkenaan dan
membolehkan kesemua kakitangan yang terlibat di dalam permohonan untuk melihat
catatan berkenaan. Untuk membuat Catatan sila klik pada butang sistem akan
memaparkan skrin pada ruangan seperti di bawah:

Sila masukkan Catatan, kemudian tekan butang Simpan. Rekod Catatan akan
dipaparkan pada ruangan Catatan seperti di bawah:


22
3.2.3 Surat Keluar
Surat Keluar bertujuan untuk menjana surat bagi permohonan berkenaan dan
membolehkan kesemua kakitangan yang terlibat di dalam permohonan untuk melihat
surat yang telah dibuat. Fungsian ini hanya disediakan kepada kakitangan dan
pegawai sahaja. Untuk membuat Surat Keluar sila klik pada link Tambah Surat
Keluar seperti di bawah:

Skrin di bawah akan dipaparkan untuk menjana surat keluar. Terdapat Kategori iaitu
Muat Naik dan Template Surat yang mana by default adalah Muat Naik.

Klik link ini untuk
tambah surat keluar.
Fungsian ini
disediakan hanya
kepada Kakitangan
dan Pegawai sahaja.
Jika memilih Muat
Naik, pilih fail untuk
upload ke dalam
sistem.
Untuk tindakan, butang rekod surat
keluar akan dipaparkan pada
tindakan Skrin Maklumat
Permohonan seperti berikut:


23

Selepas tekan butang Simpan, paparan Skrin Maklumat Permohonan adalah seperti
berikut:

Jika memilih Template Surat, kllik untuk pilih
template surat seperti di bawah:

Klik untuk melihat
surat keluar.

24
3.2.4 Tamat
Tamat bertujuan untuk menamatkan proses aliran permohonan dan meletakkan
dokumen berstatus Selesai. Untuk membuat Tamat sila klik pada butang sistem
akan memaparkan skrin pada ruangan seperti di bawah:

Sila pilih Status dan masukkan Ulasan dan Email, kemudian tekan butang Hantar.
Sistem akan menukar Status kepada Selesai.

Status Selesai
permohonan
Status Tidak Lengkap
membolehkan rekod
ini didaftarkan pada
ruangan input No
Rujukan Asal (Tidak
Lengkap) supaya
dokumen terdahulu
boleh dirujuk.

25
4 Carian
Fungsian carian ini disediakan untuk membuat carian dokumen berdasarkan kepada
no rujukan. Ianya ditempatkan kepada semua tahap pengguna sistem dan juga di luar
kawasan session iaitu tanpa login. Sila klik butang pada menu utama
dan sistem akan memaparkan ruang input seperti di bawah:

Sistem akan membuat semakan sekiranya rekod no rujukan yang dikey-in dijumpai,
skrin di bawah akan dipaparkan.

Manakala jika tiada rekod dijumpai. Skrin di bawah akan dipaparkan.

Manual

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL PENGGUNA

SISTEM PENGURUSAN PENGESANAN DOKUMEN

Anda mungkin juga menyukai