BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori
2.1.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.1.1 Pengertian Sistem
Manusia hidup di dunia penuh dengan sistem, disekeliling manusia apa
yang dilihat sebenarnya adalah kumpulan dari suatu sistem. Penerimaan
mahasiswa baru, sistem perkuliahan, sistem perekonomian, sistem bisnis, sistem
perederan bumi, sistem transportasi dan sebagainya merupakan contoh dari
sistem.
Adapun pengertian sistem menurut beberapa para ahli (dalam buku
Pengantar Sistem Informasi (2012 : 1)), sebagai berikut:
1. McLeod (2004)
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. Organisasi terdiri dari
sejumlah sumber daya manusia, material, mesin, uang dan informasi.
Sumber daya tersebut bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan
tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.
2. Jogiyanto (1999)
Terdapat dua kelompok pendekatan sistem didalam mendefinisikan
sistem yaitu:
A. Pendekatan pada prosedur
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan
kegiatan atau untuk tujuan tertentu.
B. Pendekatan pada komponen-komponen atau elemen-elemen.
Sistem adalah satu kesatuan dari beberapa komponen-komponen
atau elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
3. Gordon B. Davis (1979)
System dapat berupa abstrak dan fisis. System yang abstrak adalah
sususnan yang teratur dan konsepsi yang saling bergantung misalnya
system theology yang adalah sususnan yang teratur dari gagasan
Tuhan dan manusia. System yang bersifat fisis adalah serangkaian
unsur yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.
4. Norman L. Enger (1979)
Suatu system terdiri dari kegiatankegiatan yang berhubungan guna
mencapai tujuantujuan perusahaanperusahaan pengendalian
inventaris dan penjadwalan produksi.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa system
merupkan suatu rangkaian unsurunsur, objekobjek atau komponen-komponen
yang ditata secara teratur sehingga saling berhubungan dan saling bekerjasama
untuk mencapai tujuan.

2.1.1.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
penting bagi penerima dan mempunyai keputusan-keputusan untuk masa kini atau
keputusan-keputusan untuk masa yang akan datang (Gordon B. Davis, 1974).
Informasi sangat erat kaitannya dengan data karena sumber informasi
adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian atau
suatu yang nyata. Data-data disusun untuk diolah berdasarkan tujuan-tujuan
berupa susunan data, susunan kearsipan atau pusat data atau landasan data.
Informasi merupakan hal yang sangat penting artinya bagi manajemen di dalam
mengambil keputusan (Gordon B. Davis, 1974).
Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan
pengeluaran dan keterangan (Bruch dan Starter 1974).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang
telah diolah menjadi suatu yang berarti. Untuk digunakan sebagai alat dalam
pengambilan keputusan baik saat sekarang maupun saat yang akan datang.
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu system di dalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan
laporan-laporaan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu (Jogianto H.M 1992).
Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block), dimana masing-masing blok ini saling
berintegrasi satu sama lainya membentuk satu kesatuan untuk mencapai
tujuannya. Adapun blok-blok tersebut adalah sebagai berikut:
1. Blok masukan (input block), input memiliki data yang masuk kedalam
sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang
dimasukkan.
2. Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur
logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan
data yang tersimpan di basis data.
3. Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah
keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai
sistem.
4. Blok teknologi (technology block), blok ini digunakan untuk
menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi
terdiri dari tiga bagian utama, yaitu; teknisi (brainware), perangkat
lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis Data (database) merupakan sejumlah komponen yang saling
berhubungan satu sama lain yang tersimpan di perangkat keras
computer dengan menggunakan piranti lunak untuk memanipulasinya.
Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan informasi
lebih lanjut. Data juga perlu dipelihara dan diorganisasikan
sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas dan
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan.
6. Blok kendali
Untuk menghindari kerusakan sistem informasi yang disebabkan
antara lain oleh bencana alam, kegagalan sistem, sabotase dan
gangguan lainnya, maka perlu dirancangkaan dan diterapkan berbagai
pengendalian sistem untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat
merusak sistem informasi dapat dicegah atau apabila terlanjur terjadi
kesalahan dapat langsung diatasi (Jogianto H.M, 1992).
2.1.1.4 Alat Bantu dalam Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah pengembangan sistem sesuai
dengan metodologi pengembangan sistem yang terstruktur maka dibutuhkan alat
dan teknik untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu
perancangan sistem umumnya berupa suatu gambaran atau diagram.
Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan atau
pengembangan sistem pada penelitian adalah:
1. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram atau disingkat DFD adalah cara menampilkan
sistem dalam bentuk grafik, melalui media bebentuk simbol yang
mengilustrasikan bagaimana data bisa mengalir lewat proses yang
saling berhubungan dalam suatu sistem. Fungsi DFD adalah untuk
membuktikan adanya sistem yang dijalankan dan untuk rencana
pembuatan sistem yang baru.
A. Diagram Konteks
Diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara
global.Pada tahap ini menggambarkan lingkaran tunggal mewakili
keseluruhan sistem dan berhubungan dengan entitas luar.
B. Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang adalah penjabaran dari diagram konteks.
Dalam diagram ini digambarkan proses dan laporan secara detail
sehingga kita dapat melihat yang terdapat pada diagram level 0
sampai level sekian.
C. Simbol-simbol Yang Digunakan Pada Data Flow Diagram (DFD)
1) External entity atau Terminator (Kesatuan Luar)
Merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa
orang, organisasi lainnya yang berada di lingkungan luarnya
yang akan memberikan input atau menerima output dari
sistem. Suatu kesatuan luar disimbolkan dengan notasi kotak
sisi kiri dan atasnya bergaris tebal juga menghasilkan arus
data.

Gambar 2.1. Terminator (Diagram dengan kotak bujur
sangkar)
2) Proses
Suatu proses dapat digambarkan dengan simbol lingkaran atau
sebuah persegi empat dengan sudut melengkung. Proses adalah
suatu kegiatan atau kerja dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang
masuk ke dalamnya.


Gambar 2.2. Proses (Menggambarkan suatu proses)
Untuk Proses sebaiknya menggunakan data yang mengacu
kepada fungsi, yaitu hubungan antara kata kerja yang spesifik
antar obyeknya. Misalkan proses laporan, validasi nomor
telepon dan lain-lain. Pemberian nomor berfungsi untuk
menjelaskan sistematika, sehingga tidak menjadi masalah
urutan nomor prosesnya.
3) Data Store atau Simpanan Data
Simpanan data berupa file atau database pada sistem komputer,
arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan
manual atau suatu agenda.

Gambar 2.3. Data Store (Menggambarkan simpanan data)
4) Data Flow (Alur Data)
Arus data pada DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini
mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.
Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti,
dimana nama dan arus data ditulis di samping garis panahnya.

Gambar 2.4. Data Flow (Menggambarkan arus data yang
mengalir sebagai input dan output)

2.1.2 Pengertian Arsip
Arsip adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau
suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan
perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem
tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan
tepat ditemukan. Arsip menurut Odgers (2005) Kearsipan
adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,
penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik
dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Adapun
pengertian menurut Charman (1998) Kearsipan yaitu
sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi
administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan
dokumen apabila tidak diperlukan.

2.1.3 Pengertian Basis Data
Basis data dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika memiliki
lemari arsip dan bertugas mengelolanya, maka akan melakukan hal-hal seperti;
memberi sampul, memberi nomor, lalu menempatkan arsip-arsip tersebut dengan
urutan tertentu dalamlemari. Kalau berbicara basis data, maka seluruh data
disimpan dalam basis data pada masing-masing table atau file sesuai dengan
fungsinya sehingga dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang
diinginkan.
Basis dapat disimpulkan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang
atau berkumpul. Sedangkan data merupakan representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan),
barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam
bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Basis data
(database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (mempunyai
relasi). Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada.
Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk,
yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari
field-field yang saling berhubungan dan menunjukkan dalam satu pengertian yang
lengkap dalam satu record.
HARD DISK
File Kuliah
File Mahasiswa
File Nilai
Kd_Mk NIM Nilai
NIM Alamat_Mhs Jurusan Nama_Mhs
Kd_Mk Nama_Mk Sks
Tabel. Kuliah
Tabel. Mahasiswa
Tabel. Nilai

Gambar 2.5. Basis Data dalam Sebuah Harddisk

2.1.3.1 Konsep Dasar Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (ERD) adalah metode perancangan basis data
yang di gunakan oleh orang-orang untuk menentukan sistem basis data yang
efektif untuk menyelesaikan suatu permasalahan. Dengan menggunakan ERD ini
dapat dilihat dengan jelas hubungan antara file-file basis data dan melalui diagram
program yang akan dibuat nanti.
Pada umumnya ada 3 (tiga) simbol yang masuk dalam pengelompokkan
ERD, yaitu:
1. Entitas
Entitas merupakan kumpulan dari objek yang dapat diidentifikasikan
secara unik.

Gambar 2.6. Entitas
Entitas digambarkan dengan mengikuti aturan-aturan sebagai berikut:
a. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang (lihat gambar
2.6)
b. Nama entitas berupa kata benda tunggal.
c. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah
dipahami dan menyatakan maknanya dengan jelas.
2. Atribut
Atribut yaitu karakteristik dari entity atau relasi yang merupakan
penjelasan detail tentang entitas. Atribut sering disebut juga sebagai
property yang merupakan keterangan-keterangan yang berkaitan pada
sebuah ebtitas yang perlu disimpan sebagai basis data.

Gambar 2.7. Atribut
Atribut digambarkan dengan mengikuti aturan-aturan sebagai berikut:
a. Atribut dinyatakan dengan simbol elipps (lihat gambar 2.7.)
b. Nama atribut dituliskan di dalam simbol.
c. Nama atribut berupa kata benda tunggal.
d. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah
dipahami dan menyatakan maknanya dengan jelas.
e. Atribut dihubungkan dengan sebuah entitas yang bersesuaian
dengan menggunakan garis.
3. Relasi
Relasi yaitu hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas.

Gambar 2.8. Relasi

Ada beberapa macam hubungan yang terjadi antara dua entitas yaitu :
a. One to one relationship (Relasi satu ke satu)
Hubungan antara suatu entity mempunyai hubungan suatu entitas
yang lain pada entitas yang berbeda.
b. One to many relationship (relasi satu ke banyak)
Hubungan dimana beberapa entitas mempunyai hubungan dengan
beberapa anggota entitas yang berbeda.
c. Many to many relationship (Relasi banyak ke banyak)
Hubugan dimana beberapa entitas mempunyai hubungan dengan
beberapa anggota entitas yang lain pada entitas yang berbeda.

2.1.4 Database Language (Bahasa Basis Data)
Basis data ( Database ) adalah kumpulan informasi yang disimpan di
dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan
suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data
tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan
memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis
data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari
dalam ilmu informasi. Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer.
Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang
elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip
dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu
dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan
dengan bisnis.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan,
atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan
terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini
disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data,
dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk
mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal
sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan
sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili
semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana
setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya
menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar
tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang
lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih
eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.Istilah basis data mengacu
pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya
seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database
management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak
administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti
tersebut.
Basis data atau database kumpulan dari item data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan
sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan
dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu Ada
juga yang mendefinisikan basis data adalah kumpulan informasi yang
disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari
basis data tersebut. Alasan Perlunya Database karena:
1. Basis data merupakan salah satu komponen penting dalam system
informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.
2. Basis data menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya
dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
3. Basis data mengurangi duplikasi data (data redudancy).
4. Dengan mengaplikasikan basis data hubungan data dapat ditingkatkan.
5. Basis data dapat mengurangi pemborosan tempat simpanan luar.
Terminologi Dan Konsep Basis Data, Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu
basis & data. Basis dapat diartikan sebagai markas / gudang, tempat
berkumpul. Sedangkan data adalah fakta yang mewakili suatu objek seperti
manusia, barang, hewan peristiwa, keadaan dan sebagainya, yang direkam
dalam bentuk angka, huruf simbol, teks gambar, bunyi atau
kombinasinya.Basis data sendiri dapat di definisikan dalam sejumlah sudut
pandang seperti :Himpunan kelompok data / arsip yang saling berhubungan
yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali
dengan cepat & mudah.Kumpulan data yang saling berhubungan yang
disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan/
penumpukan (redundansi), untuk memenuhi berbagai kebutuhan.Kumpulan
file/ tabel /arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media
penyimpanan elektronis.Basis data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki
prinsip kerja dan tujuan yang sama.
Prinsip utamanya adalah pengaturan data/arsip. Dan tujuan utamanya
adalah kemudahandan kecepatan dalam pengambilan kembali data/ arsip.
Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan . jika
lemari arsip menggunakan lemari sebagai media penyimpanannya, maka
basisdata mnenggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket,
harddisk). Yang perlu diingat adalah bahwa tidak semua bentuk penyimpanan
data secara elektronis bisa disebut basis data. Yang sangat ditonjolkan dalam
basisdata adalah pengaturan, pemilahan, pengelompokkan, pengorganisasian
data yang akan kita simpan sesuai fungsi/jenisnya. Pemilahan/
pengelompokan ini dapat berbentuk sejumlah file/ tabel terpisah atau dalam
bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data dalam setiap file/tabel.
Tujuan dibangunnya basis data adalah sebagai berikut :
1. Kecepatan & kemudahan (speed)
Dengan memanfaatkan basis data, memungkinkan kita untuk dapat
menyimpan data atau melakukan perubahan/ manipulasi terhadap data atau
menampilkan kembali data tersebut secara lebih cepat & mudah.
2. Efisiensi ruang penyimpanan (space)
Karena keterkaitan yang erat antara kelompok data dalam sebuah
basisdata,maka redundansi (pengulangan) pasti akan selalu ada, sehingga
akan memperbesar ruang penyimpanan. Dengan basisdata, efisiensi ruang
Basis Data
Record
Field
File
Byte
Sistem Basis Data
Bit
penyimpanan dapat dilakukan dengan menerapkan sejumlah pengkodean,
atau dengan membuat relasi-relasi antar kelompok data yang saling
berhubungan.
3. Keakuratan (accuracy)
Pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan
aturan/batasan (constraint), dmain data, keunikan data, dsb, yang secara
ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk
menekan ketidak akuratan penyimpanan data.
4. Ketersediaan (availability)
Dengan pemanfaatan jaringan komputer, maka data yang berada di suatu
lokasi/cabang dapat juga diakses (tersedia/available) bagi lokasi/cabang
lain.
5. Kelengkapan (completeness)
Kelengkapan data yang disimpan dalam sebuah database bersifat relatif,
bisa jadi saat ini dianggap sudah lengkap, tetapi belum tentu pada suatu
saat dianggap lengkap. Untuk mengakomodasi kelengkapan data, seperti
6. Keamanan (security)
aspek keamanan dapat diterapkan dengan ketat, dengan begitu kita dapat
menentukan pemakai basis data serta obyek-obyek didalamnya ,serta jenis-
jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya.
7. Kebersamaan pemakaian (sharability)
Basis data yang dikelola dengan aplikasi multi user dapat
memenuhi kebutuhan ini. Hirarki Data, Berdasarkan tingkat kompleksitas
nilai data, tingkatan data dapat disusun kedalam sebuah hirarki, mulai dari
yang paling sederhana hingga yang paling komplek.








Gambar 2.5 Sistem Basis Data
1. Basis data, merupakan sekumpulan dari bermacam-macam tipe record
yang memiliki hubungan antar record.
2. Berkas/file, merupakan sekumpulan rekaman data yang berkaitan denngan
suatu objek.
3. Record , merupakan sekumpulan field/atribut/data item yang saling
berhubungan terhadap obyek tertentu
- fixed length record, semua field dalam record memiliki ukuran yang
tetap.
- Variabel length record, field-field dalam record dapat memiliki ukuran
berbeda (metode penandaan yang digunakan adalah : end of record
marker, indikator panjang, dan tabel posisi record)
4. Field/atribut/data item, merupakan unit terkecil yang disebut data,yang
tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna.
5. Byte, adalah bagian terkecil yang dialamatkan dalam memori.
- fixed length field, memiliki ukuran yang tetap.
- variabel length field, field-field dalam record dapat memiliki ukuran
berbeda.
byte mrupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas
kombinasi delapan bit yang menyatakan sebuah karakter dalam memori (I
byte= I karakter)
6. Bit, adalah sistem binner yang terdiri atas dua macam nilai, yaitu 0 dan 1.
sistem binner merupakan dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi
antara manusia dan mesin, yang merupakan serangkaian komponen
elektronik dan hanya dapat membedakan 2 macam keadaan, yaitu ada
tegangan dan tidak ada tegangan yang masuk ke rangkaian tersebut.
2.1.5 Normalisasi
2.1.5.1 Pengertian Normalisasi
Normalisasi (normalize) merupakan salah satu cara pendekatan atau
teknik yang digunakan dalam menbangun desian lojik basis data relation dengan
menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar. Tujuan dari normalisasi adalah
untuk menghasilkan struktur tabel yang normal atau baik. Teknik normalisasi
adalah upaya agar dedain lojik tabel-tabel berada dalam normal form (bentuk
normal) yang dapat didefinisikan dengan menggunakan ketergantungan fungsi
(function dependency).
Normalisasi merupakan teknik analisis data yang mengorganisasikan
atribut-atribut data dengan cara mengelompokkan sehingga terbentuk entitas
yang non-redundant, stabil, dan fleksible Normalisasi dilakukan sebagai uji
coba pada suatu relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi
itu sudah baik, yaitu dapat dilakukan proses insert,update,delete, dan
modifikasi pada satu atau beberapa atribut tanpa mempengaruhi integritas
data dalam relasi tersebut. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai
normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui lebih dahulu yaitu :
Field atau atribut kunci
Setiap file selalu terdapat kunci dari field atau satu set field yang dapat
mewakili record.
a. Candidate Key (Kunci Kandidat)
Kandidat Key adalah suatu atribut yang mendefinisikan secara unik suatu
kejadian spesifik dari entiti. Satu minimal set dari atribut menyatakan
secara tak langsung dimana anda tidak dapat membuang beberapa atribut
dalam set tanpa merusak kepemilikan yang unik. Jika suatu kunci
kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka biasanya disebut sebagai
composite Key (kunci campuran atau gabungan).
b. PrimariKey (Kunci Primer)
PrimariKey adalah suatu atribut yang tidak hania mengidentifikasi secara
unik suatu kejadian spesific, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari
suatu entiti.Setiap kunci kandidat punia peluang menjadi primariKey,
tetapi sebaliknia dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menieluruh
terhadap entitiyang ada.
c. Alternate Key (Kunci Alternatif)
Alternate Key adalah kunci kandidatyang tidak dipakai sebagai
primariKey.Kerap kali kunci alternatif dipakai sebagai kunci pungutan
dalam laporan.
d. Foreign Key (Kunci Tamu)
Foreign Key adalah suatu atribut yang melengkapi satu relation
(hubungan) yang menunjukan ke induknia. Kunci tamu ditetapkan pada
entiti anak dan sama dengan kunci primari induk direlasikan. Hubungan
antara entiti induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one
to mani relationship).
2.1.5.2 Bentuk Normalisasi
Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi atau
tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi atau tabel tersebut pada
level-level normalisasi. Beberapa bentuk normalisasi, diantaranya adalah:
1. Tidak normal (unnormalize)
Bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang direkam dan
tidak ada keharusan dengan mengikuti suatu format tertentu.
2. Normalisasi pertama (1
st
normal form)
Normalisasi pertama merupakan suatu relasi atau tabel memenuhi
normal ke satu jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut
hanya memiliki nilai tunggal (scalar value) dalam suatu baris (record)
Entitas
Gambar 2. 7 Entitas
3. Normalisasi kedua (2
nd
normal form)
Normalisasi kedua merupakan suatu relasi memenuhi relasi ke dua
jika dan hanya jika relasi tersebut memenuhi normal pertama dan
setiap atribut yang bukan kunci (non key) bergantung secara
fungsional (FD) secara utuh kepada kunci utama (primary key).
4. Normalisasi ketiga (3
rd
normal form)
Normalisasi ketiga merupakan suatu relasi memenuhi normal ketiga
jika dan hanya jika relasi tersebut memnuhi normal kedua dan setiap
atribut yang bukan kunci (non key) tidak mempunyai transitive
functional dependency kepada kunci utama (primary key) .
2.2. ERD (Diagram Entity Relationship)
Model Entity Relationship yang berisi komponen himpunan relasi
yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang
mempresentasekan seluruh fakta dari dunia nyatayang kita tinjau, dapat
digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan diagram Entity
Relationship (Diagram E-R). Notasi-notasi di dalam diagram E-R yang
dapat kita gunakan adalah :
a. Persegi panjang, menyatakan Entitas


b. Lingkaran / Elips, menyatakan atribut

Gambar 2.8 Atribut
Atribut
Relasi


c. Belah Ketupat, menyatakan Himpunan Relasi

Gambar 2.9 Relasi
d. Garis, sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan
entitas dan himpunan entitas dengan atributnya.
Gambar 2.10 Garis Penghubung
1. Entity Relationship Model
E-R model didasarkan atas presepsi terhadap dunia nyatayang
terdiri dari sekumpulan obiek, disebut entity dan hubungan antar objek
tersebut, disebut Relationship.Entity adalah objek di dunia yang bersifat
unik.Setiap entitymempunyai atribut yang membedakan dengan
entitylainnya.
2. Entitas
Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata.
Entity set adalah kumpulan dari entitas yang sejenis. Entity set dapat
berupa objek secara fisik dan objek secara konsep. Relationship adalah
hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Relationship set
adalah kumpulan relationship yang sejenis, adalah karakteristik dari
entitas yang menjelaskan secara detail tentang entitas tersebut.Nilai
atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yang disimpan pada
suatu atribut di dalam suatu entitas.
3. Atribut
Key atribut adalah atribut yang digunakan untuk menentukan
suatu entity secara unik. Atribut multivalue adalah atribut yang memiliki
sekelompok nilai untuk setiap instant entity.Atribut composite adalah
suatu atribut yang terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecil
yangmempunyai arti tertentu. Atribut derivave adalah suatu atribut yang
dihasilkan dari artibut yang lain.

4. Key
Kunci merupakan elemen record yang dipakai untuk menemukan
record tersebut pada waktu akses atau bisa digunakan untuk identifikasi
tiap record. Jenis-jenis kunci adalah :
a. Superkey
b. Candidate key
c. Primari key
d. Alternate key
e. Foreign key
5. Rasio Kardinalitas
Menjelaskan batasan jumlah keterhubungan satu entitas dengan
yanglainnya.
Macam-macam relasi :
a. Relasi one to one (satu ke satu) Adanya relasi yang
menghubungkan antar himpunan entitas A dengan himpunan
entitas B.
b. Relasi one to many (satu ke banyak (sebaliknya)
c. Adanya relasi yang menghubungkan antar himpunan entitas A
dengan banyak himpunan entitas B dan sebaliknya.
d. Many to many (banyak ke banyak).Banyak entitas pada himpunan A
dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan B.

2.3. Software Yang Digunakan
2.3.1. Microsoft Visual Basic 6.0
2.3.1.1 Pengertian Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat
mudah dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang memungkinkan
penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam menghasilkan suatu program
aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah FORM,
dimana pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam
script yang sangat mudah. Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa program
yang bekerja dalam lingkup MS-Windows (M. Agus J. Alam, 2001:1).
Visual merupakan bahasa pemrograman yang melakukan berbagai
macam desain dengan model GUI (Graphical User Interface) ditambah
dengan mengetikan kode program. Basic merupakan bahasa pemrogram
BASIC (Beginner All Purpose Symbolle Instruction Code). Visual Basic
dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan,
function, dan lainnya yang berhubungan lasung dengan GUI Windows
(Fiandita 2012:8).
Lingkungan kerja visual basic meliputi :
1. Menu, berisi sederetan menu (File, Edit, View, Project, dan lain
sebagainya).
2. Toolbar, teridiri atas tombol-tombol yang memeiliki suatu
perintah tertentu dari Visual Basic. Dapat digunakan untuk
membuka project, menyimpan project, menjalankan project,
dan lain sebagainya.
3. Toolbox, berisi peralatan kerja atau yang lebih dikenal dengan
nama kontrol atau objek yang dibutuhkan dalam mendesain
form. Setiap control mewakili fungsi masing-masing. Uraian
singkat kegunaan dari kontrol-kontrol (object) yang ada pada
IDE VB 6.0 ini, adalah :
a. Pointer : bukan control melainkan penunjuk control
sehingga kita bias memindahkan letak atau mengubah
control yang terpasang pada form.
b. Label : kontrol yang bias digunakan untuk
menampilkan text yang tidak bias diubah oleh pemakai
pogram.
c. Frame : untuk mengelompokan beberapa control, frame
ini harus terpasang lebih dahulu sebelum control
dilingkupinya.
d. Check box : untuk membuat kotak check yang mudah
pemakaianya bisa digunakan untuk pemilihan dau
keadaan atau lebih.
e. Combo box : sebagai tempat mengetikan pilihan atau
memilih suatu pilihan lewat Drop-Down-List.
f. Hscroll bar : untuk mengulung dengan jangka lebar
dengan indikasi posisi pemilihan dalam posisi
horizontal.
g. Timer : untuk menghitung waktu even dalam internal
yang di tentukan.
h. Dir list box : untuk menampilkan direktori atau path.
i. Shape : untuk memasang control yang mampu
menghasilkan sarana agar pemakai dapat menggambar
berbagai bentuk shape.
j. Image : untuk menampilkan gambar bitman icon
ataupun metafile.
k. OLE : untuk menghasilkan proses link dan embed objek
antar aplikasi.
l. Picture box : untuk menampilkan gambar statis maupun
aktif dari sumber lain.
m. Text box : untuk menampilkan text dan pemakai dapat
berinteraksi dengannya.
n. Command : button untuk membuat sebuah tombol
pelaksana perintah.
o. Option button : untuk pemilihan dua keadaan dari
banyak pilihan,namun hanya satu pilihan saja yang bisa
diaktifkan pada satu saat.
p. List box : digunakan untuk menampilkan daftar pilihan
yang bisa digulung.
q. Vscroll bar : untuk menggulung dengan jangka lebar
dengan indikasi posisi pemilihan dalam posisi vertical.
r. Drive list box : untuk menampilkan drive list yang
dimiliki computer.
s. Filelist box : untuk menampilkan sebuah daftar file.
t. Line : untuk menggambar garis dengan berbagai
variasinya.
u. Data : menyediakan sarana akses data dalam suatu
database.
4. Form Windows atau jendela form, yaitu daerah kerja utama,
dimana pada form inilah kita akan meletakan objek atau control
untuk membuat program.
5. Projeck Explorer, daftar struktur projeck yang sedang
dikerjakan.suatu projeck dapat terdiri dari beberapa form.
6. Properties Windows atau jendela properties yang mengandung
semua informasi mengenai objeck atau control yang terdapat
pada aplikasi Visual Basic.pada kolom ini menampilkan
Propertise dari komponen yang sedang aktif. Propety adalah
data-data atau karakteristik yang dimiliki oleh suatu objeck
komponen.
7. Jendela Kode, yaitu jendelah tempat mengakses kode-kode atau
perintah-perintah program yang akan dibuat.
Untuk dapat mengakses semua database ke dalam sebuah desain form
maka, database tersebut harus dikaitkan ke dalam form terlebih dahulu.Dalam hal
ini berbagai macam cara yang disediakan oleh Visual Basic 6.0, namun dalam
makalah ini penulis menggunakan More Activex Desainer-Data Enviroment untuk
menarik field-field ke dalam suatu form dengan cepat.
2.3.1.2 Keunggulan Microsoft Visual Basic 6.0
Perintah-perintah dalam bahasa Visual Basic juga sangat komplit dan di
Visual Basic kita bisa dengan mudah membuat sebuah program tanpa harus
mengetik bahasa program lagi, tetapi cukup mendesign interface/tampilan
program dengan VB Editor yang terlah tersedia. Yang paling menarik dari
Visual Basic terutama adalah tersedianya fasilitas ActiveX. ActiveX
merupakan program/fasilitas tambahan yang bisa kita masukan/load ke dalam
Visual Basic sehingga fasilitas dan kemampuan Visual Basic bisa terus
meningkat. Setelah itu bila kita ingin membuat tombol, tinggal drag saja
tombol di toolbox lalu beri code, berbeda dengan software lainnya Anda
harus membuat code yang panjang hanya untuk membuat tombol saja. Selain
itu source code, ocx VB dapat diperoleh di internet sangat banyak.
1.5.4. Kelemahan Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic memiliki kelemahan yaitu Visual Basic tidak memiliki
database sendiri dan biasanya Visual Basic mengunakan database seperti :
mysql,sql server, microsoft access. Selain tidak memiliki database sendiri
Visual Basic tidak punya pendukung untuk membuat report dari bawaan
Visual Basic sendiri, tetapi Visual Basic menggandeng sebuah software lain
contohnya crystal report ataupun Microsoft access untuk membangun sebuah
laporan.
2.3.2 Memulai Microsoft Vicual Basic 6.0
1. Membuka Program Visual Basic 6.0
Start All Program Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft
Visual Basic 6.0 lihat gambar dibawah ini.






Gambar 2.11 Start Awal Membuka Microsoft Visual Basic 6.0
Setelah perintah diatas dilakukan, maka akan muncul lembar kerja visual
basic. Seperti gambar dibawah ini.






Gambar 2.13 Lembaran Kerja




2. Membuat Project Baru
Untuk memulai pembuatan program aplikasi di dalam Visual
Basic, yang dilakukan adalah membuat project baru. Project adalah
sekumpulan form, modul, fungsi, data dan laporan yang digunakan dalam
suatu aplikasi. Membuat project baru dapat dilakukan dengan
memilih menu [File] >> [New Project] atau dengan menekan ikon [new
project] pada Toolbar yang terletak di pojok kiri atas. Setelah itu akan
muncul konfirmasi untuk jenis project dari program aplikasi yang akan
dibuat seperti terlihat pada gambar berikut.

Gambar 2.17 Project Baru
Selanjutnya pilih Standard EXE dan tekan [Ok]. Lalu muncul tampilan
dari Standard Exe seperti pada gambar diatas. Dengan demikian project
sudah siap dibuat. Dalam pembuatan project sebelumnya double click pada
form yang terbuat maka adak terlihat jendela tersembunyi (hidden
windows) yang berupa jendela untuk pembuatan program atau jendela
kode (code windows). Hal ini Dapat dilakukan dengan cara memilih ikon
jendela form atau jendela kode yang ada di [Project Explorer]. Hal ini
dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 2.18 Jendela Form

Gambar 2.19 Jendela Kode
Pada jendela form, pengguna dalam membangun tampilan dari program
aplikasi yang akan dibuat dengan mengatur komponen-komponen baik
letak, properti dan eventnya. Untuk mengambil suatu komponen dari
[Toolbox] dapat dilakukan dengan click komponen tersebut, kemudian clik
atau tarik pada posisi yang benar pada form.
2.3.3 Penutupan Project
Pada dasarnya, sebuah project yang sedang aktif akan menutup secara
otomatis apabila dibuka sebuah project baru atau membuka project yang akan
dibuat sebelumnya. untuk menutupinya, langkah langkahnya adalah sebagai
berikut:
1. Pilih salah satu perintah berikut:
a. Dari menu file, pilih perintah Remove Project
b. Klik kanan pada nama project dibagian jendela Project Explorer dan
lanjutkan dengan memilih Remove project.kotak dialog untuk
menyimpanproject dan form yang sedang aktif akan ditampilkan.
Terlihat seperti gambar 2.18


2. Klik salah satu tombol dengan keterangan sebagai berikut:
a. Yes, untuk menutup project aktif sekaligus menyimpan semua
perubahan yang telah diberikan.
b. No, untuk menutup project tanpa menyimpan perubahan yang telah
dilakukan.
c. Cancel, untuk membatalkan menutup project.
2.4. Microsoft Access 2007
2.4.1. Pengertian Microsoft Access
Gambar 2.26 Menutup Project
Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database
yang berjalan di bawah sistem operasi Microsoft Windows. Keberadaan
Microsoft Access sudah beberapa kali mengalami perubahan, perkembangan
dan penambahan fasilitas. Sejak versi 1.X sampai versi 7.0, kemudian versi
2000, dan sampai versi XP, banyak fasilitas- fasilitas baru ditambahkan ke
dalamnya. Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data
komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
kecil hingga menengah.
Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft
Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft
PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif
sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office
Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format
Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server,
Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar
ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya
untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara
para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga
mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat
digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
2.4.2. Bagian - Bagian Pada Microsoft Access
1. Table adalah tempat untuk menyimpan data.
2. Query
Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah
data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti.
Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang
dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel,
ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Manfaat Query
a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya
ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya B001
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu
ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor
Faktur F0001 itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari
table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya
adalah field NIK.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan.Itulah tiga fungsi utama query,
Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.
3 . Form
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan
dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol,
dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke
dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam
transaksi master-detail.
1. Report,
Seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan
data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
2.4.3 Keuntungan menggunakan Access
Keuntungan menggunakan Access adalah sebagai berikut beberapa
pengembang aplikasi professional menggunakan Microsoft Access untuk
mengembangkan aplikasi secara cepat atau yang sering disebut dengan Rapid
Application Development / RAD Tool khususnya untuk pembuatan program
yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.
Dilihat dari segi perspektif programmer keunggulan Microsoft Acces adalah
kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language
(SQL). Microsoft Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat
karena semua table basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam
berkas basis data miliknya. Misalnya untuk membuat query, Microsoft
menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang
mengizinkan para penggunanya untuk membuat query tanpa harus
mengetahui bahasa SQL nya.
Bahasa Pemrograman yang digunakan di dalam Microsoft Access adalah
Microsoft Visual Basic for Applications ( VBA ) seperti halnya dalam
beberapa aplikasi Microsoft Office lainnya.
2.5. Crystal Report 8.5
2.5.1.Pengertian Crystal Report 8.5
Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan
untuk membuat, menganalisa, dan menterjemahkan informasi yang
terkandung dalam database ke dalam berbagai jenis laporan. Crystal Reports
dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan berbagai
bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Visual Basic, Visual C/C++,
Visual Interdev, dan Borland Delphi. Beberapa kelebihan yang dimiliki
program Crystal Reports, antara lain:
1. Pembuatan laporan dengan Crystal Reports tidak terlalu rumit dan banyak
melibatkan kode program.
2. Program Crystal Reports digunakan karena mudah terintegrasi dengan
bahasa lain.
3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format paket
program lain, seperti Microsoft Office, Adobe Acrobat Reader, HTML,
dan sebagainya.
Dalam membuat suatu laporan, data merupakan komponen yang
sangat vital dan mutlak disediakan. Umumnya data-data tersebut disimpan
dalam sebuah database. Terdapat dua model untuk mengambil data yang ada
di database guna ditampilkan di laporan, yaitu:
a. Pull Mode
Proses yang terjadi adalah driver akan melakukan koneksi ke database dan
menarik data yang ada di dalam database tersebut sesuai dengan
permintaan. Dengan model ini, di antara koneksi dalam database dengan
perintah SQL akan menghasilkan data yang ditangani oleh Crystal
Reports. Umumnya model ini digunakan pada laporan yang pengambilan
datanya berasal dari sebuah database, di mana koneksinya tidak menga-
lami perubahan atau tidak memerlukan pengkodean.
b. Push Mode
Koneksi ke database digunakan untuk mengambil data dan mengisikan
data tersebut ke dalam Dataset. Data yang berada dalam Dataset
selanjutnya ditampilkan pada laporan. Dengan metode ini memungkinkan
untuk membangun koneksi yang terbagi (sharing) ke dalam aplikasi dan
membagi data sebelum Crystal Reports menerimanya.Laporan yang telah
dibuat dengan Crystal Reports masih belum terlihat bentuk tampilan
datanya. Untuk itu dibutuhkan kontrol lain yang dipasang di form yaitu
Cristal ReportsViewer.
2.5 ARSIP
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah
menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon.
Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu apa
sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut beberapa kutipan tentang
pengertian arsip :
a. Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip adalah :
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan dalam bentuk
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali.
c. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan
dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut
pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut :
1) Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan,
2) Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
3) Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat ditemukan
apabila diperlukan kembali.
2. Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, fungsinya arsip dibagi
menjadi :
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
Dilihat dari kegunaan, arsip dinamis dibagi menjadi :
1) Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan
digunakan dalam pelaksanaan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh
unit pengelolah.
2) Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh
pusat arsip
b. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
3. Ditinjau dari sudut hukum, arsip dibagi menjadi :
a. Arsip Otentik
Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang
bersangkutan
b. Arsip Tidak Otentik
Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta.
4. Peranan Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sumber informasi dan
sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam organisasi dalam
perencanaan, penganalisaan, pengembangan dan perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengawasan atau pengendalian secepat-cepatnya
5. Penilaian Arsip
Penilaian dilakukan terhadap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis
arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif
tersebut kemudian dumusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis Arsip
Nasional (ARNAS)
Kriteria untuk menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung kepada kantor
masing-masing. Nilai suatu jenis arsip niscaya akan berbeda-beda sesuai dengan
kepentingan kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum dapat
dipergunakan ALFRED singkatan dari Administrative Value ( Nilai
Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang),
Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan),
Dokumentary Value (Nilai Dokumentasi).
Nilai ALFRED berkisar antara 0-100, di hitunag berdasarkan jumlah persentase
dari keenam komponennya. Berdasrkan nilai ALFRED maka golongan suatu jenis
arsip dapat di tentukan.
Ada 4 (empat) golongan arsip yaitu :
a. Arsip Vital (persentase nilai 90-100)
Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnakan dan disimpan
abadi selamanya
b. Arsip Penting (perentase nilai 50-89)
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi. Arsip ini
disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun.
c. Arsip Berguna (persentase nilai 10-49)
Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.
Disimpan di file aktif selama dua tahun dn di file inaktif selama sepuluh tahun
d. Arsip Tidak Berguna (persentase nilai 0-9)
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini
disimpan tiga bulan di file aktif.
6. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Arsip
Proses pencatatan dan pendistribusian arsip merupakan prosedur untuk
mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Ada tiga prosedur yang umum
dipergunakan yaitu :
a. Prosedur Buku Agenda
1) Buku Agenda
Buku ini dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file.
Halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan surat yang dicatat seperti
tanggal surat masuk dan nomor urut surat masuk dan surat keluar
2) Buku Ekspedisi
Buku ini dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau
pendistribusian surat atau barang. Biasanya berisi data yang berupa nomor urut,
tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima
b. Prosedur Kartu Kendali
Dengan prosedur ini surat masuk digolongkan kedalam surat penting, surat biasa,
dan surat rahasia. Surat penting dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa
dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar
surat rahasia. Kartu kendali berisi data-data seperti indeks, isi ringkas, lampiran,
dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengelolah, paraf, tanggal terima, nomor
urut, kode dan catatan. Kartu kendali ini digunakan untuk mengganti buku agenda
dan buku ekspedisi dengan maksud agar lebih memudahkan dalam mencari
informasi tentang suatu surat.
c. Prosedur Tata Naskah (Takah)
Prosedur tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan
menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu
persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas.
7. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah yang akan dilakukan sehubungan
dengan akan disimpannya suatu warkat. Penyimpanan terdiri dari :
a. Penyimpanan Sementara (file pending)
Penyimpanan sementara terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang
berlaku untuk tiga bulan dan diproses kemudian disimpan dalam map sesuai bulan
tersebut setelah itu surat disimpan dalam file penyimpanan.
b. Penyimpanaan Tetap
Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyimpanan tetap :
1) Pemeriksaan
Memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat
sudah siap disimpan
2) Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau pada subjek apa
surat akan disimpan. Hal ini tergantung pada sistem penyimapanan yang
digunakan
3) Memberi Tanda
Sering disebut sebagai pengkodean yaitu dengan memberi tanda garis atau
lingkaran dengan warna mencolok pada nama yang sudah ditentukan subyek surat
4) Menyortir
Menyortir adalah pengelompokan warkat-warkat berdasarkan sistem
penyimpanan yang dipergunakan
5) Menyimpan
Menyimpan adalah menempatkan dokuman sesuai dengan sistem penyimpanan
dan peralatan yang digunakan. Ada beberapa sistem penyimpanan yaitu sistem
kronologis, sistem adjad, sistem nomor, sistem geografir, dan sistem subjek
8. Pemeliharaan Arsip
Arsip supaya tidak cepat rusak, maka arsip perlu dijaga agar awet dengan
memiliki nilai manfaat sehingga informasi yang ada didalamnya tidak musnah.
Menurut Mulyono dkk (1984 : 48-50) pemeliharaan arsip meliputi beberapa hal
yaitu :
a. Tempat penyimpanan arsip
Rak sebaiknya terbuat dari logam dimana jarak antara papan rak yang terbawah
dengan lantai kurang lebih enam (6) inci.
b. Pengaturan ruangan
Arsip supaya dapat tersimpan dengan baik, maka ruangan arsip harus tetap kering
(tidak terlalu lembab), ruangan harus tetap terang, ada ventilasi, serta ruangan
harus terhindar dari bahaya yang disengaja maupun tidak disengaja.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik maka hendaknya setiap enam bulan
sekali ruangan harus disemprot obat pencegah serangga atau dengan memberikan
kapur barus di kotak-kotak penyimpanan yang terbuat dari kayu.
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap terjamin
keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, dan sebagainya. Larangan-larangan
yang perlu diparhatikan seperti : selain petugas dilaranga masuk, dilarang
merokok, makan dan lain-lain
e. Kebersihan
Menjaga kebersihan dapat dialakukan denga cara membersihkan ruangan sebaik
mungkin seminggu sekali atau setiap hari. Agar terhindar dari debu, sebaiknya
digunakan alat yang cukup memadai. Seperti alat penyedot debu (vaccum cleaner)
dan bukan dengan sapu atau sabut bulu ayam (sulak).

2.6 PERIZINAN
Dengan memeberikan izin, penguasa memperkenankan orang yang dalam
memohonya untuk melakukan tindakan-tindakan tertentu, ini menyangkut
perkenan bagi suatui tindakan yang demi kepentingan umum mengharuskan
pengawasan khusus atasnya.
1

Perizinan merupakan salah satu bentuk pelaksanaan dari pengaturan yang
bersifat pengendalaian yang dimiliki oleh pemerintah terhadap kegiatan-kegaiatan
yang dilakukan oleh masyarakat, dan izin untuk melakuakan suatu tindakan atau
kegiatan usaha yang biasanya harus dimiliki atau diperoleh suatu organisasi
perusahaan atau seseorang sebelum yang bersangkutan dapat melakukan suatu
kegiatan atau usaha.
Masalah perizinan merupakan masalah yang sifatnya cukup prinsipal,
dilihat dari perkara tidak boleh ditariknya keputusan, tidak boleh dicampur
baurkan dengan hal bahwa suatu keputusan tidak lagi penting, artinya setelah
beberapa waktu karena maksudnya hanya sebagai izin untuk melakukan suatu
perbuatan tertentu saja, karenanya seseorang yang dalam melakukan tindakan
berupa kegaiatan haruslah mempunyai izin dan pada dasarnya dapat diubah atau
ditarik kembali. Tinjauan dari perizinan iti sendiri adalah untuk mengatur
tindakan-tindakan yang oleh pembuat undang-undang tidak seluiruhnya dianggap
salah.

1
Mr. J. B. J.M Ten Berge disuting oleh Philipus M. Hadjon, Pengantar Hukum Perizinan,
Cetakan I, Penerbit Yuridika, Surabaya, 1993, hlm. 2
Pendapat para ahli mengenai pengertian perizinan diantaranya :
1) Menurut Utrecht :
Izin adalah bilamana perbuatan tidak pada umumnya melarang
suatu perbuatan tetapi masih juga memperkenankan asal saja diadakan
secara masing-masing hal secara kongkrit maka perbuatan administrasi
Negara yang memperkenankan perbuatan tersebut bersifat suatu izin.
2

2) Menurut Prins :
Izin (vegunning) adalah keputusan administrasi negara berupa
peraturan tidak umumnya melarang suatu perbuatan tapi masih juga
memperkenankan asal saja diadakan secara yang ditentukan untuk masing-
masing hal yang kongkrit.
3

Adapun bentuk-bentuk lain dari perizinan itu sendiri adalah dispensasi,
izin, lisensi, dan konsesi. Dalam memberikan pengertian terhadap bentuk-bentuk
dari perizinan tersebut disini penulis akan menjelaskan satu persatu dimana
bentuk-bentuk perizinan adalah :
1) Dispensasi

2
E. Utrecht. Pengantar Hukum Administrasi Negara Indonesia. Cet VI, PT. Penerbit dan
Balai Buku Ichtiar, Jakarta, 1963, hlm. 152.
3
Prins, Hukum Administrasi, Jakarta. 1976.
Dispensasi adalah tindakan pemerintah yang menyebabkan suatu
peraturan undang-undang menjadi tidak berlaku lagi bagi suatu hal yang
istimewa.
4

Adapun pemberian dispensasi haruslah memenuhi persyaratan
tertentu yang diatur didalam peraturan yang berlaku dan agar setiap orang
dapat melakukan perbuatan hukum yang dapat menerobos dari peraturan
yang telah berlaku, namun hal tersebut tidak terlepas dari peran yang
dimiliki kekuasaan yaitu pemerintah untuk memberikan dispensasi yang
harus jelas batasnya.
2) Lisensi
Nama lisensi nampaknya tepat untuk izin dalam menjalankan suatu
usaha, izin tersebut tidak menjamin bahwa yang memperoleh lisensi tidak
akan campur tangan dalam perusahaan atau bidang usaha yang dilakukan.
Meskipun lisensi memberikan suatu keluasaan terhadap usaha tersebut.
3) Izin
Izin ialah suatu persetujuan dari penguasa berdasarkan undang-
undang atau peraturan pemerintah untuk dalam keadaan tertentu
menyimpang dari ketentuan-ketentuan larangan perundangan.
5



4
Mr. W. F Prins-R. Kosim Adisapoetra, Pengantar Ilmu Hukum Administrasi Negara,
PT. Pradny Paramitta, Jakarta, hlm. 71
5
Phliphus M. Hadjon, Pengantar Hukum Perizinan, Penerbit Yunidika, Surabaya, 1993,
hlm. 2
4) Konsesi
Bedanya dangan izin, konsesi senantiasa mengenai pekerjaan yang
karena berkaitan dengan kepentingan umum harus benar-benar
dilaksanakan. Maka dari itu pemegang konsensi baik oleh undang-undang
maupun dengan cara mengadakan persyaratan, pemegang konsensi hamper
senantiasa diwajibkan untuk melaksanakan pekerjaan yang diizinkan
kepadanya dalam waktu yang tertentu dan dapat dilaksanakan dengan
penyelenggaraan yang teratur.
Contoh konsesi adalah apabila pihak swasta memperoleh delegasi
kekuasaan dari pemerintah untuk melakukan suatu pekerjaan yang
seharusnya dikerjakan oleh pemerintah. Adapun tugas pemerintah adalah
menyelenggarakan kesejahteraan umum. Jadi kesejahteraan atau
kepentingan umum harus selalu menjadi persyaratan utama, dan bukan
untuk mencari keuntungan semata-mata. Pendelegasiaan wewenang itu
diberikan karena pemerintah tidak mempunyai cukup tenaga maupun
fasilitas untuk melakukan sendiri. Konsesi ini dapat diberikan hamper
dalam segala bidang.
6

Jenis dan Macam Izin
1. Izin lokasi, izin trayek, izin penggunaan trotoar
2. Izin Peruntukan Penggunaan Tanah
3. Izin gangguan, izin pemakaian tanah dan bangunan milik pemerintah
4. Surat Izin Usaha Kepariwisataan, izin pembuatan jalan masuk pekarangan

6
Marbun, Moh, Mahfud MD, Pokok-Pokok Hukum Administrasi Negara, Penerbit
Liberty, Yogyakarta, hlm. 94-96.
5. Izin reklame, izin penggalian daerah milik jalan
6. Izin pematangan tanah
7. Izin pembuatan jalan di dalam kompleks perumahan, pertokoan dan
sejenisnya
8. Izin pemanfaatan titik tiang pancang reklame, jembatan penyebrangan orang
dan sejenisnya.
9. Tanda Daftar Perusahaan
10. Izin Usaha Perdagangan, izin usaha industri, tanda daftar gudang.