Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 101

CAPITOLUL 3
Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul unui proiect
3.1. esursele materiale n cadrul proiectelor.
No!iuni generale
Unul dintre cele mai importante capitole n cadrul unui proiect (indiferent de tipul
acestuia), l reprezint prin nsi structura lor resursele materiale. Datorit multitudinii acestora,
precum i a cerinelor complexe pe care trebuie s le ndeplineasc acestea, trebuie adoptat o
strateie manaerial coerent, ce !a constitui obiectul de studiu al acestui capitol.
"anaementul administrrii resurselor materiale nu reprezint doar o nsumare mecanic a
diferitelor etape prin care se realizeaz un anumit ciclu de apro!izionare, ci presupune o
mbinare fructuoas a acti!itilor realizate de departamentul de apro!izionare. #1$% &ri!it ca un
mini'proiect, ac(iziionarea include o serie de acti!iti principale, aa cum rezult i din
diarama urmtoare)
Figura 3.1. Ciclu de apro"i#ionare n cadrul unui proiect
Utili#ator
$cerere%
ecep!ie la
maga#ie
Inspec!ie
intern a
produselor
Li"rare &i
'acturare
()P(*I((
ecep!ie la
'urni#or
Pregtire
comand
+electare
,urni#or
$Pre!- calitate%
*epartament
Apro"i#ionare
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 10*
+e pun n e!iden urmtoarele elemente componente ale acti!itii de apro!izionare n
cadrul unui proiect)
a%. Cererea de apro"i#ionare- formulat de ctre utilizator pe baza necesarului
acestuia de materii prime sau componente. ,niierea unei astfel de cereri are la oriine un control
al stocurilor, al maaziilor sau spaiilor de depozitare, o analiz a proiectelor te(noloice sau a
controlului produciei, n funcie de tipul produselor i oranizarea firmei. - dat identificat
necesarul de materiale, se purcede la ntocmirea unei cereri adresate departamentului de
apro!izionare prin care se solicit rennoirea stocurilor folosindu'se anumite documente, cum ar
fi) formularul de solicitare de apro!izionare, o list complet necesarului de materiale, care s
cuprind detalii referitoare la produsele ce !or fi ac(iziionate cantitile necesare, precum i o
cerere de rennoire a stocului.
- atenie deosebit trebuie s acorde ac(izitorul acelor produse care necesit un timp mai
ndelunat de ac(iziie i s ia toate msurile necesare ca instruciunile de comandare s fie
predate departamentului de ac(iziii c.t mai repede posibil.
b). +electarea 'urni#orului pri!ete cea de'a doua etap a procesului de
apro!izionare i presupune o aleere a sursei de ac(iziie bazat pe cotaii de preuri, condiii de
li!rare, reputaia pri!ind standardele de calitate, performanele la li!rare i situaia comercial.
+ursa de apro!izionare poate consta ntr'un sinur furnizor sau mai muli, n funcie de necesarul
de materiale solicitat. - mare amploare a luat n ultima perioad un sistem /aponez de
apro!izionare i producie, const.nd n reducerea stocurilor la zero, baz.ndu'se pe furnizori care
s li!reze mrfurile direct la locul de munc i ,,exact la timpul potri!it0.
c%. (miterea comen#ii de ac.i#i!ie este partea cea mai rutinant a unui proces de
ac(iziie, const.nd ori n dactilorafierea comenzii, semnarea i expedierea ei prin pot, ori n
sc(imb electronic de date. &roblemele ce se pot i!i n aceast etap pri!esc consumul de timp, n
sensul c aceast acti!itate, dei simpl i obinuit, poate dura c.te!a zile sau sptm.ni, ceea
ce poate duce la o mrire a timpulu alocat proiectului. +e mai are n !edere i faptul c orice
comand de ac(iziie definete condiii comerciale, de reul standardizate i tiprite pe spatele
formularelor de comand, care l obli pe ac(izitor s accepte toate costurile necesare i
implicaiile leale. -b1iaiile comerciale pre!zute de comanda de ac(iziie sunt n fapt
ob1iaii contractuale referitoare la condiiile de plat, la pre, fixat pe durata contractului,
nefiind supus creterii din nici un moti!, dac nu s'a dispus altfel, termenul de li!rare, calitatea i
descrierea produselor ce urmeaz a fi li!rate, la modul de despubire n cazul mrfii
necorespunztoare din punct de !edere al proiectrii sau al execuiei, proprietate intelectual,
pierdere sau deteriorare. - dat contractat produsul, !.nztorul nu mai are nici un drept n a'l
modifica sau adui, dec.t printr'o autorizare explicit dat de companie pe un formular oficial
de modificare.
1n situaia n care sunt impuse anumite sc(imbri n orice aspect al comenzii de
apro!izionare, se poate emite un amendament la comanda iniial, cu acordul prealabil al
furnizorului, determin.nd efectele asupra preului i li!rrii. 2cestea sunt redactate pe formulare
oficiale, a!.nd parte de aceeai circulaie ca i comanda iniial creia i corespunde. Dac ns
amendamentul pericliteaz nc(eierea corespunztoare a apro!izionrii oricrui alt articol din
comand p.n la data de li!rare stabilit, se recomand emiterea unei noi comenzi de ac(iziie.
3.nztorul are dreptul de a contracta subantreprenori (subfurnizori), cu condiia ca
acetia s fie cunoscui de ctre cumprtor oric.nd dorete, i cu asiurarea accesului
personalului care se ocup de urentarea apro!izionrii din cadrul companiei la birourile sau
atelierele acestora. Un alt aspect leat de condiiile comerciale se refer la dreptul
cumprtorului de a refuza produsele li!rate in!oc.nd faptul c acestea sunt necorespunztoare
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 104
sau dac !.nztorul comite o nclcare a comenzii. -rice disput referitoare la contract se !a
soluiona cu a/utorul unui arbitru ales cu acordul prilor, sau dac nu, n instan.
d). Con'irmarea comen#ii reprezint rspunsul furnizorului la comanda de ac(iziie,
n cazul n care el este poziti!, nreistr.ndu'se un contract leal, supus leilor n !ioare. 1n
aceast etap, re!ine furnizorului obliaia de a returna o confirmare a acceptrii condiiilor sau
cel puin confirmarea detaliilor pri!ind cantitatea, specificaiile, preu1 i condiiile de li!rare.
e). Urgentarea apro"i#ionrii este o msur pre!enti! prin care se ncearc
prent.mpinarea nt.rzierii li!rrii, cu a/utorul unui sistem de a!ertizare timpurie, solicit.nd
informarea din timp despre orice dificulti pe care le'ar putea nt.mpina furnizorul.
Dei n unele oranizaii mai mici ac(izitorul ndeplinete i rolul celui ce urenteaz
apro!izionarea, reula este ca acest rol s re!in unei persoane special nsrcinate din cadrul
departamentului de apro!izionare. - dat plasate toate comenzile, ac(iziionarea la timp a
mrfurilor de!ine o problem primordial. Urentarea apro!izionrii nu reprezint doar un
proces de urmrire a mrfurilor nt.rziate, ci mai derab ncearc s pre!ad problemele ce apar
pe parcursul produciei i li!rrii, prent.mpin.nd nt.rzierea li!rrii.
Dac ns acest proces de rutin nu pare s ii atin scopul, persoana nsrcinat cu
urentarea apro!izionrii poate apela la metode mai puternice de urentare, cum ar fi oferta de a
colecta mrfurile c(iar de la sediul furnizonului, o notificare prin care sunt explicate pe lar
moti!ele urentrii, sau orice alte metode licite ce duc la atinerea scopului.
f). (/pedierea ' naintea prsirii locului de producie al furnizorului trebuie a!ut n
!edere faptul c transportul s fie marcat corespunztor, prin aplicarea unei tampile uor de
recunoscut a furnizorului pe lzile de ambala/, astfel nc.t fiecare articol s poat fi identificat n
toate etapele cltoriei, precum i la destinaie.
). Li"rare &i 'acturare ' facturile nsoesc actele de trimitere a mrfurilor i se
deconteaz de ctre solicitantul mrfii n momentul recepionrii acesteia.
(). Inspec!ie intern a produselor ' realizat de ctre factorii de control abilitai din
interiorul oranizaiei.
i. ) ecep!ia produselor- este ultima etap a ciclului apro!izionrii i const ntr'o
examinare amnunit pentru !enificarea e!entualelor paube sur!enite pe parcursul
transportului, reeli referitoare la natura mrfurilor sau cantitatea solicitat. Dac mrfurile
corespund, acestea sunt trimise la maazie, unde se procedeaz i la o e!iden a stocurilor. 2poi,
dup un timp, se pretete un nou ciclu de apro!izionare.
1n cazul n care transportul nu este recepionat n condiii satisfctoare, se poate cere
respinerea acestuia, fiind returnat mpreun cu o not de respinere, solicitantul fiind exonerat
de plata facturilor.
(5xemplu demonstrati!)
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 106
COMAN*0
*( AC1I2I3I(
*ata comen#ii4 *ata de li"rare4 e'. Cota!ia d"s4
5 rugm s 'urni#a!i urmtoarele- n con'ormitate cu condi!iile generale de ac.i#i!ie
T5A- unde se aplic- nu este inclus n nici unul din pre!urile pre#entate mai sus
Articole
+arcin6
Proiect &i
alocare
7ntocmit de488888888
Apro9at de488888888
Figura 3.2. (/emplu de 9orderou de comand de ac.i#i!ie
Compania4888888
Adresa48888888.
Tel488888888
,a/77777777..
"589,-829, 2:5+;
8U"<= D5 :-"28D< 18
;-2;< :-;5+&-8D5892
7777.
,urni#or488888888...
Adresa de li"rare 77777777...
(dac este diferit)
+emntur autori#at
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 10$
3.:. Importan!a managementului administrrii resurselor materiale
:onceptualizarea noiunii de manaement al administrrii resurselor materiale ale unui
proiect, ca teorie i practic a conducerii, !izeaz n primul r.nd o eficien n apro!izionare, n
ordinea e!itrii nt.rzierilor, a ac(iziionrii bunurilor potri!ite scopului urmrit, ca i ncadrarea
ntr'un anumit buet.
+porirea caracterului anticipati! al conducerii, reflectat de accentuarea importanei
manaementului apro!izionrii, datorat n principal presiunii exercitate de proresul te(nic i
te(noloic, cruia trebuie s'i fac fa n mod corespunztor, determin profesionalizarea
funciei de manaer al apro!izionrii, determinat at.t de aptitudinile i calitile pe care le
impune o asemenea funcie, c.t i de !aloarea cunotinelor i deprinderilor pe care le reclam
aplicarea ei cu rezultate de succes. >uncia de manaement al apro!izionrii pri!ete capacitatea
de a conduce, de a adopta decizii corecte, /uste i performante, care se concretizeaz n practic
n emiterea comenzilor de ac(iziie, asiurarea transportului, a depozitrii, ca i a tuturor
aspectelor leate de formaliti comerciale, portuare i !amale n condiiile operaiunilor la ni!el
internaional.
1n adoptarea deciziilor, considerentele de ordin economic au a!ut ntotdeauna un rol
preponderent, aa nc.t manaerul unui proiect de apro!izionare trebuie s aib n !edere
costurile bunurilor i ser!iciilor ac(iziionate, lu.nd n considerare faptul c acestea reprezint
peste /umtate din costurile totale ale unui proiect de apro!izionare. &rin urmare, apro!izionarea
competiti! determin succesul financiar al unui proiect.
Demersurile ntreprinse de manaerul unui proiect de administrare a resurselor constau,
ntr'o analiz a condiiilor concrete, interne i internaionale, leate de problema plasamentelor
capitalului, de fundamentarea costurilor aferente realizrii fiecrui obiecti! al proiectului i
urmrirea sistematic a ncadrrii c(eltuielilor efecti!e n ni!elul planificat al costurilor.
,mportana plasrii eficiente a capitalului rezid n faptul c o estionare adec!at a
resurselor poate determina radul de rentabilitate al unui proiect de ac(iziie.
2stfel, fondurile blocate pnin ac(iziionri premature de materiale nu mai aduc profit, ba
mai mult, dac aceste fonduri pro!in din capital mprumutat, aduc o pierdere ce ec(i!aleaz cu o
dob.nd, sau cu nite c(eltuieli fr acoperire. &e de alt parte ns, nt.rzierile cauzate cu
ac(iziionarea pot a!ea consecine dezastruoase, pro!enind din faptul c lipsa materialelor poate
duce la ntreruperea lucrului, determin.nd o depire a numrului de ore estimat, n condiiile n
care proiectul continua s nreistreze salarii i costuri fr acoperire. &er ansamblu, ntreul
proiect are de suferit, pun.nd n pericol profitabilitatea lui.
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 10?
3.3. +trategii manageriale utili#ate n administrarea resurselor materiale ale
proiectului
3.3.1. Etapele procesului de administrare a resurselor materiale
"anaementul apro!izionrii n cadrul proiectelor include procedeele necesare n
!ederea ac(iziionrii de bunuri i ser!icii n !ederea atinerii scopului proiectului, dintre care
cele mai importante sunt) #?4%
planificarea aprovizionrii - include produsele ce !or fi procurate, precum i data
la care !or intra n posesia solicitantului.
planificarea solicitrii - documentarea cu pri!ire la caracteristicile bunurilor ce se
doresc ac(iziionate i identificarea potenialilor furnizori.
solicitarea - analiza ofertelor furnizorilor pe baz de pre, condiii de li!rare,
reputaie.
selectia sursei - selectarea furnizorului dintre ofertani.
administrarea contractului ' condiiile contractuale sur!enite ntre solicitant i
furnizorul de bunuri i ser!icii.
ncheierea contractului - finalizarea contractului, li!rarea produselor, rezol!area
posibilelor diferende aprute pe parcursul derulrii contractului.
;oate aceste procedee interacioneaz ntre ele, cre.nd un tot unitar, apro!izionarea
funcion.nd ca un ser!iciu centralizat.
De reinut este faptul c relaia !.nztor'cumprtor poate exista la mai multe ni!eluri n
cadrul unui proiect.
;oate aceste etape descrise succint n cadrul raficului precedent prezint o desfurare
complex n cadrul unui proiect, fiecare dintre acestea conin.nd) date de intrare, metode i
tehnici particulare de abordare a fiecrui proces precum i rezultatele etapei ce sunt prezentate
sub forma unor date de ieire.
1n continuare, prezentm n detaliu fiecare etap n parte, analizate la ni!elul
componentelor constituente.
Figura 3.3. Schema de principiu a managementului administrrii resurselor
materiale.
Plani'icarea
apro"i#ionrii +olicitarea
Plani'icarea
solicitrii
+elec!ia sursei
,inali#area
contractului
Administrarea
contractului
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 10@
3.3.1 .1. Planificarea aprovizionrii
5ste un proces al identificrii primelor date referitoare la enul de produse ce trebuie
procurate, cantitatea necesar, timpul de ac(iziie, precum i descoperirea primelor informaii
!iza!i de posibilii furnizori.
1n aceast etap, ec(ipa manaerial poate intra n contact cu specialiti n contracte i
apro!izionare, incluz.ndu'i apoi n ec(ipa proiectului.
*ate de intrare4
Scopul proiectului - !izeaz o descriere a limitelor proiectului i furnizeaz o serie de
informaii importante despre necesitile proiectului i strateiile care trebuie aplicate pe
parcursul derulrii lui.
Descrierea produsului-A cuprinde detalierea din punct de !edere te(nic (caracteristicile)
a tuturor bunurilor ce urmeaz a fi ac(iziionate.
esursele achizi!ionrii, ca i expertiza, trebuie susinute de ctre ec(ipa proiectului.
"ondi!iile de pia! - se refer la o analiz a bunurilor i ser!iciilor existente pe pia n
acel moment, care sunt produsele cele mai cutate, de unde se procur acestea i n ce
condiii.
#naliza proiectului ' pri!ete unele costuri preliminare, planuri manaeriale de calitate,
fluxul bnesc n cadrul proiectului, identificarea riscurilor sau a personalului planificat.
"onstr$ngerile sunt factorii ce limiteaz opiunile cumprtorului, una dintre cele mai
cunoscute constr.neri pentru proiecte fiind disponibilitile financiare.
Presupunerile sunt factorii care n !iziunea scopurilor planificate sunt considerai a fi
ade!rai, reali i siuri.
Metode &i te.nici pentru planul apro"i#ionrii
#naliza producerii sau cumprrii este o te(nic manaerial prin care se definesc o
serie de condiii financiare (at.t costuri directe, c.t i costuri indirecte) n !ederea
deciderii dac un anumit bun renteaz a fi produs sau cumprat.
Prerea e%pertului !a fi adesea necesar n cadrul unui proiect, fie c este asiurat de un
sinur indi!id sau de un rup de persoane specializate, fie c pro!ine din surse diferite,
cum ar fi) alte uniti din cadrul oranizaiei, consultani, asociai profesionali sau te(nici,
rupuri industriale.
#legerea tipului de contract se face n funcie de ne!oile proiectului, select.nd pe acela
care ndeplinete scopurile urmrite. &rincipalele cateorii de contracte sunt)
contractul a!.nd preuri fixe sau de tip lump sum - aceast cateorie !izeaz
fixarea unui pre total pentru un produs bine definit. 8endeplinirea acestei
condiii duce la riscuri at.t pentru cumprtor, care nu primete produsul dorit, c.t
i pentru !.nztor, care suport c(eltuieli mai mari cu procurarea lui.
contractul cu costuri rambursabile ' include pe l.n costurile de producie ale
unui bun i un profit al !.nztorului. +e are n !edere i faptul c de obicei
costurile sunt clasificate n costuri directe, ca de exemplu cele necesare pentru
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 10B
profitul exclusi! al unui proiect, i costuri indirecte, calculate ca un procent din
costurile directe, !iz.nd salariile executi!ilor, lrirea obiecti!elor proiectului,
denumite pe scurt ,,costurile de a nc(eia afaceri0.
contractul de tip timp i materiale - este un en de contract care reunete preurile
fixe cu costurile rambursabile.
e#ultate $date de ie&ire%
Planul managerial de aprovizionare pri!ete modul n care !or fi estionate celelalte
procese de apro!izionare rmase, cum ar fi) aleerea tipului de contract, pretirea
estimrilor independente, procurarea documentelor oficiale standardizate, relaiile cu
furnizorii, coordonarea altor aspecte ale proiectului.
Declara!ia de lucru & descrie n detaliu bunurile ce se doresc ac(iziionate, n !ederea
stabilirii furnizorilor care sunt capabili a le procura n condiiile cele mai a!anta/oase.
8umrul sau caracteristicile detaliilor pot !aria n funcie de natura produselor, ne!oile
cumprtorului sau de forma contractului utilizat sau pot fi redefinite, re!zute pe
parcursul procesului de apro!izionare. 1n !ederea recepionrii de ctre furnizori, o
asemenea declaraie ar trebui s fie c.t se poate de clar, complet sau concis,
cuprinz.nd i o descriere a ser!iciilor colaterale, cum ar fi raportul performanelor sau
suportul operaional postproiect pentru produsul procurat.
3.3.1.:. Plani'icarea solicitrii
5ste procesul care implic o pretire minuioas a documentelor necesare pentru a
susine solicitarea.
*ate de intrare
Planul managerial de aprovizionare - descris anterior.
Declara!ia de lucru - descris anterior.
#lte date de ie'ire planificate A cuprinde o re!izuire a riscurilor, a costurilor
preliminare, stabilite n planificarea apro!izionrii, care s'au modificat de la o etap la
alta, luate acum n considerare ca parte a solicitrii.
Metode &i te.nici
Formele standard se refer la contractele standard, descrierile standard ale bunurilor ce
fac obiectul proiectului sau la !ersiunile standardizate ale unei pri sau a ntreului set de
documente necesare.
Prerea e%pertului este necesar i n aceast etap a proiectului.
*ate de ie&ire
Documentele aprovizionrii sunt folosite n !ederea solicitrii propunerilor posibililor
furnizori, selectai mai t.rziu potri!it criteriilor cunoscute. 2ceste documente trebuie
structurate n asemenea manier nc.t s faciliteze acurateea rspunsurilor din partea
e!entualilor furnizori, incluz.nd descrierea formei dorite de rspuns sau orice alte
pre!iziuni contractuale, copii ale modelului de contract.
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 10C
"riteriile de evaluare pot fi obiecti!e sau subiecti!e, bazate pe talentul sau experiena
manaerului de proiect, i fac adesea parte din documentele de ac(iziionare. 1n condiiile
unor produse similare, unul dintre cele mai cunoscute criterii de e!aluare este preul la
performane ec(i!alente, ns nu i cel mai concludent. 2lte criterii importante !izeaz
neleerea ne!oilor, aa cum reiese din propunerea !.nztorului, costul per total,
capabilitile te(nice i cunotinele, abordarea manaerial, capacitile financiare.
evizuirea unor declara!ii de munc sur!ine i pe parcursul planului de solicitare.
3.3.1.3. +olicitarea
+olicitarea implic un proces de obinere a ofertelor din partea furnizorilor ce !or fi
analizate, concluziile rezultate pe baza criteriilor de e!aluare fiind concretizate n aleerea celui
sau celor mai buni furnizori, n conformitate cu obiecti!ele proiectului.
*ate de intrare
Documentele aprovizionrii sunt trimise potenialilor furnizori.
(ista furnizorilor calificai conine informaii despre fiecare furnizor n parte, respecti!
despre experiena acestuia, despre reputaia pri!ind standardele de calitate, performane
sau alte caracteristici specifice.
Metode &i te.nici pentru solicitare
"onferin!a v$nzrii const ntr'o serie de nt.lniri la care particip toi potenialii
furnizori n !ederea stabilirii exacte a ofertelor, a condiiilor contractuale, a cerinelor
te(nice etc.
Pu)licitatea este un mod n care lista furnizorilor poate fi completat prin atraerea altora
noi prin intermediul mass'media. &entru unele produse, publicitatea este necesar, cum ar
fi subcontractarea unor proiecte u!ernamentale.
*ate de ie&ire
Propunerile reprezint rspunsurile scrise ale furnizorilor la documentele apro!izionrii,
prin care acetia descriu abilitile i condiiile de procurare pentru bunurile !izate.
2semenea propuneri scrise pot fi secondate i de prezentri orale.
3.3.1.;. +elec!ia sursei
2leerea sursei implic receptarea propunerilor furnizorilor, aplicarea criteriilor de
e!aluare, i n final decizia de a contracta cu cel mai n msur s asiure necesitile pre!zute
n proiect. :(iar dac preul este un determinant de prim ordin, asta nu nseamn c este i
sinurul temei al aleerii furnizorului, un exemplu concludent n acest sens fiind dat i de faptul
c cel mai mic pre propus s'ar putea s nu fie i cel mai mic cost dac furnizorul se do!edete a
fi pus n situaia de a nu putea li!ra bunurile la timpul stabilit n contract, ceea ce duce la o
nt.rziere a ntreului proiect, pro!oc.nd creterea costurilor totale. +e are n !edere i natura
bunurilor cerute, n funcie de aceasta, put.nd fi selectai unul sau mai muli furnizori, semn.nd
un contract standard sau unul neociat.
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 110
*ate de intrare
Propunerile ' realizate n cadrul fazei anterioare.
"riterii de evaluare - prezentrile scrise i orale ale ofertei furnizorilor pot fi secondate i
de unele monstre ale produselor fabricate anterior, n !ederea unei mai bune e!aluri a
calitii i capabilitilor.
Politici organiza!ionale - practicate de ctre conducerea oranizaiei in!estiate
Metode &i te.nici
*egocierea contractului reprezint metoda care implic clarificarea clauzelor
contractuale i a acordurilor tacite, structura contractului, drepturile i obliaiile prilor
acoperind n eneral responsabilitile i autoritatea, finanarea contractului, preul etc.
+istemul de ncrcare - ce se determin n funcie de caracteristicile produsului.
+istemul scanrii - presupune cerinele minimale de performan pentru unul sau mai
multe criterii de e!aluare.
Estimri independente - pentru cele mai multe produse se cere ca ec(ipa de ac(iziie s
ntocmeasc o e!aluare independent fa de cea propus de potenialii furnizori, ca un
mi/loc de !erificare.
*ate de ie&ire
"ontractul & este un acord de !oin, o neleere leal care obli furnizorul la
procurarea produselor specificate n sc(imbul unui pre. Un asemenea contract poate fi
simplu sau complex, n funcie sau nu de natura produselor ce constituie obiectul lui.
3.3.1.<. Administrarea contractului
2dministrarea contractului semnific procesul prin care este asiurat concordana dintre
perforfmanele furnizorului i neleerea contractual. 2!.nd n !edere caracterul leal al
relaiei contractuale, ec(ipa manaerial trebuie s cunoasc implicaiile asumate n
administrarea unui contract. 2dministrarea contractului presupune i o aplicare a proceselor
manaeriale la relaia contractual, cum ar fi) execuia planului proiectului, raportarea
performanei, controlul calitii, controlul sc(imbrilor i interarea acestora n manaementul
proiectului. "odalitatea i condiiile de plat trebuie de asemenea bine definite n cadrul unui
contract, cre.nd o balan ntre proresul realizat de !.nztor i ratele de plat.
*ate de intrare
"ontract & descris anterior.
ezultatele muncii - fac parte din planul proiectului de execuie.
Modificri solicitate - pe parcursul derulrii contractului pot sur!eni diferite modificri
leate de termenii contractuali ori de produsele sau ser!iciile ce trebuie procurate. - alt
modificare se refer la cazul n care se produce rezilierea contractului din culpa
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 111
furnizorului, acesta nerespect.ndu'i obliaiile contractuale, munca acestuia fiind
etic(etat ca necorespunztoare.
Facturile v$nztorului & furnizorul are dreptul i totodat obliaia ca din c.nd n c.nd s
emit facturi n !ederea remunerrii muncii prestate p.n la acel moment.
Metode &i te.nici manageriale
"ontrolul sistemului de modificare a contractului A definete procesul prin care
contractul poate fi modificat, incluz.nd birocraia, procedurile de rezol!are a disputelor,
aprobrile necesare pentru autorizarea modificrii.
aportarea performan!elor ' pri!ete modul n care furnizorul i respect clauzele
contractuale.
+istemul de plat - de reul, se utilizeaz sistemul plii prin conturi, ns la proiectele
de mai mare an!erur se poate crea un nou sistem.
*ate de ie&ire
"oresponden!a A termenii contractuali adesea solicit documentaie scris asupra unor
aspecte ale comunicrii dintre cumprtor i furnizor, ca de exemplu a!ertismente leate
de calitatea nesatisfctoare a produselor li!rate, clarificri sau modificri ale
contractului.
Modificrile contractului ' descris anterior.
Plata - se !a face n conformitate cu pre!ederile contractului.
3.3.1.=.,inali#area contractului
=ecepia produselor cerute, !erificarea lor, ncasarea preului, rezol!area diferendelor,
toate acestea duc la finalizarea contractului.
*ate de intrare
Documenta!ia contractului ' include, dar nu se limiteaz la aceasta, nsui contractul,
secondat de toate anexele sau notele explicati!e la modificrile fcute contractului,
documentatia te(nic realizat de ctre furnizor, documentele financiare, tatele de plat,
facturile.
Metode &i te.nici pentru nc.eierea contractului
#uditul aprovizionrii - const ntr'o re!izuire a procesului de ac(iziie ncep.nd cu
etapa planificrii solicitrii p.n la administrarea contractului, n !ederea identificrii
succeselor, ca i a reelilor aprute pe parcurs.
*ate de ie&ire
Dosarul contractului - nainte de ndosariere, toate documentele trebuie nseriate i
numerotate, aran/ate ntr'o succesiune loic i uor de reinut, dup numrul
specificaiilor ori dup numerele de cod ale proiectului.
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 11*
#cceptarea formal 'i nchiderea - la nc(eierea unui ciclu de apro!izionare,
administratorul are obliaia de a notifica n scris furnizorul despre terminarea
contractului. 2cceptarea formal din partea furnizorului se face n modalitatea stipulat n
contract.
3.;. Managementul stocurilor de materiale n cadrul proiectelor
3.,.1. -nterven!ia din partea managerului de proiect
1n !ederea urentrii apro!izionrii, un rol determinant l poate a!ea manaerul de
proiect, care inter!ine n acest proces prin naintarea de note explicati!e furnizorilor sau prin
luarea unor msuri de uren, dac acestea par /ustificate.
- alt problem nt.lnit n cadrul unui proiect se refer la crizele de materiale, aprute
din cauza nt.rzierilor, erorilor de apro!izionare, deteriorrii, furturilor, ni!elurilor inadec!ate ale
stocurilor enerale, soluia sindu'se n emiterea unor liste de materiale deficitare. :erinele
ntocmirii unei asemenea liste pri!esc descrierea materialelor, tipul i cantitatea, furnizarea de
infonmaii clare i precise persoanei responsabile de ac(iziie, indicarea radului de uren,
permiterea feed'bacD'ului informaiei. - dat completat lista, ea este trimis de uren
ac(izitorului prin cel mai rapid mi/loc posibil.
Un astfel de borderou pentru identificarea materialelor deficitare, este prezentat n cadrul
tabelului urmtor)
Lipsa materialelor
de'icitare
1n atenia
manaerului de
apro!izionare
2rticolele sunt critice
pentru desfurarea
produciei
Proiect4
88888..
*epartament)
77777.
*ata emiterii4888..8
(mis de488888888
Numrul comen#ii
de apro"i#ionare
*escrierea
materialelor sau
ec.ipamentelor
Cantitatea
necesar
Cnd este
ne"oie de ele
spunsul
managerului
de
apro"i#ionare
1.
:.
3.
;.
<.
=.
>.
Figura 3.,. (/emplu de 9orderou pentru identi'icarea materialelor de'icitare.
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 114
2cest tablou ofer o trecere n re!ist a principalelor materiale deficitare implicate ntr'un
proces de apro!izionare, fiind un exemplu complet aplicati! pentru manaementul prin
exceptare.
3.,.2. Metode moderne de management al stocurilor de materiale n proiecte
1. Principiul Pareto &i managementul stocurilor
3ilfredo &areto (1B6B'1C*4), sociolo i economist de oriine italian, a elaborat celebra
teorie a distribuirii boiei n cadrul populaiei enerale, care nainteaz ideea c B0E din
boia total este distribuit de reul la numai *0E din populaie. :oncluziile sale au dus la
acceptarea i folosirea eneral a ,,principiului &areto0, cunoscut i sub numele de ,,leea lui
&areto0 sau reula ,,B0 F *00. De aici reiese i ipoteza c dintr'un ansamblu de articole, B0E din
!aloarea sau efectul lor aparin doar la *0E din articole, denumite ,,puine, dar semnificati!e0.
2plic.nd aceast teorie la controlul stocurilor, rezult c B0E din articolele ac(iziionate sau
inute n stoc reprezint probabil doar *0E din !aloarea in!entarului.
*. 5arianta A?C
3arianta cea mai utilizat n practica controlului manaerial asupra stocurilor, denumit
!anianta 2G:, pri!ete mprirea stocului n trei pri, denumind fiecare rup de articole 2, G
i :, n care acestea se ncadreaz astfel) n rupa 2, cele mai !aloroase 10E din articole, n
rupa G, *0E dintre articolele de !aloare moderat, n rupa : produse cu !aloare minor @0E
dintre articole.
Datorit faptului c articolele din rupa 2 sunt i cele mai !aloroase, eliberarea lor din
stoc trebuie autorizat n mod corespunztor, fiecare nou comand de ac(iziie fiind !izat de
un manaer superior. 1n ceea ce pri!ete articolele din cateoria G, comenzile de rennoire a
stocului se declaneaz n momentul n care nreistrrile arat c stocul a sczut sub un ni!el
predeterminat, iar cantitatea care se comand din nou este calculat pentru a restabili ni!elul
stocului la un maxim predeterminat. :um articolele din cateoria : sunt articole minore,
consumabile, eliberarea lor din stoc este mai puin riuros controlat, rennoindu'se comanda de
ac(iziie la epuizarea unei anumite pri, de exemplu, /umtate.
5xist situaii n care pentru derularea unui proiect se folosesc interal materiale din stoc,
fr a fi ne!oie de un proiect special de ac(iziionare. 2cest lucru se nt.lnete la companiile
mari, capabile s pstreze stocuri ample din toate materialele, dat fiind faptul c un asemenea
mod de apro!izionare din stoc atrae dup sine costuri ridicate pentru companie pentru pstrarea
lor n maazie, dar ofer a!anta/e locale de costuri din punctul de !edere al manaerului de
proiect. 2!anta/e decur i din faptul c materialele se pot ac(iziiona n loturi economice, astfel
nc.t costurile standard ale materialelor folosite n cadrul proiectului pot prea sczute. De
asemenea, depozitarea materialelor nu mai constituie o problem.
:ea mai mare parte a proiectelor !izeaz companii ce nu pstreaz stocuri de materiale n
maazie, drept pentru care trebuie comandat fiecare articol necesar. Un asemenea mod de lucru
prezint o serie de a!anta/e incontestabile, ns i deza!anta/e, aa cum ar fi situaia n care
compania desfoar mai multe proiecte n acelai timp i n aceleai ateliere, c.nd pentru
procurarea comenzilor nu se mai fac reduceri de preuri datorit cantitilor relati! mici
ac(iziionate. Unele ac(iziii pot duce la creterea in!entarului total al companiei, i implicit al
costurilor acestuia. 2pro!izionarea pe proiecte permite o mai bun analiz a costurilor i a
buetului.
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 116
De exemplu, prealocarea materialelor ce urmeaz a fi folosite ntr'un proiect, realizat
prin retraerea acestora din stocul eneral i plasarea ntr'un stoc separat, destinat proiectului,
reprezint unul dintre a!anta/ele nete ale apro!izionrii pe proiect.
&roiectele care implic siurana naional impun ac(iziionarea tuturor articolelor numai
cu condiia certificrii conformitii pentru utilizare, aplicabile at.t materiilor prime, c.t i
produselor finite. 1n acest sens, se desemneaz un oranism extern de inspecie care s aprobe
procedurile de calitate, at.t la sediul antreprenorului, c.t i la sediile furnizorilor. Gunurile
inspectate se nmaazineaz n locuri special amena/ate, numai pe baza unui certificat de
autorizare specific lotului respecti!, ebiberat de ctre comisia de inspecie. +tocurile astfel
nfiinate sunt stocuri ,,rezer!ate n care sunt pstrate doar materialele destinate unui anume
proiect separat de cele pentru utilizri enerale, constituind o metod eficient de prealocare.
&e l.n faptul menionat mai sus, furnizorii bunurilor implicate n asemenea proiecte
trebuie s asiure i posibilitatea de ,,urmrire0 a acestora, care const n identificarea sursei i a
lotului din care pro!ine un anume produs. 2naliz.nd aceste condiii, se a/une la concluzia c
aleerea unuia dintre cele dou sisteme de apro!izionare ' pe proiect sau din stoc ' nu este la
latitudinea antreprenorului, ci ac(iziiile pe proiect de!in n fapt o condiie contractual.
"anaementul stocurilor presupune rezol!area problemelor ridicate de depozitarea fizic
a mrfurilor, care pot fi mprite n c.te!a cateorii bine definite)
spa!iul @ !izeaz locul exact n care sunt depozitate materialele, fiind o resurs n proiect,
n aceeai msur ca i fora de muncH
etic.etarea @ este o condiie esenial a depozitrii, n ordinea e!itrii confuziilor. +e
recomand ca produsele depozitate s primeasc numere sau coduri, respecti! coduri de
culoare pentru materialele folosite frec!entH
locali#area @ este o problem proporional cu mrimea depozitului i cu modul de
amplasare a materialelor. &rocedura uzual n orice depozit bine administrat cere ca
fiecare raft sau lad s poarte o adres de identificare, un simplu cod alfanumericH
conser"area @ se refer la anumite condiii de depozitare a materialelor predispuse n
mod deosebit deteriorrii din cauza ocurilor mecanice, cldurii, friului, umiditii,
contaminrii reciproceH
metodele &i ec.ipamentul de manipulare @ datorit frailitii, se recomand ca unele
materiale s fie transportate cu a/utorul ec(ipamentelor speciale de manipulareH
asigurarea snt!ii &i siguran!ei @ realizate prin intermediul politicilor practicate de
ctre oranizaia promotoare i manaerul de proiectH
proceduri de 9irou de rutin ' !izeaz procedurile manuale sau pe cele informatizateH
securitatea @ se impune ca, n ordinea pre!enirii furturilor i a reducerii la minim a
ieirilor nereulamentare sau nenreistrate, accesul la depozitele de materiale s fie
permis doar personalului autorizat. De asemenea, este necesar o asiurare a pazei n
afara orelor de proramH
sisteme de nregistrare a stocurilor &i sisteme in'orma!ionale A cuprind intrrile i
ieirile materialelor, controlul stocurilor, contabilitatea costurilor. ,ntrrile de materiale n
depozit trebuie nsoite de documente adec!ate, iar ieirile, autorizate i nsoite de
comenzi de mrfuri, liste de materiale, sc(eme de ieire din maazie sau liste de piese.
3.<. Proceduri de apro"i#ionare pentru proiecte
Note de Curs CAPITOLUL 3 Managementul administrrii resurselor materiale n cadrul uniu proiect 11$
+istemul apro!izionrii pentru proiectele, dei respect structura eneral, se deosebete
de aceasta printr'o serie de elemente oranizatorice. 2stfel, aentul de apro!izionare poate fi o
oranizaie independent, departamentul de apro!izionare al contractorului, departamentul de
apro!izionare al clientului, sau o combinaie a acestor !ariante. 1n cadrul unui proiect
internaional, eful ser!iciului de apro!izionare al contractorului are posibilitatea contractrii cu
antreprenori locali, ori, dac condiiile pieei o cer, cu furnizori din orice parte a lumii, n funcie
de rentabilitate, de amplasarea lor, de calitate etc.
"aterialele i ec(ipamentele necesare derulrii proiectului sunt controlate de ctre
ininerul de proiect n cadrul unui borderou de urmrire a ac(iziiilor, n !ederea codificrii
seriale a acestora. Unele dintre aceste borderouri sunt realizate electronic, cuprinz.nd i
informaii referitoare la costuri i planificare. &entru a simplifica controlul ac(iziiei fiecrui
articol, borderoul ar trebui s menioneze fiecare etap impontant i termenele la care se
desfoar ea. Din timp n timp se cere o reunire a borderourilor de control prin intermediul unui
proram lobal de control al apro!izionrii pentru ntreul proiect. Ia nc(eierea proiectului,
borderourile se ar(i!eaz, ele fiind o parte interant a documentaiei proiectului.
Un manaer competent cunoate c una dintre c(eile succesului unui proiect este
pretirea documentaiei care s cuprind caracteristicile bunurilor ce se doresc ac(iziionate. 1n
acest sens, n pretirea specificaiilor de ac(iziie, se contureaz dou etape)
etapa cererii de o'ert @ specificaia pentru cererea de ofert este depus de ctre
posibilii furnizoriH
etapa de comand de ac.i#i!ie @ specificaiile pentru cererea de ofert sunt nlocuite cu
specificaiile de ac(iziie dup discuiile cu furnizorul ales.
:ompaniile cu experien n manaementul de proiect tiu s e!ite eforturile repetate i
riscurile reelilor prin dez!oltarea unei baze de date pentru specificaii ori prin pstrarea
documentelor sub form de fiiere n calculator, ce pot fi folosite ca atare sau modifcate ori de
c.te ori este ne!oie s se ntocmeasc o nou specificaie.
&roducerea oricrui ec(ipament care intr n componena unui proiect reprezint ea nsi
un proiect de productie, impun.nd aceleai te(nici manaeriale ca i proiectul cadru, c(iar dac
la o scar mai mic.
1n ceea ce'l pri!ete pe aentul de ac(iziionare, perioada care urmeaz dup emiterea
unei comenzi de ac(iziie nseamn ateptare i trebuie s conteze foarte mult pe faptul c
furnizorul i !a respecta obliaia. De aceea poate oraniza !izite la locul de producie al
furnizorului pentru a urmri stadiul i e!oluia lucrrii. 2entul de apro!izionare are de reul
obliaia de a'l ine la curent pe manaerul de proiect cu stadiul tuturor detaliilor referitoare la
acest proces.
Dup finalizarea acestei etape, totul decure conform sistemului eneral, respecti! se
procedeaz la transportul bunurilor ac(iziionate la depozitele cumprtorului i se face recepia
mrfii, nc(eindu'se astfel i proiectul.
:eea ce au n comun toate proiectele i n domeniul administrrii resurselor materiale
este aceeai caracteristic) proiectarea ideilor i acti!itilor i transformarea lor n noi realizri.
5lementul de risc i de incertitudine mereu prezent arat c e!enimentele i sarcinile necesare
pentru realizarea proiectului, deci i a administrrii resurselor materiale nu pot fi niciodat
pre!zute cu o acuratee absolut.
+copul manaementului de proiect este de a pre!eni sau prezice c.t mai multe dintre
pericolele i problemele ce apar i de a planifica, oraniza i controla acti!itile, astfel nc.t
proiectul s poat fi finalizat c.t mai bine posibil, n pofida tuturor riscurilor existente.