Recomendamos un método mis eficaz, en términos de los célculos requeridos, para en- contrar la ecuacién de minimos cuadrados, calculando el centro de gravedad de los datos to- mando x = X-Xyp = Y- Yy después calculando la linea de minimos cuadrados como por iltimo sustiuir X- Xpor % y Y- ¥ pory En Excel, puede calcilar la tendencia basada en minimos cuadrados directamente al usar la fncién Tendencia Promedios méviles. El método de promedios méviles es itil porque algunos modelos estacionales, ciclicas o aleatorios se podrian suavizar, dejando el modelo de la tendencia. La principal funcién de los promedios méviles es calcular el promedio aritmético de datos de ‘grupos o periodos, usando la ecuacién N donde V representa el nimero de periodos. Después calcule el préximo promedio aritmé- tico descartando los datos del periodo antiguo y agregando los datos del periodo actual Ws Vet ot Yous v En la figura 10.11 se muestra un tipo de promedio mévil. Aqui, se promedian los datos de cinco afos y se indica la ciffa resultante. Incluso, observe que los aiios 1993 a 1997 se promedian para pronosticar 1998, después se promedian los aftos 1994 a 1998 para pronos- ticar la cantidad para 1999, etc, Cuando los resultados se grafican, es muy notorio que los, datos ampliamente variables se suavizan. El método de promedio mévil es itil por su habilidad suavizadora, pero al mismo tiem- po tiene muchas desventajas. Los valores extremos afectan en mayor medida a las medias méviles que a los métodos de juicio grifico y de minimos cuadrados. Muchos paquetes de elaboracién de pronésticos importantes estin disponibles para PCs y computadoras centrales. El analista debe conocer bien la elaboracién de pronésticos, conforme proporciona Ia informacién valiosa de justificacién el proyecto entero. IDENTIFICACION DE BENEFICIOS Y COSTOS Los beneficios y costas se pueden representar como tangibles o intangibles. Cuando se con- sideran los sistemas se deben tener en cuenta los beneficios y costos tangibles e intangibles. mor a0 Ree on 320 Clone deverusvomedio mei de cinco ats. PREPARAGION DE LA PROPUESTA DE SSTENASORTUNIDAD DE CONSULTORIA > 00 JY VAMOS A VER AL MAGO Eiphaba | Menzel y Ginda K. Chenoweth son dus de Emerald Ciy Beaulyscaes, una compafia comercial de jardineria. Elas estén tra- tando de decir i escrben su prio sofware, usando quizé Microsoft Access como base, afoplar un paquee de sofware comercial como QuickBooks Po, o conztar un servicio lamado Laan Wizards, Inc, para realzartodas sus funciones de contabidad Ephaba votes hacia Gindayle pregunta: "cTenemas alguna pos lide de crear nuesto propio sistema?” Gina le conlesta: “Supongo que si poctamos, pero nos tomara de masiado tempo, Teniamos que defn odos nests camps, rues tras consuls y nuestos informe. Tendlamas que saber quén no 0s ha pagado todavia cunt impo hace quel facuramos”. "St, die Elphaba, 'y también tendiamos que ceardesriciones de products, descrpcioes de los sencios ycftigas para odo lo que vendemos y proporconamas’. "i exo era todo lo que necestéramos, tal vez potiamos nace ive Ginda, "Peo también necesiamas incur un sistema de panifca- con, Necestamas saber cuéndo podem proporionar los servos a restos cents y qu have si nos arasams. Quiz no vaga la pena” "Todavi’ refer Gina, "mi madre sola deco hay oto lugar co- 1a casl. Tl vez no haya rngin sofware como el que se have en casa. "Ti ves ambos lados de toda’, comenta Elphaba, "Peto el camino cue quiets tomar es demasiado largo y ariesgado. Necesitamas un Panvete de sofware que et Ist pra usar ahora miso. He escucha- fo que hay productos que se conocen com software comercial que pode- mos comprar adapta a nuestro nego de seni deardineri.Loin- vestigré’. Asi que Elphaba se deci a buscar software que se pueda adaptara sus neesdades "We encontrado alg’, excama Elphaba, "Erconté este software la- tag QuickBooks Po en ww uckboks com y parece que esta nes- to aleance. Hay numerosas versiones del sofware, una para contbil- ‘ad, una para la consruccdn, una para senicos de salud. Quiz poans encontrar un paquete adecuado pera nostas. En caso contra- fo, parece que podemcs prsonalzar a version gendica de QuickBooks Pro para adapala a nuesvasnevesdades. "Nuestro sistema también potia cece. Quickbooks Pro se esta con facilidad. Podemos agregar clientes, proveedores o products f8- Gimente, Quise que consderaras la idea de comprar un paquete co- mercial” "Suena interesante’, dice Glinda, "pero he estado invesigando por mi pate. Algunos de nuestros competidres me’ han dicho que eos de- jaton que una compa hier todo el trabajo por els. La compari se lama Lawn Wards. Elos dan senico de ardinrla, pero también man- tienen paquetes de cuentas por obra y planeacién. Asi qu fueron a consulta de inmediato a los Wizards. oe! Gren, el duo y creador de Laun Wizards, est orguloso de su software. "Me pas6 mucho tiempo trabajando con mis proveedores, es dec, vveros, en el ea, y hemos deserolado un sistema codfcado para todo", presume. “Tos los doles, ls amaios de abols, ns ar- busts, flores, las oj incluso las herramentas de cuidado de césped tienen nimeros “Yo empecé con una paquea empresa, pero cuando las clientes se cieron cuenta de que pongo atencién en todos los detalles, mi negocio florec6". Agrega “Mis proveedores aman mi sistema porue elimina la confusion, "Me di cuenta de que mis competdores estaban trabajando con los mismos provedores, pao tenian untrato menos preferencil porque no plan comunicar ios detalles del produclo muy ecazmente. Al que de- Cidiofecer mi software por contrato. Yo ganaria dinero aquiando mi sofware y un mayor respto de mis proveedores. Mi cenca de usuario final indica que yo poseo el software, los cidigos de los produto y os alos generatos pore sistema "Pvedo personalzar un poco mi software para el cliente, peo esen- ciekmente todos ls servicios de jrineria de estado estarn usando mi base de dats, cigs y caracersticas BZB. Yo doy mantenimiento a mi sofware. Si usted puter ver el obigo del software, le data la im- resin de vr un oBsped bien podado’. ‘ara Ginda y Ephaba estén ain més desconoertadas que antes, Tenen tres opcones dstntas: ear un paque posi mismas, comprar sofare comercial como QuickBooks Pro o subcontraar sus necesda- es a Lawn Wizards, Ayideles a entender el verdadero secreto dela fel- Cidad (del sotware)ayudéndols a identifica los prosy contas de cada tuna de sus altermativas. (Qu les recomendaia? Redact una recomen- cacin basada en la stuacin especticadel negocio de elas. Beneficios tangibles Los beneficios tangibles son ventajas que se pueden medir en délares que se acreditan a la organizacién mediante el uso del sistema de informacién. Los ejemplos de beneficios tangibles son un aumento en la velocidad del procesamiento, acceso de otra forma a la informacién inaccesible, acceso a la informacién en una forma més oportuna, ventaja por el poder de céleulo de la computadora y las disminuciones en el tiempo del em- pleado necesario para cumplir tareas especificas. Aiin hay otros. Aunque la medicién no siempre es ficil, actualmente los beneficios tangibles se pueden medir en términos de aho- ros en délares, recursos o tiempo. Beneficios intangibles Algunos beneficios que se acreditan a la organizacién mediante el uso del sistema de informacién son dificles de medi pero aun asi son importantes. Estos se conocen como beneficios intangibles. 7 PROCESO DE ALSLos beneficios intangibles incluyen mejorar el proceso de toma de decisiones, incre- mentar la exactitud, ser mas competitivo en el servicio al cliente, mantener una buena ima- gon del negocio ¢ incrementar la satisfaccién del trabajo para los empleados eliminando las tareas tediosas. Como puede juzgar de la lista dada, los beneficios intangibles son sumamente importantes y pueden tener consecuencias transcendentales para el negocio conforme rela ciona a las personas fuera y dentro de la organizacion. ‘Aunque los beneficios intangibles de un sistema de informacién son factores impor- tantes que se deben considerar al decidir proceder con un sistema, un sistema construido ‘inicamente por sus beneficios intangibles no tendré éxito. Debe discutir los beneficios tangibles e intangibles en su propuesta, debido a que presentar ambos permitiré a toma- dores de decisiones del negocio tomar una decisién bien documentada acerca del sistema propuesto, Costes tangibles Los conceptos de costos tangibles e intangibles presentan una semejanza conceptual al de los beneficios tangibles ¢ intangibles ya discutidos. Los costos tangibles son aquellos que el analista de sistemas y el personal de contabilidad del negocio pueden pro- yectar con precisién, Incluidos en los costos tangibles estin el costo de equipo tal como las computadoras y terminales, el costo de recursos, el costo del tiempo de analistas de sistemas, el costo del tiempo de programadores y sueldos de otros empleados. Por lo regular estos costes estin bien establecidos o se pueden descubrir muy ficilmente y son los costos que requeriran un desembolso en efectivo del negocio. Costas intanglbles Los costos intangibles son difciles de estimar y podrian ser desconoci- dos. Estos inchuyen perder una ventaja competitiva, perder la reputacion por no ser el pri- mero com una innovacn o un lier en un campo, deteriora de la imagen de la compa dlebido al incremento en la inatisfaciGn del cliente y toma de decisionesinficaz debido a la informacién inoportunao inacesible. Como puede imaginar, es casi imposible proyectar con precsién una eantidad en délares para los cosos intangibles. Pam ayudar a tomadores de decisiones que quieren evaluarel sistema propuestoy todas sus implicaciones, debe in- clu los costos intangibles aunque no sean cuantificabls, COMPARACION DE LOS COSTOS Y BENEFICIOS Se conocen muchas téenicas para comparar los costos y beneficios del sistema propuesto, Dichas téenicas incluyen anilisis del punto de equilibrio, anilisis del tiempo de recuperacién de la inversion, analisis de flujo de efectivo y andlisis de valor presente. Todas estas téenicas proporcionan formas directas de producir informacién para los tomadores de decisiones so- bre el valor del sistema propuesto. ANALISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO Al comparar los costos por separado, el analista de sistemas puede usar el anilisis del punto de equilibrio para determinar Ia capacidad de equilibrio del sistema de informacién pro- puesto, El punto en el que los costos totales del sistema actual y el sistema propuesto se intersecan representa el punto de equilibrio, el punto donde es rentable para el negocio la adquisicién del nuevo sistema de informacién, Los costos totales incluyen los costos que se repiten durante el funcionamiento del sis tema mis los costos de desarrollo que slo ocurren una ver [los costes anteriores a la ins- talacién de un nuevo sistema), es decir, os costos tangibles que se explicaron en la seccién anterior. La figura 10.12 es un ejemplo de andlisis del punto de equilibrio en un almacén pequefio que mantiene el inventario usando un sistema manual. Conforme aumenta el vo- lumen, los costos del sistema manual suben a una proporcidn creciente. Un nuevo sistema de cémputo costaria una suma considerable por adelantado, pero los costos increméntales para un volumen alto serian bastante pequefios. El grifico muestra que el precio del sistema de cémputo seria efectivo si el negocio vende aproximadamente 600 unidades por semana, FREPNUGONDELAPROMESTADESSTENNS SUSOATET Ta SamaeA RE‘Analisis del punto de equillrio para el sistema de inventario propuesto ‘Analisis del-punto de equillbrio ‘que muestra un periodo de reéuperacién de tres aflos y medio, ) 50,004 2a, 1000 Equipe de Annie 70,000 60,000 50,000 Punto de aul 40,000 Cosy Sisterna eh propuesto 30,000 20,000 10,000 ° pes mo 400 600 80D LN 2m) Unidades vendidas ee Costo del sistema amma Cost dl sistoma propuesto actual El anilisis del punto de equilibrio es itil cuando un negocio esta creciendo y el volu- ‘men es una variable importante en los costos. Una desventaja del analisis del punto de equi- librio es que se da por hecho que los beneficios se mantendran iguales, sin tener en cuenta qué sistema esti funcionando. De nuestro estudio de beneficios tangibles e intangibles, sa- Demos que ése no es exactamente el caso, El andlisis del punto de equilibrio también puede determinar cuanto tiempo tomard re- ccuperar los costos de desarrollo del sistema. La figura 10.13 ilustra un sistema con un perio- do de recuperacién de tres afios y medio. ANALISIS DE FLUJO DE EFECTIVO El anilisis de flujo de efectivo examina la direccién, tamaio y modelo del flujo de efectivo que se asocia con el sistema de informacién propuesto. Si esta proponiendo el reemplazo de un sistema de informacién viejo por uno nuevo y si este iltimo no generar ningiin ingreso em Berefclos scumutos al sistema propuesio tems C0808 scumiados et stoma prepues Costos Beneficios cos0 acumulados Beneficios acumulados Ao (5) ©. © ®. 0, 80,000. + #80,000: Ovens 2 8 4. 51,000" 31;000. = 12/000° 12,000 2. 2.000 £2 °38}000'. 42.060. - 24,000 3°<" B00." 38,000"! ° 8,000." “"32,000 4” “31000 38,000." | *'81000°"- 40,000 5°. 4.000" "42,000: ~, 10,000 ~ 50,000 6 165.000 43000 46,000: *'* "15,000 Ee rrocssonennissSG "A yotes las personas que han estado aqui durante algiin tiempo se Sorprenden de cudrito hemos crecido realmente. Si, admito que ho es ficil llevar'un control de lo que le correspoti- de a cada persona o incluso de las compras dehardware y software que ha hecho ada de- partamento. No obstante, estamos trabajando en’ello. A Snowden le, gustaria ver un mayor aprovechamiento de lis’ computadora’qite se ‘adquicren. El desea asegurarse de qué:sabe- mos lo que tenemos, dénde esti, por qué lo tenemos, quién lo usa y si esti impulsando; la productividad de MRE, 0, como éf delicadamente lo plantea, ‘ver si es simplemente un ju- jguete caro'sin el cual podemos arreglimoslas" PREGUNTAS DE HYPERCASE 1. Realice un inventario él equipo, de cémputo de la Unidad de Sistemas'‘de- Gapicita- cidn y Administracién, que describa todos los sistemas que haya usted encontrado. SM- donde » es el niimero de periodos. Después el factor se multiplica por la cantidad de dine- 1, la produccién del valor presente es como se muestra en la figura 10.16, En este ejem- plo, el costo de dinero —la tasa de descuento— se supone es .12 (12 por ciento) para el horizonte entero de la planeacién. Los multiplicadores se calculan para cada periodo: » = n=2,.. ., n= 6. Los valores presentes de costos y beneficios después se calculan usando estos multiplicadores. Cuando se da este paso, los beneficios totales (medidos en délares ac- tuales) son $179,484, y por ello menores que los costos (también medidos en délares actua- les). La conclusién a obtener es que el sistema propuesto no vale la pena si se considera el valor presente. tio 1 2 3 4 5 8 Total Coitos "$40,000 ° "0, 000°" 44,100° = 46:30”, 48,600 * 51,000. 272,000 Beneficios $25,000 31,,200 39,000 48,700 60,800 76,000 280,700 338 i EL PROGESO DE ANILISSBeneficios 48,700 60,800: 76,000. Multipicador 80 n a Valor presente de los beneficios . 22,250. \24,960 27,960 31,168. 34,656 38,760. i794e4 SCIGURAL Ne: ea Aunque este ejemplo, el cual usa factores de valor presente, es itil para explicar el con- cepto, todas las hojas de célculo electrénicas tienen integrada una funcidn del valor presen- te, El analista puede calcular directamente el valor presente usando esta caracteristica uenta al valor" descuoris, ji | ive obéentibhdé eae: T'68 LINEAMIENTOS PARA EL ANALISIS: 5 ol cbidls'ds oe mullpidaaores nob tabla ¢ El uso de los métodos discutidos en las subdivisiones precedentes depende de los métodos cempleados y aceptados en la organizacién misma. Sin embargo, para los lineamientos gene- rales se puede decir con seguridad lo siguiente: . |. Use el anilisis del punto de equilibrio si es necesario justificar el proyecto en lo que se refiere al costo, no los beneficios, o si los beneficios no aumentan considerablemente con el sistema propuesto. 2. Use el anilisis del tiempo de recuperacién de Ia inversién cuando los beneficios tangi- bles obtenidos por el nuevo sistema representen un argumento convincente para pro- mover el sistema propuesto. 3. Use el anilisis de flujo de efectivo cuando el proyecto es relativamente caro, compara- do con el tamafio de la compafiia o cuando el negocio se afectaria significativamente por un gasto tan grande [aun cuando sea temporal] 4, Use el analisis de valor presente cuando el periodo de recuperacién de la inversion es largo 0 cuando el costo de pedir prestado dinero es alto. Cualquier método que se escoja, es importante recordar que el anilisis de costo-beneficio se debe aproximar sistematicamente, de forma que se pueda explicar y justficar ante la di- reccién, que es quien eventualmente decidira si autoriza los recursos para el proyecto de sistemas. En la siguiente seccién analizamos la importancia de comparar muchas alternati- vas de sistemas. COMO EXAMINAR LAS ALTERNATIVAS DE SISTEMAS Con el uso del andlisis del punto de equilibrio, anilisis del tiempo de recuperacién de la i . anilisis de flujo de efectivo y el andlisis de valor presente, es posible comparar las alternativas para el sistema de informacién. Como se mostré anteriormente, es importante usar analisis multiples para cubrir adecuadamente las limitaciones de cada enfoque. Aunque considerard varias alternativas, Ia propuesta en si recomendara s6lo una. De tal manera, que habra hecho un anilisis comparativo sobre qué sistema hace el mejor sentido econdmi- cco antes de que se escriba la propuesta. Dichos analisis se pueden incluir para proporcionar apoyo para el sistema que esté recomendando. ‘No piense que sélo hay una solucién "correcta" del sistema para ayudar a un negocio a resolver sus problemas alcanzar su meta. Diferentes negocios requieren atributos de dife- rentes sistemas, y los analistas de sistemas difieren sobre la mejor forma de manejar una va- riedad de problemas del negocio. El punto importante es que necesita comparar y contrastar las opiniones en una forma tan justa como sea posible con el propésito de offecer una opcién viable a los tomadores de decisiones de la organizacién. Entre mas condensada esté la identificacién inicial y acepta- PeAOnCEARCUSTADESSTEnS AONE ELSE Ramee