ARQUIVO E TIPOS DE ARQUIVOS

ARQUIVOS E TIPOS DE
ARQUIVOS
Ideia geral de arquivo

ARQUIVOS DESDE A ANTIGUIDADE

No h uma conceituao do arquivo que se definitiva.
Rousseau e Couture (1994, p. 284) tem definido arquivo como sendo um
conjunto de informaes, e no como um conjunto de documentos.
Mas entende-se que a informao arquivista no prescinde de
seu suporte . Dentre outras justificativas para isso, tem-se que a
autencidade da informao arquivista a depende de um conjunto de
referencias dentre as quais estaria o suporte que contem a informao.
Ento fica definido arquivo como sendo :
Um conjunto de documentos produzidos e recebidos no
decurso das aes necessrias para o cumprimento da misso
predefinida de uma determinada entidade coletiva , pessoa ou famlia


O QUE ARQUIVO?
A GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

Na perspectiva da arquivologia, gesto de documentos um
conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na criao,
tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos (dicionrio de
terminologia arquivstica, 1996).

Arquivologia estudo do arquivo - trata da gesto do documento que
vo ser utilizado para o pleno funcionamento das atividades nas
organizaes

As organizaes funcionam porque tem documentos ,
portanto, esses documentos devero estarem organizados , ordenados ,
ou seja, quanto melhor o seu arquivamento maior o acesso para que as
decises possam ser tomada da melhor forma possvel.

DOCUMENTO


DOCUMENTO= INFORMAO + SUPORTE

Documento - toda informao registrada em um suporte material

Informao - Conjunto de dados sobre determinado assunto


Suporte - Meio no qual a informao registrada





VALOR DOCUMENTAL
Valor primrio: valor pelo qual o documento foi criado
Estar presente em todo documento quando de sua criao
Refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da
instituio.
Valor temprio todo documento perder seu valor administrativo. Isso
acontece quando o documento j no estar no interesse para a gesto da
administrao




Valor secundrio: histrico, probatrio ou informativo
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Cada arquivo apresentado com caractersticas bem variadas.
Classificasse em quatro grupos :

A natureza da entidade que os criou;
Os estgios de sua evoluo ;
A extenso de sua ateno ;
A natureza dos seus documentos ;
A natureza da entidade que os criou

Pblico - arquivo de instituio governamental de mbito federal, estadual, municipal.
Exemplo: arquivo de secretaria estadual de sade da prefeitura de um municpio.

Institucional - est relacionado a instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas,
sociedade e associaes.
Exemplo: ONGS

Comercial arquivos de firmas, corporaes e companhias
Exemplos: arquivos de uma loja de engenharia ou de um banco.

Familiar ou pessoal - arquivos organizados por grupos de famlia ou por pessoas
individualmente.
Exemplos: arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de casamento, declarao
de imposto de renda, documentos relativos e transaes de compra e venda de imveis, recibos de
pagamentos efetuados a terceiros, fotos, cartas.

De acordo com os estgios de evoluo

Arquivo de primeira idade ou corrente - guarda a documentao mais ativa,
frequentemente consultada. Pode ser mantida em local de fcil acesso para facilitar a
consulta.
Exemplo: almoxarifado de uma empresa de exportao.

Arquivo de segunda idade ou intermedirio - inclui documentos que vieram do arquivo
corrente que deixaram de serem usados com frequncia, no entanto, ainda podem ser
consultado pelos rgos que o produzem e os receberam.

Arquivos de terceira idade ou permanente - documentos que perderam os documentos
que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser frequente. Eles so
conservados somente por causa do seu valor histrico, informativo para poder
comprovar algo para fins de pesquisa em geral.

Exemplo arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo no incio do
sculo .

De acordo com a extenso da ateno

Arquivo Setorial estabelecido junto aos rgos operacionais cumprindo as funes
de um arquivo corrente
exemplo: um arquivo da contabilidade da empresa comercial.

Arquivo Central ou Geral destina-se a receber os documentos correntes provenientes
dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio
Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdade e universidade




Natureza de seus documentos

Arquivo especial guarda documentos de varias formas fsicas como discos , fitas,
disquetes, fotografias, slides, filmes.

Arquivos especializado tem sobe sua guarda os documentos de um determinado assunto,
de um campo especfico, como o hospitalar, o da medicina engenharia, imprensa e outros.

Classificao de documentos - que so documentos variados que esto sobre sua guarda
com: cadastro de funcionrios, de escolas, clientes e de vendedores.