Anda di halaman 1dari 19

Tugas Besar Matakuliah Manajemen Proyek

Analisis Proyek Es Krim Olahan Wanted Menggunakan Metode


Project Communication Management


Oleh :
Rian Hidayatullah 114100039
Rangga Aditia 114100043
Andi Ikhlasul Amat 114100052
Muhammad Afif 114100062
Alfredo Rianto 114101071
Fadhlullah Niazi Y 114101065

Program Studi Sarjana Sistem Komputer
Departemen Elektro dan Komunikasi
Sekolah Teknik Telkom
Universitas Telkom
2013
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
WANTED merupakan sebuah perusahaan baru yang bergerak dalam bidang
produksi makanan dan minuman beserta pemasarannya. Produk yang kami tawarkan
berupa es krim yang kami olah sedemikian rupa sehingga menjadi sajian makanan
penutup / desert yang segar, sehat dan begizi karena kami menggunakan bahan
makanan yang higenis dan buah buahan yang segar.
Es krim olahan WANTED merupakan proyek bisnis yang menjadi salah satu
syarat kelulusan matakuliah Inovasi dan Kewirausahaan di IT Telkom. Proyek bisnis ini
berlangsung selama dua hari dengan menjual berbagai macam desert atau makanan
penutup dan minuman yang dijual secara pre order maupun on the spot.
Sistem Komunikasi pada proyek Wanted ini terbentuk dengan adanya diskusi
Antara anggota di tiap divisi dan Antara divisi divisi yang ada di proyek ini. Selain itu,
penempatan setiap individu dalam divisi dilakukan sesuai dengan pengalaman dan
kehendak masing-masing. Dengan kondisi tersebut, maka terdapat beberapa kendala
yang terjadi selama proyek berlangsung yang mengakibatkan penurunan performansi
kinerja setiap individu dan dalam kelangsungan proyek selama 2 hari di GSG IT
Telkom.
Proyek ini dianalisis dan dievaluasi berdasarkan pada metode Project
Communication Management. Karena dalam proyek ini terdapat beberapa kendala
mengenai miss communication Antara anggota di tiap divisi ataupun Antara divisi yang
bersangkutan. Harapan kedepannya supaya hasil evaluasi dan analisis ini dapat menjadi
pembelajaran bagi proyek agar tidak terulangi lagi kesalahan seperti ini lagi.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun perumusan masalah dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana proses komunikasi Antara stakeholder yang baik didalam sebuah
proyek?
2. Bagaimana cara distribusi informasi yang tepat agar setiap stakeholder di dalam
proyek mendapatkan informasi secara jelas ?
3. Bagaimana proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi terkait
belangsungnya proses menuju ke hari H proyek ataupun saat di hari H proyek ?
4. Bagaimana proses komunikasi Antara kepala divisi di tiap tim dari Wanted ?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai berikut :
1. Menganalisis proses komunikasi Antara stakeholder di dalam proyek Wanted.
2. Menganalisis cara distribusi informasi yang terjadi di proyek Wanted.
3. Menganalisis proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi di dalam proyek
Wanted.
4. Menganalisis proses komunikasi Antara kepala divisi di tiap tim di proyek Wanted.

1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai berikut :
1. Proyek yang kami analisis adalah Wanted.
2. Kami mengalisis proyek berdasarkan Project Communication Management.
3. Proses yang kami analisis berawal dari proses komunikasi didalam proyek ini.





BAB II
METODOLOGI PENELITIAN

2.1 Deskripsi Perusahaan
Pada Senin, 05 Maret 2012, sekelompok orang yang berisi 23 anggota dari
kelas Inov TT-32-GB membentuk sebuah perusahaan dengan nama WANTED.
Perusahaan ini dipimpin oleh 1 orang Ketua dan terdiri dari 1 orang sekretaris, 2 orang
bendahara, 5 orang bagian logistic, 6 orang bagian marketing, dan 7 orang bagian
produksi. Nama WANTED terinspirasi dari anime Jepang yang berjudul One Piece di
mana pada anime itu ada poster bertuliskan 'wanted' dan gambar wajah seseorang yang
dicari-cari. Dari poster ini,kami mendapat ilham untuk memberi nama perusahaan kami
dengan nama WANTED agar produk yang kami hasilkan ini menjadi produk yang
dicari setiap orang.
2.2 Identify Stakeholder
2.2.1 Input
2.2.1.1 Project Charter
Didalam proyek Wanted yang mengelola eskrim menjadi makanan penutup
yang segar dan bergizi, terdapat beberapa organisasi ataupun orang lain diluar anggota
tim proyek yang terlibat dan terpengaruh didalam proyek ini, diantaranya : anggota tim
proyek yang beranggotakan 23 orang, kedai iga bakar mang Opan sebagai pemasok
eskrim ember 5L, pelanggan yang berupa mahasiswa/I Telkom University dan
pelanggan yang datang langsung pada saat hari H Business Fair, panitia Business Fair,
dan pasar kordon serta carefour sebagai tempat kami membeli bahan baku produk kami.


2.2.1.2 Procurement Documents
Proyek ini didasarkan pada kontrak, karena pada dasarnya proyek ini
merupakan tugas syarat kelulusan sebuah matakuliah, dan proyek ini berlangsung
selama 2 hari. Pihak yang terkait didalam kontrak adalah para anggota tim proyek yang
beranggotakan 23 orang dan mereka merupakan pemangku kepentingan utama dari
proyek. Adapun pihak luar yang termasuk pemangku kepentingan utama dalam proyek
adalah sebagai berikut :
Pihak Luar Bentuk Kepentingan Hal yang dibutuhkan dari
mereka
Panitia Business Fair Utama Stand dan dapur disaat hari
H
Kedai Iga bakar Mang
Opan
Utama Eskrim
Pasar Kordon Utama Bahan Produksi
Carefour Utama Bahan Produksi
Pelanggan Utama Membeli Produk Wanted

2.2.1.3 Enterprise Environmental Factors

Produk yang kami produksi merupakan eskrim yang diolah menggunakan
buah buahan segar dan pancake, dan diproduksi saat pelanggan memesan pada saat itu
juga.
2.2.2 Tools and Techniques
2.2.2.1 Stakeholder Analysis
Para pemangku kepentingan yang berkaitan dengan proyek ini adalah :
anggota tim proyek, kedai iga bakar mang Opan, mahasiswa/I Telkom University,
masyarakat sekitar, panitia Business Fair, pasar kordon, dan carefour.
Kedai Iga Bakar Mang opan Anggota Tim Proyek,
High Pasar kordon Panitia Business Fair
Carefour

Power
Masyarakat Sekitar Mahasiswa/i
Low

Low High
Interest






Kedai Iga Bakar Mang opan Anggota Tim Proyek
High Pasar kordon Panitia Business Fair
Carefour

Impact
Masyarakat Sekitar
Low Mahasiswa/i


Low Influence High






1
2
5
4
7
6
3
Power
Urgensi








Keterangan :
1.
2.
3.
4.
5. Anggota Tim Proyek, Panitia Business Fair
6. Kedai Iga Bakar Mang opan, Pasar kordon, Carefour
7. Masyarakat Sekitar, Mahasiswa/i
8.
Anggota Tim Proyek dan panitia business fair merupakan bagian paling penting /
stakeholder utama dalam proyek ini. Anggota tim proyek yang menjalankan proyek ini
sebagaimana yang telah direncanakan di awal, sedangkan panitia business fair yang
menyediakan tempat dan izin bagi perusahaan Wanted untuk melaksanakan proyeknya di
Business Fair.
Sedangkan kenapa Kedai Iga Bakar Mang opan, Pasar kordon, dan Carefour
memiliki dampak yang cukup besar terhadap proyek jika mereka tidak menyediakan
bahan produksi ? itu dikarenakan kesulitan kami dalam mencari bahan produksi, dan yang
menyediakan serta dekat dengan tempat pelaksanaan proyek hanya di sana saja.
2.2.3 Output
2.2.3.1 Stakeholder Register
Daftar Pengurus Perusahaan (Bagian Internal)
Ketua : Bimo Aji P (114101075)
Sekertaris : Leni Widia Nasution (114100040)
Bendahara : 1. Nanda Septiana (114100042) 2. Imam Hidayat A (114101072)
Logistik : 1. Fadhlullah N. Yuda (114101065) 2. Krismanto (114101073) 3. Fadli
Andriawan (114101066) 4. Novian Rifai (114101074) 5. Andra Bramanta (114101064)
Marketing : 1. Perdana Erick O (114100048) 2. Gusti Yudistira Riski (114101069)
3. Haris Ryan Damara (114100049) 4. Aditya Reza P (114100047) 5. I Gede Sudarsana
(114100050) 6. Muhammad Rifan (114101070)
Produksi : 1. Febrian Erliana (114101067) 2. Alfredo Rianto (114101071) 3. Rangga
Aditia (114100043) 4. Mochamad Jordy (114100045) 5. Andi Ikhlasul Amal (114100052)
5. Rayani Budi Andhini (114100055) 6. Mulki Syahputra (114100059) 7. Whida Adi
Nugroho (114100061)
Bagian Eksternal :
kedai iga bakar mang Opan sebagai pemasok eskrim ember 5L, pelanggan yang
berupa mahasiswa/I Telkom University dan pelanggan yang datang langsung pada saat hari
H Business Fair, panitia Business Fair, dan pasar kordon serta carefour sebagai tempat
kami membeli bahan baku produk kami.
2.2.3.2 Stakeholder Management Strategy
1. Stakeholder kunci yang harus dilakukan pendekatan sehingga disaat hari H pelaksanaan
proyek tidak terjadi hal hal yang dapat membuat proyek ini berantakan, diantaranya :
Anggota tim proyek, Kedai iga bakar mang opan, dan panitia Business Fair.
2. Banyaknya pembeli yang ditargetkan yaitu lebih dari 200 orang dalam sehari
Stakeholder Interest
in
Project
Assesment of Impact Potential Strategies for
Gaining Support or Reducing
Obstacles
Anggota Tim
Proyek
HIGH Memiliki rancangan bisnis
dari proyek agar proyek
berjalan lancer
Tetap semangat dalam
menjalankan amanah
Mang Opan LOW Memiliki bagian dalam
pengadaan eskrim sebagai
bahan dasar produk
Memastikan eskrim yang
dipesan jumlahnya sesuai
untuk hari H
Mahasiswa/i HIGH Sebagai pembeli di Business
Fair
Berikan publikasi yang
menarik dan servis yang
bagus
Panitia
Business Fair
HIGH Memiliki wewenang dalam
pengadaan tempat dan izin
dalam pelaksanaan Business
Fair
Ikutin semua aturan dari
panitia
Pasar Kordon LOW Memiliki bagian dalam
pengadaan bahan produksi
untuk produk
Pesan bahan baku sesuai
detail dari divisi konsumsi
untuk hari H
Carefour LOW Memiliki bagian dalam
pengadaan bahan produksi
untuk produk
Pesan bahan baku sesuai
detail dari divisi konsumsi
untuk hari H
Masyarakat
Sekitar
LOW Memiliki hak untuk
mengetahui detail umum
pelaksanaan acara
Berikan publikasi terkait
garis besar dari acara
Business Fair








2.3 Plan Communication
2.3.1 Input
2.3.1.1 Registrasi Stakeholder
Stakeholder Peranan dalam
Proyek
Harapan Utama Pengaruh potensial dalam
Proyek
Anggota
Tim Proyek
Merancang
Business Plan
tentang proyek
Dapat membuat
produk eskrim yang
sangat diminati di
Business Fair
Jika ada anggota dari tim
proyek ini yang tidak bagus
kinerjanya, maka akan
mempengaruhi proyek di
hari H
Mang Opan Menyediakan
Eskrim
Dapat menyediakan
eskrim yang segar
dan bergizi
Jika tidak menyediakan
eskrim sesuai dengan jumlah
yang dipesan, maka produksi
akan terhambat
Mahasiswa/i Pembeli/Pelanggan Pelanggan dapat
puas dengan produk
Jika pelanggan tidak puas
dengan produk Wanted,
eskrim dari Wanted maka akan menurunkan
jumlah pembeli
Panitia
Business
Fair
Memberikan stand
dan perizinan
Panitia dapat
menyediakan tempat
yang layak untuk
business fair
Jika panitia tidak dapat
membuat acara yang
menarik, maka Business Fair
hanya akan seperti pasar
tradisional
Pasar
Kordon
Menyediakan
bahan pokok
produk
dapat menyediakan
bahan pokok yang
higenis
Jika bahan pokok tidak
higenis, maka akan
mempengaruhi kesehatan
dari pembeli
Carefour Menyediakan
bahan pokok
produk
dapat menyediakan
bahan pokok yang
higenis
Jika bahan pokok tidak
higenis, maka akan
mempengaruhi kesehatan
dari pembeli
Masyarakat
Sekitar
Tidak ada Masyarakat dapat
menerima kehadiran
dari Business Fair
Tidak ada

2.3.2 Tools and Techniques
2.3.2.1 Communication Requirement Analysis
1. Struktur Organisasi

2. Jumlah dari anggota tim proyek berjumlah 23 orang dan Business Fair sendiri
berlangsung di GSG IT Telkom.
2.3.2.2 Communication Technology
1. Komunikasi yang terbentuk di internal (anggota tim proyek) berupa entended meeting.
2. Komunikasi yang terbentuk di eksternal (diluar dari tim proyek) berupa brief
communication dan singel written documents to material.
2.3.2.3 Communication Models
Bentuk komunikasi di dalam internal maupun eksternal yang digunakan adalah
dengan pertemuan yang telah diagendakan sebelumnya, via sms, dan via jejaring social
facebook.
2.3.2.4 Communication Methods
Metode informasi yang digunakan saat pelaksanaan proyek Wanted adalah
Interaktive Communication untuk semua stakeholder yang terkait.

2.3.3 Output
2.3.3.1 Perencanaan Manajemen Komunikasi
1. Stakeholder yang di-reqruirement untuk selalu berkomunikasi adalah Anggota tim
proyek, Panitia Business Fair, mang opan, pasar kordon, dan carefour.
2. Informasi Antara anggota tim proyek berupa rancangan business plan kedepannya hingga
hari H, Bahasa yang digunakan berupa Bahasa sehari hari. Informasi ke panitia business
fair berupa pelelalangan stand dan pembahasan aturan dalam business fair, dengan Bahasa
sehari hari. Informasi ke Mang opan, pasar kordon dan carefour berupa nge-follow tentang
bahan baku produksi produk yang dibutuhkan untuk hari H nanti, dengan Bahasa sedikit
formal.
3. Kenapa harus ada distribusi informasi ke stakeholder utama ? karena agar tidak
terjadinya miss komunikasi yang mengakibatkan pelaksanaan proyek menjadi berantakan
sehingga mengganggu kinerja dari proyek ini.
4. Orang orang yang bertanggung jawab dalam distribusi informasi ini adalah semua
anggota dari tim Proyek Wanted.
5. Metode dari teknologi distribusi informasi yang digunakan adalah dengan percakapan
singkat yang dapat menggambarkan secara keseluruhan informasi.
2.3.3.2 Project Document Updates
Beberapa contoh dokumen yang dapat dilampirkan :


























2.4 Distribute Information
Pendistribusian informasi dapat berbentuk rapat proyek, pertemuan individu,
ataupun dengan media cetak dan alat elektronik seperti hardcopy dokumen serta video
conferences dan audio conferences untuk komunikasi jarak jauh.
Distribusi informasi untuk tiap stakeholder tentu saja berbeda. Untuk stakeholder
yang memiliki peranan penting di proyek, seperti anggota tim proyek, panitia Business
Fair, dan mang opan perlu adanya pendistribusian informasi secara berkala, baik jarak
dekat dengan pertemuan ataupun jarak jauh dengan bantuan media elektronik dan internet.
Informasi yang didistribusikan diantaranya : project reports, project records, dan
juga masalah masalah yang ada saat menjalankan proyek tersebut. Informasi ini berguna
sebagai feedback untuk para stakeholder yang memiliki hak untuk mengetahui informasi
tersebut.

2.5 Manage Stakeholder Expectation
Proyek ini memiliki stakeholder yang sangat berpengaruh pada proyek ini,
diantaranya anggota tim proyek, panitia Business Fair, dan mang opan. Tentu saja para
stakeholder ini harus kita lebih rangkul lagi agar terbangunnya kepercayaan diantara para
stakeholder ini dengan pengelola proyek ini.
Caranya yaitu dengan berkomunikasi dengan mereka secara berkala terkait proses
dari proyek tersebut dan memberikan mereka tempat untuk dapat membantu menyelesaikan
konflik di dalam proyek, dengan begitu para stakeholder ini merasa mereka dibutuhkan dan
dapat dipercaya di dalam proyek ini. Hal ini dapat membangun komunikasi yang baik antar
para stakeholder dengan pengelola proyek.

2.6 Performance Report
Bagian ini merupakan bagian terpenting dalam sebuah proyek agar setiap
stakeholder dapat berhubungan dengan baik.
Dalam pelaporan kinerja, hal hal yang perlu dilaporkan adalah status, progress
pekerjaan, dan perkiraan hal hal yang akan terjadi kedepannya jika factor X ada.
Pelaporan kinerja dapat di laporkan dalam rapat proyek yang didalamnya terdapat
para stakeholder yang berpengaruh terhadap proyek ini. Pelaporan kinerja diantaranya
rencana proyek kedepannya disaat hari H diadakan, performansi kerja para anggota tim
Wanted saat memproses proyek ini, biaya yang diperkirakan dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek ini, masalah dan kendala saat memproses proyek ini, dan juga
bentuk dan rangkain acara yang telah dirancang untuk hari H nanti.






















BAB III
ANALISIS HASIL DAN KESIMPULAN

A. Analisis Hasil
Mengacu pada Business Plan, peran setiap individe dalam kegiatan dan laporan
kinerja dari perusahaan WANTED, kami mengalisis bahwa :
1. Komunikasi Antara stakeholder sudah cukup baik, sehingga proyek
terlaksana dengan baik disaat Business Fair berlangsung.
2. Penempatan kepala divisi sudah sangat baik, karena distribusi informasi di
internal terlaksana dengan baik dan tidak adanya miss komunikasi.
3. Ketua bekerja dengan sangat baik, karena perencanaan proyek ini
berlangsung dengan sangat baik.
4. Sekretaris bekerja dengan sangat baik, karena sekretaris dapat menyusun
Business Plan dengan sangat rapi, serta arsip arsip masih tersimpan dengan
sangat baik sehingga dapat digunakan jika dibutuhkan.
5. Bendahara bekerja dengan sangat baik karena dalam menagih dana dari tiap
divisi sangat konsisten, sehingga dana yang dibutuhkan oleh perusahaan
WANTED sudah sangat terpenuhi
6. Logistik bekerja dengan sangat baik karena dalam menyediakan bahan baku
dan alat alat produksi sangat telaten dan tepat waktu sehingga proses
produksi dapat berjalan dengan baik.
7. Marketing bekerja dengan sangat baik karena dalam mempublikasikan
produk sangatlah menarik, sehingga targer pelanggan dapat tercapai dan
keuntungan dapat diraih secara maksimal.
8. Produksi bekerja dengan sangat baik karena dalam memproduksi produk
eskrim sangatlah baik dan sangat enak, sehingga pelanggan yang ditargetkan
dapat tercapai.

B. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari analisis proyek Wanted ini adalah sebagai
berikut :
1. Komunikasi yang baik Antara anggota tim proyek dan Antara
stakeholder diluar tim inti sangat dibutuhkan dalam semua proyek,
karena dengan komunikasi yang baik akan tercipta keharmonisan
hubungan Antara stakeholder sehingga proyek dapat berjalan dengan
semestinya.
2. Penempatan kepala divisi yang komunikatif terhadap anggota
anggotanya sangatlah bijak, sehingga semua informasi yang dibutuhkan
di dalam internal tim proyek tersampaikan dengan baik.
3. Semua divisi bekerja dengan sangat baik dan semestinya.
4. Stakeholder ekternal telah memberikan kontribusi yang sangat baik,
sehingga semua yang dibutuhkan oleh tim proyek dapat tersedia dengan
baik.