BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam rangka penataan dan efektifitas administrasi penyelenggaraan
Pemerintah Daerah khususnya pada Badan Pelayanan Perizinan Satu Pintu dan
Penanaman Modal (BPTSP dan PM) Kabupaten Pringsewu sangat perlu sekali
adanya tata kelola naskah dinassurat menyurat!
Surat merupakan alat komunikasi tertulis" atau sarana untuk
menyampaikan pernyataan maupun informasi se#ara tertulis dari pihak satu
kepada pihak lainnya (Mar$o" %&&' ( )*)! +ntuk itu agar surat mudah dimengerti
dan dipahami" dalam penulisan naskah dinas (surat) perlu dilakukan
penyederhanaan dalam hal penulisanpengetikan" penggunaan ruang atau lembar
naskah (layout) serta dalam penggunaan Bahasa ,ndonesia yang baik dan benar
serta lugas!
Mengingat pentingnya naskah dinas (surat) tersebut" maka perlu adanya
tata kelola surat menyurat baik dalam hal penulisan" penomoran" pengabsahan
pendistribusian dan penyimpanannya! Sehubungan dengan hal tersebut" Badan
Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu dan Penanaman Modal (BPTSP dan PM)
Kabupaten Pringsewu perlu melakukan e-aluasi dalam hal tata kelola naskah
dinas (surat) antara lain sebagai berikut(
1. Pengelolaan surat masuk hendaknya di agendakan dan diklasifikasi sesuai
sifat surat untuk didistribusikan ke unit pengelola dan ditindak lan$uti
sesuai arahan pimpinan dan kemudian di arsipkan pada unit tata usaha! .al
ini belum dilakukan sepenuhnya se#ara tertib" dengan persentase
pelaksanaan baru men#apai / 0&1!
2. Pengelolaan surat keluar hendaknya di paraf se#ara ber$en$ang dan
terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya" dan untuk di agendakan
oleh masing2masing unit tata usaha! Surat yang sudah ditandatangani oleh
pe$abat yang berwenang diberi nomor" tanggal" dan distempel oleh unit tata
usaha serta di#atat dibuku surat keluar" kemudian surat tersebut segera
dikirim dan diarsipkan! .al ini belum dilakukan sepenuhnya se#ara tertib
dan belum tersusun se#ara sistematis dikarenakan belum adanya ruangan
khusus untuk penyimpanan dokumen dan arsip!
Dengan adanya tata kelola admisnistrasi surat menyurat pada Badan
Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu dan Penanaman Modal (BPTSP dan PM)
Kabupaten Pringsewu melalui pelatihan" maka diharapkan adanya peningkatan
kualitas dalam hal tertib administrasi yaitu" peningkatan ketertiban dalam hal
surat masuk dan surat keluar agar dapat dilakukan se#ara sistematis baik dalam
proses penulisan" penomoran" pengabsahan pendistribusian maupun
penyimpananpengarsipannya!
IDENTIFIKASI MASALAH
1
Dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi sekretariat pada
Badan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu dan Penanaman Modal (BPTSP
dan PM) Kabupaten Pringsewu" ditemui beberapa permasalahan antara lain(
)! Belum optimalnya kiner$a pegawai!
%! Pengelolaan laporan keuangan belum efektif!
3! Tata kelola administrasi surat2menyurat yang belum tertib!
Bertitik tolak dari uraian permasalahan tersebut diatas" maka penulis akan
menggunakan tehnik analisis mana$emen #hoise untuk memilih prioritas masalah
yaitu (
+ 4 +rgenition" yang menitikberatkan urgensi dilihat dari mendesaknya
waktu!
S 4 Seriousness" yang menitikberatKan pada akibat dan pengaruhnya pada
yang lain atau substansi lain!
5 4 5routh" yang menitik beratkan pada dampak masa depan dan
kemungkinan perkembangannya!
6 4 6elationlitation" yang menitikberatkan pada rasional ketersediaan
sumber daya dan kemungkinan!
Dalam hal perumusan masalah tersebut diatas" dapat dilakukan sebagai
brikut (
No. MASALAH U S G TOTAL Ranking
) Belum optimalnya kiner$a pegawai! * 7 * )7 ,,
% Pengelolaan laporan keuangan belum
efektif!
7 7 7 )% ,,,
3 Tata kelola administrasi surat2
menyurat belum tertib!
* * * )* ,
RUMUSAN MASALAH
Bertitik tolak dari hasil teknik analisis mana$emen #hoise tersebut diatas
maka rumusan masalah pada fokus proyek perubahan tersebut adalah
Bagaimana Tata Kelola Suat Men!uat "i Ba"an Pela!anan Pei#inanan
Satu Pintu "an Penanaman Mo"al Ka$u%aten Ping&e'u untuk mewu$udkan
tertib administrasi dalam hal surat menyurat dan tersusunnya dokumen surat2
surat se#ara sistematis!
B. AREA PRO(EK PERUBAHAN
2
3