Anda di halaman 1dari 6

PROSES BISNIS PERSONEL DAN PENGGAJIAN, PENDANAAN, DAN INVESTASI

Personel dan penggajian


Siklus personalia meliputi semua kejadian dan kegiatan yang berkaitan dengan kompensasi
eksekutif dan tenaga kerja. Kompensasi tersebut meliputi gaji, upah per jam dan insentif lembur,
komisi, bonus, dan berbagai bentuk tunjangan karyawan.
Untuk memperoleh kecukupan pemisahan wewenang dan tanggung jawab, fungsi personalia
dapat dipisahkan dengan penyiapan gaji dan keduanya dipisahkan dengan fungsi pengeluaran kas
dari departemen operasi. Pelaksanaan pemeriksaan independen diperlukan untuk mengontrol
aktivitas-aktivitas yang terkait dengan siklus personalia ini seperti misalnya pemeriksaan
terhadap penggunaan mesin clock card, apakah sudah diawasi dengan baik.
Dokumen dan catatan
a. Otorisasi personil, yaitu memo yang dikeluarkan departemen personalia untuk
merekrut karyawan baru atau mengubah jabatan karyawan lama.
b. Clock card atau time card, yaitu dokumen yang mengindikasikan waktu seorang
karyawan mulai dan berhenti bekerja, dan jumlah jam karyawan tersebut bekerja.
c. Time ticket, yaitu formulir atau kartu yang digunakan oleh tenaga kerja untuk
mencatat waktu yang dipakai atas pekerjaan tertentu. Formulir ini sangat berguna
dalam penghitungan harga pokok produksi suatu produk.
d. Register gaji atau upah, yaitu laporan yang menunjukkan nama kayawan, penerimaan
bruto, berbagai pengurangan gaji, dan pembayaran bersih untuk setiap periode
pembayaran.
e. Cek gaji atau upah, yaitu cek yang ditulis dan diberikan kepada tenaga kerja atas jasa
yang diberikan.
f. Ringkasan distribusi biaya gaji dan upah tenaga kerja, yaitu laporan yang
menunjukkan klasifikasi pembayaran gaji dan upah untuk setiap periode pembayaran.
g. Rekening di bank yang khusus dipakai untuk membayar gaji dan upah, yaitu rekening
yang digunakan khusus untuk membayar gaji dan upah.
h. Catatan personalia, meliputi data tentang tanggal pengangkatan seorang karyawan,
investigasi personalia, tarif gaji, pengurangan gaji yang terotorisasi, penilaian kinerja,
dan penghentian atau pemutusan hubungan kerja.
i. Dokumen atau otorisasi pengurangan gaji, yaitu dokumen yang digunakan untuk
mengotorisasi berbagai pengurangan atau pemotongan gaji seperti pajak penghasilan
karyawan, dana-dana tertentu misalnya iuran koperasi karyawan, asuransi, dan
sebagainya.
j. Formulir otorisasi penentuan tarif gaji dan upah, yaitu formulir yang digunakan untuk
mengotorisasi tarif gaji dan upah karyawan.
k. Jurnal gaji dan upah, yaitu jurnal yang digunakan untuk pencatatan gaji dan upah.

Fungsi yang terkait
Fungsi penerimaan karyawan baru
Fungsi ini bertugas untuk menentukan layak tidaknya seseorang diterima sebagai karyawan baru
perusahaan. Fungsi ini harus mengecek kelayakan tersebut sesuai dengan aturan yang ditetapkan
manajemen. Fungsi ini dipegang oleh departemen personalia. Pengendalian yang diterapkan pada
fungsi ini adalah:
Pemisahan tugas, terutama antara pengotorisasi cek gaji dan upah dengan fungsi
pencatatan.
Memberi seleksi ketat dan perhatian yang memadai atas kompetensi dan kejujuran
tenaga kerja baru.
Pembatasan akses ke time card, serta catatan gaji dan upah.
Pengendalian atas penerimaan karyawan baru dapat mengurangi risiko pembayaran gaji dan
upah kepada karyawan fiktif.
Fungsi pengotorisasian pengubahan gaji dan upah
Fungsi ini dipegang oleh departemen personalia. Supervisor karyawan atau atasan karyawan
tersebut dapat mengusulkan kerubahan tarif gaji dan upah atau kenaikan jabatan. Fungsi ini
bertugas untuk menentukan layak tidaknya usul tersebut diterima. Pengendalian yang diterapkan
dalam fungsi ini adalah:
Pemisahan tugas dengan fungsi lain terutama fungsi pengotorisasian cek gaji dan
upah dan fungsi pencatatan.
Pembatasan akses ke time card, file komputer yang berkaitan dengan gaji dan upah,
serta catatan gaji dan upah.
Pengendalian atas pengubahan gaji dan upah dapat meningkatkan keyakinan atas ketepatan
penentuan jumlah rupiah gaji dan upah.
Fungsi pelaksanaan absensi dan data waktu kerja
Pada perusahaan besar, fungsi ini dipegang oleh departemen timekeeping(pencatat waktu).
Personel keamanan dapat mengawasi absensi dan pemasukan kartu kerja oleh karyawan ke
mesin pencatat waktu. Pengendalian yang diterapkan dalam fungsi ini adalah:
Pemisahan tugas pengisi data jumlah gaji yang harus dibayar dengan tanggung jawab
pencatat dan penandatanganan serta pendistribusian cek.
Penggunaan cek yang bernomor urut dan pencatatan cek atau penjurnalan gaji dan
upah atas dasar tme based.
Penggunaan time clock atau sejenisnya untuk mencegah pembayaran atas jasa fiktif.
Rekonsiliasi jumlah jam dalam gaji dan upah dengan catatan produksi independen.
Fungsi pelaksana gaji dan upah
Fungsi ini dipegang oleh departemen gaji dan upah serta EDP. Departemen ini mengolah data
jam kerja karyawan untuk menentukan gaji dan upah setiap karyawan sesuai tarif yang
ditentukan.
Fungsi pencatatan gaji dan upah
Fungsi ini dipegang oleh bagian akunting. Pengendalian yang dilakukan fungsi ini berupa
pencatatan biaya gaji dan upah berdasar salinan cek gaji dan upah yang didukung dengan
voucher gaji dan upah.
Fungsi pembayaran gaji dan upah
Fungsi ini biasanya dipegang oleh bendahara kantor. Penandatanganan dan distribusi cek harus
dikelola dengan baik untuk mencegah pencurian dan manipulasi. Pengendalian fungsi yang dapat
diterapkan adalah:
Pemisahan fungsi dan tanggung jawab fungsi ini dengan fungsi lain.
Penggunaan imprest payroll account untuk mencegah pembayaran gaji dan upah
tanpa otorisasi.
Fungsi penyiapan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan
Sesuai dengan perundang-undangan pajak penghasilan, perusahaan harus memotong gaji dan
upah karyawannya.
5. Pendanaan
Siklus pendanaan berkaitan dengan transaksi mengenai penghimpunan dana dari pihak ketiga
baik sebagai setoran modal melalui penjualan saham maupun sebagai utang jangka panjang
misalnya dengan pengeluaran obligasi perusahaan.
Dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan yang dipakai meliputi:
a. Sertifikat saham
b. Sertifikat obligasi
c. Bond indenture
d. Brokers advice
e. Buku jurnal
f. Buku pembantu modal saham
g. Buku pembantu obligasi
h. Sertifikat penghentian obligasi, yaitu dokumen yang menyatakan bahwa suatu
sertifikat obligasi telah dilenyapkan karena telah dilunasi.
i. Surat perjanjian utang jangka panjang.
Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait meliputi:
Pengeluaran obligasi atau saham
Wewenang dan tanggung jawab pengeluaran obligasi dan saham harus ada pada dewan
komisaris atau manajer puncak. Otorisasi direksi diperlukan dalam setiap pengeluaran obligasi
atau saham. Pada umumnya, tanda tangan manajer puncak atau direksi diperlukan untuk
persetujuan kontrak utang jangka panjang. Penerimaan kas yang diperoleh dari penjualan
obligasi atau saham harus secepatnya disetorkan.
Pembayaran bunga obligasi dan dividen kas
Pembayaran bunga angsuran utang secara periodik harus dikendalikan sebagai bagian dari siklus
pendanaan. Otorisasi direksi atau manajemen harus ada dalam setiap pembayaran bunga atau
dividen. Pembayaran bunga obligasi dan dividen harus diberikan kepada pihak yang berhak yaitu
pemegang atau pemilik saham dan obligasi. Untuk setiap pembayaran bunga atau dividen,
perusahaan harus meminta bukti bahwa pembayaran telah diterima.
Penarikan kembali obligasi dan saham
Penarikan kembali obligasi dapat dilakukan pada saat jatuh tempo ataupun pada saat belum jatuh
tempo. Sedangkan saham hanya dapat ditarik kembali apabila perusahaan pembeli membeli
kembali sahamnya yang telah beredar. Setiap transaksi harus dilakukan sesuai dengan otorisasi
direksi.
Pencatatan berbagai transaksi pendanaan
Staf akuntansi internal perusahaan harus dicatat pada jumlah atau harga penjualan. Transaksi
pendanaan harus tepat dicatat pada jumlah, kasifikasi, dan periode akuntansi.
Penjagaan ketepatan saldo dalam buku besar pemegang obligasi, dan pemegang saham
Saldo yang tercatat dalam buku besar pemegang obligasi dan pemegang saham harus sesuai
dengan saldo dalam buku besar. Oleh karena itu, saldo dalam buku pembantu harus
dibandingkan secara periodik dengan saldo dalam buku besar. Pelaksanaan verifikasi kesesuaian
saldo ini harus dilakukan oleh karyawan yang independen terhadap fungsi pencatatan transaksi
pendanaan.

6. I nvestasi
Siklus investasi suatu entitas berisi kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan kepemilikan surat
berharga yang dikeluarkan perusahaan lain. Surat berharga tersebut dapat berupa sertifikat
deposito, saham biasa, saham preferen, obligasi pemerintah, maupun obligasi perusahaan.
Dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan yang dipakai meliputi:
a. Sertifikat saham, yaitu dokumen yang mempresentasikan kepemilikan pemegang
sertifikat tersebut atas sejumlah lembar saham perusahaan yang mengeluarkan saham
tersebut.
b. Sertifikat obligasi, yaitu dokumen yang menyatakan jumlah obligasi yang dimiliki oleh
pemegang obligasi.
c. Bond indenture, yaitu dokumen kontrak yang menyatakan jangka waktu atau tanggal
berapa jatuh temponya obligasi.
d. Brokers advice, yaitu dokumen yang dikeluarkan oleh broker yang menyatakan harga
pertukaran transaksi investasi.
e. Buku jurnal, setiap transaksi maupun kejadian yang mempengaruhi saldo investasi dan
pendapatan atau rugi investasi harus dicatat dalam buku jurnal.
f. Buku pembantu investasi, dokumen ini perlu diselenggarakan terutama bagi perusahaan
yang melakukan portofolio investasi.
Fungsi
Fungsi yang terkait meliputi:
Pembelian surat berharga
Pembelian surat berharga pada umumnya dilakukan dalam jumlah nilai rupiah yang besar. Oleh
karena itu, pengendalian keputusan dan pelaksanaan pembelian surat berharga harus memadai.
Pembelian harus sesuai dengan otorisasi manajemen.
Penerimaan pendapatan periodik
Pendapatan periodik investasi dapat dapat berupa dividen maupun bunga. Kas yang diterima atas
pendapatan periodik tersebut harus disetorkan sesegera mungkin setelah kas diterima.


Penjualan surat berharga
Penjualan surat berharga pada umumnya dilakukan dalam jumlah nilai rupiah yang besar. Oleh
karena itu, pengendalian keputusan dan pelaksanaan penjualan surat berharga harus memadai.
Pembelian harus sesuai dengan otorisasi manajemen. Disamping itu, kas yang diterima atas
penjualan surat berharga tersebut harus disetorkan sesegera mungkin setelah kas diterima.
Pencatatan transaksi
Seorang karyawan yang independen terhadap fungsi pemegang surat berharga harus menjaga
catatan rinci atas transaksi surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan. Catatan rinci tersebut
dimaksudkan untuk mengendalikan surat berharga yang semestinya ada di pemegang surat
berharga.
Pengamanan atau penyimpanan surat berharga
Surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan dapat dipegang atau disimpan oleh manajemen
perusahaan klien atau dikelola oleh pihak ketiga seperti stock brokerage firm. Apabila disimpan
di dalam perusahaan, minimal dua orang karyawan harus bertanggungjawab atas keberadaan
surat berharga tersebut untuk mencegah penjualan tanpa otorisasi.
Penjagaan ketepatan buku pembantu investasi
Saldo investasi tercatat harus dibandingkan dengan surat berharga yang disimpan di dalam
perusahaan maupun dikelola pihak ketiga. Pelaksanaan pembandingan tersebut harus dilakukan
dalam interval waktu yang memadai.