Pertimbangan Aktivitas Pengendalian-Transaksi Penjualan Kredit

Aktivitas pengendalian sistem penjualan kredit diperlukan untuk menghindari kemungkinan

adanya salah saji dalam transaksi-transaksi yang terkait dengan pendapatan. Umumnya, aktivitas
pengendalian yang relevan denngan audit atas siklus pendapatan digolongkan menjadi beberapa
kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan :
1. Review kinerja. Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja sesungguhnya
dari transaksi penjualan kredit dibandingkan dengan anggaran, perkiraan atau periode
sebelumnya.
2. Pengolahan inormasi. !uan pengelompokkan untuk aktivitas pengendalian jenis ini
adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum ini terkait
dengan pengendalian atas operasional penjualan kredit, pengembangan dan pemeliharaan
sistem aplikasi. "edangkan pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi
secara individual. Pengendalian ini membantu menetapkan bah#a transaksi penjualan
adalah sah, diotorisasi semestinya dan diolah dengan lengkap dan akurat.
$. Pengendalian isik. Aktivitas pengendalian ini mencakup keamanan isik aktiva yang
dijual, termasuk penjagaan yang memadai seperti asilitas yang terlindungi dari akses
yang tidak dikehendaki.
%. Pemisahan tugas. Pembebanan tanggung ja#ab ke orang yang berbeda untuk
memberikan otorisasi transaksi penjualan kredit, pencatatan transaksi penjualan kredit,
menyelenggarakan penyimpanan aktiva yang dijual dimaksudkan untuk mengurangi
kemungkinan atau kesempatan orang untuk berbuat curang.
!ari penjelasan di atas, aktivitas pengendalian yang dapat mencegah terjadinya salah saji
dalam siklus pendapatan antara lain :
1. Pemisahan ungsi-ungsi yang terlibat dalam sistem penjualan kredit seperti ungsi
penjualan dengan ungsi pengiriman.
2. Penggunaan dokumen yang telah diotorisasi oleh pejabat yang ber#enang.
$. Pengeluaran barang yang hanya didasarkan pada dokumen yang terkait seperti surat order
pengiriman.
%. "etiap pencatatan yang harus dilandasi oleh dokumen sumber &aktur penjualan' dan
dokumen pendukung yang lengkap.
!alam uraian di ba#ah ini, pembahasan mengenai aktivitas pengendalian dimulai dengan
identiikasi berbagai dokumen dan catatan yang digunakan dalam pengolahan transaksi ini.
!ilajutkan pembahasan mengenai ungsi-ungsi yang terlibat dalam sistem penjualan kredit. !i
bagian akhir dalam pembahasan mengenai aktivitas pengendalian dalam siklus penjualan kredit
ini akan dijelaskan mengenai prosedur penjualan kredit dan ditutup dengan bagan alir dari sistem
ini.
Dokumen dan Catatan :
a. (rder pelanggan, yaitu suatu permintaan barang dagang yang dilakukan oleh konsumen
atau pelanggan. Permintaan tersebut dapat dilakukan melalui telepon, surat &mail order',
alat elektronik atau akses computer pelanggan ke computer perusahaan, melalui salesman
atau cara lainnya.
b. (rder penjualan yaitu ormulir yang digunakan sebagai dasar pemrosesan intern atas
order pelanggan. !okumen ini mencatat deskripsi, kuantitas, dan inormasi lain mengenai
barang yang dipesan pelanggan.
c. !okumen pengiriman yaitu dokumen yang disiapkan pada saat pengiriman yang
mengindikasikan deskripsi barang dagang, kuantitas yang dikirimkan, tanggal
pengiriman, dan data lain yang relevan.
d. )aktur penjualan atau sales invoice, yaitu dokumen yang mengindikasikan data-data
penting mengenai suatu penjualan. !ata-data tersebut meliputi deskripsi dan kuantitas
barang yang dijual, tanggal penjualan, harga jual termasuk biaya pengangkutan dan
asuransi, dan data yang relevan lainnya.
e. *urnal penjualan. *urnal digunakan untuk mencatat tranasaksi penjualan secara lengkap.
+iasanya penjualan dilakukan tidak untuk setiap transaksi penjualan. Penjurnalan
penjualan sering dilakukan dengan metode batch yaitu aktur penjualan yang terjadi pada
suatau hari dikumpulkan dan dijumlahkan, kemudian dilakukan penjurnalan sekaligus.
. +uku pembantu piutang dagang yang berisi inormasi mengenai pelanggan dengan siapa
transaksi dilakukan &nama pelanggan', berapa saldo piutang dagang penerimaan kas dan
retur penjualan pelanggan tersebut, dan pembatasan jumlah piutang dagang atau limit
kredit. !alam sistem P!, atau pengolahan data elektronis, buku pembantu piutang
dagang ini berupa master file piutang dagang.
g. File transaksi penjualan &pada sistem ,!P' yaitu file computer untuk transaksi yang telah
terlengkapi. Perusahaan menggunakan file ini untuk mencetak aktur penjualan dan jurnal
penjualan, dan memperbaharui master file piutang dagang, persediaan dan jurnal umum.
h. !atar harga barang dagangan, yaitu datar yang berisi harga yang diijinkan atau
terotorisasi untuk setiap barang dagang yang siap dijual.
i. -aporan bulanan yaitu domumen atau laporan yang dikirim kepada pelanggan mengenai
saldo a#al piutang dagang atas setiap pelanggan, transaksi-transaksi yang dilakukan pada
bulan tersebut lengkap dengan tanggal dan julamg setiap transaksi, pembayaran kas yang
diterima dan memo kredit yang dikeluarkan, serta saldo akhir dagang pelanggan tersebut.
Fungsi Penjualan Kredit
Pemahaman ungsi-ungsi yang terlibat dalam siklus penjualan kredit, sangat bergunauntuk
memahami bagaimana audit siklus ini dilaksanakan. )ungsi yang telribat dalam pengolahan
transaksi penjualan kredit ini meliputi :
)ungsi Penerima (rder Pelanggan
)ungsi penerima order bertugas untuk menerima order pelanggan. Permintaan barang
dagang oleh pelanggan melalui order pelanggan merupakan titik a#al siklus ini. )ungsi
ini harus mengecek layak tidaknya order tersebut diterima sesuai dengan aturan yang
ditetapkan oleh manajemen.
)ungsi Persetujuan .redit
)unsgi persetujuan kredit dipegang oleh departemen kredit dilakukan sesuai kebijakan
kredit dari manajemen. "idamping itu, limit kredit yang diberikan atas setap pelanggan
harus diperhatikan. "alah satu kesulitan yang ada adalah menentukan kelayakan
pemberian kredit kepada pelanggan baru.
)ungsi Pemenuhan (rder Penjualan
)unsgi pemenuhan order penjualan dipegang oleh bagian gudang. +erdasarkan tembusan
order penjualan dari bagian penjualan atau departemen order penjualan, bagiann gudang
mengeluarkan barang dagang yang sesuaai dengan kuantitas dan keterangan lain yang
tercantum pada order penjualan.
)ungsi Pengiriman +arang !agang
)ungsi penagihan pada pelanggan bertanggung ja#ab untuk membuat dan mengirimkan
aktur penjualan bernomor urut kepada pelanggan. Penagihan ini harus dilaksankan
dengan eekti, eisien, dan tepat #aktu. Aspek penting dalam penagihan adalah
memastikan bah#a :
- Pelanggan ditagih atas seluruh pengiriman,
- /idak ada pengiriman yang sidah ditagih dan dilunasi, tetapi ditagih lagi,
- .etepatan jumlah rupiah yang ditagih.
)ungsi Penagijan Pada Pelanggan
Pengendalian yang diterapkan dalam ungsi ini, antara lain :
- Pencatatan jurnal penjualan berdasrr aktur penjualan yang telah dibandingkan
dengan dokumen pengiriman dan order penjualan.
- Penjurnalan dilaksakana berdasar aktur penjualan yang bernomor urut.
- Penggunaan kode aktur yang berguna untuk mengklasiikasikan rekening.
- Pengecekan kesesuaian total jumlah rupiah aktur yang diolah, dengan jumlah yang
dicatat.
- Pemisahan tugas pencatatan dengan ungsi-ungsi lain.
- Penggunaan bagian perhitungan dalam memberikan kode atau klasiikasi aktur dan
persetujuan yang independen dari supervisor.
- Pembatasan akses atas asilitas pencatatan penjualan untuk mencegah penjurnalan
yang tanpa otorisasi.
- Pengecekan independen secara periodic atas keseuaian jumlah yang tercantum dalam
buku besar pembantu piutang dagang, dengan jumlah yang dinyatakan dalam buku
besar.
- Pengiriman laporang pelanggan bulanan.