Anda di halaman 1dari 5

FUNGSI PENGISIAN JABATAN (STAFFING)

A. PENGERTIAN
Fungsi pengisian jabatan atau biasa disebut staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan
efektif yang akan mengisi jabatan jabatan kosong di organisasi perusahaan. Pengisian jabatan ini
bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada setiap
jabatannya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Pengisian jabatan dilakukan dengan cara penarikan, seleksi dan penempatan kaeryawan yang baik,
agar bias bekerja efektif dalam menjalakannya. Seperti yang disebutkan dalam Asas pengisian jabatan
the right man in the right place and the right man in the right job (penempatan orang-orang yang
tepat pada tempat yang tepat dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat).
Asas ini perlu diterapkan untuk menghindari terjadinya mismanagement dalam kepegawaian dan
hendaknya berpedoman pada apa dan siapa.
Dimana apa adalah uraian tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan pada jabatan tersebut
(job description). Sedangkan siapa adalah syarat-syarat orang-orang yang dapat melakukan
pekerjaan pada jabatannya (job specification)
Apabila dilakukan dengan cara tersebut maka akan timbullah mismanagement dalam kepegawaian.
Ada 5 langkah dalam pengadaan fungsi pengisian jabatan ialah:
1. PENGADAAN (procurement)
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan
karyawan, baik kualitas maupun kuantitas yang dibutuhkan perusahaan. Untuk mendapatkannya harus
dilakukan dengan cara analisis jabatan, uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Barulah bisa
ditentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang dibutuhkan.
Analisis jabatan yaitu menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dalakukan pada suatu
jabatan, mengapa dilakukan dan bagaimana menjalankannya. Dan hasilnya adalah uraian dan
spesifikasinya. Dimana di uaraiannya itu terdapat tugas-tugas dan tanggung jawab atau hak dan
kewajiban seorang pejabat terhadap jabatannya. Sedangkan spesifikasinya adalah syarat-syarat untuk
dapat memangku suatu jabatan tertentu agar seorang pejabat bisa bekerja secara efektif. Misalnya
pendidikannya sampai mana, jenis kelaminya, usianya berapa dan lain-lain.
Manfaat analisis ini akan memberikan informasi tentang aktivitas pekaerjaan, standar pekarjaan,
konteks pekarjaan, syarat-syarat karyawan, perilaku dan alat-alat yang dpergunakan. Dengan adanya
analisis ini bias diketahui:
Tugas dan tanggung jawab seorang pejabat.
Syarat-syarat tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan pekarjaan yang kosong.
Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
Dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.
Sumber-sumber tenaga karja dan cara-cara penarikannya.
2. PENARIKAN (Recruiting)
Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan
pekerjaan yang masih kosong diperusahaan. Mencari yaitu menetapkan sumber-sumber tenaga karja
yang akan ditarik. Mempengaruhi adalah menetapkan cara-cara penarikannya, seperti melalui iklan
pada media massa atau melalui para karyawan yang telah ada.
Adapun sumber-sumber penarikannya terbagi dua:
Sumber Internal
Adalah ditarik dari karyawan yang telah ada dalam perusahaan. Penarikan ini dilakukan dengan cara
mutasi atau transfer baik sifatnya vertical (promosi-demosi) maupun horizontal.
Dasar-dasar promosi
Promosi diartikan peningkatan status (jabatan) seornag karyawan percobaan atau calon pegawai
menjadi karyawan tetap. Dengan adanya promosi ini maka hak, kewajiban dan pendapatannya pun
akan semakin besar.
Dasar-dasarnya dikenal dengan Senioritas, Ability dan Kombinasi senioritas dan ability.
Sumber Eksternal
Adalah untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong ditarik dari orang-orang diluar perusahaan,
yaitu:
Lembaga-lembaga pendidikan
Kantor penempatan tenaga kerja
Pasar tenaga karja
Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.
Penarikan tenaga kerja Eksternal ini biasa dilakukan melalui iklan pada media massa, seperti surat
kabar, radio dan televisi ( bahkan bisa melalui internet atau website). Cara pemasangannya iklan di
media massa harus menonjolkan hal-hal yang paling menarik bagi calon-calon pelamar.
3. SELEKSI
Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau yang ditolak untuk
menjadi karyawan perusahaan. Dasar seleksi adalah spesifikasi pekerjaan dari perusahaan
bersangkutan.
Metode seleksi dikenal atas: metode non ilmiah dan metode ilmiah. Metode non ilmiah yaitu seleksi
yang dilaksanakan tidak didasarkan pada kriteria/standar atau spesifikasi kebutuhan pekerjaan tetapi
hanya didasarkan perkiraan dan pengalaman saja.
Seleksi ini pun tidak berpedoman pada uraian dan spsifikasi pekarjaannya dari jabatan yang akan diisi
karena seleksi ini kurang dapat dipertanggung jawabkan serta kualitas dan kuantitas karyawan yang
diterima tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan bahkan sering menimbulkan mismanagement
kepegawaian.
Sedangkan Metode Ilmiah adalah seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan
nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada kriteria spesifikasi dan standar-standar
tertentu. Dengan ini bisa diharapkan akan diperoleh karyawan yang qualified dan penempatannya
yang tepat, sehingga pembinaannya dan pengembangannya relatif lebih mudah.
Kulifikasi-kualifikasi seleksi ilmiah ini yaitu umur, keahlian, kesehatan, pendidikan, jenis kelamin,
tampang, bakat, temperamen, karakter, pengalaman kerja, kerja sama, kejujuran, kedisiplinan dan
inisiatif. System seleksi ini dikenal dengan Successive-Hurdles dan Compensatory-Approach.
Adapun Prosedur penyeleksian:
Seleksi surat-surat lamaran
Pemeriksaan referensi
Wawancara pendahuluan
Seleksi ilmu pengetahuan
Tes psikologi
Tes kesehatan
Wawancara akhir dengan atasan langsung
Memutuskan diterima atau tidak
Disamping itu tingkat-tingkat penyeleksian terbagi 3 tingkat:
Seleksi tingkat pertama
Seleksi tingkat kedua
Seleksi tingkat ketiga
Penyeleksi
Adalah orang-orang yang melaksanakan penyeleksian baik dilakuakn secara individu maupun
kolektif. Penyeleksi harus jujur, objektif dan bebas dari pengaruh halo efek dan nepotisme.
Keputusan harus berdasarkan nilai nyata yang dicapai peserta seleksi.
Penyeleksi dapat dilakukan oleh:
Bagian Urusan Sumber Daya Manusia (USDM = Bagian Personalia)
Pihak ketiga yang professional
Kombinasi USDM dan pihak ketiga
4. PENEMPATAN
Penempatan (placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi
pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-klasifikasi pekerjanya
(penulis). Penempatan ini sangat penting karena aktivitas-aktivitas perusahaan baru dapat dilakukan
jika semua jabatan ada pejabatnya.
Dalam penempatan karyawan baru ini harus dilakukan orientasi dan induksi. Orientasi artinya
memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya,
peraturan-peraturan perusahaan, sejarah dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya
kepada para karyawan lama.
Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah ditempatkan
agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma social yang berlaku. Dengan induksi ini
diharapkan karyawan baru dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan pekerjaan, sehingga ia dapat
mengerjakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Kegiatan untuk menginduksi ini dilakukan
oleh atasan langsung dan para karyawan senior dalam unit kerjanya.
Pelatihan
Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral kerja karyawan operasional sesuai
dengan kebutuhan tugas-tugasnya (Drs.H.Malayu S.P.Hasibuan). Pelatihan (training) karyawan perlu
dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerjanya. Pelatihan ini memerlukan biaya,
tetapi biayabiaya ini menjadi investasi jangka panjang di bidang sumber daya manusia bagi
perusahaan bersangkutan.
Training is the short term education process utilizing a systematic and organized procedure by which
nonmanagerial personnel learn technical knowledge and skills for a definite purpose( Andrew
F.Sikula) artinya:
Pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan prosedur yang sistematis
dan terorganisasi yang dalam kesempatan itu karyawan operasional belajar pengetahuan teknik
pekerjaan dan keahlian untuk tujuan tertentu.
Metode-metode pelatihan menurut Andrew F.Sikula:
On the job training
Vestibule school
Demonstration and example
Apparenticeship training
Simulation training
Classroom methods
5. PEMBERHENTIAN
Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan suatu
perusahaan. Pemberhentian (PHK) ini disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan karyawan,
kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal dunia.
Pemberhentian ini diatur berdasarkan Undang-undang No.12 Tahun 1964, P4 D, P4 P, keputusan
pengadilan atau Pasal 1603 ayat (1) KUHP. Pemberhentian ini berhubungan erat dengan status
karyawan bersangkutan. Status karyawan dikenal atas karyawan tetap, karyawan kontrak, karyawan
harian lepas, karyawan honorer, dan karyawan percobaan. Pemberhentian atas keinginan perusahaan
terhadap karyawan tetap dan karyawan kontrak harus sesuai dengan Undang-undang No.12 Tahun
1964, P4 D, P4 P, keputusan pengadilan dan pasal 1603 ayat (1) KUHP, khususnya besar pesangon
yang harus diberikan perusahaan bersangkutan. Karyawan tetap dan karyawan kontrak dapat
diberhentikan perusahaan tanpa memberikan pesangon, jika pemberhentian itu didasarkan karena
memukul atasan atau asusila di perusahaan. Jika karyawan berhenti atas keinginan sendiri, pesangon
tidak diberikan kecuali atas kebijaksanaan perusahaan saja. Bagi karyawan harian lepas, honorer dan
percobaan jika diberhentikan tidak mendapat pesangon.
Setiap karyawan yang berhenti selalu membawa biaya-biaya seperti biaya penarikkan, seleksi, dan
pelatihan yang merugikan perusahaan. Jika turn-over karyawan suatu perusahaan sering terjadi, ini
menunjukkan bahwa manajemen perusahaan itu kurang baik.
Labour turn-over (perputaran karyawan) adalah perbandingan antara masuk dan berhentinya
karyawan suatu perusahaan.
Rumus perhitungan turn-over (T.O.) adalah sebagai berikut:
Contoh:
Karyawan per 1-1-1994=120 orang, sedang 31-12-1994=130 orang. Selama tahun 1994,masuk 20
orang berhenti 10 orang.
T.O.=(( 20-10 ))/(1/2 ( 120+130 )) X 100% = 8 %
Jadi, kestabilan karyawan harus mendapat perhatian serius dari pimpinan suatu perusahaan.
http://ahmedjamilirangkuti.wordpress.com/2013/06/21/manajemen-fungsi-staffing/

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada
suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan
usaha agar setiap tenaga petugas memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.
Organizing dan staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat hubungannya.
Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan
yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan
penerapan orang orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada di dalam
organisasi tersebut.