Anda di halaman 1dari 123

BENGKEL/SEMINAR

PERANCANGAN
STRATEGIK PPD

SELAMAT DATANG
1
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 2
PENGURUSAN STRATEGIK
.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 3
Outcomes atau hasil akhir sesi latihan ini:
Semua peserta akan dapat memahami tentang:
Konsep Pengurusan strategik di sektor
pendidikan awam.

Proses-proses utama pengurusan strategik
(Model Sektor Awam.) dan
perhubungannya (sebab-akibat)

Tangkap Pemikiran Anda
Semasa sesi
latihan
berlansung,
tuliskan
perubahan cara
anda berfikir dan
akan buat
perubahan bila
balik ke tempat
kerja nanti
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 5
Hello Sir,
Im from JPNS to ..
Saya terlalu sibuk................
6
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
If you succumb to the busyness syndrome, this is how
you approach the future.
7
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
A Challenge: Beyond Busy
8
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 9
9
Whats An Organizations Strategic
Planning Like?
snake
wall
spear
tree
hak milik mbustamanIAB.KPM
Apakah itu Strategi?
Menghadapi
suasana
persekitaran yang
dinamik dan
berubah dalam
menyempurnakan
misi sektor awam
Perang & Musuh
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 10
11
Misi
&
Visi
STRATEGI
SITUASI HARI
INI
Cara bagaimana untuk mencapat matlamat/objektif (ms 5)
The gap between reactive and proactive futures is
bridged by making time for strategic thinking..
12
hakmilik@MBAM.IAB.KPM


We can't solve
problems by using
the same kind of
thinking we used
when we created
them.
13 hakmilik@MBAM.IAB.KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 14
menentukan misi dan matlamat organisasi dalam konteks
persekitaran organisasi
merangka strategi-strategi yang sesuai
melaksanakan strategi-strategi tersebut
Mengenakan kawalan strategik untuk mempastikan
strategi organisasi dilakanakan dengan jayanya bagi
mencapai misi dan matlamat yang ditetapkan.
(Sumber: Wright, P. , Pringle, C. and Kroll, M. Strategic
Management: Text and Cases, 1992, pp. 3-4)
PENGURUSAN STRATEGIK
ialah satu proses berterusan untuk.
Rajah Pusingan PS
5
4
3
2
1
Bina
Strategi
& Pelan
Tindakan
Pelaksanaan
Pelan strategik
Halatuju
Analisis
Persekitaran
Fokus
Strategik

ORGANISASI
CEMERLANG
Pusingan berterusan
PENGURUSAN STRATEGIK
Strategic
management is the
process of
formulation the
strategic plan and
implementation of
the plan. It involves
strategic analysis,
strategic choice and
strategic
implementation

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 16
Pengurusan
Strategik
The Leader as Strategic Planner

Strategic planning is not a
replacement for your leadership,
but an instrument of your
leadership!
Michael Moore and Michael Diamond
Academic Leadership: Turning Vision into Reality
PETA & KOMPAS BILA DILAUT ATAU DIHUTAN- mbam
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 18
Model Pengurusan Strategik Untuk
Institusi Pendidikan Awam
1. Pra-Perancangan
7. Kawalan Prestasi &
Penambahbaikan berterusan
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)
5. Strategi, Taktikal (Belanjawan & Operasi)

6. Implementasi Strategi


3. Analisa Persekitaran Organisasi: Dalaman & Luaran

4. Isu Strategik, Matlamat, Objektif, KPI & Sasaran
Pusingan
Semula
Sumber Asal Model: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit
Organization & Baldrige Award Winning Quality: 2007 Award Criteria
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 19
mempunyai satu kerangka proses kerja yang
tersusun dan sistematik untuk menterjemahkan
mandat, misi, visi kepada aktiviti-aktiviti kerja harian.
Dapat menunjukkan perhubungan (sebab & akibat)
yang jelas setiap proses utama dalam pembinaan
strategi iaitu bermula dari mandat, misi, visi, analisis
persekitaran, isu strategik,matlamat, objektif, KPI,
sasaran, strategi dan akhirnya pelan tindakan yang
akan dioperasikan dalam kerja seharian.
KENAPA ORGANISASI PERLU MELAKUKAN
PERANCANGAN STRATEGIK ?(WHY). Supaya
organisasi
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 20
Meningkatkan keupayaan pemimpin
untuk mengukur, mengawal strategi
secara berkesan bagi mencapai
kehendak organisasi.
Meningkatkan rasa tanggungjawab,
kecekapan & keberkesanan dalam
pengurusan kerja setiap ahli organisasi
melalui ketelusan matlamat & KPI.
Sasaran KPI Objektif Matlamat Misi/Visi
Misi

Visi
M1
O1
o2
M2
O3
mbam/IAB/KPM/09 21
perhubungan (sebab & akibat)
22
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
Proses Perancangan Strategik:
langkah demi langkah
Proses :
Persediaan Perancangan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 23
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 24
Proses 1: Persediaan Perancangan
Taklimat/Latihan
J/K Kerja
Jadual Kerja
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 25
Proses 1: Persediaan Perancangan
Mengadakan satu sesi taklimat dan latihan kepada
semua staf terhadap tujuan dan faedah pembinaan
perancangan strategik bagi meningkatkan tahap
kesediaan minda dan komitmen semua staf untuk
berubah secara strategik.
Menubuh jawatankuasa kerja untuk membina
perancangan strategik dan senarai tugas setiap ahli
jawatankuasanya.
Bina work plan bagi proses perancangan


hakmilik@MBAM.IAB.KPM 26
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN
1.
Penubuhan Jawatankuasa Induk
14 Jan 2010 Guru Besar
2.
Taklimat dan latihan Perancangan strategik bagi
memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja
15 Jan 2010 Guru Besar
3.
Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa
Pelaksana
16 Jan 2010 JK Induk
4.








5.
Profil Organisasi
1 Latar belakang sekolah
2. Struktur pentadbiran sekolah dan maklumat staf
3. Enrolmen Murid
4. Maklumat prestasi akademik, koakademik dan
kokurikulum
5. Disiplin Murid
6. Kemudahan Fizikal atau pasarana
7. Maklumat ringkas demografi penduduk
(persekitaran luar sekolah)

Menetapkan jadual kerja pelaksana

17 Jan 2010


hingga

20 Jan 2010


21 Jan 2010


JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana
CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGIK
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 27
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN
6.
Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju
Sekolah
1. Menyemak dan memahami mandat
kerajaan
2. Menyemak pernyataan misi
3. Menyemak pernyataan visi
4 Menyemak pernyataan piagam pelanggan
5 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo,
warna koperat sekolah (tambahan)

22 Jan 2010




GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana
7.
Proses Ketiga :Analisis Persekitaran
Sekolah
1 Analisis kekuatan dan kelemahan dalaman
2. Analisis peluang dan cabaran luaran
3. Analisis prestasi perancangan strategik yang
lepas, budaya kerja sekolah, prestasi
program-program utama sekolah dan ICT.


24 Jan
2010



GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 28
BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN
8.
Proses Keempat : Pembinaan Strategi
1 Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik (8
bidang utama pendidikan)
2 Membentuk matlamat strategik, objektif
3 Menetapkan KPI dan Sasaran jangka pendek
& panjang ( 8 bidang)
4 Pembinaan strategi utama (TOWS Matrik)
pada setiap objektif yang dibina


26 Jan 2010





GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
9.



Proses Kelima: Pelaksanaan Strategi
1. Pembinaan pelan taktikal tahun 2007 (6W) pada
setiap strategi yang dipilih.

2. Pembinaan pelan operasi tahun 2007


2 Feb 2010


JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 29
Proses Kedua
Menjelaskan Halatuju Organisasi:
Mandat Kerajaan
Misi
Visi
(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan,
Logo, Warna Korperat)
1. HALATUJU STRATEGIK
MANDAT
VISI MISI
NILAI
Piagam
Pelanggan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 31
Apakah itu Mandat?
Kamus Dewan- DBP (2005):
1. Amanah yang diberikan oleh orang
ramai.
2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak
yang lebih tinggi.
3. Surat kuasa, surat perintah
4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir
mbam/iab-moe/2006 32
Surat-Surat KSN: PKPA
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 33
Mandates are written and unwritten rules that govern
and guide an institution and its stakeholders. Its maybe
directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and
charters (Sevier, 2000)
Mandat berkait dengan akauntabiliti-
Kewajipan untuk memberi jawapan dan
menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP)
Mandat menjadi asas kepada pembinaan
pernyataan misi
Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum
sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh
dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 34
Mandat (sambungan)
Semua dasar kerajaan akan menentukan nature, skop
dan arah tujuan perancangan institusi awam terutama
strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop
kawalan membuat keputusan dan tindakan.
Menjadikan perancangan ada validity dan reliability.
Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan keperluan
pihak stakeholder dan pelanggan yang menjadi fokus
kepada pengukuran kecemerlangan prestasi
organisasi.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 35
Contoh MANDAT
1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan
- Akta Pendidikan 1996(Pindaan 2002)
- Akta acara kewangan 1957
- Arahan perbendaharaan
- Pelan Induk Pembangunan Pendidikan
- Pekeliling dan surat pekeliling
perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan
Akautan Negara; dan
- semua undang-undang Kerajaan Malaysia.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 36
Contoh Petikan Mandat
Arahan Perbendaharan Per.16:
Adalah menjadi kewajipan pegawai
memahirkan diri.
Kurang pengetahuan mengenai Arahan-
arahan Perbendaharaan tidak akan diterima
sebagai suatu alasan
Ignorance of the law is no excuse
Falsafah Pendidikan

Pendidikan di Malaysia adalah suatu
usaha berterusan ke arah
memperkembangkan lagi potensi
individu secara menyeluruh dan
bersepadu untuk mewujudkan insan
yang seimbang dan harmonis dari segi
intelek, rohani, emosi dan jasmani
berdasarkan kepercayaan dan
kepatuhan kepadaTuhan.
1. HALATUJU STRATEGIK
MANDAT
VISI MISI
NILAI
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 39
Apakah itu misi?
Kamus Dewan (2005):
Tugas khusus yang
dipertanggungjawabkan kepada atau
yang akan dilakukan oleh seseorang
atau sesuatu kumpulan.
40

Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat menjelaskan
perkara-perkara berikut:

1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda?
(What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan
tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang
dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda.

2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?
(Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) Ianya
menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda?

3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?
(What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau
Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi.

4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?
( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more
effectively" than others)
Apakah ciri Pernyataan Misi yang baik?
satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat
menjelaskan perkara-perkara berikut:
Tujuan?
Siapakah
Pelanggan?
hasil
akhir?

Bagaimana?
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 41

Misi KPM

Tujuan
Membangun Potensi Individu
Pelangan
Individu
Hasil Akhir
Potensi Individu
Bagaimana
Pendidikan Berkualiti
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 44
Contoh Pernyataan Misi
MISI SKSS1
Memberi pendidikan terbaik kepada semua
murid untuk melahirkan warganegara yang
berkualiti berdasarkan Falsafah Pendidikan
Kebangsaan
1. HALATUJU STRATEGIK
MANDAT
VISI MISI
NILAI
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 46
Apakah itu visi/wawasan?
Kamus Dewan (2005):
Pandangan yang jauh
(terutamanya yang berkaitan dengan
perkembangan masa depan dsb) bagi
mencapai matlamat penting sesebuah
organisasi atau negara.
47
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 48
Apakah itu Wawasan/Visi?
Burt Nanus:A vision is a realistic, credible,
attractive future for your organisation.
Thornberry (1997), Wawasan adalah satu
gambaran atau pandangan tentang masa
depan. Sesuatu yang bukan real, tetapi
yang diimaginasikan
kriteria wawasan yang baik
Burt Nanus (1994)

Visi KPM

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 51
Contoh Pernyataan Visi
VISI SKSS1
Menjadi antara sekolah cemerlang peringkat
kebangsaan menjelang tahun 2012
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 52
Jika sekolah tanpa ada visi yang jelas
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 53
Jika sekolah ada memiliki visi yang jelas dihayati
dan dikongsi bersama
GURU BESAR
Misi + Visi
Matlamat
Terlalu Umum(Pendidikan)
Umum + Fokus(akademik)
)
1. HALATUJU STRATEGIK
MANDAT
VISI MISI
NILAI
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 56
Nilai
Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang
dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M. Pustay, 1999)

Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai,
mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara,
darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai
seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan
bernilai.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 57
Nilai-nilai murni
Amanah
Tanggungjawab
Ikhlas
Benar
Sederhana
Tekun
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 58
Misi & Visi secara implisit
Piagam Pelanggan
Moto atau Slogan
Logo organisasi
Warna Organisasi


mbam/iab-moe/2009 59
Rehat? Take 5
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 60
Model Pengurusan Strategik Untuk
Institusi Pendidikan Awam
1. Pra-Perancangan
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

3. Analisa Persekitaran Organisasi: Dalaman & Luaran

Sumber Asal Model: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit
Organization & Baldrige Award Winning Quality: 2007 Award Criteria
mbam/iab-moe/2006 61
Analisa Persekitaran
2. ANALISIS PERSEKITARAN
LUARAN DALAMAN
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 63
THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG
14.5
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 64
Bagaimana maklumat dikumpul?
Semakan dokumen/rekod.
Kajian:
Soalselidik
Temubual
Pemerhatian
Hasil-hasil penyelidikan
Sorotan literatur
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 65
Jenis Kaedah-Kaedah Untuk Analisa
Maklumat Persekitaran Organisasi
1. Matrik KLAP (SWOT)
2. PEST (Persekitaran Luar)
3. Analisis Senario
4. Matrik NDTS (Space)
5. Analisis Titik Pulangan Modal
6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC)
7. 7S McKinsley
8. Matrik Kawasaki
SWOC/KLPC




hakmilik@MBAM.IAB.KPM 66
Kenalpasti kekuatan /kebolehan
sumber dalaman
Sumber
Dalaman
staf
Kemudahan
fizikal
Aset
Organisasi
budaya/iklim
sekolah
Daya
Saing
Pengiktirafan
sekolah
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 68
Analisis SWOT
Kekuatan (Strength S) Sambungan
S8 : Guru prihatin terhadap kebajikan murid
S9 : Pengurusan kewangan tanpa teguran
S10 : Bilik dan kemudahan asas mencukupi
S11 : Disiplin murid mudah dikawal
kawasan kampong
S12 : Murid tinggal berhampiran dengan sekolah
S13 : Tiada kes disiplin atau salah laku yang berat.
S14 : Memenangi banyak anugerah
S15 : Sekolah satu sesi
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 69
Analisa Kelemahan (Weakness W)
W1. Peratus penglibatan murid dalam kokurikulum
80%
W2. Guru pembimbing tak mendapat
pendedahan/latihan dalam bidang mereka.
W3. Murid bergantung 100% kepada
sekolah dan guru.
W4. 5% kes ponteng sekolah.
A weakness is something an organization lacks, does poorly, or a
condition placing it at a disadvantage (Bryson,2003)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 70
Analisa Peluang (OPPORTUNITIES O)
O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik
O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam
bidang kokurikulum.
O3 : Hubungan erat dengan PIBG
O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta
05 : Hubungan dengan ahli politik baik.
O6 : Kawasan sekolah yang luas serta banyak ruangh untuk aktiviti
kokurikulum.
Think about external events that affect your school. These can be political,
economic, social, technological, demographic and legal,.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 71
Analisa Ancaman/Cabaran (Threats T)
T1 : Tanggapan negatif ibubapa terhadap kokurikulum.
T2 : Sumbangan bantuan kewangan daripada ibubapa
terhad.
T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia
gunakan padang di waktu petang)
What changes outside the school do we need to guard
against or prepare for? (threats)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 72
Maklumat Hasil Dari Analisa
Persekitaran Untuk:

TAHAP 1: Mengenal pasti isu-isu strategik dan
matlamat untuk mencapai Misi &
Visi dikenalpasti?
TAHAP 2: Membina Objektif, Sasaran Prestasi,
Matrik COWS/TOWS - membina
strategi.
mbam/IAB/KPM/09 73
Apakah itu Isu Strategik?
Perkara atau bidang yang kritikal bagi
mencapai misi dan visi.
Ia menunjukkan apakah perkara yang perlu
diberi fokus utama atau teras atau yang
terpenting untuk mencapai Misi dan Visi
Jika ia tercapai atau selesai, misi dan visi
tercapai.
Isu strategik
Pencapaian sekolah dalam kokurikulum masih
belum memuaskan
mbam/IAB/KPM/09 74
Meningkatkan pencapaian dalam kokurikulum
di peringkat daerah dan negeri.
Matlamat strategik
Pengurusan
sekolah
Kurikulum
Kokurikulum
HEM
Sumber
manusia
Fizikal/
Persekitaran
Kewangan
Pejabat
Hubungan
komuniti/agensi
luar
mbam/IAB/KPM/09 75
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 76
Contoh hasil dari analisis SWOT
Bidang Isu Strategik


Kokurikulum

Meningkatkan penyertaan dan melonjak
kecemerlangan pelajar dalam semua program
kokurikulum. Status sekarang adalah pada
tahap sederhana
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 77
Penetapan Matlamat Strategik
Sasaran atau kedudukan khusus yang
ingin dicapai bagi mencapai misi dan visi
organisasi.
Perkara-perkara yang dikehendaki pada
masa depan (Ahmad Atory,1996)
Strategic goals define what must be done to
achieved the mission & vision. (Niven, 2003)

Ciri pernyataan matlamat
Berkait
dengan isu
strategik
Hasil Akhir
Umum +
Fokus +
(X SMART)
Ringkas
Jangka
Panjang
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 78
mbam/IAB/KPM/09 79
mbam/iab-moe/2006 79
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 80
OBJEKTIF
1. Objektif ialah hasil akhir yang perlu
dicapai yang dinyatakan bercirikan
SMART
2. Hasil khusus yang ingin dicapai oleh
organisasinya semasa melaksanakan
misi asasnya (David, 2003)



input proses output
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 81
outcome
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 82
OBJEKTIF
CIRI-CIRI OBJEKTIF YANG BAIK
(SMART):
Specific (khusus)
Measureable (boleh diukur)
Attainable (boleh dicapai)
Reliable/Realistik (boleh dipercayai/diyakini)
Time frame (berjangkamasa)

Contoh



mbam/IAB/KPM/09 83
TOV 2010 2011 2012
Meningkatkan
Penglibatan Murid
Dalam Kokurikulum

86% 90% 95% 100%
KPI Objektif Matlamat Misi/Visi
M/
V
M1
o1
o2
M2
o3
mbam/IAB/KPM/09 84
KPI
KPI
KPI
mbam/IAB/KPM/09 85
mbam/iab-moe/2006 85
KPI
Key Performance Indicator
Petunjuk Prestasi Utama
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 86
KPI
Mewakili satu set pengukuran yang
berkaitan prestasi organisasi yang
paling kritikal untuk
kejayaan/cemerlangan organisasi
pada pada masa kini dan masa
depan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 87
mbam/IAB/KPM/09 88
mbam/iab-moe/2006 88
KPI
suatu parameter
boleh diukur,
petunjuk kejayaan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 89
ISU STRATEGIK
(Kokurikulum)
MATLAMAT
STRATEGIK
OBJEKTIF

KPI SASARAN PRESTASI
TOV 07 08 09 2010
Pencapaian
kokurikulum
masih lagi di
tahap rendah
tidak selaras
dengan visi
sekolah







Mengalakkan
pelajar aktif dan
cemerlang
dalam
kokurikulum
hingga ke tahap
kebangsaan




Meningkatkan bilangan
penyertaan pelajar dalam
aktiviti kokurikulum

Meningkatkan bilangan
aktiviti kokurikulum dan
pelajar yang cemerlang
hingga ke peringkat
kebangsaan
% pelajar
aktif.

Bilangan
pelajar
mencapai
kejayaan
1. peringkat
Daerah
2. Peringkat
Negeri
3. Peringkat
kebangsaan
75%






3

2

0
78






7

5

1
81






11

8

2
84







13

11

4
87







15

15

6
Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2011
Objektif jangka pendek : 1 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 90
KPI
KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur,
yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan
mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi
(Muhamad Yahaya, 2005).
KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan
membantu organisasi mentakrif dan mengukur
kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi.
Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian
matlamat.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 91

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 92
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 93
Leading
Definition
Lagging
Input
Output
Outcome
Objective /
Quantitative
Example
Intermediate outcomes that predicts or
drive bottom-line performance results
Measure Type
Bottom-line performance results
resulting from actions taken
Amount of Investments, assets, equipment,
labor hours, or budget dollars used
Units of a product or service rendered
- a measure of yield
Resulting effect (benefit) of the use or
application of an output
Empirical indicators of performance
Subjective /
Qualitative
Perceptions and evaluations of major
customers and stakeholders
Employee turnover rate
Employee satisfaction rating
Number of Value Meal orders fulfilled
Customer satisfaction rating
Wait time
Customer complaints received as a %
of total customers served
Number of cashiers
Types of Measurements
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 94
Designing Good KPIs
Objectives what are we trying to achieve?
May be more than one indicator for each objective.
Each objective will have strategies on how to achieve them.
Indicators what are you going to measure?
Used to assess the present state of progress and to suggest an
appropriate course of action.
Measures how are you going to measure it?
Can be qualitative or quantitative data related to inputs,
progresses or outputs.
Targets what is the result that you want?
Can be minima targets, stretch targets or a combination.
Results what have you actually achieved?

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 95
Constructing Good KPIs
Objectives
High quality teaching.
Indicators
Student satisfaction with the teaching they experience.
Measures
Mean student response per class to the question e.g. Overall, how
satisfied are you with this teacher?
On a 1 to 5 Likert-type scale.
Targets
At least 3.5 on a 1 to 5 scale, or
Best in class compared with benchmark partners.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 96
HUBUNGAN ISU
STRATEGIK, MATLAMAT,
OBJEKTIF ,KPI DAN
SASARAN
CONTOH
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 97
Model Pengurusan Strategik Untuk
Institusi Pendidikan Awam
1. Pra-Perancangan
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)
5. Strategi, Taktikal ,Pelan Operasi

3. Analisa Persekitaran Organisasi: Dalaman & Luaran

4. Isu Strategik, Matlamat, Objektif, KPI & Sasaran
Sumber Asal Model: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit
Organization & Baldrige Award Winning Quality: 2007 Award Criteria
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 98
ISU STRATEGIK
(Kokurikulum)
MATLAMAT
STRATEGIK
OBJEKTIF

KPI SASARAN PRESTASI
TOV 07 08 09 2010
Pencapaian
kokurikulum
masih lagi di
tahap rendah
tidak selaras
dengan visi
sekolah







Mengalakkan
pelajar aktif dan
cemerlang
dalam
kokurikulum
hingga ke tahap
kebangsaan



Meningkatkan bilangan
penyertaan pelajar dalam
aktiviti kokurikulum

Meningkatkan bilangan
aktiviti kokurikulum dan
pelajar yang cemerlang
hingga ke peringkat
kebangsaan
% pelajar hadir
dalam aktiviti koku

Bilangan aktiviti
sukan &
permaianan yang
mencapai
peringkat:
1. Daerah

2. Negeri


3. Kebangsaan
75%





3

2

0
78





7

5

1
81





11

8

2
84





13

11

4
87





15

15

6
Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010
Objektif jangka pendek : 1 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2007
Strategi,Pelan Taktikal,Pelan Operasi
99
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
Action
Strategi Broad
Pelan Tindakan Spesifik + Fokus
Pelan Operasi Detail
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 100
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 101
Apakah itu Strategi?
Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau
pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi
untuk mencapai matlamat dan objektif.
Ia bersifat action-oriented dan berhubungan terus
dengan pengukuran output.
Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk
mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan
objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai
oleh sesebuah organisasi itu
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 102
What is Organisational Strategy?
A strategy is defined as a pattern, of
purposes, policies, programmes, actions,
decisions, or resource allocations that
define what a school is, what it does, and
why it does it. Strategies can vary by level
function, and by time frame.
(Bryson, 1995, p.32)

Misi + Visi
Matlamat
Objektif
Strategi
Pelan Taktikal
Pelan Operasi
Terlalu Umum
(KRA/KSA/Teras)
Umum + Fokus
(KPI)
S+M+A+R+T
Inisitiaf Umum
Inisitiaf Khusus
Langkah demi Langkah
( Terperinci)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 104
THE C/TOWS MATRIX
(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
STRENGTHS
1.
2. LIST STRENGTHS
3.
4,
5.
6.
INTERNAL
ENVIRONMENT
WEAKNESSES
1.
2. LIST WEAKNESSES
3.
4.
5.
6.
OPPORTUNITIES
1.
2. LIST OPPORTUNITIES
3.
4.
5.
6.
S-O STRATEGIES
PENETRATION
EXPANSION
INTENSIFICATION
ACQUISITION
INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD
LINKAGES
W-O STRATEGIES
NICHE
LINKAGING OR NETWORKING
SUB-CONTRACTING
ANCHORING ORGANIZATION
DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING

THREATS
1.
2. LIST THREATS
3.
4,
5.
6.
S-T STRATEGIES
DIVERSIFICATION
CONSOLIDATION
CONTINGENCY MECHANISMS



W-T STRATEGIES
RETRENCH
MERGE
WITHDRAW
CLOSE SHOP
STATUS QUO

EXTERNAL
ENVIRONMENT
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 105
KAEDAH UNTUK PEMILIHAN STRATEGI
KRITERIA PEMILIHAN STRAT
EGI 1
(Kem P.)
STRATE
GI 2
(P.P)
STRATE
GI 3
(M.M.)
STRAT
EGI4
(M.D)
STRAT
EGI 5
(K.K)
a. tahap kesukaran proses kerja
b. staf yang bertanggungjawab
c. sumbar kewangan terlibat
d. kemudahan pasarana
e. andaian keupayaan yang
mengatasi risiko
f. hasil /impak yang dijangkakan
kepada misi & visi
g. rekod keberkesanan
pelaksanaan lepas.
h. kesesuaian dengan
persekitaran terkini.
i. akur / kepatuhan dengan
mandat /arahan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 106
Prinsip Utama Pelan Tindakan (Pelan Taktikal)
Setiap strategi perlu menjelaskan bagaimanakah cara
untuk melakukannya yang di kenali sebagai pelan tindakan
atau pelan taktikal.
Setiap strategi perlu mempunyai sekurang-kurangnya
SATU pelan taktikal
Pelan taktikal adalah bersifat langkah yang khusus
tindakan pada tempoh masa yang pendek iaitu tahun
semasa ( 1-2 tahun)
Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses yang
detail/terperinci yang dikenali sebagai Pelan Operasi.
Dalam sistem kualiti MS ISO 9000 sebagai prosedur kerja
dan arahan kerja
Ada proses pelaksanaan yang perlu mengambil kira pelan
kontingensi (sebagai langkah pencegahan).
Pelan taktikal bagi strategi 1
Bil Pelan
Taktikal
(nama program)
T/jawab Tempoh Kos/
Sumber
(RM)
Output/
Outcome
KPI Pelan
Kontigensi
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 108

Strategi: Tingkatkan kompetensi semua staf dalam bidang pengurusan pejabat berkualiti
Bi
l
Tindakan Tanggungja
wab
(pelaksana)
Tempoh
masa
Sumber
(kos,manus
ia, alat)
Output KPI Pelan
Kontin
gensi
Catatan
1
Kursus
pengurusan
fail
GPK 1
Mac (2 hari) RM100 Peningkatan
kemahiran
pengurusan
fail yang cekap
dan betul
% Staf
terlibat
% aduan
Pencera
mah
dalaman
2
Kursus
Pembinaan
Perancanga
n Strategik
Pengetua
Jan (2 hari) RM400 Dokumen
Perancangan
strategik
sekolah
% Staf
terlibat

Tempoh
masa
Dokumen
PS siap
Pengetua
sebagai
fasilitator
bengkel
Contoh Format Pelan Tindakan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 109
PELAN OPERASI
.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 110
Format Program/Pelan Operasi

1. Nama Program
2. Rasional
3. Objektif Program
4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan
5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas
6. Kos Pelaksanaan
7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) &
tindakan kontingensi
8. Penilaian Program
9. Tindakan Susulan
10. Lampiran Berkenaan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 111
Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara
Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat
LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB TEMPOH CATATAN
1 Mesyuarat staf dan AJK PIBG
1.1 Ucapan GB
1.2 Bentang kertas konsep
1.3 Lantik AJK
1.4 Agih tugas
1.5 Tetap tarikh
1.6 Bincang kos
1.7 Jemputan
1.8 Hal-hal lain
GB
GPK HEM
YDP PIBG

1 hari
2 Surat mesyuarat
Jemputan kepada ibu bapa dan
guru
Kaunselor Profesional
PPD ( Perasmian)
AJK
Setiausaha 7 hari
3 Publisiti JK publisiti 7 hari
4 Aturcara majlis urusetia 1 hari
CONTOH PELAN OPERASI
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 112
LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB TEMPOH CATATAN
5 Menyediakan hadiah/sijil/
cenderamata
J/K
hadiah
1 hari
6














7

8

9
Mesyuarat penyelarasan;
6.1 Ucapan pengerusi
6.2 Bentang minit mesyuarat.
6.3 mengesahkan minit mesyuarat
6.4 Laporan dari Jawatankuasa
-urusetia
-persiapan tempat
-makan minum
-perasmian dan penutup
-hadiah/cenderamata
-publisiti
-penceramah motivasi
-keselamatan/ kecemasan
6.5 Hal-hal lain

Pelaksanaan

Penilaian

Post-mortem

Setiausaha 1 hari














Separuh Hari

1 Hari

1 Hari
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 113
Pelaksanaan
Penyediaan Hadiah / Cenderamata
Penilaian
Carta Aliran
Mula
Mesyuarat
Surat-menyurat
Publisiti
Aturcara Majlis
Mesyuarat Penyelarasan
Tamat
Post-mortem




Semua AJK Program
Urusetia
AJK Publisiti
AJK Urusetia
AJK Hadiah
Setiausaha
Semua AJK
PERANTARA
GB, J/K
Program
GB, J/K
Program
Tanggungjawab
GB, GPK HEM, YDP
PIBG
Setiausaha
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 114
Proses Keenam
Proses yang terlibat ialah
Pelaksanaan Pelan Strategik
Pemantauan prestasi dan pelaporan prestasi
organisasi
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 115
Isu-Isu Utama Dalam Pelaksanaan Perancangan
Strategik Secara Berkesan
A study in Fortune magazine found that less than 10 percent of strategies effectively
developed were effectively implemented. In another study, Fortune found that in
more than seventy percent of the cases when CEOs fail, it's not the strategy, but the
execution that went awry.

Isu-Isu:
1. Mengurus perubahan
2. Penyampaian Pelan Strategik
(Communicating)
3. Pengukuran & Pengawalan
(cascading KPI)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 116

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 117
MISI
VISI
BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS
Objektif KPI Tov Sasaran Prestasi Sebenar Ulasan
MATLAMAT:


hakmilik@MBAM.IAB.KPM 118
Model Pengurusan Strategik Untuk
Institusi Pendidikan Awam
1. Pra-Perancangan
7. Kawalan Prestasi &
Penambahbaikan berterusan
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)
5. Strategi, Taktikal (Belanjawan & Operasi)

6. Implementasi Strategi


3. Analisa Persekitaran Organisasi: Dalaman & Luaran

4. Isu Strategik, Matlamat, Objektif, KPI & Sasaran
Pusingan
Semula
Sumber Asal Model: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit
Organization & Baldrige Award Winning Quality: 2007 Award Criteria
Rajah Pusingan PS
5
4
3
2
1
Bina
Strategi
& Pelan
Tindakan
Pelaksanaan
Pelan strategik
Halatuju
Analisis
Persekitaran
Fokus
Strategik

ORGANISASI
CEMERLANG
Pusingan berterusan
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 120
Outcomes atau hasil akhir sesi latihan ini: Semua
peserta akan dapat memahami tentang:
Konsep Pengurusan strategik di sektor
pendidikan awam.

Proses-proses utama pengurusan strategik
(Model Sektor Awam.) dan
perhubungannya (sebab-akibat)

hakmilik@MBAM.IAB.KPM 121
Rujukan Utama Kursus
1. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit
organizations: A guide to strengthening and sustaining
organizational achievement 3
rd
ed. San Francisco: Jossey-Bass.
2. Brown.M.G. (2007) Baldrige Award Winning Quality 7
th
ed, New
York: Productivity Press.
3. Hairuddin. M.A dan Muhamad Bustaman. A.M (2007).
Perancangan Strategik Pembangunan Sekolah. Genting
Highlands: Institut Aminuddin Baki.
4. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for
Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass.
5. Zainal Abidin Mohamed. (1999). Pengurusan strategik di sektor
pendidikan. Serdang: Universiti Putra Malaysia.
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 122
In the end, it is important to
remember that we cannot
become what we need to be
by remaining what we are.
-Max de Pree in Leadership is an Art (1989,p.100)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM 123

Sekian.Terima Kasih

Daripada:
En. Tadzim bin Mansor,
SK. Seremban Jaya 2, Seremban.