Anda di halaman 1dari 29

TTooppiikk

11

Penyelesaian Masalah

HASIL PEMBELAJARAN

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Mendefinisikan apa itu masalah;

2. Menghuraikan bagaimana suatu masalah boleh menyediakan peluang bagi pembaikan;

3. Menjelaskan empat tahap dalam proses penyelesaian masalah;

proses

4. Menjelaskan

kepentingan

penetapan

matlamat

dalam

penyelesaian masalah;

5. Menghuraikan garis panduan umum untuk penyelesaian masalah yang berkesan;

6. Mengenal pasti peranan teknik Analisis Akar Umbi (Root Cause Analysis) dalam proses penyelesaian masalah;

7. Mengenal pasti kekangan yang biasa dihadapi dalam proses penyelesaian masalah; dan

8.

Membandingkan

penyelesaian masalah.

perbezaan

pendekatan-pendekatan

dalam

PENGENALAN

Bagi kebanyakan pelajar, penyelesaian masalah merupakan satu prosedur yang perlu dijalankan untuk menyiapkan satu tugasan yang diberi oleh guru. Mereka melihat masalah sebagai sesuatu yang perlu diselesaikan dalam satu jangka masa tertentu bagi mengelak tindakan tatatertib yang tidak diingini. Namun begitu, para pelajar dan orang ramai secara umumnya cenderung untuk terlalu menganalisis secara kritikal setiap tindakan atau peristiwa dalam kehidupan yang dilihat sebagai bermasalah tanpa mengambil kira kemungkinan yang timbul hasil daripada masalah tersebut (sila lihat Rajah 1.1).

2

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

Tidak kira apa yang kita lakukan bagi menyara kehidupan atau di mana kita tinggal, ramai daripada kita menghabiskan masa di tempat kerja atau di rumah, dan sentiasa menyelesaikan masalah. Tidak kira sama ada masalah yang dihadapi itu kecil atau kompleks, semua perlu diselesaikan dengan cara yang konstruktif dan bukannya merasakan bahawa seolah-olah ini adalah hari kiamat. Maka, penyelesaian masalah adalah satu kemahiran penting dalam banyak aspek kehidupan kita sama ada profesional atau peribadi. Apa yang penting adalah bagaimana kita menghadapi masalah; ini akan menghasilkan penyelesaian yang berkesan atau tidak berkesan.

penyelesaian yang berkesan atau tidak berkesan. Rajah 1.1 : Bagaimana kita melihat sesuatu masalah itu

Rajah 1.1: Bagaimana kita melihat sesuatu masalah itu adalah kunci untuk menyelesaikannya Sumber: http://beautybrainsnbeyond.blogspot.com

1.1
1.1

APA ITU MASALAH?

Beberapa kamus mendefinisi penyelesaian masalah sebagai:

(a)

Satu persoalan bagi pertimbangan atau penyelesaian (WordNet©2.0, Princeton University 2003).

(b)

Satu persoalan yang dipertimbangkan, diselesaikan atau dijawab (The American Heritage©Dictionary of the English Language, Fourth Edition, Updated 2009).

(c)

Apa-apa sahaja perkara, seseorang dan lain-lain, yang sukar diambil tindakan, diselesaikan atau diatasi (Collins English Dictionary Complete and Unabridged Sixth Edition 2003).

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

3

Bergantung kepada konteks, sesetengah masalah mungkin kecil, bersifat peribadi atau disebabkan oleh faktor luaran. Sesetengah masalah mungkin terlalu besar atau kompleks dan perlu diberikan kepada orang yang lebih berupaya untuk mengendalikannya. Rajah 1.2 menunjukkan contoh mengendalikan masalah dengan cara yang salah.

contoh meng endalikan masalah dengan cara yang salah. Rajah 1.2 : Cara negatif dalam menyelesaikan masalah

Rajah 1.2: Cara negatif dalam menyelesaikan masalah

Penulis yang berbeza akan mendefinisi masalah secara berlainan. Secara umum, kita boleh mendefinisikan masalah menggunakan tiga pendekatan berikut:

(a)

Masalah adalah peluang bagi pembaikan.

(b)

Masalah adalah perbezaan antara keadaan semasa anda dengan keadaan matlamat anda.

(c)

Masalah terhasil dari pengecaman satu ketidakkesempurnaan semasa dan kepercayaan yang mungkin masa depan lebih baik.

1.1.1 Masalah sebagai Peluang

Dengan berfikir secara luar dari kotak, seseorang itu boleh melihat masalah sebagai peluang, iaitu peluang bagi membuka cara baharu melihat dan bertindakbalas terhadap kesukaran yang dihadapi. Dilihat dari perspektif ini, masalah-masalah tidak semestinya terhasil dari faktor luaran atau dipersepsikan sebagai negatif atau peristiwa „buruk‰. Anjakan paradigma ini membawa kepada satu perspektif baharu atau kesedaran tentang masalah tersebut. Peluang-peluang baharu bagi pembaikan akan memanfaatkan anda. Peluang- peluang ini mewujudkan cabaran-cabaran yang memerlukan penyelesaian dari anda.

4

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

Situasi seumpama ini memerlukan kelenturan dalam mendekati masalah yang dialami. Keperluan kelenturan sebegini memberikan satu kebaikan tersendiri kepada orang yang kreatif semasa menyelesaikan masalah, kerana perubahan- perubahan dalam masalah memerlukan pembaikan inovatif dan pintar dalam cara mana masalah itu diselesaikan. Mempersepsi masalah sebagai peluang bagi pembaikan, mendidik satu set minda positif yang boleh menukar anda kepada seorang yang lebih yakin dengan lebih kawalan dalam kehidupan.

Kadangkala satu masalah boleh memanifestasi dirinya dalam cara yang berbeza. Sebagai contoh, kita menghadapi konflik antara situasi semasa dengan situasi yang diingini. Apabila kita boleh mengenal pasti perbezaan antara situasi semasa dan situasi yang diingini, kita boleh mendefinisikan masalah, yang mana kita boleh berusaha untuk menyelesaikannya supaya kita dapat mencapai matlamatnya.

Setiap masalah mempunyai satu peluang tersembunyi yang amat berkuasa sehingga ia menyembunyikan masalah itu. Cerita yang paling berjaya dicipta oleh orang yang mengecam satu masalah dan menukarnya kepada satu peluang.‰

Joseph Sugarman (Inglish, 2011).

„Tiada batasan pada peningkatan harga makanan dan minyak, merupakan satu situasi yang menyebabkan ramai pengguna dan pengusaha mengalami satu bebanan yang berat.‰ (The Star, 23 June 2008). Kenal pasti satu masalah berkaitan pengguna yang boleh terhasil dari situasi yang dilaporkan di atas. Bolehkan anda menganggap masalah ini sebagai satu peluang? Jelaskan jawapan anda.

1.2
1.2

APA ITU PENYELESAIAN MASALAH?

Penyelesaian masalah dan teknik yang berkaitan dengannya adalah komponen bebas iaitu domain penakulan, yang menggariskan pola-pola tingkah laku yang boleh diguna kembali merentasi aplikasi (Fensel & Motta, 1997). Ini bermakna penyelesaian masalah adalah satu siri teknik, melibatkan kedua-dua aspek iaitu kognitif dan tingkah laku, yang boleh diaplikasi pada pelbagai bidang untuk mendapatkan penyelesaian.

Woods dan rakan-rakan (1975) mencadangkan bahawa „penyelesaian masalah adalah proses perolehan satu penyelesaian yang memuaskan bagi satu masalah baharu atau satu masalah yang mana sebelum ini individu yang cuba menyelesaikannya tidak pernah mengalaminya.‰

Secara keseluruhan, penyelesaian masalah melibatkan satu siri tahap yang bermula daripada pengenal pastian satu masalah dan seterusnya membawa kepada pembinaan satu penyelesaian. Penyelesaian masalah boleh dilihat sebagai

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

5

satu proses berstruktur serta berorientasi terarah. Walau bagaimanapun, dalam menentukan arah bagi penyelesaian, kita perlu mendefinisi masalah terlebih dahulu, diikuti dengan matlamat yang diingini atau perubahan yang diperlukan.

1.2.1 Tahap-tahap dalam Penyelesaian Masalah

Sebagaimana yang telah dinyatakan dalam bahagian terdahulu, untuk memahami penyelesaian masalah dan memperbaiki keupayaan personal anda menyelesaikan masalah dengan lebih baik, adalah penting untuk tidak melihat kepada produk penyelesaian masalah tetapi melihat penyelesaian masalah sebagai satu proses yang membawa satu hasil positif. Kepentingan pendekatan ini adalah kerana ia menfokus pada proses mendapatkan penyelesaian, bukannya penyelesaian itu sendiri. Ini bermakna penekanan yang lebih diberikan pada tahap-tahap dalam mencapai penyelesaian daripada hasil terakhirnya. Dengan itu, adalah penting kita memahami pelbagai tahap yang terlibat.

Empat tahap yang terlibat adalah:

(a) MMengecam dan mendefinisi satu masalah Satu masalah hanya boleh diselesaikan apabila kewujudannya dicam. Walau bagaimanapun, dalam sesetengah situasi, satu masalah hanya dicam apabila ia telah menjadi satu perkara serius. Setelah pengecaman satu masalah, tindakan seterusnya adalah mendefinisinya secara menyeluruh. Sesuatu masalah boleh dirujuk sebagai masalah tertutup atau terbuka. Satu masalah tertutup melibatkan kesemua keadaan di sekeliling penyimpangan daripada norma yang perlu didefinisi. Di sebaliknya, satu masalah terbuka melibatkan pengenal pastian dan pendefinisian objektif dan apa jua kekangan yang boleh menghalang anda daripada mendapatkannya. Perbezaan utama antara masalah tertutup dan terbuka dirumuskan dalam Jadual 1.1. Menganalisis satu masalah secara menyeluruh adalah penting untuk memahami sepenuhnya dan menghasilkan pelbagai penyelesaian yang boleh membantu dalam mencapai matlamat anda. Mengenal pasti dan membawa bersama maklumat yang berkaitan dan mempersembahkannya dengan cara yang bermakna adalah satu komponen penting dalam menganalisa satu masalah. Selain daripada itu, analisis juga membantu untuk membuat keputusan tentang apakah penyelesaian yang terbaik, yang akhirnya memudahkan dan mendorong anda dalam pencarian penyelesaian.

6

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

Jadual 1.1: Perbezaan antara Masalah Tertutup dan Terbuka

 

Masalah Tertutup

 

Masalah Terbuka

 

Peroleh

satu

atau

sejumlah

terhad

Boleh

diselesaikan

dengan

kemungkinan penyelesaian

menggunakan banyak metod berbeza

Menganalisisnya membantu dalam mengenal pasti semua sebab yang berkemungkinan dan memastikan sebab atau halangan adalah benar, sebelum mencari penyelesaian

Menganalisisnya melibatkan pencarian maklumat yang akan membantu mencadangkan satu senarai cara-cara yang berkemungkinan untuk menyelesaikan masalah

(b)

MMencari kkemungkinan penyelesaian Secara umum, mengilhamkan pelbagai tindakan untuk menyelesaikan satu masalah melibatkan pencarian tindakan yang sesuai, mengenal pasti kekangan dan akhir sekali bekerja ke arah mencapai matlamat. Adakalanya, perlu untuk menukar dan menggabung idea menggunakan apa jua teknik kreatif yang ada bagi menghasilkan satu penyelesaian. Lebih banyak idea untuk dipilih, semakin tinggi kebarangkalian bagi memperoleh satu penyelesaian berkesan.

(c)

MMemilih penyelesaian terbaik Satu proses pembuatan keputusan yang berasaskan satu perbandingan hasil berpotensi bagi penyelesaian alternatif. Tahap ini melibatkan langkah-langkah berikut:

(i)

Mengenal pasti ciri-ciri penyelesaian terbaik, termasuklah apa juga halangan yang mungkin dihadapi;

(ii)

Membuang penyelesaian yang tidak boleh mengatasi halangan;

(iii)

Menilai penyelesaian yang masih ada; dan

(iv)

Memilih satu keputusan untuk mengimplimentasi penyelesaian ini.

Adalah dipercayai bahawa satu masalah dianggap selesai apabila satu penyelesaian telah diimplimentasikan. Walau bagaimanapun, dalam sesetengah keadaan, penyelesaian yang dipilih perlu diterima atau diperakui oleh individu lain supaya ia boleh diimplimentasi dan ini mungkin melibatkan beberapa strategi menggalak.

(d)

MMelaksanakan penyelesaian Tiga langkah terlibat dalam tahap ini (sila lihat Jadual 1.2):

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

7

Jadual 1.2: Langkah-langkah Pelaksanaan Sesuatu Penyelesaian

Langkah-langkah

Huraian

Merancang

dan

Melibatkan penyelesaian bagi kesemua usaha dan perancangan menyeluruh yang menghurai urutan tindakan yang perlu bagi memenuhi objektif, tempoh masa dan sumber yang diperlukan pada setiap tahap.

menyediakan

pelaksanaan

penyelesaian.

Mengambil tindakan sesuai dan memantau kesannya.

Masalah atau bakal masalah perlu ditanggani secepat mungkin bagi memastikan semuanya berjalan lancar.

Menyemak

semula

Penting untuk mengagak efikasinya dalam menyelesaikan masalah yang sama di masa hadapan dan memastikan masalah itu telah diselesaikan.

kejayaan

mutlak

bagi

tindakan.

Bagi masalah-masalah terakhir-tertutup, penekanan adalah pada pendefinisian dan penganalisaan masalah itu untuk menunjukkan sebab yang berkemungkinan, manakala bagi masalah-masalah terakhir-terbuka, usaha yang lebih diberikan kepada tahap perolehan idea untuk menghasilkan satu ruang luas bagi kemungkinan penyelesaian diperlukan. Mungkin perlu untuk berpatah balik dan mengadaptasi kerja yang telah dilakukan terdahulu, semasa dalam mana-mana tahap dalam penyelesaian masalah.

SEMAK KENDIRI 1.1 1. Jelaskan empat tahap penyelesaian masalah. 2. Jelaskan secara ringkas perbezaan antara
SEMAK KENDIRI 1.1
1. Jelaskan empat tahap penyelesaian masalah.
2. Jelaskan secara ringkas perbezaan antara masalah terakhir-
terbuka dan terakhir-tertutup.
1.3
1.3

KEPENTINGAN MATLAMAT DALAM PENYELESAIAN MASALAH

Penyelesaian masalah berpusat pada matlamat dan keadaan unggul yang seseorang ingin capai. Selalunya, apabila satu matlamat dicapai, masalah sepatutnya telah diselesaikan. Walau bagaimanapun, ini hanya akan berlaku jika matlamat asal yang ditentukan adalah sesuai. Mendefinisi satu matlamat adalah penting bagi menentukan betapa banyak satu masalah itu wujud atau sama ada sudah terdapat satu masalah terlebih dahulu. Memang terdapat terlalu banyak masalah yang perlu diselesaikan. Namun, jangan terlalu asyik dan cuba menyelesaikan setiap masalah yang anda kenal pasti dan jangan membiarkan

8

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

orang lain menetapkan matlamat yang anda tidak terdaya mencapainya (sebagaimana diilustrasikan dalam Rajah 1.3).

mencapainya (sebagaimana diilustrasikan dalam Rajah 1.3). Rajah 1.3 : Tetapkan matlamat yang kita mampu mencapai.

Rajah 1.3: Tetapkan matlamat yang kita mampu mencapai. Jangan cuba menyelesaikan semua masalah sekali gus dan jangan biarkan orang lain yang menetapkan matlamat yang kita tidak terdaya untuk mencapainya.

Robert (1998) dalam petikan berikut memberi satu contoh yang sangat baik bagi mengilustrasi keperluan satu matlamat untuk membantu mengenal pasti sama ada terdapatnya satu masalah:

Katakan anda baru sahaja membawa pizza pulang ke rumah daripada kedai pizza dan ia mula sejuk.

Jika keadaan ideal anda adalah memakan pizza yang panas, maka anda menghadapi satu masalah, oleh itu anda mendefinisinya sama ada sebagai bagaimana hendak mengelak pizza daripada sejuk, bagaimana hendak memanaskannya semula atau bagaimana hendak memakannya dengan cepat. Sebaliknya, jika anda suka pizza yang tidak begitu panas, maka anda tidak menghadapi masalah. Sama juga, jika rakan anda datang sejam kemudian dan anda mempelawanya untuk memakan lebihan pizza, dan mendapati oven anda tidak berfungsi, anda ada masalah: bagaimana hendak memanaskan pizza. Tetapi jika rakan anda berkata, „Saya sangat suka pizza yang sejuk berbanding dari yang panas,‰ anda tidak ada masalah.

Sumber: http://www. Virtualsalt.com/crebook3.htm

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

9

Sebagaimana diilustrasikan dalam contoh tadi, bagi menentukan sama ada satu masalah wujud, dan sejauh manakah ia wujud, anda perlu terlebih dahulu mengambil kira:

(a)

Matlamat anda; dan

(b)

Keadaan semasa anda.

Matlamat perlu tercapai dalam had keupayaan anda dan peralatan yang anda miliki. Ambil masa untuk berfikir tentang matlamat dan rancang strategi anda. Ingat, gagal merancang adalah merancang untuk gagal.

Matlamat adalah tidak statik. Keutamaan anda akan bertukar sepanjang masa begitu juga matlamat anda. Perubahan mungkin melibatkan sesuatu yang penting seperti pemikiran semula tentang tujuan hidup atau ia mungkin perubahan kecil pada belanjawan percutian anda. Apa jua perubahan, adalah penting anda menyimpan masalah dan penyelesaian sejajar dengan matlamat anda.

1.4
1.4

GARIS PANDUAN UMUM BAGI PENYELESAIAN MASALAH

Garis panduan ini bertujuan membantu anda menganalisis, mendefinisi dan menyelesaikan masalah dalam cara teratur dan memberi struktur pada pelbagai aktiviti masalah yang anda hadapi. Apabila mengguna garis panduan ini, adalah penting untuk mengingat bahawa penyelesaian masalah tidak bergerak melalui satu urutan langkah-langkah yang ditentukan terlebih dahulu pada setiap masa serta ia bukan juga seharusnya linear. Sebaliknya, penyelesaian masalah adalah satu proses berulang iaitu anda mesti pergi ke depan dan belakang secara berterusan antara langkah-langkah dan mengulang beberapa langkah. Ini boleh dilihat sebagai satu pusingan penyelesaian masalah (diilustrasi dalam Rajah 1.4) yang mana setiap proses boleh masuk ke dalam proses lain melalui maklum balas dan pembetulan.

10

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

10 TOPIK 1 PENYELESAIAN MASALAH Rajah 1.4 : Pusingan penyelesaian masalah. Perhat ikan bagaimana penyelesaian masalah

Rajah 1.4: Pusingan penyelesaian masalah. Perhatikan bagaimana penyelesaian masalah merupakan proses yang berulang.

Bila mana kita menghadapi masalah, satu penyelesaian berkesan bagi masalah boleh dibentuk melalui langkah-langkah berikut:

(a)

Meneroka masalah;

(b)

Membina matlamat realistik dan boleh tercapai;

(c)

Peroleh idea-idea;

(d)

Pilih idea-idea;

(e)

Melaksana rancangan tindakan; dan

(f)

Menilai dan tindakan susulan.

Langkah-langkah ini boleh dipecahkan setiap satu kepada langkah-langkah lebih kecil untuk lebih memudahkan anda menjalankan proses penyelesaian masalah. Langkah-langkah tersebut ditunjukkan dalam Rajah 1.5.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

11

TOPIK 1 PENYELESAIAN MASALAH 1 1 Rajah 1.5 : Langkah-langkah dalam penyelesaian masalah dan membuat keputusan

Rajah 1.5: Langkah-langkah dalam penyelesaian masalah dan membuat keputusan

Kita akan melihat dengan lebih lanjut setiap langkah dalam bahagian-bahagian berikut:

1.4.1 Meneroka Masalah

Ini adalah langkah pertama dalam proses penyelesaian masalah yang berkesan. Masalah disiasat dan dipecah-pecahkan kepada sub-masalah; istilah didefinisi dan sifat masalah ditentukan. Penyelidikan sepatutnya dilakukan untuk menentukan sama ada masalah telah dihadapi pada masa lampau dan jika ya, bagaimana ia diselesaikan sebelum ini.

Adalah ketara bahawa sifat masalah akan menentukan berapa banyak masa diberi pada penerokaan masalah. Masalah mudah mungkin tidak memerlukan penerokaan mendalam tetapi masalah kompleks mungkin memerlukan penerokaan mendalam. Bandingkan, sebagai contoh, jumlah penerokaan yang diperlukan bagi menentukan mengapa sebuah lampu kecil tidak berfungsi dalam rumah anda dan mengapa sebuah kereta tidak berfungsi dengan baik. Penerokaan masalah mungkin melibatkan beberapa langkah yang merangkumi:

(a) PPernyataan Masalah

(i) Apakah masalah itu?

Adakah masalah itu bermulti-faset? Jika ya, apakah pelbagai fasetnya atau aspeknya?

12

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

Jika masalah diberikan pada anda oleh seseorang (individu atau jabatan lain, contohnya), mungkin berguna untuk memperoleh satu pernyataan asal tentang masalah tersebut sebagaimana ia telah diberikan pada anda dan pernyataan baharu menyatakan masalah itu dalam perkataan anda sendiri.

Dalam mana-mana definisi atau pernyataan masalah, adalah berguna untuk menyatakan apa yang bukan dan tiada kaitan dengan masalah itu. Dengan berbuat demikian, anda akan memperoleh idea yang lebih jelas tentang apa masalah itu.

(ii)

Menyatakan semula secara berbeza

 

Menyatakan masalah itu semula dalam cara yang sangat berbeza.

Lakukan ini beberapa kali dengan cara yang berbeza.

 

Ini

membantu

mengasingkan

masalah

sebenar

daripada

 

pernyataan lisan kita tentangnya.

 

(iii)

Lakukan satu pernyataan meluas tentang masalah

 

Nyatakan masalah dalam bentuk abstrak, mungkin juga dengan perspektif falsafah. Selalunya, bagaimana masalah itu diperkatakan mencerminkan satu contoh spesifik tentang isu yang lebih meluas. Dengan menyatakannya semula dalam istilah yang lebih umum, seseorang berupaya untuk menentukan sama ada ia benar atau tidak.

Menggunakan pernyataan-pernyataan umum membolehkan isu- isu yang mengelilingi masalah itu dihujahkan daripada perspektif yang berbeza, mencadangkan penyelesaian yang mungkin tidak diambil kira.

(b) PPenjelasan Masalah

(i) Apakah istilah utama masalah?

Definisi istilah berulangan, membuatkannya lebih umum atau lebih spesifik, sehingga masalah disebutkan dengan sebaik mungkin.

Dengan teknik ini, masalah dipecahkan kepada atributnya, komponen dan ciri-ciri umum, supaya penyelesaian berkemungkinan boleh menjadi lebih ketara.

Guna perkataan yang sama maksudnya.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

13

Apa sahaja yang tidak jelas atau tidak pasti tentang masalah mesti dijelaskan. Adalah sesuatu yang biasa jika pernyataan masalah adalah tidak jelas dan kabur, dan perlu diperincikan.

(ii)

Apakah tanggapan yang dibuat tentang masalah? Dalam keadaan apa penyelesaian itu memuaskan?

Langkah ini melibatkan penyenaraian secara sedar kesemua tanggapan yang boleh dikenal pasti. Senarai mesti neutral, tanpa prejudis atau pertimbangan.

Adalah penting apabila penyenaraian tanggapan dibuat, kita menyenarai perkara yang ketara sebab selalunya perkara itulah yang perlu ditukar.

Kebanyakan tanggapan adalah perlu sementara yang lain tidak.

(iii)

Dapatkan maklumat lanjut tentang masalah

Dapatkan idea bagi menyelesaikan masalah dengan mencari bagaimana masalah yang sama dihadapi atau diselesaikan pada masa dahulu.

Selalunya anda mungkin mendapat penyelesaian alternatif yang pernah digunakan terdahulu untuk menyelesaikan masalah sama yang dihadapi sekarang.

(c) MMemberi sebab tentang masalah

(i)

Jalankan aktiviti percambahan minda dengan orang lain tentang isu di sekitar masalah tersebut:

Sebutkannya dengan berhati-hati dan dengarkan penjelasan anda sendiri; kemudian cuba bayangkan bagaimana orang lain mungkin melihat masalah itu.

Perbincangan mungkin membantu anda mencari satu penyelesaian daripada orang lain yang pernah menghadapi masalah sama atau memperoleh perspektif berbeza.

Secara umum, apabila membincang masalah atau idea, dengar pendapat anda dan juga orang lain.

(ii)

Lihat masalah daripada perspektif berbeza

Adakah masalah anda kelihatan berbeza pada orang lain? Bagaimanakah isu yang anda anggap masalah kelihatan sama apabila ia dilihat dari perspektif berbeza?

Untuk

mendapatkan

perspektif

terbaik,

masalah

sepatutnya

dilihat

daripada

kaca

mata

mereka

yang

menyebabkannya,

14

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

perlu

membetulkannya, mereka yang perlu menanggung beban dan lain-lain lagi.

mereka yang mengalaminya,

mereka

yang

(iii) Menyoal satu siri penjelasan „Mengapa?‰

Bertanya „Mengapa?‰ boleh menghasilkan satu tujuan yang sama dengan memperluaskan definisi masalah, yang akan membawa kepada cara baharu melihat masalah dan kemungkinan penyelesaian.

Anda boleh juga menyoal diri sendiri jika masalah itu adalah satu simptom atau hasil daripada masalah lain. Misalnya, pada pandangan pertama keluaran kereta berkualiti rendah nampak seolah-olah sebagai satu masalah kawalan kualiti. Walau bagaimanapun dengan satu analisis lebih mendalam, mungkin menunjukkan ia adalah simptom satu masalah yang lebih besar, seperti pengurusan yang tidak cekap, tabiat kerja buruk, alat ganti dan peralatan yang tidak boleh dipercayai, mesin lama, penjagaan tidak baik dan sebagainya.

(d) LLetakkan masalah dalam konteks

(i)

Apakah sejarah dan konteks sejarah masalah tersebut?

Adalah membantu untuk mengetahui sejarah masalah tersebut. Dengan mengetahui apa yang berjaya dan tidak berjaya pada masa dahulu, anda boleh memberikan perhatian dan usaha pada penyelesaian yang lebih berkemungkinan untuk berjaya.

Walaupun masalah nampak seakan sama, konteks dalam mana penyelesaian berkesan (atau tidak berkesan) pada masa lepas akan meletakkan keadaan yang berbeza pada penyelesaian itu sekarang.

(ii)

Apakah persekitaran masalah?

Apakah konteks yang mengelilingi masalah?

Faktor apakah yang menyumbang kepada sebab masalah dan menyebabkannya berterusan sebagai satu masalah?

Dengan memahami faktor penyumbang atau penyebab masalah berkekalan, anda akan berupaya mengambil langkah untuk menghindar masalah daripada berlaku lagi.

(iii)

Apakah keadaan yang mempengaruhi masalah?

Adakah masalah dipengaruhi oleh keadaan tertentu?

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

15

Adakah keadaan berbeza menjadikan masalah lebih teruk atau lebih baik?

Adakah dengan mengubah keadaan menghapuskan masalah?

(iv) Apakah halangannya?

Halangan adalah kekangan yang wujud atau keperluan yang mesti disediakan dalam menyelesaikan masalah. Ia adalah sebahagian daripada kerangka penyelesaian yang perlu diingati. Maka adalah penting untuk mengenal pasti halangan-halangan itu.

Contoh halangan-halangan adalah seperti tanggungjawab undang-undang, keperluan kontrak, keperihatinan persekitaran, keadaan fizikal, pertimbangan kewangan dan belanjawan, faktor luar kawalan anda dan sebagainya.

AKTIVITI 1.1 Kekangan masalah oleh belanjawan atau realiti perundangan sentiasa dihadapi oleh kerajaan dan industri
AKTIVITI 1.1
Kekangan masalah oleh belanjawan atau realiti perundangan sentiasa
dihadapi oleh kerajaan dan industri besar. Cuba anda fikirkan
beberapa contoh masalah kekangan dalam kehidupan benar? Dan cari
satu atau dua contoh dalam suratkhabar?

1.4.2 Bina Matlamat Anda

Sekarang,

menetapkan matlamat.

mari

kita

lihat

pada

langkah

kedua

penyelesaian

masalah

(a)

MMatlamat apa yang anda anggap sebagai ideal?

(i)

Selalunya, kita hanya memilih satu penyelesaian yang cepat daripada memikirkan apakah penyelesaian ideal bagi masalah tersebut.

(ii)

Kita mungkin mengurangkan jangkaan atas sebab-sebab praktikal seperti halangan-halangan yang telah dibincangkan di atas tetapi kita tidak perlu melakukannya hingga kita telah menggambarkan senario ideal.

(iii)

Kadangkala senario ideal, selepas dibincang dan dianalisis, mungkin nampak lebih mudah dicapai daripada apa yang difikir dahulu.

(b)

BBina mmatlamat realistik dan praktikal

16

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

(ii)

Menetapkan matlamat memberi hala tuju pada tugasan penyelesaian masalah dan memberi penyelesai masalah satu objektif untuk dicapai.

(iii)

Matlamat mesti realistik, kalau tidak sukar untuk mencapainya.

(iv)

Cuba menjadi spesifik setakat mana yang boleh dalam menghuraikan matlamat; teruskan mencuba jika matlamat anda masih kabur atau tidak boleh dikuantifikasikan.

1.4.3 Dapatkan Idea

Bagi menyelesaikan masalah itu, kita perlu mendapatkan idea bagi mencari kemungkinan penyelesaian. Perenggan berikutnya boleh memberi anda idea tentang bagaimana untuk mencari kemungkinan penyelesaian.

Mendapatkan Idea bagi Kemungkinan Penyelesaian

(a)

BBaca, selidik, fikir, tanya soalan dan bincang. Mula dengan mengumpul maklumat tentang masalah anda. Ini merangkumi membaca, berbincang, percambahan minda, bertanya soalan dan mencari pendapat. Jadilah individu yang ingin tahu, cari idea dan belajar sebanyak mana yang anda boleh tentang masalah.

(b)

GGuna teknik mendapatkan idea seperti percambahan minda, secara paksa, rangsangan rambang dan sebagainya (ini akan dibincang dengan lebih lanjut dalam topik seterusnya). Dapatkan kesemua jenis idea sebanyak mungkin. Ini akan memberi anda satu koleksi besar idea yang mana anda boleh pilih, adaptasi atau gunakan untuk merangsang idea lain.

(c)

LLuangkan masa bagi mengembangkan idea semasa pelbagai tahap mendapatkan idea. Kitaran utama kreativiti mempunyai beberapa tahap, iaitu:

(i)

Persediaan: Pemikiran pertama, penyelidikan, belajar, bekerja;

(ii)

Inkubasi: Masa untuk membenarkan pemikiran tidak sedar bekerja;

(iii)

Celik akal: Memperoleh pengecaman satu laluan penyelesaian, juga dikenali sebagai pengalaman atau detik eureka;

(iv)

Implimentasi: Memperoleh dan melaksanakan penyelesaian; dan

(v)

Penilaian.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

17

1.4.4 Pilih Idea Anda

Sekarang, berdasarkan idea yang telah ditemui, nilai dan pilih penyelesaian yang terbaik.

(a)

NNilai kemungkinan penyelesaian bagi memperoleh kejayaan

(i)

Nilai idea dan kemungkinan penyelesaian yang telah anda kumpulkan setakat ini.

(ii)

Tetapkan satu lagi kemungkinan penyelesaian yang boleh diimplimentasi („Rancangan B‰) jikalau rancangan utama anda tidak berjaya.

(iii)

Penilaian anda akan merangkumi pencarian penyelesaian yang paling berkesan, efisyen (kos paling kurang, dari segi wang, masa etc.) dan mempunyai kesan sampingan yang paling sedikit.

(iv)

Bina satu susunan kemungkinan penyelesaian ikut keutamaan.

(b)

PPilih Penyelesaian

(i)

Pilih satu atau lebih penyelesaian untuk dicuba

Dari senarai penyelesaian yang telah disusun, pilih satu atau lebih yang paling atas untuk dicuba. (Penyelesaian yang terpilih untuk diimplimentasi tidak semestinya atau perlu yang paling atas dalam susunan).

(ii)

Benarkan orang lain melihat dan mengkritik penyelesaian yang anda pilih dan mencadang pembaikan dan alternatif.

Adalah penting untuk membenarkan orang lain mengkritik dan menilai penyelesaian anda sebab anda akan ada peluang untuk memperbaikinya.

Jangan biarkan kritikan mempengaruhi keyakinan terhadap idea yang anda percaya adalah baik, juga jangan resah dengan kritikan yang menunjukkan kelemahan anda. Selalu bersedia untuk menerima idea baharu.

1.4.5 Implimentasi Rancangan Tindakan Anda

Sebaik sahaja anda telah memilih satu penyelesaian, anda boleh mengimplimentasi rancangan tindakan tersebut. Walau bagaimanapun, adalah baik jika anda terlebih dahulu mencuba penyelesaian dan lakukan perubahan yang perlu sebelum diimplimentasi.

18

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

(a)

CCuba penyelesaian Eksperimen dengan idea; ujinya dengan sesuatu yang sangat sama dengan senario kehidupan sebenar yang anda hadapi. Ini adalah penting khususnya jika penyelesaian tersebut mungkin mempengaruhi kesihatan atau hidup seseorang.

(b)

BBuat

aanggaran

atau perubahan sebagaimana yang diperlukan semasa

implimentasi

(i)

Selalu kekal fleksibel dalam fasa aplikasi. Secara praktikalnya setiap penyelesaian perlu beberapa modifikasi apabila digunakan.

(ii)

Ingat, matlamat adalah untuk menyelesaikan masalah, bukan untuk mengimplimentasi penyelesaian; jangan terlalu mengharap agar penyelesaian anda akan jadi seperti mana yang anda sarankan pada permulaannya.

1.4.6

Nilai dan Tindakan Susulan

Sekarang, selepas anda telah melengkapi semua langkah terdahulu dalam penyelesaian masalah, tibalah masanya untuk anda menilai sama ada langkah- langkah yang telah anda ambil itu berkesan.

(a)

Siasat sama ada penyelesaian berkesan dan sejauh mana keberkesanannya

(i)

Adakah ia perlu dimodifikasi? Adakah penyelesaian lain perlu diuji? Adakah perlu pendekatan lain?

(ii)

Salah satu daripada kegagalan paling kerap dalam penyelesaian masalah adalah kekurangan penilaian terhadap penyelesaian yang diimplimentasi. Penyelesaian itu mungkin tidak berjaya atau tidak berkesan langsung atau ia mungkin menyebabkan timbulnya masalah lain semasa dalam proses itu.

(b)

Jangan nilai secara mutlak (iaitu hanya kejayaan atau kegagalan sahaja)

(i)

Perlu diingati bahawa kebanyakan penyelesaian adalah lebih baik dihuraikan sebagai separa berjaya atau tidak berjaya, daripada sejumlah kejayaan atau kegagalan sepenuhnya.

(ii)

Dalam kebanyakan kes, satu jawapan yang tidak lengkap adalah lebih baik daripada tiada jawapan langsung.

Seterusnya, mari kita belajar satu mekanisma popular dalam meneroka satu masalah.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

19

1.5
1.5

ANALISIS AKAR UMBI

Analisis akar umbi atau root cause analysis (RCA) adalah satu teknik popular dan kerap digunakan untuk membantu individu dalam mencari punca sesuatu masalah. Secara asasnya, matlamat utama adalah menyiasat asal sesuatu masalah itu, yang boleh dijalankan dengan menggunakan satu set langkah-langkah khusus bersama dengan peralatan. Dengan mengenal pasti sebab utama masalah, anda boleh menentukan apa yang telah berlaku, mengapa ia berlaku dan juga mencari langkah yang sepatutnya diambil bagi mengelak ia berlaku sekali lagi di masa hadapan. Tiga jenis punca sebab yang selalunya dilihat merangkumi:

(a)

SSebab fizikal Item yang konkrit atau benar, item kebendaan yang gagal dalam cara tertentu

(b)

SSebab manusia Satu kesilapan dilakukan oleh individu atau satu tugas khusus yang tidak dilaksanakan secara betul oleh individu

(c)

SSebab organisasi Satu sistem, proses atau polisi sikap yang diguna orang untuk membuat keputusan

RCA telah didapati berkesan dalam penyiasatan pola-pola kesan negatif, mengenal pasti kesilapan tersembunyi dalam sesuatu sistem tertentu dan juga mencadangkan tindakan khusus yang boleh menyumbang pada masalah itu. Maka RCA boleh diaplikasi pada semua jenis masalah asalkan seseorang bersemangat untuk pergi jauh dalam siasatannya dengan satu pertimbangan baik dan common sense. Langkah-langkah yang terlibat dalam proses RCA merangkumi yang berikut:

(a)

MMendefinisi masalah Dalam langkah ini anda memerhati apa yang sedang berlaku dan pada masa yang sama mencari simptom-simptom khusus.

(b)

MMengumpul data Langkah ini adalah penting bagi membuktikan bahawa masalah itu wujud atau masalah telah pun ada bagi satu tempoh masa dan telah meyebabkan satu impak khusus. Dalam langkah ini, bantuan dari individu-individu yang memahami situasi dan paling biasa dengan masalah tersebut akan membantu anda dalam menanggani masalah dengan lebih baik. CATWOE adalah satu alat berguna yang boleh digunakan pada tahap ini supaya anda boleh melihat masalah dari perspektif berbeza (pembeli, orang yang mengimplimentasi penyelesaian, proses transformasi yang terlibat, pandangan hidup, tuan punya proses dan kekangan persekitaran].

20

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

masalah, keadaan yang membenarkan masalah itu wujud dan masalah- masalah lain yang mengelilingi kewujudan masalah utama. Fakta yang paling penting adalah seseorang sepatutnya selalu mencari sebanyak mungkin faktor penyebab.

(d)

MMengenal

pasti

pangkal

sebab

Langkah

ini

dilaksanakan

bagi

mendapatkan

sebab

di

belakang

kewujudan

faktor

penyebab

dan

kewujudan masalah.

(e)

CCadangan dan implimentasi penyelesaian Dalam langkah terakhir ini, anda sepatutnya menyediakan idea bagi mengelak masalah daripada berlaku lagi, perancangan dan implimentasi penyelesaian oleh individu dan mengenal pasti risiko yang mungkin wujud dengan implimentasi penyelesaian terpilih.

Anda digalakkan untuk merancang ke hadapan bagi meramal kesan penyelesaian anda supaya potensi kegagalan dikenal pasti sebelum ia berlaku menggunakan peralatan seperti Mod Kegagalan dan Analisis Kesan (FMEA), Analisis Impak dan Kaizen.

1.6
1.6

KEKANGAN

Menurut Donner dan Wearing (1995) dan Funke (1991), sesetengah kekangan yang dihadapi dalam menyelesaikan masalah yang sukar merangkumi:

(a)

KKurang jelas tentang situasi Dalam hal ini, seseorang mungkin menghadapi kesukaran dalam sama ada memulakan atau meneruskan penyelesaian masalah.

(b)

Polytely Ini merangkumi penyelesaian masalah yang dicirikan oleh kehadiran beberapa matlamat atau pengakhiran.

(c)

KKompleksiti Masalah dengan jumlah item yang banyak, saling berkaitan dan keputusan

(d)

DDinamik Masalah-masalah yang tidak boleh diselesaikan kerana kerangka masa yang disediakan tidak cukup. Dalam sesetengah kes, masa yang tepat yang diperlukan bagi menyelesaikan masalah tidak boleh dijangka.

Akhir sekali, kita akan meneroka istilah penyelesaian sekali lagi dan melihat semula pada perancangan penyelesaian.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

21

1.7
1.7

APA ITU PENYELESAIAN?

Dalam kehidupan harian, pemahaman kita tentang penyelesaian masalah adalah bermaksud menghapuskan masalah itu. Ini hanyalah satu pendekatan pada penyelesaian masalah. Walau bagaimanapun terdapat masalah-masalah, yang tidak dapat diselesaikan dengan mudah. Ini merangkumi perkara seperti bahan buangan, kerosakan atau kehadiran penyakit. Kerap kali, masalah-masalah seperti itu adalah berkaitan dengan hukum semulajadi dan adalah satu bahagian dari keseluruhan kewujudan kita. Apabila berhadapan dengan masalah-masalah tersebut, tugas utama kita adalah membuatkannya kurang mengganggu proses mencapai matlamat kita. Bagi tujuan ini, Harris (1998) mendefinisi „penyelesaian‰ sebagai pengurusan yang dibina untuk mengendali satu masalah yang mencapai matlamat dengan jayanya. Harris (1998) meneruskan dengan menjelaskan bahawa „kadangkala matlamat adalah untuk menghapus masalah sama sekali; kadangkala matlamat hanya untuk mengendali kesan masalah. Justeru, adalah penting untuk menyedari bahawa matlamat anda sebagai penyelesai masalah akan dibentuk oleh pelbagai faktor yang merangkumi kesungguhan, sumber, nilai dan jangkaan anda, juga kemungkinan yang terkandung dalam masalah itu sendiri.

Masalah-masalah boleh diselesai dengan mengaplikasi dua pendekatan asas:

(a)

Mengambil kira sebab atau sumber masalah; dan

(b)

Mengambil kira kesan-kesan atau simptom-simptom masalah.

Harris (1998) dengan mudahnya menamakan pendekatan ini sebagai stop it dan mop it, secara berturutan. Setiap satu dari pendekatan ini tidak mempunyai bentuk asas.

1.7.1 Pendekatan Stop It

Apabila kita menggunakan pendekatan stop it, kita menguruskan masalah sehingga ia tidak lagi wujud. Terdapat tiga cara masalah itu mungkin boleh diurus:

(a)

Mengelak masalah;

(b)

Menghapus masalah; dan

(c)

Mengurang masalah.

22

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

(a)

MMengelak masalah

(i)

Mengelak masalah daripada terjadi (atau terjadi semula) pada mulanya adalah mungkin penyelesaian yang ideal.

(ii)

Ini kerap kali dilakukan dengan mengendali apa jua tugas dengan tujuan memperoleh kualiti terhebat, dengan tidak mengambil kira kos atau masa

(iii)

Pendekatan mengelak kerap kali sukar untuk diaplikasi sebab ia memerlukan celik akal yang boleh meramal (kebolehan untuk melihat masalah sebelum ia berlaku).

(iv)

Walau bagaimanapun, kebanyakan masalah seolah-olah tidak boleh dijangka.

(v)

Dengan mengelak perselisihan faham, keperluan bagi mengawal kerosakan dan pengurusan emosi boleh dielakkan.

(b)

MMenghapus masalah

(i)

Cara terbaik bagi mengendali satu masalah adalah menghapusnya.

(ii)

Tidak terdapat kejadian masalah timbul semula jika penghapusan dilakukan dengan betul.

(iii)

Anda sepatutnya selalu mengambil kira penyelesaian dengan cara penghapusan sebagai kemungkinan penyelesaian.

(iv)

Walau bagaimanapun penyelesaian dengan cara penghapusan mungkin tidak selalu boleh dicapai. Sebagai contoh, masalah AIDS mungkin diselesaikan dengan menghapuskan tingkah laku-tingkah laku sosial yang tidak diingini, seperti kegiatan seksual dan penggunaan dadah. Pihak-pihak berminat dijangka menolak implimentasi penyelesaian tersebut. Oleh itu, pendekatan mop it adalah pendekatan yang selalu diambil bagi menyelesai masalah AIDS.

(c)

MMengurang masalah

(i)

Terdapat masalah-masalah, seperti penghasilan sampah, yang tidak boleh dihapuskan sama sekali. Apabila berhadapan dengan situasi tersebut, mengurangkan masalah boleh terbukti sangat berkesan.

(ii)

Kita boleh mengurangkan impak apa sahaja masalah dengan mengurangkan saiznya. Satu contoh kehidupan sebenar adalah pendekatan semasa yang diambil pada kemasukan dadah haram ke dalam banyak negara. Kebanyakan kerajaan menggunakan strategi pengurangan bagi mendekati masalah dadah tersebut. Pengaliran kemasukan dadah tidak boleh dihapuskan selagi permintaan

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

23

berterusan, maka pihak berkuasa cuba mengurangkan sebanyak mungkin laluan kemasukan, orang tengah mengendali dadah di jalanan dan jumlah pengguna.

1.7.2 Pendekatan Mop It

Pendekatan mop it lebih memfokus pada kesan masalah daripada masalah itu sendiri. Terdapat tiga bentuk pendekatan mop it:

Merawat masalah;

Mengarah semula masalah; dan

Bertolak ansur dengan masalah.

(a)

MMerawat masalah

(i)

Dalam bentuk ini, kerosakan disebabkan oleh masalah diperbaiki atau dirawat.

(ii)

Perhatian, walau bagaimanapun, dengan dirinya sendiri, penyelesaian dengan cara „merawatnya‰ tidak akan berkesan seperti beberapa bentuk penyelesaian stop it.

(b)

MMengalih masalah

(i)

Dalam pendekatan ini, masalah itu ditukar arah, sama ada secara fizikal dengan mengalihnya kepada kawasan lain (satu penyelesaian biasa dalam masalah sampah) atau menangguh penyelesaiannya dengan mendefinisi semula sebagai bukan satu masalah.

(ii)

Ingat bahawa sesuatu masalah dianggap masalah hanya bila seseorang mendefinisinya sebegitu.

(c)

BBertolak ansur dengan masalah Kesan-kesan masalah dihadapi dengan sifat toleransi. Sama ada ini merupakan penyelesaian masalah boleh dipertikaikan. Dalam senario sebegini, kesan-kesan masalah diambil mudah dan dihadapi sahaja tanpa mengambil sebarang tindakan.

Pendekatan terbaik ialah pendekatan stop it. Walau bagaimanapun, ini tidaklah seharusnya betul dalam semua kes, dan mungkin satu-satunya penyelesaian untuk suatu masalah adalah mop it. Namun begitu, satu penyelesaian masalah yang berkesan akan selalu mengambil kira penyelesaian stop it sebelum meneroka alternatif mop it. Adalah juga penting masalah yang perlu diselesaikan mengambil kira punca ia berlaku dan bukan hanya menfokus pada simptom-simptom.

24

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

MENGENAL PASTI PENYELESAIAN YANG MUNGKIN MUNGKIN

Adalah dipercayai bahawa „cara terbaik untuk mendapat satu idea yang bagus adalah dengan memperoleh banyak idea‰. Maka, mengenal pasti kemungkinan penyelesaian untuk masalah tertentu juga dikenali sebagai mencari „penyelesaian pilihan‰. Ini ialah kerana objektif utama adalah untuk menyelesaikan senarai semua kemungkinan alternatif bagi masalah tersebut. Pelbagai kemungkinan penyelesaian boleh didapati menggunakan pelbagai teknik kreatif.

Cara terbaik adalah mengambil kira pendapat daripada satu kumpulan. Setiap ahli kumpulan mesti menyumbang satu atau lebih cadangan supaya semua idea diambil kira. Ini penting sebab apabila semua pandangan ahli diambil kira secara menyeluruh oleh kumpulan, maka ahli-ahli akan merasakan mereka juga memberi sumbangan secara langsung dalam proses membuat keputusan. Lama kelamaan, ini boleh membantu kumpulan untuk memperoleh satu persetujuan dalam proses membuat keputusan.

MERANCANG PENYELESAIANmemperoleh satu persetujuan dalam proses membuat keputusan. Kerap kali adalah penting untuk merancang sebelum anda boleh

Kerap kali adalah penting untuk merancang sebelum anda boleh meneruskan penyelesaiannya atau memilih alat yang paling sesuai untuknya. Merancang pendekatan penyelesaian boleh didekati dengan cara berikut:

(a)

Mendefinisi empat atau lima sebab utama masalah, diikuti dengan mengenal pasti intervensi yang perlu untuk menyelesaikannya.

(b)

Mungkin terdapat beberapa alternatif dan yang terbaik bergantung pada kos, keberkesanan dan tenaga yang memihak atau menghalangnya.

(c)

Anda boleh menentukan pendekatan terbaik dengan cara berikut:

(i)

Tulis dengan jelas apa yang anda harapkan sebagai hasil

(ii)

Nilai kemungkinan-kemungkinan alternatif. Adakah alternatif boleh dilaksanakan, praktikal dan boleh didapati? Teknik berikut akan membantu:

Dapatkan idea dengan percambahan minda.

Kenal pasti bagaimana tenaga boleh mempengaruhi daya maju alternatif dengan menggunakan analisis ruang tenaga.

Kenal pasti dan meneroka kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman alternatif penyelesaian menggunakan analisis SWOT.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

25

 

Buat penanda aras antara proses pilihan anda dengan organisasi lain yang sama dan cari peluang belajar.

(iii)

Ikut proses analisis untuk penyelesaian berdasarkan faktor paling penting menyebabkan masalah:

Banding keberkesanan dan daya maju alternatif penyelesaian dengan menggunakan matriks keutamaan.

Bagi strategi terpilih, guna carta aliran hierarki untuk menentukan aktiviti mana fokus utama dan apakah turutan kronologi pelaksanaannya.

(iv)

Sebagai sebahagian daripada perancangan implimentasi anda, guna matriks program untuk mendefinisi matlamat dan sumber (manusia, material, kewangan, masa) yang anda perlu.

Teknik-teknik ini akan diteroka sekali lagi dalam topik-topik seterusnya.

1.10
1.10

MENGAMBIL TANGGUNGJAWAB

Akhir sekali, adalah penting untuk bertanggungjawab terhadap masalah jika kita mahukan perubahan konstruktif pada situasi. Apabila kita memesongkan tentang orang yang bertanggung jawab dan menyalahkan hanya keadaan luaran bagi masalah yang kita hadapi, ia boleh membawa kepada perasaan tidak berdaya yang akan melemahkan keupayaan kita untuk mencari jalan keluar daripada masalah.

„Lokus kawalan luaran‰ merujuk kepada seseorang yang percaya masalah adalah disebabkan dan ditentukan oleh rangsangan luaran, bukan daripada kawalan personalnya dan tiada apa yang boleh dilakukannya untuk menukar situasi. Set minda ini boleh menjadi tidak sihat dalam konteks pemikiran positif. Kita tidak sepatutnya mengalah dengan kepercayaan bahawa kuasa luar daripada diri kita mempengaruhi keupayaan kita untuk berjaya.

diri kita mempengaruhi keupayaan kita untuk berjaya. Satu masalah wujud apabila terdapat ketidak padanan antara

Satu masalah wujud apabila terdapat ketidak padanan antara apa yang

sebenarnya

berlaku

dengan

apa

yang

kita

mahu

atau

jangkakan

akan

berlaku.

Satu masalah boleh dilihat sebagai satu peluang untuk pembaikan.

 

26

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

Penyelesaian masalah adalah proses perolehan penyelesaian yang memuaskan, sebaik-baiknya dalam cara yang tidak disangka.

Penyelesaian masalah boleh dilihat sebagai satu struktur atau arah. Tahap- tahap dalam penyelesaian masalah adalah:

- Mengecam dan mendefinisi satu masalah;

- Mencari kemungkinan penyelesaian;

- Memilih penyelesaian terbaik; dan

- Mengimplimentasi penyelesaian.

Mendefinisi satu matlamat adalah penting dalam menentukan kewujudan masalah dengan langkah-langkah berikut:

- Meneroka masalah;

- Membina matlamat;

- Peroleh ide;

- Pilih ide;

- Implimentasi; dan

- Nilai atau tindakan susulan.

Analisis Akar Umbi (RCA) melibatkan proses-proses berikut:

- Mendefinisi masalah;

- Mengumpul data;

- Mengenal pasti faktor kemungkinan penyebab atau punca; dan

- Cadangan dan implimentasi penyelesaian.

Kekangan dihadapi dalam penyelesaian masalah merangkumi kekurangan kejelasan, polytely, kompleksiti dan dinamik.

Dua pendekatan asas bagi menyelesaikan masalah adalah mengatasinya dari punca atau mengatasi simptom-simptomnya atau kesan.

Adalah penting untuk merancang penyelesaian bagi masalah sebelum meneruskan kepada proses sebenar menyelesaikannya.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

27

Analisis Akar Umbi Analisis SWOT Berfikir luar kotak Lokus Kawalan Luaran Masalah terbuka Masalah tertutup

Analisis Akar Umbi

Analisis SWOT

Berfikir luar kotak

Lokus Kawalan Luaran

Masalah terbuka

Masalah tertutup

Pendekatan Mop it

Pendekatan Stop it

Pusingan Penyelesaian Masalah

Mop it Pendekatan Stop it Pusingan Penyelesaian Masalah 1. Berdasarkan pemahaman anda, jelaskan apa itu masalah?

1. Berdasarkan pemahaman anda, jelaskan apa itu masalah?

2. Sesuatu masalah boleh dilihat sebagai satu peluang untuk pembaikan dan satu kayu ukur menunjukkan perbezaan antara keadaan semasa dan keadaan ideal anda. Bolehkah anda huraikan kedua-dua keadaan ini?

3. Huraikan proses penyelesaian masalah.

4. Jelaskan dengan ringkas langkah-langkah yang terlibat dalam mengimplimentasi penyelesaian kepada masalah.

5. Penyelesaian masalah berpusat pada pemikirkan tentang keadaan ideal yang seseorang ingin capai. Bagaimana penetapan matlamat berguna dalam mempertingkatkan proses penyelesaian masalah?

6. Apabila menghadapi masalah, satu penyelesaian berkesan boleh dibina dengan langkah-langkah berikut:

(a)

Meneroka masalah;

(b)

Membina matlamat;

(c)

Peroleh ide;

(d)

Pilih ide;

(e)

Implimentasi; dan

(f)

Nilai atau tindakan susulan.

Jelaskan

langkah ini.

dengan

ringkas

proses-proses

terlibat

dalam

setiap

langkah-

28

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

8. Senaraikan kekangan umum yang dihadapi dalam masalah sukar.

9. Terdapat dua pendekatan asas menyelesaikan masalah:

(a)

Di mana sebab atau sumber masalah itu ditangani;

(b)

Di mana kesan atau simptom masalah ditangani.

Bolehkan anda jelaskan pendekatan-pendekatan ini?

10. Huraikan dengan ringkas bagaimana menggunakan pendekatan Analisis SWOT dalam perancangan penyelesaian.

pendekatan Analisis SWOT dalam perancangan penyelesaian. Adair, J. (2010). Decision making and problem solving

Adair, J. (2010). Decision making and problem solving strategies: Learn key problem solving strategies; Sharpen your creative thinking strategies; Make

effective decisions. (2nd ed.). London, UK: Kogan Page.

Bedell, J. R., & Lennox, S. S. (1997). Handbook for communication and problem solving skills training: A cognitive-behavioural approach. (1st ed.). Canada:

John Wiley and Sons.

Dörner,

D.,

&

Wearing,

A.

(1995).

Complex

problem

solving:

Toward

a

(computer-simulated) theory. In P. A. Frensch & J. Funke (Eds.), Complex

problem solving: The European Perspective (pp. 65-99). Hillsdale, NJ:

Lawrence Erlbaum Associates.

Fensel, D., & Motta, E. (2001). Structured development of problem solving methods. IEEE Transactions on Knowledge and Data Engineering. (913-

932). Retrieved from http://people.kmi.open.ac.uk/motta

Funke, J. (1991). Solving complex problems: Human identification and control of complex systems. In R. J. Sternberg & P. A. Frensch (Eds.), Complex problem

solving: Principles and mechanisms (pp. 185-222). Hillsdale, NJ: Lawrence Erlbaum Associates.

Harris, R. (1998). Introduction to problem solving. Retrieved August 2008 from

http://www.virtualsalt.com/crebook3.htm

Sternberg, R.J. (1998). Thinking and problem solving (Handbook of Perception

and Cognition). (2nd ed). San Diego, California: Academic Press.

TOPIK 1

PENYELESAIAN MASALAH

29

Woods, D. R. (1975). Teaching problem-solving skills. Engineering Education, 66

(3), 238-243.

Woods, D. R. (1980). Problem solving workshop. Annual Conference of American Society for Engineering Education. University of Massachusetts, Amherst.