Vera Vera Jorge Choez Jorge Luis Ing.: Benito Villaprado IV M DESARROLLO DE UNA ORGANIZACIN DE VENTAS RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL DE VENTAS PROCESO DE SELECCIN DEL PERSONAL DE VENTAS MOTIVACION DEL EQUIPO DE VENTAS Administracin de Ventas GRUPO # 5
ORGANIZACIN DE VENTAS Introduccin La organizacin es la funcin bsica de la administracin para disponer las actividades de trabajo de una empresa. Definicin Una unidad de organizacin que subdivide una empresa segn las necesidades de Gestin de compras. Es responsable de la venta de materiales y servicios. Algunos ejecutivos consideran esta tarea como un esfuerzo que termina tan pronto como se establece la estructura organizacional. Organizar la fuerza de ventas es una tarea crucial en administracin de ventas, ya que tiene un impacto directo sobre el desempeo del gerente en su trabajo. Estructura Una organizacin de ventas puede subdividirse en diferentes cadenas de distribucin, que determinan la responsabilidad para un canal de distribucin. Se pueden asignar diferentes sectores a una organizacin de ventas, la cual es responsable de los materiales o servicios que hay que suministrar. Un rea de ventas determina el canal de distribucin utilizado por una organizacin de ventas para vender los productos del sector. Desarrollo de una organizacin de ventas
La organizacin de la fuerza de ventas puede variar de acuerdo con las necesidades, caractersticas y filosofa de cada empresa. Entre estas: a) Organizaciones formales e informales: la organizacin formal es una creacin de la administracin, la organizacin informal es un patrn de comunicaciones que surge para facilitar las operaciones de la organizacin formal. b) Organizaciones horizontales y verticales: El factor que determina el empleo de una estructura organizacional vertical o una horizontal es el eficiente grupo de control, se refiere al nmero de empleados que informan al nivel superior siguiente en la organizacin. La estructura horizontal tiende a existir donde se aceptan varios grupos de control mientras que las verticales caracterizan casos en los cuales se requiere una supervisin ms estrecha por parte de la administracin c) Organizaciones centrales y descentralizadas: En una organizacin de ventas descentralizada la responsabilidad y la autoridad se delegan en los niveles ms bajos de la administracin, en la centralizada la responsabilidad y la autoridad sobre las decisiones se concentra en niveles de administracin ms altos. d) Lnea y componentes del staff: en una organizacin de marketing la funcin de ventas es el componente de lnea y las funciones de staff son las siguientes: Publicidad y promocin: condicionan al cliente potencial a aceptar la presentacin del vendedor. Investigacin de marketing y la planeacin: Permite que los vendedores concentren sus esfuerzos en los mercados potenciales ms grandes. e) Tamao de la compaa y organizacin: Es comn que en una organizacin ms pequea la administracin de ventas sea una actividad descuidada. Si una compaa crece ms all de la etapa empresarial de pequea escala tiene que reclutarse o desarrollarse un nivel inferior para que se encargue de las funciones especiales. Principios de la organizacin de ventas: En cualquier empresa hay ciertos principios bsicos de organizacin. Algunos de estos principios son los siguientes: La responsabilidad de cada persona debe expresarse clara y completamente por escrito. Cada persona debe comprender y aceptar sus responsabilidades. La autoridad y la libertad de accin estarn bien definidas con relacin a las responsabilidades asignadas. Todos los individuos deben comprender y aceptar los estndares con los cuales se va a medir su conducta. Deben presentarse los procedimientos para permitir la libertad de accin a falta de supervisin. La organizacin debe ser sensitiva y flexible a las condiciones cambiantes. Todos deben comprender y aceptar los fines comunes. Etapas de la organizacin de ventas: Las etapas de la organizacin de ventas son las siguientes: funciones, jerarquas y obligaciones. Funciones: las funciones de departamentos de ventas son aquellas en las cuales se basa el gerente para establecer una estructura orgnica. Se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: 1) conocer el objetivo 2) dividir el trabajo e operaciones parciales 3) dividir las actividades en unidades prcticas 4) para las actividades individuales o en grupo, definir con claridad las funciones y precisar que persona o personas las desempearan. 5) Asignar el personal especializado 6) Delegar la autoridad correspondiente al personal especializado. Unidades de organizacin: abarca las funciones o actividades que se debern desarrollar en el departamento de ventas, y considera el trabajo por desarrollar. Reclutamiento del Personal de Ventas.
Qu es Reclutamiento?.- Un programa eficaz de seleccin no puede existir sin un sistema bien planeado y bien operado para los candidatos solicitantes. Los recursos humanos de cualquier organizacin constituyen su activo ms importante. El xito de cualquier operacin de ventas depender en gran medida del calibre de su personal, incluyendo gerentes y supervisores. Por ello las polticas y mtodos que adopte, y tenga por escrto una organizacin para conseguir su fuerza laboral, son importantsimas. Planeamiento de las necesidades de personal La cantidad de personal necesario que requiere una empresa de venta directa, o un departamento de ventas cualquiera, est determinado por diferentes factores, tales como: (a) rotacin del personal. (b) tasa de crecimiento de la organizacin. (c) mercado meta que se trata de cubrir. Una tasa de rotacin alta significa que se debe estar constantemente buscando nuevo personal, para llenar las vacantes que dejan las personas que renuncian, son despedidos, etc. Por ejemplo, si se emplea gran cantidad de muchachas jvenes es de esperar que ellas trabajen por tiempo corto, porque continan sus estudios, contraen matrimonio o toman permisos pre y post natal, etc. Otro factor que afectar las necesidades de nuevo personal es la tasa de crecimiento de la organizacin. Esto est determinado por factores externos, tales como el crecimiento econmico del pas, o factores internos, como los incrementos en venta y produccin. Preparacin de una descripcin del Puesto. El resultado de un anlisis formal del puesto es una descripcin del mismo. Esta se utilizara para el reclutamiento, seleccin, capacitacin, compensaciones y la evaluacin de la fuerza de ventas. Esta se debe hacer por escrito para que constantemente se pueda hacer referencia a ella, hacerlo de esta manera permitir los solicitantes y al personal actual de ventas saber exactamente cules son sus deberes, responsabilidades y las bases para su evaluacin. Desarrollo de un conjunto de requisitos para el trabajo Los deberes y responsabilidades que se estipulen en la descripcin del Puesto se deben de convertir en un conjunto de requisitos que un recluta debe de tener para poder realizar el trabajo de forma satisfactoria. Se deben de incluir requisitos especficos tales como la educacin y la experiencia. Rasgos de personalidad. Como resultado de un estudio que realizaron dos psiclogos industriales se sugiri que un vendedor exitoso solo necesita dos rasgos de personalidad: Empata e Impulso del Ego. -La Empata podemos definirla como "Sentir lo que siente la otra persona". Este sentimiento proporciona retroalimentacin del cliente, lo que permite al vendedor ajustar el mensaje de ventas y hacer todo lo que sea necesario para cerrar la venta. -El Impulso del Ego hace que el vendedor quiera y necesite hacer la venta en una forma personal o del ego, no solo por el dinero. Otro estudio identifico seis atributos de los vendedores exitosos: 1. Un alto nivel de energa. 2. Confianza en s mismos. 3. Hambre constante de dinero. 4. Capacidad para trabajar duro sin supervisin estrecha. 5. Tienen el hbito de la perseverancia. 6. Una tendencia natural a ser competitivos. PROCESO DE SELECCIN DEL PERSONAL DE VENTAS
La captacin y seleccin del personal comercial es uno de los aspectos ms delicados de una empresa. De lo acertado o errneo de esta accin depender la facturacin de la compaa. Por eso es importante tener en cuenta cual va a ser el proceso de decisin para la seleccin de nuestros vendedores, sobre quin debe recaer la responsabilidad de la seleccin, cul es la determinacin de los criterios de seleccin, qu vamos a hacer para reclutar a los aspirantes y qu procedimientos de seleccin debemos tener en cuenta. El Proceso de Decisin para la Seleccin de Vendedores A veces nos preguntan si el vendedor nace o se hace cuando en la mayora de las ocasiones es una mezcla de las dos cosas. Hay personas que tienen facilidad para contactar con otras personas, pero tambin se aprende a ser un buen vendedor aplicando las mejoras para capacitar el trabajo de ventas. Es tambin necesario saber que la aplicacin de normas inapropiadas en la seleccin de vendedores es sumamente costosa. A largo plazo es importante incorporar a una persona que nos d un buen rendimiento. Si el vendedor da un rendimiento bajo implica que deberemos despedirle y adems deberemos asumir el coste de volver a reclutar y formar otro vendedor. En resumen, mala seleccin coste doble. El entusiasmo es lo que ms valoramos de un buen vendedor, aunque son cuatro las caractersticas ms valoradas en un buen vendedor: Variables fsicas: Edad, sexo, aspecto fsico. No puede ser el mismo tipo de vendedor si queremos vender moda joven o planes de seguros mdicos. Variables de comportamientos: Antecedentes y experiencia, nivel de formacin, experiencia comercial, estatus actual, hobbies. Variables psicolgicas: Aptitud, inteligencia, habilidades cognitivas y mentales que le permitirn un mejor aprendizaje, inteligencia verbal, disposicin general para la venta, personalidad, empata, deseos de logros, autoestima, seguridad en s mismo, nivel de extroversin y sociabilidad, creatividad, flexibilidad. Habilidades: Vocacionales como saber expresarse o conocer los productos de la empresa. Interpersonales como la capacidad de persuasin, comunicacin y negociacin. Gestin personal, como el manejo del tiempo de una visita. Estima vocacional, es importante que al aspirante le guste la venta. Tampoco debemos olvidarnos que hay una serie de determinantes especficos relacionados con el rendimiento comercial, que tienen que ver con los tipos de producto y con los tipos de trabajo. Es decir no es lo mismo vender productos de consumo que productos industriales, ni es lo mismo vender productos que servicios. Del mismo modo que no tiene nada que ver la venta comercial con la venta misionera, ni la venta tcnica con la de nuevos productos o a nuevos mercados. Sobre Quin debe recaer la Responsabilidad de la Seleccin El reclutamiento se puede encargar a una empresa de seleccin de personal o se puede hacer de manera interna. Si es una seleccin interna pueden encargarse los directivos comerciales o el departamento de recursos humanos aunque lo ideal sera usar un sistema mixto donde intervengan los dos departamentos. Si contratamos una empresa externa el coste econmico es mayor. La consultora realizar una seleccin masiva o se dedicar a la caza de talentos en otras empresas. Esta empresa acabar presentado un nmero limitado de candidatos que presentar a la empresa contratante. De cualquier modo el responsable ltimo de la seleccin del personal de ventas es la empresa que lo necesita, Anlisis del Trabajo y Determinacin de los Criterios de Seleccin Solo estaremos preparados para reclutar al personal de ventas si hacemos un anlisis previo al proceso de seleccin donde tengamos en cuenta dos aspectos fundamentales: Anlisis del puesto de trabajo: Funciones, actividad principal, mbito del puesto de trabajo, dependencia profesional (de quien va a depender el vendedor) Perfil del candidato ideal: Habilidades que necesita tener el candidato y variables fsicas. El Reclutamiento de Aspirantes Independientemente de si la captacin se hace de una forma externa o interna, se hace necesaria la publicacin de un anuncio de la oferta de trabajo con el perfil requerido, oferta, sueldo, descripcin del trabajo, etc. Tambin es importante elegir el medio o los medios donde se va a publicar el anuncio: prensa, portales de internet, redes sociales profesionales, etc. Etapas de la Seleccin Comparar perfil del candidato ideal con el CV de los candidatos. Esto nos va a permitir obtener candidatos potenciales y eliminar de entrada un 80-90% de los CV. Realizacin de entrevista personal. Es una segunda seleccin que nos permite eliminar otro 25%. Pruebas psicotcnicas: de personalidad, de factores de inteligencia. Esta es una tercera seleccin que nos reducir la seleccin a 3 o 4 candidatos Entrevista en profundidad. Es la seleccin definitiva para captar al aspirante. Si todo se ha hecho correctamente este candidato pasar a formar parte del departamento de ventas de la empresa. Cmo motivar a un equipo de ventas.
Motiva a tu equipo de ventas.- Los trabajos de ventas son sencillos de conseguir, pero igual de fciles de perder. Muchos gerentes de ventas se ven enfrentados con una tasa de rotacin inusualmente alta, pero la razn de esto se encuentra a menudo en las tcnicas de gerencia y motivacionales y no en malas decisiones de contratacin. Incontable cantidad de libros se han escrito sobre cmo motivar al equipo de ventas, pero existen unas cuantas maneras bsicas de estimular a tus vendedores para que obtengan cheques cuantiosos. Instrucciones: 1.-Ensales a los vendedores sobre todos los aspectos de sus servicios y productos. El conocimiento es poder y mientras ms sepan los vendedores sobre lo que la compaa ofrece, ms confiarn en ellos los potenciales clientes. 2.-Inclcales entusiasmo y deseo de vender y satisfacer las necesidades de los clientes. Un deseo verdadero de vender que est basado en ayudar al cliente lograr mucho ms que tcticas de presin. El entusiasmo es contagioso. Cuando tu equipo est armado con el doble golpe de entusiasmo y conocimiento, seguro har posibles ms ventas. 3.-Recompensa las buenas actuaciones con beneficios adicionales, como entradas a conciertos o una salida un fin de semana con todo pago. Los incentivos monetarios como los bonos luego de un cierto nmero de ventas inspirar a la gente a trabajar ms duro hacia sus objetivos. 4.-Crea un ambiente orientado al trabajo en equipo. Los objetivos en ventas individuales son importantes, pero compartir los xitos y discutir tcnicas como un equipo puede hacer la diferencia con los competidores. Haz reuniones de grupos de forma regular para discutir una estrategia general y reuniones individuales cuando son necesarias. 5.-Establece objetivos realistas. Al ser honesto sobre qu esperar de los empleados, ganars un sentido del logro y estos se esforzarn para lograr ms en vez de estar frustrados por objetivos imposibles de alcanzar. 6.-Evita la intimidacin como un mtodo de motivacin del equipo de ventas. Amenazar de forma sutil a los empleados con degradarlos o despedirlos si los objetivos no son alcanzados no los inspirar a vender ms. Crear a fin de cuentas una atmsfera de resentimiento y desconfianza. Un supervisor de ventas debe ser un aliado del equipo, no un enemigo.