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Administracin Bsica C.P.N.

Ileana Argaaraz

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AREAS ORGANIZACIONALES Y FUNCIONES

COMERCIALIZACION

Dentro de la organizacin, es la funcin que relaciona al consumidor de un producto o al usuario de
un servicio con una empresa. En efecto, investiga las motivaciones del consumidor, desarrolla y
disea los productos y luego los pone a su disposicin. Es el departamento encargado de la
direccin y estmulo de la corriente de mercadera del productor al consumidor.
Las principales funciones son: investigacin de mercado, pronstico de ventas, estudio del
comportamiento del consumidor, estudio de los costos comerciales, polticas de precios, estudio y
diseo de envases, distribucin fsica de los productos, administracin de la ventas, promocin de
las ventas, publicidad y la direccin de las fuerzas de las ventas.
La investigacin de mercado tiene por objeto la recoleccin, registro y anlisis de
informacin del mercado, definiendo a ste como el conjunto formado por los demandantes
y oferentes de un producto o servicio.
El pronstico de ventas es la estimacin de las mismas en base a la demanda existente de un
producto. Sera la demanda probable para una empresa determinada. Se puede calcular en
base a la curva de la demanda del mercado y a series estadsticas existentes en la empresa.
El estudio del comportamiento del consumidor es el estudio de las motivaciones que ste
tiene para comprar un producto.
Los costos comerciales son aquellos en que incurre la empresa para vender un producto o
servicio y que se encuentran asociados al rea de Comercializacin.
La poltica de precios se refiere al modo de determinacin de los precios a partir de los
costos de la empresa, a partir de los competidores directos y a travs del mercado.
El estudio y diseo de envases es parte del diseo del producto y est vinculado a la funcin
de investigacin y desarrollo.
La distribucin fsica de los productos es el modo mediante el cual el producto sale de
fbrica y llega al consumidor. Puede ser directamente desde la fbrica, o a travs de
mayoristas y minoristas.
La administracin de ventas es un rea de apoyo de comercializacin, que realiza las
diferentes tareas administrativas del rea: facturacin, entrega de pedidos, estadsticas
comerciales, etc.
La promocin y la publicidad estn estrechamente vinculadas. La primera lleva un mensaje
personalizado al mercado, y la segunda, un mensaje no personalizado.
La fuerza de ventas est constituida por vendedores, representantes, comisionistas, etc. Son
aquellos que vinculan la empresa, producto y cliente.

Anlisis de las funciones y subfunciones del rea Comercializacin

1. Investigacin del mercado: reunin, registro y anlisis de los hechos relacionados con la
transferencia y venta de productos. Comprende:
1.a) Anlisis de mercado: Medicin y evaluacin de la extensin del mercado y determinacin de
sus caractersticas.

1.b) Determinacin de las caractersticas del consumidor: Anlisis de la actitud de los
consumidores, sus reacciones y preferencias.
1.c) Anlisis de problemas de distribucin: obtener hechos para formular polticas y planes de
comercializacin.
Reunir, analizar e interpretar los datos.
Recomendar polticas comerciales.

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2. Publicidad: presentacin no personal y promocin de ideas, productos o servicios, por cuenta de
un tercero. Comprende:
2.a) Planeamiento de la campaa: Desarrollo del programa de publicidad.
Preparacin del presupuesto de publicidad
Planeacin y calendario del programa
Medicin de la efectividad del programa de publicidad
2.b) Preparacin de textos: Desarrollo de temas que atraigan la psicologa del consumidor, para
emplearlos como base de la publicidad.
Estudio de motivaciones
Seleccin de recursos
Preparacin de textos
Medicin de efectividad
2.c) Seleccin de Medios: Determinacin de los medios fsicos a utilizar para transmitir las
presentaciones publicitarias.
Seleccin de Medios
Anlisis de su amplitud de difusin
Medicin de su efectividad
2.d) Produccin: Diseo y produccin mecnica del material publicitario
Bocetos
Planchas, artistas, etc.
Impresin
3. Promocin de Ventas: accin de llevar un mensaje personalizado al mercado para que los
consumidores de un producto o servicio (actuales y potenciales) conozcan los atributos del mismo.
Comprende:
3.a) Desarrollo del programa: seleccin y direccin de promociones especiales.
3.b) Elementos auxiliares de ventas: desarrollo de catlogos, materiales para exhibicin, impresos,
elementos para la distribuidores y similares.
Seleccin de elementos auxiliares para las ventas
Preparacin y distribucin de estos
4. Planeamientos de Ventas: planeamiento para comercializar los productos convenientes en el
lugar, cantidad, tiempo y precio adecuados. Comprende:
4.a) Determinacin de polticas de ventas: Desarrollo de lneas de accin y mtodos de ventas.
Determinacin de los productos a vender
Formulacin de los planes de venta
Seleccin de los canales de distribucin.
4.b) Presupuesto: preparacin de estimaciones del monto de ventas y del costo de estas en un
perodo especificado.
Estimacin de ventas
Fijacin de las cuotas de venta
Estimacin de los costos de venta.
4.c) Polticas de precios: determinacin del precio y las condiciones de venta.
a) Poltica de precios y utilidades
b) Precios de los productos y listas de precios
4.d) Compras: formulacin de los planes para la adquisicin de mercaderas para la reventa.
4.e) Embalaje: desarrollo de los envases o envolturas para los productos que se venden envasados.
5. Operaciones de Venta: transferencia de los productos a clientes a cambio de dinero.
5.a) Obtencin de Vendedores: reclutamiento y seleccin del personal de ventas
Anlisis de las necesidades del puesto
Especificaciones del puesto
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Anlisis de las fuentes potenciales de empleados
Pruebas a los solicitantes
Referencias de los solicitantes
Evaluacin
5.b) Entrenamiento de Vendedores: Orientacin e instruccin del personal de ventas
Proporcionar las tcnicas de venta
Conducir las clases de entrenamiento
Entrenamiento en la calle
5.c) Direccin de vendedores: Control de las actividades del personal de ventas.
Asignaciones de vendedores a zonas e itinerarios.
Fijacin de rendimiento standard
Supervisin de vendedores
5.d) Remuneracin de vendedores: determinacin de las bases para pagar al personal de ventas por
sus servicios.
Seleccin del plan o bases
Administracin del plan
5.e) Servicios de pedidos: Suministro de informacin respecto a consultas o pedidos.
Contestacin de consultas
Cotizaciones de precios
Trmites de pedidos
5.f) Ventas: estmulo de solicitudes de compra de productos de la compaa por probables clientes
Seleccin de clientes en potencia
Convencerlos de las necesidades de adquirir los productos
Obtencin de los pedidos
6. Distribucin fsica: movimiento de los productos desde el lugar de almacenamiento al punto de
consumo o utilizacin.
6.a) Almacenes: mantenimiento de mercaderas en depsito para despacho a clientes.
Determinacin de lugares de almacenamiento y su capacidad
Recepcin o inspeccin de los productos
Actividades de almacenamiento
6.b) Expedicin: entrega de los productos a los clientes
Preparacin de envos
Seleccin de medios de transporte
Entrega de productos
6.c) Servicio del producto: asegurar un razonable funcionamiento del producto para satisfaccin del
cliente
Devoluciones, reparaciones y reemplazos
Creacin y administracin de garantas
Servicio tcnico a los clientes
7. Servicio postventa
Las relaciones entre el cliente y la empresa no se terminan con la entrega del producto o prestacin
del servicio, ya que el cliente puede necesitar soluciones a problemas surgidos despus de este
momento. La satisfaccin de las necesidades del cliente, una vez que ha recibido la mercanca que
solicit, es el objetivo fundamental del servicio postventa. El rea que cumple esta funcin se puede
encontrar dentro del departamento comercializacin, aunque cada vez es mayor el nmero de
empresas que la configuran como un rgano staff.
La atencin y solucin de los reclamos provenientes de clientes, relativos a productos o servicios
defectuosos, es una de las preocupaciones ms importantes de la empresa moderna ya que el
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objetivo de calidad global del producto perseguido por la empresa, no se puede alcanzar sin la
solucin de estos problemas.

PRODUCCION

Dentro de la organizacin, es la funcin que tiene por fin la elaboracin de productos y el desarrollo
de los mtodos adecuados para tal fin, utilizando materias primas, mano de obra, tecnologa,
herramientas, instalaciones y materiales.
Entindase por produccin a la transformacin o conversin de ciertos insumos en productos, ya
sean estos bienes fsicos o servicios. Consecuentemente, todo fenmeno de produccin puede ser
concebido como un sistema, con sus insumos, su proceso de transformacin y sus productos.
Las principales funciones son: ingeniera del producto, ingeniera de planta, ingeniera industrial,
compras (suministro o abastecimiento), planeamiento y control de produccin, fabricacin y control
de la calidad.

FINANZAS Y CONTROL

Dentro de la organizacin, es la funcin encargada de un ptimo uso de los recursos puestos a
disposicin de la empresa. Busca y obtiene los fondos que son necesarios para el giro de la empresa.
Las principales funciones son: planificacin y control de los fondos, contabilizacin, control de los
costos, control interno, crditos y cobranzas.

ADMINISTRACIN

El rea Administracin tiene a su cargo el manejo eficiente de todos los recursos de la organizacin,
llmese fsicos, financieros, humanos o tecnolgicos. Dependiendo de la forma de organizacin de
cada empresa, la administracin puede asumir las siguientes funciones entre otras-:
Contabilidad:
Realizacin de los asientos contables.
Mantenimiento de los registros y libros contables.
Elaboracin de presupuestos.
Preparacin de las liquidaciones de impuestos.
Control de pagos y cobros, cuando no se encargue esta funcin a otra rea.
Proceso de datos:
Realizacin de los programas necesarios para la gestin.
Mantenimiento de los equipos informticos.
Colaboracin con el resto de las reas.
Gestin de compras:
Recepcin de documentacin que respalda la entrega de mercancas por parte del proveedor.
Comprobacin de las facturas recibidas.
Gestin de ventas:
Recepcin de pedidos de los clientes.
Transmisin de los pedidos al rea de produccin o comercializacin.
Elaboracin de las facturas comerciales y de los documentos de giro. IO
Registro de documentacin:
Mantenimiento de un registro central de la documentacin de inters.
Apoyo a los dems departamentos de la empresa:
Redactar y copiar documentos.
Enviar y recibir el correo.
Recepcin de visitas y llamadas telefnicas.

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ADMINISTRACIN DE PERSONAL

Es la funcin de servicio para toda la empresa, que contribuye a la adecuada administracin del
potencial humano de la misma.
Las principales funciones son: reclutamiento y seleccin del personal, desarrollo de la carrera del
personal dentro de la empresa (promocin interna), capacitacin, liquidacin de sueldos y jornales,
relaciones con el sindicato y administracin de los servicios para el personal.

En toda organizacin, esta rea de es la encargada de establecer la poltica de personal que se ha de
seguir, siendo tambin el rgano que ejecutar la misma. El objetivo de la poltica de personal es
asignar y mantener eficientes los recursos humanos en el ejercicio de sus tareas laborales; es decir,
optimizar la fuerza de trabajo.
Detalle de las Principales funciones y anlisis de las mismas:
Seleccin y contratacin del personal.
Formacin o capacitacin.
Favorecer la comunicacin entre la direccin y sus trabajadores.
Elaboracin de nminas y seguros sociales.
Velar por el cumplimiento de la legislacin laboral y de Seguridad Social.
Dentro de sus funciones tambin se encuentran la definicin de los puestos de trabajo de la
empresa, la poltica de remuneraciones, el establecimiento de planes de promocin con el objeto de
configurar carreras profesionales que aseguren el relevo de los trabajadores, etc.
Reclutamiento de candidatos. Consiste en un conjunto de tcnicas y procedimientos orientados a
atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organizacin.
El reclutamiento puede ser interno (bsqueda de candidatos dentro de la misma organizacin) o
externo (bsqueda fuera de la organizacin).
La seleccin del personal
Comprende todos aquellos mecanismos tendientes a la correcta eleccin de las personas que
ocuparn puestos dentro de la organizacin. Proceso que consiste en escoger, entre los candidatos
reclutados, los ms adecuados para ocupar los cargos existentes en la empresa.
La contratacin
Consiste en la incorporacin legal del candidato seleccionado a la organizacin.
Formacin de los trabajadores
Formacin o capacitacin de los trabajadores, implica el desarrollo del potencial de cada empleado,
a travs de un cambio positivo en sus conocimientos, habilidades y actitudes.

COMPRAS

El ingreso de un bien en el patrimonio de una empresa surge ante la necesidad de satisfacer un
aprovisionamiento. Esta operacin comprende desde el instante en que se origina la necesidad de
realizar la incorporacin, hasta que el elemento adquirido es entregado por el proveedor y registrado
en la documentacin contable.
En establecimientos de gran envergadura, las adquisiciones de materias primas, equipos, repuestos
y elementos de distinta ndole se centralizan en un departamento de compras. Por lo tanto, es el rea
que tiene la responsabilidad de procurar a la organizacin los materiales necesarios para realizar el
trabajo.

Las funciones asignadas habitualmente al rea Compras son:

1. Recepcin o emisin de las solicitudes de compra.
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2. Centralizacin de informacin actualizada y clasificada de los proveedores de la firma, as
como del mercado.
3. Solicitud de cotizaciones de precios y eleccin de proveedores.
4. Confeccin de las rdenes o pedidos de compra y control de los bienes adquiridos.
5. Recepcin de comprobantes que acreditan el envo de bienes por parte del proveedor.
6. Control de los precios y realizacin de los clculos necesarios antes de aprobar las facturas.
7. Establecimiento de buenos vnculos con los proveedores, a efectos de conseguir buenos
precios, condiciones y plazos de entrega.
8. Trmite de las devoluciones de materiales o bienes defectuosos ante los proveedores.

CONTADURA

Tiene a su cargo el control interno de la gestin econmica - financiera de la empresa y el registro
de los actos y operaciones de los cuales derivan variaciones patrimoniales.
El departamento que se ocupa de la contabilidad centraliza toda la informacin sobre las distintas
operaciones de la empresa y por ello debe mantenerse en relacin, directa o indirecta, con los dems
departamentos, oficinas o sectores de la organizacin.
Las funciones primordiales de esta rea son:
*Llevar todos los diarios y mayores auxiliares que no se haya considerado conveniente asignar a
otros departamentos (Diario de Compras, Diario de Ventas, Mayor Auxiliar de Bienes de Cambio).
*Llevar los libros en donde se centraliza la contabilidad de la empresa (Diario General, Mayor
General e Inventarios y Balances).
*Llevar los libros auxiliares de los deudores y acreedores en libros de hojas mviles o en fichas.
*Llevar las planillas de liquidacin de costos y apropiar las materias primas, la mano de obra y los
gastos de fabricacin.
*Preparar el Balance General y Estado de Resultados estados contables-
*Llevar el libro Diario, Inventario y Balances.
*Llevar registros, formularios y planillas.
*Llevar subdiarios de Compras, Ventas, Caja ingreso y Caja egreso.
*Llevar libro IVA Compras e IVA Ventas.
*Llevar fichas de inventario permanentes.
*Llevar fichas de acreedores, proveedores, clientes y deudores.
*Llevar hojas de costos.

Otras funciones del departamento Contadura:

- Implementar los sistemas contables a efectos de brindar informacin clara, precisa, eficaz y
confiable para la toma de decisiones y el ejercicio del control.
- Llevar inventario fsico y valuado de los bienes existentes en el depsito.
- Suministrar informacin til para el control de la eficiencia operativa de la empresa.
- Efectuar la liquidacin de haberes del personal de la empresa.
- Efectuar el control de las facturaciones y efectuar la liquidacin correspondiente.

FUNCION DE DIRECCIN

Dirigir es establecer un ambiente organizacional que permita la utilizacin de los recursos
disponibles para la consecucin de un objetivo.
En toda empresa debe existir un rgano superior que adopte las decisiones necesarias para la
marcha de la empresa. Este rgano decisorio es la Direccin. En el caso de la empresa unipersonal
ser el dueo quien adopte las decisiones. Las decisiones en las empresas de tipo societario se
adoptarn por el rgano social competente, que en cada caso depender del tipo social ante el cual
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nos encontremos y de lo dispuesto en las normas que rigen el funcionamiento interno de la
sociedad.
Toda actuacin de la cpula directiva de una empresa debe estar encaminada, entre otros objetivos
posibles, a la obtencin del mximo beneficio empresarial, mediante el ptimo aprovechamiento de
los recursos.
Funciones de la Direccin
La principal funcin de la direccin de la empresa es la fijacin de la poltica empresarial a seguir;
es decir, los rganos de direccin determinarn qu medidas se adoptarn con el fin de conseguir
los objetivos de la empresa.
Las labores de direccin, tradicionalmente, han consistido en la organizacin, gestin, coordinacin
y control de la actividad empresarial.
Mintzberg seala las siguientes funciones como propias de la direccin:
Funciones interpersonales:
Representa a la organizacin empresarial.
Acta de enlace entre la empresa y terceros.
Funciones de informacin:
Recibe y recopila la informacin.
Transmite la informacin al resto de la empresa.
Funciones de toma de decisiones:
Adopta la iniciativa ante el cambio.
Asigna los recursos.
Resuelve los problemas.
Negocia con terceros.
El trabajo directivo se caracteriza por el alto grado de dedicacin que exige, su carcter reflexivo y
el gran nmero de contactos que se han de mantener.

FUNCION DE CONTROL

Es el instrumento que permite a la direccin el seguimiento de la planificacin, determinando las
desviaciones y adoptando las medidas correctivas necesarias. As, mientras que el plan especifica el
resultado deseado, el control determina el grado de cumplimiento del plan.
Actividades, tcnicas e instrumentos de control
La actividad de control tendr las siguientes fases:
1. Determinacin de los estndares a seguir para que la actuacin empresarial sea correcta.
2. Control de lo realizado.
3. Realizacin de correcciones si lo realizado no coincide con lo previsto.
Las tcnicas de control ms frecuentes son:
Auditoria interna. Realizada por un departamento autnomo de la propia empresa, est
encaminada al anlisis y a la crtica de la actuacin empresarial en todos sus rdenes.
Auditoria externa. Su funcin es la misma que la de auditoria interna, pero es realizada por
profesionales independientes ajenos a la empresa.
El control presupuestario. Se basa en el control de lo presupuestado con la ejecucin real y en la
determinacin de las desviaciones correspondientes.

COLABORADORES EXTERNOS
Debido a la complejidad de la vida econmica actual, la empresa debe contar con el asesoramiento
de profesionales cualificados, que dictaminen y aconsejen acerca de los problemas que surjan en las
disciplinas de su especialidad.
Muchas grandes empresas incorporan a algunos de estos profesionales dentro de su estructura
organizativa como rganos staff, pero la mayora de los empresarios opta por mantener con ellos
relaciones de colaboracin, sin incorporarlos a la plantilla de la empresa.
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La utilizacin de los servicios de colaboradores externos depender de factores como la dimensin
de la empresa, el alcance de sus objetivos y necesidades, y las caractersticas de su estructura.
Principales colaboradores externos
Estos colaboradores se pueden dividir en tres grandes grupos, a saber:
Asesores o consultores. Son especialistas cuya funcin es brindar sus conocimientos tcnicos
sobre los temas sometidos a su estudio.
Los asesores de actividad ms comn son:
Asesor burstil. Su principal funcin es informar sobre la oportunidad de realizar operaciones en
los mercados de cotizacin de valores.
Asesor financiero. Es un experto en inversiones que asesora a sus clientes, entre otros aspectos,
sobre los mecanismos de financiacin ms adecuados.
Asesor fiscal. Brida asesoramiento en cuestiones tributarias.
Asesor jurdico. Brida asesoramiento en cuestiones legales o jurdicas.
Auditores. Son aquellas personas o empresas cuya actividad consiste en el estudio, evaluacin
sistemtica, documentada y peridica de uno o varios departamentos de la actividad empresarial,
formulando recomendaciones encaminadas a la optimizacin de los aspectos objeto de estudio.
Las formas ms habituales de auditoria son:
- Auditoria de estados contables. Su objeto es el anlisis de los estados contables de la empresa por
expertos que, de manera objetiva, emitirn un informe sobre la adecuacin de aqullos a los
principios y normas contables.
Auditoria medioambiental (tambin llamada eco-auditoria). Consiste en el estudio de la empresa
desde el punto de vista medioambiental, con el objetivo de detectar el cumplimiento o
incumplimiento de la legislacin en esta materia y buscar soluciones a las anomalas detectadas.
Auditoria de seguridad. Es aquella que persigue la elaboracin de un plan de seguridad en el cual
se recoja la evaluacin de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores, recomendando
las medidas de prevencin a adoptar y la forma de actuacin en caso de accidente o siniestro.
Auditoria de produccin. Es la encaminada a dictaminar acerca de la correcta utilizacin de los
medios humanos y tcnicos en el proceso de elaboracin del producto.
Auditoria de calidad. Es una modalidad de la auditoria de produccin que se centra en el examen
del producto, informando acerca de su adecuacin a las exigencias del mercado y sobre la adopcin
de medidas encaminadas a la mejora de la calidad.
Auditoria global. Aquella que, mediante la intervencin de profesionales de distintas disciplinas,
tiene como objeto el anlisis de toda la actividad empresarial.
Gestores. Profesionales que, aparte de asumir funciones asesoras, administran y gestionan asuntos
de inters para la empresa o realizan encargos referentes a los mismos.
Ejemplos de Gestores son los siguientes:
Gestor de la propiedad inmueble. Administra las fincas e inmuebles propiedad de la empresa.
Gestor de cartera. Persona o empresa encargada de todas las actividades y operaciones relativas a
los ttulos valor adquiridos por la empresa.
Corredor de seguros. Su funcin es el asesoramiento, la intermediacin y la administracin de los
seguros concertados por la empresa.
Agente de la propiedad industrial. Es el profesional que representa a la empresa ante el Registro
de la Propiedad Industrial, gestionando sus intereses.
Gestor administrativo. Profesional cuya misin consiste en la ejecucin, ante los organismos
pblicos competentes, de trmites administrativos de diversa ndole. Los gestores administrativos
nunca intervienen en nombre propio, sino en nombre de la persona que requiere sus servicios.