O instrumento constitui-se em um conjunto de orientaes voltadas para a
elaborao de relatrios tcnicos gerenciais. PARA QUE SERVE: As orientaes contidas no presente instrumento servem para apresentar um roteiro de elaborao de relatrios gerenciais claros, simples e objeti- vos. ORIENTAO:
O desempenho de uma empresa deve ser avaliado a partir de um conjunto de informaes que permitam conhecer sua realidade num dado momen- to. Alm disso, deve apresentar subsdios para que se possa planejar o futuro da empresa, fazer correes de rumo e apresentar novas formas de atuao. Assim, a elaborao de relatrios tcnico-gerenciais deve ser cuidadosa- mente planejada, seguindo algumas etapas bsicas como: 1. inicie denindo, com clareza, os objetivos do relatrio. Para tanto, preciso identicar o pblico a que se destina, preocupar-se com sua utilizao e forma de apresentao; 2. em seguida necessrio selecionar as informaes relevantes que comporo o relatrio. A misso da empresa e seus objetivos sociais e estratgicos so fontes importantes para esta seleo; 3. a prxima etapa est relacionada escolha dos indicadores de desempenho da empresa. Para denir esses indicadores recomen- da-se utilizar alguns critrios bsicos, tais como: importncia, simpli- cidade; abrangncia; acessibilidade; comparabilidade; estabilidade; baixo custo; 4. aps, avance na denio da forma em que o relatrio ser apre- sentado. Para isso, deve-se levar em considerao que os dados precisam ser objetivos (preferencialmente incluindo demonstrao em grcos). Devido a isso, no conveniente se ter um grosso vo- lume, somente com dados analticos, o que no facilita a viso global do desempenho da empresa, dicultando a clara percepo da situa- o da mesma e, por conseqncia, a tomada de decises. IDENTIFICAO: Ttulo: RELATRIOS GERENCIAIS. Processo Integrador: ELABORAO DE RELATRIOS TCNICOS GERENCIAIS. ORIENTAES SOBRE O INSTRUMENTO: INSTRUMENTO DE APOIO GERENCIAL 04 111 111 INSTRUMENTO DE APOIO GERENCIAL 1 D especial ateno escolha da linguagem mais adequada, pois isso tambm bastante importante. No recomendvel utilizar ter- mos tcnicos que s so entendidos pelos prossionais da rea. Uti- lize expresses de uso mais comum e redija em linguagem de fcil entendimento. O contedo importante, mas a forma tambm contri- bui para o melhor entendimento do relatrio. A visualizao grca das informaes facilita o entendimento, na maior parte dos casos. Por exemplo, um mapa pode ser utilizado para demonstrar a posio geogrca das aes da empresa, en- quanto, um grco em forma de barra, pode mostrar a evoluo da quantidade de benecirios atendidos ao longo de um perodo e ou- tro grco, em forma de pizza, mais adequado para demonstrar a participao de cada tipo de entrada de recursos nanceiros na composio do total das receitas. 5. O ltimo passo a preparao do relatrio propriamente dito e, para isso necessrio identicar previamente as pessoas respons- veis pelo levantamento de informaes, consolidao e anlise dos dados. Deve-se, tambm, estabelecer quem os fornecer e qual a periodicidade, formato e como eles devero estar disponveis para elaborao do documento. Aps a elaborao do relatrio bom vericar se as informaes es- to adequadas ao pblico a que se destinam. Uma das formas tes- tar o relatrio antes de encaminh-lo ao usurio nal. Pea que outra pessoa leia o documento e avalie, com detalhes, o que entendeu de cada uma das partes e o que acha que pode ser melhorado. EXEMPLO: Supondo que o proprietrio da empresa Omega Mveis Populares Ltda., ao analisar o faturamento da sua empresa, tenha constatado que nos l- timos seis meses o valor real das vendas esteja sofrendo uma queda sis- temtica. Preocupado com isso, ele resolve elaborar um relatrio para ser apresentado em reunio interna da empresa. Para tanto, seguiu o roteiro bsico. 1. Objetivos do relatrio Apresentar um painel da situao das vendas da empresa no perodo de janeiro a junho de 2005, visando avaliar os resultados, identicar as causas dos problemas e propor solues para os mesmos. 2. Informaes relevantes Vendas da empresa (ms a ms) do perodo citado. 3. Indicadores Comparao das vendas do perodo de janeiro a junho de 2005 em relao ao mesmo perodo do ano anterior. 4. Forma do relatrio O contedo deve iniciar com a apresentao e objetivos do relatrio, escrito em linguagem simples. Depois so apresentados os demonstrativos de vendas e grcos comparativos, nalizando com listagem de provveis causas de problemas a serem analisadas. 5. Elaborao do relatrio O relatrio cou assim: 2 Relatrio de Vendas 1 janeiro a 30 de junho de 2005 1. Objetivos Apresentar o demonstrativo da evoluo das vendas da empresa; demonstrar o problema detectado: queda no valor real das ven- das; identicar as causas dos problemas; buscar possveis solues. 2. Demonstrativo de vendas janeiro a junho de 2005/2004 3. Indicadores Verica-se uma queda acentuada de vendas no pe- rodo (mdia de 9,5%), sendo o ndice mais expressivo o vericado no ms de maro (20,6%). 4. Lista de provveis causas Meses Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Total Valor em R$ 2004 220.000 312.000 330.000 315.000 345.000 320.000 1.842.000 Valor em R$ 2005 208.000 272.000 262.000 320.000 285.000 320.000 1.667.000 % - 5,45 - 12,8 - 20,6 + 1,6 - 17,4 - 0,0 - 9,5 1. Alta taxa de marcao (preos elevados) 2. Ausncia ou inadequada poltica de descontos 3. Critrio insatisfatrio de remunerao de vendedores 4. Inadequao ou ausncia de propaganda 5. Dependncia de pequeno nmero de clientes 6. Desconhecimento de preos da concorrncia 7. Falta de servios complementares 8. Poltica inadequada de promoes 9. Condies de crdito no atrativas ao cliente 10. Leiaute inadequado da rea de vendas 11. Ambiente psicolgico desconfortvel para o cliente 12. Apresentao inadequada da mercadoria ou preo 13. Incapacitao de vendedores 14. Deficincia das instalaes de vendas 15. Deficincia nas informaes sobre clientes 16. Deficincia nas informaes sobre estoques 17. Falta de vendedores 18. Falta de controle de vendas (por linha, vendedor etc.) 19. Carncia de espao (rea de vendas pequena) 20. Falta de informaes internas para decidir preos Causa de problemas Ocorrncia Grau de importncia 1 2 3 3 1. Alta taxa de marcao (preos elevados) 2. Ausncia ou inadequada poltica de descontos 3. Critrio insatisfatrio de remunerao de vendedores 4. Inadequao ou ausncia de propaganda 5. Dependncia de pequeno nmero de clientes 6. Desconhecimento de preos da concorrncia 7. Falta de servios complementares 8. Poltica inadequada de promoes 9. Condies de crdito no atrativas ao cliente 10. Leiaute inadequado da rea de vendas 11. Ambiente psicolgico desconfortvel para o cliente 12. Apresentao inadequada da mercadoria ou preo 13. Incapacitao de vendedores 14. Deficincia das instalaes de vendas 15. Deficincia nas informaes sobre clientes 16. Deficincia nas informaes sobre estoques 17. Falta de vendedores 18. Falta de controle de vendas (por linha, vendedor etc.) 19. Carncia de espao (rea de vendas pequena) 20. Falta de informaes internas para decidir preos Causa de problemas Ocorrncia Grau de importncia 1 2 3 1. Alta taxa de marcao (preos elevados) 2. Ausncia ou inadequada poltica de descontos 3. Critrio insatisfatrio de remunerao de vendedores 4. Inadequao ou ausncia de propaganda 5. Dependncia de pequeno nmero de clientes 6. Desconhecimento de preos da concorrncia 7. Falta de servios complementares 8. Poltica inadequada de promoes 9. Condies de crdito no atrativas ao cliente 10. Leiaute inadequado da rea de vendas 11. Ambiente psicolgico desconfortvel para o cliente 12. Apresentao inadequada da mercadoria ou preo 13. Incapacitao de vendedores 14. Deficincia das instalaes de vendas 15. Deficincia nas informaes sobre clientes 16. Deficincia nas informaes sobre estoques 17. Falta de vendedores 18. Falta de controle de vendas (por linha, vendedor etc.) 19. Carncia de espao (rea de vendas pequena) 20. Falta de informaes internas para decidir preos Causa de problemas Ocorrncia Grau de importncia 1 2 3 5. Observaes A planilha deve ser preenchida da seguinte maneira: identicar se existe a ocorrncia da causa do problema, fazendo um x na coluna de ocorrncia; em seguida indicar se a ocorrncia de baixa, mdia ou de muita importncia. Ateno! Pode-se acrescentar listagem das causas de problemas outras questes consideradas importantes. ONDE PESQUISAR: www.rits.org.br 4