INFOKES, VOL. 1 NO.

1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628

Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 58


SISTEM INFORMASI REKAM MEDIK
DI POLIKLINIK PT. AIR MANCUR

Oleh:
Dahlan Susilo
Teknik Informatika, Universitas Sahid Surakarta

ABSTRAKSI
Perkembangan teknologi informasi telah mendorong manusia
untuk menyelesaikan tugas-tugas rutinnya dengan cepat dan efisien.
Pekerjaan di pelayanan Poliklinik PT. Air Mancur sudah sangat
padat untuk melayani pasien, keluarga pasien, maupun masyarakat di
sekitar perusahaan. Sistem rekam medis pasien yang ada di Poliklinik
PT. Air Mancur dimaksudkan untuk mencatat atau
mendokumentasikan data tentang riwayat kesehatan pasien di PT. Air
Mancur. Pencacatan rekam medis pasien yang dilakukan oleh bagian
pelayanan medis poliklinik PT. Air Mancur ini masih manual,
sehingga perlu dikomputerisasikan agar pencatatannya lebih baik dan
efisian sehingga ketika data dibutuhkan sewaktuwaktu akan mudah
dalam pencariannya. Program aplikasi sistem informasi rekam medis
yang dikembangkan ini menggunakan bahasa pemrograman Visual
Basic dan Microsoft Access sebagai databasenya. Program aplikasi
terdiri dari input data pasien, input data obat, input data dokter, dan
pemeriksaan pasien, serta laporan untuk membuat Laporan Medis.
Kata kunci : Air Mancur, Rekam Medik, Sistem Informasi

PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi telah mendorong manusia
untuk menyelesaikan tugas-tugas rutinnya dengan cepat dan efisien.
Pekerjaan di pelayanan Poliklinik PT. Air Mancur sudah sangat padat
untuk melayani pasien, keluarga pasien, maupun masyarakat di sekitar
perusahaan. Untuk memudahkan dalam pelayanan pemeriksaan
kesehatan tersebut dapat digunakan sebuah program aplikasi sistem
rekam medik, sehingga pelacakan riwayat kesehatan seorang pasien
dapat dipantau dengan baik.
Sistem informasi poliklinik yang ada sekarang sudah
terkomputerisasi namun masih bisa dilakukan pengembangan sistem,
agar sistem poliklinik yang ada sekarang menjadi lebih sempurna.
Salah satu yang bisa dikembangkan adalah komputerisasi sistem
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 59


informasi rekam medis, dikarenakan pada saat ini pencatatan
informasi rekam medis pasien yang berobat di poliklinik masih
dilakukan secara manual. Dengan sistem manual akan menyulitkan
petugas dalam mencari catatan salah seorang pasien. Hal ini sangatlah
tidak efisien mengingat teknologi informasi berkembang pesat dewasa
ini dan mengembangkan Sistem Rekam Medik di Poliklinik PT. Air
Mancur.
KAJIAN PUSTAKA
Rekam Medis
Rekam medis merupakan hasil aktivitas pencatatan pada suatu
rumah sakit atau suatu institusi pelayanan kesehatan yang berupa data.
Data tersebut meliputi data sosial maupun data medis pasien rawat
jalan dan rawat inap dan diproses oleh seorang tenaga rekam medis
ataupun paramedis sehingga menjadi informasi yang berguna bagi
rumah sakit. Adapun pengertian rekam medis adalah himpunan fakta-
fakta yang berhubungan dengan riwayat hidup dan kesehatan tentang
seorang pasien tersebut yang ditulis oleh professional dibidang
kesehatan (Huffman, 1994).
Menurut petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis di
rumah sakit Depkes RI Dirjen Yanmed tahun 1991, tujuan
terlaksananya rekam medis adalah untuk menunjang tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan
rumah sakit atau institusi kesehatan.
Menurut Huffman (1994) menyatakan bahwa kegunaan rekam
medis adalah sebagai berikut :
4) Manajemen pelayanan pasien
5) Quality Review (tinjauan kualitas)
6) Financial reimbursement (pengurusan klaim asuransi)
7) Legal affairs (perkara hukum)
8) Education (pendidikan)
9) Research (penelitian)
10) Public health (kesehatan umum)
11) Planning and marketing (perencanaan dan pemasaran)
Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what?
Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how?
Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk
memenuhi kebutuhan pada fase analisis.
Database dapat diumpamakan sebagai suatu almari arsip.
Selayaknya sebagai alamari arsip, database juga digunakan untuk
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 60


menyimpan data. Sama halnya dengan almari arsip prinsip utama dari
database adalah untuk mengatur data, sedang tujuan utama dibuat
database adalah untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam
pengambilan kembali data data yang telah di simpan. Perbedaannya
adalah pada media serta metode yang digunakan dalam
penyimpanannya. J ika almari terbuat dari kayu atau besi sedang
pengoperasiannya langsung dilakukan oleh manusia, sedang database
disimpan dalam penyimpanan elektronis seperti disk yang operasinya
dilakukan oleh mesin pintar yang biasa disebut komputer. Data dalam
dalam database disimpan dalam tabeltabel.

PEMBAHASAN
Sistem pencatatan rekam medis pasien yang ada di Poliklinik
PT. Air Mancur dimaksudkan untuk mencatat atau
mendokumentasikan data tentang riwayat kesehatan pasien di PT. Air
Mancur, yang berisi meliputi identitas pasien, hasil anemnesis
(keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah
diderita), hasil pemeriksaan, diagnostik penyakit, dan pengobatan
atau tindakan medis yang diberikan kepada pasien.
Proses pencatatan rekam medis pasien pada saat ini masih
dilakukan secara manual, hal ini mengakibatkan pencarian data rekam
medis pasien ketika akan melakukan pemeriksaan di poliklinik
membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mencari buku
rekam medis pasien secara satu per satu. Dan Proses pencatatan rekam
medis pasien saat melakukan pemeriksaan di poliklinik adalah sebagai
berikut:
(1) pasien yang akan berobat datang ke loket pendaftaran.
(2) pasien Menunjukan kartu berobat. Kemudian petugas pendaftaran
melakukan pendaftaran pasien dan memberikan kartu catatan
rekam medis sesuai kartu berobat pasien tersebut.
(3) Setelah mendapatkan kartu catatan rekam medis, pasien yang akan
berobat melakukan antrian pemeriksaan.
(4) pasien yang pemeriksa melakukan :
(a) pasien memberikan kartu catatan rekam medis kepada dokter
yang bertugas.
(b) Dokter membaca kartu catatan rekam medis pasien, kemudian
melakukan pemeriksaan kepada pasien tersebut sesuai
keluhan.
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 61


(c) Dokter menginformasikan hasil pemeriksaan dan memberikan
resep obat kepada pasien tersebut.
(d) Dokter mengupdate catatan rekam medis pasien tersebut:
dokter mencatat hasil pemeriksaan terakhir ke dalam kartu
catatan rekam medis pasien. Dan diserahkan kembali kepada
pasien.
(5) Setelah pemeriksaan pasien mengebalikan lagi kartu catatan
rekam medis miliknya kepada petugas pendaftaran untuk
disimpan. Laporan rekam medis pasien diserahkan ke pimpinan.
Sistem yang baru merupakan pengembangan dari sistem yang
ada sebelumnya, secara prinsip sama, perbedaannya terletak pada
proses pengolahannya saja. Pada sistem yang baru pengolahan data
diproses secara terkomputerisasi, sehingga informasi yang dihasilkan
lebih tepat dan akurat.
Sistem yang baru sama sekali tidak mengubah alur data yang
ada, sistem tersebut memudahkan pendokumentasian data rekam
medis pasien.
Input sistem rekam medis adalah masukan data pribadi pasien
atau pasien, data obat, data dokter.
Proses yang dilakukan oleh sistem adalah operasi data seperti
proses penambahan data, pencarian data, perubahan data, dan proses
pembuatan laporan. Sebagai keluaran sistem adalah laporan rekam
medis untuk pimpinan.
Sistem pencatatan rekam medis pasien ini dimaksud untuk
mendokumentasikan riwayat kesehatan pasien. Dalam sistem
pengembangan ini, data dicatat dan disimpan oleh komputer ke dalam
basis data, agar ketika data dibutuhkan akan memudahkan dalam
pencariannya.
Entity Relationship Diagram (ER-Diagram) dari sistem
informasi rekam medis seperti terdapat pada Gambar 3.1. ER Diagram
tersebut memiliki tiga, yaitu: pasien sebagai obyek layanan poliklinik
PT. Air Mancur, pasien merupakan seluruh pasien yang hari itu
mendaftar / mengantri dan rekam medis pasien yang merupakan
catatan kesehatan pasien.
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 62



Gambar 1. ER Diagram Sistem Informasi Rekam Medis

ER Diagram tersebut memiliki tiga entitas, yaitu: pasien sebagai
obyek layanan poliklinik PT. Air Mancur, pasien merupakan seluruh
pasien yang hari itu mendaftar / mengantri dan rekam medis pasien
yang merupakan catatan kesehatan pasien.
Petugas pendaftaran pasien memberikan data pasien ke dalam
sistem, berupa data pribadi pegawai, kemudian sistem akan
memberikan informasi rekam medis pasien tersebut ke dokter, lalu
dokter memberikan rekem medis pasien terbaru ke sistem, kemudian
sistem memberikan laporan rekam medis kepada pimpinan.
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 63



Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Rekam Medik

Petugas Pendaftaran Pasien akan memberikan input ke dalam
sistem berupa data pasien. Pasien Lama (pasien yang sudah terdaftar)
akan dimasukan ke dalam antrian pemeriksaan. Pasien Baru (pasien
yang belum terdaftar) akan disimpan datanya ke dalam database
untuk menyimpan Data Pribadi dan Medical Record pasien-pasien;
selain itu Pasien Baru tersebut juga dimasukan ke dalam antrian.
Dokter akan memberikan pelayanan medis kepada pasien sesuai
dengan urutan pasien yang menunggu dalam antrian. Dokter akan
memeriksa medical record pasien yang akan menerima pelayanan
medis. Dokter yang akan bertanggung jawab untuk melakukan
perubahan medical record pasien yang dirawatnya, bila setelah
pelayanan medis dilakukan, perlu dilakukan perubahan terhadap
medical record pasien tersebut.
Petugas pendaftaran pasien memberikan data pasien ke dalam
sistem, berupa data pribadi pegawai, kemudian sistem akan
memberikan informasi rekam medis pasien tersebut ke dokter, lalu
dokter memberikan rekem medis pasien terbaru ke sistem, kemudian
sistem memberikan laporan rekam medis kepada pimpinan.
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 64



Gambar 3. Data Flow Diagram Sistem Informasi Rekam Medik
Database untuk merekam data rekam medik terdiri dari lima
tabel, yaitu Tabel Pasien untuk mencatat data pasien, tabel master
diagnosis untuk mencatat hasil diagnosis penyakit pasien, tabel obat
untuk mencatat obat yang tersedia, tabel medis untuk mencatat dosis
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 65


obat yang diberikan kepada pasien dan tabel dokter untuk mencatat
data dokter.
1. Tabel Pasien
Nama Field Data Type Field Size Keterangan
Kode Pasien Text 6 Kode Pasien (primery key)
Nama Pasien Text 50 Nama Pasien/pasien
Umur Text 2 Umur Pasien
JK Text 1 Jenis kelamin Pasien
Alamat Text 35 Alamat tempat tinggal pasien
Asal Kota Text 35 Asal Kota Pasien
No Telp Text 15 Nomor telpon pasien
Pekerjaan Text 26 Jabatan di perusahaan
Total 170 Total size field

2. Tabel Master Diagnosis
Nama Field Data
Type
Field
Size
Keterangan
No Medis Text 10 Nomor pencatatan pemeriksaan
Tanggal Date - Tanggal pemeriksaan
Kode Pasien Text 6 Kode Pasien yang diperiksa
Kode Dokter Text 6 Kode Dokter yang memeriksa
Diagnosa Text 25 Diagnosa penyakit Pasien
Keterangan Text 35 Keterangan hasil diagnosa
Total Field size 82

3. Tabel Obat
Nama Field Data
Type
Field
Size
Keterangan
Kode Obat Text 6 Kode dari obat
Nama Obat Text 15 Nama Obat
Jenis Text 15 Jenis Obat tersebut
Total Field Size 36

4. Tabel Medis
Nama Field Type Size Keterangan
No Medis Text 10 No Pencatatan Pemeriksaan
Kode Obat Text 6 Kode dari obat
Jumlah Number Long
Integer
Jumlah obat yang diberikan
kepada pasien dalam resep
Total Field Size 16
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 66


5. Tabel Dokter
Nama Field Type Size Keterangan
Kode Dokter Text 6 Kode Dokter yang memeriksa
Nama Dokter Text 25 Nama Dokter
Alamat Text 35 Alamat Dokter
Kota Text 35 Kota Asal Dokter
JK Text 15 Jenis Kelamin
No Telp Text 15 No telepon Dokter
Spesialis Text 25 Spesialis keahlian Dokter
Total 156

Relasi antar tabel dapat dilihat pada Gambar 4 berikut:

Gambar 4. Query tabel

Program aplikasi Sistem Informasi Rekam Medik terdiri
atas antarmuka berikut ini:

INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 67



Gambar 5. Form Menu

Menu File terdiri dari anak menu, yaitu : Data Pasien digunakan
untuk koneksi ke form input data Pasien, Data Dokter digunakan
untuk koneksi ke form input data dokter, Data Obat digunakan untuk
koneksi form input data obat, dan Keluar digunakan untuk keluar dari
program.
Menu Proses berisi pilihan Pemeriksaan Pasien yang digunakan untuk
koneksi ke form pemeriksaan pasien.
Menu Laporan terdiri dari anak menu Daftar Pasien digunakan untuk
koneksi ke form daftar pasien, pada form daftar pasien ini, daftar
pasien dicetak sesuai kriteria yang dipilih atau secara keseluruhan.
Daftar Dokter digunakan untuk koneksi ke form daftar dokter, dimana
pada form daftar dokter ini, daftar dokter dicetak sesuai kriteria yang
dipilih atau secara keseluruhan. Daftar Obat digunakan untuk koneksi
ke form daftar obat yang ada di poliklinik. Kartu Berobat digunakan
untuk koneksi ke form Kartu Berobat, dimana pada form Kartu
Berobat ini, kartu berobat dapat dicetak sesuai kriteria yang dipilih.
Pemeriksaan digunakan untuk koneksi ke form laporan medis.
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 68


Dimana pada form laporan medis ini, catatan rekam medis atau hasil
laporan pemeriksaan pasien dapat cetak secara keseluruhan atau pun
sesuai kriteria yang dipilih. Menu Close digunakan untuk keluar
program. Tombol Button Daftar Pasien digunakan untuk koneksi ke
form input data pasien Tombol Button Daftar Dokter digunakan untuk
koneksi ke form input data dokter. Tombol Button Daftar Obat
digunakan untuk koneksi ke form input daftar obat. Tombol Button
Proses digunakan untuk koneksi ke form pemeriksaan pasien.

Form Data Pasien.

Gambar 6. Form Data Pasien













INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 69


Form Data Dokter.

Gambar 7. Form Data Dokter

Form Data Obat

Gambar 8. Form Data Obat
Form Pemeriksaan Pasien












Gambar 9. Form Pemeriksaan Pasien
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 70


Form Daftar Pasien
Form daftar pasien merupakan form untuk mencetak daftar
pasien sesuai kriteria yang dipilih. Ada 4 kriteria untuk mencetak
daftar pasien yaitu berdasarkan kode pasien, nama pasien, kota asal
pasien atau pun secara keseluruhan (all).
Form Daftar Dokter
Form daftar dokter merupakan form untuk mencetak daftar
dokter sesuai kriteria yang dipilih. Ada 5 kriteria untuk mencetak
daftar pasien yaitu berdasarkan kode dokter, nama dokter, kota asal
dokter, spesialis dokter atau pun secara keseluruhan (all).

Gambar 10. Form Daftar Pasien



Gambar 11. Form Daftar Dokter

Form Kartu Berobat
Form kartu berobat merupakan form untuk mencetak atau
membuat kartu berobat sesuai kriteria yang dipilih. Ada 2 kriteria
untuk mencetak atau membuat kartu berobat yaitu berdasarkan kode
pasien atau nama pasien.
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 71



Gambar 12. Form Kartu Berobat
Form Laporan Medis
Form laporan medis ini merupakan form yang digunakan untuk
mencetak laporan rekam medis pasien. Dimana laporan medis pasien
dapat dicetak secara keseluruhan dengan menekan tombol Cetak All
atau dicetak berdasarkan beberapa kriteria yaitu berdasar kode pasien,
no medis ataupun berdasarkan kode dokter.







Gambar 13. Form Laporan Medis
Laporan Medis
Form Laporan medis merupakan laporan yang berisi tentang
catatan rekam medis atau catatan tindakan medis yang diberikan saat
pemeriksaan.









Gambar 14. Contoh Laporan Medis
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 72





















Gambar 15. Desain Program
KESIMPULAN
Sistem pencatatan rekam medis pasien yang ada di Poliklinik
PT. Air Mancur dimaksudkan untuk mencatat atau
mendokumentasikan data tentang riwayat kesehatan pasien di PT. Air
Mancur, yang berisi meliputi identitas pasien, hasil anemnesis
(keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang pernah
diderita), hasil pemeriksaan, diagnostik penyakit, dan pengobatan
atau tindakan medis yang diberikan kepada pasien.
Pencacatan rekam medis pasien yang dilakukan oleh bagian
pelayanan medis poliklinik PT. Air Mancur ini masih manual,
sehingga perlu dikomputerisasikan agar pencatatannya lebih baik dan
efisian sehingga ketika data dibutuhkan sewaktu waktu akan mudah
dalam pencariannya.
Program aplikasi sistem informasi rekam medis yang
dikembangkan ini menggunakan bahasa pemrograman visual Basic
serta Microsoft Access sebagai databasenya. Program aplikasi terdiri
dari 3 form input data, yaitu :
INFOKES, VOL. 1 NO. 1 Februari 2010 ISSN : 2086 - 2628
Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan 73


Form input data pasien, Form input data obat, Form input data
dokter, dan Form pemeriksaan pasien, serta form laporan untuk
membuat Laporan Medis.

DAFTAR PUSTAKA

Alexander, Hengky. 2004. Membangun Sistem Database dengan
Visual Basic 6.0 dan Access 2000. Elex Media Komputer :
Jakarta
Departemen Kesehatan RI, 1991, Petunjuk Teknis Penyelenggaraan
Rekam Medis atau Medical Record Rumah Sakit, Jakarta: Dirjen
Yanmed Depkes RI
Fatansyah. 1999. Basis Data. Bandung : Informatika
Huffman, E.K. 1994, Health Information Management, Illyonis:
Physician Record Company
Sadeli, Muhammad. 2008. Aplikasi Database dengan Visual Basic
6.0. Maxikom. Palembang