OBJEKTIF P & P:

Pada akhir tajuk, pelajar dapat:

Memahami definisi dan kepentingan pengorganisasian,
organisasi formal dan tidak formal.
Memahami prinsip pengorganisasian, Delegasi Tugas dan
Autoriti.
Menganalisis jenis-jenis struktur organisasi.
Memahami definisi,peranan dan objektif PSM.
Menganalisis aktiviti PSM dan Perhubungan Industri.
ISI KANDUNGAN
1. Pengenalan Pengorganisasian
1.1 Definisi Pengorganisasian
1.2 Kepentingan Pengorganisasian
1.3 Organisasi Formal dan Tidak Formal
2. Prinsip dan Konsep Pengorganisasian
2.1 Prinsip Pengorganisasian
2.2 Delegasi Tugas dan Autoriti
3. Struktur Organisasi
3.1 Jenis-jenis Struktur Organisasi
4. Pengurusan Sumber manusia (PSM)
4.1 Definisi PSM
4.2 Peranan PSM
4.3 Objektif PSM
4.4 Aktiviti PSM
4.5 Perhubungan Industri
Definisi Pengorganisasian
Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan
sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas
yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat
organisasi.
Kepentingan Pengorganisasian
1. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik
bagi mencapai matlamat organisasi.
2. Membantu pengurus melaksanakan aktiviti organisasi.
Aktiviti yang pelbagai perlu kemahiran yang berbeza.
3. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat
dilakukan dengan saksama.
4. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem
yang telah ditetapkan.

Organisasi Formal dan
Tidak Formal
Organisasi Formal
Dibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan
secara formal mengikut tingkat autoriti yang telah
ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau pertubuhan.
(seperti yang digambarkan oleh carta organisasi)
Organisasi Tidak Formal

Hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi antara
pekerja di dalam organisasi rasmi.
Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai
ketua atau pemimpin secara tak rasmi.
Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu
kepentingan.
Contoh: pasukan bola sepak Kolej Matrikulasi Pahang
terdiri daripada pelbagai tahap pengurusan.
PRINSIP ORGANISASI
1. Pengkhususan Kerja

Proses mengenalpasti kerja-kerja khusus dan menentukan
individu yang akan melaksanakan kerja tersebut.
Dikenali juga sebagai pembahagian kerja
Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu
sahaja.
Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam
sesuatu kerja.
2. Kesatuan Arahan

Setiap pekerja hanya ada
seorang ketua sahaja.
Pekerja hanya melapor
kepada seorang ketua
sahaja.
3. Rantaian Arahan
Garisan autoriti yang menghubungkan
individu dalam organisasi dan
menggambarkan secara khusus siapa
melapor kepada siapa.

Rantaian arahan memudahkan
hubungan autoriti iaitu tanggungjawab
antara pihak pengurusan dengan
orang-orang bawahan dalam
keseluruhan organisasi dapat
diketahui dengan jelas.
Rujuk rajah.

Pengarah Urusan
Pengarah Bahagian
Pengurus
Penyelia
Pekerja
3. Kesatuan Objektif
Semua objektif jabatan, bahagian dan individu mengarah kepada
objektif organisasi yang sama.

4. Jangkauan Kawalan
Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus kepada
seorang ketua/pengurus
Terdiri daripada jangkauan kawalan sempit dan jangkauan
kawalan luas.


i. Jangkauan Kawalan Luas

Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan
pengurus/ ketua adalah ramai.



ii. Jangkauan Kawalan Sempit

Bilangan staf yang diletakkan dibawah
seorang pengurus adalah sedikit.
5. Autoriti
Autoriti adalah formal dan hak mutlak pengurus untuk
membuat sesuatu keputusan, memberi arahan,
mengagihkan sumber untuk mencapai matlamat
organisasi.
Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah
autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan
peringkat pengurusan di mana mereka berada.
Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di dalam
sesebuah organisasi didefinasikan di dalam huraian
kerja (job description)
Terdapat 2 jenis autoriti; autoriti lini dan autoriti staf.
Terdiri daripada:
i. Autoriti Lini

Satu bentuk autoriti di mana pengurus mempunyai kuasa
formal untuk memberi arahan dan mengawal pekerja
bawahan ke arah mencapai matlamat organisasi..
Autoriti lini melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi dan
matlamat utama organisasi.
Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari pengurus atasan
sehingga pekerja bawahan.


ii. Autoriti Staf

Autoriti staf melibatkan kemahiran dan tugas
khusus bagi menyokong aktiviti-aktiviti
jabatan.
Menggambarkan hubungan sebagai penasihat
kepada organisasi. Mereka tiada kuasa untuk
memaksa ahli organisasi menerima nasihat
mereka.

Contoh; Pengurus pemasaran menasihati unit
pengeluaran meningkatkan kualiti produk.



Delegasi Tugas dan Autoriti
Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara
penurunan kuasa dalam sesebuah organisasi.

Terdapat dua jenis delegasi tugas, iaitu pemusatan dan
pemencaran.
Pemusatan dan Pemencaran
Pemusatan
Autoriti tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit
sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat
bawahan.
Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh
ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan.



Ciri-ciri pemusatan
Keputusan banyak dibuat di peringkat pengurusan atasan.
Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan
keseragaman.
Kebaikan Pemusatan
Keseragaman prosedur dan polisi yang diamalkan
Kawalan yang lebih ketat oleh pihak atasan.
Mengurangkan risiko kesalahan dalam organisasi.
Mengurang berlakunya pertindihan kerja.
Menjimatkan kos pengurusan.

Berlaku penyalahgunaan kuasa oleh pihak atasan.
Pengurus bawahan kurang bermotivasi kerana tidak
terlibat dalam proses membuat keputusan.
Memberikan tekanan kerja kepada pengurus atasan.
Mengambil masa yang lama untuk membuat
keputusan.
Keputusan yang dibuat kurang tepat kerana
maklumat yang kurang jelas dari cawangan .
Kelemahan pemusatan
Pemencaran

Autoriti membuat keputusan diturunkan (didelegasikan)oleh
pengurus atasan kepada pengurus bawahan.

Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat di
peringkat cawangan.

Ciri-ciri pemencaran
Peringkat bawahan diberi kuasa membuat keputusan.
Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.
Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam pembuatan
keputusan.

kebaikan
Pengurus boleh membuat keputusan dengan cepat.
Memberikan pembuat keputusan lebih
bertanggungjawab terhadap tindakannya.
Pengurus lebih kreatif.
Keputusan dibuat lebih tepat kerana pengurus
cawangan
lebih memahami persekitaran kerjanya.

Sukar untuk mengkoordinasikan prosedur dan
undang-undang perniagaan.
Kurang keseragaman polisi.
Pengurus atasan yang berpengalaman kurang
menggunakan kredibiliti mereka kerana kuasa
mereka dikurangkan.
Meningkatkan kos pengurusan syarikat.


kelemahan
Struktur Organisasi
Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana
aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan.
Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap
pengurusan.
Membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi.

Jenis-Jenis
Struktur Organisasi
Struktur Divisional
Struktur Fungsian
Struktur Matrik

Struktur Divisional
Pembahagian jabatan dibuat mengikut:
Geografik
Pelanggan
Produk.
Ciri-ciri struktur divisional
Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan
geografik.

Setiap division mempunyai sumber fungsi utama yang
diperlukan dan tidak bergantung kepada division yang lain.
Pengurus
Bahagian
Kosmetik
Struktur Organik Mengikut Produk
Pengurus Besar
Pengurus
Bahagian
Hiasan
Pengurus
Bahagian
Pakaian

Struktur Organik Mengikut Pengguna
Pengurus Besar
Pengurus
pakaian
kanak-kanak
Pengurus
pakaian
remaja
Pengurus
pakaian
dewasa
Struktur Organik Mengikut Geografik
Pengurus Besar
Pengurus
Cawangan Utara
Pengurus
Cawangan
Tengah
Pengurus
Cawangan
Selatan
Kebaikan
Bagi struktur divisional produk, dapat meningkatkan kemahiran
dalam pengeluaran produk tertentu; meningkatkan produktiviti
dan kreativiti kerana berlakunya pengkhususan kerja;mudah
untuk menangani perubahan dan masalah dalam proses
pengeluaran produk.

Struktur organik menurut pengguna akan meningkatkan tahap
perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana dilatih untuk
memenuhi kehendak pengguna.

Struktur organik menurut kawasan, pengurus mempunyai
pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna
bagi kawasan masing-masing
Keburukan
1. Bagi struktur keluaran, kos yang terlibat adalah tinggi kerana
setiap keluaran mempunyai piawaian yang tertentu.
Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu sahaja.

3. Bagi struktur mengikut pengguna, berlaku pertindihan usaha
dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada
pengguna dan bukannya tugas. Melibatkan kos yang tinggi untuk
mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk
setiap jenis pengguna.

4. Bagi struktur menurut kawasan, pengurus merasa kurang kuasa
untuk mengawal pekerja cawangan dan ia melibatkan kos yang
tinggi akibat faktor demografi.
Struktur Fungsian
Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.
Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.
Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya
digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk
yang terhad.
Ciri-ciri struktur fungsian
Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).
Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam
kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.
Cth;
- pengeluaran; aktiviti yang berkait tentang
pengilangan produk
- pemasaran; aktiviti promosi dan jualan produk
- sumber manusia; bertanggungjawabmendapatkan dan
mempertahankan pekerja yang berpotensi.
- Kewangan; mendapatkan dan menguruskan sumber
dana
Struktur Fungsian
Pengurus Besar
Pengurus
Kewangan
Pengurus
Keluaran
Pengurus
Pemasaran
Kebaikan
Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja, berlaku
pengkhususan terhadap tugas.
Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang
sama dalam jabatan.
Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan yang
sama.
Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana
wujudnya perkongsian sumber .
Keburukan
1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea
dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza.

2. Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini akan
meningkatkan kos dan masa yang panjang.
Struktur Matrik
Merupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur
fungsian. Juga dikenali sebagai sistem berbilang arahan.

Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua
fungsian dan ketua jabatan divisional.
Ciri-ciri struktur matrik
Menggabungkan struktur division dan fungsian.
Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan melintang.
Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua (division dan
fungsian)
Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan (unity of
command) menyebabkan ianya sukar untuk diuruskan.
Struktur Matrik
Pengarah Urusan
Pengurus
kewangan
Pengurus
projek A
Pengurus
Projek B
Staf A & kewangan
Staf B & Kewangan
Pengurus
Projek C
Staf C & Kewangan
Staf A & pengeluaran
Staf B & pengeluaran
Staf C & pengeluaran
Pengurus
pengeluaran
Pengurus
projek

Kebaikan :
Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak kerana
ada 2 penugas autoriti.
Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran.
Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap
dan berkesan.
Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat meningkatkan
pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian keluaran dapat
dilakukan.
Keburukan
Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak masalah.
Menyebabkan kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila
lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan untuk mencapai
kesepakatan.
Percanggahan arahan.
Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan
perselisihan faham antara staf dan pengurus.
Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang
ekstrovert.