TA VAM JE SVE POTREBNO ZA

URED BEZ PAPIRA?

www.chronoszenica.com | www.chronosedukacija.com
Zato nam treba Ured bez papira?
Zamislite da je dan poeo kompliciranim
promjenama u zakonodavstvu. Zbog toga su
zaposlenici uskraeni za odreeno redovno
vrijeme u kom obavljaju svoje poslove, i pri
tome se trude maksimalno ubrzati sve radne
procese da bi stigli odgovoriti zahtjevima
klijenata. U sred cijele ove guve fax prestaje
funkcionirati, dogaaju se problemi tehnike
prirode i jedan od vaih glavnih raunara
prestaje raditi.
Cijeli dan se pretvara u jedan veliki haos
u kojem se i najorganizovaniji osobenjaci
teko snalaze. Ljuti smo to nemam
rezervne fax rolne, ljuti smo to nemamo
zamjenski ureaj, ljuti smo to nemamo
rezervni raunar i generalno moemo
zakljui da je ovo momenat kada shvatamo
koliko je kompletna usluga koju pruamo
ovisna o (naizgled) tako malim i besmislenim
stvarima.
Ali, mogli smo sve raditi na laki, jednostavniji,
bri i efkasniji nain.
Kako?
Znate li koliko zaista imate trokova u vaem
poslovanju? Koliko je vae poslovanje ovisno
o ispravno projiciranim situacijama?
Da li i zato sredstva koja ulaete u poslovanje
imaju svoju opravdanost i moemo li sve
ovo jednostavno ubaciti u raunicu i doi do
poraavajuih rezultata? Ili Vi mislite da nisu
poraavajui? Moda samo niste ni razmiljali
o tome na taj nain.
Informacija je sve
Praktino poslovanje kod svakog poslovnog
subjekta je orjentirano na informaciju.
Informacija je sve!
Informacija je postala veoma vaan oblik
koji uslovljava nain komunikacije i vrijeme,
a sve ovo uzrono proizvodi ili troi novac
koji je u konanici cilj svakog poslovanja. U
stvari, moemo rei da je vrijeme novac. Va
novac ste upravo u ovoj sedmici potroili
na kutije papira za potrebe kancelarije, fax
rolne, post it papirie, tonere i sl. Pri tome se
podsjetite da ste platili i utroenu elektrinu
energiju, gorivo, odravanje voznog parka
te niz drugih sitnica koje kada saberemo u
konanici vie nisu stavka koja se tie samo
novca, ve i vremena a pomenuli smo da je
vrijeme novac.
Va novac ste upravo u ovoj sedmici potroili na kutije papira,
fax rolne, post it papirie, tonere i sl. Pri tome se podsjetite
da ste platili i utroenu elektrinu energiju, gorivo, itd.
2
WWW.CHRONOSZENICA.COM | WWW.CHRONOSEDUKACIJA.
Autor: Neven Milievi
(neven@chronoszenica.com)
ta nam je sve potrebno da bi
napravili Ured bez papira?
uvajte se sitnih trokova, jer mala pukotina potopit e veliki
brod. Zato, mudar ovjek uvijek tedi vrijeme, rijei i
novac.
3
CHRONOS DOO ZENICA - VA POUZDAN PARTNER
Odgovarajua konekcija na provajdera Internet usluga (ISP);
Odreen broj telefonskih linija;
Ureaj koji nam omoguava pristup internetu (router, modem);
Spojni put izmeu vaih raunara (kablovi ili wireless oprema);
Ureaj koji povezuje raunare (switch);
Server sa licenciranim operativnim sistemom;
Josip Vrbic
Graphic Designer
Veina poslovanja u dananjem periodu po automatizmu zahtijeva posjedovanje
raunara, internet konekcije, fax ureaja, printera i bilo kakve mrene infrastrukture,
neovisno da li ste to sami uradili, ili je uradio poznanik, ili ste se odluili na profesionalan
pristup pa ste angairali frmu (sistem integratora) da to uradi.
Na ovaj nain, u stvari, ve posjedujete znaajan komad potrebnog materijala za kola
koji se zove offce bez papira. Potrebna oprema za taj kola je:
Raunari sa licenciranim operativnim sistemom i licenciranim aplikacijama;
Mreni multifunkcijski ureaj za tampu, scaniranje i kopiranje sa obaveznim ADF
utorom za papir;
Analogni modem (PTSN modem);
Wireless ureaj za potrebe kancelarije (access point, switch);
Ukoliko ve nemate internet pristup neke od kompanija na tritu prije nego se odluite
pregledajte sve ponude. Vano je da se opredjelite za najsigurniju uslugu i da je ista svojom
brzinom pristupa dovoljno dobra. Meutim, nije najbitnije ni imati veliku brzinu ukoliko
davatelj usluge ima kontinuirane probleme, jer e takva situacija loe uticati na poslovanje
ili ga dovesti u orsokak.
Druga vana stavka je oprema koju sam davatelj usluge instalira. S obzirom da je ova
oprema obino ukljuena u cijenu radi se o ureajima koji skoro pa jedva zadovoljavaju
osnovne potrebe. Stoga je potrebno vie puta provjeriti ta zaista dobijamo za svoj novac.
Savjet: Minimalna brzina pristupa internetu bi trebala biti 10/1 Mbytes. U kancelariji gdje
postoje 4 uposlenika i 40 korisnika usluga bilo bi potrebno imati minimalno dvije telefonske
fksne linije. Ukoliko elite da poslove obavljate putem mobilne telefonije onda bar jedna
telefonska linija. Odabir pruatelja Internet usluga moete uraditi prema ponudama
koje pruatelji poalju, ali isto tako se posavjetujte sa korisnicima tog pruatelja da li su
zadovoljni uslugom kao i cijenom za plaeno. Prilikom odabira pruatelja traite probni
period za uslugu, kao i informacije o opremi koju pruatelj daje na koritenje. Obratite
panju na ugovore koje dobijate od pruatelja obzirom da u veini njih klauzula oko pruanja
usluge moe biti kakljiva jer su unutra navedene stavke koje najee odgovaraju
samo pruatelju usluga. Ne zaboravite da se za odreene sporove oko pruanja usluge ili
problema uvijek moete obratiti Regulatornoj agenciji za komunikacije u BiH (RAK).
4
WWW.CHRONOSZENICA.COM | WWW.CHRONOSEDUKACIJA.COM
Moete imati super raunar, ali ukoliko nemate odgovarajue
spojne puteve taj raunar je neupotrebljiv.
Nakon to smo obezbjedili komunikacijske kanale i odabrali
najprihvatljivijeg davaoca usluge trebamo se posvetiti
unutranjem opremanju kancelarije informatikom
opremom. Tada nailazimo na nove izazove koje za neke
mogu biti i none more (ali ne nuno).
Slobodno moemo rei da je trite IT opreme u BiH
nesreeno pa da ak i najbolji poznavaoci IT struke esto
imaju probleme da nabave opremu koja je potrebna za
neometan rad, a da sa druge strane ta oprema opravdava
princip uloeno dobijeno.
Moete imati super raunar, ali ukoliko nemate
odgovarajue spojne puteve taj raunar je neupotrebljiv.
Mnogi e odmah pomisliti kakao je beino spajanje prava
investicija i rei da je spajanje fzikim vezama zastarjelo.
Postoji mnogo razloga zato kaemo da beino spajanje
poslovnih mrea nije ba dobar odabir i zato je jo uvijek
tradicionalan nain u prednosti.
Beine mree kao medij za prenos signala koriste zrak.
U zavisnosti od raznih promjena koje mogu nastupiti,
vlanosti, odreenim elektrinim smetnjama, meteo
promjenama pa ak i fzikim zaprekama beine mree
nisu u stanju ostvariti kontinuiranu stabilnu vezu i stabilan
protok.
Sa promjenama bilo koje vrste beine mree gube protok,
esto dolazi do pucanja istih te su za profesionalnu
namjenu ureaji prilino skupi. U sluaju koritenja
beinih mrea potrebno je svaku komunikaciju tititi od
neeljenog itanja od strane drugih korisnika, te je nain
samog rada mnogo kompiciraniji nego kod inih spajanja.
Sve to, ukljuujui i cjenu same infrastrukture je jedno
veliko NE beinom spajanju za profesionalno koritenje.
Naravno, uposlenicima je uvijek dobro omoguiti da imaju
pristup beinom sistemu.
Osim pasivne opreme potrebno je imati i ureaj koji
povezuje sve raunare u mrenom okruenju koji se zove
switch (engleska rije na prekida), tanije preklopnik
ureaj koji ste sigurno do sada imali prilike vidjeti. Obino
u manjim uredima router (usmjeriva) obavlja funkciju
ovog ureaja no u okruenjima gdje imamo vie radnih
stanica switch je ee koriten ureaj. Jednostavne je
konstrukcije i slui za samo jednu stvar, a to je da se svi
dolazei konektori od radnih stanica (raunara) konektuju
i komuniciraju zajedno.
abc
KNJIGOVODSTVO
Cilj edukacije je pruiti
osnovna znanja i vjetine
iz oblasti najvanijih
segmenata
knjigovodstva,
nakon ega polaznici
stiu odreen nivo
samostalnosti u radu.
Tematske cjeline koje se
obrauju su u ovoj
edukaciji su: Materijalno
knjigovodstvo (zalihe,
kalkulacije,...), fnansijsko
knjigovodstvo, porezi i
doprinosi, blagajniko
poslovanje, fnansijski
izvjetaji (Bilansi stanja,
uspjeha, Izvjetaj o
gotovinskom toku,...).
www.chronosedukacija.com
5
CHRONOS DOO ZENICA - VA POUZDAN PARTNER
ta je u pravilu SERVER?
Postoji mnogo razloga zato kaemo da beino spajanje
poslovnih mrea nije ba dobar odabir i zato je jo uvijek
tradicionalan nain u prednosti.
Savjet: Preporuena oprema u ovome segmentu je svakako
oprema koja podrava brzine od 1 Gb. Veoma je uestala
pojava starije generacije switch-eva koji podravaju brzine
do 100 Mb. Ovakva rijeenja su jo uvijek upotrebljiva,
meutim, za veoma malu razliku u cijeni (oko 7%) moete
imati IT infrastrukturu koja je deset puta bra. Ukoliko
radite planski i elite maksimalne brzine u mrei a da
ne ulaete u narednom periodu od 10 godina vjerovano
e te odabrati optike veze. One su najkvalitetnije i
najbolje rjeenje, ali napominjemo da su jo uvijek dosta
skupe. Trenutno optimalno rjeenje za klasine urede je
1 Gb raunarska mrea uraena sa kablovima pomenute
kategorije 6 i istom takvom aktivnom opremom (switch,
router, te druga periferna oprema).
Sada dolazimo do segmenta koji se kratko zove server.
Server je kljuno mjesto koje nikako ne smije biti izloeno
rizicima nestabilnog napajanja, fzikog oteenja,
otuenja, velikih termalnih promjena. Server je takoe i
kljuni raunar u sistemu i kao takvo mora biti obezbjeen
maksimalno kako fziki tako i tehniki. Ne kaemo bez
razloga da je server i mjesto i raunar.
to je u pravilu server?
Da bi objasnili ovaj pojam postaviemo stvari koje su
obinom ovjeku lake razumijeti.
Na primjer, moete voziti automobil koje je osnovni
model i koji ima skup funkcija koje e ga drati na cesti
i omoguiti svakodnevnu upotrebu. Meutim, u njemu
ete se znojiti, rukom otvarati prozore, zbog male snage
motora moraete biti ekstremno paljivi kojom brzinom
se kreete i na kraju neete moi za odreeno vrijeme prei
broj kilometara kao recimo automobil sa jaim motorom.
Va automobil nee imati zatitu od krae, neete ga moi
pratiti putem satelita, neete moi u njega staviti stvari
za cijelu porodicu i krenuti na putovanje. Ukratko, taj
automobil je automobil za gradsku vonju i on je savren
za ono to obavlja u gradu i na kraim relacijama. Za
putovanja na due relacije, prvenstveno zbog sigurnosti i
potronje, ipak treba automobil puno boljih karakteristika.
Ova edukacija vam
omoguava sticanje
naprednih znanja u
vjetina u odnosu na
osnovni modul. Cilj je
osposobiti polaznika da
koristi raunovodstvene
metode i tehnike u svrhu
projiciranja poslovnog
rezultata i visine
poreza na dobit.
Neke od obraenih
tematskih cjelina su:
Raunovodstvo stalnih
materijalnih i
nematerijalnih
sredstava, revalorizacija,
raunovodstvo zaliha,
proizvodnje, kapitala,
vrednovanje zaliha,
rezervisanja, zavrna
knjienja i sastavljanje
kompletnog seta fnan.
izvjetaja,...
NAPREDNO
RAUNOVODSTVO
www.chronosedukacija.com
6
WWW.CHRONOSZENICA.COM | WWW.CHRONOSEDUKACIJA.COM
Ovakvu sliku ete zatei i u IT svijetu. Obino se pribjegava kupovini obinog uredskog
raunara koji e glumiti server te e na njemu biti pohranjeni vai podaci o poslovanju i baza
podataka. Time smo stavili sav svoj posao na kocku radi utede od 500 KM.
Da li je to potrebno?
Da li vas je neko posavjetovao, ta zaista treba da bude va server, koje servise trebate koristiti,
gdje e stajati vai podaci?
Ko, kako i kada e moi pristupiti tim podacima?
Savjetodavna usluga u IT sektoru je segment koji je neophodan i u naoj struci. Moemo
slobodno rei da ste dobrim savjetom zaradili prvi novac za va ured.
Administrativno-
fnansijski asistent
Kako voditi poslovne
knjige samostalnih
poduzetnika?
Instruktivna
nastava iz predmeta
Mikroekonomija
Cilj ove edukacije je nauiti
polaznike da savladaju
osnovne fnansijske,
administrativne i marketinke
vjetine koje se uobiajno
trae na radnom mjestu
u pravnom i fzikom licu, a
sve kroz praktine i konkretne
primjere. Tematske cjeline
koje su obraene su: eksterni i
interni dokumenti, bankarsko
poslovanje i e-bankarstvo,
poslovanje sa gotovim
novcem, elektronska priprema
izvjetaja o kretanju gotovine,
voenje HR evidencije,...
Omoguavamo polaznicima
da steknu osnovna znanja
i vjetine iz oblasti
raunovodstva samostalnih
poduzenika, da bi mogli
samostalno voditi poslovne
knjige za iste. Neke od
tematskih cjelina koje
su detaljno obraene
su: podnoenje godinje
prijave poreza na dohodak,
poslovne knjige samostalnih
poduzetnika, sastavljanje
godinje prijave poreza na
dohodak i PDV prijave, Izrada
kalkulacija, voenje trgovake
knjige na malo,...
Cilj edukacije je da prui
polaznicima, prvenstveno
studentima, osnovna znanja
iz predmeta Mikroekonomija.
Tematske cjeline koje se
obrauju u ovoj edukaciji su:
osnove trita, elastinost
ponude i potranje, ponaanje
potroaa, proizvodnja,
trokovi proizvodnje, savreno
konkurentno trite, monopol
i monopson, monopolistika
konkurencija i oligopoli,
analiza konkurentnih trita i
dr.
7
CHRONOS DOO ZENICA - VA POUZDAN PARTNER
Potrebe raunovodstvene agencije
To moe biti stroj koji e na sebi imati 4 i 5 servisa koji nam
trebaju u lokalnoj mrei, instaliran SQL server za potrebe
vaeg uredskog aplikativnog sistema, backup vaih
podataka i omoguiti udaljeni pristup korisnicima sistema
koji vei dio svog posla obavljaju van ureda. Serverski
raunar za ovakav ured kota cca 1.000 1.500 KM.
I to je sve! Ovime ste kupili svu potrebnu opremu koja e
zadovoljiti sve to nam je potrebno u vaem Offce-u bez
papira.
Nemojmo zaboraviti da kupovinu operativnog sistema
ukoliko koristimo neke u UNIX o i da ne moramo nuno
platiti ili je moramo platiti puno manje nego pomenuti
Microsoft sistem. Ovdje je vjeito pitanje koje svaki ured
treba sam rijeiti, a to je na kojoj platformi e se zasnivati
kompletan sistem. Veoma je bitno prepoznati injenicu da
osim servera imamo i klijente, tanije raunare u uredu koji
e takoer trebati licencirani operativni sistem i aplikacije
koje koristimo u svakodnevnom radu. Ipak, uzimajui
u obzir da se radi o poslovnom okruenju i da ne elimo
troiti mnogo novca na odravanje sistema te promjene i
stoga u ovoj trenutnoj postavci e odabir pasti na Microsoft
okruenje obzirom da smo i u trokovniku naveli pomenuti
operativni sistem.
to se tie odabira samoga
raunara preporuljivo bi
bilo da to ipak bude neka
renomirana oprema (HP, DELL,
IBM ili sl.), zbog iskustva na
polju serverskih rjeenja i
zbog pouzdanosti unutranjih
dijelova u samom raunaru,
kao i drugih programskih
rjeenja koja ovi proizvoai
nude a tiu se daljinskim
upravljanjem i odravanjem
serverske opreme.
Preporuujemo i da koristite
legalne programe i kupite
licence za ono to e vama
kao korisniku donijeti novu
vrijednost.
BIRAJTE PROVJERENU
OPREMU
Ukljuimo li na ovakav stroj operativni sistem jednog od
vodeih software proizvoaa Microsoft, trebaemo
izdvojiti dodatno jo 400 KM.
Uz sve ovo bilo bi poeljno dokupiti mreni ureaj za
pravljenje rezervne kopije (Network Attached Storage
NAS) mreni ureaj za pohranu podataka koji kota
cca 250 KM.
8
WWW.CHRONOSZENICA.COM | WWW.CHRONOSEDUKACIJA.COM
Korisniki raunari su najee pominjana stavka kod svakog offce-a.
esto se postavlja pitanje da li kupiti prenosne raunare ili ipak kupiti uredski raunar? Ne
postoji orginalan odgovor, sve je do korisnika i do organizacije poslovanja. Ukoliko imate
potrebu da posao nosite van ureda i radite ga kod kue ili na putu onda je odgovor: Da,
potreban vam je prenosni raunar. Ukoliko posao obavljate u uredu onda je nepotrebno
investirati u prenosne raunare.
Za potrebe ureda ovog tipa je dovoljan raunar srednje donje klase. Ovakav raunar moe
kotati cca 500 600 KM. Ono to je u naem sluaju kljuno je rad sa gomilom dokumenata
koje trebamo obraditi, skenirati i u digitalno obraeno gledati i knjiiti.
Da bi poveali produktivnost i da bi omoguili operatoru bolji uvid u dokumenta koja obrauje
potrebno je da imamo dva monitora umjesto jednoga, to zahtijeva da na raunar ima
mogunost prikljuka dva monitora na jednu grafku kartu.
Zato dva? Razlog da u jednom momentu imamo uvid u aplikaciju koju koristimo za rad
u uredu (odreeni raunovodstveni softver) i uvid u skenirana dokumenta. Dakle, monitor
br. 1 e cijelo vrijeme raditi kao primarni monitor i na njemu e biti aktivna aplikacija koju
koristimo za rad, dok e monitor br. 2 prikazivati skenirane materijale ili materijale koje
dobijamo od krajnjeg korisnika na obradu (knjienje). Stanje koje sada imamo jeste da radimo
runo. Dakle, imamo ogromne koliine registratora i papirnih dokumenata koje sada selimo
na drugi monitor i na sto i radno mjesto postaje mali Offce bez papira.

Bitno je i posjedovanje mrenog multifunkcijskog ureaja za tampu, scaniranje i kopiranje
sa obaveznim ADF utorom za papir.
Zato multifunkcijski? Zato ADF? Svaki ured ima potrebu za: tampom, skeniranjem,
kopiranjem, Ima potrebu napraviti papirnatu kopiju odreenih dokumenata koji radi pravnih
i zakonskih pravila moramo imati jednom ili drugom obliku.
Za Offce bez papira su idealni multifunkcijski ureaji jer omoguavaju sve pomenuto, zauzimaju
upola manje prostora od pojedinanih ureaja i cijena ispisa dokumenta je niska.
Za Offce bez papira su idealni multifunkcijski ureaji,
zauzimaju upola manje prostora od pojedinanih ureaja i
cijena ispisa dokumenta je niska.
Chronos prua usluge u
podruju revizije i srodnih
usluga (revizija privrednih
drutava u skladu sa domaim
i meunarodnim standardima,
revizija fnan. izvjetaja,
Udruenja graana, revizija
projekata, Due Diligence i dr.)
Chronos Vam nudi
konsultantske usluge iz
oblasti raunovodstva,
poreza, fnansija i organizacije
raunovodstvene funkcije, po
pojedinanih zahtjevima za
odreeni segment poslovanja
ili konkretan problem
REVIZIJA
KONSULTANTSKE
USLUGE
Edukacija obuhvata
pojedinane i grupne obuke iz
oblasti knjigovodstva,
raunovodstva i poreza.
Do sada smo uspjeno
implementirali sedam ciklusa
uionike obuke abc
KNJIGOVODSTVO, a pokrenuli
smo i ONLINE edukaciju.
CHRONOS je tim koji Vam
nudi korisne i upotrebljive
informacije iz raunovodstva
i moe biti Va isplativ
savjetnik. Obavljamo
kompletno ili djelimino
pruanje knjigovodstvenih i
raunovodstvenih usluga, u
zavisnosti od Vaih potreba.
9
CHRONOS DOO ZENICA - VA POUZDAN PARTNER
Savjet: Najvanije karakteristike ureaja: ispis do 10.000 stranica mjeseno, cijena ispisane
stranice iznosi 0,01 pf po stranici sa 10% zacrnjenosti, mogunost skeniranja, obavezna
automatska latica za skenirane materijale (ADF) i obavezna funkcija kopiranja. Ono to je jako
bitno jeste da ureaj mora imati mreni prikljuak. Cijena ovakvih ureaja varira na tritu i
slobodno moemo rei da su neke osnovne verzije ureaja u cjenovnom rangu od 600 KM dok
se neki profesionalniji ureaji mogu nabaviti i po cijeni od 2.500 KM. Ono to ne trebate kupiti
za svoj ured je: pojedinano pisa i scaner, scaner koji nema ADF, pisa sa patronama koje
sadre tintu, pisa koji nije predvien za ispis manji od 10.000 stranica mjeseno, pisa koji
nema mreni prikljuak na sebi. Nemojte nabavljati razliite ureaje, jer morate nabavljati
razliite patrone to dodatno podie tekue trokove + osoblje treba savladati upotrebu
istih. U skladitu uvijek treba da imate odreene zalihe papira za tampu i najmanje jedno
zamjensko punjenje za multifunkcijski ureaj. Ne kupovati ureaje koji nemaju ovlateni servis
u zemlji ili nemaju odgovarajuu podrku.
I dolazimo do posjedovanja analognog modema (PTSN)
Vjerujem da e mnogi od Vas odmah uzviknuti da se vraamo u kameno doba!
Ne, POTS (plain old telephone system) ili u prevodu obian analogni telefonski sistem nije
nita drugo do klasina telefonska linija ili sistem koji radi na tom principu.
Ukoliko se vratimo unazad i prisjetimo kakao smo se do prije par godina prikljuivali na internet
sjetiemo se neuobiejenog udnog umeeg zvuka koji je proizvodio obian analogni modem.
Upravo takvi modemi se nalaze integrisani u svaki klasini fax ureaj koji moete pronai
manje vie u svakom uredu.
ta su njihove karakteristike? Troe nam struju, trae posebne tonere ili flmove da bi ispisivali
i uope zauzimaju nam prostor.
Pa zato onda trebamo modem? Ugradnjom modema ili njegovim prikljuivanjem
omoguavamo da, ukoliko koristimo Microsoft server kao serverski operativni sistem dobijemo
fax server. Ovo bi znailo da e se fax zamijeniti ovim modemom i da e faxirani dokumenti
stizati na server u digitalnoj formi.
Kako aljemo faxove? Jednostavno. Ukoliko instaliramo fax server na na server svaki korisnik
u naoj mrei e dobiti fax na svome raunaru.
Umjesto da svaki put odtampamo dokument, pa ga potom ubacimo u fax, pa izaberemo broj,
mi jednim klikom na opciju print odaberemo ikonicu fax, upiemo broj i poaljemo fax.
Takoe, za svaki primljeni fax po automtizmu, ukoliko ukljuite ovu opciju, doe na va
e-mail inbox u obliku tiff fotografje. Vi ga dalje moete: tampati, kopirati, pohraniti ili ak
prosljediti jednim klikom dalje putem e-maila. Isto vai i za primljene i za poslane faxove.
EDUKACIJA
KNJIGOVODSTVO I
RAUNOVODSTVO
WWW.CHRONOSZENICA.COM | WWW.CHRONOSEDUKACIJA.COM
Dakle, utedili smo troak elektrine energije za: ispis dokumenta, toner, papir, vrijeme operatora
i smanjili koliinu papira koja se nalazi na naem radnom mjestu. Najvaniji segment dolazi na
kraju, fax je ostao pohranjen u bazi faxova koji se nalaze zabiljeeni na server. Dakle, on nee
izblijediti, nestati, a takoe korisnici nas nee ubjeivati kada su iste poslali jer jednim klikom
imamo uvid u potpune informacije kada je, kako i od koga fax doao.
Obavezni dodatak koji ini ivot komfornijim i jednostavnijim beini pristupni ureaj ili
access point. Svjedoci smo napretka u tehnologiji, rapidnog poveenja beinih ureaja koji
koriste pametni telefoni, tableti, prenosni raunari, beini pisai,
Obzirom da je ovaj vid pristupa uvijek najlaka taka gdje svaki sistem biva napadnut i prilino
lako probijen, postavkama ovih ureaja posvetite maksimalnu panju. Nemojte zaboraviti da
nikada ne pravite jednostavne lozinke, iste mijenjajte bar jednom mjesecno i trudite se da
budu kombinacija velikog slova, broja, malog slova i specijalnog znaka tipa .#$ ili sl.
UPS (uninterruptible power supply) ili u prevodu besprekidno napajanje je ureaj koji nakon
nestanka ili promjena napona elektrine energije titi nau opremu, te uz pomo baterija
koje ima u sebi napaja: server, router, switch, telefonsku centralu i ostale naprijed navedene
segmente sistema.
Ovo znai da e i nakon pet sati bez napajanja elektrinom energijom osnovna oprema za rad
ureda biti u funkciji kao da elektrine energije nije nestalo.
UPS obavezno treba da ima kapacitet 1.500 VA. Takoe, treba pomenuti da postoje razliite
vrste UPS ureaja i da bi bilo poeljno imati on-line ureaj prije nego line interaktiv.
Prednost on-line verzije ureaja je to on kao takav nema direktnog dodira sa regularnim 200
v prikljukom nego prati promjene napona, frekvencije i shodno tome fltrira ono to dalje
prospjeuje ureaje koji su prikljueni na njega.
Na ovaj nain teko da se moe desiti da imamo uniten server ili recimo druge ureaje koji
su prikljueni na gradsku 220 V mreu. Cjenovno, ovi ureaji su skuplji, skoro dva puta od
line interactiv ureaja, ali pruaju mnogo veu sigurnost kod stalne upotrebe, i ukoliko imate
novana sredstva, ovaj ureaj svakako morate imati u uredu.
Pod pretpostavkom da klijent u svom sjeditu sainjava odreene interne dokumente (ulazne kalkulacije,
prenosnice, izlazne fakture) on umjesto da ih donosi fziki (ili da se ide po njih), eksportuje ih u pdf
format, zapakuje (zip ili rar) i putem interneta dostavi raunovodstvenoj agenciji. Moe se postaviti
pitanje koliine dokumenata, veliine fajla koji se alje, meutim, nije nuno slanje putem mejla. Mogu
se za slanje koristiti i drugi servisi kao to su Dropbox, WeTransfer, Google Drive i dr. koji omoguuju
pohranjivaje, dijeljenje (share) i(li) slanje veih fajlova.
Znai, klijent ne donosi ovu vrstu dokumentacije niti mi idemo po nju, ime tedimo svoje i
njegovo vrijeme.
Druga grupa dokumenata koja se mora fziki donijeti (a koja je uglavnom u manjem broju) su eksterni
dokumenti (ulazne fakture za trokove, nabavku imovine i sl.). Ona se mora fziki donijeti u raunovodstvenu
agenciju koja e izvriti skeniranje dokumenata i vratiti ih klijentu. Zato vratiti? Jer ih ima skenirane i
kao takve pohranjene na serveru i spremne za knjienje u elektronskoj formi.
Kada se skeniraju dokumenti oni su spremni za knjienje. Zaposlnik/ca u raunovodstvenoj agenciji na
jednom monitoru gleda dokument koji knjii (skeniran), a na drugom knjii u odgovarajuem softveru.
Ako posjedujete monitor sa 21 inch-a, onda postoji mogunost da isti dijelite na dva dijela (monitor
screen spliting), pa u tom sluaju i ne treba drugi monitor.
Pri takvom nainu knjienja sto je bez papira. Dokumenti / knjigovodstvene isprave su pohranjene i
sigurne u server raunaru.
Kako sve to praktino funkcionie?
10
CHRONOS DOO ZENICA - VA POUZDAN PARTNER
CHRONOS vam nudi online konsultantske usluge iz oblasti raunovodstva, poreza,
fnansija i organizacije raunovodstvene funkcije po pojedinanim zahtjevima za
odreeni segment poslovanja ili konkretan problem. Potpuno novi koncept poslovnog
savjetovanja se realizuje kroz:
Skype konsultacije
Video BLOG
ONLINE konsultacije
USKORO!
11
Chronos poslovno savjetovanje.
USKORO!
Webinari
Pravovremene informacije
Aktuelne baze znanja
Raunovodstvo i
revizija:
+387(32)442-750, 442-751
Edukacija:
+387(32)202-581
Menadement:
+387(32)202-580
Email:
chronos@bih.net.ba
podrska@chronosedukacija.com
sanela@chronoszenica.com
Web stranice:
www.chronoszenica.com
www.chronosedukacija.com
plus.google.com/+Chronoszenica
twitter.com/ChronosZenica
facebook.com/ChronosZenica
youtube.com/chronosedukacija
Informacije o uvoenju koncepta poslovanja Ureda bez papira i digitalizacije
dokumentacije mogu dobiti na e-mail: neven@chronoszenica.com