Anda di halaman 1dari 112

1

TUGAS PERKULIAHAN
Pemeriksaan Manajemen
Fuji Steel Tech



Disusun oleh :
Debora Shanice (2010130070) / C
Melissa Jaya (2010130096) / C
Monica Pratama (2009130138) / C

Tulisan ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah :
Pemeriksaan Manajemen
Dosen : Samuel Wirawan, SE.,MM.,Ak.
Semester : Ganjil 2012 / 2013


Fakultas Ekonomi
Universitas Katolik Parahyangan
Bandung
2012

2



Company
Profile





3

Company Profile

Nama Perusahaan : Fuji Steel Tech
Lokasi : Taman Kopo Indah II : C no 13 dan Taman Kopo Indah II ruko
1A no 10D, Bandung.
Telepon : (022) 5412114
Jenis Usaha : Industri Peralatan Rumah Tangga
Produk : Meja setrika, kaki dispenser, rak sepatu, jemuran
Jam Kerja : Pukul 08.00 17.00
Tahun Berdiri : 1990
Nama Pemilik : Johan Wiharja
Pelanggan : Toko Sinar Terang, Toko Sinar Abadi, Toko Sumber Rejeki,
Toko Maju Jaya, Toko Jaya Lestari, Toko Jaya Abadi
Pesaing : Meja setrika: Brabantia, Kris
Jemuran: Krisbow, Nagata, Star, Fortune
Rak Sepatu: Krisbow, Wenko, Carin
Kaki dispenser: Krisbow.
Pangsa Pasar : Ibu ibu rumah tangga, konsumen dari semua golongan usia,
masyarakat dengan status ekonomi menengah ke atas.
Omzet sebulan : Rp 200.000.000,00


4

Sumber Daya Manusia :Divisi Pemotongan : 3 orang
Divisi Pengelasan : 3 orang
Divisi Pengecatan / Penekelan : 9 orang
Divisi Packing : 3 orang
Divisi Admisnistrasi : 1 orang
Supervisor : 1 orang

















5


Sejarah Perusahaan
Perusahaan Fuji Steel Tech telah berdiri sejak tahun 1992 yang didirikan oleh Bapak
Johan Wiharja. Alasan perusahaan ini diberi nama Fuji Steel Tech adalah karena nama Fuji
mencerminkan nama sebuah gunung yang tinggi di Jepang, sehingga menurut pemilik bahwa
perusahaan ini memiliki harapan dimasa depan akan maju, besar dan ternama seperti gunung
Fuji. Selain itu gunung Fuji juga terkenal akan keindahan pemandangan alamnya, sehingga
menurut pemilik diharapkan perusahaan akan bisa menciptakan produk produk yang bagus dan
berkualitas untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Lalu gunung Fuji juga merupakan salah satu
gunung yang sangat terkenal didunia sehingga pemilik berharap bahwa perusahaan Fuji Steel
Tech akan menjadi perusahaan industri peralatan rumah tangga yang terkenal di dunia.
Sedangkan untuk nama Steel Tech mencerminkan produk yang dibuat oleh perusahaan yaitu
bahan produknya alumunium, stainless, besi dan kayu. Makna Steel Tech juga berarti kuat dan
kokoh yang mencerminkan kualitas produk perusahaan berkualitas, kuat dan tahan lama.
Perusahaan ini didirikan pemilik karena pemilik ingin mencoba untuk berwirausaha dan
menjadi seorang wiraswasta. Selain itu pemilik adalah seorang yang memiliki kreatifitas dan
penuh inovasi sehingga ia juga ingin menjadi seorang pengusaha peralatan rumah tangga yang
membuat produk produk dengan penuh inovasi dan desain desain yang bagus. Alasan
pemilik ingin berkecimpung di dunia peralatan rumah tangga karena kedua orang tua pemilik
yang membuka toko peralatan rumah tangga, sehingga sejak kecil pemilik telah mengetahui
produk produk peralatan rumah tangga.Perusahaan ini berawal pada tahun 1990 ketika pemilik
masi tinggal bersama orang tuanya dan mencoba untuk mendesain dan membuat produk meja
setrika dan jemuran dirumahnya. Pemilik mula mula melakukan observasi ke toko toko yang
menjual peralatan rumah tangga dan membeli beberapa produk sebagai sampel. Setelah itu
pemilik mulai membongkar sampel sampel tersebut untuk meneliti ukuran, model, bentuk dan
desain dari produk. Kemudian setelah pemilik mengetahui pola dasar, ukuran, bahan dan
desainnya maka pemilik menentukan desain, pola, ukuran, bahan dari produk yang akan dibuat.
Biasanya pemilik perusahaan selalu membuat inovasi dalam desain produknya, karena menurut
pemilik hal ini bisa dijadikan nilai lebih bagi konsumen jika desain produknya bagus. Lalu
6

akhirnya pemilik mulai mencoba memilih dan membeli bahan bahan baku dan beberapa mesin
atau alat yang berkualitas, harga ekonomis, dan tahan lama. Kemudian pemilik mencoba
membuat produk produk hasil desainnya dengan peralatan, mesin dan bahan baku yang ada.
Setelah mengalami beberapa kali kegagalan dalam melakukan produksi akhirnya pemilik
berhasil menciptakan dan menghasilkan beberapa produk dari meja setrika dan jemuran hasil
desain pemilik. Langkah selanjutnya, pemilik mencoba untuk menjual produknya ke beberapa
toko yang menjual peralatan rumah tangga dan akhirnya berhasil menjual produk produk
tersebut. Akhirnya dari hasil penjualan produk itu, pemilik mencoba membeli bahan baku lagi
dan memproduksi barang barang dengan kuantitas yang lebih banyak untuk meningkatkan
penjualan.
Dan akhirnya penjualan produk terus meningkat, kemudian pemilik merekrut seorang
pegawai untuk membantunya memproduksi barang. Karyawan pertama yang direkrut pemilik ini
kini menjadi supervisor perusahaan Fuji Steel Tech. Perusahaan Fuji Steel Tech ini semakin
berkembang dan penjualan produknya terus meningkat, oleh sebab itu pada tahun 1992 pemilik
memutuskan untuk membeli sebuah tempat kerja di Taman Kopo Indah II : C no 13, Bandung
untuk dijadikan pabrik perusahaan. Pabrik ini menjadi tempat tinggal pemilik dan seorang
karyawannya sekaligus pabrik perusahaan. Setelah pindah ke pabrik ini pemilik mulai
meningkatkan kembali jumlah produksi seiiring dengan membuat inovasi baru pada produk
produk perusahaan diantaranya meja setrika besi, rak handuk lipat, rak sepatu compatible, rak
jemuran alumunium dan kaki dispenser. Namun produk produk yang masih bertahan hingga
sekarang adalah meja setrika besi, rak sepatu biasa, jemuran alumunium dan kaki dispenser.
Seiiring dengan peningkatan produksi perusahaan maka pemilik perusahaan terus meningkatkan
jumlah karyawan untuk membantu proses produksinya hingga jumlah karyawan perusahaan
sekarang mencapai 20 orang. Selain itu untuk memenuhi kebutuhan tempat penyimpanan dan
perakitan barang, pemilik membeli tempat baru yang berada di Taman Kopo Indah II ruko 1A no
10D, Bandung.



7

Proses Bisnis
Perusahaan ini bergerak dibidang manufaktur yang memproduksi perabotan dan peralatan
rumah tangga, seperti meja setrika, kaki dispenser, jemuran, rak sepatu. Proses bisnisnya
terbagi atas :
1) Proses Manajemen
Perusahaan ini mengelola sumber daya manusia dengan membaginya ke dalam 5
divisi. Setiap divisi bekerja sebagai sebuah tim yang mengerjakan pekerjaan mereka
sesuai dengan bagiannya masing-masing untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perusahaan juga memiliki strategi dalam mengelola karyawan dan usahanya.
Dalam mengelola karyawan, pemilik perusahaan melakukan sistem
penggajian mingguan dimana bagi karyawan yang tidak masuk kerja maka akan
diberikan potongan gaji sejumlah hari dimana mereka bekerja, karyawan di bagian
penjualan mendapatkan kompensasi berupa bonus atas pencapaian target penjualan,
karyawan yang lembur diberi kompensasi lembur. Jumlah hari kerja dalam satu
minggu adalah 6 hari.

2) Proses Operasional
Proses operasional perusahaan ini bergerak dibidang manufaktur yang dimulai
dari proses desain produk (standar yang sehari-hari diproduksi oleh perusahaan dan
yang berdasarkan permintaan konsumen), yang dilanjutkan pada proses perencanaan
produksi (penentuan pembelian bahan baku, pemasok, jangka waktu produksi, target
penjualan, pasar yang mau dituju (mau menjual ke siapa), biaya produksi, kuantitas
stok produk), pemesanan dan pembelian bahan baku, proses pembuatan produk,
penyimpanan barang, pencatatan semua transaksi-transaksi mulai dari proses
pembuatan hingga produk terjual.








8


















Sistem Penjualan:
Dimulai dari menerima pesanan dari konsumen/pelanggan, baik melalui telepon
maupun secara langsung. Kemudian perusahaan akan mengecek stok barang yang
dipesan oleh konsumen apakah tersedia digudang atau tidak. Jika tersedia dan kuantitas
barang mencukupi permintaan pesanan maka barang akan dikirim sesuai dengan tanggal
pengiriman. Namun jika barang tidak tersedia atau kuantitasnya tidak mencukupi pesanan
yang diminta oleh konsumen maka perusahaan akan segera memproduksi barang yang
bersangkutan, kemudian baru dikirim kepada konsumen sesuai tanggal pengiriman yang
telah disepakati.
Pengiriman barang kepada konsumen biasanya disertai dengan faktur/nota
tagihan, konsumen dapat membayar baik secara tunai maupun kredit/giro.Jika ada
keluhan dari konsumen mengenai barang yang cacat maupun tidak sesuai dengan pesanan
konsumen (kuantitas), maka si konsumen dapat meretur barang tersebut dan meminta
kekurangan barang dikirim kembali.









Desain Produk

Proses Perencanaan
Perencanan Produksi Proses
Manufaktur
Proses Pembelian
Proses Akuntansi
(Pembukuan)
Proses Pemesanan
Customer Order
Product
Invoices
Purchase
Requirements
Drawings
Billls Of
Materials
Sales
Feedback
Customer
Requirement
ss
Manufacturing
Cost
Manufacturing
Requirements
Customer Requirements
Manufacturing
Feedback
Process
Plan
Manufacturing
Feedback
9

Sistem Pembelian:
Dimulai dari melihat design produk kemudian menentukan bahan baku dan
kuantitas apa yang dibutuhkan, kemudian perusahaan memesan bahan baku kepada
supplier melalui telepon dan mendiskusikan mengenai pengiriman bahan baku yang
dipesan. Setelah bahan baku tiba, bagian pabrik menerima bahan baku tersebut dan
menerima bon/faktur dari supplier kemudian si penerima langsung memeriksa
kelengkapan bahan yang tiba dengan PO (pesanan), jika ada yang tidak sesuai atau cacat
maka si penerima akan meretur barang tersebut/meminta tambahan barang jika ada bahan
yang kurang (kuantitas tidak sesuai dengan pesanan).
Jika pembelian dilakukan secara kredit maka pada tanggal jatuh tempo
pembayaran perusahaan akan melakukan pembayaran. Sistem pembayaran dapat
dilakukan secara tunai, transfer, maupun giro.














10

SWOT Analysis
I. SWOT Analisis:

A. Strenghts
Perusahaan sudah berdiri sejak lama, sehingga perusahaan sudah memiliki nama,
pelanggan, pengalaman, dan sudah dipercaya oleh konsumen. Selain itu pemilik suka
melakukan inovasi terhadap produk yang dijualnya.Selain itu perusahaan juga
memiliki kualitas produk yang baik dibandingkan dengan pesaing lainnya.Kemudian
dari segi desain produk perusahaan memiliki desain yang berbeda bahkan belum ada
di pasaran (inovatif). Pabrik utama lokasinya berdekatan dengan tempat tinggal
pemilik sehingga jika muncul kejadian-kejadian yang penting dan membutuhkan
penanganan serta penyelesaian langsung dari pemilik, pemilik dapat dengan segera
mencapai pabrik utama tersebut, dengan demikian masalah-masalah yang mendesak
dapat segera diatasi, tidak perlu melalui jalur/proses penyelesaian yang lama.

B. Weaknesses
Perusahaan memiliki dua lokasi produksi barang, sehingga menyebabkan pemindahan
barang jadi dari tempat produksi ke gudang memakan waktu yang lebih lama dan
membutuhkan tambahan biaya berupa biaya pengiriman barang dari pabrik ke
gudang.Selain itu juga dari segi pengontrolan kurang efisien karena pemilik harus
mengotrol dua tempat dalam waktu yang berdekatan (dalam 1 hari).

Karena skala usaha perusahaan masih tergolong industri rumah tangga (home
industry) sehingga dari segi teknologi masih dibawah perusahaan besar sejenis yang
telah menggunakan teknologi canggih, di mana hal ini mempengaruhi biaya produksi
perusahaan, lamanya waktu produksi, dan kuantitas produk yang dihasilkan dalam
satu kali produksi.

C. Opportunities
Pemilik suka melakukan inovasi terhadap produk-produk baru maupun yang telah ada
dipasaran sehingga dapat menciptakan kreasi produk yang belum ada dipasaran,
dengan demikian secara otomatis dapat menarik lebih banyak konsumen dan dapat
menciptakan pangsa pasar yang lebih besar.
Karena pesaing untuk usaha sejenis tidak terlalu banyak/menjamur sehingga
kesempatan untuk bisa masuk ke pasaran dan bersaing di pasaran tidaklah terlalu
sulit.Selain itu juga perusahaan memproduksi dan menjual barang-barang yang
dibutuhkan oleh hampir semua kalangan, sehingga perusahaan lebih mudah untuk
melakukan penjualan.

11

A. Threats
Karena adanya perusahaan sejenis yang memproduksi barang yang sama sehingga
setiap kali ada inovasi barang baik yang ada maupun yang belum pernah ada
cepat atau lambat pesaing akan segera meniru memproduksi barang yang sejenis,
dengan demikian perusahaan harus terus-menerus melakukan inovasi dan mencari
ide-ide baru untuk dapat selalu unggul dari pesaing-pesaingnya. Dari segi
teknologi dan biaya produksi perusahaan harus bisa menyaingi perusahaan-
perusahaan sejenis yang skala usahanya lebih besar dan telah menggunakan
teknologi yang lebih canggih.












12

Karakteristik Perusahaan
Visi Perusahaan
Menjadikan Kehidupan Lebih Baik
Misi Perusahaan
1. Membuat barang yang berkualitas.
2. Memuaskan kebutuhan konsumen dengan desain produk yang menarik dan inovatif.
Strategi Perusahaan
Differentiation Strategy
Perusahaan Fuji Steel Tech menawarkan produk produk peralatan rumah tangga dengan
desain yang menarik dan kualitas produk yang baik diatas pesaing pesaingnya.

Karakteristik Perusahaan
1. Perusahaan ini bergerak dalam industri manufaktur dengan menghasilkan produk
peralatan rumah tangga.
2. Perusahaan ini mengolah dari bahan baku yaitu besi, alumunium, stainless dan kayu
yang diproses dengan menggunakan mesin mesin dan peralatan tertentu hingga
menjadi barang jadi yang siap dijual ke pasar.









13

Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan Fuji Steel Tech:
1. Pabrik: Taman Kopo Indah II blok C no 13
2. Gudang dan tempat perakitan: Taman Kopo Indah II ruko 1A no 10 D

















14


Planning
Phase
1

15

Planning Phase 1
I . I nformation to be Obtained

A. Laws and Regulation
Usaha kecil adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dan
memenuhi kriteria kekayaan bersih / hasil penjualan tahunan serta kepemilikan
sebagaimana diatur dalam undang undang.
Pemberdayaan usaha kecil bertujuan :
a) Menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan usaha kecil menjadi usaha yang
tangguh dan mandiri serta dapat berkembang menjadi usaha menengah.
b) Meningkatkan peranan usaha kecil dalam pembentukan produk nasional,
perluasan kesempatan kerja dan berusaha, meningkatkan ekspor, serta
peningkatan dan pemerataan pendapatan untuk mewujudkan dirinya sebagai
tulang punggung serta memperkukuh struktur perekonomian nasional.
Pasal 6
Pemerintah menumbuhkan iklim usaha bagi Usaha Kecil melalui penetapan peraturan
perundang - undangan dan kebijaksanaan meliputi aspek:
a) Pendanaan
b) Persaingan
c) Prasarana
d) Informasi
e) Kemitraan
f) Perizinan usaha
g) Perlindungan

Pemerintah menumbuhkan iklim usaha dalam aspek pendanaan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6 huruf a dengan menetapkan peraturan perundang-undangan dan
kebijaksanaan untuk:
16

1. Memperluas sumber pendanaan.
2. Meningkatkan akses terhadap sumber pendanaan.
3. Memberikan kemudahan dalam pendanaan.
Pemerintah menumbuhkan iklim usaha dalam aspek persaingan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6 huruf b dengan menetapkan peraturan perundang-undangan dan
kebijaksanaan untuk:
a. Meningkatkan kerja sama sesama Usaha Kecil dalam bentuk koperasi, asosiasi, dan
himpunan kelompok usaha untuk memperkuat posisi tawar Usaha Kecil.
b. Mencegah pembentukan struktur pasar yang dapat melahirkan persaingan yang tidak
wajar dalam bentuk monopoli, oligopoli, dan monopsoni yang merugikan Usaha
Kecil.
c. Mencegah terjadinya penguasaan pasar dan pemusatan usaha oleh orang-
perseorangan atau kelompok tertentu yang merugikan Usaha Kecil.

Pemerintah menumbuhkan iklim usaha dalam aspek informasi sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6 huruf d dengan menetapkan peraturan perundang-undangan dan
kebijaksanaan untuk:
a. Membentuk dan memanfaatkan bank data dan jaringan informasi bisnis.
b. Mengadakan dan menyebarkan informasi mengenai pasar, teknologi, desain, dan
mutu.

Pemerintah menumbuhkan iklim usaha dalam aspek kemitraan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6 ayat (1) huruf e dengan menetapkan peraturan perundang-undangan dan
kebijaksanaan untuk:
a. Mewujudkan kemitraan.
b. Mencegah terjadinya hal-hal yang merugikan Usaha Kecil dalam pelaksanaan
transaksi usaha dengan Usaha Menengah dan Usaha Besar.

Pemerintah menumbuhkan iklim usaha dalam aspek perizinan usaha sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 6 huruf f dengan menetapkan peraturan perundang-undangan dan
kebijaksanaan untuk:
17

a. Menyederhanakan tata cara dan jenis perizinan dengan mengupayakan terwujudnya
sistem pelayanan satu atap.
b. Memberikan kemudahan persyaratan untuk memperoleh perizinan.

Pemerintah menumbuhkan iklim usaha dalam aspek perlindungan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6 huruf g dengan menetapkan peraturan perundang-undangan dan
kebijaksanaan untuk:
a. Menentukan peruntukan tempat usaha yang meliputi pemberian lokasi di pasar, ruang
pertokoan, lokasi sentra industri, lokasi pertanian rakyat, lokasi pertambangan rakyat,
dan lokasi yang wajar bagi pedagang kaki lima, serta lokasi lainnya.
b. Mencadangkan bidang dan jenis kegiatan usaha yang memiliki kekhususan proses,
bersifat padat karya, serta mempunyai nilai seni budaya yang bersifat khusus dan
turun temurun.
c. Mengutamakan penggunaan produk yang dihasilkan Usaha Kecil melalui pengadaan
secara langsung dari Usaha Kecil.
d. Mengatur pengadaan barang atau jasa dan pemborongan kerja Pemerintah.
e. Memberikan bantuan konsultasi hukum dan pembelaan.

Pasal 14
Pemerintah, dunia usaha, dan masyarakat melakukan pembinaan dan pengembangan
Usaha Kecil dalam bidang:
1) Produksi dan pengolahan.
2) Pemasaran.
3) Sumber daya manusia.
4) Teknologi.

Pemerintah, dunia usaha, dan masyarakat melakukan pembinaan dan pengembangan
dalam bidang produksi dan pengolahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a
dengan:
1) Meningkatkan kemampuan manajemen serta teknik produksi dan pengolahan.
2) Meningkatkan kemampuan rancang bangun dan perekayasaan.
18

3) Memberikan kemudahan dalam pengadaan sarana dan prasarana produksi dan
pengolahan, bahan baku, bahan penolong, dan kemasan.

Pemerintah, dunia usaha, dan masyarakat melakukan pembinaan dan pengembangan
dalam bidang teknologi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf d dengan:
1) Meningkatkan kemampuan di bidang teknologi produksi dan pengendalian mutu.
2) Meningkatkan kemampuan di bidang penelitian untuk mengembangkan desain dan
teknologi baru.
3) Memberi insentif kepada Usaha Kecil yang menerapkan teknologi baru dan
melestarikan lingkungan hidup.
4) Meningkatkan kerjasama dan alih teknologi.
5) Meningkatkan kemampuan memenuhi standardisasi teknologi.
6) Menumbuhkan dan mengembangkan lembaga penelitian dan pengembangan di
bidang desain dan teknologi bagi Usaha Kecil.

PEMBINAAN DAN PENJAMINAN
Pasal 21
Pemerintah, dunia usaha, dan masyarakat menyediakan pembiayaan yang meliputi:
1. Kredit perbankan.
2. Pinjaman lembaga keuangan bukan bank.
3. Modal ventura.
4. Pinjaman dari dana penyisihan sebagian laba badan usaha milik Negara.

Pasal 34
Barangsiapa dengan maksud untuk menguntungkan diri sendiri atau orang lain secara
melawan hukum dengan mengaku atau memakai nama usaha kecil sehingga memperoleh
fasilitas kemudahan dana, keringanan tarif, tempat usaha, bidang dan kegiatan usaha, atau
pengadaan barang dan jasa atau pemborongan pekerjaan Pemerintah yang diperuntukan
dan dicadangkan bagi Usaha Kecil yang secara langsung atau tidak langsung
menimbulkan kerugian bagi Usaha Kecil diancam dengan pidana penjara paling lama
lima tahun atau pidana denda paling banyak Rp.2.000.000.000,- (dua milyar rupiah).
19

SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 36
(1) Usaha Menengah atau Usaha Besar yang dengan sengaja melanggar ketentuan Pasal
31 dikenakan sanksi administratif berupa pencabutan izin usaha dan atau denda paling
banyak Rp. 5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) oleh instansi yang berwenang.
(2) Jika tindak pidana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 dilakukan oleh atau atas
nama badan usaha, dapat dikenakan sanksi administratif berupa pencabutan sementara
atau pencabutan tetap izin usaha oleh instansi berwenang.

B. Material On The Organization

Tugas dan tanggung jawab tiap divisi
Divisi pemotongan:
Karyawan bertugas memotong besi sesuai ukuran yang telah ditetapkan untuk
membuat produk.
Setelah itu karyawan akan membentuk besi (penekukan) sesuai kebutuhan
dari tiap produk.
Divisi pengelasan
Karyawan bertugas mengelas besi yang sudah dipotong dan ditekuk oleh
divisi pemotongan
Proses pengelasan ini merupakan proses menggabungkan (menempelkan)
potongan-potongan besi menjadi suatu produk.
Divisi pengecatan dan penekelan
Karyawan bertugas mengecat dan menekel besi yang telah berbentuk produk
dengan rapih, sehingga produk bisa tampil lebih menarik dan bagus.
Divisi packing
Dibagian ini juga merangkap perakitan / pengeboran dan pemasangan
komponen-komponen produk hingga selesai menjadi produk jadi yang telah
dicat/dinekel sehingga siap untuk packing.
Karyawan bertugas untuk membungkus produk dengan plastik dan kain
pembungkus untuk melindungi produk dari kerusakan / kotor.
Divisi administrasi
Karyawan bertugas mengurus kegiatan pembelian bahan baku, penjualan,
pemasaran dan pengiriman produk, pembukuan, serta penggajian karyawan.
20

Bagian administrasi ini memiliki tanggung jawab memastikan semua kegiatan
perusahaan berjalan lancar dan tepat waktu, semua bukti transaksi lengkap
dan sesuai fakta, serta memiliki pembukuan yang akurat.
Supervisor
Bertugas melakukan pengawasan dan kontrol terhadap karyawan tiap divisi,
supervisor ini juga bertugas sebagai perpanjangan tangan dari pemilik dalam
memberikan perintah kerja kepada setiap divisi.

Kesimpulannya semua divisi perusahaan memiliki tugas sesuai dengan
bagiannya masing-masing, namun semuanya harus bekerja sama agar produk
dapat diselesaikan dengan cepat dan baik sehingga semua deadline bisa tercapai
dan tidak ada pekerjaan yang terbengkalai. Setiap bagian dari divisi juga harus
bekerja dengan cepat dan akurat sesuai target karena jika ada satu divisi yang
terlambat maka akan menghambat divisi-divisi yang lain.
Prinsip dalam memberikan wewenang untuk pengambilan keputusan
Pendelegasian wewenang diberikan hanya kepada dua orang yang telah dipercaya,
di mana orang pertama (supervisor/mandor) diberikan wewenang untuk mengatur
kegiatan-kegiatan operasional perusahaan, di mana pemiilik memberikan perintah kerja
kepada supervisor/mandor kemudian dari supervisor/mandor tersebut baru perintah kerja
diturunkan ke pegawai dalam setiap divisi, kecuali divisi administrasi(karena divisi
administrasi bertugas hanya ketika ada pembayaran/pengeluaran, penerimaan/pemasukan,
dan membuat pembukuan perusahaan secara keseluruhan).
Dan orang yang kedua (divisi administrasi) diberikan wewenang mengenai
pengiriman barang kepada customer, penerimaan barang dari supplier serta segala hal
yang berkaitan dengan pembayaran kepada supplier dan penerimaan pembayaran dari
customer juga pembukuan dan penggajian perusahaan.

Karakteristik, ukuran usaha dan lokasi dari setiap bagian operasi
a. Karakteristik
Usaha Kecil
Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan
oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau
bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung
maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria
21

usaha kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang.Usaha kecil juga merupakan
kegiatan usaha dalam memperluas lapangan pekerjaan dan memberikan pelayanan
ekonomi yang luas, agar dapat mempercapat proses pemerataan dan pendapatan ekonomi
masyarakat.

Perbedaan usaha kecil dengan usaha lainnya dapat dilihat dari :

1. Usaha kecil tidak memiliki sistem pembukuan, yang menyebabkan pengusaha kecil
tidak memiliki akses yang cukup menunjang terhadap jasa perbankan.
2. Pengusaha kecil memiliki kesulitan dalam meningkatkan usahanya, karena teknologi
yang digunakan masih bersifat semi modern, bahkan masih dikerjakan secara
tradisional.
3. Terbatasnya kemampuan pengusaha kecil dalam mengembangkan usahanya, seperti:
untuk tujuan ekspor barang-barang hasil produksinya.
4. Bahan-bahan baku yang diperoleh untuk kegiatan usahanya, masih relatif sulit dicari
oleh pengusaha kecil.


Kriteria Usaha Kecil menurut Undang-Undang Republik Indonesia adalah:

a) Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah)
sampai dengan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak
termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
b) Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah)
sampai dengan paling banyak Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta
rupiah).




22

Ciri-Ciri Usaha Kecil
Ciri-ciri perusahaan kecil dan menengah di Indonesia, secara umum adalah:
a. Manajemen berdiri sendiri, dengan kata lain tidak ada pemisahan yang tegas antara
pemilik dengan pengelola perusahaan. Pemilik adalah sekaligus pengelola dalam
UKM.
b. Modal disediakan oleh seorang pemilik atau sekelompok kecil pemilik modal.
c. Daerah operasinya umumnya lokal, walaupun terdapat juga UKM yang memiliki
orientasi luar negeri, berupa ekspor ke negara-negara mitra perdagangan.
d. Ukuran perusahaan, baik dari segi total aset, jumlah karyawan, dan sarana prasarana
yang kecil.
e. Jenis barang / komoditi yang diusahakan umumnya tetap tidak gampang berubah.
f. Lokasi / tempat usaha menetap tidak berpindah pindah.
g. Umumnya sudah melakukan administrasi keuangan walau masih sederhana,
keuangan perusahaan sudah mulai dipisahkan dengan keuangan keluarga, sudah
membuat neraca usaha.
h. Sudah memiliki ijin usaha dan persyaratan legalitas termasuk NPWP.
i. Sumber daya manusia memilki pengalaman dalam berwira usaha.
j. Sebagian sudah akses ke perbankan dalam hal keperluan modal.
k. Sebagian besar belum dapat membuat manajemen usaha dengan baik seperti business
planning.

Kelebihan dan kekurangan dari usaha kecil :

a) Skala usaha kecil
Salah satu karakter penting dari UKM adalah skala usahanya yang relatif kecil. Meskipun
batas atas kategori usaha kecil adalah dengan omset maksimal 1 miliar, namun dalam
kenyataannya sebagian besar usaha kecil justru memiliki omset dibawah 500 juta.
Mengacu pada argumentasi bahwa salah satu sumber keunggulan adalah melalui
economies of scale, maka akan sulit bagi usaha berskala kecil secara individual untuk
bersaing dengan usaha berskala besar dalam suatu aktivitas bisnis yang sama.

23

b) Padat karya
Produk usaha berskala kecil pada umumnya sangat padat karya. Kegiatan produksi yang
melibatkan banyak tenaga kerja sebagai konsekuensi dari aktivitas yang menghasilkan
produk yang berciri hand made. Produk UKM yang bersandar pada keahlian dan
keterampilan tangan ini membawa konsekuensi pada kurangnya aspek presisi dan
kesulitan untuk distandarisasi. Disamping memiliki kelemahan, aktivitas bisnis yang
mengandalkan keterampilan individu tentu juga memiliki keunikan, sehingga mendapat
pasar yang tersendiri. Keunikan produk UKM dapat dikembangkan sebagai sumber
keungulan menghadapi produk -produk yang berbasis pabrikasi (produk cetak).
c) Berbasis sumber daya lokal dan sumber daya alam.
Salah satu ciri dari orientasi berusaha di kalangan UKM pada umumnya adalah lebih
kepada upaya melakukan aktivitas apa yang bisa dilakukan dengan sumber daya yang
ada, ketimbang memproduksi sesuatu yang diminta oleh pasar. Dengan kata lain aktivitas
usaha UKM lebih kepada production oriented, memproduksi sebaik mungkin apa yang
bisa dilakukan dengan bertumpu pada ketersediaan sumber daya yang ada. Karakter
aktivitas bisnis UKM seperti ini menghasilkan produk-produk unggulan yang komparatif
pada masing-masing wilayah. Kesinambungan usaha yang berbasis sumber daya alam
tentu sangat rentan, apalagi UKM terlibat dalam aktivitas produksi yang mengeksploitasi
sumber daya alam yang tidak terbaharui.
d) Pelaku banyak
Karena hampir tidak ada barrier to entry pada aktivitas bisnis UKM, baik dari aspek
teknologi, investasi, manajemen, perlindungan hak intelektual, maka sangat mudah bagi
masyarakat untuk masuk ke dalam industri yang digeluti oleh UKM. Sebagai
konsekuensinya relatif sangat banyak pelaku bisnis UKM dalam sektor dan kegiatan
bisnis tertentu. Di satu sisi struktur usaha seperti ini sangat baik untuk mendorong
kompetisi, tetapi di lain pihak UKM sering dihadapkan pada kondisi dimana banyak
UKM sebagai produsen menghadapi kekuatan monopsonis.
e) Menyebar
Aktivitas bisnis UKM dapat dijumpai hampir diseluruh pelosok tanah air serta diberbagai
sektor. Dengan demikian, bila UKM dapat mengembangkan jaringan yang efektif, maka
konsep global production dapat dipenuhi, karena UKM mampu menghasilkan produk di
24

mana saja dan memasarkannya ke mana saja serta kapan saja. Dengan kata lain produk
UKM yang sejenis sangat mudah diperoleh masyarakat dimana saja dan kapan saja.

Perusahaan Manufaktur
Perusahaan manufaktur adalah suatu jenis indusri yang memproduksi atau
mengolah suatu bahan dan menjadikannya suatu barang baru. Dalam proses produksi ini
biasanya menggunakan alat dan teknologi. Contohnya: industri tekstil, industri karung,
industri rokok,industri elektronik, dan sebagainya. Ciri-ciri perusahaan manufaktur di antaranya
sebagai berikut :
1. Kegi at an menghasi l kan at au mempr oduksi bar ang jadi (finished goods).
2. Pendapatan berasal dari penjualan produksi barang jadi kepada perusahaan
dagang atau retailer.
3. T e r d a p a t p e r h i t u n g a n h a r g a p o k o k p r o d u k s i
u n t u k menentukan produksi barang jadi.
4. Te r d a p a t h a r ga p o k o k p e n j u a l a n, u nt u k me n e nt u k a n besarnya laba
atau rugi .
5. Biaya produksi terdiri dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan
biaya overheadpabrik.
6. Beban operasionalnya terdiri dari beban penjualan dan beban administrasi.

Manufaktur, dalam arti luas, adalah proses mengubah bahan baku menjadi produk. Proses
ini meliputi (1) perancangan produk, (2) pemilihan material, dan (3) tahap-tahap proses
dimana produk tersebut dibuat. Pada konteks yang lebih modern, manufaktur melibatkan
pembuatan produk dari bahan baku melalui bermacam-macam proses, mesin dan operasi,
mengikuti perencanaan yang terorganisasi dengan baik untuk setiap aktivitas yang
diperlukan. Mengikuti definisi ini, manufaktur pada umumnya adalah suatu aktifitas yang
kompleks yang melibatkan berbagai variasi sumberdaya dan aktivitas sebagai berikut:
- Perancangan Produk
- Pembelian
25

- Pemasaran
- Mesin dan perkakas
- Manufacturing
- Penjualan
- Perancangan proses
- Production control
- Pengiriman
- Material
- Support services
- Customer service

Klasifikasi persediaan pada perusahaan manufaktur yaitu :

1) Persediaan bahan baku
Barang persediaan milik perusahaan yang akan diolah lagi melalui proses
produksi, sehingga akan menjadi barang setengah jadi / barang jadi sesuai dengan
kegiatan perusahaan. Besarnya persediaan bahan baku dipengaruhi oleh perkiraan
produksi, sifat musiman produksi, dapat diandalkannya pihak pemasok serta tingkat
efisiensi penjadwalan pembelian kegiatan produksi.
2) Persediaan barang dalam proses
Adalah barang yang masih memerlukan proses produksi untuk menjadi barang
jadi, sehingga persediaan barang dalam proses sangat dipengaruhi oleh lamanya
produksi, yaitu waktu yang dibutuhkan sejak saat bahan baku masuk ke proses
prosuksi sampai dengan saat penyelesaian barang jadi.
3) Persediaan barang jadi
Adalah barang hasil proses produksi dalam bentuk final sehingga dapat segera
dijual, pada persediaan ini besar kecilnya persediaan barang jadi sebenarnya
merupakan masalah koordinasi produksi dan penjualan.
Laporan keuangan perusahaan manufaktur hampir sama dengan laporan
keuangan perusahaan dagang. Perbedaannya terletak pada bagian aktiva lancar di
neraca dan harga pokok penjualan di laporan rugi laba. Pada perusahaan
26

manufaktur diperlukan banyak rekening untuk menentukan harga pokok produksi,
tetapi dalam laporan rugi laba hanya disajikan totalnya saja.
Sistem informasi akuntansi dalam perusahaan manufaktur dipilih system
informasi akuntansi yang menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur. Terminal
ditempatkan di seluruh pabrik untuk mencatat seluruh kegiatan pekerja manufaktur
dan sumber daya mesin ketika bahan baku diubah menjadi produk akhir.
b. Ukuran usaha
Perusahaan ini termasuk ke dalam usaha kecil menengah (UKM).

c. Lokasi setiap bagian operasi
Divisi pemotongan, divisi pengelasan, divisi pengecatan/penekelan berada di Taman
Kopo Indah II blok C no 13. Sedangkan divisi packing berada di Taman Kopo Indah
II ruko 1A no 10D.

Jumlah karyawan tiap divisi

1. Divisi Pemotongan : 3 orang
2. Divisi Pengelasan : 3 orang
3. Divisi Pengecatan / Penekelan : 9 orang
4. Divisi Packing : 3 orang
5. Divisi Admisnistrasi : 1 orang
6. Supervisor : 1 orang


Karakteristik dan lokasi asset fisik dan pencatatan akuntasi
Nama dan jenis asset:
Perusahaan memiliki 2 lokasi untuk melakukan proses produksi yakni, pabrik di
Taman Kopo Indah II: blok C no 13 dan gudang serta tempat perakitan di Taman
Kopo Indah II ruko 1A no 10 D.
Mesin Bending (mesin tekuk pipa)
Mesin Potong
Mesin Las
Dril Machine (Mesin Bor)
2 Mobil Box untuk pengiriman dan pengambilan barang
Peralatan lain (contoh: obeng, mata bor, bor tangan)
27

Waktu kerja asset
Pabrik dan gudang dipakai selama proses produksi berjalan (jam kerja)
Mesin dan peralatan dipakai selama jam kerja.
Mobil box dipakai selama ada pengiriman dan pengambilan barang.

Lokasi asset:
Pabrik: Taman Kopo Indah II: blok C no 13.
Gudang dan tempat perakitan: Taman Kopo Indah II ruko 1A no 10 D.
Semua jenis mesin terdapat di pabrik.
Kedua mobil box terdapat di pabrik.


C. Financial Information
Biaya operasi per periode
Per Bulan:
1. Biaya gaji karyawan : Rp 30.000.000,00
2. Biaya listrik, air,telepon,fax,dl : Rp 1.230.000,00
3. Biaya bahan baku : Rp 25.000.000,00
4. Biaya pengiriman (bahan bakar, uang makan supir, parkir) : Rp 3.000.000,00
Total per bulan Rp 59.230.000,00
Total per tahun Rp710.760.000,00









28

Laporan laba/rugi per tahun

Fuji Steel Tech
Laporan Laba Rugi
Per Bulan
Pendapatan
Penjualan
Dispenser (1500 x Rp 60.000,00) Rp 90.000.000,00
Meja Setrika (500 x Rp 85.000,00) Rp 42.500.000,00
Rak Handuk (200 x Rp 85.000,00) Rp 17.000.000,00
Total Pendapatan Rp 149.500.000,00

Beban
Gaji Karyawan Rp 30.000.000,00
Listrik, air,telepon, fax, dll Rp 1.230.000,00
Pembelian bahan baku Rp 25.000.000,00
Biaya Pengiriman Rp 3.000.000,00
Total Beban Rp 59.230.000,00
Laba / Rugi Rp 90.270.000,00

Perbandingan laporan budget dengan laporan aktual untuk periode
sekarang dibandingkan dengan periode lalu
Perusahaan tidak memiliki laporan budget untuk setiap periode, karena pencatatan
perhitungan biaya dilakukan secara sederhana dan langsung tanpa adanya laporan budget
secara formal (budget hanya berupa catatan kasar, tidak ada bentuk laporannya) sehingga
tidak dapat membandingkan laporan budget dan aktual setiap periode.


29

Laporan cash flow
Perusahaan tidak memiliki laporan cashflow karena pencatatan keuangan
perusahaan masih menggunakan pencatatan yang sederhana. Selain itu, perusahaan juga
tidak mengijinkan pemberian laporan keuangan secara lebih detail.
Data Akuntansi Biaya
Data data yang terdapat di perusahaan hanya berupa data pengeluaran untuk
gaji, pembelian bahan baku, biaya pengiriman, biaya listrik, air, telepon dan fax serta data
biaya lainnya seperti yang telah tertera dalam bagian informasi laporan keuangan diatas.

D. Operating Methods and Procedures

1. Perusahaan menghitung berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk
membuat produk dan berapa harga tiap bahan baku yang dibutuhkan. Dengan
melakukan hal ini, perusahaan bisa mengetahui berapa biaya yang dikeluarkan
untuk membeli bahan baku beserta jangka waktu mulai dari pemesanan bahan
baku hingga bahan baku bisa tiba di gudang. Selain itu juga terkait dengan biaya
operasional perusahaan memperhitungkan semua biaya pengiriman, biaya listrik,
air, telepon, dan fax pabrik, gaji karyawan pabrik sehingga perusahaan bisa
mendapatkan biaya produksi produk secara total.
2. Perusahaan memesan bahan baku sesuai yang dibutuhkan beserta meminta
perincian jumlah dan harga bahan baku kepada supplier.
3. Pada jangka waktu yang telah ditetapkan sebelumnya (waktu pengiriman barang
yang telah disepakati dengan supplier) maka bahan baku tersebut diantar oleh
supplier ke gudang.
4. Bahan baku yang telah ada digudang segera diproses untuk menjadi barang jadi,
langkah langkahnya:
a. Meja setrika
Kayu (sudah berbentuk papan meja setrika, karena perusahaan
memesan kayu tersebut yang telah dibentuk sesuai pola) yang ada
digudang diamplas permukaannya agar halus.
Kayu yang telah diamplas kemudian divernish.
Kayu yang telah divernish diberi busa dibagian atas lalu dibungkus
dengan kain dan cara merekatkan kain dan kayu dengan menggunakan
alat yang menyerupai steples berukuran besar. Alat tersebut
menghekter kayu dan kain sehingga kain bisa membungkus kayu.
30

Besi yang ada digudang dipotong sesuai standar ukuran tertentu yang
dibutuhkan untuk membuat kaki meja setrika.
Besi yang telah dipotong akan ditekuk jika diperlukan.
Untuk menyambungkan bagian bagian besi (baik yang berbentuk
lurus maupun yang sudah ditekuk) dilakukan pengelasan besi.
Besi yang telah dilas akan dicat / dinekel sesuai permintaan konsumen.
Besi yang telah dicat / dinekel, dirakit dengan papan meja setrika
dengan cara membolongi papan dan kaki meja setrika dengan bor lalu
memasangkan mur agar dapat menempel.
Meja setrika itu dibungkus oleh plastik kemudian dimasukan ke dalam
dus.
Kemudian meja setrika yang telah selesai dibungkus diletakan
digudang.

b. Kaki dispenser
Besi yang ada digudang dipotong sesuai standar ukuran tertentu yang
dibutuhkan untuk membuat kaki dispenser.
Besi yang telah dipotong akan ditekuk jika diperlukan.
Untuk menyambungkan bagian bagian besi (baik yang berbentuk
lurus maupun yang sudah ditekuk) dilakukan pengelasan besi.
Besi yang telah dilas akan dinekel.
Besi yang telah dinekel, dirakit dengan cara membolongi besi dengan
bor lalu memasangkan mur agar dapat menempel satu sama lain.
Kaki dispenser itu dibungkus oleh plastik kemudian dimasukan ke
dalam dus.
Kemudian kaki dispenser yang telah selesai dibungkus diletakan
digudang.

c. Jemuran
Besi yang ada digudang dipotong sesuai standar ukuran tertentu yang
dibutuhkan untuk membuat jemuran.
Besi yang telah dipotong akan ditekuk jika diperlukan.
Untuk menyambungkan bagian bagian besi (baik yang berbentuk
lurus maupun yang sudah ditekuk) dilakukan pengelasan besi.
Besi yang telah dilas akan dinekel.
Besi yang telah dinekel, dirakit dengan cara membolongi besi dengan
bor lalu memasangkan mur agar dapat menempel satu sama lain.
Jemuran itu dibungkus oleh plastik kemudian dimasukan ke dalam
dus.
Kemudian jemuran yang telah selesai dibungkus diletakan digudang.
31


d. Rak Sepatu
Besi yang ada digudang dipotong sesuai standar ukuran tertentu yang
dibutuhkan untuk membuat rak sepatu.
Besi yang telah dipotong akan ditekuk jika diperlukan.
Untuk menyambungkan bagian bagian besi (baik yang berbentuk
lurus maupun yang sudah ditekuk) dilakukan pengelasan besi.
Besi yang telah dilas akan dinekel.
Besi yang telah dinekel, dirakit dengan cara membolongi besi dengan
bor lalu memasangkan mur agar dapat menempel satu sama lain.
Rak sepatu itu dibungkus oleh plastik kemudian dimasukan ke dalam
dus.
Kemudian rak sepatu yang telah selesai dibungkus diletakan digudang.
5. Barang yang telah dibuat akan dijual ke konsumen sesuai pesanan konsumen baik
yang telah memesan terlebih dahulu sebelum pembuatan barang maupun dengan
cara perusahaan mengorder ke toko-toko.
6. Pembeli / customer biasanya melakukan pembayaran dengan 2 cara yaitu
tunai/kontan dan bilyet giro yang diberi jangka waktu tertentu.

E. Management Information and Reports
Laporan transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan dibuat oleh bagian
administrasi setiap hari setiap kali ada transaksi yang terjadi di perusahaan yang
sumber informasinya berasal dari nota-nota atau bon-bon transaksi perusahaan setiap
hari. Pembukuan yang dibuat oleh perusahaan juga belum menggunakan metode
pembukuan akuntansi yang belum baku, karena perusahaan masih berskala home
industry.
Sedangkan untuk laporan kegiatan operasional sendiri didapatkan dari supervisor
yang telah didelegasikan tugas operasional untuk tiap divisi pada awal masuk jam
kerja, sehingga pada akhir jam kerja si pemilik akan menanyakan kepada supervisor
mengenai bagaimana progress atau kemajuan dari kegiatan operasional yang telah
diberikan pada awal jam masuk kerja.




32

F. Problem Area

1. Karyawan yang sering terlambat masuk kerja
Hal ini menyebabkan pekerjaan terbengkalai sehingga bisa memperlambat proses
pembuatan barang. Dampaknya deadline pekerjaan mundur dan terlambat
melakukan pengiriman barang, sehingga timbul keluhan dari pembeli.
2. Karyawan yang tidak masuk kerja
Hal ini menyebabkan pekerjaan terbengkalai sehingga bisa memperlambat proses
pembuatan barang. Dampaknya deadline pekerjaan mundur dan terlambat
melakukan pengiriman barang, sehingga timbul keluhan dari pembeli.
3. Kinerja karyawan yang buruk ( lambat, ceroboh, malas, hasil kerja kurang
memuaskan)
Hal ini menyebabkan kualitas barang kurang memuaskan sehingga harus ada
perbaikan perbaikan yang meningkatkan biaya produksi (tidak efisien) yang
merugikan perusahaan karena menimbulkan penurunan profit (keuntungan).
4. Kontrol terhadap jam masuk, istirahat, dan pulang karyawan lemah.
Hal ini terjadi karena supervisor ikut bekerja di pabrik sehingga tidak dapat
mengontrol karyawan secara terus menerus.Selain itu, tidak ada absensi secara
tertulis baik untuk jam masuk, jam masuk keluar ketika istirahat, jam pulang
kerja, dan izin.
5. Bahan baku dari supplier tetap kosong
Hal ini menyebabkan perusahaan harus mencari bahan baku di supplier lain yang
seringkali harganya lebih mahal dibandingkan supplier yang biasanya. Sehingga
meningkatkan biaya produksi dan mengurangi profit perusahaan.
6. Harga bahan baku naik
Hal ini menyebabkan biaya produksi naik dan menimbulkan masalah lain yaitu
jika harga jual produk tidak dinaikan akan mengurangi profit perusahaan. Akan
tetapi, jika terjadi dalam waktu panjang profit tersebut sudah tidak mencukupi
biaya produksinya dan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Namun disisi lain
jika harga jual barang naik, daya beli konsumen mungkin akan menurun dan
menyebabkan penjualan barang menurun.








33

I I . Sources of I nformation
B. Interview

Keterangan:
Pertanyaan = T
Jawaban = J

1. T: Siapa nama lengkap Bapak?
J: Johan Wiharja.

2. T: Dimana alamat lengkap perusahaan ini?
J: Perusahaan ini memiliki 2 lokasi dalam proses operasinya, pertama pabrik
sekaligus kantornya di Taman Kopo Indah II blok C no 13 dan untuk divisi
packing sekaligus gudang di Taman Kopo Indah II ruko A blok 10D.
3. T: Apa nama lengkap perusahaan ini?
J: Fuji Steel Tech.

4. T: Termasuk skala apa perusahaan ini?
J: Industri rumah tangga.

5. T: Perusahaan ini bergerak dibidang apa?
J: Manufaktur alat alat rumah tangga.

6. T: Apa saja produk yang dijual diperusahaan ini?
J: Meja setrika, kaki dispenser, rak sepatu dan jemuran pakaian.

7. T: Siapa nama pelanggan perusahaan ini?
J: Toko Sinar Terang, Toko Sinar Abadi, Toko Sumber Rejeki, Toko Maju Jaya,
Toko Jaya Lestari, Toko Jaya Abadi.

8. T: Berapa omzet sebulan?
J: Rp 200.000.000,00

9. T: Siapa pangsa pasar produk ini?
J: Ibu ibu rumah tangga, dan masyarakat menengah ke atas.

10. T: Berapa jumlah karyawannya?
J: 20 orang.

34

11. T: Perusahaan ini terdiri dari berapa divisi?
J: 5 divisi

12. T: Divisi apa saja?
J: Divisi pemotongan, divisi pengelasan, divisi pengecatan / penekelan, divisi
packing, dan divisi administrasi.

13. T: Apa sistem penggajian diperusahaan ini?
J: Penggajian mingguan.

14. T: Bagaimana proses penggajiannya?
J: Ada gaji pokok yang berbeda dari setiap pekerja disesuaikan dengan jenis
pekerjaan, kinerja, dan lamanya waktu bekerja. Selain itu jika karyawan tidak
masuk kerja akan dipotong gajinya. Jika karyawan dibagian penjualan berhasil
menjual dengan mencapai target maka akan mendapat bonus dan jika lembur akan
mendapat upah lembur.

15. T: Berapa jumlah hari kerja dalam 1 minggu?
J: 6 hari dalam 1 minggu.

16. T: Kapan hari kerja dan jam kerja perusahaan?
J: Senin Sabtu, pukul 08.00 17.00.

17. T: Bagaimana proses operasional perusahaan?
J: mendesain produk, perencanaan produksi, pemesanan dan pembelian bahan
baku, pembuatan produk, penyimpanan barang, penjualan barang, pencatatan
transaksi jual beli dan lain lain.

18. T: Bagaimana proses penjualannya?
J: Awalnya konsumen memesan barang dengan via telepon maupun secara
langsung ketika perusahaan mengantar barang ke toko konsumen. Lalu bagian
gudang mengecek persediaan barang, jika mencukupi maka akan dikirim sesuai
perjanjian (jenis barang, jumlah dan waktu pengiriman). Jika tidak mencukupi
maka akan memproduksi barang dan setelah mencukupi akan melakukan
pengiriman sesuai perjanjian ( jenis barang, jumlah dan waktu pengiriman).
Pengiriman barang akan disertai faktur / nota tagihan, konsumen bisa membayar
secara tunai dan dengan bilyet giro. Jika ada keluhan dari konsumen (kekurangan
jumlah yang diantar, retur) bisa menelepon perusahaan dan perusahaan akan
segera menanggulangi masalahnya.

35

19. T: Bagaimana proses pembeliannya (bahan baku,dan lain lain)?
J: Awalnya melakukan pendesainan produk, lalu menentukan bahan baku,
kuantitas bahan baku. Setelah itu perusahaan memesan bahan baku pada supplier
via telepon dan mendiskusikan mengenai pengiriman barang dan harga barang
yang akan dibeli perusahaan. Setelah bahan baku tiba, pabrik akan menerima
bahan baku dan faktur / bon dari supplier. Bagian yang menerima barang akan
memeriksa kelengkapan barang dengan jumlah barang yang dipesan. Jika ada
yang tidak sesuai baik jumlah barang yang diterima dengan yang dipesan maupun
masalah kualitas, makan bagian penerima ini akan meretur barang / meminta
tambahan barang jika jumlah barang yang diterima kurang. Jika pembelian
dilakukan secara kredit maka ketika jatuh tempo pembayaran, perusahaan akan
melakukan pembayaran. Sistem pembayarannya bisa tunai, transfer dan dengan
giro.

20. T: Kapan hari penggajian?
J: Sabtu.

21. T: Apa saja peraturan kerja yang diberikan kepada karyawan?
J: Jika 2 hari tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan dianggap keluar/
mengundurkan dir dari pekerjaan, tidak boleh terlambat masuk kerja (masuk dan
pulang kerja sesuai waktu kerja).

22. T: Kapan waktu penerimaan barang dari supplier?
J: Penerimaan pengiriman barang dari supplier dilakukan pada jam kerja, yaitu
mulai pukul 08.00 17.00.

23. T: Apa saja peraturan lingkungan setempat yang harus ditaati?
J: Limbah tidak langsung dibuang ke saluran pembuangan, namun harus disaring
terlebih dahulu supaya tidak mencemari lingkungan. Aktivitas perusahaan yang
menyebabkan pencemaran udara (memotong, mengelas, mengebor besi)
dilakukan pada pukul 08.00 19.00.

24. T: Dimana saja lokasi operasi perusahaan?
J: Divisi pemotongan, divisi pengelasan, divisi pengecatan/penekelan berada di
Taman Kopo Indah II blok C no 13. Sedangkan divisi packing berada di Taman
Kopo Indah II ruko A no 10D.

25. T: Berapa jumlah anggota tiap divisi?
J: Divisi pemotongan 3 orang, divisi pengelasan 3 orang, divisi pengecatan /
penekelan 9 orang, divisi packing 3 orang, dan divisi administrasi 1 orang.
36


26. T: Apa saja masalah yang biasa dihadapi perusahaan?
J: Karyawan terlambat dan tidak masuk kerja, karyawan yang kinerjanya tidak
baik, bahan baku kosong dan naiknya harga bahan baku.

C. Organizational Data
Tugas dan tanggung jawab tiap divisi
Divisi pemotongan:
Karyawan bertugas memotong besi sesuai ukuran yang telah ditetapkan untuk
membuat produk.
Setelah itu karyawan akan membentuk besi (penekukan) sesuai kebutuhan
dari tiap produk.
Divisi pengelasan
Karyawan bertugas mengelas besi yang sudah dipotong dan ditekuk oleh
divisi pemotongan
Proses pengelasan ini merupakan proses menggabungkan (menempelkan)
potongan-potongan besi menjadi suatu produk.
Divisi pengecatan dan penekelan
Karyawan bertugas mengecat dan menekel besi yang telah berbentuk produk
dengan rapih, sehingga produk bisa tampil lebih menarik dan bagus.
Divisi packing
Dibagian ini juga merangkap perakitan (pengeboran) dan pemasangan
komponen-komponen produk hingga selesai menjadi produk jadi yang telah
dicat/dinekel sehingga siap untuk packing.
Karyawan bertugas untuk membungkus produk dengan plastik dan kain
pembungkus untuk melindungi produk dari kerusakan / kotor.

Divisi administrasi
Karyawan bertugas mengurus kegiatan pembelian bahan baku, penjualan,
pemasaran dan pengiriman produk, pembukuan, serta penggajian karyawan.
Bagian administrasi ini memiliki tanggung jawab memastikan semua
kegiatan
perusahaan berjalan lancar dan tepat waktu, semua bukti transaksi lengkap
dan sesuai fakta, serta memiliki pembukuan yang akurat.
Supervisor
Bertugas melakukan pengawasan dan control terhadap karyawan tiap divisi,
supervisor ini juga bertugas sebagai perpanjangan tangan dari pemilik dalam
memberikan perintah kerja kepada setiap divisi.
37


Bagan Struktur Organisasi




Levels of Authority

Setiap individu memiliki ruang lingkup otoritas terbatas yang berbeda- beda,
di mana batasan ruang lingkup supervisor hanyalah pada pengawasan kinerja para
karyawan pabrik pada tiap divisi-divisi operasional dan membantu karyawan lain bekerja
jika dibutuhkan.
Divisi administrasi memiliki wewenang hanya pada pembuatan pembukua dan
pencatatan tiap transaksi yang terjadi pada perusahaan setiap harinya.
Divisi pemotongan, divisi pengelasan, divisi pengecatan/penekelan, dan divisi
packing yang berada dibawah supervisor memiliki ruang lingkup tanggung jawab untuk
melakukan pekerjaan sesuai dengan apa yang telah diperintahkan oleh supervisor
kepada tiap divisi sejalan dengan perintah dari atasan/pemilik.
Secara umum level otoritas yang berlaku pada perusahaan adalah dari atasan
ke bawahan (top up).



Pemilik
Perusahaan
Supervisor
Divisi
Pemotongan
Divisi
Pengelasan
Divisi
Pengecatan/
Penekelan
Divisi
Packing
Divisi
Administrasi
38

Job Description

Divisi Pemotongan : memotong besi sesuai ukuran yang telah
ditetapkan untuk membuat produk dan membentuk besi (penekukan) sesuai
kebutuhan dari tiap produk.

Divisi Pengelasan : mengelas besi yang sudah dipotong dan
ditekuk oleh divisi pemotongan dan menggabungkannya menjadi suatu produk yang
utuh.
Divisi Pengecatan/Penekalan : mengecat dan menekel besi yang telah
berbentuk produk dengan rapih, sehingga produk bisa tampil lebih menarik dan
bagus.
Divisi Packing : pemasangan komponen-komponen produk
hingga selesai menjadi produk jadi yang telah dicat/dinekel sehingga siap untuk
packing dan membungkus produk dengan plastik dan kain pembungkus untuk
melindungi produk dari kerusakan / kotor.
Divisi Administrasi : mengurus kegiatan pembelian bahan baku,
penjualan, pemasaran dan pengiriman produk, pembukuan, serta penggajian
karyawan dan memastikan semua bukti transaksi lengkap dan sesuai fakta, serta
memiliki pembukuan yang akurat.
Supervisor : melakukan pengawasan terhadap seluruh
karyawan tiap divisi agar pekerjaan seluruh karyawan sesuai dengan perintah
atasan/pemilik sertamemastikan semua kegiatan perusahaan berjalan lancar dan tepat
waktu.

D. Financial Data

Biaya operasi per periode
Per Bulan:
Biaya gaji karyawan : Rp 30.000.000,00
Biaya listrik, air,telepon,fax,dl : Rp 1.230.000,00
Biaya bahan baku : Rp 25.000.000,00
Biaya pengiriman (bahan bakar, uang makan supir, parkir) : Rp 3.000.000,00
Total per bulan Rp 59.230.000,00
Total per tahun Rp 710.760.000,00
39


Laporan laba/rugi per tahun

Fuji Steel Tech
Laporan Laba Rugi
Per Bulan
Pendapatan
Penjualan
Dispenser (1500 x Rp 60.000,00) Rp 90.000.000,00
Meja Setrika (500 x Rp 85.000,00) Rp 42.500.000,00
Rak Handuk (200 x Rp 85.000,00) Rp 17.000.000,00
Total Pendapatan Rp 149.500.000,00

Beban
Gaji Karyawan Rp 1.230.000,00
Pembelian bahan baku Rp 25.000.000,00
Biaya Pengiriman Rp 3.000.000,00
Total Beban Rp 59.230.000,00
Laba / Rugi Rp 90.270.000,00

E. Policies and Procedure

a) Hari kerja : Senin Sabtu
Jam Kerja: 08.00-17.00
b) Penggajian setiap hari Sabtu.
c) Jika 2 hari tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan dianggap
keluar/mengundurkan diri dari pekerjaan.
d) Penerimaan pengiriman barang dari supplier dilakukan pada jam kerja, yaitu
mulai pukul 08.00 17.00
40

e) Perpajakan diperusahaan mengikuti peraturan perpajakan di Indonesia yang diatur
untuk skala usaha industri rumah tangga.
f) Perusahaan juga harus mematuhi peraturan umum yang berlaku di lingkungan
setempat yakni:
Limbah tidak langsung dibuang ke saluran pembuangan, namun harus
disaring terlebih dahulu supaya tidak mencemari lingkungan.
Aktivitas perusahaan yang menyebabkan pencemaran suara
(memotong,mengelas , dan mengebor besi) harus dilakukan mulai pukul
08.00 19.00.

D. Operating and Management Report

Karena perusahaan masih berskala home industry tidak ada laporan tertulis
mengenai operasi dan management yang baku. Dan lagi baik laporan keuangan,
operasi, dan management perusahaan masih belum melalui tahapan audit dari auditor.

E. Physical Inspection

Ketika kelompok kami mengadakan survey lapangan ke tempat kerja karyawan
(pabrik), semua karyawan bekerja sesuai pekerjaan masing masing dan tidak ada
yang menganggur.Semua mesin digunakan untuk meproduksi barang (tidak ada idle
capacity). Namun jika diperhatikan lebih lanjut untuk masalah kehadiran karyawan
ditempat kerja, pengontrolan kehadiran karyawan tidak terlalu ketat karena supervisor
ikut bekerja, pemilik tidak selalu berada ditempat ketika jam kerja, tidak ada absensi
secara tertulis, kecuali jika karyawan tidak masuk kerja.


I I I . Organizational Planning and Budget Systems

A. Prestasi Masa Lalu

Prestasi yang pernah dicapai oleh perusahaan dari segi penjualan terjadi pada tahun
1994, dimana penjualan mencapai klimaksnya, tingkat penjualannya mencapai titik
tertinggi.Hal ini disebabkan perusahaan mengeluarkan produk terbaru yang belum
pernah ada di pasaran yakni jemuran pakaian alumunium, di mana jemuran
alumunium itu merupakan penemuan dari pemilik sendiri.
41

Prestasi yang pernah dicapai oleh perusahaan dari segi penjualan terjadi pada tahun
1998, dimana penjualan mencapai klimaksnya, tingkat penjualannya mencapai titik
tertinggi.Hal ini disebabkan perusahaan mengeluarkan produk terbaru yang belum
pernah ada di pasaran yakni meja setrika kayu, di mana meja setrika itu merupakan
penemuan dari pemilik sendiri.
Prestasi yang pernah dicapai oleh perusahaan dari segi penjualan terjadi pada tahun
2004, di mana penjualan mencapai klimaksnya, tingkat penjualan mencapai titik
tertinggi.Hal ini disebabkan perusahaan mengeluarkan produk terbaru yang belum
pernah ada di pasaran yakni kaki dispenser, di mana kaki dispenser merupakan
penemuan dari pemilik sendiri.

B. Kebutuhan Saat Ini dan Yang Akan Datang
Perusahaan membutuhkan lokasi pabrik dan gudang yang lebih luas sehingga dimasa
depan membutuhkan pembangunan dan renovasi lokasi pabrik dan gudang.

C. Strength dan Weakness
Kekuatan perusahaan terletak pada perusahaan sudah berdiri sejak lama, sehingga
perusahaan sudah memiliki nama, pelanggan, pengalaman, dan sudah dipercaya oleh
konsumen. Selain itu pemilik suka melakukan inovasi terhadap produk yang
dijualnya. Selain itu perusahaan juga memiliki kualitas produk yang baik
dibandingkan dengan pesaing lainnya. Kemudian dari segi desain produk perusahaan
memiliki desain yang berbeda bahkan belum ada di pasaran (inovatif). Pabrik utama
lokasinya berdekatan dengan tempat tinggal pemilik sehingga jika muncul kejadian-
kejadian yang penting dan membutuhkan penanganan serta penyelesaian langsung
dari pemilik, pemilik dapat dengan segera mencapai pabrik utama tersebut, dengan
demikian masalah-masalah yang mendesak dapat segera diatasi, tidak perlu melalui
jalur/proses penyelesaian yang lama.
Sedangkan kelemahan dari perusahaan adalah perusahaan memiliki dua lokasi
produksi barang, sehingga menyebabkan pemindahan barang jadi dari tempat
produksi ke gudang memakan waktu yang lebih lama dan membutuhkan tambahan
biaya berupa biaya pengiriman barang dari pabrik ke gudang. Selain itu juga dari
segi pengontrolan kurang efisien karena pemilik harus mengotrol dua tempat dalam
waktu yang berdekatan (dalam 1 hari). Karena skala usaha perusahaan masih
tergolong industri rumah tangga (home industry) sehingga dari segi teknologi masih
dibawah perusahaan besar sejenis yang telah menggunakan teknologi canggih, di
mana hal ini mempengaruhi biaya produksi perusahaan, lamanya waktu
42

produksi, dan kuantitas produk yang dihasilkan dalam satu kali produksi. Untuk sisi
anggaran, kelemahan anggaran perusahaan ini adalah tidak ada dokumentasi secara
formal dan lengkap (hanya berupa catatan kasar) sehingga pemilik tidak dapat
melakukan perbandingan dan analisis antara anggaran budgeting dan actual dari
periode ke periode. Selain itu pemilik akan mengalami kesulitan untuk melakukan
penelusuran anggaran budgeting jika dibutuhkan untuk dianalisis.

D. Opportunity Saat Ini dan Yang Akan Datang

Pemilik suka melakukan inovasi terhadap produk-produk baru maupun yang
telah ada dipasaran sehingga dapat menciptakan kreasi produk yang belum ada
dipasaran, dengan demikian secara otomatis dapat menarik lebih banyak konsumen
dan dapat menciptakan pangsa pasar yang lebih besar.
Karena pesaing untuk usaha sejenis tidak terlalu banyak/menjamur sehingga
kesempatan untuk bisa masuk ke pasaran dan bersaing di pasaran tidaklah terlalu
sulit.Selain itu juga perusahaan memproduksi dan menjual barang-barang yang
dibutuhkan oleh hampir semua kalangan, sehingga perusahaan lebih mudah untuk
melakukan penjualan.

E. Constraint / Threat
Karena adanya perusahaan sejenis yang memproduksi barang yang sama sehingga
setiap kali ada inovasi barang baik yang ada maupun yang belum pernah ada cepat
atau lambat pesaing akan segera meniru memproduksi barang yang sejenis, dengan
demikian perusahaan harus terus-menerus melakukan inovasi dan mencari ide-ide
baru untuk dapat selalu unggul dari pesaing-pesaingnya. Dari segi teknologi dan
biaya produksi perusahaan harus bisa menyaingi perusahaan-perusahaan sejenis yang
skala usahanya lebih besar dan telah menggunakan teknologi yang lebih canggih.
Tantangan yang dihadapi perusahaan dari sisi anggaran yaitu dengan tidak adanya
laporan budgeting secara formal dan terdokumentasi, maka perusahaan tidak
memiliki perincian yang lengkap dan detail. Sehingga jika dibandingkan dengan
perusahaan lain yang memiliki laporan budgeting yang terdokumentasi dan dibuat
secara formal serta terperinci, maka untuk membuat perhitungan harga pokok
produksi perusahaan akan lebih kurang akurat dibandingkan perusahaan yang
memiliki laporan budgeting yang formal.


43

F. Goals and Objective

Goals
- Mencari keuntungan/profit.
- Menyejahterakan karyawan.
- Memperluas skala usaha .
- Memperluas pasar/market share.

Objective
- Dalam kurang lebih 1 bulan pemilik akan mengeluarkan produk baru ke pasaran.
- Mulai melakukan penawaran produk ke Bogor dan daerah sekitarnya.

I V. Struktur Organisasi dan Peran Manajemen

A. Bagan Struktur Organisasi






Pemilik
Perusahaan
Divisi
Admisnistrasi
Divisi
Pemotongan
Divisi
Pengelasan
Divisi
Pengecatan/
Penekelan
Divisi
Packing
44

B. Job Description

Divisi Pemotongan : memotong besi sesuai ukuran yang
telah ditetapkan untuk membuat produk dan membentuk besi (penekukan) sesuai
kebutuhan dari tiap produk.
Divisi Pengelasan : mengelas besi yang sudah dipotong
dan ditekuk oleh divisi pemotongan dan menggabungkannya menjadi suatu
produk yang utuh.
Divisi Pengecatan/Penekalan : mengecat dan menekel besi yang telah
berbentuk produk dengan rapih, sehingga produk bisa tampil lebih menarik dan
bagus.
Divisi Packing : pemasangan komponen-komponen
produk hingga selesai menjadi produk jadi yang telah dicat/dinekel sehingga siap
untuk packing dan membungkus produk dengan plastik dan kain pembungkus
untuk melindungi produk dari kerusakan / kotor.
Divisi Administrasi : mengurus kegiatan pembelian
bahan baku, penjualan, pemasaran dan pengiriman produk, pembukuan, serta
penggajian karyawan dan memastikan semua bukti transaksi lengkap dan sesuai
fakta, serta memiliki pembukuan yang akurat.
Supervisor : melakukan pengawasan terhadap seluruh
karyawan tiap divisi agar pekerjaan seluruh karyawan sesuai dengan perintah
atasan/pemilik sertamemastikan semua kegiatan perusahaan berjalan lancar dan
tepat waktu.

C. Formal dan Informal Reporting Relationship

Laporan yang hubungannya antara pemilik dengan supervisor yang berupa laporan
formal antara lain mengenai laporan informasi masuk dan keluar barang (inventory
perusahaan), penyelesaian per produk tiap divisi per hari, barang yang cacat/rusak
ketika diproses. Sedangkan laporan informal mengenai karyawan yang telat, sakit,
tidak masuk, cuti, dan sebagainya yang berkaitan dengan informasi/laporan kehadiran
karyawan.

Laporan yang hubungannya antara pemilik dengan bagian administrasi adalah
laporan-laporan yang berupa informasi faktur atau bon dari supplier, faktur penjualan
atau bon yang diberikan kepada supplier, arus kas masuk dan keluar perusahaan,
bilyet giro yang jatuh tempo dan juga yang baru diterima dari pembeli maupun
supplier.

45











Planning
Phase
2


46

ADMINISTRATIVE AND OPERATIONAL CONTROLS

A. Organisasi


Berdasarkan struktur organisasi di atas maka dapat dilihat bahwa terdapat segregation of
duties atau pemisahan tugas di dalam perusahaan yang dibagi-bagi sesuai dengan divisi-divisi
yang ada. Tujuan adanya pemisahan tugas ini adalah untuk mencapai internal control yang
baik serta mencapai efisiensi serta efektifitas. Selain itu juga bertujuan agar tidak terjadi
kebingungan dalam pembagian tugas ataupun tanggung jawab.
Berdasarkan divisi-divisi yang ada didalam perusahaan, pemisahan tugas tiap divisi
diterangkan seperti di bawah ini :
Divisi pemotongan:
Karyawan bertugas memotong besi sesuai ukuran yang telah ditetapkan untuk
membuat produk.
Setelah itu karyawan akan membentuk besi (penekukan) sesuai kebutuhan dari
tiap produk.
Divisi pengelasan
Karyawan bertugas mengelas besi yang sudah dipotong dan ditekuk oleh divisi
pemotongan
Pemilik
Perusahaan
Supervisor
Divisi
Pemotongan
Divisi
Pengelasan
Divisi
Pengecatan/
Penekelan
Divisi
Packing
Divisi
Administrasi
47

Proses pengelasan ini merupakan proses menggabungkan (menempelkan)
potongan-potongan besi menjadi suatu produk.
Divisi pengecatan dan penekelan
Karyawan bertugas mengecat dan menekel besi yang telah berbentuk produk
dengan rapih, sehingga produk bisa tampil lebih menarik dan bagus.
Divisi packing
Dibagian ini juga merangkap perakitan (pengeboran) dan pemasangan
komponen-komponen produk hingga selesai menjadi produk jadi yang telah
dicat/dinekel sehingga siap untuk packing.
Karyawan bertugas untuk membungkus produk dengan plastik dan kain
pembungkus untuk melindungi produk dari kerusakan / kotor.
Divisi administrasi
Karyawan bertugas mengurus kegiatan pembelian bahan baku, penjualan,
pemasaran dan pengiriman produk, pembukuan, serta penggajian karyawan.
Bagian administrasi ini memiliki tanggung jawab memastikan semua
kegiatan
perusahaan berjalan lancar dan tepat waktu, semua bukti transaksi lengkap dan
sesuai fakta, serta memiliki pembukuan yang akurat.
Supervisor
Bertugas melakukan pengawasan dan control terhadap karyawan tiap divisi,
supervisor ini juga bertugas sebagai perpanjangan tangan dari pemilik dalam
memberikan perintah kerja kepada setiap divisi.
Menurut kelompok kami pembagian tugas di atas sudah cukup sesuai untuk skala
usaha kecil dan menengah (UKM), namun jika skala usaha akan diperluas perlu
adanya pemisahan tugas lebih detail dan terperinci lagi, karena dalam struktur
organisasi di atas ruang lingkup penugasan tugas masih dalam skala kecil (kurang
terperinci) sehingga seringkali mungkin saja terjadi rangkap tugas. Seperti dari hasil
wawancara yang kami dapatkan bahwa seringkali karyawan di divisi yang satu
membantu divisi yang lainnya yang sedang mengalami penugasanan yang padat (perlu
cepat diselesaikan dalam batas waktu tertentu) sehingga seringkali karyawan-karyawan
tidak terlalu fokus dalam mengerjakan tugas yang benar-benar menjadi tugasnya serta
juga dengan demikian karyawan harus memiliki keterampilan di semua bidang divisi
yang ada, hal ini menjadikan kesulitan tersendiri bagi karyawan dan perusahaan.
B. Policy and Procedure

Fuji Steel Tech dalam kegiatan/aktivitas operasinya telah menetapkan dan
menerapkan beberapa policy dan procedur sederhana di dalam perusahaannya sesuai
dengan kebutuhan dan skala usahanya (UKM). Tujuan diterapkannya policy
(kebijakan/peraturan) dan prosedur (cara menindaklajuti jika terjadi pelanggaran policy)
48

adalah untuk menjaga (tindakan control dan monitoring) agar setiap karyawan dapat
bekerja secara maksimal dan mencapai tujuan 3E (Efisien, efektif, dan ekonomis)
sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian-kerugian yang tidak diinginkan akibat
pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan selama bekerja. Selain itu juga agar semua
pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu serta tepat sasaran, tidak
menyimpang dari perencanaan yang telah dibuat oleh perusahaan dan juga penugasan
yang telah diberikan oleh perusahaan pada setiap divisi.

Policy dan procedure yang ditetapkan dan diterapkan di dalam perusahaan tertera seperti
di bawah ini :

g) Hari kerja : Senin Sabtu
Jam Kerja: 08.00-17.00
h) Penggajian setiap hari Sabtu.
i) Jika 2 hari tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan dianggap
keluar/mengundurkan diri dari pekerjaan.
j) Penerimaan pengiriman barang dari supplier dilakukan pada jam kerja, yaitu
mulai pukul 08.00 17.00
k) Perpajakan diperusahaan mengikuti peraturan perpajakan di Indonesia yang diatur
untuk skala usaha industri rumah tangga.
l) Perusahaan juga harus mematuhi peraturan umum yang berlaku di lingkungan
setempat yakni:
Limbah tidak langsung dibuang ke saluran pembuangan, namun harus
disaring terlebih dahulu supaya tidak mencemari lingkungan.
Aktivitas perusahaan yang menyebabkan pencemaran suara
(memotong,mengelas , dan mengebor besi) harus dilakukan mulai pukul
08.00 19.00.
Kesimpulannya saat ini policy and procedure di Fuji Steel Tech yang berskala usaha
kecil dan menengah (UKM) sudah cukup baik, namun menurut kelompok kami
policy and procedure yang ada harus terus diperbaharui sesuai dengan perkembangan
kondisi di tempat kerja dan perkembangan zaman. Selain itu masih ada beberapa
sanksi dan kebijakan yang belum di atur secara detail dan sempurna seperti masalah
keterlambatan kehadiran di tempat kerja yang masih belum ada aturannya yang jelas
dan tertulis.
C. Accounting and Reports
Pencatatan akuntansi dan pelaporan akuntansi di perusahaan masih sangat sederhana,
sehingga laporan-laporan yang tersedia memberikan informasi yang tidak terlalu lengkap.
Selain itu juga jenis-jenis laporan akuntansi/laporan keuangan yang tersedia di
49

perusahaan masih sangat sederhana dan terbatas hanya terbatas pada income statement,
balance sheet saja, tidak ada audit reports maupun laporan-laporan keuangan lainnya. Hal
ini disebabkan skala usaha yang masih kecil sehingga pencatatan pun dilakukan secara
sederhana tanpa mengikuti aturan standar akuntansi yang ada (PSAK).
D. Perfomance Standard

Perusahaan Fuji Steel Tech memiliki standar kerja yang dinilai secara sederhana, karena
proses penilaiannya masih berupa laporan secara oral (dibicarakan secara langsung)
antara supervisor dan pemilik perusahaan. Dimulai dengan pemilik yang mendelegasikan
tugas harian, mingguan maupun bulanan kepada supervisor. Lalu supervisor
mendelegasikan tugas tersebut kepada karyawan untuk mengerjakan tugas sesuai
bagiannya masing masing. Lalu supervisor biasanya melaporkan kemajuan dari
pekerjaan yang dilakukan tiap divisi baik secara kualitas maupun kuantitas kepada
pemilik. Dari hasil laporan supervisor, pemilik dapat menilai kinerja karyawan dalam
melakukan pekerjaan tiap divisinya. Standar kinerja karyawan dinilai dari pencapaian
target atas penugasan tugas yang diberikan oleh pemilik kepada karyawan melalui
supervisor.

E. Information Systems and Internal Reports

Perusahaan Fuji Steel Tech memiliki sistem informasi yang memiliki arus informasi
dimulai dari pemilik yang mendelegasikan tugas kepada supervisor mengenai hal hal
apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan selama periode tertentu, baik harian,
mingguan, maupun bulanan. Setelah itu supervisor memberi tahu karyawan mengenai
tugas yang harus mereka lakukan selama periode tertentu. Lalu supervisor akan membuat
laporan baik dari kemajuan pengerjaan tugas harian, bulanan, dan mingguan kepada
pemilik, ketika pemilik mengontrol pabrik maupun via telepon dan sms sehingga
pemberian laporan kepada atasan periodenya bervariasi sesuai dengan kebutuhan
penugasan yang telah dikerjakan. Selanjutnya pemilik dapat mengetahui kemajuan
pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dan dapat menilai kinerja karyawan. Setelah
mengetahui kinerjannya maka pemilik dapat memberi masukan kepada karyawan
mengenai kinerja mereka, perbaikan yang harus dilakukan, maupun peningkatan kinerja
yang harus dilakukan. Dengan masukan dan penilaian dari pemilik, karyawan diharapkan
dapat bekerja dengan lebih baik dan meningkatkan kinerjanya dalam bekerja.

Sedangkan untuk pelaporan akuntansi yang dibuat oleh divisi administrasi dibuat harian,
rekap minguan dan bulanan. Pelaporan harian ini dibuat untuk membuat laporan
pembelian bahan baku, penjualan dan pengiriman barang, pembayaran utang piutang, dan
pembebanan biaya produksi lain lain. Setelah itu setiap minggu dibuat perhitungan
50

rekapnya untuk mengetahui aktivitas yang terjadi tiap minggu dan nominal uang yang
berkaitan dengan aktivitas pemasukan dan pengeluaran biaya, kemudian dari laporan
mingguan yang ada dibuat laporan bulanan kemudian akhirnya dijadikan satu untuk
membuat laporan tahunan dalam rangka mengevaluasi kinerja perusahaan untuk
dibandingan dengan periode yang lalu.

Menurut kelompok kami pelaporan informasi dan internal report dalam perusahaan Fuji
Steel Tech masih ada kekurangan dalam hal pelaporan informasi karena masih bersifat
oral dan tidak ada bukti tertulis sehingga akan sulit jika ingin dijadikan salah satu dasar
evaluasi perusahaan. Selain itu pelaporan akuntansinya masih sederhana karena masih
dalam skala usaha kecil dan menengah (UKM) sehingga terkadang informasi yang
dibutuhkan tidak tersedia dalam laporan keuangan perusahaan.

FINANCIAL STATEMENT ANALYSIS
A. Comparison
Berdasarkan data laporan keuangan yang dimiliki perusahaan secara garis besar,
perusahaan hanya memiliki laporan keuangan sampai dengan tahun kemarin, hal ini
disebabkan pencatatannya masih bersifat manual dan sederhana sehingga sistem
dokumentasinya masih tidak terlalu tertata dan tersimpan dengan baik. Setelah
diperbandingkan data laporan keuangan tahun lalu dengan tahun ini, perusahaan
mengalami peningkatan penjualan dalam setiap barang yang diproduksi oleh perusahaan.
Sedangkan untuk membandingkan dengan perusahaan sejenis, kelompok kami tidak
menemukan laporan keuangan dari perusahaan pesaing yang sejenis sehingga kami tidak
dapat melakukan perbandingan antara perusahaan Fuji Steel Tech dengan perusahaan
sejenis.






51

Income Statement
Fuji Steel Tech
Per 6 bulan

2011 2012

Pendapatan
Dispenser 1,026,000,000 1,080,000,000
Meja Setrika
484,500,000
510,000,000
Rak Handuk
193,800,000
204,000,000
Total 1,704,300,000 1,794,000,000

Beban
Biaya Gaji Karywan
171,000,000
180,000,000
Biaya Listrik, Air, Telepon,
fax, dll

7,011,000

7,380,000

Biaya Bahan Baku
142,500,000
150,000,000
Biaya Pengiriman
17,100,000

18,000,000

Total
337,611,000

355,380,000
Laba (rugi) 1,366,689,000 1,438,620,000

Berdasarkan data di atas dapat dilihat bahwa perusahaan mengalami peningkatan dari
tahun sebelumnya (2011).

B. Trend

Perusahaan Fuji Steel Tech memiliki trend dari tahun ke tahun cenderung mengalami
peningkatan. Menurut hasil wawancara yang dilakukan oleh kelompok kami, pemilik
mengatakan bahwa trend perusahaan pada musim kemarau, jumlah penjualan barang kaki
dispenser akan cenderung meningkat disebabkan oleh masyarakat yang biasanya
meminum air yang berasal dari air sumur, pada musim kemarau cenderung membeli air
mineral galonan karena air di sumur kering. Sehingga masyarakat cenderung
membutuhkan kaki dispenser sebagai penopang dispenser.Sedangkan pada musim
penghujan, masyarakat cenderung membutuhkan meja setrika untuk menyetrika pakaian
pakaian yang lebih sulit kering karena kurangnya sinar matahari.Akibatnya pada musim
hujan, penjualan meja setrika cenderung meningkat dibandingkan musim kemarau.

52

Dan pada saat harga bahan baku naik, maka distributor dan konsumen biasanya membeli
barang barang dari perusahaan Fuji Steel Tech terlebih dahulu sebelum peningkatan
harga jual dari barang barang yang diproduksi Fuji Steel Tech untuk stok dan berjaga
jaga dari peningkatan harga barang dimasa depan. Sedangkan pada saat musim lebaran,
penjualan semua jenis barang dari perusahaan Fuji Steel Tech cenderung meningkat
karena biasanya masyarakat cenderung membeli banyak barang dimusim lebaran.

IDENTIFICATION OF CRITICAL PROBLEM AREAS

A. Identification Of Key Activities
Perusahaan Fuji Steel Tech tidak memiliki key activities secara spesifik karena jika 1
divisi tidak berjalan maka akan berpengaruh pada aktivitas di divisi yang lain sehingga
yang menjadi masalah adalah ketika terjadi bottleneck. Bottleneck ini terjadi dimana jika
terjadi penumpukan kerja di 1 divisi sehingga produk yang diproduksi dari divisi tersebut
tidak dapat diserahkan ke divisi lain untuk diproduksi lebih lanjut, yang pada akhirnya
akan berakibat pada terlambatnya hasil kerja di divisi terakhir (produk yang siap untuk
dijual). Masalah juga dapat terjadi ketika supplier terlambat mengirimkan bahan baku
yang diperlukan sehingga berakibat pada terhambatnya proses produksi di divisi awal
yang menyebabkan terhambatnya proses produksi secara keseluruhan.


B. Use Of Management Reports
Menurut kelompok kami penggunaan management report di perusahaan Fuji Steel Tech
kurang efektif dan efisien dilihat dari jenis pelaporan supervisor yang masih secara oral
(dibicarakan langsung kepada pemilik tanpa ada laporan tertulis) dan pelaporan
supervisor atas kinerja perusahaan yang tidak secara rutin namun sesuai kebutuhan. Jika
management report hanya dilakukan secara oral maka pemilik hanya mengandalkan daya
ingatnya untuk meninjau kinerja karyawan untuk periode yang cukup lama. Jadi menurut
kelompok kami penilaian kinerja dan hasil kerja karyawan secara oral hanya efektif untuk
penilaian kinerja dan hasil kerja jangka pendek ketika ingatan pemilik dan supervisor
masih segar. Namun untuk jangka panjang , penilaian kinerja dan hasil kerja dalam oral
sudah kurang baik karena mungkin saja supervisor dan pemilik sudah lupa akan penilaian
dimasa lalu. Dan karena masih oral maka tidak ada bentuk tertulisnya jadi tidak bisa
dipakai untuk mereview kinerja di waktu yang cukup lama. Lalu jika ada pihak luar yang
ingin menilai kinerja perusahaan selama periode tertentu akan mengalami kesulitan
karena tidak ada bukti secara tertulis untuk dilihat kinerja dan hasil kerja karyawan
diperusahaan tersebut.

53

Selanjutnya untuk pelaporan supervisor kepada pemilik yang hanya dilakukan sesuai
kebutuhan (tidak secara rutin selama periode tertentu) mengakibatkan hal hal detail
dalam aktivitas operasi yang tidak terdeteksi / terpantau. Hal ini menyebabkan banyaknya
celah celah kemungkinan terjadinya ketidakefisienan didalam proses produksi tiap
divisi sebab penilaian hanya didasarkan pada pencapaian target hasil akhir pada proses
produksi yang dilakukan oleh atasan.

C. Examination of Past Reviews and Reports
Perusahaan tidak memiliki audit report baik internal maupun eksternal karena perusahaan
masih berskala UKM oleh karena itu kelompok kami tidak dapat memeriksa past review
dan audit report perusahaan.

D. Physical Inspection Of The Activities
Berdasarkan hasil pengamatan di lapangan dan wawancara kepada pemilik perusahaan,
kelompok kami mendapatkan informasi mengenai bagian-bagian yang menunjukkan
adanya tanda-tanda yang memungkinkan terjadinya masalah di perusahaan. Critical
problem area yang mungkin menyebabkannya terjadinya masalah di perusahaan antara
lain :
Bahan baku kosong dan karyawan tidak masuk/sakit

Berdasarkan hasil wawancara dengan pemilik perusahaan di perusahaan akan bisa
terjadi bottleneck jika bahan baku yang dibutuhkan kosong sehingga supplier
tidak bisa mengirimkan bahan baku ke perusahaan, hal ini menyebakan terjadinya
bottleneck pada divisi awal perusahaan. Sedangkan kalau ada karyawan tidak
masuk/ sakit maka akan terjadi bottleneck di divisi yang karyawannya tidak
masuk.

Cacat produksi
Masalah yang sering dialami oleh perusahaan adalah produksi produk dari
perusahaan terkadang ada yang mengalami cacat produksi, jika cacat produksi ini
terjadi maka sudah pasti barang tersebut tidak dapat dijual dan menyebabkan
kerugian akibat tidak dapat dijualnya produk tersebut. Namun biasanya produk
cacat yang tidak dapat dijual ke pasar adalah produk yang tingkat kecacatannya
parah dan tidak dapat di perbaiki atau diproses kembali.



54

E. Discussion With Responsible Personnel

Piutang tak tertagih
Dari hasil wawancara dengan pemilik kelompok kami mendapat informasi bahwa
perusahaan seringkali mengalami masalah mengenai penagihan piutang yang sulit
kepada pembeli. Di mana credit term yang diberikan oleh pemilik adalah antara 1
bulan hingga 4 bulan. Terhambatnya pembayaran pelunasan piutang kepada
perusahaan menyebabkan terhambatnya kelancaran perputaran uang di dalam
perusahaan yang berdampak pada bagian-bagian lain dalam perusahaan seperti
kesulitan untuk membeli bahan baku karena tidak ada uang cash di dalam perusahaan
dan juga kesulitan untuk membayar utang-utang usaha.

Bahan baku tidak ada/kosong
Tidak adanya bahan baku atau bahan baku yang diperlukan kosong menyebabkan
terhambatnya proses produksi perusahaan atau bottleneck di divisi awal. Jika hal ini
berlangsung lama maka hal ini menyebabkan penurunan jumlah produk yang bisa
dijual oleh perusahaan karena terlambatnya penyelesaian produksi produk
perusahaan.

Karyawan tidak masuk
Hal ini menyebabkan pekerjaan terbengkalai sehingga bisa memperlambat proses
pembuatan barang. Dampaknya deadline pekerjaan mundur dan terlambat melakukan
pengiriman barang, sehingga timbul keluhan dari pembeli. Selain itu menyebabkan
kekurangan karyawan pada divisi yang karyawannya tidak masuk dan lebih parahnya
dapat menyebabkan bottleneck pada divisi tersebut yang akan berpengaruh pada
divisi-divisi selanjutnya.

Listrik mati
Hal ini menyebabkan masalah pada terhambatnya proses produksi perusahaan karena
perusahaan tidak memiliki genset/generator (cadangan listrik) sehingga mesin-mesin
tidak dapat beroperasi. Akibat lebih lanjutnya karyawan akan menganggur hingga
listrik menyala kembali, menganggurnya karyawan ini menimbulkan kerugian bagi
perusahaan karena terjadi idleness of personnel.

Kondisi politik
Kondisi politik di Indonesia yang sering berfluktuasi turut mempengaruhi kinerja dan
proses produksi perusahaan, seperti halnya kerusuhan yang menyebabkan toko-toko
tutup sehingga berkurangnya penjualan perusahaan, hal ini berakibat pada
penumpukan produk yang telah diproduksi oleh perusahaan.

55


Sepi orderan
Turunnya jumlah order atau pesanan pada perusahaan menyebabkan terjadinya
kerugian pada perusahaan karena semua produk yang telah diproduksi oleh
perusahaan menumpuk dan tidak dapat keluar/terjual.

Alat rusak
Rusaknya alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi
perusahaan menyebabkan terhambatnya proses produksi perusahaan karena pada
umumnya proses produksi perusahaan menggunakan mesin.

CONCLUSION
A. Possible Operational Problem Areas
1. Piutang tak tertagih
Hal ini terjadi karena kemungkinan periode kredit yang terlalu lunak, sehingga
menyebabkan munculnya kesulitan penagihan piutang pada pembeli.Di mana periode
kredit yang ada mulai dari 1 bulan hingga 4 bulan yang disesuaikan dengan jumlah
barang yang dijual dan hubungan baik yang terjalin dengan pembeli.Menurut
kelompok kami seharusnya pemilik melakukan identifikasi terhadap seluruh
konsumen atau pelanggan, di mana pelanggan yang lebih sering sulit untuk
melakukan pelunasan diberi credit term yang lebih singkat dan ketat untuk
menghindari pembayaran piutang yang terlambaat/lama/tak tertagih.

2. Karyawan yang sering terlambat masuk kerja
Hal ini menyebabkan pekerjaan terbengkalai sehingga bisa memperlambat proses
pembuatan barang. Dampaknya deadline pekerjaan mundur dan terlambat melakukan
pengiriman barang, sehingga timbul keluhan dari pembeli.

3. Karyawan yang tidak masuk kerja
Hal ini menyebabkan pekerjaan terbengkalai sehingga bisa memperlambat proses
pembuatan barang. Dampaknya deadline pekerjaan mundur dan terlambat melakukan
pengiriman barang, sehingga timbul keluhan dari pembeli.

4. Kinerja karyawan yang buruk (lambat, ceroboh, malas, hasil kerja kurang
memuaskan)
Hal ini menyebabkan kualitas barang kurang memuaskan sehingga harus ada
perbaikan perbaikan yang meningkatkan biaya produksi (tidak efisien) yang
merugikan perusahaan karena menimbulkan penurunan profit (keuntungan).
56


5. Kontrol terhadap jam masuk, istirahat, dan pulang karyawan lemah.
Hal ini terjadi karena supervisor ikut bekerja di pabrik sehingga tidak dapat
mengontrol karyawan secara terus menerus.Selain itu, tidak ada absensi secara tertulis
baik untuk jam masuk, jam masuk keluar ketika istirahat, jam pulang kerja, dan izin.

6. Bahan baku dari supplier tetap kosong
Hal ini menyebabkan perusahaan harus mencari bahan baku di supplier lain yang
seringkali harganya lebih mahal dibandingkan supplier yang biasanya. Sehingga
meningkatkan biaya produksi dan mengurangi profit perusahaan.

7. Harga bahan baku naik
Hal ini menyebabkan biaya produksi naik dan menimbulkan masalah lain yaitu jika
harga jual produk tidak dinaikan akan mengurangi profit perusahaan. Akan tetapi,
jika terjadi dalam waktu panjang profit tersebut sudah tidak mencukupi biaya
produksinya dan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Namun disisi lain jika
harga jual barang naik, daya beli konsumen mungkin akan menurun dan
menyebabkan penjualan barang menurun.

B. Basis For Operational Review Work Program
Setelah melakukan wawancara dan pengamatan di lapangan dengan pemilik, maka
kelompok kami menyimpulkan bahwa penyebab utama yang terdapat dalam Fuji Steel
Tech adalah sumber daya manusia. Karena sumber daya manusia yang dimiliki oleh Fuji
Steel Tech memiliki sikap kurang disiplin. Sebagai contoh karyawan yang sering
terlambat masuk kerja. Dengan adanya masalah ini akan menyebabkan pekerjaan
terbengkalai sehingga bisa memperlambat proses pembuatan barang. Dampaknya proses
produksi berjalan lebih lambat sehingga jika telah mendekati deadline, perusahaan akan
lembur. Hal ini tentu akan menambah cost production perusahaan.
Masalah ini bersumber dari perekrutan pegawai yang dilakukan secara sederhana yaitu
dengan mencari karyawan dengan bertanya tanya kepada warga sekitar , dengan
meminta relasi dari pegawai yang telah bekerja di Fuji Steel Tech, dan melakukan
wawancara sederhana mengenai pengalaman kerja, keahlian yang bersangkutan dengan
bidang pekerjaan yang akan dilakukan, serta informasi lain yang dibutuhkan dan
pengujian keahlian tersebut. Jika hal diatas semuanya terpenuhi akan langsung direkrut
oleh pemilik. Masalah ini juga disebabkan karena pengaturan tenaga kerja yang masih
sederhana dan sanksi yang ada belum di atur secara detail dan sempurna seperti masalah
keterlambatan kehadiran di tempat kerja yang masih belum ada aturannya yang jelas dan
tertulis. Sebagai contoh kurangnya control karyawan dari supervisor karena supervisor
ikut membantu proses produksi sehingga karyawan tidak terkontrol. Hal ini
57

menyebabkan kualitas barang kurang memuaskan karena karyawan bekerja kurang
maksimal. Sehingga harus melakukan perbaikan perbaikan yang meningkatkan biaya
produksi.

58


Work
Program
59

A. CRITICAL PROBLEM AREA
Setelah melakukan wawancara dan pengamatan di lapangan dengan pemilik, maka
kelompok kami menyimpulkan bahwa penyebab utama yang terdapat dalam Fuji Steel
Tech adalah sumber daya manusia.Karena sumber daya manusia yang dimiliki oleh Fuji
Steel Tech memiliki sikap kurang disiplin.Sebagai contoh karyawan yang sering
terlambat masuk kerja. Dengan adanya masalah ini akan menyebabkan pekerjaan
terbengkalai sehingga bisa memperlambat proses pembuatan barang. Dampaknya proses
produksi berjalan lebih lambat sehingga jika telah mendekati deadline, perusahaan akan
lembur. Hal ini tentu akan menambah cost production perusahaan.
Masalah ini bersumber dari perekrutan pegawai yang dilakukan secara sederhana yaitu
dengan mencari karyawan dengan bertanya tanya kepada warga sekitar , dengan
meminta relasi dari pegawai yang telah bekerja di Fuji Steel Tech, dan melakukan
wawancara sederhana mengenai pengalaman kerja, keahlian yang bersangkutan dengan
bidang pekerjaan yang akan dilakukan, serta informasi lain yang dibutuhkan dan
pengujian keahlian tersebut. Jika hal diatas semuanya terpenuhi akan langsung direkrut
oleh pemilik. Masalah ini juga disebabkan karena pengaturan tenaga kerja yang masih
sederhana dan sanksi yang ada belum di atur secara detail dan sempurna seperti masalah
keterlambatan kehadiran di tempat kerja yang masih belum ada aturannya yang jelas dan
tertulis. Sebagai contoh kurangnya control karyawan dari supervisor karena supervisor
ikut membantu proses produksi sehingga karyawan tidak terkontrol. Hal ini
menyebabkan kualitas barang kurang memuaskan karena karyawan bekerja kurang
maksimal.Sehingga harus melakukan perbaikan perbaikan yang meningkatkan biaya
produksi.
B. Operational Review Work Program

Human Resource Function

I. Company Policy and Organization

A. Organizational Status of Human Resource Department
a) Mencari informasi mengenai prosedur perekrutan karyawan perusahaan
beserta persyaratan yang harus dimiliki oleh calon karyawan.
b) Menyusun struktur organisasi perusahaan berdasarkan informasi yang didapat
dari pemilik beserta dengan arus informasi dan kewenangan yang berada
dalam struktur organisasi.
60

c) Menyusun job description setiap divisi yang ada di perusahaan berdasarkan
informasi yang diperoleh melalui hasil wawancara dengan pemilik dan
observasi langsung ke lapangan disertai proses pendokumentasian.
d) Menganalisa apakah struktur organisasi yang ada sesuai dengan keadaan
faktual dilapangan berdasarkan kegiatan observasi lapangan dan juga melihat
apakah karyawan di perusahaan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas
divisi masing masing.

B. Responsibility of Human Resource
a) Menganalisa apakah pemilik telah berhasil dalam mengelola perusahaan,
membagi tugas dan telah menempatkan karyawan di posisi yang tepat
ditiap divisi.
b) Menganalisa apakah karyawan perusahaan telah memahami tugas dan
tanggung jawabnya sesuai dengan apa yang telah diinstruksikan oleh
pemilik baik secara langsung maupun melalui supervisor.
c) Menganalisa apakah karyawan memiliki pengetahuan dan kemampuan
yang tepat sesuai dengan divisi pekerjaan yang dijalankannya saat ini.
d) Melakukan penilaian mengenai kinerja dan tanggung jawab karyawan
karyawan atas pekerjaannya mengenai masalah kelalaian, kesalahan /
/kecacatan produk, absensi, dan kualitas (hasil kerja) produk yang
dihasilkan oleh karyawan.

C. Authorization for Human Resource
a) Mencari informasi mengenai batasan kewenangan yang dimiliki oleh
supervisor dan karyawan setiap divisi didalam melakukan pekerjaannya.
b) Mencari informasi mengenai apakah otorisasi dilakukan secara langsung
atau melalui dokumen dokumen baik formal maupun informal.

D. Decentralized Human Resource
a) Mencari informasi apakah hanya pemilik perusahaan yang mengontrol
seluruh perusahaan atau karyawan juga terlibat dalam pengontrolan
perusahaan. Dan apakah hal yang dilakukan ini sudah tepat, efektif dan
efisien.

II. Human Resource Department Operations

A. Department Procedures
a) Mencari informasi mengenai prosedur kerja yang dilakukan oleh
karyawan perusahaan.

61

B. Value Analysis Program
a) Menganalisa pekerjaan karyawan perusahaan sesuai prosedur kerja dan
penyebab peningkatan dan penurunan kinerja karyawan diperusahaan.
b) Mencari informasi mengenai masalah dan kendala yang dihadapi
karyawan dalam pekerjaannya melalui wawancara kepada karyawan
perusahaan.
c) Mencari informasi mengenai sistem dan proses penggajian, lembur dan
bonus.

III. Review of Human Resource Operation

A. Selection of Problem
a) Menentukan problem area yang berkaitan dengan masalah sumber daya
manusia.
b) Menentukan apakah problem area yang berkaitan dengan sumber daya
manusia tersebut dapat diperbaiki secara cepat dan tepat.
c) Menentukan apa yang sebaiknya dilakukan untuk memperbaiki problem area
tersebut.

B. Examination of Problem Selected
a) Menganalisa kesalahan yang sering dilakukan oleh karyawan.
b) Mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan - kesalahan yang sering
dilakukan karyawan dan untuk menghindari terjadinya kesalahan yang sama
di masa yang akan datang.
c) Memeriksa tingkat kesejahteraan yang telah diberikan perusahaan kepada
karyawan melalui sistem gaji, bonus, dan tunjangan hari raya. Mencari tahu
apakah tingkat kesejahteraan yang diberikan kepada karyawan telah sesuai
dengan apa yang telah dijanjikan.



IV. Records dan Reports
Fuji Steel Tech tidak memiliki records dan reports mengenai kinerja karyawan
karena perusahaan masih berskala UKM, sehingga perusahaan belum melakukan
pencatatan mengenai hal tersebut. Maka dari itu kelompok kami tidak dapat
melakukan pemeriksaan mengenai kinerja karyawan pada masa
lampau.Perusahaan juga tidak dapat memberikan laporan keuangan mengenai
sistem penggajian karyawan karena pencatatan laporan keuangan masih sangat
sederhana.Tetapi berdasarkan hasil wawancara dengan pemilik bahwa pemilik
62

memberikan gaji karyawan sesuai dengan Upah Minimum Rakyat (UMR).Sistem
penggajian yang berlaku di Fuji Steel Tech yaitu penggajian setiap minggu.

C. Work Program Techniques

1. Review of Existing Documentation
2. Preparation of organization charts and related functional job descriptions =
3. Analysis of personel policies and procedures related to hiring, orientation training,
evaluation, promotion, firing =
4. Analysis of organizational policies and related systems and procedures, both
administrative and operational
5. Interview with management and operations personnel=
6. Flowchart preparation=
7. Survey, by phone or in written form, for customers, vendors and so on to respond to
8. Compliance reviews, as to compliancewith laws, regulations, policies, procedures,
goals, objectives, and so forth.

Teknik-teknik tersebut digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan. Penggunaan
setiap tekniknya adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana perusahaan melakukan
perekrutan karyawan?
Interview with management and operations
personnel
2. Darimana saja perusahaan merekrut
karyawan?
Analysis of personel policies and procedures
related to hiring employees
3. Langkah langkah apa saja yang
dilakukan dalam menyeleksi calon
karyawan?
Analysis of personel policies and procedures
related to hiring employees.
4. Berapa jumlah karyawan yang akan
direkrut oleh perusahaan?
Preparation of organization charts and
related functional job descriptions.
5. Persyaratan umum apa saja yang
dibutuhkan oleh calon karyawan?
Analysis of personel policies and procedures
related to hiring employees.
6. Bagaimana jalannya proses perekrutan
karyawan yang dilakukan?
Flowchart preparation

7. Masalah masalah apa saja yang terjadi Interview with management and operations
63

pada saat perekrutan karyawan? personnel
8. Bagaimana cara menentukan karyawan
diterima atau tidak untuk bekerja?
Interview with management and operations
personnel
9. Apakah setelah karyawan diterima
untuk bekerjadiberikan pelatihan?
Analysis of personel policies and procedures
orientation training employees.
10. Apakah pengaruh yang timbul
berhubungan dengan kinerja karyawan
setelah karyawan diberikan pelatihan?
- Analysis of personel policies and
procedures orientation training
employees.
- Interview with management and
operations personnel.
11. Apakah setelah diadakannya pelatihan,
karyawan menjadi lebih bertanggung
jawab terhadap tugas dan peran mereka?
- Interview with management and
operations personnel.
- Analysis of personel policies and
procedures orientation training
employees.
- Preparation of organization related
functional job descriptions.
12. Seberapa efisien dan efektifkah
pelatihan yang diberikan?
Interview with management and operations
personnel.
13. Bagaimana kinerja karyawan di Fuji
Steel Tech?
Survey, by phone or in written form, for
customers, vendors and so on to respond to.
14. Masalah apa saja yang ditimbulkan oleh
karyawan?
Survey, by observation.
15. Solusi apa yang harus dilakukan untuk
mengatasi masalah masalah yang
ditimbulkan karyawan?
Interview with management and operations
personnel.






64

D. Struktur Organisasi Tim Pemeriksa





E. Description of Personal Available

Debora Shanice: Operational Review Manager
Capability :Memiliki koneksi dengan pihak perusahaan .
Memiliki kemampuan merespon keadaan di perusahaan yang mungkin
menjadi permasalahan.
Availability :Waktu di luar jam kuliah
Monica Pratama: Reviewer
Capability :Memiliki kemampuan mewawancarai pemilik perusahaan dan karyawan
Menemukan kemungkinan masalah yang terjadi di perusahaan
Availability :Waktu di luar jam kuliah.
Melissa Jaya: Reviewer
Capability :Memiliki kemampuan menganalisis masalah yang terjadi di perusahaan
Memiliki kemampuan menemukan solusi dari masalah yang terjadi
Availability :Waktu di luar jam kuliah
Operational Review
Manager
(Debora Shanice)

Reviewer
(Monica Pratama)
Reviewer
(Melissa Jaya)
65


F. Work Program Calendar

September
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat
1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15

16 17 18 19 20 21 22

23 24 25 26 27 28 29



30


















Oktober
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31



66










Keterangan :

Planning Phase

Field Work

Develop Review Findings and Recomendations

Reporting

Pengumpulan Tugas






November
Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat
1 2 3

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24



25 25 27 28 29 30
67

G. Operational Review Budget

Planning Phase
No Keterangan Hours Date(Day) Staff
1 Company Profile "Fuji Steel Tech"
Lokasi perusahaan
3 15 Sept 2012 (Sabtu) Debora,Melissa,Monica
Proses bisnis
Sistem penjualan
Sistem pembelian
SWOT Analysis
2 Information To Be Obtained
Laws and Regulation
2 19 Sept 2012 (Rabu) Debora,Melissa,Monica
Material on the organization
Financial information
2
20 Sept 2012
(Kamis)
Debora,Melissa,Monica
Operating methods and procedures
Management information and reports
2 21 Sept 2012 (Jumat) Debora,Melissa,Monica
Problem areas
3 Sources of Information
Interview 1.5 22 Sept 2012 (Sabtu) Debora,Melissa,Monica
Organizational data
3 24 Sept 2012 (Senin) Debora,Melissa,Monica
Tugas dan tanggung jawab tiap divisi
Struktur organisasi
Levels of Authority
Job description
Financial data
Policies and procedures
Operating and management reports
68

Physical Inspection
4 Organizational planning and budget systems
2
27 Sept 2012
(Kamis)
Debora,Melissa,Monica
Prestasi masa lalu
Kebutuhan saat ini dan yang akan datang
Constraint/threat
Goals and objective
5 Struktur Organisasi dan Peran Management
2 28 Sept 2012 (Jumat) Debora,Melissa,Monica
Struktur organisasi
Job description
Formal and informal reporting relationship
6 Administrative and Operational Controls
3 08 Okt 2012 (Senin) Debora,Melissa,Monica
Organisasi
Policy and procedures
Accounting and records
Performance standards
Information systems and internal reports
7 Financial Statment Analysis
Comparison and trends 2 12 Okt 2012 (Jumat) Debora,Melissa,Monica
8 Identification of Critical Problems Areas
Identification of key activities
3 19 Okt 2012 (Jumat) Debora,Melissa,Monica Use of management reports
Examination of past reviews and reports
Physical inspection of the activities
3 22 Okt 2012 (Senin) Debora,Melissa,Monica
Discussion with reponsible personnel
9 Conclusion
Possible operational problems areas
2 29 Okt 2012 (Senin) Debora,Melissa,Monica
Basis for operational review work program
Total Budgets Hours 30.5

69

Field Work
No Keterangan Hours Date(Day) Staff
1 Company Policy and Organization
A. Organizational Status of Human Resource Departement
a) Mencari informasi mengenai prosedur
3 1 Nov 2012 (Kamis) Debora,Melissa, Monica
perekrutan karyawan perusahaan beserta
persyaratan yang harus dimiliki oleh calon
karyawan.
b) Menyusun struktur organisasi perusahaan
2 2 Nov 2012 (Jumat) Debora,Melissa, Monica
berdasarkan informasi yang didapat dari
pemilik beserta dengan arus informasi
dan kewenangan yang berada dalam
struktur organisasi,
c) Menyusun job description setiap divisi yang
2 2 Nov 2012 (Jumat) Debora,Melissa, Monica
ada di perusahaan berdasarkan informasi
yang diperoleh melalui hasil wawancara
dengan pemilik dan observasi langsung ke
lapangan disertai proses pendokumentasian.
d) Menganalisa apakah struktur organisasi yang
3 2 Nov 2012(Jumat) Debora,Melissa, Monica
ada sesuai dengan keadaan faktual di
di lapangan berdasarkan kegiatan observasi
lapangan dan juga melihat apakah karyawan
di perusahaan melakukan pekerjaannya
sesuai dengan tugas divisi masing-masing.
B. Responsibility of Human Resource
a) Menganalisa apakah pemilik telah berhasil
2 3 Nov 2012 (Sabtu) Debora,Melissa, Monica
dalam mengelola perusahaan, membagi
tugas dan telah menempatkan karyawan di
posisi yang tepat di tiap divisi.
70

b) Menganalisa apakah karyawan perusahaan
2 3 Nov 2012 (Sabtu) Debora,Melissa, Monica
telah memahami tugas dan tanggung jawabnya
sesuai dengan apa yang tela diinstruksikan
oleh pemilik baik secara langsung maupun
melalui supervisor.
c) Menganalisa apakah karyawan memiliki
2 3 Nov 2012 (Sabtu) Debora,Melissa, Monica
pengetahuan dan kemampuan yang tepat
sesuai dengan divisi pekerjaan yang
dijalankannya saat ini.
d) Melakukan penilaian mengenai kinerja dan
2 5 Nov 2012 (Senin) Debora,Melissa, Monica
tanggung jawab karyawan-karyawan atas
pekerjaannya mengenai masalah kelalaian,
kesalahan/kecacatan produk, absensi, dan
kualitas (hasil kerja)produk yang dihasilkan
oleh karyawan.
C. Authorization For Human Resources
a) Mencari informasi mengenai batasan
2 5 Nov 2012 (Senin) Debora,Melissa, Monica
kewenangan yang dimiliki oleh supervisor
dan karyawan setiap divisi didalam
melakukan pekerjaannya.
b) Mencari informasi mengenai apakah
2 6 Nov 2012 (Selasa) Debora,Melissa, Monica
otorisasi dilakukan secara langsung atau
melalui dokumen-dokumen baik formal
maupun informal.
D. Decentralized Human Resource
a) Mencari informasi apakah hanya pemilik
2 7 Nov 2012 (Rabu) Debora,Melissa, Monica
perusahaan yang mengontrol seluruh
perusahaan atau karyawan juga terlibat dalam
pengontrolan perusahaan. Dan apakah hal yang
71

dilakukan ini sudah tepat, efektif, dan efisien.
2 Human Resource Departement Operations
A. Departement Procedures
a) Mencari informasi mengenai prosedur kerja yang
2
8 Nov 2012 (Kamis)
Debora,Melissa, Monica
dilakukan oleh karyawan perusahaan.
B. Value Analysis Program
a) Menganalisa pekerjaan karyawan perusahaan sesuai
3 9 Nov 2012 (Jumat)
Debora,Melissa, Monica
prosedur kerja serta penyebab peningkatan dan
penurunan kinerja karyawan diperusahaan.
b) Mencari informasi mengenai masalah dan kendala
3 9 Nov 2012 (Jumat) Debora,Melissa, Monica
yang dihadapi karyawan dalam pekerjaannya melalui
wawancara kepada karyawan perusahaan.
c) Mencari informasi mengenai sistem dan proses
2
10 Nov 2012
(Sabtu)
Debora,Melissa, Monica
penggajian, lembur, dan bonus.
3 Review of Human Resource Operations
A. Selection Of Problem
a) Menentukan problem area yang berkaitan dengan
2
10 Nov 2012
(Sabtu)
Debora, Melissa, Monica
masalah sumber daya manusia.
b) Menentukan apakah problem area yang berkaitan
dengan sumber daya manusia tersebut dapat
diperbaiki secara tepat dan tepat.
c) Menentukan apa yang sebaiknya dilakukan untuk
memperbaiki problem area tersebut.
B. Examination Of Problem Selected
a) Menganalisa kesalahan yang sering dilakukan oleh
2
12 Nov 2012
(Senin)
Debora Melissa, Monica
karyawan.
b) Mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan-
kesalahan yang sering dilakukan oleh karyawan
72

dan untuk menghindari terjadinya kesalahan yang
sama di masa yang akan datang.
c) Memeriksa tingkat kesejahteraan yang telah
diberikan perusahaan kepada karyawan melalui
sistem gaji, bonus, tunjangan hari raya. Mencari tahu
apakah tingkat kesejahteraan yang diberikan kepada
karyawan tela sesuai dengan apa yang telah
di janjikan.
4 Records and Reports
Fuji Steel Tech tidak memiliki records dan reports
1
12 Nov 2012
(Seinin)
Deboran, Melissa, Monica
mengenai kinerja karyawan karena perusahaan masih
berskala UKM, sehingga perusahaan belum
melakukan pencatatan mengenai hal tersebut. Maka dari
itu kelompok kami tidak dapat melakukan pemeriksaan
mengenai kinerja karyawan pada masa lampau.
Perusahaan juga tidak dapat memberikan laporan
keuangan mengenai sistem penggajian karyawan karena
pencatatan laporan keuangan masih sangat sederhana.
Tetapi berdasarkan hasil wawancancara dengan pemilik
bahwa pemilik memberikan gaji karyawana sesuai
dengan Upah Minimum Rakyat (UMR). Sistem penggajian
yang berlaku di Fuji Steel Tech yaitu penggajian
setiap minggu.
Total Budget Hours 39




73

H. Gantt Chart
(Bagan Gantt Chart di Excel)

PLANNING PHASE
N
o
Keterangan Nama
September
Oktober
1
5
1
9
2
0
2
1
2
2
2
3
2
4
2
7
2
8 8 9
1
0
1
1
1
2
1
3
2
2
2
9
1
Company Profile "Fuji Steel Tech"
Debora,
Melissa,Monica

Lokasi perusahaan
Proses bisnis
Sistem penjualan
Sistem pembelian
SWOT Analysis
2
Information To Be Obtained
Debora,
Melissa,Monica

Laws and Regulation
Material on the organization
Financial information
Operating methods and procedures
Management information and reports
Problem areas
3
Sources of Information
Debora,
Melissa,Monica

Interview
Organizational data
Tugas dan tanggung jawab tiap divisi
Struktur organisasi
Levels of Authority
Job description
74

Financial data
Policies and procedures
Operating and management reports
Physical Inspection
4
Organizational planning and budget systems
Debora,
Melissa,Monica

Prestasi masa lalu
Kebutuhan saat ini dan yang akan datang
Constraint/threat
Goals and objective
5
Struktur Organisasi dan Peran Management
Debora,
Melissa,Monica

Struktur organisasi
Job description
Formal and informal reporting relationship
6
Administrative and Operational Controls
Debora,
Melissa,Monica

Organisasi
Policy and procedures
Accounting and records
Performance standards
Information systems and internal reports
7
Financial Statment Analysis Debora,
Melissa,Monica

Comparison and trends
8
Identification of Critical Problems Areas
Debora,
Melissa,Monica

Identification of key activities
Use of management reports
Examination of past reviews and reports
Physical inspection of the activities
Discussion with reponsible personnel
9
Conclusion
Debora,
Melissa,Monica

Possible operational problems areas
Basis for operational review work program
75


FIELD WORK
N
o
Keterangan Nama
November
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
0
1
1
1
2
1
Company Policy and Organization
Debora, Melissa, Monica

A. Organizational Status of Human Resource Departement
a) Mencari informasi mengenai prosedur
perekrutan karyawan perusahaan beserta
persyaratan yang harus dimiliki oleh calon
karyawan.
b) Menyusun struktur organisasi perusahaan
berdasarkan informasi yang didapat dari
pemilik beserta dengan arus informasi
dan kewenangan yang berada dalam
struktur organisasi,
c) Menyusun job description setiap divisi yang
ada di perusahaan berdasarkan informasi
yang diperoleh melalui hasil wawancara
dengan pemilik dan observasi langsung ke
lapangan disertai proses pendokumentasian.
d) Menganalisa apakah struktur organisasi yang
ada sesuai dengan keadaan faktual di
di lapangan berdasarkan kegiatan observasi
lapangan dan juga melihat apakah karyawan
di perusahaan melakukan pekerjaannya
sesuai dengan tugas divisi masing-masing.
B. Responsibility of Human Resource Debora, Melissa, Monica
76

a) Menganalisa apakah pemilik telah berhasil
dalam mengelola perusahaan, membagi
tugas dan telah menempatkan karyawan di
posisi yang tepat di tiap divisi.
b) Menganalisa apakah karyawan perusahaan
telah memahami tugas dan tanggung jawabnya
sesuai dengan apa yang tela diinstruksikan
oleh pemilik baik secara langsung maupun
melalui supervisor.
c) Menganalisa apakah karyawan memiliki
pengetahuan dan kemampuan yang tepat
sesuai dengan divisi pekerjaan yang
dijalankannya saat ini.
d) Melakukan penilaian mengenai kinerja dan
tanggung jawab karyawan-karyawan atas
pekerjaannya mengenai masalah kelalaian,
kesalahan/kecacatan produk, absensi, dan
kualitas (hasil kerja)produk yang dihasilkan
oleh karyawan.
C. Authorization For Human Resources
Debora, Melissa, Monica

a) Mencari informasi mengenai batasan
kewenangan yang dimiliki oleh supervisor
dan karyawan setiap divisi didalam
melakukan pekerjaannya.
b) Mencari informasi mengenai apakah
otorisasi dilakukan secara langsung atau
melalui dokumen-dokumen baik formal
maupun informal.
D. Decentralized Human Resource Debora, Melissa, Monica
77

a) Mencari informasi apakah hanya pemilik
perusahaan yang mengontrol seluruh
perusahaan atau karyawan juga terlibat dalam
pengontrolan perusahaan. Dan apakah hal yang
dilakukan ini sudah tepat, efektif, dan efisien.
2
Human Resource Departement Operations
Debora, Melissa, Monica

A. Departement Procedures
a) Mencari informasi mengenai prosedur kerja yang
dilakukan oleh karyawan perusahaan.
B. Value Analysis Program
Debora, Melissa, Monica

a) Menganalisa pekerjaan karyawan perusahaan sesuai
prosedur kerja serta penyebab peningkatan dan
penurunan kinerja karyawan diperusahaan.
b) Mencari informasi mengenai masalah dan kendala
yang dihadapi karyawan dalam pekerjaannya melalui
wawancara kepada karyawan perusahaan.
c) Mencari informasi mengenai sistem dan proses
penggajian, lembur, dan bonus.
3
Review of Human Resource Operations
Debora, Melissa, Monica

A. Selection Of Problem
a) Menentukan problem area yang berkaitan dengan
masalah sumber daya manusia.
b) Menentukan apakah problem area yang berkaitan
dengan sumber daya manusia tersebut dapat
diperbaiki secara tepat dan tepat.
c) Menentukan apa yang sebaiknya dilakukan untuk
memperbaiki problem area tersebut.
B. Examination Of Problem Selected
Debora, Melissa, Monica

a) Menganalisa kesalahan yang sering dilakukan oleh
78

karyawan.
b) Mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan-
kesalahan yang sering dilakukan oleh karyawan
dan untuk menghindari terjadinya kesalahan yang
sama di masa yang akan datang.
c) Memeriksa tingkat kesejahteraan yang telah
diberikan perusahaan kepada karyawan melalui
sistem gaji, bonus, tunjangan hari raya. Mencari tahu
apakah tingkat kesejahteraan yang diberikan kepada
karyawan tela sesuai dengan apa yang telah
di janjikan.
4
Records and Reports
Debora, Melissa, Monica

Fuji Steel Tech tidak memiliki records dan reports
mengenai kinerja karyawan karena perusahaan masih
berskala UKM, sehingga perusahaan belum
melakukan pencatatan mengenai hal tersebut. Maka dari
itu kelompok kami tidak dapat melakukan pemeriksaan
mengenai kinerja karyawan pada masa lampau.
Perusahaan juga tidak dapat memberikan laporan
keuangan mengenai sistem penggajian karyawan karena
pencatatan laporan keuangan masih sangat sederhana.
Tetapi berdasarkan hasil wawancancara dengan pemilik
bahwa pemilik memberikan gaji karyawana sesuai
dengan Upah Minimum Rakyat (UMR). Sistem penggajian
yang berlaku di Fuji Steel Tech yaitu penggajian
setiap minggu.


79



Field Work
80

Surat Permohonan Interview
Bandung, 1 November 2012
Kepada Yth,
Pemilik Fuji Steel Tech
Bapak Johan Wiharja
di tempat

Dengan hormat,
Bersamaan dengan surat ini, kami mahasiswa Universitas Katolik Parahyangan jurusan
Akuntansi 2010 ingin mengajukan permohonan kepada Bapak untuk melakukan wawancara
yang berhubungan dengan tugas mata kuliah Pemeriksaan Manajemen jurusan Akuntansi
Universitas Katolik Parahyangan pada :
Hari, Tanggal : Jumat, 2 November 2012
Waktu : 09.00 11.00
Tempat : Pabrik Fuji Steel Tech
Taman Kopo Indah II blok C no 13, Bandung
Sehubungan dengan tugas tersebut kami memerlukan beberapa data yang berhubungan
denganbagian sumber daya manusia Fuji Steel Tech, yaitu:
1. Prosedur perekrutan karyawan
2. Prosedur kerja karyawan
3. Job description karyawan tiap divisi
4. Kinerja karyawan
5. Evaluasi kinerja karyawan
Kami sangat mengharapkan kesanggupan Bapak dalam meluangkan waktunya untuk
diwawancarai. Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya, apabila ada kata-kata yang kurang
berkenan. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,


(Tim Reviewers)
81

PERTANYAAN

Narasumber: Pemilik Fuji Steel Tech
1. Bagaimana metode perekrutan kerja karyawan?
2. Dari mana sumber karyawan?
3. Persyaratan umum apa saja yang harus dipenuhi oleh karyawan?
4. Bagaimana cara penyeleksian karyawan dalam proses perekrutan?
5. Ada berapa tahap penyeleksian karyawan?
6. Jika dilakukan interview, dimana dilakukan interview?
7. Berapa jumlah karyawan yang direkrut dalam sekali perekrutan?
8. Berapa lama sekali periode perekrutannya?
9. Bagaimana cara perekrutan kerja karyawan?
10. Bagaimana proses perekrutan kerja karyawan?
11. Apa saja kendala yang terjadi ketika merekrut karyawan?
12. Bagaimana cara menentukan karyawan yang akan diterima bekerja?
13. Bagaimana prosedur kerja karyawan dipabrik?
14. Apakah prosedur kerja yang ada telah mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang
maksimal?
15. Apakah karyawan diberikan training sebelum benar benar bekerja dilapangan?
16. Bagaimana cara pengkomunikasian job description kepada karyawan?
17. Apakah job description yang telah diberikan pada karyawan telah dilaksanakan secara
efektif dan efisien?
18. Bagaimana proses trainingnya?
19. Siapa yang memberikan training?
20. Berapa lama training dilaksanakan?
21. Apakah training yang dilaksanakan telah efisien dan efektif?
22. Apa dampak bagi karyawan dengan diadakannya training?
23. Bagaimana metode penilaian kinerja karyawan?
24. Apa kompensasi yang diberikan bagi karyawan yang memiliki kinerja yang baik?
25. Bagaimana cara pengalokasian kompensasi atau imbalan kepada karyawan yang bekerja?
82

26. Apa standar atau ketentuan bagi karyawan untuk bisa mendapatkan bonus?
27. Bagaimana cara pemilik melakukan evaluasi kerja karyawan?
28. Berapa lama sekali evaluasi kerja dilakukan?
Narasumber: Supervisor Fuji Steel Tech
1. Bagaimana kinerja karyawan sehari hari dilapangan?
2. Apa saja kendala yang dialami sebagai seorang supervisor?
3. Bagaimana cara pemantauan kerja karyawan?
















83


NOTE RECORDING

Narasumber: Pemilik Fuji Steel Tech
1. Bagaimana metode perekrutan kerja karyawan?
Pemilik meminta rekomendasi dari karyawan yang telah bekerja di Fuji Steel
Tech mengenai calon karyawan yang sekiranya memiliki keahlian dalam suatu
pekerjaan yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Dari mana sumber karyawan?
Rekomendasi dari karyawan yang telah bekerja di Fuji Steel Tech.
3. Persyaratan umum apa saja yang harus dipenuhi oleh karyawan?
Kemampuan karyawan (skill) sesuai dengan bidang pekerjaannya dan
produktivitas kerja karyawan yaitu karyawan mampu bekerja mulai dari pukul
08.00 hingga pukul 17.00.
4. Bagaimana cara penyeleksian karyawan dalam proses perekrutan?
Calon karyawan bertemu dengan pemilik perusahaan, kemudian dilakukan
interview dan pengujian mengenai keahlian calon karyawan. Jika menurut pemilik
sesuai dengan penilaian dan persyaratan maka calon karyawan tersebut akan
diterima diperusahaan dan secepatnya bisa memulai pekerjaannya.
5. Ada berapa tahap penyeleksian karyawan?
2 tahap: interview dan pengujian skill karyawan.
6. Jika dilakukan interview, dimana dilakukan interview?
Di pabrik Fuji Steel Tech
7. Berapa jumlah karyawan yang direkrut dalam sekali perekrutan?
Tergantung jumlah karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan selama periode
perekrutan.
8. Berapa lama sekali periode perekrutannya?
Sesuai kebutuhan perusahaan.
9. Bagaimana cara perekrutan kerja karyawan?
84

Pemilik mencari tahu informasi dari karyawan mengenai rekomendasi calon
karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Pemilik menunggu informasi dari karyawan perusahaan apakah calon karyawan akan
melamar pekerjaan atau tidak. Jika tidak jadi melamar maka pemilik akan mengulang
proses dari tahap awal.
Calon karyawan melaksanakan interview dan pengujian atas skill yang dimilikinya.
Pemilik memutuskan apakah calon karyawan yang diterima sebagai karyawan atau
tidak, berdasarkan pada penilaian pemilik perusahaan.
10. Apakah pemilik memberitahukan aturan aturan umum yang berlaku dalam
perusahaannya?
Ya, pemilik memberi tahu aturan umum yang berlaku diperusahaan.
11. Apa saja kendala yang terjadi ketika merekrut karyawan?
Susah untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan penilaian pemilik
perusahaan.
12. Bagaimana cara menentukan karyawan yang akan diterima bekerja?
Memiliki skill yang memadai sesuai dengan bidang pekerjaannya dan tidak
pernah melakukan tindakan kriminal.
13. Bagaimana prosedur kerja karyawan dipabrik?
Karyawan bekerja dari pukul 08.00 17.00. Lalu karyawan bekerja sesuai dengan
pekerjaannya masing masing di tiap divisi.
14. Apakah prosedur kerja yang ada telah mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang
maksimal?
Belum, karena tuntutan jumlah produksi terus meningkat sehingga seringkali
mengalami kesulitan dalam memenuhi target produksi.
15. Apakah karyawan diberikan training sebelum benar benar bekerja dilapangan?
Ya, karyawan diberikan training sebelum bekerja.
16. Bagaimana cara pengkomunikasian job description kepada karyawan?
Secara lisan (langsung) diberi tahu kepada karyawan.
17. Apakah job description yang telah diberikan pada karyawan telah dilaksanakan secara
efektif dan efisien?
Sudah.
85


18. Bagaimana proses trainingnya?
Training dilakukan kepada karyawan baru dengan cara karyawan senior
mengajari pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan baru.
19. Siapa yang memberikan training?
Pemilik perusahaan dan karyawan senior.
20. Berapa lama training dilaksanakan?
Training dilakukan sampai dengan karyawan baru mampu mengerjakan
pekerjaannya dengan baik.
21. Apakah training yang dilaksanakan telah efisien dan efektif?
Sudah.
22. Apa dampak bagi karyawan dengan diadakannya training?
Karyawan baru lebih terampil di bidangnya dan mampu melaksanakan
perkerjaannya dengan lebih baik (kualitas produk yang dihasilkan lebih baik).
23. Bagaimana metode penilaian kinerja karyawan?
Kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif sesuai dengan kualitas produk yang
dihasilkan karyawan. Kuantitatif sesuai dengan pencapaian jumlah produk yang
harus dihasilkan oleh karyawan (target).
24. Apa kompensasi yang diberikan bagi karyawan yang memiliki kinerja yang baik?
Pemilik memberikan reward kepada karyawan yang berprestasi dengan
memberikan kemudahan dalam melakukan kredit motor, memperbolehkan
karyawan untuk melakukan kas bon terhadap perusahaan.
25. Bagaimana cara pengalokasian kompensasi atau imbalan kepada karyawan yang bekerja?
Kompensasi diberikan pada karyawan saat penggajian.
26. Apa standar atau ketentuan bagi karyawan untuk bisa mendapatkan bonus?
Produktivitas kerja tinggi , kualitas produk yang dihasilkan baik dan kuantitas
produk yang dihasilkan banyak (mencapai target pesanan).
27. Bagaimana cara pemilik melakukan evaluasi kerja karyawan?
Pemilik menilai hasil produksi kerja karyawan. Jika jumlah produk yang
dihasilkan banyak dan kualitasnya bagus maka kinerja karyawan baik.
28. Berapa lama sekali evaluasi kerja dilakukan?
86

Evaluasi kerja dilakukan setiap hari.
Narasumber: Supervisor Fuji Steel Tech
1. Bagaimana kinerja karyawan sehari hari dilapangan?
Secara umum, kinerja karyawan sehari hari baik.
2. Apa saja kendala yang dialami sebagai seorang supervisor?
Karyawan tidak menaati perintah supervisor.
3. Bagaimana cara pemantauan kerja karyawan?
Supervisor bekerja di pabrik sekaligus memantau pekerjaan yang dilakukan oleh
karyawan. Jika dalam pemantauan ada pekerjaan karyawan yang kurang baik,
lambat atau ada kesalahan maka supervisor akan menegur karyawan dan
menyuruh karyawan untuk memperbaiki kesalahan pengerjaan produksi.













87

Flowchart
Flowchart Siklus Pembelian Bahan
Bagian Pembelian (Supervisor)






















Surat Jalan
Mengirimkan
PO kepada
supplier
2
Purchase order
1
2
Purchase Order
1
D
Supplier
Faktur
Barang
disimpan di
gudang
Purchase Order
1
Mengecek kesesuaian
antara PO, Surat
Jalan, dan barang
Surat Jalan
(sudah di tanda
tangan)
D
88

Flowchart Siklus Produksi
Divisi Pemotongan Divisi Pengelesan























Barang baru berupa besi yang
dipotong dan dibentuk
Pemilik
Surat perintah
produksi
Karyawan divisi
pemotongan mulai
proses produksi
(memotong besi,
membentuk besi)
Mengelas dan
menempel
potongan besi
dan besi yang
telah ditekuk
A
Barang berupa potongan besi
& besi yang telah ditekuk
89

Divisi Pengecatan& Penekelan Divisi Packing





















B
Barang yang telah
dicat dan dinekel lalu
dipacking untuk siap
dijual/didistribusikan
Customer
A
Barang yang
telah disambung-
sambungkan
dicat dan dinekel
B
Barang berupa besi yang
telah dinekel dan dicat
Barang sudah berupa
produk jadi
90

Flowchart Penjualan




















$
Customer
Sales Order
Memproses sales
order dan mengecek
persediaan barang ke
gudang
Surat jalan
Faktur/Kontra
Bon
Customer
D
Administras
i
Dibuatkan
faktur/kontra bon
dan surat jalan
Tanda tangan surat
jalan, Mencocokan
sales order dengan
barang yang dikirim
Surat jalan
Faktur/Kontra
Bon
1
2
91

ANALISA PROBLEM AREA

Rasio
Dari perhitungan yang kami lakukan dengan teknik survey karyawan terhadap 15 orang
karyawan Fuji Steel Tech, diperoleh data sebagai berikut :
Pertanyaan 1 : Bagaimana dampak job desc terhadap pelaksanaan pekerjaan anda
(karyawan)?
Delapan (8) orang karyawan menyatakan bahwa job desc sangat membantu
karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan.
Empat (4) orang karyawan menyatakan bahwa job desc tidak terlalu
membantu dalam pelaksanaan pekerjaan karena pekerja sudah mengetahui
pekerjaan yang harus dilakukan secara umum.
Tiga (3) orang pekerja menyatakan bahwa job desc tidak berpengaruh apapun
dalam pelaksanaan pekerjaan.
Pertanyaan 2 : Apakah target yang diberikan dalam job desc per periode selalu tercapai?
Sepuluh (10) orang karyawan menyatakan ya
Lima (5) orang karyawan menyatakan kadang kadang tidak tercapai
karena ada hambatan tertentu selama proses produksi berlangsung.

Berdasarkan data diatas yang berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi job desc , rasio
dapat dihitung sebagai berikut :
Untuk rasio tingkat efektifitas dan efisiensi job desc terhadap pekerjaan karyawan
= 8 : 15 = 53,33%
Untuk rasio pencapaian target dalam jab desc = 10 : 15 = 66,67%

Trend Analysis
Analisa trend tidak dapat dilakukan karena pemilik tidak dapat memberikan informasi
keuangan secara lengkap untuk mendukung analisa trend yang disebabkan penyajian
laporan keuangan masih sangat sederhana dan pemilik hanya memberi tahu garis besar
data keuangan saja karena informasi lebih detail merupakan rahasia perusahaan.
92

Historical data, budget data, dan external data
Perusahaan tidak dapat membandingkan data-data yang ada di dalam perusahaan dengan
historical data, budget data, dan external data. Karena perusahaan sendiri tidak memiliki
historical data dan budget data, perusahaan hanya membuat pencatatan secara sederhana dan
tidak pernah menyimpan catatan dari tahun-tahun sebelumnya dan juga perusahaan tidak
pernah membuat budget data (perusahaan melakukan perhitungan berdasarkan pengalaman
saja). Sedangkan untuk external data sulit dilakukan perbandingan karena perusahaan sendiri
tidak memiliki data internal secara lengkap dan tersusun rapi, selain itu perusahaan tidak
memberikan kepada tim pemeriksa informasi keuangan internal perusahaan.





















93

ANALISA LAIN PROBLEM AREA
1. Test of Transactions
Kami mengobservasi transaksi Fuji Steel Tech yang berkaitan dengan prosedur produksi
yang dilakukan oleh perusahaan. Proses produksi yang sedang berjalan sering bermasalah.
Hal ini terjadi karena sumber daya manusia yang kurang disiplin, sehingga
menyebabkanpekerjaan terbengkalai dan bisa memperlambat proses pembuatan
barang.Dampaknya deadline pekerjaan mundur dan terlambat melakukan pengiriman barang,
sehingga timbul keluhan dari pembeli. Selain itu menyebabkan kekurangan karyawan pada
divisi yang karyawannya tidak masuk dan lebih parahnya dapat menyebabkan bottleneck
pada divisi tersebut yang akan berpengaruh pada divisi-divisi selanjutnya.
2. Performance vs Plans
Fuji Steel Tech tidak memiliki prosedur dan peraturan secara tertulis, tetapi dalam
melakukan kegiatan operasional perusahaan ada prosedur dan peraturan yang disampaikan
secara lisan kepada seluruh karyawan. Hal hal yang dapat kami simpulkan mengenai
performance vs plans yaitu berkaitan dengan kinerja karyawan. Berikut ini beberapa prosedur
dan peraturan yang ada di dalam perusahaan :
m) Hari kerja : Senin Sabtu
Jam Kerja: 08.00 - 17.00
n) Penggajian setiap hari Sabtu.
o) Jika 2 hari tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan dianggap keluar/mengundurkan
diri dari pekerjaan.
p) Penerimaan pengiriman barang dari supplier dilakukan pada jam kerja, yaitu mulai
pukul 08.00 17.00
q) Perpajakan di perusahaan mengikuti peraturan perpajakan di Indonesia yang diatur
untuk skala usaha industri rumah tangga.
r) Perusahaan juga harus mematuhi peraturan umum yang berlaku di lingkungan
setempat yakni:
Limbah tidak langsung dibuang ke saluran pembuangan, namun harus disaring
terlebih dahulu supaya tidak mencemari lingkungan.
94

Aktivitas perusahaan yang menyebabkan pencemaran suara
(memotong,mengelas , dan mengebor besi) harus dilakukan mulai pukul 08.00
19.00.
s) Pada saat karyawan sedang bekerja tidak diperkenankan memegang handphone
(melakukan komunikasi yang tidak berhubungan dengan pekerjaan).

















95

WORK PAPERS

1. Daftar isi
2. Prepare and Review
Persiapan dan pengkajian ulang hasil wawancara dilakukan bersama sama oleh Debora,
Monica, dan Melissa.
3. Tanggal Persiapan
Kami melakukan persiapan persiapan untuk mewawancarai pemilik dari Fuji Steel Tech
yaitu Bapak Johan Wiharja pada hari Rabu, tanggal 31 Oktober 2012 di perusahaan beliau
yang beralamat di Taman Kopo Indah II Blok C No.13, Bandung.
4. Sumber Informasi
Person : Pemilik Fuji Steel Tech yaitu Bapak Johan Wiharja dan supervisor Fuji Steel Tech
yaitu Bapak Hasan.
Dokumentasi : Physical Inspection
5. Nama dari Tim pemeriksa dan narasumber Fuji Steel Tech
- Debora
- Monica
- Melissa
Narasumber :
Bapak Johan Wiharja sebagai Pemilik Fuji Steel Tech
Supervisor Fuji Steel Tech yaitu Bapak Hasan






96



BUKTI PEMERIKSAAN

1. Interview
Interview telah kami lakukan dengan narasumber pemilik Fuji Steel Tech yang bernama
Johan Wiharja, serta supervisor dari Fuji Steel Tech pada hari Jumat, 2 November 2012.
Daftar pertanyaan telah terlampir.
2. Documentary
Letters
Surat permohonan wawancara telah kami buat dan kami ajukan kepada pemilik Fuji Steel
Tech yaitu pada hari Kamis, 1 November 2012.
Records
Pada saat kami melakukan wawancara, kami merekamnya dalam bentuk catatan tulisan
tangan dan telah dilampirkan dalam note recordings.
3. Physical Inspection
Observasi
Observasi secara langsung telah kami lakukan sehingga kami dapat menemukan problem
area yang terdapat dalam Fuji Steel Tech. Observasi kami dilakukan dengan mengamati
kinerja para pegawai dan mengamati cara kerja dari pemilik.
Dokumentasi foto
Berikut ini kami lampirkan foto yang kami ambil pada saat melakukan observasi.
4. Analysis
Analisis telah kami lakukan berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari Fuji Steel Tech.
Analisis telah kami tuangkan dalam bentuk laporan pemeriksaan manajemen kami.

97


Develop Review
Findings &
Recommendations


98

Develop Review Finding &Recommendation
A. Permasalahan Yang Berasal Dari Temuan di Fase Sebelumnya

Peneliti telah melakukan wawancara dan observasi langsung ke lapangan Fuji Steel
Tech, berdasarkan kegiatan tersebut peneliti berhasil menemukan masalah masalah
yang terjadi di perusahaan ini yang sebelumnya telah ditampilkan di fase planning dan
fase fieldwork, masalah tersebut diantaranya:
a. Piutang tak tertagih.
b. Kontrol terhadap jam masuk karyawan, istirahat, dan jam pulang karyawan.
c. Karyawan tidak masuk kerja

B. 5 Atribut Pengembangan Temuan dan Rekomendasi

1. Piutang Tidak Tertagih
a) Statement of Condition
Berdasarkan hasil wawancara dengan pemilik perusahaan mengenai kondisi
piutang tak tertagih perusahaan, ditemukan data bahwa dalam setiap
periode penagihan rata rata terdapat satu atau beberapa piutang yang
mundur waktu pembayarannya. Menurut pemilik sekitar 2 atau 3 konsumen
yang meminta piutang mundur kepada perusahaan dalam 1 bulan.
Perusahaan menagih piutang seminggu sekali atau sebulan empat kali
kepada konsumen.
Selain itu juga ditemukan beberapa piutang yang tak tertagih pada konsumen
dalam periode satu tahun. Jika dirata rata sekitar 3 piutang tak tertagih
dalam 1 tahun.

b) Criteria
Seharusnya piutang perusahaan terhadap konsumen dibayar tepat waktu
sesuai dengan perjanjian awal yang ditetapkan oleh perusahaan dan
konsumen.
Piutang perusahaan dibayar oleh konsumen sesuai dengan nominal yang
sudah disepakati baik oleh perusahaan maupun konsumen.

c) Cause
Pemilik perusahaan memberi jangka waktu pembayaran yang cukup panjang
untuk pembayaran piutang perusahaan kepada konsumen yaitu sekitar 1
bulan setelah tanggal transaksi.
99

Penagihan piutang perusahaan yang dilakukan cenderung lunak bagi
konsumen, sehingga konsumen terkadang bisa meminta waktu mundur
untuk pembayaran piutang. Maksimal waktu mundur pembayaran piutang
adalah 15 hari.
Terkadang penagihan piutang melebihi waktu batas kesepakatan dengan
konsumen atau dengan kata lain perusahaan terlambat menagih piutang
perusahaan kepada konsumen maksimal 1 minggu karena kesibukan pemilik
perusahaan atau supervisor dalam pekerjaannya sehari hari.

d) Effect
Terganggunya cash flow perusahaan secara umum, terutama yang berkaitan
dengan kas masuk yang sebelumnya telah diprediksi oleh pemilik perusahaan
akan didapat pada tanggal tertentu untuk pemutaran uang perusahaan.
Terganggunya rencana pembayaran biaya yang akan dilakukan perusahaan
kepada pemasok dan pihak pihak lain yang berkaitan dengan pembelian
bahan baku dan pembiayaan kegiatan operasional perusahaan sehari - hari.
Menurunnya kredibilitas perusahaan karena perusahaan yang biasanya
membayar tepat waktu kepada supplier, akibat arus kas perusahaan
terganggu menjadi terlambat bayar kepada supplier.

e) Recommendation
Pemilik perusahaan sebaiknya memperpendek jangka waktu pembayaran
piutang perusahaan kepada konsumen melihat kecenderungan konsumen
yang seringkali mengulur waktu pembayaran.
Penagihan piutang perusahaan sebaiknya dilakukan dengan lebih tegas
kepada konsumen sehingga konsumen akan berpikir dua kali jika ingin
mengulur atau meminta waktu mundur dalam melakukan pembayaran
piutang.
Penagih piutang (pemilik dan supervisor) sebaiknya selalu menagih piutang
perusahaan tepat waktu sesuai dengan waktu yang telah disepakati baik oleh
perusahaan dan konsumen dengan cara lebih cermat dalam mengatur jadwal
pekerjaan dan penagihan piutang.
Pemilik perusahaan atau supervisor sebaiknya menelepon konsumen untuk
mengingatkan tanggal jatuh tempo pembayaran piutang perusahaan dan
menekankan pada konsumen bahwa konsumen harus telah mempersiapkan
dana untuk melakukan pembayaran dan dapat membayar piutang sesuai
perjanjian yang telah ditetapkan sebelumnya.
100

Diberlakukan konsekuensi/tindakan tegas yang akan dilakukan terhadap
kertelambatan pembayaran piutang oleh konsumen yang sudah melebihi
batas wajar terlebih lagi terhadap piutang yang tak tertagih.

2. Kontrol terhadap jam masuk karyawan, istirahat, dan jam pulang karyawan.

a) Statement of Condition
Beberapa karyawan ditemukan sering terlambat masuk kerja, pulang kerja
lebih cepat dari pada seharusnya dan memiliki waktu istirahat lebih panjang
daripada yang seharusnya (mulai beristirahat lebih cepat dari jam yang
ditetapkan atau selesai istirahat lebih lama dari jam yang ditetapkan).
Beberapa karyawan mempercepat waktu membersihkan diri sebelum jam
pulang kerja yang ditetapkan.
Beberapa karyawan yang masih berbincang bincang dengan temannya atau
merokok diwaktu mereka masuk kerja maupun ketika jam istirahat telah
berakhir.

b) Criteria
Karyawan masuk kerja pukul 08.00 dan pulang kerja pukul 17.00.
Jam istirahat karyawan pukul 12.00 13.00.
Karyawan masuk kerja , pulang kerja dan beristirahat sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan perusahaan.
Jam istirahat pukul 12.00 13.00 sudah termasuk waktu beristirahat, makan
dan sholat.
Karyawan diizinkan untuk membersihkan diri dan membereskan diri dan
peralatan kerjanya setelah jam 16.30

c) Cause
Pengawasan jam masuk, pulang dan istirahat kerja karyawan tergolong
rendah karena tidak ada sistem absensi yang tegas, jelas dan akurat untuk
mengetahui jam berapa karyawan masuk, pulang dan istirahat bekerja.
Supervisor perusahaan yang bekerja bersama sama dengan karyawan lain
seringkali sibuk melakukan pekerjaannya sehingga aktivitas semua karyawan
tidak dapat terawasi secara detail.
Pemilik perusahaan yang jarang berada di tempat kerja (pabrik) sehingga
sulit untuk melakukan pemantauan kepada karyawan.
Tempat kerja karyawan berada di dua lokasi sehingga pengawasan terhadap
pekerjaan karyawan seringkali sulit dilakukan, karena supervisor cenderung
101

mengawasi di pabrik yang mengelola produksi sementara pemilik datang
sekali kali untuk mengawasi pabrik produksi sedangkan untuk tempat kerja
yang melakukan aktivitas packing dan penyimpanan barang sesekali pemilik
datang untuk mengontrol aktivitas karyawan.
Pabrik perusahaan dan tempat penyimpanan barang dan packing tidak
memiliki fasilitas CCTV untuk mengawasi gerak gerik karyawan perusahaan
sehingga tidak dapat diketahui secara detail kapan karyawan datang, pulang
dan beristirahat.

d) Effect
Terlambatnya melakukan aktivitas operasional perusahaan sehari hari baik
di pabrik produksi maupun di tempat penyimpanan barang dan packing
produk.
Lambatnya proses kerja karyawan sehingga mundurnya waktu deadline
penyelesaian barang.
Lembur yang dilakukan oleh karyawan karena perusahaan harus mengejar
deadline penyelesaian barang sesuai dengan kesepakatan perusahaan dan
konsumen.
Pengeluaran biaya lembur jika perusahaan mengejar deadline penyelesaian
barang sehingga menimbulkan peningkatan biaya produksi.

e) Recommendation
Pemilik perusahaan menggunakan sistem absensi yang lebih ketat, akurat
dan tercatat untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan dalam jam masuk,
pulang dan istirahat karyawan dengan fingerprint scanner.
Pemilik melakukan sistem pemotongan gaji bagi karyawan yang terlambat
masuk kerja, pulang kerja lebih cepat, mulai istirahat lebih cepat dan selesai
istirahat lebih lambat dari ketentuan perusahaan.
Memasang CCTV pada lokasi pabrik dan tempat penyimpanan barang dan
packing.
Memberikan reward bagi karyawan yang tidak pernah absen kerja selama
periode tertentu.
Supervisor dan pemilik yang lebih sering mengontrol karyawan baik di pabrik
maupun di tempat penyimpanan barang dan packing (hadir secara jasmani)
sehingga karyawan lebih merasa terawasi .


102

3. Karyawan tidak masuk kerja

a) Statement of Condition
Dari hasil wawancara kepada pemilik seringkali terjadinya karyawan yang
tidak masuk kerja dalam setiap periode satu minggu kerja.
Karyawan yang tidak masuk kerja itu biasanya bergantian tidak masuk kerja (
tidak hanya orang itu itu saja yang tidak masuk) dalam setiap periode satu
minggu.
Karyawan biasanya tidak masuk kerja tidak dalam beberapa hari berturut
turut dalam satu minggu namun selang seling dalam satu minggu.
Hari yang paling sering terjadi karyawan tidak masuk kerja adalah Senin.
Hari yang paling jarang karyawan tidak masuk kerja adalah hari Sabtu.

b) Criteria
Karyawan masuk kerja setiap hari kerja yaitu hari Senin Sabtu pukul 08.00
17.00.
Karyawan yang tidak masuk kerja dalam dua hari berturut turut tanpa
pemberitahuan kepada pihak perusahaan dianggap keluar atau
mengundurkan diri dari pekerjaan.
Karyawan yang hendak tidak masuk kerja diwajibkan memberi tahu pihak
perusahaan maksimal satu hari sebelum hari ia tidak masuk kerja.
Karyawan harus memberikan alasan yang wajar mengenai ketidakhadirannya
ditempat kerja.
Adanya pemotongan gaji karyawan jika ada ketidakhadiran kerja yang
dilakukan oleh karyawan, karena sebelumnya pemilik telah memberitahukan
berapa gaji per hari yang diberikan pada karyawan jika masuk kerja.

c) Cause
Tidak ada peraturan yang tegas kepada karyawan yang dengan jelas dan
tegas menyatakan bahwa jika tidak masuk kerja sebanyak sekian kali dalam
satu minggu tanpa alasan yang jelas dan bisa diterima pihak perusahaan
maka dianggap keluar atau mengundurkan diri dari pekerjaan.
Beberapa karyawan berpikir jika mereka masih memiliki banyak uang maka
mereka memilih untuk tidak masuk kerja dan bersantai. Namun jika mereka
sedang tidak punya uang atau butuh uang mereka cenderung lebih giat
bekerja dan masuk kerja.
103

Selain itu jika karyawan telah memiliki banyak kas bon ( utang kepada
perusahaan) cenderung malas masuk kerja karena gajinya akan dipotong
untuk menutupi utang kas bon karyawan tersebut.
Karyawan cenderung banyak yang tidak hadir dihari Senin karena masih
memiliki banyak uang akibat gaji diberikan hari Sabtu.
Karyawan cenderung jarang tidak hadir dihari Sabtu karena hari Sabtu adalah
hari penggajian karyawan, maka jika karyawan tidak hadir hari Sabtu maka
gaji akan diberikan dihari Senin.

d) Effect
Pekerjaan karyawan divisi yang ada atau beberapa karyawannya tidak masuk
kerja akan terbengkalai.
Pekerjaan karyawan yang terbengkalai akan menyebabkan deadline
penyelesaian produk tertunda.
Perusahaan melakukan kegiatan lembur untuk mencapai penyelesaian
pekerjaan produksi di tanggal deadline.
Peningkatan biaya lembur yang dikeluarkan perusahaan yang menyebabkan
pemborosan karena biaya lembur tidak harus dikeluarkan jika perusahaan
berhasil melakukan produksi sesuai jadwal yang telah ditentukan dan dengan
jumlah karyawan yang telah ditentukan.
Jika perusahaan tidak bisa menyelesaikan produk sesuai deadline maka
pengiriman barang kepada konsumen akan mundur / terlambat.

e) Recommendation
Pemilik perusahaan sebaiknya membuat peraturan yang lebih tegas untuk
menghindari ketidakhadiran karyawan seperti jika karyawan tidak masuk
kerja selama sekian hari dalam satu minggu tanpa alasan yang jelas dan bisa
diterima oleh pemilik perusahaan maka karyawan dianggap mengundurkan
diri dari perusahaan.
Pemilik memberikan reward bagi karyawan yang selalu masuk kerja dalam
periode tertentu dalam rangka penghargaan dan memotivasi karyawan.
Mengundur penggajian karyawan yang seringkali tidak masuk di minggu
tersebut. Sebagai contoh, jika hari penggajian rutin dilakukan dihari Sabtu
maka jika karyawan sering tidak masuk atau tidak masuk kerja 1 hari tanpa
alasan yang jelas dan bisa diterima pemilik perusahaan maka gaji akan
diberikan hari Selasa diminggu depan. Sehingga karyawan tidak akan berpikir
untuk tidak masuk kerja karena masih memiliki banyak uang, karena gajinya
akan dibayar dengan terlambat jika ia tidak masuk kerja.
104


Reporting
Phase

105

Bandung, 22 November 2012

Yth. Bapak Johan Wiharja
Pemilik Fuji Steel Tech
Taman Kopo Indah II: C no 13
Bandung

Dengan hormat,
Bersamaan surat ini, kami selaku tim pemeriksa manajemen Fuji Steel Tech ingin
menyampaikan hasil temuan dari pemeriksaan yang telah kami lakukan beberapa bulan terakhir
ini. Laporan ini dibuat untuk melaporkan hasil temuan beserta analisis yang kami lakukan
terhadap Fuji Steel Tech.
Berikut ini beberapa aktivitas yang kami lakukan terkait dengan pemeriksaan manajemen
Fuji Steel Tech :
1. Melakukan wawancara dengan pemilik Fuji Steel Tech ( Bapak Johan Wiharja) .
2. Melakukan wawancara dengan supervisor Fuji Steel Tech (Bapak Hasan).
3. Melakukan peninjauan langsung ke pabrik tempat berlangsungnya proses produksi dan
gudang penyimpanan barang serta lokasi perakitan barang Fuji Steel Tech.
4. Menganalisa dan membandingkan kegiatan operasional Fuji Steel Tech dengan peraturan
dan prosedur yang telah ditetapkan oleh pemilik perusahaan.
5. Menganalisa tingkat efektivitas dan efisiensi dari kinerja karyawan Fuji Steel Tech.
6. Menemukan masalah masalah dan masalah utama dalam perusahaan Fuji Steel Tech.
7. Memberikan rekomendasi perbaikan yang memungkinkan dan mudah dilaksanakan untuk
masalah masalah yang ditemukan.

Latar Belakang

Selama proses pemeriksaan manajemen Fuji Steel Tech, tim kami menemukan permasalahan
utama yang cukup signifikan untuk diperhatikan dan diperbaiki oleh manajemen perusahaan,
yakni pengontrolan terhadap jam masuk, pulang dan istirahat karyawan serta jumlah karyawan
yang tidak masuk kerja. Oleh karena itu, tim kami memilih human resource sebagai fokus
106

penelitian kami pada perusahaan Fuji Steel Tech. Masalah human resource menjadi fokus utama
penelitian kami karena seperti rule 80/20, dimana 20 % dampak atas ketidakefisienan dan
ketidakefektifan dalam human resource perusahaan akan berakibat pada munculnya 80%
masalah pada area lain diperusahaan (human resource akan memiliki dampak yang besar
terhadap keseluruhan kinerja perusahaan).

Ruang Lingkup Pemeriksaan

Untuk mengidentifikasi problem area(human resource) yang membutuhkan tindakan perbaikan,
kami melakukan analisa pada bagian human resource Fuji Steel Tech. Berikut ini
beberapalangkah yang kami lakukan dalam tahap identifikasi problem area :

1. Personnel I nterviews
Kami melakukan wawancaradengan pemilik Fuji Steel Tech yaitu Bapak Johan Wiharja dan
supervisor Fuji Steel Tech yaitu Bapak Hasan untuk mengumpukan informasi perusahaan
yang berkaitan dengan seluruh aktivitas operasional perusahaan yang mendukung
pemeriksaan kami terhadap Fuji Steel Tech pada bagian human resource. Dari hasil
wawancara tersebut kami memperoleh berbagai informasi, sebagai berikut :
Prosedur perekrutan karyawan
Prosedur kerja karyawan
Job description karyawan tiap divisi
Kinerja karyawan
Evaluasi kinerja karyawan

2. Observasi langsung ke lapangan

Observasi langsung ke lapangan (pabrik produksi, gudang dan tempat perakitan) dilakukan
untuk meninjau langsung problem area yang ditemukan selama proses interview. Berikut ini
beberapa informasi yang kami peroleh selama proses observasi:
Tingkat kedisiplinan karyawan dari segi jam masuk kerja, jam pulang kerja, jam
istirahat.
107

Angka ketidakhadiran karyawan.
Tingkat efektifitas dan efisiensi kinerja karyawan.
Tingkat pengontrolan karyawan di pabrik dan gudang serta tempat perakitan
produksi.
Tingkat kepatuhan karyawan terhadap prosedur dan peraturan perusahaan.

Tujuan Pemeriksaan

Tujuan timkami melakukan pemeriksaan terhadap manajemen Fuji Steel Tech adalah:
Untuk memenuhi tugas mata kuliah Pemeriksaan Manajemen.
Untuk mengidentifikasi kinerja Fuji Steel Tech.
Untuk mengidentifikasi problem area yang perlu diperbaiki oleh Fuji Steel Tech.
Memberikan rekomendasi perbaikan untuk mengatasi problem areadan meningkatkan
efektifitas dan efisiensi Fuji Steel Tech.

Pendekatan yang Digunakan

Pendekatan yang digunakan dalam mereview prosedur- prosedur yang berhubungan dengan
human resource managementyakni :
Prosedur penyeleksian karyawan.
Prosedur perekrutan karyawan.
Prosedur pelatihan karyawan (training).
Prosedur mengevaluasi kinerja karyawan.
Prosedur pemberian kompensasi dan bonus.
Sistem pembagian kerja (job description).
Struktur organisasi.



108

Kesimpulan dari Penemuan Penemuan dan Rekomendasi

Berdasarkan hasil temuan masalah yang kami dapatkan dalam kegiatan operasional
perusahaan Fuji Steel Tech, tim kami membuat kesimpulan atas masalah utama perusahaan yang
menimbulkan masalah masalah lain pada area lain diperusahaan, yaitu tingkat kedisiplinan
karyawan terhadap peraturan dan prosedur kerja perusahaan terutama mengenai jam masuk,
pulang, istirahat dan absensi karyawan. Kurangnya kedisiplinan ini menyebabkan
ketidakefisienan dalam proses produksi perusahaan. Masalah ketidakdisiplinan ini berdampak
pada munculnya masalah masalah lain yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan seperti
terhambatnya proses produksi perusahaan sehingga perusahaan tidak dapat menyelesaikan proses
produksi sesuai dengan deadline yang telah ditentukan oleh pemilik, untuk mengantisipasinya
perusahaan diharuskan mengadakan lembur dimana lembur ini menimbulkan biaya tambahan
bagi perusahaan, namun jika dengan lembur belum bisa diantisipasi maka pengiriman barang
kepad konsumen terpaksa harus diundur hal ini dapat menimbulkan menurunnya kepercayaan
konsumen terhadap perusahaan.

Alternatif perbaikan yang dapat kami sarankan untuk mengatasi critical problem area
adalah:
1) Pemilik perusahaan menggunakan sistem absensi yang lebih ketat, akurat dan tercatat
untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan dalam jam masuk, pulang dan istirahat
karyawan dengan fingerprint scanner.
2) Memasang CCTV pada lokasi pabrik dan tempat penyimpanan barang dan packing.
3) Mengundur penggajian karyawan yang seringkali tidak masuk di minggu tersebut.
Sebagai contoh, jika hari penggajian rutin dilakukan dihari Sabtu maka jika karyawan
sering tidak masuk atau tidak masuk kerja 1 hari tanpa alasan yang jelas dan bisa
diterima pemilik perusahaan maka gaji akan diberikan hari Selasa diminggu depan.
Sehingga karyawan tidak akan berpikir untuk tidak masuk kerja karena masih memiliki
banyak uang, karena gajinya akan dibayar dengan terlambat jika ia tidak masuk kerja.

Untuk mengatasi masalah ketidakdisiplinan karyawan atas jam masuk, pulang
dan istirahat kerja maka alternatif yang dapat kami berikan seperti pada poin 1 dan 2.
Kedua hal ini harus dilakukan secara beriringan, karena jika hanya menggunakan sistem
fingerprint scanner maka karyawan bisa melakukan absensi pada jam masuk kerja
kemudian meninggalkan tempat kerja untuk beberapa saat dan kembali hanya pada
109

saat saat diperlukannya pengabsensian kembali seperti pada saat jam istirahat dan
selesai istirahat dan jam pulang kerja.Oleh karena itu, diperlukan juga CCTV untuk
mengontrol dan memperhatikan aktivitas keluar masuknya karyawan serta pekerjaan
karyawan selama jam kerja.

Kemudian untuk masalah ketidakhadiran karyawan (jumlah kehadiran), tim kami
memberikan alternatif seperti pada poin 3, karena dengan menunda penggajian
karyawan yang terkait dengan uang maka karyawan akan lebih memperhatikan hal
tersebut. Karena berdasarkan wawancara kepada pemilik mengenai alasan
ketidakhadiran karyawan ditemukan pola bahwa karyawan biasanya tidak masuk kerja
jika mereka masih merasa memiliki uang yang banyak.Sehingga angka ketidakhadiran
lebih tinggi di hari Senin dimana penggajian dilakukan pada hari Sabtu. Melihat hal ini,
tim kami menyimpulkan dengan mengundur hari penggajian karena ketidakhadiran
karyawan pada saat hari kerja akan cukup berdampak pada motivasi karyawan untuk
terus masuk kerja pada hari kerja yang seharusnya.

Kami sebagai tim pemeriksa mengucapkan terima kasih kepada pihak Fuji Steel Techbaik
pemilik, supervisor, maupun karyawan karyawannya yang telah bersedia meluangkan waktu
bagi kami untuk melakukan kegiatan wawancara dan observasi secara langsung ke lapangan
selama proses pemeriksaan manajemen ini .Jika terdapat hal lain yang ingin ditanyakan kepada
kami lebih lanjut mengenai rekomendasi yang kami berikan kepada pihak Fuji Steel Tech , kami
bersedia untuk meluangkan waktu dan memberikan penjelasan lebih mendalam mengenai
rekomendasi yang kami berikan sebelumnya.


Hormat Kami,


(Tim Pemeriksa)



110



Lampiran
111

A. Layout Pabrik








112

B. Layout Gudang